Kommersiella villkor. Omfattning. Parter: Avtalshandlingars inbördes rangordning

Transkript

1 Kommersiella villkor Omfattning Leverantören förbinder sig, att i enlighet med angivna krav i förfrågningsunderlaget daterat 20xx-xx-xx tillhandahålla, det av leverantören i anbud daterat 20xx-xx-xx beskrivna tillvägagångssättet för att genomföra uppdraget i enlighet med uppställda krav och förutsättningar vilket utgör underlag för utförande av tjänsten. Leverantören får inte vidta åtgärd som kan förväntas medföra åsidosättande av lag eller avtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom leverantörens arbetsområde Parter: Köpare: Haninge Org.nr: Moms reg nr Kontaktperson Namn Efternamn Titel Tel: Leverantör: Företag Gata Ort Org.nr: Kontaktperson Namn Efternamn Titel Tel: Avtalshandlingars inbördes rangordning Bestämmelserna i avtalshandlingarna gäller i följande inbördes ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 1

2 2. detta avtal 2b. Beställningar/avrop på detta avtal 3. förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar 4. anbud daterat 20xx-xx-xx med kompletteringar Eventuella ändringar och tillägg ska godkännas och skriftligen undertecknas av behörig företrädare för både kommunen och leverantören Avtalstid Avtalstiden är från och med till och med Kommunen har rätt till två förlängningsoptioner, första optionen löper till och andra optionen löper till Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. Efter den andra förlängningsoptionen upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. Priser och prisjusteringar Priser Priserna som offererats i anbudet är fasta i ett (1) år från det att avtalet har tagits i bruk. Priset inkluderar samtliga kostnader och omkostnader hos leverantören såsom resekostnader (inklusive kostnad för restid) och traktamenten med undantag för sådana särskilda kostnader som uppkommer hos leverantören i samband med uppdragets utförande som parterna är överens om att Köparen skall ersätta. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lagstiftning. I övrigt får inga avgifter eller någon annan hanteringskostnad tillkomma. Prisjustering Priserna är fasta från avtalsstart till och med efter skriftlig överenskommelse mellan behöriga företrädare för parterna. Justerat pris skall vara fast i 12 månader. Begäran om prisjustering skall skriftligen påkallas senast 30 dagar före ikraftträdandet. Prisjusteringen kan vid begäran uppgå till 2 % per år. Motparten skall skriftligen godkänna justeringen. Retroaktiva prisjusteringar godkänns inte. Betalningsvillkor Kommunen har betalningsvillkor om 30 dagar efter mottagen och av kommunen godkänd faktura. Anbudsgivaren ska beakta postgången och bankfria betalningsdagar vid beräkning av fakturans förfallodag. Gällande e-faktura ska fakturadatum utgöras av ankomstdag till kommunens system. Dröjsmålsränta betalas enligt räntelagen. Inga övriga administrativa och/eller faktureringsavgifter godkänns. Faktureringsvillkor Haninge Kommun Inkomna fakturor skannas in innan de registreras i kommunens ekonomisystem. Samtliga fakturor ska vara märkta med en referens i fältet Er referens. Som referens ska beställarens referensid anges. Den ska alltid efterfrågas ifall beställaren inte anger referensid vid beställning och fungerar som adressat i systemet. 2

3 Som fakturadatum räknas det datum när fakturan ankommer kommunen. Vid eventuella felaktigheter returneras fakturan för åtgärd. Av fakturan ska följande framgå F-skattesedelnummer, leverantör med angivet organisationsoch mervärdesskatteregistreringsnummer, utförd tjänst, beställare, referens, mottagare och leveransdatum beställningsnummer (vilket motsvarar beställning på specifik medarbetare som är avkodad). Fakturan får inte innehålla namn eller personnummer. Om leverantören under avtalstiden ändrar faktureringssystem eller bank/plusgironummer, adress eller telefon/telefax ska detta omgående meddelas Södertörns upphandlingsnämnd. Fakturan ska ställas till: "Förvaltning" Box Östersund Fakturering skall ske löpande inom avtalat uppdrag. Faktureringsavgift får inte debiteras. Uppdragstagarens debitering skall på begäran av Köparen kunna styrkas genom tidbok och bokföring. E-faktura Anbudsgivaren ska kunna skicka elektroniska fakturor i formatet Svefaktura eller fulltextfaktura senast sex månader efter avtalsstart. Kommunen kontaktar leverantören då arbetet med elektroniska fakturor ska påbörjas från kommunens sida. Har leverantören förutsättningarna att sända elektroniska fakturor tidigare kan kontakt tas med kommunen för ett tidigare igångsättande Dröjsmålsränta Vid försenad betalning orsakad av kommunen accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt gällande räntelagen dvs. referensränta +8%. Vid försenad likvid får leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet understiger 300 kr (SEK) per faktura. Kravrutiner Påminnelser och krav sänds av leverantören direkt till berörd förvaltning med postnummer Haninge (ej till Östersund) med bifogad obetald fakturakopia. Slutavräkning Slutavräkning ska ske vid avtalets utgång. Anbudsgivaren ska inom tre månader efter det att uppdraget slutförts till kommunen översända faktura som upptar återstående fodringar avseende uppdraget. Uppdraget Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet och omsorg som köparen har anledning att förvänta sig av en välrenommerad leverantör. Ansvar och skyldigheter 3

4 Säljaren ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt vetenskap och beprövad erfarenhet. Säljaren bedriver sin verksamhet på eget medicinskt och ekonomiskt ansvar. Säljaren svarar själv för personal och för övriga kostnader som är förenade med verksamheten. Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Köparen lämnar ingen garanti om avrop av vissa volymer eller av vissa värden. Skulle Köparens avrop enligt detta avtal understiga respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Köparens sida utan Säljaren är skyldig att leverera det verkliga behovet. Avgränsningar Köparen förbehåller sig rätten att separat upphandla tjänster vilka Köparen bedömer ligger utanför avtalets tillämpningsområde. Tjänsteinformation Prislistor och informationsmaterial tillhandahålls i erforderligt antal exemplar utan kostnad för Kommunen. Tillstånd Leverantören ska vid senast vid driftsstart inneha samtliga för verksamheten erforderliga tillstånd. Avsaknad av sådant tillstånd utgör grund för hävning av avtalet. Om köparen häver avtalet enligt denna punkt äger leverantören inte rätt till ersättning eller motsvarande. Beställningsrutiner Beställning av samtliga uppdrag görs skriftligt via särskilt utformad beställningsblankett. I enstaka brådskande fall kan beställning ske per telefon, men ska dock bekräftas skriftligt. Samtliga chefer med personalansvar samt HR-konsult inom kommunen eller motsvarande har rätt att beställa tjänster. SMS-avisering från företagshälsovården till medarbetaren ska ske 24 timmar innan avbokningstidpunkten (12.00 dagen innan besöket) Avbeställning av företagshälsovårdstjänster Tidsbokning/avbokning debiteras inte. Ej avbokad eller för sent avbokad tid (dagen före kl 12:00) kan debiteras. Om avbokning sker före dess får ingen ersättning krävas. Avbokningsregler för utbildningar och mer omfattande uppdrag regleras i uppdragsbeställningen. Leveranstider och villkor Leverans av avtalad tjänst ska ske i enlighet med föreskrifterna i förfrågningsunderlag och anbud. Reducerat timpris vid leveransavvikelse Om leverantören inte kan erbjuda efterfrågade tjänster i enlighet med avtalade krav på tillgänglighet och kvalitet ska reducering av timpriset ske med 20 %. Utbyte av personal Önskar leverantören ersätta utsedda medarbetare som arbetar med uppdraget med annan får det inte ske utan Köparens skriftliga medgivande, såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse för uppdraget. 4

5 Uppdragstagaren ansvarar för att den person som skall ersätta annan medarbetare är väl insatt i uppdraget och har samma kompetens för utförande av uppdraget som den ersatta medarbetaren. Detta ansvar gäller oavsett anledning till att Uppdragstagaren önskar ersätta medarbetaren. Brister Uppdragstagaren i detta avseende har Köparen rätt till skadestånd motsvarande den merkostnad det innebär för Köparen att förlora kompetens och tid för uppdragets utförande. Köparen har också rätt att häva delar av alternativt hela uppdraget om inte bristen åtgärdas omgående. Vid hävning enligt denna punkt skall resultatet av utfört arbete redovisas och överlämnas till Köparen senast när Köparen fullgjort sin betalningsskyldighet. Efter överlämnande får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. Underleverantör Anbudsgivaren har fullt ansvar för den underleverantör som denne anlitar för föreliggande uppdrag. I anbudsgivarens ansvar ingår att tillse att också underleverantör uppfyller de krav som kommunen ställer på leverantören. Kommunen ska ges möjlighet att kontrollera underleverantör i detta hänseende. Endast underleverantörer som angivits i anbudet och blivit godkända i utvärderingen får anlitas. Eventuella nya underleverantörer under avtalstiden måste skriftligen godkännas av Kommunen innan dessa anlitas. Uppdragstagaren ansvara för underleverantörer och andra personer som Uppdragstagaren anlitar såsom för eget arbete. Fakturering sker enbart via leverantörens organisationsnummer. Kvalitetskontroll Kvalitetskontroller kan göras genom t.ex. regelbundna verksamhetsuppföljningar och redovisning av förekomst av avvikelser. Leverantören ska ge kommunen och av kommunen anlitade personer insyn i leverantörens ekonomiska ställning. Kommunen kan komma att efterfråga statistik och rapporter ur verksamheten. Statistik ska utan anmodan, kostnadsfritt och utan dröjsmålsränta levereras. Leverantören förbinder sig att aktivt medverka för att underlätta detta arbete. Ansvar/Försäkring Uppdragstagaren ansvarar för skada han eller hans personal orsakat kommunen genom vårdslöshet eller försummelse. Uppdragstagaren svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande hos uppdragstagaren eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje person. Självrisken skall vara högst ett basbelopp. I detta avseende avses gällande basbelopp vid tidpunkten för skadans upptäckt. Uppdragstagaren är skyldig att senast vid avtalstecknande teckna och under hela uppdragstiden inneha en lämplig ansvarsförsäkring med hänsyn till det avropade uppdraget. Uppdragstagaren skall på begäran lämna Köparen bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Om kommunen har framställt krav på skadestånd, enligt denna eller annan punkt i detta avtal, skall Uppdragstagaren utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare. Avveckling av samarbete Inför en avveckling av samarbetet är leverantören skyldig att bistå köparen, eller av köparen anvisad tredje part, på det sätt som krävs för att underlätta verksamhetsavvecklingen alternativt övergången till verksamhetsdrift i ny regi. Köparen avgör vilka uppgifter som ska redovisas. 5

6 Leverantören ska vid anmodan presentera en plan för säkring av kvaliteten under avvecklingsperiod eller övergångsperiod. Fullgörandegaranti Leverantören förbinder sig att fullgöra sitt åtagande gentemot kommunen på så sätt som avtalats. Vid fel och brister i verksamhetens utförande ska Säljaren efter skriftlig tillsägelse från Köparen utan dröjsmål vidta rättelse. Säljaren ska utan dröjsmål underrätta Köparen när fel avhjälpts. Om Säljaren finner det sannolikt att Säljaren inte kan hålla avtalad tillgänglighet ska Säljaren utan dröjsmål skriftligen meddela Köparen detta samt ange orsakerna till försämringen och när tillgängligheten beräknas vara återställd. Upprepade uppenbara fel och brister i förhållande till uppdraget och som inte avhjälps ska anses utgöra väsentligt fel i verksamhetens utförande. Se också punkter gällande Vite och Hävning. Tillämplig lag Kommunens och utförarens rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. Leverantören ska vid utförande av åtagandet följa tillämpliga lagar, förordningar samt normer och föreskrifter som utfärdas av statliga och kommunala myndigheter och verk från tid till annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som på annat sätt berör leverantören vid utförandet av uppdraget. Tystnadsplikt och sekretess Leverantören förbinder sig att följa gällande bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt att tillse av Leverantören anställd personal och eventuella underleverantörer som får tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller i den upphandlande myndighetens verksamhet att iakttaga motsvarande sekretess. Sekretesskyldighet gäller för Leverantören och Leverantörens anställda även efter att avtal har upphört. Om Beställaren så kräver ska Leverantören och berörd personal som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser att underteckna sekretessförbindelse. PUL Leverantören ansvarar för att de personuppgifter som hanteras behandlas i full överensstämmelse med personuppgiftslagen. Mellan kommunen, i egenskap av personuppgiftsansvarig, och leverantören, i egenskap av personuppgiftsbiträde, ska ett biträdesavtal ingås före det att tjänsteleveranser påbörjas. Ägenaderätt och nyttjanderätt Köparen har äganderätt till inom uppdraget upprättade handlingar och media som berör dem, i den mån inte rätten regleras av lag och ordning. Myndighets- eller kommunala beslut Beslut om förändringar i kommunens organisation, konkurrensutsättning, outsourcing eller andra omständigheter som påverkar detta kontrakt kan komma att ske under kontraktstiden. Om dessa händelser innebär en väsentlig förändring av förutsättningarna för detta avtal kan båda parter begära omförhandling av avtalets innehåll. Kan ny överenskommelse ej träffas kan 6

7 parterna säga upp avtalet med tre månaders uppsägningstid Sociala och etiska villkor Anbudsgivaren eller av denne anlitad underleverantör får inte i sin affärsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning. Ett brott mot förpliktelserna ska utgöra ett väsentligt kontraktsbrott såtillvida leverantör/underleverantören inte omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad eller om överträdelsen anses som ringa. Säljaren ska ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten följs och att arbetsmiljölagen upprätthålls. Endast branschkunnig personal får anlitas för uppdraget. I de fall särskild behörighet erfordras för utförande av arbete har Säljaren ansvar för att giltigt behörighetsbevis finns och kan uppvisas om Köparen så begär. Begränsning av marknadsföringsrättigheter Hänvisning till kommunen i reklam eller marknadsföring får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan kommunens skriftliga godkännande. Ändringar och tillägg Parterna äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringar i avtalet kan endast göras gällande om behöriga företrädare för parterna skriftligt överenskommit därom. Skadestånd Uppdragstagaren är skyldig att ersätta kommunen skada som kommunen tillfogas på grund av dröjsmål, om inte Uppdragstagaren visar att dröjsmålet beror på ett hinder utanför hans kontroll som han inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid uppdragets start och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror dröjsmålet på någon som Uppdragstagaren har anlitat för att helt eller delvis utföra tjänsten, är Uppdragstagaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt ovan. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som Uppdragstagaren har anlitat eller någon annan i tidigare led. Uppdragstagaren är skyldig att ersätta kommunen skada som denne tillfogas på grund av fel, om inte Uppdragstagaren visar att det har förelegat ett sådant hinder som avses ovan. Uppdragstagaren är alltid skyldig att ersätta skadan, om resultatet av tjänsten avviker från vad han särskilt har utfäst. Om skyldigheten att utge skadestånd skulle vara oskäligt betungande med hänsyn till den skadeståndsskyldiges ekonomiska förhållanden, kan skadeståndet jämkas efter vad som är skäligt. Härvid skall även beaktas föreliggande försäkringar och försäkringsmöjligheter på den skadelidandes sida, den skadeståndsskyldiges möjligheter att förutse och hindra skadan samt andra särskilda omständigheter. Viten Om tjänst eller del av tjänst försenas och detta inte beror på köparen, eller kan anses utgöra force majeure, har köparen rätt till vite. Vite eller skadestånd utgår ej för leveransförsening förorsakad av köparen. Om leverantören inte kan erbjuda efterfrågade tjänster i enlighet med avtalade krav på tillgänglighet och kvalitet ska reducering av timpriset ske med 20 %. 7

8 Uppsägning av avtal Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal med 6 månaders uppsägningstid under löpande avtalstid om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. Avtalsbrott m.m. Om anbudsgivaren inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter skriftlig anmodan inte inom den tid som kommunen anser rimlig vidtar rättelse har kommunen rätt att häva avtalet. Kommunen har härutöver rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om anbudsgivaren försätts i konkurs eller eljest befinner sig vara på sådant obestånd att anbudsgivaren inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Kommunen har vidare rätt att häva detta avtal om företrädare för, eller anställd hos anbudsgivaren, under avtalstiden och i sin roll som företrädare för, eller anställd hos leverantören, blir dömd för olaga diskriminering eller om leverantören tvingas betala ut skadestånd enligt följande lagstiftning: *Jämställdhetslagen (1991:433) * Lag (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet * Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder * Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning. Hävande part är berättigad till skadestånd Hävning Kommunen har rätt att skriftligen, med omgående verkan, häva avtalet om Uppdragstagaren: Väsentligt misskött uppdraget och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse I väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse Kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande Inte uppfyller de krav som ställts i förfrågningsunderlaget Utan medgivande från Köparen överlåter avtalet på annan och detta är av beaktansvärd betydelse för Köparen Om förhållanden som anges i LOU 10:1 och 10:2 råder, med undantag för konkurs Kommunen har då rätt till skälig ersättning för merkostnader som kan uppkomma på grund av hävningen. Uppdragstagaren har då rätt till ersättning för sådant utfört arbete som överensstämmer med vad som här avtalats samt nedlagd ersättningsgill kostnad för sådant arbete. Uppdragstagaren har rätt att skriftligen, med omgående verkan häva avtalet om Kommunen: I väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse Vidhåller begäran som innebär att Uppdragstagaren skall efterge kravet på god yrkessed 8

9 Utan medgivande från Uppdragstagaren överlåter avtalet på någon annan och detta är av beaktansvärd betydelse för uppdragstagaren. Uppdragstagaren är i dessa fall berättigad till ersättning för utfört arbete, nedlagd ersättningsgill kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid hävning skall resultatet av utfört arbete redovisas och överlämnas till Köparen senast när Köparen har fullgjort sin betalningsskyldighet. Efter överlämnande får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. Kommunen har rätt att häva avtalet om rättelse ej sker efter skriftlig uppmaning att åtgärda noterade brister. Kommunen äger även rätt att häva avtalet om anbudsgivaren inställer betalningarna, inleder ackordförhandling, försätts i konkurs eller träder i likvidation Force majeure Part är befriad från sina åtaganden enligt avtal om parten visar att det inträffat ett hinder utanför parts kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den parten anlitat har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan kommunens skriftliga medgivande. Omförhandling Kommunen eller anbudsgivaren får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopande förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse. Tvist Tvist med anledning av tolkning och tillämpning av avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor ska i första hand lösas mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse ska tvist avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar ska i första instans äga rum i domstol närmast kommunen. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte anbudsgivaren att avbryta uppdraget. 9

10 Detta avtal är undertecknat av köpare och uppdragstagaren och således upprättat i upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Haninge den: För köparen: För Säljaren: 10