NBTA, Oslo Alaotsikko. Copyright Hansel Oy

Transkript

1 NBTA, Oslo Alaotsikko

2 "suomalainen" Pirkka Mumintrollen Pia Degerholm category manager Hansel ltd

3 Agenda Hansel Ab Finska statens upphandlingscentral Statens upphandlings- o resestrategi Upphandlingsprocessens betydelse Ramavtal för reserelaterade tjänster Reseprocessens betydelse Optimera pris o kvalitet vid upphandlingar av resebyråtjänster o flygavtal Erfarenhet av e-auktion

4 Hansel Ab Finska statens inköpscentral

5 Verksamhetens målsättning Bolagets målsättning är att producera inbesparingar för staten Bolaget konkurrensutsätter och administrerar ramavtal för statsförvaltningen beträffande service och produkter Hansel s kunder kan göra anskaffningar genom att ansluta sig till ramavtalen

6 En pålitlig partner Hansel är ett icke-vinstsyftande bolag, som styrs av finansministeriet Inköpscentralens uppgifter är fastställda i lagstiftningen som berör offentlig upphandling Hansel är en expertorganisation bestånde av 69 sakkunniga. Inbesparingar för kunder Förmånliga priser och god kvalitet genom offentliga upphandlingar Mindre processkostnader då kunderna kan göra upphandlingar av service och produkter utan att göra egna konkurrensutsättningar

7 Mångsidigt utbud Hansel erbjuder statsförvaltningen 70 ramavtal på olika områden Ett brett sortiment för kunderna garanteras av 350 leverantörer Hansel beaktar hållbar utveckling och miljöaspekter i sina ramavtal

8 Upphandling via ramavtal M

9 Administration av ramavtalen Ramavtalen är indelade i tre upphandlingssektorer Upphandling inom data administration Datakommunikation IT-utrustning Mjukvara IT-tjänster och plattformlösningar Upphandling av tjänster för förvaltningen Ekonomihantering Utveckling av organisationen och personalen Hantering av resor och möten Upphandling av material och tekniska tjänster Fordon och transporter Kontorstillbehör Material- och fastighetstjänster Energi

10 Ramavtal, top 7 år 2012 Bränsle 39 milj. Elektricitet 104 milj. Reguljärflyg 32 milj. Bilar 27 milj. Företagshälsovårdstjänster 64 milj. IT-apparater 46 milj. Teknisk IT konsultation 26 milj

11 Statens upphandlings- o resestrategi Statens inköpscentral

12 Lag om offentlig upphandling, /348 Lagens syfte: De statliga och kommunala myndigheterna samt övriga upphandlande enheter ska konkurrensutsätta sin upphandling så som föreskrivs i denna lag. Bestämmelser om elektroniska upphandlingsförfaranden finns dessutom i lagen om elektroniska auktioner och dynamiska inköpssystem (698/2011). ( /699) Syftet med lagen är att effektivisera användningen av allmänna medel, främja upphandling av hög kvalitet och garantera jämlika möjligheter för företag och andra sammanslutningar att erbjuda varor, tjänster och byggentreprenader vid anbudsförfaranden för offentlig upphandling. Upphandlingsskyldigheten gäller även a l l a reseköp! Etunimi Sukunimi

13 Statens Upphandlings Strategi Det centrala målet med den nya strategin är att fortsätta den positiva utvecklingen av statens upphandlingsväsende samt att ytterligare öka på användningen av gemensamma upphandlingar. Lagen om statsbudgeten innehåller skyldighet (22 a ) att använda utvalda ramavtal tex resebyråtjänster o flygresor

14 Statens Resestrategi, Reseadministration Målsättningen är att förenhetliga styrningen av och förfarandena vid statsförvaltningens tjänsteresor, samt att sänka på resekostnaderna. Statens reseförvaltning ska stödja kärnverksamheten och möjliggöra helhetsekonomiskt, säkert och miljöansvarigt resande. Reseförvaltningen är en produktivt organiserad servicefunktion som ämbetsverksledningen ansvarar för, och som har en utnämnd ansvarig person. Utvecklandet och effektiviserandet av reseförvaltningen stöder även statens produktivitetsprogram Genom en effektiv reseförvalting kan besparingar göras upp till 30% av den totala resevolymen

15 Utgångsläget C resenärer, 13 förvaltiningsområden o c enheter Mycket lite kännedom om totala reserelaterade kostnader /enhet nu kontinuerli raportering Många resebyråer/enhet -> nu 1/enhet Olika, om inget reseräkningssystem -> nu 1 system o 1 produktifierad modell Hotelluppköpen 95% med voucher -> nu 2% Endast kredit kort -> nu Närmare st. pappersfatkuror - > 5% e-faktura Få resekonto i användning (varje inköp/en faktura) -> 95% har resekonton Ingen styrning o centralisering -> styrs nu av 90 utnämda o skolade Travel Managers Ingen ide om vad processen kostar i resursser!!! -> nu 5-30% av den totala inköps summan Nu uppföljs raporteringen på högsta nivå varje månad av de totala reserelaterade kostanderna (inköp, kilometerersättning o dagstraktament + använda resursser)

16 Statens resestrategi stöds av ramavtalen Planerande av upphandling för resebyråtjänster pågick samtidigt som strategin planerades Detta gjorde det möjligt att bygga upphandlingen o servcie beskrivningen på den kommande strategin Service beskrivingingen är gjord med tanke på att 3 leverantörer skall kunna ge den samma grund service Strategin har medfört kännedom om processens värde (pris o resursser) Processen effektiveras av samarbete mellan resebyrå, reseräknings system o betalningslösning Resebyrån får styrningsrätten online o offline (out of policy raportering) Förståelse finns nu för styrning o centralisering

17 Hansel, reseadministration Genom att utnyttja ramavtalen gällande reseadministration kan våra kunder uppfylla produktivitetskraven i statens resestrategi, som bland annat beaktar miljöansvarigt resande. Vi stöder både våra kunder o leverantörer för att uppnå ett gemensamt mål I och med internationaliseringen och regionaliseringsprojekten utgör resorna en allt större andel av statens upphandlingskostnader

18 Statskontorets roll Ny resehanteringstjänst i bruk årsbok 2010 Upphandlingen sköttes av Hansel Implementering, uppehåll o utveckling görs av Statskontoret Endast en leverantör/system godkänns Systemet produktifieras (system + betalningslösning) Stöder en enhetliga reseadministrations process och statens resestrategi Raportering utvecklas för statens behov och ledning Skolning av Travel Managers

19 Upphandlingsprocessen kan vara månader Planering Anbudsbegären och konkurrensutsättning Tillämpning av ramavtal För varje produkt eller tjänst som ska upphandlas görs det en omfattande förutredning innan upphandlingsbeslutet. Förutredningen utförs på Hansels experters initiativ och i arbetet kan man även dra nytta av extern expertis. Anbudsbegäran förbereds tillsammans med kunder och leverantörer, så att man tar största möjliga hänsyn till detaljerna. Det slutliga meddelandet om upphandlingen publiceras på annonseringskanalen HILMA.. I anbudsbegäran anges föremålet för upphandling, kriterier för anbudsgivares lämplighet samt urvals- och jämförelsekriterier för anbuden. Man deltar i upphandlingen med de dokument som anges i anbudsbegäran. De inkomna anbuden jämförs. De anbudsgivare som gett de bästa anbuden väljs ut som avtalsleverantörer inom ramavtalet. Upphandlingsbeslutet offentliggörs alltid öppet. Efter underskrift av upphandlingsavtalet tillämpas ramavtalet. Kunderna ansluter sig till ramavtalet via Hansels webbtjänst, där det finns gott om kundmaterial. Avtalsleverantörerna hittar ytterligare information på leverantörswebbplatsen. Hansel följer upp tillämpningen av ramavtalet, om det blir framgångsrikt, genom bland annat kund- och leverantörsenkäter. 5-6 månader 3-5 månader 2-3 månader Upphandlingsprocessen varar i sammanlagt: månader

20 Ramavtal för reserelaterade tjänster Statens inköpscentral

21 Ramavtal för resehantering Service flygningar Tågresor Hotell logi o möten i Finland Båtresor Logi i Bryssel Resehanteringstjänsten Resebyråtjänster Flygresor Chartrade flyg Biluthyrning Reseförsäkringar Betalningshantering *) Chartrade bussar Videomöten Etunimi Sukunimi

22 Reseprocessen stöds av ramavtalen E N H E T E R Personal Hållbar utveckling Planering Profiili Upphandling Bokning, förändringar, biljettutskrivning Reseförvalting Resa/ möte Finans Betalning IT/data Säkerhet Rese räkning Raportering Offline /Online Dataöverföring R A M A V T A L Resehanter ingssystem Resebyrå Videomöte Resebyrå Resehanter ingssystem Resebyrå Flyg Hotell Bil Buss Tåg Försäkring Kredit kort Resebyrå Videomöte TAC o kredit kort Resebyrå Resehanter ingssystem TAC o kredit kort Resebyrå Resebyrå TAC o kredit kort Resehanter ingssystem Videomöte Båtresor Möten o Konf Videomöte Pia Degerholm ja Timo Malmberg

23 Optimera pris o kvalitet vid upphandlingar av resebyråtjänster o flygavtal Statens inköpscentral

24 Målet med upphandlingen, Resebyråtjänsterna (22 a ) Välja de tre bästa levrantörerna, volymen för stor för en leveratör Kunden väljer endast en resebyrå för alla resebyråtjänster/enhet Upphandlingen gäller resebyråernas transaktionspriser o indirekt köpmodell för alla enskilda uppköp (totalt c 100M, flyg, hotel, tåg, online, account management mm. ) Service beskrivingen består av 17 sidor o beskriver köpmodellen som grundar sig på statens resestrategi Etunimi Sukunimi

25 V I D E O M Ö T E S T J Ä N S T Traditionell personlig resebyrå tjänst Resebyråtjänstens beskriving Betalningslösning Resebyråtjänsten Profilhantering Resehantering system Helhetsekonomiskt, säkert och miljöansvarigt resande Styrning o centralisering Implementering o kund hantering Styrbara Online - tjänster Styrbara Mobila tjänster Inhouse tjänst Medvärdestjänster Stödfunktioner o 24/7 jour servcie Raportering Resehanteringssystem (M2 o SAP) Konferans-, möteshantering o gruppresor D I R E K T A I N K Ö P 25

26 Resebyråtjänsterna Indikativ ranking model, alla vilkor är fastslagna på förhand (innhöll även leverantörbyteskostnader) Kunden matar in sin reseprofil (nuvarande o kommande) o matrisen räknar ut vilken byrå som pris o kvalitetsmässigt motsvarar behovet Kunden o Leverantören gör ett kundspecifikt avtal för att på bästa möjliga sätt ta ibeaktande sina egna behov Uppföljning av tjänsterna via raportering (bla BSC) Etunimi Sukunimi

27 Resebyråtjänsterna, Pris o kvalitet Beskrivingen av upphandlingsobjektet består av 17 sidors dokument som innheåller pris o kvalietetsfaktorer förutomde nedan nämda! Detta för att tre resebyråer kan ge minimikraven med samma vilkor Tjänster som ingår i grundtransaktionspriset Betydelsen av pris 65% ( max poäng 65) Affärs- o resetjänster (online och offline) 40% Jourservice 5% Övriga reseförvaltingstjänster 15% Mötesförvalting o gruppresor 5% Betydelsen av kvalitet 35% (max poäng 35) Kvalitetspoängen fastslogs från leverantörens anbud Obligatoriska mervärdestjänster -> billigaste (0) anbud mest poäng Frivilliga mervärdestjänster -> mest tjänster gav mest pöäng Misslyckat implementering medför straffkostnader för leverantören Etunimi Sukunimi

28 Målet med upphandlingen, Flygresor (22 a ) Välja en leverantör /rutt om volymen räcker Kunden ansluter sig o använder tjänsten via resebyrån (ej direkt) Resebyrån styr att använda ramavtalet (reasoncodes) både offline o online Höja användningen av online Hansel online rekommendation Upphandlingen gäller ramavtal/rutt - flexibilitet Det fasta takpriset priset består av netpris incl bränseltillägget o de övriga priserna med % rabatt i alla turistklasser Service nivå (SLA) raportering kvartalvis Etunimi Sukunimi

29 Flygresor Jämförelsekrav Först jämförs priserna på de direkta rutterna (sedan via rutter) Mest poäng -> räcker antal flyg volymkravet/rutt = en levarntör /rutt Om antal flyg inte motsvara volymkravet = ranking (1-3) Betydelsen av pris 75% Fast avtalspris ett år i gången med bra tillgång (availability) /rutt Procentuell rabatt på ruttens övriga biljettpriset i turistclass samt business class på de långa rutterna Alla pris går att kombinera o syns med Fullcontent principen i Amadeus Betydelsen av kvalitet 25% Flygens antal/rutt (må-lö) Flygstolarnas antal Grupppriser jo/nej Totala resetiden på via rutterna (kortaste resetid mest poöng) Etunimi Sukunimi

30 Flygresor, upphandlingsmetod 5a pris och kvalitet, Inrikes rutter 1, direkta flyg 5b pris och kvalitet, Inrikes rutter 2, direkta flyg (top destinationera) 5c pris och kvalitet, Eurooppa 1, direkta flyg 5d pris och kvalitet, Eurooppa 2, direkta flyg (top destinationera) 5e pris och kvalitet, Övriga världen, direkta flyg 6a pris och kvalitet, Inrikes rutter 1, ej direkta flyg 6b pris och kvalitet, Inrikes rutter 2, ej direkta flyg 6c pris och kvalitet, Eurooppa 1, ej direkta flyg 6d pris och kvalitet, Eurooppa 2, ej direkta flyg 6e pris och kvalitet, Övriga världen, ej direkta flyg 7 pris och kvalitet, e auktions rutter 8 pris och kvalitet, säsong rutter Etunimi Sukunimi

31 Erfarenhet av e-auktion Upphandligen gjordes traditionellt på rutterna Oulu o Stockholm men E-auktions verktyget Noventia esourcing Solution Tyngdpunkten på pris o kvalitet samma som i upphandlingen erfarenheten lärde, minimera kvalitetsfaktorn för att uppnå ett bättre resultat Levrantör skolningen sköttes i grupp o leveratörvis + live genrep- nödvändigt!

32 Pris o kvalitet Märk! 1. Detaljerad beskrivningen av upphandlingsobjektet! - det som inte beskrivs kan inte fås med ramavtalet 2. Detaljerad information om total upphandlingsvolym - volymen måste uppfyllas, ej överstigas av kunderna 3. Höga, rättvisa o realistiska minimikrav - kan vara med svarsprincipen jo eller nej 4. Poängsättning för obligatoriska och frivilliga medvärdestjänster - höjer kvaliteten 5. Lämna möjlighet för att utveckla ramavtalet under avtalsperioden - komplicerat men möjligt = bra pris och kvalitet! Etunimi Sukunimi

33 Sverige Upphandlingsutredningen 2010 Målet var att utvärdera upphandlingsregelverket och göra en översyn av upphandlingsstatistiken! Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12) Slutbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010, Stockholm Här görs också en begränsad europeisk utblick över liknande arrangemang i andra länder, med fokus på Danmark och Finland som under den senaste 10-årsperioden byggt upp mycket välfungerande nationella inköpscentraler

34 Procurement forum, EU-Lab https://procurementforum.viadesk.com/do/login

35 Ytterligare information Närmare information på svenska om konkurrensutsättning och ramavtal Pressmeddelanden och nyheter