Riktlinjer för utredningsuppgift i Ledarskap

Transkript

1 Utgåva HT2006 Riktlinjer för utredningsuppgift i Ledarskap Ekonomiska Institutionen, Linköpings universitet

2 Innehåll 1 RAPPORTEN MÅLGRUPP STRUKTUR OCH LAYOUT Rubriker INLEDANDE DEL Framsida Sammanfattning Innehållsförteckning Figur- och tabellförteckning (ej obligatoriskt) RAPPORTDEL Inledning Teoretisk referensram Empiri Analys Diskussion Slutsats AVSLUTANDE DEL Källförteckning Bilagor FÖRSLAG PÅ RAPPORTSTRUKTUR CHECKLISTA...7 Dessa riktlinjer har tagits fram i samarbete med studenter på det Systemvetenskapliga programmet vid Linköpings universitet. I kursen Ledarskap (TGTU04 och HFÖC06) har studenter på SVP4 under flera år varit handledare för övriga studerande i kursen. Det är genom denna erfarenhet som det visat sig angeläget att ha enkla och tydliga anvisningar vid rapportskrivande. Vi som lärare på kursen vill uttala ett stort tack till alla studenter som varit handledare under åren. För nya studerande vill vi rekommendera att noggrant ta del av dessa riktlinjer i arbetet med att göra en bra rapport. Jörgen Ljung / kursansvarig Linköping, oktober 2005

3 1 Rapporten Denna rapport beskriver ingen uttalad standard för hur rapporter ska utformas utan vi har, utifrån våra tidigare erfarenheter, valt att beskriva de kriterier som vi anser vara viktiga för en välskriven rapport. Vi hoppas att detta förslag till rapportuppläggning kommer att underlätta skrivandet. För att få ett bra språk i rapporten kan du som stöd använda följande skrifter: Svenska språknämnden (1992) Svenska skrivregler. Stockholm: Almqvist & Wiksell Förlag. Språkvårdsgruppen vid Linköpings universitet (1998) Språkguiden. Linköping: Linus och Linnéa. 1.1 Målgrupp Du måste göra klart för dig vem det är som ska läsa rapporten och vilka förväntningar de tilltänkta läsarna kan antas ha. Hur du ska utforma rapporten beror i första hand på vem du skriver till och vilket syfte du har med texten. De resultat du vill föra fram och de problem du vill lösa måste presenteras på ett sätt så att de anpassas till den tänkta målgruppen. 1.2 Struktur och layout Tänk på att alltid numrera sidorna i rapporten och avstava orden så att en någorlunda jämn högermarginal skapas. När man skriver en uppsats/rapport är det viktigt att ge den en titel som tydligt visar vad rapporten innehåller. Det är viktigt att rapportens alla delar hänger ihop så att läsaren kan följa en röd tråd genom texten. En fullständig rapport bör bestå av följande delar: Inledande del Rapportdel Avslutande del 1. Framsida - ej sidnumrering 2. Sammanfattning - ej sidnumrering 3. Förord (ej obligatoriskt) - ej sidnumrering 4. Innehållsförteckning - ej sidnumrering 5. Figur- och tabellförteckning - ej sidnumrering 6. Inledning 7. Huvuddel (teoretisk beskrivning och empiri/fallstudie/resultat) 8. Analys, eventuell diskussion och slutsats 9. Källförteckning 10. Bilagor - ej sidnumrering Rubriker I tekniska rapporter är det vanligt att rubriker numreras i olika nivåer. Använd helst inte fler än tre rubriknivåer. En ny rubriknivå används om det finns flera områden att beskriva under en annan rubrik. 1

4 Här ges ett förslag på hur rubriknivåer kan se ut: 1. Rubriknivå 1 Arial, 16p, fet 1.1 Rubriknivå 2 Arial, 14p, fet, kursiv Rubriknivå 3 Arial, 12p, fet Rubriker ska vara korta och så informativa som möjligt. De ska ej innehålla punkter. Rubrikerna i en rapport bör vara så språkligt symmetriska som möjligt, d.v.s. de bör följa samma stil och tempus. Texten i övrigt skrivs i Times New Roman, 12p. 1.3 Inledande del Den inledande delen ska introducera läsaren i rapportens ämne. Den inledande delen ska varken ha sid- eller rubriknumrering Framsida Rapportens framsida bör innehålla följande uppgifter: Rapportens titel Författare (i bokstavsordning), personnummer, gruppnummer och e-postadress Utgivande institution Utgivningsort Utgivningsdatum Handledare Sammanfattning Sammanfattningen bör vara av informativ typ. Den informativa sammanfattningen är ett slags minirapport som ger fakta om det bakomliggande arbetet och även presenterar resultatet kortfattat. Sammanfattningen ska vara kort, men den ska vara skriven i fullständiga meningar och vara utformad så att den kan läsas separat. Den får inte innehålla fakta eller uppgifter som inte finns med i själva rapporten utan den ska innehålla en sammanfattning av problemställning, syfte och resultat. Sammanfattningen skrivs efter att övriga delar av rapporten färdigställts Innehållsförteckning Innehållsförteckningen ska dels ge läsaren en överblick av vad rapporten innehåller och dels ska den göra det lättare för läsaren att hitta i rapporten. Innehållsförteckningen består av rubriker och sidhänvisningar. I innehållsförteckningen ska du inte ta med en hänvisning till själva innehållsförteckningen Figur- och tabellförteckning (ej obligatoriskt) Om rapporten innehåller många figurer och tabeller är det lämpligt att ge en förteckning över dessa så att läsaren snabbt kan hitta en viss figur eller tabell. Källorna till figurer och tabeller ska även redovisas i figur-/tabelltexten. 2

5 1.4 Rapportdel Rapportdelen utgör själva grunden i rapporten. Här presenteras bl.a. teori, empiri och analys Inledning Inledningen är den första delen i rapportdelen. I inledningen ska du ge läsaren en introduktion till rapporten genom att sätta in läsaren i ämnet. Du ska direkt och kortfattat beskriva: Bakgrund (teoretisk eller historisk) Syfte Frågeställning eller problemformulering Målgrupp Avgränsning Metod Metodkritik Disposition (hur rapporten är uppbyggd) Bakgrunden kan vara av teoretisk eller historisk karaktär. Den är till för att sätta in läsaren i vad som tidigare skett inom det område som rapporten kommer att behandla. Bakgrunden syftar till att läsaren ska förstå varför du valt detta ämne. Det är viktigt att bakgrunden lockar till läsning, den skall inte innehålla kursinformation, exempelvis att rapporten skrivs eftersom det är ett obligatoriskt moment i kursen. Syftet ska förklara målet med rapporten, medan frågeställningarna är en precisering av syftet. Denna avgränsning kan ofta vara svår att hitta, därför är det viktigt att diskutera detta noggrant med handledaren tidigt i arbetsprocessen. I avsnittet målgrupp beskrivs den tilltänkta läsaren, t.ex. en speciell yrkesgrupp, grupp av studenter. Här kan också beskrivas de speciella förkunskapskrav som läsaren förutsätts ha. Avgränsningar avser de områden, som innefattas av syftet, som du inte kommer att ta upp i rapporten. Du ska redovisa och motivera varför dessa områden inte berörs i rapporten. De metoder som du har använt för att skriva rapporten ska redovisas, exempelvis om du har gjort en empirisk undersökning med hjälp av intervjuer, observationer eller enkäter, eller om du har gjort en litterär undersökning. Vid beskrivandet av metoden ska också tillvägagångssättet redovisas, exempelvis att du har sökt litteratur på biblioteken, blivit rekommenderad viss litteratur o.s.v. Detta kan tyckas uppenbart, men är viktigt för att läsaren skall erhålla en uppfattning om hur källorna har använts och vilket ursprung dessa har. Den metod du använt kanske inte alltid visar sig vara den bästa i efterhand och den eventuella kritik du har mot ditt val av metod ska redovisas i avsnittet metodkritik. Disposition ska beskriva för läsaren hur rapporten är uppbyggd. Du beskriver vilka huvudområden som rapporten berör och mycket kortfattat vad läsaren kan vänta sig hitta under varje område. 3

6 1.4.2 Teoretisk referensram Den teoretiska referensramen syftar till att ge en sammanfattning av redan befintlig kunskap inom det valda ämnesområdet. Detta kapitel ska vara fritt från dina egna åsikter och tyckande. Texten ska objektivt belysa olika teorier som har presenterats inom området. För att det ska bli tydligt för läsaren så måste du göra referenser till den författare som informationen är hämtad ifrån. Det är bättre att vara övertydlig och referera för mycket än för lite. Referenser i löpande text kan skrivas på olika sätt. Nedan redogörs för Harvard systemet: 1. Det har visats att ledarskapsroller kan beskrivas på ett sätt som tidigare har ansetts omöjligt (Johansson, 1997). 2. Enligt Johansson (1997) kan ledarskapsroller beskrivas på ett sätt som tidigare ansetts omöjligt. 3. Det har visats att ledarskapsroller kan beskrivas på ett sätt som tidigare har ansetts omöjligt. En ledare kan vara diktatorisk, demokratisk eller laissez-faire. Det senare begreppet är franskt och betyder ungefär låt gå på svenska, d.v.s. att ledaren låter gruppen agera som den själv vill. (Johansson, 1997) Observera skillnaden mellan punkt 1 och 3. I punkt 1 refereras till en mening medan det i punkt 3 refereras till ett helt stycke. Om två referenser i rad refererar till samma litteratur kan man skriva (ibid) den andra gången för att inte behöva upprepa sig. Ibid är förkortning för ibidem som är latin och betyder på samma ställe. Om ett verk har två författare skriver du båda efternamnen och refererar du på följande sätt, (Johansson & Andersson, 1997) alternativt enligt Johansson & Andersson (1997). Har verket fler än tre författare räcker det med att ange huvudförfattare eller den författare som står först, följt av m.fl. alternativt et al. (latin). Exempel: författarna är Andrew Monk, Peter Wright, Jeanne Haber och Lora Davenport. Referensen skrivs Monk et al eller Monk m.fl. När du refererat till elektroniska dokument i den löpande texten skriver du hemsidans titel istället för författarens efternamn Empiri En empirisk undersökning går ut på att undersöka hur den aktuella frågeställningen eller syftet behandlas i verkligheten. Detta kan utföras genom t.ex. intervjuer, observationer eller enkäter. Det viktigaste som framkommit genom denna undersökning beskrivs i rapporten. En rapport kan behandla enbart teoretiska studier där olika källor ställs mot varandra och i det fallet görs ingen empirisk undersökning utan enbart resultatet från studien presenteras och analyseras. 4

7 1.4.4 Analys Analysen går ut på att den information som presenterats i den teoretiska referensramen jämförs med den empiriska undersökningen. Det är viktigt att ha referenser till teori och empiri, för att visa vad analysen bygger på. I de fall det inte finns någon empiri används avsnittet analys för att ställa teorierna i den teoretiska referensramen mot varandra Diskussion Vill du låta analysen vara fri från dina egna åsikter kan du lägga dina synpunkter i ett diskussionskapitel. Det är här dina egna reflektioner kring rapportens ämne presenteras. Du kan även lägga in diskussionen efter varje analyserad del (i avsnittet analys) istället för att ha den som en egen rubrik Slutsats Slutsatserna är själva avslutningen i rapporten och det är här som du ska knyta ihop säcken. Som läsare ska man kunna ställa rapportens frågeställning mot slutsatserna och genom att läsa vad som finns presenterat i slutsatserna se om frågeställningen har blivit besvarad. Slutsatser måste alltid logiskt följa de presenterade resultaten i huvuddelen, du får alltså inte dra in nya aspekter eller fakta som inte är redovisade tidigare i rapporten. 1.5 Avslutande del Den avslutande delen tar upp den information som inte har med rapportresultatet att göra utan som kan vara till hjälp för de läsare som är intresserade av djupare förståelse. Denna del kan innehålla förslag på t.ex. fortsatt läsning inom området och fortsatt forskning. I den avslutande delen ska rubriknumrering inte förekomma Källförteckning Litteraturreferenser listas i slutet av rapporten. Bokreferenser kan skrivas på följande vis: Andersen, Erling S (1994) Systemutveckling principer, metoder och tekniker. 2:a upplagan. Lund, Studentlitteratur. 1. Författarens namn. (Om det inte finns några individuella författare angivna för ett verk används verkets titel som uppslagsord. Finns det fler än en författare så listas de efter varandra.) 2. Tryckår 3. Fullständig titel 4. Upplaga (anges bara om det finns flera upplagor) 5. Utgivningsort (inte tryckort) 6. Utgivande förlag eller institution För tidskrifter anges även volym, band, del, årgång eller motsvarande uppgifter. Dessutom ska sidhänvisning vara med för artiklar. 5

8 Webbadresser skrivs som följer: Wells College Library, How to Critically Analyze Information Sources Författare eller utgivare 2. Namnet på sidan 3. Länken 4. Accessdatum Har man använt sig av intervjuer ska även dessa nämnas i referenserna och kan skrivas på följande sätt: Olofsson, Ivar (Miljöchef, Scania), Södertälje. Personlig intervju Bilagor Bilagorna omfattar information som inte är relevant att presentera i rapporten, men som kan vara intressant för vissa läsare. Bilagorna ska inte följa rapportens sidnumrering, utan den första bilagans första sida börjar på sidan nummer 1 osv. Rapportens innehållsförteckning bör även innehålla en bilageförteckning. Exempel på information som kan läggas som bilagor är: Intervjufrågor Fullständiga intervjuresultat Enkäter 1.6 Förslag på rapportstruktur För att du ska få en överblick av vad som ska finnas med i en rapport har vi här gjort en förteckning av innehållet i en normal rapport. Framsida Sammanfattning Innehållsförteckning Bilageförteckning Figur- och tabellförteckning 1. Inledning 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte 1.3 Frågeställning 1.4 Målgrupp 1.5 Avgränsning 1.6 Metod 1.7 Metodkritik 1.8 Upplägg 2. Teoretisk referensram 3. Empiri 4. Analys 5. Diskussion 6. Slutsatser 7. Källförteckning 6

9 1.7 Checklista Innan rapporten lämnas till handledarna kan det vara bra att gå igenom denna checklista för att undersöka att alla viktiga detaljer finns med. Är rapporten anpassad till målgruppen? Är titeln kort och samtidigt informativ? Är sammanfattningen rättvisande för rapportens innehåll? Framgår det att rapporten har en logisk struktur om du granskar innehållsförteckningen? Har rapporten en röd tråd? Är rubrikerna informativa, korta och konsekventa? Stämmer rubrikerna i innehållsförteckningen överens med de faktiska rubrikerna i rapporten? Ger inledningen tillräcklig bakgrundsinformation för att läsaren ska kunna tillgodogöra sig rapporten? Har du beskrivit metoderna tillräckligt utförligt? Skiljer du mellan fakta och egna åsikter? Framgår skillnaden tydligt i texten? Är den teoretiska referensramen fri från egna åsikter och är samtlig information refererad på ett korrekt sätt? Framgår dina resultat klart och tydligt? Är rapporten skriven med ett kritiskt förhållningssätt? Redovisar du alla dina källor? Stämmer litteraturhänvisningarna? Är alla tabeller och figurer omnämnda i texten? Är figurer och tabeller numrerade? Kan du stryka något? Förekommer det onödiga upprepningar? Är alla begrepp förklarade första gången de används och används begreppen konsekvent? Är använda förkortningar allmänt accepterade eller förklarade första gången de används? Har du undvikit talspråk i texten? Är stavning och avstavning rätt? Är konsekvent tempus använt? Har du själv och någon annan korrekturläst rapporten? Har alla frågeställningar besvarats? Är rapportens syfte uppfyllt? Reviderad (synpunkter kan sändas till Jörgen Ljung. E-post: jorlj@eki.liu.se ) 7