Konkret exempel från ett uppdrag där processkartläggningen medförde att systemleverantörens offert sänktes med 80%

Transkript

1 1

2 Konkret exempel från ett uppdrag där processkartläggningen medförde att systemleverantörens offert sänktes med 80% 2

3 Vem är jag Grundare och konsult på aptly Brinner för processutveckling och jobbat med detta i 15 år Exempel på uppdrag Ansvarig för processkartläggning vid införande av SAP Ansvarig för processkartläggning vid omdaning av Försvarsmakten Lärare i kursen Verksamhetsutveckling med processer på Astrakan 3

4 aptly Företaget startade våren 2007 Kompetensorienterat kring VU och kravställning Kultur av omtanke, engagemang och ödmjukhet 10 heltidsanställda, samt åtta underkonsulter Lokal på Vasagatan 40

5 5 Kort intro till processer

6 Det har funnits två glapp i utvecklingskedjan Först överbyggdes klyftan mellan kravspecifikation och programmering Klyftan mellan processanalys och kravspecifikation tog längre tid att överbrygga Idag är utmaningen att göra rätt vid processkartläggning * * Process * Kravspecifikation Applikation

7 Vad är en process? En helhet av sammanhängande aktiviteter som använder resurser för att tillfredsställa ett kundbehov Kund 7

8 Varför processkartläggning är så viktig Gammal undersökning på stora sekventiella projekt, men ändå

9 När processkartläggning misslyckas Fallgropar varför processkartläggning misslyckas 9

10 5 fallgropar varför processkartläggning misslyckas 1. Processerna ska enbart beskriva det vi gör Glömmer fokus på kunden, missar helheten, otydliga gränssnitt mellan aktörer Inköp 2. Processerna utarbetas på kammaren eller genom intervjuer Nytänkande, representativ, mandat, helhetsbild, förankring och samsyn 3. Fokus på dokumentationsverktyget Ofta dyrt, tidskrävande, varför vi gör processkartläggningen glöms lätt bort 4. Processerna är beskrivna på för hög nivå Fri tolkning, inget mervärde, långt glapp till systemkrav, t.ex. hantera kund 5. Bristande prioritering Tidskrävande då all verksamhet ska beskrivas, låg nytta 10

11 När processkartläggning lyckas Konkret exempel från verkligheten 11

12 Sammanfattning av uppdraget Kunden ville ha ett system som skulle stödja import och export av varor Kunden hade lämnat en offerförfrågan med systemkraven till systemleverantören Systemleverantören lämnade offert Kunden tyckte systemet skulle bli för dyrt Processkartläggning genomfördes och systemkrav identifierades Kunden överlämnade systemkraven till samma systemleverantör för ny offert Systemleverantören lämnade ny offert som var 80% lägre än den ursprungliga offerten 12

13 5 framgångsfaktorer varför uppdraget lyckades 1. Vi använde processynsättet, end-to-end 2. Processkartläggning gjordes genom modellering i seminarieform 3. Vi identifierade och beskrev de viktigaste situationerna, end-to-end 4. Utifrån situationerna identifierades verksamhetens systemkrav 5. Vi prioriterade och sammanställde verksamhetens viktigaste systemkrav 13

14 Framgångsfaktor 1. Vi använde processynsättet, end-to-end 14

15 Processynsättet En funktionell organisation styrs av funktionerna, vilka bildar områden och avdelningar VD Försäljning Transport Försörjning Upphandling och inköp 15

16 Processynsättet För att ge ett värde till en kund involveras vanligtvis ett flertal funktioner VD Kund med behov Försäljning Transport Försörjning Upphandling och inköp Nöjd kund 16

17 Processynsättet Om vi fokuserar på funktioner så förloras lätt helhetsperspektivet och förståelsen för slutmålet, vilket leder till hinder för arbetet VD Kund med behov Försäljning Transport Försörjning Upphandling och inköp Nöjd kund 17

18 Processynsättet Genom att fokusera på processen och slutmålet så river vi murarna och effektiviserar verksamheten genom att arbetet samordnas över funktionella gränser VD Försäljning Transport Försörjning Upphandling och inköp Kund med behov Process logiskt sammanhängande värdeskapande aktiviteter Nöjd kund 18 Fallgrop 1 - Processerna ska enbart beskriva det Vi gör

19 Framgångsfaktor 2. Processkartläggning gjordes genom modellering i seminarieform 19

20 Varför modellera? Modellering i seminarieform är ett ypperligt verktyg för: Effektiv problemlösning Ökad förståelse och bättre resultat Smidigare samarbete och förankring Ökat engagemang och kreativitet Förbättrad kommunikation med strukturerad och effektiv dokumentation Fallgrop 2 - Processerna utarbetas på kammaren eller genom intervjuer Fallgrop 3 - Fokus på dokumentationsverktyget

21 Framgångsfaktor 3. Vi identifierade och beskrev de viktigaste situationerna, end-to-end 21

22 Prioritering av verksamhet Paretoprincipen (80-20-regeln) 80 procent av verksamhetens resultat kommer ofta från 20 procent av verksamheten Fokusera på den viktigaste verksamheterna och avgränsa de mindre centrala Att identifiera och avgränsa krav som inte tillför nytta är ofta lika värdefullt än att tydligt beskriva de som gör nytta 20 % 80 %

23 Vi identifierade och beskrev de viktigaste situationerna, end-to-end 1 Vilka behov/situationer skall verksamheten genomföra? Försäljning till kund utanför EU Import och export Kund Säljavd. Speditör Samsyn om hur 2 försäljning ska Vem som gör vad genomföras Vara hos kund och betalning mottagen Import från utlandet Importavd. Intern kund Leverantör Vara mottagen i Sverige och betald Speditör Notering: De flesta bilföretag utvecklar endast ca 15% av en bils värde, resterande utvecklas och produceras följaktligen av någon annan. Detta medför att det utifrån ett Vht-perspektiv inte är särskilt relevant att enbart betrakta det som sker inom det egna företagets gränser Samsyn om hur import ska genomföras Fallgrop 1 - Processerna ska enbart beskriva det Vi gör Fallgrop 4 - Processerna är beskrivna på för hög nivå

24 Framgångsfaktor 4. Utifrån situationerna identifierades verksamhetens systemkrav 24

25 Utifrån situationerna identifierades systemkraven Kontrollera sanktioner, embargon, licenser Kontrollera leverantör (inkl. underlev) Kontrollera sanktioner, embargon, licenser Ansöka om licenser Kontroll och ev. varning i samband med packning Avsluta licens Fallgrop 5 - Bristande prioritering 25

26 Framgångsfaktor 5. Vi prioriterade och sammanställde verksamhetens viktigaste systemkrav 26

27 Viktigt med prioritering av systemkrav Majoriteten av de funktioner som tas fram används inte All kod kostar och huvuddelen efter utvecklingen, så det är ofta mer lönsamt att inte göra något alls än att utveckla utifrån krav med otydlig nytta 45% 7% 19% 13% 16% Features and functions in a typical system Standish Group, 2002 Always used Often used Sometimes used Seldom used Never used

28 Prioritering och sammanställning av verksamhetens nya systemkrav Krav 01 - Kontrollera sanktioner, embargon, licenser Krav 02 - Ansöka om licenser Krav 03 - Titta på "exportinformation Krav 04 - Kontroll och ev. varning i samband med packning Krav 05 - Kontrollera leverantör och transportör Krav 06 - Kontrollera kund Krav 07 - Byte av ägandeskap för varor som ligger under kontroll Krav 08 Avsluta licens Fallgrop 5 - Bristande prioritering

29 Resultat Kunden överlämnade de nya systemkraven till samma systemleverantör för ny offert Systemleverantör lämnade ny offert som var 80% lägre än den ursprungliga offerten

30 Sammanfattningsvis Processynsättet, end-to-end Modellering i seminarieform Beskriv de viktigaste situationerna Prioritering En sista sak Säkerställ att Ni har rätt kompetens för hantverket 30

31 Tack så mycket för Er uppmärksamhet! Peter Svensson