RAPPORT. Utvärdering av infrastrukturavtal med lokalförvaltande organisationer inom kultursektorn i Nacka kommun

Transkript

1 RAPPORT Utvärdering av infrastrukturavtal med lokalförvaltande organisationer inom kultursektorn i Nacka kommun STOCKHOLM I MAJ

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Bakgrund och uppdrag 3 2 Swecos utvärderingsmetodik 3 3 Rollen som lokalhållare Älta kulturförening Fisksätra folkets hus Boo folkets hus Nacka kulturcentrum/dieselverkstaden 5 4 Översiktlig bedömning av styrdokument, avtal mm 6 5 Vad anser kommunens nuvarande fyra samarbetsparter? Skilda djupintervjuer Lokalhållarnas synpunkter på avtalens riktlinjer, allmänna funktion mm Lokalhållarnas synpunkter på hur man lyckas nå olika hyresgäster Lokalhållarnas synpunkter på kommunens uppföljning samt möjligheter att förbättra systemet 9 6 Vad anser brukarna? Tidigare brukarenkät Swecos intervjustudie bland brukare/hyresgäster 10 7 Swecos sammanfattande bedömning Övergripande synpunkter Mer detaljerade iakttagelser och synpunkter Rekommendationer 19 8 Bilaga 1 Intervjufrågor till lokalhållande organisationer 20

3 1 Bakgrund och uppdrag Nacka kommun har lagt ut uppgiften att hyra ut kultur- och fritidslokaler till fyra fristående aktörer. Dessa lokalförvaltande organisationer är Boo och Fisksätra Folkets husföreningar, Älta kulturförening för Kulturknuten i Älta samt Nacka Kulturcentrum (kommunal produktion) för delar av Dieselverkstaden i Sickla 1. Ett syfte är att vitalisera det lokala kulturoch fritidsutbudet genom fler aktörer. I någon mening innebär beslutet att delar av kulturverksamheten har decentraliserats till olika kommundelar. I s.k. infrastrukturavtal med respektive aktör har kommunen försäkrat sig om att verksamheten ska överensstämma med de mål och prioriteringar som kommunen har på kultur- och fritidsområdet. Tanken är att öka möjligheterna att använda de olika kulturlokalerna. Att ge föreningar tillgång till funktionella lokaler är tänkt att öka möjligheten till mångfald av kulturverksamhet och till ökat samarbete. Medborgarna ska få tillgång till fler och bättre lokaler för kulturverksamhet i alla kommundelar. Avtalen rörande kulturlokaler i Nacka innebär en ny finansieringsmodell som ska främja ett utbud av ändamålsenliga mötesplatser och arenor för det lokala föreningslivet och kulturen. Bland förutsättningarna för infrastrukturavtalen gäller att kommunen fastställer årligen taxan för hyresnivåerna för respektive lokalhållare. Avtalet och hyresintäkterna ska bl a kompensera för prioritering av lokalupplåtelse till föreningslivet och särskilt viktiga målgrupper, för marknadsföring av lokalerna samt för drift och underhåll av lokaler, inventarier mm. Med olika metoder genomförs kontinuerliga uppföljningar av hur aktörerna lyckas med sina uppdrag. Sweco har fått i uppdrag att mer samlat utvärdera om infrastrukturavtalen hittills har gett det resultat som önskats enligt det beslut som kommunfullmäktige fattade hösten 2010 på grundval av Kulturnämndens beslut Swecos utvärderingsmetodik Uppdraget har genomförts på följande sätt och har tagit fasta på såväl process som resultat och påverkan liksom även förbättringsmöjligheter. Materialinsamlingen, som ligger till grund för analysen, har haft följande inslag. 1. Sweco har efter ett inledande möte med uppdragsgivaren gått igenom vissa dokument som är relevanta för utvärderingen. Det gäller kommunens och Kulturnämndens mål- och styrdokument som de framgår av bl a kommunens protokoll och tjänsteskrivelser. Till detta kommer också riktlinjer för lokalbokningar och villkor för brukare som hyr lokaler genom kommunen. Av stor vikt är också de fyra gällande infrastrukturavtalen. Vi har också fått del av adressuppgifter för brukare/hyresgäster i de aktuella lokalerna liksom av en tidigare enkätundersökning bland brukarna. 1 Beslut i Kulturnämnden

4 2. Sweco har även genomfört strukturerade djupintervjuer med ledningarna för de fyra lokalförvaltande organisationerna. Dessa samtal har skett på plats i Nacka. Vi har också talat med, utöver uppdragsgivaren, ytterligare några nyckelpersoner i kommunen. 3. Ytterligare ett utvärderingsmoment innebar telefonintervjuer med brukare. Ur erhållna förteckningar med mailadresser till lokalhyresgäster har telefonnummer spårats. Det har varit svårt att nå dessa hyresgäster, men de som har kunnat nås har gärna medverkat. Antalet genomförda sådana samtal uppgår till 38, jämnt fördelat mellan de fyra lokalhållarna. Det motsvarar ca 25 procent av populationen, vilket visserligen kan ge tydliga indikationer på brukarnas inställning men utan att på något sätt vara statistiskt säkerställt. I detta moment ingick också en översiktlig genomgång av den skriftliga enkät till brukarna/lokalanvändarna som genomfördes år Slutligen har Sweco gjort en samlad analys och redovisat vissa synpunkter och rekommendationer inför framtiden. Utvärderingen har genomförts under april maj 2013 med Swecos Markus Burman och Lars Häggmark som ansvariga konsulter. 3 Rollen som lokalhållare De fyra lokalförvaltande organisationerna uppvisar både likheter och skillnader. Tre av dem kan sägas vara satelliter medan en är en större och mer centralt belägen enhet i Stockholms närhet. Taxor och ersättningar är olika beroende på lokal och verksamhet.. I detta avsnitt lämnas en mycket kort beskrivning av de berörda organisationerna och deras arbete i enlighet med infrastrukturavtalen. Det kan också nämnas att ytterligare en organisation Föreningen Mötesplats Järlahuset i slutet av år 2012 ansökte om att få teckna ett liknande avtal med kommunen. Något beslut om tillägg för nya avtal finns inte i dagsläget 3.1 Älta kulturförening Älta kulturförening är en äldre organisation som från år 2011 verkar i ett nytt kulturhus, Älta Kulturknut, vilket tillkom med stöd av bl a Boverket, efter en ansökan från föreningen. Denna hade inte varit lokalhållare i det tidigare systemet, före infrastrukturavtalens dagar. Området har ca invånare från 16 nationer, men många brukare kommer också från grannarna Stockholms stad och Tyresö. Kommunen slöt avtal med föreningen när det nya huset hade tillkommit. Föreningen hade vissa administrativa problem när avtalet ingicks. Dess ideella fokus krockade med det kommersiella och man valde att i början av 2013 anställa en professionell ledare på deltid. I styrelsen ingår bl a yrkesverksamma producenter och musiker. Man har ett flertal egna kulturarrangemang, vilka framgår av ett samlat årsprogram som kan hämtas från hemsidan. Bland hyresgästerna märks skolor, förskolor, fritidsgårdar och privatpersoner. Föreningen uppger att en rad olika kostnader

5 täcks av kommunens bidrag och att medelsfördelningen i stort avgörs enligt föreningens egna beslut. 3.2 Fisksätra folkets hus Fisksätra Folkets Hus Förening är religiöst och politiskt obunden och bildades 2003, med en styrelse som speglar mångfalden i området, vilket rymmer ca 100 olika nationaliteter. Sedan 2009 finns lokalerna i anslutning till en skola. Lokalerna har en ungdomlig prägel och en tydligt social funktion såsom mötesplats och nav för en positiv utveckling i lokalsamhället. Barn och ungdom har klar prioritet, och verksamheterna rymmer musikstudio, dansverksamhet, barnteater och skapande verkstad. Basfinansieringen från kommunen bidrar till en bred verksamhet, och Kulturnämndens mål stämmer i hög grad med föreningens egna grundläggande syften. Bidraget täcker bl a del av ledningsfunktion, städning och administration. 3.3 Boo folkets hus Föreningen Boo Folkets Hus bedriver en rad olika verksamheter och har i 30 år varit lokalt förankrad i Nacka med egna lokaler i Orminge. Bland syftena märks att vara ett Öppet hus, Kulturhus, Växthus och Lusthus. I lokalerna sker uthyrning och drift med stöd av bl a infrastrukturuppdraget från kommunen. Hyresgästerna är föreningar, musik- och kulturskolor, företag, privatpersoner mm. Där sker dans och teater, rockkonserter, privata fester etc. Genom uthyrning till föreningar, skolor, förskolor och fritidsgårdsverksamhet uppnår man med råge kommunens krav på minst 70 procent uthyrning till prioriterade grupper. Man ser klara fördelar med infrastrukturavtalet eftersom det ger ekonomisk ersättning för arbetet vilket ökar beläggningen totalt. Kommunens generella ersättning för det avtalade uppdraget används för att täcka kostnader för värdskap, drift och städning av lokalerna mm. 3.4 Nacka kulturcentrum/dieselverkstaden Kommunens organisation Nacka Kulturcentrum (NKC) driver sin verksamhet i Dieselverkstaden i Sickla, nära gränsen till Stockholms stad. Där finns också ett flertal andra aktörer, mer eller mindre fristående från kommunen. Sådana grannar till NKC är t ex Friskis & Svettis, Stockholms länsmuseum, ett folkbibliotek som drivs av Dieselverkstadens bibliotek AB, en restaurang samt Klätterverket. Bland NKC:s hyresgäster märks förskola, skola och en rad andra intressenter. NKC hade motsvarande roll även före tiden för infrastrukturavtalet. NKC har avtal med förskolorna/skolorna och det finns även enskilda skolor som hyr in sig med olika arrangemang. En betydande del av den ekonomiska omslutningen gäller hyra till den privata fastighetsägaren, som sköter skalet. Aktörerna i huset har ansvar för städning och annan inre skötsel, vilket skapar vissa gränsdragningsproblem mellan dem. Medlen i infrastrukturavtalet bekostar även hyra och personal samt till en mindre del också inköp av utrustning. 5

6 4 Översiktlig bedömning av styrdokument, avtal mm Sweco har översiktligt gått igenom några relevanta dokument som styr eller belyser systemet med infrastrukturavtalen. Det gäller främst mål och riktlinjer för verksamheten samt de gällande infrastrukturavtalen. Syftet har varit att bedöma om dokumenten är tydliga och relevanta för verksamheten. De måldokument som ligger till grund för kulturverksamheten är Nacka kommuns övergripande vision om Öppenhet och mångfald samt grundläggande värderingar och styrprinciper. Kommunen betonar bl a god service, effektivt resursutnyttjande samt medborgarinflytande och valfrihet. Medborgarna ska ha tillgång till kommunal service av hög kvalitet. Kulturnämnden har brutit ned de allmänna kommunprinciperna och ställt upp vissa mål inom sitt eget ansvarsområde. Det finns övergripande nämndmål om att medborgarna ska ha tillgång till en kvalitativ kulturverksamhet och dessutom till ett lokalt kulturutbud av god kvalitet. enligt vår mening är de aktuella mål- och styrdokumenten tydligt formulerade men av nödvändighet ganska allmänt hållna. När det sedan gäller avtalen med de fyra lokaluthyrarna kan konstateras att dessa har delvis olika förutsättningar, vilket återspeglas i de skilda avtalen. Ett grundläggande skäl är att Nacka Kulturcentrum (NKC) delar lokalen Dieselverkstaden med en rad andra aktörer (se ovan). Allmänt kan sägas att infrastrukturavtalen inledningsvis återger kommunens/nämndens mål samt de fyra utförarnas verksamhetsuppgifter. Avtalen är sedan ganska specifika när det gäller lokalhållarnas olika skyldigheter. Det gäller exempelvis uthyrningsgrader som ska uppnås och det regelverk som ska tillämpas av uthyrare och hyresgäster. I avtalen finns också vissa föreskrifter om uppföljning och redovisningar. Avtalen innebär enligt vår mening både en stor frihet för aktörerna och en viss detaljreglering om vad som ska uppnås och vilka principer som ska tillämpas. 5 Vad anser kommunens nuvarande fyra samarbetsparter? 5.1 Skilda djupintervjuer Sweco har genomfört intervjuer med kommunens fyra avtalsparter när det gäller infrastrukturavtalen och hur dessa tillämpas. De ca 25 frågor som har ställts till den fyra lokalhållande organisationerna framgår av Bilaga 1. I huvudsak avser frågorna bl a: Om kommunens förväntningar och målsättningar med systemet/avtalet är tydliga liksom riktlinjer/regelverk, ansvarsförhållanden mm Hur man allmänt tycker att systemet och avtalet fungerar i praktiken I vilken utsträckning systemet/avtalet bidrar till att tillhandahålla mötesplatser och arenor för hyresgäster inom kultur och fritidsliv samt hur det bidrar/påverkar förutsättningarna för att tillhandahålla ändamålsenliga funktionella lokaler

7 Hur man arbetar, som lokalhållande organisation, för att bidra till politiska visioner/mål såsom Öppenhet och mångfald, Mångsidighet och kvalitet liksom om samma värden och effekter kunde ha uppnåtts med en annan typ av system Hur uthyrarna lyckas prioritera de särskilda grupper som kommunen pekar ut, d.v.s. barn/unga och funktionshindrade och nå en uthyrningsgrad på 70 % för dessa grupper samt hur själva avtalssystemet påverkar tillgängligheten för dem Om man når ut till båda könen + olika åldrar + inrikes/utrikesfödda Om det finns grupper av hyresgäster som man borde, men inte lyckas, nå ut till Hur lokalerna marknadsförs ev. i samarbete med lokala föreningar och organisationer samt om kulturaktiviteterna i resp. lokaler är välbesökta och efterfrågade Hur bokningssystemet (via fungerar Hur man upplever att kommunens uppföljning och löpande samråd fungerar, liksom de administrativa rutinerna Hur nuvarande ordning med infrastrukturavtal kan ytterligare förbättras främst med nuvarande grundförutsättningar Utöver att svara på dessa frågor har lokalhållarna redovisat synpunkter på den ekonomiska ersättningen från kommunen, vilken samtliga anser otillräcklig. Detta kommenteras inte ytterligare i rapporten. 5.2 Lokalhållarnas synpunkter på avtalens riktlinjer, allmänna funktion mm Både frihet och detaljkrav Gemensam för de fyra lokala avtalsparterna är att de uppfattar kommunens krav, ambitioner och förväntningar som relativt långtgående och anses vara svåra att uppnå i praktiken. Avtalen ger en stor (och uppskattad) frihet i själva utförandet av uppgiften. Samtidigt finns detaljerade krav på vad som ska uppnås i form av exempelvis uthyrningsgrad till vissa grupper, marknadsföring, öppethållande/tillgänglighet, nöjdhet med service och städning mm. Några upplever detaljkraven som en bristande tillit från kommunens sida. Å andra sidan kan anordnaren ganska fritt kategorisera brukartyperna och ta ställning till om exempelvis ungdomsledare räknas in i kvoten Barn och unga. Vissa lokalhållare efterlyser något slag lista från kommunen, där kategorierna preciseras mer noggrant. I praktiken fungerar avtalet ganska bra enligt några lokalhållare, och basfinansieringen (även om den inte är flerårig) ger en grund för att ytterligare jobba med att öka den lokala kulturverksamheten och därmed beläggningen i resp. kulturhus. Nacka kulturcentrum (NKC) jämför dessutom sin situation med andra aktörer i Dieselverkstaden, som har andra villkor för städning mm. Just NKC hyr ut på i huvudsak två sätt dels löpande till caféet, med ett ganska otydligt ansvar för skötseln, dels tillfälliga dagsuthyrningar av scener mm, där NKC själva kan reglera villkoren på ett tydligt sätt. Andra jämförelser gäller utrustningen som i vissa lokaler/kommundelar är mer bristfällig än i andra. 7

8 Transparensen kan förbättras En synpunkt som framkom vid intervjuerna är att avtalet inte är tillräckligt transparent. Enligt intervjupersonerna saknas nyckeltal för fördelningen av medel. Frågan är i viss mån kopplad till uppföljningen som på pappret är relativt omfattande men inte knyts till några tydliga indikatorer. Flera lokalhållare efterlyser också en mer systematisk dialog med Kultur- och utbildningsenheten, även om det informella samrådet fungerar hyggligt. Någon talade om ett baklängesavtal, där fördelningen av nämndens medel för ändamålet tycks ha tillkommit på delvis andra grunder än de rent rationella. Mer stringenta indikatorer kunde, enligt intervjupersonerna, utgå från antal invånare, antal brukare, lokalernas storlek och grundkostnader etc. Det som uppfattas som vaga grunder för medelstilldelning leder till onödig oro hos personalen. Det skulle ge en större trygghet om den årliga ersättningen kunde knytas till tydligare kriterier. Vidare redovisar några synpunkten att uppgiften som lokaluthyrare skulle kunna upphandlas i friare konkurrens (jämför nedan). Andra lokaluthyrare påpekar dock att det finns en grundläggande transparens så tillvida att det klart framgår vad som i slutändan ska presteras för att få det kommunala bidraget. Avtalen bidrar till kommunens målsättningar I avtalen sägs att lokalförvaltarna ska tillhandahålla mötesplatser och arenor för hyresgäster inom kultur och fritidsliv och bl a medverka till att Kulturnämndens olika mål uppnås. Intervjupersonerna anser att systemet i betydande utsträckning bidrar till dessa ändamål, även om resurserna är knappa. Detta skedde även i tidigare ordning, men var då klart mer beroende av tillfälliga projektpengar. Kommunen har en vision om öppenhet och mångfald, mångsidighet och kvalitet samt möjlighet att påverka. Detta överensstämmer delvis med vissa av de lokalhållande föreningarnas egna grundmål, och andra har nyligen gjort målarbeten som ligger i linje med dessa tankar. Funktionella lokaler är dock beroende av vettig utrustning, vilket saknas på vissa håll. Kraven på städning minskar också möjligheten att investera i materiel. Dessutom uppges det finnas en oklarhet ifråga om ansvaret för ev. olycksfall i lokalerna till följd av bristfälliga redskap mm. 5.3 Lokalhållarnas synpunkter på hur man lyckas nå olika hyresgäster Prioriterade grupper dominerar När det gäller grupperna barn och unga samt funktionshindrade så anser samtliga att man klart når upp till målsättningen om minst 70 procent. Där ingår förskolor och skolor som stora målgrupper. Man har breda program, särskilt inriktade på barn och unga. En lokalförvaltare anser man att skola och ungdomar fortfarande hyr i alltför liten grad. Det har delvis att göra med lokalhållarens (styrelsens) traditioner och egna prioriteringar. Även relationen flickor/pojkar uppges vara relativt jämn. Mångfalden i verksamheten uppges spegla befolkningens skiftande geografiska bakgrund såväl i Fisksätra som i Boo, Älta och Nacka centrum/sickla. Även i övrigt anser man att man når ut till en stor mängd olika grupper i behov av kulturlokaler. Flera scener är väl använda. En eftersatt grupp är på något håll sådana unga

9 som inte är organiserade i någon förening. Ytterligare någon anser sig ha för få flickor i lokalerna. Det s.k. fritidsgårdssyndromet gör också ibland att vissa gäng utesluter andra individer. Marknadsföring på bred front Man marknadsför lokaler och kulturutbud på en rad olika sätt hemsidor, annonsering, pressmeddelanden, redaktionell plats i Nacka/Värmdöposten, men även direktutskick av program mm. NKC samverkar i sin marknadsföring med andra aktörer i Dieselverkstaden, men syns inte lika tydligt under Någon efterlyser en kommungemensam strategi för att marknadsföra alla fyra lokalerna och deras utbud. När det gäller bokningssystem via nacka.se är bilden samstämmig: man anser överlag att denna väg varken är tekniskt enkelt eller särskilt ändamålsenlig. Betydligt bättre är att kunderna ringer och bokar in sig. Man kan då diskutera vilken teknik hyresgästerna kan behöva men även ägna sig åt viss merförsäljning, såsom förtäring mm som dessa kan behöva men inte har tänkt på. En bokning över Internet skulle dessutom kunna skapa krockar så att t ex en yogagrupp kom att disponera en lokal i anslutning till en rockgrupp. 5.4 Lokalhållarnas synpunkter på kommunens uppföljning samt möjligheter att förbättra systemet Man efterlyser mer aktiv uppföljning I avtalen talas om tertialvis redovisning till uppdragsgivaren/kommunen. Intervjupersonerna hävdar att de uppfyller detta, men att kommunen agerar något passivt och inte kommenterar dessa redogörelser. Å andra sidan finns en informell kontakt, man fångar folk i dörren, och hälsan tiger still. Dessutom finns andra typer av redovisningar, t ex när det gäller kursverksamhet som baseras på särskilda kommunbidrag. Årliga rapporter är också ett stående inslag i kommunikationen mellan avtalsparterna utöver de enkäter till brukare som kommunen svarar för. Den bästa av världar eller mot en friare upphandling? En intervjufråga gällde om samma värden och effekter kunde ha uppnåtts med en annan typ av system/avtal. En av bedömarna svarar nekande och anser att det är svårt att se en bättre grundmodell än dagens även om man efterlyser större rättvisa i form av tydliga indikatorer vid själva medelsfördelningen. Ett par av de andra betonar möjligheten att upphandla mer fritt och/eller att ge resurser med större frihet och tillit från kommunens sida. En annan synpunkt gäller en bättre samordning mellan kulturhus och skolorna, som ju har en särskild peng per elev för kulturändamål. När det gäller NKC finns önskemål om ett bidrag för endast innehåll och personal och inte för lokalskötsel, städning mm. Gränserna mot andra aktörer i Dieselverkstaden är svåra att dra, och uppgifter hamnar mellan stolarna och blir ibland inte gjorda alls. 9

10 6 Vad anser brukarna? 6.1 Tidigare brukarenkät År 2012 genomfördes en skriftlig enkät till brukarna/lokalanvändarna. Där kartlades bl a vilken typ av verksamhet man hyrde lokal för och hur ofta. Tillfredsställelsen med servicen vid lokalbokningen, möjligheten få önskad tid, atmosfär och miljö i lokalerna, teknisk utrustning och städning av lokalerna efterfrågades. De som hyrt lokal fick också uttala sig om bemötande och service, priset för lokalerna och ge ett helhetsomdöme om hur nöjda de var generellt. Det kan vara av intresse att kortfattat referera denna undersökning före redogörelsen för Swecos egen intervjustudie. Av dem som svarat på 2012 års enkät om de fyra kulturhusen har mellan ca 50 och ca 90 procent angett att de har hyrt lokaler för verksamhet som vänder sig till barn och unga. I två av kommundelarna hade en majoritet av respondenterna hyrt lokaler fler än tre gånger det senaste året, i övriga delar var det mindre vanligt med återkommande uthyrningar till samma kunder/hyresgäster. Andelen hyresgäster som var nöjda eller mycket nöjda med service resp. bemötande låg över 50, och man var överlag också nöjd med möjligheterna att få lokal den önskade tiden. När det gäller miljön var man också överlag nöjd. Men flera var kritiska rörande lokalernas tekniska utrustning, dock var man mer nöjd i Boo och Dieselverkstaden. När det gäller städning var mellan ca 40 och 70 procent mycket nöjda och ytterligare ett antal ganska nöjda. Bemötandet upplevdes som särskilt positivt i Boo folkets hus. Sammantaget var mellan 50 och 75 procent av hyresgästerna mycket nöjda med att hyra lokaler på de fyra olika ställena. Som kan ses nedan finns en generell samstämmighet mellan resultatet av förra årets undersökning och den som Sweco har genomfört, även om frågorna var delvis annorlunda. 6.2 Swecos intervjustudie bland brukare/hyresgäster Genomförande Årets telefonintervjustudie med brukarna kan i någon mån ses som en fortsättning och fördjupning av förra årets enkät. Fokus ligger här dock mer på hur systemet för uthyrning av lokaler genom olika fristående aktörer uppfattats, om bokningssystemen fungerar, om god tillgänglighet finns samt om tillräcklig information om lokalutbudet sprids. Uppfattar lokalanvändarna att verksamheterna i lokalerna leder till möten mellan människor från olika föreningar och organisationer och mellan amatörer och professionella? Har man några synpunkter på om de administrativa rutinerna vid lokaluthyrningen fungerat och om det påverkat deras verksamhet att nya aktörer sedan ett par år övertagit uthyrningen av lokalerna för kultur- och fritidsverksamheter i Nacka?

11 Telefonintervjuerna med brukare har genomförts under veckorna 18 och 19 år Ur de förteckningar med mailadresser till lokalhyresgäster som vi erhållit har telefonnummer spårats. För Boo Folkets hus kunde 15 telefonnummer spåras av de 36 adresser som fanns. Motsvarande för Nacka kulturcentrum var 33/56, Älta Kulturknut 15/18 och Fisksätra folkets hus 16/17. Ambitionen var att genomföra ett tiotal intervjuer per utförare/aktör. Efter genomringning av samtliga tillgängliga telefonnummer (en eller flera gånger) uppnåddes följande antal svarande. Antal svarande hyreskunder per uthyrande förening Utförare Antal Andel % Nacka kulturcentrum/dieselv Älta Kulturknut Boo Folkets hus 9 24 Fisksätra folkets hus 9 24 Alla Det har alltså inte varit helt lätt att nå respondenterna per telefon, men när de väl nåtts har villigheten att medverka varit stor. Inte någon enda av de personer som kontaktats har nekat att redovisa sina synpunkter. Det insamlade materialet lämpar sig bäst för att studera svaren från samtliga svarande tillsammans. För att skillnader mellan de olika utförarna ska vara någorlunda tillförlitliga och värda att notera måste de vara klart större än i det nedbrutna materialet. Det är ändå rimligt att försiktigtvis dra vissa generella slutsatser av intervjumaterialet, särskilt där svaren är samstämmiga och i kombination med andra källor. Resultat I detta avsnitt lyfter vi fram och ger korta kommentarer till några av de resultat som återfinns i tabellerna och brukarkommentarerna. De lokaler som aktörerna hyr ut är lokalt centralt belägna och lätta att nå med allmänna kommunikationer. 36 av de 38 svarande instämmer i att de använda lokalerna finns på en plats i kommunen som deras målgrupp/ föreningsmedlemmar har lätt att ta sig till. 11

12 Lokalerna finns på en plats i kommunen dit det är lätt för vår målgrupp/våra föreningsmedlemmar att ta sig Stämmer helt 34 Stämmer i hög grad 2 Stämmer i liten grad 2 Stämmer inte alls 0 Vet ej 0 Ett annat tydligt resultat som framkommer är att lokalbokningen i mycket stor utsträckning sker utanför Nacka kommuns bokningssystem (nacka.se). I stort sett samtliga lokalhyresgäster uppger att de bokar lokaler genom direktkontakt eller via mail till uthyrarna. När de tillfrågas om kommunens bokningssystem är lätt att använda svarar därför 36 av 38 vet ej. Av de två som har synpunkter på bokningssystemet är en kritisk. Någon påpekar i en kommentar att bokning via systemet skulle kunna bidra till större klarhet vid fakturering än lösare överenskommelser per telefon. Bokningssystemet för lokaler är lätt att förstå och enkelt att använda Stämmer helt 0 Stämmer i hög grad 1 Stämmer i liten grad 1 Stämmer inte alls 0 Vet ej 36

13 Även om man inte använder kommunens bokningssystem tycker de flesta brukarna att det är lätt att hitta information om vilka lokaler som finns att hyra och är lediga. Drygt 2/3 av de svarande instämmer helt eller i hög grad i detta. Många kommenterar också att det fungerar bra och smidigt att ha mer personlig kontakt med uthyrarna. För oss som användare (föreningar, företag och organisationer) är det lätt att hitta information om vilka lokaler som går att hyra och om lokalerna är lediga Stämmer helt 11 Stämmer i hög grad 15 Stämmer i liten grad 3 Stämmer inte alls 3 Vet ej 6 På en allmän fråga om de villkor och regler som gäller för uthyrningen av lokaler är rimliga tycker 31 st (drygt 80 %) av de svarande att det stämmer. Av de som är mindre nöjda och även en del nöjda framhåller priset för lokalerna som främsta anledning till missnöje. 13

14 De villkor och regler som gäller för uthyrning av lokalerna är fullt rimliga Stämmer helt 28 Stämmer i hög grad 3 Stämmer i liten grad 4 Stämmer inte alls 0 Vet ej 3 Vi har också frågat om det råder rättvisa mellan olika aktiviteter och föreningar resp. mellan pojkar och flickor vid lokalbokningen. De flesta av de som hyr lokaler tycker inte de kan ta ställning till detta. En klar majoritet svarar följdriktigt vet ej inte sällan med kommentaren att de hoppas att så är fallet. Andra kommentarer är av typen: Jag har vassa armbågar och ställer krav det har nog bidragit till bra tider för vår verksamhet Äldre invandrarkvinnor är inte bra på att hålla sig framme i dessa sammanhang Vi har nog lättare få tider för vi är inarbetade och trogna kunder En fråga gällde i vilken utsträckning det uppkommer möten mellan människor från olika föreningar/organisationer respektive mellan professionella kulturutövare och nackabor i de aktuella kultur-och fritidslokalerna. Detta gav de svarande visst huvudbry. Några svarande utgår helt från den egna verksamheten i lokalerna, medan andra gör en mer allmän bedömning. Drygt 2/3 instämmer i att möten uppkommer mellan människor från olika föreningar och organisationer i lokalerna. Ungefär samma andel anser att möten sker mellan professionella kulturutövare och nackabor. Samtliga användare av lokaler i Dieselverkstaden tycker att lokalerna där bidrar till möten både mellan olika föreningar och mellan nackabor och professionella kulturutövare.

15 I XX lokaler uppkommer möten mellan människor från olika föreningar och organisationer Stämmer helt 16 Stämmer i hög grad 10 Stämmer i liten grad 6 Stämmer inte alls 0 Vet ej 6 Man kan också få ett indirekt svar genom att se på vilka lokalanvändarna är och vad de hyr lokal till. Det är flera typer av brukare som hyr lokaler och bedriver de mest skiftande slag av verksamheter. Förskolor hyr in sig och bjuder in teatersällskap som uppträder för barnen på hemmaplan. Politiker vill hålla sina möten i olika delar av kommunen. Det förekommer barnrytmik, dans och drama, boende som vill fira 50-årsdagar etc. Musikevenemang och teater i professionell tappning och uppvisningar av barn, ungdomar och elever varvas med konstutställningar av yrkesverksamma konstnärer och vårsalong för gymnasieelever. Dessutom ordnas personalträffar, events, föreläsningar, kurser, konsthantverk, hyresgästträffar, trygghetsmöten mm. Merparten ger godkänt för de administrativa och ekonomiska rutinerna runt uthyrningen. Men förbättringsmöjligheter anges när det gäller felaktig fakturering, missar av bokade tider, dåliga avbokningsvillkor/rutiner mm. 15

16 De administrativa och ekonomiska rutinerna runt uthyrningen av lokalerna har fungerat bra Stämmer helt 29 Stämmer i hög grad 1 Stämmer i liten grad 5 Stämmer inte alls 3 Vet ej 0 Som nämnts är lokalanvändarna i rätt hög grad nöjda med sina kontakter och upplysningar om vilka lokaler som går att hyra och när de är lediga. Drygt 1/3 av de svarande instämmer i det mer allmänna påståendet att det idag finns nackabor och tänkbara lokalanvändare som kommunen inte når med info och erbjudande om lokaler. Flera anser sig inte kunna ta ställning till frågan Man pekar ofta på brister i den information som ges och efterlyser t ex mer samlad och lättillgänglig information, mer offensiv marknadsföring och aktiv upplysning information till specifika målgrupper. Det räcker inte med passiv information på en hemsida. Det finns idag Nackabor/föreningar tänkbara lokalanvändare som kommunen borde nå ut till med erbjudanden om lokaler som man inte når Stämmer helt 2 Stämmer i hög grad 12 Stämmer i liten grad Stämmer inte alls 4 4 Vet ej 16

17 Tycker då de som hyr lokaler att det haft någon betydelse för deras verksamhet att det sedan ett par år är nya aktörer (med nya avtal) som har hand om och hyr ut lokalerna? Ca 2/3 anser inte att det inneburit någon märkbar skillnad. Men ca 1/3 uppger att det förändrat förutsättningarna för deras verksamhet till det bättre. De hänvisar då oftast till att nya lokaler tillkommit i samband med omorganisationerna (Kulturknuten och Fisksätra Folkets hus). En hyresgäst tycker att systemet med fristående aktörer som uthyrare har inneburit bl a ett otydligare ansvar för lokalunderhåll, utrustning, prissättning mm. I ett par avslutande frågor får lokalanvändarna framföra synpunkter på vad lokaluthyrarna respektive Nacka kommun kan göra för att ytterligare utveckla uthyrningen av kultur- och fritidslokaler. Synpunkterna handlar ofta om vikten av att anpassa lokalerna, begränsa kostnaderna, informera om och marknadsföra lokalerna etc. Uppmaningarna till kommunen gäller bl a att man ska fortsätta att bygga lokaler för kultur- och fritid nu när befolkningen växer och bristen på lokaler redan är stor. Idrottsfolket efterlyser fler idrottsanläggningar medan musikutövarna vill ha ett Musikens hus. 7 Swecos sammanfattande bedömning 7.1 Övergripande synpunkter Sweco konstaterar att infrastrukturavtalen nu har verkat i ca två år, att verksamheten med lokaluthyrande organisationer i stora drag fungerar så som det var tänkt bl a rent processmässigt samt att verksamheten täcker Nackas olika geografiska delar. Kommunens basfinansiering tycks utgöra en grund för att lokalhållarna ska kunna arbeta med de kärnverksamheter som ligger i både kommunens och berörda organisationers gemensamma intresse och utifrån detta sedan utöka den lokala kulturverksamheten och beläggningen i resp. kulturhus. Andra mer övergripande resultat av utvärderingen gäller tillgänglighet, öppenhet och konkurrensneutralitet. Det är tydligt att systemet med denna typ av avtal medverkar till dessa värden upprätthålls, eftersom alla typer av föreningar och privatpersoner har möjlighet att hyra in sig i lokalerna. Kommunens måluppfyllelse i denna del stöds av systemet. Som angetts nedan kan transparensen förbättras liksom kommunikationen ut mot brukarna. På längre sikt kan övervägas om det går att vidga kretsen av lokalförvaltare något eller åstadkomma en mer öppen upphandling av uppgiften att hyra ut kulturlokaler mm i olika kommundelar, möjligen kopplat till någon form av pengsystem. Det är många faktorer som måste beaktas inför en sådan eventuell förändring, bl a fastighetsfrågor samt avvägningen mellan föreningslivet eller kanske rena eventföretag som utförare. Mycket talar för att de nu berörda föreningarna mm är de som främst skulle komma ifråga för uppgiften även i ett sådant öppnare system. Men ett öppnare förfarande skulle medföra ett incitament att fundera igenom krav och ersättningsmodeller i ett nytt ljus. Verksamheten skulle kunna vässas ytterligare, samtidigt som större konkurrensneutralitet skapades. 17

18 7.2 Mer detaljerade iakttagelser och synpunkter Det kan också slås fast att avtalen och övriga relevanta styrdokument är tydliga men allmänt hållna i sina målformuleringar. Å andra sidan är själva verksamheten som de fyra avtalsparterna ska bedriva och inte minst resultat och restriktioner noga reglerad i avtalen, något som flertalet av dem upplever som svårt att leva upp till. Dessa krav tycks sedan inte följas upp i detalj av kommunen. I vart fall saknar parterna en mer löpande kommunikation och reaktion från uppdragsgivaren. Helt klart är att de fyra lokaluthyrarna anser sig lyckas prioritera särskilda grupper av hyresgäster som kommunen vill gynna, d.v.s. barn och unga samt funktionshindrade. Även i övrigt bidrar avtalen till att kommunens målsättningar ska kunna uppnås. Det handlar bl a om att tillhandahålla mötesplatser och arenor för hyresgäster inom kultur och fritidsliv. Det gäller också förutsättningarna för att tillhandahålla ändamålsenliga och funktionella lokaler, även om en knapp ekonomi leder till brister ifråga om teknisk utrustning mm. Dessutom påpekar några aktörer att dessa målsättningar till viss del kunde nås också inom ramen för det gamla systemet, utan dagens infrastrukturavtal. Det kan konstateras att brukarna/hyresgästerna är nöjda, i allt väsentligt, med de tjänster de har tagit del av genom de fyra lokalförvaltarna. Det framkommer såväl vid Swecos telefonintervjuer som i den tidigare enkäten under Även om brukarna är nöjda överlag upplever flertalet (föreningar mm) inte någon större skillnad gentemot tiden före infrastrukturavtalen. Men ca en tredjedel tycker att förutsättningarna för deras verksamhet har förbättrats, vilket talar för att reformen var riktig. Å andra sidan tycks det spela in att Älta och Fisksätra har fått nya lokaler. Ett annat ämne för ett ev. sådant möte skulle kunna vara att diskutera gemensamma satsningar på att marknadsföra de olika kommundelarnas kulturmöjligheter. Sådana möten kan ske med eller utan Kultur- och utbildningsenhetens deltagande. Klart är att bokningssystemet via nacka.se inte har fungerat som det vara tänkt, bl a av rent tekniska skäl. Å andra sidan tycks detta inte skapa några stora problem för varken uthyrare eller hyresgäster. Det är ofta praktiskt att på telefon diskutera både lokaltillgång och praktiska arrangemang i övrigt. Möjligen saknar kommunen en källa till uppföljning och kontroll. Det är önskvärt att kommunen, om möjligt, försöker utarbeta mer tydliga kriterier eller indikatorer för hur de samlade medlen för ändamålet ska fördelas på de olika avtalsparterna. Det är också viktigt att man balanserar mellan tillit och olika detaljkrav och dessutom aktivt följer upp att parterna verkligen lever upp till de ställda kraven. NKC har sina speciella svårigheter och möjligheter, såsom en av flera aktörer i ett stort kulturhus, och de övriga tre organisationer tycks uppfatta att denna kommunens egenregiverksamhet på något sätt är mer gynnad ekonomiskt. Det finns skäl att lämpligen i kommunens regi, och om detta inte redan görs samla alla fyra avtalsparterna till ett informationsmöte för att bringa större klarhet i dessa förhållanden.

19 7.3 Rekommendationer Sweco har tagit fram följande rekommendationer för framtiden: 1. Arbeta för att stärka transparens och generell regeltillämpning i avtalsarbetet gentemot de lokalhållande organisationerna. Det är önskvärt att kommunen försöker utarbeta mer tydliga kriterier eller indikatorer för hur de samlade medlen för ändamålet ska fördelas på de olika avtalsparterna. 2. Ompröva kontinuerligt de krav som ställs på lokalhållarna så att inga överflödiga sådana tillämpas. 3. Se över balansen mellan tillit och olika detaljkrav, och följ aktivt upp att parterna verkligen lever upp till de ställda kraven. Stärk kommunens återkoppling till de lokalhållande organisationerna i samband med uppföljning och redovisning. 4. Utvärderingen har inte kunnat påvisa någon större efterfrågan på (el behov av) bokning genom kommunens bokningssystem. Kanske bör kommunen ta ställning till om och varför lokalerna i framtiden bör bokas den vägen. Finns det andra skäl till att systemet bör användas etc. Kanske stärker den manuella bokningen delvis den lokalhållande organisationen som spindel i nätet i föreningslivet. 5. Utveckla också en förteckning där olika typer av hyresgäster preciseras något tydligare. 6. En framtidsfråga att diskutera tycks beröra vilken teknisk utrustning som hyresgästerna kan förvänta i lokalerna. 7. Informationsinsatser i termer av marknadsföring av lokalerna gentemot hyresgäster och föreningsliv kan stärkas ytterligare för framtiden. Möjligen görs detta mest effektivt som en större gemensam satsning. 8. Tre lokalhållande organisationer tycks uppfatta att kommunens egenregiverksamhet är mer gynnad ekonomiskt. Samla gärna de fyra avtalsparterna till ett möte för att reda ut förhållandena. 9. Undersök också möjligheten att i framtiden upphandla lokaluthyrare mer brett eller på annat sätt vidga kretsen till något fler lokalförvaltare. Vilken konsekvens skulle detta få för hyresgäster och för berörda lokalförvaltare? 19

20 8 Bilaga 1 Intervjufrågor till lokalhållande organisationer ALLMÄNNA FRÅGOR OM ER ORGANISATION OCH SYSTEMET Beskriv kort er egen grundläggande verksamhet? Länk? Var er organisation också tidigare lokalhållare i det gamla systemet? Är kommunens förväntningar och målsättningar med systemet tydliga? Är kommunens riktlinjer/regelverk för systemet tydliga och ändamålsenliga? Är det även i övrigt tydligt och transparent, liksom själva avtalet med er? Framgår till exempel klart vilket ansvar som olika parter har: kommunen, ni själva resp. hyresgästerna? Hur tycker ni allmänt att systemet och avtalet fungerar i praktiken? Om ni jämför förut och idag vad är för- resp. nackdelarna med den nya ordningen? Varför vill ni vara lokalhållande organisation? Påverkar systemet er egen kärnverksamhet positivt eller negativt? MER SPECIFIKA FRÅGOR Vilka typer av hyresgäster använder lokalerna? I stort: hur skiljer sig behoven mellan olika grupper? Finns det grupper av hyresgäster/föreningar som ni borde nå ut till med lokalerna men som ni inte når? Varför? I vilken utsträckning bidrar själva systemet till att tillhandahålla mötesplatser och arenor för hyresgästerna inom kultur och fritidsliv? I vilken utsträckning bidrar/påverkar själva systemet förutsättningarna för att tillhandahålla ändamålsenliga funktionella lokaler? Kunde samma värden/ effekter ha uppnåtts med en annan typ av system? Bland politiska visioner/mål finns Öppenhet och mångfald, Mångsidighet och kvalitet, Möjlighet att påverka. Hur arbetar ni för detta, som lokalhållande organisation? Påverkar systemet hyresgästernas verksamhet, positivt eller negativt? Når ni ut till båda könen + olika åldrar + inrikes/utrikesfödda? Hur kan ni prioritera de särskilda grupper som kommunen pekar ut: barn/unga + funktionshindrade? Når ni en uthyrningsgrad på 70 % för dessa grupper och påverkar det nya systemet tillgängligheten för dem? Hur marknadsför ni lokalerna och hur fungerar övrig kommunikation? Sker det i samarbete med föreningar och organisationer i närområdet Är kulturaktiviteterna i era lokaler välbesökta och efterfrågade? Har ni synpunkter på bokningssystemet (via nacka.se)? Lättillgängligt och transparent? Vilka typer av kostnader hos er är det som kommunen täcker med sitt verksamhetsbidrag? Hur fungerar kommunens uppföljning och löpande samråd med er? Hur fungerar de administrativa rutinerna, bl a ekonomiadministration och redovisning till kommunen? Hur kan systemet ytterligare förbättras med nuvarande grundförutsättningar? (I en framtid: vilket system kan fungera bättre? Bör t ex fler aktörer kunna bli lokalhållare?)