Seminarium - Funktioner i nuvarande Vodok Maj 2014

Transkript

1 Seminarium - Funktioner i nuvarande Vodok Maj 2014 stockholm.se

2 Maj 2014 Utgivare: Stadsledningskontoret, it-avdelningen Kontaktperson: Katja Jensfelt

3 3 (11) Sammanfattning Följande material är en sammanfattning av det heldagsseminarium som hålls angående Nuvarande funktioner i Vodok som en del i införandearbetet kring nytt it-stöd för hälso- och sjukvårdssystem, Vodok 2.0. För att effektivare kunna utnyttja systemstödet följer här en kort presentation av de olika delarna som gås igenom, med hänvisning till de Lathundar som finns tillgängliga för Vodok. Denna skrift kommer att handla om de funktioner som finns i verksamhetssystemet (Vodok), inte om dokumentationssystemet (sökorden, ICF eller dokumentationen). Den kommer att innehålla en sammanfattning av vad som tas upp under seminarium maj Denna skrift ersätter inte lathundarna som ligger för Vodok. Hänvisningar till hur man utför funktionerna kommer att ligga i anslutning till aktuellt avsnitt.

4 4 (11) Innehåll Sammanfattning 3 Behov av hjälp - support och felanmälan 5 Vodok stänger 5 Funktionsgenomgång 5 Språkinställning 5 Starta journal 5 Mallar, frastexter och hjälpfrastexter 6 Kortkommandon 6 Bläddra mellan journalerna 7 Bedömningar 7 SÖK 8 Bevakningar 9 Avvikelse 10 Personal 10 Delegering 11

5 5 (11) Behov av hjälp - support och felanmälan Support via dokumentationshandledare eller din processledare i stadsdelen. Applikationssupport via Servicedesk (Tieto) helgfria vardagar (lunch12-13). Telefon: Mail: arende@servicecentrum.stockholm.se Möjlighet att felanmäla dygnet runt! Vodok stänger Servicefönster första onsdagen varje månad kl om inget annat kommuniceras. Produktionssättning höst och vår. Närmaste november Funktionsgenomgång Språkinställning För alla nya användare behöver man gå in och ändra till HSL Språkfil (voohslse.dic), för att komma åt alla funktioner (bla Sök Journal). Klicka på ikonen Inställningar, välj HSL språkfil och klicka på Spara. Du måste logga ut för att inställningarna ska ändras. Starta journal Kontrollera om det redan finns en journal du kan använda. Om inte, starta ny journal.

6 6 (11) Kontrollera att du har lagt upp journalen på rätt organisatorisk enhet. Om personen är folkbokförd på en annan adress än där vården ges på, skriv in aktuell adress under Kontakt- och närståendeuppgifter. Sätt en bock i rutan för Ingen ändring vid avisering för att behålla inmatade uppgifter vid körning i paraplyet. Gå in och kontrollera samt vid behov komplettera kontaktuppgifter. (se vidare i Lathund för Vodok del 1) Mallar, frastexter och hjälpfrastexter Frastexter Frastexter är ett inmatningsstöd i form av färdiga fraser/ texter anpassat efter respektive sökord. Klicka fram en ny textdel under aktuellt sökord och välj lämplig frastext. Hjälpfrastext Hjälpfrastext är en information om vad det är tänkt att man ska dokumentera under respektive sökor och nås via symbolen hammaren (läs vidare i Lathund för Vodok del 1, Inloggning, läsa och skriva i journalen) Mallar Mallar är en bestämd samling av sökord, ex inskrivning dag 1. Välj aktuell mall och bara de sökorden visas i rubrikträdet. (för mer information se Lathund för Vodok del 1)

7 7 (11) Kortkommandon Ctrl+N Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+S Alt+K Ny (ny textdel) Kopiera Klistra in Spara Koppla Bläddra mellan journalerna Sök Journal (för närmare information om Sök, se Lathund för Vodok del 3 Mina sidor) Använd Sök Journal för att söka fram pågående journaler på aktuell enhet. Sortera sökresultatet efter behov och markera önskad post. Stäng inte Sökfönstret. Markerad post i sökresultatet återfinns under mitten knappen. Bläddra med hjälp av bandspelarknapparna. Mina personer Man kan lägga upp de personer man behöver i en egen administrerad lista under ikonen Mina senaste Via ikonen kan du se det 10 senast öppnad journalerna. Bedömningar Vid uppföljning av ett bedömningsinstrument, kan man med fördel använda funktionen Kopiera Bedömning. Markera aktuell bedömning i listan och klicka på knappen Ny kopia. Man kan felmarkera ett bedömningsinstrument om det blir fel.

8 8 (11) Ett bedömningsinstrument kommer in som giltig journalnotering först när den är signerad. (för mer information om Bedömningar se Lathund för Vodok del 2) SÖK Det finns många olika sätt att använda Sök. (Se lathund för Vodok del 3, Mina sidor) De vanligaste sökarnan är: Journal, VoO Delegering, VoO Sök dokumentation, VoO Avvikelse. Vanliga problem beträffande Sök Jag får inte fram ett resultat i Sök Journal du måste ha bockat i enligt bilden för att få fram ett resultat. Jag kan inte klicka på knappen Visa rubriker för att välj sökord du har inte valt journaltyp, välj aktuell journal (just nu HSL journal) i combiboxen, då tänds knappen Visa rubriker. Jag får inte ens fram och kan välja Journal du har fel språkfil, klicka på inställningar och välj HSL språkfil. (se avsnittet om inställningar) Jag kan inte sortera sökresultatet som jag vill kontrollera under fliken termurval att du har de termer med som du önskar. Klicka på aktuell term för att sortera resultatet.

9 9 (11) När söker man på journal? Få veta vilka som är aktiva på enheten NU eller under en viss period. När en enhet ska stängas och man behöver avsluta journalerna. För att se att journalerna ligger rätt (på rätt organisatorisk enhet) När man ska arbeta kopplat, för att kunna bläddra lätt mellan journalerna När man ska rapportera in statistik Granskningar och kvalitetsarbete Bevakningar (för mer information se Lathund för Vodok del 3, Mina sidor) Om man inte vill att bevakningsbilden ska vara det första som visas när man loggar in, kan man göra en ändring i inställningar för Bevakning. Gå in i bevakning och klicka på Inställningar. Ta bort bocken från Automatisk uppstart. Du kan lägga bevakningar på Bedömningar, avvikelser etc. När en delegering är på väg att upphör kommer det automatiskt en bevakning till vårdansvarig. (genvägen för närvarande trasig och orsakar undantagsfel, använd inte tills vidare).

10 10 (11) Avvikelse Man kan växla mellan avvikelsemodulen och patientjournalen via skrivmaskinen. (för mer information om Avvikelse, se Lathund för Vodok del 4) Personal Funktionen är enbart tillgäng för användare med rollen Vodok enhetschef och Vodok Handledare. Klicka på Personal. Skriv in personnumret. Om personen inte finns, klicka på Ny. Skriv in personnummer, namn (efternamn, förnamn) och fr.o.m datum (obs! T.om datum skrvier man enbart när personen inte har något uppdrag kvar i staden!) Fyll i kompetens och (fr.o.m datum för det) Växla till fliken organisation. Markera enhet i organisationsträdet. Klicka pil höger. Bocka för Koppla till organisatorisk enhet. Klicka pil vänster. Spara. (se mer information i Lathund för Vodok enhetschef) Vanliga problem Jag får inget resultat när jag söker personen i delegeringsmodulen vanligen är det organisationen som inte har sparats korrekt. Jag får inte upp personen när jag söker (ingen resurs hittas) och om jag försöker lägga in personen står det att personposten redan finns när jag ska spara det beror på att någon har satt ett tom datum för personen. Gå via Sök VoO Personal Skriv in personnumret. Markera personposten i resultatet. Växla tillbaka till Vodok / Personal.

11 11 (11) Klicka på mittenknappen av bandspelarknapparna fölr att ta fram aktuell post. Ta bort tom datum och kontrollera att organisation etc stämmer. Delegering Tips: Kopiera redan lagda delegeringar när de ska förnyas När det är dags att förnya en delegering kommer det upp i Bevakning Delegering upphör. Du kan använda den informationen för att kopiera redan lagda delegeringar som ska göras som. Klicka på Sök, välj VoO Delegering. Ange period och vårdansvarig eller organisation. Klicka på Sök och sortera resultatet efter dina behov. Markera aktuell post. Växla tillbaka till Vodok / delegering (obs! stäng inte sökfönstret). Klicka på Ändra datum, Gå igenom att allt i delegeringen stämmer, korrigera efter behov och klicka på Spara.