Glasnost och Uskorenje

Transkript

1 Glasnost och Uskorenje Om intern kommunikation i Unga Forskare David Ebbevi, Sanna Holm och Yi-Hua Zhang, 14 oktober 2010 Förbundsstyrelsens strategiska utredning om intern kommunikation.

2 Sammanfattning Utredningen svarar på tre frågeställningar. Hur Unga Forskare kan använda kommunikation för att (1) göra det roligt att vara aktiv, (2) för att förbundsstyrelsen ska få bäst genomslag för sina beslut, samt (3) hur den interna kommunikationen sen ska utvecklas. Frågorna har utretts med en enkät (Bilaga 1), intervjuer (Bilaga 2) med verksamhetsaktiva, diskussion med distrikt samt interventioner. Resultaten visar på att dålig kommunikation föreligger mellan distrikt och verksamhetsgrupper, distrikt och föreningar, förbundsstyrelsen och stora delar av Unga Forskare samt till viss del mellan olika distrikt. God kontakt finns mellan distrikt och personal och verksamhetsgrupper sinsemellan. De kommunikationsarenor som förbundet har idag är Wikin, Facebook, forum, konferenstjänster online, Ordförande-bloggen, nyhetsbrev och hemsidan. De olika arenorna bedöms alla ha sina för- och nackdelar, och utredningen menar därför att förbundet måste använda en kombination av flera verktyg för att kommunicera. Vidare genomfördes en interventionsstudie av påverkanstorg-live, som utredningen valde att rekommendera, samt av påverkansenkät, som utredningen valde att rekommendera. Utifrån utredningens resultat tillråder utredningen strategisk förbättring inom områdena ITverktyg, nätverk, ansvarsfördelning och påverkansstruktur. Utredning föreslår också att de mer operativa problemställningarna som uppkommit under utredningen delegeras generalsekreteraren. Mot bakgrund av utredningen förestås Förbundsstyrelsen besluta att IT-utredningen jobbar vidare det utkast till kravspecifikation för en intern hemsida som tagits fram (Bilaga 3). Vidare anser utredningen att förbundsstyrelsen bör besluta om en informationsansvarig i förbundsstyrelsen, ett projektledaruppdrag i intern kommunikation och ett måldokument för intern kommunikation. Dessutom anser utredningen att det också bör avsättas pengar för kommunikationsfrågor. 2

3 Innehållsförteckning Glasnost och Uskorenje... 1 Sammanfattning... 2 Bakgrund... 4 Arbetsform och rapportens disposition... 5 Metod... 6 Enkät... 6 Intervjuer... 6 Diskussionsforum... 6 Intervention... 7 Upplevelser av kommunikationsvägar... 8 Enkäten... 8 Kommunikation med utvecklingspotential... 8 Verksamhetsgruppernas upplevelse av kommunikation... 9 Distriktens upplevelse av kommunikation Föreningarnas upplevelse av kommunikation Förbundsstyrelsens upplevelse av kommunikation Utvärdering av kommunikationsarenor Välfungerande Utvecklingspotential Intervention Strategi Framtida intern kommunikation Organisationsfrågor Beslut och Att-satser

4 Bakgrund Sedan Förbundsstyrelsen valde att styra Förbundet Unga Forskare i en mer strategisk riktning har förbundsstyrelsen upplevt att de uppfattas som en allt mer sluten aktör i organisationen. Med anledning av detta beslutade förbundsstyrelsen under FS10-3 att genomföra en utredning om förbundets interna kommunikation. Syftet med utredningen var att efter avslutad utredning veta: hur vi ska kommunicera våra beslut till förbundet för att få störst genomslag, [samt] hur vi bäst tar emot förbundets åsikter. Med detta som underlag valdes frågeställningarna: 1. Hur kan Förbundsstyrelsen använda kommunikation för att göra det roligare och mer spännande att vara aktiv i Unga Forskare? 2. Hur kan Förbundsstyrelsen kommunicera sina beslut till Unga Forskare för att få störst genomslag? 3. Hur ska Förbundets interna kommunikation utvecklas? Rapporten kan i många fall upplevas som allt för detaljrik och operativ. Men utredningens mening är att en utredning av intern kommunikation delvis blir en granskning av generalsekreteraren och personalens arbete. Den typen av granskning kräver en hög detaljnivå. Vidare är detaljnivån nödvändig för att skapa förståelse för föreslagna beslut. 4

5 Arbetsform och rapportens disposition Utredningensgruppen bestod av David Ebbevi, som var sammankallande, Sanna Holm och Yi- Hua Zhang. Opponent var Sara Magnusson. Under arbetets gång har Yi-Hua haft det huvudsakliga ansvaret för kommunikationsvägar och distriktsdiskussioner, Sanna för enkäten och intervjuerna samt David för intervention och internwebb. I rapportens början beskrivs metoderna vi valt. Sedan analyseras förbundets olika kommunikationsvägar och olika kommunikationsarenor diskuteras med analysen och övriga resultat som underlag. Därefter redogör utredningen för de interventionsstudier som genomförts. Slutligen formuleras en strategi för förbundets framtida interna kommunikation, och därav uppkomna organisationsfrågor hanteras. 5

6 Metod Under utredningen värderades åsikter från förbundets aktiva mycket högt. Vi valde därför följande metoder. Enkät Enkäten gick ut till ca 120 person; verksamhetsaktiva, distrikt, personal, valberedning, förbundsstyrelse och alumner. 28 personer svarade på enkäten. Enkätsvaren finns i Bilaga 1 Sammanställning av enkätsvar - intern kommunikation. Intervjuer Det genomfördes tre intervjuer med aktiva från olika verksamhetsgrupper, både projektledare och icke-projektledare. Urvalet skedde från de som anmält sig frivilligt och anledningen till att det genomfördes så pass få intervjuer var den begränsade tiden. En sammanställning av intervjuerna finns i Bilaga 2. Diskussionsforum Separata diskussionspass hölls med Unga Forskare Uppsala-Gävleborg(UFCX), Unga Forskare Östra Götaland(UFÖS), Unga Forskare Stockholm(UFS) och Unga Forskare Väst(UFV). Även Unga Forskare Berslagen(UFB) och Unga Forskare Skåne(UFSk) erbjöds att deltaga men hörde inte av sig. Unga Forskare nedre Norrland(UFnN) och Unga Forskare övre Norrland(UFöN) kontaktades inte då det inte fanns representanter för dessa distrikt. Syftet med diskussionerna var att undersöka hur distrikten upplevde kommunikationen inom förbundet, vad de ville få ut av kommunikationen samt inhämta deras tankar kring de kommunikationskanaler som förbundet har. 6

7 Intervention Interventionsstudier genomfördes i de fall utredning upplevde att en metod behövde testas innan vi kunde lämna en rekommendation. Eftersom metoden innebär att vi genomför något för första gången är risken för misstag och onödiga felkällor stor. Metoden användes i två fall: Enkät som informationssamlare. Utredning av hur väl en enkät fungerar som informationsunderlag inför förbundsstyrelsens utredningar. Utredningen ville också nedteckna lärdomar. Enkäten utvärderades sedan genom diskussion i utredningsgruppen. Påverkanstorg online inför förbudsstyrelsens möten. Under FS10-4 genomfördes ett test av att samla in de aktivas åsikter om de frågor som förbundsstyrelsen skulle fatta beslut om under mötet. Åsikterna samlades in under tre dagar i ett online forum. En länk mailades ut till projektledare, distrikt, personal, alumner och valberedning. Metoden utvärderades kvalitativt av förbundsstyrelsen efter FS

8 Upplevelser av kommunikationsvägar Inledningsvis behandlas resultat från enkäten. Därefter redogörs det för en rad exempel av kommunikation med utvecklingspotential som framkommit under utredningen. Slutligen behandlas respektive kommunikationsrelation var för sig. Enkäten Enligt 16 av de 28 som besvarade enkäten är arbetet med intern kommunikation väldigt viktigt. De flesta upplever att de ibland har koll på vad som händer i andra delar i förbundet än sin egen. Nästan lika många tycker att de har ganska bra koll. Några få har denna vecka upplevt att deras verksamhet har påverkats negativt av dålig intern kommunikation det senaste året medan de flesta upplevt att det skett någon gång under verksamhetsåret. Nästan lika många har svarat att de har hänt någon gång sedan de blev aktiva. Många har sedan de blivit aktiva upplevt att de inte fått den information de hade velat ha från förbundet, medan bara två har svarat att de händer varje vecka. De allra flesta har aldrig upplevt att de inte fått fram den information de vill ge förbundsstyrelsen och några få har svarat att det hänt sedan de blev aktiva eller detta år. Ingen har svarat denna månad eller senaste veckan. Slutsats: Vi har ett behov av att arbeta med vår interna kommunikation! Kommunikation med utvecklingspotential Nedan listas konkreta exempel på kommunikation med möjlighet till förbättring. Samtliga har direkt eller indirekt med förbundsstyrelsens arbete att göra. Vid implementeringen av den grafiska profilen kändes det inte som att distrikten blev tillfrågade och när åsikter kom in från engagerade kände de inte att alla fick ta del av revideringarna. Distrikten upplevde att de inte visste hur förslaget såg ut och inte visste var förslaget var på väg. Det gjorde att det blev svårt för distrikten att veta när förslaget skulle bli klart och planera. Att få hjälp med IT-relaterade saker upplevs ta lång tid och man vet inte om man får hjälp eller inte. Enkäten Jämställdhet och mångfald, intern kommunikation och strategi uppfattades av vissa som att bara vara en enkät om Jämställdhet och mångfald. 8

9 Vid ändringar av policyn 2009 som berörde distriktens möjlighet att få ut medlemsuppgifter fick distrikten ej information om att det hade skett. När detta upptäcktes och Unga Forskare Stockholm begärde ut medlemsuppgifter visste de inte om de skulle få ut medlemsuppgifterna och oroade sig i onödan. Information om tyckande om åsiktsprofilen finns för tillfället bara på ordförande-bloggen och det upplevs som dåligt. De tillfrågade vill att det tydliggörs att informationen inte kommer läggas upp överallt eller att vi väntar med att lägga upp det tills informationen kan läggas ut överallt samtidigt. Om man väljer att revidera ett sätt att informera bör det förtydligas för de som redan känner till informationen att det rör sig om samma information. När åsikter tas in för utredning vill åsiktsgivarna gärna ha feedback och veta vad som händer med det man tyckt till om, i nuläget upplevs det att man får lämna sin åsikt och sen vet man inte vad som händer. I distrikten upplevs det som att det finns förväntningar från förbundets håll som inte har kommunicerats tydligt till distrikten och att det ger upphov till förvirring. Det upplevs i distrikten att man kommunicerar med olika personer som ger olika besked om samma fråga, vilket skapar enorm frustration och det efterlyses att det förtydligas vilka personer som ska kommunicera med varandra och vad man ska kommunicera om. Detta är viktigt eftersom det inte upplevs att saker blir gjorda om man inte har pratat med rätt person. Verksamhetsgruppernas upplevelse av kommunikation Med andra verksamhetsgrupper Kontakten mellan verksamhetsgrupper är idag god. I enkäten svarade fem av sex personer från verksamhetsgrupper att de idag hade kontakt med andra verksamhetsgrupper. Enligt intervjuerna är det bra kommunikation. Projektledarnätverket och interna veckobrev är mycket bra för att verksamhetsgrupperna ska hålla sig uppdaterade. Informationen förs vidare från projektledare till de andra i verksamhetsgruppen. Förslag på förbättringar från intervjuade Möjligtvis kunde projektledarnätverken vara lite oftare. Det finns en önskan om två tillfällen i början av året, en gång i mitten av året och sedan ett i slutet av verksamhetsåret. Idag är det problematiskt när man bara träffas en gång i början innan man riktigt kommit igång i sina uppdrag. 9

10 Med Distrikt Fem av sex svarande i enkäten har kontakt med något distrikt idag och lika många vill ha kontakt med dem i framtiden. Från intervjuerna med verksamhetsaktiva framkom det att kontakten inte är särskilt bra mellan distrikt och verksamhetsgrupper. De intervjuade menar att kunskapen endast beror på om man råkar känna någon i en distriktsstyrelse, eller på att man läser Unga Forskare Västs nyhetsbrev. Det finns idag ingen naturlig kommunikationsväg mellan distrikt och verksamhetsgrupper, förutom KickOff och mail. Det upplevs som för magert för att tillfredställa verksamheternas behov. Förslag på förbättringar från intervjuade Det finns en önskan om mer nätverk mellan distrikt och verksamhetsgrupper för att man ska lära känna varandra och varandras verksamheter. Det skapar ett sätt att naturligt kontakta varandra via mail. Man blir också medveten om varandras verksamheter och kan då hjälpa varandra och slippa dubbelt arbete. Med Förbundsstyrelsen I enkäten svarade tre personer att de idag hade kontakt med någon i förbundsstyrelsen och fyra ville ha det. I intervjuerna framkom det att man inte har särskilt god koll på vad som händer i förbundsstyrelsen. Protokollen upplevs som interna och svåra att förstå. Man har heller inte särskilt stor koll på utredningar och liknande, även om de rör verksamheterna. Verksamheterna vill veta vad förbundsstyrelsen gör under och mellan möten. De vill också vara med och påverka åsiktsprofilen. De intervjuade tycker att Riksstämman är enda tillfället man har ordentlig koll på vad förbundsstyrelsen faktiskt sysslar med. De menar att problemet är att man bara har en fungerande informationskanal (ordförandebloggen). Det råder delade meningar om huruvida kommunikationsvägen via Theresia fungerar bra. De intervjuade är dock överrens om att det även skulle vara bra om man dessutom kunde prata direkt med någon i förbundsstyrelsen. Förslag på förbättringar från intervjuade Skriv korta sammanfattningar av protokoll och håll ordförandebloggen uppdaterad. De föreslår också att det ska finnas en förbundsstyrelseblogg där alla ledamöter kan skriva. 10

11 Med Personal/generalsekreterare I enkäten framkommer att sex personer av de svarande har kontakt med personalen och att fem vill ha det. Sex personer har kontakt med generalsekreteraren och två vill ha det. Detta kan bero på att vissa av de svarande inte är projektledare och därför inte känner behovet av att ha kontakt med generalsekreterare. I intervjuerna framkommer att man har bra kontakt med personalen och att det är lätt att ta kontakt med dem. De nya medlemmarna i verksamhetsgrupperna upplever inte att de känner personalen. Annars anser de intervjuade att den kontakt som finns idag räcker. Den känns bra främst beroende på direktkontakten med generalsekreteraren, interna veckobrev till projektledare och att personkemin med personalen är bra. Med andra delar av förbundet Enligt enkäten har ingen i verksamhetsgrupperna någon naturlig kontakt med valberedningen eller föreningar. En person vill ha kontakt med föreningar. Gällande valberedningen så är detta i sin ordning, valberedningen bör inte ha koll på hela förbundet men det är ingen kontakt som verksamheterna behöver ha för att kunna göra sin verksamhet. Det visade sig dock att man har mycket dålig kontakt med föreningar och att man ser en poäng i att knyta dem närmare förbundet. Tankar om att de skulle kunna vara ambassadörer för hela Unga Forskare och göra reklam för alla verksamheter förekommer. Dock tycker de intervjuade inte att verksamheterna ska ha direktkontakt med föreningar. De tycker istället att distrikten bör ha den kontakten. En intervjuad tror att anledningen till att det inte fungerar idag är att vi inte har någon system för kommunikation med föreningar. Förslag på förbättringar från intervjuade Föreningarna knyts närmare förbundet så att det blir naturligt att be dem att till exempel marknadsföra de olika verksamheterna utåt. Man kan även uppmärksamma vad föreningar gör via ett nyhetsbrev eller liknande. 11

12 Distriktens upplevelse av kommunikation Med andra distrikt Distrikten upplever att kommunikationen mellan distrikten ger mycket när den sker men att det inte finns så många tillfällen. Distrikten ser gärna att det finns fler möjligheter för distrikten att träffa varandra, då man anser att det är viktigt med fysisk kontakt. Distriken vill främst använda denna kommunikation till att utbyta erfarenheter och utreda samarbetsmöjligheter. De främsta ställen denna kommunikation sker är på distriktsutbildningarna och KickOffen. Av dessa två är det främst utbildningarna som ger mest då det enbart är distrikt där. Även under riksstämman sker viss kommunikation, men denna behandlar främst de beslut som tas på riksstämman. Distrikten har också själva anordnat ett mötestillfälle som upplevdes som mycket givande. Distrikten betonar att de har olika förutsättningar. Unga Forskare Östra Götaland och Småland uppger att de inte har ekonomiska resurser för att själva bekosta alltför många resor, vilket bör tas i beaktning vid planeringen av eventuella aktiviteter i syfte att ge ökad kommunikationen mellan distrikten. Förbättringsförslag från distriktsdiskussioner Idéer på hur kommunikationen mellan distrikt kan ökas är att förbundet anordnar ett tillfälle i slutet på verksamhetsåret för distrikten där de kan träffas och utbyta erfarenheter från året som gått, att distrikten prenumererar på varandras nyhetsbrev, att distrikten använder sig av röstkommunikationstjänster som till exempel Skype och TeamSpeak för att kommunicera med varandra. 12

13 Med Förbundsstyrelsen Distrikten upplever inte som att man vet vad förbundsstyrelsen gör, vad som händer, var organisationen är på väg och vad den framtida strategin är. När förbundsstyrelsen ska ta beslut som påverkar distrikten vill distrikten gärna att förbundsstyrelsen försöker ta in distriktens åsikter i en större utsträckning än vad som tidigare har gjorts. Vad distrikten vill veta är om det finns beslut som berör distrikten, hur regleringen kring ekonomistödet till distrikten ser ut och om den kommer förändras för att distrikten ska kunna planera för framtiden. Protokollen från förbundsstyrelsemötena upplevs inte ge någon förståelse av vad förbundsstyrelsen gör. Distrikten vill veta vilka implikationer besluten har och vill ha mer kortfattad och lättförståelig information om mötena. Distrikten tycker överlag att dialogen med förbundsstyrelsens kontaktperson fungerar bra, dock var Unga Forskare Östra Götaland och Småland osäkra på vem som var denna kontaktperson. Förbättringsförslag från distriktsdiskussioner Från distrikten tror man att denna kommunikation kan förbättras av att förbundsstyrelsen har en mer lättförståelig text om vad man inom förbundsstyrelsen har diskuterat och kort om hur man resonerat när man tagit beslut. Distrikten vill också ha mer kontakt från förbundsstyrelsen om förbundsstyrelsen är på väg att ta beslut som påverkar distrikten. Distrikten vill också gärna veta om det finns några externa kontakter förbundsstyrelsen har som distrikten kan använda. Med Verksamhetsgrupper Distriktens upplever inte att de har kontakt med verksamhetsgrupperna. Distrikten känner inte att de vet vad alla verksamhetsgrupper gör. De vill främst veta om det går att ordna samarbetsmöjligheter när verksamhetsgrupperna anordnar verksamhet i distriktets område. Distrikten tror att samarbete skulle ge exponeringsmöjligheter för distriktet och de i utbyte kan erbjuda erfarenheter, exponering av verksamheten och lokalkännedom. Distrikten tror också att det görs extraarbete på grund av att den här kommunikationen inte finns, konkret till exempel vid upprättande av kontaktpersonslistor. Förbättringsförslag från distriktsdiskussioner Kommunikationen kan förbättras genom att låta distrikten deltaga i verksamhetsgruppernas planeringsarbete och gå på verksamhetsgruppernas arrangemang. Det skapar förståelse för 13

14 vad som görs. Distrikten tror också att man behöver fler tillfällen att träffa varandra för att man ska få igång kommunikationen. Med Föreningar Bland distrikten varierar graden av kontakt med föreningarna. Distrikten kan ha väldigt god kontakt med vissa föreningar och inte veta alltför mycket om andra föreningar. Distrikten vill främst veta om föreningarna behöver hjälp, och vilken typ av verksamhet de gör. Distrikten upplever att medlemsregistrets utformning gör det svårt att ta kontakt med föreningarna. Distrikten upplever att större delen av föreningarna endast ser förbundet som ett sätt att få bidrag för att utföra sin egen verksamhet och inte förstår vad det innebär att vara en del av förbundet. Distrikten upplever också att det är svårt att förklara vad förbundet egentligen gör, vilket försvårar väckande av engagemang i förbundet från föreningarna. Förbättringsförslag från distriktsdiskussioner Att tvinga föreningarna att fylla i kontaktuppgifter vid varje årsrapportering tror distrikten kan vara ett sätt att få aktuella kontaktuppgifter. Andra möjliga förändringar av medlemsregistret kan vara att man som distrikt enklare kan få ut kontaktuppgifter till alla föreningar i sitt område. Idag uppges det att distrikten manuellt måste gå in på varje förening för att själv sammanställa kontaktlistor. Distrikten ser gärna att det finns lättförståeligt material som förklarar förbundets verksamhet. Med Personal Distrikten upplever att kontakten med personalen är god och att man oftast får svar på de frågor man har. Distrikten använder främst denna kommunikation för att ställa frågor om organisationstekniska aspekter som berör pappersarbete. Distrikten upplever det som positivt att distriktsutvecklaren har tagit kontakt med distrikten, men finner det märkligt att de inte blir tillfrågade när distriktsrapporten inför förbundsstyrelsemötena görs. En annan sak som upplevs problematisk är att vissa frågor från distrikten bollas vidare till förbundsstyrelsen, som sedan bollar tillbaka till personalen. Detta skapar förvirring i vem man ska fråga och gör att man inte får svar på sina frågor. Distrikten anser det vara viktigt att man har träffat personalen fysiskt för att underlätta framtida kontakt. Förbättringsförslag från distriktsdiskussioner Distrikten vill att det förtydligas vem man ska ta kontakt med för vilka frågor, så att frågor inte blir bollade runt i förbundet. Distrikten vill gärna ha tips på utbildningar och liknande som är belägna utanför stockholmsområdet. Distrikten vill gärna bli tillfrågade vid framställandet av distriktsrapporten så att de kan använda det som en möjlighet för att ta upp saker med förbundsstyrelsen. 14

15 Föreningarnas upplevelse av kommunikation Med Förbundsstyrelsen I enlighet med förbundsstyrelsens tidigare strategier bör huvuddelen av kommunikationen med föreningarna skötas av distrikten. Det finns dock ett behov av att ena förbundet (och så också dess föreningar) mot samma mål, och då är det viktigt att förbundsstyrelsen kan kommunicera vart de vill driva organisationen. Med Föreningar Här saknas underlag för slutsatser. En förening av fyra svarande att den har kontakt med en annan förening. Föreningsrapporten som presenterades vid FS10-4 gav inte mer underlag i denna fråga. Förbundsstyrelsens upplevelse av kommunikation Nedanstående är baserat på utredningsgruppens upplevelse. Med hela förbundet I dagsläget är ordförandebloggen förbundsstyrelsens enda kommunikationskanal med hela förbundet. Utredningsgruppen upplever att den används sällan och är dålig på att uppfylla det kommunikationsbehov som förbundsstyrelsen har med resten av förbundet. Vidare finns viss kommunikation som går genom generalsekreteraren, men det är inte förbundsstyrelsen som är avsändare i den kommunikationen. Med personal/generalsekreterare Förbundsstyrelsens kommunikation med personalen sköts genom generalsekreteraren. Generalsekreteraren har en direkt kontaktperson i styrelsen. Generalsekreteraren har vid tillfällen uttryckt en vilja att till högre grad inkluderas vid förbundsstyrelsens möten. Utredningsgruppen rekommenderar att så sker. 15

16 Utvärdering av kommunikationsarenor De kommunikationskanaler som förbundet har passar olika bra beroende på vad man vill göra. För närvarande använder förbundet kommunikationskanalerna Wikin, Facebook, forum, konferenstjänster online, Ordförande-bloggen, nyhetsbrev och hemsidan. Dropbox används också av en del grupper inom förbundet, men förbundet tillhandahåller ingen central Dropbox för alla aktiva. Även under KickOffen och de olika nätverken för ordförande och projektledare sker utbyte av information. Välfungerande Facebook är ett bra sätt att informera folk om vad som sker då det når ut till många personer, men det är inte ett bra ställe att ha diskussioner på. Projektledarnätverk och ordförandenätverk är bra för att träffas och prata om gemensamma svårigheter, utmaningar och hjälpa varandra. Det är också ett väldigt bra sätt att lära känna varandra så att man lätt kan skicka iväg ett mail och ställa en fråga om behovet skulle komma upp under året. Ett förslag på att man skulle kunna ha ekonomiansvarig- och kassörsnätverk som skulle kunna fylla samma funktion. Utvecklingspotential Wikins innehåll upplevs som bra. Att ha en central källa för all relevant information upplevs som ett jättebra koncept. Det främsta problemet med wikin idag är att de flesta inte vet att det finns och av de som vet att den finns, vet man inte hur man får åtkomst till den. Det har även kommit upp åsikter som att systemet är allt för långsamt för att det ska gå att redigera. Vissa tillfrågade har inte ens brytt sig om att försöka titta på wikin eftersom att den är så illa omtalad i vissa delar av förbundet. Forum kan vara ett bra sätt att diskutera saker på. Dock krävs det intressanta ämnen att diskutera och folk som är där för att det inte ska dö. Man kan tänka sig att ha en gästdel där externa människor kan ställa frågor om förbundet. I dagsläget har förbundet ett högst dysfunktionellt forum som ingen använder. Konferenstjänster online tror distrikten är ett bra sätt att ha diskussioner på och de kan även tänka sig testa det för att förbättra kommunikationen mellan distrikt. En nackdel 16

17 med dessa är att det som sägs inte finns nedskrivet automatiskt och det medför att det är svårt att hålla koll på vad som har sagts. En annan nackdel är att alla som vill deltaga måste kunna närvara vid en samma tidpunkt. Ordförandebloggen upplevs som ett bra sätt att få reda på hur förbundsstyrelsen tänker, men inte ett bra sätt att diskutera förbundsstyrelsens beslut på då det är jobbigt att gå igenom alla kommenterar. Ett förslag från distrikten är att låta alla aktiva grupper få en egen blogg där de kan skriva saker och sedan en central sida där allting från alla syns. Nyhetsbrevet upplevs kunna bli bättre om man har uppdelningen med ett för föreningsmedlemmar och ett till de mer aktiva inom distrikt och verksamhetsgrupper, som även inkluderar det som står i föreningsnyhetsbrevet. Som det ser ut idag finns det utöver detta ett separat nyhetsbrev för distrikten. Distrikten upplever att informationen i nyhetsbrevet till distrikten inte är lika bra som det nyhetsbrev som går ut till verksamhetsgrupperna och styrelsen, att kvaliteten av nyhetsbreven varierar samt att relevant information för distrikten förekommer i verksamhetsgruppernas nyhetsbrev men inte i distriktens. Distrikten ser gärna att processen för att få med innehåll i nyhetsbrev förtydligas. Andra förbättringsförslag som inkommit är att göra nyhetsbrevet mer estetiskt tilltalande och göra det lättare att anmäla sig och avanmäla sig från de olika nyhetsbreven som finns. Saker som upplevs bra är att det finns en översikt med rubriker i början på varje nyhetsbrev så att man vet vad som står i detta nyhetsbrev. Dropbox är ett praktiskt sätt för verksamhetsgrupperna att dela information inom sin grupp, men istället för att ha en gemensam för alla aktiva i förbundet finns det enklare lösningar och mer ändamålsanpassade lösningar att tillgå, till exempel fyller ett filarkiv på en intern webbsida samma funktion och är en betydligt smidigare lösning än att alla aktiva ska behöva ha en mapp på sina datorer där precis all information finns oavsett om man behöver den eller inte. 17

18 Intervention Påverkanstorg-live Under testet av påverkanstorg live fick vi två frågor från aktiva. Många av de aktiva uttryckte sig också positivt om konceptet. Frågorna besvarades inom en dag av en ledamot. Utöver detta blev det inga diskussioner om utredningarna på påverkanstorget. Det beror troligen på den korta tid under vilka utredningarna var tillgängliga för diskussion. Under utvärdering i förbundsstyrelsen kändes det som att det var ett bra koncept, och vi vill utveckla det vidare. Detta kan förslagsvis göras av informationsansvarige i förbundsstyrelsen. Enkät Enkäten har fyllt två funktioner, först och främst har en fyllt funktionen att den tagit in tankar och åsikter från många av förbundets aktiva. I denna rapport har det även varit ett sätt att utvärdera en kommunikationskanal och det är ur detta perspektiv den nu kommer att analyseras. Utredningens intention var att enkäten skulle fylla tre syften: 1) Få information man kan få in nya tankar och perspektiv 2) Förankra engagera och delaktiggöra för att utredningens slutsatser ska ses positivt. 3) Ökad öppenhet ökar styrelsens goodwill. Utvärdering av enkäten Det kan vara en bra metod om man vill få in många tankar, denna gång fungerade det dock inte särskilt bra eftersom att svarsfrekvensen var mycket låg. Detta beror antagligen främst på att enkäten var utformad på ett otydligt sätt. Det kan också bero på att enkäten kom ut under sommaren då många har lov från ideellt arbete, samt hade en ganska kort svarsperiod. Utifrån ett förankringsperspektiv har vi ännu inte kunnat se några effekter eftersom ingen av rapporterna ännu gått till beslut eller verkställande, men det är gruppens tro att det kommer att bli lättare när hela organisationen har delaktiggjorts i utredningen. Utifrån perspektivet att förbundsstyrelsens arbete blir mer öppet har enkäten fungerat bra. Alla aktiva som har velat har fått en möjlighet att påverka och säga sitt. 18

19 Lärdomar och förslag till framtiden När man utformar en enkät är det viktigt att ha enkla och väl genomtänkta svarsalternativ. Det kan även vara smart och ge mest om man har ett antal genomtänkta svarsalternativ. Då kan man få siffror och det blir mycket lättare att sammanställa sedan. Det är också viktigt att det är tydligt vad för enkät det är och att det inte är krångligt eller svårt att svara på enkäten, då kommer svarsfrekvensen att minska drastiskt. Enkäten bör få ett välförankrat och, så småningom, välkänt namn. Utredningen föreslår årets påverkansenkät. Det är också bra om enkäten är välplanerad och ett återkommande moment. För framtida enkäter vore det alltså klokt om man i början av verksamhetsåret slog ihop alla områden man vill få in åsikter inom. Den skall ligga uppe under en längre tid så att t.ex. projektledare och distriktsordförande ska kunna påminna sina arbetsgrupper och styrelser. Efter avslutade utredningar bör man skicka ut ett infobrev till samtliga deltagare där man redogör för hur enkäten påverkat utredningarna. Detta material bör också medfölja nästa års påverkansenkät. På så sätt kan de som mottar enkäten se att åsikterna gjorde skillnad förra året. 19

20 Strategi Utredningens frågeställningar handlar om (1) hur vi kan göra det roligt att vara aktiv i unga forskare, (2) hur förbundsstyrelsen ska kommunicera för att få bäst genomslag, samt (3) hur den interna kommunikationen kan utvecklas. Då frågeställningarna går in i varandra behandlas de sammanflätat nedan. (1) och (2) behandlas under Framtida interna kommunikation och (3) behandlas huvudsakligen under Organisationsfrågor. Framtida intern kommunikation Fokus Utredningen har identifierat fyra moduler för strategisk förbättring. Dessa är IT-verktyg, nätverk, ansvarsfördelning och påverkansstruktur. Inom parentes återges vilken frågeställning modulen eller verktyget svarar på. IT-verktyg (1, 2) Utifrån de diskussioner, intervjuer, enkäter och distriktsdiskussioner som utredningen gjort, har det identifierats ett behov av att implementera nya IT-lösningar och förbättra befintliga. Intern hemsida (1,2) Utredningen är av åsikten att en intern hemsida för förbundets aktiva är något som kan förenkla åtkomsten av relevant information för alla aktiva. Det är också något som kan implementeras utan att det blir några extrakostnader för förbundet. I dagsläget har hemsidan med wikin denna funktion. Dock upplever större delen av de aktiva att denna inte fungerar bra och väljer att inte använda denna. Det är inte grundtanken att samla information centralt som är problemet, utan hur den har implementerats. En kravspecifikation för en intern hemsida mot bakgrund av förbundets behov har framställts av utredningen. Denna återfinns i bilaga 3. Röstkommunikation (1) I dagsläget finns det ingen möjlighet att hålla större röstkonferenser online. Röstkommunikation online har främst skötts via Skype, som inte är välanpassat för möten med fler än fem deltagare. Det finns många potentiella användningsområden för röstkonferenser online i förbundet, men då ingen sådan tjänst tillhandahålls är det svårt att veta hur välanvänt det kan komma bli. Att tillhandahålla en röstkonferenstjänst online för förbundet kan göras utan några extrakostnader och bör därför utföras. 20

21 21

22 Påverkanstorg-live (1, 2) Påverkanstorg online bör användas för att föra en kontinuerlig dialog med förbundets aktiva och medlemmar om vad som händer i förbundet. Det här ökar genomslagskraften för förbundsstyrelsen beslut, och ger medlemmarna en direkt kanal för input. Det kan generera nya synvinklar i utredningar och beslutsprocesser. På sikt bör konceptet implementeras i internwebben. Enhetlig grafisk profil (1) Allt material som förbundet använder i sin kommunikation bör ha en enhetlig design för att det ska vara tydligt för alla att det handlar om en och samma organisation. Då en ny grafisk profil tagits fram bör denna också användas i alla IT-verktyg förbundet använder. Synkroniserad information (1, 2) För att den information som förbundet vill kommunicera ut ska få maximalt genomslag i organisationen, behöver informationen vara identisk på alla kommunikationsarenor för att inte onödig förvirring ska uppstå. Informationen bör också komma ut på alla kommunikationsarenor samtidigt för att inte missförstånd kring informationen uppstår. Nätverk (1) Utredningen för intern kommunikation har också funnit behov av att ytterligare utveckla befintliga och vid behov nya möjligheter för förbundets aktiva att träffas i verkligheten och finna till synes oväntade synergier. Detta eftersom att det idag inte är naturligt för distrikt och verksamhetsgrupper att ta kontakt med varandra och hjälpas åt. Idag finns det ett behov för verksamhetsgrupper och distrikt att ta hjälp av varandra, de ser detta behov, men det sker fortfarande ingenting. Detta tror utredningsgruppen beror på att verksamhetsgrupper och distrikt tidigare inte över huvudtaget brytt sig om varandras verksamheter. För att starta igång ett samarbete tror utredningsgruppen att man behöver träffas och tvingas prata om sin verksamhet. Hitta rätt Ytterligare ett problem som identifierats är att det är svårt att veta vem man ska kontakta i en viss fråga och att man slussas runt mer än nödvändigt, särskilt mellan styrelse och generalsekreterare. Utmaningen slussas över till generalsekreteraren. 22

23 Ansvarsfördelning (2) Distrikten har uttryckt en önskan om att de vill veta vad förbundsstyrelsens gör och vad för beslut som tas. I dagsläget tycker distrikten att det är svårförståeligt vad förbundsstyrelsen gör och vad det innebär för organisationen. Då man inte förstår hur förbundsstyrelsen har tänkt riskerar man avsaknad av förståelse för mer kontroversiella beslut. Utredningen rekommenderar att förbundsstyrelsen tillsätta en Informationsansvarig i förbundsstyrelsen som ska skriva lättförståeligt om vad som diskuteras på varje möte Förbundsstyrelsen håller. Kortfattat, i den utsträckningen det går, motivera förbundsstyrelsens resonemang kring beslut som tas samt beskriva beslutens implikationer. Projektledare i intern kommunikation (1, 2, 3) Fördelar Person som är intresserad och brinner för just detta kan göra det Tar mindre tid för Generalsekreterare. Nackdelar Svårare att kräva ansvar för det som görs. Ansvarsfördelningen måste vara tydlig för att det ska fungera. (Minsta otydlighet leder till dubbelarbete, social loafing.) Gruppen kan få svårt att inhämta den information som krävs från andra grupper som kanske inte respekterar gruppen. Utredningen tror därför att det kan vara bra att Generalsekreteraren utlyser uppdraget och tillsammans med denna projektledare gör en ansvarsdelning mellan dem. 23

24 Påverkansstruktur (2, 3) En öppen beslutsprocess Utredningen har sett behov av att utveckla strukturer för aktiva att kunna påverka och ta del av förbundsstyrelsens beslut. För att ge medlemmar möjlighet att ge tankar och åsikter omkring verksamhet och ge dem möjlighet att ta del av och innan möten förstå vad som kommer att ta beslut om på möten föreslår utredningen följande: 1. Ha någon form av elektroniskt verksamhetsforum där alla som vill är inbjudna att diskutera Unga Forskares verksamhet. Detta kan vara inför Riksstämman, inför påbörjandet av skrivandet av måldokument eller inför skrivandet av verksamhetsplanen. Verksamhetsforum i fysisk form är bra, dock är det svårt att göra det riktigt bra under natten till Riksstämman, det kan vara bra med ett elektroniskt komplement när hjärnan är piggare. 2. Utredningsgruppen ger också ett förslag till styrelsen att varje år, inför utredningsarbetet att göra en påverkansenkät till alla aktiva. Denna bör vara återkommande och välplanerad, enligt lärdomarna som presenterades i rapporten ovan. 3. Tillsammans med handlingarna bör det finnas ett diskussionsunderlag som är anpassat för våra aktiva som vill vara med och hålla sig uppdaterade om vad som händer i förbundsstyrelsen. Detta kan innehålla samma material som påverkanstorg live. 4. Efter möten bör det läggas upp en sammanfattning av de beslut som tagits på mötet som är förklarade på ett sätt så att en utomstående lätt kan förstå vad för beslut som tagits, varför beslutet tagits och vem detta kan tänkas påverka. 5. Påverkanstorg-live. Se ovan. Detta eftersom att förbundsstyrelsen upplevs som allt mer stängd och då är det bra att konstruera ett system som åskådliggör nya möjligheter att påverka. Det gör det lättare att ta till sig beslut om man är välkommen in i processen. Utredningen tror att om aktiva får möjlighet att följa och förstå besluten får förbundsstyrelsen mer förtroende för sina beslut. De förändringar som införs kan då också ses från en positiv synvinkel. 24

25 Organisationsfrågor Ansvar För att förtydliga vikten av den interna kommunikationen i förbundet föreslår utredningen att det skapas ett måldokument för Intern kommunikation. Utredningen tror att detta kan leda till ökad tydlighet i vad man vill uppnå och förenkla uppföljningen av utvecklingen av den interna kommunikationen i förbundet. Utredningen anser att rena formfrågor bör delegeras IT-gruppen, och att innehållsfrågor bör lösas mellan projektledare och generalsekreterare enligt ovan. Ekonomi För att möjliggöra föreslagna förändringar föreslår vi att det under kommande år avsätts pengar för att: 1. utöka möjligheten för fysisk kontakt bland de aktiva. 2. stödja en projektgrupp inom intern kommunikation. Utvärdering/Uppföljning (3) Den sista frågeställningen (3) handlar om hur förbundets interna kommunikation ska utvecklas. De förändringar som utredningen föreslagit är till stor del skal, i vilka förbundets interna kommunikation kan växa. Utredningen ser det därför som viktigt att föreslagna förändringar utvecklas och förnyas i framtiden. Därför föreslås att det delegeras generalsekreteraren att utvärdera de förändringar som utredningen föreslagit samt att genomföra det fortsatta förändringsarbetet med förbundets interna kommunikation. Om generalsekreteraren vill, kan uppgiften delegeras vidare till projektledaren för intern kommunikation. 25

26 Beslut och Att-satser Utredningen föreslår Förbundsstyrelsen besluta: att 1 lägga utredningen till handlingarna. att 2 inkludera det fortsatta arbetet med internwebbens kravsspec i IT-utredningen. att 3 förbundsstyrelsen ska utse en informationsansvarig. att 4 delegera till generalsekreteraren att av de problem som behandlas i rapporten åtgärda de som ligger inom hennes inflytandesfär, samt verkställa föreslagna förändringar att 5 utlysa ett projektledaruppdrag i Intern kommunikation för att bistå Generalsekreteraren i hennes arbete enligt att-sats 4. att 6 rekommendera FS11 att under nästa år upprätta ett måldokument för intern kommunikation. att 7 avsätta pengar för att utöka möjligheten för fysisk kontakt bland de aktiva att 8 avsätta pengar för att stödja en projektgrupp inom intern kommunikation. 26

27 Bilaga 1 - Enkätundersökning Distriktsstyrelsers kommunikation med Har nu Vill/behöver Föreningars kommunikation med Har nu Vill/behöver Other icke-medlemmar (annan) Verksamhetsgrupp 1 8 svar (annan) Distriktsstyrelse 2 2 (annan) Distriktsstyrelse 5 6 Valberedning 1 Generalsekreterare 6 6 Personal 2 3 Förbundsstyrelse 6 6 Generalsekreterare 2 3 Personal 5 5 Förbundsstyrelse 2 4 (annan) Förening 4 4 (annan) Förening 1 1 (annan) Verksamhetsgrupp 2 3 Other Valberedning* svar *Valberedning kan innebära valberedning i distrikt! Förbundsstyrelsens kommunikation med Har nu Vill/behöver Personalens kommunikation med Har nu Vill/behöver (annan) Verksamhetsgrupp 2 4 (annan) Verksamhetsgrupp 1 1 (annan) Distriktsstyrelse 2 5 (annan) Distriktsstyrelse 1 1 Valberedning 4 2 Valberedning 1 1 Personal 5 4 Personal 1 1 Generalsekreterare 5 4 Generalsekreterare 1 1 Förbundsstyrelse 5 4 Förbundsstyrelse 1 1 (annan) Förening 1 1 (annan) Förening 1 Other Other Verksamhets deltagare 5 svar 1 svar Valberedningens kommunikation med Har nu Vill/behöver Verksamhetsgruppernas kommunikation med Har nu Vill/behöver (annan) (annan) Verksamhetsgrupp 1 Verksamhetsgrupp 5 4 (annan) Distriktsstyrelse 1 (annan) Distriktsstyrelse 5 5 Valberedning Valberedning Personal 1 1 Personal 6 5 Generalsekreterare 1 1 Generalsekreterare 6 2 Förbundsstyrelse 1 1 Förbundsstyrelse 3 4 (annan) Förening (annan) Förening 1 Other revisorer Other 1 svar 6 svar 27

28 Bilaga 2 - Sammanställning av intervjuer Vad vet ni om det förbundsstyrelsen gör? Inte helt koll på vad vi som förbundsstyrelse gör. Protokoll finns, men de är ganska interna och svåra att förstå om man inte varit med på mötet. Inte helt koll på alla utredningar och sånt, även om alla utredningar kanske inte berör verksamheterna särskilt mycket. Vad skulle ni vilja veta? Vad man har gjort mellan och under mötet. Hur långt man har kommit i det man ska ha gjort under året, och vad som är aktuellt just nu, även vem som gör vad skulle vara bra ifall man hade några frågor t.ex. Vet vad FS ska göra under det kommande året och vad de har gjort under ett år på Riksstämman. Det finns liksom inte så mycket information däremellan. Åsiktsprofilen vill man kunna påverka. Vad beror det på att ni inte redan vet det? Det finns bara en fungerande informationskanal för sådan information och det är ordförandebloggen, annars finns det inte så många fler sätt att hålla sig uppdaterad. Hur skulle ni vilja ha informationen (utskickad/ständigt tillgänglig när man har tid/regelbundna diskussionsforum)? Ordförandebloggen eller kanske en FS-blogg så att alla kan skriva i den, referat av protokollen på hemsidan med länk i nyhetsbrev kan vara bra sätt att få information på. Annars funkar kommunikationsvägen via Theresia. Dock kan det också vara bra med en direktkontakt mellan projektledare och Theresia, för då kan man få lite direkt feedback på vad FS tycker, annars så ska ju FS förmedla det till Theresia och hon till varje enskild projektledare och det är möjligt att "tappa " information på vägen Vad vet ni om vad verksamheterna gör? Bra med interna veckobrevet. bra med projektledarnätverk och bra med KickOffen. Kanske mer till nyhetsbreven - UFVs nyhetsbrev är väldigt bra. Möjligtvis kunde projektledarnätverken vara lite oftare, eller i alla fall 2 gånger i början av året och sedan en gång i mitten av året och sedan ett i slutet av verksamhetsåret. Som det är idag så har var blivit svårt när man bara får träffas en gång i början innan man riktigt kommit igång i sina uppdrag, varför det vore bra med två stycken i början på året. 28

29 Vad vet ni om vad andra distrikt gör? Man har inte särskilt bra koll på distrikt och någon vet inte riktigt hur man skulle kunna genomföra samarbeten. Det man vet, vet man antingen p.g.a. UFVs nyhetsbrev, att man sitter i den egna styrelsen eller att man känner någon och man uppdaterar sig på det viset. Vad skulle ni vilja veta? Man skulle t.ex. vilja veta arrangemang som distrikten arrangerar för att då skulle man kunna komma och marknadsföra sig. Egentligen finns inte så mycket som inte är ett mail borta, men det sker inte. Vad beror det på att ni inte redan vet det? För att distrikten inte riktigt vet vilka projektledarna är eller vad dem gör, och tvärtom antar jag. Man har ingen kontinuerlig kontakt och känner inte riktigt till varandra, då blir det ingen naturlig del av verksamheten. Interna veckobrev från Theresia är bra för att veta hur det går för distrikt. Hur skulle ni vilja ha informationen (utskickad/ständigt tillgänglig när man har tid/regelbundna diskussionsforum)? Via projektledare till resten av verksamhetsgrupperna. Nätverka på KickOffen mellan verksamhetsgrupper och distrikt är bra för att lära känna varandra. Någon i alla distriktsstyrelsen borde ha någon form av kontinuerlig kontakt med någon i alla verksamhetsgrupper och vice versa. Vad vet ni om vad föreningarna gör? Ingen som helst koll. Några föreningar som man kanske vet att de finns. Föreningar borde kunna göra reklam för typ utställningen, men så fungerar det inte idag. Men det vore kanske bättre att som verksamhetsaktiv kunna kontakt ett distrikt som sedan kontaktar en eller flera föreningar. Vad skulle ni vilja veta? En förening skulle kunna vara en ambassadör för vad Unga Forskare och verksamheterna är. Följande två saker bör en förening i Unga Forskare veta: hur startar jag en föreningar i Unga Forskare och hur använder jag Unga Forskare. Det skulle också vara bra om föreningarna kunde prata projektarbete kopplat till Unga Forskare. Vad beror det på att ni inte redan vet det? Ingen intern kultur att ha koll på föreningar och föreningarna är väldigt ensamma. 29

30 Hur skulle ni vilja ha informationen (utskickad/ständigt tillgänglig när man har tid/regelbundna diskussionsforum)? Distrikt skulle kunna uppmärksamma vad föreningar gör via ett typ nyhetsbrev eller hålla hemsidan uppdaterad. Först skulle man kunna knyta föreningarna närmare förbundet och sedan är det bara att maila dem eller ta kontakt genom ett distrikt. Vad vet ni om vad personalen gör? Har bra koll på personalen, dock kan det vara några nya verksamhetsgrupperna som inte känner personalen. Vad skulle ni vilja veta? Det räcker antagligen som det är idag. Vad beror det på? Veckobrevet och eftersom man som projektledare har direktkontakt med Theresia. Om man inte har bra koll på personalen så beror det nog på att man inte känner dem och inte känner sig bekväm med att kontakta dem. Hur skulle ni vilja ha informationen (utskickad/ständigt tillgänglig när man har tid/regelbundna diskussionsforum)? KickOffen kan man lära känna personalen vilket kan göra det lätt för de gruppmedlemmar som inte känner dem idag. Veckobrevet är bra och även direktkontakt med Theresia. Hur skulle ni vilja att förbundets interna kommunikation fungerade? *Mycket bättre hemsida där interna kan gå in och kolla vad som händer i förbundet - typ som Facebook. Den kan vara öppen för alla att se, men till förbundets aktiva. * Kommunicera mellan "gränser" på verksamheter/organisationer *Intern hemsidan - mycket berättelse, framtiden, verksamheter, synka utskick, hur många når man ut till, hur ser man ut. Samla hela organisationens mediakontakt. *Lätt, smidigt och naturlig kontakt mellan aktiva. Hur tycker ni att internwikin fungerar? Inte användbar, vissa intervjuade har aldrig ens tittat på den för att den är så illa omtalad. Helt oanvändbar för att den är så seg och det märks inte om någon ändrar så man kan inte gå in och kolla och då ändrar ingen heller. Ska den finnas? Det kan bli en Dropbox istället, en för alla aktiva som vill ha och en för ordförande och projektledare. Det skulle även kunna bli en del av intern kommunikationssidan. 30

31 Vilka kommunikationskanaler tycker ni att vi bör ha? Hemsidan och mer internt och så de två nyhetsbreven och nätverken; projektledarnätverk, kassörsnätverk för distrikt och verksamhetsgrupper, ordförandenätverk, mail, dokument ska vara tillgängliga och personliga kontakter. Övriga tankar Hemsidan är svårtillgänglig, t.ex. utställningen för en utomstående. Mycket info ligger begravd. Kalendern har försvunnit. Utställningen borde få en egen flik. FS behöver beordra lite saker för att det ska hända. HEMSIDAN ÄR i STORT behov av förändring. 31

32 Bilaga 3 - Internwebb - kravspec Mål Att upprätta en internwebb som: 1. Blir en självklar mötesplats för aktiva 2. Enar förbundets medlemmar 3. Gör det roligare att vara aktiv i förbundet 4. Har möjlighet för informationsspridning inom förbundet 5. Tillfredställer förbundsstyrelsens behov av intern kommunikation via webben Sammanfattade tankar från Utredningen i Intern Kommunikation Utseende / Stil Estetiskt tilltalande. Inspirerande Delar En låst del där sekretessbelagd information finns, såsom kontaktpersoner i företag osv. En huvuddel som är öppen. Den kan tjäna som en inspirationskälla för att gå med förbundet. Innehåll Möjlighet att... följa måluppfyllnad av verksamhetsplanen följa syftesuppfyllnad chatta med kansliet för att ställa frågor följa vad FS-ledamöter håller på med just denna vecka ta del av åsikter, tankar och visioner från förbundets olika delar. Kanske lite mer journalistiskt (i parallell till Clas Ohlsons personaltidning) o Ordförandeblogg eller motsvarande o Distriktsordförandereportage/text o Följa olika verksamheter och hur arbetet fortlöper o berätta om framgångssagor i förbundet, typ föreningar ta del av kunskap om hur man o söker sponsring o pratar med media o planerar sin verksamhet utifrån ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv Dela med filer med roligt innehåll, till exempel filmklipp på explosioner och sånt, folk som gör fel och bränner bort sina ögonbryn. se Unga Forskares verksamhets geografiska fördelning (typ en sverigekarta där varje bubbla är en förening, och storleken på bubblan är antalet medlemmar) Diskutera nya ideer med andra aktiva Forum för att o diskutera naturvetenskap och teknik o diskutera verksamhet & organisation en bloggportal där varje verksamhet/organ kan ha sin egen blogg. 32