Komplettering nr 2 1 (7)

Transkript

1 Komplettering nr 2 1 (7) Dnr UPPH Upphandlingsenheten Marcus Phersson Tfn Fax Anbudssökande Komplettering nr. 2, gällande upphandling UPPH , Skanning av handlingar Svar på hittills inkomna frågor i rubricerad upphandling. Nya frågor sedan förra utskicket är markerade med fråga 1 Har en fråga angående dokumenten som finns tillgängliga. I Innehållsförteckningen för kapitel 1 finns 4 bilagor. Finns det mallar för hur ni vill att dessa bilagor skall se ut. Hittar inget i upphandlingsdokumentationen. Det finns inga bilagor. Detta har kommit med av misstag. fråga 2 Vi önskar en mer detaljerad beskrivning av hur utvärderingen kommer att ske, exempelvis genom på följande frågor: 1. Hur kommer jämförelsen mellan olika anbud att gå till? Kommer den ske per priskategori eller kommer en summering ske före jämförelse? 2. Kommer angivna priser i så fall att summeras exakt som de anges i anbudet? 3. Kommer angivna priser multipliceras med uppskattade volymer? Vilka volymer kommer i så fall att användas för respektive priskategori? 4. Kommer angivna priser att viktas så att någon av priskategorierna får större genomslag på utvärderingspriset än övriga? Om så är fallet, på vilket sätt kommer denna viktning att ske? 1. en summering av hela anbudet sker före jämförelse 2. nej 3. Priser multipliceras med uppskattade volymer, återkommer ev. med volymer 4. nej ingen viktning Upphandlingsenheten Lednings kontoret Box Uppsala tfn org nr

2 fråga 3 Punkt Anbudspris Frågor: 1. Vilka typer av dokument avses i kategori 2 Pris per dokument och medium? 2. Pris för frakt av andra dokument än restjournaler ska anges per hyllmeter och tillfälle. - På vilket sätt kan dessa avrop antas ske? - Vilken typ av handlingar ingår i kategorin? - Avses arkiverat material som kommer att hanteras i periodiska leveranser? - Hur många hyllmeter kan varje tillfälle antas omfatta, i genomsnitt? - Hur många hyllmeter uppskattar ni att avtalet totalt kommer att omfatta i denna kategori? - Ska även dessa handlingar hämtas upp på olika platser? I så fall, hur många platser då? 1. Detta handlar främst om personalhandlingar 2. Ex vis foto eller, diabilder, inbundna dokument o dyl. Avrop sker genom dialog och leverans (tid, sätt, var) diskuteras i denna dialog så att vi hittar en lösning som är bra för båda parter. fråga 4 Kapitel 2 Punkt Restjournaler Punkten beskriver var restjournaler ska hämtas. Frågor: 1. Volymen i uppdraget anges till ca ark per vecka. Hur fördelar sig denna volym mellan de olika enheterna? Det räcker med en grov uppskattning. 2. Är det ett eller flera upphämtningsställen på Akademiska respektive i Enköping? 3. Hur många upphämtningsställen handlar det om för Primärvården och HoH? 1. Återkommer med 2. Ett upphämtningsställe på Akademiska och troligtvis Enköpings materialet med sjukresebussen till Akademiska återkommer med utförligare 3. Återkommer med fråga 5 Kapitel 2 Punkt Får vi be om en uttydning av förkortningen HVCS. High volume capture software, en Kodak product. Fråga 6 Finns det någon möjlighet att få någon form av uppskattning hur dokumenten ser ut, är det A4 dokumenten, är det färg, om det är annat än A4 går det att göra någon form av uppskattning om mängder? Kan se väldigt olika ut - t.ex. så har det funnits långa remsor (EKG eller CTG-

3 kurvor) som har behövts skannas in. Kan även vara A3 eller A5. Nej, går inte att uppskatta mängder men är inte särskilt stora volymer (dvs ej flera hyllkilometer) fråga 7 Hur är dokumenten packade vid avhämtning? Kan vara olika och kan även diskuteras fråga 8 Vilket format skall dokumenten skannas till pdf/a eller annat? Det står i kravspecen att det skall överenskommas senare men det skulle i detta läge vara önskvärt med en inriktning vad som är önskvärt. Återkommer med på denna fråga. fråga 9 fråga 10 Skall dokumenten skannas i s/v, gråskala eller färg? Beror på materialet - ibland har färg stor betydelse och ibland inte men möjligheten att skanna in i färg är ett skall krav. Punkt Kvalitet I punkten anges att felmarginalen ej får överskrida 1 promille av det inskannade materialet per kalendermånad. Detta krav ger upphov till några frågor: 1. Gäller kravet för alla typer av handlingar, inklusive de som omfattas av optionen? 2. Vilka data ska tolkas/registreras för varje restjournal? 3. Vilka data ska tolkas/registreras på övriga handlingar? 4. På vilket sätt ska felfrekvensen mätas? Är det bildkvalitet, korrekt levererad data eller något annat som ska mätas? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 11 Vi är tacksamma för ett på följande fråga rörande Underleverantörer: Där anges att krav enligt , , och gäller även underleverantör. Vi kommer inte att använda underleverantör i själva produktionsprocessen. Däremot kommer underleverantörer med stor sannolikhet att användas för transporter och för destruktion. Det är naturligtvis inget problem med att ange vilka dessa underleverantörer kommer att vara, inte heller att företagen kontrolleras enligt Vi undrar emellertid om kraven på sanningsförsäkran, bifogade årsredovisningar och referenser ( , och ) är relevanta för denna typ av underleverantörer. Som leverantör till LUL tar Softronic fullt an för att rutiner och produktion uppfyller ställda krav.

4 Önskar ni även få in nämnda bilagor för transportörer och exempelvis värmeverk (vid destruktion genom eldning)? Ja fråga 12 Hur många sidor i genomsnitt har ett dokument/blad? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 13 Förtydliganden önskas avseende fråga tre ovan 1. Är detta arkiverat material som ska digitaliseras? 2. Medger materialet planerade, periodiska leveranser? 3. Hur många hyllmeter uppskattar ni att avtalet totalt kommer att omfatta i denna kategori? 4. I underlaget beskrivs att det föregår en diskussion. Har ni någon uppfattning om när i tiden denna del av avtalet kan tänkas aktiveras? 1. Återkommer med på denna fråga under vecka Återkommer med på denna fråga under vecka Vi räknar inte i hyllmeter längre, vi räknar i ark. 4. Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 14 Enligt uppgifter till oss hämtas alla restjournaler för närvarande vid CESÅ. Finns det planer på eller önskemål om att ändra denna rutin? Nej, Ingång 226 på Akademiska sjukhuset är det som gäller. fråga 15 Upphandlingen har enligt rubriksidan Dnr UPPH Under punkt anges att anbudet ska märkas Anbud UPPH Vi utgår från att detta är en felskrivning, men ett förtydligande vore likafullt av värde. Det är en felskrivning, Anbud märks UPPH fråga 16 Refererande till Principskiss teknisk miljö

5 Ska det ske någon indexering/verifiering av tolkad information manuellt eller klarar systemet detta automatiskt? Systemet arbetar på båda sätten. Det kommer material som har streckkod och då läses allt material in automatiskt via Database Engine. Men dom journaler som inte har en streckkod behöver kunna läsas in via manuell hantering. Då öppnar man något som heter Data Entry och då knappar man in index manuellet istället fråga 17 Refererande till Krav på hårdvara. Datorer, operativsystem, skanners? Skanners måste fungera ihop med Kovis, Datorer och OS har vi inga åsikter om då de arbetar mot en terminalserver hos oss, de måste dock klara att köra en RDP klient. fråga 18 Refererande till Kan vi få tillgång till några exempeldokument? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 19 Är det enbart bildfångst av dokument/bladen, ej indexering/tolkning av fält? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 20 Är underlagen preparerade inför scanning, d.v.s. flera dokument/blad per eventuell akt? Beskriv i så fall denna process. Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 21 Skall bildfångst av underlagen ske i t/vit eller färg? Se på fråga 9 fråga 22 Vi har för avsikt att scanna underlagen i 300 DPI, är det acceptabelt för Landstinget? Återkommer med på denna fråga under vecka 37

6 fråga 23 Vilken storlek har underlagen A4/A5 eller annat? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 24 På vilka adresser skall avhämtning av underlagen ske? Tre separat adresser? Se fråga 4 Fråga 25 Vi har för avsikt att använda BancTec s programvara intelliscan, som ett alternativ till HVCS, kan det godkännas av Landstinget? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 25 Av beskriven teknisk miljö framgår att leverantören skall ha en granskningspc i sin miljö, vilken typ av granskning skall leverantören utföra? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 26 Det nämns i dokumentet om "optisk teckenläsning". Innebär det att samtliga restjournaler ska OCR-tolkas och struktureras till en befintlig informationsmodell? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 27 Fråga/förtydligande gällande fråga Restjournaler som skall hämtas tidigast kl varje vardag skall dessa vara inskannade samma dag kl de inkommit till leverantören. Eller finns utrymme för leverantörer med längre transporttid. Exempelvis kan Restjournalerna hämtas dag 1 tidigast kl och skannas in och levereras dag 2 före kl Återkommer med på denna frågan fråga Restjournaler Restjournalerna hämtas enligt nedanstående: - Restjournaler från Akademiska skall hämtas varje vardag tidigast kl 9.00.

7 - Restjournaler från Lasarettet i Enköping hämtas enligt bestämt schema varje vardag. Restjournaler från Primärvården och HoH (Habilitering och Hjälpmedel) skall hämtas minst en gång/veckan. Samtliga inkomna restjournaler skall vara inskannade klockan 15 samma vardag de inkommit till leverantören. Akut markerade dokument skall skannas först. Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 29 Kapitel 2; kravspecifikation punkt står det att restjournaler hämtas från Enköping lasarett enligt bestämt schema. Vad innebär det? Vilka tider på dygnet? Kan man få se ett exempel? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 30 Volymfråga; Hur många hyllmeter uppskattar ni att det är avseende dokumenten personalärenden? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 31 Principskiss teknisk miljö; Vad är Gransknings PCns funktion? Den är till för att kontrollera det material som är inläst i KoVIS/KIBI Base. På det sättet för man en sista kontroll att allt har gått in rätt. Har det inte gjort det så finns då möjligheten att rätta till felen. fråga 32 Kapitel 2; kravspecifikation punkt , vänligen förtydliga vad tabellen StaticFile är och hur den används Den används för att göra en databslookup vid manuell indexering. När den som indexerar materialet skriver in ett personnummer så får dom automatiskt in bl.a. namn och klinik. Detta sparar tid och ger en bättre säkerhet på att marerial som indexeras blir rätt. Med vänlig hälsning UPPHANDLINGSENHETEN Marcus Phersson Upphandlare