SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Underskrifter Sekreterare. Lena Töppner Nilsson

Transkript

1 Sida Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 09: Utses att justera Jan Berndtsson (S) Justeringens plats och datum 8 december 2016 kl Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Bo Bertelsen (M) ej 62 Berne Petersson (KD) 62 Jan Berndtsson (S) 1

2 Sida ande Bo Bertelsen (M) ej 62 Berne Petersson (KD) Mona-Lisa Dahlberg (S) Sverker Molander (MP) Jan Berndtsson (S) Maria Farsén (L) 62 Övriga närvarande John Ödman (M) Bengt Andersson (C) Hans Strandberg (S) Gert Kjellberg (TP) Lars Pettersson, vd Janina Liljekvist, vice vd & ekonom Anders Hansson, trafikansvarig färjetrafiken Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2

3 53 Fastställande av dagordning Tjörns Hamnar AB fastställer dagordningen med följande tillägg: - Allmänna handlingar 3

4 54 Allmänna handlingar Styrelsen noterar informationen. Mona-Lisa informerar kort om: - offentlighetsprincipen och allmänna handlingar - Allmänna handlingar TF 2:1, 2:3 - Handlingar - Allmänna TF 2:3, 2:6, 2:7 förvarad, inkommen, upprättad - Ej allmänna TF 2:3, ej förvarad, 2:4 personliga brev, 2:6 anbud, 2:7 ej upprättad, 2:9 ej exp. eller arkiverade utkast och minnesanteckningar, 2:11 handlingar till myndighets tidskrifter, för befordran m.m. Är den allmänna handlingen offentlig eller hemlig TF 2:2 och Offentlighets och sekretesslagen? Krav på registrering Vad betyder diarium det dagliga Vilka handlingar ska diarieföras? - Formella skrivelser - -handlingar som hör till ett ärende - -beslut - Avtal och överenskommelser - Sekretessbelagda handlingar - Handlingar med bevisvärde Vilka handlingar behöver inte diarieföras? Varför? - Rutinförfrågningar - Tryckt material som reklam tidskrifter mm - Inbjudningar och kallelser (ringa betydelse) - Utkast och arbetsmaterial (ej allmän handling) - Fakturor (registreras och är sökbara på annat sätt kund och leverantörs) När ska mail diarieföras - Om de kommer från annan än den egna myndigheten och är av vikt för bolaget/myndigheten - Om det av annan anledning är av vikt eller tillför ett pågående ärende något i sak Gäller såväl inkommande som utgående e-post 4

5 Sekretess En handling kan vara allmän handling belagd med sekretess. Huvudregel är dock att offentlighetsprincipen gäller och handlingar ska vara förvarade/sökbara för varje svensk medborgare (i princip). Om en handling inte är det ska det finnas stöd i lag. 5

6 55 Föregående mötesprotokoll 2016/45 Styrelsen noterar protokollet från styrelsemötet och lägger dessa till handlingarna. Protokollet från styrelsemötet gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemötet

7 56 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen och uppdrar vd att skicka ut en förteckning över vad Tjörns Hamnar AB äger. Vd och vice vd informerar om bolagets pågående verksamheter: - Rekrytering av befälhavare - Leverantörer betalar gods - Överföring färjor - Stort underhållsbehov på kajer och fartyg - Kylkedjan kostnader - Lastsäkring - Gästhamnsnätter Klädesholmen västra - Elmätare - Vägförening - Kontoret - Hyresnivå - Faktureringsprogram - Administrativa system tex Hypergene, Evolution, Agresso, Wisma - Härön - Tubberöd - Veidekke - Buskär 7

8 57 Köp av mark-och vattenområden Styrelsen noterar informationen och ger VD i uppdrag att fortsätta med punkt 3: - Inhämta expertyttrande beträffande förutsättningar för och konsekvenser av ett köp av hamnområde i Vallhamn. Tjörns Hamnar har erbjudits möjlighet att förvärva ytterligare mark och vatten i Vallhamn. Inköp av både mark och vatten i Vallhamn ger Tjörns Hamnar AB möjlighet till förädling av området och fortsatt bra affärsmöjligheter. Genomgång av ärendet genomfördes med styrelsen på bolagsdag den 23 september 2016 samt på styrelsemötet den 10 oktober Styrelsen beslutade att ge VD i uppdrag att 1. Upprätta ett förslag till köpeavtal med villkorat innehåll beträffande - att köpet senare underställs styrelsens och bolagsstämmans beslut angående köp av hamnområde i Vallhamn. - att Tjörns Hamnar AB får bygglov för befintliga hamnanläggningar i Vallhamn. 2. Söka bygglov för befintliga hamnanläggningar i Vallhamn. 3. Inhämta expertyttrande beträffande förutsättningar för och konsekvenser av ett köp av hamnområde i Vallhamn. För punkt nummer 3 behöver bolaget mer tid på sig för att få fram korrekta besked och beslutsunderlag. Bolaget tror sig kunna ha ett bra underlag till beslut framme till nästa styrelsemöte i mars

9 58 Ekonomisk rapport per Styrelsen noterar informationen. Ekonom Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget till och med sunderlag Resultatrapport Januari November

10 59 Budget /50 Styrelsen godkänner föreslagen budget 2017 för Tjörns Hamnar AB. Föreligger förslag till budget 2017 för Tjörns Hamnar AB för styrelsens godkännande. Budget 2017 liknar i stort sett budget för Stort underhållsbehov på fastigheter i Vallhamnsområdet samt brygganläggningar och färjor ihop med fördyrande transportkostnader leder till en budget med överskott på ca 5 Mkr. sunderlag Budgetunderlag

11 60 Kallelse till årstämma Ordföranden uppdras att utfärda kallelsen till bolagsstämma. Styrelsen skall kalla till ordinarie bolagsstämma för Tjörns Hamnar AB. Bolagsstämman föreslås hållas den 12 april 2017 i kommunhuset. 11

12 61 Affärsplan /51 Styrelsen godkänner föreslagen Affärsplan Enligt Tjörns Hamnar ABs arbetsordning 11 skall styrelsen på oktobermötet varje år informeras om långtidsplaneringen för bolaget. Affärsplanen är ett levande dokument som årligen ses över och beslutas på decembermötet. För året har följande rubriker (med underliggande text) tillkommit på sidan 3 i Affärsplanen. Nedan visas bara rubrikerna. Bakgrund och styrande dokument för bolaget samt Grundläggande principer för bolagets verksamhet Text under Långsiktiga mål på sidan 7 under Arbetsmiljö Medarbetarskap Ledarskap för jämställdhet har tillkommit. Verksamhetsplan 2017 har tillkommit. I övrigt lika föregående Affärsplan. Tidigare beslut THAB THAB sunderlag Affärsplan THAB version 20 12

13 62 Buskär 2016/47 Styrelsen beslutar ge vd i uppdrag att tillställa styrelsen en lista över den kommunikation som förevarit i ärendet inklusive en kort sammanfattning. En fastighetsägare i Skärhamn har genom sitt juridiska ombud inkommit med en skrivelse gällande arrendeavtal som ingåtts av Tjörns Hamnar AB till Kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att överlämna skrivelsen till Tjörns Hamnar AB:s styrelse för hantering, samt att kopia även ska överlämnas till Tjörns Kommunala Förvaltnings AB. Tidigare beslut KSAU sunderlag Skrivelse från ombud den 3 oktober 2016, Omfattande mailkorrespondens från den 27 januari 2016 den 10 oktober Jäv Bo Bertelsen (M) anmäler jäv och lämnar lokalen under ärendets behandling. Ajournering Ajournering begärs och mötet ajourneras kl

14 63 Kvalitetsdokument Styrelsen beslutar att se Affärsplanen som ett samlat dokument för bolagets kvalitetsdeklarationer. Till mars mötet kommer vd att ta fram en kvalitetsdeklaration för bolaget. Inom Tjörns Hamnar AB sker nästan all verksamhet i samarbete och med kravställning från andra parter. Gästhamnar och fritidshamnar är utarrenderade till båtföreningarna och dessa driver verksamheten ut mot kund. Inom färjetrafiken är vi styrda av regler från flera myndigheter, såsom t.ex. Transportstyrelsen som ställer mycket strikta och hårda krav på hur vi ska arbeta. Färjetrafiken utför vi på uppdrag av Västtrafik och vi arbetar efter deras krav och kvalitetsdeklarationer. Vallhamnsområdet hyr vi ut samtliga magasin och vi arbetar ständigt mot fler gjorda affärer. Vi har i vår affärsplan ett flertal strategier och långsiktiga mål som visar på den kvalitet vi vill hålla inom bolaget. Vi menar att denna affärsplan i sig utgör flera olika kvalitetsdeklarationer men på ett något annorlunda sätt än vad kommunen har. Mer anpassat till ett bolag. Se nedan utdrag ur vår affärsplan: Affärsidé och Strategi Bolaget avser att vara en aktiv part i Tjörns utveckling och expansion inom service och tjänster både inom näringslivet och för kommunens invånare. Detta gör vi genom att i Tjörns Hamnar AB fokusera på fyra affärsområden enligt nedan. Generellt inom varje område gäller också att se till nya affärsmöjligheter för vidare utveckling av affärsområdet samt möjlighet för ytterligare inköp av vatten- och markområden. 1. Wallhamns industriområde Bygga och utveckla våra fastigheter så att de är energieffektiva och attraktiva på marknaden. Hyra ut magasin och lokaler för en långsiktig förvaltning Sälja ut valda delar i Vallhamn för att finansiera ytterligare expansion av nya magasin, mark och lokaler. Bidra med vår kunskap och därigenom stötta företag inom området avseende näringslivsutveckling. 14

15 2. Värmeverk, energiförsäljning Utveckla och förvalta närvämeverket i Kållekärr och ansluta optimalt med kunder för värmeverkets prestanda. 3. Färjetrafik Fortsätta bedriva konkurrenskraftig färjetrafik för att säkra de arbetstillfällen som finns idag. Underlätta för de boende på öarna Dyrön, Åstol, Tjörnekalv samt Härön. Verka för att affärer och restauranger skall kunna fortsätta sin verksamhet med så ekonomiska och säkra transporter till och från öarna som är möjligt. 4. Gästhamnar, Fritidshamnar Producera nya och attraktiva båtplatser till en rimlig kostnad Ge båt och hamnföreningar förutsättningar och möjlighet att öka antalet gästnätter. I samverkan med våra båtföreningar verka för att vara ett föredöme avseende trivsel, standard och säkerhet. 15

16 64 Arbetsordning 2016/42 Styrelsen beslutar anta Arbetsordningen med följande ändringar: - i 12 Offentlighet och sekretess första stycke ta bort ordet att och ändra sekretesslagen till sekretess. Stycket efter ändring lyder som följer: Bolaget omfattas av bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Detta innebär att vad som förskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt jämställs med myndighet vid tillämpning av sekretess. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Hamnar AB. Styrelsen återremitterade föreslagen arbetsordning på styrelsemötet i anslutning till ordinarie bolagsstämma och på oktobermötet för Tjörns Hamnar AB. Tillsvidare gäller arbetsordningen beslutad om Tidigare beslut THAB THAB sunderlag Arbetsordning Tjörns Hamnar AB

17 65 Kommunal småbåtshamn Solviken 2016/52 Styrelsen beslutar att ge vd i uppdrag att utreda behovet av och förutsättningarna för att anlägga en kommunal småbåtshamn i området Solviken. Utredningen skall vara klar och presenteras för KSAU innan sommaren Redovisning skall innehålla ett eller flera förslag på driftform av småbåtshamnen. Beställning skall inhämtas från ansvarig förvaltning i kommunen då kostnader i samband med detta kommer att uppstå. KS beslutade att ge Tjörns Hamnar AB i uppdrag att utreda förutsättningarna för att anlägga en kommunal småbåtshamn i området Solviken enligt bilaga -Bilaga 1_ KS KS önskar i det beslutet en redovisning av utredning presenterad på det sista sammanträdet med kommunstyrelsens arbetsutskott innan sommaruppehållet Denna redovisning vill KS skall innehålla ett eller flera förslag på driftform av småbåtshamnen. sunderlag KS

18 66 Försäljning del av Rönnäng /48 Styrelsen beslutar sälja del av Rönnäng 1:580 till Rönnäng 1:582 enligt bifogad karta, benämnd bilaga 1. Rönnäng 1:582 önskar utöka sitt vattenområde då fastighetsägaren planerar att förlänga en befintlig brygga ihop med sin granne Rönnäng 1:583 och vill kunna lägga till sina båtar på eget vatten enligt bilaga 2. Tidigare är beslutat att Rönnäng 1:583 fått köpa till vatten för samma anledning. sunderlag Tjänsteutlåtande den

19 67 Revisions-PM Tjörns Hamnar AB /49 Styrelsen noterar informationen. Bolagets auktoriserade revisionsbyrå Ernst & Young AB, genom Bjarne Fredriksson, har upprättat revisions-pm efter deras löpande granskning av verksamhetsåret sunderlag Rapport över granskning av löpande redovisning och förvaltning avseende Tjörns Hamnar AB för räkenskapsåret

20 68 Sammanträdesordning bolagen /46 Styrelsen fastställer sammanträdesordningen 2017 för Tjörns Hamnar AB. Föreligger förslag till sammanträdesordning 2017 för styrelsen i Tjörns Hamnar AB enligt följande: Beredningar: 27 februari, 8 maj, 2 oktober, 20 november (måndagar kl ) Styrelsemöte: 27 mars*, 19 maj, 20 oktober, 15 december (fredagar kl 9.00, *måndag kl 9.00) sunderlag Förslag till sammanträdesordning