Projekthandledning. för Strategisk påverkan

Transkript

1 1(17) Projekthandledning Mars 2008 J. Wikman Projekthandledning för Strategisk påverkan Europeiska socialfonden i Sverige Svenska ESF-rådet Besöksadress: Liljeholmsvägen 30 B Postadress: Box 47141, Stockholm Telefon: Fax: Webbplats:

2 2(17) Innehåll Inledning och Bakgrund... 2 Steg 1: VAD ska man sprida?... 5 Steg 2: VEM ska ta emot resultat eller engageras?... 7 Steg 3: HUR ska man göra för att engagera? Steg 4: NÄR ska man påverka eller engagera? Sammanfattning Inledning och bakgrund

3 3(17) Arbetet med spridning och strategisk påverkan är grundläggande för verksamhet som finansieras med stöd av Europeiska Socialfonden. Syftet att satsa skattepengar för att bidra till utvecklingen på viktiga policyområden kräver att resultat och erfarenheter sprids och åstadkommer strategisk påverkan på vårt sätt att göra saker idag i syfte att skapa förutsättningar för ett bättre samhälle i morgon. Strategisk påverkan kan dels ses som en löpande och aktiv process under projekttiden, dels som ett sätt att systematiskt förmedla positiva erfarenheter, metoder och arbetssätt som också kan fortsätta efter projektslut eller göras av andra aktörer än de som direkt deltagit i projektet. Det är också viktigt att arbetet är kompletterande till sådant som redan görs och bygger på de erfarenheter som gjorts i projekten. Detta stödmaterial vänder sig till alla som organiserar eller medverkar i ett projekt som finansieras av Europeiska socialfonden (ESF). Vi presenterar inga revolutionerande nyheter. Vi ger däremot några enkla tips på hur man kan jobba med spridning och strategisk påverkan, och förhoppningsvis kan underlaget tjäna som utgångspunkt för reflektioner och diskussioner i ert eget projekt för hur ni ska ta er an detta ansvar och kanske också som en checklista för arbetet med strategisk påverkan. Vi vill dock understryka att materialet är mycket grundläggande. De som redan kan de här frågorna kan hoppa direkt till sammanfattningen på sista sidan. ESF PROJEKTETS ARBETE MED SPRIDNING OCH PÅVERKAN Som koordinator, projektledare eller informatör i ett ESF projekt ställs man inför uppgiften att försöka väcka intresse och få genomslag inom sin egen organisation, bransch eller vidare för de resultat och produkter som kommer ut av projektarbetet. Det kan handla om arbetsmodeller, metoder eller verktyg som man utvecklat och prövat, men även lärdomar som till exempel gäller särskilda framgångsfaktorer och hinder i det arbete som projektet driver. För de flesta är det naturligt att dela med sig av egna erfarenheter till yrkes- eller branschkollegor, grannkommuner och andra i det egna nätverket. Men att även nå ut till och påverka praktiker och beslutsfattare utanför det egna nätverket kräver oftast större insatser. Samarbete mellan flera projekt som arbetar inom liknande område eller med liknande målgrupper kan vara en möjlig väg att frigöra resurser för aktiviteter för att nå

4 4(17) strategisk påverkan med större slagkraft och räckvidd än vad ett enskilt projekt förmår åstadkomma på egen hand. Genom att jämföra och lägga samman lärdomar, resultat och produkter från flera projekt med liknande inriktning kan budskapen få ökad tyngd. Framgångsrika arbetssätt och metoder/modeller för nå de mål som formulerats för Socialfonden kan vinna i trovärdighet. Därför har socialfonden möjlighet att också särskilt finansiera temaarbete inom relevanta områden där kluster bildas i olika frågor vars uppdrag är just att sprida projektens resultat och att påverka politiker, tjänstemän och policymakare på alla nivåer. Ett antal tema grupper kommer att bildas i Sverige med preliminär start under slutet av 2008 och stödja arbetet i Socialfonden. Vissa av dessa kommer också att ha sina motsvarigheter i andra länder och ingå i ett EU samarbete på ett specifikt tema. Mervärdet av att samverka med relevanta aktörer i sitt projekt även i projektgenomförandet är tydligt befäst av tidigare erfarenheter i socialfonden och är också anledningen varför projekt som har förmågan att samarbeta över organisationsgränser är bättre rustade att hitta lösningar på en viss utmaning eller nå ett visst mål. Genom att delta i ett utvecklingsarbete, påverka och tillåta sig att påverkas av andra deltagande organisationer och intressen, åstadkommer man också den viktigaste strategiska påverkan som finns, nämligen att öppna sin egen organisation för nödvändiga förändringar och förbättringar. Redan vid ansökan till att ta del av ESF finansiering ska man beskriva sina ambitioner för att påverka strategiskt. Allteftersom arbetet framskrider bör man utveckla och konkretisera denna plan. Dels kan verksamheten ha tagit en riktning som innebär att de mest spridningsvärda erfarenheterna och resultaten/produkterna visar sig bli av ett annat slag än vad man ursprungligen räknat med, dels kan en löpande diskussion kring strategisk påverkan bidra till att hålla påverkansperspektivet levande. I de följande avsnitten ställs ett antal frågor som handlar om Vad, Vem, Hur och När. Tanken är att de ska kunna ge struktur åt diskussioner kring möjliga insatser för att sprida projekts erfarenheter, resultat och produkter på ett sätt som kan leda till att de får en vidare användning. NÅGRA ORD PÅ VÄGEN Förutsättningarna varierar mellan olika projekt och projektägare och ambitionsnivån måste givetvis anpassas till de projektdeltagande organisationernas storlek och resurser, till exempel om man har en större organisation i ryggen eller inte. Men om resurserna är begränsade, blir det desto viktigare att formulera tydliga och realistiska

5 5(17) mål för den strategiska påverkan. Det går inte att berätta allt för alla. Att våga välja budskap är en viktig nyckel till framgång i all kommunikation. NÅGRA VIKTIGA BEGREPP Begreppet produkt används här för att beskriva sådana erfarenheter, lärdomar och resultat som bedöms vara värda och möjliga att sprida och användas i sammanhang utanför ert eget projekt. Det behöver alltså inte handla om fysiska produkter, utan kan också vara metoder, utbildningar, arbetssätt etcetera. Spridnings- och påverkansinsatser görs för att nå viktiga aktörer med information om projektets resultat och produkter dess kvalitet, ändamålsenlighet och effektivitet så att de kan komma till användning även hos andra och efter det att projektet avslutats. Beroende på vilka typer av resultat och produkter som utvecklas kan strategisk påverkan i huvudsak vara horisontellt eller vertikalt inriktad. Horisontella insatser är i första hand aktuella för att övertyga enskilda slutanvändare, till exempel chefer, medarbetare, utbildare och PA-ansvariga inom jämförbara verksamheter, om att de bör använda sig av projektets erfarenheter och produkter. Vertikala insatser krävs när slutanvändarnas möjligheter att dra nytta av projektets resultat och produkter är beroende av förändringar i grundläggande handlingsprogram, praxis eller regelsystem på politisk, myndighets-, företagseller organisationsnivå. Målet med den strategiska påverkan är då att övertyga berörda beslutsfattare om att de bör besluta om eller på annat sätt verka för att resultaten ska kunna användas inom deras egen verksamhet på lokal, regional eller nationell nivå. Steg 1: VAD ska man sprida? Ett första steg i arbetet med strategisk påverkan är att göra en lista över de produkter eller förväntade resultat som är värda att sprida. Det kan finnas en poäng i att börja med denna lista även om det fortfarande bara handlar om vad man tror eller hoppas att projektet ska ge. Ett första steg kan vara att redan i ansökan ha en klart formulerad tanke om vad man vill förbättra och förändra och därmed också redan i förväg ha en tanke om

6 6(17) implementering av den strategiska påverkan man vill nå och vem som är tänkbar målgrupp. Strategisk påverkan bör inkluderas att vara en del av projektmålen. Tänk på att även lärdomar som gäller viktiga hinder och problem på vägen kan vara av stort värde för dem som står i begrepp att inleda ett förändringsarbete. De resultat och lärdomar som utgör projektets produkter kan till exempel bestå av: en mer eller mindre ny ansats eller modell för att lösa ett problem eller tillgodose ett behov. Exempelvis: en modell för rättvis och kompetensbaserad rekrytering som säkerställer ett inkluderande förhållningssätt och en strukturerad process. ett nytt verktyg för att genomföra (delar av) en sådan ansats och som andra kan använda i sitt dagliga arbete. Exempelvis: ett utbildningsmaterial och kursupplägg som går igenom de tre momenten: utvärdering av arbetsplats och arbetsuppgifter, val av rekryteringskanaler och utvärdering av arbetssökande. projektdokumentation som på ett pedagogiskt sätt redogör för goda lösningar eller andra särskilt lärorika exempel. Exempelvis: en journalistiskt skriven fallbeskrivning som bygger på ett eller flera framgångsrika projekt. Läsaren får där följa med på vägen från den första problemanalysen och projektidén, via förstudier, förankringsarbete och genomförande fram till de lösningar man funnit och det utfall de givit. I en sådan beskrivning bör man ägna särskild uppmärksamhet åt framgångsfaktorer samt lösningar på viktiga problem och hinder kanske var det avgörande att man fick ledningens stöd för en särskild satsning på jämställdhet eller att de direkt berörda ungdomarna engagerades i ett tidigt skede av projektets planering och upplägg. FRÅGOR ATT DISKUTERA Ert sätt att beskriva projektets mål och förväntade resultat/produkter som det formulerades i ansökan kommer att förändras över tid till följd av att omvärlden förändrats eller att projektets verksamhet av andra skäl utvecklats. Under projekttidens gång, till exempel i samband med lägesrapporter och slutrapporter, kan det därför vara bra stanna upp för att reflektera över de erfarenheter man fått och uppdatera svaren på följande frågor:

7 7(17) Vilka är projektets viktigaste resultat/produkter? Det är viktigt att diskutera och hämta in synpunkter från tänkbara användare och berörda beslutsfattare (se nästa steg) när ni gör en lista över de resultat, erfarenheter och produkter som projektet vill sprida och försöka övertyga andra om att använda sig av. Vilka av dessa resultat/produkter innehåller inslag av nytänkande eller nyskapande? Om listan blir lång bör ni göra en rangordning utifrån vilka resultat/produkter som har störst inslag av nytänkande och potential för strategisk påverkan. TIPS! Vid inventeringen av tänkbara produkter, glöm inte de arbetssätt och andra grepp som eventuellt visat sig särskilt framgångsrika. Försök dessutom vara så konkreta som möjligt när det gäller hur ni ska presentera, paketera, era erfarenheter och resultat så att de kan fungera som spridningsbara produkter. Bestäm också vem som ska göra vad och när det måste vara klart. Steg 2: VEM ska informeras eller engageras? Efter att man lagt fast VAD som ska spridas blir nästa steg att identifiera VEM, det vill säga vilka personer, grupper, organisationer och så vidare, som man ska försöka värva som resultat- och produktägare när projekttiden tar slut. Det är en stor fördel att kunna formulera vilka som är målgrupp för olika aktiviteter ni vill göra i ert projekt och kunna bryta ner dem på detaljnivå. Glöm inte att skriva in den informationen också i er ansökan. För de flesta projekt kan man räkna med tre viktiga kategorier av nyckelaktörer: Slutanvändare det vill säga alla som kan tänkas använda de produkter som projektet tar fram. Det kan vara fråga om PA-tjänstemän, fackföreningsfolk, utbildningsanordnare och pedagoger, organisationskonsulter, jämställdhetsrådgivare, arbetsgivare, personal inom Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Socialtjänsten etcetera. Beslutsfattare med möjligheter att besluta om eller skapa möjligheter för att de produkter som projektet utvecklat ska kunna användas även efter projektet avslutats och kanske dessutom i större skala. Det kan vara fråga om verksamhets- eller förvaltningschefer i en kommun, ansvariga/chefer hos utbildningsanordnare, enskilda lärare/utbildare och så vidare. Men det kan också röra sig om de politiskt ansvariga inom exempelvis utbildnings-,

8 8(17) arbetsmarknads- eller socialförsäkringsområdet. Särskilt i mindre organisationer kan en och samma person vara både användare och beslutsfattare. För verksamheter inom statliga myndigheter, större företag, kommuner etcetera vilka till stor del styrs av generella regler är användare och beslutsfattare oftast olika personer. Projektets supportrar det vill säga sådana aktörer som på ett eller annat sätt har intresse av att projektets produkter eller förslag accepteras av beslutsfattare. Fackföreningar och arbetsgivarorganisationer, professionella nätverk, jämställdhetsombud är några exempel på sådana intressenter vars uppfattningar kan tillmätas betydelse av berörda beslutsfattare. FRÅGOR ATT DISKUTERA Vilka är de relevanta aktörerna? Utgångspunkten är de mål och (förväntade) resultat/produkter som ni beskrivit i steg 1. Uppgiften blir att försöka avgöra vem som kan tänkas använda de enskilda produkterna, vem som i praktiken kan fatta de beslut som krävs för att de ska användas och vem som kan vara till hjälp med att övertyga både användare och beslutsfattare om deras värde och användbarhet. Här följer en lista med några tänkbara exempel. LOKAL & REGIONAL NIVÅ NATIONELL & EUROPEISK NIVÅ Kommuner/förvaltningar Den politiska nivån (berörda Myndigheter på lokal och regional nivå, t.ex. försäkringskassor, arbetsförmedlingar och länsstyrelser departement, utskott, politiska partier etc.) EU:s institutioner och organ (berörda Utbildningsanordnare som gymnasier, Komvux, SFI, högskolor, studieförbund m.fl. kommittéer, arbetsgrupper, generaldirektorat etc.) Nationella myndigheter/organ, t.ex. Näringslivsorganisationer AMS, VHS och Skolverket. Företag/arbetsgivare Fackliga och arbetsgivarorganisationer? Forskningsinstitutioner Frivilligorganisationer? MEDIA Branschanknutna, specialiserade etc. Massmedia (tidningar, tv, radio) Allmänheten Man måste bland annat ta ställning till om projektet ska sprida sina produkter på i första hand lokal nivå eller även på regional, nationell och europeisk nivå. Man

9 9(17) Projekthandledning måste också avgränsa inom vilka system, det vill säga verksamhetsområden och organisatoriska sammanhang, man räknar med att projektets resultat och produkter ska kunna komma till användning. TÄNK PÅ... att de insatser som krävs för att synliggöra projektet inom den egna organisationen kan betala sig genom att kanalerna för spridning blir fler. Vad krävs för att projektresultat ska användas i större skala? Att få genomslag för nya modeller och arbetssätt förutsätter alltid någon form av förändring. I många fall gäller det i första hand att påverka de berörda praktikernas och beslutsfattarnas uppfattningar och attityder genom att övertyga dem om att de modeller, metoder och arbetssätt som projektet har prövat/utvecklat också är värdefulla, effektiva och relevanta i förhållande till vad de vill uppnå. Om de inte ser att det nya utbildningspaketet, samverkansmodellen etcetera är bättre än det som redan finns på plats, så har de inga skäl att ta dem till sig. Bred användning av nya metoder och arbetssätt kan i vissa fall dessutom förutsätta eller åtminstone starkt underlättas av en förändring av existerande regler och verksamhetsformer. TÄNK PÅ att det sällan ligger inom ramen för ett enskilt projekts möjligheter att åstadkomma förändringar i offentliga regelsystem. Om möjligheterna till mer omfattande användning av resultaten är beroende av sådana förändringar, blir det desto viktigare att samarbeta med andra aktörer som arbetar med liknande frågor. Det gäller särskilt om det handlar om att övertyga regionala eller nationella myndigheter. Ta till vara de chanser och möjligheter som de nationella temagrupperna eller andra nätverk kan erbjuda. Varför vad vill vi uppnå med att vända oss till just dessa målgrupper? När man identifierat de aktörer man vill påverka är det bra att komplettera listan med en beskrivning av dessa aktörers roller och på vilket sätt man räknar med att de ska kunna bidra till att projektets resultat/produkter kommer till vidare användning. I det här skedet kan man mer i detalj börja diskutera utformningen av de aktiviteter som bör riktas mot de olika aktörerna. Här följer några exempel på hur sådana kopplingar kan se ut. AKTÖR ROLL PÅVERKAN AVSEDD EFFEKT Företagsledare, chefer och personalansvariga Beslutsfattare/supportrar Påverka arbetsplatsens rekryteringsförfarande och anställningspolicy

10 10(17) Projekthandledning Jämställdhetsansvariga, experter m.fl. inom myndigheter, organisationer och företag Supportrar Påverka beslutsfattare Riksdagsledamöter Beslutsfattare/supportrar Väcka opinion och förändra regler Utbildningsansvariga vid högskolor och andra utbildningsanordnare Beslutsfattare Beslut om att ta in en ny kurs på programmet TÄNK PÅ att projekt lätt leder över i andra projekt, trots att man strävar efter att göra mer bestående avtryck. Det har sagts förr men tål att upprepas: Slåss för extra anslag inom ramen för den ordinarie verksamheten. Steg 3: HUR ska man informera och engagera? I det tredje steget gäller frågan HUR de viktiga aktörerna ska få tillräcklig kunskap om projektets resultat och produkter för att kunna bedöma deras värde och användbarhet i den egna verksamheten. En rad olika metoder och kanaler står till buds. Valen är till stor del beroende av om man främst vill åstadkomma en spridning med stor räckvidd eller hellre vill satsa på att en liten krets av huvudaktörer ska bli mycket väl informerade och kanske även direkt engagerade i projektet och dess resultat. Här följer några exempel på metoder/former för spridning och påverkan. De beskrivs i stigande ordning i fråga om räckvidd och i fallande ordning i fråga om möjligheterna att involvera mottagaren. EN REFERENSGRUPP består vanligen av en liten grupp experter och företrädare för organisationer. En sådan grupp kan spela en viktig roll för spridningen och den vidare användningen av projektets resultat genom att dess ledamöter: kan informera projektgruppen om åsikter och uppfattningar inom deras organisationer, till exempel när det gäller i vilken mån projektets produkter är relevanta och kan bli accepterade; kan hjälpa till att skapa länkar till andra organisationer och vidga kretsen av aktörer som upplever ett delägarskap i utvecklingsarbetet; kan själva medverka i vissa insatser.

11 11(17) EN ANVÄNDARGRUPP består av personer som tillhör den större gruppen av tänkbara användare. De medverkar i egenskap av enskilda experter snarare än som myndighets- eller organisationsföreträdare. Genom en sådan grupp kan projektet: få direkt återkoppling på om de arbetssätt, modeller, verktyg med mera är ändamålsenliga och praktiska användbara; få tillgång till oberoende utlåtanden om vad som utvecklats inom projektet samt möjligheter att använda dessa för marknadsföring och vid olika typer av spridningsarrangemang; få möjlighet att engagera personer med egna direkta erfarenheter av projektet för att medverka som talare, seminarieledare etcetera i spridnings- och utbildningssammanhang. ETT LOKALT/REGIONALT NÄTVERK kan omfatta en grupp organisationer och andra projekt som är intresserade av de ansatser och produkter som projektet utvecklat. Där kan också ingå lokala/regionala myndigheter/organisationer som arbetar inom områden som utbildning, vägledning, jämställdhet och rehabilitering och som vid projektets slut kan medverka till implementering av projektets resultat/produkter. Både användare och beslutsfattare bör ingå i dessa nätverk. Samordning och samarbete i ett nätverk tjänar två huvudsyften. Det första är att samla tillgänglig expertis för att förbättra kvaliteten hos de modeller, verktyg etcetera som utvecklas av projektet eller av de övriga deltagarna/medlemmarna i nätverket. Det andra huvudsyftet är att skapa en fast lokal/regional bas för den långsiktiga spridningen, användningen och vidareutvecklingen av projektets resultat. En vanlig erfarenhet från utvecklingsprojekt är att de mer långsiktiga effekterna är beroende av att de nätverk och personliga kontakter som skapats under projektperioden levt vidare efter projektets slut. SEMINARIER OCH WORKSHOPS ger utrymme för dialog mellan projektet och inbjudna deltagare (beslutsfattare, tänkbara användare och/eller supporters) med fokus kring projektets arbete och vad det givit. Samtidigt får en större grupp fördjupad kunskap om ert arbete och ni kan själva få värdefulla synpunkter på era mer eller mindre färdiga produkter. DELTAGANDE I MÄSSOR/UTSTÄLLNINGAR OCH KONFERENSER kan vara ett effektivt sätt att nå en större publik. Men det gäller att kunna presentera slagkraftig information som kan konkurrera om besökarnas uppmärksamhet. En kvalificerad

12 12(17) projektpresentation kräver en hel del förberedelser men kan förutsatt att målgrupperna är de rätta ändå betala sig väl, särskilt om den ges ytterligare spridning genom konferensdokumentation. TIPS! Inför konferenser och andra spridningsevenemang, tänk på att de bästa ambassadörerna ofta finns bland deltagarna och projektmedarbetarna. Deras redogörelser för vad arbetat inneburit kan ofta väcka större intresse än mer formella framställningar av projektet och dess resultat. TRYCKT MATERIAL i olika former är det som lokala projekt kanske främst brukar satsa på för att sprida information om sin verksamhet och dess resultat. Här gäller det dock att noga tänka igenom vilka typer av material som bör tas fram med hänsyn till insatsernas syfte och målgrupper. TÄNK PÅ att tala till målgrupperna på deras eget språk genom att tydligt knyta an beskrivningen av projektets erfarenheter och resultat till deras praktiska behov och sätt att arbeta. Några exempel: Broschyrer används för att ge grundläggande information om projektet och bör utformas så att de väcker läsarens aptit på att få veta mer om resultat/produkter. Artiklar för fackpress, personaltidningar och liknande måste utformas med hänsyn till den tilltänkta läsekretsen. Erbjud färdiga korta artiklar om projektet helst med foton eller andra illustrationer till personaltidningar, branschtidskrifter med flera. Nyhetsbrev kan nå en större publik men man måste tänka igenom om man kan satsa de resurser som regelbunden produktion och distribution innebär. Ett pressmeddelande, till exempel i anslutning till en konferens eller annat arrangemang, ska ge alla viktiga detaljer om det budskap man vill förmedla till pressen. Redaktörer och journalister får varje dag ett stort antal meddelanden så det gäller att lägga ned omsorg på både text och layout (max en A4-sida). Följ upp med telefonsamtal för att kontrollera att meddelandet kommit fram och lästs av rätt person.

13 13(17) Projekthandledning Ofta blir projektets slutrapport ett av de viktigaste verktygen för att ge spridning åt viktiga erfarenheter och resultat. I vissa fall kan det vara motiverat att trycka upp och sprida utbildningsmaterial, handledningar etcetera som separata produkter av projektarbetet. Massmedia radio, tv och tidningar kan vara effektiva kanaler för att informera en bred publik om vad man åstadkommit och vad man har att erbjuda. En första svårighet kan vara att över huvud taget väcka journalisternas intresse. Välj med omsorg vid vilka tidpunkter ni ska göra satsningen på exponering i massmedia. Det kan annars finnas en risk för att journalisternas intresse förbrukas innan man har något att visa upp. Om man går ut tidigt till massmedia är det viktigt att samtidigt skapa nyfikenhet inför fortsättningen och bädda för senare uppföljningar. Internet kostnaderna för utveckling och förvaltning av en hemsida måste stå i rimlig proportion till målgruppernas storlek. På samma sätt måste man också ha en realistisk bild av hur de tilltänkta besökarna faktiskt använder nätet som informationskälla. Ibland kan en rimlig ambition vara att få plats på den egna organisationens hemsida för en kortfattad och intresseväckande projektbeskrivning. TÄNK PÅ att hänvisa till er egen hemsida i alla sammanhang där ni sprider information om projektet. Löpande informationsspridning. En viktig del i en strategi för strategisk påverkan bör vara att arbeta så öppet som möjligt. Se i alla sammanhang till att de som vill veta mer får en tydlig hänvisning om var de kan beställa rapporter eller annan dokumentation från projektarbetet. Inbjud till studiebesök eller till att ta personlig kontakt med personer som kan lämna mer utförlig information. Se till att det inom projektet finns en person med huvudansvar för de utåtriktade kontakterna och för genomförandet av de övriga delarna i er strategi för strategisk påverkan. FRÅGOR ATT DISKUTERA Horisontell eller vertikal spridning? Om möjligheterna till bred användning av projektets resultat är beroende av ett litet antal centrala beslutsfattare så gäller det i första hand att övertyga dessa. Om besluten i stället ligger i händerna på ett stort antal organisationer/företag eller enskilda personer, så bör man redan från början satsa på bred spridning och en utveckling av produkter som underlättar för andra att använda sig av dem. Påverka rätt grupp och ödsla inte tid och resurser på fel nivå.

14 14(17) Projekthandledning Vilket är det bästa sättet att nå ut till de aktörer som prioriterats? Detta är kanske den fråga som är mest avgörande för vilka spridnings- och påverkanseffekter som projektet kan komma att ge. Här några allmänna råd i förhållande till olika kategorier av nyckelaktörer: Beslutsfattare. Försök hitta sätt att föra beslutsfattare i direkt kontakt med projektets arbete. Den känsla av delägarskap som skapas av att löpande kunna ta del av hur ett projekt utvecklas har stor betydelse för beslutsfattares vilja att stödja den framtida spridningen och användningen av projektets resultat och produkter. Om man har valt att skapa en referensgrupp är det fiffigt att bjuda in representanter för organisationer där de viktiga besluten om projektets produkter tas och som även har den fortsatta användningen och vidareutvecklingen i sin hand. Försök även få med organisationer som skulle kunna sprida projektets produkter eller marknadsföra dem bland sina medlemmar, till exempel fackliga och branschorganisationer. På så vis kan ett projektresultat också låna trovärdighet av en organisation TIPS! Diskutera era första förslag till hur projektinformation ska presenteras med representanter för de grupper av aktörer som ni vill nå. Ta professionell hjälp för den slutliga utformningen. Slutanvändare. Under projektets utveckling kan tänkbara användare ge värdefull återkoppling som rör föreslagna produkters effektivitet och hur de skulle kunna användas. Under projektets slutskede kan användare som fått möjlighet att själva arbeta med och pröva de verktyg som tagits fram, fungera som ambassadörer för olika produkter. Supportrar. För projektets supportrar, det vill säga övriga som kan spela en roll för att den nya ansatsen eller verktyget ska bli accepterat, kan till exempel slagkraftigt skrivet material, intressanta ljud- och bildproduktioner, välorganiserade konferenser och mässor vara användbara och ge önskad effekt. Vilken sakkunskap och vilka resurser i övrigt finns tillgängliga inom projektet? Vilka hjälpmedel för strategisk påverkan kan tas fram inom projektet och för vad krävs det hjälp utifrån? Hur stor är budgeten för dessa aktiviteter? Vilka möjligheter finns att utnyttja existerande nätverk och andra kanaler, till exempel externa arrangemang?

15 15(17) Gå igenom på vilket sätt aktörer inom existerande nätverk och involverade organisationer skulle kunna medverka i arbetet med strategisk påverkan. Skulle de till exempel vara intresserade av att ta in projektartiklar i sina respektive interntidningar? Undersök också möjligheterna att delta i arrangemang, till exempel mässor och utställningar, som ordnats av andra organisationer. Steg 4: NÄR ska man informera eller engagera? När man planerar för strategisk påverkan är en viktig utgångspunkt vilka roller de olika nyckelaktörerna kan spela i projektets olika faser. Exempelvis kan man genom att redan under planeringsfasen engagera berörda beslutsfattare samt försäkra sig om att det finns en nära koppling mellan behoven inom deras organisationer och de aktuella målgrupperna samt med planerade resultat. Under genomförandefasen kan en referensgrupp medverka till att utvecklingen av projektet verkligen ligger i linje med den aktuella utvecklingen inom relevanta policyområden. En användargrupp kan bidra till att slutprodukten blir praktiskt användbar och kan ge avsedda resultat/effekter. Även projektets supporters bör hållas informerade om de framsteg som görs. Under den mest intensiva spridningsfasen kan en referensgrupp spela en avgörande roll, genom att informera och övertyga kollegor inom andra organisationer om projektresultatens relevans. På liknande sätt kan användare som deltagit i arbetet med att utveckla och praktiskt testa olika resultat informera och övertyga andra tänkbara användare och supportrar om deras värde. FRÅGOR ATT DISKUTERA När ska man informera och involvera de olika grupperna av aktörer? Huvudregeln är att såväl beslutsfattare som (några utvalda) slutanvändare bör engageras i ett så tidigt skede som möjligt. För projektets supportrar startar insatserna vanligen lite senare men bör inledas när de första resultaten finns tillgängliga och sedan ske med tätare mellanrum. TIPS! Om utvecklingsarbetet rör en helt ny ansats är det vikigt att grundligt testa sina idéer innan man diskuterar dem med beslutsfattare. När blir de viktiga produkterna klara att presentera?

16 16(17) Spridningsarrangemang bör vara kopplade till de tidpunkter när produkterna beräknas vara färdiga att visa upp. Var realistiska. Vilka större arrangemang (mässor, utställningar) skulle kunna användas för att marknadsföra projektet? Det kan vara värt att i viss mån försöka anpassa den egna planeringen så att det blir möjligt att hänga på sådana större externa arrangemang (konferenser, mässor etc.) där projektets inriktning är relevant. Kan enbart spridning åstadkomma strategisk påverkan? Triangeln illustrerar tre nivåer av arbete för att nå strategisk påverkan. Den ena sidan listar verktyg och kanaler, den andra mål och resultat. Ett fullödigt svar på frågan i rubriken fordrar betydligt mer utrymme än vad som här står till buds. Här kan vi bara konstatera att man både kan sprida utan att påverka och påverka utan att sprida. Ju högre upp i triangeln man vill komma, desto mer sofistikerade och samverkande verktyg eller medel krävs för att nå resultat. Och sist men inte minst får man inte glömma bort vikten av bra tajming. Rätt svar vid fel tillfälle klingar oftast ohörda.

17 17(17) Projekthandledning Sammanfattning En genomgång av de fyra olika stegen i föregående avsnitt har förhoppningsvis givit underlag för en mer strukturerad diskussion om aktiviteter för att nå strategisk påverkan under de olika delarna av projektets verksamhet. Använd gärna följande sammanfattning som en checklista för ert arbete med strategisk påverkan. VAD? VEM? HUR? NÄR? Produkter: Aktörer: Metoder: Fas: Ansatser, arbetssätt Beslutsfattare Referensgrupp Planering & modeller Användare Användargrupp Genomförande Verktyg Supportrar Seminarier, konfe- Spridning Dokumentation renser etc. Skrivet material, dvd etc. Massmedia, internet Publika evenemang FRÅGOR FRÅGOR FRÅGOR FRÅGOR Vari består våra Hur stort Horisontell eller ver- När är det resultat/produkter? Vad är det mest geografiskt område vill vi påverka? tikal påverkan? Bästa sättet att nå lämpligast att informera eller en- innovativa? Hur omfattande ska prioriterade gagera olika spridningen till användare vara? aktörer/målgruppen? Kompetens och aktörer? När är projektets Vad krävs för att övriga resurser i viktigaste produkter våra resultat/produkter projektet? Möjligheter att ut- klara? När anordnas ska få bred nyttja nätverk och sådana användning? andra kanaler, t.ex. arrangemang där vi Vem eller vilka ska externa skulle kunna puffa vi försöka värva till arrangemang? för projektet och resultat- och Hur ska vi finansiera våra resultat? produktägare efter verksamheten efter projektslut? projektslut?