Fö5 Processer och organisation

Transkript

1 Disposition Fö5 Processer och organisation Processer och IT SVP1 Ulf Melin Informatik, IEI, LiU Processer och organisation Ett organisationsteoretiskt sammanhang Ta vid från introduktion fördjupa samtidigt: organisationsteori på 90 minuter En traditionell organisation ställs ofta som motpol till starkt processorienterade sådana Retorik Praktik Vad en organisation är Olika drag hos organisationer och effektivitet hos organisationer Relatering till processer Det organisationsteoretiska sammanhanget För processer Viktigt för att förstå processer och IT i ett sammanhang Viktigt för att förstå koordination i ett sammanhang Mera om på Fö 5 Nu är vi redan där! Organisation och organisering Två viktiga begreppspar Organisering [ ] to organize is to assemble ongoing inter-dependent actions into sensible sequences that generate sensible outcomes. (Weick, 1979, s. 3) Organisation [ ] social structures created by individuals to support the collaborative pursuit of specific goals. (Scott, 1998, s. 10) Leder mera tanken till: Struktur institutionaliserade handlingar/mönster Juridiska enheter Vad är en organisation? Vad är en organisation? (forts.) En organisation är ett socialt system som är medvetet konstruerat för att uppnå bestämda mål (Etzioni, 1982) Socialt Består av människor Samagerar med varandra Intressen Förutsättningar Uppgifter Regler och riktlinjer Grupprocesser System Gruppen av människor som samagerar Avgränsad från omvärlden Utgör tillsammans en helhet Samarbetar för att nå mål Beroende av resurser från omvärlden för att upprätthålla verksamhet Omvärld = handlingsmiljö Medvetet konstruerad Det mest effektiva sättet att lösa uppgiften på Rutiner, formell struktur etc. (Fritt efter: Jacobsen & Thorsvik, 2008) 1

2 Fördelar med organisationer Olika drag hos organisationer Organisationer skapas eftersom de innebär fördelar vid utförande av uppgifter Organisationerna skall vara: Hållbara över tiden (utformade för att utföra en specificerad mängd aktiviteter) Tillförlitliga (bra på att utföra samma sak på samma sätt upprepade gånger) Möjliga att förklara (beteenden finns inom ett regelverk, vilket utgör både riktlinjer och rättfärdigande för beslut och aktiviteter). (Scott, 1998, s. 23 f.) Formella drag Formell organisationsstruktur Informella drag Organisationskultur i Organisationens maktförhållanden Olika drag hos organisationer Olika drag hos organisationer Formella drag Klart formulerade som ger klara riktlinjer för arbetet Ge utrymme för tolkningar vad som är ändamålet eller vad som skall uppnås Formell organisationsstruktur Två huvuddimensioner Arbetsfördelning och specialisering Styrning och samordning (jmf. koordination) Representeras ofta i: Scientific Management, Den administrativa skolan, Byråkratikskolan och Agentteorin Ett perspektiv på organisationer som rationella system eller det strukturella perspektivet Informella drag Organisationskultur Kan stärka och komplettera det formella eller står i konflikt med (försvåra) Gruppnormer Social sammanhållning Grupptryck Organisationens maktförhållanden Individers och gruppers mål Privata, organisatoriska, informella makt och konflikt Representeras ofta i: Human Relations-teori, organisationskulturteori och maktstudier Föreläsning 1: Processer och IT Föreläsning 1: Processer och IT 2

3 Organisationens omvärld Omvärlden påverkar organisationer Påverkar utformningen av, struktur, kultur och maktförhållanden Omvärldsdrag med påverkan på organisationsbeteende Extern otrygghet Komplexitet och förändring i omvärlden, t.ex. finanskriser Beroende av externa aktörer Kan begränsa organisationens handlingsfrihet Externt tryck Kan tvinga organisationen till att föredra vissa alternativ framför andra Värderingar i samhället, politiska beslut, teknisk innovation etc. Representeras ofta i: Situationsteorin, Resursteorin, TCT och institutionell teori Föreläsning 1: Processer och IT Mål och effektivitet i organisationer Fokus på organisationers formella drag Beskrivning av ett önskat tillstånd (jmf. er FA/SIMM) En beskrivning av den domän där organisationen vill uppträda Domän Geografiskt område Vilka kunder/klienter/brukare /b k man skall vända sig till Vilka leverantörer Vilka konkurrenter Vilka samarbetspartners Vilken teknik Kanske mera mål i betydelsen Intentioner om en framtida domän Se bl.a. Jacobsen och Thorsvik (1997, s. 42 ff.) och Thompson (1967) Föreläsning 1: Processer och IT Mål och effektivitet i organisationer Mål och effektivitet i organisationer Strategi Vad man önskar uppnå En uppsättning mål om ett önskat framtida tillstånd Vilka åtgärder man skall vidta för att uppnå det I strategiska analyser ingår analys av Omvärlden möjligheter och hot Interna resurser och värderingar som uttalar riktning Strategiska val Geografisk lokalisering, produktdifferentiering, prispolitik, reklam och PR etc. Effektivitet Vad som karaktäriserar en effektiv organisation Att hushålla väl med knappa resurser Kan variera från vinstmaximering till +/- noll Knutet till idén om mål För att vara effektiv måste man vara produktiv Effektivitet är ett komplext begrepp är en subjektiv storhet Övermätning förenkling, känslan av objektivitet Resultat svåra att spåra Vad de beror på; organisationens prestationer i sig, förhållanden utanför Tidhorisont 3

4 Organisationsstruktur Organisationsstruktur Formell struktur ofta associerat till Organisationsplaner, befattningsbeskrivningar, position, regler etc. Hur man Fördelar arbetsuppgifter Styr och samordnar arbetet för att förverkliga organisationens mål Social struktur Mönster av social samverkan och en accepterad uppsättning normer och informella regler för beteende i organisationen En social struktur uppstår överallt en beteende och normstruktur En formell organisationsstruktur konstrueras medvetet för att främja ett visst beteende (jmf. IT) Jämför med vår tidigare diskussion om koordination! En funktionsbaserad indelning av organisationer Likartade arbetsuppgifter sammanförs i samma organisatoriska enhet T.ex. produktionsföretag Inköp, produktion, service och försäljning Fördelar Skapar förutsättningar för maximal specialisering Undviker dubbelarbete Stordriftsfördelar Nackdelar Specialistkultur suboptimering Samordningsproblem mellan avdelningar Se bl.a. Jacobsen och Thorsvik (1997, s. 78 f.) och Thompson (1967) Organisationsstruktur Processer och funktioner En marknadsbaserad indelning av organisationer Uppgifter som hör samman med en produkt eller ett verksamhetsområde sammanförs i samma organisatoriska enhet Fördelar Större flexibilitet gentemot marknaden Mer enhetligt produkt- och kundtänkande Nackdelar Inte nyttjar möjliga stordriftsfördelar Risk för dubbelarbete Kompetensutveckling kring liknande funktioner svårare Se bl.a. Jacobsen och Thorsvik (1997, s. 79 ff.) Olika organisatoriska dimensioner Det horisontell och det vertikala Ansvar kan överlappa funktioner och processer Vem eller vilka har resurser och reell makt? Vilken dimension stödjer infrastrukturen? IT-systemen? Budgetsystemen, resurstilldelning etc. Vilken dimension stödjer företagskulturen? Matrisorganisationer Möjliga konflikter, tvetydlighet, kostnader m.m. Se bl.a. Rentzhog (1998, s. 72, 81 ff.) och Scott (1998, s. 239 f.) Processer och funktioner Organisationers beståndsdelar Matrisorganisationer Flera styrlogiker Flera informationskanaler Flera auktoritetsrelationer Funktionerna är ofta hemvisten Projekt och processer kan representeras i den horisontella dimensionen Konkurrerande strukturella dimensioner? Latent konflikt? Matrisorganisationen kan vara permanent eller temporär Se bl.a. Rentzhog (1998, s. 72, 81 ff.) och Scott (1998, s. 239 f.) Organisationer är komplexa Leavitts diamant (Leavitt, 1965, s. 1145) Fyra ömsesidigt samverkande beståndsdelar, vilka utgör organisationens: sociala struktur (mönster av relationer mellan deltagare i en organisation, normer, roller) teknik (ofta inbäddad i maskiner) mål (föreställningar om framtida tillstånd) människor (deltagare vilka bidrar till organisationen) 4

5 Informella normer och sociala relationer Något mera om organisationers informella drag Kan spegla arbetsfördelning och gruppering av befattningar i en organisation Kan stimulera rivalitet och konflikt mellan grupper Beteenden kan bero på personliga och sociala förhållanden i organisationer snarare än egenskaper hos organisationsstrukturerna Normer, oskrivna regler och förväntningar som påverkar människors handlande, hur de tänker och känner Utgör organisationskultur Föreläsning 1: Processer och IT Organisationskultur Maktförhållanden i organisationer En klassisk definition (Shein, 1985, s. 9) [Organisationskultur är] ett mönster av grundläggande antaganden uppfunnet, upptäckt, eller utvecklat av en viss grupp efter hand som den lär sig bemästra sina problem med extern anpassning och integration som har fungerat tillräckligt bra för att bli betraktat som giltigt, g och som därför lärs ut till nya medlemmar som det riktiga sättet att uppfatta, tänka och känna i relation till dessa problem Normer (Giddens, 1989, s. 31) Värderingar betraktas som abstrakta ideal, medan normer är bestämda principer eller regler som människor förväntas följa Organisationer kan betraktas som sammansatt av olika intressegrupper och koalitioner, snarare än som en enhetlig aktör med klara mål och konfliktfri rationalitet Se bl.a. Jacobsen och Thorsvik (1997, s. 143 ff.) Se bl.a. Jacobsen och Thorsvik (1997, s. 118 ff.) En intressentmodell Läsa mera? Samarbetspartner Fackföre- ningar Ägare Ledning Anställda Offentlig myndighet Några inspirationskällor: Ahrne, G. och Hedström, P. (red., 1999): Organisationer och samhälle: analytiska perspektiv, Studentlitteratur, Lund Jacobsen, D.I. och Thorsvik, J. (2008/2002/1997/1995): Hur moderna organisationer fungerar, Studentlitteratur, Lund Scott, W.R. (1998): Organizations: rational, natural, and open systems, 4th Edition, Prentice Hall, New Jersey Thompson, J.D. (1967): Hur organisationer fungerar, bokförlaget Prisma, Stockholm Intressegrupper (Fritt efter: Rehnman, 1969)

6 Sammanfattning Ett organisationsteoretiskt sammanhang En organisation som ett medvetet konstruerat system Organisationens Formella drag Formell organisationsstruktur t Funktion vs. process i matrisorganisationen Omvärld Informella drag Organisationskultur Definition, normer etc. Organisationens maktförhållanden Intressenter 6