Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet"

Transkript

1 Miljö- och räddningstjänstnämnden Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet Upprättad: Beslutad: MRN/ Ärendenummer: MRN/2015:50 Gällande från:

2 Miljö- och räddningstjänstnämnden Innehåll Inledning... 1 FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE... 2 Arkivbeskrivning... 2 Klassificeringsstruktur och processbeskrivning... 2 Regler för den praktiska hanteringen av handlingar... 4 Sekretess och personuppgifter... 4 Arkivansvar... 4 Om uppdatering av dokumenthanteringsplanen... 4 Gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse... 5 Ingen information av betydelse ska gå förlorad... 7 Internt arbetsmaterial... 7 Rensning av arbetsmaterial... 7 Om arkivförteckning i tabellformat... 7 Om aktuella ärendetyper i diarieplanen... 8 Arkivförteckning i tabellformat Gemensamma verksamheter... 9 MILJÖKONTORET Miljökontorets organisation och arbetsuppgifter Miljökontorets ärenden och handlingar Sökingångar i arkivet digitala system och register Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Arkivförteckning i tabellformat Miljö RÄDDNINGSTJÄNSTEN Räddningstjänstens organisation och arbetsuppgifter Räddningstjänstens ärenden och handlingar Sökingångar i arkivet digitala system och register Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Arkivförteckning i tabellformat Räddningstjänst Bilaga 1 - Länkar Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret

3 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Inledning Syftet med dokumenthanteringsplanen är att allmänna handlingar ska hanteras på rätt sätt under sin tid på myndigheten, från att de är inkomna/upprättade tills de är gallrade/överlämnade till stadsarkivet för långtidsförvaring. Det viktigaste styrande dokumentet för det syftet är dokumenthanteringsplanen, som nämnden beslutar om. Den kompletteras med övergripande administrativa förvaltningsrutiner och ibland separata rutiner för respektive avdelning eller enhet. Dessa rutiner fastställs separat av chefer på respektive nivå. De administrativa rutinerna underlättar och stödjer genomförandet av förvaltningens dokumenthanteringsplan. Kärnan i rutinerna har sitt ursprung i lagstiftningen för den offentliga verksamheten. Förutom detaljerade regler innehåller lagstiftningen även bestämmelser om vilka allmänna krav som finns på handläggningen av ärenden och vilken serviceskyldighet varje svensk myndighet har. Planen har utformats enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen för att tillgodose alla formella krav, samt för att underlätta och effektivisera hanteringen av förvaltningens information. Hänsyn har tagits till Riksarkivets och SKL:s råd om bevarande och gallring (av handlingar hos kommunernas miljö- och hälsoskyddsverksamhet), SKL:s handbok i kommunal dokumenthantering, samt Eskilstuna kommuns arkivhandbok. Dokumenthanteringsplanen kan öka effektiviteten och kvalitén i verksamheten, säkra bevarandet av handlingar som i framtiden kan berätta om vår historia, ge insyn i den offentliga verksamheten, samt bidra till rättsäkerhet för medborgarna genom att tydligt visa vilken dokumentation av myndighetsutövningen som finns. Dokumenthanteringsplanen är nödvändig om förvaltningen ska kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad. Alla slags ärenden vi handlägger framgår uttryckligen i dokumenthanteringsplanen och i bilaga 2. Hur samtliga handlingar hanteras i dessa ärenden områdesvis och inom varje arbetsrutin gällande bevarande och gallring framgår uttryckligen av dokumenthanteringsplanen i tabellformat. (se sid 9-11 gemensamt, miljökontoret och räddningstjänsten). Där anger vi den generella hanteringen av de övergripande ärendetyperna, samt i förekommande fall undantag från denna generella hantering.

4 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE Arkivbeskrivning Miljö- och räddningstjänstnämnden är en myndighet och därmed en arkivbildare. Nämnden har en förvaltning till sin hjälp (se bild 1) som genomför det som nämnden beslutat. Nämnden fastställer en övergripande verksamhetsplan och budget för förvaltningen, samt lokala verksamhetsplaner för de fyra enheterna. Bild 1. Miljökontoret och räddningstjänsten består av fyra enheter som tillsammans med administrationen bildar arkiv. Allmänna handlingar bildas i de två verksamhetsavdelningarna, miljökontoret och räddningstjänsten, men också i nämndadministrationen samt i förvaltningens personal- och ekonomiadministration. Miljökontorets arkiv finns på Alva Myrdals gata 3 D och räddningstjänstens finns på brandstationen Sundbyvägen 2. Nämndadministrationens arkiv finns på miljökontoret. Förvaltningens målsättning är att Eskilstuna ska vara en trygg och säker kommun att bo och vistas i. Klassificeringsstruktur och processbeskrivning Eskilstuna kommun utvecklar en processorienterad och kommunikativ organisation, arbetar med ständiga förbättringar och använder IT som möjliggörare. Bland annat med verktyget 2C8 med vilket vi håller våra processer, rutiner, taxor och andra styrdokument lättåtkomliga. Verktyget är åtkomligt via internportalen. Vår förvaltnings kärnverksamhet sker i en av kommunens sju huvudprocesser, Att bedriva samhällsskydd och beredskap. Denna huvudprocess innehåller två delprocesser som förvaltningen har huvudansvar för: Bedriva tillsyn och kontroll Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor

5 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Förvaltningen informerar, utbildar och arbetar förebyggande på olika sätt för att eliminera eller minska risken för att olyckor, bränder och avvikelser inträffar. Om detta ändå sker ska konsekvenserna för människor, miljö och egendom minimeras. Framförallt genom utryckningsverksamheten. All tillsyn och kontroll på både räddningstjänsten och miljökontoret utgår från behovsutredningar som mynnar ut i lokala verksamhetsplaner på enhetsnivå. Delprocessen Bedriva tillsyn och kontroll är från 2015 samlad i en förvaltningsgemensam verksamhetsprocess. Se bild 2. Bild 2. Processen Bedriva tillsyn och kontroll, övergripande nivå. All dokumentation av tillsyn och kontroll sker i ärenden. Dessa ärenden tillhör olika ärendetyper/diarieplaner, grundat på vilken lagstiftning som gäller för respektive tillsyn och vilken praktisk hantering som är lämplig. Att Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor är den andra delprocessen i huvudprocessen Att bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete som förvaltningen har ett huvudansvar för. Se bild 3. Bild 3. Processen Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor, övergripande nivå.

6 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Regler för den praktiska hanteringen av handlingar Hanteringen av förvaltningens handlingar regleras framförallt av arkivlag, förvaltningslag, delgivningslag, personuppgiftslag, samt offentlighets- och sekretesslag. Inkommande, upprättade och utgående handlingar behandlas därför enligt fastställda rutiner, som ska vara kända av personalen och som fortlöpande ska uppdateras, i enlighet med förändrad lagstiftning och verksamhetens krav. Sekretess och personuppgifter Förvaltningen hanterar inga helt sekretessbelagda ärendetyper, men inkommande handlingar bedöms om de ska ses som sekretessbelagda allmänna handlingar och hanteras i så fall separat. Inga handlingar lämnas ut, utan att bedömning görs gentemot offentlighets- och sekretesslagen. Miljö- och räddningstjänstnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom miljö- och räddningstjänstförvaltningen. De personuppgifter som lämnas av privatpersoner registreras och behandlas i våra datasystem. Fastighetsuppgifter hämtas från landskaps- och fastighetsdata. Allmänheten har, enligt 26 personuppgiftslagen, rätt att en gång per kalenderår gratis få skriftlig information om uppgifterna i registret. Var och en måste dock ansöka skriftligt till oss om det. Om någons personuppgifter är felaktiga och ska rättas till, kan denne kontakta miljökontoret. Arkivansvar Miljö- och räddningstjänstnämnden är ytterst ansvarig för myndighetens arkiv och fattar beslut om dokumenthanteringsplan inklusive gallringsregler. Nämnden har utsett en arkivansvarig på förvaltningen. Arkivansvarig ska bland annat följa arbetet i organisationen, bevaka att myndigheten hanterar sina allmänna handlingar på rätt sätt, samt fungera som kontaktpersoner mellan nämnden, förvaltningsledningen och stadsarkivet. Förvaltningschefen fastställer förvaltningsövergripande arbetsprocesser och arbetsrutiner med koppling till arkiv- och dokumenthantering, avdelningschefer fastställer det som är avdelningsövergripande och enhetschefer fastställer det enhetsövergripande. Administrativ personal sköter huvuddelen av det praktiska arbetet som arkivredogörare för förvaltningens olika arkiv. Handläggares arkivvård omfattar, förutom att hålla ordning på förekommande pappershandlingarna gällande de egna aktuella tillsynsobjekten även att hålla uppgifterna om dessa tillsynsobjekt uppdaterade i aktuellt digitalt ärendehanteringssystem. Utrensning av arbetsmaterial från ärendeakt före arkivläggning är i första hand handläggarens ansvar, även vid bedömning av inaktualitet är handläggaren en nyckelperson. Om uppdatering av dokumenthanteringsplanen Arkivansvarig leder arkivprocessen, bland annat att dokumenthanteringsplanen och ingående gallringsregler hålls aktuella. Planen ska vara ett levande dokument. En periodiskt återkommande genomgång garanterar att förändringar i lagstiftning, diarieplaner, processer och arbetsrutiner gällande dokumenthanteringen återspeglas i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen uttrycker samtidigt en ambitionsnivå och är inte att betrakta som en ren nulägesbeskrivning. I arkivprocessen ingår det för den ansvarige att vara drivande i förvaltningens arbete för att uppnå den ambitionsnivå som planen är ett uttryck för.

7 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Det finns inkomna eller upprättade handlingar som saknar intressant information eller funktion och därför kan bedömas vara av tillfällig eller ringa betydelse. Dessa handlingar, se förteckning nedan, diarieförs vanligen inte och får enligt denna dokumenthanteringsplan gallras (förstöras/kastas) vid inaktualitet, det vill säga när de inte längre behövs för arbetet. Berörd tjänsteman fattar själv beslutet om när en sådan handling är inaktuell. Allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse nedan får gallras vid inaktualitet: 1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 7. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska. 8. Olika former av elektroniska spår (t.ex. Cookiefiler, historikfiler) som inkommit till eller upprättats hos myndigheten via Internetuppkoppling. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 10. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som inte tillfört ett ärende sakuppgift.

8 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar, se nedan, får gallras vid inaktualitet: 1. Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t ex e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är äkthetsgaranterade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, t ex webbsidor, under förutsättning att ett urval av handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättas/uppdateras endast är av tillfälligt intresse (t ex adress, telefonnummer, öppettider) 3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke äkthetsgaranterad form, t ex fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen har påförts datumstämpel bör den till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen till dess överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex arkivexemplar av ADBupptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

9 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Ingen information av betydelse ska gå förlorad Alla beslutshandlingar ska alltid skrivas ut enkelsidigt för att inte färgen ska vandra och göra texten svårtydbar efter långtidsförvaring. Undertecknat pappersoriginal stannar alltid kvar på myndigheten och kopia alternativt ett andra undertecknat original skickas till den som beslutet berör. Undertecknade och återsända delgivningskvitton är bevis på att beslutet delgivits. Dessa kvitton ska förvaras ihop med beslutshandlingen. Vid utskrifter av inkommen digital information följer vi principen att ingen information av betydelse för ärendet ska gå förlorad. Har avsändaren skickat in information i filformat som vi inte kan hantera ber vi dem att skicka informationen på nytt. Svartvita utskrifter tillämpas vanligen som standard, men om färgen förmedlar information som går förlorad vid svartvit utskrift skall färgutskrift användas. Vid skanning av inkomna pappershandlingar och andra åtgärder för digitalisering följer vi samma princip att ingen information av betydelse för ärendet ska gå förlorad. Internt arbetsmaterial Handlingar som inte är allmän handling enligt lagstiftningen kan betraktas som internt arbetsmaterial. Det kan handla om PM som sammanställts enbart för beredning av ärenden och utkast till tjänsteutlåtanden ( att göra -listor/checklistor, bedömningsgrunder och objektslistor) dvs. olika förstadium till färdiga handlingar. Det kan även vara utkast till processer och rutiner som inte fastställts än och andra anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse, som mallar till brev eller protokoll. Rensning av arbetsmaterial Rensning (att förstöra/kasta arbetsmaterial) kräver inte myndighetsbeslut och är tillåten för följande arbetsmaterial: anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse övertaliga avskrifter och kopior kladdar, utkast och liknande arbetspapper som har förlorat sin betydelse i och med att man upprättat en slutgiltig skrivelse trycksaker som man inte har behövt åtgärda telefonlappar eller minnesanteckningar och PM som sammanställts enbart för beredning eller föredragning av ett ärende inom myndigheten utkast till tjänsteutlåtanden eller koncept till brev eller protokoll offentliga utredningar och annat biblioteksmaterial Observera att plastfickor, gem etc. måste rensas bort från ärendeakterna innan arkivläggning. Om arkivförteckning i tabellformat Gallringsbesluten i våra arkivförteckningar i tabellformat i denna dokumenthanteringsplan gäller hela ärendetyper och alla däri ingående ärenden. Vi gallrar inte enstaka handlingstyper i våra tjänsteärenden. Alla handlingar som hör till ärendet hanteras på samma sätt. Däremot kan det finnas arbetsmaterial, se föregående stycke, eller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, se fullständiga listor på sidan 5-6, som inte tillför ärendet sakuppgift som kan

10 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) gallras vid inaktualitet. Avgörande är typen av information som finns i handlingen, inte handlingstypen. En skenbart viktig handling som heter Anmälan om kanske kan gallras om det är en blankett som inte alls är ifylld, men en bifogad fil som heter vjdsjfsdhv kanske måste diarieföras för att den innehåller information som är viktig för ett ärende, fast den inte så lätt klassas som någon särskild handlingstyp. Arkivförteckningen i tabellformat beskriver hanteringen av alla diarieförda handlingar genom att ange en generell hantering av olika övergripande ärendetyper, till exempel 191 Miljöskydd, samt de undantag som finns från denna generella hantering. Alla ärendetyper är numrerade utifrån aktuell diarieplan. För räddningstjänstens tjänsteärenden som hanteras i Core anges istället hanteringen för alla diarieplaner på var sin egen rad. Rubriker i tabellen Verksamhet: (DiarieplansNr Ärendetyp) Den verksamhet som handlingen tillhör. Ska innehålla nummer och namn från diarieplanen. Förvaring: Var och på vilket sätt ärendetypen förvaras. Sortering: Hur ärendena är sorterade. Bevaras/Gallras: Gallringsfrist, t ex vid inaktualitet, 2 år, 5 år eller10 år, alternativt: Bevaras. Fristen innebär av praktiska och logiska skäl alltid det angivna antalet år plus innevarande, d.v.s. att handlingar tillhörande ärenden avslutade ett datum 2000, som ska gallras efter tio år, får gallras i början av Bevaras innebär att handlingarna ska till stadsarkivet. Till stadsarkivet: Hur länge ärendena ska förvaras i närarkivet innan de får lämnas till kommunarkivet. Anmärkning: Här anges till exempel om beskriven dokumenthantering gäller generellt för hela diarieplanskoden eller är ett undantag från den ordinarie hanteringen. Om aktuella ärendetyper i diarieplanen Av Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret framgår vilket nummer som ärendetypen har och därmed kan man se i arkivförteckning i tabellformat hur ärendeakterna ska hanteras. För räddningstjänstens tjänsteärenden som hanteras i Core anges hanteringen för alla ärendetyper på var sin egen rad.

11 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Styrning och ledning (Original) Styrning och ledning (Kopior) 035 Nämndadministration Undantag för 035 Nämndadministration: Förrättningsrapport och Intyg om ersättning från arbetsgivare 038 Remiss inkommande Förvaring Tabell Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning Arkivförteckning i tabellformat Gemensamma verksamheter närarkiv SERVER: Internportalen/ 2c8/etc. Ärendenum mer i LEX Förvaltning efter 10 år Är vanligen ärenden som hanteras i nämnden: Arbetsordningar. Attestordning, budget och verksamhetsplan/uppföljning, Delegationsordning, Demokratifrågor, Ordningar/Stadgar, Organisationsförändringar, Reglementen, Revision, Rutiner/anvisningar, Styrdokument och övriga bestämmelser, Taxor och avgifter, Verksamhetsuppföljningkvalitetsredovisning gallras vid inaktualitet Processbeskrivningar, rutiner och andra fastställda styrdokument (se ovan) närarkiv kronologisk efter 10 år Kallelser, Närvarolistor, Delegationslistor, Protokoll från nämnd, Ärendeakter med handlingar som hanteras av nämnden, t.ex. alla bokslutshandlingar närarkiv kronologisk gallras efter 10 år närarkiv Fastighetsbet eckning (Ärendenr när fastighetsb.sa knas) gallras efter 5 år *se anmärkning Ekonomiadministratör för in uppgifter i centralt lönesystem, originalhandling kvar på avdelning (räddningstjänsten) Remissvar digitalt i Castor/Core. Om remissen varit uppe för beslut i nämnden gäller bevarandereglerna för 035 Nämndadministration

12 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Ekonomi Undantag för Ekonomi Bokföringsorder Personal och löner Undantag för Personal och löner: Personalakt Undantag för Administration (endast Ledighetsansökan - Flextidsuttag) Undantag för Administration (endast Ledighetsansökan - Föräldraledighet) Förvaring Original på server:agresso/ Proceedo Kopia: pärm i närarkiv Pärm på avdelning Kopia: Agresso Original på SERVER Tabell Sortering Bevaras/ Gallras Ordernr./ Verifikations nr./årsvis Ordernr./ Verifikations nr./årsvis Digitala kommunöver gripande system: ADITRO (LISA, Personec, etc) gallras efter 10 år gallras efter 2 år Bevaras (ev. papperskopior gallras vid inaktualitet) Till stadsarkivet Efter 10 år, Anmärkning Kopior på beslut för debitering av timavgifter och årliga avgifter (Agresso) Leverantörsfakturor (Proceedo) Bokföringsorder (rättning av leverantörsfakturor) är den attesterade rapporten = pappersoriginalet Hanteras centralt av Löneservice Löneservice pnr/namn Bevaras vid pensionering Alla anställda ska ha en personalakt. Väsentliga originalhandlingar om den anställde i personalakten som förvaras centralt. Vid pension överförs akten till stadsarkivet. Kopior hos chef ska gallras 1 år efter avslutad anställning. kopia i pärm på avdelning kopia i pärm på avdelning (orig. till löneservice) kronologisk kronologisk gallras efter 1 år gallras efter 1 år undantag för 082 Löner och andra villkor undantag för 082 Löner och andra villkor

13 Dokumenthanteringsplan (19) Tabell VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Undantag för Administration (endast Kvitton och underlag för utlägg resekostnader gjort i PS Självservice) Undantag för Administration (endast Peronliga utlägg där Löneservice lägger in i PS) Undantag för 090 Samverkan/förhandling med facken/apt-protokoll 093 Synpunktshantering för miljö- och räddning Förvaring pärm på avdelning Originalkvitto till Löneservice pärm hos avdelningschef närarkiv Sortering Bevaras/ Gallras kronologisk kronologisk kronologisk ärendenr (LEX) * se anmärkning gallras efter 10 år gallras efter 10 år gallras efter 10 år Till stadsarkivet Anmärkning undantag för 082 Löner och andra villkor Personliga utlägg för t ex fika, present, etc undantag för 090 Bevaras 10 år ärende skapas även i Castor/Core vid behov

14 Miljö- och räddningstjänstnämnden (13) MILJÖKONTORET Miljökontorets organisation och arbetsuppgifter Det dagliga arbetet är organiserat i två enheter. Det är dels miljöskyddsenheten, som omfattar områdena miljöskydd, förorenade områden, lantbruk och miljöövervakning, dels enheten för avlopp, hälsoskydd och livsmedel. Miljökontoret har myndighetsansvar och ska se till att lagstiftningen följs enligt miljöbalken, livsmedels- och strålskyddslagen. Ansvarig politisk nämnd är miljö- och räddningstjänstnämnden. Miljökontorets ärenden och handlingar Miljöinspektörer handlägger ärenden. Alla handlingar som hör till ett ärende registreras digitalt och får ett ärendenummer och ett PostID-nummer, som identifierar ärendet respektive handlingen. Vid start av ett ärende anges alltid ett diarieplansnummer, beroende på vad det är för typ av ärende. Ärendets diarieplansnummer styr sedan hur ärendets samtliga handlingar ska hanteras, när det gäller bevarande. Alla handlingar som inkommit i våra ärenden efter ska finnas både på papper och digitalt i CASTOR. Sökingångar i arkivet digitala system och register Miljökontorets arkiv är den sparade informationen och inte mediet som det just nu är lagrat på. Såväl pappersakter som informationen i de digitala systemen utgör vårt arkiv. Miljökontoret använder det digitala ärendehanteringssystemet CASTOR i vilket information om miljöskyddsobjekt, ärenden och inkommande handlingar registreras. I systemet LEX registreras alla nämndhandlingar och i ekonomisystemet AGRESSO hanteras fakturor. Informationen i de digitala sökingångarna till pappersarkiven, d.v.s. ärendehanteringssystemet CASTOR, samt LEX och AGRESSO, ska överensstämma med informationen i respektive pappersarkiv. Vid gallring av ärenden ska därför noteras i respektive digitalt system att gallring har skett, samt årtal och datum. De handlingar som efter fastställd tid skickats till och därefter av stadsarkivet kan återsökas där. Beslutanderätten över handlingarna övergår dock i samband med leveransen till stadsarkivet. Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Miljökontoret samarbetar med länsstyrelsen när det gäller att samla in information till deras databas för förorenade områden. Databasen som handlingar ska läggas in i heter Ebh-stödet (efterbehandlingsstödet). Samarbetet är tänkt att fortsätta.

15 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp ( Lantbruk) * se anmärkning 187 Hälsoskydd Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras LANTBRUKS -arkiv på avdelning närarkiv Arkivförteckning i tabellformat Miljö Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärenden. när fastighetsbet. saknas) Till stadsarkivet Anmärkning före 2011 enligt gamla diarieplanen. Nu används Undantag för närarkiv Fastighetsbeteckning vid inaktualitet undantag för Enskilda avlopp (anl. har upphört) Värmepumpar pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis undantag för Bidragsansökningar radon pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras undantag för /06 Provtagning radon i pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis luft/vatten Anmälan om kompostering pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis Dispens från renhållningsordningen pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras Tillsyn utomhusmiljö pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis (endast analyssvar strandbad) Tillsyn inomhusmiljö pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis (endast analyssvar bassängbad) Provtagning badvatten pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis undantag för 187 undantag för 187 undantag för 187 undantag för undantag för undantag för Remisshantering lokaler pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras efter 2 år undantag för Tillstånd offentliga tillst. pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras efter 2 år undantag för 187 Djurart samt Fastighetsbeteckning gallras undantag för Djurhållning inom detaljplanelagt område pärm på avdelning

16 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp 189 Livsmedel Dricksvatten Provtagning/analyssvar dricksvatten 191 Miljöskydd Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras närarkiv närarkiv Pärm på avdelning närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Objektsnamn Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Avgifter närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Periodiska besiktningar närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Anmälan för transport av avfall/farligt avfall Tillstånd för transport av avfall/farligt avfall PCB-ärenden (Undantag för Tillsyn miljöfarlig verksamhet) Köldmedia CFC Avgifter/information köldmedia gallras pärm i närarkiv A-Ö Företagsnamn gallras pärm i närarkiv A-Ö Företagsnamn gallras Separat Fastighetsbeteckning PCB-arkiv (Ärendenummer när KÖLDMEDIA -arkiv på avdelning pärm på avdelning Köldmediarapportering pärm på avdelning fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Till stadsarkivet efter 1 år och inaktualitet vid inaktualitet / när nytt besluts har fattats efter 6 år Anmärkning undantag för 189 undantag för undantag för 191 undantag för 191 på grund av ibland 3 års mellanrum undantag för 191 undantag för 191 PCB-inventering och PCB-sanering undantag för 191 Fastighetsbeteckning undantag för Fastighetsbeteckning undantag för

17 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Cisterner pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning LANTBRUKS Fastighetsbeteckning Lantbruk och -arkiv på (Ärendenummer när bekämpningsmedel avdelning fastighetsbeteckning saknas) Undantag för (endast Förprövning, ej ärende) 193 Miljöövervakning Undantag för Provtagning/Analysprotokoll vatten 194 Skydd av områden ÖVRIGT EJ ÄRENDEN Inkomna handlingar med information/funktion som ska granskas eller hanteras, utan att skapa ärende. pärm på avdelning närarkiv pärm på avdelning närarkiv pärm på avdelning Anmärkning undantag för 191 ärenden diarieförda före 2011 enligt gamla diarieplanen finns på Fastighetsbeteckning gallras undantag för , som PostID-registreras Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Kronologisk (PostID) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) undantag för 193 Tillsyn naturreservat (ex. dispens från reservatföreskrifter) Tillsyn strandskydd (ex. klagomål) Kronologisk (PostID) gallras - generellt för övrigt, OBS skillnad jmf med handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

18 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19))) (19)2 8)) RÄDDNINGSTJÄNSTEN Räddningstjänstens organisation och arbetsuppgifter Det dagliga arbetet är organiserat i 3 olika funktionsgrupper: räddning, skydd och administration. Räddningstjänsten har myndighetsansvar och ska se till att lagstiftningen följs enligt lag om skydd mot olyckor. Ansvarig politisk nämnd är miljö- och räddningstjänstnämnden. Räddningstjänstens ärenden och handlingar Brandingenjörer och brandinspektörer handlägger ärenden. Alla handlingar som hör till ett ärende registreras digitalt och får ett ärendenummer som identifierar ärendet respektive handlingen. Ärendehanteringssystemet för ärenden kopplade till myndighetsutövningen är Core. Vid start av ett ärende skapas alltid ett diarieplansnummer, beroende på vad det är för typ av ärende. Ärendets diarieplansnummer styr sedan hur ärendets samtliga handlingar ska hanteras, när det gäller bevarande. Larm till räddningstjänsten registreras när en händelse inträffar och en person söker hjälp hos SOS Alarm AB som är larmmottagare åt Räddningstjänsten. Ärendet skapas och skickas automatiskt till Räddningstjänstens ärendehanteringssystem Core när SOS operatören skapar ett räddningsärende i deras ärendehanteringssystem Zenit. Alla grunduppgifter kommer in automatiskt och när en händelse avslutas slutredigerar ansvarig Räddningsledare rapporten med kompletterande och förklarande information innan rapporten klarmarkeras och stängs. Sökingångar i arkivet digitala system och register Räddningstjänsten arkiv är den sparade informationen och inte mediet som det just nu är lagrat på. Såväl pappersakter som informationen i de digitala systemen utgör vårt arkiv. Räddningstjänsten använder de digitala ärendehanteringssystemen CORE och LEX i vilket information om tillsynsobjekt, insatsrapporter, ärenden och inkommande handlingar registreras. Många handlingar finns förutom i pappersakten även som digitala filer i CORE. I systemet LEX registreras alla nämndhandlingar och i ekonomisystemet AGRESSO hanteras fakturor. Informationen i de digitala sökingångarna till pappersarkiven, d.v.s. ärendehanteringssystemet CORE, samt LEX och AGRESSO, ska överensstämma med informationen i respektive pappersarkiv. Vid gallring av ärenden ska därför noteras i respektive digitalt system att gallring har skett, samt årtal och datum. De handlingar som efter fastställd tid skickats till och därefter av stadsarkivet kan återsökas där. Beslutanderätten över handlingarna övergår dock i samband med leveransen till stadsarkivet. Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter I samband med handläggning av explosiv vara hämtas uppgifter ur belastnings- respektive misstankeregistret från Rikspolisstyrelsen för förstagångssökande. Uppgifter som kan tänkas vara intressanta för andra myndigheter kommuniceras till berörd. Likaså hanteras inkomna uppgifter från andra myndigheter i aktuella ärenden.

19 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning 267 Skydd Arkivförteckning i tabellformat Räddningstjänst Gemensamma händelsetyper Tillsyn LSO Tillsyn LBE Samplanerad tillsyn LSO- LBE Skriftlig redogörelse Trapphusbesiktning Tematillsyn Off tillställning Allm sammankomst Händelsebaserad tillsyn :4 Tillsyn/Sevesotillsyn Sotning egen regi Sotning övrigt Server Fastighetsbeteckning, kronologisk Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Byggärende Planärende Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet

20 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tillstånd Brandfarlig vara Server/arkiv SBN Tillstånd explosiv vara Server/arkiv SBN Tillfälligt undantag från Server/arkiv förbud SBN Anmälan Brandfarlig vara Server/arkiv SBN Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Allmänna yttranden Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Allmänna yttranden - offentligplats Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Sakkunnigutlåtande Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Olycksutredning Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Brandutredning Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Övriga ärenden Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Yttrandet. Underlag gallras vid avslutat ärende. Yttrandet. Underlag gallras vid avslutat ärende. Yttrandet. Begäran gallras vid avslutat ärende. Till stadsarkivet Anmärkning Kan förekomma sekretessbelagda uppgifter från belastnings- respektive misstankeregistret Anmälan ersätts med tillstånd sedan reviderat lagrum Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet

21 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning 275 Räddning Olyckstyper: Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Utsläpp av farligt ämne Drunkning-/tillbud Nödställd person Nödställt djur Stormskada Bergras/jordskred Annat ras Översvämning av vattendrag Annan vattenskada Annan olycka Automatlarm, ej brand/gas Förmodad brand Falsklarm brand Förmodad räddning Falsklarm räddning I väntan på ambulans Sjukvård under delegation Annan hjälp till ambulanspersonal Hjälp till polis Felindikering från automatlarm Vattentransport Trygghetslarm Säkerhetsvakt Dykuppdrag Inbrottslarm Hiss ej nödläge Annat uppdrag Annan olycka Övrigt ej ärenden Inkomna handlingar med information/funktion som ska granskas eller hanteras, utan att skapa ärende. Larm till räddningstjänsten registreras när en händelse inträffar och en person söker hjälp hos SOS Alarm AB som är larmmottagare åt Räddningstjänsten. Ärendet skapas och skickas automatiskt till Räddningstjänstens ärendehanteringssystem Core när SOS operatören skapar ett räddningsärende i deras ärendehanteringssystem Zenit. Alla grunduppgifter kommer in automatiskt och när en händelse avslutas slutredigerar ansvarig Räddningsledare rapporten med kompletterande och förklarande information innan rapporten klarmarkeras och stängs. Server (Core Räddning) Arkiv (räddningstjänsten) pärm på avdelning Larmnummer, kronologiskt Bevaras digitalt åtkomligt hos MRN Löpande registrering i insatsrapporter Larmnummer, kronologiskt Bevaras på papper Efter 10 år Årlig utskrift av hela förra årets handlingar från server Kronologisk gallras - generellt för övrigt, OBS skillnad jmf med handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

22 Miljö- och räddningstjänstnämnden Bilaga 1 - Länkar Arkivlag Bevara eller gallra? Miljö och hälsoskydd: andra omarbetade upplagan 2008 Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting Papper p?searchpage=/dummy&search1_all= *&op1=&db=KATA&from=1&toc_length=20&currdoc=1 Pdf Eskilstuna kommuns arkivhandbok aspx Eskilstuna kommuns arkivreglemente aspx Förvaltningslag Livsmedelslag Miljöbalk Nämndsammanträde (då arkivansvariga utsågs) aspx Offentlighets- och sekretesslag Personuppgiftslag (PuL) Strålskyddslag Vilse i arkivet handbok i kommunal dokumenthantering, 4:e uppl Annika Holmberg, SKL Kommentus. https://www.sklkommentus.se/web/produktb.aspx?p=2259

23 Miljö- och räddningstjänstnämnden Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret 187 Hälsoskydd Enskilda avlopp Skadedjur Värmepumpar Radon Utomhusmiljö Anmälan inrättande av förmultningstoalett Information enskilda avlopp Klagomål enskilda avlopp Projekt enskilda avlopp Provtagningsanalyser enskilda avlopp Remisshantering enskilda avlopp Tillstånd för enskilda avlopp Ändring av avloppsanordning Tillsyn enskilda avlopp Information skadedjur Klagomål skadedjur Projekt skadedjur Remisshantering skadedjur Tillsyn skadedjur Anmälan värmepump Bidragsansökningar Information Klagomål Projekt Provtagning radon i luft Provtagning radon i vatten Remisshantering Tillsyn Anmälan om kompostering Dispens från renhållningsordningen

24 Miljö- och räddningstjänstnämnden Inomhusmiljö barn, skola, bostäder Hygieniska verksamheter och lokaler (Ansökan om förlängt hämtningsintervall för slamavskiljare, Ansökan om förlängt tömningsintervall för fosforfälla, Ansökan om eget omhändertagande av toalettavfall/slam) Extra borttransportering av hushållsavfall Folkhälsa Information utomhusmiljö Klagomål utomhusmiljö Nedskräpning utomhusmiljö Offentliga lokaler utomhusmiljö Projekt utomhusmiljö Remisshantering utomhusmiljö Tillstånd att ta hand om avfall enligt 15:18 miljöbalken Tillsyn utomhusmiljö Eldning Information inomhusmiljö Klagomål inomhusmiljö Projekt inomhusmiljö Remisshantering inomhusmiljö Tillsyn inomhusmiljö Anmälan undervisningslokaler inomhusmiljö Anmälan om hygieniska verksamheter och offentliga bad Information lokaler Klagomål lokaler och evenemang Projekt lokaler Provtagning badvatten Remisshantering lokaler Tillstånd offentliga tillställningar

25 Miljö- och räddningstjänstnämnden Tillsyn lokaler Djurhållning inom detaljplanelagt område 189 Livsmedel Dricksvatten Dricksvatten Anmälningar dricksvattten Godkännanden dricksvattten Information dricksvattten Klagomål dricksvattten Kontroll dricksvattten Kontrollprogram dricksvattten Provtagning/analyssvar dricksvattten Livsmedelsanläggningar Anmälan ändring livsmedelsanläggningar Godkännande livsmedelsanläggningar Information livsmedelsanläggningar Klagomål livsmedelsanläggningar Kontroll livsmedelsanläggningar Kontrollprogram livsmedelsanläggningar Misstänkt matförgiftning Projekt livsmedelsanläggningar Provtagning/analyssvar livsmedelsanläggningar Registrering livsmedelsanläggningar Remisshantering/yttranden livsmedelsanläggningar Tillfälliga/tidsbegränsade godkännanden livsmedelsanläggningar Tillfälliga/tidsbegränsade registreringar livsmedelsanläggningar Ambulerande verksamheter Anmälan ändring ambulerande verksamheter Godkännande ambulerande verksamheter Information ambulerande verksamheter Klagomål ambulerande verksamheter Kontroll ambulerande verksamheter

26 Miljö- och räddningstjänstnämnden Miljöskydd Vattenverksamhet Förorenade områden Miljöfarlig verksamhet Kontrollprogram ambulerande verksamheter Misstänkt matförgiftning ambulerande verksamheter Projekt ambulerande verksamheter Provtagning/analyssvar ambulerande verksamheter Registrering ambulerande verksamheter Remisshantering/yttranden ambulerande verksamheter Tillfälliga/tidsbegränsade godkännanden ambulerande verksamheter Tillfälliga/tidsbegränsade registreringar ambulerande verksamheter Ansökningar vattenverksamhet Information vattenverksamhet Klagomål vattenverksamhet Projekt vattenverksamhet Provtagning vattenverksamhet Remisshantering vattenverksamhet Tillstånd vattenverksamhet Tillsyn vattenverksamhet Anmälan grävning/sanering förorenade områden Information förorenade områden Klagomål förorenade områden Markundersökningar förorenade områden Regionala programmet/projekt Remisshantering/yttranden förorenade områden Tillsyn förorenade områden MIFO fas 1 inventering Bidragsprojekt förorenade områden Anmälan om miljöfarlig verksamhet Anmälan ändring miljöfarlig verksamhet Avgifter miljöfarlig verksamhet

27 Miljö- och räddningstjänstnämnden Köldmedia CFC Täkt, kross, upplag Information miljöfarlig verksamhet Klagomål miljöfarlig verksamhet Kontrollprogram miljöfarlig verksamhet Miljörapport miljöfarlig verksamhet Periodiska besiktningar miljöfarlig verksamhet Projekt miljöfarlig verksamhet Provtagning/analysresultat miljöfarlig verksamhet Remisshantering/yttranden miljöfarlig verksamhet Tillstånd för kemikaliehantering miljöfarlig verksamhet Tillstånd för miljöfarlig verksamhet Tillsyn miljöfarlig verksamhet Anmälan för transport av avfall/ farligt avfall Tillstånd för transport av avfall/ farligt avfall Driftstörning/olycka/utsläpp miljöfarlig verksamhet Årsrapport miljöfarlig verksamhet Anmälan om installering köldmedia Anmälan om urdrifttagande köldmedia Avgifter/information köldmedia Klagomål köldmedia Köldmediarapportering Projekt köldmedia Tillsyn köldmedia Anmälningar täkt, kross, upplag Avgifter täkt, kross, upplag Information täkt, kross, upplag Klagomål täkt, kross, upplag Miljörapport täkt, kross, upplag Projekt täkt, kross, upplag Remisshantering/yttranden täkt, kross, upplag Tillsyn täkt, kross, upplag Provtagning/analysresultat täkt, kross, upplag

28 Miljö- och räddningstjänstnämnden Cisterner Lantbruk och bekämpningsmedel 193 Miljöövervakning Vatten miljöövervakning 194 Skydd av områden Luft miljöövervakning Buller miljöövervakning Tillsyn naturreservat Tillsyn strandskydd Anmälningar cisterner Avgifter cisterner Information cisterner Klagomål cisterner Kontrollrapporter cisterner Tillsyn cisterner Anmälan lantbruk Tillstånd lantbruk Tillsyn lantbruk Avgifter lantbruk Klagomål lantbruk Anmälan, spridning av bekämpningsmedel Tillstånd för spridning av bekämpningsmedel Anmälan spridning av slam Miljörapportering lantbruk Nedgrävning av djur Provtagning vatten, miljöövervakning

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år 1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge MÖLNDALS STAD Bilaga 1(4) Bilaga 1. Förslag till definition av begreppet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig

Läs mer

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet 1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Gäller för anställda inom Vimmerby kommun och anställda inom helägda kommunala bolag. Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 211 Riktlinjer för

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2015:3 beslutade den 8 juni 2015. Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

2015 Månadsbokslut: Februari Avdelning Periodresultat tom feb Periodbudget tom feb Budgetavvikelse Årsbudget Lokalvård 601 851 236 113 365 738 0 Måltidsservice 1 210 763-188 654 1 399 417 0 IT & Växeln

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN STABEN FÖR KOMMUNIKA TION OCH IT TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (9) 2012-03-15 Handläggare: Sofia Ängermark Amanda Hernbäck Till Arbetsmarknadsnämnden den 27 mars 2011 Ärende 4 Gallring

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd 2013-06-05, Reviderad 2013-10-17, dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter. för NORRLANDSTINGENS REGIONFÖRBUND

Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter. för NORRLANDSTINGENS REGIONFÖRBUND 1 (10) Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter för NORRLANDSTINGENS REGIONFÖRBUND Gäller fr om 2016-06-01 Fastställd av Förbundsdirektionen 2016-06-01 54 Dnr 079/16 2 (10) INLEDNING OCH ALLMÄN

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper.

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen 2011-01-25 6

Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen 2011-01-25 6 Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen 2011-01-25 6 Handling Allmänt Förvaringsplats Sorteringsordning Gallring Registrering Anteckning Till kommunarkiv Avtal - diarieförda Arkiv y, pärm

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet. *Heroma är ett digitalt system för rekryteringssystem* (från och med

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet. *Heroma är ett digitalt system för rekryteringssystem* (från och med = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat Heroma

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Gallringsregler för verksamheter i kommundelarna

Gallringsregler för verksamheter i kommundelarna 2 (4) Dokumenthanteringplanen anger vilka allmänna handlingar som förekommer hos en myndighet, till hjälp för både myndigheten själv men även för allmänheten som därmed kan få en inblick i vilka handlingar

Läs mer

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten

Läs mer

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Barn- och utbildningsnämnden PERSONALHANDLINGAR

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Barn- och utbildningsnämnden PERSONALHANDLINGAR = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden 2016-06-20 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem

Läs mer

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Dokumenthantering på fastighetskontoret Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll

Läs mer

Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna

Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2014-12-01 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/2044/10 Ersätter: - Gäller fr.o.m. 2014-12-01 Relaterade

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden PERSONALHANDLINGAR

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden PERSONALHANDLINGAR 10 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem (från och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.

Läs mer

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Styrande dokument Senast ändrad 2011-11-04 Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentansvarig Kommunkansliet Dokumentnamn Gemensam gallringsplan

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20020107 Dokumenthanteringsplan för Stadsarkivet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 101 Diarienummer KS 3822/2001 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 7 januari 2002, 14. Enligt

Läs mer

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Arkivhandbok för Karolinska Institutet Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av Myndighetsnämnden 1(8) Reviderad 2012-09-19 110 2013-09-16 77 Dokumenthanteringsplan för 2 Dokumenthanteringsplan

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan 2011-01-25 Myndighet: KOMMUNSTYRELSEN Förvaltning: Verksamhet: Första giltighetsdatum: 2011-03-21 Fastställelse: Kommunstyrelsen Administration Protokoll A4 - pärm Svenskt Protokoll - Bilagor A4 - pärm

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting Detta dokument är en bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting. Planen gäller retroaktivt från

Läs mer

MÖLNDALS STAD Arkivbildare: MölnDala Fastighets AB DOKUMENTHANTERINGSPLAN. MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08

MÖLNDALS STAD Arkivbildare: MölnDala Fastighets AB DOKUMENTHANTERINGSPLAN. MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08 Den 26 februari 2009 registrerade MölnDala Fastighets AB av Stora Enso AB inför en planerad fastighetsförsäljning

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1, 20101230 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det

Läs mer

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring 2014-11-14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: ALLMÄN ADMINISTRATION - KOMMUNGEMENSAM Beslutad: på delegation 2014-10-23, anmäld i KS 2014-12-01, Dnr KFKS 2014/728-004 Upprättad:

Läs mer

SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN

SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN GALLRINGSUTREDNING DNR 005-746/2008 SID 1 (5) 2008-09-01 Stadsarkivet GALLRINGSUTREDNING INFORMATION I KONTAKTCENTER 1. Beskrivning 1.1. VERKSAMHETSOMRÅDE

Läs mer

Riktlinjer för e-post

Riktlinjer för e-post Riktlinjer för e-post Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Diarienummer: KS/2016:805 Dokumentet är beslutat av: Kommunfullmäktige Dokumentet beslutades den: 2017-01-26 Dokumentet gäller för:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på. Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Post- och telestyrelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 8 december 2008 arkivvården vid Post- och telestyrelsen

Läs mer

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv Linköpings kommun linkoping.se Innehåll 1 Vad är en allmän handling? 1 2 Vad är det för skillnad mellan att gallra och

Läs mer