Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet"

Transkript

1 Miljö- och räddningstjänstnämnden Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet Upprättad: Beslutad: MRN/ Ärendenummer: MRN/2015:50 Gällande från:

2 Miljö- och räddningstjänstnämnden Innehåll Inledning... 1 FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE... 2 Arkivbeskrivning... 2 Klassificeringsstruktur och processbeskrivning... 2 Regler för den praktiska hanteringen av handlingar... 4 Sekretess och personuppgifter... 4 Arkivansvar... 4 Om uppdatering av dokumenthanteringsplanen... 4 Gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse... 5 Ingen information av betydelse ska gå förlorad... 7 Internt arbetsmaterial... 7 Rensning av arbetsmaterial... 7 Om arkivförteckning i tabellformat... 7 Om aktuella ärendetyper i diarieplanen... 8 Arkivförteckning i tabellformat Gemensamma verksamheter... 9 MILJÖKONTORET Miljökontorets organisation och arbetsuppgifter Miljökontorets ärenden och handlingar Sökingångar i arkivet digitala system och register Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Arkivförteckning i tabellformat Miljö RÄDDNINGSTJÄNSTEN Räddningstjänstens organisation och arbetsuppgifter Räddningstjänstens ärenden och handlingar Sökingångar i arkivet digitala system och register Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Arkivförteckning i tabellformat Räddningstjänst Bilaga 1 - Länkar Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret

3 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Inledning Syftet med dokumenthanteringsplanen är att allmänna handlingar ska hanteras på rätt sätt under sin tid på myndigheten, från att de är inkomna/upprättade tills de är gallrade/överlämnade till stadsarkivet för långtidsförvaring. Det viktigaste styrande dokumentet för det syftet är dokumenthanteringsplanen, som nämnden beslutar om. Den kompletteras med övergripande administrativa förvaltningsrutiner och ibland separata rutiner för respektive avdelning eller enhet. Dessa rutiner fastställs separat av chefer på respektive nivå. De administrativa rutinerna underlättar och stödjer genomförandet av förvaltningens dokumenthanteringsplan. Kärnan i rutinerna har sitt ursprung i lagstiftningen för den offentliga verksamheten. Förutom detaljerade regler innehåller lagstiftningen även bestämmelser om vilka allmänna krav som finns på handläggningen av ärenden och vilken serviceskyldighet varje svensk myndighet har. Planen har utformats enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen för att tillgodose alla formella krav, samt för att underlätta och effektivisera hanteringen av förvaltningens information. Hänsyn har tagits till Riksarkivets och SKL:s råd om bevarande och gallring (av handlingar hos kommunernas miljö- och hälsoskyddsverksamhet), SKL:s handbok i kommunal dokumenthantering, samt Eskilstuna kommuns arkivhandbok. Dokumenthanteringsplanen kan öka effektiviteten och kvalitén i verksamheten, säkra bevarandet av handlingar som i framtiden kan berätta om vår historia, ge insyn i den offentliga verksamheten, samt bidra till rättsäkerhet för medborgarna genom att tydligt visa vilken dokumentation av myndighetsutövningen som finns. Dokumenthanteringsplanen är nödvändig om förvaltningen ska kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad. Alla slags ärenden vi handlägger framgår uttryckligen i dokumenthanteringsplanen och i bilaga 2. Hur samtliga handlingar hanteras i dessa ärenden områdesvis och inom varje arbetsrutin gällande bevarande och gallring framgår uttryckligen av dokumenthanteringsplanen i tabellformat. (se sid 9-11 gemensamt, miljökontoret och räddningstjänsten). Där anger vi den generella hanteringen av de övergripande ärendetyperna, samt i förekommande fall undantag från denna generella hantering.

4 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE Arkivbeskrivning Miljö- och räddningstjänstnämnden är en myndighet och därmed en arkivbildare. Nämnden har en förvaltning till sin hjälp (se bild 1) som genomför det som nämnden beslutat. Nämnden fastställer en övergripande verksamhetsplan och budget för förvaltningen, samt lokala verksamhetsplaner för de fyra enheterna. Bild 1. Miljökontoret och räddningstjänsten består av fyra enheter som tillsammans med administrationen bildar arkiv. Allmänna handlingar bildas i de två verksamhetsavdelningarna, miljökontoret och räddningstjänsten, men också i nämndadministrationen samt i förvaltningens personal- och ekonomiadministration. Miljökontorets arkiv finns på Alva Myrdals gata 3 D och räddningstjänstens finns på brandstationen Sundbyvägen 2. Nämndadministrationens arkiv finns på miljökontoret. Förvaltningens målsättning är att Eskilstuna ska vara en trygg och säker kommun att bo och vistas i. Klassificeringsstruktur och processbeskrivning Eskilstuna kommun utvecklar en processorienterad och kommunikativ organisation, arbetar med ständiga förbättringar och använder IT som möjliggörare. Bland annat med verktyget 2C8 med vilket vi håller våra processer, rutiner, taxor och andra styrdokument lättåtkomliga. Verktyget är åtkomligt via internportalen. Vår förvaltnings kärnverksamhet sker i en av kommunens sju huvudprocesser, Att bedriva samhällsskydd och beredskap. Denna huvudprocess innehåller två delprocesser som förvaltningen har huvudansvar för: Bedriva tillsyn och kontroll Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor

5 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Förvaltningen informerar, utbildar och arbetar förebyggande på olika sätt för att eliminera eller minska risken för att olyckor, bränder och avvikelser inträffar. Om detta ändå sker ska konsekvenserna för människor, miljö och egendom minimeras. Framförallt genom utryckningsverksamheten. All tillsyn och kontroll på både räddningstjänsten och miljökontoret utgår från behovsutredningar som mynnar ut i lokala verksamhetsplaner på enhetsnivå. Delprocessen Bedriva tillsyn och kontroll är från 2015 samlad i en förvaltningsgemensam verksamhetsprocess. Se bild 2. Bild 2. Processen Bedriva tillsyn och kontroll, övergripande nivå. All dokumentation av tillsyn och kontroll sker i ärenden. Dessa ärenden tillhör olika ärendetyper/diarieplaner, grundat på vilken lagstiftning som gäller för respektive tillsyn och vilken praktisk hantering som är lämplig. Att Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor är den andra delprocessen i huvudprocessen Att bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete som förvaltningen har ett huvudansvar för. Se bild 3. Bild 3. Processen Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor, övergripande nivå.

6 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Regler för den praktiska hanteringen av handlingar Hanteringen av förvaltningens handlingar regleras framförallt av arkivlag, förvaltningslag, delgivningslag, personuppgiftslag, samt offentlighets- och sekretesslag. Inkommande, upprättade och utgående handlingar behandlas därför enligt fastställda rutiner, som ska vara kända av personalen och som fortlöpande ska uppdateras, i enlighet med förändrad lagstiftning och verksamhetens krav. Sekretess och personuppgifter Förvaltningen hanterar inga helt sekretessbelagda ärendetyper, men inkommande handlingar bedöms om de ska ses som sekretessbelagda allmänna handlingar och hanteras i så fall separat. Inga handlingar lämnas ut, utan att bedömning görs gentemot offentlighets- och sekretesslagen. Miljö- och räddningstjänstnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom miljö- och räddningstjänstförvaltningen. De personuppgifter som lämnas av privatpersoner registreras och behandlas i våra datasystem. Fastighetsuppgifter hämtas från landskaps- och fastighetsdata. Allmänheten har, enligt 26 personuppgiftslagen, rätt att en gång per kalenderår gratis få skriftlig information om uppgifterna i registret. Var och en måste dock ansöka skriftligt till oss om det. Om någons personuppgifter är felaktiga och ska rättas till, kan denne kontakta miljökontoret. Arkivansvar Miljö- och räddningstjänstnämnden är ytterst ansvarig för myndighetens arkiv och fattar beslut om dokumenthanteringsplan inklusive gallringsregler. Nämnden har utsett en arkivansvarig på förvaltningen. Arkivansvarig ska bland annat följa arbetet i organisationen, bevaka att myndigheten hanterar sina allmänna handlingar på rätt sätt, samt fungera som kontaktpersoner mellan nämnden, förvaltningsledningen och stadsarkivet. Förvaltningschefen fastställer förvaltningsövergripande arbetsprocesser och arbetsrutiner med koppling till arkiv- och dokumenthantering, avdelningschefer fastställer det som är avdelningsövergripande och enhetschefer fastställer det enhetsövergripande. Administrativ personal sköter huvuddelen av det praktiska arbetet som arkivredogörare för förvaltningens olika arkiv. Handläggares arkivvård omfattar, förutom att hålla ordning på förekommande pappershandlingarna gällande de egna aktuella tillsynsobjekten även att hålla uppgifterna om dessa tillsynsobjekt uppdaterade i aktuellt digitalt ärendehanteringssystem. Utrensning av arbetsmaterial från ärendeakt före arkivläggning är i första hand handläggarens ansvar, även vid bedömning av inaktualitet är handläggaren en nyckelperson. Om uppdatering av dokumenthanteringsplanen Arkivansvarig leder arkivprocessen, bland annat att dokumenthanteringsplanen och ingående gallringsregler hålls aktuella. Planen ska vara ett levande dokument. En periodiskt återkommande genomgång garanterar att förändringar i lagstiftning, diarieplaner, processer och arbetsrutiner gällande dokumenthanteringen återspeglas i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen uttrycker samtidigt en ambitionsnivå och är inte att betrakta som en ren nulägesbeskrivning. I arkivprocessen ingår det för den ansvarige att vara drivande i förvaltningens arbete för att uppnå den ambitionsnivå som planen är ett uttryck för.

7 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Det finns inkomna eller upprättade handlingar som saknar intressant information eller funktion och därför kan bedömas vara av tillfällig eller ringa betydelse. Dessa handlingar, se förteckning nedan, diarieförs vanligen inte och får enligt denna dokumenthanteringsplan gallras (förstöras/kastas) vid inaktualitet, det vill säga när de inte längre behövs för arbetet. Berörd tjänsteman fattar själv beslutet om när en sådan handling är inaktuell. Allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse nedan får gallras vid inaktualitet: 1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 7. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska. 8. Olika former av elektroniska spår (t.ex. Cookiefiler, historikfiler) som inkommit till eller upprättats hos myndigheten via Internetuppkoppling. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 10. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som inte tillfört ett ärende sakuppgift.

8 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar, se nedan, får gallras vid inaktualitet: 1. Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t ex e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är äkthetsgaranterade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, t ex webbsidor, under förutsättning att ett urval av handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättas/uppdateras endast är av tillfälligt intresse (t ex adress, telefonnummer, öppettider) 3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke äkthetsgaranterad form, t ex fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen har påförts datumstämpel bör den till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen till dess överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex arkivexemplar av ADBupptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

9 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Ingen information av betydelse ska gå förlorad Alla beslutshandlingar ska alltid skrivas ut enkelsidigt för att inte färgen ska vandra och göra texten svårtydbar efter långtidsförvaring. Undertecknat pappersoriginal stannar alltid kvar på myndigheten och kopia alternativt ett andra undertecknat original skickas till den som beslutet berör. Undertecknade och återsända delgivningskvitton är bevis på att beslutet delgivits. Dessa kvitton ska förvaras ihop med beslutshandlingen. Vid utskrifter av inkommen digital information följer vi principen att ingen information av betydelse för ärendet ska gå förlorad. Har avsändaren skickat in information i filformat som vi inte kan hantera ber vi dem att skicka informationen på nytt. Svartvita utskrifter tillämpas vanligen som standard, men om färgen förmedlar information som går förlorad vid svartvit utskrift skall färgutskrift användas. Vid skanning av inkomna pappershandlingar och andra åtgärder för digitalisering följer vi samma princip att ingen information av betydelse för ärendet ska gå förlorad. Internt arbetsmaterial Handlingar som inte är allmän handling enligt lagstiftningen kan betraktas som internt arbetsmaterial. Det kan handla om PM som sammanställts enbart för beredning av ärenden och utkast till tjänsteutlåtanden ( att göra -listor/checklistor, bedömningsgrunder och objektslistor) dvs. olika förstadium till färdiga handlingar. Det kan även vara utkast till processer och rutiner som inte fastställts än och andra anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse, som mallar till brev eller protokoll. Rensning av arbetsmaterial Rensning (att förstöra/kasta arbetsmaterial) kräver inte myndighetsbeslut och är tillåten för följande arbetsmaterial: anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse övertaliga avskrifter och kopior kladdar, utkast och liknande arbetspapper som har förlorat sin betydelse i och med att man upprättat en slutgiltig skrivelse trycksaker som man inte har behövt åtgärda telefonlappar eller minnesanteckningar och PM som sammanställts enbart för beredning eller föredragning av ett ärende inom myndigheten utkast till tjänsteutlåtanden eller koncept till brev eller protokoll offentliga utredningar och annat biblioteksmaterial Observera att plastfickor, gem etc. måste rensas bort från ärendeakterna innan arkivläggning. Om arkivförteckning i tabellformat Gallringsbesluten i våra arkivförteckningar i tabellformat i denna dokumenthanteringsplan gäller hela ärendetyper och alla däri ingående ärenden. Vi gallrar inte enstaka handlingstyper i våra tjänsteärenden. Alla handlingar som hör till ärendet hanteras på samma sätt. Däremot kan det finnas arbetsmaterial, se föregående stycke, eller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, se fullständiga listor på sidan 5-6, som inte tillför ärendet sakuppgift som kan

10 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) gallras vid inaktualitet. Avgörande är typen av information som finns i handlingen, inte handlingstypen. En skenbart viktig handling som heter Anmälan om kanske kan gallras om det är en blankett som inte alls är ifylld, men en bifogad fil som heter vjdsjfsdhv kanske måste diarieföras för att den innehåller information som är viktig för ett ärende, fast den inte så lätt klassas som någon särskild handlingstyp. Arkivförteckningen i tabellformat beskriver hanteringen av alla diarieförda handlingar genom att ange en generell hantering av olika övergripande ärendetyper, till exempel 191 Miljöskydd, samt de undantag som finns från denna generella hantering. Alla ärendetyper är numrerade utifrån aktuell diarieplan. För räddningstjänstens tjänsteärenden som hanteras i Core anges istället hanteringen för alla diarieplaner på var sin egen rad. Rubriker i tabellen Verksamhet: (DiarieplansNr Ärendetyp) Den verksamhet som handlingen tillhör. Ska innehålla nummer och namn från diarieplanen. Förvaring: Var och på vilket sätt ärendetypen förvaras. Sortering: Hur ärendena är sorterade. Bevaras/Gallras: Gallringsfrist, t ex vid inaktualitet, 2 år, 5 år eller10 år, alternativt: Bevaras. Fristen innebär av praktiska och logiska skäl alltid det angivna antalet år plus innevarande, d.v.s. att handlingar tillhörande ärenden avslutade ett datum 2000, som ska gallras efter tio år, får gallras i början av Bevaras innebär att handlingarna ska till stadsarkivet. Till stadsarkivet: Hur länge ärendena ska förvaras i närarkivet innan de får lämnas till kommunarkivet. Anmärkning: Här anges till exempel om beskriven dokumenthantering gäller generellt för hela diarieplanskoden eller är ett undantag från den ordinarie hanteringen. Om aktuella ärendetyper i diarieplanen Av Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret framgår vilket nummer som ärendetypen har och därmed kan man se i arkivförteckning i tabellformat hur ärendeakterna ska hanteras. För räddningstjänstens tjänsteärenden som hanteras i Core anges hanteringen för alla ärendetyper på var sin egen rad.

11 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Styrning och ledning (Original) Styrning och ledning (Kopior) 035 Nämndadministration Undantag för 035 Nämndadministration: Förrättningsrapport och Intyg om ersättning från arbetsgivare 038 Remiss inkommande Förvaring Tabell Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning Arkivförteckning i tabellformat Gemensamma verksamheter närarkiv SERVER: Internportalen/ 2c8/etc. Ärendenum mer i LEX Förvaltning efter 10 år Är vanligen ärenden som hanteras i nämnden: Arbetsordningar. Attestordning, budget och verksamhetsplan/uppföljning, Delegationsordning, Demokratifrågor, Ordningar/Stadgar, Organisationsförändringar, Reglementen, Revision, Rutiner/anvisningar, Styrdokument och övriga bestämmelser, Taxor och avgifter, Verksamhetsuppföljningkvalitetsredovisning gallras vid inaktualitet Processbeskrivningar, rutiner och andra fastställda styrdokument (se ovan) närarkiv kronologisk efter 10 år Kallelser, Närvarolistor, Delegationslistor, Protokoll från nämnd, Ärendeakter med handlingar som hanteras av nämnden, t.ex. alla bokslutshandlingar närarkiv kronologisk gallras efter 10 år närarkiv Fastighetsbet eckning (Ärendenr när fastighetsb.sa knas) gallras efter 5 år *se anmärkning Ekonomiadministratör för in uppgifter i centralt lönesystem, originalhandling kvar på avdelning (räddningstjänsten) Remissvar digitalt i Castor/Core. Om remissen varit uppe för beslut i nämnden gäller bevarandereglerna för 035 Nämndadministration

12 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Ekonomi Undantag för Ekonomi Bokföringsorder Personal och löner Undantag för Personal och löner: Personalakt Undantag för Administration (endast Ledighetsansökan - Flextidsuttag) Undantag för Administration (endast Ledighetsansökan - Föräldraledighet) Förvaring Original på server:agresso/ Proceedo Kopia: pärm i närarkiv Pärm på avdelning Kopia: Agresso Original på SERVER Tabell Sortering Bevaras/ Gallras Ordernr./ Verifikations nr./årsvis Ordernr./ Verifikations nr./årsvis Digitala kommunöver gripande system: ADITRO (LISA, Personec, etc) gallras efter 10 år gallras efter 2 år Bevaras (ev. papperskopior gallras vid inaktualitet) Till stadsarkivet Efter 10 år, Anmärkning Kopior på beslut för debitering av timavgifter och årliga avgifter (Agresso) Leverantörsfakturor (Proceedo) Bokföringsorder (rättning av leverantörsfakturor) är den attesterade rapporten = pappersoriginalet Hanteras centralt av Löneservice Löneservice pnr/namn Bevaras vid pensionering Alla anställda ska ha en personalakt. Väsentliga originalhandlingar om den anställde i personalakten som förvaras centralt. Vid pension överförs akten till stadsarkivet. Kopior hos chef ska gallras 1 år efter avslutad anställning. kopia i pärm på avdelning kopia i pärm på avdelning (orig. till löneservice) kronologisk kronologisk gallras efter 1 år gallras efter 1 år undantag för 082 Löner och andra villkor undantag för 082 Löner och andra villkor

13 Dokumenthanteringsplan (19) Tabell VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Undantag för Administration (endast Kvitton och underlag för utlägg resekostnader gjort i PS Självservice) Undantag för Administration (endast Peronliga utlägg där Löneservice lägger in i PS) Undantag för 090 Samverkan/förhandling med facken/apt-protokoll 093 Synpunktshantering för miljö- och räddning Förvaring pärm på avdelning Originalkvitto till Löneservice pärm hos avdelningschef närarkiv Sortering Bevaras/ Gallras kronologisk kronologisk kronologisk ärendenr (LEX) * se anmärkning gallras efter 10 år gallras efter 10 år gallras efter 10 år Till stadsarkivet Anmärkning undantag för 082 Löner och andra villkor Personliga utlägg för t ex fika, present, etc undantag för 090 Bevaras 10 år ärende skapas även i Castor/Core vid behov

14 Miljö- och räddningstjänstnämnden (13) MILJÖKONTORET Miljökontorets organisation och arbetsuppgifter Det dagliga arbetet är organiserat i två enheter. Det är dels miljöskyddsenheten, som omfattar områdena miljöskydd, förorenade områden, lantbruk och miljöövervakning, dels enheten för avlopp, hälsoskydd och livsmedel. Miljökontoret har myndighetsansvar och ska se till att lagstiftningen följs enligt miljöbalken, livsmedels- och strålskyddslagen. Ansvarig politisk nämnd är miljö- och räddningstjänstnämnden. Miljökontorets ärenden och handlingar Miljöinspektörer handlägger ärenden. Alla handlingar som hör till ett ärende registreras digitalt och får ett ärendenummer och ett PostID-nummer, som identifierar ärendet respektive handlingen. Vid start av ett ärende anges alltid ett diarieplansnummer, beroende på vad det är för typ av ärende. Ärendets diarieplansnummer styr sedan hur ärendets samtliga handlingar ska hanteras, när det gäller bevarande. Alla handlingar som inkommit i våra ärenden efter ska finnas både på papper och digitalt i CASTOR. Sökingångar i arkivet digitala system och register Miljökontorets arkiv är den sparade informationen och inte mediet som det just nu är lagrat på. Såväl pappersakter som informationen i de digitala systemen utgör vårt arkiv. Miljökontoret använder det digitala ärendehanteringssystemet CASTOR i vilket information om miljöskyddsobjekt, ärenden och inkommande handlingar registreras. I systemet LEX registreras alla nämndhandlingar och i ekonomisystemet AGRESSO hanteras fakturor. Informationen i de digitala sökingångarna till pappersarkiven, d.v.s. ärendehanteringssystemet CASTOR, samt LEX och AGRESSO, ska överensstämma med informationen i respektive pappersarkiv. Vid gallring av ärenden ska därför noteras i respektive digitalt system att gallring har skett, samt årtal och datum. De handlingar som efter fastställd tid skickats till och därefter av stadsarkivet kan återsökas där. Beslutanderätten över handlingarna övergår dock i samband med leveransen till stadsarkivet. Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Miljökontoret samarbetar med länsstyrelsen när det gäller att samla in information till deras databas för förorenade områden. Databasen som handlingar ska läggas in i heter Ebh-stödet (efterbehandlingsstödet). Samarbetet är tänkt att fortsätta.

15 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp ( Lantbruk) * se anmärkning 187 Hälsoskydd Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras LANTBRUKS -arkiv på avdelning närarkiv Arkivförteckning i tabellformat Miljö Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärenden. när fastighetsbet. saknas) Till stadsarkivet Anmärkning före 2011 enligt gamla diarieplanen. Nu används Undantag för närarkiv Fastighetsbeteckning vid inaktualitet undantag för Enskilda avlopp (anl. har upphört) Värmepumpar pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis undantag för Bidragsansökningar radon pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras undantag för /06 Provtagning radon i pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis luft/vatten Anmälan om kompostering pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis Dispens från renhållningsordningen pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras Tillsyn utomhusmiljö pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis (endast analyssvar strandbad) Tillsyn inomhusmiljö pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis (endast analyssvar bassängbad) Provtagning badvatten pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis undantag för 187 undantag för 187 undantag för 187 undantag för undantag för undantag för Remisshantering lokaler pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras efter 2 år undantag för Tillstånd offentliga tillst. pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras efter 2 år undantag för 187 Djurart samt Fastighetsbeteckning gallras undantag för Djurhållning inom detaljplanelagt område pärm på avdelning

16 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp 189 Livsmedel Dricksvatten Provtagning/analyssvar dricksvatten 191 Miljöskydd Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras närarkiv närarkiv Pärm på avdelning närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Objektsnamn Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Avgifter närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Periodiska besiktningar närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Anmälan för transport av avfall/farligt avfall Tillstånd för transport av avfall/farligt avfall PCB-ärenden (Undantag för Tillsyn miljöfarlig verksamhet) Köldmedia CFC Avgifter/information köldmedia gallras pärm i närarkiv A-Ö Företagsnamn gallras pärm i närarkiv A-Ö Företagsnamn gallras Separat Fastighetsbeteckning PCB-arkiv (Ärendenummer när KÖLDMEDIA -arkiv på avdelning pärm på avdelning Köldmediarapportering pärm på avdelning fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Till stadsarkivet efter 1 år och inaktualitet vid inaktualitet / när nytt besluts har fattats efter 6 år Anmärkning undantag för 189 undantag för undantag för 191 undantag för 191 på grund av ibland 3 års mellanrum undantag för 191 undantag för 191 PCB-inventering och PCB-sanering undantag för 191 Fastighetsbeteckning undantag för Fastighetsbeteckning undantag för

17 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Cisterner pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning LANTBRUKS Fastighetsbeteckning Lantbruk och -arkiv på (Ärendenummer när bekämpningsmedel avdelning fastighetsbeteckning saknas) Undantag för (endast Förprövning, ej ärende) 193 Miljöövervakning Undantag för Provtagning/Analysprotokoll vatten 194 Skydd av områden ÖVRIGT EJ ÄRENDEN Inkomna handlingar med information/funktion som ska granskas eller hanteras, utan att skapa ärende. pärm på avdelning närarkiv pärm på avdelning närarkiv pärm på avdelning Anmärkning undantag för 191 ärenden diarieförda före 2011 enligt gamla diarieplanen finns på Fastighetsbeteckning gallras undantag för , som PostID-registreras Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Kronologisk (PostID) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) undantag för 193 Tillsyn naturreservat (ex. dispens från reservatföreskrifter) Tillsyn strandskydd (ex. klagomål) Kronologisk (PostID) gallras - generellt för övrigt, OBS skillnad jmf med handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

18 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19))) (19)2 8)) RÄDDNINGSTJÄNSTEN Räddningstjänstens organisation och arbetsuppgifter Det dagliga arbetet är organiserat i 3 olika funktionsgrupper: räddning, skydd och administration. Räddningstjänsten har myndighetsansvar och ska se till att lagstiftningen följs enligt lag om skydd mot olyckor. Ansvarig politisk nämnd är miljö- och räddningstjänstnämnden. Räddningstjänstens ärenden och handlingar Brandingenjörer och brandinspektörer handlägger ärenden. Alla handlingar som hör till ett ärende registreras digitalt och får ett ärendenummer som identifierar ärendet respektive handlingen. Ärendehanteringssystemet för ärenden kopplade till myndighetsutövningen är Core. Vid start av ett ärende skapas alltid ett diarieplansnummer, beroende på vad det är för typ av ärende. Ärendets diarieplansnummer styr sedan hur ärendets samtliga handlingar ska hanteras, när det gäller bevarande. Larm till räddningstjänsten registreras när en händelse inträffar och en person söker hjälp hos SOS Alarm AB som är larmmottagare åt Räddningstjänsten. Ärendet skapas och skickas automatiskt till Räddningstjänstens ärendehanteringssystem Core när SOS operatören skapar ett räddningsärende i deras ärendehanteringssystem Zenit. Alla grunduppgifter kommer in automatiskt och när en händelse avslutas slutredigerar ansvarig Räddningsledare rapporten med kompletterande och förklarande information innan rapporten klarmarkeras och stängs. Sökingångar i arkivet digitala system och register Räddningstjänsten arkiv är den sparade informationen och inte mediet som det just nu är lagrat på. Såväl pappersakter som informationen i de digitala systemen utgör vårt arkiv. Räddningstjänsten använder de digitala ärendehanteringssystemen CORE och LEX i vilket information om tillsynsobjekt, insatsrapporter, ärenden och inkommande handlingar registreras. Många handlingar finns förutom i pappersakten även som digitala filer i CORE. I systemet LEX registreras alla nämndhandlingar och i ekonomisystemet AGRESSO hanteras fakturor. Informationen i de digitala sökingångarna till pappersarkiven, d.v.s. ärendehanteringssystemet CORE, samt LEX och AGRESSO, ska överensstämma med informationen i respektive pappersarkiv. Vid gallring av ärenden ska därför noteras i respektive digitalt system att gallring har skett, samt årtal och datum. De handlingar som efter fastställd tid skickats till och därefter av stadsarkivet kan återsökas där. Beslutanderätten över handlingarna övergår dock i samband med leveransen till stadsarkivet. Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter I samband med handläggning av explosiv vara hämtas uppgifter ur belastnings- respektive misstankeregistret från Rikspolisstyrelsen för förstagångssökande. Uppgifter som kan tänkas vara intressanta för andra myndigheter kommuniceras till berörd. Likaså hanteras inkomna uppgifter från andra myndigheter i aktuella ärenden.

19 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning 267 Skydd Arkivförteckning i tabellformat Räddningstjänst Gemensamma händelsetyper Tillsyn LSO Tillsyn LBE Samplanerad tillsyn LSO- LBE Skriftlig redogörelse Trapphusbesiktning Tematillsyn Off tillställning Allm sammankomst Händelsebaserad tillsyn :4 Tillsyn/Sevesotillsyn Sotning egen regi Sotning övrigt Server Fastighetsbeteckning, kronologisk Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Byggärende Planärende Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet

20 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tillstånd Brandfarlig vara Server/arkiv SBN Tillstånd explosiv vara Server/arkiv SBN Tillfälligt undantag från Server/arkiv förbud SBN Anmälan Brandfarlig vara Server/arkiv SBN Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Allmänna yttranden Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Allmänna yttranden - offentligplats Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Sakkunnigutlåtande Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Olycksutredning Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Brandutredning Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Övriga ärenden Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Yttrandet. Underlag gallras vid avslutat ärende. Yttrandet. Underlag gallras vid avslutat ärende. Yttrandet. Begäran gallras vid avslutat ärende. Till stadsarkivet Anmärkning Kan förekomma sekretessbelagda uppgifter från belastnings- respektive misstankeregistret Anmälan ersätts med tillstånd sedan reviderat lagrum Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet

21 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning 275 Räddning Olyckstyper: Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Utsläpp av farligt ämne Drunkning-/tillbud Nödställd person Nödställt djur Stormskada Bergras/jordskred Annat ras Översvämning av vattendrag Annan vattenskada Annan olycka Automatlarm, ej brand/gas Förmodad brand Falsklarm brand Förmodad räddning Falsklarm räddning I väntan på ambulans Sjukvård under delegation Annan hjälp till ambulanspersonal Hjälp till polis Felindikering från automatlarm Vattentransport Trygghetslarm Säkerhetsvakt Dykuppdrag Inbrottslarm Hiss ej nödläge Annat uppdrag Annan olycka Övrigt ej ärenden Inkomna handlingar med information/funktion som ska granskas eller hanteras, utan att skapa ärende. Larm till räddningstjänsten registreras när en händelse inträffar och en person söker hjälp hos SOS Alarm AB som är larmmottagare åt Räddningstjänsten. Ärendet skapas och skickas automatiskt till Räddningstjänstens ärendehanteringssystem Core när SOS operatören skapar ett räddningsärende i deras ärendehanteringssystem Zenit. Alla grunduppgifter kommer in automatiskt och när en händelse avslutas slutredigerar ansvarig Räddningsledare rapporten med kompletterande och förklarande information innan rapporten klarmarkeras och stängs. Server (Core Räddning) Arkiv (räddningstjänsten) pärm på avdelning Larmnummer, kronologiskt Bevaras digitalt åtkomligt hos MRN Löpande registrering i insatsrapporter Larmnummer, kronologiskt Bevaras på papper Efter 10 år Årlig utskrift av hela förra årets handlingar från server Kronologisk gallras - generellt för övrigt, OBS skillnad jmf med handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

22 Miljö- och räddningstjänstnämnden Bilaga 1 - Länkar Arkivlag Bevara eller gallra? Miljö och hälsoskydd: andra omarbetade upplagan 2008 Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting Papper p?searchpage=/dummy&search1_all= *&op1=&db=KATA&from=1&toc_length=20&currdoc=1 Pdf Eskilstuna kommuns arkivhandbok aspx Eskilstuna kommuns arkivreglemente aspx Förvaltningslag Livsmedelslag Miljöbalk Nämndsammanträde (då arkivansvariga utsågs) aspx Offentlighets- och sekretesslag Personuppgiftslag (PuL) Strålskyddslag Vilse i arkivet handbok i kommunal dokumenthantering, 4:e uppl Annika Holmberg, SKL Kommentus. https://www.sklkommentus.se/web/produktb.aspx?p=2259

23 Miljö- och räddningstjänstnämnden Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret 187 Hälsoskydd Enskilda avlopp Skadedjur Värmepumpar Radon Utomhusmiljö Anmälan inrättande av förmultningstoalett Information enskilda avlopp Klagomål enskilda avlopp Projekt enskilda avlopp Provtagningsanalyser enskilda avlopp Remisshantering enskilda avlopp Tillstånd för enskilda avlopp Ändring av avloppsanordning Tillsyn enskilda avlopp Information skadedjur Klagomål skadedjur Projekt skadedjur Remisshantering skadedjur Tillsyn skadedjur Anmälan värmepump Bidragsansökningar Information Klagomål Projekt Provtagning radon i luft Provtagning radon i vatten Remisshantering Tillsyn Anmälan om kompostering Dispens från renhållningsordningen

24 Miljö- och räddningstjänstnämnden Inomhusmiljö barn, skola, bostäder Hygieniska verksamheter och lokaler (Ansökan om förlängt hämtningsintervall för slamavskiljare, Ansökan om förlängt tömningsintervall för fosforfälla, Ansökan om eget omhändertagande av toalettavfall/slam) Extra borttransportering av hushållsavfall Folkhälsa Information utomhusmiljö Klagomål utomhusmiljö Nedskräpning utomhusmiljö Offentliga lokaler utomhusmiljö Projekt utomhusmiljö Remisshantering utomhusmiljö Tillstånd att ta hand om avfall enligt 15:18 miljöbalken Tillsyn utomhusmiljö Eldning Information inomhusmiljö Klagomål inomhusmiljö Projekt inomhusmiljö Remisshantering inomhusmiljö Tillsyn inomhusmiljö Anmälan undervisningslokaler inomhusmiljö Anmälan om hygieniska verksamheter och offentliga bad Information lokaler Klagomål lokaler och evenemang Projekt lokaler Provtagning badvatten Remisshantering lokaler Tillstånd offentliga tillställningar

25 Miljö- och räddningstjänstnämnden Tillsyn lokaler Djurhållning inom detaljplanelagt område 189 Livsmedel Dricksvatten Dricksvatten Anmälningar dricksvattten Godkännanden dricksvattten Information dricksvattten Klagomål dricksvattten Kontroll dricksvattten Kontrollprogram dricksvattten Provtagning/analyssvar dricksvattten Livsmedelsanläggningar Anmälan ändring livsmedelsanläggningar Godkännande livsmedelsanläggningar Information livsmedelsanläggningar Klagomål livsmedelsanläggningar Kontroll livsmedelsanläggningar Kontrollprogram livsmedelsanläggningar Misstänkt matförgiftning Projekt livsmedelsanläggningar Provtagning/analyssvar livsmedelsanläggningar Registrering livsmedelsanläggningar Remisshantering/yttranden livsmedelsanläggningar Tillfälliga/tidsbegränsade godkännanden livsmedelsanläggningar Tillfälliga/tidsbegränsade registreringar livsmedelsanläggningar Ambulerande verksamheter Anmälan ändring ambulerande verksamheter Godkännande ambulerande verksamheter Information ambulerande verksamheter Klagomål ambulerande verksamheter Kontroll ambulerande verksamheter

26 Miljö- och räddningstjänstnämnden Miljöskydd Vattenverksamhet Förorenade områden Miljöfarlig verksamhet Kontrollprogram ambulerande verksamheter Misstänkt matförgiftning ambulerande verksamheter Projekt ambulerande verksamheter Provtagning/analyssvar ambulerande verksamheter Registrering ambulerande verksamheter Remisshantering/yttranden ambulerande verksamheter Tillfälliga/tidsbegränsade godkännanden ambulerande verksamheter Tillfälliga/tidsbegränsade registreringar ambulerande verksamheter Ansökningar vattenverksamhet Information vattenverksamhet Klagomål vattenverksamhet Projekt vattenverksamhet Provtagning vattenverksamhet Remisshantering vattenverksamhet Tillstånd vattenverksamhet Tillsyn vattenverksamhet Anmälan grävning/sanering förorenade områden Information förorenade områden Klagomål förorenade områden Markundersökningar förorenade områden Regionala programmet/projekt Remisshantering/yttranden förorenade områden Tillsyn förorenade områden MIFO fas 1 inventering Bidragsprojekt förorenade områden Anmälan om miljöfarlig verksamhet Anmälan ändring miljöfarlig verksamhet Avgifter miljöfarlig verksamhet

27 Miljö- och räddningstjänstnämnden Köldmedia CFC Täkt, kross, upplag Information miljöfarlig verksamhet Klagomål miljöfarlig verksamhet Kontrollprogram miljöfarlig verksamhet Miljörapport miljöfarlig verksamhet Periodiska besiktningar miljöfarlig verksamhet Projekt miljöfarlig verksamhet Provtagning/analysresultat miljöfarlig verksamhet Remisshantering/yttranden miljöfarlig verksamhet Tillstånd för kemikaliehantering miljöfarlig verksamhet Tillstånd för miljöfarlig verksamhet Tillsyn miljöfarlig verksamhet Anmälan för transport av avfall/ farligt avfall Tillstånd för transport av avfall/ farligt avfall Driftstörning/olycka/utsläpp miljöfarlig verksamhet Årsrapport miljöfarlig verksamhet Anmälan om installering köldmedia Anmälan om urdrifttagande köldmedia Avgifter/information köldmedia Klagomål köldmedia Köldmediarapportering Projekt köldmedia Tillsyn köldmedia Anmälningar täkt, kross, upplag Avgifter täkt, kross, upplag Information täkt, kross, upplag Klagomål täkt, kross, upplag Miljörapport täkt, kross, upplag Projekt täkt, kross, upplag Remisshantering/yttranden täkt, kross, upplag Tillsyn täkt, kross, upplag Provtagning/analysresultat täkt, kross, upplag

28 Miljö- och räddningstjänstnämnden Cisterner Lantbruk och bekämpningsmedel 193 Miljöövervakning Vatten miljöövervakning 194 Skydd av områden Luft miljöövervakning Buller miljöövervakning Tillsyn naturreservat Tillsyn strandskydd Anmälningar cisterner Avgifter cisterner Information cisterner Klagomål cisterner Kontrollrapporter cisterner Tillsyn cisterner Anmälan lantbruk Tillstånd lantbruk Tillsyn lantbruk Avgifter lantbruk Klagomål lantbruk Anmälan, spridning av bekämpningsmedel Tillstånd för spridning av bekämpningsmedel Anmälan spridning av slam Miljörapportering lantbruk Nedgrävning av djur Provtagning vatten, miljöövervakning

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Gäller för anställda inom Vimmerby kommun och anställda inom helägda kommunala bolag. Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 211 Riktlinjer för

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd 2013-06-05, Reviderad 2013-10-17, dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Styrande dokument Senast ändrad 2011-11-04 Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentansvarig Kommunkansliet Dokumentnamn Gemensam gallringsplan

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN

SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN GALLRINGSUTREDNING DNR 005-746/2008 SID 1 (5) 2008-09-01 Stadsarkivet GALLRINGSUTREDNING INFORMATION I KONTAKTCENTER 1. Beskrivning 1.1. VERKSAMHETSOMRÅDE

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS 2014-202

Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS 2014-202 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 2014-04-22 129 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS 2014-202 KS Beslut

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Läs bifogad Information rörande anmälan om klagomål på sidan 4 och 5 innan du besvarar följande frågor.

Läs bifogad Information rörande anmälan om klagomål på sidan 4 och 5 innan du besvarar följande frågor. Klagomålsblankett för bygg, strandskydd, miljö, hälsoskydd och livsmedel Klagomål Läs bifogad Information rörande anmälan om klagomål på sidan 4 och 5 innan du besvarar följande frågor. Personuppgifter*

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad 2013-08-15 ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN 2010-05-19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Miljö

Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Miljö Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Miljö verksamhet/aktivitet: Handlägger, bland annat, tillsynsärenden, anmälan om värmepump, anmälan om livsmedelsverksamhet, årsrapporter för köldmedia

Läs mer

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun Att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning... 2 Varför ska myndighetens arkiv redovisas?... 2 Vad är skillnaden mellan den gamla arkivredovisningen och den nya?... 2 Varje myndighet ska redovisa sitt

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA PERSONAKTER INOM VÅRD OCH OMSORG (SOL, FDTJ, LSS,) OCH JOURNALER INOM HSL

RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA PERSONAKTER INOM VÅRD OCH OMSORG (SOL, FDTJ, LSS,) OCH JOURNALER INOM HSL Styrdokument Dokumenttyp: Rutin Beslutat av: Förvaltningschef Fastställelsedatum: 2012-04-20 Ansvarig: Verksamhetschef Revideras: Vid lagändring Följas upp: RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BYGGLOVENHETEN Beslutad: MSN 2014-05-14 Dnr MSN 2014/49-004 Upprättad: 2014-04-11, reviderad 2014-04-30 Uppdaterad: Övergripande information rörande

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Taxebilaga 1 Avgifter för prövning av ansökan, handläggning av anmälan samt övrig tillsyn

Taxebilaga 1 Avgifter för prövning av ansökan, handläggning av anmälan samt övrig tillsyn 1(8) Taxebilaga 1 Avgifter för prövning av ansökan, handläggning av anmälan samt övrig tillsyn ALLMÄNNA HÄNSYNSREGLER M.M. ENL. 2 KAP. MILJÖBALKEN AVGIFT över att miljöbalkens hänsynsregler (2 kap. 2-5

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GUNNEBO SLOTT OCH TRÄDGÅRDAR AB Fastställd av styrelsen för Gunnebo Slott och Trädgårdar AB 2012-12-11 1 Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Allmänt om journaler och akter

Allmänt om journaler och akter Allmänt om journaler och akter Av 11 kap. 5 första stycket, första meningen SoL, framgår det att genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling som rör enskilda ska dokumenteras. I LSS kap.

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2009-09-16 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten

Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten Fastställd 2013-09-11, dnr KS 2013/108 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för överförmyndarverksamheten...

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Nämndprotokoll med kallelser innehållande handlingar i urval PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. 4 år 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Nämndens utskottsprotokoll PapperIT* O Närarkiv

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt) E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualitet Gallras efter vidarebefordran E-post - övrigt Kanslisekr. Se anmärkning Gallras efter 5 år, plac. Med icke diarieförda handlingar

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för folkrörelsearkivet Folkrörelsearkivet är en fristående del av kommunarkivet, som är utformad speciellt för föreningar och folkrörelser. Här

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem...

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls

Läs mer

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien. 1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2006-2007 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset RÅDHUSET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Administration Ansökningar om lotteritillstånd, diarieförda papper när 5 Administration

Läs mer

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT Med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) fastställer Stockholms tingsrätt följande ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström Serviceenheten Jenny Bäckström Stockholms tingsrätt fastställer, med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1),

Läs mer

Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8.

Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8. Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång

Läs mer

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen Elin Adén MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062 Till Landstingsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av ekonomihandlingar Dokumenthanteringsplanen är ett stöd och ger generella riktlinjer

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 FÖRFATTNINGSSAMLING (8.5.1) Kommun Myndighet DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 Handlingar (dokument) Förvaringsplats

Läs mer

Samhällsbyggnad, Miljö och Hälsa

Samhällsbyggnad, Miljö och Hälsa Samhällsbyggnad, Miljö och Hälsa BLANKETT FÖR OLÄGENHETSANMÄLAN Personuppgifter Namn Boendeform Villa Hyresrätt Bostadsrätt Adress Ort mobil Ev. lägenhetsnr. Om annan boendeform, specificera nedan Personuppgifter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad ÖM 84/14 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 10.1.1 Tillsyn över ställföreträdare Antagen av överförmyndarnämnden 2014-12-16 Gäller från och med 2015-01-01 3. Kärnprocesser Verksamhetsområde

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet. Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun

Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun 2010-11-02 Kommunstyrelsen Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun Antogs av kommunstyrelsen 2 november 2010, 335 2(11) 1. Inledning I Kumla kommun finns ett intresse från verksamheten att kunna

Läs mer

Läsplattor, e-diarium, sociala medier och annan e-förvaltning

Läsplattor, e-diarium, sociala medier och annan e-förvaltning 2013-04-05 13/21 OBS! Var vänlig distribuera inbjudan till berörd målgrupp inom förvaltningen Samtliga nämnder/styrelser i kommuner och landsting Läsplattor, e-diarium, sociala medier och annan e-förvaltning

Läs mer

Malmö stads riktlinjer för sociala medier

Malmö stads riktlinjer för sociala medier Malmö stads riktlinjer för sociala medier Bakgrund Sociala medier är i första hand en plats för dialog och inte en traditionell reklamkanal. Det handlar först och främst om kommunikation, konversation

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.4 Ekonomiadministration Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhsområde

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

Anmälan av miljöfarlig verksamhet enligt 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd

Anmälan av miljöfarlig verksamhet enligt 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Sida 1 av 5 Anmälan av miljöfarlig verksamhet enligt 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899) Anmälan insändes till: Öckerö kommun Plan-, bygg- och miljöenheten 475 80 ÖCKERÖ

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB KOMMUNLEDNINGSKONTORET Beslut 2015-03-23 Dkumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dkumenthanteringsplan ger blaget nödvändig kntrll ch överblick över sina allmänna

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande. Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering 2013-11-06, rev. 2015-03-30 1(6) Linda Svensson 046-35 64 55 linda.svensson@lund.se Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering Dnr VOO 2013/0191

Läs mer