Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet

Transkript

1 Miljö- och räddningstjänstnämnden Dokumenthanteringsplan för miljö- och räddningstjänstförvaltningens verksamhet Upprättad: Beslutad: MRN/ Ärendenummer: MRN/2015:50 Gällande från:

2 Miljö- och räddningstjänstnämnden Innehåll Inledning... 1 FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE... 2 Arkivbeskrivning... 2 Klassificeringsstruktur och processbeskrivning... 2 Regler för den praktiska hanteringen av handlingar... 4 Sekretess och personuppgifter... 4 Arkivansvar... 4 Om uppdatering av dokumenthanteringsplanen... 4 Gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse... 5 Ingen information av betydelse ska gå förlorad... 7 Internt arbetsmaterial... 7 Rensning av arbetsmaterial... 7 Om arkivförteckning i tabellformat... 7 Om aktuella ärendetyper i diarieplanen... 8 Arkivförteckning i tabellformat Gemensamma verksamheter... 9 MILJÖKONTORET Miljökontorets organisation och arbetsuppgifter Miljökontorets ärenden och handlingar Sökingångar i arkivet digitala system och register Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Arkivförteckning i tabellformat Miljö RÄDDNINGSTJÄNSTEN Räddningstjänstens organisation och arbetsuppgifter Räddningstjänstens ärenden och handlingar Sökingångar i arkivet digitala system och register Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Arkivförteckning i tabellformat Räddningstjänst Bilaga 1 - Länkar Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret

3 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Inledning Syftet med dokumenthanteringsplanen är att allmänna handlingar ska hanteras på rätt sätt under sin tid på myndigheten, från att de är inkomna/upprättade tills de är gallrade/överlämnade till stadsarkivet för långtidsförvaring. Det viktigaste styrande dokumentet för det syftet är dokumenthanteringsplanen, som nämnden beslutar om. Den kompletteras med övergripande administrativa förvaltningsrutiner och ibland separata rutiner för respektive avdelning eller enhet. Dessa rutiner fastställs separat av chefer på respektive nivå. De administrativa rutinerna underlättar och stödjer genomförandet av förvaltningens dokumenthanteringsplan. Kärnan i rutinerna har sitt ursprung i lagstiftningen för den offentliga verksamheten. Förutom detaljerade regler innehåller lagstiftningen även bestämmelser om vilka allmänna krav som finns på handläggningen av ärenden och vilken serviceskyldighet varje svensk myndighet har. Planen har utformats enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen för att tillgodose alla formella krav, samt för att underlätta och effektivisera hanteringen av förvaltningens information. Hänsyn har tagits till Riksarkivets och SKL:s råd om bevarande och gallring (av handlingar hos kommunernas miljö- och hälsoskyddsverksamhet), SKL:s handbok i kommunal dokumenthantering, samt Eskilstuna kommuns arkivhandbok. Dokumenthanteringsplanen kan öka effektiviteten och kvalitén i verksamheten, säkra bevarandet av handlingar som i framtiden kan berätta om vår historia, ge insyn i den offentliga verksamheten, samt bidra till rättsäkerhet för medborgarna genom att tydligt visa vilken dokumentation av myndighetsutövningen som finns. Dokumenthanteringsplanen är nödvändig om förvaltningen ska kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad. Alla slags ärenden vi handlägger framgår uttryckligen i dokumenthanteringsplanen och i bilaga 2. Hur samtliga handlingar hanteras i dessa ärenden områdesvis och inom varje arbetsrutin gällande bevarande och gallring framgår uttryckligen av dokumenthanteringsplanen i tabellformat. (se sid 9-11 gemensamt, miljökontoret och räddningstjänsten). Där anger vi den generella hanteringen av de övergripande ärendetyperna, samt i förekommande fall undantag från denna generella hantering.

4 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE Arkivbeskrivning Miljö- och räddningstjänstnämnden är en myndighet och därmed en arkivbildare. Nämnden har en förvaltning till sin hjälp (se bild 1) som genomför det som nämnden beslutat. Nämnden fastställer en övergripande verksamhetsplan och budget för förvaltningen, samt lokala verksamhetsplaner för de fyra enheterna. Bild 1. Miljökontoret och räddningstjänsten består av fyra enheter som tillsammans med administrationen bildar arkiv. Allmänna handlingar bildas i de två verksamhetsavdelningarna, miljökontoret och räddningstjänsten, men också i nämndadministrationen samt i förvaltningens personal- och ekonomiadministration. Miljökontorets arkiv finns på Alva Myrdals gata 3 D och räddningstjänstens finns på brandstationen Sundbyvägen 2. Nämndadministrationens arkiv finns på miljökontoret. Förvaltningens målsättning är att Eskilstuna ska vara en trygg och säker kommun att bo och vistas i. Klassificeringsstruktur och processbeskrivning Eskilstuna kommun utvecklar en processorienterad och kommunikativ organisation, arbetar med ständiga förbättringar och använder IT som möjliggörare. Bland annat med verktyget 2C8 med vilket vi håller våra processer, rutiner, taxor och andra styrdokument lättåtkomliga. Verktyget är åtkomligt via internportalen. Vår förvaltnings kärnverksamhet sker i en av kommunens sju huvudprocesser, Att bedriva samhällsskydd och beredskap. Denna huvudprocess innehåller två delprocesser som förvaltningen har huvudansvar för: Bedriva tillsyn och kontroll Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor

5 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Förvaltningen informerar, utbildar och arbetar förebyggande på olika sätt för att eliminera eller minska risken för att olyckor, bränder och avvikelser inträffar. Om detta ändå sker ska konsekvenserna för människor, miljö och egendom minimeras. Framförallt genom utryckningsverksamheten. All tillsyn och kontroll på både räddningstjänsten och miljökontoret utgår från behovsutredningar som mynnar ut i lokala verksamhetsplaner på enhetsnivå. Delprocessen Bedriva tillsyn och kontroll är från 2015 samlad i en förvaltningsgemensam verksamhetsprocess. Se bild 2. Bild 2. Processen Bedriva tillsyn och kontroll, övergripande nivå. All dokumentation av tillsyn och kontroll sker i ärenden. Dessa ärenden tillhör olika ärendetyper/diarieplaner, grundat på vilken lagstiftning som gäller för respektive tillsyn och vilken praktisk hantering som är lämplig. Att Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor är den andra delprocessen i huvudprocessen Att bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete som förvaltningen har ett huvudansvar för. Se bild 3. Bild 3. Processen Förebygga och minska konsekvenserna av olyckor, övergripande nivå.

6 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Regler för den praktiska hanteringen av handlingar Hanteringen av förvaltningens handlingar regleras framförallt av arkivlag, förvaltningslag, delgivningslag, personuppgiftslag, samt offentlighets- och sekretesslag. Inkommande, upprättade och utgående handlingar behandlas därför enligt fastställda rutiner, som ska vara kända av personalen och som fortlöpande ska uppdateras, i enlighet med förändrad lagstiftning och verksamhetens krav. Sekretess och personuppgifter Förvaltningen hanterar inga helt sekretessbelagda ärendetyper, men inkommande handlingar bedöms om de ska ses som sekretessbelagda allmänna handlingar och hanteras i så fall separat. Inga handlingar lämnas ut, utan att bedömning görs gentemot offentlighets- och sekretesslagen. Miljö- och räddningstjänstnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom miljö- och räddningstjänstförvaltningen. De personuppgifter som lämnas av privatpersoner registreras och behandlas i våra datasystem. Fastighetsuppgifter hämtas från landskaps- och fastighetsdata. Allmänheten har, enligt 26 personuppgiftslagen, rätt att en gång per kalenderår gratis få skriftlig information om uppgifterna i registret. Var och en måste dock ansöka skriftligt till oss om det. Om någons personuppgifter är felaktiga och ska rättas till, kan denne kontakta miljökontoret. Arkivansvar Miljö- och räddningstjänstnämnden är ytterst ansvarig för myndighetens arkiv och fattar beslut om dokumenthanteringsplan inklusive gallringsregler. Nämnden har utsett en arkivansvarig på förvaltningen. Arkivansvarig ska bland annat följa arbetet i organisationen, bevaka att myndigheten hanterar sina allmänna handlingar på rätt sätt, samt fungera som kontaktpersoner mellan nämnden, förvaltningsledningen och stadsarkivet. Förvaltningschefen fastställer förvaltningsövergripande arbetsprocesser och arbetsrutiner med koppling till arkiv- och dokumenthantering, avdelningschefer fastställer det som är avdelningsövergripande och enhetschefer fastställer det enhetsövergripande. Administrativ personal sköter huvuddelen av det praktiska arbetet som arkivredogörare för förvaltningens olika arkiv. Handläggares arkivvård omfattar, förutom att hålla ordning på förekommande pappershandlingarna gällande de egna aktuella tillsynsobjekten även att hålla uppgifterna om dessa tillsynsobjekt uppdaterade i aktuellt digitalt ärendehanteringssystem. Utrensning av arbetsmaterial från ärendeakt före arkivläggning är i första hand handläggarens ansvar, även vid bedömning av inaktualitet är handläggaren en nyckelperson. Om uppdatering av dokumenthanteringsplanen Arkivansvarig leder arkivprocessen, bland annat att dokumenthanteringsplanen och ingående gallringsregler hålls aktuella. Planen ska vara ett levande dokument. En periodiskt återkommande genomgång garanterar att förändringar i lagstiftning, diarieplaner, processer och arbetsrutiner gällande dokumenthanteringen återspeglas i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen uttrycker samtidigt en ambitionsnivå och är inte att betrakta som en ren nulägesbeskrivning. I arkivprocessen ingår det för den ansvarige att vara drivande i förvaltningens arbete för att uppnå den ambitionsnivå som planen är ett uttryck för.

7 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Det finns inkomna eller upprättade handlingar som saknar intressant information eller funktion och därför kan bedömas vara av tillfällig eller ringa betydelse. Dessa handlingar, se förteckning nedan, diarieförs vanligen inte och får enligt denna dokumenthanteringsplan gallras (förstöras/kastas) vid inaktualitet, det vill säga när de inte längre behövs för arbetet. Berörd tjänsteman fattar själv beslutet om när en sådan handling är inaktuell. Allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse nedan får gallras vid inaktualitet: 1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 7. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska. 8. Olika former av elektroniska spår (t.ex. Cookiefiler, historikfiler) som inkommit till eller upprättats hos myndigheten via Internetuppkoppling. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 10. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som inte tillfört ett ärende sakuppgift.

8 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar, se nedan, får gallras vid inaktualitet: 1. Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t ex e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är äkthetsgaranterade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, t ex webbsidor, under förutsättning att ett urval av handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättas/uppdateras endast är av tillfälligt intresse (t ex adress, telefonnummer, öppettider) 3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke äkthetsgaranterad form, t ex fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen har påförts datumstämpel bör den till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen till dess överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex arkivexemplar av ADBupptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

9 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) Ingen information av betydelse ska gå förlorad Alla beslutshandlingar ska alltid skrivas ut enkelsidigt för att inte färgen ska vandra och göra texten svårtydbar efter långtidsförvaring. Undertecknat pappersoriginal stannar alltid kvar på myndigheten och kopia alternativt ett andra undertecknat original skickas till den som beslutet berör. Undertecknade och återsända delgivningskvitton är bevis på att beslutet delgivits. Dessa kvitton ska förvaras ihop med beslutshandlingen. Vid utskrifter av inkommen digital information följer vi principen att ingen information av betydelse för ärendet ska gå förlorad. Har avsändaren skickat in information i filformat som vi inte kan hantera ber vi dem att skicka informationen på nytt. Svartvita utskrifter tillämpas vanligen som standard, men om färgen förmedlar information som går förlorad vid svartvit utskrift skall färgutskrift användas. Vid skanning av inkomna pappershandlingar och andra åtgärder för digitalisering följer vi samma princip att ingen information av betydelse för ärendet ska gå förlorad. Internt arbetsmaterial Handlingar som inte är allmän handling enligt lagstiftningen kan betraktas som internt arbetsmaterial. Det kan handla om PM som sammanställts enbart för beredning av ärenden och utkast till tjänsteutlåtanden ( att göra -listor/checklistor, bedömningsgrunder och objektslistor) dvs. olika förstadium till färdiga handlingar. Det kan även vara utkast till processer och rutiner som inte fastställts än och andra anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse, som mallar till brev eller protokoll. Rensning av arbetsmaterial Rensning (att förstöra/kasta arbetsmaterial) kräver inte myndighetsbeslut och är tillåten för följande arbetsmaterial: anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse övertaliga avskrifter och kopior kladdar, utkast och liknande arbetspapper som har förlorat sin betydelse i och med att man upprättat en slutgiltig skrivelse trycksaker som man inte har behövt åtgärda telefonlappar eller minnesanteckningar och PM som sammanställts enbart för beredning eller föredragning av ett ärende inom myndigheten utkast till tjänsteutlåtanden eller koncept till brev eller protokoll offentliga utredningar och annat biblioteksmaterial Observera att plastfickor, gem etc. måste rensas bort från ärendeakterna innan arkivläggning. Om arkivförteckning i tabellformat Gallringsbesluten i våra arkivförteckningar i tabellformat i denna dokumenthanteringsplan gäller hela ärendetyper och alla däri ingående ärenden. Vi gallrar inte enstaka handlingstyper i våra tjänsteärenden. Alla handlingar som hör till ärendet hanteras på samma sätt. Däremot kan det finnas arbetsmaterial, se föregående stycke, eller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, se fullständiga listor på sidan 5-6, som inte tillför ärendet sakuppgift som kan

10 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19) gallras vid inaktualitet. Avgörande är typen av information som finns i handlingen, inte handlingstypen. En skenbart viktig handling som heter Anmälan om kanske kan gallras om det är en blankett som inte alls är ifylld, men en bifogad fil som heter vjdsjfsdhv kanske måste diarieföras för att den innehåller information som är viktig för ett ärende, fast den inte så lätt klassas som någon särskild handlingstyp. Arkivförteckningen i tabellformat beskriver hanteringen av alla diarieförda handlingar genom att ange en generell hantering av olika övergripande ärendetyper, till exempel 191 Miljöskydd, samt de undantag som finns från denna generella hantering. Alla ärendetyper är numrerade utifrån aktuell diarieplan. För räddningstjänstens tjänsteärenden som hanteras i Core anges istället hanteringen för alla diarieplaner på var sin egen rad. Rubriker i tabellen Verksamhet: (DiarieplansNr Ärendetyp) Den verksamhet som handlingen tillhör. Ska innehålla nummer och namn från diarieplanen. Förvaring: Var och på vilket sätt ärendetypen förvaras. Sortering: Hur ärendena är sorterade. Bevaras/Gallras: Gallringsfrist, t ex vid inaktualitet, 2 år, 5 år eller10 år, alternativt: Bevaras. Fristen innebär av praktiska och logiska skäl alltid det angivna antalet år plus innevarande, d.v.s. att handlingar tillhörande ärenden avslutade ett datum 2000, som ska gallras efter tio år, får gallras i början av Bevaras innebär att handlingarna ska till stadsarkivet. Till stadsarkivet: Hur länge ärendena ska förvaras i närarkivet innan de får lämnas till kommunarkivet. Anmärkning: Här anges till exempel om beskriven dokumenthantering gäller generellt för hela diarieplanskoden eller är ett undantag från den ordinarie hanteringen. Om aktuella ärendetyper i diarieplanen Av Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret framgår vilket nummer som ärendetypen har och därmed kan man se i arkivförteckning i tabellformat hur ärendeakterna ska hanteras. För räddningstjänstens tjänsteärenden som hanteras i Core anges hanteringen för alla ärendetyper på var sin egen rad.

11 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Styrning och ledning (Original) Styrning och ledning (Kopior) 035 Nämndadministration Undantag för 035 Nämndadministration: Förrättningsrapport och Intyg om ersättning från arbetsgivare 038 Remiss inkommande Förvaring Tabell Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning Arkivförteckning i tabellformat Gemensamma verksamheter närarkiv SERVER: Internportalen/ 2c8/etc. Ärendenum mer i LEX Förvaltning efter 10 år Är vanligen ärenden som hanteras i nämnden: Arbetsordningar. Attestordning, budget och verksamhetsplan/uppföljning, Delegationsordning, Demokratifrågor, Ordningar/Stadgar, Organisationsförändringar, Reglementen, Revision, Rutiner/anvisningar, Styrdokument och övriga bestämmelser, Taxor och avgifter, Verksamhetsuppföljningkvalitetsredovisning gallras vid inaktualitet Processbeskrivningar, rutiner och andra fastställda styrdokument (se ovan) närarkiv kronologisk efter 10 år Kallelser, Närvarolistor, Delegationslistor, Protokoll från nämnd, Ärendeakter med handlingar som hanteras av nämnden, t.ex. alla bokslutshandlingar närarkiv kronologisk gallras efter 10 år närarkiv Fastighetsbet eckning (Ärendenr när fastighetsb.sa knas) gallras efter 5 år *se anmärkning Ekonomiadministratör för in uppgifter i centralt lönesystem, originalhandling kvar på avdelning (räddningstjänsten) Remissvar digitalt i Castor/Core. Om remissen varit uppe för beslut i nämnden gäller bevarandereglerna för 035 Nämndadministration

12 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Ekonomi Undantag för Ekonomi Bokföringsorder Personal och löner Undantag för Personal och löner: Personalakt Undantag för Administration (endast Ledighetsansökan - Flextidsuttag) Undantag för Administration (endast Ledighetsansökan - Föräldraledighet) Förvaring Original på server:agresso/ Proceedo Kopia: pärm i närarkiv Pärm på avdelning Kopia: Agresso Original på SERVER Tabell Sortering Bevaras/ Gallras Ordernr./ Verifikations nr./årsvis Ordernr./ Verifikations nr./årsvis Digitala kommunöver gripande system: ADITRO (LISA, Personec, etc) gallras efter 10 år gallras efter 2 år Bevaras (ev. papperskopior gallras vid inaktualitet) Till stadsarkivet Efter 10 år, Anmärkning Kopior på beslut för debitering av timavgifter och årliga avgifter (Agresso) Leverantörsfakturor (Proceedo) Bokföringsorder (rättning av leverantörsfakturor) är den attesterade rapporten = pappersoriginalet Hanteras centralt av Löneservice Löneservice pnr/namn Bevaras vid pensionering Alla anställda ska ha en personalakt. Väsentliga originalhandlingar om den anställde i personalakten som förvaras centralt. Vid pension överförs akten till stadsarkivet. Kopior hos chef ska gallras 1 år efter avslutad anställning. kopia i pärm på avdelning kopia i pärm på avdelning (orig. till löneservice) kronologisk kronologisk gallras efter 1 år gallras efter 1 år undantag för 082 Löner och andra villkor undantag för 082 Löner och andra villkor

13 Dokumenthanteringsplan (19) Tabell VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Undantag för Administration (endast Kvitton och underlag för utlägg resekostnader gjort i PS Självservice) Undantag för Administration (endast Peronliga utlägg där Löneservice lägger in i PS) Undantag för 090 Samverkan/förhandling med facken/apt-protokoll 093 Synpunktshantering för miljö- och räddning Förvaring pärm på avdelning Originalkvitto till Löneservice pärm hos avdelningschef närarkiv Sortering Bevaras/ Gallras kronologisk kronologisk kronologisk ärendenr (LEX) * se anmärkning gallras efter 10 år gallras efter 10 år gallras efter 10 år Till stadsarkivet Anmärkning undantag för 082 Löner och andra villkor Personliga utlägg för t ex fika, present, etc undantag för 090 Bevaras 10 år ärende skapas även i Castor/Core vid behov

14 Miljö- och räddningstjänstnämnden (13) MILJÖKONTORET Miljökontorets organisation och arbetsuppgifter Det dagliga arbetet är organiserat i två enheter. Det är dels miljöskyddsenheten, som omfattar områdena miljöskydd, förorenade områden, lantbruk och miljöövervakning, dels enheten för avlopp, hälsoskydd och livsmedel. Miljökontoret har myndighetsansvar och ska se till att lagstiftningen följs enligt miljöbalken, livsmedels- och strålskyddslagen. Ansvarig politisk nämnd är miljö- och räddningstjänstnämnden. Miljökontorets ärenden och handlingar Miljöinspektörer handlägger ärenden. Alla handlingar som hör till ett ärende registreras digitalt och får ett ärendenummer och ett PostID-nummer, som identifierar ärendet respektive handlingen. Vid start av ett ärende anges alltid ett diarieplansnummer, beroende på vad det är för typ av ärende. Ärendets diarieplansnummer styr sedan hur ärendets samtliga handlingar ska hanteras, när det gäller bevarande. Alla handlingar som inkommit i våra ärenden efter ska finnas både på papper och digitalt i CASTOR. Sökingångar i arkivet digitala system och register Miljökontorets arkiv är den sparade informationen och inte mediet som det just nu är lagrat på. Såväl pappersakter som informationen i de digitala systemen utgör vårt arkiv. Miljökontoret använder det digitala ärendehanteringssystemet CASTOR i vilket information om miljöskyddsobjekt, ärenden och inkommande handlingar registreras. I systemet LEX registreras alla nämndhandlingar och i ekonomisystemet AGRESSO hanteras fakturor. Informationen i de digitala sökingångarna till pappersarkiven, d.v.s. ärendehanteringssystemet CASTOR, samt LEX och AGRESSO, ska överensstämma med informationen i respektive pappersarkiv. Vid gallring av ärenden ska därför noteras i respektive digitalt system att gallring har skett, samt årtal och datum. De handlingar som efter fastställd tid skickats till och därefter av stadsarkivet kan återsökas där. Beslutanderätten över handlingarna övergår dock i samband med leveransen till stadsarkivet. Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter Miljökontoret samarbetar med länsstyrelsen när det gäller att samla in information till deras databas för förorenade områden. Databasen som handlingar ska läggas in i heter Ebh-stödet (efterbehandlingsstödet). Samarbetet är tänkt att fortsätta.

15 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp ( Lantbruk) * se anmärkning 187 Hälsoskydd Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras LANTBRUKS -arkiv på avdelning närarkiv Arkivförteckning i tabellformat Miljö Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärenden. när fastighetsbet. saknas) Till stadsarkivet Anmärkning före 2011 enligt gamla diarieplanen. Nu används Undantag för närarkiv Fastighetsbeteckning vid inaktualitet undantag för Enskilda avlopp (anl. har upphört) Värmepumpar pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis undantag för Bidragsansökningar radon pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras undantag för /06 Provtagning radon i pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis luft/vatten Anmälan om kompostering pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis Dispens från renhållningsordningen pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras Tillsyn utomhusmiljö pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis (endast analyssvar strandbad) Tillsyn inomhusmiljö pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis (endast analyssvar bassängbad) Provtagning badvatten pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis undantag för 187 undantag för 187 undantag för 187 undantag för undantag för undantag för Remisshantering lokaler pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras efter 2 år undantag för Tillstånd offentliga tillst. pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning, årsvis gallras efter 2 år undantag för 187 Djurart samt Fastighetsbeteckning gallras undantag för Djurhållning inom detaljplanelagt område pärm på avdelning

16 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp 189 Livsmedel Dricksvatten Provtagning/analyssvar dricksvatten 191 Miljöskydd Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras närarkiv närarkiv Pärm på avdelning närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Objektsnamn Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Avgifter närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Periodiska besiktningar närarkiv Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Anmälan för transport av avfall/farligt avfall Tillstånd för transport av avfall/farligt avfall PCB-ärenden (Undantag för Tillsyn miljöfarlig verksamhet) Köldmedia CFC Avgifter/information köldmedia gallras pärm i närarkiv A-Ö Företagsnamn gallras pärm i närarkiv A-Ö Företagsnamn gallras Separat Fastighetsbeteckning PCB-arkiv (Ärendenummer när KÖLDMEDIA -arkiv på avdelning pärm på avdelning Köldmediarapportering pärm på avdelning fastighetsbeteckning saknas) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Till stadsarkivet efter 1 år och inaktualitet vid inaktualitet / när nytt besluts har fattats efter 6 år Anmärkning undantag för 189 undantag för undantag för 191 undantag för 191 på grund av ibland 3 års mellanrum undantag för 191 undantag för 191 PCB-inventering och PCB-sanering undantag för 191 Fastighetsbeteckning undantag för Fastighetsbeteckning undantag för

17 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Cisterner pärm i närarkiv Fastighetsbeteckning LANTBRUKS Fastighetsbeteckning Lantbruk och -arkiv på (Ärendenummer när bekämpningsmedel avdelning fastighetsbeteckning saknas) Undantag för (endast Förprövning, ej ärende) 193 Miljöövervakning Undantag för Provtagning/Analysprotokoll vatten 194 Skydd av områden ÖVRIGT EJ ÄRENDEN Inkomna handlingar med information/funktion som ska granskas eller hanteras, utan att skapa ärende. pärm på avdelning närarkiv pärm på avdelning närarkiv pärm på avdelning Anmärkning undantag för 191 ärenden diarieförda före 2011 enligt gamla diarieplanen finns på Fastighetsbeteckning gallras undantag för , som PostID-registreras Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) Kronologisk (PostID) Fastighetsbeteckning (Ärendenummer när fastighetsbeteckning saknas) undantag för 193 Tillsyn naturreservat (ex. dispens från reservatföreskrifter) Tillsyn strandskydd (ex. klagomål) Kronologisk (PostID) gallras - generellt för övrigt, OBS skillnad jmf med handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

18 Miljö- och räddningstjänstnämnden (19))) (19)2 8)) RÄDDNINGSTJÄNSTEN Räddningstjänstens organisation och arbetsuppgifter Det dagliga arbetet är organiserat i 3 olika funktionsgrupper: räddning, skydd och administration. Räddningstjänsten har myndighetsansvar och ska se till att lagstiftningen följs enligt lag om skydd mot olyckor. Ansvarig politisk nämnd är miljö- och räddningstjänstnämnden. Räddningstjänstens ärenden och handlingar Brandingenjörer och brandinspektörer handlägger ärenden. Alla handlingar som hör till ett ärende registreras digitalt och får ett ärendenummer som identifierar ärendet respektive handlingen. Ärendehanteringssystemet för ärenden kopplade till myndighetsutövningen är Core. Vid start av ett ärende skapas alltid ett diarieplansnummer, beroende på vad det är för typ av ärende. Ärendets diarieplansnummer styr sedan hur ärendets samtliga handlingar ska hanteras, när det gäller bevarande. Larm till räddningstjänsten registreras när en händelse inträffar och en person söker hjälp hos SOS Alarm AB som är larmmottagare åt Räddningstjänsten. Ärendet skapas och skickas automatiskt till Räddningstjänstens ärendehanteringssystem Core när SOS operatören skapar ett räddningsärende i deras ärendehanteringssystem Zenit. Alla grunduppgifter kommer in automatiskt och när en händelse avslutas slutredigerar ansvarig Räddningsledare rapporten med kompletterande och förklarande information innan rapporten klarmarkeras och stängs. Sökingångar i arkivet digitala system och register Räddningstjänsten arkiv är den sparade informationen och inte mediet som det just nu är lagrat på. Såväl pappersakter som informationen i de digitala systemen utgör vårt arkiv. Räddningstjänsten använder de digitala ärendehanteringssystemen CORE och LEX i vilket information om tillsynsobjekt, insatsrapporter, ärenden och inkommande handlingar registreras. Många handlingar finns förutom i pappersakten även som digitala filer i CORE. I systemet LEX registreras alla nämndhandlingar och i ekonomisystemet AGRESSO hanteras fakturor. Informationen i de digitala sökingångarna till pappersarkiven, d.v.s. ärendehanteringssystemet CORE, samt LEX och AGRESSO, ska överensstämma med informationen i respektive pappersarkiv. Vid gallring av ärenden ska därför noteras i respektive digitalt system att gallring har skett, samt årtal och datum. De handlingar som efter fastställd tid skickats till och därefter av stadsarkivet kan återsökas där. Beslutanderätten över handlingarna övergår dock i samband med leveransen till stadsarkivet. Uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter I samband med handläggning av explosiv vara hämtas uppgifter ur belastnings- respektive misstankeregistret från Rikspolisstyrelsen för förstagångssökande. Uppgifter som kan tänkas vara intressanta för andra myndigheter kommuniceras till berörd. Likaså hanteras inkomna uppgifter från andra myndigheter i aktuella ärenden.

19 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning 267 Skydd Arkivförteckning i tabellformat Räddningstjänst Gemensamma händelsetyper Tillsyn LSO Tillsyn LBE Samplanerad tillsyn LSO- LBE Skriftlig redogörelse Trapphusbesiktning Tematillsyn Off tillställning Allm sammankomst Händelsebaserad tillsyn :4 Tillsyn/Sevesotillsyn Sotning egen regi Sotning övrigt Server Fastighetsbeteckning, kronologisk Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Byggärende Planärende Server/arkiv Fastighetsbeteckning, kronologiskt Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet

20 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tillstånd Brandfarlig vara Server/arkiv SBN Tillstånd explosiv vara Server/arkiv SBN Tillfälligt undantag från Server/arkiv förbud SBN Anmälan Brandfarlig vara Server/arkiv SBN Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Fastighetsbeteckning, kronologiskt Allmänna yttranden Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Allmänna yttranden - offentligplats Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Sakkunnigutlåtande Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Olycksutredning Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Brandutredning Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Övriga ärenden Server Fastighetsbeteckning, kronologiskt Yttrandet. Underlag gallras vid avslutat ärende. Yttrandet. Underlag gallras vid avslutat ärende. Yttrandet. Begäran gallras vid avslutat ärende. Till stadsarkivet Anmärkning Kan förekomma sekretessbelagda uppgifter från belastnings- respektive misstankeregistret Anmälan ersätts med tillstånd sedan reviderat lagrum Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet Årlig utskrift till arkivet

21 Dokumenthanteringsplan (19) VERKSAMHET DiarieplansNr Ärendetyp Tabell Förvaring Sortering Bevaras/ Gallras Till stadsarkivet Anmärkning 275 Räddning Olyckstyper: Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Utsläpp av farligt ämne Drunkning-/tillbud Nödställd person Nödställt djur Stormskada Bergras/jordskred Annat ras Översvämning av vattendrag Annan vattenskada Annan olycka Automatlarm, ej brand/gas Förmodad brand Falsklarm brand Förmodad räddning Falsklarm räddning I väntan på ambulans Sjukvård under delegation Annan hjälp till ambulanspersonal Hjälp till polis Felindikering från automatlarm Vattentransport Trygghetslarm Säkerhetsvakt Dykuppdrag Inbrottslarm Hiss ej nödläge Annat uppdrag Annan olycka Övrigt ej ärenden Inkomna handlingar med information/funktion som ska granskas eller hanteras, utan att skapa ärende. Larm till räddningstjänsten registreras när en händelse inträffar och en person söker hjälp hos SOS Alarm AB som är larmmottagare åt Räddningstjänsten. Ärendet skapas och skickas automatiskt till Räddningstjänstens ärendehanteringssystem Core när SOS operatören skapar ett räddningsärende i deras ärendehanteringssystem Zenit. Alla grunduppgifter kommer in automatiskt och när en händelse avslutas slutredigerar ansvarig Räddningsledare rapporten med kompletterande och förklarande information innan rapporten klarmarkeras och stängs. Server (Core Räddning) Arkiv (räddningstjänsten) pärm på avdelning Larmnummer, kronologiskt Bevaras digitalt åtkomligt hos MRN Löpande registrering i insatsrapporter Larmnummer, kronologiskt Bevaras på papper Efter 10 år Årlig utskrift av hela förra årets handlingar från server Kronologisk gallras - generellt för övrigt, OBS skillnad jmf med handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

22 Miljö- och räddningstjänstnämnden Bilaga 1 - Länkar Arkivlag Bevara eller gallra? Miljö och hälsoskydd: andra omarbetade upplagan 2008 Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting Papper p?searchpage=/dummy&search1_all= *&op1=&db=KATA&from=1&toc_length=20&currdoc=1 Pdf Eskilstuna kommuns arkivhandbok aspx Eskilstuna kommuns arkivreglemente aspx Förvaltningslag Livsmedelslag Miljöbalk Nämndsammanträde (då arkivansvariga utsågs) aspx Offentlighets- och sekretesslag Personuppgiftslag (PuL) Strålskyddslag Vilse i arkivet handbok i kommunal dokumenthantering, 4:e uppl Annika Holmberg, SKL Kommentus.

23 Miljö- och räddningstjänstnämnden Bilaga 2 - Arkivförteckning - Lista över alla ärendetyper i diarieplanen för miljökontoret 187 Hälsoskydd Enskilda avlopp Skadedjur Värmepumpar Radon Utomhusmiljö Anmälan inrättande av förmultningstoalett Information enskilda avlopp Klagomål enskilda avlopp Projekt enskilda avlopp Provtagningsanalyser enskilda avlopp Remisshantering enskilda avlopp Tillstånd för enskilda avlopp Ändring av avloppsanordning Tillsyn enskilda avlopp Information skadedjur Klagomål skadedjur Projekt skadedjur Remisshantering skadedjur Tillsyn skadedjur Anmälan värmepump Bidragsansökningar Information Klagomål Projekt Provtagning radon i luft Provtagning radon i vatten Remisshantering Tillsyn Anmälan om kompostering Dispens från renhållningsordningen

24 Miljö- och räddningstjänstnämnden Inomhusmiljö barn, skola, bostäder Hygieniska verksamheter och lokaler (Ansökan om förlängt hämtningsintervall för slamavskiljare, Ansökan om förlängt tömningsintervall för fosforfälla, Ansökan om eget omhändertagande av toalettavfall/slam) Extra borttransportering av hushållsavfall Folkhälsa Information utomhusmiljö Klagomål utomhusmiljö Nedskräpning utomhusmiljö Offentliga lokaler utomhusmiljö Projekt utomhusmiljö Remisshantering utomhusmiljö Tillstånd att ta hand om avfall enligt 15:18 miljöbalken Tillsyn utomhusmiljö Eldning Information inomhusmiljö Klagomål inomhusmiljö Projekt inomhusmiljö Remisshantering inomhusmiljö Tillsyn inomhusmiljö Anmälan undervisningslokaler inomhusmiljö Anmälan om hygieniska verksamheter och offentliga bad Information lokaler Klagomål lokaler och evenemang Projekt lokaler Provtagning badvatten Remisshantering lokaler Tillstånd offentliga tillställningar

25 Miljö- och räddningstjänstnämnden Tillsyn lokaler Djurhållning inom detaljplanelagt område 189 Livsmedel Dricksvatten Dricksvatten Anmälningar dricksvattten Godkännanden dricksvattten Information dricksvattten Klagomål dricksvattten Kontroll dricksvattten Kontrollprogram dricksvattten Provtagning/analyssvar dricksvattten Livsmedelsanläggningar Anmälan ändring livsmedelsanläggningar Godkännande livsmedelsanläggningar Information livsmedelsanläggningar Klagomål livsmedelsanläggningar Kontroll livsmedelsanläggningar Kontrollprogram livsmedelsanläggningar Misstänkt matförgiftning Projekt livsmedelsanläggningar Provtagning/analyssvar livsmedelsanläggningar Registrering livsmedelsanläggningar Remisshantering/yttranden livsmedelsanläggningar Tillfälliga/tidsbegränsade godkännanden livsmedelsanläggningar Tillfälliga/tidsbegränsade registreringar livsmedelsanläggningar Ambulerande verksamheter Anmälan ändring ambulerande verksamheter Godkännande ambulerande verksamheter Information ambulerande verksamheter Klagomål ambulerande verksamheter Kontroll ambulerande verksamheter

26 Miljö- och räddningstjänstnämnden Miljöskydd Vattenverksamhet Förorenade områden Miljöfarlig verksamhet Kontrollprogram ambulerande verksamheter Misstänkt matförgiftning ambulerande verksamheter Projekt ambulerande verksamheter Provtagning/analyssvar ambulerande verksamheter Registrering ambulerande verksamheter Remisshantering/yttranden ambulerande verksamheter Tillfälliga/tidsbegränsade godkännanden ambulerande verksamheter Tillfälliga/tidsbegränsade registreringar ambulerande verksamheter Ansökningar vattenverksamhet Information vattenverksamhet Klagomål vattenverksamhet Projekt vattenverksamhet Provtagning vattenverksamhet Remisshantering vattenverksamhet Tillstånd vattenverksamhet Tillsyn vattenverksamhet Anmälan grävning/sanering förorenade områden Information förorenade områden Klagomål förorenade områden Markundersökningar förorenade områden Regionala programmet/projekt Remisshantering/yttranden förorenade områden Tillsyn förorenade områden MIFO fas 1 inventering Bidragsprojekt förorenade områden Anmälan om miljöfarlig verksamhet Anmälan ändring miljöfarlig verksamhet Avgifter miljöfarlig verksamhet

27 Miljö- och räddningstjänstnämnden Köldmedia CFC Täkt, kross, upplag Information miljöfarlig verksamhet Klagomål miljöfarlig verksamhet Kontrollprogram miljöfarlig verksamhet Miljörapport miljöfarlig verksamhet Periodiska besiktningar miljöfarlig verksamhet Projekt miljöfarlig verksamhet Provtagning/analysresultat miljöfarlig verksamhet Remisshantering/yttranden miljöfarlig verksamhet Tillstånd för kemikaliehantering miljöfarlig verksamhet Tillstånd för miljöfarlig verksamhet Tillsyn miljöfarlig verksamhet Anmälan för transport av avfall/ farligt avfall Tillstånd för transport av avfall/ farligt avfall Driftstörning/olycka/utsläpp miljöfarlig verksamhet Årsrapport miljöfarlig verksamhet Anmälan om installering köldmedia Anmälan om urdrifttagande köldmedia Avgifter/information köldmedia Klagomål köldmedia Köldmediarapportering Projekt köldmedia Tillsyn köldmedia Anmälningar täkt, kross, upplag Avgifter täkt, kross, upplag Information täkt, kross, upplag Klagomål täkt, kross, upplag Miljörapport täkt, kross, upplag Projekt täkt, kross, upplag Remisshantering/yttranden täkt, kross, upplag Tillsyn täkt, kross, upplag Provtagning/analysresultat täkt, kross, upplag

28 Miljö- och räddningstjänstnämnden Cisterner Lantbruk och bekämpningsmedel 193 Miljöövervakning Vatten miljöövervakning 194 Skydd av områden Luft miljöövervakning Buller miljöövervakning Tillsyn naturreservat Tillsyn strandskydd Anmälningar cisterner Avgifter cisterner Information cisterner Klagomål cisterner Kontrollrapporter cisterner Tillsyn cisterner Anmälan lantbruk Tillstånd lantbruk Tillsyn lantbruk Avgifter lantbruk Klagomål lantbruk Anmälan, spridning av bekämpningsmedel Tillstånd för spridning av bekämpningsmedel Anmälan spridning av slam Miljörapportering lantbruk Nedgrävning av djur Provtagning vatten, miljöövervakning