Granskning av arbetsmiljön inom hemtjänsten

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av arbetsmiljön inom hemtjänsten Stefan Wik 6 november 2012

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Kontrollmål Metoder Iakttagelser Det fysiska arbetsmiljöarbetet Den psykosociala arbetsmiljön Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro undersköterskor/vårdbiträden Sjukfrånvaro för hälso- och sjukvårdspersonal Uppföljning av sjuktalen Projektet Hälsa på arbetsplatsen Synpunkter från anställda på arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön Den psykosociala arbetsmiljön Aktiviteter som påverkar arbetsmiljön Bemanningsservice Utbildning Utbildning i arbetsmiljöarbete Revisionell bedömning november 2012

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Insatserna för äldre i deras ordinära boenden utförs företrädesvis av undersköterskor och vårdbiträden, men även andra yrkesgrupper svarar för insatserna. Det kan vara sjuksköterskor, arbetsterapeuter eller sjukgymnaster. För att omsorg och omvårdnad ska kunna hålla en god standard behöver också arbetsmiljön vara bra Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är omsorgsnämndens insatser för personalens arbetsmiljö ändamålsenliga? Kontrollmål Vilka förebyggande åtgärder vidtar nämnden inom arbetsmiljöområdet? Finns det några skillnader när det gäller arbetsmiljöproblem mellan de olika yrkesgrupperna? Visar sig denna skillnad i frånvarostatistiken mellan yrkesgrupperna? Vilka åtgärder vidtar nämnden för att minska sjukfrånvaron? Hur framgångsrika är de rehabiliteringsinsatser som nämnden sätter in? Hur arbetar nämnden med den psykosociala arbetsmiljön Hur fungerar bemanningsservice? Uppfattas den som en tillgång? 1.3. Metoder Vi har tagit del av de rutiner och riktlinjer som är utarbetade inom kommunen och som ingår i kommunens verksamhetshandbok. Vi har också tagit del av AFA Försäkrings arbetsbok Vård i annans hem. Ur kommunens IT-system Adato har vi fått statistik på sjukfrånvaron för grupperna undersköterskor/vårdbiträden och hälsooch sjukvårdspersonal. Vi har intervjuat personal och enhetschefer vid: - Diamantens hemtjänst, - Skogsråets hemtjänst - Ebbegruppens hemtjänst - Konvaljens hemtjänst - Bryggarens hemtjänst samt - Bemanningsservice Vidare har vi intervjuat personal vid Lindsdals hemtjänst och Kommunals huvudskyddsombud för anställda inom omsorgsnämnden. Vi har också intervjuat två av nämndens personalutvecklare Därutöver har vi samtalat med verksamhetschefen för hälso- och sjukvårdsenheten. 6 november 2012 Sida 1 av 14

4 2. Iakttagelser 2.1. Det fysiska arbetsmiljöarbetet I enhetschefernas arbetsuppgifter ingår att svara för arbetsmiljöarbetet för sin personal inom hemtjänsten. Det är enhetschefen som har att genomföra fysiska skyddsronder. I arbetsmiljöförordningen står bland annat: Vid varje arbetsställe bör regelbunden översyn ske genom skyddsrond. I den kommungemensamma verksamhetshandboken görs preciseringen att det är lämpligt att fysiska skyddsronder genomförs vartannat år eller oftare. Vid skyddsronderna ska enhetschefer, arbetsledare och berörda skyddsombud delta. Vid önskemål kan personal från Kommunhälsan medverka. Av verksamhetshandboken framgår vidare att en checklista som är utarbetad bör användas och att sedan ska en handlingsplan upprättas. När skyddsronden är genomförd, eller när ett ärende om arbetsmiljön aktualiseras, behandlas det vanligen vid enhetens arbetsplatsträff. Det är regel att arbetsmiljöfrågorna är en stående punkt på dagordningen till arbetsplatsträffarna. Frågor om arbetsmiljön ska också behandlas i den lokala samverkansgruppen. Kan ärendet inte lösas där, förs det vidare till nämndens centrala samverkansgrupp. Anmälan av arbetsskada skickas till försäkringskassan och sammanställs av Kommunhälsan för hela den kommunala förvaltningen. I revisionsrapporten Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, maj 2012, redovisas statistik över inrapporterade arbetsskador i kommunen Den psykosociala arbetsmiljön För att kartlägga, bedöma och åtgärda den psykosociala arbetsmiljön genomförs en medarbetarenkät i samtliga förvaltningar. Genom enkäten finns sedan en grund för att förebygga riskfaktorer och utveckla friskfaktorer. I kommunens verksamhetshandbok uttalas att enkäten är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. För närvarande genomförs medarbetarenkäten där omsorgsnämndens personal ges möjlighet att svara. Den aktuella tidsplanen för enkäten ser ut enligt följande: - Fram till vecka 41: Cheferna går igenom enkätfrågorna med medarbetarna på arbetsplatsträffar - Vecka 41: Enkäten skickas ut till alla medarbetare - Vecka 44: Sista dag för att skicka in besvarad enkät är söndagen 28 oktober - Vecka 45: Resultat skickas till förvaltningschefer och till chefer för enheter/arbetslag - Senast vecka 50: Resultatet presenteras för medarbetarna - Senast vecka 10: Handlingsplaner klara - Ny medarbetarenkät i oktober Svaren på enkäterna lämnas anonymt Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Sjukskrivningar kan förorsakas av sjukdomar eller av olycksfall som inträffar på fritiden men de kan också förorsakas av olycksfall i arbetet. 6 november 2012 Sida 2 av 14

5 Oavsett orsaken har arbetsgivaren ett rehabiliteringsansvar. För att kunna jobba på ett praktiskt sätt med rehabiliteringen finns det i verksamhetshandboken en omfattande beskrivning samt ett processchema som beskriver stegen i rehabiliteringsarbetet. Nedan redogörs för de steg som cheferna har att använda sig av. 6 november 2012 Sida 3 av 14

6 Till sin hjälp använder sig cheferna av IT-systemet Adato. Genom systemet går det att på kommunnivå mäta hur många rehabiliteringsärenden som årligen borde ha startats och hur många rehabiliteringsärenden som avslutas varje år. IT-systemet underlättar för chefen att fånga upp de personer som visar sig har en hög korttidsfrånvaro. För anställda som har en sjukfrånvaro på mer en sex gånger om året får chefen en signal, så att denne kan ta kontakt med av den anställde och föra ett samtal om frånvaron. Enhetschefen har ansvaret för att arbetet med rehabiliteringsprocessen. För detta ändamål har enhetscheferna varje månad kontakt med någon av förvaltningens personalutvecklare. 6 november 2012 Sida 4 av 14

7 2.4. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro undersköterskor/vårdbiträden Sjukfrånvaro totala sjukfrånvaron 7,2% 5,1% 4,1% totala korttidssjukfrånvaron 3,3% 1,9% 1,5% andel långtidssjukfrånvaro 53,8% 63,0% 62,4% Sjukfrånvaro per kön män 3,9% 3,0% 2,3% kvinnor 7,4% 5,2% 4,2% Sjukfrånvaro per åldersgrupp år eller yngre 5,8% 4,5% 3,0% mellan 30 och 49 år 6,8% 5,3% 4,3% 50 år eller äldre 8,1% 4,9% 4,1% Definition av nyckeltaltotala sjukfrånvaron Total sjukfrånvarotid / Sammanlagd ordinarie arbetstid Totala korttidssjukfrånvaron Total korttidssjukfrånvaron (59 dagar eller färre) / Sammanlagd ordinarie arbetstid Andel långtidssjukfrånvaro Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) / Total sjukfrånvarotid Sjukfrånvaron för män Summa sjukfrånvarotid för män / Sammanlagd ordinarie arbetstid för män Sjukfrånvaron för kvinnor Summa sjukfrånvarotid för kvinnor / Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor Sjukfrånvaron för ålderskategorin 29 år eller yngre Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre Sjukfrånvaron för ålderskategorin 30 till 49 år Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år / Sammanlagd ord arbetstid i åldersgruppen år Sjukfrånvaron för ålderskategorin 50 år eller äldre Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre 6 november 2012 Sida 5 av 14

8 Sjukfrånvaro för hälso- och sjukvårdspersonal Sjukfrånvaro totala sjukfrånvaron 5,1% 3,6% 2,7% totala korttidssjukfrånvaron 1,2% 0,5% 1,0% andel långtidssjukfrånvaro 76,0% 86,2% 64,4% Sjukfrånvaro per kön män 0,6% 0,5% 3,1% kvinnor 6,0% 4,2% 2,6% Sjukfrånvaro per åldersgrupp år eller yngre 2,6% 0,5% 2,0% mellan 30 och 49 år 4,1% 2,6% 3,5% 50 år eller äldre 7,2% 5,9% 1,9% Definition av nyckeltal Totala sjukfrånvaron Total sjukfrånvarotid / Sammanlagd ordinarie arbetstid Totala korttidssjukfrånvaron Total korttidssjukfrånvaron (59 dagar eller färre) / Sammanlagd ordinarie arbetstid Andel långtidssjukfrånvaro Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) / Total sjukfrånvarotid Sjukfrånvaron för män Summa sjukfrånvarotid för män / Sammanlagd ordinarie arbetstid för män Sjukfrånvaron för kvinnor Summa sjukfrånvarotid för kvinnor / Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor Sjukfrånvaron för ålderskategorin 29 år eller yngre Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre Sjukfrånvaron för ålderskategorin 30 till 49 år Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år / Sammanlagd ord arbetstid i åldersgruppen år Sjukfrånvaron för ålderskategorin 50 år eller äldre Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre 6 november 2012 Sida 6 av 14

9 2.5. Uppföljning av sjuktalen Sjukfrånvaron är högre för gruppen undersköterskor och vårdbiträden än för gruppen hälso- och sjukvårdspersonal. Skälet till detta är inte entydigt. I en grupp konstaterade man att arbetets art skiljer sig åt i så måtto att det är gruppen undersköterskor och vårdbiträden som utför de tunga fysiska arbetet. Statistiken visar också att sjukfrånvaron är högst för gruppen 50 år eller äldre. Nämnden har uppmärksammat att sjuktalen för gruppen vårdbiträden och undersköterskor ökar i jämförelse med tidigare år. Med anledning av detta följer nämnden varje månad särskilt fyra enheter, två från norr och två från söder. Två av dessa grupper har högsjukfrånvaro och två av grupperna har låg sjukfrånvaro. Förvaltningens personalutvecklare, som har ett mycket nära samarbete med de berörda enhetscheferna, redogör i nämnden för de åtgärder som vidtas i enheternas arbete med att minska sjukfrånvaron Projektet Hälsa på arbetsplatsen Under år 2010 startades omsorgsnämnden och socialnämnden, på uppdrag av Arbetsmiljöområdet, ett projekt med namnet Hälsa på arbetsplatsen. Syftet var att hitta former för att arbeta med att minska korttidsfrånvaron hos medarbetarna. Följande delmål gällde för arbetet: Hitta en hållbar modell på individnivå för att kartlägga hälsan med hjälp av hälsosamtal samt att medvetandegöra varje medarbetares eget ansvar för sin hälsa och sin arbetsgrupps arbetsmiljö. Skapa aktiviteter på gruppnivå i syfte att skapa en hälsofrämjande arbetsplats. Vägledande för vilka aktiviteter som ska genomföras är de individuella hälsosamtalen. Stärka ledarskapet på organisationsnivå genom att ge kunskap i betydelsen av livsstilsfrågor och verktyg för att kunna arbeta aktivt i syfte att skapa en hälsofrämjande arbetsplats. I utvärderingen av projektet sägs: De planerade aktiviteterna i projektet har genomförts helt eller delvis som det var tänkt. Det som inte går att få fram är de ekonomiska effekterna av gjorda insatser då aktiviteterna tagit längre tid än vad som var tänkt och att problematiken är komplex. Förändringar sker inte över en natt. Det har också varit svårt att få fram bra statistik och underlag för jämförelse. Sammanfattningsvis visar pilotprojektet på att följande aktiviteter uppfattas som bra i syfte att nå en hälsofrämjande arbetsplats - Individuella hälsosamtal med kompletterande enkät om levnadsvanor. Här är Kommunhälsans kompetens och stöd viktigt. Uppföljning sker på gruppnivå av den kompletterande enkäten. - Forum för dialog. Tid för att mötas är ett måste för att få en känsla av att vara en del i ett sammanhang, att ha en tillhörighet samt att arbetet blir meningsfullt. 6 november 2012 Sida 7 av 14

10 - Tydlig och pedagogisk statistik på all frånvaro som går att följa upp på både grupp- och individnivå. - Metoder för att stödja och stärka ledarskapet som t ex chefshandledning, vägledning i form av en tydlig process, tydlig statistik för uppföljning, och bra arbetsmetoder att ta till när det behövs, t ex ett dialogverktyg. Det har inte blivit någon direkt fortsättning på detta arbete. Däremot studerar för närvarande ett antal hemtjänstgrupper AFA-försäkrings studiematerial Vård i annans hem. Materialet tar fasta på att bra kommunikation i arbetsgruppen förbättrar arbetsmiljön Synpunkter från anställda på arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön Det är framför allt det fysiskt tunga arbetet, de tunga lyften som undersköterskor och vårdbiträden tar upp som ett arbetsmiljöproblem. Även trånga utrymmen där insatserna ska utföras är problematiska. Små utrymmen på toaletter och i hygienutrymmen, som duschkabiner, är svåra miljöer att arbeta i. Andra praktiska problem i samband med den fysiska arbetsmiljön är att omsorgstagare inte alla gånger vill använda sig av de hjälpmedel som har tillhandahållits. En ändring av möbleringen i det ordinära boendet är en aktivitet som både kräver inkänning och omtanke. Att exempelvis sära på en dubbelsäng som makar haft gemensam under lång tid, kan vara nödvändig för att arbetsmiljön ska förbättras. Flera av dem som intervjuas är osäkra på om någon systematisk genomgång av arbetsmiljön genomförs i de ordinära boendena. När ett praktiskt problem dyker upp förs det upp som ett ärende på dagordningen vid de rehabiliteringsmöten som hålls en gång i veckan. Om hjälpmedel behöver sättas in som både gagnar omsorgstagaren och personalen, har de så kallade rehabiliteringsteamen blivit ett utmärkt forum att lyfta frågan i. I teamen ingår undersköterskor, vårdbiträden, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast, enhetschef och biståndsbedömare. Även frågor som rör den psykosociala arbetsmiljön kan tas upp i rehabiliteringsteamen. Kommunhälsan anses vara en bra resurs både när det gäller den fysiska arbetsmiljön och den psykosociala. Många intervjuade säger att de är mycket positiva till Bemanningsservice. En av de grupper som intervjuas tar upp den grupplokal som enheten har. Trots att den är nyligen renoverad fungerar den dåligt Den psykosociala arbetsmiljön Flera av de intervjuade tar upp att budgeten och tilldelningen av tid inte harmoniserar med den värdegrund och andra krav på omsorgstagarnas delaktighet som uttalas, vilket framkallar stress och är därmed ett arbetsmiljöproblem. Andra grupper anser att de insatser som ska utföras hinns med. 6 november 2012 Sida 8 av 14

11 Några av de grupper som blev intervjuade var kritiska till arbetet med önskad sysselsättningsgrad då det kräver att vissa bemanningsturer planeras sent och att personalen får jobba med omsorgstagare den inte känner och att arbetet får utföras i en okänd miljö. Man anser att det är stressmoment. En av de intervjuade grupperna redogjorde för att det tog lång tid att hitta den bostad som en omsorgstagare hade. Bostaden saknade gatuadress. Sådana situationer uppfattas som stressande. Vanligen är kontakterna goda och ömsesidiga mellan omsorgstagare och omvårdnadspersonal. De insatser som personalen utför är uppskattade av omsorgstagarna, erfar grupperna. Det förekommer också insatser som ska utföras i en miljö som är mer komplicerad. Det kan handla om omvårdnadsinsatser som ska ges till missbrukare eller till personer som på annat sätt är utagerande. Arbete i sådana miljöer är många gånger påfrestande. När det gäller arbete som omvårdnadspersonalen utför, som är utöver det vanliga, finns möjligheter till handledning Aktiviteter som påverkar arbetsmiljön I kommunen finns personalföreningen Aktiv Fritid. Den som är medlem i föreningen har tillgång till ett antal föreningar där man kan bedriva fritids- och friskvårdsarbete till ett reducerat pris. Fritidsaktiviteter som subventioneras av arbetsgivaren förekommer inte Bemanningsservice I bemanningsservice uppdrag ingår att: - svara för vikarietillsättning upp till två månader för akut och planerad frånvaro samt otillsatta vikariat via central rekrytering - på ett kostnadseffektivt sätt samordna och kvalitetssäkra gemensamma vikarieresurser - verkställa X-turer som medarbetare erhållit hos Bemanningsservice i samband med Önskad sysselsättningsgrad - verkställa bokningar för Rörlig tid - samordna arbetssökande för att kunna bistå enheter vid rekrytering av vikarier - svara för utbildning och support för Bemanningsservice bokningsprogram - vara kunskapsförmedlare mellan olika arbetsplatser i vårt upptagningsområde. Vid samtal med företrädare för bemanningsservice framkommer att personalen där ser det som naturligt att byta arbetsplats. På så sätt förmedlas kunskaper mellan kommunens olika enheter. 6 november 2012 Sida 9 av 14

12 Den avräkning av årsarbetstiden som gjorden 31 mars 2012, visar att nyttjandegraden hos bemanningsservice har varit mycket hög Utbildning En stor satsning när det gäller kompetensutveckling har gjorts inom omsorgsförvaltningen att låta vårdbiträden utbilda sig till undersköterskor. 150 anställda har på detta sätt blivit undersköterskor. Nu planeras att ytterligare 32 stycken ska få denna möjlighet. 11 undersköterskor genomgår en spetsutbildning. Från förvaltningens sida bedömer man att kompetenshöjningen även påverkar arbetsmiljön positivt Utbildning i arbetsmiljöarbete Facken och förvaltningen har gemensam utbildning om bland annat arbetsmiljöfrågor. I dessa utbildningar deltar enhetschefer och skyddsombud. I kommunens chefsutbildningar ingår också utbildning i det systematiska arbetsmiljöarbetet. 6 november 2012 Sida 10 av 14

13 3. Revisionell bedömning Är omsorgsnämndens insatser för personalens arbetsmiljö ändamålsenliga? Omsorgsnämnden använder sig av de rutiner och metoder som finns inom kommunen för att arbeta med arbetsmiljöfrågorna inom hemtjänsten. Det som är speciellt för hemtjänstens insatser är att de utförs i omsorgstagarnas hem. Det krävs lyhördhet och tydlighet att matcha omsorgstagarens önskemål att ha sin privata sfär med personalens krav på att godtagbar arbetsmiljö. Även om rehabiliteringsgrupperna i första hand ska användas för att planera och samordna insatser för omsorgstagaren, används detta forum att diskutera praktiska frågor om arbetets utförande. Detta bedömer vi vara bra. Vi bedömer det också att det är bra att omsorgsnämnden har genomfört en omfattande kompetenshöjning. Vi bedömer att ensamarbete i svåra arbetsmiljöer behöver följs upp och åtgärdas vid behov. Vi bedömer att systematiska skyddsronder i de ordinära boendena behöver genomföras. För att omsorgsnämndens insatser för personalens arbetsmiljö ska bedömas som ändamålsenliga bedömer vi att det förebyggande arbetet och uppföljningen av arbetsmiljöinsatserna och rehabiliteringsinsatserna behöver förbättras och att ytterligare åtgärder behöver göras för att minska sjukfrånvaron. Kontrollmål Vilka förebyggande åtgärder vidtar nämnden inom arbetsmiljöområdet? Genom att låta vårdbiträden utbilda sig till undersköterskor företar nämnden insatser för att förebygga arbetsmiljöproblem. En högre kompetens bidrar enligt vår bedömning till att anställda är bättre rustade att klara de uppgifter som ska utföras. Av omsorgsnämndens tre personalutvecklare arbetar två av dem nära enhetscheferna i personalfrågor. Personalutvecklarna träffar enhetscheferna minst en gång varje månad. Vi bedömer att personalutvecklarna spelar en viktig roll. Finns det några skillnader när det gäller arbetsmiljöproblem mellan de olika yrkesgrupperna? Undersköterskor och vårdbiträden utför omvårdnadsarbetet i praktiken. Många av momenten är fysiskt tunga och utförs ofta. Hälso- och sjukvårdspersonalen har mer specialiserade funktioner. Även detta arbete kan innehålla moment som är besvärliga. Utöver att utföra insatserna själva har hälso- och sjukvårdspersonalen en konsultativ funktion och arbetar många gånger genom undersköterskor och vårdbiträden. Visar sig denna skillnad i frånvarostatistiken mellan yrkesgrupperna? Det är skillnader i frånvarostatistiken mellan gruppen undersköterskor och vårdbiträden och gruppen hälso- och sjukvårdspersonal. Det är inte klarlagt vad skillnaden beror på 6 november 2012 Sida 11 av 14

14 Vilka åtgärder vidtar nämnden för att minska sjukfrånvaron? Nämnden följer sjukfrånvaron. Vid varje sammanträde redovisas frånvarostatistiken från fyra arbetsgrupper och vilka åtgärder som har vidtagits i grupperna. Projekt har genomförts för att minska korttidsfrånvaron. Slutsatserna från detta projekt visar att det inte fanns några tydliga idéer som bidrar till att minska sjukfrånvaron. Vi anser att de arbetsgrupper som arbetar med materialet Vård i annans hem ska utvärderas i vilken utsträckning det påverkar sjukfrånvaron. Vi bedömer att det behövs ytterligare åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Hur framgångsrika är de rehabiliteringsinsatser som nämnden sätter in? För närvarande finns ingen samlad uppföljning av de insatser som görs när det gäller rehabiliteringsarbetet. Vi anser att det är önskvärt med en sådan uppföljning. Hur arbetar nämnden med den psykosociala arbetsmiljön? I kommunen får alla anställda, vartannat år, svara på en enkät om arbetsmiljön. Resultatet av den presenteras för nämnden. Vid akuta psykosociala problem är Kommunhälsan med sin personal en resurs. Omsorgsnämnden är väl medveten om hur personalen uppfattar de förändringar i schemaläggningen som behöver göras för att införa den önskade sysselsättningsgraden. Hur fungerar bemanningsservice? Bemanningsservice uppfattas som en resurs av dem vi har intervjuat. Gruppen har en hög sysselsättningsgrad Stefan Wik Uppdragsledare 6 november 2012 Sida 12 av 14