Kommentarer till Ramavtal arbetstider

Transkript

1 Kommentarer till Ramavtal arbetstider

2 Kommentarer till Flextidsavtal Syfte Ramavtalet ska innebära att medarbetarna tillsammans med cheferna i organisationen känner en större delaktighet kring arbetstidsfrågor och upplever en bättre arbetsmiljö. Avtalet ska spegla en samsyn för hur facken och arbetsgivaren vill se på och arbeta gemensamt med arbetstidsfrågor genom delaktighet. Avtalet syftar till att fylla ett befintligt behov i organisationen av flexibilitet åt båda håll för verksamheten samt individen. Det ska vara enkelt och tydligt att läsa, tillämpa och tolka. När ramavtalet tecknades första gången på våren år 2006 ersattes samtliga då gällande lokala kollektivavtal och riktlinjer på arbetstidsområdet. Detta nya avtal från hösten år 2008 ersätter och är en vidareutveckling av avtalet från Heltidsmått (arbetstid per vecka) Olika heltidsmått ger olika förutsättningar. Flextidsavtalet tillämpas främst på heltidsmåttet 40 h/vecka. 2 Referenstid Referenstidtabell för heltidsmåttet 40h/vecka finns att tillgå via Personalhandboken. En person som inte arbetar/har arbetsskyldighet på helgdagar som infaller måndag lördag (s.k. lätthelgsdag) arbetar exempelvis enbart 37 h/v enligt referenstidtabell i den vecka då en femtimmarsdag inträffar. Övriga anställda med annat heltidsmått än 40 h/v får själva definiera sin referenstid. Personer som arbetar 35/35= 100 % enligt särskild överenskommelse arbetar exempelvis 87,5 % utav referenstiden för 40-timmars vecka, dvs. 7 h per dag. En person som är deltidsanställd kan lägga sitt schema (normaltid) annorlunda, men ska tidsmässigt arbeta proportionerligt gentemot referenstiden. Dvs. arbetar en person 75 % räknas referenstiden för heltidsmåttet 40 h/v * 0,75 (dvs. i genomsnitt 5 h per dag) och på femtimmarsdagar motsvarar detta 3,75 h. Om verksamheten inte tillåter arbete på enbart 3,75 timmar en sådan femtimmarsdag får medarbetaren ta ut tiden en annan dag under begränsningsperioden istället. För personalgrupper med andra heltidsmått där det föreligger en arbetsskyldighet på helgdagar som infaller måndag - lördag, exempelvis 38,25 h/v eller 37 h/v, fastställs egen referenstidtabell. Exempelvis veckoarbetstiden 37 h/v * gånger antalet veckor i begränsningsperioden 52,143 v/år * aktuell sysselsättningsgrad 1,0 = 1929 h/år. 3 Flextidsram kl. 06:00 22:00 I Katrineholms kommun kan anställda flexa in och ut fritt mellan kl. 06:00 22:00 där verksamheten så tillåter. Det finns ingen fast tid definierad. 5 Normaltid (schemalagd tid) För arbetstagare som inte har arbetsskyldighet på helgdagar som infaller måndag lördag är normaltidens längd 40 tim per vecka (8 tim/dag) om inte annat avtalsenligt arbetstidsmått gäller. För arbetstagare är arbetstiden normalt förlagd måndag fredag kl. 8:00 17:00, om inte arbetstagaren arbetar enligt annan angiven schemalagd normaltid. 6 Fast tid (obligatorisk tid ej definierad) Det kan vara nödvändigt att fastställa en tid då arbetstagaren inte kan ta ut flexledighet pga. verksamhetens krav på bemanning. Beslut om eventuell fastställd fast tid tas av respektive förvaltning efter dialog i samverkan. I kommunens flextidsavtal finns ingen sådan fast

3 angiven tid, utan arbetstagare kan flexa fritt inom flextidsramen (06:00-22:00) när verksamheten så tillåter. 7 Ramtid (+1/-1 h flytande ramtid) Ramtiden syftar till en flexibilitet för både arbetsgivare och arbetstagare. Det är en ram för givande och tagande som innebär att anställd kan stanna kvar en stund extra, alternativt gå hem lite tidigare utan löneavdrag eller övertid direkt. Den första timmen utöver/under ordinarie schemalagd arbetstid går in i ramen. Exempelvis om en person arbetar kl. 08:00 17:00, men stannar kvar till 17:30 en dag så går tiden mellan kl. 17:00 17:30 in i ramtiden och läggs enbart som plus 30 minuter i flextidssaldot. Gäller åt både plus- och minushållet. Eventuell obekväm arbetstid inrapporteras till lönekontoret. 8 Avstämning av flextidssaldo Flera avstämningar ryms inom en begränsningsperiod, exempelvis görs minst 4 avstämningar av flextidssaldot under ett års begränsningsperiod. Om en arbetstagares ackumulerade flextidssaldo fyllt på sig orimligt mycket vid avstämning ska en handlingsplan göras. Det är chefens ansvar att tillsammans med arbetstagaren se över arbetssituationen, omprioritera bland arbetsuppgifter och göra en plan för hur den anställde ska kunna arbeta mindre framöver, eller ta igen ett stort minussaldo. Att ligga på minus i sitt ackumulerade saldo är ett sätt för den anställde att kunna ta ut ledig tid innan denne tjänat ihop den, vilket gör att arbetstagaren får mer makt över sin egen tid. Ett större minussaldo (ex. över minus 20 h) vid en avstämning får ingen betydelse för löneutbetalningen. En handlingsplan för hur den anställde ska kunna ta igen minussaldot görs upp. En översyn av grundbemanningen är viktig för att inte dölja under- eller överbemanning. Diskussioner kring hur belastningen är för medarbetarna bör vara ett naturligt inslag på arbetsplatsträffar. En intention med flextidsavtalet är att önskemål om högre sysselsättningsgrader ska kunna tillgodoses genom den högre flexibilitet som avtalet ger. 9 Begränsningsperiod (årsavstämning) Begränsningsperioden behöver inte följa kalenderår utan årsavstämningen görs på förutbestämt datum och tid flyttas från gamla perioden till nya perioden. Enbart tid mellan +30/-20 flyttas över, medan övrig tid ska regleras i form av mertid/ enkel övertid eller löneavdrag. Ett saldo som exempelvis ligger på maximalt minus 20 timmar vid begränsningsperiodens slut behöver alltså inte arbetas igen utav arbetstagaren, utan flyttas över till nästkommande begränsningsperiod (år). Vid ett begränsningsperiodsavslut arbetar deltidsanställda först upp till heltidsmåttet (mertid) innan det blir enkel övertid. Exempel: Lisa arbetar deltid som administratör och har 50 % i SSG (20/40 = 50%). Vid begränsningsperiodens slut (året) har Lisa +52 h i timbanken. Vilken ersättning utgår? De första 30 timmarna "stannar i flextidssaldot" och flyttas över till nästa begränsningsperiod (år). Sedan ska Lisa ha mertid (fyllnadsersättning) upp till heltid, dvs. 10 timmar mertid. Sedan blir det 12 timmar enkel övertid att utbetala (+30 h i flex + 10 h mertid + 12 h enkel övertid = plus 52 h i ackumulerad flex). Allt över +30 timmar rapporteras till lönekontoret exempelvis via självservice och sedan stryks samma timmar från det ackumulerade flextidssaldot. Begränsningsperiodsavslut kan aldrig generera kvalificerad övertid för vare sig hel eller deltidsanställd. 10 Ledigheter eller anställningens upphörande Ledigheter över sex månader kan exempelvis vara föräldraledighet, studieledighet eller annan av arbetsgivaren beviljad tjänstledighet. Vanligen regleras det ackumulerade flextidssaldot ner

4 till noll innan tjänstledighet påbörjas, dock kan andra överenskommelser göras mellan chef och medarbetare. Exempel på annan individuell överenskommelse om att inte reglera flextidssaldot ner till noll kan vara vid föräldraledighet. Inga former av diskriminering eller missgynnande får förekomma. Att flextidssaldot vid ledighet eller avslutande regleras på samma sätt som vid ett begränsningsperiodsavslut innebär att tid över + 30 timmar ska regleras som mertid/ enkel övertid (valfritt med ledighet eller kontant ersättning). Har en heltidsanställd plus + 40 h så regleras allt över plus + 30 timmar, dvs. 10 h som enkel övertid. Om flextidssaldot är mer än minus 20 timmar regleras detta med löneavdrag motsvarande 1/165 (timlön) av månadslönen. Det inrapporteras till lönekontoret och stryks sedan från flextidssaldot. Övrig tid, dvs. inom intervallet +30/-20 hanteras timme mot timme, antingen som ersättning eller som löneavdrag. Har en heltidsanställd exempelvis +15 h så betalas dessa timmar med timlön. Vid ett begränsningsperiodsavslut arbetar deltidsanställda först upp till heltidsmåttet (mertid) innan det blir enkel övertid. 12 Lagregler och övriga intentioner I ramavtalet gäller arbetstidslagens regler. Exempelvis ska 36 timmars veckovila beaktas (på 7 dgr), 9-11 timmars dygnsvila (på 24 h), max i genomsnitt 48 timmars veckoarbetstid på en begränsningsperiod (ordinarie arbetstid och övertid), fastslagna dygns- och veckobryt etc. Kommunen har intentionen att arbetspass inte bör överstiga 10 timmar för att god arbetsmiljö ska upprätthållas. Undantag från detta för kombinationsanställd personal. Andra undantag kan vara vid frivillighet från arbetstagaren, deltagande i möten, arbetsplatsträffar, utbildningar eller andra tungt vägande verksamhetsskäl. Arbetstidsförläggningen får inte medföra arbetsmiljörisker. Vid delade turer /arbetspass räknas dock tiden för både för- och eftermiddagspasset ihop som en arbetsdag, dvs. att ett morgonpass kan uppgå till exempelvis 2,5 timmar och ett eftermiddagspass till 2,5 timmar (totalt 5 timmar/arbetsdag). 13 Flexledighet Hänsyn måste tas till verksamhetens krav på bemanning och exempelvis övriga kollegor samt tillgänglighet för medborgare/allmänhet och övrig organisation. Arbetsledaren/chefen ska delta i den behövliga planeringen av flextidsuttagen. 14 Tillfälligt bemanningsbehov vid korttidsfrånvaro En anställd kan aldrig arbeta mer än totalt 100 % i kommunen. 15 Förskjutet schema (i enlighet med centrala avtalet HÖK/AB) Förskjuten arbetstid tillämpas inte när arbetstagare som arbetar måndag fredag i det egna schemat beordras att arbeta lördag, söndag eller helgdag mot utbyte av ledig dag vid annat tillfälle (förutom om det inte är ett regelrätt schemabyte med arbete på annan schematur och fridagsförläggning i nya schemat). 16 Övertid/mertid (ersätter reglerna i centrala avtalet HÖK/AB) Ett schema är alltid föränderligt. Övertid kan aldrig planeras på förhand eller schemaläggas. Har verksamheten således en arbetsuppgift som ska utföras en gång per månad av en anställd ska denna arbetsuppgift schemaläggas som ordinarie arbetstid inom ramen för sin sysselsättningsgrad. Mom. 1 Med frivillighet menas att arbetstagaren själv kan göra ett val/bestämma. Exempel: Lisa ska avsluta sitt arbete klockan 17:00, men väljer att frivilligt sitta kvar och arbeta några timmar extra för att bli klar med en uppgift hon påbörjat. Istället

5 väljer Lisa att ta ut den extra arbetade tiden dagen efter, genom att avsluta sitt arbete tidigare och passa på att uträtta lite privata ärenden på stan. Mom. 2 Exempel: Lisa arbetar deltid som administratör 20/40 = 50 %. Lisas ordinarie schema/normaltid är 08:00-12:00 varje dag (ramtid 07:00 13:00). Under januari månad ska Lisa således fullgöra 88 timmars arbetstid enligt referenstidtabellen (heltid fullgör 176 h detta år). Den 18 januari blir Lisa beordrad av sin chef att stanna kvar och arbeta fram till 18:00 på grund av akut uppkommen händelse i verksamheten (får lunch mellan 12:00 13:00). Hur ska hon registrera dessa timmar i självservice (vilken ersättning får Lisa)? Lisa låter första timmen efter lunch mellan kl. 13:00 14:00 gå in som tid mot tid i flextidssaldot. Vid månadsavstämningen konstaterar Lisas chef att Lisa vid sista dagen i innevarande period ligger på ett ackumulerat flextidssaldo på +18 h. Lisa får således mertid (fyllnadsersättning) för timmarna mellan kl. 14:00 18:00 som hon arbetade den 18 januari. Dessa 4 timmar registrerar hon direkt via självservice och de utfaller med nästa löneutbetalning. Mom. 3 Exempel: En anställd kommer in i en ny avstämningsperiod med ett ackumulerat flextidssaldo på + 10 timmar. Under innevarande avstämningsperiod har arbetstagaren än så länge lagt ut 20 h på flextidssaldot då denne tagit ut lite extra lediga dagar utan att ta semester. Det ackumulerade saldot är därför + 10 h 20 h = -10 h. Arbetstagaren kan därför inte få någon övertid vid dagberäkning innan dessa minus 10 h har fullgjorts ( upp till noll ). Mom. 4 Exempel: Lisa arbetar deltid 20/40 = 50 %. Hon är i sitt ordinarie schema alltid ledig på torsdagar och fredagar varje vecka. Onsdagen den 17 januari ringer Lisas chef hem till henne och beordrar Lisa att komma in till kontoret dagen efter för att arbeta 4 timmar på hennes lediga torsdag (extra arbetspass/utökad arbetstid på eget område). Lisa får i denna situation själv välja om hon vill registrera dessa 4 timmar som + 4 h tid mot tid på eget flextidssaldo för att ta ut en annan dag, eller om hon vill registrera dessa 4 timmar direkt i självservice som timers för flextid och istället få ut timmarna som kontant ersättning med nästkommande löneutbetalning. Likaså om Lisa själv väljer att ta på sig ett extra arbetspass en dag som hon skulle ha varit ledig, så kan hon välja. Däremot inte om hon blir beordrad att stanna kvar längre (utöver schemalagd tid) en dag (dagberäkning) eller om hon själv väljer att arbeta längre en dag för att kunna jobba mindre/vara helt ledig en annan dag. Vid avstämning måste även tid som utbetalas direkt beaktas. Ingen ska arbeta mer än heltid. Om stort behov av extra personal finns ska högre sysselsättningsgrad erbjudas i första hand. Heltidsanställda kan inte välja annat än tid mot tid vid arbete på ledig vardag, eftersom det är en arbetsmiljöfråga att ta en annan dag ledig om man som heltidsanställd går in och arbetar en extra dag. 17 Övertid/ mertid vid dagberäkning (om ej minus på flextidssaldot) All övertid/mertid rapporteras in i lönesystemet direkt (via exempelvis självservice). Mom. 2 Övertid som ligger upp till en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) och beordras med mindre än 14 dagars varsel är enkel övertid. Exempelvis normalarbetstid 13:00 19:00, ramtid 12:00 20:00. Övertid som beordrats fram till 21:00 innebär att tiden 19:00 20:00 går in i flextidssaldot som tid mot tid. Tiden mellan 20:00 21:00 rapporteras i lönesystemet direkt som enkel övertid (mertid upp till heltidsmåttet för deltidsanställd).

6 Mom. 3 Övertid som ligger mer än en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) och beordras med mindre än 14 dagars varsel är kvalificerad övertid. Exempelvis normaltid 13:00 19:00, ramtid 12:00 20:00. Övertid som beordrats fram till 22:00 innebär att tiden 19:00 20:00 går in i flextidssaldot som tid mot tid. Tiden mellan 20:00 21:00 rapporteras i lönesystemet direkt som enkel övertid. Tiden mellan 21:00 22:00 rapporteras i lönesystemet direkt som kvalificerad övertid (mertid för deltidsanställd). Mom. 4 Övertid som ligger utanför flextidsramen (06:00 22:00 samt ramtid) och beordras med mindre än 14 dagars varsel är kvalificerad övertid. Exempelvis normaltid 13:00 21:00, ramtid 12:00 22:00. Övertid som beordrats fram till 23:00 innebär att tiden 21:00 22:00 går in i flextidssaldot som tid mot tid. Tiden mellan 22:00 23:00 ligger utanför flextidsramen och rapporteras i lönesystemet direkt som kvalificerad övertid. Gäller även för deltidsanställd personal. Första timmen, dvs inom ramtiden, går dock alltid in i timbanken, även om normaltiden slutar utanför flextidsramen (om man slutar klockan 23:00 enligt schemat blir första timmen fram till 0:00 alltid tid mot tid, men sedan blir det kvalificerad övertid direkt). Bilaga J (jour/halverad natt) är undantagen 20 i HÖK/AB. Arbetstid på bilaga J kan således inte berättiga till övertid. Blir en arbetstagare beordrad övertid på tid som faller på jourtid, exempelvis jourpass mellan 01:00 07:00 blir ersättningen för jourpasset arbetstid/2 + OB natt/2 + Jourers i lönesystemet. 18 Lediga heldagar och halvdagar Extra lediga dagar och femtimmarsdagar utöver centrala avtal är en arbetstidsförkortning för den anställde. Arbetsgivaren bjuder på denna arbetstid, men då ingår andra typer av ersättningsregler än de som finns angivna i de centrala avtalen. Det är en överenskommelse om en utökad flexibilitet mellan arbetsgivare och arbetstagare som båda parter ska vinna på. Alla verksamheter kan inte tillämpa lediga dagar eller femtimmarsdagar med hänsyn till verksamhetens behov eller förvaltningslagen (1986:223) som reglerar myndigheters öppethållande och serviceskyldighet (se lagens tredje stycke). Den lediga dag som utges pga av att nationaldagen infaller på lördag eller söndag tas inte med i referenstidstabell. Personen får själv minska sin referenstid den månaden. Exempel: Sandra (sysselsättningsgrad 40/40) ska arbeta 168 timmar i juni 2009 enligt referenstidtabellen. Hon vill ta ut sin lediga dag den 9/6. Efter samråd med sin chef och avstämning gentemot verksamheten gör hon det och minskar den månaden sin referenstid till 160 h (drar bort 8 h), så att hon inte hamnar minus i flextidssaldot. Olle som arbetar 75 % (30/40) tar också ledigt i juni efter samråd med sin chef, men han drar bort (30/5 = ) 6 h. På femtimmarsdagar ingår ingen lunch. Exempel: Lisa arbetar heltid på kontor med ordinarie arbetstid mellan kl. 08:00 17:00. Dagen före första maj är dock en femtimmarsdag för Lisa, med ordinarie arbetstid 08:00 13:00 utan lunch. Lisa blir väldigt hungrig kl. 12:00 och tar en lunchrast mellan 12:00 12:30. Lisa får därmed stanna kvar till klockan 13:30 för att fullgöra sin arbetsskyldighet på fem timmar den dagen (eller arbeta 30 minuter längre en annan dag under begränsningsperioden). 19 Sommartid Exempelvis kan normalarbetstiden ändras till 08:00 16:00 mellan perioden 1 juni till 31 augusti, vilket motsvarar en arbetstid på 39 timmar per vecka.

7 20 Former för ingående av flextid på en förvaltning Att samverka på den nivå där berörda parter och beslutanderätt i frågan finns kan innebära att det är chefen direkt över medarbetarna som tar beslutet, men det beror på hur beslutsfattandet i förvaltningen är organiserat. Attesträtten ligger dock alltid hos förvaltningschefen. All samverkan ska präglas av att genom dialog och samråd nå största möjliga enighet innan beslut fattas och verkställs. Samverkan förutsätter en fungerande dialog och respekt för varandras roller så att var och en har möjlighet att framföra sina åsikter. Eftersom flextid bygger på ett gemensamt givande och tagande från parterna bör frågan vara tydligt belyst och kommunicerad innan ingång i flextidsystemet. Fackförbund tecknat lokalt kollektivavtal om arbetstider. Vid osäkerhet kontakta personalkontoret. Ingång i flextidsavtal samverkas på förvaltningen. Dialog och samråd innan beslut. Kopia på beslut/ protokoll på förvaltningens beslut lämnas till personalkontoret

8 Kommentarer till avtal gällande verksamhets- och individanpassad arbetstid Syfte Verksamhets- och individanpassad arbetstid skall innebära att medarbetarna tillsammans med cheferna i organisationen känner en större delaktighet kring arbetstidsfrågor och upplever en bättre arbetsmiljö. Avtalet ska spegla en samsyn för hur facken och arbetsgivaren vill se på och arbeta gemensamt med arbetstidsfrågor genom delaktighet. Avtalet syftar till att fylla ett befintligt behov i organisationen av flexibilitet åt båda håll för verksamheten samt individen. Det skall vara enkelt och tydligt att läsa, tillämpa och tolka. När ramavtalet tecknades första gången på våren år 2006 ersattes samtliga då gällande lokala kollektivavtal och riktlinjer på arbetstidsområdet. Detta nya avtal från hösten år 2008 ersätter det gamla avtalet och är en vidareutveckling av det tidigare avtalet. 1 Schemahjälpmedel Time Care är ett hjälpmedel som klarar av att bland annat hantera individuella scheman, arbetstimmar, schemasaldon/timbankar och diverse frånvaro. Systemet klarar av kommunikationen och överföringar till kommunens personal och lönesystem Aditro/Personec och kan ge bra personalsammanställningar och statistik. Verksamhets- och individanpassad arbetstid kan givetvis tillämpas med andra typer av ITstöd, manuellt med papper och penna, på whiteboards eller liknande. 2 Heltidsmått (arbetstid per vecka) Olika heltidsmått ger olika förutsättningar. Den arbetstid som skall fullgöras per vecka (utifrån heltidsmått) räknas ut per automatik i Time Care och innebär också att timbankar (motsvarande referenstid i flextidsavtal) blir rätt för den enskilde medarbetaren. 3 Individuella scheman Bemanningskravet innebär på förhand definierade ramar för hur många medarbetare i tjänst som minst måste finnas på arbetsplatsen vid en given tidpunkt, samt hur många medarbetare som max kan finnas där (min/max-nivå). Utgångspunkten är var, när och hur verksamheten ska bedrivas. 4 Timbankssaldots storlek +30/-20 h Avvikelse från en statisk timbank på +30/-20 h måste vara ett majoritetsbeslut i arbetsgruppen. Det är inte möjligt för en enskild medarbetare att välja proportionerlig timbank. 5 Normaltid (schemalagd tid) Normaltiden ser olika ut för varje medarbetare och dag, beroende på schemaförläggningen. En normalarbetstid en dag kan exempelvis vara 06:45 14:00 eller 14:00 21:00, medan den en annan dag är 09:00 15:00 eller 12:00 20:00. Det som är normalarbetstid för den ena medarbetaren är något annat för nästa individ. 6 Normalarbetstimmar per år (referenstid) Lätthelgsdag är en röd dag som infaller på en måndag till lördag.

9 8 Frånvaro Om en medarbetare som använder Time Care skall ha en veckas semester så läggs alltid semester i Time Care på veckans alla dagar, dvs. semester måndag söndag. Detta oavsett om medarbetaren i vanliga fall enbart arbetar exempelvis 4 dagar per vecka. 9 Fast tid (obligatorisk tid) Den fasta tiden, dvs. bemanningskravet, definieras i Time Care. Exempelvis att verksamhet behöver bedrivas mellan klockan 06:45 21:00. För varje dag/timme/kvart definieras hur många medarbetare som minst eller max måste/kan finnas på arbetsplatsen samtidigt. 10 Ramtid (+1/-1 h flytande ramtid) Ramtiden syftar till en flexibilitet för både arbetsgivare och arbetstagare. Det är en ram för givande och tagande som innebär att anställd kan stanna kvar en stund extra, alternativt gå hem lite tidigare utan löneavdrag eller övertid direkt. Den första timmen utöver/under ordinarie schemalagd arbetstid går in i ramen. Exempelvis om en person arbetar kl. 13:00 21:00, men stannar kvar till 21:30 en dag så går tiden mellan kl. 21:00 21:30 in i ramtiden och läggs enbart som plus 30 minuter i timbankssaldot. Gäller åt både plus- och minushållet. Obekväm arbetstid inrapporteras till lönekontoret. 11 Avstämning av timbankssaldo Flera avstämningar ryms inom en begränsningsperiod, exempelvis kan minst 4 avstämningar av timbankssaldot göras under en 16 veckors lång begränsningsperiod (4-veckors scheman). Om en arbetstagares ackumulerade timbankssaldo fyllt på sig orimligt mycket vid avstämning ska en handlingsplan göras. Det är chefens ansvar att tillsammans med arbetstagaren se över arbetssituationen, eventuellt omprioritera bland arbetsuppgifter och göra en plan för hur den anställde skall kunna arbeta mindre framöver, eller ta igen ett stort minussaldo. Beror ett stort timbankssaldo på ett tillfälligt bemanningsbehov vid korttidsfrånvaro skall det undersökas om den anställde istället kan erbjudas en högre sysselsättningsgrad tillfälligt eller permanent. Att ligga på minus i sitt ackumulerade saldo är ett sätt för den anställde att kunna ta ut ledig tid innan denne tjänat ihop den, vilket gör att arbetstagaren får mer makt över sin egen tid. Ett större minussaldo (ex. över minus 20 h) vid en avstämning får ingen betydelse för löneutbetalningen. En handlingsplan för hur den anställde ska kunna ta igen minussaldot görs upp, exempelvis genom att arbeta en kvart längre på några arbetsdagar i perioder framöver. En översyn av grundbemanningen är viktig för att inte dölja under- eller överbemanning. Diskussioner kring hur belastningen är för medarbetarna bör vara ett naturligt inslag på arbetsplatsträffar. En intention med avtalet om verksamhets- och individanpassad arbetstid är att önskemål om högre sysselsättningsgrader ska kunna tillgodoses genom den högre flexibilitet som avtalet ger. 12 Begränsningsperiod (max 16 veckor) Begränsningsperioden behöver inte följa kalendermånad, utan begränsningsperiodsavslutet görs på förutbestämt datum (sista söndagen i en viss schemaperiod) och tid flyttas från gamla perioden till nya perioden. Enbart tid mellan +30/-20 flyttas över, medan övrig tid ska regleras i form av mertid/ enkel övertid eller löneavdrag. Ett saldo som exempelvis ligger på maximalt minus 20 timmar vid begränsningsperiodens slut behöver alltså inte arbetas igen utav arbetstagaren, utan flyttas över till nästkommande begränsningsperiod. Vid ett begränsningsperiodsavslut arbetar deltidsanställda först upp till heltidsmåttet (mertid) innan det blir enkel övertid. Exempel: Lisa arbetar deltid som undersköerska och har 50 % i SSG (18,5/37 = 50%). Vid begränsningsperiodens slut (exempelvis var 16 vecka) har Lisa +52 h i timbanken. Vilken ersättning utgår? De första 30 timmarna "stannar i timbankssaldot" och flyttas över till nästa

10 begränsningsperiod. Sedan skall Lisa ha mertid (fyllnadsersättning) upp till heltid, dvs. 7 timmar mertid. Sedan blir det 15 timmar enkel övertid att utbetala (+30 h i timbank + 7 h mertid + 15 h enkel övertid = plus 52 h i ackumulerad timbank). Allt över plus 30 timmar rapporteras till lönekontoret exempelvis via självservice och sedan stryks samma timmar från det ackumulerade timbankssaldot. Begränsningsperiodsavslut kan aldrig generera kvalificerad övertid för vare sig hel eller deltidsanställd. 13 Ledigheter eller anställningens upphörande Ledigheter över sex månader kan exempelvis vara föräldraledighet, studieledighet eller annan av arbetsgivaren beviljad tjänstledighet. Vanligen regleras det ackumulerade timbankssaldot ner till noll innan tjänstledighet påbörjas, dock kan andra överenskommelser göras mellan chef och medarbetare. Exempel på annan individuell överenskommelse om att inte reglera timbankssaldot ner till noll kan vara vid föräldraledighet. Inga former av diskriminering eller missgynnande får förekomma. Att timbankssaldot vid ledighet eller avslutande regleras på samma sätt som vid ett begränsningsperiodsavslut innebär att tid över + 30 timmar ska regleras som mertid/ enkel övertid (valfritt med ledighet eller kontant ersättning). Har en heltidsanställd plus + 40 h så regleras allt över plus + 30 timmar som enkel övertid. Om flextidssaldot är mer än minus 20 timmar regleras detta med löneavdrag motsvarande 1/165 (timlön) av månadslönen. Det inrapporteras till lönekontoret och stryks sedan från timbankssaldot. Övrig tid, dvs. inom intervallet +30/-20 hanteras timme mot timme, antingen som ersättning eller som löneavdrag. Har en heltidsanställd exempelvis +15 h så betalas dessa timmar med timlön. Vid ett begränsningsperiodsavslut arbetar deltidsanställda först upp till heltidsmåttet (mertid) innan det blir enkel övertid. 16 Tillfälligt bemanningsbehov vid korttidsfrånvaro En anställd kan aldrig arbeta mer än totalt 100 % i kommunen. 17 Lagregler och övriga intentioner I ramavtalet gäller arbetstidslagens regler. Exempelvis skall 36 timmars veckovila beaktas (på 7 dgr), 9-11 timmars dygnsvila (på 24 h), max i genomsnitt 48 timmars veckoarbetstid på en begränsningsperiod (ordinarie arbetstid och övertid), fastslagna dygns- och veckobryt etc. Kommunen har intentionen att arbetspass inte bör överstiga 10 timmar för att god arbetsmiljö skall upprätthållas. Undantag från detta för kombinationsanställd personal. Andra undantag kan vara vid frivillighet från arbetstagaren, deltagande i möten, arbetsplatsträffar, utbildningar eller andra tungt vägande verksamhetsskäl. Arbetstidsförläggningen får inte medföra arbetsmiljörisker. Vid delade turer /arbetspass räknas dock tiden för både för- och eftermiddagspasset ihop som en arbetsdag, dvs. att ett morgonpass kan uppgå till exempelvis 2,5 timmar och ett eftermiddagspass till 2,5 timmar (totalt 5 timmar/arbetsdag). 18 Timbanksledighet Hänsyn måste tas till verksamhetens krav på bemanning och exempelvis övriga kollegor samt tillgänglighet för medborgare/allmänhet och övrig organisation. Arbetsledaren/chefen ska delta i den behövliga planeringen av timbanksuttagen. 19 Förskjutet schema (i enlighet med centrala avtalet HÖK/AB) Förskjuten arbetstid tillämpas inte när arbetstagare som arbetar måndag fredag i det egna schemat beordras att arbeta lördag, söndag eller helgdag mot utbyte av ledig dag vid annat tillfälle (förutom om det inte är ett regelrätt schemabyte med arbete på annan schematur och fridagsförläggning i nya schemat).

11 20 Övertid/mertid (ersätter reglerna i centrala avtalet HÖK/AB) Ett schema är alltid föränderligt. Övertid kan aldrig planeras på förhand eller schemaläggas. Har verksamheten således en arbetsuppgift som skall utföras en gång per månad av en anställd skall denna arbetsuppgift schemaläggas som ordinarie arbetstid inom ramen för sin sysselsättningsgrad. Mom. 1 Med frivillighet menas att arbetstagaren själv kan göra ett val/bestämma. Exempel: Lisa som är sjuksköterska skall avsluta sitt arbete klockan 17:00, men väljer att frivilligt sitta kvar och arbeta några timmar extra för att bli klar med en dokumentation hon påbörjat. Istället väljer Lisa att ta ut den extra arbetade tiden dagen efter, genom att avsluta sitt arbete tidigare och passa på att uträtta lite privata ärenden på stan. Mom. 2 Exempel: Lisa arbetar deltid som undersköterska 18,5/37 = 50 %. Lisas ordinarie schema löper på 4 veckor där hon således skall fullgöra 74 h arbetstid, dvs. 18,5 * 4 (en heltidsanställd skulle behöva fullgöra 148 h/4 v). Den 18 januari skulle Lisa enligt schemat arbeta 07:00 12:00. Lisa blir samma dag beordrad av sin chef att stanna kvar och arbeta fram till 17:00 på grund av akut uppkommen händelse i verksamheten (får lunch mellan 12:00 13:00). Vad skall hon registrera dessa timmar som i självservice (vilken ersättning får Lisa)? Lisa låter första timmen efter lunch mellan kl. 13:00 14:00 gå in som tid mot tid i timbankssaldot. Vid begränsningsperiodsavslutet konstaterar Lisas chef att Lisa vid sista dagen i innevarande period ligger på ett ackumulerat timbankssaldo på +18 h. Lisa får således mertid (fyllnadsersättning) för timmarna mellan kl. 14:00 17:00 som hon arbetade den 18 januari. Dessa 4 timmar registrerar hon direkt via självservice och de utfaller med nästa löneutbetalning. Mom. 3 Exempel: En anställd kommer in i en ny begränsningsperiod med ett ackumulerat timbankssaldo på + 10 timmar. Under innevarande begränsningsperiod har arbetstagaren än så länge lagt ut 20 h på timbankssaldot då denne tagit ut lite extra lediga dagar utan att ta semester. Det ackumulerade saldot är därför + 10 h 20 h = -10 h. Arbetstagaren kan därför inte få någon mertid/övertid vid dagberäkning innan dessa minus 10 h har fullgjorts ( upp till noll ). Ligger sista dagen i innevarande begränsningsperiod (max 16 veckor) så långt fram att färdiga scheman inte finns, så kontrolleras regeln istället mot sista dagen i innevarande schemaperiod. Om ersättning via dagberäkning sker flertalet gånger under begränsningsperioden kan det bli missvisande att hela tiden gå tillbaka till sista dagen i innevarande begränsningsperiod för att kontrollera om personen där ligger minus. Det kan vara så att personen redan arbetat in det mesta av sitt minussaldo under pågående begränsningsperiod, exempelvis 9 timmar av ett totalt minus på 10 h. Om så är fallet innebär det att medarbetaren arbetar in den kvarstående timmen (därmed arbetat upp till noll) som tid mot tid i timbanken. Resterande övriga timmar blir mertid/övertid. Mom. 4 Exempel: Lisa arbetar deltid 18,5/37 = 50 %. Hon är i sitt ordinarie schema alltid ledig på torsdagar och fredag varje vecka. Onsdagen den 17 januari ringer Lisas chef hem till henne och beordrar Lisa att komma in till kontoret dagen efter för att arbeta 4 timmar på hennes lediga torsdag (extra arbetspass/utökad arbetstid på eget område). Lisa får i denna situation själv välja om hon vill registrera dessa 4 timmar som + 4 h tid mot tid på eget timbankssaldo för att ta ut en annan dag, eller om hon vill registrera dessa 4 timmar direkt i självservice som timers för flextid och istället få ut timmarna som kontant ersättning med nästkommande löneutbetalning. Likaså om

12 Lisa själv väljer att ta på sig ett extra arbetspass en dag som hon skulle ha varit ledig, så kan hon välja. Däremot inte om hon blir beordrad att stanna kvar längre en arbetsdag (dagberäkning) eller om hon själv väljer att arbeta längre en dag för att kunna jobba mindre/vara helt ledig en annan dag. Vid avstämning måste även tid som utbetalas direkt beaktas. Ingen ska arbeta mer än heltid. Om stort behov av extra personal finns ska högre sysselsättningsgrad erbjudas i första hand. 21 Övertid/ mertid vid dagberäkning (om ej minus på timbankssaldot) All övertid/mertid rapporteras in i lönesystemet direkt (via exempelvis självservice). Mom. 2 Övertid som ligger upp till en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) och beordras med mindre än 14 dagars varsel är enkel övertid. Exempelvis normalarbetstid 13:00 19:00, ramtid 12:00 20:00. Övertid som beordrats fram till 21:00 innebär att tiden 19:00 20:00 går in i timbankssaldot som tid mot tid. Tiden mellan 20:00 21:00 rapporteras i lönesystemet direkt som enkel övertid (mertid för deltidsanställd). Mom. 3 Övertid som ligger mer än en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) och beordras med mindre än 14 dagars varsel är kvalificerad övertid. Exempelvis normaltid 13:00 19:00, ramtid 12:00 20:00. Övertid som beordrats fram till 22:00 innebär att tiden 19:00 20:00 går in i timbankssaldot som tid mot tid. Tiden mellan 20:00 21:00 rapporteras i lönesystemet direkt som enkel övertid. Tiden mellan 21:00 22:00 rapporteras i lönesystemet direkt som kvalificerad övertid (mertid för deltidsanställd). Mom. 4 Övertid som ligger utanför flextidsramen i kommunens flextidsavtal (06:00 22:00 samt ramtid) och beordras med mindre än 14 dagars varsel är kvalificerad övertid. Exempelvis normaltid 13:00 21:00, ramtid 12:00 22:00. Övertid som beordrats fram till 23:00 innebär att tiden 21:00 22:00 går in i timbankssaldot som tid mot tid. Tiden mellan 22:00 23:00 ligger utanför flextidsramen och rapporteras i lönesystemet direkt som kvalificerad övertid. Gäller även för deltidsanställd personal. Första timmen, dvs inom ramtiden, går dock alltid in i timbanken, även om normaltiden slutar utanför flextidsramen (om man slutar klockan 23:00 enligt schemat blir första timmen fram till 0:00 alltid tid mot tid, men sedan blir det kvalificerad övertid direkt). Bilaga J (jour/halverad natt) är undantagen 20 i HÖK/AB. Arbetstid på bilaga J kan således inte berättiga till övertid. Blir en arbetstagare beordrad övertid på tid som faller på jourtid, exempelvis jourpass mellan 01:00 07:00 blir ersättningen för jourpasset arbetstid/2 + OB natt/2 + Jourers i lönesystemet. 23 Former för ingående av avtal gällande verksamhets- och individanpassad arbetstid Att samverka på den nivå där berörda parter och beslutanderätt i frågan finns kan innebära att det är chefen direkt över medarbetarna som tar beslutet, men det beror på hur beslutsfattandet i förvaltningen är organiserat. Attesträtten ligger dock alltid hos förvaltningschefen. All samverkan ska präglas av att genom dialog och samråd nå största möjliga enighet innan beslut fattas och verkställs. Samverkan förutsätter en fungerande dialog och respekt för varandras roller så att var och en har möjlighet att framföra sina åsikter. Eftersom verksamhets- och individanpassad arbetstid bygger på ett gemensamt givande och tagande från parterna bör frågan vara tydligt belyst och kommunicerad innan ingång i avtalet.

13 Fackförbund tecknat lokalt kollektivavtal om arbetstider. Vid osäkerhet kontakta personalkontoret. Ingång i avtal samverkas på förvaltningen Dialog och samråd innan beslut. Kopia på beslut/ protokoll på förvaltningens beslut lämnas till personalkontoret 25 Övrigt gällande schemaläggning i Time Care Varje arbetslag bör ha 1-2 schemaansvariga som har utökad behörighet i Time Care, samt ansvarar för att ta fram preliminärt schema och färdigt schema. Övriga i arbetslaget som lägger sitt eget schema har tillgång till den egna schemaraden. Varje person ansvarar själv för att lägga egna önskemål om schema och diffkorrigera. Respektive chef/arbetsledare ansvarar för export av scheman till lönekontoret om inte detta ansvar delegerats till annan person. Export är en direktkontroll mot budget. Lön utbetalas per kalendermånad och är samma varje månad oberoende på om arbetstagaren ligger på plus eller minus i timbanken. OB ersätts i enlighet med gällande avtal och utgår från placeringsschemat (exporterade arbetsschemat). Minimum 30 minuters rast skall läggas ut i schema om inte avtal om måltidsuppehåll finns. Omflyttning av arbetsdagar och arbetstider får endast göras på den egna schemaraden. Schemaansvariga får dock flytta andra medarbetares arbetstider och dagar med max 2 timmar per dag utan att prata med berörd person, om inte andra regler överenskommits i arbetsgruppen via arbetsplatsträff. En chef/arbetsledare har alltid rätt att göra större omflyttningar av arbetstider och arbetsdagar med minst 14 dagars varsel (innan export av schema). Gemensamt ansvar att få schemat färdigt i tid föreligger. Om differenser finns i schemat måste jämkning ske (ge och ta med respekt för varandra). Man pratar med varandra och kommer överens. Schemaansvarig kan exempelvis ge förslag på justeringar. Storhelgsschema kan utformas. Vid problem med uppdelningen av storhelgsdagar kan ett storhelgsschema användas där dessa dagar fördelas jämt över gruppen redan i början av året. Det bästa är dock om gruppen själva hanterar storhelgsdagarna i den fortlöpande schemaplaneringen eftersom det ger den största flexibiliteten. Avvikelser från lagt, exporterat schema skall föras på särskild blankett avvikelserapport /saldokorrigeringsrapport eller direkt via självservice i de fall där det lämpar sig. Månadsvikarier skall ha en egen schemarad i Time Care och får inte överta annan persons schemarad för att lägga eget schema. Beräknas frånvaron och behovet sträcka sig över nästkommande schemaperiod skall månadsvikarien i möjligaste mån beredas möjlighet att själv lägga schema för kommande period.

14 Om vikarien har lagt ett schema för perioden och den ordinarie befattningshavaren återvänder under pågående schemaperiod ska ordinarie befattningshavare arbeta efter utlagt schema om inte annat överenskommes med chefen/arbetsledaren. Vetodag/vetotimmar är tid då en medarbetare förbehåller sig rätten att vara ledig en viss tid. Detta kan gälla viktiga privata angelägenheter. Arbetslaget kan själva besluta på arbetsplatsträff om man skall använda sig av vetotid eller ej. Veto kan inte schemaläggas på röda dagar eller i samband med huvudsemester. Önskar alla veto på samma dag faller vetot för alla. Endast en chef kan återkalla/avslå ett veto. Om arbetslaget bedömer att man behöver fler regler än ovanstående får arbetslagen komplettera med dessa själva genom dialog på arbetsplatsträffar. Exempelvis gällande semesteruttag i Time Care eller att fullgöra ett visst antal helger/kvällar på en viss period osv. Tänk på att för mycket interna regler och vetotid begränsar flexibiliteten och möjligheterna i gruppen.

15 Kommentarer till årsarbetstidsavtal Årsarbetstid fungerar precis som det låter: i stället för att begränsa arbetstidsberäkningen till en vecka, fyra veckor eller sexton veckor, räknar man ut arbetstiden för ett helt år. Arbetstiden fullgörs på årsbasis inkl. semester. Övertid, mertid med mera räknas inte som ordinarie arbetstid. Årsarbetstid kan exempelvis innebära en arbetstidsförläggning med 10 timmar per dag under tunga perioder på året och sedan en arbetstidsförläggning med 6 timmar per dag under lättare perioder. 2 Olika möjligheter med årsarbetstidsavtal Mom. 1 Skillnaden mellan kommunens flextidsavtal och årsarbetstidsavtalet är att årsarbetstidsavtalet har en mycket tydligare koppling till att verksamheten har ett skiftande bemanningsbehov under olika delar av året på grund av verksamhetens art. Exempelvis säsongsbetonat arbete eller arbete med stora produktionsvolymer vissa delar av året. Möjligheten för en arbetstagare att flexa under en tung produktionstopp är begränsad. Flexibiliteten styrs då till vissa andra perioder där arbetstagarna själva kan påverka sin arbetstidsförläggning desto mer. Ett givande och tagande på årsbasis mer än på dagsbasis. Flextidsavtalet däremot förutsätter en jämnare fördelad verksamhet/produktion över året, även om arbetstoppar kan förekomma. Flexibiliteten kan där mer styras till dagbasis. Lediga dagar och femtimmarsdagar enligt flextidsavtalet tas ut om verksamheten så tillåter. Kan inte verksamheten tillåta detta ges motsvarande ledighet vid annat tillfälle under året (läggs som ett plus på flextidssaldot). Mom. 2 Extra lediga dagar och femtimmarsdagar gäller inte för dem med timbankar enligt avtal om verksamhets- och individanpassad arbetstid. Vanligen är detta verksamheter med ett bemanningsbehov alla dagar i veckan. Vissa särskilda undantag kan finnas för anställda med heltidsmåttet 40 h vecka. Mom. 3 Avvikelse från ATL, HÖK/AB Kap 4 Arbetstid Mom. 6 f). 3, mom. 1 Årsarbetstiden växlar från år till år, beroende på hur innevarande års helgdagar faller. Helgdagar räknas alltså inte in i årsarbetstiden. Extra ledig dag och femtimmarsdagar utöver centrala avtal är en arbetstidsförkortning för den anställde. Arbetsgivaren bjuder på denna arbetstid, men då ingår bland annat andra typer av ersättningsregler än de som finns angivna i de centrala avtalen. Det är en överenskommelse om en utökad flexibilitet mellan arbetsgivare och arbetstagare som båda parter ska vinna på. Alla verksamheter kan inte tillämpa lediga dagar eller femtimmarsdagar med hänsyn till verksamhetens behov eller förvaltningslagen (1986:223) som reglerar myndigheters öppethållande och serviceskyldighet (se lagens tredje stycke).