Psykosocial arbetsmiljö i förskolan

Transkript

1 Revisionsrapport Inger Hansén Psykosocial arbetsmiljö i förskolan Hallstahammars kommun

2

3 Innehållsförteckning Sammanfattande revisionell bedömning Inledning Bakgrund Uppdraget Avgränsning Metod Vad som karakteriserar en bra psykosocial arbetsmiljö enligt SKL Psykosociala faktorer i arbetsmiljön Resultat av vår granskning Styrande dokument och riktlinjer Lagstiftning och föreskrifter gällande arbetsmiljö Delegering av arbetsmiljöarbetet inom förskolorna Mål och budget samt Mål och riktlinjer för det psykosociala arbetsmiljöarbetet inom förskolan Personalpolitiskt program för Hallstahammars kommun Arbetsmiljöpolicy för Hallstahammars kommun Information och riktlinjer via intranätet Psykosocial skyddsrond Bedömning Kommunens kunskap om den psykosociala arbetsmiljön i förskolan Resultat av medarbetarenkät Uppföljning av medarbetarenkät Psykosocial skyddsrond Arbetsmiljökommittéer Områdeschefens deltagande i förskoleverksamheten Skyddsombud Analys av statistik Rapportering till förvaltningschef och barn- och utbildningsnämnden Bedömning Berörda chefers kunskap om åtgärder vid brister i arbetsmiljön Bedömning Åtgärder och utvärdering Bedömning... 23

4 Sammanfattande revisionell bedömning Revisorerna i Hallstahammars kommun har i sin analys av risk och väsentlighet valt att granska den psykosociala arbetsmiljön i förskolan. Revisionsfrågan är formulerad enligt följande: Har barn- och utbildningsnämnden genom sitt arbete säkerställt en god psykosocial arbetsmiljö i förskolan? Efter genomförd granskning är vår bedömning att barn- och utbildningsnämnden genom sitt arbete har vidtagit åtgärder i syfte att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö i förskolan men att rutiner och arbetssätt ännu inte fullt ut används eller gjort verkan inom alla enheter. Detta innebär att vi bedömer att det krävs ytterligare åtgärder för att en god psykosocial arbetsmiljö inom förskolan ska anses säkerställd. Vi stödjer oss på följande iakttagelser och delbedömningar för den sammanfattande revisionella bedömningen: Hallstahammars kommun har enligt vår bedömning riktlinjer och rutiner i tillräcklig omfattning för såväl förebyggande och undersökande som åtgärdande och uppföljande arbete avseende den psykosociala arbetsmiljön. Information, riktlinjer och rutiner är följsamma med gällande lagstiftning och föreskrifter från Arbetsmiljöverket. De förskolechefer som vi har intervjuat vittnar om att riktlinjer och rutiner följs när det gäller de förskolor som de ansvarar för. Vi har dock via intervjuer med skyddsombud fått information om att rutiner och riktlinjer inte tillämpas fullt ut på alla förskolor. Vi bedömer att kommunen har kunskaper om hur personalen inom förskoleverksamheten uppfattar sin psykosociala arbetsmiljö genom att information om dessa förhållanden inhämtas kontinuerligt och rapportering sker till förvaltningsledning och nämnd. Resultatet av genomförd medarbetarenkät indikerar att de flesta av dem som besvarat enkäten ger ett gott omdöme om sin arbetssituation/den psykosociala arbetsmiljön. Det bör dock uppmärksammas att en relativt stor andel av de svarande, mellan ca %, har svarat stämmer inte alls eller stämmer till liten del på en del av frågorna vilket bör föranleda en uppföljning, analys och åtgärder. Den statistik som vi har tagit del av beträffande vikariekostnader, sjukfrånvaro och personalomsättning visar inte på direkt onormalt höga nivåer jämfört med motsvarande statistik från andra kommuner/förskolor men nivåerna tyder på att förbättringspotential finns. Enligt vår bedömning tillhandahåller kommunen erforderlig information och stöd till berörda chefer angående hur brister i arbetsmiljön ska hanteras. Vi bedömer även att brister åtgärdas vid behov, följs upp och utvärderas. Det har dock tagit längre tid att få till stånd förbättringsinsatser i de fall åtgärderna krävt för kommunen större investeringar. Under det senaste året har brister i den psykosociala miljön föranlett anmälan till Arbetsmiljöverket men åtgärdats till fullo under året. Vi har under en del av avsnitten i rapporten kompletterat bedömningarna med rekommendationer. Hallstahammars kommun 1 av 24

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Den psykosociala arbetsmiljön har stor betydelse för den anställdes förmåga att utföra sina åtaganden och arbetsuppgifter. Arbetsgivaren har huvudansvaret för den anställdes arbetsmiljö, vilket även omfattar den psykosociala arbetsmiljön dvs. psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Områden som SKL lyfter fram som viktiga faktorer i samband med kommunernas arbetsgivaransvar för den psykosociala miljön är: Tydlighet och förankring av verksamhets- och arbetsmiljömål, fördelning av arbetsuppgifter och ansvar, kunskap om den psykosociala arbetsmiljön, den anställdes möjlighet till påverkan, information, utvecklingsmöjligheter, gemenskap samt de anställdas tillit till ledningens förmåga att driva organisationen Uppdraget Revisorerna i Hallstahammars kommun har i sin analys av risk och väsentlighet valt att granska den psykosociala arbetsmiljön i förskolan. Revisionsfrågan är formulerad enligt följande: Har barn- och utbildningsnämnden genom sitt arbete säkerställt en god psykosocial arbetsmiljö i förskolan? Kontrollmål: Riktlinjer finns för kommunens arbetsmiljöarbete. Kommunen har kunskap om hur personalen uppfattar sin psykosociala arbetsmiljö. Det finns en kunskap bland berörda chefer hur brister i arbetsmiljön ska hanteras. Åtgärder vidtas vid behov och utvärderas. Revisionskriterier är arbetsmiljölagstiftning samt kommunens styrande dokument och riktlinjer för arbetsmiljöområdet Avgränsning Granskningen omfattar barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde och specifikt förskoleverksamheten Metod Metod för granskningen har varit genomgång av arbetsmiljölagstiftning och interna styrande dokument för den psykosociala arbetsmiljön samt intervjuer med områdeschefen för förskolan, en av kommunens HR-konsulter, två förskolechefer samt två fackliga företrädare/representanter i barn- och utbildningsförvaltningens arbetsmiljökommitté (AMK). De två fackliga företrädarna är även skyddsombud på sina respektive arbetsplatser i förskolan. Kontakt togs inledningsvis med skolchefen/chefen för barn- och utbildningsförvaltningen, i syfte att informera om granskningen och för att få tillgång till styrande dokument samt övergripande information Hallstahammars kommun 2 av 24

6 om förskoleverksamheten. Vi har även tagit del av den medarbetarenkät som genomfördes våren De intervjuade har givits möjlighet att sakgranska rapportens innehåll innan den färdigställdes Vad som karakteriserar en bra psykosocial arbetsmiljö enligt SKL Arbetsmiljöfrågorna innefattar såväl den fysiska arbetsmiljön på en arbetsplats, som den psykosociala arbetsmiljön. Den fysiska arbetsmiljön handlar om faktorer som ergonomi, buller, säkerhet på arbetsplatser vid hantering av utrustning mm., dvs. förhållanden som direkt har en fysisk påverkan på människor. Den psykosociala arbetsmiljön däremot är mer svårdefinierbar och handlar om människors upplevelser av olika situationer, trivsel, och alltså hur de psykiskt påverkas av förhållandena på en arbetsplats. Således mer svårgreppbara faktorer, som dock kan få en stor inverkan på hur en verksamhet fungerar och som förvisso kan få fysiska konsekvenser för personalen. Vad är det som påverkar om en arbetsmiljö psykosocialt fungerar väl? Inom SKL har man sammanfattat förhållanden som karakteriserar en bra psykosocial arbetsmiljö enligt följande faktorer 1 : Mål Tydliga verksamhets- och arbetsmiljömål som är förankrade hos medarbetarna. Fördelning Tydlig fördelning av arbetsuppgifter, resurser och befogenheter som medarbetarna känner till. Kunskap Ledning och personer i arbetsledande ställning har kunskaper om människor. De kan t.ex. lyssna, föra svåra samtal, hantera konflikter och ge återkoppling till medarbetarna. Medverkan Medarbetarna har möjlighet att påverka sina arbetsuppgifter och medverka i förändrings- och utvecklingsarbete som rör verksamheten. Information Medarbetarna får information som rör både den egna arbetssituationen och verksamheten i sin helhet. 1 Enligt dokumentet Arbetsmiljöansvar för dig som är arbetsgivare, hämtat från SKL:s hemsida, oktober Hallstahammars kommun 3 av 24

7 Utveckling Medarbetarna har anpassade arbetsuppgifter som ger utrymme för egen utveckling. Gemenskap Medarbetarna ingår i en arbetsgemenskap som ger trygghet och social samhörighet. Tillit Tillit till ledningens förmåga att driva verksamheten effektivt. I detta uppdrag har vi bl.a. utgått från dessa faktorer när det gäller att bedöma om barn- och utbildningsnämnden genom sitt arbete säkerställt en god psykosocial arbetsmiljö i förskolan. Som bakgrundsinformation till granskningen har vi även tagit del av Arbetsmiljöverkets exempel på faktorer som kan orsaka påfrestningar och leda till ohälsa. Dessa framgår nedan Psykosociala faktorer i arbetsmiljön Enligt Arbetsmiljöverket är det flera faktorer i arbetet som kan orsaka påfrestningar som kan leda till psykisk ohälsa; Stor arbetsmängd högt arbetstempo Ensidigt, upprepat och monotont arbete Oklara förväntningar på arbetsinsats oklara roller Ständiga förändringar otrygghet i anställningen Risker för hot och våld Skiftarbete oregelbundna arbetstider Konflikter kränkningar trakasserier Arbete med människor Sociala kontakter Ensamarbete Den fysiska miljön Hallstahammars kommun 4 av 24

8 2. Resultat av vår granskning 2.1. Styrande dokument och riktlinjer Granskat kontrollmål: Riktlinjer finns för kommunens arbetsmiljöarbete Lagstiftning och föreskrifter gällande arbetsmiljö Hallstahammars kommun har som arbetsgivare ansvar för de anställdas arbetsmiljö. Inom kommunen är det den högsta ledningen som har det yttersta ansvaret för att verksamhetens arbetsmiljö är tillfredsställande. Med arbetsmiljöansvar menas en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att ta bort eller minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet så att arbetsmiljön blir bra. Arbetsmiljöarbetet ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Den lagstiftning som reglerar arbetsmiljöfrågor, vilket inbegriper arbetstagarnas psykiska hälsa och välmående, är Arbetsmiljölagen, (AML 1977:1160) med tillhörande förordning (1977:1166). Arbetsmiljölagen och dess förordning förnyas hela tiden. Ändamålet med lagen är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt ge förutsättningar för en god arbetsmiljö. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter, som bygger på Arbetsmiljölagen, anges mer i detalj de krav och skyldigheter beträffande arbetsmiljön som åligger arbetsgivare. Ett hjälpmedel i arbetet med att säkerställa en god arbetsmiljö är Reglerna om Systematiskt Arbetsmiljöarbete (SAM) som återfinns i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1. SAM utgör grunden för hur en arbetsplats ska arbeta förebyggande med arbetsmiljöfrågor. Enligt SAM är arbetsgivaren skyldig att i samverkan med medarbetare och skyddsombudet vidta följande åtgärder: Ta fram en arbetsmiljöpolicy som säger hur arbetsförhållandena ska vara. Ta fram rutiner som beskriver hur arbetsmiljöarbetet ska gå till. Fördela arbetsmiljöuppgifterna med befogenheter och resurser till chefer och arbetsledare. Ge arbetstagarna kunskaper om arbetet och dess risker med särskild information till cheferna. Regelbundet undersöka verksamheten och bedöma riskerna i arbetsmiljön, bland annat vid planerade förändringar. Omedelbart undanröja risker och brister i arbetsmiljön och upprätta en skriftlig handlingsplan för åtgärder som inte kan vidtas omgående. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. Hallstahammars kommun 5 av 24

9 Utreda arbetsskador och allvarliga tillbud. Årligen följa upp hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar och ändra vid behov. Vid behov anlita företagshälsovården eller annan hjälp med expertkunskaper inom området. Det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt SAM framgår schematiskt av följande skiss i SKL:s publikation Arbetsmiljöansvar för dig som är arbetsgivare 2 : Delegering av arbetsmiljöarbetet inom förskolorna Förvaltningschefen för Barn- och utbildningsförvaltningen har det formella arbetsgivaransvaret för de anställdas arbetsmiljö inom förskolan i Hallstahammars kommun. Detta ansvar är delegerat till områdeschefen för förskolan. Ansvaret innefattar 2 Enligt SKL:s hemsida den Hallstahammars kommun 6 av 24

10 bl.a. kontroll och uppföljning av arbetsmiljöarbetet inom resultatområdet enligt följande 3. Områdeschefen skall - ansvara för att organisera arbetsmiljöarbetet - ansvara för att fortlöpande ekonomiska och personella förutsättningar skapas för ett i praktiken fungerande arbetsmiljöarbete, att personalutrymmen finns samt att arbetsplatserna har en sådan utformning att de uppfyller erforderliga krav på säkerhet - fortlöpande hålla förvaltningschef och nämnd underrättad om utvecklingen på arbetsmiljöområdet - ansvara för att konkreta mål och delmål upprättas för arbetsmiljöarbetet - klargöra arbetsmiljöansvaret och befogenheter för underställda chefer samt förvissa sig om att dessa har erforderlig utbildning - ansvara för att årliga revisioner beträffande arbetsmiljön genomförs Undertecknad dokumentation finns avseende det delegerade ansvaret från områdeschefen till förskolecheferna. Där framgår det att områdeschefen har klargjort arbetsmiljöansvaret och befogenheter för varje förskolechef. Av dokumentationen framgår även att förskolecheferna har ansvar för beslut som i stor utsträckning påverkar arbetet, arbetsmiljön och brand- och elsäkerheten inom den berörda delen av förvaltningen. I den mån befogenheterna inter räcker till, ska han/hon tydligt hänskjuta frågan/frågorna tillbaka till områdeschefen som då återtar ansvaret för den aktuella frågan/de aktuella frågorna. Det framgår även av dokumentationen att områdeschefen och respektive förskolechef har kommit överens om vad som i detalj ingår i ansvaret och vad som krävs för att arbetsmiljö-, brand- och elsäkerhetsarbetet ska fungera väl i enlighet med instruktionen Mål och budget samt Enligt barn- och utbildningsnämndens mål ska all personal inom förskolan, grundskolan och gymnasiet uppleva att Hallstahammars kommun är en attraktiv arbetsgivare. Bland de gemensamma målen för verksamheten inom Hallstahammars kommun för finns målen att Hallstahammars kommuns verksamhet ska präglas av effektiv resursanvändning samt att Hallstahammars kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Indikatorer för dessa mål är enligt det refererade måldokumentet bl.a. minskad sjukfrånvaro, nöjdheten bland kommunens personal (som ska mätas exempelvis via medarbetarenkäter) samt antal sökande till annonserade tjänster. 3 Enligt dokument Delegering områdeschef Barn- och utbildningsförvaltningen. 4 Kommunfullmäktiges mål för en god ekonomisk hushållning , enligt Ny Mål och Budget Det goda livet i storstadens närhet, Hallstahammars kommun. Hallstahammars kommun 7 av 24

11 Mål och riktlinjer för det psykosociala arbetsmiljöarbetet inom förskolan Enligt områdeschefen för förskolan finns det i dagsläget inga gemensamma mål för samtliga förskolor för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. I enlighet med det delegerade ansvaret samt övergripande riktlinjer för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas, sköter varje förskola sitt eget arbetsmiljöarbete. Varje förskola har haft i uppdrag att utveckla sitt eget systematiska arbetsmiljöarbete inom de givna ramarna. Behov av en gemensam struktur för arbetsmiljöarbetet har uppmärksammats och i början av juni 2014 fick områdeschefen av förvaltningschefen i uppdrag att utforma ett förslag till en för hela förskolan gemensam handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM-plan). Planen ska vara färdig i månadsskiftet november/december Personalpolitiskt program för Hallstahammars kommun Det personalpolitiska programmet gäller för samtliga arbetsplatser inom kommunen och syftar till att ge riktlinjer och en gemensam ram för vad Hallstahammars kommun vill uppnå med personalpolitiken. Det innehåller de grundläggande värderingarna och strategiska frågorna som är centrala för personalpolitiken de närmaste åren. I det personalpolitiska programmet finns en gemensam värdegrund för samtliga medarbetare i kommunen vilken ska genomsyra arbetet i kommunen till nytta för kommuninnevånarna. Den gemensamma värdegrunden ska bidra till att kommunens Vision Det goda livet i storstadens närhet - ska kunna förverkligas. Visionen har tagits fram av samtliga partier och av näringslivet i kommunen. Alla nämnder har arbetat fram mål att arbeta efter, för att nå visionen. Följande ledstjärnor för de anställda inom Hallstahammars kommun anger den gemensamma värdegrunden; Kunden i centrum Innebär att kommunens kund/brukaren ska sättas i centrum i alla lägen och att medarbetarna ska sträva efter bästa möjliga mötet. Medarbetarna ska hela tiden arbeta för det goda värdskapet med ett gott bemötande. Ständig utveckling Alla medarbetare ska arbeta med ständig utveckling och förbättring oavsett om det gäller större omorganisationer eller förbättringar i vardagen hela tiden med kunden i fokus. Långsiktighet/Hållbarhet Vid alla beslut av olika slag är det viktigt att tänka på att besluten är ekonomiskt-, socialt- och miljömässigt hållbara och långsiktiga samt ger nöjda kunder. I det personalpolitiska programmet lyfts fem strategiska områden fram; - Ledarskap och medarbetarskap - Arbetsmiljö och hälsa - Personal- och kompetensförsörjning - Jämställdhet och mångfald Hallstahammars kommun 8 av 24

12 - Lönepolitik Det finns en beskrivning i programmet av vad som är centralt inom varje område. Följande citat från texten bedöms ha särskild betydelse för den psykosociala miljön. När det gäller Ledarskap och medarbetarskap lyfter man fram att ömsesidig respekt och ett förtroendefullt förhållningssätt medarbetare sinsemellan samt mellan chef och medarbetare är grunden för allt arbete samt att chefen är arbetsgivarens företrädare och ledarskapet ska kännetecknas av ett kommunikativt förhållningssätt som ger utrymme för lärande, dialog och delaktighet. Vidare betonas att det är angeläget att kraven och förväntningarna på medarbetare är tydliga. Informationsmöten, arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal mellan arbetsledare och medarbetare är därför nödvändigt. I beskrivningen av området Arbetsmiljö och hälsa anges följande; Medarbetare såväl som chefer har ett gemensamt ansvar för att arbetsmiljön präglas av öppenhet, delaktighet, arbetsglädje och säkerhet. Det yttersta ansvaret vilar på arbetsgivaren. Arbetsmiljöarbetet ska utövas i förebyggande syfte med målsättning att individens hälsa påverkas positivt. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete, med bedömningar av de psykiska, fysiska och sociala förhållandena i arbetsmiljön, ska ingå som en naturlig del i verksamheten. I beskrivningen av området Personal- och kompetensförsörjning lyfts bl.a. fram att rekrytering är en viktig strategisk fråga och att Rätt kompetens är avgörande vid all rekrytering Arbetsmiljöpolicy för Hallstahammars kommun En arbetsmiljöpolicy för Hallstahammars kommun fastställdes av kommunfullmäktige den Av policyn framgår att goda arbetsförhållanden är nödvändiga för effektiviteten i kommunen och att de anställdas delaktighet, inflytande, engagemang, utvecklingsmöjligheter och arbetstillfredsställelse är av avgörande betydelse för en god kommunal service. Det framgår vidare av policyn att arbetsmiljöfrågorna är av strategisk betydelse, varför de ska integreras i den övergripande styrningen och planeringen av verksamheterna. Policyn innehåller även riktlinjer för hur samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare skall fungera; - Ansvaret för arbetsmiljöfrågorna återfinns i linjeorganisationen. - För att skapa möjligheter till utveckling som gynnar både verksamheten och de anställda, är samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare en förutsättning. Allt samverkansarbete bygger på arbetsplatsträffar. - Grundtanken är att de anställda ska ges ett så stort direkt inflytande som möjligt i såväl den löpande verksamheten som i planering och utvecklingen Information och riktlinjer via intranätet Via kommunens intranät finns information tillgänglig för chefer och medarbetare angående arbetsmiljöfrågor samt riktlinjer och rutiner för detta område. Inledningsvis anges att I Hallstahammars kommun ska alla medarbetare arbeta i en sund och stimulerande arbetsmiljö som kännetecknas av trygghet, arbetsglädje, Hallstahammars kommun 9 av 24

13 inflytande och delaktighet. Detta förhållningssätt utgör förutsättning för en god arbetsmiljö på våra arbetsplatser. Där anges även att såväl chefer som medarbetare har ett gemensamt ansvar för att detta präglar arbetsmiljön. På intranätet finns detaljerade regler och rutiner för olika delar av arbetsmiljöområdet med länkar till exempelvis arbetsmiljölagstiftning och arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd. Exempel på information om arbetsmiljöarbete som finns tillgänglig via intranätet: Regelverk kring arbetsmiljö Arbetsmiljöansvar Roller och uppgifter i arbetsmiljöarbetet Skyddsombud Om samverkande miljöarbete Arbetsmiljökommittéer AMK och CAMK Arbetsskador och tillbud Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM Avsnittet Om samverkande miljöarbete innehåller följande text: Det är viktigt att arbetsgivaren, skyddsombudet och medarbetarna samverkar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det kan till exempel ske vid arbetsplatsträffar och/eller i samband med utvecklingssamtal. Det är viktigt att arbetsgivaren är lyhörd för medarbetarnas och skyddsombudets synpunkter och tar hänsyn till sådant som kan förbättra arbetsförhållandena. Det är därför väsentligt att i utvecklingssamtal och vid arbetsplatsträffar även ta upp frågor om hälsa och arbetsmiljö. Huvudansvaret för arbetsmiljöarbetet ligger hos arbetsgivaren, men lagstiftaren slår fast att arbetstagarna är skyldiga att medverka och samverka i arbetsmiljöarbetet. Samverkan är i praktiken en förutsättning för att arbetsmiljöarbetet ska bli effektivt Psykosocial skyddsrond Det finns inom kommunen ett formulär till stöd för s.k. psykosocial skyddsrond. Formuläret har rubriken Underlag för dialog Psykosocial skyddsrond och består dels av en cirkel som innehåller olika aspekter på den psykosociala arbetsmiljön dels av ett frågeformulär. Cirkeln bygger på självskattning. Underlaget är tänkt att fyllas i individuellt, t ex i samband med en arbetsplatsträff. En sammanställning av de individuella svaren ska ge underlag för diskussioner och prioriteringar kring den psykosociala arbetsmiljön samt handlingsplaner för förbättringar på varje förskola. Underlag för psykosocial skyddsrond, cirkel med instruktion: Hallstahammars kommun 10 av 24

14 Frågeformuläret innehåller följande frågor: - Vad ska vi värna om? 1. Vilka områden fungerar bra? 2. Vad är det som gör att dessa områden fungerar bra? - Handlingsplan 3. Vilka områden kan förbättras? 4. Vad ska vi arbeta med för att nå dit? Aktivitet Ansvarig När Enligt de intervjuade förskolecheferna genomförs psykosocial skyddsrond årligen på de förskolor som de har ansvar för. Enligt de intervjuade skyddsombuden är det inte alla förskolor som genomför den psykosociala skyddsronden och de anser att så bör ske regelbundet minst en gång per år på varje förskola i syfte att förebygga och lyfta fram brister samt åtgärdsförslag beträffande den psykosociala arbetsmiljön. Hallstahammars kommun 11 av 24

15 Bedömning Det är vår bedömning att Hallstahammars kommun har riktlinjer och rutiner i tillräcklig omfattning för såväl förebyggande och åtgärdande som uppföljande arbete med den psykosociala arbetsmiljön. Information, riktlinjer och rutiner är följsamma med gällande lagstiftning och föreskrifter från Arbetsmiljöverket. De förskolechefer som vi intervjuat vittnar om att riktlinjer och rutiner följs när det gäller de förskolor som de ansvarar för. Vi kan dock inte uttala oss om den generella tillämpningen av riktlinjer och rutiner men vi har fått information via intervjuer med skyddsombud som påtalar att psykosociala skyddsronder inte genomförs på alla förskolor, vilket vi anser är en brist. Den generella handlingsplanen för förskolan avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet, som nu är under utveckling, torde kunna öka tydligheten kring det praktiska arbetsmiljöarbetet och förbättra kvaliteten i arbetsmiljöarbetet på de förskolor som hittills inte fullt ut tillämpar gängse riktlinjer och rutiner Kommunens kunskap om den psykosociala arbetsmiljön i förskolan Granskat kontrollmål: Kommunen har kunskap om hur personalen uppfattar sin psykosociala arbetsmiljö. Enligt de intervjuade förskolecheferna finns det en bra organisation för hantering av psykosociala arbetsmiljöfrågor och många tillfällen att lyfta dessa frågor vid arbetsplatsträffar, veckokonferens (hålls varannan vecka), medarbetarsamtal/trivselsamtal, avdelningsmöten (förskolechef ej med), psykosociala skyddsronder, medarbetarenkäter och via Barn- och ungdomsförvaltningens Arbetsmiljökommitté (AMK). Övergripande frågor kan också tas upp i den Centrala Arbetsmiljökommittén (CAMK). Det finns även en mötesstruktur som befrämjar delaktighet och inflytande. Det vittnar både de intervjuade förskolecheferna och områdeschefen för förskolan om. Arbetsplatsträffar hålls i regel månadsvis på respektive enhet/förskola. Medarbetarsamtal ska genomföras mellan medarbetare och respektive förskolechef minst en gång per år (regelbundet en gång per år och ytterligare samtal vid behov). Områdeschefen har individuella samtal med varje förskolechef en gång per månad. Ett av dessa samtal är ett mer traditionellt medarbetarsamtal som hålls en gång per år. Därutöver hålls regelbundna ledningsgruppsmöten med områdeschef och förskolechefer, där frågor om den psykosociala arbetsmiljön alltid är med på dagordningen Resultat av medarbetarenkät Fem frågor kring psykosocial arbetsmiljö fanns med bland frågor i den webbaserade medarbetarenkät som genomfördes inom kommunen våren Enkäten besvarades av 127 medarbetare inom förskolan av totalt ca 148, vilket ger en svarsfrekvens om 86 %. Hallstahammars kommun 12 av 24

16 Frågorna och de sammanställda svaren redovisas nedan: Jag känner mig delaktig och är med och planerar genomförandet av mitt arbete Answer Options Response Percent Response Count Stämmer inte alls 1,6% 2 Stämmer till liten del 7,9% 10 Stämmer till stor del 40,2% 51 Stämmer helt 46,5% 59 Kan inte svara 3,9% 5 answered question 127 skipped question 0 Jag upplever att mina arbetsuppgifter är tydligt beskrivna och jag vet vad som förväntas av mig Answer Options Response Percent Response Count Stämmer inte alls 0,0% 0 Stämmer till liten del 6,3% 8 Stämmer till stor del 53,5% 68 Stämmer helt 37,8% 48 Kan inte svara 2,4% 3 answered question 127 skipped question 0 Jag upplever att jag har en fungerande kommunikation med min närmsta chef Answer Options Response Percent Response Count Stämmer inte alls 4,7% 6 Stämmer till liten del 15,0% 19 Stämmer till stor del 25,2% 32 Stämmer helt 41,7% 53 Kan inte svara 13,4% 17 answered question 127 skipped question 0 Jag saknar tillräcklig kompetens för att klara mina arbetsuppgifter Answer Options Response Percent Response Count Stämmer inte alls 64,8% 81 Stämmer till liten del 21,6% 27 Stämmer till stor del 3,2% 4 Stämmer helt 8,0% 10 Kan inte svara 2,4% 3 answered question 125 Hallstahammars kommun 13 av 24

17 skipped question 2 Jag känner stor arbetsglädje i mitt arbete Answer Options Response Percent Response Count Stämmer inte alls 1,6% 2 Stämmer till liten del 12,2% 15 Stämmer till stor del 49,6% 61 Stämmer helt 32,5% 40 Kan inte svara 4,1% 5 answered question 123 skipped question 4 Det fanns inget utrymme för fritextsvar i anslutning till frågorna eller i slutet av enkäten. Resultatet av enkäten visar att det är en stor andel av de svarande som är nöjda med sin situation. Flertalet känner sig delaktiga, anser att arbetsuppgifterna är tydligt beskrivna, de vet vad som förväntas av dem, kommunikationen med den närmaste chefen fungerar, de har en tillräcklig kompetens för sina arbetsuppgifter och känner stor eller till stor del arbetsglädje i arbetet. Resultatet visar också att mellan ca % har svarat stämmer inte alls eller stämmer till liten del på frågorna gällande delaktighet (9,5 %), fungerande kommunikation med närmaste chef (19,7 %) och arbetsglädje (13,8 %). En del av frågorna har även besvarats med alternativet kan inte svara. Enligt de fackliga representanterna som intervjuades passar inte den webbaserade formen av enkät alla medarbetare. Alla medarbetare har inte tillgång till egen dator och alla har inte datorvana. Av den anledningen väljer en del av de anställda att inte besvara webbenkäter. Vilket kan förklara en del av bortfallet av svar om ca 14 %. De intervjuade förskolecheferna anser att svarsfrekvensen är hög och att den webbaserade formen fungerar väl. All personal har tillgång till dator i sina arbetslag och har egen inloggning Uppföljning av medarbetarenkät Alla förskolechefer har för sina respektive enheter fått det sammanställda resultatet av medarbetarenkäten. Tanken har varit att resultaten ska följas upp på varje förskola. De intervjuade förskolecheferna har genomfört sådan uppföljning genom att synliggöra resultaten på APT. För varje enkätfråga diskuterades resultaten genom att ställa följande frågor; - Vad är vår styrka i detta? - Vilka är våra svagheter i detta? - Vad ska vi behålla? Vad behöver vi utveckla? - Förslag till åtgärder! Hallstahammars kommun 14 av 24

18 I vilken utsträckning uppföljning av medarbetarenkäten har skett på övriga förskolor har vi inte fått några uppgifter om Psykosocial skyddsrond Enligt de intervjuade förskolecheferna genomförs psykosocial skyddsrond årligen på de förskolor som de har ansvar för. Nedan ges exempel på hur de individuella svaren på formuläret Underlag för dialog psykosocial skyddsrond har sammanställts på en av förskolorna. Sammanställningen används som underlag för diskussion, åtgärdsförslag och handlingsplaner för att åtgärda brister. Enligt de intervjuade skyddsombuden är det inte alla förskolor som genomför den psykosociala skyddsronden och de anser att så bör ske regelbundet minst en gång per år på varje förskola i syfte att förebygga och lyfta fram brister och åtgärder beträffande den psykosociala arbetsmiljön Arbetsmiljökommittéer Arbetsmiljökommittéer inom organisationen är forum för samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare och ger möjligheter för kommunen att få kunskaper om hur personalen uppfattar sin arbetsmiljö. Det finns både en central arbetsmiljökommitté (CAMC) och arbetsmiljökommittéer för respektive förvaltning (AMK). CAMK och AMK består av representanter från arbetsgivare och arbetstagare/fackförbund. Följande frågor ska behandlas av CAMK som ska sammanträda minst två gånger per år: Hallstahammars kommun 15 av 24

19 - Sjukfrånvarostatistik. - Årlig sammanställning av förvaltningarnas anmälda arbetsskador och tillbud. - Kommunövergripande arbetsmiljöutbildning samt planering och uppföljning av dessa. - Övergripande policydokument som rör arbetsmiljöområdet. - Frågor som rör företagshälsovården. - Övriga policyskapande frågor rörande arbetsmiljön. Arbetsmiljökommittén (AMK) ska delta i planeringen av det övergripande arbetsmiljöarbetet i respektive förvaltning. AMK ska även delta vid upprättande av rutiner samt följa upp det arbetsmiljöarbete som sker i verksamheterna enligt följande; - Sjukfrånvarostatistik; Analys kopplat till åtgärder. - Arbetsskador och tillbud; Sammanställning och uppföljning (ej på individnivå). Kan man se ett visst mönster i de arbetsskador och tillbud som anmäls? Finns förslag på åtgärder? När åtgärderna har genomförts följa upp. - Följa upp att verksamheterna har nödvändig information och rutiner avseende de farliga ämnen som finns i verksamheterna. - Hantera frågor som rör förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. - Redovisning av genomförda och planerade skyddsronder inom förvaltningen. - Hantera frågor som rör riskbedömningar i samband med planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och arbetsorganisation. - Rapporteringar och anmälningar gjorda enl. AML 6 6a - Rapportering av inspektioner Arbetsmiljöverket Områdeschefens deltagande i förskoleverksamheten Områdeschefen för förskolan anställdes i Hallstahammars kommun i april För att få inblick i verksamheten har han planerat att kontinuerligt tillbringa en vecka i taget på fem olika förskolor varje höst och vår. Den första veckan genomfördes i oktober v 41. Att tillbringa tid i den praktiska verksamheten är ett sätt för områdeschefen att lära känna och uppmärksamma chefer och personal samt underlättar förståelsen av problem och brister i verksamheten Skyddsombud Det finns minst ett skyddsombud vid varje förskola, oftast två. Skyddsombuden utses och tillsätts av de lokala arbetstagarorganisationerna. Skyddsombudens uppdrag är att vaka över arbetsförhållandena för att förhindra ohälsa och olycksfall och för att kontrollera att arbetsgivaren uppfyller kraven på systematiskt arbetsmiljöarbete. Ett skyddsombud kan enligt 6 kap 6 a Arbetsmiljölagen begära att arbetsgivaren vidtar åtgärder för en tillfredsställande arbetsmiljö. Om inte arbetsgivaren beaktar begäran och vidtar åtgärder inom skälig tid, kan skyddsombudet begära att Arbetsmiljöverket meddelar ett föreläggande eller förbud. Hallstahammars kommun 16 av 24

20 Analys av statistik Vi har via Barn och utbildningsförvaltningen fått ta del av statistik gällande vikariekostnader, sjukfrånvaro och personalomsättning inom förskolan. Statistik kring dessa nyckeltal/kostnader kan ge indikationer om eventuella brister i den psykosociala arbetsmiljön. Statistiken analyseras inom förvaltningen av bl.a. förvaltningschef, områdeschef, HR-konsulter och inom Barn- och utbildningsförvaltningens AMK. Statistiken visar följande: Timvikariekostnaderna i förskolan har minskat med 8 % mellan åren 2010 och 2011 och minskade med ytterligare 3 % mellan åren 2010 och Därefter skedde en ökning t.o.m. år 2013 med 14 %. De totala timvikariekostnaderna uppgick år 2013 till tkr inklusive personalomkostnader. Motsvarande utfall jan september 2014 var tkr, dvs. en ökning jämfört med år 2013 trots att tre månader återstår av Orsaker till ökande vikariekostnader är enligt den intervjuade HR-konsulten inte bara ökande sjukfrånvaro utan även att personal genomgår utbildningar, tar tjänstledigt, har föräldraledigt och dylikt. Sjukfrånvaron 5 år 2013 var i förskolan 6,58 % och inom barn- och utbildningsförvaltningen som helhet 4,25 %. Sjukfrånvaron inom kommunen var enligt årsredovisningen för ,12 %. Sjukfrånvaron bland personalen inom förskolan för perioden januari september 2014 framgår av nedanstående sammanställning. Enligt tabellen var det genomsnittliga antalet anställda under perioden januari september år stycken. Totalt antal frånvarodagar under perioden var 2 565, vilket ger ett genomsnitt per anställd om 17,33 frånvarodagar. Detta motsvarar 6,35 % sjukfrånvaro. Frånvarolängden varierar mellan 1 91 dagar eller fler. Den vanligaste längden på sjukfrånvaron är 2 14 dagar, vilket under perioden skett vid totalt 262 tillfällen motsvarande 980 dagar. För perioden januari juni 2014 var sjukfrånvaron inom förskolan 6,8 %. Enligt förvaltningschefen är sjukfrånvaron högre bland personalen inom förskolan än bland grundskolepersonalen. En orsak bedöms av förvaltningschefen och de intervjuade förskolecheferna vara att personalen har kontakter med yngre barn som i större utsträckning än grundskolebarn är drabbade av infektioner av olika slag och att förskolepersonalen utsätts för större smittorisk genom att de vistas närmare barnen. Även bristande psykosocial arbetsmiljö tas upp av de intervjuade fackliga representanterna som orsak till sjukfrånvaro. Då är det speciellt faktorer som hög arbetsbelastning samt trånga lokaler som nämns som orsaker. 5 Enligt definitionen: Total sjukfrånvarotid / Sammanlagd ordinarie arbetstid Hallstahammars kommun 17 av 24

21 Som jämförelse visas nedan ett utdrag från SKL:s sammanställning av sjukfrånvarostatistik för samtliga kommuner år Det framgår av tabellen att det vägda medelvärdet av sjukfrånvaron för samtliga kommuner är 5,9 %. För kvinnor uppgår det vägda medelvärdet av sjukfrånvaron till 6,4 % och för män till 3,8 %. Det lägsta värdet på sjukfrånvaron i någon kommun är 3,5 % och det högsta 8,5 %. Sjukfrånvaro 2013, kommuner 6 Enligt den intervjuade HR-konsulten kan en sjukfrånvaro om 4 % betraktas som normal. Vid lägre sjukskrivning kan det finnas risk för att sjuknärvaro förekommer, dvs. att personal som är sjuk inte sjukskriver sig utan arbetar. Orsaker till sjukfrånvaro analyseras löpande inom AMK och följs upp individuellt t.ex. vid mycket korttidsfrånvaro eller långtidssjukskrivning. De enheter som har hög eller ökande sjukfrånvaro tillägnas också extra uppmärksamhet. Ambitionen är, enligt HR-konsulten, att kommunen ska arbeta förebyggande för att i så stor utsträckning som möjligt minska sjukskrivningarna. Redovisning av personalomsättningen i förskolan under åren : Antal anställningar Nyanställningar Antal anställningar Förändrat antal Personellt basmått I början av Därav Under Därav I slutet av året I slutet av året året slutat perioden slutat , , Vid beräkning av personalomsättning 7 beräknas först det s.k. personella basmåttet, d.v.s. genomsnittligt antal anställda under året. Det räknas ut genom att antalet anställda i början av året adderas till antalet anställda i slutet av året och summan divideras med två. Efter det dividerar man antalet nyanställningar med basmåttet. På samma sätt dividerar man antalet personer som har slutat under året med basmåttet. För 2014 blir det följande uträkningar: 36/157=22,9% (anställningsmått) respektive 20/157=12.7%, (avslutningsmått). 6 Enligt nyckeltal från den obligatoriska sjukfrånvaroredovisningen, SKL. 7 Definition; Begreppet personalomsättning är ett mått på hur lång tid det tar för personalstyrkan att bytas ut. Hallstahammars kommun 18 av 24

22 Följande analys och slutsatser beträffande personalomsättning har inhämtats från områdeschefen för förskolan: En snabb överblick talar om för oss att verksamheten har gått in i en expansion under 2014 efter att marginellt ha krympt personalstaten mellan 2011 och Man måste dock tydligt markera att det utifrån våra uppföljningsdata inte går att dra några långtgående slutsatser eftersom det inte går att separera interna från externa tillsättningar samt inte heller tillsvidareanställda från anställda på månadsvikariat. Siffran för såväl avslutade som nyanställda under åren bör därför rimligtvis vara avsevärt lägre än vad siffrorna anger. Då vårt redovisningssystem enbart i begränsad omfattning kan svara på grundläggande personalomsättningsmått och en medföljande generell analys, kvarstår en bild av förskolans personalomsättning enligt följande; Vi har ett begränsat system för dataurval vilket gör att nedan nämnda värden i verkligheten är betydligt lägre. Vi har en relativt hög andel som har slutat sin anställning 2014, (12,7% i avslutningsmått). Måttet befinner sig inom normalzonens övre del för denna typ av offentlig verksamhet, 5-13% på årsbasis. Vi har ett anställningsmått på 22,7 % år 2014, där nästan hälften handlar om en expanderad verksamhet, d.v.s. 16 personer. Vi har rekryterat för att bibehålla och för att expandera verksamheten Rapportering till förvaltningschef och barn- och utbildningsnämnden Förvaltningschef samt barn- och utbildningsnämnden hålls uppdaterad om utvecklingen på utvecklingen på arbetsmiljöområdet inom förskolan genom kvartalsvisa och årliga rapporter gällande skyddsronder, sjukfrånvaro, rehabiliteringsinsatser, medarbetarsamtal samt incidenter. Uppföljning av denna rapportering sker även i samband med arbetsmiljökommittéernas sammanträden Bedömning Vi bedömer att kommunen har kunskaper om hur personalen inom förskoleverksamheten uppfattar sin psykosociala arbetsmiljö genom att information om dessa förhållanden inhämtas kontinuerligt. Kunskaperna inhämtas på flera olika sätt nämligen genom medarbetarsamtal, medarbetarenkäter, psykosociala skyddsronder, AMK, områdeschefens deltagande i verksamheten, skyddsombud, analys av statistik och genom regelbunden rapportering till förvaltningsledning och nämnd. Sammantaget torde detta ge en tillfredsställande bild av den psykosociala arbetsmiljön på olika arbetsplatser inom förskolan och ge underlag för att åtgärda de brister som upptäcks. Enkätresultatet indikerar att de flesta av dem som besvarat enkäten ger ett gott omdöme om sin arbetssituation/den psykosociala arbetsmiljön, åtminstone utifrån de frågor som ställts. Det bör dock uppmärksammas att en relativt stor andel av de svarande, mellan ca %, har svarat stämmer inte alls eller stämmer till liten del på frågorna gällande delaktighet (9,5 %), fungerande kommunikation med Hallstahammars kommun 19 av 24

23 närmaste chef (19,7 %) och arbetsglädje (13,8 %). Detta bör föranleda en uppföljning, analys och åtgärder. Resultaten av medarbetarenkäten bedöms inte ge tillräckliga kunskaper eller ett tillräckligt underlag för förbättringsåtgärder inom det psykosociala området om den inte följs upp ytterligare t.ex. på arbetsplatsträffar. Antalet frågor är få och det finns inga möjligheter till fritextsvar. Om resultatet av enkäten följs upp på t ex APT, enligt exempel från en av förskolorna ovan i rapporten, bedöms detta dock som tillräckligt för att resultatet av enkäten, och kommande enkäter, ska ge tillräckliga kunskaper till arbetsgivaren för att eventuella brister ska kunna synliggöras och åtgärdas. Vi bedömer att den webbaserade formen för enkäter är ändamålsenlig men eftersom det kan finnas personal som är ovana vid att hantera dator, bör enkät i webbform kompletteras med information och handledning inför att den sänds ut. Rekommendation: Inför kommande enkäter angående psykosocial arbetsmiljö: Komplettera med ytterligare frågor för att bättre täcka in fler faktorer som har betydelse för den psykosociala arbetsmiljön. Använd exempelvis förslag från SKL kring vilka faktorer som har betydelse för den psykosociala arbetsmiljön (se sid 3 i denna rapport). Ge utrymme för fritextsvar i enkäten för att ge möjlighet för dem som besvarar enkäten att motivera svaren. Ge möjlighet att besvara medarbetarenkäter anonymt i pappersform. Även om enkäten går ut via webben bör det gå att få motsvarande frågeformulär i pappersform för dem som föredrar det. Det bör uppmärksammas att en relativt stor andel av de svarande, mellan ca %, har svarat stämmer inte alls eller stämmer till liten del på frågorna gällande delaktighet (9,5 %), fungerande kommunikation med närmaste chef (19,7 %) och arbetsglädje (13,8 %). Dessa svar tyder på brister som bör föranleda uppföljning, analys och åtgärder. Genomför skyddsronder avseende psykosocial arbetsmiljö regelbundet, minst en gång per år, inom samtliga förskolor och avdelningar. Respektive skyddsombud bör verka för att så sker. Formuläret Underlag för psykosocial skyddsrond finns för medarbetares individuella bedömningar av den psykosociala miljön. Sammanställ svaren och följ upp enskilt vid medarbetarsamtal och gruppvis vid arbetsplatsträffar för diskussioner kring styrkor, brister och åtgärdsförslag Berörda chefers kunskap om åtgärder vid brister i arbetsmiljön Granskat kontrollmål: Det finns en kunskap bland berörda chefer hur brister i arbetsmiljön ska hanteras. Hallstahammars kommun 20 av 24

24 Förskolecheferna har ett delegerat ansvar, från områdeschefen för förskolan, för arbetsmiljöfrågorna på respektive förskola. Vad detta ansvar innebär i detalj har förskolecheferna fått information om i samband med delegeringen. Formella kunskaper angående arbetsmiljöområdet förmedlas via kommunens intranät och intern utbildning. Arbetsmiljöutbildning ingår i chefsutbildningen (rektorsutbildningen) för förskolechefer. De får även kontinuerligt intern utbildning i arbetsmiljöfrågor via kommunens HR-enhet. Vidare förmedlas erfarenheter och kunskaper via ledningsgruppsmöten och medarbetarsamtal mellan förskolechefer och områdeschefen. Stöd finns även att få internt inom kommunen via personalchef, områdeschefen för förskolan och HR-konsulter om de egna kunskaperna inte räcker till. Det finns, enligt de intervjuade förskolecheferna, även resurser för att vid behov sätta in externt stöd. Det gäller exempelvis arbetslagsutveckling. Områdeschefen för förskolan arbetar utifrån en ledarskapsmodell enligt Utvecklande ledarskap, som finns med från en tidigare anställning. Modellen bygger på forskning, är evidensbaserad, och utvecklas ständigt. Områdeschefen framhåller att modellen fungerar väl i syfte att fokusera på och stärka den psykosociala arbetsmiljön Bedömning Enligt vår bedömning tillhandahåller kommunen erforderlig information och förmedlar kunskaper till berörda chefer angående hur brister i arbetsmiljön ska hanteras. Om den egna kunskapen härvidlag inte räcker till, bedömer vi att det finns ett tillräckligt stöd att tillgå internt inom kommunen och vid behov även externt. Det krävs ett kontinuerligt arbete för att upprätthålla en tillfredsställande psykosocial arbetsmiljö, vilket kan säkerställas genom fortlöpande arbete enligt modellen SAM, dvs. Systematiskt arbetsmiljöarbete, en modell som redan tillämpas inom förskoleverksamheten i Hallstahammar. Rekommendation: Vi rekommenderar att modellen för systematiskt arbetsmiljöarbete fortsätter att tillämpas och att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att SAM används inom samtliga förskolor. Det är centralt att fungerande arbetssätt och rutiner samt uppdaterade modeller för arbete med den psykosociala arbetsmiljön implementeras på enheter med nya chefer och medarbetare men även att best practice sprids inom förskoleverksamheten genom erfarenhetsutbyte till enheter som ännu inte fullt ut har anammat alla delar i processen. Hallstahammars kommun 21 av 24

25 2.4. Åtgärder och utvärdering Granskat kontrollmål: Åtgärder vidtas vid behov och utvärderas. De intervjuade förskolecheferna och områdeschefen för förskolan vittnar om att stor vikt läggs vid att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö inom förskolan. Arbetssättet följer modellen SAM, dvs. systematiskt arbetsmiljöarbete, vilket bl.a. inbegriper att åtgärda brister samt att följa upp genomförda åtgärder. De forum för att kommunicera frågor kring eventuella brister i den psykosociala arbetsmiljön förskolechefer och medarbetare emellan är medarbetarsamtal/trivselsamtal, APT, veckokonferenser, avdelningsmöten (förskolechef ej med) och psykosociala skyddsronder. Där tas även frågor kring möjliga åtgärder upp för att ge underlag till handlingsplaner. Genomförda åtgärder följs upp individuellt och/eller gruppvis beroende på vilken typ av åtgärder som vidtagits. Arbetsskadeanmälningar följs upp gentemot Försäkringskassan. Såväl arbetsskadeanmälningar som tillbud rapporteras till AMK för deras kännedom. Även åtgärder och utvärdering av åtgärder rapporteras dit. Forum för att kommunicera frågor kring den psykosociala arbetsmiljön förskolechefer och områdeschefen emellan är individuella samtal och ledningsgruppsmöten. Enligt de intervjuade fackliga representanterna fungerar kommunikationen med kommunen bra vid arbetsmiljöproblem. Åtgärder vidtas som regel när brister uppmärksammas. Dock är det svårare och tar längre tid om åtgärderna som krävs fordrar för kommunen större kapitalinsatser/investeringar. Om kommunen har uppmärksammats på problem och det tar för lång tid innan åtgärder sätts in, anmäls missförhållandena till Arbetsmiljöverket (AV). Detta har exempelvis skett senast under våren 2014 beträffande stress, buller, ergonomi och hög arbetsbelastning på en förskola. Åtgärder är nu vidtagna på förskolan ifråga och åtgärderna är godkända av Arbetsmiljöverket. Ärendet är avslutat. Samtliga personer som vi har intervjuat framhåller att en del av bristerna i den psykosociala arbetsmiljön beror på svårigheter att rekrytera vikarier till förskoleverksamheten när den ordinarie personalen är sjukskriven, tjänstledig, föräldraledig eller frånvarande av annan orsak. Åtgärder för att komma tillrätta med detta problem, eller åtminstone öka möjligheterna att rekrytera vikarier har satts in enligt följande: Program för visstidsanställning inom socialförvaltningens bemanningsenhet i kombination med studier för behörighet till högskoleutbildning. Bakgrunden till programmet är att det tidigare har krävts barnskötarutbildning för att komma in som ny arbetstagare via bemanningsenheten till barnskötartjänster. Det innebär godkänt slutbetyg från gymnasieskolans Barn- och fritidsprogram som ger behörighet till högskolestudier. Eftersom det varit svårt att bemanna verksamheter vid frånvaro, har man nu släppt på Hallstahammars kommun 22 av 24

26 kravet på högskolebehörighet, om anställda som inte har barnskötarutbildning studerar parallellt med anställningen. Separata rutiner och överenskommelser med sökande om vad som gäller har tagits fram. Det finns en uppföljningsansvarig inom kommunen som ska följa upp studiegång och studieresultat för dessa visstidsanställda. Ny förskoleavdelning etapp 1 byggd i den nedlagda gymnasieskolans lokaler. Avdelningen ska utökas i etapp 2 och möjligheter till ytterligare utökning i en etapp 3 finns Bedömning Vår bedömning är att åtgärder för att komma till rätta med brister i den psykosociala arbetsmiljön vidtas vid behov och att vidtagna åtgärder följs upp och utvärderas. Det har dock tagit längre tid att få till stånd förbättringsinsatser i de fall åtgärderna krävt för kommunen större investeringar. Under det senaste året har brister i den psykosociala miljön föranlett anmälan till Arbetsmiljöverket men åtgärdats till fullo under året. Det faktum att riskbedömningar genomförs inför olika typer av förändringar av lokaler, organisation etc., innebär att det finns en framförhållning som kan innebära att förutsedda brister åtgärdas på ett tidigt stadium och/eller att åtgärder sätts in för att förhindra att brister uppstår. Hallstahammars kommun 23 av 24