Godkänt protokoll. Godkänt protokoll på styrelsemöte Styrelsemöte nr Marmefelt Från. Hans

Transkript

1 Region Väst Plats: Skövde Styrelsemöte nr Protokoll Tid: Lördag 12/ :00 16:00 Kallade: Styrelsen och Verksamhetsledare Närvarande på hela mötet: Erik Eva Thomas Lennerstedt Lundell Marmefelt Från Jan Fröling Karin pkt Hans Meyer Rengman Anna Haglund Anders Hedman Aleander Ward 3.1 Öppnande av mötet Thomas hälsade alla välkomna till Skövde och ordförande Erik öppnade mötet 3.2 Godkännande av dagordning Tillägg till dagordningen: Pkt Representanter St. Kornö 3.3 Val av justerare Hans Rengman valdes till justerare för mötet 3.4 Protokoll Styrelsen godkände protokoll från möte Rapporter Ekonomisk redovisning. Kassören redovisade resultat och balansräkning för Då det gått liten tid av verksamhetsåret har inte mycket hänt. Inga förändringar jmf budget Friluftsmiljöråd. Det finns ett nationellt friluftsmiljöråd på Riks. Rådets mål och syfte är: På uppdrag av riksstyrelsen och rikskontoret säkerställa arenan naturen i syfte att säkerställa nutida och framtida friluftsliv och hälsa. Utöka organisationens totala kraft inom friluftsmiljöfrågor. Region Väst är representerat av Göran Klang (Ljungskile LA) och Elisabeth Falemo (Kristinehamn LA). Riks står för kostnaderna för mötena. Regionen står möte reseoch hotellkostnader. Göran/Elisabeth återkopplar till styrelsen efter rådets möten. Sidan 1 av 5

2 3.5.3 Apsis. Apsis är ett verktyg för att skicka digitala brev. Mottagare kan hämtas ur medlemsregistret. Arbete med implementering pågår. Planen var att det skall vara igång V.9-10 vilket inte skett. Problematiken ligger hos leverantören. Styrelsen beslutar att VL undersöker orsaken till fördröjningen och återkopplar till styrelsen via mail senast: Ärenden Diskussion kring jäv. Styrelsen diskuterade frågan avseende jäv i styrelsearbetet. Vi är medvetna om att delar av arbetet i regionstyrelsen kan befinna sig i gränslandet till vad som kan betraktas som jäv och vi har som ambition att tydligt beakta frågor och situationer där jäv kan förekomma Studiefrämjandets årsmöte. Region Väst är inbjuden till Studiefrämjandets årsmöte onsdag 20/4 i Varberg. Ingen representant utsågs vid mötet. Styrelsen har för avsikt att skicka en representant på mötet Bidragsansökningar Styrelsen beslutar att regionen söker bidrag från Totalalliansen med insatsbeloppet :-. Styrelsen beslutar att regionen söker bidrag från VGR (Västra Götalands Regionen). Ordförande och Kassör skall skriva under ansökan. VL ansvarar för att dessa bidragsansökningar skickas in i tid Samordningsgruppen Verksamhetsutveckling snö. Syfte med Samordningsgruppen för verksamhetsutveckling snö är att skapa en struktur för systematisk verksamhetsutveckling och erfarenhetsutbyte inom och mellan Friluftsfrämjandets skidverksamhet i lokalavdelningar och regioner. Gruppens långsiktiga mål är att förenkla driften och höja lägstanivån av kvaliteten inom skidverksamheten och skapa en kulturförändring Styrelsen beslutar att Jimmy Fransson (Skövde LA) är regionens representant i samordningsgruppen. Jimmy återkopplar till styrelsen efter gruppens möten Representation i Stiftelsen St. Kornö Styrelsen beslutar att utse Sten Höglund och Åsa Andrén Andersson som regionens representanter i Stiftelsen St. Kornö. Sten/Åsa återkopplar till efter stiftelsens möten. Sidan 2 av 5

3 3.6.6 Kansliplats Regionen har fått erbjudande om en kansliplats på Friskis&Svettis på Västra hamngatan i Göteborg. Främjandet får då även tillgång till konferensrum. Kostnad: 3000:-/månad med en månads uppsägningstid. Regionen har till 2016 avvecklat vår lokal på Sjölyckan och har därefter diskuterat alternativa lösningar för arbetsplats för vår VL. Styrelsen beslutar att tacka JA till platsen som en kortsiktig lösning. Utvärdering avseende trivsel för vår VL görs under hösten Styrelsen beslutar även en att tillsätta en arbetsgrupp efter regionstämman för att utreda frågan om ett regionskansli och kontorsplats för vår VL på längre sikt. Kostnaden för kansli ingår i budgeten för Avtal med Eniro Styrelsen beslutade att inte teckna avtal med Eniro. Det innebar en besparing på c:a 5.000:-/år Försäljning av aktier Styrelsens placeringsgrupp har tittat på regionens aktieinnehav. Styrelsen beslutar att avvakta med att sälja innehavet efter företagens utdelningar och därefter återinvestera i enlighet med vår placeringspolicy. Styrelsen prioritera att sälja fonder i första hand och därefter aktier som gått med förlust. Till nästa styrelsemöte presenteras ett förslag till placeringar. Ansvarig: Placeringskommitén Skarapengarna. Styrelsen beslutar ge ordförande i uppdrag att skriva ett förslag till hur regionen nyttjat de medel som fanns kvar efter att Skara LA lade ner sin verksamhet. Riks har beslutat att dessa medel övergår till region väst under förutsättning att det går till verksamhetsutveckling. Ansvarig: Erik Arvodering Anders presenterade ett förslag till proposition för arvoden till stämman. Styrelsen beslutade i enlighet med förslaget som presenteras på regionstämman Utvärdering av ledarutbildningar Utvärdering av ledarutbildingarna har påbörjats och kommer att redovisas löpande på kommande styrelsemöten. Ansvarig: Hans Sidan 3 av 5

4 Regionstämma 2016 Styrelsen diskuterade upplägget och handlingar inför regionstämman. Verksamhetsberättelse 2015 Styrelsen fastställde verksamhetsberättelsen Ekonomisk redovisning 2015 Styrelsen fastställde bokslut för 2015 som skickats till revisorerna. Verksamhetsplan Styrelsen fastställde verksamhetsplanen för 2016 Budget 2016 Styrelsen fastställde budget 2016 Workshop på förmiddagen. Diskutera vad värdeorden Lust, Kunskap och Tillgänglighet betyder för dig. Ombuden indelas i blandade grupper. Utbildningskatalog att dela ut till deltagarna pågår. Ansvarig: VL Genomgång av dagordning o Styrelsen fördelade arbetsuppgifter på stämman så att alla är aktiva på stämman med någon presentation/arbetsuppgift. o Mail skickas till LA och ombuden på stämman om förslag till ombud på Riks årsstämma den 28 maj. Ansvarig: VL o Styrelsens ungdomsrepresentanter får i uppdrag att ta fram ombud till ungdomsstämma som regionstyrelsen därefter beslutar Remisser Riks Årsstämma Förslag till ändring av lydelsen gällande stadgar avseende utträde i föreningen då medlemsavgift ej erlagt i tid, dvs senast 30/9. Det nya förslaget innebär att en medlem betraktas ha begärt utträde om medlemsavgiften inte erlagts till det datumet. Idag finns en karenstid på 3 månader. Styrelsen föreslår avslag till förslaget med motivationen att det krävs en viss fleibilitet avseende utträde, minst en månads karens efter 30/9. Styrelsen uppdrog till Thomas att författa ett remissvar, klart senast Alkoholpolicy: Styrelsen ställer sig bakom förslaget. 3.7 Kommande aktiviteter Träff med utbildningsteam Styrelsen träffar utbildningsteamen den 22/3 på Lindholmen i Göteborg. 3.8 Övriga frågor Andreas Klasson som håller en mycket uppskattad utbildning i nedkylning i samband med kajakpaddling och skridskoåkning avtackas med ett medlemskap i FF. 3.9 Kommande möten Regionstämma söndag 10/4, Skövde 3.10 Protokollets delgivning Styrelsen beslutar att protokollet kan delges sin helhet 3.11 Mötets avslutande Ordförande tackade för mötet och för gästvänligheten i Skövde Sidan 4 av 5

5 Actionpunkter Vad Punkt Vem Klart Firmatecknare Tidigare möte Styrelsen Nästa möte APSIS Orsak till fördröjning Anna Mail Studiefrämjandet - årsmöte Styrelsen Bidragsansökningar Anna Nästa möte Samverkansgrupp snö- Återkoppling till Jimmy Anna Snarast St. Kornö Återkoppling till Sten/Åsa Anna Snarast Kansliplats F&S Anna Eniro uppsägning Anna Snarast Aktieförsäljning Placeringskommiten Nästa möte Skarapengarna Förslag till beslut Erik Nästa möte Regionstämma - Utbildningskatalog Anna Regionstämma Regionstämma Mail till ombud/la Anna Snarast Svar på remiss från riks Thomas Förslag på mall för rapportering till styrelsen Thomas Nästa möte Vid tangentbordet Justerare Anders Hedman Hans Rengman Sidan 5 av 5