Universitetsdirektörens vidaredelegation Fastställd i samråd med förvaltningschefen

Transkript

1 Universitetsdirektörens vidaredelegation Fastställd i samråd med förvaltningschefen Datum: Dnr: UmU

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund Ekonomi och avtal Utbildning Organisation och förvaltning m.m Personal

3 1. Bakgrund Rektor fastställde en ny delegationsordning för Umeå universitet genom ett beslut den 13 september 2011 med ikraftträdande den 1 oktober En av de bärande principerna för denna delegationsordning är att rektor endast delegerar till nästa nivå i relation till rektorsnivån. Det är sedan upp till mottagare av delegation på denna nivå att där så bedöms ändamålsenligt delegera vidare. Vissa beslut är dock inte möjliga att delegera vidare. Sådana beslut har ett kryss ( X ) angivet i kolumnen Får ej delegeras. Mot bakgrund av ovanstående beslutar jag härmed om vidaredelegationer i enlighet med detta beslut. Den numrering som anges vid varje beslut är ekvivalent med numreringen i rektors delegationsordning. Besluten om vidaredelegationer har föregåtts av ett samråd med förvaltningschefen. Umeå den 26 juni 2012 Lars Lustig 3

4 4

5 2. Ekonomi och avtal 2.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Allmänt Får ej delegeras Vidaredelegeras till Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning till övrigt universitetsgemensamt Teckna universitetets firma efter beslut av universitetsstyrelsen (se även rektor p ) X X Externfinansierad verksamhet Allmänt Teckna kontrakt och avtal i universitetets namn (se även rektor p ) X Bidragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierad verksamhet Teckna avtal inom gemensamma funktioner om bidrag från externa finansiärer utan begränsning av beloppets storlek (får ej delegeras vidare längre än till enhetschef/motsvarande) Teckna förbindelse att förvalta externa bidrag i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter Förvaltningschefen Chefen för EA Teckna ekonomisk redovisning där finansiären så kräver Chefen för EA Uppdragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierade uppdrag Teckna avtal om uppdragsverksamhet (extern uppdragsgivare) om 1,2 mnkr eller mer Teckna avtal inom gemensamma funktioner om uppdragsverksamhet upp till 1,2 mnkr (får ej delegeras vidare längre än till enhetschef/ motsvarande) X Förvaltningschefen 5

6 EU-finansierade uppdrag och bidrag Teckna alla kontrakt, avtal och avsiktsförklaringar (LoI, MoU)om EUfinansierad verksamhet, såväl uppdrag som bidrag, oavsett beloppsnivå Teckna ekonomisk redovisning i förening med dekan/förvaltningschef/överbibliotekarie eller den till vilken dekan/förvaltningschef/överbibliotekarie delegerat denna rätt (får ej delegeras längre än till enhetschef) (se även p , samt p ) Stiftelseförvaltning X Besluta att mottaga gåvor och bidrag enligt donationsförordningen Chefen för EA Besluta att en befintlig stiftelse som förvaltas av Umeå universitet ska motta en tilläggsgåva Chefen för EA Beslut om ekonomiska transaktioner Allmänt Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader till övrigt universitetsgemensamt Teckna betalningsbemyndigande för universitetets betalningar till Plusoch Bankgiro Besluta om avskrivningar avseende kundfordringar efter godkännande av prefekt/motsvarande Besluta i ärenden rörande överskridande av belopp för intern/extern representation Budgetchefen Chefen för EA Chefen för EA Budgetchefen Besluta om placering av medel på räntekontot (RGK) Budgetchefen 6

7 Utbetalnings-/bokföringsorder Besluta om utbetalning av löner/arvoden enligt särskild lönehantering X Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för universitetsgemensamma organisatoriska enheter (7000 och 7001) Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för universitetsledningen. Vid utbetalning till universitetsdirektören ska dock utbetalningsorder tecknas av rektor Budgetchefen och chefen för EA (var för sig) Budgetchefen Teckna utbetalnings-/bokföringsorder inom Umeå universitet Budgetchefen och chefen för EA (var för sig) Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader inom gemensamma funktioner (får ej delegeras längre än till enhetschef) Budgetchefen Upphandling/inköp Efter samråd med upphandlingschefen direktupphandla varor och tjänster, under förutsättning att avtal saknas för varan eller tjänsten samt att värdet av universitetets totala inköp i aktuell varu- eller tjänstekategori under året inklusive eventuella förlängningsklausuler kan förväntas understiga kr Efter samråd med upphandlingschefen genomföra upphandling av varor eller tjänster under tröskelvärdet kr Respektive enhetschef inom sin enhets område Respektive enhetschef inom sin enhets område Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokal ramavtal Respektive enhetschef inom sin enhets område Utse den andra personen som utöver upphandlingschefen deltar vid anbudsöppning Förvaltningschefen Besluta om anställd ska äga rätt att inneha årskort, destinationskort, reskort på flyget eller annat färdmedel mm på flyg (gäller för samtliga anställda) X 7

8 3. Utbildning 3.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Vidaredelegeras till Besluta om antagning till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (inklusive kurs inom program och senare del inom program) Besluta om meritvärdering av sökande till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Inom ramen för gällande antagningsordning vid universitetet utfärda föreskrifter för den lokala antagningen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om anstånd med studiestart inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om undantag från krav avseende grundläggande och särskild behörighet för tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Polisanmäla försök till vilseledande i samband antagningsförfarandet Examina och tillgodoräknande Besluta om och utfärda examensbevis inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt fastställa formulär för dessa bevis Besluta om tillgodoräknande i samband med examen samt under studierna gällande valfria kurser i generella examina Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om examensbevis inom grund-, avancerad, och forskarnivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om tillgodoräknande i samband med examen samt under studierna gällande valfria kurser i generella examina Bedöma och besluta om överlåtelse av examensutfärdande till annat 8

9 lärosäte Utbytesavtal Fatta beslut om fördelning av EU-programmedel till lärarutbyten Högskoleprovet Besluta om former för anordnande av högskoleprovet Funktionshinder Besluta om fördelning av medel för studenter med funktionshinder 9

10 4. Organisation och förvaltning m.m. 4.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Processansvar Får ej delegeras Vidaredelegeras till Besluta om stödprocessens indelning i delprocesser samt utse processägare till dessa Förvaltningschefen Besluta om förändringar i stödprocessen Förvaltningschefen Ge anvisningar till institutioner och enheter om hur arbetet i delprocessen ska organiseras och bedrivas Påtala avvikelser från det beslutade arbetssättet och vid behov rapportera sådana till ansvarig chef Besluta i övriga grupper av ärenden som inte anges i denna delegationsordning som rör universitetsgemensamma funktioners administrativa och ekonomiska frågor Förvaltningschefen Förvaltningschefen Förvaltningschefen Lokaler och parkering Besluta i frågor som rör lokalförsörjning och fysisk planering (se även rektor p ) Besluta om fördelning av yta understigande 500 kvm Chefen för lokalförsörjningen Besluta om lokalisering av fakultetskanslierna inom av fakultetsnämnden givna ekonomiska ramar och inom av rektor anvisade riktlinjer X Besluta om investeringar upp till 3 mnkr (se även rektor p ) Chefen för lokalförsörjningen Besluta om externa hyresavtal vilka längst sträcker sig över tre år och där hyreskostnaderna för avtalet sammanlagt för avtalsperioden inte överstiger 1,5 mnkr (se även rektor p ) Omteckna befintliga hyresavtal för en ny avtalsperiod om högst fem år där hyreskostnaden sammanlagt inte ökar med mer än 1,5 mnkr eller högst 5 % Chefen för lokalförsörjningen Chefen för lokalförsörjningen Besluta om avtal med institutioner och enheter inom internhyressystemets Chefen för lokalförsörjningen 10

11 ram Besluta om investeringar i infrastruktur samt att teckna förvaltnings- och underhållsavtal i anslutning till sådana investeringar understigande 1 mnkr Teckna avtal med fastighetsägare och leverantörer där beslut redan fattats av rektor Medge att universitetet förhyr parkeringsplats för universitetsanställd som använder egen bil i tjänsten i stor omfattning Chefen för lokalförsörjningen Chefen för lokalförsörjningen Chefen för lokalförsörjningen Förvaltningsjuridiska frågor Besluta om anlitande av juridisk person i undervisningen Meddela överklagbart beslut i ärende om utlämnande av allmän handling där den som har vården om handlingen vägrat lämna ut handlingen eller lämnat ut den med förbehåll som inskränker sökandens rätt att förfoga över den eller yppa dess innehåll Lotta inkommande ärenden Fastställa universitetets centrala diarieplan Studenthälsovård Företräda vårdgivaren Umeå universitet i frågor som rör studenthälsovård 11

12 5. Personal 5.3 Rektors delegation till universitetsdirektören Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Vidaredelegeras till Anställning Se delprocess rekrytering och handläggningsordning arbetsmarknadspolitiska anställningar Besluta om universitetsgemensamma anställningar, vid sidan om de anställningar som rektor ansvarar för Besluta om anställning av budgetchef Besluta om rekryteringstillstånd Besluta att avbryta en rekrytering RF, LOA, LAS, rektorsbeslut RF, AF, LAS rektorsbeslut rektorsbeslut AF Gäller samtliga tekniskt- /administrativa befattningar Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om X X Lön och övriga anställningsvillkor Se delprocess lönerevision, och handläggningsordning slutande av enskild överenskommelse Sluta enskild ALFA, ALFA-T, Efter förslag av 12

13 överenskommelse om oreglerad arbetstid Sluta enskild överenskommelse om uttag utöver 150 timmar övertid per kalenderår för lärare respektive teknisk/administrativ personal Besluta om ersättning för friskvård Besluta om ersättning för hälso-/sjukvård Genomföra lönerevision enligt RALS Beslut att ändra individuell lön mellan lönerevisionerna Besluta om arvoden(får endast vidaredelegeras vid beslut om arvoden upp till 2 månader och som understiger två basbelopp per år ) Besluta om lönetillägg (får endast vidaredelegeras vid beslut om lönetillägg upp till 2 månader) Besluta om lön under avstängning m.m. lokala arbetstidsavtal ALFA, ALFA-T prefekt Efter förslag av prefekt ALFA, ALFA-T ALFA, ALFA-T RALS, ALFA, ALFA-T RALS, ALFA ALFA-T ALFA, ALFA-T ALFA, ALFA-T Gäller ej vid docentutnämning, uttag av doktorsexamen eller tillämpning av doktorandstege samt ej de befattningar som rektor beslutar om Gäller alla befattningar vid universitetsförvaltning och enheter som ej hör till fakultet Gäller alla befattningar vid universitetsförvaltning och enheter som ej hör till fakultet ALFA, ALFA-T 13

14 Ingå enskild överenskommelse i enlighet med gällande kollektivavtal ALFA, ALFA-T Ledigheter Se handläggningsordning ledigheter Besluta om rättighetsledighet ALFA, ALFA-T, tjänstledighetsförordning m.fl Besluta om skälighetsledighet kortare än 6 månader Beslut om skälighetsledighet längre än 6 månader Bisysslor Informera anställda om bestämmelser om bisyssla På begäran från anställda lämna skriftligt besked i fråga om bisyssla är förenlig med LOA Medge att en arbetstagare får inneha konkurrerande bisyssla Bevilja undantag från regler om affärstransaktioner mellan universitetet och anställd, eller dennes företag, som föranleds av den anställdes bisyssla Omställning (se även Anställnings upphörande) Besluta om ändrad organisatorisk placering med ALFA, ALFA-T, tjänstledighetsförordning m.fl. ALFA, ALFA-T, tjänstledighetsförordning m.fl LOA, HF, ALFA, ALFA-T LOA, HF, ALFA, ALFA-T LOA, HF, ALFA, ALFA-T LAS, LOA Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Se delprocess omställning Gäller placering över fakultetsgränserna Universitetsjurist Universitetsjurist 14

15 oförändrat anställningsavtal till annan institution eller arbetsenhet Besluta om ny befattning och nytt anställningsavtal vid annan institution eller arbetsenhet som ersätter tidigare avtal Besluta att avbryta en pågående rekrytering och tillsätta med redan anställd (omställningsbeslut) Besluta att övertalighet med anledning av verksamhetsförändring föreligger LAS, LOA LAS, LOA, AF Rektorsbeslut MBL, LAS Gäller placering över fakultetsgränserna Efter samråd med den som fattat beslut om att inleda rekryteringsförfarandet Gäller övergripande för hela universitetet Rehabilitering Se delprocess rehabilitering Besluta om föreläggande av förstadagsintyg (läkarintyg) Besluta i rehabiliteringsärenden Besluta om kostnadsersättning utöver ALFA-T och ALFA ALFA, ALFA-T Lag (1962:381)om allmän försäkring, Lag (1991:1047) om sjuklön ALFA, ALFA-T Endast vid särskilda skäl och efter förslag och samråd med dekan/prefekt Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång för universitetsgemensamma Se delprocess omställning LAS, LOA, HF 15

16 provanställningar och provanställningar vid universitetsförvaltningen Besluta om företrädesrätt - till utökad sysselsättningsgrad - till återanställning - fastställande - turordning - anvisning till anställning - att inte anställa någon med företrädesrätt LAS, AF Efter samråd med dekan och prefekt Besluta om begäran om anställds uppsägning LOA, ALFA, ALFA-T Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Ingå enskild avslutsöverenskommelse i samband med att en anställd på egen begäran avslutar sin anställning ALFA, ALFA-T I samråd med dekan och prefekt Besluta om turordning vid övertalighet LAS, Avtal om turordning för arbetstagare hos staten (TurA-S), LOA Delegeras ej till dekan, prefekt p.g.a. universitetets övergripande arbetsgivaransvar Pension Se handläggningsordning pensioner Lämna besked om att anställningen upphör vid 67 år Lämna besked om att anställningen upphör i samband med att den anställde beviljats hel sjukersättning (sjukpension) av Försäkringskassan LAS LAS 16

17 Besluta om ålderspensionering Besluta att bevilja delpension (alla anställda utom professorer) Besluta om pensionsersättning vid övertalighet Besluta om pensionsrätt vid om-/nyplacering Besluta om pensionsrätt vid nyanställning av person som är 65 år eller äldre PA-91, PA-03 PA-03 TA PA-91, PA-03 I samråd med dekan och prefekt Efter förslag från och samråd med anställande chef PA Partsarbete, kollektivavtal och förhandlingar Sluta lokala kollektivavtal HA, ALFA, ALFA-T Se lokal förhandlingsordning Genomföra tvisteförhandling HA, MBL, LAS Genomföra centrala förhandlingar Genomföra löneförhandlingar HA, MBL, LAS ALFA-T, ALFA, RALS-2010-T, RALS Övrigt Besluta om kompensation till institution eller arbetsenhet för kostnader p.g.a. anställds uppdrag som facklig förtroendeman Besluta om åtgärder som får belasta kontot för rehabiliterings- och strukturåtgärder (gemensam avsättning) FML, Rektorsbeslut Rektorsbeslut 17

18 Besluta i administrativa frågor kring budgetchef och internrevisionschef såsom ledigheter, lönesättning, utvecklingssamtal m.m. X Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område rektorsbeslut Arbetsmiljöansvar och ansvar för miljöledning, miljöskydd och systematiskt arbetsmiljöarbete har delegerats direkt från rektor till prefekt i enlighet med bilaga 4 till lokalt arbetsmiljöavtal Dnr: UmU samt brandskyddsorganisat ion Dnr: UmU Avseende strålskydd har ansvar delegerats direkt från rektor till prefekt/motsvarande som bedriver verksamhet med strålskydd att fullgöra de strålskyddsuppgifter som framgår av Strålskyddslagen samt gällande föreskrifter från Strålsäkerhetsmyndig heten 18

19 Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i det systematiska miljöledningsarbetet rektorsbeslut Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har ansvar för yttre och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808 delegerats direkt från rektor till prefekt/motsvarande enligt beslut Dnr: UmU