Sidas riktlinjer för stöd inom EU-Twinning och TAIEX

Transkript

1 Sidas riktlinjer för stöd inom EU-Twinning och TAIEX Reviderad 2014 Foto: Sida 2014 Rikspolisstyrelsens Twinning-samarbete med det franska och jordanska gendarmeriet fokuserar på fortbildning inom mänskliga rättigheter för gendarmeriet. På bilden svenska dialogpolisen tillsammans med jordanska gendarmeriet. STYRELSEN FÖR INTERNATIONELLT UTVECKLINGSSAMARBETE Postadress: Stockholm. Besök: Valhallavägen 199, Stockholm Telefon: Telefax: Telegram: sida stockholm. Plusgiro: Org. nr Sidas hemsida:

2 Ordlista BC Beneficiary Country (BC) är mottagarlandet som efterfrågar assistans. ENPI European Neighbourhood and Partnership Instrument (ENPI) är ett finansiellt instrument som skall främja ett ökat samarbete och en gradvis ekonomisk integration mellan EU och dess grannländer. Europass modellen Europass modellen är ett specifikt format för CV vilket skall bifogas Twinning-projektförslaget. Det är ett krav enligt EU. EU:s manual för Twinning 2012 Institution Building in the Framework of European Union Policies Common Twinning Manual revision 2012, update EU:s manual för Twinning som reglerar hanteringen av Twinning-projekt. Manualen finns på Sidas hemsida under Twinning samt EU:s hemsida Fact Finding Mission En Fact Finding Mission är ett kortare besök i BC som syftar till att ge tydligare överblick av Twinning-uppdraget. Då en Member State (MS) initierar en Fact Finding Mission informeras samtliga National Contact Points (NCP) om att den skall äga rum samt vilka frågor som skall tas upp. Alla MS är välkomna att delta i den genom att skicka deltagare. Önskar en MS att inte delta, kan den ändå föreslå frågor som skall tas upp under dess gång. Den MS som initierade missionen utarbetar tillsammans med BC ett protokoll som sedan cirkuleras till samtliga MS. En Fact Finding Mission får äga rum senast 21 dagar innan Kommissionens datum för inlämnandet av projektförslag och protokollet cirkuleras senast elva dagar innan detta slutdatum. EU har tydliga regler vad gäller Fact Finding Missions som finns beskrivna i annex C16 till EU:s manual för Twinning 2012, sid Fiche Basdokumentet för Twinning-projektet som EU har åtagit sig att finansiera. Det är utifrån fichen myndigheter skall utforma sina förslag. De aktuella ficherna presenteras på Sidas hemsida IPA Instrument for Pre-Accession (IPA), är ett finansiellt instrument som stödjer kandidat- och potentiella kandidatländer i anslutningsprocessen till EU. IPA riktar sig till att assistera mottagarländer i institutionsuppbyggnad, regionalt/gränsöverskridande samarbete, regional utveckling och landsbygdsutveckling och fokus är att assistera och utveckla i linje med EU:s standard och regler. 2

3 Konsortium Två eller flera medlemsländer beslutar att tillsammans utarbeta ett Twinning-förslag. En av medlemsländerna har rollen som Lead Partner och de andra rollen som Junior Partners. Lead Partner leder arbetet och bistår projektet med en projektledare (PL) och en långtidsexpert på plats (RTA) medan Junior Partner(s) bistår projektet med tidsbegränsade experter. Det kan vara en eller flera Junior Partners i ett projekt. MB För att delta med personal i Twinning måste myndigheten vara antingen Public Administration eller Mandated Body (MB). Alla myndigheter med egna styrelser måste bli godkända som MB. Aktörer kan även söka ad hoc (engångs) MB och restricted (vinstdrivande) MB. Med ad hoc status får man endast vara Junior Partner i ett projekt (dvs. myndigheten kan ej presentera ett projekt som Lead Authority). Formulär för MBansökan kan laddas ner på Sidas hemsida eller begäras av NCP:n. NCP:n måste skicka in ansökan till Bryssel för godkännande. MS Member State (MS) är en av de 28 medlemsländer som ingår i EU. NCP National Contact Point (NCP) är en offentlig tjänsteman som utses i varje medlemsland och mottagarland. NCP:n styr det övergripande arbetet med att vidarebefordra, informera och assistera de inhemska myndigheterna gällande Twinning och TAIEX. PL Project Leader (PL) är en tjänsteman som har det övergripande ansvaret för genomförandet av Twinning-projektet. Det skall finnas en projektledare från medlemslandet och en från mottagarlandet. Under genomförandet skall de tillsammans styra projektet. RTA Resident Twinning Adviser (RTA) är en långtidsexpert som kommer att vara bosatt och arbeta i mottagarlandet under minst ett år. Långtidsexpertens främsta uppgift är att styra det dagliga arbetet. Långtidsexperten skall ha arbetat inom den sökande myndigheten minst sex månader innan projektet startar. STE Short Term Expert (STE) är en korttidsexpert som bidrar med sin expertis under genomförandet av Twinning-projektet. Relevanta STE bör inkluderas med CV enligt Europass-modellen i Twinningprojektförslaget, då deras erfarenhet bedöms i utvärderingen. TAIEX Technical Assistance Information Exchange (TAIEX) är ett instrument som stärker relationerna mellan EU-länder och kandidatländer, potentiella kandidatländer och grannländer genom att bistå dessa med snabb och effektiv teknisk assistans inom olika sektorsområden. TAIEX 3

4 genomförs i form av workshops och expertuppdrag i mottagarlandet eller i form av studiebesök i en medlemsland. Twinning Classic Traditionella Twinning-projekt som varar mellan månader. För deltagande måste myndigheter skriva ett projektförslag, presentera förslaget i mottagarlandet och bistå med en projektledare (PL) och en långtidsexpert (RTA) som kommer att vara bosatt och arbeta i landet under cirka två år. Twinning Light Kortare Twinning-projekt (mellan sex till åtta månader). Twinning Light kräver ingen presentation i mottagarlandet eller långtidsexpert (RTA) på plats. 4

5 Innehållsförteckning ORDLISTA 2 1. INLEDNING 6 2. GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER FÖR TWINNING OCH TAIEX Sidas roll Svenska aktörer Stöd från Sida 8 3. TWINNING Vad är Twinning? Ansökningsprocessen för Twinning Twinning i praktiken TWINNING CLASSIC Riktlinjer för Sidas stöd till Twinning Classic Fas 1: Utarbetande och presentation av Twinning-förslag Fas 2: Framtagande av Twinning-kontrakt Fas 3: Missioner och studiebesök Fas 3 a) Missioner Fas 3 b) Studiebesök TWINNING LIGHT Riktlinjer för Sida stöd till Twinning Light Fas 1: Förberedelsearbete för Twinning Light-förslag Fas 3: Missioner och studiebesök inom Twinning Light Fas 3 a) Missioner Fas 3 b) Studiebesök TAIEX Vad är TAIEX? Ansökningsprocessen för TAIEX Kostnader Sida ersätter för TAIEX workshop eller expertbesök i BC Kostnader Sida ersätter för TAIEX studiebesök i Sverige KONTAKTUPPGIFTER TILL NCP FÖR TWINNING OCH TAIEX HOS SIDA 17 5

6 1. Inledning Dessa riktlinjer avser stöd från Sida till svenska myndigheters medverkan i EU:s biståndsinstrument Twinning och Technical Assistance Information Exchange (TAIEX). Syftet är att ge en överblick över grundläggande principer för Twinning och TAIEX, ge information om Sidas roll som s.k. National Contact Point (NCP) och vilket stöd som kan sökas från Sida vid deltagande i Twinning och TAIEX, samt hur ansökningsprocessen går till. Twinning och TAIEX sker inom ramen för EU:s biståndsinstrument Instrument for Pre-Accession (IPA) 1 och European Neighbourhood and Partnership Instrument (ENPI) 2. Myndigheter och aktörer från medlemsländerna (MS) bjuds in att delta i institutionsutveckling av olika förvaltningar. Institutionsutveckling riktar sig till kandidatländer, potentiella kandidatländer och grannländer till EU, s.k. Beneficiary Countries (BC). Aktörer som kan delta i Twinning och TAIEX är främst myndigheter, men även vissa bolag kopplade till dessa samt kommuner. 2. Grundläggande principer för Twinning och TAIEX 2.1 Sidas roll I Sidas instruktion ges Sida huvudansvaret för att vara NCP för all verksamhet som rör Twinning och TAIEX. Inbjudan till myndigheter från medlemsländerna sker genom NCP:n som utsetts i varje medlemsland. Sida är värd för den svenska NCP:n och anslår nya Twinning-projekt, s.k. fiches, på Sidas hemsida. NCP:n ger råd och stöd till svenska myndigheter som vill delta i Twinning-projekt samt beviljar visst finansiellt stöd under olika faser i processen. NCP:n ansvarar för samordningen av Twinning-aktiviteter, vilket inbegriper spridning av information till svenska myndigheter om Twinning-uppdrag; övriga kommunikationsaktiviteter, samt vid behov även visst metodologiskt stöd. EU finansierar genomförandet av projekten. Myndigheten utarbetar förslaget och skickar till Sida, som granskar och skickar vidare förslaget till EUkommissionen. Förslaget representerar då Sverige. Då EU:s finansiering endast täcker en del av myndighetens kostnader kan kompletterande stöd sökas från Sida. Stödet kan sökas under tre olika faser beroende på var myndigheten befinner sig i projektfasen samt vilket typ av projekt myndigheten bidrar till (Twinning Classic, Twinning Light eller TAIEX). Viktigt att notera är att Sidas stöd endast gäller för Twinning och TAIEX i biståndsländer enligt OECD DAC:s definition 3. Nedan följer information om vilka 1 IPA omfattar: Albanien, Bosnien- Hercegovina, Island, Kosovo, Makedonien, Montenegro, Serbien och Turkiet. 2 ENPI omfattar: Algeriet, Armenien, Azerbajdzjan, Egypten, Georgien, Israel, Jordanien, Libanon, Libyen, Marocko, Moldavien, Palestina, Ryssland, Syrien, Tunisien, Ukraina och Vitryssland. 3 Se lista 6

7 svenska aktörer som kan delta i Twinning, hur ansökningsprocessen går till, samt mer utförlig information om stöd som kan sökas från Sida. 2.2 Svenska aktörer För att delta med personal i Twinning måste myndigheten vara antingen Public Administration eller Mandated Body (MB). Regeringskansliet, länsstyrelser, landsting, regioner och kommuner är automatiskt godkända som Public Administration. Alla myndigheter med egna styrelser måste bli godkända som s.k. Mandated Body (MB) för att kunna delta i Twinning. Ansökan för MB görs enligt ett speciellt formulär 4 och skickas in till NCP:n som skickar det vidare till EU-kommissionen. EU-kommissionen beslutar om myndigheten uppfyller kraven för att bli godkänd och ansökan om MB måste godkännas av EU-kommissionen innan ett projektförslag presenteras. Svenska myndigheter har hittills alltid accepterats som MB, medan vinstdrivande bolag i sfären mellan det privata och det offentliga kan bli MB med restriktioner, eller i vissa fall nekas detta. Vissa andra icke-offentliga organisationer som har offentliga uppdrag, t.ex. kommunförbundet, kan också bli MB. För att bli Mandated Body skall fem kriterier vara uppfyllda enligt EU:s manual för Twinning : 1. Dokumenterad sakkunskap inom ett område relaterat till EU:s regelverk (acquis) eller det aktuella Twinning-projektets område. 2. Icke-vinstdrivande struktur och icke-kommersiellt syfte. 3. Offentligt ägande/huvudmannaskap. 4. Under varaktig tillsyn av en statlig myndighet. 5. Tillräcklig och lämplig fast anställd personalstyrka. Detta innebär bl.a. att personalstyrkan skall vara rimlig i relation till projektkraven. Detta för att undvika behovet att anlita tillfälliga experter (konsulter) för att genomföra Twinning-uppdragen. I särskilda fall, då kriterium 2 och/eller 3 endast delvis är uppfyllda är mandatet begränsat (restricted). Det innebär att MB får avhålla sig från kommersiella uppdrag som rör myndigheten i BC upp till två år efter uppdraget. De exkluderas vid upphandling av projekt som är i direkt uppföljning till Twinning-projektet och vid de tillfällen då deras medverkan i Twinning ger dem konkurrensfördelar. MB får inte på något sätt snedvrida konkurrensen eller på något sätt tillskaffa sig kommersiella fördelar via sin medverkan i Twinning-projekt. Aktörer kan även söka Ad hoc (engångs) MB. Med ad hoc status får man endast vara Junior Partner i ett projekt (dvs. myndigheten kan ej presentera ett projekt som Lead Authority). Universitet och forskningsinstitut kan endast ansöka om ad hoc status (exempelvis vid mycket specialiserade och tekniska områden) 6. 4 Formulär för MB-ansökan finns på Sidas hemsida: 5 Se EU:s manual för Twinning 2012, sid För ytterligare information se EU:s manual för Twinning 2012, sid

8 Reglerna för TAIEX är mer flexibla än för Twinning Classic och Twinning Light. Myndigheter med MB-status kan automatiskt delta i en TAIEX-aktivitet, men det är inte ett krav för att delta. 2.3 Stöd från Sida EU:s finansiering täcker endast en del av myndighetens kostnader och myndigheter kan därför söka kompletterande stöd från Sida under tre olika faser för Twinning Classic och två faser för Twinning Light, samt för TAIEX. Sida täcker endast de kostnader som ej ersätts av EU. Twinning Classic (fas 1, 2, 3 a och 3 b). Twinning Light (fas 1, 3 a och 3 b). TAIEX. Fas 1: Sida täcker kostnader för utarbetande av projektdokument och för att genomföra presentationsmöte i mottagarlandet. Fas 2: Sida täcker en del av kostnaderna för framtagandet av Twinning-kontraktet efter det att myndigheten har vunnit projektet. Fas 3 a: Sida täcker kostnader för resdag och förberedelse av missioner. Fas 3 b: Sida täcker kostnader för förberedelser och genomförande av studiebesök i Sverige. TAIEX: Sida täcker kostnader för förberedelser och genomförande av workshop och expertbesök i BC samt studiebesök i Sverige. Ansökningsblanketter för stöd från Sida kan laddas ner från Sidas hemsida 7 eller begäras från NCP:n 8. Ansökningsblanketterna är utformade olika för de tre faserna inom Twinning, samt TAIEX. Myndigheterna kan med fördel skicka ett utkast av ansökan för godkännande av NCP:n innan påskrivet original skickas in. Ansökan skall inkomma och godkännas innan myndigheten har inlett den specifika aktiviteten och kostnader har upparbetats. När en ansökan inkommit till Sida skall kostnaderna godkännas av Sida som sedan fattar ett formellt beslut, samt skriver en Överenskommelse med myndigheten vilket reglerar samarbetet mellan Sida och myndigheten. Arvode från Sida utgår i enlighet med Sidas ramöverenskommelse eller motsvarande överenskommelse med den specifika myndigheten. Arvode beräknas enligt principen om full kostnadstäckning, ESV 2001:11. Sida beslutar om taxa för myndigheten om gällande taxa saknas twinning@sida.se 8

9 Ersättningsgilla kostnader är kostnader som direkt kan kopplas till personal som myndigheten ställer till förfogande. Sida ersätter sådana kostnader i den mån de ej ersätts av EU. Oförutsedda kostnader räknas som kostnader myndigheten inte kan planera och förutse i förväg. Myndigheten skall rapportera i enlighet med överenskommelsen, dvs. inkomma med en narrativ och finansiell rapport till Sida. Den narrativa rapporten skall innehålla bakgrund, syfte, resultat samt erfarenheter. Den finansiella rapporteringen skall vara uppställd i enlighet med budgetposterna i ansökan. Myndigheten fakturerar Sida efter utfört uppdrag 9. Kostnaderna ersätts i enlighet med faktiska kostnader, men dock aldrig över takbelopp angivet i överenskommelsen. På fakturan skall Twinning och TAIEX tydligt anges. För utbetalning innevarande år måste fakturan vara Sida tillhanda senast den 15 november. 3. Twinning 3.1 Vad är Twinning? För att kunna erbjuda icke-medlemsländer stöd i att uppfylla kriterierna för medlemskap, skapade EU ett anslutningsinstrument vid namn Twinning. Instrumentet lanserades år 1998 och bygger på ett partnerskap mellan Europeiska kommissionen, myndigheter i medlemsländerna (MS) och i mottagarlandet (BC). Twinning är en metod som syftar till kunskapsöverföring och/eller implementering av EU:s regelverk. Metoden har visat sig effektiv för kapacitetsuppbyggnad och kontaktskapande mellan aktörer i MS och BC. Det finns två olika varianter av Twinning, Twinning Classic som pågår i cirka månader och en kortare variant, Twinning Light, som pågår under maximalt sex till åtta månader. Båda programtyperna innebär att myndigheten från medlemslandet delar med sig av kunskap och erfarenheter inom sitt specialområde, i syfte att mottagarlandet skall leva upp till anpassningskraven enligt EU:s regelverk och/eller underlätta samarbete mellan EU och mottagarlandet. En av de stora fördelarna med Twinning som metod är möjligheterna som erbjuds att knyta nära relationer mellan institutioner i MS och BC. Twinning-projekt är utformade efter EU:s policymål under IPA och ENPI och bygger på överenskommelser mellan offentliga institutioner i MS och BC. 9 På Sida redovisas Twinning/TAIEX som lämnat bidrag, vilket innebär att bidrag från Sida för att täcka kostnader avseende Twinning/TAIEX bör redovisas som Intäkt av bidrag (S3511) hos mottagaren om denna är en statlig myndighet (ESV 2002:16 EG-medel) trots att hanteringen sker via fakturering. 9

10 3.2 Ansökningsprocessen för Twinning Mottagarlandet bestämmer tillsammans med EU-kommissionen vilka Twinningprojekt som skall genomföras och bjuder sedan in medlemsländerna att arbeta fram projektförslag. Sida anslår nya Twinning-projekt, s.k. fiches, på Sidas hemsida. Myndigheten utarbetar sedan förslag till genomförande av Twinning-projektet enligt den mall som finns i EU:s manual för Twinning Myndigheten skall skicka sitt förslag till Sida senast den dag som anges på Sidas hemsida (cirka en vecka före EU:s deadline). Sida granskar därefter förslaget innan det sänds till BC och EU-kommissionen i mottagarlandet. Endast en ansökan per medlemsland kan lämnas in. I de fall fler myndigheter önskar söka samma uppdrag avgör NCP:n vilken myndighet som får företräda Sverige. De myndigheter som har lämnat in projektförslag kallas till ett möte i BC där förslagen presenteras inför en kommitté bestående av representanter för BC och EU-kommissionen. Långtidsexpertens (RTA) och projektledarens (PL) närvaro på mötet är obligatorisk. Kommittén bestämmer sedan vilken MS som skall genomföra projektet. Den MS som vinner uppdraget utarbetar därefter ett detaljerat projektdokument, ett s.k. Twinning-kontrakt inklusive bilagor, tillsammans med aktören i BC. Kontraktet skall sedan godkännas av EUkommissionen. När kontraktet har godkänts och parterna underrättats (notifierats), vilket skall ske inom tre-sex månader, kan projektet påbörjas. För Twinning Light genomförs normalt inga muntliga presentationer i mottagarlandet, däremot utvärderas förslagen av en kommitté på liknande vis som vid Twinning Classic. Inom Twinning Light utgör utlysningen (fichen) och förslaget grunden till kontraktet och arbetsplanen. Kommissionen uppdrar därefter den vinnande MS att påbörja arbetet tillsammans med myndigheten i BC. 3.3 Twinning i praktiken EU NCP Svensk myndighet BC 1 EU-kommissionen och EU:s medlemsländer fastställer EU:s stödprogram för respektive mottagarland. 2 EU-kommissionen och BC identifierar insatser som lämpar sig för Twinning och formulerar s.k. ficher som sedan skickas till NCP:s. 8 Om myndigheten vinner projektet kan en ansökan för Sidafinansiering av Fas 2 skickas till NCP:n. 5 Ansökan om Sidafinansiering för Fas 1 skickas in till NCP:n. 3 NCP:n publicerar ficherna på Sidas hemsida 9 När Twinningkontraktet har utarbetas och skrivits under kan projektet starta. 6 Myndigheten utarbetar projektförslag, eventuellt i konsortium med annan MS, och skickar det till NCP:n. När ansökan är godkänd av NCP:n skickas den vidare till EU-kommissionen. 4 Departement, myndighet eller annan aktör bestämmer sig för att delta och skickar en ansökan om att bli mandated body" till Sida. 7 Den ansökande myndigheten presenterar sitt förslag för BC, som bestämmer vilket förslag som vinner. 10 Enligt Annex C2 i EU:s manual för Twinning

11 4. Twinning Classic 4.1 Riktlinjer för Sidas stöd till Twinning Classic Twinning Classic pågår oftast mellan månader. För att kunna delta måste den svenska myndigheten skriva ett projektförslag, presentera förslaget och bistå med en projektledare (PL) vid hemmaorganisationen och en långtidsexpert (RTA) som kommer att vara bosatt och arbeta i landet under projektets genomförande. Budget och arbetsplan skall utarbetas inom två till sex månader från det att myndigheten vunnit projektet och skall vara färdigt innan insatsen påbörjas. EU:s finansiering utgår endast för arbetet efter projektstart av godkända projekt, varför myndigheten kan söka stöd från Sida för utarbetandet av förslag och upprättandet av kontrakt (fas 1 och 2). Myndigheten kan även söka kompletterande stöd för förberedelse av missioner (fas 3 a) samt genomförande av studiebesök i Sverige (fas 3 b). 4.2 Fas 1: Utarbetande och presentation av Twinningförslag Sidas stöd under fas 1 omfattar utarbetandet och presentationen av projektförslaget i mottagarlandet. Maximal tidsåtgång för fas 1 som finansieras av Sida är beräknad och fastställd till 18 persondagar. Sida ger stöd till följande aktiviteter: Möte med annan svensk part som skall medverka i projektet. Formulering av skriftligt förslag 11. Presentation av projektförslaget i mottagarlandet. Långtidsexperten (RTA) och projektledarens (PL) närvaro är obligatorisk under presentationen av projektförslaget i mottagarlandet. Sida ersätter följande ersättningsgilla kostnader under fas 1: Maximalt tre resor t/r till mottagarlandet för presentationsmötet, samt logi och traktamente, maximalt 12 persondagar. Två resor till annan svensk part samt logi och traktamente, maximalt fyra persondagar. Oförutsedda kostnader (högst 10 % av beräknade ersättningsgilla kostnader). Oförutsedda kostnader räknas som kostnader man inte kan planera och förutse i förväg. Vid Fact Finding Mission ersätter Sida följande till den svenska myndigheten: Maximalt en resa t/r till mottagarlandet, samt logi och traktamente för ytterligare tre persondagar. 11 Enligt Annex C2 i EU:s manual för Twinning

12 Vid konsortium ersätter Sida följande till den svenska myndigheten: Maximalt två resor t/r till konsortier-partner, samt logi och traktamente för sammanlagt ytterligare åtta persondagar. 4.3 Fas 2: Framtagande av Twinning-kontrakt Under fas 2 ersätter Sida myndigheternas kostnader enligt nedan vid framtagandet av Twinning-kontraktet. Svenska myndigheter kan delta i Twinning i tre olika roller; 1. Ensam genomförare (Lead Authority). 2. Ledande Partner i ett konsortium. 3. Junior Partner i ett konsortium. Beroende på roll varierar ersättningen för antalet persondagar som Sida kan bevilja myndigheten för fas 2. Tabellen nedan anger maximalt antal dagar för de olika rollerna. Roll: Antal persondagar: 1. Ensam genomförare 35 Dagar 2. Ledande Partner i konsortium 45 Dagar 3. Junior Partner i konsortium 25 Dagar Sida ersätter följande ersättningsgilla kostnader under fas 2: Maximalt tre resor t/r till BC, samt logi och traktamente för sammanlagt nio persondagar. EU ersätter kostnader för projektledaren (PL), junior projektledaren (JPL) och långtidsexperten (RTA) och myndigheten skall därför specificera för vem resekostnaderna och dagarna avser. Vid konsortium ersätter Sida ytterligare två biljetter t/r för besök hos konsortie-partnern, samt logi och traktamente för sammanlagt fyra persondagar. Oförutsedda kostnader (högst 10 % av beräknade ersättningsgilla kostnader). Oförutsedda kostnader räknas som kostnader man inte kan planera och förutse i förväg. 4.4 Fas 3: Missioner och studiebesök Under fas 3 ersätter Sida myndigheten för förberedelse av missioner (3 a) samt förberedelse och genomförande av studiebesök (3 b). Myndigheten skall inkomma med en ansökan för fas 3, dvs. fas 3 a och fas 3 b skall inkomma vid samma tillfälle. Faktureringen skall ske årligen, i efterskott och i enlighet med faktiska kostnader. För utbetalning innevarande år måste fakturan vara Sida tillhanda senast den 15 november. 12

13 4.4.1 Fas 3 a) Missioner Under fas 3 a ersätter Sida maximalt två dagar per mission för förberedelse och resdag, vilket inte täcks av EU. Detta gäller endast för Short Term Experts (STE) och projektledaren (PL), samt för 2-dagars missioner eller längre. Långtidsexperten (RTA) inkluderas inte då EU ersätter alla dessa kostnader. För att Sida skall kunna godkänna begärda dagar måste myndigheten bifoga signerat Twinning-kontrakt där antal planerade missioner skall vara inkluderade. Ansökan skall inkomma innan kostnader har upparbetats. Maximal tidsåtgång för fas 3 a är beräknad och fastställd till 2 persondagar per mission. Tidsåtgången inkluderar följande: Förberedelse. Resdag Fas 3 b) Studiebesök EU ersätter kostnaderna för deltagarna från BC men ersätter inte den svenska myndighetens totala kostnad. Under fas 3 b ersätter Sida myndigheternas arbete med förberedelser och genomförande av studiebesök i Sverige. Ansökan om ett eller flera studiebesök skall inkomma samtidig och innan kostnader upparbetats. Maximal tidsåtgång för fas 3 b är beräknad och fastställd till 12 persondagar per studiebesök. Tidsåtgången inkluderar följande: Förberedelse av studiebesök. Möte med annan svensk part i förberedande syfte. Genomförande av studiebesök. Eventuellt efterarbete (t.ex. rapportskrivande). Sida ersätter följande ersättningsgilla kostnader under fas 3 b: Maximalt två resor till annan svensk part samt logi och traktamente för personal från den svenska myndigheten för maximalt fyra persondagar. Mindre kostnad för frukt, dryck etc. under studiebesöket. Transportkostnad under studiebesöket för personal från den svenska myndigheten. Oförutsedda kostnader (högst 10 % av beräknade ersättningsgilla kostnader). Oförutsedda kostnader räknas som kostnader man inte kan planera och förutse i förväg. 5. Twinning Light 5.1 Riktlinjer för Sida stöd till Twinning Light Projekt inom Twinning Light är kortare än projekt inom Twinning Classic och pågår under maximalt sex till åtta månader. Inom Twinning Light förkommer inte möjligheten till konsortium utan projektet genomförs av ett land. Twinning Light saknar också krav på långtidsexpert (RTA). EU ersätter personalkostnader och andra omkostnader som MS har inom projektet i mottagarlandet. EU:s 13

14 finansiering utgår endast för arbetet efter projektstart av godkända projekt, varför myndigheten kan söka stöd från Sida för utarbetandet av förslag (fas 1). Myndigheten kan även söka kompletterande stöd för förberedelse av missioner (fas 3 a) samt genomförande av studiebesök i Sverige (fas 3 b). 5.2 Fas 1: Förberedelsearbete för Twinning Light-förslag Sidas stöd under fas 1 omfattar utarbetandet av projektförslaget. Maximal tidsåtgång för fas 1 som finansieras av Sida är beräknad och fastställd till 10 persondagar. Sida ersätter myndigheternas arbete med: Formulering av skriftligt förslag 12. Möte med och eventuell resa till annan svensk partner som ingår i Twinning-förslaget. Inom Twinning Light ersätter Sida ej resa till mottagarlandet (inom fas 1). Sida ersätter följande ersättningsgilla kostnader under fas 1: Maximalt två resor till annan svensk part, samt logi och traktamente för sammanlagt fyra persondagar. Oförutsedda kostnader (högst 10 % av beräknade ersättningsgilla kostnader). Oförutsedda kostnader räknas som kostnader man inte kan planera och förutse i förväg. 5.3 Fas 3: Missioner och studiebesök inom Twinning Light Under fas 3 ersätter Sida myndigheten för förberedelse av missioner (3 a) samt förberedelse och genomförande av studiebesök (3 b). Myndigheten skall inkomma med en ansökan för fas 3, dvs. fas 3 a och fas 3 b skall inkomma vis samma tillfälle. Faktureringen skall ske årligen, i efterskott och i enlighet med faktiska kostnader. För utbetalning innevarande år måste fakturan vara Sida tillhanda senast den 15 november Fas 3 a) Missioner Under fas 3 a ersätter Sida maximalt två dagar per mission för förberedelse och resdag, vilket inte täcks av EU. Detta gäller endast för Short Term Experts (STE) och projektledaren (PL), samt för 2-dagars missioner eller längre. För att Sida skall kunna godkänna begärda dagar måste myndigheten bifoga signerat Twinning-kontrakt där antal planerade missioner skall vara inkluderade. Ansökan skall inkomma innan kostnader upparbetats. 12 Enligt Annex C2 samt i EU:s manual för Twinning 2012, sid

15 Maximal tidsåtgång för fas 3 a är beräknad och fastställd till 2 persondagar per mission. Tidsåtgången inkluderar följande: Förberedelse. Resdag Fas 3 b) Studiebesök Under fas 3 b ersätter Sida myndigheternas arbete med förberedelser och genomförande av studiebesök i Sverige. EU ersätter kostnaderna för deltagarna från BC, men täcker inte den svenska myndighetens totala kostnad. Ansökan om ett eller flera studiebesök skall inkomma samtidig och innan kostnader upparbetats. Maximal tidsåtgång för fas 3 b är beräknad och fastställd till 12 persondagar per studiebesök. Tidsåtgången inkluderar följande: Förberedelse av studiebesök. Möte med annan svensk part i förberedande syfte. Genomförande av studiebesök. Eventuellt efterarbete (t.ex. rapportskrivande). Sida ersätter följande ersättningsgilla kostnader under fas 3 b: Maximalt två resor till annan svensk part, samt logi och traktamente för personal från den svenska myndigheten för sammanlagt fyra persondagar. Mindre kostnad för frukt, dryck etc. under studiebesöket. Transportkostnad under studiebesöket för personal från den svenska myndigheten. Oförutsedda kostnader (högst 10 % av beräknade ersättningsgilla kostnader). Oförutsedda kostnader räknas som kostnader man inte kan planera och förutse i förväg. 6. TAIEX 6.1 Vad är TAIEX? TAIEX är ett instrument som stärker relationerna mellan EU:s medlemsländer, kandidatländer, potentiella kandidatländer, samt grannländer genom att bistå dessa med snabb och effektiv teknisk assistans. TAIEX genomförs i form av workshop, expertuppdrag inom olika sektorsområden i BC eller studiebesök i Sverige. Viktigt att notera att Sidas stöd endast gäller för TAIEX i biståndsländer enligt OECD DAC:s definition 13. Uppdrag inom TAIEX kan vara deltagande i: 13 Se lista 15

16 Workshop i BC 14 för att presentera och förklara frågor som rör EU:s acquis. Dessa workshops kan inriktas på behoven i ett enskilt land eller en grupp av länder som står inför liknande utmaningar. Expertbesök till BC 15 för att ge råd om lagstiftning och tolkning av EU:s acquis, eller för att ge vägledning om administrativa arrangemang för implementering och tillämpning. Studiebesök i Sverige 16 ger möjlighet för tjänstemän i BC till ökad förståelse av hur medlemsländerna implementerar och tillämpar EU:s acquis. 6.2 Ansökningsprocessen för TAIEX Enskilda offentligt anställda i BC och tjänstemän på EU-kommissionen kan föreslå ett TAIEX-uppdrag (request). BC kan också rikta förfrågan till ett visst land, myndighet eller till viss expert som man vill få hjälp av. Merparten av uppdragen handläggs direkt i Bryssel utan kontakt med NCPnätverket och det sker i första hand via den databas för experter som finns för TAIEX. Experter från myndigheter som är intresserade av TAIEX-uppdrag uppmanas registrera sig i databasen 17. Endast en mindre del av uppdragen går till NCP-nätverket och då kan Sida förmedla utlysningarna till relevanta svenska myndigheter. Myndigheten bör relativt omgående besvara TAIEX-utlysningen för att ha en chans att få uppdraget. EU-kommissionen strävar efter att fatta alla TAIEX-beslut inom en månad från det att TAIEX-uppdraget föreslagits. Någon ansökan krävs inte utan endast kontaktdetaljer. TAIEX har en underleverantör som ordnar alla detaljer med flygresor, hotellbokningar m.m. vilket gör att endast mindre ersättningar betalas ut direkt till deltagare. Vid ansökan till Sida skall myndigheten bifoga förfrågan kring TAIEX-uppdraget, samt utkast till program. Om det aktuella TAIEX-uppdraget innebär färre antal dagar än enligt EU-kommissionens maximala antal, bör myndigheten endast ansöka om de persondagar som är nödvändiga för att utföra uppdraget. 6.3 Kostnader Sida ersätter för TAIEX workshop eller expertbesök i BC EU:s finansiering består av ett fast arvode bestående av en Fixed Additional Allowance (FAA), för tillfället 250 Euro per dag och ett traktamente i form av Daily Subsistence Allowance (som skall täcka logi, mat och lokal transport). Utöver detta täcker EU internationella resekostnader 18. Då finansiering från EU inte täcker hela myndighetens kostnad kan kompletterande stöd sökas från Sida, ersättningen från EU för arvode skall dock dras av i ansökan till Sida. 14 Enligt EU-kommissionen maximalt 2 dagar i BC. 15 Enligt EU-kommissionen maximalt 5 dagar i BC. 16 Enligt EU-kommissionen maximalt 5 dagar i MS och maximalt 3 deltagare. 17 För registrering i databasen: 18 För ytterligare detaljer se TAIEX Guide for Public Experts : 16

17 Maximal tidsåtgång för workshop är beräknad och fastställd till 5 persondagar. Tidsåtgången inkluderar förberedelse, restid och ev. efterarbete. Maximal tidsåtgång för expertbesök är beräknad och fastställd till 8 persondagar. Tidsåtgången inkluderar förberedelse, restid och ev. efterarbete. 6.4 Kostnader Sida ersätter för TAIEX studiebesök i Sverige EU ersätter samtliga kostnader för deltagarna från BC under studiebesöket i Sverige (resekostnad, logi, ev. översättningskostnad samt en Daily Subsistence Allowance som skall täcka ex. mat och lokal transport) 19. Mottagande myndighet erhåller ett fast belopp från EU, 250 Euro per dag, som kompensation för studiebesöket. Då finansiering från EU inte täcker hela myndighetens kostnad kan kompletterande stöd sökas från Sida. Sida ersätter endast de kostnader som ej ersätts av EU. Maximal tidsåtgång är beräknad och fastställd till 12 persondagar per studiebesök. Tidsåtgången inkluderar följande: Förberedelse av studiebesök. Möte med annan svensk part i förberedande syfte. Genomförande av studiebesök. Eventuellt efterarbete. Sida ersätter följande ersättningsgilla kostnader vid studiebesök i Sverige: Maximalt två resor till annan svensk part samt logi och traktamente för personal från den svenska myndigheten för maximalt fyra persondagar. Mindre kostnad för frukt, dryck etc. under studiebesöket. Transportkostnad under studiebesöket för personal från den svenska myndigheten. Oförutsedda kostnader (högst 10 % av beräknade ersättningsgilla kostnader). Oförutsedda kostnader räknas som kostnader man inte kan planera och förutse i förväg. 7. Kontaktuppgifter till NCP för Twinning och TAIEX hos Sida National Contact Point (NCP) EU-Twinning och TAIEX Avdelningen för Europa och Latinamerika Enheten för Västra Balkan, Turkiet och tematiskt stöd Tel: +46 (0) (Sidas växel) E:mail: twinning@sida.se 19 För ytterligare detaljer se TAIEX Guide for host institution Study visits : 17