ANBUDSINBJUDAN. Presentkort

Transkript

1 1 (10) ANBUDSINBJUDAN Presentkort Östhammars kommun inbjuder Er att lämna anbud i denna upphandling av minnesgåva i form av presentkort. Omfattning och villkor beskrivs i denna anbudsinbjudan med tillhörande bilagor. ANBUDETS FORM Anbud ska vara skriftliga och lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet Kommers. SISTA INLÄMNINGSDAG FÖR ANBUDET

2 2 (10) 1 ALLMÄNT Bakgrund och syfte Omfattning ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Beställare Upphandlingsförfarande Helt eller delat anbud Anbudets form och innehåll Upplysningar Anbudets giltighetstid Bilagor Kontraktsvillkor Tilldelningsbesked Avtal Sekretess UPPDRAGSBESKRIVNING Krav på varan/tjänsten Butiker Presentkortet Webbplats Anpassning av utbud Elektronisk handel ANBUDSPRÖVNING Kvalificering av anbud Utvärdering av anbud Kvalificering av anbudsgivare Tilldelningsbeslut... 9

3 3 (10) 1 ALLMÄNT 1.1 Bakgrund och syfte Östhammars kommun, kommunstyrelsen, upphandlar minnesgåvor i form av presentkort som ska delas ut som förtjänsttecken till medarbetare som arbetat 25 år inom kommunen. 1.2 Omfattning Varje år delar Östhammars kommun ut förtjänsttecken till medarbetare som arbetat 25 år inom kommunen. Förtjänsttecken utdelas till ca medarbetare inom kommunen varje år. Den medarbetare som ska tilldelas förtjänsttecken från kommunen får själv välja vilken gåva som ska utgöra förtjänsttecken. I dag kan medarbetaren välja mellan guldur eller presentkort. Detta innebär att fördelning mellan de olika förtjänsttecknen kan variera från år till år. Utifrån tidigare fördelning beräknas ca medarbetare välja presentkort som förtjänsttecken. Presentkortets värde kommer att uppgå till 15 % av gällande prisbasbelopp inklusive mervärdesskatt, vilket för 2015 blir ca kr. Köparen lämnar ingen garanti för volymen i ramavtalet. I denna upphandling kommer beställaren att teckna ramavtal med en leverantör där alla villkor är fastställda. Ramavtal kommer att tecknas för 2 år med möjlighet för beställaren att förlänga avtalet ytterligare 2 år. Maximal avtalstid är 4 år. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Beställare Östhammars kommun. 2.2 Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsinbjudan inklusive bilagor kommer att utgöra kontraktstext. 2.3 Helt eller delat anbud Anbud ska omfatta hela upphandlingen. 2.4 Anbudets form och innehåll Anbudsgivaren uppmanas att noggrant läsa igenom texten i anbudsinbjudan inklusive bilagor, samt vad som ska styrkas genom bifogande av verifikat eller motsvarande. Anbudet och bifogade handlingar ska lämnas på svenska. Certifikat och intyg utfärdade på andra språk kan dock komma att accepteras om det framgår vem som utfärdat handlingen och vilken motsvarighet den har i förhållande till ett svenskt certifikat eller intyg. För att underlätta anbudsprövningen är det beställarens starka önskan att anbudet är uppställt med samma rubriker som denna anbudsinbjudan.

4 4 (10) Notera att det enbart är på beställarens begäran som förtydliganden och kompletteringar av anbudet får ske efter anbudstidens utgång. Anbudet ska vara skriftligt och lämnas elektroniskt via upphandlingsverktyget Kommers. Vidare ska det vara egenhändigt undertecknat av firmatecknare eller behörig företrädare för anbudsgivaren. I de fall annan företrädare än firmatecknare undertecknar anbudet kan kopia på behörighet, t.ex. fullmakt, komma att begäras in. Hänvisningar till information i form av länkar till webbsidor godtas inte. Anbud inkomna efter sista inlämningsdag kommer att förkastas. Det utgår ingen ersättning för anbudsgivningen. 2.5 Upplysningar Frågor om upphandlingen ska vara skriftliga och ställas via Kommers Annons, Frågor och svar, kompletteringar samt övriga ändringar av upphandlingen delges registrerade intressenter via Kommers Annons. Innan anbud lämnas är det anbudsgivarens ansvar att kontrollera i Kommers Annons om nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Fullständig information om upphandlingen kan endast garanteras i Kommers Annons. Frågor eller support kring hanteringen av systemet hänvisas till Kommers Annons. Det är av stor vikt att anbudsgivare har kontinuerlig e-postbevakning av den e- postadress som angivits hos Kommers Annons. Till denna e-postadress kommer information om upphandlingen att skickas. Observera att anbudsgivare som inte registrerat sig hos Kommers Annons själv ansvarar för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats. Anbudsgivaren bör lämna in anbud när systemstödets supportfunktion har öppet. Det finns annars risk för att anbudsgivare, som lämnar in anbud sent, misslyckas av tekniska skäl och inte har möjlighet att få hjälp. Support för anbudslämnare i Kommers: telefon Öppettider är helgfria dagar 09:00-17:00. Sista dag för frågor om upphandlingen är Tilldelningsbeslut kommer inte att fattas före vecka 35 på grund av sommarledighet. 2.6 Anbudets giltighetstid Anbudsgivare ska vara bunden av sitt anbud i 90 dagar efter sista inlämningsdag för anbudet. Om upphandlingen blir föremål för överprövning och tiden ovan överskrids, ska anbudsgivarens bundenhet gälla till dess att rättsprocessen är avslutad och upphandlingskontrakt tecknats, dock längst i sex månader efter ovan angivet datum. 2.7 Bilagor Sanningsförsäkran, bilaga 1 Företags- och verksamhetsuppgifter, bilaga 2 Prisbilaga, bilaga 3

5 5 (10) Kontraktsvillkor (Avtalsförslag och allmänna kontraktsvillkor), bilaga Kontraktsvillkor Se bilaga 4 Kontraktsvillkor. Observera att anbudsgivaren inte ska fylla i någoting i detta dokument. Genom att lämna anbud i denna upphandling accepterar anbudsgivaren samtliga villkor i bilaga 4 Kontraktsvillkor samt intygar att samtliga krav i kravspecifikationen uppfylls. Anbud som innehåller ändringar eller tillägg till dessa villkor kan komma att förkastas. 2.9 Tilldelningsbesked Tilldelningsbeslut kommer inte att fattas före vecka 35 på grund av sommarledighet. När beslut tagits angående val av leverantör skickas ett s.k. tilldelningsbesked till alla anbudsgivare (LOU 9 kap 9 ). Av tilldelningsbeskedet kommer att framgå vilken leverantör som köparen har för avsikt att teckna avtal med samt skälen för detta. Tilldelningsbeslutet skickas i allmänhet via e-post till samma person som begärt/tagit ut förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att man i Kommers Annons registrerar den e-postadress som ska få tilldelningsbeslutet. Upphandlande myndighet har rätt att ta tillbaka och ändra meddelat tilldelningsbeslut även om anbudsgivarna har blivit underrättade om det och meddela ett nytt beslut med ny avtalsspärr Avtal Bindande avtal avseende denna upphandling sluts genom att såväl köparen som säljaren undertecknar ett särskilt upprättat avtal. Detta avtal kommer att villkoras av att överprövning inte begärs och att om sådan prövning begärs, förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärd enligt 16 kap i LOU Sekretess Absolut sekretess gäller innan tilldelningsbeslut har skickats ut enligt 19 kapitlet 3 Offentlighet och sekretesslagen (2009:400), OSL. Efter tilldelningsbeslut upphör den absoluta sekretessen. Om anbudsgivaren avser att åberopa sekretess gällande anbudet i enlighet med 31 kapitlet 16 OSL ska det tydligt definieras vilka uppgifter som ska vara sekretessbelagda och vilken skada anbudsgivaren anser att det skulle innebära om dessa röjdes. Ett inlämnat anbud utgör en allmän handling och beställaren kommer att göra en sekretessbedömning vid varje förfrågan att få ut handlingen. Att anbudsgivare har åberopat sekretess innebär inte att beställaren kommer att göra samma bedömning och sekretess kan inte garanteras.

6 6 (10) 3 UPPDRAGSBESKRIVNING 3.1 Krav på varan/tjänsten Om hänvisning görs till ett specifikt varumärke eller fabrikat görs detta enbart för att förenkla beskrivningsarbetet. Likvärdiga produkter accepteras. Presentkortet ska uppfylla samtliga krav nedan: Butiker Leverantören ska kunna leverera presentkort från minst en butik per presentkortskategori nedan. Butiken ska typiskt sett sälja varor inom respektive presentkategori. Med butik menas en enskild butik eller en kedja av butiker där den anställde kan lösa in leverantörens presentkort. Som butik räknas även en icke-fysisk butik i vilken presentkortet kan lösas in via internet. 1. Guld och smycken. Exempelvis ringar, halsband, armband. 2. Glas och porslin. Exempelvis vaser, serviser, matsilver. 3. Resor. Exempelvis weekendpaket med flyg och hotell, kryssningar. 4. Upplevelser. Exempelvis konsert/teaterbiljetter, äventyrsaktiviteter och andra upplevelser. 5. Hus och hem. Exempelvis möbler, textilier, byggmaterial. 6. Data och elektronik. Exempelvis datorer, hörlurar, filmer. Anbudsgivaren ska i anbudet ange vilka butiker som erbjuds inom respektive presentkortskategori. Om en butik säljer varor inom fler än en av presentkategorierna får butiken anges flera gånger. Kan leverantören erbjuda ytterligare presentkortskategorier, än de som angivits ovan, finns det inget hinder från gåvomottagaren att utnyttja presentkortet även för dessa presentkortskategorier Presentkortet Utformning Fysiska presentkort efterfrågas, det vill säga inte presentkort via e-post, SMS eller liknande. Vid förfrågan av beställaren ska presentkortets utformning kunna uppvisas av anbudsgivaren Anpassning Presentkortets utseende ska kunna anpassas så att följande finns på presentkortet: - Östhammar kommuns logotyp - En meddelandetext/hälsningsfras som anges av Östhammars kommun Leverantören ska, utan extra kostnad, lämna korrektur och i övrigt vara behjälplig vid utformningen av presentkortet Förpackning Varje presentkort ska levereras i ett exklusivt kuvert, presentbox eller annan förpackning som lämpar sig som omslag för en gåva.

7 7 (10) Presentkortets värde Värdet på presentkort som ska köpas som minnesgåva är förnärvarande 15 % av gällande prisbasbelopp, vilket för 2015 blir ca kr. Värdet på dessa presentkort kan komma att justeras som en följd av att prisbasbeloppets värde justeras, eller av andra anledningar. Det bör inte vara nödvändigt att avrunda presentkortets värde, men en avrundning till närmaste hundralapp accepteras Leverans Presentkorten ska levereras fritt till kommunhuset i Östhammar vid överenskommen tidpunkt. Kommunen vill ha leveransen i god tid innan jubileumssammankomsten som hålls årligen i december månad Giltighetstid Samtliga presentkort ska vara giltiga minst 1 år från beställning Övrigt Den anställde ska inte beläggas med några avgifter. Den anställde ska kunna använda hela presentkortets värde Webbplats Leverantören ska tillhandahålla en webbplats på vilken det är möjligt för den anställde att se i vilka butiker presentkortet är giltigt. Anbudsgivaren ska i anbudet ange en länk till webbplatsen Anpassning av utbud Det ska vara möjligt att anpassa/begränsa utbudet på webbplatsen så att eventuella butiker som beställaren bedömer som mindre lämpliga inte ingår i den anställdes val av butiker Elektronisk handel Allmänt Östhammars kommun arbetar aktivt för att effektivisera handelsprocessen genom införandet av det elektroniska inköpssystemet Raindance. Ambitionen är att bli effektivare, minimera antalet papperstransaktioner och bidra till en bättre miljö. Leverantören hantera order/fakturering med minst en av nedanstående e-handelslösningar. Leverantören ska inkomma med en kort beskrivning kring vilket eller vilka alternativ för order/fakturering som kan hanteras. Alternativ 1: Produktkataloger Beställningar Leverantör med systemstöd för e-handel, Integrerad e-handel: Order från produktkatalog Varukorg/Punch-out

8 8 (10) Orderbekräftelser Leveransaviseringar Fakturor Alternativ 2: Priskatalog i excel, mailade order och Svefaktura Östhammars kommuns Leverantörsportal InExchange Web e- handel Fritextbeställning/Fördefinierade mallar Rekvisition Övriga leverantörer, Enkel e-handel: Webbaserad Leverantörsportal där våra leverantörer som saknar egen lösning för e-handel kostnadsfritt kan: Ladda upp eller manuellt registrera produktkataloger. Ta emot order, ett e-postmeddelande skickas till leverantören om att order finns tillgänglig att hämta. Registrera orderbekräftelser och leveransaviseringar. Registrera fakturor/kreditnotor Order Kommunens beställare ska ha möjlighet att lägga order via e-inköpssystemet Raindance som skickas elektroniskt till leverantören. I orden kommer den information framgå som är nödvändig för att orden ska vara komplett Fakturering All fakturering ska ske med elektronisk faktura i formatet Svefaktura, alternativt via webbportal som tillhandahålls av Östhammars kommun (där leverantörerna kostnadsfritt och utan systemkrav kan skapa elektroniska fakturor). Faktura ska förutom lagkrav på faktura innehålla information om inköpsordernummer enligt den order och det format (INÅÅMMDD-löpnummer) som skickats via e-inköpssystemet Raindance. 4 ANBUDSPRÖVNING Prövning av anbud utförs stegvis. 1. Kvalificering av anbud 2. Utvärdering av anbud 3. Kvalificering av anbudsgivare 4.1 Kvalificering av anbud Här säkerställs att alla i förfrågningsunderlaget begärda handlingar finns bifogade till anbudet och att alla bilagor är korrekt ifyllda. Här kontrolleras även att uppsatta ska-krav är uppfyllda. Saknas efterfrågade uppgifter kan anbudet komma att förkastas. Till anbudet ska följande ifyllda handlingar bifogas:

9 9 (10) Sanningsförsäkran (bilaga1) Företags- och verksamhetsuppgifter (bilaga 2) Prisbilaga (bilaga 3) Beskrivning av vilka butiker som erbjuds inom respektive presentkortskategori. Beskrivning av länk till webbplatsen som visar butikerna Beskrivning av e-handelslösning. Endast anbud som kvalificerats går vidare till utvärdering. Beställaren kan dessutom komma att begära in certifikat, intyg, avtal eller liknande som styrker de uppgifter anbudsgivaren lämnat i anbudet. Detta gäller uppgifter om både anbudet i sig samt anbudsgivaren. 4.2 Utvärdering av anbud De kvalificerade anbuden kommer att utvärderas enligt följande kriterier. Anbudet med lägst pris prövas vidare. 4.3 Kvalificering av anbudsgivare Här görs en kvalificering av den anbudsgivare som lämnat anbudet med lägst pris. Följande kontrolleras: Anbudsgivarens eventuella uteslutning med hänsyn till 10 kap. 1 och 2 LOU. Kontrollen görs utifrån lämnade uppgifter i bilaga 1 - Sanningsförsäkran. Beställaren kontrollerar dessutom uppgifter i offentliga register hos till exempel Skatteverket och Bolagsverket. Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet i relation till uppdragets omfattning. Om anbudsgivaren vid tidpunkten för anbudsinlämnandet har en riksklass 3 enligt UC eller motsvarande från annat kreditinstitut är kravet uppfyllt. Om anbudsgivaren är medvetna om eller misstänker att kravet om lägsta riskklass enligt ovan inte uppfylls ska en separat bilaga bifogas anbudet som redovisar varför så är fallet. I de fall anbudsgivarens ekomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan garant ska intyg om detta bifogas anbudet. Östhammars kommun kontrollerar via UC om kravet på lägst riskklass är uppfyllt. Har anbudsgivaren motsvarande riskklass från annat kreditinstitut ska intyg bifogas anbudet. Anbudsgivarens kapacitet i förhållande till uppdragets omfattning, 11 kap. LOU. Lämnade uppgifter i bilaga 2 - Företags- och verksamhetsuppgifter. 4.4 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer inte att fattas före vecka 35 på grund av sommarledighet.

10 10 (10) När beslut har tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om tilldelningsbeslut till alla anbudsgivare. Av tilldelningsbeslutet framgår vilken anbudsgivare som beställaren har för avsikt att teckna ramavtal med samt skälen till detta. Underrättelsen skickas till den e-postadress som anbudsgivaren har använt för att skicka in anbudet i Kommers Annons. Efter att tilldelningsbeslut har meddelats inträder en avtalsspärr. Ramavtal tecknas efter att avtalsspärren har löpt ut.