Meddelanden. Meddelas och läggs till handlingarna. Protokoll från Gestalningsrådets möte nr

Transkript

1 Meddelanden Meddelas och läggs till handlingarna. Protokoll från Gestalningsrådets möte nr Gamla Vilundabadet stängs den 15 februari 2010

2 Anmälan av beslut i delegationsärenden Meddelas och läggs till handlingarna. Ekonomidirektören Upplåning från AB Väsbyhem Upphandling av verksamhetssystem för barnomsorg, grundskola, kultur- och musikskola, gymnasium och VUX SFI Exploateringschefen Underrättelse enligt förköpslagen, Sanda 1:238, Vikingavägen Underrättelse enligt förköpslagen, Grimsta 5:20, Björnbärsvägen 16 Exploateringsingenjören Underrättelse enligt förköpslagen Övra Runby 2:223, Nyvägen 2A Planeringschefen Köpekontrakt, industrifastighet, Skälby 2:7 Personal Rektor Vilunda gymnasium 2 st visstidsanställningar, 1 st timavlönad

3 3

4 Tjänsteutlåtande Controller/Budget Karin Holmlund 08/ Dnr: Fax KS/2009:274 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse 2009 med inköpsbokslut Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har sammanställt Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse 2009 med uppföljning av mål, uppdrag och ekonomi. Kommunstyrelsens resultat är positivt med 4,1 Mkr, vilket motsvarar 3,6 % av budgeterad omslutning. Överskottet beror på att behov av centrala reserver inte har förbrukats. Räddningstjänsten, som bedrivs inom Attunda kommunalförbund, redovisar ett nollresultat. Inköpsbokslut för 2009 visar på en ökning i avtalstroheten uppmättes den till 88 %. Viktiga händelser under 2009 Beslut om målbild 2012 med strategi för ekonomisk balans Fler välfärdstjänster i privat regi för ökad valfrihet Fler möjligheter till bostadsbyggande Satsning på kommunikation Överskott trots finanskris Stora investeringar Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner verksamhetsberättelse 2009 med inköpsbokslut. Kommunledningskontoret Björn Eklundh Kommundirektör 1 Anette Ömossa Ekonomidirektör Bilagor: 1. Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse 2009 med underbilagor Inköpsbokslut 2009

5 Bilaga 1 Kommunledningskontoret Karin Holmlund Dnr Fax karin.holmlund@upplandsvasby.se Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse 2009 Övergripande ansvarområde Kommunstyrelsen ska leda, samordna, stödja samt följa upp kommunens samlade verksamheter och uppdrag fullgöra uppsiktsplikten över övriga nämnder, bolag och förbund, vilket innebär bl.a. ansvara för utveckling av kommunens ledningssystem innefattande målstyrning, förstärkt uppföljning/controlling och kvalitetsutveckling uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning göra de framställningar som behövs hos kommunfullmäktige, övriga nämnder samt andra myndigheter bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av kommunfullmäktige. Med detta som utgångspunkt kan kommunstyrelsens roll och uppgift förtydligas och komprimeras till att dels vara systemledare i den kommunala organisationen, dels vara huvudansvarig för samhällsutvecklingsprocessen. Kommunstyrelsen är även arbetsgivare för all personal. Under kommunstyrelsen administreras överförmyndarens verksamhet som redovisas i bilaga. Viktiga händelser under 2009 Mot bakgrund av behovet av förändring och utveckling i kommunen samt det ekonomiskt ansträngda läget med anledning av lågkonjunkturen beslutade kommunfullmäktige i juni 2009 om en MÅLBILD för 2012 enligt följande. Vi är i kapp med bostadsbyggandet och 300 lägenheter byggs varje år. Väsby stad växer fram. Ekonomin är i balans och vi har klarat av omställningsarbetet under finanskrisen. Vi har en väl fungerande organisation som anpassar sig bland annat efter de demografiska förutsättningarna.

6 2 (12) För att klara det tuffa ekonomiska läget och de framtida utmaningarna samt målbilden 2012, har en strategi för ekonomisk balans utarbetats enligt följande: 1. Ersättningsnivåer för välfärdstjänster 2. Personal och tjänstemannaorganisation 3. Politisk organisation 4. Bygg mera! 5. Fastigheter och investeringar 6. Utveckling av organisation och effektiva processer Fler tjänster i privat regi ger ökad valfrihet för väsbybon. Fördelningen mellan de välfärdstjänster som produceras av Väsby Välfärd (egen regi) och vad som produceras av externa samarbetspartners (privat regi) har förändrats radikalt i Upplands Väsby de senaste åren. Förändringen åskådliggörs enklast i den tabell som visas nedan. Med anledning av dessa förändringar infördes den 1 januari 2009 en ny organisation i kommunen för att möta de nya förutsättningarna. Andel av verksamheten i kommunal regi År 2006 År 2009 Barnomsorg 84% 25% Grundskola 92% 61% Gymnasieskola 49% 35% Hemtjänst 99% 47% Särskilt boende, äldre 80% 58% Mat, städ och transporter ca 75% ca 0-5% Antal lägenheter i Väsbyhem AB Kommunen tar en aktivare roll i samhällsutvecklingen Upplands Väsbys befolkningsökning har sedan ett decennium tillbaka varit betydligt lägre än genomsnittet för länet. Samtidigt har inte kommunens mål för bostadbyggande uppnåtts och därmed har inte heller befolkningen ökat såsom önskat. Sedan flera år har ett av de viktigaste målen varit att skapa förutsättningar för fler att skaffa sig bostad i Upplands Väsby. Vid utgången av 2009 finns, till skillnad från tidigare år, fler planer som ger möjligheter till bostadsbyggande under de närmaste tre till fem åren med minst 300 bostäder per år. Förberedelser och arbete pågår för att skapa ytterligare planer med drygt 2000 bostäder. Under året har det tillkommit ca 81 bostäder och befolkningen ökade preliminärt med ca 390 personer. Aktiva samarbeten och strategiska kontakter med olika aktörer har under året också ökat intresset för att starta och genomföra projekt i Upplands Väsby. Ett uppmärksammat projekt var den stadsplaneförslag som kommunen fick i gåva av Ax:son Johnsson stiftelsen i samband med stadsbyggnadsdagen. Regeringen har via Delegationen för hållbara städer bidragit med finansiering till planeringsprojektet för Väsby sjöstad.

7 3 (12) Ny tid kräver nya sätt att kommunicera De förändringar och tydligare prioriteringar med anledning av målbilden 2012 har ställt krav på ökade och utvecklade sätt att kommunicera. Detta har varit framträdande när det gäller stadsbyggnadsfrågorna. Medborgarna har, via dialogmöten utanför det ordinarie samrådsförfarandet, inbjudits till samtal om planer och utvecklingsmöjligheter för områden tidigt i processen innan konkreta förslag utarbetats. Satsningen på Väsby nya Gymnasium förutsätter en gedigen kommunikation för att nå framgång. Involvera eleverna i byggandet av det nya konceptet i skolan är ett nytt sätt att kommunicera och förankra det nya gymnasiet hos målgruppen. Omdaningen av området Messingen, från ett gammalt och hårt slitet industriområde som revs under 2009 till att omfatta nytt gymnasium, nytt kulturhus, nya bostäder och en kraftfull omdaning och upprustning av hela stationsområdet är en symbol för kommunens aktiva roll i samhällsutvecklingen. Balans och investeringar trots kärva tider Kommunens ekonomi har som en följd av finanskrisen varit hårt ansatt under året. En försämring med 65 miljoner kronor har ställt stora krav på medarbetare och samarbetspartner för att klara minskade intäkter. Trots detta redovisar kommunen ett litet överskott på 6,1 miljoner kronor, vilket dock inte når upp till kommunfullmäktiges resultatmål på 2 %. Under året har stora och omfattande investeringar fullföljts med bl.a. badhuset och ombyggnad av äldreboendet Dragongården. Bygget av Väsby nya Gymnasium påbörjades under 2009 tillsammans med flera bostadsprojekt med följdinvesteringar som vägar och annan infrastruktur. Detta medför påfrestningar på ekonomin långsiktigt, men är viktigt för Väsbys utveckling och attraktionskraft. Måluppfyllelse Nedan redovisas hur kommunstyrelsen under 2009 lyckats uppnå kommunfullmäktiges övergripande mål. Här redovisas också resultatet för de mål som kommunfullmäktige prioriterat för kommunstyrelsen. Information om kommunstyrelsens styrkort redovisas i särskild bilaga. Kundperspektiv Tillväxt Förbättra företagsklimatet i kommunen Den senaste mätningen från Stockholm Business Alliance (SBA) visar att Upplands Väsby kommun har stärkt sin position bland de 47 kommuner som ingår i samarbetet. Förbättringen avser främst tjänsterna som levereras inom miljö och hälsa. Poäng och rankning inom bygglov försämrades dock i denna mätning. I länet ligger vi nu på en andra plats och totalt, bland de deltagande kommunerna, på en 5:e plats. Upplands Väsby utsågs för andra året i rad av kreditupplysningsföretaget Syna.se till bästa tillväxtkommun i länet. I en tidigare mätning i år om företagsklimat gjord av Svenskt

8 4 (12) Näringsliv placerades Upplands Väsby på 28 plats. Målet om en 15:e plats i denna mätning uppnåddes inte. Varumärke I samråd med näringslivet har Upplands Väsby kommun under året slutfört den process som startades tillsammans med markägare och näringslivet vid Stensnäs och innefattade etableringen av ett platsvarumärke i syfte att stärka platsens attraktionsvärde. Varumärket lanserades och började användas under Bakgrund och exempel på detta återfinns på Kommunens ambitioner vad gäller tillväxt och stadsbyggnad har under 2009 kommunicerats på en ambitiösare nivå än tidigare. Varumärket Väsby stad etablerades som ett samlande namn för de ambitioner som kommunen har. Kommunen vill skapa värden som uttrycks i kommunplanen och som genomförs i de investeringar och satsningar som görs i syfte att bygga en modern småstad. Detta arbete har rönt mycket uppmärksamhet och också genererat ett stort intresse från externa exploatörer och andra intressenter för etablering och bostadsbyggande i kommunen. Erbjuda attraktivt boende för alla Under året har kommunen synliggjort de ambitioner och mål som finns genom att planera för och kräva av investerare och byggare att uppfylla de krav som säkerställer ett attraktivt boende för alla. Exempel på sådana krav är en varierad upplåtelseform i nybyggda områden, blandad storlek på bostäder och affärslokaler i bottenplan på flerbostadshus i centrala lägen. Miljö Leda införandet av nytt miljöledningssystem Under 2009 har en organisation för intern miljörevision skapats. Totalt har 29 revisioner genomförts och enligt målet minst en revision per enhet. Ett genomgripande miljöledningssystem har införts för hela den kommunala organisationen. Ett strategiskt ramverk för arbetet med miljöfrågor har tagits fram i samverkan med näringsliv och föreningsliv. Det fortsatta arbetet bedrivs i projektet klimatavtal Väsby. Köptroheten mot tecknade ramavtal ska vara minst 90 % 2009 Inköpsbokslutet för 2009 visar på en positiv trend då avtalstroheten har stadigt ökat från 47 % 2005 till 88 % 2009, vilket innebär att målet i princip har uppnåtts. Fortsatta insatser för att öka avtalstroheten sker Valfrihet Säkra mångfalden av utförare Införandet av valfrihet och mångfald har fått stort genomslag i kommunen. För att säkra mångfalden av utförare har fler pengsystem utarbetats. Fokus har ökat på tjänsteupphandlingar utifrån målet om valfrihet, mångfald och konkurrens. Bl.a. har upphandling av socialpsykiatri och äldreboende på Dragongården genomförts. Översyn har skett av ersättningsnivåer för välfärdstjänsterna. Säkra möjligheten till fria val genom olika kundvalssystem Förberedelser har pågått avseende införande av kundval inom hemtjänsten 2010 enligt den den nya lagen om valfrihetssystem (LOV). Under året har arbete pågått med att enkelt och överskådligt kunna jämföra kvalitetsindikatorer mellan olika utförare

9 5 (12) av välfärdstjänster på kommunens webbplats. Vid årsskiftet sjösattes den första delen av Väsby jämföraren med jämförelsedata för skolor på kommunens hemsida. Trygghet Säkra och följa upp generella garantier för hela kommunkoncernen Under 2009 har ytterligare sex verksamhetsspecifika garantier arbetats fram. En generell garanti om tillgänglighet har tagits fram samt en bemötandepolicy. Arbetet startade med ett seminarium kring tillgänglighet och bemötande med kommunens chefer och andra intresserade medarbetare. Som stöd för cheferna vid implementering av garantin och policyn har en verktygslåda tagits fram. Tillgänglighetsgarantin ska testas och utvärderas under våren Inom ramen för kommunens e-tjänster har felanmälan/synpunkter på kommunens hemsida utvecklats till ett kommunövergripande system. Folkhälsa Under året har två nya folkhälsorapporter sammanställts; en rapport med inriktning mot barn och ungdomar och en med inriktning mot vuxna i arbetsför ålder samt äldre. Projektet Trygga skolvägar som startades i projektet Ett gott liv för alla avslutades i juni 2009 och lever nu vidare genom arbete ute på skolorna. Under året har en folkhälsokonferens med inriktning mot äldres hälsa arrangerats i samarbete med Upplands Bro och Sigtuna kommun. Konferensen var den andra i en serie av tre inplanerade folkhälsokonferenser i detta folkhälsosamarbete mellan de nämnda kommunerna. Svensk förening för folkhälsa (SFFF) arrangerade tävlingen Årets folkhälsokommun för att ta fram Sveriges mest framgångsrika kommun gällande folkhälsoarbete. Kommunen skickade ett bidrag med en presentation av kommunens folkhälsoarbete och kom på fjärde plats i denna tävling. De tre kommuner som gick vidare till final fick 13 poäng och Upplands Väsby kom endast en poäng efter med 12 poäng. Kommunfullmäktige antog i september 2008 Policy för att förebygga och behandla missbruk och beroende - Samverkan mellan kommunerna och landstinget i Stockholms län. För att kunna omsätta den i praktiken har ett arbete med att ta fram en handlingsplan Offensiv mot missbruk påbörjats. Tobaks- och krogkontroller och krögarträffar har genomförts kontinuerligt under året tillsammans med alkoholhandläggare, närpolis och projektledaren för Ung och Trygg. Anti-langningskampanjer har genomförts vid Valborg, skolavslutningarna och Halloween. Två föräldrastödsprogram har samordnats i samverkan med Familjens år ; projektet Örebro preventionsprogram arbetar alla skolor både de privata och kommunala med. Föräldrastödsprogrammet Familjeverkstan har utvärderats med lyckat resultat och i år har även föräldrastödet erbjudits till föräldrar som har barn på förskolan. Öka samarbetet med frivilliga organisationer. En stor och viktig fråga för kommunala pensionärsrådet har under året varit utvecklingen av ett finskt förvaltningsområde där flera kommuner, bland annat Upplands Väsby, ingår. Utvecklingen sker i nära samverkan med Upplands Bro och Sigtuna kommuner. Finskt förvaltningsområde innebär att kommuninvånarna har rätt att få samhällsservice på finska. Som en del i detta ingår att erbjuda äldreomsorg på finska. En annan stor och viktig fråga under året för kommunala pensionärsrådet har varit införandet av lagen om valfrihetssystem i kommunen. Syftet med lagen är att

10 6 (12) ge kunden ökat inflytande och få bättre kvalité på de tjänster som erbjuds. Kommunala pensionärsrådet kommer under 2010 att följa hur övergången till lagen om valfrihetssystem skett. Ökad samverkan mellan pensionärsorganisationerna och byggnadsnämnden/stadsbyggnadskontoret och tekniska nämnden har diskuterats under året. Kommunala pensionärsrådet har ett antal arbetsgrupper som arbetar med olika aktuella frågor. Ett exempel under 2009 är arbetsgruppen för förebyggande hembesök. Ett projekt har gjort förebyggande hembesök hos alla i kommunen som fyllt 80 år och äldre. Projektet avslutades 2009 och en slutrapport har skrivits. Av 800 aktuella personer är det uppskattningsvis mellan som kontaktats. Under året har nya arbetsformer för handikapprådet utarbetats och fastställts i kommunstyrelsen. En arbetsgrupp, Barn och ungas fritid har bildats med anknytning till kommunala handikapprådet. Arbetsgruppen ska arbeta med ett barnperspektiv i frågor som berör kommunala handikapprådet och titta på villkoren för barn och unga med funktionsnedsättning. En enkätundersökning gjordes om föreningarnas erfarenheter av barn och unga med funktionsnedsättning och om behovet av stöd för att hjälpa dessa barn och unga. Det handikappolitiska programmet Delaktighet, tillgänglighet och gott bemötande har getts ut i en lättläst version i samarbete med Centrum för Lättläst. Kommunala handikapprådets årliga temadag hade ämnet Tillgänglighet, delaktighet och gott bemötande. Öka medborgardialogen Rådet för medborgardialog arbetar med att finna nya former och arenor för dialog med kommuninvånarna. Kommunen deltar i ett nationellt försök med medborgarpaneler där man nyttjar Internet och SMS i kommunikationen En panel, Väsbypanelen, med ca 70 personer finns som lämnat synpunkter på bl.a. frågor om trygghet och varumärke. Projektet utvärderas och avslutas under Rådet är också styrgrupp för projektet Ung i Väsby som under våren 2009 genomförde ett öppet forum. Cirka hundra ungdomar från årskurs 6 9 var med. Frågorna som diskuterades var: Skolmaten, bio på kulturhuset, mobbing, egna skolkök på varje skola, bättre miljö inne i skolan, bygg ut Väsby Centrum, anställning av personal till skolan, SL och buss- och tågtrafiken. I den ökade medborgardialogen finns även de dialogmöten som arrangerats, kopplade till Upplands Väsbys utveckling. Ekonomiperspektiv Förändrade ekonomiska förutsättningar Den globala finanskrisen och djupa lågkonjunkturen har medfört kraftigt sänkta skatteintäkter för kommunen. Den snabba förändringstakten i skatteutvecklingen och den ekonomiska informationen ställer stora krav på omställning och på uppföljning. Osäkerheten i prognoserna från olika konjunkturbedömare har varit påtaglig under året. Sammantaget innebär detta svårigheter att bedöma den ekonomiska utvecklingen, även på kort sikt. Prioriteringar i tjänsteutbud, jämförelser av kvalitet och kostnadseffektivitet är viktiga faktorer för att klara en ekonomi i balans och god hushållning. Mål för ekonomin Resultatmålet på 2 % av skatteintäkter, utjämning och generella statsbidrag har ej uppnåtts. Årets resultat uppgår till 6,1 Mkr jämfört med det budgeterade på 33,2 Mkr har det tillfälligt budgeterats en större skuld med anledning av ett stort investeringsbehov under perioden. Banklåneskulden uppgår till 201 Mkr den 31 de-

11 7 (12) cember Soliditeten har sjunkit till 54 % jämfört med den budgeterade på 61 %. Det långsiktiga målet är att soliditeten ska vara högre än 70 %. Ansvar Kommunledningskontoret ansvarar för övergripande ekonomi- och finansiering samt upphandling och inköp för kommunens verksamhet. Ansvarsområdet omfattar planerings- och uppföljningsprocessen inom ramen för ledningssystemet och inkluderar hela kommunkoncernen. Inom området hanteras frågor vad gäller flerårsplan med budget, finansiering, redovisning, intern styrning och kontroll samt uppföljning av målstyrning inom ramen för ledningssystemet. Uppföljning sker av måluppfyllelse avseende såväl ekonomi som kvalitet och ledningssystemets övriga perspektiv, enligt styrkortet (kund, ekonomi, medarbetare, process). Processperspektiv Underlätta för medborgare och företag i kontakter med kommunen Med målet att ge medborgarna bättre service har utvecklingsarbetet fortsatt under året. Tjugoen nya e-tjänster, självbetjäning, lanserades under hösten enligt ett nytt koncept, ett digitalt kontor på kommunens hemsida där alla kommunens e-tjänster finns samlade. För varje tjänst anges hur handläggningen går till samt ärendets handläggningstid. På detta sätt underlättas kundernas/medborgarnas kontakter med kommunen, kunskapen ökar om vad handläggningen i varje specifikt ärende omfattar och det blir möjligt att jämföra sig med andra kommuner vad gäller t.ex. handläggningstid. Kommunens kvalitetsgarantier kan också enkelt synliggöras. Under hösten implementerades också ett IT-verktyg för beslutsstöd i syfte att förbättra och öka transparens i information om ekonomi, medarbetare och öppna jämförelser. Stockholms handelskammare rankade för andra året i rad Upplands Väsby kommun i topp i Stockholms- och Uppsala län vad gäller e-förvaltning. En förstudie för införande av kontaktcenter, Väsby direkt, har genomförts. Syftet är att skapa en väg in för medborgaren, höja servicen och öka tillgängligheten för invånarna. Arbetet går nu vidare till en implementering under Detta arbete kommer att förändra arbetsflöden i organisationen. En externt rekryterad chef för verksamheten har anställts. Väsby direkt lanseras successivt och invigs under hösten/vintern Samverkan sker med andra kommuner. Effektivisera kommunens administration Kommunfullmäktige i Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby kommuner beslöt under sommaren att en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten ska skapas. Under hösten har arbete pågått med att analysera kostnader och resursbehov samt forma en gemensam organisation. Ett förslag till en gemensam överförmyndarnämnd föreläggs fullmäktige i de tre kommunerna under våren för ikraftträdande den 1 januari För att effektivisera ekonomiadministrationen har elektronisk fakturahantering införts. Nyttoeffekten är en rationalisering med flera årsarbetare. Kommunen ingår även i ett 3-årigt nationellt jämförelseprojekt och deltar i ett nätverk med sex andra kommuner. Syftet med projektet är att ur ett brukar- och med-

12 8 (12) borgarperspektiv ge underlag till en förbättrad kvalitet samt kostnadseffektivitet. Under året har två rapporter framtagits; äldreomsorg samt handikappomsorg. Medarbetarperspektivet Graden av måluppfyllelse av kommunfullmäktiges mål om Nöjd-Medarbetar-Index och medarbetares nöjdhet med lönedialogen med chefen mäts i nästa medarbetarenkät som kommer att äga rum i februari Som en del i att uppfylla kommunfullmäktiges mål om dialog och lyhördhet har Upplands Väsby kommun fr.o.m.1 januari 2010 tecknat samverkansavtal. Implementeringsarbetet inför det nya samverkansavtalet inleddes redan under hösten då två utbildningsinsatser för chefer och fackliga förtroendemän genomfördes. Arbetet fortsätter under Pågående arbete med likabehandlingsplan och strategi för chefsförsörjning fullföljs under Kommunledningskontoret har tagit fram en resepolicy, som antogs av kommunfullmäktige under hösten Policyn har sin grund i den övergripande visionen om att skapa ett ekologiskt hållbart Upplands Väsby. Resepolicyn med dess tillämpningsanvisningar blir ett dokument i miljöledningssystemet. Utifrån kommunstyrelsens roll och uppgift att leda och samordna hela kommunens verksamhet, har kommunledningskontoret en uppgift att föra en regelbunden dialog om uppdrag, kompetens, bemanning och arbetsformer med övriga kontor/enheter. Syftet är en fortsatt vidareutveckling av den nya kommunorganisationen. Arbetet med säkerställande av kompetens och generationsväxling i organisationen har fortsatt samt fått stöd genom samarbetet med övriga kommuner i EU-projektet Kompetensbron. Ett av de sex åtgärdsområdena i kommunfullmäktiges strategi för ekonomisk balans är personalminskning i den egna organisationen. Kommunledningskontoret tillser att organisationen arbetar vidare utifrån det samlade omställningsprogrammet. Korttidsfrånvaron för 2009 uppgår till 3,0 dagar per anställd. Målet är att frånvaron ej ska överstiga 2 dagar. Avstämning av nämndsspecifika uppdrag Fortsatt utveckling av ledningssystemet med fokus på uppföljning utifrån de fyra perspektiven - Arbetet pågår utifrån de nya förutsättningar som gäller för kommunen. För att säkra resultatmålet långsiktigt för kommunen har arbetet med att utveckla ekonomiska analyser och säkerställande av långsiktig finansiering för kommunen fortsatt. I syfte att säkerställa genomförandet av strategin för ekonomisk balans och målbild 2012 har uppföljningen förstärkts och månadsuppföljningar införts. Kravet på controllerfunktionen har ökat såväl i planering som uppföljning. Arbetet med att införa it-verktyg som stöd i uppföljning har fortsatt och beslutsverktyg för bättre informationsunderlag avseende ekonomi, medarbetare och verksamhet (öppna jämförelser) har införts under Breddinförande kommer att ske till samtliga chefer och specialister under mars Säkerställa genomförande av kundval och konkurrensutsättning

13 9 (12) - Kundvalskontoret har som nyinrättad enhet under 2009 ett speciellt ansvar för att säkerställa detta. (Se även tabell sid 2) Säkerställande av ersättningsmodeller (prestationsersättning) kopplat till demografisk utveckling har fortsatt i samarbete med kundvalskontoret. Översyn och förhandling har skett under året avseende både interna och externa leverantörer av välfärdstjänster. I samverkan med AB Väsbyhem fortsätta erbjuda ombildning till bostadsrätter - Dessa ombildningar har fortsatt under (Se även tabell sid 2) Verkställa Trygghetspaketet - Invigning av Trygghetens hus, etableringen av ny polisstation, samverkan med ideella krafter, invigning av ljusprogram, felanmälan med tidsgaranti på åtgärder fortsätter. Genomföra projekt Ung & Trygg under tre år ( ) - Genomförs enligt plan. Utveckla samarbetsformerna mellan kommunens olika aktörer och de externa parterna för att fler ska komma in på arbetsmarknaden - Samverkan sker inom kommunen, med Väsbyhem, mellan aktörerna inom Trygghetens hus samt med arbetsförmedlingen. Särskilda programmet för praktikplatser ska utvärderas - Arbetet med praktikplatser har under året avslutats som projekt, och ingår nu i det ordinarie uppdraget för individ- och familjeomsorgens arbetsmarknadsverksamhet inom Väsby Välfärd. Policy för kommunens internationella arbete samt se över vänortssamarbetet - Under 2009 utarbetades kommunens policy och skickades till nämnderna på remiss. Beslut tas under Utveckla kommunstyrelsens roll som ägare och utförare av ägardirektiv - Ägardirektiv till Stöd & Process samt till Väsby Välfärd har fastställts. Ägardirektiv till AB Väsbyhem ska ses över - Förtydliganden har skett av ägardirektiven till AB Väsbyhem. Säkra införandet av kvalitetsgarantier - Kvalitetsgarantier infördes under 2009 i olika verksamheter. Garantierna utvärderas och utvecklas vidare för att kunna erbjuda högre kvalitet gentemot kund. Krav vad gäller tillgänglighet och bemötande infördes vid årsskiftet 2009/2010. Säkerställa avsedda effekter av ny organisation - Mot bakgrund av det försämrade ekonomiska läget har en ekonomisk plan med strategi för ekonomisk balans tagits fram under februari och ett omställningsarbete pågår för att nå nödvändiga personalminskningar. I detta arbete ingår även att säkerställa att den nya organisationen uppnår avsedda effekter i form av effektivisering och professionalisering. Uppföljning av omställningsarbetet sker genom nämnders återkoppling i delårsboksluten.

14 10 (12) Utmanarrätt - Ett förslag till utmanarrätt har skickats ut för yttrande till samtliga nämnder och utskott och näringslivet i kommunen. Beslut fattas under 2010 Redovisa förslag till långsiktig finansiering av pensionsfrågorna - För att möta kommande pensionskostnadsökningar har i boksluten reserverats 20 Mkr. Långsiktig lokalförsörjning - I juni godkände kommunstyrelsen förslag till lokalförsörjningsplan. Vissa lokalområden återstår att hantera, exempelvis administration, där ett förslag finns ute på remiss. Ekonomi Bokslut Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Kommunstyrelsen Kommunersättning* 76,0 87,4 101,7 101,7 0,0 Intäkter 15,8 20,8 10,7 15,3 4,6 Summa intäkter 91,8 108,2 112,4 117,0 4,6 Kostnader -90,0-101,2-112,4-112,9-0,5 Nettokostnad 1,8 7,0 0,0 4,1 4,1 *) Kommunersättning from År 2007 redovisas nämndens driftbudgetram under kommunersättning för respektive år Kommunstyrelsens resultat är positivt med 4,1 Mkr, vilket motsvarar 3,6 % av budgeterad omslutning. Inom kommunstyrelsens budget finns reserverade medel med 17,5 Mkr. Av dessa har 11,5 tagits i anspråk till försörjningsstöd, Anna-projektet samt startkostnader för det nya Vilundabadet. Högre kostnader än budget inom samhällplanering med ca 5 Mkr resulterar i avvikelser även på intäktssidan med anledning av att finansiering sker fullt ut med exploateringsintäkter. Bokslut Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Räddningstjänst Kommunersättning* 24,6 26,3 26,8 26,8 0,0 Intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa intäkter 24,6 26,3 26,8 26,8 0,0 Kostnader -24,6-26,0-26,8-26,8 0,0 Nettokostnad 0,0 0,3 0,0 0,0 0,0 *) Kommunersättning from År 2007 redovisas nämndens driftbudgetram under kommunersättning för resp år Räddningstjänsten, som bedrivs inom Attunda kommunalförbund, redovisar ett nollresultat. Bruttokostnaden uppgår till 26,8 Mkr.

15 11 (12) Framtid/Utmaningar De två största utmaningarna avser kommunens ekonomi och Väsbys attraktionskraft. Den demografiska situationen behöver förbättras samtidigt som en befolkningsökning är avgörande för fortsatt utveckling. En ökad planberedskap är därför viktig i syfte att ge fler möjlighet att bosätta sig i Upplands Väsby. Inom ramen för ledningssystemet kommer verksamhetsstyrningen att utvecklas genom att styrkort med fyra perspektiv införs på alla ansvarsnivåer i organisationen. Målstyrningen fortsätter att utvecklas och vissa revideringar kommer att göras under 2010 avseende ledningssystemet (version 2,0). Kommunens sätt att leverera välfärdstjänster med både privata utförare och egen produktion ger nya förutsättningar för kommunorganisationens arbete. Ett koncernövergripande kvalitetsledningssystem ska införas och utvecklas och integreras i arbetet med miljöledningssystemet. En fortsatt utveckling av kvalitetsgarantier och övergripande hantering av synpunkter, klagomål beröm etc. kommer att ske i samspel med Väsby direkt. För att säkerställa målstyrningen, interna kontrollen samt effektivisera planeringsoch uppföljningsprocessen ytterligare i kommunkoncernen införs ett beslutsverktyg. I samband med detta kommer utbildningsinsatser avseende ekonomi, analyser och målstyrning att genomföras. I syfte att förstärka uppföljningen i kommunen kommer controllerfunktionen att stärkas utifrån styrkortets fyra perspektiv och mål för en framtida ekonomiadministration kommer att utarbetas under Investeringsuppföljning IT-investeringar har legat på en låg nivå under året. De största investeringarna gäller ett verktyg för beslutsstöd för 0,7 Mkr, reinvestering av servrar för 0,3 Mkr samt ett system för att kunna visa befolkningsdata på karta för 0,1 Mkr. Det största investeringsprojektet under året var Vilundabadet, Väsby källa, som invigdes den 5 september. Investeringsutgiften för byggnaden uppgår till 194,6 Mkr samt 1,4 Mkr för inventarier. I samband med ombyggnad av Dragongården har fastigheten köpts för 64 Mkr. Efter ombyggnaden kommer den att säljas under Planerings- och projekteringsutgifter för det nya gymnasiet uppgår till 16,1 Mkr. Intern kontroll Enligt internkontrollplanen för kommunstyrelsen skall nedanstående process/rutin kontrolleras: Miljöledning i upphandling och att miljökraven i egna upphandlingar följs upp Skanning av leverantörsfakturor och att attestreglementet och attestförteckning följs Manuella leverantörsfakturor och att attestreglementet och attestförteckning följs Kundfakturor och rutinen för kvittning och makulering Kontrollerna visar att kommunstyrelsens upphandlingar avser intellektuella tjänster som exempelvis konsulttjänster och där ställs endast krav på leverantörens inre mil-

16 12 (12) jöarbete. Att attestreglementet följs har kontrollerats på manuella leverantörsfakturor och avvikelser finns i början på året då det fanns bristande kunskap om att hela namnteckningen (ej bara signatur) ska anges i mottagningsattestfältet. Utbildning i attestreglementets innebörd och nya konteringslappar har medfört att rutinen nu efterlevs. Under 2009 har automatiska kontroller byggts upp i och med att alla verksamheter i hela kommunen infört elektroniska flöden av leverantörsfakturor och mottagnings- och beslutsattester av dessa. Att lägga upp attestregler har i sig inneburit en internkontroll av vem som har rätt att attestera för vad. För rutinen om kvittning och makulering av kundfakturor har vissa avvikelser hittats som avser avsaknad av anledning till kvittning eller makulering av avgift. En återkoppling till handläggare ska ske direkt så att anledningen kan kompletteras till underlaget. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Björn Eklundh Kommundirektör Bilagor: 1. Överförmyndarens verksamhetsberättelse Resultatuppföljning 3. Resultatuppföljning per verksamhetsområde 4. Resultaträkning 5. Investeringsuppföljning 6. Personaltal 7. Styrkort 8. Intern kontroll

17 Lasse Björkvall Cecilia Durchbach Bilaga 2 Inköpsbokslut 2009 Bilaga: Leverantörsstatistik

18 Inköpsbokslut Bakgrund Under 2006, i samband med att den förre upphandlingschefen slutade, gjorde Öhrlings Pricewaterhouse Coopers ett upphandlingsbokslut på uppdrag av ekonomidirektören. Detta upphandlingsbokslut gjordes inom Teknik & Service, Social- och Äldreförvaltningen och Utbildningsförvaltningen, och visade på stora brister i samtliga dessa förvaltningar både i avtalstrohet och i medvetenheten om kommunens upphandlingspolicy. Detta skedde via en genomgång av kontoslag och per förvaltning. Två brister påvisades, dels låg avtalstroheten mellan 47 och 74 % och dels bedömdes upphandlingspolicyn inte som allmänt känd ute på förvaltningarna. Upphandlingsenheten fick då i uppdrag att förbättra medvetenheten och kännedomen om avtal och upphandlingspolicyn fick Upphandlingsenheten i uppdrag av ekonomidirektören att genomföra en genomlysning av de inköp som gjorts under 2007 och mäta avtalstroheten. Detta inköpsbokslut skulle utformas på ett sådant sätt att det enkelt kan genomföras varje år, som ett internt kontrollverktyg. Syfte Då uppdraget om att genomlysa de inköp som gjorts i kommunen ligger kvar, har Upphandlingsenheten genomfört ett Inköpsbokslut även för Arbetssätt Upphandlingsenhetens information har inhämtats genom att rapporter tagits ut från Raindance och istället för kontoslag har denna baserats på leverantörskontra. Från dessa rapporter har sedan utgifter som inte berörs av LOU tagits bort t ex fastighetshyror, privatpersoner och föreningar som erhåller stöd och bidrag. Utifrån de återstående raderna har sedan leverantörerna sorterats i fallande skala utifrån hur mycket pengar kommunen betalat ut till dem. Därefter har upphandlingsenheten gått igenom samtliga 2093 leverantörer och kontrollerat huruvida de är avtalsparter eller inte. Kontrollmoment Upphandlingsenheten har fokuserat på tre kontrollmoment; Andel av totala inköpssumman som köpts på avtal Andel som köpts på avtal av de 100 största leverantörerna Antal leverantörer som levererat för kr (2 basbelopp) och uppåt, respektive neråt.

19 Andel av totals inköpssumman som köpts på avtal visar att 88 % av alla inköp som gjorts i kommunen har skett hos leverantörer som kommunen har avtal med efter upphandling. Se diagrammet nedan. Andel av totala inköpssummansom köpts på avtal % 88% För hela kommunen Totala inköp Inköpt på avtal Momentet Andel som köpts på avtal av de 100 största leverantörerna visar att 94 % av inköpen som gjorts från de 100 leverantörerna som fått leverera mest penningmässigt, har skett från avtalsparter. Se diagrammet nedan. Andel som köpts på avtal av de 100 största leverantörerna % 94% Totala inköp Inköpt på avtal Hela kommunen

20 Momentet Antal leverantörer som fått leverera för kr och uppåt, respektive neråt visar att utav de totalt 2092 leverantörer kommunen har, är antalet som levererat för mer än kr är 407 st och 1687 st har levererat för under kr. Se diagrammet nedan. Antal leverantörer över/under kr st 2093 st Över kr Under kr Totalt antal leverantörer st För hela kommunen Utveckling För att på ett tydligt sätt visa utvecklingen av avtalstroheten har nedanstående diagram lagts till. Utveckling av avtalstrohet 100% 80% 60% 40% 20% % År Analys Precis som föregående år delade detta inköpsbokslut inte in kommunen i förvaltningar, utan ser kommunen som en enhet. Därför redovisas inte förvaltningarna var för sig. Inköpsbokslutet visar på en positiv trend, då avtalstroheten har stadigt har ökat var avtalstroheten i en av kommunens förvaltningar 47%, 2007 hade den ökat till 76 %, % och 2009 hade 88% av avropen (i kronor räknat) skett från avtalsparter.

21 För 2009 är utfallet att 94% av pengarna som betalades ut till kommunens 100 största leverantörer (penningmässigt) gick till avtalsparter och 88% av totala summan. Trots att det är en sänkning med 1% mot 2008 för de största leverantörerna, så är det en höjning från 83 till 88% för totala summan, så får detta ses som ett mycket bra resultat och det är tydligt att de insatser som gjorts, i form av information och tydligare styrning från ledningen, har haft verkan. Precis som under tidigare år bör man nog även tillskriva den tydligare internkontrollen en stor del och även tidigare inköpsbokslut. För de leverantörer som erhållit en summa under kommunens direktupphandlingsgräns (2 basbelopp = SEK) bör ett frågetecken sättas, då dessa leverantörer kan vara upphandlade av förvaltningarna som direktupphandlingar i enlighet med kommunens upphandlingspolicy. Dock finns problematiken kvar med det stora antalet leverantörer där inköp sker för låga belopp och troligtvis av likartade varor och tjänster. Det bör också påpekas att av de leverantörer där avtal finns, kan ibland avrop ha skett som inte ingår i det upphandlade avtalsområdet. Till exempel kan en leverantör vara upphandlad för konsulter inom ett specifikt område, men ha fått leverera även konsulter inom ett helt annat område. I inköpsbokslutet blir dessa ändå markerade helt och hållet som avtalspart. Genomfört under 2009, utöver normalt förekommande upphandlingar - Stor insats av utbildningar, då fakturaskanning införts - Ett antal konkurrensutsättningar Förbättringsåtgärder - En fortsatt och intensifierad utbildning av beställare och beslutsfattare bör ske - Mer information vid avtalsstart till berörda beställare - Förbättra internkommunikationen, t ex via Upphandling.com och Insidan Måluppfyllnad för Antalet leverantörer har minskat, från 2525 till 2093, vilket är en minskning med 17% - Avtalstroheten för de 100 största leverantörerna har minskat från 95% till 94% - Avtalstroheten i hela kommunen har ökat från 83% till 88% - Antalet beställare har minskat från drygt 600 st till 450 st, tack vare skanningprojektet - Utbildningar har hållits gällande LOU och upphandlingspolicyn vid ett flertal tillfällen Mål för Höja avtalstroheten till minst 95% för de 100 största leverantörerna - Höja avtalstroheten i hela kommunen till minst 90% - Minska antalet beställare ytterligare - Vid minst två tillfällen per år bjuda in till utbildning inom LOU och kommunens upphandlingspolicy

22 : Bilaga 3 Överförmyndaren Berith Söderström Dnr Verksamhetsberättelse 2009 för Överförmyndaren i Upplands Väsby kommun Uppdrag och ansvarsområde I varje kommun skall finnas en överförmyndarnämnd eller en s.k. ensam överförmyndare. Upplands Väsby kommun har valt ensamöverförmyndare och en ersättare för denne. Länsstyrelsen kontrollerar överförmyndarens verksamhet. Överförmyndarens verksamhet regleras av bestämmelserna i föräldrabalken (FB) och är en egen myndighet. Verksamheten under 2009 Under 2009 har 123 nya ställföreträdarskap anordnats av tingsrätt eller överförmyndaren, i huvudsak är det gode män för personer med någon form av funktionsnedsättning samt gode män för ensamkommande asylsökande barn. Överförmyndaren har tillsynen över dessa ställföreträdare, men också över förmyndare som förvaltar sina barns tillgångar. I alla anmälningar om behov eller ansökan om ställföreträdare ansöker överförmyndaren efter utredning eller lämnar yttrande till tingsrätt om behov finns. För att möta behovet av nya ställföreträdare genomfördes en rekryteringskampanj under 2009 och för att öka kvaliteten och rättssäkerheten för den enskilde har överförmyndaren under 2009 genomfört ett flertal utbildningar, en del i samverkan med överförmyndaren i Sigtuna kommun. Förändringar i lagstiftningen 1 januari 2009 innebar bl.a. kontrollerad förvaltning för förmyndare vid ett basbelopp samt att fristen för en enskild som vill väcka talan mot en förordnad ställföreträdare förlängs från ett till tre år. I överförmyndarens tillsyns- och granskningsarbete koncentreras arbetet på säkerheten för den enskilde, att den omyndiges eller huvudmannens medel i skälig omfattning har använts för hans eller hennes uppehälle, utbildning och nytta i övrigt och att medel som inte har använts för sådana ändamål är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och att skälig avkastning erhålles. KS_2009_274 - Bilaga 3 Överförmyndarens verksamhetsberättelse ver 2{FCFE-615B-0000-B99B-0000-A100} (1).doc/maso25 /

23 2 (2) Framtiden/risker En ökning av antalet personer i Upplands Väsby kommun med psykisk funktionsstörning som är i behov av god man eller förvaltare kan konstateras även under Det innebär bl.a. behov av nya ställföreträdare med kompetens som gör det möjligt att stödja den gruppen av personer. En ökad samverkan med grannkommunerna kan säkerställa kompetens och god kontinuitet i verksamheten samt minska sårbarheten. Förslag till lagändringar diskuteras vilket kan komma att innebära nya arbetsuppgifter för myndigheten, bl.a. att anordnande av god man för gamla, sjuka, funktionshindrade, missbrukare mm delvis kommer att läggas över från tingsrätten till överförmyndaren. Här är det frågan om rejält ökade krav på både tillgång till personal och personalens kompetens. Personal Personalresursen har uppgått till totalt 2,0 tjänster inklusive överförmyndaren och dennes ersättare valda av kommunfullmäktige. Tillgångarna i personalförsörjningen är den höga kompetensen hos medarbetarna. Problemet är sårbarheten. Berith Söderström Överförmyndare i Upplands Väsby kommun Januari 2010 KS_2009_274 - Bilaga 3 Överförmyndarens verksamhetsberättelse ver 2{FCFE-615B-0000-B99B-0000-A100} (1).doc/beso19/

24 Resultatuppföljning per nämnd, mkr Bilaga 4 Bokslut 2009 NÄMND: Kommunstyrelsen DRIFTREDOVISNING, SAMMANFATTNING Belopp i mkr Bokslut Bokslut Förändr Budget Bokslut Avvikels Kommunersättning 87,4 101,7 14,3 101,7 101,7 0,0 Intern prestationsersättning, intäkt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga intäkter 20,8 15,3-5,5 10,7 15,3 4,6 Summa intäkter 108,2 117,0 8,8 112,4 117,0 4,6 Intern prestationsersättning, kostnad 0,0-35,2-35,2-32,9-35,2-2,3 Övriga kostnader -101,2-77,7 23,5-79,5-77,7 1,8 Summa kostnader -101,2-112,9-11,7-112,4-112,9-0,5 Resultat 7,0 4,1-2,9 0,0 4,1 4,1 KS_2009_274 - Underbilaga 4-8 ekonomi, KS verksamhetsberättelse ver 2{FCFE-623F-0000-B A100} (2).xls/Bil 2 Nämndsammanst

25 Resultatuppföljning per verksamhetsområde, mkr. Bilaga 5 Bokslut 2009 NÄMND: Kommunstyrelsen Verksamhet belopp i mkr Bokslut Budget 2009 Bokslut Intern Intern Resultat Kommun Intern prest ers Kostnader Kommun Intern prest ers Kostn- Avvik ersättn prest ers Intäkter kostn Resultat ersättn prest ers Intäkter kostn ader Resultat 2009 Nämnd- och styrelseverksamhet -0,6 11,1 0,0 1,5-0,1-12,5 0,0 11,1 0,0 1,7 0,0-13,1-0,3-0,3 Stöd till politiska partier 0,0 1,8 0,0 0,0 0,0-1,8 0,0 1,8 0,0 0,0 0,0-1,8 0,0 0,0 Övrig politisk verksamhet 0,1 7,3 0,0 0,7-1,3-6,7 0,0 7,3 0,0 1,2-1,3-6,8 0,4 0,4 Allmän kommunadministration -2,0 22,1 0,0 0,4-10,0-12,5 0,0 22,1 0,0 0,4-9,9-14,2-1,6-1,6 Central ekonomiadministration 0,4 9,2 0,0 0,0-5,6-3,6 0,0 9,2 0,0 0,0-5,6-2,9 0,7 0,7 Central personaladministration 2,8 13,9 0,0 0,0-4,3-9,6 0,0 13,9 0,0 0,0-4,3-7,4 2,2 2,2 Övr kommungem verksamheter 0,6 17,5 0,0 5,2-9,5-13,2 0,0 17,5 0,0 3,7-9,8-13,2-1,8-1,8 Samhällsplanering -0,6 0,3 0,0 1,5-0,2-1,6 0,0 0,3 0,0 6,8-0,2-7,9-1,0-1,0 Näringsliv och energisparåtg -0,5 0,5 0,0 0,3-0,2-0,6 0,0 0,5 0,0 0,3-0,3-1,0-0,5-0,5 Miljöledning 0,0 1,1 0,0 0,0-1,1 0,0 0,0 1,1 0,0 0,0-1,1-0,1-0,1-0,1 Samhällsskydd 0,0-0,6 0,0 1,1-0,6 0,1 0,0-0,6 0,0 1,2-0,5 0,0 0,1 0,1 Särskilda medel 6,8 17,5 0,0 0,0 0,0-17,5 0,0 17,5 0,0 0,0-2,2-9,3 6,0 6,0 Summa verksamheter 7,0 101,7 0,0 10,7-32,9-79,5 0,0 101,7 0,0 15,3-35,2-77,7 4,1 4,1 Kostnader minus, intäkter plus Kommentar till större budgetavvikelser och förändringar i jämförelse med föregående år: Avvikelse inomallm kommunadm och övr kommungemensamma verksamheter handlar främst om ökade kostnader för information, annonser mm för satsningar inom kommunikationsområdet ex vis på dialogmöten och extern information. KS_2009_274 - Underbilaga 4-8 ekonomi, KS verksamhetsberättelse ver 2{FCFE-623F-0000-B A100} (2).xls/Bil 3 Utfall driftuppf per vht

26 Nämndens resultaträkning, mkr Bilaga 6 Bokslut 2009 NÄMND: Kommunstyrelsen Intäkter/kostnader Bokslut Budget Bokslut Avvikelse belopp i mkr INTÄKTER (+) Kommunersättning 87,4 101,7 101,7 0,0 Intern prestationsersättning, intäkt 0,0 0,0 0,0 0,0 Försäljningsmedel, taxor, avgifter o ersättningar 2,7 4,4 9,6 5,2 Hyror och arrenden 14,3 4,9 3,0-1,9 Bidrag 3,8 1,4 2,7 1,3 Försäljning av verksamhet och entreprenader 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa intäkter 108,2 112,4 117,0 4,6 KOSTNADER (-) Intern presationsersättning, kostnad 0,0-32,9-33,0-0,1 Personalkostnader -44,7-24,9-23,7 1,2 Bidrag och transfereringar -3,4-3,3-3,3 0,0 Entreprenader och köp av verksamhet -2,1-1,9-1,3 0,6 Lokal- och markhyror, fastighetsservice, bränsle, energi, vatten -4,9-5,1-5,1 0,0 Övriga material och tjänster mm -42,5-21,9-32,0-10,1 Kapitaltjänstkostnader -3,6-4,9-3,0 1,9 Särskilda medel 0,0-17,5-11,5 6,0 Summa kostnader -101,2-112,4-112,9-0,5 Resultat 7,0 0,0 4,1 4,1 Ekonomisk analys: Satsningar inom planarbete, kommunikation mm har ökat kostnaderna för övr material och tjänster. Ökade intäkter beror främst på exploateringsintäkter.

27 Investeringsuppföljning, tkr Bilaga 7 Bokslut 2009 NÄMND: Kommunstyrelsen Projektnummer Investeringsprojekt, tkr Utfall tom Budget Bokslut Avvikelse Prognos Beräknad hela färdigställandetidpunkt investeringen It-investeringar Inventarier Gymnasium Ny badanläggning, inkl inventarier Biblioteks- o kulturlokaler Dragongården, köp Infrastruktur Summa

28 Verksamhetsmått, personaltal Bilaga 8 uppföljning, bokslut 2009 Obligatoriska uppgifter, totalt per nämnd/utskott NÄMND: Kommunstyrelsen Antal årsarbetare totalt (1) Antal anställda 31 december 11 Totalt Totalt Totalt Kvinnor Kvinnor Män Män Totalt antal sjukdagar/anställd (2) 13,84 5,15 3,00 7,50 3,00 1,08 3,20 - varav korttidsfrånvaro (3) 3,72 2,20 3,00 2,84 3,00 1,08 3,20 - varav långtidsfrånvaro (3) 10,12 2,95 0,00 4,66 0,00 0,00 0,00 1/ Den faktiska bemanningen i form av antal årsarbetare. Mätdatum är den sista oktober enligt SKL:s rekommendationer. 2/ Totalt antal sjukdagar under året delat med antalet anställda / Korttidsfrånvaron avser de första 14 dagarna, långtidsfrånvaron räknas från och med dag 15.

29 Måluppfyllelse 2009 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges mål Nämndmål Nyckeltal Resultat 2008 Kund Förbättra företagsklimatet i Erbjuda företag goda Placering enligt svenskt Upplands Väsby. etableringsmöjligheter Näringslivsmätning om Stärka Upplands Väsbys attraktionskraft. Förbättra Nöjd-Medborgar- Index Införa miljöledningssystem som möjliggör certifiering enligt ISO år 2010 Medarbetare Korttidssjukfrånvaron under 4 dagar/anställd/år, år Nöjd medarbetarindex (NMI) ska öka från 63 till 66. Ekonomi Ekonomiskt resultat ska uppgå till 2% av skatteintäkter m.m. Skapa förutsättningar för detaljplaner som innebär möjlighet att bygga 300 bostäder Erbjuda attraktivt boende för alla genom bostadsomvandling och nya aktörer på marknaden Förbättra Nöjd-Medborgar- Index Miljöledningsystemet ska vara infört i hela organisationen vid årsskiftet 2009/2010 företagsklimatet Antal färdigställda lägenheter och småhus Bilaga 9 Mål 2009 Resultat Genomförd försäljning av Väsbyhems bostäder (andel av totalt bestånd år 2006 med 7881 lägenheter) 19% - 28% Nöjd-Medborgar-Index, NMI 51 not 1 not 1 Minska korttidssjukfrånvaron Korttidssjukfrånvaro, antal dagar per anställd och år 2,2 2,0 3,0 Nöjd medarbetarindex ska öka Nöjd medarbetarindex 69 not 2 not 2 Bedriva verksamheten ändamålsenligt och kostnadseffektivt Miljöledningssystemet är infört. Miljöhandlingsprogram för 2010 har tagits fram. Kommunens certifieringsprocess enligt ISO påbörjas februari Väsbyhem certifierades Resultatavviklese i % av omslutning 6,6% minst 1 % Process Öka tillgängligheten för att Öka tillgängligheten Antal nya e-tjänster underlätta för medborgare och företag i kontakterna med kommunen Not 1: Medborgarundersökningen genomförs våren 2010 Not 2: Medarbetarenkäten genomförs februari 2010 KS_2009_274 - Underbilaga 9 Styrkort - ver 2{FCFE-62B B A100}.xls /Styrkort ,6%

30 Bilaga 10 INTERN KONTROLL 2009 Förvaltningschefens rapport Nämnd/förvaltning: Kommunstyrelsen/kommunledningskontoret 1. Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll X Ja, enligt plan Nej, med följande avvikelser: 2. Resultat av genomförda kontroller Kontrollerna visar att kommunstyrelsens upphandlingar avser intellektuella tjänster som exempelvis konsulttjänster och där ställs endast krav på leverantörens inre miljöarbete. Att attestreglementet följs har kontrollerats på manuella leverantörsfakturor och avvikelser finns i början på året då det fanns bristande kunskap om att hela namnteckningen (ej bara signatur) ska anges i mottagningsattestfältet. Utbildning i attestreglementets innebörd och nya konteringslappar har medfört att rutinen nu efterlevs. Under 2009 har automatiska kontroller byggts upp i och med att alla verksamheter i hela kommunen infört elektroniska flöden av leverantörsfakturor och mottagnings- och beslutsattester av dessa. Att lägga upp attestregler i fakturaportalen har i sig inneburit en internkontroll av vem som har rätt att attestera för vad. För rutinen om kvittning och makulering av kundfakturor har vissa avvikelser hittats som avser avsaknad av anledning till kvittning eller makulering av avgift. 3. Åtgärder som skall vidtas Alla som hanterar leverantörsfakturor har genomgått en utbildning i kommunens attestreglemente och har också informerats om kommunens upphandlings-/avrops- /inköpsrutiner. Angående rutinen för kvittning och makulering av kundfakturor behöver handläggarna informeras om att anledningen till varför kvittning/makulering skett behöver vara tydligare dokumenterad på underlaget. En återkoppling till handläggare ska ske direkt så att anledningen kan kompletteras till underlaget. Datum: Förvaltningschef: Namnförtydligande:Björn Eklundh C:\temp\KS_2009_274 - Underbilaga 10 Intern kontroll - ver 2{FCFE-5EE B98E A100}.doc/malg Sidan