Nya Dataskyddsförordningen. Agnes Hammarstrand

Transkript

1 Nya Dataskyddsförordningen Agnes Hammarstrand

2 Personuppgiftslagen ( PuL ) idag Syfte att skydda personlig integritet I praktiken få sanktioner vid brott mot lagen Många bryter idag mot lagen Nationell lag baserad på EU-direktiv Annan lagstiftning gäller före, t.ex. patientdatalagen Nya dataskyddsförordningen

3 Ny EU-förordning Förordning om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och det fria flödet av sådana uppgifter Direkt gällande förordning som ersätter PuL och motsvarande lagar i hela EU (EES) Syfte Stärka integritetsskyddet Möta teknikens förändringar Underlätta handel inom EU De nya reglerna gäller från och med den 25 maj Nya dataskyddsförordningen

4 Förordningen i korthet Principerna bygger på nuvarande lag, men också ett stort antal nyheter Enhetlig tolkning inom EU - Europeisk dataskyddsstyrelse Finns vissa möjligheter till avvikelser i nationell lag, men bara från vissa regler och på visst sätt Nya dataskyddsförordningen

5 Kompletterande svensk lagstiftning Förordningen behöver kompletteras av nationella regler. Utredningar tillsatta Gäller speciellt för myndigheter, t.ex. kommuner Inget mandat att ge förslag till grundlagsändringar d.v.s. inga förändringar vad gäller handlingsoffentligheten att vänta Klart 12 maj resp. 31 aug 2017 Ser över ett stort antal lagar, b.la. Patientdatalagen och registerförfattningar Nya dataskyddsförordningen

6 När gäller lagen? Brett tillämpningsområde: alla europeiska företag, myndigheter, kommuner m.m. Och alla företag som säljer till EU ( Effektlandsprincipen ) Lagen gäller alla myndigheter, företag, kommuner, föreningar och enskilda Undantag för behandling av privatpersoner av rent privat karaktär (ej publicering på internet) Gäller all behandling av personuppgifter Behandling är det mesta som görs med en personuppgift, även t.ex. mellanlagring Gäller även ostrukturerat material, t.ex. löptext Nya dataskyddsförordningen

7 Vad är en personuppgift? Personuppgifter varje uppgift varigenom en fysisk person direkt eller indirekt kan identifieras Är detta en personuppgift? (en IP-adress) En adressuppgift Ett bilregistreringsnummer eller bostadsadress En bild:

8 Känsliga personuppgifter Ras eller etniskt ursprung Politiska åsikter Religiös eller filosofisk övertygelse Medlemskap i fackförening Hälsa Biometriska och genetiska uppgifter Sexuell läggning/sexualliv

9 Sanktioner Företag kan få böter upp till det högre beloppet av euro eller 4 % av koncernens globala omsättning Myndigheter och offentliga organ: Varje medlemsstat ska bestämma Utredningen ska föreslå om och i så fall i vilken utsträckning kommuner ska kunna få sanktionsavgifter Ersättning till den som lidit skada Även andra sanktioner, varning, böter m.m Nya dataskyddsförordningen

10 Vem ansvarar och vad innebär ansvaret?

11 Personuppgiftsansvarig Den som själv eller tillsammans med andra bestämmer ändamål och medel med personuppgifter är personuppgiftsansvarig Ansvarar alltid självständigt för att lagen uppfylls Det är alltså ni som ansvarar för att t.ex. era IT-system uppfyller lagens krav (inte leverantören) Även möjligt med gemensamt ansvar

12 Personuppgiftsansvarig i kommunen i dag I en kommun är typiskt sätt både kommunstyrelsen och de kommunala nämnderna personuppgiftsansvariga för sina egna behandlingar Självständig nämnd = egen förvaltningsmyndighet = eget personuppgiftsansvar Om olika nämnder olika juridiska personer då kan inte uppgifter föras ut mellan nämnderna hur som helst

13 Ökat eget ansvar Ska kunna visa att lagen följs (accountability) Genomföra lämpliga organisatoriska och tekniska åtgärder för att följa lagen när lämpligt anta policies Den allmänna anmälningsskyldigheten försvinner i stället får ni större eget ansvar Skyldighet för personuppgiftsansvariga (och biträden) att föra register över behandlingen (som innan) Nya dataskyddsförordningen

14 Personuppgiftsbiträde Den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning Exempel på vanliga biträden IT-leverantörer Konsulter Externa Molntjänstleverantörer IT-support Utökade skyldigheter enligt nya förordningen. Kan bli utsatta för sanktioner

15 Krav på personuppgiftsbiträdesavtal Identifiera ansvarig + biträde I vissa fall är bägge parter personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden åt varandra Viktigt att tänka på vid t.ex. IT-upphandlingar, införa rutiner för IT-upphandlingar Åtgärd: Uppdatera gamla personuppgiftsbiträdesavtal! Personuppgiftsbiträde Personuppgiftsansvarig Personuppgiftsbiträdesavtal Individ

16 När är behandling tillåten?

17 Grundläggande principer Laglighet, korrekthet och öppenhet Ändamålsbegränsning Uppgifterna får bara behandlas med hänsyn till vissa särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål Inte senare behandlas på sätt som oförenligt med detta ändamål Uppgiftsminimering Uppgifter ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i relation till ändamålet Korrekthet Uppgifter ska vara korrekta, annars raderas Lagringsminimering Uppgifter får inte sparas länge tid än nödvändigt Integritet och konfidentialitet Krav på säkerhet, inkl. skydd mot obehörig förlust Nya dataskyddsförordningen

18 Integritetstrappan vilka regler gäller enligt lagen (exempel)? Speciella krav för känsliga uppgifter Information till registrerade (personuppgiftspolicy) Säkerhet, rutiner för dataportability, etc. Avtal, dokumentation, rutiner, m.m. Förbud att flytta uppgifter utanför EU Är behandlingen laglig? Grundläggande principer att följa, t.ex. gallring, tid

19 När är behandling tillåten? Nödvändigt för att ett avtal med den registrerade ska kunna fullgöras Nödvändigt fullgöra rättslig förpliktelse (Skydda intressen av grundläggande betydelse för registrerade eller annan fysisk person) En arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras eller som ett led i myndighetsutövning Intresseavvägning Samtycke Nya dataskyddsförordningen

20 Intresseavvägning STOPP! Den registrerades intresse mot kränkning av den Enligt personliga förordningen kan inte en intresseavvägning Personuppgiftsansvariges integriteten användas för behandling av kommuner berättigade när fullgör intresse sina uppgifter

21 Laglighetsbedömning Vad är ändamålet med en viss behandling? Finns laglig grund enligt förordningen? Laglig skyldighet att utföra behandling Arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras eller som ett led i myndighetsutövning Nödvändigt p.g.a. avtal med den registrerade (Intresseavvägning (praxis eller bedömning)) Annars behövs samtycke! Är samtycke en rimlig och proportionell åtgärd eller ska vi låta bli att utföra behandlingen? Hur samlar vi in samtycket?

22 Känsliga personuppgifter Får fortfarande bara behandlas i undantagsfall Uttryckligt samtycke Behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande hälso- och sjukvård och yrkesmedicin, medicinska diagnoser, tillhandahållande av hälso- och sjukvård, behandling, social omsorg eller förvaltning av hälso- och sjukvårdstjänster på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt Patientdatalagen - Är behandlingen strikt nödvändig för att uppfylla vår skyldighet enligt lag? Vissa specialregler för andra uppgifter, t.ex. brott, personnummer Åtgärder: Är behandlingen av känsliga personuppgifter laglig?

23 Åtgärder Laglighetsbedömning Se över laglig grund för alla era behandlingar Säkerställ att inte fler uppgifter hanteras än nödvändigt med hänsyn till ändamålet Hur länge får uppgifterna behandlas? Gallringsrutiner Säkerställ att de grundläggande rutinerna följs

24 Hårdare krav på samtycke Frivillig, specifik, informerad, otvetydig viljeyttring Viktigt att den registrerade ges ett reellt val Kan vara muntligt eller skriftligt Begäran om skriftligt samtycke ska läggas fram på ett sätt som klart och tydligt kan särskiljas från andra frågor vara begripligt och lättillgängligt och ha ett klart och tydligt språk Olika samtycken för olika ändamål? Åtgärd: Samtyckestexter behöver uppdateras!

25 Konsekvensbedömning I nya projekt som innebär behandling som sannolikt leder till hög risk för personers rättigheter och friheter Krav att göra konsekvensbedömning (Data Protection Impact Assessment) och dokumentera Förhandssamråd med tillsynsmyndigheten om konsekvensbedömningen visar att behandlingen leder till en hög risk Vissa undantag, bl.a. för patientdata Åtgärder: Införa rutiner för Konsekvensbedömningar samt en mall för dessa Nya dataskyddsförordningen

26 Förordningen och offentlighetsprincipen

27 Förhållandet till offentlighetsprincipen Dataskyddsreglerna inskränker inte en myndighets skyldighet att lämna ut personuppgifter enligt offentlighetsprincipen Skyldigheten att lämna ut uppgifter gäller efter att en medborgare begärt ett sådant utlämnande När skyldighet att lämna ut information inte finns (t.ex. elektroniskt) måste kommunen pröva noga om det är möjligt att lämna ut med hänsyn till PuL

28 Nya dataskyddsförordningen Ger samma utrymme för Sverige att behålla handlingsoffentligheten och sekretesslag Vad gäller vid utelämnande i elektroniskt format? Utredaren ska föreslå regler som balanserar yttrande- och informationsfriheten mot personuppgiftsskyddet Ger även rätt att ha arkivlagstiftning Inte rätt att ha kvar onödiga personuppgifter i sitt aktiva verksamhetssystem Individ ska ha rätt att säga nej till att hens uppgifter sparas om uppgiften inte är nödvändig för utförandet av en arbetsuppgift i allmänhetens intresse Utredningen ska föreslå förslag

29 Säkerhet och IT-krav

30 Utökade säkerhetskrav Personuppgiftsansvarige och biträde ska vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå Kan inbegripa t.ex. kryptering av personuppgifter fortlöpande kontroll av de system som behandlar uppgifterna och system för att testa effektiviteten hos åtgärder som ska säkerställa behandlingens säkerhet Att följa en uppförandekod kan användas för att visa att följer kraven Nya dataskyddsförordningen

31 Säkerhetskrav Tekniska åtgärder Förfarande för att kontinuerligt testa Antivirus, auktorisationskrav, behörighetsstyrning Brandväggar och krypteringsfunktioner, osv. Känsliga uppgifter Sekretess Specialkrav Uppgifter om brott osv. Organisatoriska åtgärder Organisation och rutiner Instruktioner och Polices Säkerhetsnivå i förhållande till risk

32 Privacy by design Inbyggd integritet Uppgiftsminimering Säkerhets- och integritetsaspekter ska tas hänsyn till redan vid planering och utveckling av IT-system De grundläggande principerna, t.ex. undvika fritextfält, behörighet, standardinställningar för lagring m.m. Den som är personuppgiftsansvarig ska ställa kraven Åtgärder: Inför rutiner för att ställa krav vid ITupphandlingar samt utbilda eventuella arkitekter

33 Informationskrav vid personuppgiftsincident Informera om personuppgiftsincident utan oskäligt dröjsmål Informera tillsynsmyndigheten Som huvudregel: Inom 72 timmar efter vetskap om intrånget Informera varje registrerad individ Om sannolikt leder till hög risk för enskildas rättigheter Undantag, t.ex. om system finns för att bevisa att de förlorade uppgifterna gjorts oläsbara för utomstående, t.ex. kryptering Oproportionerlig ansträngning: Istället informera allmänheten Åtgärder: Se över/stärka era säkerhetsåtgärder och införa rutiner för att meddela registrerade individer Nya dataskyddsförordningen

34 Personuppgiftsombud nya dataskyddsombudet

35 Dataskyddsombud (jfr. personuppgiftsombud) Måste utses av alla kommuner Speciell anställd eller konsult med ansvar för personuppgiftshantering Skapa medvetenhet, övervaka efterlevnad, m.m. Jfr. tidigare personuppgiftsombud Kriterier för utnämnande Yrkesmässiga kvalifikationer Expertkunnande om lagstiftning Förmågan att fullgöra sina uppgifter Anställ eller vidareutbilda någon nu!

36 Dataskyddsombudets ställning Ska erhålla stöd från registeransvarig vid utförandet av sina arbetsuppgifter På ett korrekt sätt och i god tid få delta i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter Tillräckliga resurser Får inte motta instruktioner som gäller utförandet av arbetsuppgifterna Får inte avsättas eller bli föremål för påföljder Ska rapportera direkt till högsta förvaltningsnivå Får ha andra arbetsuppgifter, men den registeransvarige ska se till att sådana arbetsuppgifter inte leder till en intressekonflikt

37 Registrerades rätt till information och rättelse samt några övriga regler

38 Rätt till information A. Självmant Policy/Informattion till alla registrerade B. På begäran Registerutdrag normalt inom en månad Mer omfattande information Vissa undantag, t.ex. sekretess En kopia gratis Avgifter kan endast ta ut för ytterligare kopior; eller där en begäran om information är "uppenbart ogrundad eller överdriven" Åtgärd: Uppdatera information till anställda, kunder och andra registrerade samt rutiner och policys! Nya dataskyddsförordningen

39 Rätten att bli bortglömd Minimera volymen av sparade personuppgifter Krav på att radera - om ingen legitim grund för fortsatt behandling finns Radera mina uppgifter NEJ Legitima grunder för att behålla uppgifterna? JA RADERA BEHÅLL Åtgärd: Är det möjligt att bli glömd? Gäller ej för patientdata eller uppgifter för forskningsändamål Nya dataskyddsförordningen

40 Rätt till rättelse och begränsning Den registrerade har rätt att kräva att uppgifterna begränsas eller rättas Vid rättelse, begränsning eller radering: Viktigt meddela personuppgiftsbiträden/mottagare av uppgifter att också rätta, begränsa och radera!

41 Förbud mot överföring utanför EU Lagstiftningen ska inte kunna kringgås genom att flytta ut data Behöver ha koll på var data behandlas Innebär viss tjänst eller support överföring till länder som inte är tillåtna? Molntjänster? Undantag finns för tillåten överföring, t.ex. vissa land eller användande av standardklausuler Åtgärder: Säkerställ att ingen överföring sker utanför EES utan laglig grund, t.ex. vid upphandling av IT-tjänster

42 Andra exempel på nyheter Dataportabilitet Certifieringsmöjligheter Ökat fokus på att anonymisera uppgifter Nya dataskyddsförordningen

43 Konsekvenser och hur ska vi göra?

44 Konsekvenser av lagen Dataskydd blir en ledningsfråga Viktigare att följa lagen Integritetsfrågorna får mer uppmärksamhet och kräver resurser, organisation och budget Ökat fokus på förebyggande åtgärder och dokumentation System och databaser kan bli olagliga Nya dataskyddsförordningen

45 Juridisk genomgång Är behandlingen laglig, hur görs idag? Laglig grund/ändamål för den behandling som görs (register som finns)? Dokumentation över behandling, osv. Juridiska dokument/ policyer Personuppgiftsbiträdesavtal, information till registrerade (personuppgiftspolicy), eventuella samtyckestexter, interna policyer för behandling, dokumentation över konsekvensbedömning, dokumentation/avtal för överföring till tredje land, osv. Tekniska åtgärder Säkerhetskrav, inbyggd integritet (privacy by design), gallring, behörighetsstyrning, autentisering, osv. Organisation Dataskyddsombud, ansvar över system och rutiner, rapportordning, osv. Organisatoriska åtgärder - rutiner Utelämnande av information, dokumentera samtycken, checklistor, register över behandling, rutiner för anmälan av personuppgiftsincident, konsekvensbedömning vid ny behandling, rutiner vid upphandlingar, osv.

46 Hur kan vi förbereda oss? Skapa medvetande internt om de nya reglerna och den nya rollen informera och utbilda Ett projekt för att följa lagen behövs 1. Gör en nulägesanalys ( Gap analysis ) 2. Efterlevnadsprojekt

47 Nulägesanalys ( Gap analysis ) Identifiera behandlingar och system Laglig grund för behandlingen Identifiera tredjeparter Mappa vilka enheter inom kommunen som är personuppgiftsansvariga och biträden Vilka juridiska dokument, rutiner och samtycken finns idag? Identifiera brister och områden att hantera inför att förordningen träder i kraft

48 Efterlevnadsprojekt Hur säkerställa ett effektivt efterlevnadssystem ( Data Protection Management System )? 1. Säkerställ att behandlingen är laglig 2. Sätt ansvar och organisation 3. Uppdatera juridiska dokument, avtal, samtycken och policyer 4. IT- och säkerhetsåtgärder 5. Organisatoriska åtgärder och rutiner accountability

49 Agnes Hammarstrand / Partner, Advokat Telefon: Advokatfirman Delphi Adress: Östra Hamngatan 29, Göteborg, Sweden Telefon: + 46 (0) Fax +46 (0)

50 Vårt team inriktat mot online, e-handel och dataskydd i Göteborg Agnes Hammarstrand Partner, Advokat Tfn: Mobil: Siri Mårtensson Senior Associate / Advokat Tfn: Mobil: siri.martensson@delphi.se Marielle Eide Associate Tfn: Mobil: marielle.eide@delphi.se Linda Kræmer Associate Tfn: Mobil: Linda.Kraemer@delphi.se Elisabeth Söderholm Partner / Advokat Tfn: Mobil: elisabeth.soderholm@delphi.se Anna Ersson Associate Tfn: Mobil: anna.ersson@delphi.se Advokatfirman Delphi / Östra Hamngatan 29 / Göteborg / Sweden / tel: + 46 (0) / fax: + 46 (0) /delphi.se

51