Uppsala Senioruniversitet. Verksamhetsbeskrivning.

Transkript

1 Bilaga 6 Beslut Uppsala Senioruniversitet. Verksamhetsbeskrivning. Föreningen Uppsala Senioruniversitet (USU) inledde sin verksamhet hösten 1979 med stöd av Folkuniversitetet i Uppsala. Samverkan finns även med Uppsala universitet. USU är en ren studieorganisation. Föreningen är partipolitiskt och religiöst neutral. Arbetet med administration, programplanering och genomförande utförs på ideell basis. Föreningens ändamål är att anordna studieverksamhet för sina medlemmar i form av studiecirklar, föreläsningsserier, tisdagsföreläsningar, studieresor, studiebesök och andra kulturevenemang. att stimulera olika former av verksamhet som har en forskningsorienterad inriktning, att hålla kontakt med liknande organisationer inom och utom landet. Stadgarna återfinns på webbplatsen Rätt till medlemskap har alla som fyllt 58 år samt även yngre personer som uppbär pension av något slag. Rätt till medlemskap har även make/maka till, eller samboende med, medlem i USU. Medlem blir man genom inbetalning av medlemsavgift. Föreningen har i oktober medlemmar. Medlemskap krävs för deltagande i föreläsningar, studiecirklar och andra arrangemang. Uppsala Senioruniversitet ger ut fem nummer per år av tidskriften Medlemsbladet och har en egen webbplats. Läs om Medlemsbladet på USU erbjuder varje termin åtta tisdagsföreläsningar, ett nittiotal föreläsningsserier och studiecirklar och ett stort antal resor, studiebesök och andra kulturevenemang.

2 Organisationsgraf Valberedning Styrels e Revis orer Sekretariat Arbets grupper Ek onom i Kurs adm. Tisdags föreläs ningar Serier oc h c irk lar Internationell v erk s amhet WebbIT M edlem s- bladet Rapportserien AV-tek nik Resor Bokföring & betalningar Resadm. Studieledare Webbplats en M edlem s- k ontak ter M edlem s- regis ter Kopierings - service för Cirkel/Serieled. Sy stem adm. Samhällsv etens k ap Språk Naturv etens k ap oc h tek nik M edic in oc h v ård Humaniora IT-stöd Bildark iv

3 Årsmötet Uppsala Senioruniversitet håller sitt årsmöte under mars månad. Vid årsmötet behandlas: Styrelsens berättelse för det gångna året Revisorernas berättelse och frågan om ansvarsfrihet Val av nya styrelseledamöter, revisorer samt valberedning Fastställande av medlemsavgift för kommande år Frågor av principiell betydelse för verksamhet Styrelsen Styrelsen består av sju ordinarie ledamöter och två suppleanter. Ledamöterna framgår av avsnittet "Funktionärer" på webbplatsen Styrelsen: beslutar på förslag från arbetsgrupperna om o föreläsningsserier och studiecirklar o tisdagsföreläsningar o resor, studiebesök och andra kulturevenemang ansvarar för ekonomiska frågor samverkar med andra senior-/pensionärsuniversitet i Sverige och internationellt bevakar frågor av intresse för seniorer ansvarar för ett årligt höstsamråd för samtliga funktionärer inbjuder till ett årligt vårkollegium för serie- och cirkelledare Arbetsutskottet: Arbetsutskottets uppgift är att, på styrelsens delegation, fatta beslut i ärenden av brådskande natur. Besluten anmäls vid följande styrelsesammanträde. Arbetsutskottet består av USU:s ordförande, kassaförvaltare och sekreterare. Ekonomifunktion Styrelsen är ansvarig för förvaltningen av USU:s ekonomi. I styrelsen är det kassaförvaltaren som till styrelsen lämnar fortlöpande information om ekonomin initierar verksamhetsplanering och budget för kommande verksamhetsår sammanställer arbetsgruppernas planer och budgetar för styrelsens behandling och beslut ansvarar för att bokslut upprättas håller kontakt med revisorerna ansvarar för placeringen av USU:s tillgångar deklarerar för föreningen Kassören, som ingår i sekretariatet, ansvarar för betalningar av räkningar, fakturor och återbetalningar av avgifter ansvarar för bokföring av intäkter och kostnader i Visma-systemet

4 tar fram rapporter ur Visma-systemet inför styrelsemöten Revisorer Revisorer framgår av avsnitt "Funktionärer" på webbplatsen Revisorernas uppgift är att före årsmötet granska årsredovisning, räkenskaper och förvaltning för det avslutade verksamhetsåret och redovisa resultatet därav i en revisionsberättelse. Valberedning Valberedningens medlemmar framgår av avsnitt "Funktionärer" på webbplatsen Valberedningens uppgift är att inför årsmötet föreslå vilka som skall väljas för kommande år enligt stadgarnas paragraf 13 pkt Val av ordförande för ett år. 10. Val av tre styrelseledamöter för två år, två suppleanter för ett år jämte erforderligt fyllnadsval. 11. Val av två revisorer och en revisorssuppleant. Sekretariatet Sekretariatet bemannar föreningens expedition och sköter den huvudsakliga delen av administrationen. Sekretariatet är den centrala kontaktytan mellan medlemmarna och föreningen. Ledning/samordning görs av en person som dessutom är adjungerad medlem av styrelsen. Sekretariatets medlemmar framgår av avsnittet Funktionärer på USU:s webbplats Gruppens medlemmar sammanträder cirka tio gånger per år för att planlägga verksamheten och fördela arbetsuppgifterna som översiktligt kan delas upp i tre områden.

5 Medlemsservice, exempel svara på allehanda telefon- och e-postförfrågningar ta emot och registrera anmälningar om medlemskap och till aktiviteter instruera medlemmarna i anmälan på webbplatsen kontakta medlemmar vid programändringar förse medlemmarna med biljetter till föreläsningsserier vid behov inhämta uppgift om medlems kontonummer och lämna underlag till kassören om återbetalning av avgifter informera presumtiva medlemmar om USU ta emot synpunkter på föreningens verksamhet Dataarbete i USUM (USU:s Medlemssystem), exempel ta ut och sända fakturor och medlemskort till medlemmar föra in data kring olika aktiviteter ta fram deltagarlistor, etiketter, anmälningsstatistik m.m. från banken ladda ner inbetalningar och åtgärda felaktiga betalningar skicka påminnelsefaktura vid obetald faktura och följa upp ta fram aktuella medlemsdata inför Tisdagsföreläsningar Internservice, exempel diarieföra och distribuera inkomna brev och fakturor till handläggare föra in programändringar på webbplatsen administrera Senioruniversitetets samråd, vårkollegium och årsmöte hjälpa övriga funktionärer med begärd information, utskrifter, lokalbokningar m.m. hjälpa cirkelledare m.fl. med utskrifter och kopiering Gruppmedlemmarna har dessutom möjlighet att specialisera sig inom någon eller några av övriga uppgifter som förekommer, exempelvis

6 att som studieledare administrativt ansvara för cirklar och föreläsningsverksamhet vilket innebär schemaläggning, lokalbokning, kontakt med serieansvariga och cirkelledare, att skriva program till Medlemsbladet, att svara för aktivitetsuppgifter i USUM, att rapportera till Folkuniversitetet m.m. att delta i Resegruppen som ansvarar för planering och genomförande av resor att ansvara för utformning och dokumentation av användarrutiner att utbilda sekretariatsmedlemmar i nya arbets- och datarutiner att ge användarstöd vid underhåll av datorsystem/register att i samråd med WebbIT-gruppen ansvara för vidareutveckling och underhåll av det administrativa datasystemet att ansvara för Föreningsarkivet och arkivering, samt överlämning till folkrörelsearkivet Till sekretariatet är också knuten kassören, som ansvarar för betalning av räkningar, fakturor och återbetalningar, samt bokföring av kostnader och intäkter. Arbetsgrupper 1. Tisdagsföreläsningar 2. Serier och cirklar 3. Internationell verksamhet 4. WebbIT 5. Medlemsbladet 6. Rapportserien 7. AV-teknik 8. Resor Arbetsgruppen för tisdagsföreläsningar Gruppens medlemmar framgår av avsnitt "Funktionärer" på webbplatsen Gruppens uppgift är att föreslå ämnen för tisdagsföreläsningar, som äger rum var fjortonde dag under terminerna, ta kontakt med föreläsarna, bestämma tider med dem och utse en i gruppen som värd vid aktuell föreläsning. Beträffande ämnesvalet försöker gruppen att göra detta så omväxlande som möjligt genom att forskare och lärare från olika vetenskaper belyser aktuella frågor inom en rad områden såsom vård, teknik, humaniora, ekonomi och rättsväsende sedda såväl i ett nationellt som i ett internationellt perspektiv.

7 Naturvetenskap och humaniora blandas med Uppsala-historia och nutidsaktualiteter. Förhoppningen är att denna variation i utbudet av föreläsningar skall tillgodose ett brett spektrum av medlemmarnas önskemål. Arbetsgruppen för serier och cirklar Medlemmarna i arbetsgruppen är indelade i fem ämnesområdesgrupper: Humaniora, Samhällsvetenskap och juridik, Språk, Naturvetenskap och teknik samt Medicin och vård. En samordnare finns för varje ämnesgrupp. Vid behov bildas tvärgrupper för att behandla gränsöverskridande ämnen. Till gruppen hör också en ordförande och tre studieledare. Gruppens sammansättning framgår av avsnittet "Funktionärer" på USU:s webbplats Arbetsformer: Möten med hela arbetsgruppen. Möten med samordningsgruppen - samordnarna i de olika ämnesgrupperna tillsammans med ordföranden, biträdande ordföranden och studieledarna. Ämnesgruppernas möten. Inför varje termin lämnar arbetsgruppen förslag på vilka studiecirklar och föreläsningsserier som USU:s program skall omfatta. För att diskutera olika idéer och fördela ansvaret för genomförandet av programinslagen har hela arbetsgruppen fyra möten per år och samordningsgruppen ytterligare fyra möten. Två gånger per år sker dessa möten i form av en gemensam planeringskonferens med Arbetsgruppen för Tisdagsföreläsningar. Ansvaret för kontakter med presumtiva lärare/ledare och utformning av presentationen av cirkeln/serien i programmet fördelas på gruppens medlemmar. Studieledarna ansvarar administrativt för fortsatta kontakter med vidtalade lärare/ledare, tidsplanering, lokalbokning, programmanus och rapportering till Folkuniversitetet. Gruppen sammanställer efter beslut i styrelsen ett slutligt program för tryckning i Medlemsbladet. Gruppens uppgift är även att föreslå vilka generella och finansiella villkor som bör gälla för de studiecirklar och föreläsningsserier som USU erbjuder, t.ex. typ av cirklar, nivå, avgifter för deltagare, arvoden för lärare, ersättning för särskilda utgifter m.m. Som ett led i det pedagogiska utvecklingsarbetet ansvarar gruppen varje vår för ett kollegium för ledare av cirklar och serier, samt USU:s styrelse. Arbetsgruppen för internationell verksamhet Arbetsgruppens uppgift är att hålla kontakt med senioruniversitet eller motsvarande organisationer i andra länder och därigenom få impulser och nya idéer som på olika sätt kan påverka verksamheten inom Uppsala Senioruniversitet (USU). Det sker framför allt genom deltagande i de internationella nätverksorganisationerna AIUTA (L Association Internationale des Universités du Troisième Age) < och EFOS (European Federation of Older Students at Universities) Uppsala Senioruniversitet har sedan flera år en styrelseplats i båda dessa organisationer.

8 Internationella arbetsgruppens uppgifter kan sammanfattas enligt följande: att delta i AIUTA:s och EFOS:s styrelse- och medlemsmöten samt i de internationella konferenser som anordnas inom dessa organisationer, att delta i internationella forsknings- och utvecklingsprojekt främst inom EU (ERASMUS +), att anordna bilaterala utbyten med medlemmar i senioruniversitet i andra länder, att anordna resor till och studiebesök till senioruniversitet i andra länder, Information om pågående aktiviteter lämnas kontinuerligt på Uppsala Senioruniversitets hemsida under rubriken Internationellt. Arbetsgruppen WebbIT Gruppens medlemmar varav de flesta representerar andra arbetsgrupper framgår av avsnitt "Funktionärer" på USU:s webbplats Arbetsgruppen har följande uppgifter. ansvarar för webbplatsens ( innehåll och struktur, vilket bl.a. innebär att se till att webbplatsens innehåll är aktuellt och att dess struktur är tydlig och lättorienterad utbildar dem som har fått i uppgift att ajourföra webbplatsens olika sidor utvecklar dokumentmallar vid behov bistår vid framtagning av presentationsmaterial ger stöd vid inköp av lånedatorer till cirkelledare ger stöd vid övrig anskaffning av IT-utrustning ger stöd vid specifikation och inköp av administrativa system svarar för bildarkivets tekniska funktion och innehåll Arbetsgruppen för Medlemsbladet Senioruniversitetet ger årligen ut fem nummer av Medlemsbladet. Bladet innehåller bland annat uppgifter om cirklar, föreläsningsserier, tisdagsföreläsningar och utflykter. Dessutom återfinns information om kommande resor och studiebesök. Medlemsbladet publicerar också artiklar om andra kommande evenemang och rapporterar ibland om aktiviteter som har ägt rum vid senioruniversitetet. De två nummer som publiceras under månaderna januari och augusti, nummer 1 och 4, innehåller det totala programutbudet för våren respektive hösten. Vilka som ingår i arbetsgruppen för Medlemsbladet framgår av avsnittet "Funktionärer" på USU:s webbplats Äldre nummer av Medlemsbladet finns att hämta på Arbetsgruppen för rapportserien Rapportgruppen vid USU publicerar rapporter som dokumenterar innehållet i vissa föreläsningsserier och cirklar och som ger historik över utvecklingen av USU. Rapporterna finns tillgängliga på USU:s webbplats under fliken Arkiv.

9 Arbetsgruppen för AV-teknik Gruppens medlemmar framgår av avsnitt "Funktionärer" på USU:s webbplats Gruppens uppgift: att ansvara för att AV-tekniken fungerar vid föreläsningsserier och tisdagsföreläsningar att tillsammans med serieansvariga kontakta föreläsarna och klargöra vilka AV-hjälpmedel som föreläsaren behöver att filma föreläsningar och publicera dessa på nätet så att USU:s medlemmar kan nå dem via hemsidan att vid behov hjälpa till med teknisk utbildning av cirkelledare att köpa in och konfigurera lånedatorer till cirkelledare och annan teknisk utrustning att samverka med lokaluthyrarna så att en väl fungerande AV-miljö finns tillgänglig. Arbetsgruppen för resor Gruppens medlemmar framgår av avsnitt "Funktionärer" på USU:s webbplats Arbetsgruppens syfte är att utarbeta förslag rörande resor omfattande flera dagar inklusive övernattningar via en resebyrå och förbereda dessa genom anordnande av en studiecirkel eller seminarieserie att utarbeta förslag rörande endagsresor till kulturella evenemang i Uppsala- och Stockholmregionen