Projekthantering i SAP Användarmanual för transaktion CJ20N Helhet 1 12 och

Transkript

1 2011 Projekthantering i SAP Användarmanual för transaktion CJ20N Helhet 1 12 och Gundel Westerholm Åbo Akademi 1

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... i 1 Projektstrukturen i SAP Projektets grundnivå Definitioner på kostnadselementet Avräkningsregler Definitioner på intäktselementen (alltid lägsta nivå) i

3 Denna manual presenterar transaktionen CJ20N Project Builder och betydelsen av de olika variabler som definieras där och som används av ÅA. 1 Projektstrukturen i SAP 1.1 Projektets grundnivå Projektstrukturen i SAP är hierarkiskt uppbyggd och består av projektelement. Vi använder skilda element för kostnader och intäkter samt skilda element för olika resultatenheter (ifall ett projekt har verksamhet på flere enheter). Projektnumreringen följer samma struktur, grundnummern har 8 tecken och börjar alltid med 28 (=ÅA) Tekes-projekt ERA-NET: grundnivå kostnadselement (konteringsnivå för kostnader (Rondo, Travel, Reportronic) summeringsnivå för intäkter intäkter från Tekes (konteringsnivå för intäkter, denna kod meddelas då projektet fått intäkter, som meddelats via Certia eller ekonpers@abo.fi) egen finansieringsandel (ÅA, kostnadsställe, står för denna del), här får inga externa medel konteras I SAP-transaktionen CJ20N öppnar man projektets grundkod och väljer expandera helt för att se hela projektstrukturen. Man kan välja hierarkigrafik för att kunna se samtliga nivåer och deras inbördes ordning. 1

4 Fakt =Obligatorisk för alla intäktselement, fakturering möjlig men inte nödvändig Plan= ger möjlighet att göra plan (budget) Kont= möjliggör kontering, alltid på lägsta möjliga kostnads- och intäktsnivå Dessa definieras på projektelementets BASDATA-flik. 2

5 På projektets grundnivå hittas flikarna Basdata, Styrning, Administration, Partner och Lång text. Flikarna Styrning, Administration, Partner och Lång text innehåller inga uppgifter av intresse på projektets grundnivå. BASDATA Systemstatus: FRI = pågående projekt ÖPP = grundade projekt, men går ej att använda TAVS = tekniskt avslutade, går att ändra status, t.ex FRIkoppla AVSL= slutgiltigt avslutade Ansvarig: projektledare Starttidpunkt: endast information Sluttidp: endast information Funktionsområde: endast information (jfr projektelementets allokeringsflik) Resultatområde: endast information (jfr projektelementets flik) 3

6 1.2 Definitioner på kostnadselementet Projekttyp: Samfinansierad verksamhet eller affärsverksamhet (inte styrande) Ansvarigt kostnadsställe: anger det kostnadsställe som får krediteringen av projektets AK-tillägg. Viktigt att det är korrekt! Äskande kostnadsställe: används vid investeringar. 4

7 Flik Tidpunkt innehåller inga styrande tidsintervall, endast informativa. ALLOKERING Funktionsområde: Viktigt på kostnadselementet, styr till vilket funktionsområde kostnaderna styrs, används vid årsrapporteringen till UKM Resultatenhet: Viktigt på både kostnads- men speciellt intäktselementet, styr till vilken resultatenhet intäkten, periodiseringen och vinsten för affärsverksamhet hör. 5

8 STYRNING Kalkylschema: definieras alltid på kostnadselementet, en formel för hur AK tillägget kalkyleras. 6

9 De olika kalkylscheman har alltid 6 siffror och ÅA: s kalkylschema börjar med 28. OBS! Det är viktigt att kalkylschema är korrekt. SAP särskiljer inte mellan olika universitet Totalkostnadsmodell fr 2009, Tekniska området, (allokerade löner+ 52 % lbk) * 73 % *) TK modell fr 2009, Humanistiska o övr området (allok löner + 52 % lbk) * 68 % *) TK modell fr 2008, tekn omr (allok löner + 55 % lbk) * 84 % *) TK modell enl övergångsperiod för ramprogram 7, samtliga kostnader exkl underleverantör (revision) * 60 % TK modell gamla Tekes projekt (allok löner + 29 % lbk) * 36 % TK modell gamla Tekes projekt (allok löner + 35 % lbk) * 45 % Marginalkostnadsmodell gamla FA, samtliga kostnader * 14,28 % MK modell, samtliga kostnader * 18 % TK modell fr 2009, Humanistiska o övr området (allok löner + 52 % lbk) * 76 % Totalkostnadsmodell fr 2009, Tekniska området, (allokerade löner+ 52 % lbk) * 81 % *) TK modell enl övergångsperiod för ramprogram 7, Koordineringsprojekt samtliga kostnader exkl underleverantör (revision) * 7 % *) beräknas ej på projektledartillägg eller månadslöner som går förbi lönekvarnen Ifall projektets finansiär godkänner en annan procent eller beräkningsgrund än ovanstående, beräknas AK tillägget manuellt och bokas i memorial i Rondo på konto AK-tillägg, manuell. 7

10 EXTRA FÄLT Finansieringsbeslutsnummer: endast informativt fält, speciellt användbart för Svenska Kulturfonden 8

11 ANVÄNDARFÄLT Sponsor = Finansiär: obligatorisk, används för årsrapporteringen till UKM Tidpunkter: Kostnader från /Kostnader till: Obligatorisk, anger perioden under vilken bokningar kan göras, gäller både kostnads-och intäktselementet. Finanseringsmodell: Bestämmer vilken lönebikostnad som lönekvarnen ska räkna med. /84 endast informativt vilken typ av AK tillägg gäller Projektsekreterare: = Ekonomisekreterare, fylls i för samtliga projekt 9

12 ADMINISTRATION Information om vem som grundat och senast ändrat projektet. Flikarna ÖVERORDNADE och PROGRESS innehåller ingen väsentlig information PARTNER = finansiär, eller den organisation som faktureras, viktig endast för intäktselementet, se nedan. Sista fliken LÅNG TEXT ger automatiskt projektets namn, men kan användas för kommentarer. 10

13 Längst till höger på flikraden finns en snabbmeny, därifrån man också kan välja flik 11

14 1.3 Avräkningsregler Karakteristiskt för SAP är att kostnaderna fördelas mellan finansiärerna med hjälp av avräkningsregler. Det betyder att projektets samtliga kostnader syns på kostnadselementet och föredelningen sker genom månatliga avräkningskörningar. Detta gäller för största delen av forskningsprojekt. Projekt som delas mellan resultatenheter, måste ha olika kostnads- resp intäktselement. Projekt vars olika finansiärer har olika krav på godtagbara kostnader eller rapportering har likaså skilda kostnads- resp intäktselement. Avräkningsreglerna syns på lägsta kostnadselementnivå, under Bearbeta -> Kostnader -> Avräkningsregel. 12

15 Här visas kostnadselementets fördelning mellan intäktselementen för finansiärerna Tekes och ÅA (egen finansiering). Tekes finansierar 70 % och ÅA 30 %. I detta projekt finns inte företagsfinansiering. Avräkningarna körs varje månad och här ser man även för vilka perioder avräkningen är kört (från januari 2010 till december 2010). Avräkningarna syns i SAP ekonomirapporten (ECC) som kreditering på kostnadselementet och debitering intäktselementet (t.ex S- ALR_ ), konto

16 1.4 Definitioner på intäktselementen (alltid lägsta nivå) Intäktselementen har på de flesta flikar samma definitioner som kostnadselementet. Det gäller BASDATA, TIDPUNKTER, ALLOKERING, ADMINISTRATION, LÅNG TEXT. Här visas endast de som används annorlunda. STYRNING Här definieras periodiseringsnyckel Z00001, dvs det betyder att intäkten periodiseras varje månad. OBS! Gäller endast extern finansiering, egen finansiering och övrig basfinansiering periodiseras inte. 14

17 PARTNER Här definieras finansiärerna som fakturamottagare. För Tekes projekt med företagsfinansiering ska ingå de företag som ÅA fakturerar, kan avvika från vad som står i finansieringsbeslutet från Tekes. 15

18 En mer detaljerad genomgång av olika projekttyper ingår i utbildningshelhet 2. Projekten grundas på ekonomibyrån, närmast av Anna Fredriksson (FA, fonder, öppnar även projekt i Reportronic), Gundel Westerholm (EU,CB), Kristina Söderholm (Tekes och statliga finansiärer), Minna Puolitaipale (Affärsverksamhet), Marina Asplund (SÅA) och Maj-Lis Stenkull (projekt i Vasa). 16