Eulogica OMVITTNAD PROGRAMVARA FÖR BEGRAVNING VERSION 5.0 EULOGICA AB

Transkript

1 Eulogica OMVITTNAD PROGRAMVARA FÖR BEGRAVNING VERSION 5.0 EULOGICA AB STOCKHOLM 2009

2 Copyright 2005 av Eulogica AB Ingen del av detta dokument får reproduceras utan att utgivarens tillstånd först har inhämtats. För information, kontakta Eulogica AB, c/o Lag & Taxering AB, Råsundavägen 166, SOLNA Tel Mail

3 Innehåll A. NTRODUKTION A.1 Introduktion till Eulogica A.2 Introduktion till dokumentationen A.3 Hjälp och Support A.3.1 Daglig support A.3.2 Kontaktadress B. UPPSTART B1 Inloggning i systemet C. ÖVERRBLICK FÖNSTER C.1 Huvudfönstret D. DAGBOK D.1 Introduktion D.2 Visningsalternativ D.2.1 Visning av olika dagar D.2.2 Filtrering i dagboken D.3 Registreringar i dagboken D.3.1 Automatiska registreringar D.3.2 Manuella registreringar D.3.3 Radering av manuella registreringar D.3.4 Åtkomsträttigheter för manuella registreringar D.4 Dagboksutskrifter E. KONTAKTER E.1 Introduktion E.2 Åtkomst av kontakter E.3 Ändringar i kontakter E.3.1 Lägga till kontakter E.3.2 Ändra kontakter E.3.3 Radering av kontakter E.3.4 Skapa/Ändra åtkomsträttigheter för kontakter E.4 Andra användbara fält E.4.1 Kontaktpersoner E.4.2 Organisation E.4.3 Information E Fri information E Finans E Associerad med E Övrigt E.4.4 Konto E.4.5 Händelser E.4.6 Grafik E.4.7 Anteckningar E.4.8 Logg

4 E.5 Utskrift av kontaktinformation F. PRODUKTER F.1 Introduktion F.2 Åtkomst till produkter F.3 Ändringar av produkter F.3.1 Lägga till produkter F Försäljningsflikens fält F.3.2 Ändra i produkter F.3.3 Radering av produkter F.3.4 Skapa/Ändra åtkomsträttigheter för produkter F.4 Andra användbara fält F.5 Utskrifter av produktinformation G. BEGRAVNINGAR G.1 Introduktion G.2 Åtkomst av begravningsregistreringar G.3 Ändra begravningsregistreringar G.3.1 Introduktion G.3.2 Lägga till begravningsregistreringar G.3.3 Ändringar i begravningsregistreringar G.3.4 Radering av begravningsregistreringar G.3.5 Skapa/Ändra åtkomsträttigheter för begravningar G.4 Utskrifter från begravningsregistret H. BEGRAVNINGSFÖNSTRET H.1.1 Om fönstret H.1.2 Avlidensidan H.1.3 Kundsidan H Kundadress H Ytterligare information H.1.4 Familjesidan H.1.5 Tjänster-sidan H Allmänt H Mallar för tjänster H Lägga till/ta bort individuella tjänster H Lägga till multipla tjänster H Vanligaste/alla tjänster H.1.6 Detaljsidan H Tjänstsidan H Detaljsidan Allmänt H Detaljsidan Anteckningar H Detaljsidan Adress H Detaljsidan Uppgifter H.1.7 Översiktssidan H.1.8 Finanssidan H.1.9 Statussidan H.1.10 Dagbokssidan I. FAKTURERING I.1 Introduktion I.1.1 Förarbete för fakturering I Finans Försäljningsfliken

5 I Finans Redovisningsfliken I Finans Utbetalningskontrollfliken I.1.2 Skapande av fakturan I Övrigtfliken I Organisationsfliken I Utskrift av fakturor och följebrev I Låsa fakturor I Rättning av fel i fakturor efter låsning I.1.3 Visning av skapad faktura I Visning av fakturor från Finansmenyn I Visning av fakturor från begravningsregistreringen I.1.4 Visning av Kundkontoinformation I Utskrift av Kundkontoinformation J. REDOVISNING J.1 Introduktion J.2 Utestående J.2.1 Åtkomst till utestående J Fliken Allmänt J Fliken Organisation J.2.2 Sortering av uteståenderapporter J Utskrift av uteståenderapporter J.2.3 Påminnelser j Utskrift av påminnelsedokument J.3 Betalda konton J.3.1 Åtkomst av Betalda konton K. INBETALNINGAR K.1 Introduktion K.2 Åtkomst till Kundinbetalningar K.3 Registrering av inbetalningar K.3.1 Låsning av inbetalningar K.3.2 Rättning av inbetalningsfel efter låsning K.3.3 Utskrift av inbetalningsrapporter L. UTSKRIFTSALTERNATIV L.1 Introduktion L.1.1 Utskrift L.1.2 Förhandsgranska L Export av ett dokument till en fil L.1.3 Fax L.1.4 E-post L.1.5 Redigera rapport M. BILAGA M.1 Extrahering av text ur en PDF-fil

6 A Introduktion A.1 Introduktion till Eulogica Eulogica är namnet på ett mjukvaru- och supportkoncept inom begravningsbranschen, som erbjuder omfattande anpassningsmöjligheter. Systemets centrala del är en administrativ programvara för begravningar på daglig basis. Denna programvara innefattar funktionalitet för registrering, arkivering och sökningar, utskrifter av dokument och rapporter, en kraftfull dagbok, fakturering och mycket annat. Tekniskt sett är Eulogica en klient/serverapplikation. Detta innebär att programmet kommer i två delar. Den centrala informationsdatabasen som drivs av ett dataprogram som är helt frånskilt från det program som ses av användaren. Dessa delar kan köras på olika datorer, och på olika platser. I praktiken betyder detta att systemet är skalbart upp till hundratals datorer spridda över stora geografiska områden. Detta gör också systemet robust det är väl förberett för att hantera olika sorters kommunikationsproblem och liknande. Systemet ger möjlighet till arbete utan att vara uppkopplad, det är möjligt att arbeta på portabla datorer som inte är uppkopplade mot servern över huvud taget. Ny information synkroniseras enkelt när tillfälle ges. A.2 Introduktion till dokumentationen Alla illustrationer i dokumentationen är baserade på hur skärmen skulle kunna se ut under Windows XP med det klassiska temat. Under andra Windowsversioner, eller med andra inställningar kan skärmen se helt annorlunda ut även om programvarans funktionalitet är den samma. Notera att när illustrationer och exempel i dokumentationen hänvisar till verkliga begravningar och avlidna personer har alla namn och detaljer ändrats och är påhittade. Dokumentation och programvara hänvisar till vissa verkliga leverantörer, produkter, kyrkor, tidningar, fonder och föreningar, etc. Denna information ges endast som exempel, och riktigheten i informationen kan inte garanteras. Du bör skapa dina egna kontakt- och produktfiler, etc. enligt avsnitt E Kontakter och avsnitt F Produkter.

7 A.3 Hjälp och support A.3.1 Daglig support För allmän support för programvaran, använd dig av följande kontaktinformation: E-post: Telefon: A.3.2 Kontaktadresser För information, kontakta: Adress: Eulogica AB c/o Lag & Taxering AB Råsundavägen SOLNA Telefon: E-post: Internet:

8 B UPPSTART B.1 Inloggning i systemet Dubbelklicka på Eulogica-ikonen på skrivbordet för att starta programmet. Detta öppnar Inloggningsfönstret, som kräver att man skriver in personalkod (användarnamn) och ett lösenord. Skriv in din personalkod och lösenordet som du har fått från ditt företag eller från Intelligent Software UK Ltd. Klicka på OK för att fortsätta. Felaktigt inskriven personalkod och/eller lösenord resulterar i ett nedanstående felmeddelande. Klicka på OK för att fortsätta. Detta stänger Login-fönstret och du måste starta om igen genom att dubbelklicka på Eulogica-ikonen så som beskrivits tidigare. Korrekt inskriven personalkod och lösenord kommer att leda till programmets huvudskärm så som visas i nästa avsnitt.

9 C ÖVERBLICK FÖNSTER C.1 Huvudfönstret När du har lyckats med inloggningen visas huvudfönstret nedan. Programmet kan när som helst avslutas genom att klicka på X i övre högra hörnet, eller genom att gå in i Arkiv Avsluta i menyn längs upp. Hela huvudfönstret kan storleksförändras för att ta upp större eller mindre plats på den fysiska skärmen. Dra bara ramen på samma sätt som med vilket annat fönster som helst. Programmet anpassar alla funktioner till det tillgängliga utrymmet. Vid uppstart består fönstret av tre sektioner. Längs övre delen finns några standardknappar, t.ex. Arkiv, Redigera, Fönster, Hjälp etc. Detta är samma knappar som finns i de flesta Microsoft-program och har samma funktioner. Till höger om HJÄLP-knappen ser man också information om den användare som är inloggad på Eulogica för närvarande. Här visas personalkoden, Kontorskoden, områdeskod, regionskod och märkeskod. Vissa av dessa kanske inte visas beroende på den speciella installation du har. På fönstrets vänstra sida finns Eulogicas Huvudmeny. Det här du kan öppna upp nya eller befintliga begravningar, kontaktregister, produktregister etc. Denna meny kan storleksförändras eller stängas med hjälp av den streckade linjen längs menyns högra kant. För att stänga klickar man bara på den streckade delen. Detta stänger menyn åt vänster så att bara den streckade delen är synlig. För att öppna menyn igen klickar man bara på den streckade delen igen. För att storleksförändra menyn klickar man på den streckade delen och drar åt höger eller vänster med musen för att ändra storleken på menyn.

10 Till höger i fönstret finns Dagboken. Diariefunktionen behandlas ingående i Diarieavsnittet. Dagboken kan storleksförändras och stängas genom att man använder den streckade delen på dagbokens vänstra kant. För att stänga klickar man bara på den streckade delen. Det stängs då åt höger och bara den streckade delen syns. För att öppna det klickar man bara på den streckade delen igen. För att storleksförändra menyn klickar man på den streckade delen och drar åt höger eller vänster med musen för att ändra storleken på menyn. När man öppnar en kontaktlista, begravningslista eller någon annan sektion på huvudmenyn visas en fjärde sektion. Den dyker upp från fönstret undersida och kan sedan öppnas, stängas och storleksförändras på samma sätt som huvudmenyn och dagboken. Den streckade delen visas i listans överkant när den öppnas. Mer om detta behandlas i denna snabb-guide.

11 D Dagbok D.1 Introduktion När programmet startas öppnas dagboken automatiskt, och visar den aktuella dagen med alla händelser schemalagda för den dagen. Som nämndes i avsnitt X kan dagboken enkelt stängas, öppnas eller storleksförändras med hjälp av den streckade delen av dagbokens vänstra kant. Klicka bara på den streckade delen för att stänga eller öppna dagboken, eller klicka och drag i den streckade delen åt vänster eller höger för att ändra storlek. Du kan också se en tunn färgad liggande stapel på dagbokens tidsskala. Denna visar den aktuella tiden och flyttas nedåt under dagens gång. Den aktuella dagen är också markerad med orange längst uppe i fönstret vilket blir tydligare senare, när mer än en dag visas i dagboken. Aktuell tidsvisare Streckat område för storleksförändring av fönstret Tidsskalan i dagboken kan också ändras. Den visar antingen mer av dagen med mindre detaljer eller vice versa. Ändring av tidsskalan kan göras på två sätt. Först kan man högerklicka på tidslinjen i dagboken och ändra den inställning du vill. Detta ändrar bara inställningen av tidsskalan temporärt och återgår till den tidigare inställningen om dagboken stängs och öppnas igen, storleksförändras eller om Eulogica avslutas och startas om. Detta är användbart om du snabbt behöver se hela dagen men inte vill spara denna inställning etc.

12 Annars kan man välja Visa Tidsskala för dagbok från menylisten och sedan väljer den tidsskala som önskas. Detta alternativ sparar inställningarna för tidsskalan även om man stänger ned och öppnar dagboken eller Eulogica-programmet. 5 minuter 6 minuter 10 minuter Använd Visa Tidsskala för dagbok för att spara inställningen av skalan 15 minuter 30 minuter 60 minuter Högerklicka här för att ändra Högerklicka här för att ändra tidsskalan tillfälligt tidsskalan tillfälligt Typsnittsstorleken i dagboken kan också ändras till Litet eller Normalt. Om man använder den lilla typsnittsstorleken kan naturligtvis mer text visas i en mindre dagboksruta men den är svårare att läsa. Välj Visa Dagsboks typsnittsstorlek från menyn längst upp och välj sedan det typsnitt du vill ha.

13 D.2 Visningsalternativ Dagboken kan även användas för att titta på en annan dag, ett antal dagar i följd, en vecka, ett antal veckor eller till och med ett antal dagar som ej ligger i följd. Det kan också användas för att filtrera fram särskilda händelser, kontor, personalmedlemmar eller ett urval av alla. Detta är mycket användbart när ett stort antal händelser börjar samlas i dagboken. Dessa alternativ styrs genom att klicka på Dagbok i huvudmenyn. När man klickar på dagboken öppnas kontrollmenyn för dagboken. Du får då se olika filtreringsalternativ och en kalender över den aktuella månaden. D.2.1 Visning av olika dagar För att visa en annan dag öppnar man bara dagboksmenyn och väljer dagen man vill titta på med musen. Om den speciella dagen man vill titta på inte finns i den innevarande kalendermånaden kan man använda de små pilarna på vänster sida av Månad/År-listen för att gå framåt eller bakåt till nästa eller föregående månad. Dagens datum är alltid markerat med en röd ram.

14 Använd de här pilarna för att flytta mellan månader För att visa ett antal dagar i följd, markera bara dagarna med musen. Dagboken visar då de valda dagarna. Det är förmodligen smart att storleksförändra dagboken till en större storlek för att kunna se dagarna tydligt. Skärmbilden nedan visar 4 markerade dagar i följd.

15 Man kan även välja hela veckan genom att klicka på veckonumret på vänster sida av dagboken. Två eller fler veckor i följd kan också visas genom att använda musen och markera de önskade veckonumren. Nedanstående skärmbild visar 3 veckor i följd markerade med hjälp av veckonumren på vänster sida av kalendern.

16 Separata dagar eller veckor kan också visas tillsammans med hjälp av Ctrl-knappen. När man trycker ned Ctrl-knappen används musen till att välja enskilda dagar eller veckonummer. Allt eftersom man väljer dagarna visas de i dagboken. När man har valt de dagar eller veckor man behöver släpper man bara Ctrlknappen. Skärmbilden nedan visar olika dagar, ej i följd, som markerats.

17 Den aktuella dagens markering med orange längs dagbokens övre del syns här. D.2.2 Filtrering i dagboken När allt fler begravningar och relaterade händelser läggs till kan det bli svårt att se de detaljer man är intresserad av. Det är då filtreringsmöjligheten är användbar. Man kan filtrera enligt följande alternativ: Händelse Välj särskilda händelser, t.ex. visning. Detta visar endast visningar i dagboken, och ingenting annat. Rådgivare Välj den personal som förrättar begravningarna. Detta kommer bara att visa de begravningar en viss personalmedlem förrättar. Kontor Välj det kontor begravningen arrangeras från. Detta visar enbart begravningar för det specifika kontoret. För att använda filter behöver man bara välja den av punkterna i rullgardinsmenyerna man önskar filtrera på. För att rensa filtret använder man bara radera-knappen för att tömma fältet på information. Filtret nedan är ordnat för att markering på Visnings-händelser. Alla andra saker görs osynliga. Skärmbilden nedan visar Dagboken med filtret satt att endast markera Visnings-händelser. Alla andra saker har gjorts osynliga.

18 D.3 Registreringar i Dagboken Registreringar i dagboken kan göras på två sätt, automatiskt eller manuellt. Klickning på en begravningsrelaterad dagboksgistrering öppnar också begravningsfönstret för den specifika begravningen. D.3.1 Automatiska registreringar Dagboken fylls automatiskt på med detaljer allt eftersom respektive begravning registreras i programmet. Detta innebär att när man registrerar begravningsinformation i programmets huvuddel, flyttas denna information automatiskt till dagboken. Inget annat behöver göras. Dessa dagboksregistreringar innehåller händelser som själva begravningen, begravningsbyrå, kyrkan, visningar etc. Olika händelser är också markeras också i olika färger för att ge användaren snabb överblick över dagboken. Färgmarkeringar kan även fås för olika Kontor. För att ändra färgmarkeringen för ett givet kontor, välj Verktyg kontor och dubbelklicka sedan på det specifika kontoret och välj Dagbok-fliken. Här får du möjlighet att välja många olika färger för just det specifika kontoret. D.3.2 Manuella registreringar Diarieregistreringar kan även göras manuellt för andra händelser som t.ex. möten osv. Manuella registreringar kan göras på två sätt.

19 Genom att dubbelklicka i ett tomt ställe på en specifik dag i dagboken visas diarierregistreringsfönstret. Start- och slutdatum och tidpunkter inleds från det ställe du dubbelklickade på. Dessa är avhängiga på den tidsskala som valts i dagboken. Genom att högerklicka någonstans i dagboken kan man välja antingen Ny händelse eller Ny heldagshändelse. Om man väljer Ny heldagshändelse markeras helt enkelt checkrutan i dagboksregistreringsfönstret. Heldagshändelser registreras då i det övre bandet för just den dagen. Skärmbilden nedan visar menyn som dyker upp när man högerklickar i dagboken. När man väljer en ny dagboksregistrering visas fönstret nedan. Skriv bara in detaljerna och klicka på OK, så förs registreringen in i dagboken. Olyckligtvis har färgmarkeringarna använts för att begravningshändelser skall kunna färgmarkeras men detta fungerar inte vid manuell registrering av händelser. Skärmbilden nedan visar ett manuellt dagboksregistreringsfönster.

20 Ovanstående detaljer kommer att ge den diarieregistrering som visas nedan.

21 D.3.3 Radering av manuella registreringar Automatiska begravningsrelaterade registreringar raderas endast om händelsen tas bort i begravningsfönstret. Manuella registreringar kan raderas enligt följande. Dubbelklicka antingen på händelsen för att öppna händelsefönstret och klicka sedan på Radera eller högerklicka på händelsen och välj Radera. När en händelse har raderats är enda sättet att få tillbaka den att lägga till den manuellt. Det finns ingen ångraknapp. Skärmbilden nedan visar menyn som dyker upp när man högerklickar på en manuell dagboksregistrering.

22 Öppna Etikett X Radera D.3.4 Åtkomsträttigheter för manuella registreringar Åtkomsträttigheter för manuella diarieregistreringar kan ändras för individuella personalmedlemmar. Rådgivare kan antingen ges rättighet att lägga till, ändra och radera manuella registreringar, eller inte alls. Detta åstadkommer man genom att välja Verktyg Organisation Rådgivare från menylisten längst upp och där öppna den berörda Rådgivaren. När man har öppnat Rådgivarefilen väljs fliken Åtkomsträttigheter. Du presenteras då med en skärm som där olika åtkomsträttigheter kan ändras. Titta efter kryssrutan för Skapa/ändra dagboksregistreringar och kryssa i för att ge rättigheter att lägga till, ändra eller radera diarieregistreringar, eller ta bort krysset för att ta bort dessa rättigheter. När du är klar, klickar du på OK för att spara ändringarna och göra dem aktiva. Skärmbilden nedan visar åtkomsträttigheter som tagits bort för att lägga till, ändra och radera diarieregistreringar för rådgivaren Demonstrationsanvändare.

23 D.4 Diarieutskrifter Att skriva ut från dagboken är mycket enkelt. Välj först vilka dagar i veckan du vill se och även filtreringsalternativen som beskrivits tidigare. Detta är de händelser som kommer att skrivas ut. Använd sedan Skriv ut-knappen eller Förhandstitt på utskrift-knappen längst upp. Skriv ut Förhandstitt på utskrift Utskrift-knappen skickar dokumentet direkt till skrivaren för omedelbar utskrift, medan Förhandstitt på utskrift-knappen visar utskriften på skärmen innan du bestämmer dig för att skriva ut. När man väljer något av dessa knappar ges man samma möjligheter. Dessa alternativ är som följer: Dagbok (löpande) Dagbok (en dag per ark) - skriver ut varje dag i dagboken direkt efter varandra på samma sida. skriver ut respektive dag på separate pappersark.

24 Listor Dagbok (kontinuelig) Dagbok (en dag per sida) Råd: Om du får följande felmeddelande när du försöker skriva ut Behöver du bara klicka någonstans i huvuddagboken och försöka igen. Exempel på en dagboksutskrift visas nedan Dagbok (löpande)

25 E Kontakter E.1 Introduktion Eulogicas kontaktsektion är en central databas där kontaktinformation kan lagras för olika grupper av folk. Detta kan innefatta leverantörer, kyrkor, officianter, läkare etc. och varierar beroende på hur just ert system har konfigurerats. Kontaktinformation kan snabbt läggas till, ändras eller tas bort efter behov. När informationen har ändrats kommer alla användare att kunna se de uppdaterade detaljerna vilket säkerställer att alla har samma korrekta information. Olika sorters information kan lagras inklusive namn, adress, telefonnummer, faxnummer, e-postadresser, hemsidor etc. Där finns också några fält för valfri information som kan

26 skräddarsys för en specifik grupp av kontakter. Till exempel kan man, i kontaktfilen för fonder och föreningar, ha ett fält för det registrerade organisationsnumret. Kontaktinformationen är arrangerad i särskilda grupper för att underlätta registreringen av begravningar. När man till exempel skall registrera en begravning där kremeringsdata skall ingå, skall man inte behöva leta igenom alla krematorier, kyrkor, organisationer etc. Genom att arrangera kontaktdetaljerna i grupper kan urval av sådana saker som kremering göras mycket enklare om man bara får upp saker som har att göra med kremering. E.2 Åtkomst av kontakter För att komma åt en viss kontakt väljer man först Kontakt i huvudmenyn. Du får då upp en förteckning över de olika grupper som har registrerats för dig. Klicka bara på den grupp du behöver för att komma åt kontaktfilerna. När du klickar på den grupp du behöver visas ett fönster med en förteckning över dessa specifika kontakter. Det här fönstret kan storleksförändras genom att klicka på- och dra den streckade zonen mitt på fönstrets överkant. Ett klick på den streckade zonen kommer att krympa ner fönstret längst ner på skärmen. För att återöppna fönstret, klicka på den streckade zonen igen, längst ner på skärmen. Skärmbilden nedan visar den öppnade kontaktförteckningen. Skärmbilden nedan visar kontaktfönstret för kyrkor och kapell.

27 Kontakterna kan rullas uppåt eller nedåt med hjälp av musen och rullisten, markörtangenterna på tangentbordet eller navigationsknapparna längst upp. För att välja en viss kontakt för att titta på behöver man bara dubbelklicka på den eller markera den och klicka på Open längst ner på skärmen. Antal kontakter i filen visas i det nedre vänstra hörnet av skärmen. På föregående skärmbild visades 5 rader, vilket innebär 5 kontakter. När det finns många kontakter, kan man filtrera ner dem så att det blir enklare att hitta den man söker. Som standard är kontakterna sorterade efter namn. Du kan se längst ned i vänstra hörnet en ruta som heter Namn. Här kan man börja skriva in namnet på den kontakt man söker så filtreras kontakterna. Exemplet nedan visar kontaktförteckningen över Kyrkor och kapell med bokstaven A inskriven i namnrutan. Du ser att bara de kontakter som börjar med bokstaven A visas nu (rutan är inte känslig för stora eller små bokstäver).

28 För att ta bort filtreringen behöver man bara radera de bokstäver man har skrivit in i namnrutan så visas alla kontakterna igen. Man kan också sortera kontakterna på andra sätt. För att göra detta skall man klicka på Sort-knappen i menyn längs ned, och välja hur man vill sortera kontakterna. När man valt ett nytt sorteringsbegrepp syns detta också i filterrutan längst ner i vänstra hörnet. Kontakterna är nu sorterade under den rubrik man har valt och om man skriver något i filterrutan utförs detta på den nya sorteringen. Sorteringsalternativet återställs alltid till standardinställningen Namn nästa gång kontaktfilerna öppnas i huvudmenyn. Skärmbilderna nedan visar kontaktfilen Fonder och föreningar sorterade på Stad/region och sedan filtrerade på bokstaven r.

29

30 För att öppna en viss kontakt för visning behöver man bara dubbelklicka på kontakten eller markera den och klicka på Open längst ner på skärmen. Detta öppnar den valda kontakten och alla detaljer visas. Vissa detaljer finns lagrade under olika flikar i fönstret och kan visas genom att man klickar på just den fliken. Om ett komplett postnummer registreras i adressektionen och du är uppkopplad mot internet visas, om du klickar på kartsymbolen öppnas webbläsaren och en vägkarta visas. På liknande sätt öppnas ditt e-postprogram om du dubbelklickar på en E-postadress och e-postadressen är ifylld i adressfältet. Om man dubbelklickar på Webbadressen öppnas webbläsaren och adressen skrivs in automatiskt. När du befinner dig i en kontakt kan Navigationsknapparna på menyn längst upp användas för att flytta mellan olika kontakter i samma kontaktgrupp. Höger- och vänsterpilarna flyttar dig 1 adress åt respektive håll. Dubbelpilarna flyttar dig 10 kontakter år respektive håll inom kontaktgruppen och pilarna med en vertikal linje flyttar dig till början respektive slutet av kontaktgruppen. Dessa knappar är bra att använda när söker igenom kontakter i en grupp. Navigationsknappar E.3 Ändra kontakter Kontaktuppgifter är bara användbara om de hålls uppdaterade, raderade när de inte längre gäller eller läggas till när så behövs. Den här sektionen tittar på hur kontakter läggs till, ändras och raderas.

31 E.3.1 Lägga till kontakter För att lägga till en kontakt måste först den kontaktgrupp öppnas där man vill lägga till kontakten. Klicka på Kontakt i huvudmenyn och sedan på den önskade gruppen. Detta öppnar den kontaktförteckningen. Klicka på Ny-knappen i menyn längst ned. Detta öppnar ett tomt registreringsformulär som nu kan fyllas i med så mycket eller lite information som finns tillgänglig. Kom ihåg att det finns olika flikar för ytterligare information om så krävs. Klicka på OK längst ned till vänster i fönstret för att stänga det och spara den nya registreringen. Ytterligare detaljer kan alltid läggas till i efterhand om så önskas. Skärmbilden nedan visar kontaktgruppen Dagstidningar öppen med de olika alternativen för att lägga till en ny registrering. Använd någon av dessa knappar för att lägga till en ny kontakt Man kan använda Ny-knappen i menyn längst ner eller File New alternativet i menylisten längst upp, eller Windows standardmässiga Ny-ikon, också den längst upp på skärmen. Råd: Om du registrerar ett antal nya kontakter i samma grupp kan du klicka på någon av ovanstående alternativ när du är klar med en kontakt. Detta sparar kontakten du just har registrerat och öppnar ett nytt tomt registreringsformulär klart för registrering. E.3.2 Ändra kontakter Att redigera/ändra kontakter är mycket enkelt. Öppna bara den kontakt du vill ändra i Kontakt i huvudmenyn, välj sedan kontaktgrupp och öppna slutligen kontakten du vill ändra. Gör de ändringar som behöver göras i kontakten. Detta kan vara att ändra ett telefonnummer eller kanske att ändra ett postnummer. När du har gjort ändringarna kan du antingen välja att spara eller inte spara dem.

32 - Spara ändringarna. Om du är nöjd med de gjorda ändringarna och vill spara dessa klickar du bara på OK i det nedre vänstra hörnet. Ändringarna sparas då och fönstret stängs. Den som sedan öppnar just den kontakten ser den med de ändringar som gjorts. - Inte spara ändringarna. Om du bestämmer dig för att inte spara ändringarna du har gjort, behöver du bara klicka på Avbryt-knappen längs ned i fönstret. Du tillfrågas då om du vill spara ändringarna och får 3 olika alternativ. - Spara ändringarna i det här fönstret? Ja sparar ändringarna och stänger fönstret. - Spara ändringarna i det här fönstret? Nej sparar inte ändringarna men stänger fönstret. - Spara ändringarna i det här fönstret? Avbryt sparar INTE ändringarna men låter dig fortsätta redigera data i fönstret. E.3.3 Radering av kontakter Kontakter kan raderas om så önskas. Detta är användbart om kontaktinformationen inte längre är relevant och du inte vill att folk skall ha tillgång till den. Programmet har inga begränsningar för hur många kontakter som kan lagras så det är INTE nödvändigt att ta bort kontakter som du inte tror du kommer att behöva igen. För att radera en kontakt måste den först öppnas med hjälp av Kontakt i huvudmenyn, sedan väljer man kontaktgrupp och sedan den kontakt som skall tas bort. Om du är säker på att du vill ta bort kontakten, klicka på det röda X:et i menyn längst upp.

33 Radera-knappen När du har klickat på Radera-knappen blir du ombedd att bekräfta att du verkligen vill radera kontakten. - Väljer du Ja raderas kontakter. - Väljer du Nej avbryts raderingen och kontakten visas fortlöpande. Det finns ingen ångrafunktion så försäkra dig om att kontakten verkligen skall tas bort. E.3.4 Skapa/ändra åtkomsträttigheter för kontakter Åtkomsträttigheter för att skapa och ändra kontakter kan ändras för individuella personalmedlemmar. Personal kan ges rättigheter att antingen lägga till, ändra eller radera kontakter eller ej. Detta åstadkoms genom att välja Verktyg Organisation Rådgivare från menyn längst upp och sedan öppna den aktuella personalmedlemmen. När du har öppnat personalmedlemmen väljer du fliken Åtkomsträttigheter. Du får då upp ett fönster där olika rättigheter kan ändras. Leta upp kryssrutan för Skapa/redigera kontakter, och kryssa i den för att ge rättighet att lägga till, redigera och radera kontakter,

34 eller ta bort markeringen för att ta bort dessa rättigheter. När du är klar, klicka på OK för att spara ändringarna och aktivera dem. Skärmbilden nedan visar borttagna åtkomsträttigheter för att lägga till, redigera och radera kontakter för rådgivaren Demonstrationsanvändare. E.4 Andra användbara fält Förutom standardfälten så som namn, adress och kontaktinformation, finns ett par andra fält för kontakter som du kan tycka är användbara. Vissa fält används i mer avancerade installationer av Eulogica där det kan finnas ett antal kontor grupperade under en viss region till exempel. Hoppa bara över dessa fält om du inte behöver dem i din specifika installation. Nedan följer en kort beskrivning av de olika flikarna och fälten som finns i dessa flikar. E.4.1 Kontaktpersoner Om kryssrutan Person på den översta raden i Kontakten inte är ikryssad kommer fliken Kontaktpersoner att visas. Denna gör det möjligt för dig att ha en Kontakt registrerad med företagets namn. Fliken Kontaktpersoner låter dig sedan registrera namn på olika människor i det företaget. Använd +-knappen längst ner till vänster i fönstret för att lägga till en ny kontaktperson. Detta skapar en ny underregistrering med fält för titel, förnamn, efternamn etc. Fyll i de fält du har informationen för och

35 klicka sedan på den gröna bocken längst ned till vänster i fönstret. Den här kontaktpersonen läggs då till. Ytterligare kontaktpersoner kan läggas till genom att helt enkelt klicka på +-knappen igen och registrera informationen i en ny underregistrering. För att radera en kontaktperson klickar man bara på den relevanta kontaktpersonen och klicka på - -kontakten längst ner till vänster i fönstret. Där finns också en knapp som heter Från fil. Denna är uttryckligen till för att kopiera information från Officiant-, präst-filen in i t.ex. en kontaktfil under Kyrka. Om man t.ex. lägger till information för en särskild kyrka, kan man använda Från fil-knappen för att kopiera in information som matats in tidigare för en Officiant till Kontaktperson-sektionen i kyrkans kontaktfil. Klicka bara på Från fil-knappen som då öppnar Officianter, präster-filen. Sök fram just den person du vill lägga till i kyrkans kontaktfil och dubbelklicka på deras namn. Deras information kommer då att läggas till i Kontaktpersoner. Fältet Primär kontaktperson kan användas för att markera vilken av de registrerade kontaktpersonerna som är den primära kontakten. Som standard är detta den första personen som registreras i Kontaktpersoner. För att ändra detta behöver man bara klicka på de tre punkterna i något av de två fälten i Primär kontaktperson-delen av fönstret. När man klickar i första fältet öppnas alla kontaktpersoner som är associerade med den här kontakten, sorterade på förnamn, och om man klickar i det andra fältet öppnas de sorterade på efternamn. Dubbelklicka på den du vill ha som Primär kontakt. Namnet visas nu fönstrets Primär kontaktperson-del. Skrämbilden nedan visar en kontakt som importerats från Officianter, präster-filen med hjälp av Från filknappen och en annan kontakt är satt som Primär kontaktperson. E.4.2 Organisation Fliken Organisation låter kontakter grupperas under olika rubriker. Detta möjliggör för större organisationer att gruppera kontakter i t.ex. geografiska områden eller regioner. När en förteckning över

36 kontakter visas finns alternativ tillgängliga för att begränsa förteckningen till de mest relevanta kontakterna under radmenyn: Min Mitt kontor Mitt område Min region Mitt märke Alla Dessa alternativ är alltid relativa till den inloggade personalmedlemmens registrerade information. Därför blir det t.ex. möjligt att bara se kyrkorna i en användares eget område, eller bara gravarna som tillhör en viss region. Lägg märke till att, för alla registreringar gäller att om man byter Kontorskod kommer också områdes-, regions- och märkeskod att ändras om dessa länkar finns i Kontorsfilen. Om man ändrar områdeskoden kommer också regions- och märkeskod att ändras om dessa länkar finns i områdesfilen. Om man ändrar regionskod kommer också märkeskoden att ändras om denna länk finns i regionsfilen. Det finns också möjlighet att gruppera kontakter i X, Y och Z-grupper. Dessa grupper kan sättas upp och en viss kontakt kan tilldelas den gruppen. Du kan t.ex. vilja sätta upp X-gruppen som ett regionsfält. Då skulle du kunna kategorisera Officianter i olika religiösa grupper som har satts upp. När en förteckning visas finns möjligheter i Sorteramenyn filtrera förteckningen hur du vill. Detta skulle då göra det möjligt för dig att, med hjälp av Sorteramenyn ta fram t.ex. alla kontakter i Officiantsfilen där du har satt X-gruppen som Metodister. Kontakta din mjukvaruleverantör för ytterligare information om hur man använder fliken Organisation. E.4.3 Information Fliken Information är uppdelad i fyra sektioner. Dessa sektioner har olika funktioner och finns beskrivna nedan. E Fri information Sektionen för Fri information har bara 3 rader benämnda Info 1, Info 2 och Info 3. Här kan man skriva in valfri text (max. 50 tecken) för att beskriva något om kontakten. Namnen Info 1, Info 2 och Info 3 kan döpas om i Verktyg Preferenser hör med din programvaruleverantör för ytterligare information. När en kontaktförteckning visas finns det alternativ i Sorteringsmenyn för att filtrera Info 1, Info 2 och Info 3. Detta låter dig att, med hjälp av Sorteringsmenyn, till exempel hitta alla kontakter i en fil där man har satt Info 1 till något speciellt. E Finans I Finanssektionen finns 3 fält att skriva i. - Standardavgift: Detta kan förberedas av din leverantör så att om denna specifika kontakt används för en begravning så kan standardavgiften tas från den registrerade kontakten.

37 Detta är användbart för sådana kontakter som t.ex. Officianter, som alla kan ha aningen olika avgifter. - Kreditkod: Denna kan användas för att sätta upp betalningsinformation för en viss kontakt. Detta har i nuläget ännu inte implementerats. - Ingen MOMS: Är i nuläget inte implementerad. E Associerad med Den här sektionen har konstruerats för att koppla en Officiant till en kyrka. Genom att klicka på de tre punkterna på fälten Ref. nummer- eller Ref. namn kan man öppna Kyrko- och kapellkontaktsfilen. Genom att använda Ref. nummer öppnas förteckningen i referensnummerordning medan Ref. namn öppnar samma förteckning i namnordning. Genom att då dubbelklicka på en viss kyrka kopieras denna information till fönstret Associerad med. E Övrigt I sektionen Övrigt finns 5 fält att skriva i. - Hälsning: Kan användas för att personalisera brev till en kontakt. Du känner t.ex. kanske en Officiant till förnamnet och föredrar att skriva till honom som Bäste John, istället för bäste Officiant John Smith. För att använda Hälsningsfältet behöver man bara skriva in namnet man vill kalla kontakten för och detta används sedan i de brev som framställs i Eulogica. Kontakta din programvaruleverantör för ytterligare information om detta. - Deras referens: Helt enkelt ett fält som heter Deras referens. Detta har i nuläget inte implementerats för användning i något dokument men kan användas på skärmen. - Bolagsnummer: Ett fält som kallas Bolagsnummer. Har ännu inte implementerats i något dokument men kan användas på skärmen. - Distrikt: Ett fält som kallas Distrikt. Har ännu inte implementerats i något dokument men kan användas på skärmen. - Varning: Fältet kan användas för att framställa en varning på skärmen när en viss kontakt förekommer i en begravningshändelse. Max. 50 tecken kan skrivas in och en varning som den nedanstående visas på skärmen. Du kanske också vill använda den så som visas nedan ( Se anteckningsfältet ) för att uppmärksamma folk på att det finns viktig information beträffande denna speciella kontakt. Varning Varning: se anteckningsfältet

38 E.4.4 Konto Fliken Konto visar alla fakturor och betalningar för en viss kontakt. Detta används huvudsakligen i Kundkontakter som genereras när en begravning faktureras. Se Fakturering för ytterligare information. E.4.5 Händelser Sektionen Händelser är det ställe där händelser kan registreras för en given kontakt. Den skall inte användas för information som har att göra med specifika begravningar utan mer allmän information om kontakten. Klicka bara på knappen Ny för att lägga till en ny händelse. Du kan då fylla i de olika fälten för att registrera detaljer om händelsen. Du kanske vill använda fältet Typ för att registrera om det var ett telefonsamtal som togs emot eller kanske ett möte med kontakten. Du kan också använda de andra fälten för att registrera datum och tid, en beskrivning av händelsen för att underlätta sortering av informationen vid ett senare tillfälle och kanske lite text. När du är klar klickar du på OK-knappen för att spara händelsen. Denna läggs då till listan med Händelser för denna kontakt och kan visas, ändras och raderas efter behov. E.4.6 Grafik Fliken Grafik kan användas för att lagra ett foto eller en logotyp som hör ihop med kontakten. Högerklicka i fliken Grafik så får du olika alternativ för att ladda grafik. Vissa alternativ är grå om det inte finns någon bild laddad för tillfället. Alternativen innefattar: - Klipp ut: Klipper ut den aktuella bilden ur Grafik-fliken och sparar den i klämbrädan så att den kan klistras in. - Kopiera: Kopierar den aktuella bilden från Grafik-fliken och förbereder den för att klistras in. - Klistra in: Klistrar in en bild från klämbrädan. - Radera: Raderar den aktuella bilden men sparar den inte på klämbrädan. - Ladda : Öppnar Explorer och låter dig söka fram en viss bild i din dator. - Spara som : Öppnar Explorer och låter dig spara den aktuella bilden på din dator. Lägg märke till att endast JPEG bilder kan laddas in i kontaktfilen. Storleken är också maximerad till 50 KB för att Eulogicas kapacitet inte skall påverkas. Filstorlekar som är större kan sakta ner Eulogica betänkligt eftersom dessa bilder laddas från servern. E.4.7 Anteckningar Fliken Anteckningar är ett ställe där vanliga textanteckningar kan göras. Skriv bara in texten du behöver i den Interna anteckningar-sektionen. E.4.8 Logg

39 Logg-fliken innehåller historik om när en kontaktregistrering skapades eller ändrades och av vilken medarbetare. Den registrerar inte vilka ändringar som gjorts utan bara att den har ändrats. Huvudloggfilen registrerar också om en kontakt har raderats. Lägg märke till att du kanske måste vänta ett par sekunder innan loggen dyker upp efter att du har klickat på Logg-fliken. E.5 Utskrift av kontaktinformation Lika väl som att visa kontaktinformation på skärmen kan kontaktförteckningar för respektive grupp skrivas ut. Öppna först kontaktlistan med hjälp av Kontakt i huvudmenyn och välj sedan den kontaktgrupp som önskas. Då öppnas den valda listan med kontakter. Klicka en gång på någon av kontakterna i listan för att markera kontakten. Det spelar ingen roll vilken kontakt man markerar, såvida man inte önskar skriva ut informationen för en enskild kontakt.

40 Sedan använder man antingen Skriv ut-knappen eller Förhandsgranska-knappen i menyn längst upp. Skriv ut-knappen skickar dokumentet till skrivaren för omedelbar utskrift, medan Förhandsgranska-knappen visar dokumentet på skärmen innan man bestämmer sig för att skriva ut det. Oavsett vilket alternativ man väljer erbjuds man samma alternativ. Från dessa alternativ, välj Listor som då erbjuder olika utskriftsalternativ. Välj det som önskas och du får en utskrift av listan eller förhandsbild på skärmen som du sedan kan välja att skriva ut eller ej. Skärmbilden nedan visar Förhandsgranskning-alternativet valt tillsammans med Standardlistan, liggande format (Allt). Detta alternativ förhandsvisar all kontaktinformation i den valda kontaktgruppen, i liggande format, så som visas i följande skärmbild. Skärmbilden nedan visar ett exempel på en kontaktlista utskriven i liggande format.

41 Notera att kontaktlistan skrivs ut i den ordning som visas på skärmen. Per namn är det förinställda alternativet, så listan kommer att skrivas ut så här om inga ytterligare åtgärder vidtas. Om man ber programmet sortera efter ett annat fält blir listan utskriven enligt detta. Dessutom, om man filtrerar ner listan till namn som börjar med bokstaven S kommer listan att visas på skärmen exakt så som den skrivs ut. Det finns olika alternativa utskriftsformat som t.ex. liggande, liggande (två kolumner), stående etc. Det är samma information som skrivs, bara i olika format. Ytterligare information om olika utskriftsalternativ hittar du i sektionen Utskriftsalternativ.

42 F Produkter F.1 Introduktion Eulogicas produktsektion är en central databas där dina företags produktinformation kan lagras. Produktregistreringarna innefattar en kortfattad beskrivning av produkten för att kunna väljas snabbt, en längre beskrivning som kanske behövs för fakturor, pris, en bild av själva produkten, konteringskoder och mycket annat. Produkter kan snabbt läggas till, ändras eller raderas efter behov. Efter ändringar kan alla användare se den uppdaterade informationen, vilket säkerställer att alla registrerar korrekta produkter, priser och beskrivningar. Produkterna är ordnade i speciella kategorier för att underlätta registrering av begravningsinformationen när en begravning skall registreras. När man t.ex. registrerar kistinformation i begravningen visas endast produkter inom Kista -kategorin när man registrerar en bår-produkt här. F.2 Åtkomst till produkter För att nå produktfilen väljer man Produkt i huvudmenyn och därefter Produkter. Ett fönster med en förteckning över alla produkter visas nederst på skärmen. Fönstret kan storleksförändras genom att klicka och dra den streckade delen i mitten av fönstrets överkant. När man klickar en gång på den streckade delen dras fönstret ned till skärmens underkant. För att öppna det igen klickar man bara på den streckade delen som nu finns längst ned på skärmen. Man kan bläddra bland produkterna med musen och bläddringslisten, piltangenterna på tangentbordet eller med Navigation-knapparna i menyn längst upp. För att välja en viss produkt för granskning behöver man bara dubbelklicka på den eller klicka på Öppna längst ned på skärmen. Produkterna kan filtreras för att göra det enklare att hitta den man söker. Produkterna är sorterade i referensnummerordning som förinställning. Längst ner till vänster på skärmen ser du en ruta som kallas Ref. nummer. Här kan du börja skriva de produktreferensnummer du söker. Dessa produkter filtreras då fram. Skärmbilden nedan visar Produkt-listan öppen.

43 Skärmbilden nedan visar Produkt-listan med bokstaven U skriven i referensnummerrutan. Man ser då att bara produkter med ett referensnummer som börjar på U visas (rutan är inte känslig för stora eller små bokstäver).

44 För att ta bort filtret behöver man bara radera de tecken man har skrivit i rutan och alla produkter visas igen. Man kan också sortera produkterna på andra sätt. För att göra detta, klicka på Sortera-knappen i menyn längs ned och välj hur du vill sortera produkterna. När du har valt ett nytt alternativ, visas detta i filterrutan nere i vänstra hörnet. Produkterna är nu sorterade enligt den rubrik du har valt och om du nu skriver något i filterrutan kommer detta att utföras på den nya sorteringen. Sorteringsalternativet kommer alltid att återgå till den förinställda, Referensnummer, nästa gång produktfilerna öppnas genom huvudmenyn. Skärmbilden nedan visar Produkter sorterade på kategori och sedan filtrerade med bokstaven K. Endast produktkategorier som börjar med bokstaven K visas då. För att välja en viss produkt som skall visas, dubbelklicka på den eller markera den och klicka på Öppna längst ned på skärmen. Detta kommer då att öppna den produkten så att alla detaljer kan granskas. Viss information finns lagrad under olika flikar i fönstret och kan ses genom att välja respektive flik. Skärmbilden nedan visar produkten Kista, kontur ek med metallhtg öppen.

45 När man befinner sig i en produkt kan Navigation-knapparna på menylisten längst upp användas för att flytta mellan produkter. Enkelpilarna till höger och vänster förflyttar dig en registrering åt endera hållet. Dubbelpilarna förflyttar dig 10 registreringar åt respektive håll och pilarna med en vertikal linje förflyttar dig till början respektive slutet av produktfilen. De här knapparna är användbara för att bläddra bland produkterna. Navigationsknappar F.3 Ändring av produkter Det är mycket viktigt att hålla produktregistret aktuellt. Produktregistreringarna används för att bygga upp Kundfakturor. För att säkerställa att all personal registrerar korrekt produktinformation med minimal manuell inblandning är det viktigt att hålla saker som t.ex. priser aktuella i produktfilerna. F.3.1 Lägga till produkter För att kunna lägga till en produkt måste man först öppna produktfilen. Klicka på Produkt i huvudmenyn och sedan på Produkter. Detta öppnar produktförteckningen. Klicka på knappen Ny i menyn längst ned. Ett tomt produktformulär öppnas då, vilket kan fyllas i med information. Där finns olika flikar för fördjupad

46 information, men huvudinformationen registreras under fliken Försäljning. Försäljningsflikens datafält presenteras nedan. F Försäljningsflikens fält - Kategori: Här väljer man vilken kategori man vill att produkten skall visas i. Man placerar till exempel all som har med kistor att göra i Kista-kategorin, medan allt som har med fordon att göra hamnar i Fordon-kategorin. Detta styr sedan vilka produkter som visas i de olika dataregistreringsfälten när man lägger till en begravning. - Ref. nummer: Programmet genererar automatiskt ett referensnummer men detta kan skrivas över manuellt så länge varje referensnummer är unikt. - Beskrivning: Ett fält för en kortfattad beskrivning av produkten. Detta används för att välja produkten när man registrerar begravningsdetaljer och används också i texten på fakturan om det inte finns en lång beskrivning. - Full beskrivning: En utförligare beskrivning av produkten registreras här. Texten används sedan i fakturan. - Bild: Här kan man lägga in en bild på produkten. - Försäljningspris: Det pris man tar ut vid försäljning av produkten. - Enhet: Inställningen för vissa produkter kan betyda att enheten måste ändras. För körsträcka, till exempel, kan enheten ändras till kilometer. - Kommentar: Helt enkelt en kommentarsruta, används bara internt. När man väl har skrivit in all information, klickar man på OK längst ned till vänster för att stänga och spara nya registreringen. Ytterligare information kan läggas till vid ett senare tillfälle om så skulle behövas. Istället för att använda Ny-knappen i menyn längst ner kan man använda Arkiv Ny i menyn längst upp, eller standardikonen för Ny, också denna i menyn längst upp. Skärmbilden nedan visar Produktgruppen öppen, med de olika alternativen för att lägga till en ny produkt.

47 Använd en av dessa knappar för att registrera en ny produkt Tips: om du skriver in ett antal nya produktregistreringar, behöver man bara klicka på en av ovanstående alternativ när du har skrivit in en produkt. Detta sparar registreringen du gjorde och öppnar ett nytt tomt formulär klart för en ny registrering. F.3.2 Ändra i produkter Att redigera/ändra produktregistreringar är enkelt. Öppna bara upp produktregistreringen du vill ändra med hjälp av Produkt i huvudmenyn, välj sedan Produkter och öppna slutligen den du önskar. Gör sedan de ändringar som behöver göras. Detta kan vara så enkelt som att ändra priset eller ordalydelsen på fakturan. När du har gjort alla ändringar kan du välja att spara eller inte spara ändringarna. Spara ändringarna. Om du är nöjd med de ändringar som gjorts och vill spara dem klickar du på OK-knappen längst ner till vänster i fönstret. Ändringarna sparas då och fönstret stängs. Alla andra som öppnar just denna produktregistrering kommer nu att se ändringarna. Inte spara ändringarna. Om du beslutar dig för att inte spara ändringarna du just har gjort klickar du på Avbrytknappen längst nere i fönstret. Du tillfrågas då om du vill spara ändringarna du har gjort och får 3 alternativ. - Spara ändringar i det här fönstret? Ja sparar ändringarna och stänger fönstret. - Spara ändringar i det här fönstret? Nej sparar INTE ändringarna, men stänger fönstret. - Spara ändringar i det här fönstret? Avbryt sparar INTE ändringarna, men låter dig fortsätta redigera data i fönstret.

48 F.3.3 Radera produkter Produktregistreringar kan raderas om så önskas. Detta är användbart när man inte längre tillhandahåller en viss produkt. För att radera produkten öppnas först den produktregistrering man vill radera med hjälp av Produkt i huvudmenyn, sedan väljer man Produkter öppnar slutligen upp den produkt som önskas. Om man är säker på att man vill radera den produkten klickar man på det röda X:et i menyn längst upp.

49 Radera-knappen När man har klickat på Radera-knappen ombeds man att bekräfta att man verkligen vill radera produkten. - Ja, raderar produkten - Nej, avbryter raderingen och fortsätter att visa produkten. Det finns ingen ångra-knapp, så försäkra dig om att du verkligen vill radera registreringen. F.3.4 Skapa/Ändra åtkomsträttigheter för produkter Åtkomsträttigheter för att skapa och redigera produkter kan ändras för enskilda medarbetare. De kan antingen ges rättighet att lägga till, redigera och radera produkter eller inte. Detta är användbart om man bara vill att några få medarbetare skall kunna redigera företagets produktinformation.

50 Detta åstadkoms genom att man väljer Verktyg Organisation Personal i menyn längst upp och sedan öppna relevant medarbetare. När man har öppnat medarbetare-filen väljer man Åtkomsträttigheter-fliken. Man får då upp en skärm där olika åtkomsträttigheter kan ändras. Leta upp kryssrutan för Skapa/redigera produkter och sätt antingen dit kryss för att ge rättighet att lägga till, redigera och radera produkter, eller ta bort krysset för att ta bort dessa rättigheter. När du är klar klickar du på OK för att spara ändringarna och aktivera dem. Skärmbilden nedan visar borttagna åtkomsträttigheter för att lägga till, redigera och radera produkter för medarbetaren David Wright. F.4 Andra användbara fält Fliken Organisation låter produkter grupperas under olika rubriker. Detta låter större organisationer ha olika produkter tillgängliga i vissa områden eller regioner. När en lista över produkter visas finns det alternativ i Linjer-menyn för att begränsa listan till bara de mest relevanta produkterna: Mina Mitt kontor Mitt område Min region Mitt märke Allt

51 Dessa alternativ är alla relativa till den inloggade medarbetarens persondata. Därför är det t.ex. möjligt att bara se kyrkorna i en användares eget område, eller bara kyrkogårdarna som hör till regionen. Lägg märke till att, beträffande alla sorters registreringar kommer byte av kontorskod kommer också att ändra Område, Region och Märkeskod om sådana länkar finns i kontorsfilen. Byte av Områdeskod byter också Region och Märkeskod, om dessa länkar finns i Område-filen. Byte av Regionkod byter också Märkeskod om denna länk finns i Region-filen. Det finns också X-, Y- och Z-grupper. Dessa grupper används huvudsakligen i Kontakt-filerna men är inte implementerade i Produkt-filen. Kontakta din programvaruleverantör för ytterligare information om hur Organisation-fliken används. F.5 Utskrifter av produktinformation Man kan inte bara se produktinformation på skärmen, produktlistan kan även skrivas ut. Först öppnar man produktlistan Produkt i huvudmenyn och välj sedan Produkter. Detta kommer att öppna produktlistan. Klicka en gång på en produkt i listan för att markera den. Det spelar ingen roll vilken registrering man markerar, om man inte bara vill skriva ut information om en enskild produkt. Sedan använder man antingen Skriv ut-knappen eller Förhandsgranska-knappen i menyn längst upp. Skriv utknappen skickar dokumentet direkt till skrivaren för omedelbar utskrift, medan Förhandsgranska-knappen ger en skärmvisning innan man bestämmer sig för att skriva ut. Man presenteras med samma alternativ oavsett vilken av dessa knappar man väljer. Det finns många alternativ för utskrift av produktlistan, de flesta självförklarande. Alternativen är delade i två avdelningar. Den första avdelningen väljs när man trycker på Skriv ut- eller Förhandsgranska-knappen. Den andra avdelningen (Listor), väljs sedan från den första avdelningen. Vissa alternativ har ordet (Alla) och några har ordet (Vald) efter dem. Alternativet (Alla) skriver ut alla produkterna i produktlistan, medan alternativet (Vald) endast skriver den markerade produkten i listan. Diagrammet nedan visar de två avdelningarna.

52 Den första avdelningen innehåller följande alternativ: - Faktablad en utskrift av produktbilden, beskrivning och försäljningspriset. - Helsidesbild en helsidesbild av produkten, beskrivningen och priset - Galleri ett antal produktbilder, beskrivningar och priser på en och samma sida (antingen 2 x 2 bilder, 3 x 3 bilder eller 4 x 4 bilder). Skärmbilden nedan visar några exempel av dessa utskriftsalternativ. Faktablad.

53 Faktablad Limousin med chaufför Tillhandahållande av en limousin & chaufför Pris: kr Galleri 2 x 2

54 Galleri 4 x 4

55 Den andra avdelningen (Listor) ger dig olika alternativ för att skriva ut produktlistan med olika kolumner och i olika format. Du kan t.ex. skriva ut en standardlista, som inkluderar referensnummer, kategori, beskrivning och pris, i många olika format. Skärmbilden nedan visar Standardlistan med alternativet liggande (Alla). Produkter Nedanstående skärmbild visar Prislista med alternativet bilder (Alla).

56 Prislista Ref. Beskrivning Pris Skärmbilden nedan visar standardlistan, med alternativen stående (Alla).

57 Produkter Ref. ID Kategori Beskrivning Försäljningspris Lägg märke till att produktlistan skrivs ut i den ordning som visas på skärmen. Standaralternativet för sortering är referensnummer, så det är så listan skrivs ut om inga andra inställningar görs. Om man ber programmet sortera på ett annat fält så är det så listan skrivs ut. Om du sedan filtrerar ned listan på referensnummer som börjar med bokstaven S, skrivs listan ut så som den visas på skärmen. Ytterligare information om olika utskriftsalternativ hittar du i Utskriftssektionen.

58 G Begravningar G.1 Introduktion Begravningssektionen i Eulogica är stället där man lägger in information om begravningar, övriga beställningar, rättsläkarborttagningar, förskottsbetalda begravningar osv. Alternativen under begravningskategorin i huvudmenyn varierar beroende på ditt företags individuella installation. Du har, till exempel, eller har inte, en rättsläkartransporter-sektion beroende på om ni behöver det här alternativet eller inte. För att se listan över alternativ, välj Begravningar i huvudmenyn. Nedan kommer en kort diskussion om valet av allmänna filer: Övrigt ordrar ger en separat fil där arbeten som inte ingår i begravningen registreras. Det kan vara arbete som utförs för en kund efter att begravningen har fakturerats. Kunden har kanske inte beslutat vad som skall hända med den kremerade bortgångnes aska när själva begravningen faktureras. När detta extra arbete har utförts kan en Övrigtorder utställas. Man kan också länka Övrigtordern till en begravningsorder. Detta tillåter snabb inmatning av namn och adresser osv. utan att man behöver registrera all information en gång till. Övrigtorder kan också användas till exempelvis för mångahanda olika ordrar, som uthyrning av en limousin till en annan begravningsdirektör osv. Transporter ger en separat fil för registreringar hantering av borttagningar som inte är del av den egentliga begravningen. Detta är relevant for den Begravningsdirektör som sköter transporter för sjukhus, rättsläkare, polis osv. eller för en annan begravningsbyrå. Filen bör inte användas transporter som ingår i kompletta begravningar, eftersom det även finns en transportfunktion i huvudfönstret för begravningar. Blomsterarrangemang ger en fil för registrering av Kundens beställning av blomsterarrangemang, i allmänhet i samband med kompletta begravningar, men beställs och betalas separat. När man skapar en sådan beställning är det god ordning att koppla den till huvudbegravningen detta ger en bättre överblick senare. Filen bör inte användas för blommor som beställts tillsammans med huvudbegravningen, eftersom det även finns en blomsterarrangemangsfunktion i huvudbegravningsfönstret. Minnesstenar ger en fil för registrering av Minnesstenar, möjligen i förbindelse med en begravning, men efter att huvudbegravningen har fakturerats. Filen är naturligtvis användbar vid all separat försäljning av minnesstenar. Det är inte nödvändigt att använda den här filen för arbete som ingår i huvudbegravningen eftersom det även finns en minnesstensfunktion i huvudbegravningsfönstret. Repatrieringar ger en fil för registrering av export- och importaktiviteter som inte är kompletta begravningar. Detta är relevant för företag som utför repatrieringsarbeten för andra Begravningsdirektörer. Vid en komplett begravning som även är en repatriering (med kista, likbil etc.) bör huvudbegravningsfilen användas, eftersom den även erbjuder repatrieringsfunktionalitet (beroende på er speciella konfigurering).

59 G.2 Åtkomst av begravningsregistreringar För att komma åt en specifik begravningsregistrereing väljer man först Begravning i huvudmenyn. Man får då presenterat för sig en förteckning över de olika begravningsgrupper som har ställts in för sig. Klicka bara på den grupp du önskar för att öppna filerna. Den här sektionen fokuserar på Begravningar, men alla andra alternativ fungerar på samma sätt (registreringarna finns dock lagrade i ett annat område). När man klickar på den kontaktgrupp man önskar visas ett fönster längs skärmens nederkant med en förteckning över dessa specifika filer. Fönstret kan storleksförändras genom att man klickar på och drar det streckade området i mitten längst i fönstret. En klickning på den streckade delen krymper ihop fönstret längst ned på skärmen. För att öppna fönstret igen, klicka åter på den streckade linjen som nu finns längst ned på skärmen. Skärmbilden nedan visar bergravningsförteckningen öppnad. I just det här exemplet är alternativen Begravningar, Övrigt ordrar, Transporter, Repatrieringar och i förväg planerade begravningar. Skärmbilden nedan visar Begravningsfilerna öppna.

60 Registreringar saknas! Man kan bläddra upp och ned bland begravningsregistreringarna med musen och bläddringslisten, piltangenterna på tangentbordet eller navigeringsknapparna i menyn längst upp. För att markera en viss begravning för att titta på, dubbelklicka på den eller markera den och klicka på Öppna längst ner på skärmen. Antalet begravningsregistreringar i filen visas i det nedre vänstra hörnet av skärmen. På föregående skärmbild visade den 70 rader, vilket innebär 70 registreringar. Där det finns många begravningsregistreringar kan filtrera ned dessa för att göra det enklare att hitta den man söker. Standardinställningen är sorterad i nummerordning. Längst ner till vänster på skärmen ser man en ruta med titeln Nummer. Här kan man skriva in numret på den begravning man söker och registreringarna filtreras ut. Man måste skriva in hela begravningsreferensnumret för att registreringen skall filtreras. Det är också möjligt att sortera begravningsregistreringar på många andra sätt. För detta klickar man på Sortera-knappen i menyn längst ned och väljer hur man önskar sortera registreringarna. När man har valt sitt nya alternativ, visas detta i titeln till rutan längst ned till vänster. Registreringarna är nu sorterade enligt den rubrik man har valt och om man skriver in något annat i filterrutan verkställs detta på det nya sorteringsalternativet. För att rensa filtret raderar man bara texten som skrivits in i filterrutan. Sorteringen återgår alltid till standardinställningen Nummer när begravningsfilerna öppnas genom huvudmenyn. Skärmbilden nedan visar Begravningslistan med referensnumret skrivet i Nummerrutan.

61 Skärmbilden nedan visar Begravningslistan med Sorteringsalternativet satt till Avlidnes efternamn och bokstäverna vj inskrivna i filterrutan. Endast registreringar där den avlidnes efternamn börjar med bokstäverna vj visas nu (den här rutan är inte skriftlägeskänslig).

62 För att välja en viss begravning för granskning dubbelklickar man bara på registreringen eller markerar den och klickar på Öppna längst ned på skärmen. Detta öppnar begravningsregistreringen så att informationen kan granskas. Begravningsfönstret är uppdelat i olika flikar för att kunna härbärgera alla de olika datafälten. Skärmbilden nedan visar en öppnad Begravningsregistrering.

63 G.3 Ändra begravningsregistreringar G.3.1 Introduktion Man måste naturligtvis lägga till nya begravningsregistreringar när begravningsbeställningar tas emot, och uppdatera dem när ytterligare information samlas in. Då och då behöver man också ta bort en viss begravning från systemet. I det här avsnittet tittar vi på de grundläggande steg som krävs för att utföra dessa åtgärder. G.3.2 Lägga till begravningsregistreringar För att lägga till en begravning måste man först öppna den begravningsgrupp där man vill lägga till registreringen. Klicka på Begravning i huvudmenyn och sedan på Begravningar (eftersom vi fokuserar på begravningar i det här avsnittet). Detta kommer att öppna begravningslistan. I menyn längst ned klickar man på Ny-knappen. Detta öppnar då ett tomt begravningsformulär som nu kan fyllas i. Begravningsfönstret har olika flikar för alla de olika fält som krävs. När man är klar med att skriva in information, eller så mycket information som man har tillgång till just nu, klicka på OK längst ned till vänster i fönstret för att stänga och spara den nya registreringen. Mer information kan alltid läggas till senare. Skärmbilden nedan visar de olika alternativen för att lägga till en ny begravningsregistrering. Använd någon av dessa knappar för att lägga in en ny registrering

64 G.3.3 Ändringar i begravningsregistreringar Att redigera/ändra i begravningsregistreringar är enkelt. Öppna bara den begravning du vill gör ändringar i med Begravning i huvudmenyn och välj sedan Begravningar och öppna den begravning som skall ändras. Gör sedan de önskade ändringarna. När du har gjort alla ändringar kan du antingen välja att spara ändringarna eller inte spara dem. - Spara ändringarna. Om du är nöjd med ändringarna du har gjort och vill spara dem klickar du på OK längst ned i vänstra hörnet av fönstret. Ändringarna sparas och fönstret stängs. Andra som öppnar just den här begravningsregistreringen kommer nu att se begravningen med de ändringar som just har gjorts. Om du gjorde ändringar som påverkar dagboken, blir även detta uppdaterat. - Inte spara ändringarna. Om du bestämmer dig för att du inte vill spara ändringarna, klicka på Avbryt-knappen längst ned i fönstret. Du tillfrågas då om du vill spara ändringarna och får tre alternativ. o o o Spara ändringar i detta fönster? Ja sparar ändringarna och stänger fönstret. Spara ändringar i detta fönster? Nej kommer INTE att spara ändringarna och stänger fönstret. Spara ändringar i detta fönster? Avbryt kommer INTE att spara ändringarna, men låter dig fortsätta redigera data i fönstret. G.3.4 Radering av begravningsregistreringar Om man verkligen behöver, kan Begravningsregistreringar raderas. Programvaran har inga begränsningar för hur många begravningsregistreringar som kan lagras så det är INTE nödvändigt att ta bort dem. För att radera en begravningsregistrering öppnar man först den registrering man vill ta bort med Begravning i huvudmenyn, välj sedan Begravningar och öppna slutligen den önskade begravningen. Om man är säker på att man vill ta bort registreringen så klickar man på det röda X:et i menyn längst upp.

65 Raderingsknapp När man har klickat på Radera-knappen får man en varning om att man håller på att radera all information för denna begravning och att informationen om den avlidne också kommer att raderas. - Ja kommer att radera registreringen. - Nej avbryter begäran och fortsätter visningen av registreringen. En bekräftelse av Ja i förra steget resulterar i en SLUTGILTIG bekräftelse om att man vill radera registreringen. - Ja kommer att radera registreringen fullständigt det blir inga fler varningar. - Nej avbryter raderingen och fortsätter visningen av registreringen.

66 Det finns ingen ångra-knapp så försäkra dig om att du verkligen vill radera registreringen. G.3.5 Skapa/Ändra åtkomsträttigheter för begravningar Åtkomsträttigheter för att skapa och redigera begravningar kan ändras för enskilda personalmedlemmar. Personal kan antingen ges rättighet att lägga till, redigera eller radera begravningar eller inte. Detta alternativ kan vara användbart om vissa personalmedlemmar bara behöver kunna granska begravningsregistreringar. Detta åstadkoms genom att välja Verktyg Organisation Personal i menyn längst upp och sedan öppna den berörda personalmedlemmen. När man har öppnat personalmedlemsfilen väljer man fliken Åtkomsträttigheter. Man presenteras då med en skärmbild där olika åtkomsträttigheter kan ändras. Titta efter rutan Skapa/redigera begravningar och bocka för den för att ge rättigheter att lägga till, redigera och radera begravningar eller avlägsna bocken för att ta bort dessa rättigheter. När man är klar klickar man på OK för att spara ändringarna och aktivera dem. Skärmbilden nedan visar borttagna åtkomsträttigheter för att lägga till, redigera och radera begravningar för medarbetaren Demonstrationsanvändare.

67 G.4 Utskrifter från begravningsregistret Efter att ha lagt in all begravningsinformation vill man naturligtvis kunna skapa olika dokument för utskrift. Det här avsnittet ger en överblick över utskrift av dokument från en begravningsregistrering. Öppna först den begravningsregistrering som önskas genom att välja Begravning i huvudmenyn och sedan Begravningar. Öppna den begravning du vill generera dokument för. Därefter använder man något av utskriftsalternativen i menyn längst upp. För omedelbara utskrifter använder man Skriv ut-knappen, som skickar dokumentet direkt till skrivaren. För att se dokumentet på skärmen innan det skrivs ut använder man Förhandsgranska-knappen vilken ger dig en skärmvisning innan du beslutar om utskrift. Du kan även välja E-post-, Fax- eller Word-knapparna. Genom att välja en av dessa knappar blir du presenterad med samma alternativ men skickar dokumentet på olika sätt. Utskriftsalternativen varierar för olika begravningar beroende av vilken sorts begravning det är och vilka tjänster som har lagts till. Om man till exempel lade till tjänsten för Välgörenhetsgåvor i begravningen ges möjligheten att skriva ut olika brev som har att göra med välgörenhetsgåvor. Om man inte väljer denna tjänst kommer man inte att få utskriftsalternativ som har att göra med välgörenhetsgåvor. Skärmbilden nedan visar förhandsgransknings-knappen vald och de olika alternativen som finns. Fler detaljer i de olika utskriftsalternativen kan hittas sektionen Utskriftsalternativ.

68 H H.1.1 Begravningsfönstret Om fönstret Längst upp i fönstret hittar man några fält som har att göra med identifiering av begravningen. I allmänhet hittar man begravningens referensnummer och den avlidnes namn här. Fältvalet kan specialanpassas, så du kanske ser andra fält på din skärm, som exempelvis en medarbetarkod. Den religiösa symbolen i övre högra hörnet är helt enkelt en påminnelse om religionen den avlidne tillhörde. (Religionen kan väljas nära fönstrets nedre kant, i Personliga uppgifter om den avlidne.) Fälten längst upp i fönstret förblir oförändrade medan innehållet i fönstret är organiserat i sidor, som väljs med flikar längst upp på varje sida. Klicka på nyckelorden Avliden, Kund, Familj och så vidare för att se de olika sidorna. Lägg märke till OK- och Avbryt-knapparna längst ner i fönstret. Regeln är att du trycker på OK när du är klar med hela fönstret och vill stänga och spara ändringarna. Du kan klicka på Avbryt för att stänga utan att spara. Ett klick på X:et i fönstrets högra hörn betyder samma sak som att klicka på Avbryt. Tänk på att, för att gå från en flik till en annan skall man inte klicka på OK. Om du vill spara ditt arbete på datorns hårddisk vid något tillfälle kan du klicka på diskettsymbolen på verktygsfältet längst upp till vänster i huvudfönstret. Normalt finns ingen anledning att spar arbetet på det här sättet, eftersom det sparas regelbundet på automatisk väg. För att flytta mellan fälten på en sida kan man antingen använda musen och klicka i fältet som skall användas eller använda Tab -tangenten för att flytta till nästa fält. Och slutligen, tänk på att begravningsfönstrets storlek kan ändras. Använd musen för att dra i hörnen. Innehållet anpassas, och på vissa sidor är det fördelaktigt att använda ett större fönster. H.1.2 Avlidensidan Den första sidan/fliken man möter i Begravningsfönstret innehåller information om den avlidne. I exemplet nedan finns 3 sektioner på den här sidan. Den avlidnes adress, Personlig information om den avlidne och Internt. Dessa fält kan konfigureras och ser kanske likadana ut på din skärm. Fälten i respektive sektion kan också konfigureras så att de också kan avvika från vad du ser på din skärm.

69 Den avlidnes adress är självförklarande. De första två raderna fylls igenom att man skriver in informationen. På tredje raden kan man antingen skriva in Stad/kommun eller, man kan använda en rullgardinsmeny genom att klicka på nedåtpilen i slutet på rutan. Detta ger dig ett par alternativ för olika städer och kommuner. Denna urvalsruta kan redigeras. Rutan för Postnummer är där man fyller i postnummerdelen av den avlidnes adress. Om det fullständiga postnumret anges visas den lilla världs-ikonen under Karta. Om du har tillgång till internet ges du möjlighet att klicka på världs-ikonen, vilket då öppnar din webbläsare, till exempel Microsoft Internet Explorer, som ger dig en karta över adressen. Tänk på att om inte det fullständiga postnumret skrivs in, kommer inte kartfunktionen att ge en korrekt karta. Om inget postnummer anges, kommer världs-ikonen att vara grå och oanvändbar. Personlig information om den avlidne är också ganska självförklarande. Dessa fält är återigen konfigurerbara och kan verka aningen annorlunda än vad du ser på skärmen. Där fälten har en liten nedåtpil i slutet av rutan, är det normalt sett urvalsrutor. Till exempel är Kön och Civilstånd enkla urvalsfält. I yrkesfältet kan man antingen skriva in yrket eller välja från de vanligaste Yrkena med hjälp av den lilla nedåtpilen. Fältet Dödsdatum kan fyllas i på två olika sätt. Man kan antingen skriva in dödsdatumet i följande format dag/månad/år. Till exempel skulle den 30:e november 2005 skrivas som Man behöver inte skriva in snedstrecken, /, eftersom programmet automatiskt fyller i dessa. Alternativt kan man klicka på nedåtpilen i slutet på Dödsdatumfältet, så att en kalender visas. Man då helt enkelt klicka på datumet i kalendern. Om man behöver ändra månad eller år i kalendern, kan detta göras genom att klicka på de små pilarna på sidorna av

70 den. För att lägga in dagens datum från kalendern klickar man bara på Idag längst ner till vänster i kalendern. För att rensa fältet, klicka på Rensa-knappen längst ner till höger i kalendern.

71 H.1.3 Kundsidan Genom att klicka på Kund -fliken hamnar man på sidan där man skriver in information om personen som arrangerar begravningen. Detta kanske inte är samma som närmast anhörig vars information skrivs in i nästa avsnitt. Kundsidan ställs initialt in i två avsnitt så som visas i nedanstående skärmbild. Ett tredje avsnitt blir synligt om man bockar av rutan Faktura skall skickas till en annan adress. H Kundadress Kundadress är självförklarande och de olika detaljerna fylls i på samma sätt som den Avlidnes adress. Det finns emellertid en inbyggd funktion i den här sidan som låter dig kopiera samma information som i den Avlidnes adress utan att man behöver skriva in allt igen. För att kopiera den Avlidnes adress klickar man bara på Kopiera-knappen och man presenteras med olika adressalternativ så som visas i skärmbilden nedan.

72 Dessa alternativ är i grunden all adressinformation du tidigare har skrivit in tillsammans ett alternativ Från Kund-fil, Våra lokaler och Tom. I detta fall visas är det andra alternativet som visas Den avlidnes adress skrevs: (89 Johnson St.) in som den avlidnes adress i förra avsnittet. För att välja denna adress för kopiering, behöver den bara markeras och enkelklickas. Detta fyller i adressfältet tillsammans med Efternamnsfältet. Notera att om du vill kopiera en adress så måste du klicka på Kopiera-knappen innan du fyller i någon annan information. Om du fyller i namnet och sedan klickar på OK, kommer namnet att raderas. H Ytterligare Kundinformation Ytterligare Kundinformation är ett avsnitt där förhållande till den avlidne kan registreras tillsammans med kontaktens telefonnummer och en e-postadress. Det finns också två kryssrutor med beteckningen Kundens privatadress och Fakturera till en annan adress. Kundens privatadress är bockad som standard. Om man bockar av rutan tas fälten Titel och Förnamn bort från Kundadressrutan. Detta för att göra det möjligt för dig att skriva in namnet på ett juridiskt ombud istället för ett personnamn. Faktura till en annan adress är tom som standard. Om man vill att fakturan skall gå till en annan adress än kundens, sätter man en bock i denna ruta. Man presenteras då med utrymme att skriva in en separat fakturaadress på, så som visas nedan. Man får även ett annat alternativ, Privat fakturaadress som fungerar på samma sätt som beskrivits ovan.

73 När du väljer en annan fakturaadress ändras dina dokumentutskrifter. Fakturor går nu till Faktura till adress, medan andra dokument, som t.ex. Kundbekräftelse fortsatt skickas till Kundadressen. H.1.4 Familjesidan Ett klick på Familj -fliken för dig till stället där information om den avlidnes närmaste anhörig hålls. Detta är eller är inte samma som kunden. Närmast anhörig till den avlidne kan t.ex. vara maken eller makan, men sonen eller dottern arrangerar begravningen. Ett exempel på Familj -sidan visas nedan. (Sidan finns ej i programmet!) Det finns återigen en enkel Kopiera-knapp som låter dig snabbt fylla i all information om den är samma som den tidigare inskrivna adressen. Att klicka på Kopiera ger dig ett par alternativ. Om du väljer Den avlidnes adress kommer adressen att kopieras från den avlidnes information. Om du väljer Kund kommer all information att kopieras från Kund -sidan. Detta inkluderar namn, adress, förhållande och all kontaktinformation. Det här är ett mycket snabbt sätt at fylla i den här informationen på i majoriteten av alla begravningsarrangemang eftersom Kunden och Närmast Anhörig oftast är samma person.

74 Skärmbilden nedan visar Kopiera-knappen vald och klar att klicka kopiera Kundinformationen. (Sidan finns ej i programmet!) Det finns ytterligare ett fält på Familjesidan benämnt Övrig familj/kontakter. Information om övriga familjemedlemmar/kontakter kan registreras här. Det finns ingen gräns för hur många familjekontakter som kan läggas in. För att lägga till information till den här registreringen måste först alla klick på + (lägg till)-symbolen längst ned till vänster på skärmen. Detta öppnar ett fönster, som nedan, där ytterligare information kan läggas till. När man har fyllt i alla relevanta detaljer klickar man på den gröna pilen för att spara filen. Om man behöver ändra detaljerna klickar man bara det relevanta fältet, ändrar informationen och klickar på den gröna bocken för att spara. Om man vill radera hela registreringen klickar man var som helst i registreringen och klickar sedan på den röda - (minus)-symbolen. Man ombeds då bekräfta raderingen. För att lägga till ytterligare en kontakt klickar man på + (lägg till)-symbolen, skriver in den nya informationen och klickar sedan på den gröna bocken. För att ändra storlek på kontaktregistreringen flyttar man muspekaren över den grå linjen mot kanten av registreringen, klickar och håller nere musen medan man ändrar storlek på fönstret. Om man har fler registreringar än vad som kan visas på skärmen kan man antingen använda fönsterlisten längst ned på skärmen eller de två höger-/vänsterpilarna för att navigera bland kontakterna. Lägg märke till att om man försöker radera en registrering utan att ha skrivin in någon information får man upp nedanstående varning. Klicka på den gröna fortsätt -knappen för att fortsätta arbetet.

75 H.1.5 Tjänster-sidan Tjänster-sidan är platsen där man väljer ut begravningens grundläggande struktur. Sidan är uppbyggd i tre avsnitt. I översta avsnittet skrivs Allmän information in, sedan, till vänster finns Tillgängliga tjänster och till höger, Tjänster för den här begravningen. Tjänster är de enskilda detaljer som utgör en begravning. En mycket enkel begravning kan till exempel bestå av följande tjänster: Arrangemang, Förflyttning av den avlidne, Läkare, Kista, Ledare, Likbil, Kremering, Begravningsförrättare, etc. En mer omfattande begravning kan ha ytterligare tjänster så som Dödsannons, Blomsterarrangemang, Kortege, Andakt, Catering, Tackkort osv. Om dessa tjänster skall läggas till kan man fylla i specifik information om dessa i nästa avsnitt. Ett exempel på en tjänst som nästan alltid används i en begravning är Kista -tjänsten. Eftersom nästan alla begravningar har någon sorts kista, behövs tjänsten för att man skall kunna fylla i information angående kistan. Som redan nämnts kommer registrering av specifik information att diskuteras i nästa avsnitt. Ett exempel på en tjänst som kanske inte förekommer i alla begravningar är Dödsannons -tjänsten. Om det inte skall vara någon dödsannons i samband med en viss begravning, behöver inte den här tjänsten läggas till och därför kommer man inte att bli ombedd att fylla i information for den här tjänsten senare. Man kan välja om man vill ha små eller stora ikoner i Tjänster-menyn. Välj bara Vy Stora ikoner i fönster. Det betyder, klicka på Vy-menyn, och klicka sedan på alternativet Stora ikoner i fönster. OBS: detta ändrar även ikonerna på Detaljer -sidan. Skärmbilden nedan visar hur det ser ut när Stora ikoner i fönster har valts.

76 Skärmbilden nedan visar hur det ser ut när Stora ikoner i fönster INTE har valts.

77 H Allmänt Det är viktigt att detta avsnitt fylls i innan tjänsterna väljs. Avsnittet Allmänt innefattar fält för Begravningstyp (Kremering, Jordfästning eller annan), Begravningsdatum och Tidpunkt. Detta är kärninformation som vissa av tjänsterna är beroende av. Begravningstyp: Begravningsdatum: Tidpunkt: Kremering, Jordfästning eller annan. Detta avgör vilka tjänster och mallar som kommer att vara tillgängliga för användning. Sätter datum för begravningen. Datumet kan registreras med tangentbordet eller genom att använda nedåtpilen till höger om fältet för att öppna en kalender. Här bestäms den tidpunkt då man vill ha personal tillgänglig för begravningen och även då proceduren skall starta. Om begravningen till exempel skall lämna dina lokaler kl. 09:30 så bör man ha Förrättare och personal tillgängliga för begravningen från kl. 09:00 för att stänga kistan, lasta den etc. I det här fallet skulle man sätta Tidpunkt till 09:00. OBS. Som nämnts ovan är Begravningsdatum och Tidpunkt kärninformation för systemet. Om man kommer Tillbaka till det här avsnittet och ändrar på antingen Begravningsdatum eller Tidpunkt presenteras man med en pop-up ruta (nedan). Denna informerar bara om att du håller på att ändra viss kärninformation och att det kan ta några sekunder. Klicka bara på OK och vänta på den att blå stapeln längst ned blir klar med uppdateringen av först tjänsterna och sedan uppgifterna. Medan den uppdaterar tjänsterna och uppgifterna har man en äggklocks-symbol istället för muspekaren och den blå stapeln längst ned kommer gradvis att växa sig större. Efter att uppdateringen är klar återgår äggklockan till normal pekare och man kan fortsätta arbeta. Skärmbilden nedan visar pop-up rutan som informerar om att kärninformation kommer att ändras. (Sidan finns ej i programmet!) H Mallar för tjänster När denna information har registrerats kan en mall väljas. Mallarna varierar beroende på vilken typ av begravning som har valts men även på hur systemet har konfigurerats. Mallarna är konstruerade att hjälpa användaren att enklare välja de tjänster som vanligen hänger ihop med en begravning. För att använda mallar klickar man bara på Mallar -knappen och väljer den lämpligaste mallen från listan. Tjänsterna som placerats i den här mallen kommer sedan att flyttas över till Tjänster för denna till Begravningfönstret. När detta är klart visas mallen som används i fältet alldeles till höger om Mallar -knappen, vid rubriken Aktuell mall. Kontakta mjukvaruleverantören om du önskar diskutera en omkonfigurering av mallarna. Skärmbilden nedan visar ett exempel på en vald Mall.

78 H Lägga till/ta bort individuella tjänster Om andra tjänster behövs efter att man har valt en viss mall behöver man bara välja den tjänst man behöver från fönstret Tillgängliga tjänster och dra den över till fönstret Tjänster för den här begravningen. För att åstadkomma detta, vänsterklicka på den tjänst som behövs och dra in den vart som helst i det högra fönstret och släpp upp vänsterknappen. Samma gäller om man önskar ta bort en tjänst från fönstret Tjänster för den här begravningen, t.ex. ta bort tjänsten från just den här begravningen. Välj den tjänst du vill ta bort i fönstret Tjänster för den här begravningen och dra över den till fönstret Tillgängliga tjänster. Detta tar bort alla hänvisningar till den här tjänsten för den här begravningen. Skärmbilden nedan visar Dödsannons -tjänsten som dras över från fönstret Tillgängliga tjänster till fönstret Tjänster för den här begravningen.

79 Multipla tjänster kan också dras samtidigt. Tryck ned och håll Ctrl nedtryckt medan du använder vänster musknapp för att välja tjänster till vänster. När du har valt de du vill använda, pekar du med vänster musknapp på någon av de valda tjänsterna och drar dem över till det högra fönstret. Alla markerade tjänster flyttas då till fönstret Tjänster för den här begravningen. Återigen gäller samma metod om du vill ta bort multipla tjänster från en begravning. Välj bara tjänsterna till höger och dra dem över till vänster. Alla markerade tjänster tas då bort från begravningen. Skärmbilden nedan visar tjänsterna Gravsättning av aska, Kremation och Annonser valda, klara att dras över till fönstret Tjänster för den här begravningen.

80 Alternativt kan man lägga till en tjänst genom att klicka i fönstret Tillgängliga tjänster och sedan klicka på Lägg till-knappen mellan de båda fönstren. För att välja multipla tjänster samtidigt, tryck på och håll Ctrl-knappen intryckt medan du väljer tjänsterna och klicka sedan på Lägg till-knappen. Samma gäller för att ta bort tjänster. Man kan välja tjänsten eller tjänsterna i fönstret Tjänster för den här begravningen och sedan klicka på Ta bort-knappen mellan de två fönstren. Alla markerade tjänster tas då bort. Skärmbilden nedan visar hur tjänsterna Annonser, Gravsättning av aska och Kremation läggs till genom att använda Lägg till-knappen.

81 Skärmbilden nedan visar hur tjänsterna Annonser och Gravsättning av aska tas bort genom att använda Ta bort-knappen. H Lägga till multipla tjänster

82 Vissa tjänster kan bara läggas till en gång, medan andra kan läggas till flera gånger. Till exempel, Kista/urna - tjänsten kan bara läggas till en gång eftersom man normalt sett bara kommer att behöva en kista. När denna tjänst har lagts till i fönstret Tjänster för den här begravningen, försvinner den från fönstret Tillgängliga tjänster. Ett exempel på en tjänst som kan läggas till flera gånger är Dödsannons -tjänsten. Man kanske vill sätta in en dödsannons i 2, 3 eller fler olika tidningar. Dessa kan alla ha samma ordalydelse eller de kan vara olika. De kan alla publiceras på samma dag eller olika dagar. Möjligheten att lägga till flera Dödsannons -tjänster gör det möjligt för en att klara dessa olika situationer. Efter att man lagt till Dödsannons -tjänsten i fönstret Tjänster för denna begravning ser man att den faktiskt inte försvann från fönstret Tillgängliga tjänster. Man kan nu dra ytterligare en Dödsannons -tjänst till fönstret Tjänster för denna begravning. När du gör detta läggs den till och kallas Dödsannons (2) eller Dödsannons (3) etc. beroende på hur många man redan har lagt till. Den kommer aldrig att försvinna från fönstret Tillgängliga tjänster, så man kan lägga till så många man önskar. Skärmbilden nedan visar att Personligt avsked -tjänsten har lagts till 3 gånger men finns fortfarande tillgänglig i fönstret Tillgängliga tjänster. Lägg också märke till att tjänsten Annonser inte längre finns tillgänglig i fönstret Tillgängliga tjänster eftersom den redan har lagts till begravningen. H De vanligaste/alla tjänster I fönstret Tillgängliga tjänster hittar man också en rullgardinsmeny som kallas Visa tjänster. Det finns bara två alternativ här, standardalternativet vilket är De vanligaste och det andra är Alla. Denna meny angör om man ser de tjänster som är vanligast hos företaget eller den kompletta förteckningen över tillgängliga tjänster. Alternativet De vanligaste är i grunden ett filter som döljer de tjänster man bara använder sällan och förhindrar att man måste söka igenom den långa listan med tjänster efter de man oftast använder dagligen. Om en viss tjänst behövs, som inte finns på De vanligaste-listan väljer man bara Alla för att bli presenterad med hela listan med tjänster. Kryonisk nedfrysning -tjänsten behövs förmodligen inte för många av ens begravningar, så den finns inte med på De vanligaste-listan. Om man ändå skulle komma att behöva tjänsten för en viss begravning,

83 väljer man bara Alla tjänster i Visa tjänster-menyn och bläddrar sedan ner längs listan för att hitta tjänsten. Den kan då läggas till på vanligt sätt. Kontakta er mjukvaruleverantör om De vanligaste-listan behöver ändras. Skärmbilden nedan visar fönstret Tillgängliga tjänster med alternativet De vanligaste valt i Visa tjänstermenyn. Lägg märke till att i det här fallet får alla tjänster plats i fönstret. Skärmbilden nedan visar fönstret Tillgängliga tjänster med alternativet Alla valt i Visa tjänster-menyn. Lägg märke till att alla tjänster inte får plats i fönstret och att det nu finns en blädderlist där som gör det möjligt för en att se hela den långa listan uppifrån och ned.

84 När man är klar med begravningens grundläggande struktur, går man vidare till Detaljavsnittet där man kan registrera specifik information för var och en av tjänsterna. Man kan när som helst lägga till eller ta bort tjänster så länge begravningen är olåst, med vilket menas ej fakturerad. Om man försöker ta bort en tjänst där man redan har registrerat detaljer, som till exempel en av Dödsannons -tjänsterna där man har valt tidning, publiceringsdatum och ordalydelse, man varnas då om detta och ombeds bekräfta att man verkligen vill ta bort tjänsten. Skärmbilden nedan visar varningen då man försöker ta bort en tjänst för vilken man redan har registrerat specifika detaljer. (Sidan finns ej i programmet!) H.1.6 Detaljsidan När man har lagt till huvudtjänsterna för en begravning, är Detaljsidan platsen där man fyller i specifik information om var och en av dessa tjänster. Vissa tjänster kräver mycket lite tilläggsinformation, medan andra kräver mycket mer information. Många av tjänsterna har konfigurerats för just ditt företag och ser kanske inte ut exakt som i exemplet som visas här. Det är viktigt att fylla i informationen i de här fälten både komplett och korrekt eftersom dessa fält dikterar vad som skrivs ut i viss dokumentation. Detaljfönstret består huvudsakligen av 2 separata fönster. Till vänster finns listan över Tjänster som du lade till i fönstret Tjänster, och i fönstret till höger skrivs specifik information för den valda tjänsten in.

85 Skärmbilden nedan visar Detaljsidan med Kundbesök -tjänsten markerad till vänster med den specifika informationen på högersidan. H Tjänstsidan Tjänstfönstret består av 2 knappar, Lägg till och Ta bort, och ett fönster med listan över de tjänster som lagts till tidigare. Lägg till- och Ta bort-knapparna kan användas till att lägga till eller ta bort tjänster så som man gjorde på Tjänstsidan. Detta tillåter dig att snabbt redigera enskilda tjänster utan att behöva gå tillbaka till Tjänstesidan. Tjänsterna väljs genom att man vänsterklickar på den önskade tjänsten. Denna blir då markerad och detaljinformationen visas i fönstret till höger. Titeln och ikonen i högra fönstret ändras för att reflektera den tjänst man har valt. Om man behöver ytterligare en tjänst klickar man bara på Lägg till-knappen. Man presenteras då med en lista över de vanligaste tjänsterna, liknande den på Tjänstsidan. Välj tjänsten du behöver lägga till genom att flytta musen över tjänsten och vänsterklicka på den. Den här tjänsten läggs då till på listan över tjänster för den här begravningen. Skärmbilden nedan visar Detaljsidan med Utrustning -tjänsten markerad och klar att läggas till.

86 Om man behöver en tjänst som inte finns på De vanligaste-listan, klickar man bara på alternativet Visa alla tjänster längst upp på listan. Detta öppnar en lång lista med tjänster som man kan bläddra upp eller ned i med de små pilarna längst uppe och längst nere i listan. När man har hittat den tjänst man söker vänsterklickar man på den för att lägga till den till tjänsten. H Detaljsidan Allmänt Det är i detta fönster man fyller i de olika detaljerna om en viss tjänst. Layouten och antalet fält att fylla i varierar beroende på vilken tjänst det gäller. Transport -tjänsten, till exempel, kan ha fält för vilken sorts transport det rör sig om. Detta kan bestå av Dagstransport, kvällstransport eller en veckoslutstransport. Det kan också finnas fält för vilken destination det rör sig om, tillsammans kroppslängd etc. Detta beror helt och hållet på den specifika installation man har och hur systemet har konfigurerats för att passa företaget. På den nedre halvan av förnstret anges specifika produkter och priser. Detta avsnitt kommer vi titta noga på senare. Skärmbilden nedan visar detaljsidan för Transport -tjänsten.

87 Det sätt på vilket data skrivs in i de olika fälten kommer också att variera beroende på vilken typ av data fältet är ordnat för att innehålla. Till exempel, data som skrivs in i tid- och datumfält måste skrivas på ett särskilt sätt. Adressfälten har alternativ som låter dig enkelt välja vissa adresser eller att bara skriva in den. Vissa fält är ren text där man kan skriva in en del valfri information men andra är ordnade så att de låter dig välja från en lista med punkter De olika sätten beskrivs i detalj nedan: Datumfält Datumet kan skrivas in på 2 sätt. Man kan antingen skriva in datumet manuellt eller välja ett datum ur kalendern. Datumet visas i formatet Dag, Månad, År. Till exempel, den 16:e mars 2006 visas som och den 9:e januari 1970 visas som För att skriva in ett datum manuellt skriver man datumet utan /. För att till exempel skriva 9:e januari 1970, skriver man i datumfältet och systemet sätter in /. Om man missar de första två siffrorna i årtalet, 19 i det här fallet, försöker systemet fylla i decenniet. Om ett år skrivs in utan de två första siffrorna och det slutar med siffrorna 00 till 29, kommer systemet att fylla i datumet som 2000 till Om ett år skrivs in utan de två första siffrorna och det slutar med siffrorna 30 till 99, kommer systemet att skriva in datumet som 1930 till Det är bättre att skriva in hela formatet för att undvika felaktigheter. Det andra sättet att skriva in datum är att klicka på den lilla nedåtpilen till höger om datumfältet, vilket då öppnar kalendern. Innevarande månad och innevarande år öppnas som standard och det aktuella datumet är markerat. Man kan antingen vänsterklicka på ett datum som syns, eller använda pilarna på vardera sidan om månaden och året för att bläddra framåt respektive bakåt genom månaderna och åren. När man kan till den månad och det år man söker vänsterklickar man på datumen för att skriva in det. Det finns även knappar längst ned i kalendern som låter en välja dagens datum eller att rensa datumfältet. Skärmbilden nedan visar en kalender från ett datumfält.

88 Tidsfält Tiden kan också skrivas in på två sätt. Enklaste sättet är att helt enkelt skriva in tidpunkten. Lägg märke till att alla tidpunkter skrivs in i 24-timmarsformat. Om man vill skriva in 2:15 på eftermiddagen måste man skriva 14:15. Om man skriver in 2:15 kommer framtagna dokument att visa 2:15 på morgonen istället för på eftermiddagen. Kalenderregistreringen som görs av systemet kommer också att vara felaktig. Så, för att registrera en tidpunkt, klicka i rutan och markera hela tidsfältet. Skriv nu in tiden i 24-timmarsformat. Det andra sättet att skriva in tiden på är att använda de små uppåt- och nedåtpilarna till höger om fältet. Genom att klicka på antingen uppåt- eller nedåtpilen kommer klockslaget 00:00 att skrivas in i fältet. Man kan sedan använda pilarna för att bläddra upp eller ned i timmarna. Om man klickar med muspekaren i minutdelen av fältet (var som helst till höger om :) kan man bläddra uppåt och nedåt i minuterna. Timmarna ändras också när man kommer till :59 och bläddrar uppåt, eller :00 om man bläddrar nedåt. Skärmbilden nedan visar ett tidsfält när det fylls i.

89 Adressfält Adressfält visas som en enkel rad. För mer information om adressen bör du titta på Adressidan senare i det här avsnittet. Det enkelradiga adressfältet ger en snabb vy över var adressen är någonstans. Det finns generellt 3 sätt att skriva in data i fältet. Man kan antingen skriva in adressen manuellt, eller välja från 2 olika områden. Det bästa är att välja adressen om det är möjligt för att säkerställa att alla detaljer som skrivs in är riktiga. På höger sida om adressfältet finns generellt 2 knappar. En består av 3 punkter och den andra av en nedåtpil. Genom att klicka på de 3 punkterna öppnar man en kontaktfil som är generellt associerad med den tjänst man befinner sig i. Om man t.ex. klickar på de 3 punkterna när man befinner sig i Transport -tjänsten öppnas Sjukhus och äldrevårdshem -filen, medan om man befinner sig i Kremering -tjänsten så öppnas Krematorium & begravningsplats -filen. Man kan sedan bläddra igenom listan och välja den plats man söker. Alla detaljer skrivs då in i det fältet. Skärmbilden nedan visar en av kontaktfilerna öppen efter att klickat på de tre punkterna i adressfältet för Plats. En adress kan nu väljas från listan. Genom att klicka på den lilla nedåtpilen till höger om adressfältet öppnas en lista som huvudsakligen består av adresser man redan har skrivit in för denhär begravningen. Det här alternativet har samma funktionalitet som Kopiera-knappen som används i Kund & närmast anhörig-sidorna som diskuterats tidigare. Skärmbilden nedan visar en lista med adresser som finns tillgängliga när man klickar på den lilla nedåtpilen.

90 (Sidan finns ej i programmet!) Man kan sedan välja vilken som helst av adresserna och alla detaljer fylls i adressfältet. På samma sätt som Tidigare adresser inskrivna för den här begravningen kommer man också att presenteras med 3 alternativ. Dessa alternativ är Från kundfilen, Våra lokaler och Tom. Från kundfilen öppnar din befintliga kontaktfil. Denna kontaktfil visar befintliga kunder vars information redan har skrivits in i systemet. Man kan antingen välja en adress från den här listan eller använda Rader -knappen längst ned till höger i filen och sedan välja Annan fil. Detta ger då möjligheten att öppna en av dina kontaktfiler för att hitta en adress. Skärmbilden nedan visar Annan fil alternativet markerat efter att Rader-knappen tryckts i någon av kontaktfilerna. Denna funktion är alltid tillgänglig när en kontaktfil är öppen, genom att använda Raderknappen. Alternativfält Alternativfält låter dig välja från fördefinierade alternativ. Ett exempel på detta är Smittsam -fältet i Transport -tjänsten. Denna låter dig huvudsakligen välja på Nej, Ja eller Misstänkt. Klicka bar på den lilla nedåtpilen för att bli presenterad med tillgängliga alternativ.

91 Skärmbilden nedan visar de tillgängliga alternativen för Smittsam -fältet. (Sidan finns ej i programmet!) Vissa alternativfält är länkade till Produktdelen av fönstret. Detta innebär att när man väljer ett visst alternativ blir en viss produkt automatiskt införd på en av produktraderna. I just den här konfigurationen av Transport - tjänsten, är alternativet Typ länkat till produktraden. Det finns 3 olika alternativ. Dagtid, Kvällstid eller Veckoslut. Vart och ett av dessa alternativ är länkat till en annan produkt. Alla är uppenbarligen transporter men de har olika pris. Som redan nämnts, val av ett visst alternativ kommer automatiskt att fylla i produktraden, men produktraden kan också ändras manuellt om så krävs. För att ändra produktraden manuellt klickar man på endera sidan av de 3 punkterna ( ) på produktraden. Detta öppnar produktfilen. Man kan sedan välja den produkt man behöver. Försäljningspriset kan också ändras manuellt. Detta påverkar bara just den begravning man gör ändringar i. Skärmbilden nedan visar Beskrivning -fältet med alternativet Transport begravningsbil mil. Lägg märke till att produktraden har fyllts i med standardpriset för transport. Om man valde Transport bisättning- kyrka eller Transport bårhus - bisättningslokal skulle en annan produkt och ett annat pris registreras. Allmänna textfält

92 Fält utan några knappar på högersidan är i allmänhet rena textfält. Här skriver man bara in den information man behöver. Till exempel, kroppens storlek skrivs in rätt och slätt. Produkter Nedre delen av det allmänna fönstret är där produkter och priser kan registreras för en tjänst. Alla tjänster har inte en produktsektion eftersom produkter och priser kanske inte ingår i en tjänst. Intervju/arrangemang till exempel har ingen produkt i det här fallet. Tjänsten finns där enbart för att registrera när och var intervjun ägde rum. Detta kan användas för att fylla i dagboken och kan även, vid ett senare tillfälle användas för att analysera begravningsdata. För att välja en produktrad klickar man på endera sidan av de 3 punkterna ( ) på produktraden. Den första uppsättningen av de 3 punkterna öppnar produktfilen i Referesnummerordning, medan den andra uppsättningen öppnar samma produktfil i Beskrivningsordning. Produktfilen kan även filtreras. Om man, t.ex., befinner sig i Kortege-tjänsten så blir produktfilen i allmänhet filtrerad att bara visa Fordon-kategorin i produkter. Detta underlättar urvalet av produkter eftersom man inte behöver leta igenom hela produktlistan. Skärmbilden nedan visar produktfilen öppnad i Transport-tjänsten och som bara visar produkter i Transportkategorin. Man kan naturligtvis välja att se hela produktfilen om behöver det. Välj bara Rader-knappen längst ned på skärmen och välj sedan Alla. Hela produktlistan visas nu för urval.

93 Skärmbilden nedan visar den markerade Rad-knappen tillsammans med alternativet Alla. Produktraden kan även skrivas på manuellt om så önskas. Detta är dock inte tillrådligt eftersom det kan komma att påverka analyser av data vid ett senare skede. Priser kan dock ändras efter behov. Prisändring påverkar bara den begravning man ändrar priset på. H Detaljsidan Anteckningar Anteckningssidan finns tillgänglig för alla tjänster. Detta är ett område där man kan skriva in ytterligare text som man vill att kunden, Officianten eller internt folk osv. skall kunna se. Texten kommer då att finnas på vissa utskrifter vilka finns tillgängliga för dig. Tjänsten du har valt styr vilka anteckningsfält som är tillgängliga. De flesta tjänster har fält som kallas Meddelande till kunden och Intern anteckning. Vissa tjänster har även andra fält. Officiant -tjänsten har till exempel ett extra fält som kallas Meddelande till officianten och Välgörenhetsgåvor -tjänsten har ett extrafält som kallas Meddelande till Välgörenheten. Fältet Meddelande till kunden skrivs huvudsakligen ut på dokument som t.ex. kundens bekräftelsebrev. Så om man vill lägga till ytterligare text om någon speciell tjänst som man vill att kunden skall se, skriver man in den här. Och, om det finns något man bara vill ha utskrivet på interna dokument, som t.ex. ett arbetsblad eller en kistbeställning, skulle man skriva in informationen i fältet Interna anteckningar. Det måste sägas att dessa Anteckningsfält finns tillgängliga för alla tjänster, men text i ett specifikt fält inte nödvändigtvis resulterar i att den skrivs ut i ett visst dokument. Text som exempelvis skrivs in i Interna anteckningar för Likbil -tjänsten

94 ger ingen extra text på vare sig Transportformulär eller Kistbeställning. För att få extra text utskriven på dessa formulär måste man använda Interna anteckningar för den relevanta tjänsten. I fallet extra text på Kistbeställning -formuläret, måste man använda Interna anteckningar för Kista/urna -tjänsten. Och, för att få extra text på Transportformuläret måste man använda Interna anteckningsfältet för Transport - tjänsten. När en viss tjänst har extra anteckningsfält för saker som Officiant, Välgörenhet, Leverantör etc. så kommer det man skriver i dessa fält vanligen att skapa extra text på dokument som har med personen att göra. I Officiant - tjänsten finns till exempel ett anteckningsfält som heter Meddelande till Officianten. Om man skriver i detta fält kommer texten att synas i officiantens bekräftelsebrev men inte i kundens. Samma gäller för alla andra specifika anteckningsfält för Välgörenhetsdonation -tjänsten etc. H Detaljsidan adress Då det finns ett adressfält på Allmänna -sidan kommer det också att finnas en separat adressida. Denna ger helt enkelt fullständiga adressuppgifter om den väljs från någon av de många kontaktfilerna. Sidan ger dig också Kart-knappen vilken låter dig använda internet och din webbläsare för att visa en karta över adressen. Observera att en internetförbindelse är nödvändig för att den här tjänsten skall fungera. H Detaljsidan Uppgifter

95 Alla tjänster kan ha antingen en enda uppgift eller många uppgifter kopplade till sig. Detta gör att en elektronisk checklista kan skapas för en begravning. Uppgifterna kan ordnas så att de passar för ditt företag och dina preferenser. Kontakta din mjukvaruleverantör om du behöver ordna eller ändra uppgifter. Det är inget som måste göras och påverkar inte på något sätt hur systemet fungerar. Uppgifterna kan betraktas på 3 olika sätt. Först, genom att välja en viss begravning och gå till Detaljsidan för att sedan titta på Uppgiftssidan för en viss tjänst. Detta visar bara uppgifterna för den valda begravningen och den valda uppgiften. För det andra kan man se alla uppgiftslistorna för en viss begravning genom att välja begravningen och sedan titta på Status -sidan. För det tredje, i Huvudmenyn ligger Övrigtmenyn. Där finns ett alternativ för att se alla ofullbordade uppgifter. Detta presenterar en lista med alla ofullbordade uppgifter för alla begravningar. Ett exempel på uppgiftsfunktionen kan ses i detta exempel av Utrustning -tjänsten. Den låter dig fylla i utrustningens information och även priset för den. Som kan ses i ovanstående skärmbild, består Uppgiftssidan av fem kolumner. Beskrivning: Kommentar: en beskrivning av själva uppgiften. Detta kan ordnas av din mjukvaruleverantör. ett litet textfält där man lägga in en kommentar.

96 Anteckningar: ett större textfält där en mycket längre kommentar kan läggas in. Du kommer att märka att Anteckningsikonen i ovanstående exempel för den första uppgiften har ett litet a, medan Anteckningsikonen för den andra uppgiften har ett stort A. Den stora bokstaven A innebär att det finns text i fältet. Status: Fullbordad: Ett alternativfält just nu ordnat för att visa Extern, Familj och Intern. Dessa alternativ kan ändras. ett alternativfält med följande alternativ: - Ofullbordad: Används när uppgiften är ofullbordad - Ej bekräftad: Används när den är delvis klar - OK: Används när den är klar och inga ytterligare åtgärder behövs Den här speciella ordningen av Doktor -tjänsten har 2 uppgifter kopplade till sig. Den första uppgiften är Få fram formulär B och den andra är Få fram formulär C. Som man kan se är den första uppgiften fullbordad och en kort kommentar har lagts in. Det finns ingen text i det längre kommentarsfältet för den här uppgiften. Den andra uppgiften är emellertid fortfarande markerad som ofullbordad och har också text i det långa kommentarsfältet. Genom att klicka på A -symbolen i anteckningskolumnen kan man se/ändra texten i det här fältet. Skärmbilden nedan visar innehållet i det långa textfältet. (Sidan finns ej i programmet!)

97 H.1.7 Översiktssidan Översiktssidan visar en översikt över vissa saker från alla valda tjänster. Dessa saker inkluderar tids- och datumfält, platsfält och vissa alternativfält. Översiktssidan är ett bra ställe för att titta på tidpunkterna för en begravning utan att behöva växla mellan olika tjänster. Detaljer kan ändras på översiktssidan och dessa reflekteras i de enskilda tjänsterna. Det kan verka förvirrande vid en första anblick, men efter att ha studerat och använt sidan en stund kan du komma att tycka att den är mycket användbar. Skärmbilden nedan visar ett exempel på en översiktssida.

98 H.1.8 Finanssidan Finanssidan visar en översikt över alla produkter och priser för en begravning. När man skriver in detaljerna och priser för de olika tjänsterna skapas den här sidan. Priserna på Finanssidan kan ändras och reflekteras då på de enskilda tjänsterna. Och, ett pris som ändras här ändrar bara priset i just den begravning man befinner sig i. Alla ändringar av priser bör göras i Priskolumnen istället för i Försäljningskolumnen. Man kan även ändra kvantiteten av saker, såväl som lägga in en viss rabatt. Lägg bara in den procentuella rabatten du vill lämna i Rab % -kolumnen så räknar programmet ut försäljningspriset. Skärmbilden nedan visar ett exempel på Finanssidan.

99 H.1.9 Statussidan Om man bestämmer sig för att använda uppgifterna som beskrivits i Detaljsidan Uppgifter så visar den här sidan alla uppgifter för denna enskilda begravning. Sidan har samma funktionalitet som uppgiftsfliken på Detaljsidan men visar bara alla uppgifter som har att göra med en begravning. Skärmbilden nedan visar ett exempel på Statussidan.

100 H.1.10 Dagbokssidan Diariesidan har samma funktionalitet som huvuddagboken men filtrerar ut alla registreringar förutom de sam har att göra med den valda begravningen. Skärmbilden nedan visar ett exempel på en Begravnings -dagbokssidan.

101 I Fakturering I.1 Introduktion När en begravning väl är klar och färdig att faktureras kan man använda Eulogica för att skapa fakturan och hålla ordning på betalningar och utestående fakturor. Man kan även använda Eulogica för att skapa påminnelsebrev och anteckna alla påminnelser man har skickat och telefonsamtal man har gjort till kunden. Eulogica skapar en separat faktura med sitt eget fakturanummer för respektive begravning man registrerar. Detta är ett separat nummer, skilt från begravningsreferensnumret och beroende på din installation kanske du vill eller inte vill att detta skall synas på fakturan. Anledningen till att skapa ett separat fakturanummer är att säkerställa att en exakt bokföringsregistrering görs om en ändring behöver göras efter att fakturan har skickats ut. När man har skapat och skickat ut fakturan låser man den fakturan i Eulogica. Detta innebär att inga ändringar kan göras på just den fakturan när den väl har registrerats på kunden. Om man skulle behöva göra ändringar i fakturan efter denna tidpunkt skapas en kreditfaktura för fakturan med sitt eget fakturanummer. Begravningsregistreringen kan sedan ändras och en ny faktura genereras med ett nytt fakturanummer. Detta säkerställer att en korrekt registrering av alla ändringar hålls, så att en viss begravning med ett begravnings - referensnummer kan ha mer än ett fakturanummer. En separat Kundkontaktregistrering genereras också när man fakturerar en begravning och läggs till Kundkontaktlistan. Detta gör att man kan titta på kontohistoriken för denna specifika kund, för att hålla ordning på vad som har fakturerats och vilka betalningar som gjorts. Det finns olika sätt att komma åt Kundkontaktfilen. En av dem är att direkt till Kontakt Kunder och väljer den specifika kunden. Man kan också komma åt dessa registreringar direkt från Begravning-registreringen, sektionen Faktura och Utestående fordringar. Dessa kommer att beskrivas i de relevanta avsnitten. I.1.1 Förarbete för fakturering När man är redo att fakturera en kund bör man kontrollera att alla uppgifter som lagts in i begravningsregistreringen är korrekta. Vissa av de här detaljerna används för att generera adressen på fakturan tillsammans med den speciella ordalydelse som skall synas på den. Detta bestäms av ert systems konfiguration. Priserna måste också ses över noga och en granskning av alla priser kan betraktas på Begravningsregistreringens Finansflik. Det är också viktigt att säkerställa att Begravningsreferensnumret är riktigt eftersom det är svårt att ändra detta nummer när fakturan väl är fakturerad. På Finansfliken finns flera andra flikar. De huvudsakliga som man använder är Försäljningsfliken som först standardmässigt visas först, Bokföringsfliken och Utbetalningskontrollfliken.

102 I Finans Försäljningsfliken Försäljningsfliken ger en överblick över alla produkter och priser som har lagts in i Detalj -avsnittet tidigare. Här kan man se ikonen där en produkt har lagts in, produktens referensnummer, beskrivningen av den, priset, kvantiteten, ev. rabatt som ges och slutligen det totala priset för den produktserien. De saker som finns på Finans Försäljningsfliken kan ändras och detta reflekteras då tillbaka till Detaljavsnittet. Längst ner på sidan ser man även det totala försäljningspriset, allt som redan har betalats och balansen som är kvar att betala. Skärmbilden nedan visar ett exempel på Finans Försäljningssidan. I Finans Bokföringsfliken Bokföringsfliken visar också en överblick över alla produkter och priser som registrerats tidigare. Skillnaden är att bara det totala försäljningspriset för respektive produktserie visas. Ytterligare information visas beträffande nominella koder (som används i redovisningen), huruvida produkten är en kostnad i rörelsen eller en utgift samt all moms-relaterad information. Beroende på er installation har priserna ordnats så att de är inklusive eller exklusive moms. Detta påverkar summorna som visas i momskolumnerna. Följande förteckning ger mer information om några av bokföringskolumnerna. Kategori: visar vilken kategori en viss produkt har lagts in i. Nominell kod: visar den nominella kod som har tilldelats till en produkt.

103 Utbet.: Moms: Moms %: Moms: visar huruvida produkten är en kostnad i rörelsen eller en utgift. Momskoden en viss produkt har. den bestämda momssatsen. det faktiska momsbeloppet. Alla ovanstående värden kan ändras och de visas då på alla andra ställen i den här specifika begravningsregistreringen. Skärmbilden nedan visar ett exempel på Finans Bokföringssidan. Den huvudsakliga anledningen till att använda Bokföringsfliken är att säkerställa att alla produkter är korrekt ordnade som antingen en utgift eller en kostnad i rörelsen och att korrekta momskoder har lagts in (detta bör gälla för er installation). De här parametrarna ställs från början in när produkten registreras i produktfilen. Ibland kan det hända att när en produkt läggs in manuellt, behövs de här parametrarna ändras för att se till att produkten hamnar på rätt ställe på fakturan och att momsbeloppen (om tillämpbart) är riktiga. Notera att, beroende på din fakturastil kan ändring av Utbet(alning)-inställningen påverka var på fakturan produkten hamnar. I Finans Utbetalningskontrollfliken

104 Utbetalningskontrollfliken är konstruerad för att man skall kunna fylla i alla uppskattade kostnader med rätt belopp när fakturan väl har kommit från leverantören. Ett uppskattat pris kan till exempel ha getts för en Dödsannons vilket skiljde sig något från det verkliga priset när fakturan från tidning kom. När man fyller i Verkligt-kolumnen på Utbetalningskontrollfliken ändras det verkliga priset (inklusive priset i den individuella ikonen) men låter det uppskattade priset i Uppskattatkolumnen stå kvar så som det var från början. Det verkliga priset kan naturligtvis registreras på Försäljningsfliken eller på den verkliga ikonen för tjänsten, men detta registrerar inte det ursprungliga priset som gavs till kunden i uppskattningen. När det verkliga priset registreras i Utbetalningskontrollavsnittet visas alla skillnader, plus eller minus, i Diff.- kolumnen. Matchad-statusen blir då grön och även medarbetarens initialer fylls i. Längst ner på skärmen visas Totala utbetalningar. Rutan Total skillnad ändras när det verkliga priset registreras. Slutligen finns där en kryssruta för Allt matchar som är en manuell Ja/Nej kryssruta som man kan använda. Skärmbilden nedan visar ett exempel på Finans Utbetalningskontroll-sidan

105 I.1.2 Skapande av fakturan När man väl är nöjd med alla siffror etc. är det dags att skapa fakturan. För att göra detta måste man nu flytta över till Statusfliken i begravningsfönstret. Längst ner på sidan syns Faktura-knappen. Skärmbilden nedan visar Faktura-knappen på Statusfliken. I ovanstående skärmbild ser man att Fakturerad-rutan ännu inte är avbockad. Detta visar att begravningen inte är fakturerad ännu. Man ser också två suddiga knappar, Bokför och Återställ. De här knapparna blir tillgängliga efter att man har fakturerat begravningen, och kommer att förklaras senare. Klicka på Faktura-knappen för att fakturera begravningen. Om man inte har skrivit in kundens namn eller postnummer få man varningarna som visas nedan. Kundens namn saknas. Skriv in namn och adress.

106 Kundens postnummer saknas. Skriv in adressen. Om man valde att Faktura till en annan adress på kundfliken får man också liknande varningar om Faktura till namn eller postnummer saknas. Systemet accepterar ett mellanslag som postnummer om man inte känner till kundens postnummer eller Faktura till adress. Detta är helt enkelt en funktion för att se till att postnummer anges. Under förutsättning alla relevanta kund/faktura namn och adresser är kompletta presenteras man med nedanstående varning. Den berättar huvudsakligen att denna begravningsregistrering nu kommer att låsas och att ytterligare ändringar beträffande finanserna i begravningsregistreringen blir omöjliga. Saker som välgörenhetsgåvor är dock fortfarande tillgängliga för ändringar. Bekräfta Låsa begravningen och skapa faktura nu? Ja Nej Om man väljer Nej betyder det bara att man blir kvar i begravningsregistreringen utan att fakturan skapas. Om man väljer Ja skapas en ny faktura och begravningsregistreringen låses. Man presenteras då med ett fönster som innehåller kundens namn och adress, de olika produkterna från begravningsregistreringen och olika flikar av vilka några är samma som begravningsregistreringens Finansflik så som beskrivits tidigare. Skärmbilden nedan visar ett exempel på fakturaskärmen.

107 En av detaljerna man kanske vill ändra i fakturafönstret är Faktura datum som kan hittas i det Allmänna avsnittet. Som standard är detta dagen då man skapade fakturan man kan ställas in så att Begravningsdatum blir standard om så önskas. För att utföra ändringen används den lilla pilen intill datumet för att öppna en kalender eller skriv in datumet i datumfältet. De enda övriga saker man kan vilja ändra finns på Övrigtfliken och Organisationfliken. I Övrigtfliken De huvudsakliga sakerna man kan vilja ändra på Övrigtfliken är följande: Bokföringsdatum: Betalningsvillkor: detta kan ställas in som standard Fakturadatum eller Begravningsdatum, men kan också ändras manuellt. Detta används om data överförs till ett bokföringsprogram. dessa kan ställas in som standard till era vanliga kreditvillkor. Detta påverkar sedan Förfallodagsfältet. Förfallodag: denna beror ursprungligen på Fakturadatum och Betalningsvillkor, men kan även ändras manuellt om det skulle behövas. Senare kan man använda Förfallodag för att filtrera obetalda fakturor som har passerat förfallodagen. Detta kan vara användbart för att snabbt kontrollera utestående skulder.

108 Skärmbilden nedan visar ett exempel på Övrigtfliken i fakturafönstret. Du kommer också att märka att Begravningsnumret visas i Övrigtfliken med en Öppna-knapp intill. Denna låter dig se vilken begravning den här fakturan har skapats från och även öppna registreringen genom att klicka på Öppna-knappen. I Organisationfliken Fälten på Organisationfliken hämtas vanligen från begravningsregistreringen. Detta säkerställer att korrekta brevhuvuden genereras om systemet är förberett för att göra detta. De huvudsakliga sakerna man kan vilja ändra i Organisationfliken är följande: Personal: denna kan ställas in så att medarbetaren hämtas från begravningsregistreringen eller den medarbetare som skapade fakturan. Den kan även ändras manuellt.

109 Kontor: denna kan ställas in för att hämta Kontorkoden från begravningsregistreringen. Den kan också ändras men beroende på konfigurationen kan genererade brevhuvud påverkas. Lägg märke till att, för alla sorters registreringar ändras också Område, Region och Märkeskod om Kontorkoden ändras, förutsatt att dessa länkar finns i Kontorfilen. Ändring av Områdeskod ändrar även Region och Märkeskod, om dessa länkar finns i Områdesfilen. Ändring av Regionkoden ändrar också Märkeskoden om dessa länkar finns i Regionfilen. Dessa påverkar alla vilka brevhuvuden som genereras systemet är förberett för att generera brevhuvuden. Organisationfliken tillåter också att fakturalistan filtreras. När en lista över fakturor visas finns alternativ tillgängliga i Radmenyn för att begränsa listan till de mest relevanta registreringarna: Min Mitt kontor Mitt område Min region Mitt märke Alla Kontakta er programvaruleverantör för mer information om hur Organisationfliken används. I Utskrift av fakturor och följebrev Använd något av utskriftsalternativen i menyn längst upp för att skriva ut fakturan, följebrev och kuvert. Använd Skriv ut-knappen för omedelbara utskrifter, vilket skicka dokumentet direkt till skrivaren. För en skärmvisning av dokumentet innan utskriften, använd Förhandsgranska-knappen vilket ger en visning på skärmen innan man beslutar sig för att skriva ut. Man kan också använda de alternativa knapparna för E-post, Fax eller Word. När man väljer någon av dessa knappar presenteras man med samma möjligheter men de skickar dokumentet på olika sätt. I Låsa fakturor När man har skrivit ut fakturan och andra relaterade dokument måste fakturan låsas. Låsning av en faktura tjänar två syften. För det första förhindrar det att ytterligare ändringar görs i fakturan. När en faktura är klar vill man inte att någon annan skall kunna ändra beloppen, annars får man diskrepanser. För det andra överförs det fakturerade beloppet till Eulogicas utestående. Detta låter dig övervaka hur mycket som är fakturerat och hur mycket av dessa pengar som är utestående (förfallna till betalning). Klicka på Låsknappen för att låsa fakturan så som visas nedan.

110 Allmänt Nummer Faktura datum Privat adress Låst Låsknapp Låsstatus Man presenteras då med varningen som visas nedan. Den säger huvudsakligen att fakturan nu låses och att ytterligare ändringar inte får göras. Bekräfta Låsa faktura nu? Notera att inga ändringar tillåts efter låsning, så bästa tillfället att göra detta är efter att dokumentet har skickats. Ja Nej Nej betyder att man blir kvar i fakturan utan att låsa den. Ja låser fakturan och överför det utestående beloppet till Eulogicas Utestående. När man har låst fakturan ser man en bock Låstfältet. Om man sedan försöker göra ändringar i denna låsta faktura får man den varning som visas nedan. Skärmbilden visar en låst faktura som någon har försökt ändra.

111 Kundfakturor Allmänt Nummer Kund Fakturadautum Fel Ändringar är ej tillåtna efter låsning I Rättning av fel i fakturor efter låsning Om det finns ett misstag i fakturan eller om något måste ändras efter att den har blivit låst, kommer man inte att kunna ändra uppgifterna i den här fakturan (eller i begravningsregistreringen). För att göra en ändring på en faktura måste man kreditera den och sedan göra om fakturan med de rättade uppgifterna. Detta säkerställer att en exakt historik hålls över alla fakturauppgifter och att en faktura inte bara kan ändras godtyckligt. I Eulogica finns en Återställningsguide i begravningsregistreringen som leder dig igenom processen av kreditering av ett begravningskonto. Detta kommer i korthet att generera en kreditnota för fakturan, försöka ta bort både den ursprungliga fakturan samt kreditnotan från utestående och slutligen låsa upp begravningen så att den kan redigeras och sedan omfakturering. Återställningsguiden hittar du längst ner till höger på Statusfliken i Begravningsregistreringen. Klicka på Återställningsknappen så startar Fakturaåterställningsguiden. Ingen sådan knapp finns i min version av programmet! Guiden kommer då att leda dig genom processen av kreditering av fakturan och låsa upp begravningen.

112 Stegen visas nedan: - Välkommen Detta är huvudsakligen en välkomstsskärm som berättar vad guiden är till för. Klicka på Nästa för att fortsätta eller Avbryt för att stänga guiden. Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Välkommen Återställning av begravningsfakturering Information Information Arbetar Information Arbetar Klar Denna guide hjälper dig om du har fakturerat en begravning och sedan upptäcker att du måste ändra vissa av beloppen. När man klickar på Nästa-knappen, talar guiden först om fakturans aktuella status. Du får sedan alternativen för att ändra den. Klicka på Avbryt nu om du inte avser att ändra fakturan. Nästa > Avbryt - Aktuellt status Detta ger en överblick över fakturan du håller på att kreditera och även över begravningsregistreringen som skall låsas upp. Klicka på Nästa för att fortsätta eller Avbryt för att stänga guiden. Tillbaka tar dig tillbaka till föregående skärm. -Lägg märke till att fakturan som skall krediteras måste ha låsts för att guiden skall fungera. Om den inte är låst varnas du om detta och guiden fortsätter inte. Lås fakturan och börja om igen.

113 Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Information Information Arbetar Information Arbetar Klar Nuvarande status Begravningens och fakturans status Detta är begravningens nuvarande status: Den avlidnes namn Andersson Begravningsnummer: Begravningen har låsts/fakturerats: Ja Fakturanummer: Fakturan har låsts: Ja Klicka på Nästa för information om vad som kan göras. Nästa > Avbryt - Information Här får du reda på huruvida guiden kan fortsätta eller inte beroende på om fakturan är låst. Om fakturan inte är låst informeras du om att du kan göra ändringar direkt i fakturan. Man kan göra så, men informationen i begravningens Finansregistrering kommer inte längre att stämma med fakturan. Det är bäst att säkerställa att fakturan är låst och låta guiden ta dig tillbaka och låsa upp begravningen, göra ändringarna där och sedan omfakturera.

114 Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Information Information Arbetar Information Arbetar Klar Information Fakturan låst Begravningen har fakturerats och fakturan har låsts. Om du fortsätter med guiden kommer proceduren att återställas. När du klickar på Nästa skapas en kreditnota, identisk med fakturan (men negativ). Du kan komma att behöva denna i redovisningen. Begravningen låses också upp så att du kan göra de ändringar du önskar och senare fakturera begravningen igen. Nästa > Avbryt - Arbetar Guiden skapar sedan en kreditnota för fakturan. Detta är i grunden en avbokning av fakturan. Den får också ett eget referensnummer. Den låser sedan kreditnotan och låser upp begravningen så att man kan göra ändringar.

115 Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Information Information Arbetar Information Arbetar Klar Arbetar Skapar kreditnota och låser upp begravningen Fakturabelopp: 2103 Kreditnotebelopp: Kreditnotenummer: Kreditnotan har låsts: Ja Begravningen har låsts upp: Ja Nästa > Avbryt - Information Guiden försöker nu ta bort både den ursprungliga fakturan och kreditnotan från utestående. Detta kräver att saldona är samma och att inga tidigare betalningar har gjorts. Om saldona ör samma tas de bort från utestående. Om de inte gör det då en betalning har gjorts, tar inte guiden bort dem utan man måste manuellt kreditera betalningarna för att säkerställa att utestående är rensad. Den ursprungliga betalningen måste sedan göras om när den ändrade fakturan har skapats.

116 Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Information Information Guiden kommer att försöka jämföra posterna Information Arbetar Information Arbetar Det finns ett steg till guiden kommer att försöka ta bort både den ursprungliga fakturan och kreditnotan från kundreskontran. Detta förutsätter att saldona matchar (att det inte finns några förskottsbetalningar etc.) Klicka på Nästa för att genomföra detta steg. Klar Nästa > Avbryt - Arbetar Guiden kommer nu att matcha fakturasaldot med kreditnotans saldo. Om de är samma tas de bort från utestående. Om inte, får du ett varningsmeddelande och de kommer inte att tas bort från utestående automatiskt.

117 Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Information Information Arbetar Information Arbetar Klar Arbetar Jämför faktura och kreditnota Fakturasaldo: 2103 Kreditnotesaldo: Jämförda och borttagna: Ja Nästa > Avbryt - Klar Guiden är nu klar. Du ges nu möjligheten att granska kreditnotan genom att klicka på Öppna-knappen. Och sist av allt, klicka på Klar-knappen för att stänga guiden.

118 Fakturaåterställning Välkommen Nuvarande status Information Information Arbetar Information Arbetar Klar Klar Guiden är klar. Du kanske vill öppna och skriva ut kreditnotan knappen nedan kan användas för detta. Öppna Nästa > Avbryt Begravningen är nu upplåst och ändringar kan göras. När du har gjort de nödvändiga ändringarna går du till Statusfliken och klickar på Faktura-knappen. Du får då gå igenom de vanliga stegen för att fakturera begravningen. Detta blir en helt ny faktura och har sitt eget unika referensnummer. Alla fakturanummer (och kreditnotenummer) kan ses på Kund Konto-fliken. Skärmbilderna nedan visar en typisk kreditnota (en minuskvantitet för respektive produkt) och en Kund Kontoflik som visar att den ursprungliga fakturan krediteras och den ändrade fakturan. Lägg märke till att de alla har unika fakturanummer.

119 Kundfakturor Allmänt Adress Produkter och priser Antal Försäljningspris Tot förs. Saldo

120 Kundfakturor Fakturor och betalningar Alla har unika referensnummer Originalfaktura Kreditnota Ny ändrad faktura Nytt saldo I.1.3 Visning av skapad faktura Det finns två sätt att granska redan skapade fakturor på. Man kan gå direkt till fakturaavsnittet där alla fakturor finns lagrade, eller man kan gå till begravningsregistreringen och granska fakturan för en viss begravning. I Visning av fakturor från Finans-menyn Välj Finans I Huvudmenyn och sedan Kundfakturor. En lista med både låsta och olåsta fakturor visas. Man kan välja en viss faktura för granskning genom att dubbelklicka på den eller markera den och klicka på Öppnaknappen. Man kan även sortera dem på vanligt vis genom att antingen använda Nummerfältet och skriva in ett fakturanummer eller genom att använda Sortera-knappen och det fält man väljer från Sortera-menyn. Med hjälp av Rad-knappen kan man också filtrera ner fakturorna genom att välja något av de fördefinierade filtren. Man kan till exempel filtrera fakturorna för att bara visa de som är Olåsta eller de som Registrerats under de senaste 7 dagarna etc. Efter filtreringen kan man också använda sorteringsfunktionen för att bara sortera de fakturor man har filtrerat. I Visning av fakturor från begravningsregistreringen

121 Om man öppnar en begravning och går till Statusfliken kommer man att kunna se om begravningen är fakturerad eller ej genom att kontrollera bockrutan Fakturerad. Om begravningen redan fakturerad kommer det att sitta en bock i rutan. Den här bockrutans status kan också visas i listan över begravningar. Skärmbilden nedan visar en begravning på Statusfliken och visar att den här begravningen redan har fakturerats. Ett klick på Faktura-knappen ger nedanstående meddelande. Bekräfta Fakturan skapades tidigare. Visa den nu? Ja Nej Klicka på Ja för att stänga begravningen och öppna den faktura som skapats tidigare, eller klicka på Nej för att stanna kvar i begravningen.

122 I.1.4 Visning av Kund-kontoinformation Som beskrivits tidigare skapas en Kundregistrering från kunduppgifterna eller Faktura till när begravningen har fakturerats. Denna hålls i Kontaktfilernas Kundavsnitt. Anledningen till att denna fil skapas är så att kontoinformation kan hållas och hittas lätt för en enskild kund. Denna kommer sedan att visa vad kunden har fakturerats samt vilka betalningar som gjorts. Kundkontaktregistreringarna kan hittas på olika ställen. DE kan nås genom att gå direkt till Kontakt Kunder och välja den enskilda kunden. När man har valt kunden, klicka på Kontofliken för att granska fakturan och betalningshistoriken för denne kund. Skärmbilden nedan visar Kundkontofliken för an viss kund. Exemplet visar den ursprungliga fakturan från den 29 november 2007 med en förskottsbetalning också gjord det datumet. Den visar också ytterligare en betalning gjord den 5 december 2007 med summan av vad som fakturerats samt saldot. Kunder Avbryt Man kan även nå fliken Kund Konto indirekt som följer: - Begravningsregistrering På Statusfliken i en Begravningsregistrering finns en knapp som heter Konto. När en begravning har fakturerats blir denna knapp tillgänglig. Ett klick på den tar en till Kontakt Kund Statusflik som om man gått dit från Kontaktmenyn. Knappen är grå tills begravningen är fakturerad och sedan genereras Kundkontaktregistreringen. - Fakturaregistrering På Försäljningsfliken sitter en knapp som heter Konto under den Allmänna delen av fönstret. Ett klick på den tar en till Kontakt Kund Statusflik som om man hade gått dit från Kontaktmenyn.

123 - Konton Öppna antingen en uteståendebokning eller balanskontobokning. På fliken Allmänt inne i Kunddelen av fönstret, finns en knapp som heter Öppna. Ett klick på denna tar en till Kundkontaktregistreringen där man sedan kan klicka på Kontofliken för att granska informationen. I Utskrift av Kund-kontoinformation En sammanfattning av kundkontoinformationen kan skrivas ut genom att öppna den enskilda kundens kontaktregistrering och skriva ut den på vanligt sätt. För ögonblickliga utskrifter används Skriv ut-knappen vilken skickar dokumentet direkt till skrivaren. För skärmvisning av dokumentet innan utskrift använder man knappen Förhandsgranska vilket ger en skärmvisning innan man bestämmer sig för att skriva ut. Man kan även använda de alternativa knapparna E-post, Fax och Word. Om man väljer någon av dessa erbjuds man samma möjligheter men utskriften skickas på olika sätt. Skärmbilden nedan visar ett exempel på utskrift av en Kontosammanfattning. Förhandsgranskning

124 J Redovisning J.1 Introduktion Redovisningen är delad i två avsnitt. Vi har Utestående och Betalda konton. Utestående visar en lista över alla utestående fakturor (förutsatt att fakturan har låsts skapade fakturor som inte är låsta visas inte i Utestående). Betalda konton visar alla fakturor som är betalda och i balans. Dessa två uppsättningar är exakt samma, det enda är att de som lagras i Utestående är inte fullt betalda medan de som lagras i Betalda konton är fullt betalda. J.2 Utestående Som beskrivits tidigare kommer alla fakturor som har skapats och låsts att synas i Utestående tills den är betald. Utestående låter dig alltså veta hur mycket pengar folk är skyldiga dig och ger även möjlighet att generera påminnelser och håller reda på vilka brev/telefonsamtal som har gjorts. J.2.1 Åtkomst till utestående För att komma åt Utestående väljer man Finans Utestående i huvudmenyn. Ett fönster uppträder längst ner på skärmen med en lista av utestående konton. Fönstret kan storleksförändras genom att man klickar på, och drar på den streckade delen längst upp i mitten av fönstret. Om man klickar en gång på den streckade delen krymper fönstret ner till botten på skärmen. För att åter öppna fönstret klickar man återigen på den streckade delen som nu finns längst ner på skärmen. Utestående innehåller grundläggande finansiell information. Den första kolumnen visar fakturadatum, följt av fakturanumret och begravningens referensnummer. Det finns en kortfattad beskrivning av registreringen, den avlidnes namn etc. Kundens nummer och namn visas också. Kundnumret genereras automatiskt när en begravning faktureras och kunden läggs in i kundkontaktlistan. Kolumnen Förfallodag visar dagen då fakturan skall betalas. Denna räknas ut automatiskt beroende på era etablerade betalningsvillkor. Förfallodagen kan ändras på varje enskild faktura (se Skapa fakturan Förfallodag, för hur man ändrar denna när fakturan genereras och även nedan för hur man ändrar efter att fakturan har skapats). Skärmbilden nedan visar Utestående öppnad.

125 För att öppna en specifik faktura, markera den och dubbelklicka eller markera den och klicka på Öppnaknappen. Du blir då presenterad med ett nytt fönster där du kan göra anteckningar om åtgärder som vidtagits för att följa upp detta konto. Skärmbilden nedan visar en öppnad faktura i Utestående.

126 Som synes är fönstret indelat i olika sektioner. Dessa sektioner beskrivs nedan: Den översta raden håller information om fakturadatum, fakturanummer, en beskrivning av vad fakturan avser och en Öppna-knapp som sedan öppnar registreringen som denna faktura är länkad till. Dessa fält kan inte ändras. J Fliken Allmänt Fliken Allmänt är delad i 4 sektioner: - Kund Den här sektionen visar Kundnummer, Kundnamn och har en Öppna-knapp som öppnar den här specifika kundregistreringen. Härifrån kan man sedan titta på fliken Kundkonto. Fälten kan inte ändras. - Belopp Sektionen visar det ursprungliga totala fakturabeloppet men också den utestående balansen. Fälten kan inte ändras. - Status Denna sektion har 4 fält vilka alla kan redigeras. o Fältet Förfallodag, räknas ut automatiskt baserat på de standardmässiga betalningsvillkoren. Detta kan emellertid ändras om så önskas. Lägg bara in det nya datumet. o Fältet Påminnelser är konstruerat att fylla i antalet påminnelser som har skickats ut. Om man till exempel har skickat 2 påminnelser, fyller man i 2 i fältet. Detta kommer även att synas i Utestående, vilket ger en snabb överblick när man tittar på listan.

127 o Bockrutan Rättsliga åtgärder är, även den, konstruerad för att man skall kunna markera ett konto som man har tvingats skicka vidare till någon sorts inkassoverksamhet. Klicka i rutan för att växla värdet (bock eller inte). Detta kommer också att synas i Utestående och därmed ge en snabb överblick när man tittar på listan. - Anteckningar Sektionen Anteckningar är helt enkelt ett område där man kan göra anteckningar om åtgärder som vidtagits för att följa upp kontot. Detta kan till exempel vara telefonsamtal som gjort och tagits emot angående ett visst konto. Man bör också göra anteckningar angående utskickade påminnelser etc. Skärmbilden nedan visar ett exempel på en Uteståenderegistrering med anteckningar etc. J Fliken Organisation Fliken Organisation visar all information om vilket Kontor, Område, Region och Märke som den specifika registreringen relaterar till. Dessa fält kopieras över från den ursprungliga Begravningen och Fakturan. Fälten kan inte ändras. J.2.2 Sortering av uteståenderapporter Utestående kan filtreras och sorteras på vanligt sätt. Registreringarna i Utestående är som standard sorterade på Fakturadatum. Genom att använda Sortera-knappen kan reskontran sorteras enligt andra kriterier för att underlätta i sökandet efter en viss Faktura.

128 Genom att använda Rad-knappen kan reskontran snabbt filtreras med hjälp av fördefinierade alternativ. Huvudmeningen med Rad-knappen är emellertid filtret Förfallet (längst upp på listan när Rad-knappen används). Detta filtrerar listan så att bara konton med förfallna fordringar visas. Detta hjälper en att avgöra vilka kunder som behöver en påminnelse. Yttrligare information utskick av påminnelser finns längre ned i det här avsnittet J Utskrift av uteståenderapporter Med hjälp av standardfunktionen för listor i Utestående, kan en överblick över alla utestående fodringar fås fram. Bestäm först vilken del av listan du vill skriva ut. Detta är huvudsakligen hela listan eller en filtrerad lista som visar alla konton som är förfallna. Sedan väljer man, med hjälp av Skriv ut-knappen, Listor och sedan ett av alternativen som visas. Detta är olika alternativ och layouter som finns, så bestäm bara vilket det bästa alternativet för dina behov är. Alternativen är ganska självförklarande. För varje utskriftslayout/stil finns ytterligare 2 alternativ. Dessa är som följer: - (Alla) Detta innefattar alla fakturor på listan. T.ex. om Utestående innehåller 15 fakturor kommer var och en av dessa att skrivas ut på listan och, när så är tillämpbart, beräknas de utestående summorna från dessa fakturor. - (Utvalda) Detta innefattar enbart den markerade fakturan på listan. T.ex. om Utestående innehåller 15 fakturor kommer bara den markerade att skrivas ut och, om tillämpligt, är summan bara den från den här fakturan. Skärmbilden nedan visar Standardlistan, liggande format (Alla) dokument att förhandsgranskas.

129 Skärmbilden nedan visar den verkliga förhandsvyn för utskrift för ovanstående urval. Lägg märke till kolumnerna Påminnelse och Rättslig samt summan längst ner till höger i dokumentet.

130 Förhandsgransknin g Utestående J.2.3 Påminnelser De enskilda Utestående-registreringarna låter dig göra anteckningar och hålla ordning på de åtgärder som vidtagits när man arbetar med att få konton betalda. Man kan till exempel använda anteckningssektionen till att skriva in uppgifter om alla telefonsamtal man har haft med kunden under uppföljningen av fakturan. Man kan också använda anteckningssektionen för att hålla ordning på när man skickade senaste påminnelsen och vilket påminnelsebrev man skickade. Det finns även andra fält i Utestående-registreringen som låter dig fylla i hur många påminnelser man har skickat, datum då den sista påminnelsen skickades och där finns en bockruta som markeras om man har låtit det gå till Rättsliga åtgärder. Vissa av de här fälten kan visas i Utestående gör att ge en ögonblicklig överblick över vilka åtgärder som har vidtagits på en lista med konton istället för att man skall behöva öppna var och en separat. För mer information måste man uppenbarligen öppna den enskilda registreringen för att kunna se alla manuella anteckningar. Öppna Utestående-registreringen genom att dubbelklicka på den eller markera den och klicka på Öppnaknappen. Härifrån kan man sedan göra anteckningar om vilka påminnelser man har skickat eller kanske vilka telefonsamtal som har gjorts. J Utskrift av påminnelsedokument För att skriva ut påminnelse klickar man bara på Skriv ut-knappar som vanligt. Man presenteras med en lista av dokument som finns tillgängliga för utskrift. Dessa påminnelsedokument står i relation till den registrering du för närvarande har öppen. Kom ihåg att göra en manuell anteckning om vilka dokument du har skickat i Anteckningssektionen. Eulogica håller inte automatiskt reda på vilka dokument du har skrivit ut. Skärmbilden nedan visar Påminnelse (brev 1) klart för förhandsgranskning.

131

132 J.3 Betalda konton När ett konto väl har betalts till fullo flyttas fakturan från Utestående över till Betalda konton. Detta säkerställer att Utestående endast visar utestående fakturor. Sektionen Betalda konton är inte något som används dagligen i Eulogica. Det är bättre att använda fliken Kontakt Kund Konto för att kontrollera en enskild kontostatus. Betalda konton förvarar emellertid alla anteckningar som gjordes medan kontot var utestående. Till exempel, alla fälten i Status- och Anteckningsdelen av fönstret som fylldes i medan kontot var obetalt sparas exakt som de var. Registreringen kommer nu helt enkelt att vara tillgänglig via Betalda konton. Ytterligare anteckningar kan göras om så önskas. Det kan finnas mer än en registrering i Betalda konton för en viss faktura. Om förskottsbetalning gjordes och registrerades på begravningen kommer denna att finnas med för sig själv i Betalda konton och betalningen kommer att synas i kolumnen Betalning. Det kan även finnas införningar med beskrivningen Återförd i kolumnen Beskrivning och är införd som negativ i Fakturakolumnen. Detta är då funktionen Återför i Begravningen har gjorts för att kreditera hela fakturan och låsa upp begravningen för att sedan omfakturera. J.3.1 Åtkomst av betalda konton Välj Finans Betalda konton i huvudmenyn för att se Betalda konton. Ett fönster med listan över betalda konton öppnas längsned på skärmen. Detta fönster kan storleksförändras genom att man klicka på och drar den streckade delen i mitten längst upp i fönstret. Ett klick på den streckade delen krymper ner fönstret längst ner på skärmen. För att öppna det klickar man på den streckade delen som nu finns längst ned på skärmen igen.

133 K Inbetalningar K.1 Introduktion När betalningen för en begravning görs, skall denna matas in i Eulogica för att kunna hålla ordning på vilka konton som är utestående i Utestående. Betalning för enskilda konton kan göras till fullo på en gång eller kan göras i små delbetalningar när som helst. Närhelst det finns utestående belopp på ett konto förblir det kontot i Utestående. Det kan till exempel förekomma att det mesta av ett konto är betalt och bara några ören fattas. Man kan då besluta sig för att skriva av dessa ören utan att kunden betalar in dem. Om man bara registrerar betalningen med det exakta mottagna beloppet lämnar detta emellertid ett utestående belopp i Utestående för evigt. Eulogica ger möjlighet att skriva av ett belopp som registreras av dig utan att det markeras som ett mottaget belopp. Detta rensar då kontot och det flyttas över från Utestående till Betalda konton. En anteckning om det avskrivna beloppet sparas sedan tillsammans med kundbetalningen. K.2 Åtkomst till kundinbetalningar För att se Kundinbetalningslistan välj Finans Inbetalningar i huvudmenyn. Ett fönster med listan över gjorda Kundinbetalningar öppnas längsned på skärmen. Detta fönster kan storleksförändras genom att man klicka på och drar den streckade delen i mitten längst upp i fönstret. Ett klick på den streckade delen krymper ner fönstret längst ner på skärmen. För att öppna det klickar man på den streckade delen som nu finns längst ned på skärmen igen. Kundinbetalningslistan visar grundläggande finansiell information om gjorda inbetalningar. Kolumnerna visar inbetalningens referensnummer, inbetalningsdatum, hur inbetalningen gjordes, om betalningen har låsts, den totala summan och en beskrivning. Du behöver inte bekymra dig särskilt över den listan eftersom det bara är ett ställe där alla inbetalningar lagras. Och som sagt, man bör använda fliken Kontakt Kund Konto för att granska en individuell kontostatus. K.3 Registrering av inbetalningar Lägg märke till att betalningsregistreringar kan innehålla många betalningar och att dessa betalningar kan avse olika begravningskonton. Det är upp till dig hur du önskar registrera inbetalningar så att det passar ditt eget arbetssätt. Du kan, tillexempel, registrera en inbetalning per konto om du vill. Du kan också registrera hur många inbetalningar som helst som en inbetalningsregistrering, kanske för en viss dag. En annan möjlighet är att registrera alla kontanter som mottagits under en dag som en inbetalning och alla checkar som en annan inbetalning. Vilket sätt du än väljer för att registrera inbetalningar kommer de alla att tilldelas till sina respektive fakturor och betalningarna blir synliga i fliken Kontakt Kund Konto.

134 Välj Finans Inbetalningar. Detta öppnar Kundinbetalningslistan så som beskrivits tidigare. Klicka nu på Ny-knappen längst ned på skärmen. Detta öppnar upp ett nytt kundinbetalningsformulär som är klart för inmatning av betalningsuppgifterna. Skärmbilden nedan visar en ny Kundinbetalningsregistrering Den övre delen av fönstret innehåller uppgifter Om inbetalningarna. Här finns följande fält: - Nummer Detta är automatiskt genererat och kan inte ändras. Det är ett referensnummer för kundinbetalningsregistreringen. - Reg. Datum Detta är datumet då inbetalningen registrerades i Eulogica. Dagens datum skrivs in automatiskt men kan ändras. - Betalt av Fältet kan användas för att registrera hur inbetalningen gjordes. Man behöver inte skriva in något alls i det här fältet om man inte vill. - Medarbetare Detta fält låter dig skriva in vilken medarbetare som registrerade betalningen. Fabriksinställningen är den person som nu är inloggad i Eulogica. - Bockruta Låst Detta visar om inbetalningen har låsts. När en inbetalning har låsts kan inga ytterligare ändringar göras. - Låst-knappen Denna används till att låsa inbetalningsregistreringen när man har skrivit in alla uppgifter inklusive de faktiska inbetalningarna. Notera att när man låser en inbetalning kan inga ändringar göras i denna specifika registrering. Om ett misstag har ägt rum måste en negativ inbetalning göras för att korrigera misstaget. Detta garanterar att en komplett historik hålls av alla inbetalningsregistreringar.

135 - Beskrivning Detta kan användas för att skriva in beskrivningar av inbetalningen. Detta kan vara något som har att göra med begravningen om man gör en inbetalning, eller det skulle kunna vara ett Kontorsnamn och då hänföra dessa inbetalningar till det specifika kontoret. I nedre delen av fönstret finns uppgifter om de faktiska Inbetalningarna. Här kan flera registreringar göras rad för rad om så önskas. Fältnamnen är ganska självförklarande. - Faktura nummer Fakturans referensnummer. - Begravning nummer Begravningens referensnummer. - Kundnummer Kundens referensnummer. Kommer du ihåg att denna kundkontaktregistrering genereras automatiskt när begravningen faktureras. - Kundnamn Kundens namn. - Beskrivning En beskrivning av vad fakturan avser. - Tidigare saldo Det utestående beloppet på kontot. Fältet kan inte ändras. - Betalt nu Beloppet som betalas nu. Som standard fylls hela det utestående beloppet i automatiskt här. Detta kan ändras genom att man skriver in beloppet som faktiskt betalats in. - Avskrivning Fältet används när man vill skriva av en del av en faktura så som beskrivits i inledningen till det här avsnittet. Det registreras som en avskrivning men dras av från den återstående balansen. Detta låter dig tillexempel skriva av ett belopp oavsett anledning, så att kontot inte sitter kvar i Utestående för evigt. - Nytt saldo Det här fältet visar det nya saldot inräknat fälten Betalt nu och Avskrivning. Om det inte finns något kvar att betala förblir fältet tomt. Om kunden har betalt för mycket syns ett negativt belopp i fältet. Kontot förblir också i Utestående om saldot är negativt. En negativ inbetalning krävs för att balansera kontot. Knapparna längst ner till vänster i fönstret är till för att flytta upp och ner längs raderna av inbetalningsregistreringar, lägga till en ny betalning, radera en betalning, bekräfta en betalning eller avbryta en ändring av betalning. Fältet Totalsumma längst ned till höger i fönstret är summan av alla registreringar i Inbetalt nu. Skärmbilden nedan visar betalningsredigeringsknapparna och fältet Totalsumma.

136 Fyll i övre delen av fönstret med de efterfrågade uppgifterna. För att fylla i Inbetalningsdelen i fönstret måste man klicka på raden under kolumnrubrikerna där det står Klicka här för att lägga till en ny rad i grått. Man kan klicka direkt under antingen Fakturanummer, Kundnummer, Kundnamn eller Beskrivning. En knapp med 3 punkter dyker då upp under rubriken man valde. Ett klick på knappen med de 3 punkterna öppnar då Utestående. Om man klickade under rubriken Kundnamn och öppnade knappen med de 3 punkterna därifrån, öppnas Utestående i Kundnamnordning. Samma Utestående öppnas om man klickar under någon av de andra rubrikerna men ordnad efter rubriken man klickade under. Skärmbilden nedan visar hur rubriken Kundnamn används för att öppna Utestående och sedan utestående sorterad i Kundnamnsordning.

137

138 Välj därefter det konto du vill göra en inbetalning på. För att göra detta dubbelklickar man bara på den registrering man önskar eller markerar den och klickar på Öppna-knappen. Detta fyller i raden med alla uppgifter från Utestående. Det Tidigare saldot fylls i automatiskt och fältet Inbetalt nu fylls automatiskt i med det totala utestående beloppet. Om kunden inte betalar hela beloppet måste fältet Inbetalt nu ändras genom att man helt enkelt skriver in beloppet som betalts. Därefter måste man bekräfta registreringen av inbetalningen som antingen OK genom att klicka på knappen med den gröna bocken (efter ändring) eller ej OK genom att klicka på knappen med rött X (avbryt ändring). Om du klickar på den gröna bocken beräknas fältet Nytt saldo (under förutsättning att hela beloppet inte betalats) och fältet Totalsumma. Om man klickar det röda X:et raderas raden. Skärmbilden nedan visar en inbetalning som har registrerats och bekräftats med den gröna bocken. Man ser att fältet Nytt saldo är tomt och Totalsumma har beräknats.

139 Betalningar kan fortfarande läggas till, raderas eller ändras tills hela Inbetalningsregistrering har låsts. För att lägga till ytterligare en betalningsrad, klicka där det står Klicka här för att lägga till en ny rad och följ samma procedur för denna betalning. När man klickar på den gröna bocken för att bekräfta den här betalningen räknas fältet Totalsumma om. För att radera en viss betalning i betalningsregistreringen klickar man bara på den aktuella betalningsraden och sedan på knappen med rött minus (radera registrering). Man ombeds bekräfta att man vill radera den här registreringen. Skärmbilden nedan visar en inbetalningsregistrering med 3 betalningsrader.

140 - Den första inbetalningen betalar in hela beloppet sy fältet Nytt saldo är tomt. - Den andra inbetalningen betalar in nästan hela beloppet med öresdelen avskriven och därför är Nytt saldo tomt även här. - Den tredje inbetalningen är en delbetalning med ett Nytt saldo att betala. - Totalsumman har räknats om eftersom fälten Inbetalt nu inte räknat in beloppet Avskrivet. K.3.1 Låsning av inbetalningar När man är nöjd med betalningsregistreringarna skall hela registreringen låsas. Detta fyller 2 syften. - För det första, det förhindrar att registreringen ändras eller raderas. - För det andra, Utestående och Betalda konton uppdateras. Dessa kommer INTE att uppdateras förrän inbetalningsregistreringen har låsts.

141 För att låsa inbetalningsregistreringen klickar man bara på Lås-knappen. Man informeras om att inga ytterligare ändringar är möjliga efter låsningen. Välj Ja för att fortsätta eller Nej för att avbryta. Lägg märke till att inbetalningsregistreringen kan få OK utan att själva registreringen låses. Om man klickar på OK-knappen utan att först låsa registreringen sparas den bara på Kundinbetalningslistan som olåst. Man kan då öppna den vid ett senare tillfälle och lägga till, radera eller ändra inbetalningar. Detta kan man vilja göra om man registrerar betalningar på daglig basis och vill vänta till dagens slut för att se om fler inbetalningar kommer in innan man verkligen låser registreringen. Tänk på att, som nämnts tidigare, Utestående och Betalda konton inte uppdateras förrän registreringen är låst. Skärmbilden nedan visar en inbetalningsregistrering där Lås-knappen har klickats. Detta är en uppmaning att bekräfta att man vill låsa registreringen. Om man försöker ändra en inbetalningsregistrering efter att den har låsts får man följande varning.

142 K.3.2 Rättning av inbetalningsfel efter låsning Om man skulle råka göra ett misstag när man registrerar betalningsuppgifter och sedan låser registreringen kommer man inte att kunna ändra uppgifterna i betalningen. För att rätta till felet måste man skapa en negativ betalning för att upphäva de felaktiga uppgifterna. För att göra detta skapar man bara en ny inbetalningsregistrering och åter välja in samma faktura i betalningen. Om man felaktigt betalade in hela beloppet och fakturan inte längre finns tillgänglig i Utestående måste man använda Rad-knappen och sedan välja Annan fil. Man får då möjligheten att välja Betalda konton-filen där man kan hitta fakturan.

143 Välj den fakturabetalning som skall rättas och skriv in det negativa beloppet från den tidigare betalningen (den som gjordes felaktigt). Detta upphäver den tidigare betalningen. Tänk på att det rekommenderas att man gör en anteckning i fältet Beskrivning om att man korrigerar ett misstag som referens för framtiden. Man har nu 2 möjligheter: - Man kan låsa betalningen som då uppdaterar Utestående och Betalda konton och helt enkelt flytta tillbaka kontot till Utestående (förutsatt att man betalade hela fakturan). Man kan sedan göra en ny inbetalning, välja fakturan på vanligt sätt från Utestående och sedan registrera den korrekta betalningen i fältet Inbetalt nu. Fältet Nytt saldo visar då det riktiga utestående beloppet. Lås den här betalningen och du har rättat till misstaget, Eller - Man kan skapa en andra inbetalning i samma inbetalningsregistrering för det korrekta beloppet. Eftersom inbetalningsregistreringen ännu inte har låsts har Utestående och Betalda konton ännu inte uppdaterats men fakturan kan fortfarande finnas i Betalda konton. Du måste därför använda Rad-knappen igen, välj Annan fil och sedan Betalda konton för att hitta fakturan i fråga. Skriv sedan in den korrekta betalningen i fältet Inbetalt nu. Tänk på att fälten Nytt saldo inte kommer att visa rätt ännu eftersom betalningsregistreringen ännu inte är låst så Utestående och Betalda konton inte har uppdaterats med något av beloppen. Lås hela inbetalningsregistreringen så uppdateras kontolistorna med betalningarna och man har nu korrigerat sitt misstag.

144 Skärmbilden nedan visar en negativ betalning som upphäver den tidigare felaktigt inskrivna betalningen och sedan en andra registrering i samma inbetalningsregistrering för det korrekta beloppet. Detta specifika exempel förutsätter att det ursprungliga felaktiga beloppet, 2235, faktiskt skulle ha varit Lägg märke till att Totalsumman för den här betalningen visar K.3.3 Utskrift av inbetalningsrapporter Dokument kan skrivas ut från Kundbetalningen. Dessa innefattar ett kvitto till kunden och en intern överblick över betalningar som gjorts inom en viss registrering. Utskrift sker på vanligt sätt med användning av de olika Skriv ut-knapparna. Skärmbilden nedan visar en Förhandsgranskning av Tack för betalningen-dokumentet.

145 Om man har gjort ett antal inbetalningar i en betalningsregistrering (som ovan), kommer respektive betalning att generera ett kundkvitto. Välj Tack för betalningen-dokumentet och man får ett kvitto för respektive kund. Skärmbilderna nedan visar de olika kvitton som genereras för registreringen ovan. Lägg märke till hur det andra kvittot visar hela saldot men nämner inte avskrivningsbeloppet och det tredje kvittot visar en delbetalning där det utestående beloppet också visas.

146 Förhandsgranskning Förhandsgranskning

147 Förhandsgranskning En intern dokumentstyp finns också tillgänglig för utskrift, vilken helt enkelt är en överblick över inbetalningsregistreringen. Välj Inbetalningar med hjälp av de vanliga Skriv ut-knapparna. Förhandsgranskning