Information Overload

Transkript

1 School of Mathematics and Systems Engineering Reports from MSI - Rapporter från MSI Information Overload - ett problem inom akutsjukvården? Suzane Jetisi Björn Nilsson Jun 2007 MSI Report Växjö University ISSN SE VÄXJÖ ISRN VXU/MSI/IV/E/ /--SE

2 Förord Vi vill först tacka alla sjuksköterskor på akutmottagningen i Växjö som medverkat i vår undersökning, ni ställde upp trots tidsbrist och svårigheter att komma ifrån arbetet ens under korta stunder. Ett stort tack till vår handledare Klas Gäre (ekonomie dr, Växjö Universitet/Internationella Handelshögskolan i Jönköping) för alla hastigt påkomna handledningstillfällen och den feedback vi fått. Samtidigt vill vi rikta ett särskilt tack till Ulla-Margarethe Carlsson (studiesamordnare, CIL) för all hjälp, du är en ängel! Till sist vill vi även tacka våra sambor Emma och Linus, för att de stått ut med oss under denna tid. Ljungby, Juni 2007 Suzane Jetisi och Björn Nilsson i

3 Sammanfattning Information overload förekommer på alla arbetsplatser dä r informationsbearbetning ä r viktigt för arbetsproc esserna. I vissa fall kan information overload medföra allvarliga konsekvenser både för den enskilda medarbetaren oc h för verksamh eten i stort. P å akutmottagningen på Centrallasarettet i V ä x j ö h ar sj uksköterskorna en viktig roll som samordnare av den information som anvä nds i patientarbetet. Syftet med denna undersökning ä r att undersöka vilka faktorer som frä mst orsakar information overload h os sj uksköterskorna på akutmottagningen CL V, samt att undersöka h ur fenomenet IO påverkar vårdkvaliteten. U nder mars oc h april 2007 genomfördes intervj uer med sj u sj uksköterskor på den aktuella akutmottagningen utifrån en frågemall som utformats med h j ä lp av aktuell forskning på information overload. R esultatanalysen skedde utifrån en spec ifik orsakstabell som tagits från en litteratursammanstä llning av E ppler oc h M engis (2004). O rsakstabellen utgår ifrån fem spec ifika områden - personliga faktorer, informationens karaktä r, arbetsuppgifter oc h proc essparametrar, organisatorisk design samt informationsteknologi. Studien h ar genomförts utifrån en kvalitativ ansats. U ndersökningen visar att sj uksköterskorna på akutmottagningen ofta drabbas av information overload, oc h att riskfaktorer finns i samtliga fem ovanstående kategorier. Flera av deltagarna upplever regelbundet information overload-relaterade symtom oc h detta riskerar att h ota patientsä kerh eten på mottagningen. Dessutom leder det till minskad arbetstillfredsstä l- lelse h os sj uksköterskorna. Slutligen konstateras att en ordentlig informationsplan beh över upprä ttas för att rä tta till de missförh ållanden som orsakar information overload. Det ä r framför allt viktigt att informationen ä r relevant oc h h anterbar för att h öj a patientsä kerh e- ten oc h vårdkvaliteten. ii

4 Abstract Information overload ex ists in all organisations w h ere information proc essing is important for th e w ork proc ess. In some c ases information overload is a serious th reat to both th e individual w h o suffers from it and to th e organisation at large. At th e emergenc y department at th e Central H ospital in V ä x j ö th e nurses h ave an important func tion as c oordinators of th e information used in th e patient treatments. T h e purpose of th is study is to find out w h ic h fac tors primarily c ause information overload in th e emergenc y department and w h at implic ation th is h as on th e q uality of c are given th ere. In M arc h and April of 2007 seven nurses w ere interview ed on th e subj ec t of information overload. T h rough a literary review relevant q uestions w ere formed for th e interview s. T h e analysis of th e answ ers w ere c onduc ted from a table by E ppler and M engis (2004) illustrating th e c auses of information overload. T h e table h as five sub-c ategories, personal fac tors, information c h arac teristic s, task and proc ess parameters, organiz ational design and information tec h nology. T h e study h as a q ualitative approac h. T h e result sh ow s th at th e nurses at th e E D are often affec ted by information overload, and th at risk fac tors ex ist in all five sub-c ategories mentioned above. Several nurses regularly ex perienc e symptoms c aused by information overload, and th is is a th reat to patient safety at th e E D. It also c auses dissatisfac tion in th e daily w ork. Finally w e c onc lude th at a proper information plan is needed in order to find solutions to th e problem. T h e information needs to be relevant and manageable to inc rease patient safety and th e q uality of c are. iii

5 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Mikro-, meso- och makrosystem i samverkan Mikrosystemet akutmottagningen Sjuksköterskans roll på akutmottagningen Syfte och problemområden Metod Den kvalitativa forskningsprocessen Kvalitativa intervjuer Undersökningens genomförande Teorigenomgång Empirisk undersökning Resultat och analys Nyckelord Teori Information och IT inom sjukvården Information overload Orsaker till IO Symtom på IO Övergripande konsekvenser av IO Hur kan IO åtgärdas eller förebyggas? Information overload vs interaction overload IO i litteraturen Empirisk redovisning Deltagarnas kunskaper kring begreppet IO Hur IO yttrar sig på akutmottagningen Förändringar i IO efter Cambio Cosmics införande IO med utgångspunkt i mikrosystemet akutmottagningen IO med utgångspunkt i mesosystemet akutkliniken IO med utgångspunkt i makrosystemet Landstinget Kronoberg Analys Personliga faktorer Informationens egenskaper Arbetsuppgifter och processparametrar Organisatorisk design Informationsteknologi Diskussion och slutsats Metoddiskussion Resultatdiskussion Slutsatser Framtida studier...65 i

6 Litteraturförteckning...66 Bilagor Bilaga 1 - Informationsbrev Bilaga 2 - Intervjufrågor Bilaga 3 - Causes of Information Overload Figurförteckning Figur Akuten i förhållande till samverkande system...4 Figur Akutsjuksköterskans roll...7 Figur Den kvalitativa forskningsprocessen...10 Figur Kvalitetskriterier för en intervju...11 Figur Information och IT som det sammanhållande navet i hjulet...16 Tabellförteckning Tabell Orsaker till Information Overload...27 ii

7 1 Inledning I en serie utbildningsrapporter under distansutbildningen i Informationslogistik h ar författarna till denna rapport kartlagt proc esser oc h informationsförsörj ning i ett spec ifikt mikrosystem inom vården, nä mligen akutmottagningen på Centrallasarettet i V ä x j ö (CL V ). Anledningen till att j ust denna akutmottagning utgj ort grund för undersökningen ä r att en av författarna arbetar dä r sedan några år tillbaka. R apporterna h ar visat på såvä l effektiva som ineffektiva proc esser oc h informationsflöden både inom mikrosystemet oc h mellan samverkande mikro-, meso- oc h makrosystem. Dessutom h ar akutmottagningen visat sig vara ett komplex t mikrosystem med ett flertal proc esser som pågår samtidigt, oc h dä rmed oc kså en stor mä ngd information som flödar genom proc esserna under dygnets alla timmar. Att information ä r ett viktigt arbetsredskap för en akutmottagning ä r ingen överraskning, men eftersom belastningen på akutmottagningen på CL V stä ndigt ökar (vissa dygn söker uppåt 120 patienter vård), oc h alltfler undersökningar oc h beh andlingar numer genomförs direkt på akutmottagningen till följ d av bristen på slutenvårdsplatser (Smålandsposten, 2006) ökar oc kså volymen av information i verksamh eten, till skillnad från antalet sj uksköterskor som förblir konstant. U nder de senaste åren h ar landstinget infört ett vårdinformationssystem, Cambio Cosmic, i samtliga verksamh eter. Systemet anvä nds frä mst till att h antera datoriserade j ournaler, men ä ven till registrering, tidbokning oc h bestä llning av vissa undersökningar. P ersonalen h ar utbildats i systemet oc h anvä nder det nu som sitt frä msta informationsverktyg i det vårdprofessionella arbetet, ä ven om andra dokumentationsverkyg oc kså anvä nds för att komplettera de funktioner som saknas i Cosmic. R esultatet av införandet h ar frä mst blivit att j ournalh anteringen underlä ttas för vårdpersonalen, samt att större delen av patientj ournalen nu finns samlad på ett oc h samma stä lle. M en införandet av dataj ournal h ar oc kså ökat kraven från de vårdprofessionella på stä ndig informationstillgä ngligh et oc h effektivitet, detta mä rks inte minst nä r systemet tillfä lligt ligger nere. Förbä ttrad tillgä ngligh et kan alltså sä gas h a ökat medarbetarnas subj ektiva beh ov av information, oc h dä rmed oc kså deras informationsbörda. I alla informationsintensiva bransc h er finns en risk för att informationsmä ngderna kan bli för stora för den enskilda medarbetaren att h antera, detta ä r ett fenomen som kallas information overload (H all & W alton, 2004). Fenomenet innebä r att individens förmåga att 1

8 N K utföra sina arbetsuppgifter försä mras till följ d av alltför stort tillflöde av information. I denna rapport tittar vi nä rmare på begreppet information overload samt undersöker om akutmottagningen CL V ä r ett mikrosystem som drabbas av fenomenet. V i undersöker oc k- så om de vårdprofessionella på akutmottagningen mä rkt någon skillnad efter införandet av Cambio Cosmic. M ålgruppen för denna undersökning ä r frä mst vårdpersonal, IT - samordnare samt c h efer inom sj ukvården. Ä ven andra med intresse för informationsh antering oc h IT -system kan finna undersökningen intressant. 2 Bakgrund 2.1 Mikro-, meso- och makrosystem i samverkan elson, B atalden m fl (2002) beskriver h ur sj ukvården kan delas upp i system, oc h dä r de minsta beståndsdelarna (mikrosystem) bygger upp de större systemen (makrosystem). M ikrosystemen kan sä gas vara de små enh eter som bedriver den direkta patientvården, ex empelvis en spec ifik mottagning eller avdelning. De beskrivs som små, komplex a oc h adaptiva system som delar samma milj ö ekonomiskt, kliniskt oc h kvalitetsmä ssigt. M ellan mikrooc h makrosystem finns ytterligare en nivå, mesosystemet (IH I, 2005). I mesosystemet sker styrning oc h organisation av ett antal mikrosystem, ett ex empel på mesosystem ä r en klinik på ett sj ukh us. M akrosystemet (IH I, 2005) representerar h ela sj ukh uset oc h innefattar oc kså sj ukh usets h ögsta ledning. Artiklarna klargör att makrosystemet aldrig kan bli bä ttre ä n sina ingående mikrosystem, med andra ord ä r aktiviteterna i mikrosystemen de primä ra i sj ukvården, oc h det ä r oc kså dä r som fokus oc h resurser bör lä ggas. osnik oc h E spinosa (2003) skriver att det ä r viktigt för en organisation att h a en genomtä nkt strategisk plan. P lanen bör stödj a organisationens uppdrag, vision oc h vä rderingar. Den strategiska planen grundar sig i organisationens förh ållande till omvä rlden (konkurrens) utifrån ett antal viktiga parametrar. För att planen ska vara effektiv måste den föras ut till samtliga berörda mikrosystem oc h ligga till grund för deras visioner oc h mål. Det ä r oc kså viktigt att innebörden i planen tolkas lika av samtliga mikrosystem. För att detta ska vara möj ligt bör relationerna mellan mikrosystemen, oc h mellan mikrosystem oc h makrosystem vara vä l utvec klade. Författarna h ar identifierat sex stadier av relationsutvec kling i 2

9 mikro-, meso- oc h makrosystem. U tifrån dessa stadier h ar de h ittat fem viktiga teman som h ar stor inverkan på relationerna: 1. Att bygga förtroende - Förtroende mellan c h efer oc h medarbetare samt mellan olika system ä r avgörande för att utvec kla verksamh eten. 2. Att li ndra h i nder oc h brom s k los s ar - K an ske genom att smörj a maskineriet för att få ett smidigare oc h mer effektivt vårdflöde. Detta smidigare flöde gynnar samarbetet mellan de olika systemen oc h h ar en positiv inverkan på organisationen. 3. Att s k ap a ett gem ens am t s p rå k - För att förstå varandra mellan systemen ä r det bra att h a ett gemensamt språk dä r begreppen betyder samma sak för alla parter. 4. Att v ä c k a i ns i k t om m i k ros ys tem et - O m alla medarbetare förstår att de verkar i ett mikrosystem med syfte att leverera vård av toppkvalitet ä r det lä ttare att förstå varför saker måste förä ndras. Dessutom kan det leda till en större kä nsla av samh ö- righ et. 5. Att frä m j a öm s es i di g h andli ng - G enom att få med alla mikrosystem i utvec kling oc h förä ndringsarbete kan resultatet bli oerh ört. Det ä r doc k viktigt att förstå att de system som vä lj er att stå utanför arbetet inte h eller kan dra nytta av de andras förä ndringar. I en stor organisation ä r det inte h elt enkelt att genomföra de fem ovanstående stegen, men det ä r viktigt. O m en avdelning eller klinik inte ä r intresserad av att delta i arbetet ä r risken stor att samarbetet mellan övriga avdelningar oc h kliniker blir lidande. Detta gä ller inte minst nä r det kommer till att dela på vårdtyngden (K osnik & E spinosa, 2003). 2.2 Mikrosystemet akutmottagningen E nligt Smith oc h Feied (1999) kan en akutmottagning beskrivas som ett komplex t oc h sj ä lvstä ndigt system med h ög patientgenomströmning. Denna komplex itet sorteras i fyra olika domä ner: patient, lä kare, kliniska beslutsfattare oc h den totala omgivningen. V arj e patient som kommer genom dörren ä r okä nd oc h h ar ett individuellt h ä lsostatus som inte alltid ä r lä tt att spec ific era. V arj e patient tvingar systemet att omprioritera oc h öka komplex i- teten. Akutmottagningens patienter ä r under stä ndig övervakning eftersom det inte går att förutse vad som kommer att h ä nda med h ä lsotillståndet under vä ntetiden. V arj e patient erh åller unik oc h kontinuerlig vård genom akutmottagningens vårdsystem. Akutmottagning- 3

10 ens vårdgivare arbetar utifrån sj ä lvorganisation vilket kä nnetec knar det komplex a systemet. De samlas runt patienten oc h utför individuell vård med sj uksköterskor, lä kare oc h andra vårdgivare i samarbete med varandra. O fta ä r vården tidsberoende, den måste utföras fort för att ge önskat resultat. M en i samband med att en ny patient anlä nder med nya h ä lsoproblem tvingas vårdgivarna till omprioriteringar av sina tidigare beslut. Det stä ndiga kravet att h ålla nere akutmottagningens vä ntetider får inte påverka de viktiga medic inska prioriteringarna trots att nya patienter h ela tiden anlä nder till mottagningen oc h önskar bli undersökta omedelbart. Antalet beslut som fattas dagligen ä r nä stan oä ndligt, oc h akutmottagningens proc esser ä r karakteristiska för snabba beslut oc h snabbt agerande nä r det beh övs (Smith & Feied, 1999). I tidigare kartlä ggning av akutmottagningen CL V 1 h ar det visat sig att mikrosystemet h ar något av en sä rstä llning i makrosystemet CL V s organisation eftersom ett flertal andra kliniker finns representerade dä r, oc h eftersom ett nä ra samarbete förs med nä rliggande system (figur 2.1). Akutmottagningen (akuten) ä r ett av de mikrosystem som tillsammans bygger upp mesosystemet akutkliniken. Ö vriga tre mikrosystem som ingår ä r ambulansen, Akutkliniken Ambulans Sekreterare Intaget Mikronivå Mesonivå Makronivå Kir Med Akuten Ort IVA Kem Rtg Kliniskt kemiskt lab Kirurgkliniken Medicinkliniken Ortopedkliniken Anestesikliniken Röntgenkliniken Figur A k ut e n i f ö rh å l l a n d e t il l s a mv e rk a n d e s y s t e m 1 H ä mt a t f rå n t id iga re ut b il d n in gs ra p p o rt e r a v N il s s o n o c h J e t is i i k urs e n V å rd l o gis t ik 5 p (Rapport 1-3 s a mt S l u trapport V å rd l og i sti k, C I L ). 4

11 M akutvårdsavdelningen samt akutsekreterarna. Akutklinikens verksamh etsc h ef ä r övergripande ansvarig för de ingående mikrosystemens verksamh eter. Akuten betec knas som sj ukh usets ansikte utåt oc h utgör patienternas första kontakt med sj ukh uset i 80% av fallen (övriga h ar remitterats direkt till respektive mottagning eller söker vård på andra enh eter, ex empelvis kvinnokliniken eller barnmedic in). I organisationen finns en förstalinj ens c h ef samt två biträ dande c h efer. P ersonalen består av ungefä r 70 personer varav c a 45 ä r sj uksköterskor oc h övriga undersköterskor. N ågra av sj uksköterskorna ä r spec ialister inom ex empelvis anestesi eller akutsj ukvård. Akutmottagningen h ar inga egna lä kare anstä llda, istä llet ä r det upp till sj ukh usets övriga kliniker att bemanna akuten med lä - kare dygnet runt. Akutmottagningen kan alltså beskrivas som en servic emottagning för de patienter som söker akut vård inom områdena medic in, kirurgi, ortopedi, ögon samt öronnä sa-h als (w w w.ltkronoberg.se). G odfrey, N elson m fl (2003) beskriver fyra viktiga framgångsfaktorer för ett effektivt mikrosystem, nä mligen patienter, personal, proc esser oc h mönster (patterns). V ad detta innebä r ä r att mikrosystemet bör h a identifierat vilka patientgrupper som vårdas dä r oc h vilka andra mikro-, meso- oc h makrosystem som samverkar för att skapa en h ögkvalitativ vård. an bör oc kså kä nna till vilken personal som utgör grunden i mikrosystemet, vilka kunskaper personalen h ar samt vilken roll varj e person h ar i informationskedj an. Dessutom ä r det viktigt att identifiera mikrosystemets kä rn- oc h stödproc esser för att ge optimala förutsä ttningar för en god vård. Slutligen identifieras de mönster som förekommer i systemet, bland annat genom att sä kerstä lla att de informationssystem som anvä nds faktiskt h j ä lper personalen att utföra vården på ett bra sä tt. G enom att kä nna till sina fyra P står verksamh eten vä l rustad att möta de förä ndringar som förr eller senare måste genomföras för att optimera organisationen utifrån patienternas beh ov (G odfrey, N elson m fl, 2003). Akutmottagningens fyra P kan beskrivas på följ ande vis: P ati enter: Akutens personal trä ffar årligen runt patienter med oerh ört skiftande diagnoser. De fem kliniker som finns representerade ä r, som tidigare nä mnts, medic in, kirurgi, ortopedi, ögon oc h öron-nä sa-h als. M en dessa kliniker utgör inte vattentä ta skott, många patienter som söker akutsj ukvård h ar flera olika diagnoser i botten, diagnoser som ofta bryter grä nserna mellan de olika klinikerna. Dessutom tar mottagningen emot ett stort antal patienter som snarare borde h a fått vård inom psykiatrin men som på grund av långa vä ntetider dä r istä llet söker sig till den soma- 5

12 K M M tiska vården. Det finns statistik på vilka diagnoser som ä r de vanligaste (bröstsmä r- tor, buksmä rtor, andningsbesvä r oc h förgiftningar), men eftersom dessa begrepp rymmer ett stort antal underdiagnoser oc h orsaker ä r det omöj ligt att veta h ur dagen ska se ut, vilken typ av vård som kommer att efterfrågas. P ers onal: K ompetensfrågor h ar fått allt större utrymme på senare tid, inte minst eftersom många nya medarbetare rekryterats i takt med att pensionsbortfallet ökar. edarbetarna på akuten genomgår en noggrann upplä rning oc h skic kas dessutom på ett antal obligatoriska utbildningar för att erh ålla rä tt kompetens (avanc erad h j ä rt-lungrä ddning, traumautbildning, IT -utbildningar etc.). Dessutom h ar akuten ett samarbete med V ä x j ö U niversitet som utgör ett viktigt inslag i vårdutvec klingen. ommunikation mellan de anstä llda sker frä mst muntligt, men alla h ar oc kså tillgång till e-post oc h landstingets intranä t. P roc es s er: Den vård som bedrivs på akuten idag ä r lik den som bedrevs för tio år sedan. Skillnaden mellan idag oc h igår ä r att den tekniska utrustningen blivit bä ttre liksom vissa beh andlingsmetoder. Dessutom sker en större andel utredningar oc h beh andlingar idag direkt på akuten utan att patienten lä ggs in på vårdavdelning. Detta h ar medfört allt lä ngre vä ntetider för de patienter som inte bedöms vara i akut livsfara. P rioriteringarna h ar blivit viktigare oc h allt fler patienter h ä nvisas till andra vårdnivåer såsom vårdc entral, distriktssköterska eller egenvård. T riage enligt M anc h estermodellen infördes i februari öns ter ( P atterns ) : IT -boomen inom sj ukvården h ar inneburit en h el del nya mönster ä ven på akuten. Arbetssä ttet h ar förä ndrats i oc h med att myc ket av informationen nu finns direkt i datorn istä llet för på pappersdokument spridda på h uset. Detta h ar inneburit en ekonomisk vinst men ä ven en direkt tidsvinst i arbetet med den enskilda patienten. Den tid som tidigare gic k åt till att leta j ournaler i arkiven kan nu anvä ndas mer effektivt i det direkta vårdarbetet. Samtidigt h ar kraven på dokumentation oc h kontroll ökat vilket medfört en ökad arbetsbelastning på personalen. 6

13 2.3 Sjuksköterskans roll på akutmottagningen Akutmottagningen h ar, som tidigare nä mnts, inga lä kare anstä llda., istä llet ä r det upp till varj e representerad klinik att upprä tta j ourlistor för sina lä kare. Dä remot h ar akutmottagningen ett antal sj uksköterskor anstä llda, oc h dessa utgör den h ögsta medic inska kompetensen inom kliniken. Dessutom finns ett antal undersköterskor oc h sekreterare anstä llda inom organisationen. Flera av sj uksköterskorna ä r spec ialistutbildade inom ex empelvis anestesisj ukvård, eller h ar mångårig erfarenh et av akutsj ukvård i bagaget. Denna yrkeskategori kan sä gas utgöra akutklinikens ryggrad 2, oc h det ä r deras kompetens oc h erfarenh et som utgör grunden i akutmottagningens kä rnproc ess. SOS-Alarm Servicekliniker Sjukvårdsrådgivning Medarbetare Kommunen Polis Anhöriga Akutsjuksköterska Primärvård Läkare Patienter Ledning Avdelningar Mottagningar Apotek Figur 2.2 A k ut s j uk s k ö t e rs k a n s ro l l 2 A rb e t s up p gif t e r o c h p ro c e s s e r p å a k ut mo t t a gn in ge n C L V h a r t id iga re k a rt l a gt s i ut b il d n in gs ra p p o rt e n P ro - c e s s f ö rä n d rin g f ö r ö k a t v ä rd e V ä rd e k o mp a s s e n s o m mä t v e rk t y g f ö r v å rd k v a l it e t (H ul t é n, N il s s o n o c h J e t is i) i k urs e n V å rd l o gis t ik, 5 p p å C I L, L j un gb y. 7

14 Akutsj uksköterskan ä r innan lä karbedömningen ensam ansvarig för de patienter som befinner sig under vård på akutmottagningen oc h ansvarar oc kså för att vårdens utförande sker på ett tillfredstä llande sä tt. Den kunskapsgrund som frä mst utgör akutsj uksköterskans profession ä r omvårdnadsvetenskap, men den kompletteras oc kså av medic insk vetenskap oc h samh ä llsvetenskap. P å akutmottagningen h ar sj uksköterskorna en komplic erad roll som samordnare för de olika patienternas akuta sj ukvård. Detta innebä r förutom den direkta patientvården ä ven ett omfattande informationsutbyte med ett flertal olika aktörer. Figur 2.2 synliggör detta. Informationsutbytet sker i dagslä get med h j ä lp av pappersj ournaler, brev, fax, telefoner, mobiltelefoner, mail, Internet samt ett tiotal olika datasystem. Information förekommer oc kså i form av lappar på anslagstavlor oc h meddelanden på w h iteboardtavlor. E tt omfattande pä rmsystem ä r fortfarande i bruk trots att L andstinget h ar ett vä l fungerande Intranä t för public ering av information 3 De erfarna sj uksköterskorna på akutmottagningen roterar mellan de olika klinikerna oc h funktionerna, oc h rollen som ansvarig sj uksköterska på en klinik innebä r ett intensivt arbete med - oc h runt patienterna. P å ex empelvis medic inakuten kan sj uksköterskan under ett arbetspass trä ffa ett 20-tal patienter med varierande h ä lsostatus oc h problembild. Det ä r h ennes/ h ans uppgift att ta anamnes oc h status, prioritera patienten utifrån h ä lsoproblemets allvarligh et, sj ä lvstä ndigt utföra livrä ddande oc h smä rtlindrande beh andling samt att samarbeta med lä karna för att optimera patientens möj ligh eter att återfå h ä lsa oc h ett gott liv. Det övergripande ansvaret för patienterna innebä r oc kså att övervaka de undersökningssvar som servic eklinikerna (frä mst röntgen, kemlab oc h baktlab) levererar. N ä r de olika svaren anlä nder (i diverse olika datasystem) ä r det sj uksköterskans uppgift att bedöma h ur akut inneh ållet i svaret ä r oc h dä refter agera utifrån detta. I dagslä get utförs många miniutredningar direkt på akutmottagningen vilket kan innebä ra långa vä ntetider för de patienter som söker akutvård. Anledningen till den ökade mä ngden utredningar på akutmottagningen ä r att CL V s avdelningar stä ndigt dras med överbelä ggningar. Det faktum att endast de allra sj ukaste patienterna kan lä ggas in leder till att akutmottagningen får utgöra bas för många utredningar som egentligen skulle h a utförts med patienten inneliggande. V arj e gång en pa- 3 A k ut mo t t a gn in ge n s in f o rma t io n s h a n t e rin g h a r t id iga re k a rt l a gt s i ut b il d n in gs ra p p o rt e n I n f o rma t io n s f ö r- s ö rj n in g i v å rd p ro c e s s e r R a p p o rt f rå n e n a k ut mo t t a gn in g (N il s s o n o c h J e t is i) i k urs e n I n f o rma t io n s f ö r- s ö rj n in g i v å rd p ro c e s s e r, 5 p p å C I L i L j un gb y. 8

15 H tient genomgår en ny undersökning eller beh andling genereras ny information, oc h akutsj uksköterskan h anterar dä rmed en ansenlig mä ngd kä nslig information varj e dag. 3 Syfte och problemområden Syftet med föreliggande arbete ä r att undersöka vilka faktorer som frä mst orsakar information overload h os sj uksköterskorna på akutmottagningen CL V, samt att undersöka h ur fenomenet IO påverkar vårdkvaliteten. Aktuella problemområden för undersökningen ä r: ur påverkar följ ande faktorer uppkomsten av information overload h os sj uksköterskorna på akutmottagningen? P ersonliga faktorer Informationens karaktä r Arbetsuppgifter O rganisatorisk design Informationsteknologi V ar i organisationen (mikro-, meso- oc h makrosystemet) finns de h uvudsakliga anledningarna till information overload? H ur påverkas vårdkvaliteten av IO h os akutmottagningens personal? 4 Metod 4.1 Den kvalitativa forskningsprocessen Forskningsproc essen består enligt B ac kman (1998) av ett antal moment som inte alltid ä r isolerade från varandra. Ibland överlappar flera moment varandra vilket kan göra det svårt att sä rskilj a dem. H artman (1998) anser att de olika momenten i en kvalitativ studie h ela tiden ä r aktuella på ett eller annat vis eftersom nya infallsvinklar oc h frågestä llningar ofta uppkommer under studiens gång. B ac kman (1998) skriver vidare att forskningsproc essen 9

16 H Fråga Rapport Litteraturgranskning Tolkning Analys Analysenhet Hypotes Problem Fråga Observation Figur D e n k v a l it a t iv a f o rs k n in gs p ro c e s s e n (f rit t e f t e r B a c k ma n, ) består av två plan, det teoretiska (begreppsplanet) oc h det verkligh etsbaserade (empiriplanet). I all forskning ä r det viktigt att de två planen h ar en nä ra kontakt eller ett nä ra sammanh ang med varandra. Den kvalitativa forskningsmetoden kä nnetec knas bland annat av att den inte baseras på siffror utan istä llet på mer verbala formuleringar. O fta anvä nds kvalitativt forskningsperspektiv nä r forskaren önskar studera oc h tolka den verkligh et som omger oss. I det kvalitativa perspektivet ä r det tillåtet oc h ofta viktigt att anvä nda erfarenh et oc h förförståelse i tolkningen av omvä rlden. K valitativa forskningsproc esser ä r flex ibla, oc h dess ingående moment pågår ofta samtidigt (se figur 4.1). Författaren skriver att det i den kvalitativa forskningsproc essen ä r vanligt att den slutliga problemfrågestä llningen uppkommer först i samband med sj ä lva datainsamlingen. O fta ä r det ursprungliga problemet vagt formulerat för att sedan bli mer distinkt under proc essens gång. I figur 4.1 syns detta i den nedre c irkeln dä r observationsfasen leder till ett bildande av h ypoteser som sedan kan leda till nya problemformuleringar oc h frågestä llningar (B ac k- man, 1998). artman (1998) menar att en kvalitativ studie försöker nå en ökad förståelse för den relation mä nniskor h ar till sin livsvä rld oc h omgivning, ex empelvis h ur en mä nniska upplever en viss situation. O fta blir resultatet av en kvalitativ undersökning en tolkning oc h beskriv- 10

17 K K ning av det undersökta fenomenet. Sj ä lva tolkningen krä ver att forskaren anvä nder tidigare erfarenh eter oc h kunskaper oc h dä rmed måste dessa erfarenh eter oc h kunskaper oc kså noggrant redovisas i rapporten. 4.2 Kvalitativa intervjuer vale (1997) anser att intervj un egentligen ä r att betrakta som ett samtal, men att forskningsintervj un ofta h ar ett uttalat syfte. P rofessionella intervj uer kan h a olika strukturer oc h genomföras med olika frågetekniker. K valitativa intervj uer liknar ofta vardagliga samtal men inneh åller inslag av professionell intervj uteknik. Denna typ av intervj umodell kallas i tekniska termer för h alvstrukturerad (semistrukturerad). Som verktyg anvä nds i många fall en intervj uguide som anger vilka ä mnen samtalet bör beröra. Intervj uerna bör spelas in för att möj liggöra en senare tolkning oc h analys. E tt sä tt att genomföra en kvalitativ intervj u ä r att i börj an av samtalet stä lla en fråga som leder in intervj upersonen på det aktuella ä mnet, O mfattningen av spontana, rika, spec ifika oc h relevanta svar från den intervj uade. J u kortare intervj ufrågor oc h lä ngre intervj usvar, desto bä ttre. Den grad i vilken intervj uaren följ er upp oc h klargör meningen i de relevanta aspekterna av svaren. Den ideala intervj un tolkas i stor utsträ c kning under loppet av intervj un. Intervj uaren försöker verifiera sina tolkningar av intervj upersonens svar under intervj uns förlopp. Intervj un ä r sj ä lvkommunic erande - den ä r en h istoria i sig som knappast krä ver myc ket ex tra beskrivningar oc h förklaringar. (Figur 4.2 Frit t e f t e r K v a l e, Ta b l å 8.1 K v a l it e t s k rit e rie r f ö r e n in t e rv j u, s id 13 4 ) dä refter anpassas de följ ande frågorna allteftersom intervj un fortgår, oc h utifrån intervj u- personens svar. Författaren presenterar sex kvalitetskriterier för intervj utillfä llet (figur 4.2). vale skriver vidare att de sista tre punkterna i listan över kvalitetskriterier ä r ex empel på en idealisk intervj u, dä r meningen i det som kommunic erats i princ ip redan h ar tolkats fä r- 11

18 digt, oc h verifierats, nä r intervj un nått sitt slut. För att lyc kas med detta krä vs ofta en h el del trä ning oc h fä rdigh et i intervj uteknik, men trots detta anser författaren att kriterierna bör sä ttas som riktlinj er vid genomförandet av intervj un. Ä ven Starrin oc h Svensson (1994) anser att man bör strä va efter att genomföra en första analys redan under intervj ufasen eftersom det då ä r lä ttare att fånga upp dolda budskap i samtalet. I genomlä sningen av en utskriven intervj u ä r det nä stan omöj ligt att h itta den typen av, ofta viktiga, budskap. V id en intervj ustudie ä r intervj uaren identisk med forskningsverktyget. Skic kliga intervj uare h ar h ela tiden en överblic k över samtalet oc h ä r kunnig inom området som undersöks. Dessutom vet h an/ h on vad i samtalet som ä r vä rt att följ a upp eller inte följ a upp. Den viktigaste egenskapen ä r doc k att kunna lyssna aktivt. O m intervj uaren kä nner sig osä ker på h uruvida intervj utekniken faktiskt ä r optimal för det undersökta temat finns möj ligh eten att genomföra så kallade pilotintervj uer med en eller ett par testpersoner innan de skarpa intervj uerna ska genomföras. G enom pilotintervj uer ökar oc kså vanan att intervj ua vilket kan förbä ttra förutsä ttningarna för studien (K vale, 1997). 4.3 Undersökningens genomförande För att på bä sta vis ge förutsä ttningar för uppfyllandet av denna undersöknings syfte h ar en kvalitativ metod anvä nts. Detta frä mst eftersom det som undersökts ä r enskilda sj uksköterskors upplevelser av IO på akutmottagningen, oc h undersökningen avgrä nsas till att gä lla j ust sj uksköterskor. U ndersökningen följ er i stort de steg som illustrerats i figur 4.1 dä r problemområden initialt utformats för att leda studien igenom forskningsproc essen Teorigenomgång T ill undersökningens teoriavsnitt h ar en mä ngd artiklar sökts på Internetbaserade databaser, frä mst sökdatabasen E L IN. De sökord som anvä nts h ar i stort följ t undersökningens nyc kelbegrepp (se avsnitt 4.4), oc h totalt h ar c irka 20 relevanta artiklar h ittats. U nder genomgången av dessa artiklar h ar ett antal kategorier framträ tt oc h artiklarnas inneh åll h ar sedan sorterats in under dessa kategorier för att göra materialet överskådligt. G enomgång- 12

19 en visade att fenomenet IO ä r vä lkä nt sedan lä nge, frä mst inom den privata sektorn, men att forskningen kring IO inom sj ukvården ä n så lä nge inte prioriterats. U töver dessa artiklar h ar ä ven en del artiklar från tidigare kurser på CIL anvä nts, samt böc ker i ä mnet vetenskaplig metod. Författarna till detta arbete h ar i tidigare utbildningsrapporter kartlagt informationsflöden oc h informationsteknik samt organisation i det aktuella mikrosystemet, oc h delar av de utbildningsrapporterna h ar legat till grund för beskrivningen av mikrosystemet i detta arbete. N ä r sådant material anvä nts förekommer en fotnot med kä llh ä nvisning oc h kommentar i anslutning till tex ten Empirisk undersökning Den empiriska undersökningen består av sj u intervj uer med sj uksköterskor anstä llda på akutkliniken CL V. Akutsj uksköterskorna h ar arbetat på akutmottagningen under varierande lång tid, samtliga ä r doc k vä l inarbetade i akutens rutiner oc h h ar god inblic k i de arbetsuppgifter som befattningen medför. U tbildningsnivå oc h tidigare erfarenh eter varierar bland deltagarna. G emensamt för deltagarna ä r doc k att de fått möj ligh et att lä sa igenom det informationsmaterial som delats ut som förberedelse för intervj utillfä llet (se bilaga 1 - Informationsbrev). Den deltagande sj uksköterska som arbetat på akutkliniken, eller dess motsvarigh et, lä ngst börj ade redan 1978 medan den som arbetat dä r kortast tid börj ade Dä remellan finns deltagare som arbetat sedan 80-, 90- oc h 2000-talet. De flesta deltagarna h ar doc k mer ä n tio års erfarenh et av arbete på akutmottagning. Å ldrarna på deltagarna varierar mellan 25 oc h 55 år. Samtliga intervj uer ä gde rum i akutmottagningens lokaler, doc k på avskild plats utan andra personer nä rvarande. Intervj uerna h ar i genomsnitt pågått i c irka 20 minuter oc h spelats in på digital diktafon. L j udfilerna h ar vid ett senare tillfä lle skrivits ut i W ord för att underlä tta analyserna. Frågorna som legat till grund för samtalen h ar grupperats i olika bloc k, dä r det inledande samtalet h ar varit av allmä n karaktä r kring begreppet IO, oc h de uppfölj ande frågorna formulerats utifrån analysverktygets h uvudsakliga kategorier (se bilaga 2 - Intervj ufrå - g or). Intervj uerna kan till sin karaktä r beskrivas som öppna, men beroende på deltagarnas svarsförmåga h ar i vissa intervj uer mer direkta frågor kring fenomenet IO stä llts. 13

20 N Empirisk redovisning och analys ä r samtliga intervj uer var genomförda oc h lj udfilerna utskrivna kategoriserades resultatet från intervj ustudierna utifrån mikrosystemteorins perspektiv (mikro-, meso- oc h makrosystem). V i valde att dela upp fynden från intervj uerna på detta sä tt för att tydliggöra var ansvaret för de olika riskfaktorerna för IO låg. De underrubriker som anvä nts i den empiriska redovisningen h ar i intervj usvaren framträ tt som sä rskilt viktiga, oc h formats utifrån det som deltagarna sj ä lva poä ngterat som vanligt förekommande orsaker till IO. I den empiriska redovisningen h ar egna tolkningar utelä mnats. U nder analysavsnittet h ar vi sedan anvä nt det valda analysverktyget (se avsnitt 5.4 oc h modell 5.2) för att göra en grundligare genomgång av orsakerna till IO på akutmottagningen utifrån det empiriska materialet. H ä r h ar de ursprungliga rubrikerna från analysverktyget anvä nts för att tydliggöra kopplingen till tidigare genomförd forskning på området. Dä refter h ar en noggrann metod- oc h resultatdiskussion genomförts oc h vissa slutsatser presenterats. 4.4 Nyckelord De nyc kelord som legat till grund för våra litteratursökningar ä r: Sj ukvård/ vård (h ealth c are) o Akutmottagning (emergenc y department/ E D/ E R ) o P roc esser (proc esses) Information o Flöden (-flow ) o Försörj ning (-supply) o Ö verbelastning (-overload) o U ttröttning (fatigue) o System (-system) o K ommunikation Systemteori o M ikrosystem (mic rosystem) o M esosystem o M akrosystem (mac rosystem) 14

21 5 Teori 5.1 Information och IT inom sjukvården Sj ukvården h ar under det senaste årtiondet genomgått stora förä ndringar till följ d av förä ndrade informationsmönster (B all, W eaver & Abbott, 2002). I en undersökning av h ur sj uksköterskor anvä nder sin arbetstid visade det sig att varj e patient på den undersökta avdelningen fic k trä ffa en sj uksköterska mellan 20 oc h 50 minuter under en tolvtimmarsperiod. Sj uksköterskorna spenderade resten av tiden med att ta emot oc h koordinera kommunikation angående patientinformation till andra enh eter, personer eller vårdgivare. Detta bryter mot det traditionella synsä ttet att sj uksköterskans frä msta roll ä r att verka i direkt kontakt med sina patienter oc h enligt B all m fl beror förä ndringen på att sj ukvården blivit mindre effektiv i att utföra sina primä ra uppgifter. Detta problem ä r internationellt oc h riskerar att leda till en utarmning av sj uksköterskeyrket eftersom många vä lj er att byta j obb nä r de upplever att de inte kan ge patienterna den tid som beh övs. M en det finns oc kså tec ken på att problemet faktiskt tas på allvar, bland annat h ar sj ukvården börj at köpa in vårdinformationssystem vars syfte ä r att öka patientsä kerh eten, effektivisera proc esser oc h minska risken för mä nskliga misstag. E n av de yrkeskategorier som frä mst vunnit på införandet av datoriserade vårdinformationssystem ä r sj uksköterskorna, som nu slipper ä gna tid åt att tyda h andskrivna ordinationer oc h remisser (B all m fl, 2002). R ees (1997) menar istä llet att det ökande informationsflödet inom vården ä r en riskfaktor för patientsä kerh eten, inte minst eftersom vårdens aktörer översvä mmas av information som avsä ndarna klassar som viktig. Det saknas doc k en tydlig definition på vad som bör rä knas som viktigt eller inte, oc h vä rdefull patienttid går förlorad nä r lä karna tvingas sitta oc h lä sa P M oc h som ofta inte tillför vården sä rskilt myc ket. O m inte någon form av kontroll införs över informationsflödet tror R ees att sj ukvården inom kort kommer att tvingas dra ner på patientarbetet till förmån för informationsh anteringen. H an skriver oc k- så att det frä mst ä r den moderna informationsteknologin som urh olkar vårdens effektivitet (R ees, 1997). R ogoski (2002) skriver, till skillnad från R ees, att den ökade anvä ndningen av informationsteknologi i vården förbä ttrar patientsä kerh eten genom bä ttre kontroll över de olika vårdmomenten. Dessutom blir sj ä lva vården effektivare genom anvä ndningen av vårdinformationssystem eftersom all information om patienten finns på ett oc h samma stä lle vilket gör 15

22 att personalen slipper spendera tid på att leta j ournaler. E n förutsä ttning för att systemet ska bli effektivt ä r doc k att det går att integrera med andra förekommande system inom sj ukh uset eller vårdenh eten. R evere oc h T urner m fl (2007) anser att kunskaperna om de informationsbeh ov som ex isterar inom sj ukvården ä r bristfä lliga h os utvec klare av vårdinformationssystem. Det finns inom vården idag ett beh ov av system som levererar förståelig, snabb, koordinerad oc h tillförlitlig information. Dessutom måste systemen vara tillrä c k- ligt flex ibla för att kunna anpassas till de olika verksamh eter som anvä nder dem. U tvec klarna borde lä gga betydligt större vikt vid anvä ndarnas synpunkter på systemen eftersom det ä r anvä ndarna som ä r ex perter på verksamh eten i vilken systemen ska anvä ndas, oc h dessutom krä vs att utvec klarna ä r intuitiva oc h h ar goda kunskaper om arbetsflödet i olika verksamh eter (R evere, T urner m fl, 2007). E nligt N elson oc h B atalden m fl (2002) kan information oc h informationsteknologi beskrivas Ledarskap Ledarskap Organisatoriskt stöd Personal Personalfokus Utbildning och träning Samverkan i vårdteam Information och IT Utförande Resultat Processförbättring Patienter Patientfokus Samhälls- och marknadsfokus Figur I n f o rma t io n o c h I T s o m d e t s a mma n h å l l a n d e n a v e t i h j ul e t (f rit t e f t e r N e l s o n, B a t a l d e n m f l, ) som ett nyc kelelement i det effektiva mikrosystemet. Informationen kopplar ih op vårdpersonalen med patienterna, oc h utan den skulle vården inte fungera. Informationsteknologi lä nkar ih op informationsflöden med patientvård oc h h j ä lper till att skapa en effektiv infor- 16

23 N mationsmilj ö i mikrosystemet. T eknologin kan oc kså skapa en bä ttre kommunikation mellan olika vårdgivare, oc h mellan vårdgivare oc h patient. I en artikel från 2003 (N elson & B atalden m fl) illustreras informationens oc h informationsteknologins viktiga roll i mikrosystemet på följ ande vis (figur 5.1). I skriften N ationell IT -strateg i för vå rd oc h omsorg (2006) står att man med h j ä lp av IT -stöd kan förbä ttra både vårdkvalitet, patientsä kerh et oc h tillgä ngligh et, inte minst genom ett nytt sä tt att styra, organisera oc h utföra vårdinsatser. Författarna till skriften poä ngterar doc k vikten av att de IT -stöd som införs kan kommunic era med varandra, annars ä r risken stor att den totala nyttan av systemen minskar. Det frä msta målet med IT -stöd ä r att stä rka patienternas stä llning i vården samt att h j ä lpa sj ukvården att utnyttj a de ekonomiska resurserna på bä sta möj liga sä tt (N ationell IT -Strategi för V ård oc h O msorg, 2006). I detta arbete anvä nds samlingsbegreppet information för både patientrelaterade uppgifter oc h övrig förekommande information i verksamh eten. 5.2 Information overload B egreppet information overload (informationsöverbelastning, h ä refter förkortat som IO ) kan definieras som att en individ erh åller så stora mä ngder relevant information att h an eller h on inte klarar att h antera den (E dmunds & M orris, 2000). Definitionerna ä r doc k många, oc h den beskrivning av fenomenet som kanske ligger nä rmast sanningen ä r en situation nä r så myc ket information når en oc h samma person att det inte lä ngre ä r möj ligt för personen att anvä nda den på ett effektivt sä tt. P roblemet med IO ä r vä lkä nt oc h forskning på området bedrivs inom bland annat medic in, samh ä llsvetenskap, ekonomi oc h datavetenskap. Fenomenet h ar ex isterat i en eller annan form under h ela 1900-talet, men först 1971 myntades begreppet IO, oc h under 80-talet blev det vedertaget inom forskningen (E d- munds & M orris, 2000). H all oc h W alton (2004) skriver att IO först blev ett allvarligt problem i samband med att många företag börj ade j akten på att minska sina kostnader. E n stor mä ngd medarbetare förlorade då sina arbeten, oc h de som blev kvar på företagen fic k en kraftigt ökad arbetsbörda. E fter detta h ar symtomen på IO blivit allt vanligare. Författarna presenterar oc kså några olika definitioner på begreppet: ä r ett levande system erh åller mer information ä n vad som ä r möj ligt att proc essa. 17

24 N N N ä r förh ållandet mellan h j ä rnans förmåga att ta emot information oc h faktisk input av information h amnar i obalans. ä r mottagen information upplevs som h indrande snarare ä n h j ä lpande trots informationens potentiella anvä ndbarh et, oc h nä r verksamh eten i stort blir lidande av detta. E nligt W h ite oc h Dorman (2000) innebä r IO den vä ndpunkt dä r information slutar upplevas som en vä rdefull tillgång oc h istä llet blir en stor belastning. Fenomenet kan oc kså kallas för informationsförgiftning eller datadelirium. W ilson (2001) delar upp definitionen av begreppet i två nivåer, personlig oc h organisatorisk. P å den personliga nivån beskrivs IO som en kä nsla av att flödet av information (i arbetet) ä r så stort att det omöj ligen kan h anteras oc h kontrolleras med h j ä lp av individens normala h anteringsstrategier. P å organisatorisk nivå kan begreppet istä llet betyda att den personliga upplevelsen av IO ä r så pass spridd bland de anstä llda att den totala effektiviteten i företaget eller organisationen blir lidande av det. W ilson skriver oc kså att det ä r vanligt att informations- oc h kommunikationsteknologin får skulden för uppkomsten av IO men att problemet ligger på en annan nivå. IK T utgör endast kanalerna för den stora informationsspridningen, inte sj ä lva orsaken till den (W ilson, 2001). elson (1994) anser att informationssamh ä llet nu blommat ut på allvar oc h att samh ä llet i många delar h ålls som gisslan av en lavin av information som ingen vet h ur vi ska kunna h antera. IO ä r ett allvarligt problem som riskerar att kosta företag oc h enskilda stora summor om det inte motarbetas. N ä r begreppet IO kommer upp till diskussion tä nker de allra flesta på en överbelastning till följ d av stora informationsmä ngder. Detta ä r enligt N elson oc kså ett korrekt sä tt att se på begreppet. Det ä r idag vanligt att vi tvingas lä sa igenom stora mä ngder information för att h itta det lilla styc ke som vi faktiskt beh över. V issa forskare menar att det till oc h med går fortare att göra om ett ex periment ä n att leta fram information om h uruvida någon genomfört ex perimentet tidigare. Anledningen till detta ä r att det varj e dygn skrivs ungefä r ord av teknisk information som kan anses vara viktig på ett eller annat sä tt. E n person som lä gger åtta timmar per dag åt att lä sa teknisk information skulle beh öva en oc h en h alv månad på sig för att ta in det som skrivits under ett enda dygn. O c h nä r h an ä r fä rdig ligger h an efter med c irka fem oc h ett h alvt års lä sning. U nder de sista trettio åren h ar det produc erats mer information ä n under 500 år innan dess. Det 18

25 W mesta av informationen ä r tillgä nglig för alla, vilket innebä r att vi kritiskt måste selektera vilken information som faktiskt ä r anvä ndbar för j ust oss. IO uppstår ofta nä r en person: inte förstår tillgä nglig information kä nner sig alltför övervä ldigad av informationsmä ngden inte vet om viss information ex isterar inte vet var man h ittar informationen vet var man h ittar informationen men inte h ar tillträ de till den (N elson, 1994) Orsaker till IO O rsakerna till att IO uppkommer ä r många oc h komplex a. Individuella faktorer i samverkan med olika organisatoriska aspekter kan öka risken för att fenomenet uppstår. H all oc h alton (2004) beskriver tre viktiga faktorer som inverkar: Informationsmilj öns komplex itet - ex empelvis vilken sorts information som h anteras, organisationens utformning, generella referensramar oc h grad av samverkan inom organisationen. Individuell proc esskapac itet - kombinationen av den individuella förmågan att uppmä rksamma, bearbeta oc h minnas information. Individuella beh ov oc h önskemål - ex empelvis motivation, ansträ ngning oc h tillgä nglig tid. U töver ovanstående faktorer menar författarna oc kså att flera yttre faktorer kan påverka förekomsten av IO. Den information som förmedlas idag ä r ofta komplic erad oc h når mottagaren i stor mä ngd, inte minst som en effekt av moderna informationskanaler såsom Internet oc h . M ånga arbetsuppgifter förä ndras oc kså till att innefatta en h ögre grad av samverkan med andra, oc h dä rmed ökar oc kså beh ovet av informationsutbyte oc h kommunikation. Dessutom h ar h ela informations- oc h kommunikationsproc essen blivit betydligt snabbare under de sista dec ennierna, bland annat som en följ d av den förbä ttrade tekniken. Inom sj ukvården h ar förekomsten av IO oc kså ökat i takt med att mer oc h mer patientinformation blivit tillgä nglig (H all & W alton, 2004). 19

26 H R ees (1997) skriver att en viktig förklaring till IO ä r att det stora antalet tillgä ngliga informationskanaler i vårt moderna samh ä lle leder till att samma (eller likvä rdig) information ä r lä tt att skic ka på flera sä tt, oc h att det ä r vanligt att både fax, oc h papperspost anvä nds för viktig information för att sä kerstä lla att den når fram. Dessutom lä ggs inte tillrä c klig ansträ ngning på att sä rskilj a mellan viktig oc h oviktig information vilket gör att mottagaren h ar ett drygt arbete nä r det kommer till att sortera, bearbeta oc h anvä nda informationen. E ppler oc h M engis (2004) anser att man inte bör underskatta den subj ektiva aspekten nä r man diskuterar IO. Den individuella förmågan att ta emot oc h bearbeta information påverkar i h ög grad kä nslan av h anterbarh et eller överbelastning. Individuell förmåga ä r doc k bara en av fem viktiga faktorer. De övriga ä r informationskarakteristika, IT, organisation oc h arbetsuppgifter. Angående begreppen push oc h pull skriver E ppler oc h M engis att push -teknik innebä r att avsä ndaren tvingar på mottagaren information, ex empelvis via eller SM S, medan pull-teknik betyder att anvä ndaren sj ä lv söker oc h inh ä mtar den information som beh övs för arbetsuppgiften. P ush -tekniken sä kerstä ller att mottagaren verkligen erh åller viktig information, men nac kdelen ä r att mottagaren tvingas gå igenom stora mä ngder information för att finna det som verkligen ä r av vikt för j ust h onom/ h enne. Det finns oc kså en kvalitetsaspekt i informationen som kan öka risken för uppkomsten av IO. E nligt Ah lstedt oc h Sä ll (1999) finns fyra faktorer som h ar visat sig öka risken: L ågkvalitativ information - krä ver ofta fortsatta sökningar för att h itta rä tt information. L ågt informationsvä rde - tillför ingenting till den aktuella verksamh eten. ög grad av motsä gelsefullh et - information som talar emot annan information, kan leda till ökad förvirring. H alf-l ife - information med kort relevanstid, krä ver uppdatering oc h ny sökning. V erksamh eter med en h ög grad av information med ovanstående inneboende faktorer löper större risk att drabbas av IO. Ah lstedt oc h Sä ll h ar oc kså, med h j ä lp av litteraturstudier, h ittat sj u anledningar till att företagsledare riskerar att drabbas av IO i h ögre utsträ c kning ä n andra: 20