Lisa Mattsson Reviderat ledningssystem enligt Socialstyrelsens föreskrift 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Transkript

1 m Södertalie kommun Tjänsteskrivelse Kontor Social- och omsorgskontoret Handläggare Lisa Mattsson Reviderat ledningssystem enligt Socialstyrelsens föreskrift 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Sammanfattning av ärendet ÄIdreomsorgsnamnden, socialnämnden och omsorgsnämnden har antagit ledningssystem enligt tidigare gällande föreskrifter och allmänna råd för kvalitet inom socialtjänst (SOSFS 2006: 1 1) och hälso- och sjukvård (SOSFS 2005: 12). Syftet med ett ledningssystem ar att skapa en systematik for att utveckla och säkra kvalitet. Fokus ligger på att skapa en struktur for verksamhetens ledning och styrning samt att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete av strukturerna. Från och med 1 januari gäller nya föreskrifter och allmänna råd, som ar gemensamma for socialtjänst och hälso- och sjukvård; SOSFS :9. Social- och omsorgskontoret föreslår att nämnden antar kontorets förslag till Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS :9 samt beslutar att tidigare antagna ledningssystem upphör att galla. Beslutsunderlag Social- och omsorgskontorets tjänsteskrivelse, daterad den 2 1 november Ledningssystem for systematiskt kvalitetsarbete - förslag till övergripande inriktning for aldreomsorgsnämnden, socialnämnden och omsorgsnamnden Socialstyrelsens föreskrift :9 om ledningssystem for systematiskt kvalitetsarbete Postadress södertälje Tfn sodertalie.kommuncsodertalie.se

2 Ärendet Bakgrund Äldreomsorgsnämnden, socialnämnden och omsorgsnämnden har antagit ledningssystem enligt tidigare gällande föreskrifter och allmänna råd for kvalitet inom socialtjänst (SOSFS 2006: 1 1) och hälso- och sjukvård (SOSFS 2005: 12). Syftet med ett ledningssystem är att skapa en systematik for att utveckla och säkra kvalitet. Fokus ligger på att skapa en struktur for verksamhetens ledning och styrning samt att bedriva ett kontinuerligt forbattringsarbete av strukturerna. Det är vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst, verksamhet enligt LSS och verksamhet som omfattas av hälsooch sjukvårdslagen och tandvårdslagen som ska ansvara for att det finns ett ledningssystem for verksamheten. Från och med 1 januari gäller nya föreskrifter och allmänna råd, som är gemensamma for socialtjänst och hälso- och sjukvård; SOSFS :9. Föreskrifter är bindande regler till skillnad från allmänna råd som är generella rekommendationer. Några av de viktigaste förändringarna är: En definition av kvalitet har införts Den fastslagna systematiken ska användas för att utveckla och säkra samtliga krav och mål som gäller for respektive verksamhet enligt författningar (lagar, förordningar och föreskrifter) Processer och rutiner som verksamheten behöver fastställa för att uppfylla krav och mål ska tydliggöras och den som bedriver verksamhet ska se till att arbetet bedrivs utifrån fastställda processer och rutiner Krav avseende ett systematiskt forbattringsarbete för att utveckla och säkra kvaliteten Information som verksamheten får genom riskanalyser, egenkontroller och utredning av klagomål, synpunkter och rapporter ska ligga till grund for forbättringar av ledningssystemets processer och rutiner. Föreliggande förslag till ledningssystem for systematiskt kvalitetsarbete föreslås ersätta tidigare ledningssystem. Innehåll i ledningssystemet Ledningssystemet innehåller en beskrivning av yttre förutsättningar i form av tillämpliga lagar och kommunens värdegrund och styrsystem. Därefter följer beskrivningar av ansvarsfordelning, övergripande rutiner inom socialtjänstens verksamheter samt kommunens principer for systematiskt forbattringsarbete.

3 Plan för implementering En viktig hörnsten i ledningssystem ar ledningens engagemang och medarbetarnas delaktighet. Samtliga nämnders verksamhetsområden ska under processbeskrivas och rutiner ska identifieras. Dar rutiner saknas ska sådana upprättas. Processbeskrivningar och rutiner sammanstalls i digital form och görs därmed tillgänglig samtliga medarbetare. Respektive resultatenhetschef ansvarar för att information och utbildning om det nya ledningssystemet ges till medarbetarna. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Eftersom kartläggning av processer ar en föreskriven aktivitet i Socialstyrelsens föreskrift är det centralt att utföra detta på ett effektivt satt. Ett antal användare behöver därför ges tillgång till ett processkartlaggningsverktyg, vilket är förenat med en mindre kostnad. Eventuellt kan vissa anpassningar i it-miljön också behöva göras, i syfte att göra processbeskrivningar och rutiner tillgängliga i digital form. Kostnader för detta ar svårbedömda i dagsläget. Social- och omsorgskontorets förslag till nämnden: 1. Nämnden antar kontorets förslag till Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS :9 samt beslutar att tidigare antagna ledningssystem upphör att galla.!ilda ~ohayhon ocialdirektör ~ i Mattsson & Kvalitets- och utvecklingschef Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Kommundelsnämnderna Kommunstyrelsens kontor KPR KHR Akten t/../,, Medicinskt ansvarig sjuksk" erska

4 Social- och omsorgskontoret Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 Antaget av: ÄON XXXX SON XXXX ON XXXXX

5 1 Vad innebär ett ledningssystem? Mål och vägledande principer för verksamhet enligt SoL, LSS och HSL SoL, Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) LSS, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (SFS 1993:387) HSL, Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Kvalitetsbestämmelser SoL, 3 kap., LSS, HSL, Kommunens värdegrund och värdegrundsprinciper Kommunens styrsystem Enheternas roller och ansvar inom kontorsorganisationen Styrprocessen Uppföljningsansvar och skyldighet att vidta åtgärder om planen inte följs Växthusfilosofin Kvalitetsarbetets ledning Ansvarsfördelning Kvalitetsarbetets innehåll Processer och rutiner Samverkan Brukarnas synpunkter Riskanalys Egenkontroll Utredning av avvikelser och förbättringsåtgärder Dokumentation...20 Bilaga. Lagar och föreskrifter

6 1 Vad innebär ett ledningssystem? Syftet med ett ledningssystem är att skapa en systematik för att utveckla och säkra kvalitet. Fokus ligger på att skapa en struktur för verksamhetens ledning och styrning samt att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete av strukturerna. En viktig hörnsten i ledningssystem är ledningens engagemang och medarbetarnas delaktighet. Det är vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst, verksamhet enligt LSS och verksamhet som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen och tandvårdslagen som ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Skyldigheten regleras i Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Föreskrifter är bindande regler till skillnad från allmänna råd som är generella rekommendationer. Från och med den 1 januari 2012 gäller även föreskrifternas tillämpning i det systematiska patientsäkerhetsarbetet som vårdgivare ska bedriva enligt 3 kap. patientsäkerhetslagen. Definitionen av kvalitet enligt föreskrift 2011:9 är...att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Förutom socialtjänstlagen, LSS och Hälso- och sjukvårdslagen finns en mängd andra lagar och föreskrifter som reglerar socialtjänstens verksamhet (se Bilaga Lagar och föreskrifter). Ledningssystemet består av två delar. I detta dokument sammanfattas de gemensamma utgångspunkter och den organisation som gäller för kvalitetsarbetet. Därutöver finns verksamhetsområdenas process- och rutinbeskrivningar. 3

7 2 Mål och vägledande principer för verksamhet enligt SoL, LSS och HSL I lagstiftningen anges ett antal mål och principer som är vägledande för socialtjänstens verksamhet. Dessa sammanfattas nedan. 2.1 SoL, Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) Socialtjänstens mål enligt portalparagrafen i socialtjänstlagen, anges enligt följande: Samhällets socialtjänst skall på demokratins och solidaritetens grund främja människornas ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor, aktiva deltagande i samhällslivet Vidare anges att socialtjänsten skall under hänsynstagande till människans ansvar för sin och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. I förarbetena till 1980 års socialtjänstlag redovisas också vissa begrepp och principer som ska vara vägledande för individuellt inriktade insatser inom socialtjänsten. Dessa principer finns även i förarbetena till nu gällande socialtjänstlag. Helhetssynen En vägledande princip är att verksamheten ska präglas av en helhetssyn i stället för symtomtänkande. Detta innebär bl.a. att en enskilds eller en grupps sociala situation och de problem han eller gruppen har ska ses i förhållande till hela den sociala miljön. Inte bara familjen och närmiljön hör hit utan också den enskildes förhållanden i vidare mening. Det rör bl.a. frågor om möjlighet att få arbete och bostad och att undvika utslagning, segregation och fattigdom. Helhetssynen förutsätter ett samarbete över sektorsgränserna. Frivillighet och självbestämmande Frivillighet och självbestämmande ska vara vägledande vid handläggningen av enskilda ärenden. Detta innebär att den enskilde själv bestämmer om han eller hon ska ta emot erbjudanden om en viss social tjänst. Det är den enskilde som gör valet dock inom ramen för befintliga resurser. Frivillighet och självbestämmande innebär inte att socialtjänsten ska vara kravlös. Till socialtjänstens uppgifter hör att på olika sätt försöka motivera den enskilde för en viss insats. Normalisering, kontinuitet, flexibilitet och närhet Andra vägledande principer inom socialtjänsten är att stöd- och hjälpinsatser ska normaliseras så att människor inte känner sig stämplade eller utpekade. Av närhetsprincipen följer att insatser i hemmet går före vård. 4

8 2.2 LSS, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (SFS 1993:387) 5 Verksamhet enligt denna lag skall främja jämlikhet i levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet för de personer som anges i 1. Målet skall vara att den enskilde får möjlighet att leva som andra. 2.3 HSL, Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) 18 Varje kommun skall erbjuda en god hälso- och sjukvård åt dem som bor i en sådan boendeform eller bostad som avses i 5 kap. 5 andra stycket eller 5 kap. 7 tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453) eller som efter beslut av kommunen bor i sådan särskild boendeform som avses i 7 kap. 1 första stycket 2 samma lag. Varje kommun skall även i samband med dagverksamhet, som omfattas av 3 kap. 6 socialtjänstlagen, erbjuda en god hälso- och sjukvård åt dem som vistas där. 5

9 3 Kvalitetsbestämmelser I lagstiftningen anges även vissa specifika bestämmelser för kvalitet. 3.1 SoL, 3 kap., 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596). 3.2 LSS, 6 Verksamheten enligt denna lag skall vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. För verksamheten enligt denna lag skall det finnas den personal som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdnad skall kunna ges. Lag (2005:125). 3.3 HSL, 31 Inom hälso- och sjukvård skall kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (1996:787). 6

10 4 Kommunens värdegrund och värdegrundsprinciper Södertälje kommun har antagit en värdegrund med tillhörande principer som ska gälla för all verksamhet. Medborgaren först Vi har alltid vårt fokus på medborgarna i Södertälje kommun, i vårt arbete och när vi fattar beslut. Vi utgår alltid från det behov som brukaren har Vi strävar efter enskilda individers rätt till olika behandling utifrån deras unika behov Vi skapar möjligheter till dialog och delaktighet Vår strävan är att varje resurs alltid ska användas till att skapa värde för medborgaren. Respekt för individen I Södertälje kommun respekterar vi alla människor oavsett ålder, kön, etnicitet, religion, funktionsnedsättning eller sexuell läggning. Vi försäkrar oss alltid om att visa människor aktning och empati Vi lyssnar aktivt Vi bemöter människor på det sätt som vi själva vill bli bemötta Vi visar respekt för varandra Respekt ska bejakas både genom bemötande och genom förväntningar. Mer än förväntat I Södertälje kommun har vi ambitionen att ge våra medarbetare, medborgare och brukare mer än förväntat. Vi ger våra medborgare bra service och goda tjänster till så låga kostnader som möjligt Vi använder de gemensamma resurserna på ett effektivt sätt Vi utgår alltid från att skapa ett mervärde för brukaren Olikheter är en styrka Vi kommer att lyckas med vårt samhällsuppdrag om vi använder våra olikheter i organisationen vid rekrytering, samarbete, arbetslagssammansättning, medborgardialog med mera. Olikheter skapar en dynamik som utvecklar både människor och verksamhet. Genom detta perspektiv bejakar vi nyfikenhet, öppenhet och lyhördhet. Utgå alltid från samhällsuppdraget Vi ska stödja människors strävan efter ett bra liv och se vårt uppdrag i ett helhetsperspektiv. 7

11 5 Kommunens styrsystem Kommunfullmäktige (KF) fastställer de ekonomiska resurserna och ger de ekonomiska ramarna till nämnderna. KF fastställer även inriktning och fullmäktigemål för kommunens verksamheter. Inriktning och fullmäktigemål uttrycker de mest väsentliga aspekterna på verksamheternas inriktning samt de effekter som eftersträvas utifrån ett medborgar- och brukarperspektiv. Fullmäktiges mål ska ge vägledning för nämndernas prioriteringar och åtgärder. Kommunstyrelsen (KS) bereder förslagen till kommunfullmäktige och har därmed ansvaret för att göra en helhetsbedömning för kommunen där alla behov och önskemål vägs samman mot de ekonomiska resurserna. KS fastställer även mål för personalområdet för hela förvaltningen, vilka ska ingå i nämndernas verksamhetsplaner. Nämnderna svarar för att, utifrån kommunfullmäktiges inriktning och mål, tydliggöra hur nämndens verksamheter ska bidra till att kommunfullmäktiges mål nås samt att fördela de ekonomiska resurserna. Detta görs i nämndens verksamhetsplan. Nämnderna har huvudansvaret för verksamheten. Kommunstyrelsen har det formella personalansvaret. Kommunens arbetstagare ingår i den samlade kommunförvaltningen, som är underställd kommunstyrelsen och ställs till övriga nämnders förfogande. 5.1 Enheternas roller och ansvar inom kontorsorganisationen Social- och omsorgskontoret är organiserat i resultatenheter och resultatområden. Ett resultatområde består av två eller fler resultatenheter. Verksamhetsplanerna är utgångspunkten för kontorets planering. Utifrån dem ska varje resultatområde diskutera hur de bäst kan bidra till att nämnden når sina mål. Verksamheten och ekonomin ska följas upp på enhetsnivå av nämnden som rapporterar vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Enhetschefer har ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål och inriktningar samt de fastställda ekonomiska ramarna. Nedan följer en närmare beskrivning av de olika rollerna: Nivå 1- Kontor och kontorschef Kontorschefens uppgift är att se till att verksamheten bedrivs utifrån fastställda mål och inriktningar inom givna ekonomiska ramar och att skapa bra förutsättningar för enhetscheferna. Kontorschefen är länken mellan verksamheten och nämnden och svarar för att fånga upp information från verksamhetscheferna och sammanställa och utarbeta förslag till nämnden. Kontorschefen ansvarar för att nämndens inriktning och mål får en koppling till enheternas mål, mätetal och förbättringsåtgärder samt att verksamheten följs upp. 8

12 Nivå 2- Resultatområde och resultatområdeschef Resultatområden utgörs av ett antal resultatenheter som organiseras under en resultatområdeschef. Nivå 3- Resultatenhet och Resultatenhetschef Resultatenheterna är den organisatoriska basen i organisationen och de är den första nivån där ett ansvar enligt styrprocessen utkrävs. Resultatenhetschef kan uppdra åt en gruppchef att ansvara för vissa uppgifter som i annat fall faller på resultatenhetschefen. Detta regleras i särskild funktionsbeskrivning mellan resultatområdeschef och gruppchef. Ansvaret enligt styrprocessen ligger kvar på resultatenhetschefen. 5.2 Styrprocessen Uppdragen formas i dialog i max fyra nivåer i fyra olika dokument. För att styrningen ska fungera väl måste uppdraget och förväntningarna vara tydligt på alla nivåer i organisationen. Bekräftelser på uppdraget sker i följande dokument; Kommunens Mål och budget mellan kommunfullmäktige och nämnderna Verksamhetsplan mellan nämnd och kontorschef. Arbetsplan (resultatområde) mellan kontorschef och resultatområdeschef Arbetsplan (resultatenhet) mellan kontorschef alt. resultatområdeschef och resultatenhetschef I den centrala Mål och budget-processen gör KF/KS prioriteringen mellan olika nämnder på grundval av bedömningar av den framtida utvecklingen och resursbehovet. Verksamhetsplanerna är utgångspunkten för kontorens planering. Utifrån dem ska varje resultatområde (eller resultatenhet om resultatområden saknas) diskutera hur de bäst kan bidra till att nämnden når sina mål. Förslagen stäms av i ledningsgruppen för att säkerställa att ambitionsnivån är tillräcklig och att insatserna ligger i linje med övriga områdens planer. På så sätt säkras att förbättringarna som genomförs bidrar till måluppfyllelse för nämnden. Därefter gör kontorets resultatenheter samma övning. Överenskommelserna mellan olika chefsnivåer dokumenteras i arbetsplaner. Arbetsgrupper inom en resultatenhet gör samma övning. Deras bidrag inkluderas i resultatenhetens arbetsplan. 9

13 Verksamheten ska följas upp löpande så att beslut om nödvändiga åtgärder kan fattas utan fördröjning. Det görs vid tavelmöten som hålls regelbundet vid varje arbetsgrupps och ledningsgrupps målstyrningstavla 1. Varje nämnd ska i sin verksamhetsplan klargöra hur uppföljningen ska gå till och vilka regler som gäller för avvikelsehantering för just den nämndens resultatenhetschefer. En samlad uppföljning för hela kommunen görs i delårsbokslut och årsbokslut. En sammanställning av årscykeln finns i figuren nedan: 1 En närmare beskrivning av tavelmöten finns i avsnittet

14 5.3 Uppföljningsansvar och skyldighet att vidta åtgärder om planen inte följs Nämnderna och kontorscheferna har ett uppföljningsansvar för hela sitt verksamhetsområde under pågående verksamhetsår och ska följa både den verksamhetsmässiga och ekonomiska utvecklingen. Kontorschefen har ansvar för att noggrant följa utvecklingen såväl för hela kontoret som för respektive enhet, och vidta åtgärder när den uppgjorda verksamhetsplanen och budgeten inte följs. Om detta inte leder till resultat har kontorschefen skyldighet att föreslå nämnden åtgärder. Nämnden har det övergripande ansvaret för att vidta åtgärder och omprioritera så att de av kommunfullmäktiges fastlagda mål uppnås och att ekonomiska ramarna hålls. Om en situation uppstår under löpande år så att mål och ekonomiska ramar står i konflikt med varandra så gäller den ekonomiska ramen för nämnden tills annat beslut eventuellt fattats av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Enhetschefen har ansvar för att vidta åtgärder om det finns risk för att den fastlagda arbetsplanen och budgeten inte kan hållas. Om problemen inte kan lösas inom enheten ska detta omgående rapporteras till överordnad chef. 5.4 Växthusfilosofin Växthuset är namnet på Södertälje kommuns lean-filosofi. Den innefattar kommunens vision, värdegrund, principer och arbetssätt som ska rusta Södertälje kommun för framtida utmaningar - ett långsiktigt utvecklingsarbete. Avsikten med denna filosofi är att skapa mer och mer värde åt medarbetare och medborgare samtidigt. Den innebär i korthet att vi ser över alla våra processer och skapar största möjliga värde för medborgarna/brukarna med minsta möjliga slöseri på vägen. Medarbetare som ständigt utvecklar sin process och sig själva genom att lösa problem och eliminera slöseri. Målet är inte att arbeta fortare utan på ett "smartare" sätt. Bilden nedan illustrerar växthuset utifrån kommunens värdegrund: 11

15 6 Kvalitetsarbetets ledning 6.1 Ansvarsfördelning Nämnderna beslutar om mål och nyckeltal i verksamhetsplan och fastställer ledningssystem för kvalitet. Nämnderna är ytterst ansvariga för kvaliteten i verksamheter i egen regi och i verksamhet som bedrivs på nämndernas uppdrag. Socialdirektören har det yttersta ansvaret för att planera, leda, kontrollera och följa upp kvalitetsarbetet och är ytterst ansvarig för övergripande processer. Ansvaret för kvalitetsarbetet gäller såväl för verksamhet i egen regi som för verksamhet som bedrivs på uppdrag av nämnderna. Socialdirektören ansvarar för att utse verksamhetschef enligt HSL. Resultatområdeschef (ROC) ansvarar för att verksamheten uppfyller gällande krav på kvalitet och patientsäkerhet. ROC har ett övergripande ansvar för att området arbetar enligt fastställda mål, målvärden och standards. Resultatenhetschef (REC) leder kvalitetsarbetet inom sitt ansvarsområde utifrån lagar och föreskrifter. REC ansvarar för att bryta ner mål till operativa mål och förankra dessa hos medarbetarna och göra de delaktiga i kvalitetsarbetet. Personalen ska ges förutsättningar för att utveckla och säkra kvaliteten i det dagliga arbetet enligt Växthusfilosofin. REC ansvarar också för uppföljning av sitt resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som både interna och externa uppföljningar och granskningar aktualiserar. Verksamhetschef HSL ansvarar för att säkerställa patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården samt kontinuerligt samråda med MAS. MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska) MAS ansvarar för att kontoret har system som säkrar en hög patientsäkerhet och en god och säker vård. MAS ansvarar även för att det finns system för anmälningar av vårdskador och risk för vårdskador, hantering av avvikelser, säkra rutiner för läkemedelshantering, att dokumentationen sker enligt patientdatalagen och att delegeringar av arbetsuppgifter är förenliga med säkerhet för patienterna. MAS deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjukvårdsinsatserna. 12

16 Alla medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med ledningssystemet för kvalitet. All personal ska ingå i en förbättringsgrupp, där förbättringsarbetet styrs via en målstyrningstavla. Andra former för personalens delaktighet kan vara APT, facklig samverkan, information på intranät och planeringsdagar/-konferenser 13

17 7 Kvalitetsarbetets innehåll 7. l Processer och rutiner Socialtjänstens verksamhet indelas i tre övergripande processområden: 1 Planera Ledningsprocesser I\ ~ Verksamhetsplan Arbetsplan m Följa upp Verksamhetsprocesser El Behov Utredning Beslut Uppf6ljning m Insats Stöd processer l l Personal 1 Ekonomi *Verksamhetsprocesser utgör karnan och utgar fran kund/ brukare *Ledningsprocesser behövs för att styra och samordna verksamhets- och stödprocesserna *Stödprocesser fungerar stödjande för att övriga processer ska fungera SA bra som möjligt socialtjänsten består av följande verksamhetsområden: Individ- och familj (IFO), äldreomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning. Inom dessa områden finns ett antal större processer; handläggning och dokumentation, verkställighet av insatser, uppföljning och kommunal hälso- och sjukvård. Varje resultatansvarig chef ansvarar för att beskrivning av processer och aktiviteter som ligger inom dennes ansvarsområde hålls aktuell. Som utgångspunkt för processkartläggningen ska varje verksamhet fastställa sitt uppdrag enligt följande: För vem finns vi till? Vilka behov ska vi stödja? Vilka värden ska vi skapa? Uppföljning utifrån perspektiven Kvalitet-Effektivitet-Människor som växer Verksamheten fastställer normalläge och standards i form av arbetssätt, rutiner och mallar för varje process. Resultatområdeschefen har ett övergripande ansvar för att processbeskrivningar

18 och rutiner tas fram och för att uppföljning görs. Resultatenhetschefen ansvarar för att rutiner för enheten är upprättade, uppdaterade och kända i verksamheten. Rutinerna ska finnas i gemensamma dokument och kunna nås av alla medarbetare. Upprättade processer och rutiner ska följas upp årligen med stöd av LEAN-navigator 2 och ändras efter gällande lagstiftning, föreskrifter och beslut. 7.2 Samverkan Samverkan regleras på övergripande nivå genom avtal inom kommunkoncernen eller mellan kommunen och andra huvudmän. Socialdirektören är ansvarig för att i förekommande fall utarbeta lokala rutiner utifrån övergripande överenskommelser. Samarbete inom organisationen sker löpande i enskilda ärenden och vid fastställda tidpunkter för övergripande frågor. Samverkansavtal ska kontinuerligt följas upp och revideras vid behov. Kommunledningsgruppen har utifrån politiska prioriteringar definierat tre huvudprocesser utifrån kommunens uppdrag, där socialtjänstens verksamheter ingår i samtliga: Barnens och ungdomars uppväxt och utveckling i Södertälje Arbete, försörjning och företagstillväxt Vuxna och äldre med behov av stöd Tre tvärfunktionella flödesledningsgrupper sätter riktning och skapar förutsättningar för styrning och uppföljning av dessa huvudprocesser utifrån medborgarnas behov/flödet. 7.3 Brukarnas synpunkter Brukare/klienter, närstående och intresseorganisationer ska på olika sätt ges möjlighet till att påverka arbetet med att förbättra tjänsternas kvalitet. Exempel på former för inhämtande av brukarnas synpunkter: Socialstyrelsens brukarenkät till äldre Kommungemensamt system för synpunkter och klagomål Informationsutbyte med kommunala Handikapprådet och Pensionärsrådet, referensgrupper med brukare/intresseorganisationer vid planering och utveckling av verksamheter Intervjuer, fokusgrupper, brukarundersökningar Brukarrevisioner 2 LeanNavigatorn är ett hjälpmedel som stödjer arbetet med att kartlägga hur man arbetar idag med sitt produktionssystem och vart man vill sträva på kort- respektive lång sikt. 15

19 7.4 Riskanalys Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Syftet med en riskanalys är att identifiera och värdera risker, identifiera de bakomliggande orsakerna och att föreslå åtgärder som minskar riskerna eller dess konsekvenser. Rutiner för riskanalys: Vad Ansvarig Tidpunkt Övergripande riskanalys för verksamhetsområdet Lokala rutiner för att identifiera, analysera och bedöma riskerna Socialdirektör Resultatenhetschef, Verksamhetschef HSL I samband med verksamhetsplanering I samband med upprättande av arbetsplan Riskanalys enligt SMART Chef med personalansvar Vid omorganisation Riktlinjer för kvalitet och MAS Årlig genomgång och patientsäkerhet enligt HSL revidering vid behov 7.5 Egenkontroll Egenkontroll innebär systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Rutiner för egenkontroll: Vad Ansvarig Tidpunkt Rutin för internkontroll, 1. Ekonomi 2. Handläggning 3. Dokumentationsrutiner 4. Loggkontroll HSL 5. Avgifter Socialdirektör Resultat redovisas september Uppföljningsplaner för uppföljning av verksamhet i egen regi och extern regi. Socialdirektör Fastställs årligen Kvalitetsredovisning innefattande analys Sammanställd kvalitetsrapport med analys för verksamheterna IFO, Funktionsnedsättning och Äldre. Uppföljning av resultat Öppna jämförelser genom workshops Resultatenhetschef Kvalitetsutvecklare /Kvalitetschef Socialdirektör Delår och helårsredovisningar Delår- och årsbokslut I samband med publiceringar 16

20 Deltagande i kvalitetsregister äldreomsorg Uppföljning av rutiner och processer med hjälp av LeanNavigator Verksamhetschef HSL Resultatområdeschef Löpande registrering. Analys vid delår och helårsredovisningar Årligen 7.6 Utredning av avvikelser och förbättringsåtgärder Lex Sarah Bestämmelser rörande hantering av missförhållanden finns i 14 kap. 6 socialtjänstlagen. För personal som fullgör uppgifter i verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) finns bestämmelser i 24 LSS. För kommunens verksamheter ska internt upprättade mallar och rutiner användas. Verksamheter i extern regi hanterar och utreder enligt egna rutiner. Lex Maria MAS ansvarar för att utreda och göra bedömningar avseende allvarliga vårdskador eller risk för allvarlig vårdskada. MAS beslutar om händelsen ska anmälas till Socialstyrelsen enligt Lex Maria. Resultat från tillsyn och revisioner Resultatet från tillsyn och revisioner ska användas i det löpande förbättringsarbetet. Resultatenhetschefen är närmast ansvarig för att analysera resultat och vidta nödvändiga åtgärder. Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål som inkommer till verksamheten ska rapporteras i det kommungemensamma systemet. Att ta tillvara förslag och synpunkter från brukare, klienter, närstående och verksamheterna ska vara en del i det dagliga arbetet. Förbättringsarbete enligt Växthusfilosofin Växthuset är namnet på Södertälje kommuns lean-filosofi. Förbättringsarbete enligt växthusfilosofin innebär att varje arbetsgrupp är expert på sina uppgifter och de har därför mandat att hitta sina förslag till lösningar för att nå sina mål. I processen skapas engagemang och uppslutning kring kommunens mål. Den hjälper grupper att lyfta blicken för att planera för framtiden och i bästa fall även forma framtiden. Detta bidrar till ökad upplevelse av meningsfullhet, engagemang, kontroll och inflytande. När varje arbetsgrupp har mandat att lösa sina problem och jobba med förbättringar på ett självständigt sätt ökar också kvalitet och effektivitet samtidigt som medarbetarna växer i sitt arbete. 17