SNABBGUIDE i personaladministrativa rutiner för personalhandläggare på institutioner/enheter

Transkript

1 Nyanställning Vid nyanställning ska arbetstagaren skicka in: Examensbevis (högsta utbildning) Meritförteckning med uppgifter om tidigare anställningar som skickas till Statens tjänstepensionsverk (SPV). Uppgiften om tidigare statliga anställningar behövs även för beräkning av NOR (utmärkelse för nit och redlighet i statens tjänst efter 30 års anställning i staten) Skattsedel Upplägg av timanställda Meddela redan i ärendemeningen INSTNR i siffror för snabbare handläggning vid lönesektionen. Alla på lönesektionen får samma mejl så även om ni får autosvarsmeddelanden så kommer upplägget att göras. Upplägg av timanställda resenärer görs på samma sätt. Mejlet skickas till: loneadm@pa.su.se Mejlet ska innehålla: Personnummer Institutionsnummer Namn och adress Fr.o.m. datum TA/pers eller Timlärare Skicka inte in de anställdas bankkontonummer till lönesektionen. Bankkontonummer skickas direkt till Nordea av den anställde på blankett anmälan av löntagaruppgifter. Adressändringar Görs av anställda i HR- webb under mina sidor Kan också göras av personalhandläggaren på institutionen främst för timanställda som inte har SU- konto För att göra adressändring åt annan: - ta fram personen under månadsavlönade eller timavlönade och klicka på det understrukna personnumret Personalavdelningen får inte adressändringar automatiskt via folkbokföringsregistret 1

2 Lönespecifikationer Hämtas av anställda från HR- webb med SU- konto inloggning Timanställda och de som är tjänstlediga får en lönespecifikation hemskickad Det går att avmarkera en bock under mina sidor om man vill få sin lönespecifikation hemskickad Semester All semester på institutionen ska vara planerad senast den 30/4 Semesterblankett ska skickas in i god tid till lönesektionen för att arbetstagaren ska få semestertillägg i rätt månad samma månad som semester tas ut Hel semester inte kan läggas ut om det inte finns anställning för hela året Endast hela semesterdagar finns Efter sommarsemestern bör uttaget av semesterdagarna kontrolleras Semester i dec och jan ska INTE fyllas i på samma blankett. Detta p.g.a. att semester för januari och senare inte kan/får registreras förrän tidigast i februari AT får högst ha 35 sparade dagar. Övergångsregler gäller för arbetstagare som har 40 dagar första januari i år (2011) Dessa 5 överskjutande dagar måste tas ut senast 2015 Anställd som insjuknar under semestern ska sjukanmäla sig till institutionen och återkalla sin semester för sjukperioden Föräldraledighet Ansökan om föräldraledighet ska göras fr.o.m. beräknat förlossningsdatum och skickas in till lönesektionen 2 mån innan ledigheten påbörjas. Datumet kan sedan ändras efteråt vid behov. Om ansökan av föräldraledighet kommer till lönesektionen månaden efter så orsakar det mycket administrativt merarbete med fakturering osv. Barnets födelsedatum måste anmälas till lönesektionen. Föräldraledighet får aldrig tas ut samtidigt med semester Sjukanmälan Arbetstagaren anmäler sig sjuk till institutionen Blanketten Försäkran i samband med sjukdomsfall fylls i av personalhandläggare eller motsvarande på institutionen med personnr, namn, inst. samt första sjukdag 1 ex lämnas internt till arbetstagaren 1 ex skickas till lönesektionen (LS) 1 ex sparas på inst. för bevakning att ev. läkarintyg lämnas in från 8 sjukdagen 2

3 Läkarintyget i original ska arbetstagaren (AT) själv skicka till försäkringskassan samt en kopia till institutionen. Personalhandläggaren på institutionen skickar en kopia till lönesektionen VIKTIGT att AT skickar in läkarintyget omkring 14 sjukdagen till försäkringskassan LS anmäler fortsatt sjukfrånvaro till försäkringskassan elektroniskt Bevaka att läkarintyg kommer in i tid vid långtidssjukdom När AT är frisk ska AT fylla i slutdatum och underteckna samt skicka till LS (via personalhandläggaren på institutionen) Vård av sjukt barn Arbetstagaren (AT) anmäler direkt till försäkringskassan och till institutionen Läkarintyg ska lämnas från den 8 dagen När barnet är friskt fyller AT i blanketten Ledighetsansökan för frånvaroperioden samt bifogar en kopia av läkarintyg om bortovaron var mer än 7 dagar Tjänstgöringsschema Anställda som inte arbetar varje dag i veckan ska fylla i blanketten Tjänstgöringsschema där det framgår vilka dagar i veckan de arbetar, ändringen skall alltid ske from den första dagen i månaden. Blanketten skickas till lönehandläggaren för inregistrering i HR- plus. Tillfälliga ändringar behöver inte lämnas in till lönesektionen och det är inte heller möjligt att ändra sitt schema varje månad. Utifrån tjänstgöringsschemat får den anställde en semesterkvot och en frånvarokvot. Årsarbetstid Anställda som arbetar varje dag i veckan har en årsarbetstid på 260 dagar (gäller ej lärare). Det är en schablon som är framräknad utifrån 52 veckor per år gånger och 5 dagar per vecka: Arbetar: Årsarbetstid 5 dagar per vecka dagar per vecka dagar per vecka dagar per vecka dag per vecka 52 3

4 Friskvårdsersättning Kvitton får ej vara äldre än 3 månader För att ersättning ska betalas ut under rätt år ska kvittot vara lönesektionen tillhanda senast 10 dec för utbetalning av årets friskvårdsersättning Kvitton som lämnas in efter det datumet avräknas från kommande års friskvårdspeng AT ska vara anställd helt kalenderår för att få ersättning med 1500 kr inkl personalgym Personnummer och belopp ska framgå på underlaget samt attesteras av prefekt/motsvarande Läkarvård- och läkemedelsersättning Vid utbetalning av ersättning för läkarbesök, sjukgymnastik m.m. behöver lönesektionen läkar- eller sjukvårdskvitto i original. Ersättning ges för: läkarvård, psykologbehandling, oralkirurgisk behandling, ortoped ersätts med 95: - behandling som ges av leg. psykiater, leg. psykolog, leg. psykoterapeut ersätts med 95:- om remiss finns från läkare röntgen ersätts med 95: - sjukgymnastik ersätts med 55: - logoped ersätts med 55: - legitimerad kiropraktor ersätts med 55: - legitimerad naprapat ersätts med 55: - medicinsk fotvård ersätts med 55: - kurator ersätts med 55: - sjukhusvård ersätts med 80: - /dygn mammografi ersätts ej, om det inte gäller klinisk mammografi När den anställde har betalat 900: - för läkarbesök, utfärdar läkaren ett frikort, som innebär fri läkarvård den resterande tiden som återstår from första besöket som är instämplat på högkostnadskortet. Begär högkostnadskort vid läkarbesöket om inte det utfärdas automatiskt. Kravet på inlämnande av högkostnadskort har upphört from pga. nytt avtal. Vid utbetalning av ersättning för läkemedel behöver lönesektionen: 1. receptkvitto, ej kassakvitto från Apoteket (begär receptkvitto till Arbetsgivaren) 2. vid uttag av läkemedel begär läkaren ersättning med 80: - (arvode) när receptet är sänt till Apoteket med elektronisk post, DETTA ERSÄTTS AV SU. 4

5 Läkemedel ersätts endast där det framgår att egenavgift är erlagd (belopp som ingår i högkostnadsskyddet). Vid Apoteket betalar den anställde högst 1 800: - för medicin under en tolvmånadersperiod. Insända kvitton för läkarbesök och läkemedel bör skickas in så snart som möjligt och får högst vara 6 mån gamla vid utbetalningstillfället. Mer- resp. övertid Blanketten ska fyllas i månad för månad och inte överskrida månadsskifte Ska vara lönesektionen tillhanda om möjligt till efterföljande månad Övertidsblanketten behöver inte konteras om konteringen inte avviker från grundkonteringen för lönen Reseräkning Reseräkning registreras in i HR- res av resenären själv som loggar in sig med sitt SU- konto. Timanställda resenärer registreras oftast in av administratör på institutionen eftersom timanställda inte brukar ha något SU- konto. Entledigad När arbetstagare (AT) vill avsluta sin anställning ska blanketten Entledigande fyllas i och undertecknas av prefekt/motsvarande Fältet från och med ska fyllas i med den första dagen efter anställningens upphörande Under upplysningar vill vi (SPV) veta vart AT går, det ska framgå om det är statlig, kommunal/landsting eller privat anställning, ev. egen angelägenhet, studier etc Originalet ska skickas till registrator som skickar en kopia till oss efter att den är diarieförd. Även anställda som går i pension ska lämna in blanketten entledigande Trygghetsstiftelsen (TSN) När tidsbegränsad anställning upphör anmäler personalavdelningen den anställde till TSN om personen haft anställning i tre år under de senaste fyra åren Personalhandläggaren vid institutionen meddelar lönehandläggaren via mejl att arbetstagaren (AT) inte får förlängd anställning, gärna med kommentar om vart 5

6 hon/han tar vägen t ex annan anställning, studier etc. samt datum för när AT fick beslutet att tidsbegränsad anställning upphör Löneunderlag varje månad Löneunderlag ska vara lönesektionen tillhanda senast det datum som anges under: - Löneunderlag senast på SU hemsida, för att garantera att lönehändelsen registreras på rätt månad Personnummer ska ALLTID anges på löneunderlagen samt i alla mejl till LS Använd alltid färska blanketter från blankettarkivet SINK (Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) Ansökan om särskild inkomstskatt (SINK) behöver göras för utomlands bosatta, t.ex. utländska gästföreläsare och opponenter. Skatteverket tilldelar dem ett personnummer eller ett samordningsnummer på beslutet. Ansökan behöver göras även för dem som tidigare varit i Sverige och redan har ett samordningsnummer. SINK- skatt är i första hand aktuell för dem som vistas i Sverige mindre än sex månader. Opponenter och även gästföreläsare förbereder sig för uppdraget i sitt hemland. Vi kan alltså ange på ansökan att en viss del av uppdraget utförts i hemlandet. Kryssa då i båda rutorna Ja och Nej under frågan Utförs uppdraget i Sverige och ange procentsatser vid kommun och land. T ex Stockholm 25 % och Norge 75 %. Beslutet från Skatteverket kan då innebära att vi slipper betala löneavgifter för den delen som uppdraget utförts i hemlandet och gästföreläsaren slipper betala skatt. Ansökan om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) skickas till Skatteverket: Skattekontor 1, LINKÖPING Ansökningsblanketten finns på Skatteverkets hemsida och har nummer 4350 ( ) I rutan underskrift skriver ni under som handläggare och fyller i institutionens namn och adress i rutan eventuellt ombuds namn. När beslutet sedan kommer från Skatteverket skickas det till lönehandläggaren tillsammans med kopia av ansökningsblanketten och blanketten med bankuppgifter och blanketten löne- och tidrapport. Skicka alla underlag samtidigt till lönehandläggaren och behåll kopior hos er. Se till att alla uppgifter är ifyllda på blanketten för bankuppgifter, annars fördröjs utbetalningen med ytterligare några veckor. Glöm inte att skatteregistreringsnumret ska finnas både ansökningsblanketten och bankuppgiftsblanketten. 6

7 Enligt Skatteverket är det inte tillåtet att ge traktamenten till personer som inte är mantalsskrivna i Sverige. De kan endast erhålla skattepliktiga ersättningar samt ersättningar för t ex biljetter mot utläggskvitton. Forskarskatt Utländska nyckelpersoner kan få en skattelättnad som benämns forskarskatt. Förutom skattelättnad för den anställde får arbetsgivaren en sänkning av löneavgiften 25 % av den anställdes lön läggs åt sidan vid beräkning av skatt och löneavgifter Mer information och länk till ansökningsblankett finns under: - Personaladministration och Lön och avgifter Stipendier Stipendier får inte betalas ut till anställda, förutom vissa typer av resestipendier. Upplägg av stipendiater i HR- plus webb görs av administratör på institutionen (ej stipendiater bosatta utomlands). Löpnumret ska vara 50 för den första stipendieperioden och 51 för nästa period på samma person osv. Om personen kommer fram vid upplägget måste det kontrolleras att personen inte har månadsanställning eller timanställning på Stockholms universitet. Ingen attest av stipendiet krävs i HR- plus webb, men det måste finnas ett underskrivet stipendiebeslut på institutionen. Stipendiater utan svenskt personnummer som stannar i Sverige kortare tid en tre månader läggs upp i HR- plus med fejkade personnummer. Detta görs av lönesektionen och i sådana fall skickas stipendiebeslutet till lönehandläggaren för upplägg. I regel får stipendiater som stannar i Sverige längre tid än tre månader ett svenskt personnummer av skatteverket, men det kan finnas undantag för vissa länder. Stipendier utbetalas samtidigt med vanlig månadslön och gäller för den månaden som de utbetalas. I undantags fall kan stipendiet betalas ut manuellt i förskott. I sådana fall görs inregistrering av stipendiet och det manuella förskottet av lönehandläggaren. Snabbguiden sammanställd av Lönesektionen (LS) på Personalavdelningen 7