Bli en mästare på förhandling. Patrik Nordkvist. 1

Transkript

1 Patrik Nordkvist 1

2 är utgiven av Forsaljningschefen.se Text: Patrik Nordkvist. Omslag, form och original: Patrik Nordkvist i samarbete med Eyeris Reklam. Bilder och grafik: Shutterstock, Shay Foto, m.fl. Försäljningschefen tillhandahåller kunskap och verktyg för individer och företag som vill skapa ökad försäljning och ökad vinst.

3 Innehåll Inledning...5 Om författaren...5 Börja i tid...6 Sätt mål...6 Först till kvarn...6 Lita på dig själv...7 Identifiera beslutsfattaren...7 Diskretion...7 Vanligt hyfs...7 Lyssna...8 Sälj, sälj men inte för mycket...8 Kejsarens nya kläder...8 Verifiera fakta...8 Respekt för olikheter...9 Gör det enkelt...9 Passa dig för pratkvarnar...9 Lita på magkänslan...9 Tomma löften...10 Ju fler kockar...10 Ordning och reda...10 Sänk aldrig garden...10 Pokeransikte...11 Good enough...11 Sov på saken...11 Glöm inte det finstilta...12 Avsluta positivt...12 Avtalet skall vara bläckat snabba tips för dig som har bråttom...13

4 So much of life is a negotiation so even if you re not in business, you have opportunities to practice all around you. Kevin O Leary

5 Inledning I affärslivet är kunskap i förhandling ett måste för att bli framgångsrik. Det många inte tänker på är att det ständigt pågår förhandlingar runt omkring barnen förhandlar om att få vara uppe längre, din partner vill bestämma inredningen och kompisarna förhandlar om vilken film ni skall se. Om du väljer att bli bättre på att förhandla kan du få mer som du själv vill och därmed minska risken att du blir överkörd av de som är bättre på att förhandla än du. I denna e-bok finner du en mängd konkreta och handfasta råd som i kombination med träning gör att du blir en mästare i förhandling. Oavsett om det handlar om att få stanna uppe längre eller om att få bättre villkor i dina affärer. Trevlig läsning och framgångsrik förhandling! Patrik Nordkvist Om författaren Patrik Nordkvist utvecklar kunder, affärer och försäljning. Han har över 20 års erfarenhet som försäljningschef och VD från snabbväxande bolag och arbetar just nu som VD på Netcompetence. Detta ger honom en gedigen kunskap och erfarenhet om hur man skapar ökad försäljning och ökad vinst. 5

6 Börja i tid En förhandling börjar inte när du och din motpart sätter er ned vi förhandlingsbordet. Den börjar första gången ni träffas. Vare sig du är säljare och träffar en potentiell kund för första gången eller om du är på en anställningsintervju inleds förhandlingen redan när ni möts. Förarbetet med att bygga upp sina respektive argument, lära sig läsa motparten, och ta reda på vad som verkligen är viktigt för den andre börjar direkt. Ta liknelsen med avtalsrörelsen, där grunden för de flesta löner sätts. Arbetsgivarna och fackförbunden går ut, på exempelvis debattsidorna i tidningarna, långt innan förhandlingen inleds. Där argumenterar de för sitt budskap, exempelvis med rubriker som För höga löneökningar riskerar höja arbetslösheten. Har du under hela införsäljningsprocessen sålt in att ditt företag har bästa kvalitén på marknaden kommer det vara svårt att förhandla ett avtal med kunden där du är sämre på någon punkt än deras nuvarande leverantör. Med andra ord det du säljer dag ett får du leva med fram till att förhandlingen är över. Tänk därför på att förhandlingen börjar första gången du träffar den du senare skall förhandla med. Vem skall du börja förhandla med idag? Sätt mål Precis som allt annat kommer du lyckas bättre om du sätter tydliga mål med vad du vill uppnå i förhandlingen. Dessa mål skall du sätta så tidigt som möjligt. Förhandlingen börjar första gången du träffar din motpart. Har du inga mål i början vet du inte vad du skall styra mot. Självfallet kan du under resans gång ändra eller anpassa dina mål om ny information kommer fram. Exempelvis väljer din potentiella kund att göra ett mindre inköp än du hade som mål. Då är det också rimligt med lägre mål och vice versa. Rangordna dina mål, under förhandlingen kommer det att behöva ske ett visst givande och tagande, då är det viktigt att du vet vad du är villig att byta bort och vad som är ett måste. Jag rekommenderar att du har dina mål nedskrivna och går igenom dem inför varje möte med din motpart så att du fokuserar på vad som är viktigt. Har du satt mål för dagens förhandlingar? Först till kvarn Att komma i tid är en ganska basal faktor för att bli framgångsrik. I en förhandlingssituation kan du till och med tjäna på att komma för tidigt. Du får då möjligheter att förbereda dig i lugn och ro. Du hinner få kolla på alla praktiska detaljer vilket gör att du inte behöver förlora tid på detta längre fram. Alla efter dig kommer per automatik hälsa på dig istället för att du själv får gå runt. Är det dessutom så att förhandlingen sker hos motparten får du möjlighet att se dig omkring och få en bättre bild av motparten. 6

7 Lita på dig själv Fokusera på slutmålet och gör ditt bästa för att sköta förhandlingen på bästa sätt. Lägg inte ned onödig tid på att oroa dig för slutresultatet. Sitt heller inte och räkna poäng under förhandlingen. Risken är att din osäker het skiner igenom och att motparten utnyttjar den eller att du är för upptagen med att oroa dig så att du missar viktig information och händelser under själva förhandlingen. Ta förhandlingen steg för steg med fokus på slutmålet. Och framförallt, lita på din egen förmåga. Identifiera beslutsfattaren I alla förhandlingssituationer gäller det att du vet vem som är den verkliga beslutsfattaren hos motparten. I många fall gäller det i första hand att få beslutsfattaren till förhandlingsbordet. Ofta skickar man fram mellan händer för att driva förhandlingen. Slösa därför inte bort din tid med att diskutera villkor med mellanhänder som ändå inte kan avsluta förhandlingen. Även om beslutsfattaren är med vid bordet gäller det att identifiera vem det är, tänk på att det inte alltid är den som för talan. Let us never negotiate out of fear. But let us never fear to negotiate. John F. Kennedy Diskretion De flesta förhandlingssituationer berör områden som kan vara konfidentiella för någon eller båda parter. Tänk alltid på att bevara hemligheter du får veta under förhandlingen. Tänk dig också för ett par gånger innan du berättar för någon utomstående hur förhandlingen framskrider. Samma sak gäller med att sammanträda offentligt allt för att inte skada de pågående förhandlingarna. Så i många fall är det bäst om parterna skriver under ett ömsesidigt sekretessavtal innan förhandlingarna inleds. Vanligt hyfs Tänk på att visa intresse för motparten som person och var artig och trevlig. Primärt för att det skapar en god stämning som underlättar för en framgångsrik förhandling sekundärt för att det öppnar och underlättar dialogen med motparten. Det senare kan du har stor nytta av längre fram då du vill att motparten skall se saker ur ditt perspektiv. Var aldrig otrevlig. Förutom att exempelvis en kritisk anmärkning kan rasera stämningen på ett par sekunder riskerar det även att ge motparten en känsla av överlägsenhet. 7

8 Lyssna Uttrycket Du har två öron och en mun, använd dem proportionerligt stämmer väl in på försäljning och lika väl in på en förhandling. Om du uppmuntrar motparten att prata mycket vinner du flera fördelar. Du får mer tid att höra vad som är viktigt för dem och kan därefter presentera ditt förslag på ett så fördelaktigt sätt som möjligt för din motpart. Ju mer du kan få dem att prata, desto större är också chansen att de avslöjar för mycket om sin taktik eller säger något som senare kan vändas mot dem. Sälj, sälj men inte för mycket Förhandling är i grunden väldigt likt försäljning. Det handlar om att tillsammans komma fram till en uppgörelse som båda parter finner fördelaktig. Lägg därför mycket tid och kraft på att sälja in fördelarna med ditt förslag. Fokusera på att påvisa hur mycket motparten vinner på att gå med på dina förslag. Ju mer övertygande du är i din införsäljning desto större samsyn kommer du och din motpart att få. Detta leder till en smidigare och mer framgångsrik förhandling. Fall dock inte för frestelsen att översälja för att lyckas i förhandlingen. En tillfällig förhandlingsframgång kan bli en långsiktig förlust om du översålt under förhandlingen. Kejsarens nya kläder Låt dig inte tappa fokus eller känna dig underlägsen om motparten försöker imponera på dig med allehanda konster. Klassiska sätt att försöka imponera kan vara med ett flashigt kontor, fina titlar, utmärkelser eller allmänt skryt om framgång. Troligtvis är detta bara motpartens sätt att försöka skapa en fördel i maktbalansen under förhandlingen. Om du trots vetskapen om detta känner dig underlägsen, tänk på att motparten förhandlar med dig vilket innebär att du har något de vill ha. Verifiera fakta Att parterna överdriver något när de försöker påvisa saker i en förhandling är till viss del helt naturligt. Dock gäller det för dig att värdera vad som sägs. Ett bra sätt är att verifiera allt motparten säger. Det kan exempelvis göras genom att få ett arbetsprov, att ta en hemlig referens eller genom att låta en utomstående expert granska materialet. Kommer du på motparten med att förvanska eller rentav ljuga i sakfrågor får du ett stort övertag i förhandlingen efter det. Om du ens vill fortsätta förhandlingen sedan. 8

9 A negotiator should observe everything. You must be part Sherlock Holmes, part Sigmund Freud. Victor Kiam Respekt för olikheter Tänk på att hålla dina personliga åsikter och ditt tyckande för dig själv. Många förhandlingar har gått i sank på grund av ogenomtänkta uttalanden. Politik, religion, familjesituation, klädstil, inredning m.m. är sällan av vikt för affärens genomförande. Håll därför tyst om dina åsikter gällande detta sannolikheten att det väcker irritation eller uppfattas som kritiskt är mycket större än att det skapar en känsla av samhörighet. Respektera motparten och förvänta dig samma behandling tillbaka. Gör det enkelt Efterstäva alltid enkelhet oavsett om det handlar om dina krav, formuleringar i avtalet eller hur du uttrycker dig under själva förhandlingen. Är du för krånglig riskerar du att få ett nej på ett krav bara för att motparten inte förstår dig. Krångliga utläggningar eller meningar ökar dessutom risken för missförstånd och kan därmed leda till en utdragen eller i värsta fall misslyckad förhandling. Är motparten omständlig, ställ kompletterande frågor och repetera med egna ord för att säkerställa att du verkligen förstått. Passa dig för pratkvarnar Om motparten tenderar att fastna i långa och bestämda utläggningar kan det vara en taktik för att trötta ut dig och få dig att lämna området utan att svara. Tyvärr händer det sällan att någon öppet berättat om sina problem när de sitter i en förhandlingssituation. Detta är alltså en varningssignal att något kring det aktuella området är galet. Bäst sättet att bemöta detta på är att fortsätta fråga tills du får svar på din fråga. Skulle motparten fortsätta prata runt frågan kan en sista utväg vara att avbryta förhandlingen och släppa affären. Lita på magkänslan De flesta har en mycket bättre intuition är de tror. Om något känns fel under förhandlingen är det troligtvis något som är fel. Det är vanligt förekommande att motparten döljer något som skulle vara dem till gagn. Det kan också vara så att motparten inte alls är intresserad av att nå en överenskommelse med dig. Förhandlingen kan vara en dimridå för att får reda på information om dig eller ditt företag. Våga lite på din magkänsla. Be att få skjuta på förhandlingen och utnyttja tiden till att bekräfta din misstanke tills nästa möte. 9

10 Tomma löften Om motparten lovar att ta med vissa dokument men sedan glömmer eller kommer med olika bortförklaringar är detta en stor varningssignal om att något är fel. Samma sak gäller om nyckelpersoner är borta eller byts ut under förhandlingens gång. I dessa fall är rekommendationen att gräva djupare för att se om du kan hitta vad som är fel eller inte stämmer. Blir det ett mönster under hela förhandlingen kan det till och med vara värt att överväga att helt lämnar förhandlingen. Ju fler kockar Förhandlingar med för många deltagare tenderar att dra ut på tiden och bli extra krångliga. Risken för missförstånd, dispyter etc. ökar med antalet deltagare. Det är även större risk att ni inte lyckas samarbeta väl på er egen sida vilket kan få ett negativt resultat. Försök att hålla nere antalet deltagare. Exempelvis kan specialister och andra personer som har mindre roller finnas tillgängliga men bara vara med på just sitt område. Stäm gärna av med motparten innan hur många deltagare som är med från respektive grupp. Detta undviker att motparten kommer med en betydligt större delegation än du, vilket inte är att föredra. Ordning och reda Var alltid noga med att dokumentera förhandlingen allt från vad som diskuterats till delöverenskommelser. Se hela tiden till att bekräfta med motparten så att ni är överens om vad som sagts. Vid minsta osäkerhet är det bra att tillsammans gå igenom hur formuleringen skrivs i protokollet, för att säkerställa att alla är överens. Se till att protokollen skrivs ut och distribueras till samtliga deltagare. Inled gärna kommande möte med att gå igenom protokollet för att säkerställa att alla har samma bild av senaste mötet. Sänk aldrig garden Flera timmars lyckade förhandlingar kan sopas bort på ett par sekunders bristande uppmärksamhet. Ett par förlupna ord över en cigarett under en paus, en kommentar när du möter din motpart i kön till damrummet o.s.v. Var extra försiktig om alkohol är inblandat, då ökar riskerna avsevärt för en felsägning. Om din motpart är en slipad förhandlare kan hon ha väntat på just detta för att vända förhandlingen till sin fördel. Tänk också på att det omvända, lyssna och iaktta din motpart även under raster, förflyttningar mellan lokaler m.m. har du tur kanske hon sänker sin gard och du kan dra nytta av det som framkommer. 10

11 Pokeransikte En duktig förhandlare har oftast ett riktigt pokeransikte. Oavsett om förhandlingen går din väg eller om du för stunden inte får igenom dina viktigaste mål skall motparten inte kunna utläsa detta från ditt kroppsspråk. Visar du tillfredsställelse över uppnådda villkor både avslöjar du för motparten vad som är viktigt för dig samtidigt som du ökar risken att motparten känner att de gör en dålig affär. Oavsett riskerar du att detta kommer påverkar förhandlingen negativt längre fram. Var gärna positiv men behåll dig saklig och lugn. Har du ett pokeransikte? Good enough En förhandling med syfte att exempelvis få ett samarbete bygger på att båda parter är nöjda eller åtminstone tillfreds. Har du fått igenom dina huvudmål är det därför viktigt att säkerställa att din motpart också blir nöjd. Driv inte förhandlingen in absurdum för att få igenom samtliga dina mål, oaktat om det är vad motparten vill. Risken är annars att du går för långt och uppfattas som gniden och motparten lämnar förhandlingen och du förlorar hela affären. You must never try to make all the money that s in a deal. Let the other fellow make some money too, because if you have a reputation for always making all the money, you won t have many deals. J. Paul Getty Sov på saken Är du det minsta osäker över ett förslag eller villkor så är oftast det bästa att skjuta upp beslutet till nästa dag. Detta gäller speciellt om motparten försöker trycka på om ett omedelbart beslut. Det är få tillfällen då en affär verkligen måste göras upp exakt där och då. Skulle så vara fallet kan du i alla fall be om att ni träffas senare samma dag. Att få komma bort en stund från förhandlingen ger oftast en klarare bild av situationen och du minskar risken att ta ett felaktigt beslut. 11

12 Glöm inte det finstilta Bara för att du och din motpart tagit varandra i hand och kommit överens betyder det inte alltid att allt är klart. När avtalet kommer er tillhanda finns det ofta med en bilaga med exempelvis allmänna villkor eller annan finstilt avtalstext. Framförallt stora företag, och i synnerhet amerikanska bolag, brukar vara duktiga på att ha långa bilagor med finstilt avtalstext som oftast är skrivet helt till deras fördel. Säkerställ därför alltid att hela avtalet inklusive allt finstilt gås igenom noggrant och att det inte missgynnar dig. Har du svårt att förstå villkoren är det att rekommendera att anlita professionell hjälp. Avsluta positivt Oavsett utfallet av förhandlingen, se till att avsluta i positiv anda. Var generös med att uttrycka din uppskattning till den som förtjänar det. Världen är liten och du vet aldrig när du träffar din motpart igen. Om ni skiljs i positivt anda kan du tjäna på det i nästa förhandling. Dessutom har du oavsett utfall lärt dig och utvecklats som förhandlare, om inte annat är det något att se positivt på. Avtalet skall vara bläckat Under mina år inom försäljning har det hänt vid ett flertal tillfällen att en affär gått i stöpet efter att vi tagit i hand, upprättat avtal, gått igenom det finstilta och skickat runt avtalet för underskrift. Av olika anledningar har kunden dragit sig ur på grund av att något hänt under tiden som avtalet skickats. Det har varit allt från ett politisk uttalande, en ny chef hos motparten till att nya fakta har dykt upp. I lagens mening är ett muntligt avtal bindande i de flesta affärer i praktiken är det dock sällan fallet. Även om kunden tagit i hand är det ofta kontraproduktivt för framtida affärer att driva det till sin spets. Vill man göra det finns det ofta något sätt för motparten att ta sig ur avtalet. Först när avtalet är underskrivet är förhandlingen avslutad, inte en sekund innan. Hur många förhandlingar har du räknat hem innan underskrift? I d like to add that negotiating is not something to be avoided or feared it s an everyday part of life. Leigh Steinberg 12

13 10 snabba tips för dig som har bråttom 1. Tala med beslutsfattare För att det ens skall vara värt att inleda förhandlingen skall du ha säkerställt att du träffar den som verkligen fattar besluten. 2. Ta på din förhandlarmask Du vinner alltid på att agera professionellt du förlorar i princip alltid på att ta saker personligt. 3. Sätt tydliga nål med vad du vill uppnå i förhandlingen men sikta ännu högre Till stor del är förhandlingar ett givande och tagande. Du måste därför vara beredd på att ge lite också så se till att ha förhandlingsmån i det du går ut med. 4. Var fokuserad Genom att hålla dig till ämnet vinner du både tid och fördelar. 5. Ta reda på hur motparten tänker Lägg tid på att sätta dig in i din motparts situation. Då kan du lättare agera för att föra förhandlingen framåt. 6. Fokusera på fakta Håll dig alltid till sanningen. Motparten kan oftast lätt kon trollera dina faktauppgifter i efterhand. Säkerställ också att motpartens uppgifter stämmer genom att löpande faktakontrollera påståenden. 7. Agera med säkerhet men underskatta inte motparten Att förhandla kräver träning och skicklighet. Det psykologiska spelet är ofta lika viktigt som ren fakta. Agera därför som om dina krav är helt självklara, men utvärdera hela tiden hur din motpart agerar. 8. Givande skall följas av tagande I de fall du gå med på något av motpartens krav se till att alltid få något i gengäld. Annars är risken stor att du lämnar förhandlingen som en förlorare. 9. Låt den andra sidan tro att de har vunnit Genom att ge motparten uppfattningen att de varit framgångsrika i förhandlingen har du en fördel i framtida förhandlingar. 10. Se till att alla är nöjda med avtalet En förhandling där en av parterna är mycket missnöjd leder sällan till ett framgångsrikt samarbete. Ha därför med på din agenda att se till att båda parter får ett avtal de kan acceptera. 13

14 Försäljningschefen hjälper individer och företag att skapa ökad försäljning och ökad vinst. Tiotusentals säljare, försäljningschefer och entreprenörer besöker oss regelbundet för att ta del av våra tips och råd. ocial Social Icons Icons - From - From Alex Peattie Alex Peattie Följ oss gärna! Social Icons -