KALLELSE TILL BEREDANDE KOMMUNSTYRELSEN

Transkript

1 KALLELSE TILL BEREDANDE KOMMUNSTYRELSEN Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med beredande kommunstyrelsen, tisdagen den 27 januari 2015 efter beslutande kommunstyrelsen i Leja, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. Irja Gustavsson Ordförande Helena Randefelt Sekreterare Ledamöter Irja Gustavsson (S) Ordförande Linda Svahn (S) Pär-Ove Lindqvist (M) Kristine Andersson (S) Per Söderlund (SD) Daniel Andersson (S) Anniette Lindvall (M) Bengt Storbacka (S) Jonas Bernström (S) Virosa Viberg (SD) Jonas Kleber (C) 1:e vice ordförande Ingrid Åberg (KD) Susanne Karlsson (C) Anders Persson (C) Bengt Evertsson (MP) Ersättare John Omoomian (S) Hans-Olof Hake (S) Lillemor Bodman (M) Margareta Ahlm (S) Mats Seijboldt (SD) Linda Andersson (S) Jan Hansson (M) Dan Walterson (S) Maria Odheim Nielsen (V) Andreas Funk (SD) Johan Andersson (C) Göran Gustavsson (FP) Jenny Larsson (C) Christina Pettersson (C) Inger Griberg (MP) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid 1. Förslag till reviderat arkivreglemente 2015/26 AKK Johan Hagsmo 2. Verksamhetsplan för finsk förvaltningsområde /25 AKK Airie Tervaniemi

2 3. Svar på motion från Bengt Storbacka (S) om ett hållbart och inkluderat samhälle för alla, medlemskap i Unesco - LUCS 2014/494 AKK 4. Svar på motion från Jonas Kleber (C) och Linda Svahn (S) om att erbjuda möjligheten att tanka biogas/fordonsgas i Lindesbergs kommun 5. Ansökan från Bergslagens brottsofferjour om bidrag /537 AKK 2014/559 AKK 6. Revidering av riktlinjer för sociala medier 2015/19 AKK Lena Åström 7. Avtal med samfällighetsföreningar utanför gällande verksamhetsområden för kommunalt vatten och spillvatten i Hällefors, Lindesberg, Ljusnarsbergs och Nora kommun 2014/481 AKK Bergslagens kommunalteknik Förslag till revidering i de allmänna lokala ordningsföreskrifterna gällande grävning och schaktning för Hällefors, Nora, Ljusnarsberg och Lindesbergs kommun 2014/545 AKK Bergslagens kommunalteknik 13.15

3 1. Förslag till reviderat arkivreglemente Ärendebeskrivning Kommunarkivet inkom med en tjänsteskrivelse daterad den 12 januari där de önskar få delegationsbeslut på att vid behov göra uppdateringar av dokumenthanteringsplanen och ta gallringsbeslut enlig gällande lagar och förordningar samt Riksarkivets och Sveriges kommuner och landstings gallringsråd. Tillsammans med tjänsteskrivelsen lämnade arkivpersonalen ett förslag till nytt arkivreglemente för Lindesbergs kommun Handlingar Förslag till reviderat arkivreglemente.pdf (inkluderad nedan) Sida 2 av 9

4

5

6

7

8

9

10

11

12 2. Verksamhetsplan för finskt förvaltningsområde Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun ingår i det finska förvaltningsområdet sedan januari 2012, vilket innebär att finskspråkiga i kommunen har särskilda lagstadgade rättigheter enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724). Kommunens åtaganden enligt denna lag godtogs i samband med beslutet om att ansöka om att bli finskt förvaltningsområde. Verksamhetsplanen innehåller övergripande samt förvaltningsspecifika mål och åtgärder för arbetet med finskt förvaltningsområde. Kommunen får årligen statsbidrag för de merkostnader som följer av att ingå i det finska förvaltningsområdet. Statsbidraget får inte användas till ordinarie verksamhet. Samordnaren för finskt förvaltningsområde inkom den 20 januari 2015 med ett förslag till verksamhetsplan för finskt förvaltningsområde Handlingar Verksamhetsplan finskt förv.omr pdf (inkluderad nedan) Sida 3 av 9

13 Verksamhetsplan för finskt förvaltningsområde Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner

14 Fastställt av: Kommunstyrelsen Datum: För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Alla nämnder och förvaltningar Dokumentet gäller till och med:

15 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724) Statsbidrag Arbetsformer Samråd Nätverk Övergripande mål och åtgärder Information och myndighetskontakter Åtgärder Förvaltningsspecifika mål och åtgärder Barn- och utbildningsförvaltningen Socialförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Uppföljning

16 1 Inledning Lindesbergs kommun ingår i det finska förvaltningsområdet sedan januari Detta innebär att finskspråkiga har särskilda lagstadgade rättigheter i kommunen enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724). Kommunens åtaganden enligt denna lag godtogs i samband med beslutet om att ansöka om att bli finskt förvaltningsområde. Implementeringen av lagen är ett långsiktigt arbete påbörjades 2012 och Lindesbergs kommun har nu tagit fram denna nya verksamhetsplan för år för att tydliggöra vad som konkret behöver göras framöver. Förra verksamhetsplanen gällde Bakgrund År 2000 ratificerade Sverige Europarådets ramkonvention om skydd för nationella minoriteter och den europeiska stadgan om landsdels- eller minoritetsspråk (minoritetsspråkskonventionen). Syftet med ramkonventionen om skydd för nationella minoriteter är att skydda nationella minoriteters fortlevnad och minoritetsspråkskonventionens syfte är att skydda Europas kulturella mångfald genom att värna om landsdels- och minoritetsspråken. Enligt minoritetsspråkskonventionen måste ett landsdels- eller minoritetsspråk ha en historisk geografisk anknytning, skilja från landets majoritetsspråk och talas av tillräckligt många. Om kravet på historisk geografisk anknytning inte uppfylls betraktas språket som ett territoriellt obundet språk. Språk med historisk geografisk anknytning har starkare skydd än territoriellt obundna språk. År 2000 erkände Sverige även samer, sverigefinnar, tornedalingar, judar och romer som nationella minoriteter. De nationella minoritetsspråken är samiska, finska, meänkieli (språk med historiskt geografisk anknytning) samt jiddisch och romani chib (territoriellt obundna språk). Gemensamt för de nationella minoritetsgrupperna är att de har en uttalad samhörighet samt historiska och långvariga band till Sverige. De har även en tillhörighet som är religiös, språklig eller kulturell samt en vilja att behålla sin identitet. Varje individ avgör själv om hon eller han tillhör någon av de nationella minoriteterna (den s.k. självidentifikationsprincipen). År 2009 presenterade Sveriges regering en ny minoritetspolitisk strategi i propositionen Från erkännande till egenmakt regeringens strategi för de nationella minoriteterna (prop. 2008/09:158) för att ytterligare stärka de nationella minoriteternas rättigheter. Regeringens minoritetspolitiska strategi innehåller åtgärder för att: säkerställa en bättre efterlevnad av Europarådets minoritetskonventioner, bättre följa upp genomförandet av minoritetspolitiken, motverka diskriminering och utsatthet av de nationella minoriteterna, stärka de nationella minoriteternas egenmakt och inflytande, samt främja bevarandet av de nationella minoritetsspråken. 4

17 1.2 Lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724) Lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk är en del av Sveriges minoritetspolitiska strategi och trädde i kraft 1 januari Grundskyddet gäller samtliga nationella minoriteter i hela landet och innebär att: förvaltningsmyndigheter ska informera de nationella minoriteterna på lämpligt sätt om deras rättigheter när det behövs, det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja de nationella minoritetsspråken och ska även främja de nationella minoriteternas möjligheter att behålla och utveckla sin kultur i Sverige, barns utveckling av en kulturell identitet och användning av det egna minoritetsspråket ska främjas särskilt, förvaltningsmyndigheter ska ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med representanter för minoriteterna i sådana frågor. För de kommuner och regioner som ingår i förvaltningsområdet för finska, samiska och/eller meänkieli gäller även särskilda rättigheter: enskilda har rätt att använda språken vid muntliga och skriftliga kontakter med myndigheter i enskilt ärende där myndigheten är beslutsfattare, myndigheten är skyldig att ge muntligt svar på samma språk samt att på begäran ge en skriftlig översättning av beslut och motivering. Myndigheten kan bestämma särskild tid och plats där servicen ges på minoritetsspråk, förvaltningsmyndigheter ska verka för att det finns tillgång till personal med kunskaper i minoritetsspråken, kommunerna har särskilda skyldigheter att anordna äldre- och barnomsorg, helt eller delvis på minoritetsspråken om någon i förvaltningsområdet önskar detta. 2 Statsbidrag 8 Statsbidrag till kommunerna och landstingen lämnas årligen. Statsbidraget är avsett att användas till de merkostnader som uppkommer i kommunen och landstinget med anledning av de rättigheter som enskilda har enligt lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk, och till åtgärder för att stödja användningen av finska, meänkieli och samiska. Varje kommun ska tillsammans med de nationella minoriteterna kartlägga de behov som finns i kommunen av åtgärder till stöd för användningen av finska, meänkieli respektive samiska. 12 En kommun eller ett landsting som tagit emot bidrag enligt denna förordning är skyldig att lämna en ekonomisk redovisning av de utbetalda medlen och en redovisning av vad 5

18 medlen har använts till. Kommunerna ska också redovisa hur kartläggningen enligt 8 andra stycket har genomförts. Redovisningen ska lämnas till den myndighet som har betalat ut bidraget. (Förordning (2009:1299) om nationella minoriteter och minoritetsspråk) Kommuner som ingår i ett förvaltningsområde för finska, samiska och/eller meänkieli får statsbidrag för de merkostnader som uppkommer med anledning av de rättigheter enskilda har enligt lagen (2009:724). Statsbidraget får inte användas till kommunens ordinarie verksamhet. Lindesbergs kommun får 1 grundbelopp årligen för arbetet med finskt förvaltningsområde. År 2014 motsvarar 1 grundbelopp kr. Kommunen rapporterar varje år till Länsstyrelsen i Stockholms län över hur statsbidraget har förbrukats. Länsstyrelsen i Stockholms län har tillsammans med Sametinget uppdraget att följa upp tillämpningen av lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724). För kommuner som ingår i ett förvaltningsområde och mottar statsbidrag är kartläggning ett krav. Kommunen ska tillsammans med den nationella minoriteten i fråga kartlägga de behov som finns av åtgärder till stöd för användningen av finska, meänkieli eller samiska. I Lindesbergs kommun gjordes under hösten 2012 en kartläggning av den sverigefinska minoriteten i kommunen samt en kartläggning av språkkunskaper inom kommunens olika personalgrupper. Detta arbete har fortsatt under Arbetsformer 3.1 Samråd 5 Förvaltningsmyndigheter ska ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med representanter för minoriteterna i sådana frågor. (Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk) I Lindesbergs kommun sker samrådet i form av en styrgrupp som består av kommunens tjänstemän och politiker samt av representanter från den sverigefinska minoriteten. I Lindesbergs kommun finns även en samordnare som arbetar med samordning och integrering av arbetet. 3.2 Nätverk Lindesbergs kommun ingår i en nätverksgrupp med förvaltningskommunerna i Örebro län (Degerfors, Hällefors, Karlskoga, Lindesberg, Örebro). Gruppen träffas regelbundet för att diskutera och samarbeta kring olika insatser. Nätverksgruppen har liksom styrgruppen en viktig funktion för utvecklingen, implementeringen samt det långsiktiga arbetet med finskt förvaltningsområde. I denna grupp ingår från 2014 även Länsstyrelsen och Landstinget i Örebro Län. 6

19 4 Övergripande mål och åtgärder 4.1 Information och myndighetskontakter 3 Förvaltningsmyndigheter ska när det behövs på lämpligt sätt informera de nationella minoriteterna om deras rättigheter enligt denna lag. 8 Enskilda har rätt att använda finska, meänkieli respektive samiska vid sina muntliga och skriftliga kontakter med en förvaltningsmyndighet vars geografiska verksamhetsområde helt eller delvis sammanfaller med minoritetsspråkets förvaltningsområde. Detta gäller i ärenden i vilka den enskilde är part eller ställföreträdare för part, om ärendet har anknytning till förvaltningsområdet. Om den enskilde använder finska, meänkieli eller samiska i ett sådant ärende, är myndigheten skyldig att ge muntligt svar på samma språk. Enskilda som saknar juridiskt biträde har dessutom rätt att på begäran få en skriftlig översättning av beslut och beslutsmotivering i ärendet på finska, meänkieli respektive samiska. Myndigheten ska även i övrigt sträva efter att bemöta de enskilda på dessa språk. (Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk) Mål Kommunen ska sträva efter att finska kommuninvånare alltid kan använda finska i sina kontakter med kommunen. Kommunen ska informera de nationella minoriteterna om deras rättigheter enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk. 4.2 Åtgärder för För att tillgodose åtagandet om att enskilda har rätt att använda finska vid sina kontakter med kommunen, bör det vid rekrytering av personal till receptionen/växeln och övriga enheter, särskilt inom vård och omsorg, framhållas att kunskap i både svenska och finska är önskvärt. Det är även viktigt att receptionen/växeln har kunskap om vilka anställda i kommunen pratar finska för att kunna hänvisa personer rätt. Inom dessa två år har alla enheter inom, främst Vård och Omsorg där det finns ett uttalat behov, minst en tvåspråkig personal som resurs/kontaktperson. Dessa har utbildats i kommunens rutiner och har stärkts i sin finska. En manual/lathund tas fram till förvaltningarna om hur man praktiskt går till väga då en förfrågan uppstår om ett muntligt eller skriftligt svar på finska, meänkieli respektive samiska. Dessa kommande år börjar hittills tagna initiativ implementeras i den ordinarie verksamheten så att de ska kunna vara en kommunangelägen verksamhet istället för projektbaserad finanserad av statliga medel. Kommunen arbetar med folkhälsofrågorna även på finska för den finska minoriteten. 7

20 Det finska förvaltningsområdet följer kommunens ungdomspolitiska strategi och ser över vad vi kan göra för att stimulera ungdomars väl på området. Informationsarbetet fortskrider så att alla biblioteksfilialer, familjecenter, förskolor, vårdcentraler etc. har tillgång till att sprida information på finska. Arbetet med att stärka den finska kulturen fortgår i samarbete med även alla externa aktörer i kommunen, föreningar, organisationer, enskilda. Kommande årets tema är att dokumentera sverigefinnarnas minnen av möten med Sverige. 8

21 5 Förvaltningsspecifika mål och åtgärder 5.1 Barn- och utbildningsförvaltningen 3 Förvaltningsmyndigheter ska när det behövs på lämpligt sätt informera de nationella minoriteterna om deras rättigheter enligt denna lag. 4 I språklagen (2009:600) anges att det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja de nationella minoritetsspråken. Det allmänna ska även i övrigt främja de nationella minoriteternas möjligheter att behålla och utveckla sin kultur i Sverige. Barns utveckling av en kulturell identitet och användning av det egna minoritetsspråket ska främjas särskilt. 17 När en kommun i ett förvaltningsområde erbjuder plats i förskola eller sådan pedagogisk verksamhet som avses i 25 kap. skollagen (2010:800) som kompletterar eller erbjuds i stället för förskola, ska kommunen erbjuda barn vars vårdnadshavare begär det plats i sådan verksamhet där hela eller delar av verksamheten bedrivs på finska, meänkieli respektive samiska. Lag (2010:865). (Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk) 10 En huvudman är skyldig att anordna modersmålsundervisning i ett språk endast om 1. minst fem elever som ska erbjudas modersmålsundervisning i språket önskar sådan undervisning, och 2. det finns en lämplig lärare. Första stycket 1 gäller inte nationella minoritetsspråk. Enligt 7 språklagen (2009:600) är de nationella minoritetsspråken finska, jiddisch, meänkieli, romani chib och samiska. Mål (Skolförordningen (2011:185)) Arbeta för att elever som tillhör en nationell minoritet har möjlighet att utveckla sin tvåspråkighet. Öka kunskapen om de nationella minoriteterna bland elever och lärare. Öka kunskapen bland föräldrar om nationella minoriteters rättigheter. Åtgärder Varje år informera aktuella föräldrar om rättigheterna i lagen om nationella minoriteter gällande förskola och skollagen/förordningen gällande modersmålsundervisning. Vårdnadsblanketten har uppdaterats till att omfatta frågan om man tillhör nationell minoritet och vilken av dem för att vi ska kunna rikta rätt information till familjen. 9

22 5.2 Socialförvaltningen 3 Förvaltningsmyndigheter ska när det behövs på lämpligt sätt informera de nationella minoriteterna om deras rättigheter enligt denna lag. 8 Enskilda har rätt att använda finska, meänkieli respektive samiska vid sina muntliga och skriftliga kontakter med en förvaltningsmyndighet vars geografiska verksamhetsområde helt eller delvis sammanfaller med minoritetsspråkets förvaltningsområde. Detta gäller i ärenden i vilka den enskilde är part eller ställföreträdare för part, om ärendet har anknytning till förvaltningsområdet. Om den enskilde använder finska, meänkieli eller samiska i ett sådant ärende, är myndigheten skyldig att ge muntligt svar på samma språk. Enskilda som saknar juridiskt biträde har dessutom rätt att på begäran få en skriftlig översättning av beslut och beslutsmotivering i ärendet på finska, meänkieli respektive samiska. Myndigheten ska även i övrigt sträva efter att bemöta de enskilda på dessa språk. 18 En kommun i ett förvaltningsområde ska erbjuda den som begär det möjlighet att få hela eller delar av den service och omvårdnad som erbjuds inom ramen för äldreomsorgen av personal som behärskar finska, meänkieli respektive samiska. Detsamma gäller kommuner utanför ett förvaltningsområde, om kommunen har tillgång till personal som är kunnig i språket. (Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk) Mål Att möta behovet av finsk äldreomsorg. Att information finns tillgänglig på finska. Att kunna bemöta på finska i myndighetskontakter. Åtgärder Garanterar att finsktalande brukare får ett boende med tillgång till finskspråkig personal om de önskar detta. Garanterar att finsktalande brukare inom hemtjänsten får en finsktalande kontaktperson om de önskar detta. Stärker personalens kunskaper i finska, särskilt inom avdelningen för vård och omsorg samt funktionsstöd. Strävar efter att samverka med frivilligorganisationer och församlingens finska verksamhet. Erbjuder tvåspråkig personal utbildning i socialförvaltningens organisation och rutiner i hur man arbetar inom vård och omsorg. Ser över rutiner vad gäller information, biståndshandläggning för att säkerställa att finsktalande brukare kan få den hjälpen de har behov av. 10

23 5.3 Kultur- och fritidsförvaltningen 4 I språklagen (2009:600) anges att det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja de nationella minoritetsspråken. Det allmänna ska även i övrigt främja de nationella minoriteternas möjligheter att behålla och utveckla sin kultur i Sverige. Barns utveckling av en kulturell identitet och användning av det egna minoritetsspråket ska främjas särskilt. Mål (Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk) Att fortsätta att arbeta för ett varierat och kvalitativt kulturutbud för den sverigefinska minoriteten. Att synliggöra det finska språket och kulturen. Åtgärder Tillsätter en referensgrupp för att samråda med berörd finskspråkig minoritet om kulturverksamhet, bibliotekstjänster o.s.v. Uppmuntrar föreningslivet att arrangera tvåspråkiga kulturaktiviteter. Är med och arrangerar finsk kulturvecka. 11

24 6 Uppföljning Vid varje årsredovisning görs en uppföljning av verksamhetsplanen för finskt förvaltningsområde. En uppföljning av verksamheten och budget görs likaledes till Länsstyrelsen i Stockholm årligen Lindesberg kommun@lindesberg.se 12

25 3. Svar på motion från Bengt Storbacka (S) om ett hållbart och inkluderat samhälle för alla, medlemskap i Unesco - LUCS Ärendebeskrivning Bengt Storbacka (S) inkom den 1 december 2014 med en motion angående medlemskap i Unesco LUCS. LUCS står för Lokalt Unescocenter för samverkan och målet är att sprida kunskaper om platsidentitet, social jämlikhet, sammanhållning, interkulturell och interreligiös dialog och att utveckla metoder för att gå från ord till handling. Ett medlemskap innebär att etablera en lokal styrgrupp, genomföra informationsaktiviteter, utveckla minst ett lokalt projekt som matchar målet för Unesco LUCS och årligen rapportera in erfarenheterna. Kommunen får då tillgång till ett nätverk som verkar för hållbara samhällen. Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2014 att remittera motionen till kommunstyrelsen Handlingar Motion medlemskap unesco -lucs.pdf (inkluderad nedan) Sida 4 av 9

26

27 4. Svar på motion från Jonas Kleber (C) och Linda Svahn (S) om att erbjuda möjligheten att tanka biogas/fordonsgas i Lindesbergs kommun Ärendebeskrivning Jonas Kleber (C) och Linda Svahn (S) inkom den 10 december 2014 med en motion där de föreslår att Lindesbergs kommun ska erbjuda möjligheten att tanka biogas/fordonsgas. I sin motion lägger de fram fem yrkanden: Att kommunen möjliggör för placering av framtida tankställe för biogas i anslutning till riksväg 50 vid mellersta infarten i Lindesberg. Att Lindesbergs kommun undersöker möjligheten att bli delägare i Biogasbolaget i Mellansverige AB. Att det ska undersökas om det finns intressenter som är intresserade av att driva biogasmacken. Att investeringen i tankställe läggs in i kommunens verksamhetsplan och kommande investeringsbudget, Att en biogasstrategi för Lindesbergs kommun tas fram. Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2014 att remittera motionen till kommunstyrelsen Handlingar Motion (C) (S) biogas fordonsgas.pdf (inkluderad nedan) Sida 5 av 9

28

29 5. Ansökan från Bergslagens brottsofferjour om bidrag 2015 Ärendebeskrivning Bergslagens brottsofferjour inkom med en ansökan om bidrag med 6 kronor/invånare för 2015, daterad den 19 december Bergslagens brottsofferjour ger stöd och hjälp åt människor som blivit utsatta för brott, bevittnat brott, eller är anhörig till brottsutsatta eller gärningspersoner. Brottsofferjouren är ett viktigt komplement till samhällets insatser för brottsutsatta. År 2013 var det 95 personer bosatta i Lindesbergs kommun som fått stöd och hjälp. Brottsofferjouren har ett kontor i Lindesberg på Kullgatan 1 och har 4 volontärer/ stödpersoner som verkar i Lindesberg Handlingar Ansökan bidrag bergslagens brottsofferjour.pdf (inkluderad nedan) Verksamhetsberättelse 2013 brottsofferjour.pdf (inkluderad nedan) Sida 6 av 9

30

31

32

33

34

35 6. Revidering av riktlinjer för sociala medier Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog riktlinjer för sociala medier den 28 maj 2013, som gäller för samtliga nämnder och förvaltningar till och med 31 december Webbsamordnaren har i riktlinjerna reviderat giltighetstiden samt en titel på sidan Handlingar Riktlinje för sociala medier Lindesbergs kommun pdf (inkluderad nedan) Sida 7 av 9

36 Riktlinjer för sociala medier Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner

37 Fastställt av: Kommunstyrelsen Datum: För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Webbgruppen Dokumentet gäller för: Samtliga nämnder och förvaltningar Dokumentet gäller till och med: Formaterat: Teckenfärg: Röd, Genomstruken 2

38 BAKGRUND... 4 HUR OCH NÄR KAN SOCIALA MEDIER ANVÄNDAS?... 4 REPRESENTANT FÖR LINDESBERGS KOMMUN... 4 AVTAL... 4 UNDERHÅLL, BEVAKNING OCH ANSVAR... 4 KOMMUNENS ÖVERGRIPANDE SOCIALA MEDIER... 5 OMVÄRLDSBEVAKNING... 5 BESVARA INLÄGG OCH KOMMENTARER... 5 KRISKOMMUNIKATION OCH SOCIALA MEDIER... 5 SEKRETESS... 5 ALLMÄN HANDLING... 6 ARKIVERING... 6 DIARIEFÖRING OCH GALLRING... 6 FÖRDJUPNING... 6 CHECKLISTA STARTA SOCIALA MEDIER... 7 Bilagor - förteckning

39 Bakgrund Användningen av sociala medier i samhället är stor och ökar hela tiden. I dagsläget räknas bloggar, chattar, Facebook, Twitter, YouTube med flera hit. Även traditionella webbplatser med kommentarsfunktioner omfattas av begreppet. Hur och när kan sociala medier användas? De sociala medierna ska ses som en bland flera möjliga kanaler för kommunikationen med medborgarna. De sociala medierna kan finnas med i verksamhetens övergripande planering för sin kommunikation och användas när det bedöms vara ett bra val för att kommunicera med en specifik målgrupp. Som stöd i bedömning och planering finns informatören kommunikatören i Lindesbergs kommun. Formaterat: Teckenfärg: Röd, Genomstruken Representant för Lindesbergs kommun Dessa riktlinjer riktar sig till anställda i Lindesbergs kommun som deltar i sociala medier inom ramen för sin anställning, som representanter för Lindesbergs kommun. När sociala medier används i kommunens namn ska det finnas ett tydligt uppdrag från verksamheten, uttalat syfte, målgrupp och budskap. Checklistan för sociala medier ska vara genomgången, den är ett stöd för att hanteringen av sociala medier följer kommunens riktlinjer (se sidan 7). På de konton i sociala medier som upprättas ska det tydligt framgå att det är kommunen som är avsändare, genom att använda kommunens namn och vapen i profilen eller avsändaren samt i text i profilbeskrivningen. De verksamheter som har egen symbol, eller vill använda ett foto som symboliserar verksamheten kan göra det, då ska det tydligt framgå i profilbeskrivningen att verksamheten är en del av Lindesbergs kommun, det ska stå: "En verksamhet inom Lindesbergs kommun". Avtal När till exempel ett konto eller en blogg skapas måste man acceptera de användarvillkor som hör till. Det är viktigt att läsa igenom avtalet noga för att veta vad man förbinder sig till. Underhåll, bevakning och ansvar Det ska finnas ett tydligt ansvar för underhåll och bevakning när en verksamhet beslutar sig för att använda sociala medier. Generellt ska frågor besvaras snabbt, inom ett dygn under kontorstid. I ansvaret för sociala medier ingår även att ha rutiner för kriskommunikationshantering, diarieföring, gallring, arkivering och hur olämpliga eller sekretessbelagda inlägg sköts. Det är viktigt att flera personer har tillgång till login/lösenord och vet hur kanalen fungerar, särskilt vid en krissituation. Det är viktigt att uppskatta vilka resurser som krävs för att sköta kommunikationen i det valda sociala mediet och om de resurserna finns inom verksamheten. 4

40 Kommunens övergripande sociala medier De sociala medier kommunen använder redovisas på För kommunens övergripande kanaler/konton i sociala medier ansvarar informatören. Uppdraget är att: bevaka och hålla informationen uppdaterad hantera eller vidarebefordra eventuella synpunkter och klagomål tillsammans med verksamheterna ge svar på frågor och inlägg diarieföra och arkivera. Ändrad fältkod Varje verksamhet ansvarar för att snabbt bidra med svar på frågor och synpunkter som rör den egna verksamheten. Omvärldsbevakning Varje verksamhet ansvarar, vid behov, för att se vad och var andra skriver om verksamheten i sociala medier. När en större fråga är aktuellt det viktigt att bevaka och eventuellt delta i debatten. Besvara inlägg och kommentarer Sociala medier präglas av ett personligt tilltal och korta kommentarer. När kommunens medarbetare uttalar sig i sociala medier gör de det som representanter för kommunen och med ett seriöst, sakligt och vänligt tilltal, personligt men inte privat. Använd ett enkelt och lättbegripligt språk. Ange namn, avdelning/funktion samt Lindesbergs kommun, så att medborgarna vet vem det är som har svarat. Ett bra stöd för hur man besvarar inlägg och kommentarer finns i bilaga 2: Besvara inlägg och kommentarer på Internet. Kriskommunikation och sociala medier Kommunens krisledning ansvarar för kommunikationen vid en kris. Våra grundläggande kanaler vid kriser är radio, webbplatsen (information) och telefonnumret (kommunikation). Sociala medier kan vara ett komplement vid kriskommunikation. Om man väljer att använda sociala medier vid en kris är det viktigt att ha beredskap för att snabbt besvara frågor eller bemöta inlägg. Sekretess Sociala medier ska inte användas för sekretessbelagda uppgifter, det är brott mot Offentlighets- och sekretesslagen om sekretessbelagda uppgifter skrivs på sociala medier. Om ärenden med sekretess ändå förekommer, ta en skärmdump av sidan och ta bort inlägget. Om möjligt, kontakta personen som skickat det sekretessbelagda meddelandet. De sekretessbelagda uppgifterna ska sedan registreras i kommunens ärendesystem för handläggning. 5

41 På kommunens konton i sociala medier ska det finnas information om att sekretessbelagda uppgifter inte ska förekomma i sociala medier. För färdigformulerad text att använda eller länka till se Allmän handling Kommentarer, inlägg, bilagor och material i sociala medier är allmänna handlingar. De blir allmänna handlingar när vi kan läsa, avlyssna eller på annat sätt uppfatta informationen. Ett stöd i hanteringen av allmänna handlingar i sociala medier är bilaga 2 Flödesschema hantering av inkomna synpunkter (Upphov: Tomas Selig, Penseo/Katrineholms kommun). Arkivering Inlägg i sociala medier ska arkiveras regelbundet för att bevaras. Om flödet av inlägg inte är för stort räcker det att bevara en ögonblicksbild minst två gånger per år. Det görs genom att ta en skärmdump eller göra en utskrift av inläggen. Diarieföring och gallring Kommentarer, inlägg, bilagor och material som kommer in till kommunen i de sociala medier där kommunen är aktiv ska diarieföras om de handlar om: klagomål eller synpunkter ett pågående ärende initierar ett ärende. Kommentarer och inlägg av ringa betydelse diarieförs ej. Brottsligt material som till exempel hot eller hets mot folkgrupp, barnpornografi, uppvigling, olaga våldsskildring eller upphovsrättsintrång ska den som är ansvarig för kontot spara, polisanmäla och snabbt ta bort. Fördjupning Du kan läsa mer om sociala medier: E-delegationens riktlinjer - Myndigheters användning av sociala medier. SKL Personuppgifter: Datainspektionen ochregler/personuppgiftslagen/sociala-medier/ 6

42 Checklista starta sociala medier Innan uppstarten av sociala medier går verksamheten igenom checklistan för att säkerställa att riktlinjerna för sociala medier följs. Syfte Varför ska det sociala mediet användas? Mål Vad är målet med kommunikationen? Budskap vilka frågor ska i huvudsak kommuniceras, hänger det ihop med budskap i andra kanaler, finns risk att budskap krockar? Målgrupp vilka vänder vi oss till? Kanal vilken typ av socialt medium ska användas? Typ av konto skapa en företagssida/-konto, inte ett personkonto. Avtal har ni gått igenom avtalsvillkoren för det sociala mediet? Funktion och teknik krävs insatser från kommunens IT-avdelning? Resurser har ni bedömt vilka insatser som behövs i tid och resurser för att upprätta och hålla det sociala mediet under uppsikt? Bevakning vem/vilka sköter bevakning och uppdatering? Är det endast en person måste täckning finnas vid till exempel semester. Avsändare framgår det tydligt att ni är en del av Lindesbergs kommun? Risker riskerar sekretess att röjas, PUL och andra lagar och regler att ta hänsyn till? Diarieföring, gallring och arkivering hur ser era rutiner ut? Kriskommunikation Hur använder ni sociala medier vid en kris. Hur hänger det ihop med övriga informationskanaler? Finns back-up för bemanning och hantering? Marknadsföring hur hittar besökarna till era sociala medier? Informationskrav Har ni fått med all övergripande information som ska finnas? (Jfr Checklista från E-delegationen). Alternativ länka till Meddela informatören när ni upprättar eller avslutar ett konto. Bilagor - förteckning 1) Besvara inlägg och kommentarer på Internet 2) Flödesschema hantering av inkomna synpunkter (Upphov: Thomas Selig, Penseo/Katrineholms kommun) 3) Checklista för sociala medier ur ett juridiskt perspektiv (E-delegationen) 7

43 7. Avtal med samfällighetsföreningar utanför gällande verksamhetsområden för kommunalt vatten och spillvatten i Hällefors, Lindesberg, Ljusnarsbergs och Nora kommun Ärendebeskrivning Sedan Bergslagens miljö- och byggförvaltning har intensifierat inventeringen av enskilda avloppsreningsanläggningar har efterfrågan på kommunal VA-försörjning ökat. Efterfrågan är just nu större än förmågan att förse områden med VA- försörjning, varför Bergslagens kommunalteknik har arbetat fram ett principförslag med avtal vad gäller anslutning av samfällighetsföreningar. Direktionen för Bergslagens kommunalteknik beslutade den 14 november 2014 att föreslå Hällefors, Ljusnarsberg, Nora och Lindesbergs kommun att godkänna avtalsförslaget och att respektive kommun uppdrar åt Bergslagens kommunalteknik att teckna avtal enligt deras bifogade avtalsförslag Handlingar BKT 130 Avtal samfällighetsföreningar vatten spillvatten.pdf (inkluderad nedan) Sida 8 av 9

44 p /481

45

46

47

48 8. Förslag till revidering i de allmänna lokala ordningsföreskrifterna gällande grävning och schaktning för Hällefors, Nora, Ljusnarsberg och Lindesbergs kommun Ärendebeskrivning Kommunerna Lindesberg, Nora, Ljusnarsberg och Hällefors lokala ordningsföreskrifter skiljer sig åt på flera punkter, bland annat 6 schaktning, grävning med mera. Direktionen för Bergslagens kommunalteknik beslutade den 12 december 2014 att föreslå Hällefors, Nora, Ljusnarsberg och Lindesbergs kommun att revidera i de allmänna lokala ordnings-föreskrifterna 6 gällande grävning och schaktning i Hällefors, Nora, Ljusnarsberg och Lindesbergs kommun. Direktionen föreslår att: 6 kompletteras med: Grävtillstånd krävs för alla schaktningsarbeten i kommunal mark. Ansökan ska vara inkommen till bergslagens kommunalteknik senast 10 arbetsdagar före varje arbetes igångsättande. Arbeten som innebär påverkan på trafiken ska ha en godkänd TA-plan. Trafikanordningsplan ska upprättas och insändas till Bergslagens kommunalteknik för godkännande. I övrigt hänvisas till Anvisningar för schaktningsarbeten i gatumark respektive Anvisningar för Schaktningsarbeten i parkmark. Förvaltningen får i uppdrag av direktionen att ta fram förslag på taxa gällande handläggning av schakttillstånd. Taxan godkänns av direktionen och antas sedan av respektive kommun Handlingar Revidering allmänna lokala ordnignsföreskrifter.pdf (inkluderad nedan) Sida 9 av 9

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63