Protokoll fört vid styrelsemöte Den 21 april i 2009 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsemöte Den 21 april i 2009 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB Närvarande : (LHR), Ann Norrsell(AN), Håkan Sköld (HS), Robert Jensen (RJ), Lisbeth Enander(LE), Peter Lindqvist (PL) Adjungerad: Inge Jönsson Frånvarande: Alf Christensson anmäld frånvaro Representanter ur övriga Malmöföreningar som anslöt 1800: fr.o.m. 41 Henrik Grind Maryhills Egnahemsförening Steven Sloan Maryhills Egnahemsförening Anette Rosén Gullviks Egnahemsförening Günther Klose Hedbäcks Egnahemsförening Anders Christensson Rostorps Egnahemsförening Peter Yao Solbackens Egnahemsförening 30 Mötets öppnande Ordföranden hälsade deltagarna välkomna och förklarade mötet öppnat 31 Val av mötessekreterare Till mötessekreterare valdes Lisbeth Enander 32 Val av protokolljusterare Till justerare av protokollet valdes Inge Jönsson 33 Godkännande av dagordning Styrelsen godkände dagordningen. Bilaga 1 34 Protokoll för ViM styrelsemöte Protokollet gicks igenom, godkändes och förvaras tills vidare hos ViM Ordförande. 1 (8)

2 35 Inkomna brev / skrivelser 1. Skrivelse från styrelsemedlemmen Alf Christensen angående reservation för insända motioner. Bilaga 2 2.Skrivelse från FK angående handläggning av ViM motioner Bilaga 3 3.Skrivelse från Malmö stad angående Hur kan Malmö Växa Hållbart? (remiss från RS) 36 Diverse informationer 1.Angående motioner till kongressen. Ordföranden redogjorde för ViM beslutsprocess, motionsgruppens arbete från utkast till motion, repeterade kort insända motioner, tog upp inkommen reservation och FK mail. Styrelsen diskuterade motionsarbetet, inkommen reservation och FK mail i motionsfrågan. Styrelsen beslöt att bifalla motionsgruppens skrivelse Sanmmanställning av ViM arbete med Motioner till Kongressen 2009 och beslutsprocessen i ärendet och skrev ånyo under de 8 tidigare insända motionerna. 2. Vice Ordföranden informerade om bildandet av ViM Vice Ordföranden informerade om aktuellt läge samt redogjorde för summan av inkomna medlemsavgifter. Inga uttag har hittills gjort i föreningen. 3.Angående ViM ekonomiska regelverk och budgetarbete Eftersom kassören hade anmält frånvaro vid mötet redogjorde ordföranden för av kassören insänt underlag. 4.Angående val av regionrepresentant till FS Ordföranden meddelade att Kenneth Lantz. enligt ViM styrelsebeslut , insänts som förslag på regionens representant i FS. 37 Angående ViM verksamhetsplan och val av ledamöter i föreningens budgetutskott. Ordföranden gick igenom det hittillsvarande arbetet med verksamhetsplanen, genomförda ändringar enligt styrelsens förslag samt förslag på medlemmar ingående i ViM budgetutskott. Styrelsen beslöt : 1. att föreliggande verksamhetsplan skall ligga till grund för föreningens budget. 2. att AN, AC och Anette Rosén (Föreningens revisor) ingår som medlemmar ingående i ViM budgetutskott samt att förslag på budget skall presenteras vid ViM s majmöte. 2 (8)

3 38 Grupparbete Utkast till arbetsordning bilaga 4 Grupparbetet genomfördes med förutsättningar enl bilaga 7 Styrelsen beslöt,eftersom det stod kort tid till förfogande, att en sammanställning av gruppernas arbete skulle mailremissas inom grupperna och att ordföranden skulle sedan sammanställa gruppernas resultat för ny mail information. Ärendet skulle vidare behandlas under nästa styrelsemöte och beslut tagas i ärendet. 39 Orientering om Villaägarnytt Ordföranden och Håkan Sköld orienterade om annonsläget och det planerade innehållet i Villaägarnytts juninummer i stora drag. IJ fick uppgiften att kontakta öv medlemsföreningar i Malmö an ev inslag i Villaägarnytt. 40 Övriga frågor. 1.ViM representanter vid Kongressen Styrelsen beslöt att AN och PL utses till ViM representanter vid Kongressen Genomgång med övriga närvarande föreningar i Malmö anslutna till Villaägarna. Ordföranden hälsade representanter för övriga Malmöföreningar hjärtligt välkomna till mötet. Ordföranden orienterade om bakgrunden till ViM, arbetet med bildandet av ViM, nuvarande arbetsläge inom ViM och tankar bakom det framtida samarbetet mellan villa föreningarna i Malmö. Från övriga föreningar framfördes följande: 1. att man tyckte att det var ett bra initiativ från ViM att försöka skapa en samarbetsförening på lika villkor för föreningar i Malmö anslutna till Villaägarnas Riksförbund. de frågetecken som ev funnits blev förklarade att deltagande föreningar ville ha minst 2 gemensamma möten per år ViM undersöker ang ev mätarfel i de nya elmätarna samt vad som gäller för ev kostnader för undersökningarna 42 Mötet avslutas Ordföranden tackade ViM s gäster, styrelsemedlemmarna för deltagandet i dagens möte och Håkan Sköld för dagens gästfrihet. Lisbeth Enander Mötessekreterare Ordförande ViM Inge Jönsson Justerare 3 (8)

4 Bilaga 1 Kallelse till styrelsemöte den 21 april 2009 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB (Samling i Receptionen 1555) Förslag till Dagordning Tid : Mötet öppnas 2. Val av justerare 3. Godkännande av dagordning 4. Genomgång av Protokoll för ViM styrelsemöte Inkomna brev / skrivelser 6. Diverse informationer 1.Angående motioner till kongressen 2009 (Ordföranden) 2. Angående föreningens vidare formella bildande (V.Ordföranden) 3.Angående föreningens framtida ekonomiska regler och budgetarbetet (Kassören) 4.Angående val av representant till FS.(Ordföranden) 7. Fastställande av utsänt (efter styrelsemötet kompletterat) underlag för ViM verksamhetsplan för Beslut avseende planen avses fattas efter genomgång. Beslutet skall sedan ligga till underlag för föreningens budget 2009.Budgetutskott utses. 8. Grupparbete om Utkast till Arbetsordning för ViM. Enl utsänt underlag. 9. Orientering om aktuellt läge för tabloiden Villaägarnytt 10. Övriga frågor Tid 1750-ca Informell fika och information tillsammans med till Villaägarna anslutna Malmö föreningar.vim genomgång ca 15 min och sedan ca 45 min för frågor, diskussion mm 12. Mötet avslutas Välkomna till styrelsemötet Anmälan avseende deltagande via mail till mig före för att tilltuggslogistiken skall fungera. Har ni något tillägg till dagordningen hör av er! Ordförande ViM 4 (8)

5 Bilaga 2 Inkom kl 1555 via mail till Lars Herrstedt Ang. motioner. I motionerna, som skall översändas till Sollentuna, kräver jag, att Alf Christensson som styrelseledamot i VIM, reserverat sig i följande motioner 1,4,5,6,7 och 8. Hälsningar Alf Christensson Styrelseledamot Villaägarna i Malmö. 5 (8)

6 Inkom via mail till Lars Herrstedt kl Bilaga 3 Hej Efter att ha talat med Alf Christensson har jag fått förstått att det finns en del frågetecken som behöver rätas ut kring era motioner. Därför vill jag be dig att komplettera med ett styrelseprotokoll från Villaägarna Malmö där det framgår att motionerna är beslutade av föreningens styrelse och om någon styrelseledamot har reserverat sig mot beslutet. Jag har nämligen fått klart för mig att Alf har reserverat sig mot flera av motionerna, vilket inte framgår av det underlag vi fick från dig. Alternativet skulle kunna vara att någon enskild person är motionär. Jag vill också be dig att komplettera med underskrivna motioner per brev. Mvh Lena Södersten Från: lars Herrstedt [mailto:lars.herrstedt@swipnet.se] Skickat: den 31 mars :16 Till: Lena Södersten Ämne: Motioner till kongressen 2009 Hejsan Lena, refererande till telefonsamtal kommer här mailledes våra motioner.tacksam för mottagningsbevis på detta mail. vårliga hälsningar. 6 (8)

7 Bilaga 3 bilaga 4 sida 1(2) ViM Underlag inför utformning av föreningens arbetsordning och fördelning av arbetsuppgifter. 1.Gruppindelning Håkan Sköld Lisbeth Enander Ann Norrsell Inge Jönsson Peter Lindkvist Robert Jensen Alf Christensson har anmält förhinder pga Kinaresa. 2. Styrelsesammansättning 2009: Ordförande Vice Ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Adjungerad Valberedning Adjungerad Revisorer Ann Norsell Alf Christensson Ambulerande under 2009 enl styrelsebeslut Håkan Sköld Robert Jensen Lisbeth Enander Peter Lindqvist Inge Jönsson Richard Frank Tommy Starck Anette Rosén Rune Andersson 3. Föreningens adress ViM har tills vidare följande adress villaagarnaimalmo@gmail.com Inloggning via GOOGLE med lösenord - malmo i små bokstäver 4.Lokaler för verksamhetens bedrivande- behövs det? För att bedriva verksamhet bör kanske någon form av kontor upprättas, fast eller rörligt. I denna lokal bör i idealfallet följande funktioner kunna genomföras: 7 (8)

8 Upprättande av telefon abonnemang sida 2(2) Upprättande av Datoranslutning Möjligheter för genomförande av styrelsemöten.( Tack Håkan för all din hjälp med denna punkten ) Möjlighet till ViM kontorsarbete Möjligheter till kopiering av handlingar Möjligheter till viss lagerhållning Möjligheter till parkering till hyfsade kostnader 5. Befattningsbeskrivningar dvs vem/vilka vill helst göra vad? - hur skall vi göra med ev restposter dvs det som vi är mindre intresserade av att göra? Eftersom föreningen är i en etableringsfas har hittills inte någon fördelning av uppgifter skett. Följande ansvarsområden torde dock föreligga nedanstående förslag utan prioritetsordning kan vi slå samman olika ansvarsområden och i så fall hur- Komplettera gärna med ev flera ao- vad har jag glömt att tänka på?: IT- och Hemside- ansvarig Ekonomiansvarig Ansvarig för Medlemsvård / Medlemsservice befintliga medlemmar Ansvarig för Rekrytering nya medlemmar Ansvarig för Föreningsadministration Ansvarig för företagsrabatter och medlemsförmåner Ansvarig för kontakter med Malmö stad, myndigheter mm Ansvarig för Presstjänst Ansvarig för ViM arrangemang Ansvarig för externa kontakter, extern kommunikation och marknadsföring Ansvarig för Intressepolitik/opinionsbildning Ansvarig för Allmän rådgivning. Ansvarig för Intern kommunikation Ansvarig för regionala uppdrag. Vad tycker vi att Regionkontoret kanl göra? Vad tycker vi att förbundsnivån kan göra? Kan vi be om förstärkning från våra medlemmar, alltså någon form av medlemsarbetskommitté? Under styrelsemötet i april kommer vi att ta upp de olika ansvarsområdenas fördelning i ett grupparbete. Jag får därför be Er styrelsemedlemmar att läsa igenom detta underlag, fundera över vilka ansvarsområden Ni helst vill syssla med eller hur vi skall kunna lösa arbetsfördelningen i styrelsen. Efter aprilmötet bör vi ha tagit ställning till 1. Hur skall vi göra avseende ev grundplatta för verksamheten - lokaler fast eller rörlig administration 2. Hur skall arbetsfördelningen i förhållande till ansvarsområden en ovan fördelas i styrelsen? Se detta som ett diskussionsunderlag - Jag ser fram emot en trevlig och konstruktiv diskussion 1. 8 (8)