Förvaltningsentreprenad för delar av fastighetsförvaltningen inom. Regionservice

Transkript

1 Ledning Göran Elsmén Bitr. servicedirektör Datum (9) Fastighets- och servicenämnden Förvaltningsentreprenad för delar av fastighetsförvaltningen inom Regionservice Innehållsförteckning Ordförandens förslag 2 Beskrivning av ärendet 2 Inledning 2 Dagens situation 3 Organisationsschema för Regionservice 4 Så här fungerar ett fastighetsdistrikt 4 Inriktning i stort för förvaltningsentreprenaden 5 Motiv för föreslagen omfattning på förvaltningsentreprenaden 5 Ägarens förväntningar - grundläggande krav på fastighetsförvaltning 6 Kundkrav hälso- och sjukvårdens synpunkter 6 Strategisk kompetens resp. generella bastjänster och funktioner 7 Faktorer som påverkas av en förvaltningsentreprenaden 7 Samverkan med berörda fackliga organisationer 9 Regionservice En aktiv partner för stöd och service i H:\Rapport Förvaltningsentreprenad doc Postadress: Box 1, Lund Organisationsnummer: Besöksadress: Baravägen 1, Lund Telefon (växel): Fax Internet:

2 Datum (9) Ordförandens förslag 1. Föreslå regionstyrelsen besluta att Fastighets- och servicenämnden ges i uppdrag att genomföra en upphandling av Fastighetsförvaltning (Property management) - inom sjukhusområdena Kristianstad och Hässleholm samt fastigheter för administration, primärvård och tandvård i samma geografiska områden. 2. Godkänna att fortsatt arbete baseras på föreliggande utredning om Förvaltningsentreprenad för delar av fastighetsförvaltningen inom Regionservice. 3. Förvaltningsentreprenaden bör träda i kraft senast under fjärde kvartalet Förklara ärendet omedelbart justerat. Beskrivning av ärendet I Budgeten för 2010 med plan för som fastställdes av Regionfullmäktige ges följande uppdrag till Fastighetsoch servicenämnden: Sedan den 1 september 2008 utförs en tredjedel av fastighetsdriften av en upphandlad driftentreprenad. Konkurrensutsättningen av fastighetsdriften har inneburit att kostnaderna minskade med cirka 20 procent såväl för den externa driftentreprenaden som för den kvarvarande interna driftorganisationen. Även förvaltning av s ägda fastigheter bör prövas genom upphandling av en så kallad förvaltningsentreprenad. Fastighets- och servicenämnden ges i uppdrag att under 2010 analysera förutsättningarna för en förvaltningsentreprenad samt återkomma till regionstyrelsen senast den 1 mars Inledning Ett primärt viktigt syfte med uppdraget är att utreda om fastighetsförvaltningen kan effektiviseras ytterligare genom införande av en förvaltningsentreprenad, som innebär att Regionservice tydligare skall fokusera på rollen som strategisk fastighetsägare och att vara en kompetent beställare. Erfarenheter från andra offentliga fastighetsorganisationer, branschorganisationer och konsulter har inhämtats vid studiebesök och intervjuer. Särskilt utredningsuppdrag har genomförts av Fasticon AB och Yngve Andrén Konsult AB. Rapporten Fastighetsförvaltningen inom Analys av förutsättningarna för upphandling av förvaltningsentreprenad biläggs som bilaga 1../1

3 Datum (9) Dagens situation Fastighets- och servicenämnden styr och utvecklar s fastigheter samt transport- och tvättverksamhet i enlighet med regionfullmäktiges och regionstyrelsens riktlinjer. Regionservice är en stödoch serviceorganisation underställd Fastighets- och servicenämnden. Regionservice har följande uppdrag: Teknisk och ekonomisk förvaltning av s fastighetsbestånd. Rationell och professionell teknisk service av fastigheter och komplexa anläggningar. Professionellt stöd för att på ett kostnadseffektivt sätt omsätta sjukvårdens och övriga verksamheters behov av förändringar och utveckling i anpassade lokaler. Övergripande ansvar för all lokalförsörjning i. Leverantör av tvätt- och textiltjänster. Utföra transporter av gods, post och prover, bedriva hyrbilsverksamhet för tjänsteresor samt administrera förmånsbilar och verksamhetsanknutna fordon. Samordningsansvar för kost- och städfunktioner samt interna transporter. Regionservice övergripande mål är att vara kostnadseffektiv och bedriva en professionell och konkurrenskraftig serviceverksamhet inom ramen för ett Facility Management-koncept. Regionservice utgör även ett tjänstemannastöd åt regionstyrelsen med anledning av nytt nämndsreglemente och nya riktlinjer för investeringsprocessen. Den långsiktiga målbilden för fastighetsprocessen är att ytterligare befästa en utveckling mot att: Arbeta som en effektiv och professionell lokalförsörjare. Vara en kompetent och bred beställare i alla fastighetsrelaterade frågor. Bedriva en strategisk fastighetsägarprocess.

4 Datum (9) Organisationsschema för Regionservice Ledning Organisationsschema Huvudkontor Fastighetsutvecklingsavd HR-avdelning Ekonomiavdelning FM-avdelning Enhet för FM-kundtjänst Enhet för FM-utveckling F örvaltningschef/servicedirektör Biträdande servicedirektör Kommunikationsavdelning Fastighetsdistrikt Affärsområden Projektledning Fastighetsdistrikt Universitetssjukhus Skånetvätt Skånetransport Skåneteknik Enhet för lokalplanering Enhet för produktion/teknik Fastighetsdistrikt Akut- och Närsjukvård Så här fungerar ett fastighetsdistrikt Regionservice fastighetsdistrikt består av två funktionellt uppdelade distrikt, Universitetssjukhus samt Akut- och Närsjukvård. Respektive fastighetsdistrikt är egna resultatenheter och bemannade för att ansvara för den juridiska, ekonomiska och tekniska förvaltningen. Den tekniska driften av fastigheterna handlas idag upp, av dels en extern entreprenör (YIT Svenska AB) och dels internt från affärsområdet Skåneteknik. Kvalificerat stöd gällande fastighetsutveckling, ekonomi, personal och teknik finns på Regionservice huvudkontor i Lund. Verksamheten i fastighetsdistrikten är främst knuten till Region Skånes egna fastigheter och omfattar: Internuthyrning av och avtalsteckning för s egna lokaler. Planering för och beställning av fastighetsdrift, underhåll och teknisk service. Kundanpassad utveckling av det egna fastighetsbeståndet. Rådgivning och information till hyresgäster i fastighetsrelaterade och tekniska frågor. FM - Kundtjänst utgör ett stöd åt fastighetsdistrikten i form av en samlad ingång för kunder/hyresgäster. Inom ett fastighetsdistrikt finns följande roller: Fastighetschef/bitr. fastighetschef Fastighets- resp teknikförvaltare Driftcontroller Dokumenthandläggare Verksamhetsekonom Fastighetsassistent

5 Datum (9) Inriktning i stort för förvaltningsentreprenaden En geografiskt begränsad upphandling av fastighetsförvaltning (Property management) som omfattar: o Sjukhusområdena i Kristianstad och Hässleholm. o Fastigheter för administration, primärvård och tandvård i samma geografiska område.. Förteckning över förvaltningsobjekt enligt bilaga 2../2 Konkurrensomfattningen godkänns av regionstyrelsen och Fastighetsoch servicenämnden ger Regionservice i uppdrag att genomföra denna. En detaljplan med upphandling utarbetas under våren 2010 för ett genomförande av konkurrensutsättning med start senast under fjärde kvartalet Utveckling och uppbyggnad av samlad gemensam strategisk kompetens inom Tillgångsförvaltning (Asset management) påbörjas omgående inom Regionservice. Upphandlingen och avtalsstrukturen följer den svenska Aff-metodiken (Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster). Förslaget bygger på att förvaltningsentreprenören erbjuder nuvarande personal anställning. En upphandlad förvaltningsentreprenad bedöms på kort sikt inte ge några större kostnadsminskningar däremot kan den på längre sikt ge kostnadsminskningar genom den utveckling av fastighetsprocessen som bedöms bli följden av upphandlingen. Motiv för föreslagen omfattning på förvaltningsentreprenaden Genom en upphandling av fastighetsförvaltningen för sjukhusområdena i Kristianstad och Hässleholm samt fastigheter för administration, primärvård och tandvård i samma geografiska område uppnås följande fördelar: Entreprenaden blir tillräckligt stor, cirka kvm BTA, så att entreprenörens kunnande, rutiner och förvaltningsfilosofier kan komma till uttryck. Fastighetsdriften för det föreslagna beståndet utförs såväl i egen regi (Skåneteknik) som upphandlad drift (YIT Sverige AB). Lokalisering av Regionservice personal för fastighetsförvaltning kan koncentreras till Malmö och Lund vilket ger både ett effektivare lokalnyttjande och arbetssätt, bland annat närheten till projektledningsavdelningens personal och minskat resande som ger mindre miljöpåverkan. Rättvisa jämförelser kan göras med den fastighetsförvaltning som ligger kvar i egen regi. Möjligheten att ta tillbaka förvaltningen i egen regi finns om det skulle visa sig att entreprenaden inte var en bra lösning.

6 Datum (9) Fastighetsbeståndet i Malmö och Lund bör inte väljas med hänsyn till uppbyggnaden av Skånes universitetssjukhus och de pågående och planerade investeringarna som är omfattande på dessa båda orter. Fastighetsbeståndet i Helsingborg bör inte väljas med hänsyn till pågående pilot för Facility Management vilken inte bör få en ytterligare extern aktör. Nytt ägande genom Hälsostaden Ängelholm AB av fastigheterna på Ängelholms sjukhusområde innebär att en ny modell gentemot en stor extern fastighetsägare behöver utvecklas i NV Skåne. Fastighetsbeståndet i södra Skåne, t ex i Trelleborg och Ystad, har enbart upphandlad fastighetsdrift vilket inte medger en önskad jämförelse med egenregiverksamheten av Skåneteknik. Närheten till Malmö och Lund har också betydelse för att området inte väljs för upphandling. Ägarens förväntningar - grundläggande krav på fastighetsförvaltning Ägaren ställer sig bakom den långsiktiga målbilden för Regionservice, vilket innebär att vid ett övervägande om en förvaltningsentreprenad måste särskilt vissa grundläggande krav tillgodoses: Hög teknisk driftsäkerhet Kostnadseffektivitet Kvalitetssäkring Kompetenssäkring Kundkrav hälso- och sjukvårdens synpunkter I samband med tidigare kundkontakter och speciella kundenkäter mot företrädare i hälso- och sjukvården kan följande kundkrav formuleras: För kunden är den tillgänglighet i form av fungerande lokaler och verksamhetsservice som erbjuds av vital betydelse. I stort förväntar sig kunderna att Regionservice prestationer inom fastighetsförvaltning, fastighetsdrift och verksamhetsservice kommer att fungera minst lika bra med en externt upphandlad entreprenör. Att ha Regionservice som enda part oavsett kundens problem eller behov anses som en fördel. Det finns dock klart en uttalad oro för att behöva ta kontakt med flera olika aktörer när det gäller lokalproblem eller verksamhetsservice. Fastighetsförvaltningen bör ha rollen som generalentreprenör inom sitt område och därmed uppträda som en partner i samspelt med hälsooch sjukvården. Kunderna ser positivt på den kunskap som finns inom Regionservice om hälso- och sjukvårdens olika verksamheter och som möjliggör bra dialog och rådgivning. Detta förhållande vill de även ha i fortsättningen.

7 Datum (9) En viktig utgångspunkt från hälso- och sjukvården är att Regionservice prestationer alltid är kostnadseffektiva. Strategisk kompetens resp. generella bastjänster och funktioner I Aff Definitioner definieras begreppet fastighetsförvaltning som Process där arbete, kapital och kunnande omvandlas till fungerande utrymmen för verksamheter. Allmänt kan sägas att fastighetsförvaltning avser följande moment, där gränserna i vissa delar är flytande och mer beror på fastighetsinnehavets storlek och fastighetsägarens organisationsmodell: Tillgångsförvaltning (Asset management) Förvaltning av fastighetsportföljen, köp/sälj, investeringar, fastighetsutveckling, strategiska projekt etc. Fastighetsförvaltning (Property management) Uthyrning, kundvård, teknisk administration, underhållsplanering, projektledning underhållsarbeten, lokalanpassning mm, ekonomi Teknisk drift Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av mark, byggnader och installationer. Faktorer som påverkas av en förvaltningsentreprenaden Faktor Marknad Kommentar Intresset från marknaden är naturligtvis en basal fråga som påverkar inriktningen på entreprenaden, ingen marknad ingen konkurrens. Marknaden för förvaltningsentreprenader i Skåne är fortfarande under utveckling och Regionservice kan här bidraga till den genom ett förnuftigt agerande. Trovärdighet mot marknaden Ekonomi Valet av handlingsalternativ måste väljas så att marknaden uppfattar Regionservice som trovärdig och därför anser de det meningsfyllt att delta i en förfrågan. Marknaden måste uppfatta avsikten som allvarligt menad och inte bara ett sätt att känna av en prisbild. Entreprenören måste också känna sig rättvisst behandlad. En marknadsprissättning av tjänsterna erhålls. Kostnaderna för fastighetsförvaltningen, som omfattas av ett entreprenadtagande blir förutsebara och kan kombineras med besparingskrav eller beting. Ger troligen en blygsam kostnadsminskning hos Regionservice kortsiktigt, däremot långsiktiga besparingar genom den utveckling som bedöms ske i

8 Datum (9) Faktor Kommentar förvaltningsprocessen. Risk för merkostnader genom en outvecklad beställarorganisation. Risk för administrativa merkostnader och tilläggsersättningar om detta inte beaktas i uppdragsavtalet. Det är nödvändigt att förbättra upphandlingskompetensen med framställning av tydligt och preciserat förfrågningsunderlag. Storleken på entreprenaden påverkar entreprenörernas intresse och därmed prisnivån. Tider Förutsätter att Regionservice snabbt och konsekvent bygger upp en Asset management kompetens och upphandlingskompetens. Metoden är förhållandevis arbetsam för den egna organisationen med framtagning av förfrågningsunderlag och att utveckla en mer kontrollfunktion av de insatser som förvaltningsentreprenörerna utför. Viktigt att tillgodogöra sig erfarenheter från tidigare upphandlingar, speciellt driftentreprenaden. Kvalitet Minst likvärdigt med nuläget. En upphandling förutsätter kartläggning och beskrivning av processer och tjänster, som i sig kan leda tillförändringar och effektiviseringar i Regionservice. Utförarrollen och gränssnittet blir tydligare och ökar transparens för kostnadsmedvetande hos beställaren. Brister i förfrågningsunderlagen kan dock leda till gränsdragningsproblem där entreprenören inte vill ta ansvar. Personal För att genomföra en framgångsrik förändring är det mycket viktigt att ta väl hand om befintlig personal. Tydlig och fullödig information skall ges. För den personal som tas över gäller att den nya entreprenören har detta som sin kärnverksamhet och har tillgång till en marknad utanför vilket kan ge större utvecklingsmöjligheter och synergieffekter med andra uppdrag, för den som går över till den nya arbetsgivaren.

9 Datum (9) Faktor Organisation och ledarskap Kommentar Ny kultur med förändrat ledarskap och beställarkompetensen inom Regionservice som snabbt måste byggas upp. Kan medföra kompetensbrist eftersom befintliga nyckelpersoner kan erbjudas anställning hos nya entreprenörer Regionservice långsiktiga mål Ger goda möjligheter för Regionservice att koncentrera sig på huvuduppgiften att vara en strategisk lokalförsörjare. Ger bibehållna kunskaper om fastigheter och anläggningar. En relativt stor egen fastighetsförvaltning (Property management) i verksamhet tryggar utvecklingen mot att vara en stark beställare och möjligheten att återta uppdraget. Svarar i viss mån upp mot avsikten att åstadkomma kostnadseffektivitet. Kund Kunden kan på sikt få nya kontaktpersoner, som riskerar vardagskontakten för Regionservice. Ambitionen är naturligtvis att kunden inte skall märka några negativa konsekvenser av förvaltningsentreprenaden. Samverkan med berörda fackliga organisationer Ärendet har varit föremål för samverkan med de fackliga organisationerna i Regionservice gemensamma samverkansgrupp Bilagor Bilaga 1 Fastighetsförvaltning inom Regionservice Skåne Analys av förutsättningarna för upphandling av förvaltningsentreprenad Bilaga 2 Förteckning över förvaltningsobjekt Douglas Roth Ordförande Fastighets- och servicenämnden Ingemar Nilsson Servicedirektör