ISO certifiering av Wäst-Bygg AB?

Transkript

1 ISO certifiering av Wäst-Bygg AB? Christina Andersson Uppsats för avläggande av kandidatexamen i naturvetenskap 15 hp Institutionen för biologi och miljövetenskap Göteborgs universitet

2 Sammanfattning Wäst-Bygg AB är ett privatägt byggföretag med huvudinriktning på att uppföra logistikanläggningar, kommersiella byggnader och bostäder. Byggfirman grundades 1981 och var då ett litet företag i Borås med två anställda. Idag består företaget av cirka 160 anställda och finns på fyra större orter i Sverige. Wäst-Bygg AB undersöker möjligheterna att införa ISO Detta för att uppnå en högre trovärdighet beträffande miljöfrågor, samt för att få ett bättre utgångsläge vid upphandlingar. Dessutom har många potentiella kunder ett krav på att byggföretagen skall vara ISO certifierade. För närvarande har Wäst-Bygg AB ett eget ledningssystem vilket finns beskrivet i deras kvalitets, miljö- och arbetsmiljöhandbok. Denna är till för att ge kunderna och personalen en garanti för att Wäst-Bygg AB följer gällande lagstiftning och att de reviderar arbetet inom miljö- och hållbarutveckling. De arbetar med förebyggande åtgärder med avseende på miljö, till exempel att fasa ut farliga ämnen, uppföra resurssnålabyggnader och minska energiförbrukning med mera. Företaget har haft svårigheter att få fram uppgifter om vad som krävs för att uppnå en ISO certifiering. Avsikten med denna studie är att utreda detta. Undersökningen har föregåtts av noggrann studie av regelverket för ISO 14001:2004 standarden. Denna har utförts med hjälp av ett annat byggföretag, samt en revisor med stor inblick i detta område. På detta sätt har en större klarhet uppnåtts om svårigheterna och fördelarna med ISO Slutsatsen av detta projekt är att Wäst-Bygg AB bland annat behöver miljöutbilda sin personal och att miljöaspekter och mål för hela företaget måste tas fram. Detta är enklast att göra för varje avdelning inom företaget, vilket också medför ökat engagemang bland de anställda.

3 Abstract Wäst-Bygg AB is a privately owned construction company that builds logistics facilities, commercial buildings and homes. They were founded in 1981 and were then a small company in Borås with two employees. Today the company consists of approximately 160 employees located in four major cities in Sweden. Wäst-Bygg AB explores the possibilities of implementing ISO 14001, in order to increase its credibility and responsibility for environmental issues, and to gain customers for contracts, as some potential customers require from construction firms to be ISO certified. Wäst-Bygg AB has its own management system that is described in their quality, environmental and health and safety manual. It aims to provide customers and staff with a guarantee that Wäst-Bygg AB complies with applicable laws and they audit all works within the framework of Environmental Management and Sustainable Development. They work with preventive environmental measures, such as phasing out hazardous substances, build resource-efficient buildings and reduce their energy consumption and more. The company faced considerable difficulties was to determine what is required of the company to gain an ISO certification. The main objective of this study was to outline a strategy for Wäst-Bygg AB to satisfy the requirements of the aforementioned certification. After careful reading of the ISO 14001:2004 standards, and with the help of other construction companies and auditors we have gained greater clarity about the difficulties of the certification process and benefits of ISO The most important conclusions are that the staff of Wäst-Bygg AB needs education about the environment and environmental aspects and goals for the company must be developed. This is necessary to do for every department in the company, which will make staff more engaged. 2

4 Innehåll Sammanfattning... 1 Abstract... 2 Innehåll Inledning Bakgrund Kort om ISO Motiv till införande Argument för och emot ISO uppbyggnad Syftet Frågeställningar Målgrupp Verksamhetsbeskrivning Wäst-Bygg AB Wäst-Bygg gruppen AB:s organisation Wäst-Bygg AB:s organisation Befintligt miljöarbete Metod Resultat Hur det är hos byggföretag Extern revisor Brister hos Wäst-Bygg AB: Diskussion Slutsatser Tackord Käll- och litteraturförteckning Bilagor: Bilaga 1 Certifieringssystem BREEAM: GreenBuilding: Bilaga 2 Frågor till Byggföretag: Bilaga 3 Frågor till Revisor:

5 1. Inledning 1.1 Bakgrund Wäst-Bygg AB utgör en del i Wäst-Bygg gruppen, vilka har funderingar kring att bli ISO certifierade. Idag har de ett eget skapat miljöledningssystem. Detta tar sig i uttryck i deras kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöhandbok (KMA-handboken). Miljöhandboken är upprättad med kopplingar till branschens övriga regler och standarder däribland ISO 14001:2004 (Johan Gustafsson person kontakt, Wäst-Bygg AB, 2013). Anledningen till att företaget vill införa ISO är för att öka trovärdigheten och ta ansvar för miljöfrågorna, samt att vinna kunder vid upphandlingar, då vissa potentiella kunder har som krav på byggföretagen att de skall vara ISO certifierade (Johan Gustafsson person kontakt, Wäst-Bygg AB, 2013). Wäst-Bygg AB önskar hjälp med att undersöka hur deras miljöledningssystem idag stämmer överens med ISO 14001, samt vilka svårigheter det finns med att införa standarden. De vill vara säkra på att implementeringen av standarden kommer vara värt ansträngningen som krävs för det. 1.2 Kort om ISO De första miljöredovisningarna presenterades i början av 1990-talet och under några år in på 2000-talet publicerade allt fler företag hållbarhetsredovisningar. Inom en organisation är det viktigaste verktyget för att kunna arbeta systematiskt med miljö ett miljöledningssystem, där ISO är den vanligaste standarden (Miljörevision, R. Almgren & T. Brorson, 2003). ISO är ett samlat namn över de internationella standarder som tar upp hur arbetet med miljö inom olika verksamheter skall gå till, ett så kallat miljöledningssystem (SIS, 2013). ISO är den del av ISO serien som innehåller skall kraven. Det är meningen att den skall vara vägledande för företag och organisationer i deras arbete med miljö Motiv till införande Det finns flera motiv till varför man vill/bör införa ISO bland annat kundkrav där kunden är miljömedveten och i sin tur ställer krav på leverantörer att införa ISO standarden, för att säkerställa att hela deras produktkedja är miljökontrollerad. Ett annat motiv kan vara att säkerställa att miljölagstiftningen följs, vilket är ett utav kraven i ISO standarden. Införandet av ISO standarden kan även ge verksamheterna en effektivare resursanvändning och minska antalet miljörisker, vilket är bra för verksamheten både ekonomiskt, samt utåt sett genom att verksamheten har färre eller inga miljöincidenter. Detta skapar ett förtroende för verksamheten och kan göra att deras vinst på sikt ökar genom att de blir attraktiva hos kunder (Miljörevision, R. Almgren & T. Brorson, 2003) Argument för och emot Alla är inte positiva till ISO 14001, argument som stora kostnader med att införa systemet tas upp eller att de inte vill införa det just nu, men även att det är mycket byråkrati med att införa systemet. Motargument finns givetvis till alla tre argumenten till exempel att kostnaderna ofta täcks upp av att de minskat sina onödiga kostnader efter införandet, konkurrenter kan införa ISO före, vilket kan leda till att företag tappar kunder då de hellre går till en leverantör 4

6 som kan visa att de är miljömedvetna och sen är tanken med ISO att det skall underlätta ditt arbete, inte att det skall bli värre genom mer pappersarbete (Miljörevision, R. Almgren & T. Brorson, 2003) ISO uppbyggnad ISO är uppbyggt kring fem pelare; Miljöpolicy, Planering, Införande och tillämpning, Uppföljning samt Ledningens genomgång som alla innehåller olika bitar som företaget måste uppfylla (Lennart Piper med flera, Ständig förbättring med ISO 14000, 2001) (EN ISO 14001:2004). Miljöpolicy Miljöpolicyn är det dokument som är högst styrande i ett miljöledningssystem. Policyn ger grunden till hur en organisation sätter upp sina detaljerade och övergripande mål och den ger information om hur en organisation ser och arbetar med miljön (EN ISO 14001:2004 och Sju steg för bättre miljö). I den bör högsta ledningens löfte om att följa relevanta lagar och andra krav, förebygga förorening samt att nå en ständig förbättring finnas med. Det bör gå att identifiera vilken del av organisationen policyn gäller samt vilket tillämpningsområde den har (EN ISO 14001:2004). Planering Miljöaspekter Är enligt EN ISO 14001:2004 definierad som: Delar av en organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som kan påverka miljön. Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera de miljöaspekter företaget har. De skall sedan avgöra vilka aspekter som har betydande miljöpåverkan. Informationen skall sedan hållas dokumenterad och aktuell (EN ISO 14001:2004). Lagar och andra krav Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera och ha förfogande av de lagkrav och andra krav företaget berörs av beroende på deras miljöaspekter (EN ISO 14001:2004). Övergripande och detaljerade mål och handlingsplaner Organisationen skall formulera och fastställa övergripande och detaljerade miljömål med de prioriterade miljöaspekterna som utgångspunkt (Sju steg för bättre miljö). Miljömålen skall om möjligt vara mätbara och de skall vara förenliga med organisationens övriga krav i miljöledningssystemet (EN ISO 14001:2004). Det skall finnas en ansvarsfördelning och en plan för hur och när man skall uppnå målen, för att på ett strukturerat sätt kunna jobba med de uppsatta miljömålen (EN ISO 14001:2004). Införande och tillämpning Resurser, roller, ansvar och befogenheter De resurser som krävs för att införa miljöledningssystemet skall säkerställas från företagets ledning. Högsta skall även utse en eller flera representanter för ledningen. De/denna person kommer att ha ansvaret över att ledningssystemet följs och återrapporterar arbetet som sker eller kommer att ske i systemet (EN ISO 14001:2004). Kompetens, utbildning och medvetenhet Organisationen skall se till att erforderlig kompetens och utbildning finns hos de personer som utför arbete inom de miljöaspekter företaget identifierat som betydande. Personalen skall även 5

7 göras medvetna om betydelsen av att följa miljöledningssystemets krav, deras roller och ansvar i ledningssystemet samt konsekvenser av att inte följa det (EN ISO 14001:2004). Kommunikation Intern kommunikation mellan nivåer och funktioner skall införas samt kunna svara och dokumentera synpunkter från externa intressenter. Beslut skall även tagas angående om det betydande miljöaspekterna skall kommuniceras externt. Om det väljer att göra det skall en rutin införas för detta (EN ISO 14001:2004). Dokumentation I dokumentationen skall miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål finnas med. De dokument och redovisande dokument som omfattas i standarden, samt beskrivning av ledningssystemets omfattning skall finnas med. Allt som har ett samband med företagets betydande miljöaspekter skall också tas upp i dokumentationen (EN ISO 14001:2004). Dokumentstyrning I organisationen skall det införas rutiner för hur dokument rörande ledningssystemet och standarden skall hanteras så att de hålls uppdaterade och identifierade, samt att gamla dokument som ej används tas bort eller arkiveras på sådant sätt att man de lätt kan identifieras (EN ISO 14001:2004). Verksamhetsstyrning Denna del beskriver hur verksamheten skall styras på ett så miljöriktigt sätt som möjligt (Ständig förbättring med ISO 14000). Genom att arbeta med rutinerna kring hur de betydande miljöaspekter skall hanteras kan de undvika att avvikelser sker gentemot miljöpolicyn och uppsatta miljömål (EN ISO 14001:2004). Beredskap och agerande vid nödlägen Det skall finnas rutiner på företaget för att hantera eventuella nödlägen och olyckor som kan inträffa för att mildra eller förhindra negativ påverkan på miljön. För att uppnå god säkerhet skall de regelbundet gå igenom sina rutiner för nödlägesberedskap, både innan och efter olyckor sker (EN ISO 14001:2004). Uppföljning Övervakning och mätning Rutiner för att övervaka och mäta att de uppfyller kraven kring sådant som ger betydande miljöpåverkan i verksamheten. Kalibrerad och verifierad utrustning skall användas vid detta och den skall vara väl underhållen. Redovisande dokument kring detta skall bevaras (EN ISO 14001:2004). Utvärdering av att lagar och andra krav följs Rutiner för regelbunden utvärdering av att lagkrav och andra krav som organisationen åtagit sig att följa skall upprättas. Dokumentation från den regelbundna utvärderingen skall sparas (EN ISO 14001:2004). Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Det skall finnas rutiner för att kunna arbeta med och förebygga avvikelser som kan uppstå i verksamheten (EN ISO 14001:2004). Redovisande dokument För att kunna visa att organisationen uppfyller kraven som finns i miljöledningssystemet skall det finnas redovisande dokument som är väl underhållna (EN ISO 14001:2004). 6

8 Intern revision Det skall finnas en ansvarig (revisor) på företaget som genomför revisioner regelbundet för att kunna visa att företaget följer kraven som finns i ledningssystemet. Revisionerna skall vara sådana att revisorn kan vara objektiv och opartisk i frågan (EN ISO 14001:2004). Ledningens genomgång Under planerade intervall skall högsta ledningen utvärdera miljöledningssystemet, för att se om det fortfarande är applicerbart på verksamheten eller om förändringar behöver göras. På dessa möten skall resultat från interna revisioner, information från externa intressenter samt klagomål och följa upp åtgärder som tidigare har tagits upp (EN ISO 14001:2004). 1.3 Syftet Syftet med arbetet är att undersöka vad Wäst-Bygg AB behöver göra för att implementera ISO Frågeställningar Vad krävs av Wäst-Bygg AB för att implementera ISO 14001? Hur är det vid andra byggföretag? Vad har andra ISO certifierade byggföretag för problem/svårigheter med certifieringen? Vad krävs innan en certifiering? Utredningar och inventeringar? Hur kan ISO införas i hela byggverksamheten? 1.5 Målgrupp Arbetet riktar sig till byggföretag, studenter och personer som arbetar inom miljö. Tanken är att arbetet skall kunna användas för byggföretag eller andra som önskar införa ISO Det skall enkelt beskriva vilka de vanligaste problemen och bristerna är och hur man skall kunna arbeta och lösa dessa. Alla även de utan kunskap om miljö och miljöledningssystem skall kunna använda sig av arbetet för att på ett lätt sätt förstå hur det fungerar. 7

9 2. Verksamhetsbeskrivning Wäst-Bygg AB Wäst-Bygg AB är ett privatägt byggföretag som idag bygger logistikanläggningar, kommersiella byggnader och bostäder ( 2013). Företaget är en del av koncernen Wäst-Bygg gruppen AB som vid årsslutet 2012 hade 141 anställda och en omsättning på 1,1 miljarder kronor, i detta hade Wäst-Bygg AB och Logistic contractor (helägt dotterbolag till Wäst-Bygg AB) en omsättning på 50,6 miljoner kronor (Wäst-Byggs årsredovisning 2012). Wäst-Bygg gruppen grundades 1981 i Borås av Gunnar Ivarson och Kjell Berggren och var då ett bygg- och fastighetsföretag, som arbetade med både nybyggnation och att köpa fastigeter som renoverades och fräschades upp. Idag handlar det inte så mycket om fastighetsförvaltning utan de arbetar mer med entreprenadverksamheten och egen projektutveckling (Wäst-Byggs årsredovisning 2012). Idag har företaget vuxit från att ha varit en tvåmans företag i Borås 1981 till att 2013 finnas på fyra olika orter i Sverige (Borås, Göteborg, Varberg och Stockholm) Wäst-Bygg gruppen AB:s organisation Wäst-Bygg gruppen består av Wäst-Bygg projektutveckling AB och Wäst-Bygg AB (se organisationsschema nedan). Wäst-Bygg projektutveckling AB arbetar med utveckling av egna projekt, samt handhar den fastighetsförvaltning företaget innehar. Wäst-Bygg AB utgörs av entreprenadrörelsen och de är helägare till Logistic contractor som är specialiserade på logistik anläggningar (Johan Gustafsson person kontakt, Wäst-Bygg AB, 2013). 8

10 Figur 2 Wäst-Bygg gruppen AB:s organisation 2013, där framgår det hur Wäst-Bygg AB är kopplad till Wäst- Bygg gruppen. (D: Wäst-Bygg, Gruppen 2013) 9

11 2.2 Wäst-Bygg AB:s organisation Wäst-Bygg AB är den del i Wäst-Bygg gruppen som arbetar med entreprenadverksamheten. De får sina uppdrag direkt från kunder eller från den egna Projektutvecklingen i form av både ny- och ombyggnationer av olika projekttyper till exempel bostäder, kommersiella lokaler med mera. Under Wäst-Bygg AB:s regi finner du även Logistic contractor som bygger logistik anläggningar och Byggservice som arbetar med de mindre bygg och servicearbetena (Johan Gustafsson, personlig kontakt, Wäst-Bygg AB, 2013). Nedan finns ett organisationsschema över Wäst-Bygg AB som visar hur de arbetar från VD ner till yrkesarbetarna (till exempel snickarna). VD, vice VD Informatio n och personal I T Controll Administr er ation Affärsområdeschefer (3st) Projektledar e Platschef Ekon omi PI N KM A Analys och affärsutve ckling Arbetsledar e Yrkesarbeta re Figur 3 Wäst-Bygg AB:s organisation en del i Wäst-Bygg gruppen AB. (Johan Gustafsson, Wäst-Bygg AB, 2013) 2.3 Befintligt miljöarbete Wäst-Bygg AB har en egen kvalitets, miljö och arbetsmiljöhandbok (KMA-handbok) som berör byggprojekten i företaget och den första versionen togs fram redan 1995, då företaget gjorde en stor kvalitetssatsning. Handboken syftar till att ge stöd under hela byggprocessen, samt ge kunderna och personal en garanti på att Wäst-Bygg AB följer gällande lagstiftning och kontinuerligt reviderar arbetet inom miljö och hållbarutveckling (B: Wäst-Byggs hemsida, Kvalitet och miljöarbete, 2013). De arbetar med miljöförebyggande åtgärder så som säker inomhusmiljö, genom att använda material, produkter och ämnen som inte ger någon långsiktig miljöpåverkan på de boende, den personal som skall hantera det, samt miljön. Kontinuerligt arbete sker med att fasa ut miljöskadliga produkter med hjälp av databasen Sunda hus och Kemikalieinspektionens prio lista. (A: Wäst-Byggs hemsida, Hållbarhet, 2013). Byggnaderna som uppförs skall vara resurssnåla genom att använda modern teknik så som energieffektiva system och välisolerade hus med bra styrsystem för ventilation. Wäst-Bygg AB kan erbjuda miljöbedömning och miljöcertifierade byggnader enligt BREEAM, 10

12 Miljöbyggnad och GreenBuilding (kort förklaring till dessa certifieringar finns under bilagor). (Kvalitets- och miljöarbetes folder, 2012). Under hela byggprocessen har företaget som mål att de skall finnas möjligheter till återvinning och sortering av avfall, från eventuell rivning till uppbyggandet, samt att alla inköp sker med miljön i åtanke (Kvalitets- och miljöarbetes folder, 2012). Under 2013 köpte Wäst-Bygg AB ett vindkraftverk som idag har en effekt motsvarande 90 % av företagets energianvändning. Målet är att minska sin användning så att vindkraftverket skall täcka hela energianvändningen. (Wäst-Byggs årsredovisning 2012) 11

13 3. Metod Arbetet baseras på litteraturstudier i ämnet miljöledningssystem. Det innebär att tryckt material i form av böcker, företagsinformation, ISO standarden, examensarbeten med mera har lästs igenom och lämplig information har plockats ut eller hjälpt till att förstå innebörden i ett miljöledningssystem. En telefonintervju har genomförts med extern revisor, samt utskick med frågor till ISO certifierade byggföretag. Undersökningen påbörjades med insamling av information från Wäst-Bygg AB i form av deras egna ledningssystem, organisation och arbetssätt. Från Wäst-Bygg AB fick jag även ta del av EN ISO 14001:2004, för att tydligt kunna utläsa vad som krävs för att införa ett miljöledningssystem enligt ISO. Information från Swedish standard institute (SIS) har använts både i bokform och deras hemsida ( Strukturen på arbetet är upplagd enligt mall på Göteborgs universitet, men även från att ha läst andra examensarbeten. Examensarbetena har även varit bra för att se på ett ungefär hur man skall uttrycka sig i arbetet samt att se hur andra inom likartat ämne har presenterat sin information. Att införa ISO är ett stort steg organisationsmässigt och ekonomiskt. Standarden visar enbart på vilka kraven är och säger ingenting om hur det fungerar i verkligheten, för att få svar på hur det ser ut i verkligheten behövs kontakt med personer som arbetar med ISO inom byggföretag. I detta arbete har både en oberoende part i form av en extern revisor kontaktats, samt en beroende part i form av byggföretag. Det är intressant att undersöka vad både parterna tycker eller vilka problem dom identifierat med införandet av ISO i byggföretag. Denna information är värdefull, för att kunna dra slutsatser om vad Wäst-Bygg AB behöver lägga mest resurser. Kontakt med personerna har tagits via mail eller telefon, beroende på vad som har varit tillgängligt. En telefonintervju har genomförts med en extern revisor. Intervjun genomfördes med en intervjuguide som går att hitta under bilaga 3. Innan intervjun skickades frågorna ut till berörd person så att denna skulle kunna vara väl förberedd på intervjuns avseende och frågornas karaktär. Under intervjun togs anteckningar som sedan skickades till den intervjuade personen, för att tydliggöra och röja eventuella missförstånd. I arbetet gjordes även ett utskick per mail till flera olika ISO certifierade byggföretag med frågor angående ISO standarden. Dessa frågor går att hitta under bilaga 2. Försökte även ta kontakt via telefon. Det var inte det lättaste att få tag i ISO ansvariga på byggföretag. Fick svar från endast ett byggföretag. Etiska överväganden Har valt att hålla informanterna anonyma, då byggföretaget jag skickat frågor till och fått svar ifrån inte ville att jag skulle använda deras företagsnamn. Det finns inte heller någon anledning till att utge det. Även revisorn och dess företag väljer jag att hålla anonymt. Arbetet handlar inte om att jämföra företag, utan det handlar om att få en samlad bedömning om hur ISO fungerar på byggföretag. 12

14 4. Resultat Under denna del har information från byggföretag och extern revisor behandlats för att kunna dra slutsatser om vad Wäst-Bygg AB behöver göra och vilka delar som de skulle kunna få problem med innan och efter ett eventuellt införande av ISO standarden. Vilka lösningar för att minska dessa problem samt reda ut missförstånd som kan finnas med systemet. 4.1 Hur det är hos byggföretag Byggföretaget är ett företag med strax över 30 anställda och de är certifierade enligt ISO 14001, ISO 9001 och OHSAS I arbetet kallar jag byggföretaget för Bygg AB och det är KMA- ansvariga Emma Andersson som svarat på frågorna. För att lättare få en uppfattning om vilka svårigheterna med ISO för ett byggföretag är, är det enklaste att vända sig till ett som infört det. Emma Andersson vid Bygg AB svarade så här på om de tyckte att det var svårt att tillämpa standarden som byggföretag: Vår uppfattning är att problemen inte är att tillämpa kraven som ställs i standarderna mot oss som byggföretag, utan snarare att få till fasta rutiner som är anpassade till företagets drift och som medarbetare på företaget kan ta till sig på ett enkelt sätt samt förstå och arbeta med. På frågan om vad som oftast tas upp på revisioner svarar hon: Vad vi upplever som svårast och som även vår externa revisor ser att vi bör fokusera vårt framtida arbete på, inom ISO 14001, är mätbara mål riktade mot vår produktion. Och det är oftast här vi fastnar de år när nya mål skall sättas. Vi har svårt att se möjligheter att påverka miljön och sätta mål som är relevanta och bra. Visst går det sätta mål på att hålla nere pappersförbrukning och skriva ut på två sidor istället för ett, men det är ett mål som känns svagt när vi inom bygg använder, förbrukar och kasserar så grymt mycket material, ämnen och produkter. Där vi dessutom är ett led av tjänster. Vi köper in material och gör oss av med material som redan finns tillverkat. Att påverka produktion och leveranser av dessa material är svårt för oss. De problem som uppstår med ISO löser de som företag genom gemensamma möten, diskussion med medarbetare, kunder samt bra fokus på vart de vill nå som helhet med företaget. Enligt Ständig förbättring med ISO står det att det kan vara bra att ta in extern hjälp för att lära sig av de erfarenheter de har, men att ansvaret i stora drag bör ligga på den egna personalen. Emma svarade så här på hur de gjorde gick tillväga när de certifierade sig: 13

15 När vi certifierade oss 2005 hade vi en extern konsult som hjälpte oss med att skriva ner våra idéer och tankar kring verksamhetssystemet. Då var vi 10 anställda och verksamhetssystemet blev på ca 15 sidor med 10 bilagor. Ej ett stort system och det var precis det vi ville ha, ett enkelt lättläst, bra sammanfattat verksamhetssystem som tar upp de bitar som är viktiga för vår verksamhet. En vanlig fråga som dyker upp är hur lång tid det kommer ta att införa ISO På SIS hemsida står det att det är helt beroende på hur stor organisationen är samt vilket engagemang ledningen har. Emma svarade att: Det tog ca ett år att börja med arbetet till att bli certifierade. Under denna tid avsatte vi ca 20 % av en tjänst till just detta arbete. På frågan om det har varit mycket dokumentation svarar hon så här: Införandet av verksamhetssystemet har inte ställt mer krav på oss gällande dokumentation än vad vi tycker är nödvändigt för att organisationen skall fungera. Detta blir viktigare och viktigare ju större företag man har. Att dokumentera och arkivera möten, mål, krav och skapa mallar som gör att alla kan hitta det viktigaste underlättar för alla medarbetare. Vårt verksamhetssystem är levande och består idag av ca 30 sidor och 90 bilagor, (vi är idag strax över 30 anställda). Genom att inför och arbeta fram ett system som fungerar för oss men ändå möter upp till kraven gör att vi inte behöver lägga särskilt mycket tid på detta. Små förändringar görs hela tiden allt eftersom vi växer och allt eftersom lagkrav och standarder förändras. Genom att alltid uppdatera systemet allt eftersom blir arbetet med det inte betungande på något vis och problematiker som stöts på löses och förs in på ett naturligt vis eftersom vi vet vad vi vill med systemet och vart vi vill gå med företaget. Något som kan vara bra att veta för andra byggföretag är om det är värt att införa ISO och Emma säger så här: 4.2 Extern revisor Den tid vi lägger ner och kostnader för externa revisorer är definitivt värt det. Genom att vara certifierade ställs kraven på oss att hålla dokumenten levande och att informera våra medarbetare, inte bara tjänstemännen utan även snickarna. Vilket har medfört att många ser sig delaktiga och en med företaget. Revisorn arbetar på ett företag som är ackrediterade till att certifiera enligt ISO standarderna. I arbetet väljer jag att kalla honom för Bernt Karlsson och företaget kallar jag Certifiering AB. Det finns uppfattning eller missförstånd om att det skall vara svårt för byggföretag att införa ISO 14001, då ett byggföretag kan ha stora variationer i de projekt de deltar i. Storleken på projekten kan variera från att vara i någon dag till flera år stora. Eftersom det ser så olika ut så är eller kan det vara svårt att sätta samma krav inom de olika delarna, då det finns helt olika förutsättningar att uppfylla de krav som finns. 14

16 Det är t.ex. enklare för dem som deltar i ett stort projekt att hålla med stora containrar för flera olika fraktioner för att sortera avfallet som uppstår på bygget, medans på mindre projekt finns inte den möjligheten på grund av platsbrist eller ekonomiska skäl. Ett vanligt missförstånd är att systemet skall vara likadant inom allt och att alla ska göra exakt samma sak, men så fungerar det inte enligt Bernt Karlsson på Certifiering AB, utan en anpassning till sin specifika organisation och avdelning görs vid en implementering av ledningssystemet. En miljöutredning har jag alltid fått höra skall göras innan en ISO certifiering och jag frågade då Bernt hur man skulle gå tillväga vid utförandet av en sådan då det finns så många olika storlekar och omfattningar på byggprojekt (t.ex. så arbetar Wäst-Bygg AB både med stora byggprojekt, men har även en del som arbetar med byggservice). Han svarade mig då att: Det inte finns något krav på att man måste genomföra en miljöutredning innan ISO certifieringen, men om man gör det kan den vara allmän för hela företaget. Det kan förklaras med att de som arbetar med byggservice gör ungefär samma saker som de på stora projekt, men i mindre skala. Miljöpåverkan är dock den samma. Han sa också att: Innan väldigt stora projekt genomförs så behövs en eventuell MKB genomföras, det står ladstadgat och där ser man också vad det är man behöver arbeta med beträffande miljö, det kan betraktas som att man identifierat miljöaspekterna i projektet. En viktig fråga från Johan Gustafsson på Wäst-Bygg AB var att fundera kring eller få svar på hur man skall gå tillväga för att införa ISO i de olika byggprojekten. Bernt menar det finns gränsskillnader mellan stora projekt och såkallade servicearbeten (justera dörrar osv.). Det alla måste göra oavsett omfattning är att: Identifierar vad de gör, om de handskas med miljöfarligt avfall, samt att se till att de samlar in och bokför sitt avfall osv. Allt detta finns under lagar och andra krav som berör verksamheten, men när ISO införs krävs det att företaget kan visa att det följer den lagstiftningen. Bernt nämner att det är: Vanligt att byggföretagen gör en plan för varje projekt med vilka mål de har, vilka beställningar och förväntningarna är från kunder, återvinning av material osv., men att dessa är mer övergripande för det specifika projektet. För att göra det enklare med att införa och uppfylla ISO funderade jag kring om man kunde göra någon enkel mall som skulle kunna gälla för alla byggprojekt. Enklaste sättet för mig att 15

17 ta reda på om det var en bra tanke frågade jag Bernt om det. Han svarade mig då att: Ja, det kan man göra och att många företag redan har checklistor för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Checklistorna man arbetar med då tar upp miljöaspekterna och arbetsmiljöriskerna företaget har. För att Wäst-Bygg AB skall få en inblick i vad som normalt är svårt innan och efter att ISO har införts, för att lättare avgöra om det är värt att införa ställdes frågan till Bernt om vad som normalt dyker upp som problem eller svårigheter vid revisioner. Han svarade då att: Engagemanget från ledningen är något som ofta dyker upp. Man tänker att det finns en miljöansvarig som tar ansvaret över ISO, men så är det inte utan det är ledningen som har det övergripande ansvaret över systemet. Ledningen skall visa att det står för ledningssystemet. Det står klart och tydligt i standarden dels under avsnitten 4.2 Miljöpolicy att Högsta ledningen skall fastställa organisationens miljöpolicy och i avsnitt 4.6 Ledningens genomgång att Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall Något som både Emma Andersson på Bygg AB och som Bernt också tar upp som något företagen har svårt att upprätthålla så är det arbetet med miljömålen. Bernt säger även att: Han säger också att: Det slarvas med att det skall vara en uppföljning av systemet en gång per år. De arbetar inte kontinuerligt med systemet utan när ett år har gått plockar man fram papprena och då är inget av det gjort. De ofta har mycket mål i projekt, men inte så mycket mål över det vardagliga arbetet. Byggbranschen har en stor miljöpåverkan då 40 % av energiförbrukningen går till byggsektorn och att det blir mycket spill av råvaror. Det finns mycket att göra för att minska detta. Ett vanligt argument emot ISO är att det är mycket pappersarbete med det. Bernt svarar så här på frågan om det krävs mycket dokumentation: Det behövs inga skriftliga rutiner. Allt behöver inte dokumenteras. Det räcker med en liten manual över ledningssystemet på sidor. Oftast finns det redan mycket dokumenterat, då det ingår i lagstiftning. Det finns miljöplaner och checklistor för projekt. Blanketter för farligt avfall som måste fyllas i osv. Som alltid när man skall införa något nytt (t.ex. ISO standard) så krävs det personal för att genomföra det. Frågan till Bernt om vad som krävs i personalresurser i ett företag med ca 160 anställda svarade han att: 16

18 Det krävs någon ansvarig som kan uppdatera systemet. Bernt tryckte även lite extra på att Det är ett stort svinn i byggbranschen, de reser mycket kors å tvärs och även materialtransporter finns det mycket att tjäna på. 4.3 Brister hos Wäst-Bygg AB: Wäst-Bygg AB:s brister är sådana att inte hela verksamheten är upptagen i deras kvalitets-, miljö-, och arbetsmiljöhandbok (KMA-handboken), utan det är enbart de stora byggprojekten som finns beskrivna. KMA-handboken är baserad på bland annat ISO standarden och nästan alla krav som finns med i standarden tas upp där. Det som inte tas upp är hur det skall arbetas med kompetens och utbildning av personalen för att åtgärda de miljöaspekter företaget har. Det nämns i KMA-handboken att personal som rekryteras skall ha rätt utbildning för den tjänst som efterfrågas, men inget om utbildningar för att förebygga deras negativa miljöpåverkan. Det finns idag en miljöpolicy på företaget, men den riktar sig enbart till byggprojekten. Det tas inte upp i den hur hela företaget skall arbeta med miljö. Wäst-Bygg AB har även identifierat miljöaspekterna i byggprojekten och satt upp mål för dessa. Det finns alltså inga miljöaspekter eller mål nedtecknade som gäller hela företaget. Johan Gustafsson kvalitets- och miljöchef på Wäst-Bygg AB tog upp svårigheter kring att sätta upp mål som entreprenad företag, då alla byggarbeten är beroende av hur kunden vill ha det. Det är byggföretagen som genomför arbetet, men det är kunden som avgör vad gäller kostnader, design osv. Byggföretaget kan styra till viss del, men i slutändan är det ändå kunden som har det sista ordet. Trots att en produkt kan vara farlig eller mindre bra för miljön. Något som de som byggföretag egentligen inte står för, men som de ändå måste rätta sig efter. Det blir svårare som byggföretag att sätta upp mål för saker som de inte kan påverka. En tabell se nedan är framtagen för att jämföra EN ISO 14001:2004 och Wäst-Bygg AB:s miljöarbete. Tabellen visar att Wäst-Bygg AB i stora drag uppfyller ISO i byggprojekten, men att det inte finns beskrivet hur den övriga verksamheterna skall arbeta med miljö. Den visar också på att det finns ett tänk och en förståelse för hur ISO fungerar. Där Ja i tabellen innebär att hela företaget arbetar med det till exempel att de följer lagar och andra krav. Nej innebär att det inte finns några rutiner för det idag och Delvis innebär att företaget uppfyller de kravet enligt ISO i sina byggprojekt, men inte för hela företaget. 17

19 Tabell 1 Jämförelsetabell över EN ISO 14001:2004 och Wäst-Bygg AB, för att visa vilka krav företaget uppfyller enligt ISO EN ISO 14001:2004 Uppfyller Wäst- Kommentar till om de uppfyller det eller ej Bygg AB EN ISO 14001:2004 (Ja/Nej/Delvis) 4.1 Generella krav Nej Inga generella krav enligt ISO. Liknande krav för deras eget miljöledningssystem, men enbart byggprojekt. 4.2 Miljöpolicy Delvis Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. 4.3 Planering Miljöaspekter Delvis Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten Lagar och andra Ja Miljölaglista som tar upp miljölagar och krav Övergripande och detaljerade mål och handlingsplaner 4.4 Införande och tillämpning Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet Delvis Delvis Nej lokala miljökrav + deras egna miljöprogram Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. Finns inget skrivet i deras ledningssystem om krav på miljökompetens och utbildning i miljö Kommunikation Ja Det finns en fungerande kommunikationskedja i företaget Dokumentation Delvis Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning Beredskap och agerande vid nödlägen 4.5 Uppföljning Övervakning och mätning Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Delvis Delvis Delvis Delvis Ja Delvis Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten. Det finns rutiner i hos Wäst-Bygg AB för att följa gällande lagstiftning. Finns för byggprojekten, men inte för hela verksamheten Redovisande Delvis Finns för byggprojekten, men inte för hela dokument verksamheten Intern revision Nej Tar inte upp miljö i den omfattningen, mer 18

20 4.6 Ledningens genomgång Ja än att projektet ligger i fas. Högsta ledningen är med och planerar och utvärderar kring deras ledningssystem i hela verksamheten 19