TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden. Innehåll. Protokoll 1 (23)

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden. Innehåll. Protokoll 1 (23)"

Transkript

1 Protokoll 1 (23) Mötesdatum Innehåll 124 Val av justerare samt dag och tid för justering av servicenämndens protokoll 125 Frågor 126 Förvaltningschefen informerar 127 Redovisning av delegationsbeslut 128 Sammanträdesdagar Intern kontroll Dokumenthanteringsplan 131 Revisorernas granskning av servicenämndens hantering av budgetavvikelser 132 Tillämpningsanvisningar för ny upphandlingspolicy 133 Avvikelserapport - Gertrudsgården 134 Avvikelserapport - Rådhuset 135 Granskning kring detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 m.fl., Trelleborgs kommun 136 Skrivelser och rapporter

2 Protokoll 2 (23) Mötesdatum Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl Beslutande Tjänstgörande ersättare Gunnar Grafström (M) Jan-Eric Anselmsson (C) Mårten Bönnemark (M) Stefan Larsson (S) Olof Blennhede (FP) Jan Larsson (--) Tomas Tigerschiöld (MP) Anders Yngve (S) Gun Schmidt (S), ersättare för Thomas Westman (S) Göran Persson (M), ersättare för Orvar Espert (M) Gun Lippe (S), ersättare för Bodil Lindsjö Benrabah (S) Lars-Erik Larsson (S), ersättare för Veronica Larsson (S) Mathias Andersson (SD), ersättare för Vakant (SD) Sonny Hilding (KD), Ersättare för Thomas Borgström (KD) Ersättare Linda Strandfjäll (M), fr.o.m. 126 Bo Andersson (C) Leif Roos (--) Christer Holst (M) Jonas Ralving (FP) Ann-Marie Larsson (S) Övriga Mats Linderholm Förvaltningschef, Serviceförvaltningen Eva-Lena Sanderberg Bitr. förvaltningschef, Serviceförvaltningen Camilla Lippe Nämndsekreterare, Serviceförvaltningen Henrik Alkevall Fastighetschef, Serviceförvaltningen Stefan Andersson IT-chef, Serviceförvaltningen Ulrika Arnell Avdelningschef, Serviceförvaltningen Gertie Lindberg Avdelningschef, Serviceförvaltningen Justeringens plats och tid Österg. 71, 18 dec, kl Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Lippe Gunnar Grafström (M) Jan-Eric Anselmsson (C) Mathias Andersson (SD)

3 Protokoll 3 (23) Mötesdatum Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag den för anslags uppsättande för anslags nedtagande Förvaringsplats Serviceförvaltningen Underskrift Camilla Lippe

4 Protokoll 4 (23) 124 Val av justerare samt dag och tid för justering av servicenämndens protokoll Ärendebeskrivning Jan-Eric Anselmsson (C) och Mathias Andersson (SD) ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på serviceförvaltningen, Östergatan 71, torsdagen den 18 december, klockan Ärendet Periodbokslut utgår från dagordningen och återkommer i årsbokslutet.

5 Protokoll 5 (23) 125 Frågor Ärendebeskrivning På servicenämndens arbetsutskotts sammanträde önskar Gunnar Grafström (M) en redogörelse över hur säkra värmesystemen är i kommunens fastigheter. Förvaltningen besvarar frågan på servicenämndens sammanträde. På servicenämndens sammanträde undrar Christer Holst (M) vad en simulator för grävmaskin och hjullastare med maskinstyrning är. Förvaltningen besvarar frågan på servicenämndens sammanträde. På servicenämndens sammanträde undrar Thomas Westman (S) över vad 179 hyresärende Nilpat AB avser. Förvaltningen besvarar frågan på servicenämndens sammanträde. På servicenämndens arbetsutskotts sammanträde undrar Bodil Lindsjö Benrabah (S) över vad 187 Raminvestering åtgärder efter livsmedelskontroll Silverängens äldreboende avser, frågan kommer att besvaras på servicenämndens sammanträde. Arbetsutskottet beslutar att notera informationen. På servicenämndens sammanträde besvaras samtliga frågor. Fastighetschef Henrik Alkevall berättar att alla våra värmesystem ligger innanför brandväggen och är därför säkrade. Förvaltningschef Mats Linderholm berättar att en simulator för grävmaskin och hjullastare med maskinstyrning är ett it-system som används inom utbildningen bygg och anläggning. Avdelningschef Gertie Lindberg berättar att hyresärendet med Nilpat AB avser en lokal till socialförvaltningen under 2015, som ska användas till utbildning i rehabförebyggande ergonomi inom äldreomsorgen. Avdelningschef Gertie Lindberg berättar att socialförvaltningen har beviljats medel ur serviceförvaltningens raminvesteringsmedel till Silverängens äldreboendes kök.

6 Protokoll 6 (23) Beslut beslutar att notera informationen.

7 Protokoll 7 (23) 126 Förvaltningschefen informerar Ärendebeskrivning Avdelningschef Ulrika Arnell berättar att upphandlingen avseende livsmedel nu är klar. Beslut beslutar att notera informationen.

8 Protokoll 8 (23) 127 Redovisning av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Delegationsbeslut avseende redovisas: 182 Raminvestering verksamhetsanpassning Kattebäckskolan, fastighetschef Henrik Alkevall 183 Raminvestering miljöhus Söderslättshallen och Museét/Vattentornet, fastighetschef Henrik Alkevall 184 Raminvestering ventilationsinstallation Sockertoppens förskola, fastighetschef Henrik Alkevall 185 Raminvestering markarbete för paviljong Skegrie, fastighetschef Henrik Alkevall 186 Raminvestering utemiljö Österjärs förskola, fastighetschef Henrik Alkevall 187 Raminvestering åtgärder efter livsmedelskontroll Silverängens äldreboende, fastighetschef Henrik Alkevall 188 Raminvestering stoftavskiljare Bastionens måleriverkstad, fastighetschef Henrik Alkevall 189 Raminvestering verksamhetsanpassning Körsbärsgården, fastighetschef Henrik Alkevall 190 Raminvestering verksamhetsanpassning Gylle resursskola, fastighetschef Henrik Alkevall 191 Raminvestering ombyggnad av fordons lokal till El programmet, fastighetschef Henrik Alkevall 192 Raminvestering verksamhetsanpassning Bastionen byggnad V, fastighetschef Henrik Alkevall 193 Raminvestering verksamhetsanpassning utemiljö Slättens förskola, fastighetschef Henrik Alkevall 194 Raminvestering marketableringskostnader, fritidsgård i Skegrie fastighetschef Henrik Alkevall 195 Raminvestering

9 Protokoll 9 (23) badhusets varmvattenbassäng, fastighetschef Henrik Alkevall 196 Raminvestering anpassning kontorslokaler Söderslättshallen, fastighetschef Henrik Alkevall 197 Hyresärende hyresavtal AB TrelleborgsHem, förvaltningschef Mats Linderholm 198 Vikarier lokalförsörjningsavdelningen november, avdelningschef Gertie Lindberg 199 Nytt avtal hyra av kopiatorer enligt befintligt ramavtal Ricoh Sverige AB, förvaltningschef Mats Linderholm 200 Nytt avtal husbyggnadsarkitekter Liljewall Arkitekter AB, upphandlingschef Peter Adanko 201 Nytt avtal läsplattor B2B IT-Partner AB, upphandlingschef Peter Adanko 202 Nytt avtal vinterväghållning Mark & Bobcat, upphandlingschef Peter Adanko 203 Tilldelningsbeslut läsplattor B2B IT-Partner AB, upphandlingschef Peter Adanko 204 Tilldelningsbeslut vinterväghållning Mark & Bobcat, upphandlingschef Peter Adanko 205 Nytt avtal leveransavtal CopyPrint tjänst Ricoh Sverige AB, upphandlingschef Peter Adanko 206 Nytt avtal vinterväghållning SE Jönssons Maskinstation AB, upphandlingschef Peter Adanko 207 Nytt avtal vinterväghållning Kjell-Inge Nilsson, upphandlingschef Peter Adanko 208 Tilldelningsbeslut husbyggnadsarkitekttjänster Liljewall Arkitekter AB, upphandlingschef Peter Adanko 209 Avtalsförlängning däck Euromaster AB, upphandlingschef Peter Adanko 210 Tilldelningsbeslut vinterväghållning Kjell-Inge Nilsson, SE Jönssons Maskinstation AB, Snickarglädje i Skåne, upphandlingschef Peter Adanko

10 Protokoll 10 (23) Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska godkänna redovisade delegationsbeslut. Vid servicenämndens sammanträde redovisas följande delegationsbeslut: 211 Vikarier måltidsservice november, avdelningschef Ulrika Arnell Beslut beslutar att godkänna redovisade delegationsbeslut.

11 Protokoll 11 (23) 128 Sammanträdesdagar 2015 Dnr SEN 2011/6 Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram förslag till första sammanträdesdag 2015: Servicenämnd tisdagen den 20 januari klockan Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska fastställa sammanträdesdag 20 januari Beslut beslutar att fastställa sammanträdesdag 20 januari 2015.

12 Protokoll 12 (23) 129 Intern kontroll 2015 Dnr SEN 2014/323 Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till Intern kontrollplan Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska fastställa Intern kontrollplan Beslut beslutar att fastställa Intern kontrollplan Bilagor Intern kontrollplan 2015 Riskanalys intern kontroll Skickas till Kommunstyrelsen Budgetchef Raymond Lützhöft

13 Protokoll 13 (23) 130 Dokumenthanteringsplan Dnr SEN 2014/324 Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen arbetar med att ta fram förslag till uppdaterad dokumenthanteringsplan. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till uppdaterad dokumenthanteringsplan. Beslut beslutar att fastställa dokumenthanteringsplanen. Bilagor Dokumenthanteringsplan Skickas till Kommunstyrelsen Kommunarkivarie Emma Nordstrand

14 Protokoll 14 (23) 131 Revisorernas granskning av servicenämndens hantering av budgetavvikelser Dnr SEN 2014/321 Ärendebeskrivning PwC har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborgs kommun genomfört en granskning av servicenämndens hantering av budgetavvikelser. Granskningens syfte har varit att granska servicenämndens hantering av budgetavvikelser och om huruvida dessa har kommunicerats med kommunstyrelsen. Revisionskriterierna har varit: - Har nämnden begärt in analyser av budgetavvikelserna? - Har nämnden begärt och beslutat åtgärdsplaner som är konkreta, konsekvensbeskrivna, tidssatta och tillräckliga för att hålla sin budget? - Är nämndens uppföljning av ekonomin och eventuellt vidtagna åtgärder tillräcklig? - Har servicenämnden fått något påpekande från kommunstyrelsen och begärt att nämnden skall redovisa vidtagna åtgärder? Granskningen avseende har resulterat i följande bedömningar: - har i allt väsentligt en ändamålsenlig plan för att hantera budgetunderskottet, dock har ett antal förbättringsområden noterats - s rutiner avseende uppföljning och analys av det ekonomiska utfallet bedöms ha förbättrats väsentligt under Emellertid bör nämnden se över vissa moment avseende analys samt återrapportering av det ekonomiska periodutfallet, då det inte alltid dokumenterats att en genomgång samt analys av periodutfallet gjorts. - PwC bedömer vidare att nämnden bör se över sina rutiner för hur återrapportering och analys sker under året - Slutligen gör PwC bedömningen att det är väsentligt att nämndens framtida målarbete anpassas och harmonierar med nämndens tilldelade resurser PwC rekommenderar servicenämnden att: - Se över sina rutiner för hur återrapportering och analys sker under året - Dokumentera gjorda återrapporteringar och analyser samt åtgärdsplaner i nämndens protokoll

15 Protokoll 15 (23) Yttrande Förvaltningen framför att sammanställda periodbokslut med analys av som framöver överlämnas till servicenämnden kommer att innehålla dokumenterade underlag. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden som yttrande över granskningsrapporten ska framföra förvaltningens yttrande enligt ovan. Beslut beslutar att som yttrande över granskningsrapporten ska framföra förvaltningens yttrande enligt ovan. Skickas till Kommunstyrelsen Revisionen

16 Protokoll 16 (23) 132 Tillämpningsanvisningar för ny upphandlingspolicy Dnr SEN 2014/225 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade att anta ny upphandlingspolicy. Upphandlingsavdelningen har utarbetat tillämpningsanvisningar avseende fastställd upphandlingspolicy. Arbetsutskottet föreslår att ska fastställa tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn. Beslut beslutar att fastställa tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn. Jan Larsson (--) deltar inte i beslutet. Bilagor Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn Skickas till Kommunstyrelsen Arbetsmarknadsnämnden Bildningsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Överförmyndarnämnden

17 Protokoll 17 (23) 133 Avvikelserapport - Gertrudsgården Dnr SEN 2013/280 Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Bildningsförvaltningen framförde inför investeringsbudget behov av en ny förskola med totalt 6 avdelningar i de centrala delarna av Trelleborg ur kapacitets och effektiviseringsbehov effektiviseringsbehov avseende avveckling av externa förhyrningar. Tidig förstudie visade att nybyggnad av en så pass stor anläggning var svårt att tillgodose på grund av brist på erforderlig yta i de centrala delarna, däremot finns möjlighet att bygga till befintliga förskolor i dessa delar. Med hänsyn till läge, tillgänglig yta och samordningsfunktioner valdes Gertrudsgårdens förskola och Granlunda förskola ut som de bäst lämpade för tillbyggnad. Projektet innebär tillbyggnad av Granlunda förskola med 2 avdelningar och tillbyggnad av Getrudsgårdens förskola med 4 avdelningar samt nödvändiga ombyggnader av befintliga byggnader till följd av ökat personal och barnantal samt myndighetskrav vid ombyggnad. Om- och tillbyggnad av Granlunda förskola pågår för färdigställande i sin helhet Ombyggnad av Gertrudsgårdens förskola kräver ändring av befintlig detaljplan för att tillgodose tillbyggnadsbehov samt mark och trafikhantering. Serviceförvaltningen har ansökt om ändring av detaljplan och planprocess har genomförts av samhällsbyggnadsförvaltning/nämnd. Under planprocessen framkom att länsstyrelsen inte kunde godkänna en planändring med hänsyn till närliggande Trelleborg ABs nuvarande verksamhetstillstånd med avseende på utsläppsrättigheter för produktion, härav beslutade samhällsbyggnadsnämnden att avsluta planprocessen, således kan om och tillbyggnad av Getrudsgården ej genomföras för närvarande. Eventuella framtida förändringar i Trelleborg ABs verksamhetstillstånd kan medföra att projektet kan återupptas i framtiden. Alternativa lösningar för föreslagna om och tillbyggnadsplaner utreds i samråd med bildningsförvaltningen. Total budget för förskola centrum är 3 mkr, varav 419 tkr har använts till Gertrudsgården.

18 Protokoll 18 (23) Avvikelserapport Projekt om- och tillbyggnad av Getrudsgården kan ej genomföras då detaljplaneändring ej kan göras och bygglov för åtgärder ej erhållas, härav föreslås att projektet avslutas. Upplupna kostnader uppgår till 419 tkr för utredning och projekteringsarbete fram till Beslut beslutar att projekt om- och tillbyggnad av Getrudsgården föreslås avbrytas på grund av att detaljplaneändring ej kan göras och bygglov för åtgärder ej erhållas och att upplupna kostnader 419 tkr, för utredning och projekteringsarbete fram till 2014 föreslås avskrivas i årsbokslut Skickas till Kommunstyrelsen Bildningsnämnden Ekonomichef Agneta Sjölund

19 Protokoll 19 (23) 134 Avvikelserapport - Rådhuset Dnr SEN 2011/123 Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Projektet avser utredning och projektering av möjliga åtgärder avseende om och tillbyggnad av rådhuset i syfte att skapa ett modernt och tidsanpassat rådhus för centrala funktioner i kommunen. Byggnaden består av tre huskroppar, samtliga dessa kräver stora ingrepp vid ombyggnad för att uppnå dagens lagkrav på utförande och funktion. Projektet påbörjades 2010 och utredning och projektering har bedrivits i olika former fram till innevarande år, nedan följer en kronologisk redogörelse för händelser i projektet: Ursprungligt investeringsanslag avsåg utbyte av hiss Uppdrag att projektera ombyggnad av entré/receptionsdel i syfte att öppna upp rådhuset mot allmänheten Uppdrag att inkorporera ombyggnad av västra flygeln i sin helhet i projektet för att komma till bukt med upplevda arbetsmiljöproblem såsom undermålig ventilation, värme m.m Uppdrag att inkludera östra flygeln för att åtgärda ventilation m.m. samt att få en helhetslösning på befintliga huskroppar Vid slutet på året förelåg komplett åtgärdsförslag för ombyggnad och renovering av befintliga huskroppar /våren Uppdrag att utreda möjligheter för tillbyggnad av större samlingslokal för fullmäktige etc, samt att länka samman befintliga huskroppar på ett effektivt sätt /hösten Utredningsförslag med tillbyggnad söder om den centrala huskroppen presenteras, uppdrag erhålles att projektera föreslagen lösning /våren Kostnadsberäknat förslag med tillbyggnad presenteras, uppdrag att utreda alternativa lösningar utan tillbyggnad /hösten Kostnadsberäknat förslag utan tillbyggnad presenteras, inriktningsbeslut för fortsatt hantering avvaktas Avvikelserapport Beslut om inriktning och omfattning för projektet föreligger inte, diskussioner om alternativa lösningar, lokaler och strukturering av kommunala verksamheter pågår, projektet avseende nuvarande rådhus om och tillbyggnad har således införlivats i ett större sammanhang. Nuvarande projekt för rådhusets

20 Protokoll 20 (23) ombyggnad föreslås härav avbrytas i avvaktan på strategiska beslut avseende inriktning och struktur för de kommunala verksamheterna. Anslagen budget för projektet uppgår totalt till 36,5 mnkr, vilket avser investeringskostnad för renovering/ombyggnad enligt förslag presenterat Upplupna kostnader uppgår till 3,335 mnkr för utredning och projekteringsarbete fram till Beslut beslutar att nuvarande projekt för rådhusets ombyggnad föreslås avbrytas i avvaktan på strategiska beslut avseende inriktning och struktur för de kommunala verksamheterna att upplupna kostnader, 3,335 mnkr, för utredning och projekteringsarbete fram till 2014 föreslås avskrivas i årsbokslut Skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Agneta Sjölund

21 Protokoll 21 (23) 135 Granskning kring detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 m.fl., Trelleborgs kommun Dnr SEN 2014/154 Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen har översänt detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 m.fl., Trelleborgs kommun för granskning. Syftet med detaljplanen är att möjligöra för småhusbebyggelse och radhus vid den västra infarten till Beddingestrand. Syftet är vidare att säkerställa kopplingar till omkringliggande bebyggelse och åkermark samt att bevara träddungen i planområdets sydvästra hörn. Syftet är också att säkerställa koppling till gångoch cykelvägen längs med riksväg 9. När ärendet var ute i samråd beslutade att man inte hade något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Arbetsutskottet föreslår servicenämnden att besluta att man inte har något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Beslut beslutar att man inte har något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden

22 Protokoll 22 (23) 136 Skrivelser och rapporter Ärendebeskrivning SEN 2014/42 Arbetsmarknadsnämnden Utredning avseende boende för ensamkommande barn och unga SEN 2014/314 Kommunstyrelsen Fria resor i allmänna kollektivtrafiken för färdtjänstberättigade SEN 2012/250 Kommunledningskontoret Anteckningar från trygghetsvandring kring resecentrum den 30 september 2014 SEN 2014/138 Tekniska nämnden Medborgarförslag - Ställ alla husbilar på Söderslättshallens parkering på sommaren SEN 2013/250 Kommunfullmäktige E-strategi SEN 2013/86 Kommunledningskontoret Checklista för barns rättigheter SEN 2014/138 Tekniska nämnden Medborgarförslag - Ställ alla husbilar på Söderslättshallens parkering på sommaren SEN 2014/133 Kommunstyrelsens arbetsutskott Inventering av samtliga enheter inom vård och omsorg i syfte att installera automatlarm SEN 2014/ Klagomål angående placering av bad och parkering i Anderslöv

23 Protokoll 23 (23) Beslut beslutar att lägga skrivelser och rapporter till handlingarna.

24 SERVICENÄMNDEN Internkontrollplan 2015 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Metod Rapportering Rapporteringstillfällen Nämndshantering Delegation Anmälan och rapportering bitr förvaltningschef Anmälan månadsvis Nämnden Nämndssammanträden IT verksamhet Tillgänglighet till central IT- Tillgänglighet central server- och lagrings IT-chef Loggkontroll Förvaltningschef Årligen infrastruktur plattform under avtalad drifttid Förvaltning Säkra lekytor Säkerställa att besiktningar och tillsyn utförs Enhetschef verksamhetsservice Kontroll av utförd tillsyn/bevakning Fastighetschef Löpande Mediaförbrukning Mediaförbrukning per fastighetsobjekt Energicontroller Jämförelse energiuppföljningsystem Fastighetschef Månadsvis Måltidsservice Skyddsrondsåtgärder Åtgärd av skyddsrondsprotokolls resultat Områderschef Uppföljning på APT Avd chef måltidsservice Årligen Checklista för anställd kökspersonal Kontroll att resp anställds checklista är ifylld Områderschef Uppföljning på APT Avd chef måltidsservice Löpande Upphandling Avtalsuppföljning Bevakning avtalslängd Upphandlingschef Aktuell databas Förvaltningschef Löpande Lokalvård Internposten Leverans av internpost till rätt mottagare Avd chef lokalförsörjning Avvikelserapportering bitr förvaltningschef Löpande Internposten Hantering sektress/känslig internpost Avd chef lokalförsörjning Avvikelserapportering bitr förvaltningschef Löpande Kommungemensamma mål Korruption, mutor och bestickning Hur arbetar förvaltningarna systematiskt Kommungemensamma Redovisa eventuella riktlinjer Förvaltningschef Årligt för att förhindra mutor/bestickning, finns och beskriv om något arbete eller riskbedömningar? utbildning skett under 2014 inom respektive förvaltning Policy och riktlinjer Kontroll av att gällande policy och riktlinjer Kommungemensamma För de policys osm framgår av Förvaltningschef Årligt är aktuella och uppdaterade Slättnet policy-/ skall redovisas när dessa upprättats alternativt uppdaterats och en bedömning av om de är aktuella Arkivering Kontroll av att det finns en upprättad och Kommungemensamma Kontrollera att planen omfattar Förvaltningschef Årligt beslutad dokumenthanteringsplan som är samtliga verksamheter inom aktuell avseende organisation och hantering förvaltningen. Kontrollera också att av handlingar den anger hur handlingar skall sorteras, förvaras och gallras.

25 RISKANALYS INTERN KONTROLL Kontrollår: 2015 Upprättad: November 2014 Förvaltning: Serviceförvaltningen Kontrollområden Sannolikhet Konsekvens Risk Prioritering Åtgärder f att minska/eliminera risken Åtgärder om risken är en realitet Ansvarig för kontroll Ansvarig för åtgärder 2015, se nedan: Delegation, återrapportering Aktualitet Information/utbildning Camilla Lippe Eva-Lena Sanderberg Tillgänglighet till central IT-infrastruktur Proaktiv övervakning Reparation/återställning Stefan Andersson Stefan Andersson Säkra lekytor Kontroll av utförd tillsyn/besiktning Avstängning av lekyta/redskap Fastighetschef Fastighetschef Mediaförbrukning - kostnadsutveckling Jämförelse energiuppföljningssystem och Omdisponering av befintliga medel Fastighetschef Fastighetschef ekonomisystem Skyddsrondsprotokoll, uppföljning på APT Uppföljning på APT Åtgärda genom tex reparation Respektive områdeschef Verksamhetschef Checklistor, upprättade och förvarade Uppföljning på APT Information/utbildning Respektive områdeschef Verksamhetschef Avtalsuppföljning Uppdaterad databas Avtalsförändring Peter Adanko Peter Adanko Internposten, leverans av internpost till rätt mottagare Utbildning, information Rutinförändring Gertie Lindberg Gertie Lindberg Internposten, hantering sekretess/känslig internpost Utbildning, information Rutinförändring Gertie Lindberg Gertie Lindberg Konsekvens skala Sannolikhet skala 4 Allvarlig 3 Kännbar 2 Lindrig 1 Försumbar 4 Sannolik 3 Möjlig 2 Mindre sannolik 1 Osannolik Sannolikheten och konsekvensen värderas var för sig på en skala 1 (låg) -4 (hög). Därefter multipliceras de, per risk, för att få fram ett miniriskvärde (1-16). Risk koefficient 1-3 Låg 4-8 Medel 9-16 Hög RL/ Riskanalys Intern kontroll 2015.xlsx

26 Dokumenthanteringsplan Serviceförvaltningen Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta hanteringen av myndighetens handlingar. Av Trelleborg kommuns arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige framgår att: Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen ska antas av myndigheten efter samråd med arkivmyndigheten. Planen ska fortlöpande revideras. Ansvar för dokumenthanteringen Alla anställda i kommunen har ett ansvar för att hålla ordning på sina handlingar och rensa arbetsmaterial. Arkivredogörarna har i uppgift att gallra handlingar enligt dokumenthanteringsplanen, se till att arkivhandlingar förvaras rätt och sköta leveranser till kommunarkivet. Varje myndighet (nämnd, förvaltning, avdelning eller motsvarande) ansvarar för sitt arkiv och den arkivansvarige (förvaltningschefen) ansvarar för att myndighetens arkiv hanteras efter arkiv-reglemente och dokumenthanteringsplanen. För hela kommunen finns en arkivmyndighet (kommunstyrelsen) och ett kommunarkiv som har ett övergripande ansvar för att kontrollera att myndigheterna hanterar sina dokument och arkiv i enlighet med regelverket. Dokumenthanteringsplanen har upprättats i samråd med kommunarkivet. Bevarande För den information som man beslutar ska bevaras är målsättningen att den ska bevaras för framtiden. Dokumenthanteringsplanen beskriver hur handlingar eller uppgifter ska överlämnas till kommunarkivet. Gallring Allmänna handlingar får gallras enligt 10 första stycket arkivlagen. En antagen dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande ska gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny dokumenthanteringsplan fastställts. Förklaringar till dokumenthanteringsplanens indelning Dokumenthanteringsplanen är indelad efter verksamheter och tanken är att dokumenten beskrivs i det sammanhang där de hanteras. Dokumenthanteringsplan Dnr SEN 2014/324 Generellt gäller att handlingar som diarieförts i ärenden ska läggas i akten i kronologisk ordning. Arbetsmaterial rensas av respektive handläggare innan ärendet avslutas.

27 Bilaga till dokumenthanteringsplan för Serviceförvaltningen: Del A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse: 1. Kopior och dubletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddellanden av tillfällig karaktär. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhets-område eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.

28 Del B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till ny databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlngarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autenticerade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel i adress, telefonnummer, öppettider). Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighets-utövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål till exempel i arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-,mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

29 Dokumenthanteringsplan SEN XX DIARIET Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Diarieförda akter Arkivet. Bevaras. Ja. Vid inaktualitet. Fullmakt för postöppning Arkivet. Efter inaktualitet. Nej. W3D3 diarieförings-system Server, IT-avd. Bevaras. Ja. Konverteras vid byte av system. Ärendelistor från W3D3 Server, IT-avd. Bevaras. Ja Uttages på arkivpapper årligen. NÄMND Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning AU protokoll W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. I separat arkivbox årligen. Delegationsbeslut W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja, tillsammans med diarieförda handlingar. Diarieförs på årsärende. Kallelser W3D3. Se anmärkning. Nej. Digital form i W3D3 Nämndprotokoll samt bilagor W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja, efter 3år. Svenskt arkiv 80 papper, inbindes årsvis. Bilagorna binds in i paragrafen. Tjänstgöringsrapporter, förtroendevalda Arkivet. Gallras efter 10 år. Nej. Komprimeras och läggs ner i arkivet på plan 0 efter 1 år. Sida1

30 EKONOMI Handlingstyp Förvaringsplats Rensas/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Attestförteckning W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Bokslut W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Budget W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Följesedlar Resp. handläggares rum. Gallras efter 2 år. Försäkringsersättning W3D3/Arkivet Bevaras. Ja. Eget årsärende. Kodplan Emma. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Verifikationer Arkivet/ arkivet plan 0 Gallras efter 10 år. Nej. Underlag till internfakturor, kundfakturor och bokföringsordrar. Komprimeras och läggs ner i arkivet på plan 0 efter 1 år. Nej. PERSONAL Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning APT-protokoll Emma. 3 år. Nej. Ledningsgrupps-protokoll Slättnet. Vid inaktualitet. Skyddsrondsprotokoll W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Samverkansprotokoll FÖS W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Samverkansprotokoll avdelning Emma/ W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. MBL-protokoll W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Sekretess om det går att utläsa diagnos eller annan personlig information. Lagrum 39 kap. 2 OSL. MBL-protokoll 15 W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Ingen sekretess. Sida2

31 FASTIGHETSFÖRVALTNING Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Besiktningar W3D3. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Dokumentation över Löpande underhåll. Dedu. Vid inaktualitet, när ny besiktning utförs. Nej. Inga dokument allt lagras i systemet. Energi- och driftsstatistik E4. Bevaras. Ja. Inga dokument allt lagras i systemet. Fastighetsakter, om-, till- och nybyggnad. Fastighetsdeklaration Arkivet plan 1, Östergatan 71. Fastighetstaxering Arkivet plan 1, Östergatan 71 Myndighetsbesiktningar, fastigheter Register över lås och nycklar Sjöviksarkivet. Bevaras. Nej. Arkiveras på projektnummer. W3D3 Hos låsentreprenör Gallras 10 år efter ny fastighetstaxering. Gallras 10 år efter ny fastighetstaxering. Bevaras till nästa besiktning. Nej. Nej. Nej. Pärm. Pärm. Vid inaktualitet. Nej. Bevaras hos låsentreprenör, fullmakt för insyn genom avtal. Internt register över lås och nycklar Arkivet Vid inaktualitet. Nej. Pärm Slutbesiktningsprotokoll W3D3 Bevaras. Ja. Diarieförs på projektnummer. Underrättelser från polismyndigheten Ritningar, drift och underhållsdokumentation Arkivet Gallras efter 2 år Nej. Sjövik Bevaras Nej. 1 uppsättning per fastighet förvaras i ritningsarkiv på Sjövik. Sida3

32 IT OCH TELEFONI Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning System & installationsbeskrivn. Inventarieförteckning. Ärendehanteringsförteckning. Beställningsregister. Interna avtal. IT-avdelningens helpdesk system Vid inaktualitet, flyttas till arkivdatabas Nej Backupjournaler Digitalt backupsystem Vid inaktualitet Nej Dagliga rapporter/journaler skapas ur systemet. KONTRAKT OCH AVTAL Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Avtal/kontrakt W3D3/Arkivet Gallras 2 år efter Nej. Pärm. upphörande. Entreprenadkontrakt Arkivet Bevaras. Ja efter 1 år. Arkivbox. Hyreskontrakt Arkivet Gallras 2 år efter upphörande. Nej. Om hyresskuld ej kvarstår. Interna hyreskontrakt och uppsägningar. Arkivet Gallras 2 år efter upphörande. Nej. Pärm. MÅLTIDSSERVICE Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Specialkostintyg Resp. kök Gallras 2 år Nej. Pärm. Vid inaktualitet Specialkostintyg matlådor Dietist Gallras 2 år Nej. Pärm. Vid inaktualitet Sida4

33 UPPHANDLING Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Anbud, anbudsansökningar, tävlingsbidrag Bevaras 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Bilagor till anbud och tävlingsbidrag kan gallras om de är beskrivna (eller avbildade i dokumentationen). Anbudsdiarier samt register Arkivet Bevaras Ja, efter 1 år. Pärm. Anbudsprotokoll samt ev. förekommande register över leverantörer, entreprenörer och konsulter. Arkivet Bevaras Ja, efter 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Anbudsutvärderingar Bevaras 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Kvittens annons från Visma Tendsign Bevaras 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Jmf förfrågningsunder-lag, kompletterande handlingar. Avtalsregister Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år Pärm. Beslut om antagande/förkastande av anbud eller beslut om att avbryta en upphandling resp. göra om en upphandling. Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Dom överprövning, förvaltningsrätten, kammarrätten, högsta förvaltningsdomstolen Säkerhetsskåp. Bevaras. Ja. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Sida5

34 Fullmakt, deltagande i upphandlingar från andra kommuner och kommunens bolag samt företräda desamma i överprövningar i förvaltningsdomstolar Förfrågningsunderlag Intyg från leverantörer av kompletterande handlingar Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring Säkerhetsskåp. Bevaras. Ja. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. (med t. ex. tekniska specifikationer) Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Statistik Plan 0. Bevaras. Ja. Kronologisk sorteringsordning. Arkivbox. Avtal Säkerhetsskåp. Bevaras. Ja. Ingår ofta i diairförda handlingar. Se även upphandlingsärenden. Avtal, rutinmässiga 2 år efter inaktualitet. Nej. T.ex. leasing av kopiatorer, städ. Om alla avtal diarieförs bevaras även dessa handlingar. ÖVRIGT Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Digitala fotografier Emma. Bevara verksamhetsanknutet. Framöver. Inventarieförteckningar Emma. Bevaras. Ja. Fotografier Arkivet. Bevaras. Ja. Vid inaktualitet. Arkivbox. Dateras och objektmärkes med blyerts. NKI undersökningar Survey & Report. Vid inaktualitet. Sida6

35 Tillämpningsanvisningar 1 (3) Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn Behov av anskaffning uppkommer Kontrollera om kommunen har gällande avtal som täcker behovet. Om avtal finns kan beställning göras, med hänvisning till avtalet, av samtliga kommunanställda, som är behöriga att företa inköp. Saknas avtal eller osäkerhet råder om avtalet täcker behovet ska den anställde kontakta förvaltningens inköpssamordnare. Samtliga frågor kring inköp och upphandling ska i första hand ställas till förvaltningens inköpssamordnare och i andra hand till upphandlingsavdelningen. Om behov av upphandling i någon form uppkommer ska blankett Beställningsblankett för varor, tjänster och byggentreprenad fyllas i. Om värdet för upphandlingen överstiger gällande värdet för direktupphandling ska den ifyllda och undertecknade blanketten skickas, via inköpssamordnaren, till upphandlingschefen. Upphandlingsavdelningen Upphandlingsavdelningen genomför samtliga upphandlingar där beloppet överstiger gällande gränsvärde för direktupphandling. Upphandlingsform som innebär att ramavtalsavrop ska göras enligt metoden förnyad konkurrensutsättning av antagna ramavtalsleverantörer hanteras av upphandlingsavdelningen. Upphandlingsavdelningen anmäler avrop från ramavtal, som upphandlats av SKL Kommentus Inköpscentral AB, Kommunförbundet Skåne och Kammarkollegiet. Med avrop i detta sammanhang menas att kommunen anmäler sig att använda upphandlat avtal och därmed godtar deras allmänna villkor och förbinder sig att använda ramavtalet under dess giltighetstid. Upphandlingsavdelningen kan avanmäla kommunen från anmälda ramavtal. Trelleborg2000, v 1.0, Inköpssamordnare Inköpssamordnarna ska själva avropa (beställa) från lokala och centrala ramavtal, utom då en andra konkurrensutsättning krävs. Vidare ska Upphandlingsavdelningen Postadress: Trelleborg Telefon: Besöksadress: Östergatan 71 Fax: E-post: Fakturaadress: Box 173, Trelleborg Org.nr:

36 2 (3) inköpssamordnare genomföra direktupphandlingar. Inköpssamordnare ska, efter samråd med upphandlingsavdelningen, upprätta kravspecifikation, bestämma utvärderingsprincip och eventuella utvärderingskriterier. Vidare ska inköpssamordnare även ta emot förfrågningar från upphandlingsavdelningen angående kommunens kommersiella avtal och kontakta användaren av avtalet för att få besked om avtalet ska förlängas eller avslutas. Detta ska förmedlas tillbaka till upphandlingsavdelningen, som sedan utför önskad åtgärd. Samrådsgrupp Förvaltningarnas utsedda representanter, inköpssamordnarna, ska prioritera och delta i samrådsgruppens möten och eventuella utbildningar. Inköpssamordnarna ska vidareförmedla erhållen information till sina respektive förvaltningar. Direktupphandling En direktupphandling får genomföras endast om kommunen saknar avtal, som tillgodoser aktuellt behov. Kontroll om avtal finns eller inte ska därför göras i kommunens avtalsdatabas. Direktupphandling får endast genomföras av inköpssamordnaren eller upphandlingsavdelningen. Innan en direktupphandling genomförs ska den anställde kontakta förvaltningens inköpssamordnare, för att denne ska kontrollera om samma behov finns inom den egna förvaltningen eller annan förvaltning. Förfrågan till annan förvaltning sker genom en elektronisk fråga till samrådsgruppen. Om behovet endast finns inom den egna förvaltningen så genomförs direktupphandlingen självständigt av inköpssamordnaren eller av upphandlingsavdelningen. Finns behovet hos flera förvaltningar och beloppet bedöms överstiga direktupphandlingsvärdet ska behovet (Beställningsblankett för varor, tjänster och byggentreprenader) överlämnas till upphandlingsavdelningen, för upphandling i annan form. Önskar förvaltningen att upphandlingsavdelningen ska genomföra den förvaltningsspecifika direktupphandlingen ska Beställningsblankett för varor, tjänster och byggentreprenader skickas till upphandlingschefen. Beloppsgränser Om kommunen saknar avtal för önskad vara, tjänst eller byggentreprenad så kan direktinköp på upp till ett (1) prisbasbelopp göras av valfri leverantör, i

37 3 (3) första hand hos lokal leverantör. Före varje enskilt sådant direktinköp ska en noggrann kontroll företas i kommunens avtalsdatabas. På EFH-fakturan finns det ett antal rutor överst. Öppna Anv meddelande och tryck på ny rad, där anledning till inköpet ska dokumenteras. Direktupphandling där värdet överstiger ett (1) prisbasbelopp ska ske genom annonsering på kommunens hemsida, i TendSign Direktupphandling samt eventuellt skickas till kända respektive tänkbara leverantörer. Annonseringen på hemsidan sker av förvaltningens webbredaktör. Antalet leverantörer ska i detta fall uppgå till minst tre (3), där detta är möjligt. Beslut om val av leverantör (tilldelningsbeslut) ska skickas skriftligen till leverantörer, som ingett offert. Tilldelningsbeslut kan ske elektroniskt. Kommunala bolag Upphandlingsavdelningen ska inför en förestående upphandling kontakta de kommunala bolagen, för att utröna intresset för att delta i upphandlingen.

2015 Månadsbokslut: Februari Avdelning Periodresultat tom feb Periodbudget tom feb Budgetavvikelse Årsbudget Lokalvård 601 851 236 113 365 738 0 Måltidsservice 1 210 763-188 654 1 399 417 0 IT & Växeln

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år 1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge MÖLNDALS STAD Bilaga 1(4) Bilaga 1. Förslag till definition av begreppet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig

Läs mer

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet 1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokollsutdrag 1 (5) Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl. 18.00-19.20 Beslutande Gunnar Grafström (M) Thomas Westman (S) Bodil Lindsjö Benrabah (S) Mårten Bönnemark (M) Orvar Espert (M) Stefan Larsson

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokollsutdrag 1 (5) Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl. 18.00-19.20 Beslutande Gunnar Grafström (M) Thomas Westman (S) Bodil Lindsjö Benrabah (S) Mårten Bönnemark (M) Orvar Espert (M) Stefan Larsson

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Servicenämnden Protokollsutdrag 1 (5) Mötesdatum 2014-09-23 Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl. 18.00-19.20 Beslutande Gunnar Grafström (M) Thomas Westman (S) Bodil Lindsjö Benrabah (S) Mårten Bönnemark

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokollsutdrag 1 (6) Mötesdatum Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl. 16.30-17.50 Beslutande Gunnar Grafström (M) Thomas Westman (S) Jan-Eric Anselmsson (C) Bodil Lindsjö Benrabah (S), fr.o.m. 118

Läs mer

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Gäller för anställda inom Vimmerby kommun och anställda inom helägda kommunala bolag. Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 211 Riktlinjer för

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Efternam n * E-postadres s

Efternam n * E-postadres s TRELLEBORG S KOMMU N Medborgarförsia g Kommunstyrelse n Obs! Obligatorisk Förslagsställar Förnam n * TRELLEBORG S KOMMU N Kommunstyrelse n 2014-02 - 0.7 a fäl t markera s me d rö d ra m e Efternam n *

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Reviderad: 2015-10-22, Dnr TSN 2015/62 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Tekniska enheten Upphandling Dokumenthanteringsplan Datum 2015-10-22

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd 2013-06-05, Reviderad 2013-10-17, dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.5.1 Upphandla varor, tjänster och ramavtal Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet. *Heroma är ett digitalt system för rekryteringssystem* (från och med

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet. *Heroma är ett digitalt system för rekryteringssystem* (från och med = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat Heroma

Läs mer

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Socialnämnden 17.15

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Socialnämnden 17.15 Socialnämnden 1 Plats och tid Kommunhuset, Hellqvistsalen, Kungsör, tisdagen den 17 februari 2015, klockan 15:00-17.15 ande Marie Norin Junttila (S) ordförande, Marita Pettersson (S), Ulla Eriksson Berg

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad 2.5.1 Upphandla varor, tjänster och ramavtal på byggentreprenadtjänster Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med

Läs mer

Regler om gallring och återlämnande av handlingar från upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler om gallring och återlämnande av handlingar från upphandling vid Högskolan Dalarna Regler om gallring och återlämnande av handlingar från upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2015-02-23 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/244/10 Ersätter: Relaterade dokument: Policy för upphandling,

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden. Innehåll. Protokoll 1 (14)

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden. Innehåll. Protokoll 1 (14) Protokoll 1 (14) Mötesdatum Innehåll 86 Val av justerare samt datum, tid och plats för justering 87 Informationsärenden 88 Delegationsärenden 89 Rapporter och skrivelser 2015 90 Övrigt 91 s verksamhetsplan

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2015:3 beslutade den 8 juni 2015. Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN STABEN FÖR KOMMUNIKA TION OCH IT TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (9) 2012-03-15 Handläggare: Sofia Ängermark Amanda Hernbäck Till Arbetsmarknadsnämnden den 27 mars 2011 Ärende 4 Gallring

Läs mer

Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter. för NORRLANDSTINGENS REGIONFÖRBUND

Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter. för NORRLANDSTINGENS REGIONFÖRBUND 1 (10) Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter för NORRLANDSTINGENS REGIONFÖRBUND Gäller fr om 2016-06-01 Fastställd av Förbundsdirektionen 2016-06-01 54 Dnr 079/16 2 (10) INLEDNING OCH ALLMÄN

Läs mer

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden PERSONALHANDLINGAR

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden PERSONALHANDLINGAR 10 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem (från och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.6 Lokalförsöjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde 2.Stödjande

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Tekniska nämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Tekniska nämnden Protokollsutdrag 1 (6) Mötesdatum Plats och tid Sessionssalen kl. 17.00-21.00 Beslutande Eric Samuelson (M) Alf Hansson (S) Leif Sjögren (C), 112-119 Bengt Andersson (SD) Gösta Kullenberg (M) Robert Borg

Läs mer

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Barn- och utbildningsnämnden PERSONALHANDLINGAR

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Barn- och utbildningsnämnden PERSONALHANDLINGAR = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden 2016-06-20 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem

Läs mer

Adress: Klörupsvägen 48 Tel. växel E-post 231 56 TRELLEBORG 0410-73 30 00 kulturfritid@trelleborg.se

Adress: Klörupsvägen 48 Tel. växel E-post 231 56 TRELLEBORG 0410-73 30 00 kulturfritid@trelleborg.se Kommunstyrelsen Äskande gällande Utomhusbad i Anderslöv Fritidsnämnden äskar härmed enligt Brådskande ordförandebeslut, korrigering gällande 32 Utomhusbad i Anderslöv. Ovanstående innebär att fritidsnämnden

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet

Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet Antagen: 2015-12-01. Dnr HN 2015/81 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Socialkontoret/Skolkontoret Kanslienheten Helena Edenborg

Läs mer

Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner för nämnderna. Rapport 1 (9) Datum 2016-03-09 Budget- och utvecklingschef Raymond Lützhöft 0410733135 raymond.lutzhoft@trelleborg.se Till kommunstyrelsen Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden.

Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden. DELEGERINGSBESLUT 2010-05-11 1 (6) 1 bilaga Beslutet i original till: Kopia av beslutet till: Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar

Läs mer

Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun avtalsefterlevnad

Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun avtalsefterlevnad 1 (5) Datum 2017-02-23 Diarienummer KS 2017-5 Handläggare Camilla Petersson Direkttelefon 0380-51 80 10 E-postadress Camilla.petersson@nassjo.se Kommunstyrelsen Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Kommunkontoret kl

Kommunkontoret kl 1 Plats och tid Kommunkontoret kl 09.00 12.25 Beslutande Kent Holmer, (s) ordförande Leif Andersson, (v) 1:e vice ordförande Lina Löfberg, (m) 2:e vice ordförande Marie Gärdby, (c) ledamot Kerstin Andersson,

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-03-06 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen...

Läs mer

Samhällsbyggnadsförvaltningen Linda Larsson, tf enhetschef

Samhällsbyggnadsförvaltningen Linda Larsson, tf enhetschef Plats och tid Beslutande Samhällsbyggnadsförvaltningen Linda Larsson, tf enhetschef Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Paragrafer 2018-2019 Sekreterare Madeleine

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden. Innehåll. Protokoll 1 (16)

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden. Innehåll. Protokoll 1 (16) Protokoll 1 (16) Mötesdatum Innehåll 11 Val av justerare samt datum, tid och plats för justering 12 Informationsärenden 13 Delegationsärenden 14 Anmälningsärenden 15 Övrigt 16 Årsanalys 2013 17 Uppföljning

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-11-28, 202 att gälla från 2013-04-01 Reviderade av fullmäktige 2013-09-18, 99.

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden Protokoll 1 (16) Innehåll 10 Val av justerare samt tid och plats för justering 11 Informationsärenden 12 Delegationsärenden 13 Anmälningsärenden 14 Övrigt 15 Uppföljning av 2012 års interna kontrollplan

Läs mer

Rådhuset, Simrishamn, kl 11.00-12.00

Rådhuset, Simrishamn, kl 11.00-12.00 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Plats och tid Rådhuset, Simrishamn, kl 11.00-12.00 Beslutande Karl-Erik Olsson (S) ordförande Håkan Erlandsson (C) Christer Vigren (ÖP) Anders Johnsson (M) Christer Akej

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsen

TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsen Protokollsutdrag 1 (6) Mötesdatum Plats och tid Sessionssalen, vån 2, Rådhuset kl. 09.00-11.40 Beslutande Ulf Bingsgård (M) Catherine Persson (S) Tina Järvenpää (FP) Nils-Gunnar Snygg (S) Lars Mikkelä

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden

TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokollsutdrag 1 (6) Mötesdatum Plats och tid Parken, Trelleborgsalen kl. 15.00-17.30 Beslutande Lina Wedin Hansson (MP) Linda Strandfjäll (M) Andreas Persson (S) Rickard Johansson (SÖS) Fredrik Schlyter

Läs mer

SIMRISHAMNS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Kommunrevisionen. 2010-10-21, kl. 09.00 17.00, Kommunhuset i Simrishamn

SIMRISHAMNS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Kommunrevisionen. 2010-10-21, kl. 09.00 17.00, Kommunhuset i Simrishamn 2010-11-11 1 (1) Plats och tid 2010-10-21, kl. 09.00 17.00, Kommunhuset i Simrishamn Birgitta Larsson, ordförande Froste Persson, vice ordförande Ulf Bengtsson Alf-Göran Andersson Bengt Wieslander Ann-Mari

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan 20110120 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: Kommunstyrelseförvaltningen Verksamhet: Ekonomienheten Upphandling Första giltighetsdatum: 20110321 Fastställelse: Kommunstyrelsen Beslut om anskaffning,

Läs mer

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Tjänsteskrivelse 2011-11-01 Handläggare: Lena Edlund FHN 2011.0090 Folkhälsonämnden Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26)

Läs mer

2014-06-26 1 (8) Anders Wiklund

2014-06-26 1 (8) Anders Wiklund Samhällsbyggnadnämndens 2014-06-26 1 (8) Plats Konf.rum Gatukontoret, Nygatan 76, Kommunhuset Tid Torsdagen den 26 juni, 2014 kl: 08:00 08:35 Beslutande Enligt närvarolista, sid 2 Övriga deltagande Enligt

Läs mer

Socialnämndens arbetsutskott

Socialnämndens arbetsutskott 1 Plats och tid: Stadshuset, sammanträdesrum blå, 2013-09-24, kl 13:15-14:45 Beslutande: Anders Malm (M) ordförande Mikael von Krassow (S) Gun-Inger Sjögren (S) Christina Hanstål (M) tjänstgörande ersättare

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt

Läs mer

Motion. Ställ om kommunens fastigheter till fossil fri uppvärmning.

Motion. Ställ om kommunens fastigheter till fossil fri uppvärmning. Motion Ställ om kommunens fastigheter till fossil fri uppvärmning. Ett stort antal av Serviceförvaltnings fastigheter är fortfarande uppvärmda genom fossil naturgas. Ytterligare en del är uppvärmda genom

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper.

Läs mer

Nämnden för Service. Christine Lindeberg SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Plats och tid Särörummet Klockan 8:30 12:30

Nämnden för Service. Christine Lindeberg SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Plats och tid Särörummet Klockan 8:30 12:30 Nämnden för Service SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid Särörummet Klockan 8:30 12:30 Beslutande Övriga närvarande Ledamöter Peter Söderberg (M), ordförande Monica Neptun (FP), vice ordförande Christine

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna

Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2014-12-01 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/2044/10 Ersätter: - Gäller fr.o.m. 2014-12-01 Relaterade

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.

Läs mer

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Styrande dokument Senast ändrad 2011-11-04 Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentansvarig Kommunkansliet Dokumentnamn Gemensam gallringsplan

Läs mer

Samhällsbyggnadsförvaltningen, Vallentuna. Sekreterare Birgitta Gunolf Paragrafer 4 och 5 omedelbart justerad Ordförande

Samhällsbyggnadsförvaltningen, Vallentuna. Sekreterare Birgitta Gunolf Paragrafer 4 och 5 omedelbart justerad Ordförande Samhällsbyggnadsnämnden 13 februari 2007 Plats och tid för sammanträdet Beslutande Ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Angarnsrummet, Tunahuset Tuna torg 2, Vallentuna

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2 2014-05-02 Dokument- och ärendehantering i Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering- och gallring - Den

Läs mer

Kommunhuset rum Dalen Tisdagen den 24 mars 2015 kl 18:00

Kommunhuset rum Dalen Tisdagen den 24 mars 2015 kl 18:00 2015-03-24 1 (17) Plats och tid ande Övriga närvarande Kommunhuset rum Dalen Tisdagen den 24 mars 2015 kl 18:00 Anders Magnhagen (S), ordförande Jessica Ashworth (M), 1:e vice ordf Maria Truedsson (MP),

Läs mer

Kommunstyrelsen (8)

Kommunstyrelsen (8) Kommunstyrelsen 2012-06-25 1 (8) Plats och tid Beslutande Kommunhuset i Älmhult måndagen den 25 juni 2012 kl 15.00-16.15 med ajournering kl 15.50-16.00 Sonja Emilsson (M), 1:e vice ordförande Tord Åkesson

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Nämndprotokoll med kallelser innehållande handlingar i urval PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. 4 år 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Nämndens utskottsprotokoll PapperIT* O Närarkiv

Läs mer

Hallstahammars kommun

Hallstahammars kommun Revisorerna REVISIONSRAPPORT Uppföljning av Granskning av Upphandlingar Hallstahammars kommun Utarbetad av PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde 2013-01-22. Granskningen

Läs mer

PROTOKOLL 1 (9)

PROTOKOLL 1 (9) PROTOKOLL 1 (9) 2015-03-10 Plats och tid Kontorshuset Hjorten kl 14 00-15 30 ande Valter Stenberg (S), ordförande Lilian Nilsson (V) Ann-Sofi Sehlstedt (S) Helena Moen (C) Lars-Erik Lidman(S) Harriet Sundström(S)

Läs mer

MÖLNDALS STAD Arkivbildare: MölnDala Fastighets AB DOKUMENTHANTERINGSPLAN. MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08

MÖLNDALS STAD Arkivbildare: MölnDala Fastighets AB DOKUMENTHANTERINGSPLAN. MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08 Den 26 februari 2009 registrerade MölnDala Fastighets AB av Stora Enso AB inför en planerad fastighetsförsäljning

Läs mer

Rådhuset, 11 juni 2015, kl 09.00-11.45

Rådhuset, 11 juni 2015, kl 09.00-11.45 1 1 Plats och tid Rådhuset, 11 juni 2015, kl 09.00-11.45 Beslutande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Övriga närvarande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Tekniska nämnden

Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Tekniska nämnden 2014-10-22 1 (12) Plats och tid Kommunhuset, Harriesalen, 22 oktober 2014, klockan 19.00 19.55 ande Övriga deltagande Johan Ericsson (M), ordförande Sofia Lindblom (M) Larserik Johansson (S) Tommy Almström

Läs mer

Protokoll 1. Se bifogad uppropslista

Protokoll 1. Se bifogad uppropslista Protokoll 1 Plats och tid Timrå kommunhus 17:00-17.50 ande Övriga närvarande Se bifogad uppropslista Annica Sjödin, kommunsekreterare Sten Ekström, revisionens ordförande, 22 Utses att justera Benny Eriksson

Läs mer

Kommunhuset, Stora sessionsalen. Karin Caesar Socialförvaltningen,

Kommunhuset, Stora sessionsalen. Karin Caesar Socialförvaltningen, Sammanträdesdatum s. 1 (11) Plats Kommunhuset, Stora sessionsalen Tid Tisdagen den 4 oktober 2011, kl. 18.30-19.45 Beslutande Se nästa sida. Se nästa sida. Övriga deltagande Se nästa sida. Se nästa sida.

Läs mer

Delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden

Delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden Per-Ola Johansson Kultur- och fritidsnämnden 2014-05-01 1 (5) Delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden Reglemente Kommunfullmäktige har fastställt reglemente för kultur- och fritidsnämnden. Reglementet

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-01-29 1-14

Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-01-29 1-14 Socialnämnden 2015-01-29 1-14 Plats och tid Sammanträdesrum A1, Engelbrektsgatan 15, kl. 13.30-14.55 ande Ersättare ej tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Erland Linjer (M) Turid Ravlo-Svensson

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

Karl-Johan Nybell (C), vice Eva Hiort (M) Maarit Nordmark (FP) Per-Olof Håkansson (FP) Iwona Sjölie (KD) Mikael Adersteg (MP), andre vice

Karl-Johan Nybell (C), vice Eva Hiort (M) Maarit Nordmark (FP) Per-Olof Håkansson (FP) Iwona Sjölie (KD) Mikael Adersteg (MP), andre vice Sammanträdesdatum 1(6) Plats och tid Enebybergs gård, kl. 18.45 19.46 Paragrafer 55 59 Beslutande Torsten Sjögren (M), ordförande Ersättare Karl-Johan Nybell (C), vice Eva Hiort (M) ordförande Artimis

Läs mer

Underskrifter Sekreterare Paragrafer 36, 38 Caroline Hedlund

Underskrifter Sekreterare Paragrafer 36, 38 Caroline Hedlund SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(6) Plats och tid Falköpingssalen, klockan 10.00 Beslutande Ersättare Övriga närvarande Susanne Larsson (S), ordförande Hans Johansson (C), 1:e vice ordförande Janne Brisbo (M),

Läs mer

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform 1(5) Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform Ärendet Danderyds kommun har sedan januari 2010 arbetat mot en helt elektronisk diarieföring och ärendehanteringsprocess.

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Revidering i delegationsordningen på grund av nytt upphandlingsreglemente i Huddinge kommun, HKF 9420

Revidering i delegationsordningen på grund av nytt upphandlingsreglemente i Huddinge kommun, HKF 9420 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-09-18 GSN-2014/1425.112 1 (1) HANDLÄGGARE Dahlgren Jespersson, Pirjo Pirjo.Dahlgren-Jespersson@huddinge.se Grundskolenämnden

Läs mer

Samhällsbyggnadsförvaltningen Henrik Olsson, Enhetschef

Samhällsbyggnadsförvaltningen Henrik Olsson, Enhetschef Plats och tid Beslutande Samhällsbyggnadsförvaltningen Henrik Olsson, Enhetschef Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Paragrafer 2249-2254 Sekreterare Ann-Charlotte

Läs mer

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum s. 1 (10)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum s. 1 (10) Sammanträdesdatum s. 1 (10) Plats Lomma kommunhus, sammanträdesrum Önnerup Tid kl. 15.00-16.00 Beslutande Alf Michelsen (M) ordförande Lennart Månsson (M) vice ordförande Ola Ahlqvist (M) tjg. ersättare

Läs mer

Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna

Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna Bilaga 2 till dokumentet Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr:

Läs mer

Jävsnämnden 2015-06-11

Jävsnämnden 2015-06-11 Jävsnämnden 2015-06-11 Jn 5 Säter 2:1, Säter anläggande av konstgräsplan med belysning mm på Säters Idrottsplats... 2 Jn 6 Gruvby 8:2, Gustafs nybyggnad av omklädnings- och duschbaracker... 4 Jn 7 Kungsgården

Läs mer

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden. Innehåll. Protokoll 1 (14)

TRELLEBORGS KOMMUN Arbetsmarknadsnämnden. Innehåll. Protokoll 1 (14) Protokoll 1 (14) Mötesdatum Innehåll 77 Val av justerare samt datum, tid och plats för justering 78 Informationsärenden 79 Delegationsärenden 80 Anmälningsärenden 81 Övrigt 82 Reviderade riktlinjer för

Läs mer