Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8.

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8."

Transkript

1 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Halmstads kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE (1 och 2a arkivlagen) Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Kommentar: 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Med självständig ställning avses att enheten drivs och fattar beslut självständigt. Exempel på sådana organ är överförmyndare, kommunal fastighetsbildningsmyndighet och kommunal fastighetsregistermyndighet. Fullmäktigeberedningar och nämndutskott sorterar under fullmäktige respektive ansvarig nämnd. Sekretesslagen har ändrats så att reglerna om handlingsoffentlighet fr o m den 1 januari 1995 blir tillämpliga på företag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner utövar rättsligt bestämmande inflytande (för vidare definition, se 1 kap 9 sekretesslagen). Även arkivlagen gäller för dessa juridiska personer från samma tidpunkt. För vissa delägda företag träder reglerna inte i kraft förrän den 1 januari Detta gäller aktiebolag i vilka kommunen ensam eller gemensamt med annan kommun eller landsting innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av rösterna samt ekonomiska föreningar i vilka det också finns andra medlemmar än kommuner. I det följande menas därmed med myndighet även sådana juridiska personer som avses i 1 kap 9 sekretesslagen. Reglementet kan användas fullt ut på helägda kommunala bolag eller sådana juridiska personer som avses i 1 kap 9 sekretesslagen. Därutöver måste dock fullmäktige genom bestämmelse i bolagsordning, ägardirektiv, stiftelseurkund eller stadgar göra beslutet associationsrättsligt bindande. När det gäller övriga delägda bolag, dvs där kommunen inte utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, gäller inte arkivlagen och inte heller reglerna om handlingsoffentlighet. Fullmäktige skall dock enligt kommunallagen verka för att allmänheten skall ha rätt att ta del av handlingar hos företaget enligt de grunder som gäller enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Eftersom arkivlagen gäller även för kommunalförbund har dessa att fatta beslut om egna arkivregler i särskild ordning. Någon skillnad i detta hänseende mellan kommunalförbund med fullmäktige och kommunalförbund med direktion föreligger inte. Beställarförbund, vilka inrättats med stöd av lagen om lokal försöksverksamhet med finansiell samordning mellan socialförsäkring, hälso- och sjukvård och socialtjänst, omfattas likaså av

2 arkivlagen. Fullmäktige får, efter samråd med Riksarkivet, meddela föreskrifter om förbundets arkivvård. 2 MYNDIGHETENS ARKIVANSVAR (4 arkivlagen) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i punkterna 4-8 av detta reglemente. Vid såväl framställning, registrering som förvaring av allmänna handlingar, skall myndigheten ta hänsyn till behovet av en ändamålsenlig arkivvård. Arkivhandling hålls tillgänglig enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och i sekretesslagen. Vid ändring av rutiner hos myndigheten som påverkar arkivbildningen, t ex uppläggning av system som bygger på mikrofilmning eller ADB, bör redan på planeringsstadiet kontakt tas med arkivmyndigheten. Detsamma gäller för organisationsförändringar som väsentligt påverkar arkivbildningen. Hos myndigheten skall finnas arkivansvarig och övrig personal för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivredogörare skall utses på varje myndighet för att närmast under myndighetens arkivansvarige, normalt förvaltningschefen, vårda myndighetens arkiv. Om särskilda skäl finns behöver arkivredogörare inte utses. Dessa kan vara att myndighetens arkivbildning är av mycket liten omfattning (t ex revisorerna) eller att biträde fås från annan myndighet. Kommentar: 2 MYNDIGHETENS ARKIVANSVAR De handlingar som vid arkivläggning blir myndighetens arkivhandlingar är myndighetens allmänna handlingar. De behåller naturligtvis sin status som allmänna handlingar även i arkivet. Tryckfrihetsförordningen (TF) reglerar tillhandahållandet av allmänna handlingar. I kap 2 TF lämnas en redogörelse över vad som utgör allmän handling samt hur man får tillgång till sådan. Enligt TF får myndigheten ta ut avgift för avskrift av allmänna handlingar jämte kopia av karta, ritning eller bild samt utskrift av ADB-upptagning och annan teknisk upptagning. I sekretesslagen redogörs för vilka allmänna handlingar som skall eller får hållas hemliga. De arbetsuppgifter som åligger myndigheten kan inte klaras utan insatser av personal. Myndigheten behöver en arkivansvarig befattningshavare som har till uppgift att bevaka arkivfrågorna och som svarar för kontakterna mellan nämnd, personal och arkivmyndighet. Hos stora myndigheter med förgrenad förvaltning kan funktionen som arkivansvarig behöva förstärkas. Arkivansvarig kan där vara en yrkesutbildad arkivarie. Funktionen som arkivansvarig hos myndigheten bör kopplas samman med funktionen som offentlighetsansvarig enligt sekretesslagen och funktionen som rättelseansvarig enligt datalagen. Personalen för den praktiska arkivvården bör väljas på en sådan nivå att insatserna lätt kan förenas med övriga arbetsuppgifter. Arkivredogöraren bevakar arkivbildningen och vårdar den del av arkivet som förvaras hos myndigheten. Arkivredogöraren svarar för praktiska kontakter med kommunarkivet, t ex i samband med överlämnande av handlingar eller arbete med dokumenthanteringsplan. Arbetsuppgifter för arkivansvarig: - Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård. - Bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglers m m tillämpning.

3 - Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. - Bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändring o dyl. - Utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten. - Informera berörd personal om arkiv. - Samråda med arkivmyndigheten och arkivredogörarna. Arbetsuppgifter för arkivredogörare: - Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård. - Vårda myndighetens handlingar. - Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. - Biträda vid utarbetande av gallringsanvisningar. - Verkställa beslutad gallring. - Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen. - Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet. - Samråda med kommunarkivets personal i arkivfrågor. 3 ARKIVMYNDIGHETEN (7-9 arkivlagen) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger myndigheter råd i arkivvårdsfrågor. Kommentar: 3 ARKIVMYNDIGHETEN Tillsynen kan ske genom regelbundet återkommande besök hos myndigheterna. Det är önskvärt att tillsynen dokumenteras hos arkivmyndigheten genom skriftliga rapporter eller på annat sätt. Missförhållanden som inte rättas till kan i vissa fall vara av sådan art att de bör rapporteras till kommunens revisorer. I arkivlagen har särskilt betonats att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Det bör dock framhållas att också arkiv utanför myndighetssektorn i lika mån är bärare av information av stort kulturellt värde. Kommunen kan därför ta ställning till frågan om huruvida kommunarkivet - vid sidan om sina myndighetsuppgifter - skall ha mer vidsträckta lokalhistoriska ambitioner. Det kan bli fråga om att ta hand om arkiv från bolag, föreningar m fl som haft betydelse för den lokala historien. Arkivmyndigheten kan inte fullgöra sina åligganden utan en särskild arkivfunktion. Till en sådan funktion hör dels personal, dels lokaler, godkända för förvaring av arkivalier. Arbetsuppgifter för den centrala arkivfunktionen: - Känna till lagstiftning som rör arkiv. - Vårda och förteckna till arkivmyndigheten överlämnade handlingar. - Hålla handlingar tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. - Verkställa föreskriven och beslutad gallring. - Informera och utbilda kommunens personal i arkivfrågor. - Bevaka arkivfrågor vid förändringsarbete. - Övervaka att dokumenthanteringsplaner utarbetas, och hjälpa till vid dess tillkomst och förnyelse, huvudsakligen genom information och utbildning.

4 - På uppdrag av arkivmyndigheten utöva tillsyn. 4 REDOVISNING AV ARKIV (6 2 p arkivlagen) Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995 och skall fortlöpande revideras. När det gäller juridiska personer där kommunen utövar rättsligt bestämmandeinflytande skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år I fråga om aktiebolag i vilka kommunen själv eller gemensamt med annan kommun utövar ett rättsligt bestämmande inflytande men innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av rösterna skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år Arkiv skall vara uppställt enligt upprättad arkivförteckning eller i så nära överensstämmelse med denna som är praktiskt möjligt med hänsyn till arkivutrymmen och arbetsrutiner. Kommentar: 4 REDOVISNING AV ARKIV A Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation fr o m tidpunkten för senaste större omorganisation gällande från och med den organisation som var i funktion då arkivlagen trädde i kraft (1 juli 1991), arkivets struktur (huvudarkiv, delarkiv m m) samt vilka gallringsregler som tillämpats. Utslaget i punktform innebär detta att myndigheten i arkivbeskrivningen skall redogöra för - arkivets tillkomsttid och organisation, - myndighetens huvuduppgifter, - myndighetens organisation, - eventuellt inträffade förändringar av organisation och arbetsuppgifter, - vem eller vilka som ansvarar för myndigheternas arkivvård, d v s arkivansvarig och arkivredogörare samt eventuellt övriga kontaktpersoner eller informationsansvariga inom myndighetens olika enheter av betydelse (t ex ADB- och rättelseansvariga enligt datalagen). Syftet med arkivbeskrivningen är att ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän den inledande orientering som krävs för att den mer detaljerade arkivförteckningen skall bli användbar. Beskrivningen bör därför vara kortfattad och uppställd på ett sätt som gör den lätt för lekmannen att förstå. Delar av den information som skall finnas i arkivbeskrivningen, finns redan hos myndigheten för andra syften, t ex organisationsbeskrivningar. Det torde vara lämpligt att i arkivbeskrivningen samla all väsentlig information av detta slag. Om informationen är skrymmande kan arkivbeskrivningen förses med hänvisningar. Det väsentliga är härvidlag att informationen i och i anslutning till arkivbeskrivningen hålls tillgänglig såväl för myndigheten som arkivmyndigheten och även finns arkiverad på kommunarkivet. Arkivbeskrivningen skall revideras, vid organisationsförändringar som väsentligt påverkar arkivbildningen, eller senast vart femte år.

5 B Arkivförteckningen är ett inventarium över de handlingar som ingår i myndighetens arkiv. Handlingarna redovisas på volymnivå, strukturerade i en ordning som kallas "allmänna arkivschemat". Syftet med förteckningen är att dels möjliggöra sökning och åtkomst av specifika handlingar, dels fixera arkivet och därmed minska risken för att handlingar försvinner. Regler för "allmänna arkivschemat" kan inhämtas från en arkivhandbok eller från Riksarkivets och Krigsarkivets cirkulär (1979:277) angående plan till förteckning över centrala ämbetsverk m fl arkiv. Enligt arkivlagen och punkt 2 i detta reglemente är det myndigheten som ansvarar för att arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättas. Saknar myndigheten eget kunnande, får man genom externa uppdrag se till att arbetet blir utfört. Första steget vid förteckningsarbetet blir att inventera sitt arkiv och upprätta en inventeringslista över arkivhandlingarna uppdelade i serier. Serier är grupper av ensartade handlingar, sammanförda i kronologisk eller någon annan ordning. Krav på information i inventeringen: vilka olika serier av handlingar finns (till exempel förvaltningsutskottets protokoll, skolstyrelsens huvuddiarium, handlingar till diariet, hälsovårdsinspektörens yttrande, socialakter), hur stor är mängden handlingar (preciserat till varje enskild serie och om möjligt definierat i hyllmeter), tillkomstår, tillkomstplats (del av organisationen), ordningsprincip (t ex kronologisk, alfabetisk eller födelsenummerordning), nuvarande förvaringsplats (närarkiv, arkivskåp) och nuvarande förvaringssätt (pärmar, aktomslag). Därefter skrivs själva förteckningen på arkivbeständig förteckningsblankett, en serie per blad. Varje serie ska ha sitt unika signum och varje volym i arkivet redovisas och numreras. Seriesignum och seriernas inbördes ordning i förteckningen bestäms av "allmänna arkivschemat". Förteckningen ska ha en aktuell innehållsförteckning där seriernas namn och signum ska vara med. Volymerna ska etiketteras eller på andra sätt märkas i enlighet med arkivförteckningen (arkiv, seriesignum, volymnummer, tillkomstår/tillkomstperiod och eventuellt första och sista akt i kartongen el dyl). Så vitt möjligt ska de ställas upp i förteckningsordningen. Inventerings- och förteckningsarbetet bör av praktiska skäl samordnas med en fixering av arkivet genom rensning, gallring och kartongläggning. Inventeringen blir också utgångspunkt för dokumenthanteringsplanen. Uppdateringen av arkivförteckningen kan samordnas med uppdateringsarbetet på dokumenthanteringsplanen. Båda dessa arbeten ska utföras av myndigheten, med råd och anvisningar från arkivmyndigheten, se punkt 5. 5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN (6 1 p arkivlagen) Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Kommentar: 5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Dokumenthanteringsplan är en modernare benämning för arkiveringsplan. I en sådan plan redovisas myndighetens samtliga handlingar områdesvis och inom varje arbetsrutin, med regler för bl a bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen (när skall handlingen placeras i närarkiv, när sändas till kommunarkiv, hur förvaras, vilket skrivmateriel skall användas m m).

6 Placeringen i närarkiv är ofta identiskt med det tillfälle då handlingen arkivläggs dvs blir arkivhandling, se kommentar punkt 2. Enligt 5 arkivlagen skall myndigheten redan vid registrering och framställning av handlingar beakta ändamålsenligheten ur arkivsynpunkt. Enligt 6 1 p arkivlagen skall arkivet dessutom organiseras på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dokumenthanteringsplanen är redskapet för att åstadkomma en sådan ordning i arkivet, att sökande underlättas såväl vid det interna arbetet som vid förfrågningar utifrån. Det bör starkt betonas att en sådan dokumenthanteringsplan är nödvändig om förvaltningen skall kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. I en modern förvaltning, där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier, kan detta knappast åstadkommas utan en dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökar möjligheten till insyn i verksamheten. Angående ansvarsfördelning och samarbete med arkivmyndigheten se punkt 4. 6 RENSNING (6 4 p arkivlagen) Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. Kommentar: 6 RENSNING Rensningarna skall utföras av person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet, dvs normalt den som handlagt ärendet, och det bör ske så snart ärendet avslutats. Rensning är definitionsmässigt avlägsnande av papper eller dokument som inte hör till arkivet och inte kan räknas som allmän handling. Därför behöver den inte dokumenteras på samma noggranna sätt som gallring, se nedan punkt 7. En handling är en framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta bara om man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Ordet handling betecknar alltså inte enbart ett papper med skrift eller bilder utan även till exempel en bandinspelning eller en upptagning för automatisk databehandling (ADB). Till en myndighets arkivhandlingar räknas: - Handlingar som upprättats hos myndigheten (t ex protokoll, arkivexemplar av utgående handlingar, diarier, liggare och register, räkenskaper och även minnesanteckningar, föredragningspromemorior samt interna skrivelser som har tillfört ärendet sakuppgifter eller i övrigt innehåller uppgifter av värde för förvaltningen). - Handlingar som inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss (t ex skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, kännedomsprotokoll m m). Inkomna tryckta skrifter (betänkanden författningar o dyl) blir arkivhandlingar om de görs till föremål för myndighetens handläggning. Till arkivhandlingar räknas inte: - Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den

7 slutgiltiga skrivelsen har upprättats. - Promemorior, minnesanteckningar, och interna skrivelser som inte tillför några sakuppgifter av betydelse. - Dubletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten, t ex utdelningsexemplar av fullmäktigehandlingar. Kopia av protokoll som läggs till akt är dock arkivhandling. - Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden, författningar m m) som inte görs till föremål för myndighetens handläggning. 7 BEVARANDE OCH GALLRING (10 arkivlagen) Myndigheten beslutar i samråd med arkivmyndigheten om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida annat ej är särskilt föreskrivet. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna om gallring efter samråd med överlämnande myndighet. Gallring får inte ske utan föregående beslut av den för arkivet ansvariga myndigheten. Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig beskaffenhet med innehåll av ringa eller tillfällig betydelse, vilkas art skall specificeras i beslutet, får gallras hos kommunens samtliga myndigheter och bolag. Arkivmyndigheten får besluta om gallring som uppkommer i myndighetsövergripande verksamhet. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. Den verkställda gallringen skall redovisas i ett gallringsprotokoll innehållande en noggrann precisering av alla utgallrade handlingar, hänvisning till nämndens beslut angående just dessa handlingar, datering och de två närmast ansvarigas underskrift. Kommentar: 7 BEVARANDE OCH GALLRING Gallring är definitionsmässigt utsortering och förstöring av handlingar som hör till arkivet. Arkivhandlingar är alltid allmänna handlingar. Därför innebär gallringen en reglerad inskränkning av offentlighetsprincipen. Bevarande är i princip regel och gallringen undantag. För varje utgallrad handling ska man kunna hänvisa till ett beslut på nämndnivå. (Detta är ytterligare ett argument för dokumenthanteringsplan, som är det rationellaste sättet att hantera gallringsbeslut. Nämnden får godkänna planen som även innehåller alla nödvändiga gallringsbeslut.) Även om myndigheten gallrar en mycket stor del av sina arkivhandlingar bör all gallring ske med restriktiv inställning. Gallring bör föregås av utredning och beslut hos myndigheten/arkivmyndigheten. Vid gallring skall alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet. Följande slag av handlingar skall enligt arkivlagen undantas från gallring: - handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndigheters verksamhet, - handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller för framtida utredningar, - handlingar som kan ha rättslig betydelse, - handlingar som är av värde för framtida forskning. Det bör observeras att arkivmyndigheten genom sitt professionella kunnande har särskilda förutsättningar att biträda myndigheten vid bedömning av den fjärde grunden för undantag från gallring.

8 8 ÖVERLÄMNANDE (9, arkivlagen) Kommentar: 8 ÖVERLÄMNANDE När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med arkivmyndigheten övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Av dokumenthanteringsplan eller särskilt beslut av fullmäktige kan fram-gå när så skall ske. Överenskommelsen mellan myndighet och kommunarkiv innefattar några enkla regler. - Det överlämnade arkivet skall vara förtecknat, etiketterat och ordnat samt rensat. - Handlingar som man beslutat gallra skall gallras före överlämnandet, om gallringsfristen löpt ut. - Arkivhandlingarna skall före överlämnandet vara lagda i arkivkartonger (postens) eller vara inbundna på föreskrivet sätt. Annan volymbildning (t ex pärmar eller mappsystem i dokumentskåp) är inte korrekt ur arkivsynpunkt. Speciella överenskommelser kan dock bli nödvändiga gällande kartor, ritningar och andra arkivhandlingar i kraftigt avvikande format. - Före överlämnandet skall alltid kontakt tas med kommunarkivets personal, för avtal om tid och information om leveransens karaktär och storlek. - En lista på överlämnade handlingar (arkiv, serie och volymer) ska följa med leveransen. - I samband med leveransen skall en leveransreversal skrivas, dateras och undertecknas. Denna skall innefatta en lista på alla överlämnade handlingar (arkiv, serie och volymer). En kopia av denna förvaras på kommunarkivet och originalet hos myndigheten, som skall kunna dokumentera vilka handlingar de lämnat ifrån sig. - Nedpackandet av handlingarna och transporten till kommunarkivet ombesörjes av myndigheten. - Ansvaret för arkivhandlingarna övergår från myndigheten till kommunarkivet då leveransreversalen skrivits under av båda. Kommunfullmäktige får enligt lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får förvaras under viss tid hos ett specificerat enskilt organ, t ex ett bolag eller en stiftelse, utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från bolagets egna handlingar. När det gäller handhavandet av dessa allmänna handlingar, t ex frågor om utlämnande av allmän handling, jämställs bolaget med myndighet. Mellan arkivmyndigheten och bolaget bör man träffa en särskild överenskommelse om kommande leveranser av de allmänna som överlämnats för visstidsförvaring. Om bolagets struktur ändras så att frågan om förvaringen av dess handlingar påverkas bör fullmäktige fatta ett nytt beslut om den framtida förvaringen. 9 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING (5 2 p och 6 3 p arkivlagen) Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar

9 informationens beständighet. Protokoll och övriga viktigare handlingar (i första hand diarier och vissa register till diarier) skall inbindas. Riksarkivets rekommendationer för inbindning av handlingar skall följas. (Se Statens kulturråds författningssamling 1981:1-2.) Arkivhandlingar skall alltid bevaras under betryggande former. Man bör se till att arkivet är skyddat mot fukt och brand och att det är oåtkomligt för obehöriga. Vid ny- eller ombyggnad av arkivlokaler skall av Riksarkivet, till statliga myndigheter, utfärdade föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av lokaler (RA-FS 1994:6) följas. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. Kommentar: 9 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING Med skrivmateriel avses dels underlag för skrift och bild (t ex papper) och medel för skriften (t ex pennor, färger, pastor, bläck, färgband, karbonpapper), dels reproduktionsmetoder och skrivare. Tillverkaren skall enligt nuvarande lag garantera arkivbeständigheten. Vill man ytterligare kontrollera skrivmaterialet ur arkivbeständighetssynpunkt finns en årligen förnyad lista på godkänt skrivmateriel upprättad av Statens provningsanstalt. Den är tillgänglig på kommunarkivets expedition. Generellt gäller att av riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav tjänar som norm även i kommunal arkivvård, om de inte upphävs av detta reglemente eller lag gällande kommunala arkiv. Regeln har begränsats till de delar av myndighetens arkiv som skall bevaras för framtiden. Myndigheternas arkiv består emellertid även av handlingar som kommer att gallras. Eftersom dessa handlingar tillkommer i en verksamhet för vilken myndigheten har hela ansvaret måste denna se till att handlingarna framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs. Dokumentationen måste alltid uppfylla de rättsliga krav som finns för verksamheten. Sådana krav finns i exempelvis skattelagstiftning, konsumenttjänstlag och plan- och bygglag, och bör givetvis beaktas vid upprättande av dokumenthanteringsplan enligt punkt 5 i detta reglemente. 10 UTLÅNING Förutsättning för utlåning är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Arkivhandling får utlånas från arkiv för tjänsteändamål till annan myndighet och för vetenskapligt ändamål till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet. Arkivhandlingar får inte utlånas till enskild person. Arkivhandling får utlånas endast mot kvitto. Kommentar: 10 UTLÅNING Lån skall om inte särskilda skäl föreligger, omfatta hela volymer, inte delar därav. (Det särskilda skälet är ofta att man lånar ut en sammanhållen akt med någon form av skyddande aktomslag.) Alla lån, även interna inom myndigheten, skall i hyllorna markeras på lämpligt sätt, t ex med en pappskiva där låntagaren antecknar sitt namn, sin plats i organisationen, utlåningsdatum samt volymens beteckning. Lån mellan myndigheter bör förmedlas genom arkivredogörarna för respektive myndighet.

10 Arkivhandlingar som utlånas till annan ort skall emballeras väl. Försändes lån med posten skall försändelsen assureras eller rekommenderas.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok

Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok Arkivhandboken är utformad efter dom regler som omfattas i Arkivlagen och efter det arkivreglemente som beslutats av kommunfullmäktige i kommunen. För frågor angående

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Arkivlagens tillämpning. Granskning av. Mora kommun. Februari 2009. Eva Lindelöw Sjöö

REVISIONSRAPPORT. Arkivlagens tillämpning. Granskning av. Mora kommun. Februari 2009. Eva Lindelöw Sjöö REVISIONSRAPPORT Granskning av Arkivlagens tillämpning Mora kommun Februari 2009 Eva Lindelöw Sjöö Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...4 2.1 Syfte...4 2.2 Inriktning och genomförande...4 2.3

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m. JO UJLU RIKSDAGENS OMBUDSMÄN Datum St f justitieombudsmannen 2013 "05 - O 6 Hans Ragnemalm Dnr 2265-2012 Sid l ^ Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Servicenämnden handlingar 2013-12-09

Servicenämnden handlingar 2013-12-09 Servicenämnden handlingar 2013-12-09 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2013-12-02 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Halmstad Arena Sammanträdesdatum

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för folkrörelsearkivet Folkrörelsearkivet är en fristående del av kommunarkivet, som är utformad speciellt för föreningar och folkrörelser. Här

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

FÖRSLAG TILL REVIDERAT REGLEMENTE FÖR LOMMA KOMMUNS REVISORER

FÖRSLAG TILL REVIDERAT REGLEMENTE FÖR LOMMA KOMMUNS REVISORER 1 (5) FÖRSLAG TILL REVIDERAT REGLEMENTE FÖR LOMMA KOMMUNS REVISORER Bilaga Revisionen 9/12 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer

Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer Antaget av kommunfullmäktige, KF 86/06-11-27. 5 reviderad av kommunfullmäktige, KF 15/08-06-16. Revisionens roll 1 Revisorernas uppgift är att varje år granska

Läs mer

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för landstingets företag.

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för landstingets företag. Landstinget i Kalmar Län Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Förbundsordningen i kommunalförbund och regionförbund ger de grundläggande förutsättningarna i det aktuella förbundet.

Förbundsordningen i kommunalförbund och regionförbund ger de grundläggande förutsättningarna i det aktuella förbundet. BRÄCKE KOMMUN 2007-08-28 1(5) Reglemente för Bräcke kommuns revisorer Revisionens roll 1 Revisorernas uppgift är att varje år granska den verksamhet som bedrivs inom nämnders, styrelsers och fullmäktigeberedningars

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

ENSKILDA ORGAN OCH OFFENTLIGHET

ENSKILDA ORGAN OCH OFFENTLIGHET ENSKILDA ORGAN OCH OFFENTLIGHET RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:2 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men kan även användas av andra myndigheter och organ som har

Läs mer

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet Stockholms stadsarkiv K UNGSKLIPPAN 6, BOX 22063, 104 22 STOCKHOLM www.ssa.stockholm.se ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS

Läs mer

Reglemente för landstingets revisorer

Reglemente för landstingets revisorer Reglemente för landstingets revisorer Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 145 2014-10-29--30 14LS7144 2(7) REGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLANDS REVISORER

Läs mer

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

2 För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunens företag.

2 För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunens företag. REGLEMENTE FÖR KALIX KOMMUNS REVISORER Revisionens roll 1 Revisorernas uppgift är att varje år granska den verksamhet som bedrivs inom nämnders, styrelsers och fullmäktigeberedningars verksamhetsområden.

Läs mer

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunala företag.

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunala företag. Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2008-09-22 87 Ansvarig: Ekonomichef Revideras: Valår Följas upp: REVISIONSREGLEMENTE FÖR SVENLJUNGA KOMMUN Revisionens

Läs mer

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154 Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.

Läs mer

Reglemente för Kommunfullmäktiges Revisorer

Reglemente för Kommunfullmäktiges Revisorer Reglemente för Kommunfullmäktiges Revisorer 1 REGLEMENTE FÖR KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER Antagen av kommunfullmäktige 28 maj 2007 98. 1 Revisionens formella reglering För revisionsverksamheten gäller

Läs mer

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region)

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Dagar om lagar 4 5 november 2014 Bo Thalén Vem äger patientjournalerna? (I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Kan patientjournaler överlämnas från en vårdgivare

Läs mer

Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisionens formella reglering 2

Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisionens formella reglering 2 Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Revisionsreglemente för Lunds kommuns revisorer

Revisionsreglemente för Lunds kommuns revisorer 1 Revisionsreglemente för Lunds kommuns revisorer Revisionens formella reglering 1 För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i kommunal lag, bestämmelser som påverkar kommunal revision i annan lagstiftning,

Läs mer

Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen

Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2013-03-18 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur

Läs mer

Antaget av kommunfullmäktige den 7 februari 2007, 5. I ärenden som berör revision har revisorerna rätt att yttra sig.

Antaget av kommunfullmäktige den 7 februari 2007, 5. I ärenden som berör revision har revisorerna rätt att yttra sig. 1 Revisionsreglemente Ersätter reglemente enligt fullmäktiges beslut 2001-01-09, som dock gäller för 2006 års revisorer tills revisionsberättelse 2006 behandlats i fullmäktige. Antaget av kommunfullmäktige

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB KOMMUNLEDNINGSKONTORET Beslut 2015-03-23 Dkumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dkumenthanteringsplan ger blaget nödvändig kntrll ch överblick över sina allmänna

Läs mer

GRÄSTORPS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING UTSÄNDNING NR 7 AVSNITT NR 4.7 Datum Sid 1 (1-5) 2006-11-23 REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I GRÄSTORPS KOMMUN

GRÄSTORPS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING UTSÄNDNING NR 7 AVSNITT NR 4.7 Datum Sid 1 (1-5) 2006-11-23 REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I GRÄSTORPS KOMMUN Datum Sid 1 (1-5) REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I GRÄSTORPS KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige, 75, att gälla från 2007-01-01. Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges

Läs mer

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD den 18 september 2014 Ersätter reglemente enligt fullmäktiges beslut den 8 november 2006, 216. Utöver det som föreskrivs i kommunallagen, andra lagar, kommungemensamt

Läs mer

Revisionsreglemente för Sjöbo kommuns revisorer

Revisionsreglemente för Sjöbo kommuns revisorer 1 Revisionsreglemente för Sjöbo kommuns revisorer Revisionens formella reglering 1 För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i kommunallag, bestämmelser som påverkar kommunal revision i annan lagstiftning,

Läs mer

Fastställande av ägardirektiv 2012 för HjälpmedelsCentrum AB

Fastställande av ägardirektiv 2012 för HjälpmedelsCentrum AB BESLUTSUNDERLAG 1 (1) Marie Nordström 2012-01-03 LiÖ 2012-69 Landstingsstyrelsen Fastställande av ägardirektiv 2012 för HjälpmedelsCentrum AB Landstinget äger samtliga aktier i bolaget HjälpmedelsCentrum

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd 2013-06-05, Reviderad 2013-10-17, dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 14:7

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 14:7 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 14:7 Kf 103/2014 Dnr Ks/K 2001.10441 REGLEMENTE FÖR TOMELILLA KOMMUN OCH DESS HELÄGDA FÖRETAG Antagen av kommunfullmäktige den 18 juni 2014, Kf 103. 1.

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA Blad 1 REGLEMENTE FÖR REVISORERNA Beslutat av kommunfullmäktige 10 december 2014, 232 och gäller fr.o.m. 2015-01-01 Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och

Läs mer

Ägardirektiv för Karlstads Stadshus AB

Ägardirektiv för Karlstads Stadshus AB KARLSTADS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (7) Beslutad av: Kommunfullmäktige Beslutsdatum: 2014-12-18 Ersätter: 2011-12-15 Gäller fr o m: 2015-04-21 Ägardirektiv för Karlstads Stadshus AB Ägardirektiv för

Läs mer

F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN

F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN 1(7) AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN 2(7) AVTALSMALL, LÅN AV PATIENTJOURNALER 3 3.10.1 Bakgrund och syfte 3 3.10.2 Tillträde 4 3.10.3 Kontaktpersoner 4 3.10.4 Utlånade

Läs mer

Leverans av handlingar till arkivverket

Leverans av handlingar till arkivverket Leverans av handlingar till arkivverket ARKIVVERKET Föreskrift KA/189/40/2007 9.2.2007 Innehåll Överföring av statliga ämbetsverks och inrättningars handlingar till arkivverket Bestämmelser som ger behörighet

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING MOTALA KOMMUN

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING MOTALA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING MOTALA KOMMUN 92/KK542 107 KFS 1995:3 Ers KFS 1993:5 STADGAR FÖR BOSTADSSTIFTELSEN PLATEN (Antagna av KF 1995-09-25, 121, att gälla fr o m 1 oktober 1995) 1 Stiftelsens firma

Läs mer

Stadgar för stiftelsen Hellerströmska pensionärshemmen i Karlshamn

Stadgar för stiftelsen Hellerströmska pensionärshemmen i Karlshamn Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: 1951-01-27 Antagen: KF 86, 1944-09-22, Sammaläggningsdelegerade 74, 1966-12-29 Reviderad: KF, 37 1980-03-31, 169, 1992- Godkända av länsbostadsnämnden

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Revisionsreglemente för revisorerna i Hudiksvalls kommun

Revisionsreglemente för revisorerna i Hudiksvalls kommun Revisionsreglemente för revisorerna i Hudiksvalls kommun Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument, för granskning

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Regler för diarieföring, gallring och arkivering

Regler för diarieföring, gallring och arkivering Regler för diarieföring, gallring och arkivering Stressforskningsinstitutet är ett nationellt kunskapscentrum vid Stockholms universitet inom vetenskapsområdet stress och hälsa. Institutet bedriver grund-

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun

Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun 2007-04-16 1(6) Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun Fastställt av Kommunfullmäktige 2007-01-31 18 och gäller från och med 2007-02-01. Ersätter Kommunfullmäktige beslut 2003-03-26 106. Revisionens

Läs mer

ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB

ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB Innehållsförteckning 1. Bolaget som organ för kommunal verksamhet... 3 2. Kommunens direktivrätt... 3 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet... 3 6. Likställighetsprinciperna...

Läs mer

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström Serviceenheten Jenny Bäckström Stockholms tingsrätt fastställer, med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1),

Läs mer

16 Granskning genom automatiserad behandling

16 Granskning genom automatiserad behandling 229 16 Granskning genom automatiserad behandling 16.1 Allmänt Förutom de regler som finns i taxeringslagen m.fl. lagar har revisorn att iaktta särskilda regler i personuppgiftslagen och skattedatabaslagen

Läs mer

Social dokumentation inom äldre- och handikappomsorgen i Upplands Väsby kommun. Riktlinjer

Social dokumentation inom äldre- och handikappomsorgen i Upplands Väsby kommun. Riktlinjer 201002 Social dokumentation inom äldre- och handikappomsorgen i Upplands Väsby kommun. Riktlinjer Bakgrund Aktuell lagstiftning I Socialtjänstlagens 11kap. 5 framgår att handläggningen av ärenden som rör

Läs mer

Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia?

Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia? Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia? Socialstyrelsen fick i december 2005 regeringens uppdrag att bedöma omfattningen av regelbundna eller systematiska kränkningar, övergrepp

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Kommunfullmäktige. Reglemente för kommunens revisorer. Beslutat av kommunfullmäktige 2014-12-18, 2014-12-16

Kommunfullmäktige. Reglemente för kommunens revisorer. Beslutat av kommunfullmäktige 2014-12-18, 2014-12-16 Kommunfullmäktige Reglemente för kommunens revisorer Beslutat av kommunfullmäktige 2014-12-18, 2014-12-16 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Reglemente för kommunens revisorer Dokumenttyp Reglemente Omfattar

Läs mer

2 kap. 3, 6, 7 och 9 andra stycket tryckfrihetsförordningen. 3 och 6 4 arkivlagen (1990:782) 3 arkivförordningen (1991:446) 3 kap.

2 kap. 3, 6, 7 och 9 andra stycket tryckfrihetsförordningen. 3 och 6 4 arkivlagen (1990:782) 3 arkivförordningen (1991:446) 3 kap. Regeringsrätten RÅ 1999 ref. 36 Målnummer: 4656 98 Avdelning: 1 Avgörandedatum: 1999 07 14 Rubrik: Lagrum: Uppgifter som utväxlats mellan en skattemyndighet och Riksskatteverket via elektronisk post har

Läs mer

VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING 471.2

VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING 471.2 1 (7) VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING 471.2 STADGAR FÖR STIFTELSEN VÄSTERVIKS MUSEUM Fastställda av kommunfullmäktige 1994-02-24, 25 med ändringar 1997-05-29, 41, 1998-06-25, 75 och 2012-12-17 242

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Ägardirektiv för Älvkarleby Kommunhus AB, org.nr 556611-1794

Ägardirektiv för Älvkarleby Kommunhus AB, org.nr 556611-1794 1 Beslutad av kommunfullmäktige 2006-05-17 417. Dnr 27/05.107 och 2003-05-14 93. Dnr 30/03.002. (punkt 23) Ägardirektiv för Älvkarleby Kommunhus AB, org.nr 556611-1794 1. Bolaget som organ för kommunal

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer