Styrelsearbetet En förenklad handledning

Transkript

1 Styrelsearbetet En förenklad handledning December 2010 e-post: Tel: Hemsida:

2 Styrelsearbetet en verklighetsanknuten förenklad handledning Vi föreställer oss att föreningsstämman i Gruskornets vägförening just avslutats. Styrelsens ordförande Olle Ordning ber att alla närvarande ledamöter, omvalda och nyvalda, ska stanna kvar för ett styrelsemöte. Efter en stunds eftersnack har alla övriga stämmodeltagare lämnat lokalen, endast de förtroendevalda är kvar. Nils Nyman har just blivit invald i styrelsen som ledamot. Viss reklam för REV förekommer i denna artikelserie. Del 1. Konstituerande sammanträde Olle hälsar de valda välkomna till verksamhetsåret med den nya styrelsen. Speciellt välkommen blir Nisse Nyman. Olle framför att detta är ett konstituerande möte där styrelsens organisation ska bestämmas. Själv är Olle vald av stämman som föreningens ordförande i ett år. Olle ber Per föra protokoll som tidigare. Olle föreslår att alla presenterar sig eftersom föreningen har fått en ny styrelsemedlem, Nisse. Olle säger också att styrelsen brukar ha 5 till 6 möten per år. Viktigast är att hålla föreningens vägar i gott skick till en rimlig kostnad. Styrelsen upprättar och uppdaterar en verksamhetsplan som sträcker sig fem år framåt i tiden, rullande. Arbetet i styrelsen är i huvudsak uppdelat på ledamöterna. Genom att alla sju ledamöterna har sina uppgifter fann man för några år sedan att det fanns grund för att alla skulle vara ordinarie, inga suppleanter vilket också gick igenom då stadgarna reviderades. Som ordförande säger Olle att han brukar vara med och hantera det mesta. Olle förklarar vidare att han varit med i föreningen i 14 år, som ordförande i 10 år. Olle är pensionär efter att ha varit verksam som företagsledare i eget mindre bolag. Per Penna är sekreterare sedan sju år. Per var före sin pensionering lärare på högstadiet i kommunens skola. Kalle Krona är kassör sedan tre år, jobbar dagligdags med IT som konsult på ett telekombolag. Han har anskaffat programvaror till sin egen hemmadator för att kunna sköta föreningens ekonomi på enklare och rationellare sätt menar Kalle. Åke Åkare är egen företagare, har lastbil, en mindre grävmaskin och en hel del annat som hör till branschen. Åke är föreningens vägfogde. Innebär att han lite då och då lastar på några hinkar kallasfalt, kör runt på föreningens vägar och fyller i potthål, monterar skyltar, stolpar samt mycket annat praktiskt vägunderhållsarbete. Frans Förning är lantbrukare. Han har varit med i styrelsen i åtta år. Frans har en stor lantegendom inom föreningens område. Frans brukar tillsammans med ordföranden delta i föreningens förhandlingar. Kan gälla avtal för vinterväghållning, kontakter med vattenverket och eldistributören. Mimmi Mätare är ingenjör inom Väg o Vatten. Hon har främst deltagit i arbetet med den omförrättning som genomfördes för ett par år sedan. Därefter har Mimmi varit föreningen kontaktman gentemot Lantmäteriet. Nisse funderar på vad han har att tillföra i denna samling av specialister. e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

3 När det blir hans tur att presentera sig nämner han sin bakgrund som fotograf på den lilla lokaltidningen. Nisse säger också att han är aktiv i ortens skidklubb där han för närvarande är ledare för flickor år i alpina grenar. Nisse och hans familj består av fru Maja och barnen Niklas, 16 och Malin, 13 flyttade in i området för tre år sedan. Bor i radhus. Olle frågar om Nisse kan tänka sig att ta över trafiksäkerhetsfrågorna. Ulla Utebom som avsagt sig omval hade denna funktion. Nisse accepterar utnämningen. Viktig är att på detta möte bestämma vilka som är firmatecknare. Ett utdrag ur dagens protokoll ska finnas för att kunna visas upp mot post, banker m fl. Följande beslutas: Firmateckning Rätt att teckna Gruskornets Vägförenings firma bestämdes enligt följande: Två av de ordinarie ledamöterna Olle Ordning, Per Penna, Kalle Krona, Åke Åkare, Frans Förning, Mimmi Mätare eller Nils Nyman i förening. Var och en av styrelseledamöterna Olle Ordning, Per Penna, Kalle Krona, Åke Åkare, Frans Förning, Mimmi Mätare och Nils Nyman äger rätt att teckna förbundets firma vid utkvittering av försändelser på posten. Olle Ordning, Per Penna och Kalle Krona har attesträtt. Kalle Krona äger rätt att teckna förbundets firma när det gäller bank-, post- och plusgiroärenden. Därmed anser Olle att konstitutionen är klar, vilket även beslutas. Olle tänker nu avsluta mötet men framför att en viss utbildning av Nisse kan vara befogad. Nisse håller verkligen med om detta, varför Olle föreslår att vid nästa möte ska styrelsemedlemmarna informera Nisse om de lagar som verksamheten har att följa och stötta sig på. Mimmi påpekar att föreningen är medlem i REV, Riksförbundet Enskilda Vägar och att föreningen köpt in ett exemplar av EVA-REV, handboken för enskilda väghållare. Det visar sig att Per har det exemplar som man köpt. Per hade visat den på ett styrelsemöte för en tid sedan. Mycket fanns att behandla på det mötet varför EVA-REV-boken blev lite styvmoderligt behandlad. Per hade studerat den en hel del och menade att egentligen borde alla i styrelsen ha ett eget exemplar. Kalle sa att ekonomin i alla fall tillät att köpa in tre exemplar till. Åke påpekar att REV ordnar kurser, ofta tillsammans med Trafikverket och Lantmäteriet. Om föreningen inte får något erbjudande att gå på en REV-kurs så kan man i alla fall titta på REV:s hemsida där aktuella kurser framgår. Det finns alltid möjlighet att gå på kurs som ordnas i annat län även om resan dit blir längre. Man beslutade att göra som Kalle framfört och att Nisse skulle få ett exemplar av EVA-REV och de två andra skulle cirkulera. Dessutom uppmanades alla att regelbundet besöka REV:s hemsida där det också finns mallar och exempel som kan vara till nytta för verksamheten. Därefter avslutade Olle mötet och tackade för visat intresse. e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

4 Del 2. Ett vanligt sammanträde Föregående avsnitt handlade om Gruskornets vägförening vars föreningsstämma och det konstituerade styrelsesammanträdet hade genomförts. Ordföranden Olle Ordning hade avslutat mötet med att uppmana ledamöterna att studera och cirkulera de exemplar av EVA-REV som beslutats inköpas. Det är nu dags för nästa styrelsesammanträde, vilket inträffade ca sju veckor senare. Olle förklarade styrelsesammanträdet öppnat och hälsar alla välkomna. Alla ledamöterna hade infunnit sig. Eftersom Nisse Nyman är ny i styrelsen säger Olle att han kommer att vara lite mera omständlig då det gäller att alla ska förstå styrelsen arbetsgång. Föredragningslistan hade Per sänt ut som vanligt. Han brukade göra så, även om Olle är den som egentligen står för kallelsen. Man hade vid föregående sammanträde beslutat om dag och plats. Inget annat hade kommit emellan. I föreningens stadgar är angivet att ledamöterna ska kallas sju dagar före sammanträdesdagen. Per hade sänt ut den via e-post tre veckor före sammanträdet. Man hade tidigare beslutat att använda Internet så mycket som möjligt. Följande dagordning hade bifogats kallelsen: 1. Mötet öppnas 2. Fastställande av dagordning 3. Genomgång av föregående protokoll 4. Ekonomisk rapport 5. Skrivelser 6. Rapporter 7. Verksamhet 8. Lantmäterifrågor 9. Övriga frågor 10. Nästa möte 11. Avslutning Olle frågade om det fanns några övriga frågor att anteckna till dagordningen. Då ingen yttrade sig frågade Olle om man kunde arbeta efter den förslagna dagordningen, vilket besvarades med ja. Under punkten 3, genomgång av föregående protokoll, förklarade Olle att man tidigare haft problem med att från möten kvarstående frågor lätt glömdes bort. Man hade diskuterat att ha en separat åtgärdslista. Nu provar styrelsen tills vidare att avvakta med att behandla denna punkt på så sätt att man under de följande punkterna startar med att läsa vad som beslutats vid förgående sammanträde och därefter ta upp ny information. Därmed tappas inte gamla inte slutförda ärenden bort. De protokoll som nu ska gås igenom är två stycken, dels det från det sammanträde som hölls före föreningsstämman, men även det från det konstituerande mötet efter stämman. I det senare finns inga punkter som behöver behandlas eftersom Per förklarade, att ett utdrag av detta fanns påskrivet och namnteckningarna bevittnade och därför klart. Naturligtvis för att kunna visa upp för banken, Plusgirot och Posten och andra som behöver papper på vilka som tecknar föreningens firma, som det heter. Några av ledamöterna nickade bifallande vilket tydde på att de ansåg att denna handlingsgång fungerade bra. Nästa punkt på dagordningen, ekonomisk rapport, innebar efter en snabb titt i det tidigare protokollet att styrelsen beslutat ansöka om ett lån för att kunna bygga ett räcke efter den sida av Porfyrvägen som har en brant slänt ned mot Djupsjön. Lånebehovet hade uppkommit under punkten Verksamhet, men just finansieringsfrågan hade protokollförts under ekonomi. e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

5 Kalle Krona hade uppmärksammat i REV Bulletinen att det finns möjlighet att låna pengar av Nordea genom att kontakta REV:s kansli. Alla uppgifter som erfordras finns på REV:s medlemssidor på Internet. Kalle hade fått formuläret för låneansökan. Han tyckte att det var ganska många uppgifter att fylla i men lånet om 250 tkr hade beviljats av Nordea efter det att ansökan sänts via REV. Styrelsen hade i sin verksamhetsplan angivit detta projekt. Föreningsstämman hade också beslutat att genomföra byggnationen och även att ansöka om lån vilket är ett formellt krav. Inget annat från protokollet krävde någon åtgärd. Per visade balans- och resultatrapport för perioden från verksamhetsårets början till dags dato. Inga speciella poster behövde uppmärksammas. Medlemsavgifterna som uttaxerats och skulle ha varit betalda för tre veckor sedan, hade betalats för 640 fastigheter. Per hade sänt en påminnelse till de resterade 24 för en vecka sedan. En medlem hade begärt att få dela upp betalningen, vilket Per hade accepterat. Det är bättre att medlemmarna hör av sig om betalningsproblem än att de struntar i att göra någonting, ansåg Olle. Per planerade också att skicka en skrivelse till Kronofogden om begäran om utmätning. Den mall som finns i EVA-REV hade fungerat mycket bra tidigare år. Per sade också att han i några fall hade ringt upp fastighetsägarna som då vanligtvis betalade ganska omgående. Nisse Nyman som var ny i styrelsen ifrågasatte om det verkligen var nödvändigt att Per ska behöva engagera sig så djupt i föreningens verksamhet. Ingen i församlingen tyckte att han behövde ringa upp någon men om Per vill så Skrivelser. Från föregående möte hade en remiss från kommunen inkommit som berörde Förslag till program för ny detaljplan för nytt bostadsområde i Stortäppan. Mimmi hade fått styrelsens uppdrag att, tillsammans med Olle, utarbeta ett svar där det betonas att närheten till Gruskornets VF kan innebära en utökad trafik på föreningen vägar. Detta beror på den genväg som uppstår till de centralare delarna av kommunen samt till Stora Köpcentret. (Det hade varit en längre diskussion i styrelsen om följdverkningarna av den planerade exploateringen). Svaret som Olle och Mimmi utformat och sänt till kommunen gillades av övriga. Brev från Lillemor Husman som handlade om fortkörning på Skiffervägen. Hon vill att föreningen inför hastighetsbegränsning till 30 km i timmen på den vägen som allmänt anses utgöra en fartsträcka. Lillemor bor i ett hus som ligger lite ensamt mitt på sträckan. Nisse, som är ny i styrelsen, anser att det gott räcker med 30 km inom hela Gruskornets VF. Då förklarade Olle att föreningen inte kan besluta om hastighetsbegränsningar hur som helst. Det är kommunens trafiknämnd som avgör sådana ärenden i tätort och länsstyrelsen på landsbygd. Frågan uppstod då om föreningen ska vända sig till kommunen och begära denna hastighetsbegränsning. Efter en ganska lång diskussion beslutades att inte gå vidare i ärendet med anledning av att ingen övervakning kan påräknas eller vara realistisk. Ett sätt att agera kan vara att Lillemor eller andra boende utefter Porfyrvägen antecknar fortkörande fordons registreringsnummer, meddelar dessa till styrelsen som utformar ett brev som påtalar olämpligheten att köra för fort inom området. Per ombads utforma ett svar till Lillemor. Lars Ljusberg hade skrivit om den mörka delen av Granitvägen. Han skrev att det saknades belysningsstolpar på en sträcka om ca 140 m. Vägen kändes alltför mörk för att vara acceptabel inom området. Åke Åkare som bott i området i närmare 30 år och har eget åkeri, klargjorde att denna bit av vägen tidigare endast haft fritidsboende men att många numera bor där permanent och att Lars var en av dessa som bosatt sig i området året runt. Åke var också medveten om att vägsträckan var dåligt upplyst och att några belysningsstolpar verkligen behövs. Beslutades att e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

6 Frans Förning ska begära kostnadsförslag av Elbolaget. Under rapporter framgick av föregående protokoll att föreningens vägbrunnar borde slamsugas. Åke fick som vanligt det jobbet, nära besläktat med sina vanliga åtaganden. Åke rapporterade att han anlitat Sune Sugare som hade utfört jobbet inom någon vecka efter beställningen. Mimmi påtalade att det uppstått några potthål på Gnejsvägen. Åke tar detta till sig, lovar att laga hålen med den typ av kallasfalt på burk som han har ett lagar av hemma i sitt lastbilsgarage. Olle har genom sin son hört att skolan har problem med alla föräldrar som skjutsar sina barn till skolan. Det uppstår besvärliga trafiksituationer då man måste vända på den smala vägen utanför skolan för att ta sig vidare. Eftersom skolan ligger i anslutning till Gruskornets vägar beslutas att Nisse ska delta som observatör i det möte som skolan begärt tillsammans med kommunens trafiknämnd som lyder under byggnadsnämnden. Verksamhet. Den underhålls- och förnyelseplan som föreningsstämman tog ska styrelsen arbeta efter. En grund till denna plan hade hämtats på REV:s hemsida. Där ingår att vägarna ska besiktigas minst två gånger om året. Per delade ut formulär som han också hämtat bland de mallar som finns på REV:s hemsidor. Ledamöterna delade upp sig om tre och tre och delade ut vägblanketterna som passade styrelsemedlemmarnas bostadsförhållanden. Olle tänkte nog vara med och titta på hela vägnätet. Olle sade att Åke säkert åtgärdar mindre skador varpå Åke nickade instämmande. Olle förklarade mest för att informera Nisse att vinterunderhållet lagts ut på Plogaktiebolaget. Avtalet skrevs för ett år sedan enligt mall som hämtats på REV:s Internetsidor. Avtalat gäller i tre år. Vid nästa upphandling bör vi, enligt Olle, ha i åtanke att man kanske måste upphandla enligt LOU, Lagen om Offentlig Upphandling. Föreningen har haft statsbidrag i många år och Olle hoppas få behålla det. Därmed måste man under vissa förutsättningar följa LOU men troligtvis är de summor som kan komma ifråga inte så stora att LOU måste tillämpas. På REV:s medlemssidor finns ett informationshäfte som förklarar vad som gäller. Nisse har sett att det finns flera informationshäften från REV som verkar bra att ta till i olika sammanhang. När lantmäterifrågorna kom upp hade det noterats i föregående protokoll att det pågick nybyggnation på Porfyrvägen 22. Mimmi hade pratat med ägarna som förklarat att man avsåg att bo permanent i området. Tidigare var man fritidsboende. Styrelsen beslutade att fastigheten från och med nästa verksamhetsår är avsedd för permanentboende varför den klassas om. Styrelsen hade i förrättningen fått den möjligheten att själva besluta i sådana ärenden. Man beslutade också, efter en rekommendation från REV, att vänta med att anmäla denna förändring till ca två månader innan verksamhetsårets slut. Detta för att minimera avgiften till Lantmäteriverket i händelse att flera fastighetsförändringar tillkommer under året. Samtidigt måste registreringen hos Lantmäteriverket vara utförd innan verksamhetsårets slut. Inga nya lantmäterifrågor anmäldes. Under punkten övriga frågor sade Nisse att årets midsommarfirande hålls som vanligt på ängen vid sjön. Men detta var ingenting som Gruskornets VF hade med att göra, någon sådan verksamhet ingår normalt inte i en samfällighetsförening. Nisse tyckte kanske att han gjort bort sig, men det är väl ändå bättre att fråga en gång för mycket än att missa något som kan vara intressant, roligt och kanske viktigt, tröstade han sig själv med. Efter det att styrelsen kommit överens om nästa sammanträdesdag så tackade Olle för deltagandet och förklarade mötet avslutat e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

7 Del 3. Första styrelsemötet på det nya verksamhetsåret Det tidigare relaterade verksamhetsåret ligger nu bakom oss. Dagens möte är således det första på det nya verksamhetsåret. Det är dags att summera föregående års verksamhet och förbereda den ordinarie föreningsstämman. Olle förklarade sammanträdet öppnat och hälsar alla välkomna till ett nytt verksamhetsår i Gruskornets vägförenings styrelse. Olle klargjorde också att det är den gamla styrelsen som verkar fram till dess föreningsstämman hållits. Ingen frånvarande. Föredragningslistan hade Per sänt ut som vanligt. Följande dagordning hade bifogats kallelsen: 1. Mötet öppnas 2. Fastställande av dagordning 3. Genomgång av föregående protokoll 4. Ekonomisk rapport 5. Skrivelser 6. Rapporter 7. Verksamhet 8. Lantmäterifrågor 9. Inför föreningsstämman 10. Övriga frågor 11. Nästa möte 12. Avslutning Olle frågare om det fanns några övriga frågor att anteckna till dagordningen. Ingen yttrade sig varför Olle frågade om man kunde arbeta efter den förslagna dagordningen, vilket besvarades med ja. Under punkten 3, genomgång av föregående protokoll, klargjorde Olle att den handlingsgång som man beslutat i början av verksamhetsåret hade fungerat bra. Den innebar att man under varje punkt förbundsstämma behandlar de från föregående möten beslutade åtgärder. Därefter behandlas nytillkomna ärenden. Därmed tappas inte gamla ej slutförda ärenden bort. Inga synpunkter fanns på protokollet som beslutades läggas till handlingarna. Nisse Nyman, som hade valts in i styrelsen vid senaste föreningsstämman, undrade om vi kunde publicera styrelseprotokollen på föreningens kommande hemsida. (som Mimmi Mätare och Kalle Krona fått till uppgift att hantera, mer om detta under punkten Rapporter.) Olle förklarar att styrelsens protokoll inte är offentliga och således inte bör läggas ut på hemsidan. Detta för att styrelsen bl a ska kunna diskutera angelägenheter som kan vara känsliga. De enda förutom styrelsen som står med på protokollens sändlista är föreningens revisorer. Protokoll från föreningsstämmorna är däremot offentliga. Under punkten ekonomisk rapport, redovisade Kalle Krona aktuella resultat- och balansrapporter. Kalle förklarade att det nya rapportutseendet erhålls i och med att föreningen köpt ett integrerat register- och bokföringsprogram efter att ha sett en annons i REV Bulletinen. Lånet som erhållits av Nordea, genom REV, för byggnationen av räcket efter den sida av Porfyrvägen som har en brant slänt ned mot Djupsjön hade bokförts på separat konto. Lånesumman hade så när som på 400 kr räckt till. Statsbidraget hade erhållits med samma summa som föregående år. BREV-utredningen (Bidrag och regler för Enskild Väghållning) hade diskuterats på ett tidigare möte. I styrelsen trodde man inte att den skulle komma att på- e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

8 verka föreningens omfattning, då dess vägar anslöt till en kommunal väg. Enligt utredningen bör Trafikverket överta drift och underhåll av bland annat broar. Kan gälla föreningens bro över Långån. Beslutades att Olle skall ta kontakt med Trafikverket angående ett eventuellt övertagande. Årets resultat visade att föreningens ekonomi var i god balans. Vi återkommer om ekonomin under punkten 9, Inför föreningsstämman föreslår Olle. Man övergår till punkten Skrivelser, inga kvarstående åtgärdspunkter finns. Först ett brev från Paulina Parkman som vill att styrelsen ser till att en skrotbil, som stått utanför hennes fastighet i två månader, forslas bort snarast. Bilen har numera några sönderslagna rutor och kan anses som både en fara och en olägenhet i området. Nisse har läst på REV:s hemsidor om ett informationsblad Anmodan om bortforsling av trafikfarliga hinder. Nisse får i uppgift att ta reda på omständigheterna, kontakta ägaren, och om nödvändigt kontakta kommunen för att få hjälp. Man konstaterar också att bilen står ganska nära Tvärvägen varför den kan anses som ett trafikfarligt hinder. Niklas Näring begär av styrelsen att få uppgift om vilken moms som föreningen betalat. Näring driver ett mindre företag med specialisering på tillverkning av inredningsdetaljer till fordonsindustrin. Näring anser att han kan göra momsavdrag i sin rörelse för den moms som föreningen betalar. Kalle Krona tar på sig att sammanställa alla momsbelopp som föreningen erlagt under just avslutat verksamhetsår. Denna summa delas upp på alla andelar som ingår i föreningen och Näring meddelas den summa som hans andel motsvarar. Blankett för detta finns på REV:s hemsida påpekar Nisse. Det är enligt reglerna så att endast den del som kan hänföras till näringsverksamheten utgör underlag för denna beräkning påpekar Mimmi. Kalle tror inte att det är möjligt skilja på bostadsdelen och näringsdelen i föreningens andelsuppgifter, varför redovisade belopp hänför sig till hela fastigheten. Från Laila Lampinen hade inkommit en motion angående dålig belysning på Gnejsvägen, speciellt utanför hennes fastighet. Laila önskar att föreningen kompletterar med en belysningsstolpe. Åke ansåg att det nog var befogat med denna komplettering. Styrelsen beslutade enligt Åkes förslag. Frans som haft uppdraget vid kompletteringen av belysningen på Granitvägen ombads att ta kontakt med Elbolaget igen. Under punkten rapporter framgick av föregående protokoll att föreningens vägnamnsskyltar borde ses över och i ett fall kompletteras. Åke hade som vanligt fått det jobbet som han nu rapporterade att han utfört bara någon vecka efter föregående möte. Skyltarna hade han beställt efter att ha sett en annons i REV Bulletinen. Nisse rapporterade att han deltagit i den trafiksäkerhetsgrupp som skolan organiserat och att denna grupp nu utformat en skrivelse till alla föräldrar till skolbarnen, att lämna barnen i korsningen innan skolan och sedan svänga höger mot infartsvägen för att på så sätt minimera trafikfarliga vändningar utanför skolan där många skolbarn rör sig. Därefter hade trafiksituationen blivit bättre ansåg föräldraföreningen som också är med i gruppen. Mimmi Mätare rapporterade om styrelsens planer om att hon och Kalle Krona fått till uppgift att ta fram ett förslag till hemsida för Gruskornets SFF. Vid kontakt med REV hade framkommit att man inom förbundsstyrelsen arbetar med att kunna erbjuda medlemmarna en enkelt, funktionell och billig lösning. Man beslutade att avvakta information från REV. Verksamhet. Underhålls- och förnyelseplanen från förra årets föreningsstämma, hade legat till grund för allt arbete och också huvudsakligen kunnat följas. Vid föregående styrelsemöte hade den reviderats med anledning av de uppgifter som styrelsemedlemmarna anmodats inhämta. Sammanfattningsvis ansågs att Skiffervägens beläggning var dålig, många sprickor och f lera potthål hade lagats de senaste åren. Beslutades att belägga med någon typ av Y1B. Tveksamheter uppstod då Frans läst i REV Bulle-tinen om skiftande erfarenheter av denna beläggning. Beslutades att Olle och Frans undersöker närmare med f lera leverantörer om vilka garantier m m som de kan erbjuda. Asfalt är säkert det bästa men troligtvis för kostsamt ansåg man i styrelsen efter det att Åke, med sina erfarenheter, förklarat kostnadsbilden i stort. e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

9 När lantmäterifrågorna kom upp meddelade Mimmi att fastigheten på Porfyrvägen 22 hade registrerats som avsedd för permanentboende hos Lantmäteriet. Man hade (enligt rekommendation från REV) av avgiftsskäl väntat med denna anmälan tills för ca två månader sedan. Några fler fastighetsförändringar som erfordrade anmälan hade emellertid inte uppstått. Inga nya lantmäterifrågor anmäldes. Dagens möte handlar också om punkten Inför föreningsstämman. Olle började med att fråga alla ledamöterna om någon hade för avsikt att avsäga sig vidare arbete i styrelsen. Ingen yttrade sig varför Olle avsåg att meddela valberedningens sammankallande detta. Per Penna och Kalle Krona hade tillsamman tagit fram ett förslag till ett häfte som skulle skickas till alla fastighetsägare. Man hade för några år sedan kommit överens om detta förfarande för att kunna informera medlemmarna, 398 st fastigheter, om föreningens verksamhet. Häftet genomgicks noggrant i enlighet med följande innehåll som här redovisas i sammandrag: Dagordning - 19 punkter -- Huvudsakligen enligt stadgarna Årsredovisning - Förvaltningsberättelse -- Styrelsens ledamöter -- Kassaförvaltare -- Revisorer -- Sammanträden m m -- Medlemmar -- Resultaträkning -- Balansräkning --- Noter, d v s förklaringar till vissa poster -- Förslag till vinstdisposition Revisionsberättelse Kalle hade haft kontakt med revisorerna. Bokslutet var klart men revisorerna ville gärna se hela informationshäftet med budget och övrigt. Därmed var det klart för alla att man på dagens möte måste besluta om alla siffror i budgeten och även andra som kommentarer till vissa poster speciellt på utgiftssidan. Budgetförslag Flera i styrelsen hade synpunkter på de belopp som Kalle hade budgeterat. Efter diskussion enades man om alla poster och siffror. Därmed kunde styrelsen också besluta om att rekommendera föreningsstämman om oförändrade avgifter med den motiveringen att budgeterat resultat innebär ett mindre överskott utöver posten Övrigt som kan komma att belastas vid oförutsedda utgifter av allahanda slag. Styrelsen beslutade införa följande text i slutet på denna punkt: Ovanstående budgetförslag är baserat på en utdebitering av 500 kr per andel. Andelarna är fastställda vid förrättning, för några fastigheter korrigerade av styrelsen och i dessa senare fall registrerade hos Lantmäteriverket. Styrelsen föreslår föreningsstämman att fastställa denna utdebitering. Styrelsen hemställer också att inbördes omdisponering av anslagen får äga rum. e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

10 Planerade arbeten /trafiksäkerhetsåtgärder Betalning av vägavgifter Styrelsen beslutade införa följande text: Vi vill påminna om att debiterade vägavgifter skall vara erlagda senast enligt i debiteringslängden angiven förfallodag, Vid betalningspåminnelse debiteras en förseningsavgift på 50 kr. Fastigheten står i pant för debiterad vägavgift. Vägavgifter, ej betalda efter en påminnelse, överlämnas till Kronofogdemyndigheten. Ägarbyten - Anmälan om ägarförändring Medlem som säljer sin fastighet är skyldig att till vägföreningen anmäla ägarbyte. Vägavgifterna debiteras den som står registrerad som fastighetsägare i fastighetsregistret vid räkenskapsårets början. Fastigheten står som pant för vägavgiften och avräkning av vägavgifter för del av bokslutsår regleras mellan säljare och köpare. Använd gärna blanketten på följande blad för meddelanden till vägföreningen eller kontakta oss per telefon (telefonsvarare finns) eller via kansliet@gruskornet.se Här infogas en blankett som medlem enkelt kan fylla i och sända till föreningsadressen. Vägdiken Styrelsen uppmanar vägföreningens medlemmar att hålla vägdiken utanför sina fastigheter fria från buskar och annan vegetation. Se sista sidan. Vägdiken och vägtrummor mellan körbanan och tomtmark skall underhållas av fastighetsägaren och får inte fyllas igen utan skriftligt medgivande. Fastighetsägaren är själv ansvarig för eventuella ytvattenskador som kan uppstå p g a dåligt underhållna vägdiken. Föreslagen budget är baserad på ovanstående egeninsats. Skyltar och armaturer Anmäl skadade eller nedrivna skyltar tfn Trasig vägbelysning anmäls direkt till Bygdens Energi AB tfn Motioner Inkommen motion från Laila Lampinen redovisas här. (Styrelsen kommer att på föreningsstämman redovisa att man har handlagt motionen på så sätt att man begärt in kostnadsförslag från Elbolaget). Information på Internet För att förbättra informationen till medlemmarna avser styrelsen att skapa en hemsida på Internet under adressen: Nisse Nyman frågade om det verkligen var nödvändigt med en sådan här omfattande tryckt redovisning. Olle Ordning förklarade att man i mindre föreningar kan klara sig med en enklare redovisningsform men att alla uppgifter till och med budgetförslaget måste redovisas på något sätt ett häfte liknande detta är bra i en sådan stor förening som Gruskornets. Vidare beslutades att Kalle ska ta fram en debiteringslängd. På REV:s hemsida finns exempel på hur en sådan bör vara utformad för att, i den händelse någon medlem inte har betalat inom förskriven tid och efter en påminnelse, kunna gå vidare till Kronofogden. Kalle skall också ta fram en röstlängd som de på föreningsstämman närvarande har att fylla i. Kallelsen till föreningsstämman d v s häftet skall enligt stadgarna överlämnas till postbefordran senast 14 dagar före stämman. Kalle var medveten om detta. Lokalen i Folkets Hus hade Åke bokat. Därmed ansågs förberedelserna inför föreningsstämman vara avklarade. Under punkten övriga frågor framkom inget som Olle ansåg behövas protokollföras. Styrelsen beslutade att hålla nästa sammanträde en och en halv timme före förbundsstämman på samma plats. Olle tackade för deltagandet och förklarade mötet avslutat e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

11 Del 4. Dags för den årliga ordinarie föreningsstämman. Medlemmar strömmar in i lokalen. Nisse Nyman som nu suttit i styrelsen i ett år ser till att alla antecknar sig i närvarolistan, som också fungerar som röstlängd varför även andelstalet antecknas. Föreningens uppdaterade fastighetsregister är framlagt som underlag. Kalle Krona har gjort uppdateringen med hjälp av det dataprogram som föreningen inköpt med ledning av en annons i REV Bulletinen. En person antecknar även att han har fullmakt från en granne, fullmakten lämnar han till Nisse. Punkt 1, mötets öppnande Olle Ordning, styrelsens ordförande, hälsar alla välkomna och förklarar Gruskornets ordinarie föreningsstämma öppnad. Olle förklarade för stämman vad som gäller vid röstning mm. Av föreningens stadgar framgår att ett ombud endast får företräda en medlem. Det finns en spärregel vilken innebär att inget röstetal får överstiga en femtedel av det sammanlagda röstetalet för samtliga röstberättigade delägare. De flesta besluten avgörs med enkel majoritet. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning. I andra frågor än val har ordföranden utslagsröst. Punkt 2, fastställande av röstlängd samt godkännande av procedurregler Olle frågar om det finns flera fullmakter. Han inflikar att en närvarande medlem endast får ha fullmakt från en annan medlem samt att endast en röst får avges för varje fastighet. Då inga fler fullmakter presenteras fastställs röstlängden. Punkt 3, val av ordförande för stämman Bosse Byggare väljs till ordförande. Bosse, som har valts till ordförande under flera år, är driven på posten. Han kan föreningens stadgar och anläggningsbeslut, och är som ordförande i kommunens byggnadsnämnd van med styrelseuppdrag. Dessutom är Bosse lyhörd för medlemmarnas åsikter och kan oftast på ett bra sätt sammanfatta olika förslag inför en votering. Inom styrelsen strävar man efter att få en utomstående ordförande. Det ger Olle bättre förutsättningar att gå i svaromål om det behövs. Annars kan det bli ansträngande att även sitta som ordförande på stämman. Punkt 4, val av sekreterare för stämman Styrelsens sekreterare Per Penna väljs att föra protokoll. Punkt 5, val av två justeringsmän att jämte ordföranden justera dagens protokoll samt fungera som rösträknare Till justeringsmän väljs Julia Justin och Mårten Modig. Punkt 6, Fråga om mötet är behörigen utlyst En av mötesdeltagarna frågade vad som gäller. Per Penna förklarade vad som föreskrivs i föreningens stadgar samt att kallelsen hade lämnats till postbefordran tre dagar före vad som anges. Därefter förklarades mötet vara utlyst på rätt sätt. Punkt 7, fastställande av dagordning Fastställdes enligt utsänt förslag e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

12 Punkt 8, föredragning av styrelsens förvaltningsberättelse I samband med kallelsen har alla medlemmar fått ett häfte med bl a förvaltningsberättelsen. Berättelsen gås igenom i lugn takt för att eventuella frågor ska kunna framföras. Då resultaträkningen synas uppkom frågan om att träd och buskröjningen kostat förhållandevis mycket. Olle förklarade att det gällde sju stora björkar som visserligen växte på fastighetssidan av vägen men som, vid undersökning visat sig delvis ruttna. Av säkerhetsskäl har dessa fällts, vilket bekostats av föreningen. Veden har Olle sålt till ett rimligt pris till närliggande fastigheter. Inkomsten redovisas i rapporten. Punkt 9, fråga om fastställande av resultat- och balansräkningen Även resultat- och balansräkningarna har sänts ut i samband med kallelsen. För att klarlägga, speciellt större avvikelser relativt budget, drar Kalle Krona ett antal noter d v s förklaringar. Ändå uppstår flera frågor bl a angående den relativt stora kassan som inte har inbringat många kronor i ränta. Kalle förklarar att en samfällighetsförening inte kan placera medlen i osäkra papper som aktier etc. Man är hänvisad till bankernas räntebärande konton, där man valt ett med förhållandevis god ränta. Punkt 10, revisorn har ordet Ruth Revisander förklarar att revisorerna har fått fortlöpande information under året, främst då styrelseprotokollen men även vid några tillfällen kassa- och resultatrapporter. Hon läser sedan upp revisionsberättelsen som är utformad enligt svensk praxis. Där finns också uttalandet om att revisorerna tillstyrker att föreningsstämman fastställer resultat- och balansräkningarna, disponerar resultatet enligt förslaget i förvaltningsberättelsen samt att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Här kan också nämnas att Runa tillsammans med den andra revisorn föregående verksamhetsår begärde ett extra möte med styrelsen för att framföra synpunkter. De flesta i styrelsen tyckte att det hade varit nyttigt då man efter några år blir lite hemmablinda. Punkt 11, styrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret Beviljades. Punkt 12, framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna En motion inkommen från Laila Lampinen angående dålig belysning på Gnejsvägen redovisas. Laila vill att föreningen kompletterar med en belysningsstolpe. På tidigare möte har Frans fått i uppdrag att kontakta Elbolaget för att få ett anbud. Styrelsen har på förmötet besluta anta anbudet varför detta blev styrelsens förslag till svar på motionen. Då tycker flera av medlemmarna att de också har dåligt upplysta vägavsnitt, oftast också vid sina infarter. Efter en diskussion ställs förslaget att återemittera ärendet samt att ge styrelsen i uppgift att gå igen områdets belysningar, föreslå genomgående förbättringar och redovisa kostnaden i kommande års budget. Proposition ställs att den som röstar för styrelsens förslag röstar Ja, den som vill ha återremittering röstar Nej. Efter röstningen framgår enligt rösträknarna att återremitteringsförslaget vinner. Lisa som är envis och känner till röstningsreglerna begär votering enligt andelstal vilket är det rätta då det gäller ekonomiska frågor. Beslutas att så ska ske. Röstningsproceduren tar tid då respektive fastighetsägares andelstal ska noteras. Efter sammanräkning framgår att återremitteringsförslaget vinner även efter denna rösträkning. Punkt 13, styrelsens förslag till arbeten under verksamhetsåret Föreslagna åtgärder redovisas under Planerade arbeten/trafiksäkerhetsåtgärder i det i förväg utsända häftet. Inga kommentarer, punkten beslutas enligt förslaget. Samuel Svensson framför att några stora potthål finns på Granitvägen. Olle lovar att dessa ska åtgärdas. e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida:

13 Punkt 14, ersättning till styrelse och revisorer Olle förklarar att man i budgeten tar upp arvodena. Dessa har ökats med ca 20 procent sedan förgående år. Ingen förändring har skett de senaste fem åren. En medlem frågar vilka ersättningar som gäller. Kalle redovisar ersättningarna varefter stämman beslutar enligt förslaget. Punkt 15, styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat under verksamhetsåret, utdebiteringens storlek per andel samt fastställande av debiteringslängd Stämman beslutar att enhälligt godkänna styrelsens förslag till budget för verksamhetsåret, utdebiteringens storlek till kronor 550 per andel, samt fastställer förelagd debiteringslängd. Styrelsen hemställer att inbördes omdisponering av anslagen får äga rum vilket enhälligt godkänns av stämman. Punkt 16, val Ordförande omväljs på ett år. Frans Förning som är lantbrukare har varit med i styrelsen i nio år och avsäger sig nu omval. Frans har i förväg meddelat valberedningen att han avsäger sig efter ett år trots att han är vald på två år. Valberedningen har därför förberett ett fyllnadsval där Mikael Matman föreslås till ny styrelseledamot. Då Olle frågar om det finns flera förslag, förslås Klara Klockare. Efter votering med handuppräckning förklaras Klara vald på ett år. På så sätt bibehålls balansen d v s att endast halva styrelsen väljs vid varje årsstämma. Omval sker på alla övriga poster, inklusive valberedningen. Observera att då det inte gäller ekonomiska frågor är varje medlem likvärdig d v s en röst per fastighet oavsett andelstal. Punkt 17, bestämmande av tid och plats för protokolljustering och för protokollets tillgänglighet för medlemmarna Det beslutas att protokollet, som ska justeras om tio dagar hemma hos Olle, kommer att publiceras på föreningens hemsida. Obs! Det är mycket viktigt att protokollet justeras snabbt då sista datum för överklagan är en månad efter stämmodagen. Punkt 18, övriga frågor Kajsa Kavat undrar hur det går med den skada som en utomstående fått på sin bil efter att ha kört ned i ett potthål. Olle förklarar att föreningen haft stor hjälp av REVs försäkringsbolag med att, i föreningens ställe, bedöma och reglera skadan som uppstod plötsligt efter tjällossningen. Punkt 19, stämman avslutas Bosse Byggare tackar för sig och överlämnar ordet till styrelsens ordförande Olle som tackar Bosse och mötesdeltagarna och förklarar årets ordinarie stämma avslutad. Riddargatan STOCKHOLM Telefon , Fax , e-post kansliet@revriks.se e-post: kansliet@revriks.se Tel: Hemsida: