Förvaltningskoordination AB Vi utvecklar Dig och Din fastighetsaffär

Transkript

1 Vi utvecklar Dig och Din fastighetsaffär Folkuniversitetet Diplomerad Fas.ghetsförvaltare Förvaltarrollen Ove Nordqvist Stockholm

2 Ove Nordqvist Förvaltningskoordina.on (sept ) Newsec Asset Management (5 år) Fas.con (2,5 år) Keops (0,5 år) TryggHansaSPP / Aberdeen Property Investors (14 år) Ekonomisk Fas.ghetsplanering EKF (1986) (6 år) Utbildningar: IFL Företagsledning Fas.ghetsföretagets ekonomi (KTH) Fas.ghetsmäklare Husbyggnadsingenjör Andra uppdrag: Ordförande i Aff- Utbildningsråd Yrkeserfarenhet: Fas.ghetsförvaltning i över 28 år som: Konsult Chef Affärs- & Verksamhetsutveckling Chef Asset Management Förvaltningschef Sverige Förvaltningschef Stockholm Fas.ghetsförvaltare - 2

3 Vi utvecklar Dig och Din fastighetsaffär Föreläsa Upphandla Rekrytera Affärsutveckla Organisera Stödja Utveckla Planera Strukturera Kartlägga Mäta AE vara en Katalysator i nära samarbete med Bolagets medarbetare och med 100% diskrekon.

4 NÄR DU GÅR HÄRIFRÅN IDAG Få_ lite inblick i. Förvaltarrollen System & Rapportering Struktur Rast Miljö Planer Affärsplan - Grupparbete Förvaltarfokus - 4

5 NEWSECS VÄRDEPYRAMID Tillgångsförvaltning Portföljförvaltning Finansiering Financing Portföljstrategi Portfolio strategy Beslut till köp och sälj Decision buy/sell Kontroll och styrning Larger investments decisions Större investeringsbeslut Property Fastighetsstrategi strategy Förslag Suggestion till köp buy och and sälj sell Profitability Lönsamhetsanalys analysis Mindre investeringsbeslut Investment (in the property) Fastighetsutveckling KUNDENS ROLL Teknisk drift Fastighetsförvaltning Rapportering Koncernredovisning Bolagsredovisning Fastighetsredovisning Hyresadministration Strategiarbete Lease administration Leasing Uthyrning Teknisk Technical planering planning Omförhandling Re-negotiation Upphandlingar Planned maintenance Hyresgästrelationer Tenant relations Myndighetskrav Reports of faults Project Kommersiell development Miljötjänster projektledning Energioptimering Property caretaking Serviceanmälan Trimming operation Tillsyn & Skötsel Handling faults in property Felavhjälpande underhåll NEWSEC ROLL - 5

6 FÖRVALTARROLLEN - 6

7 TYP AV FASTIGHETSÄGARE Kommunala bolag Poli.ska beslut Statligt Byggnadsminne Industri Produk.onshjälpmedel BRF Billig bostad eller Byggbolag Bygg och sälj Kapitalplacerare - 7 Bara avkastning

8 FÖRVALTARENS VARDAG System Affärsplanen Myndigheter Drift Budget Projekt Ekonomi Kvalitet Serviceavtal Rapporter Uthyrning Kundvård Miljö Organisation Upphandling - 8

9 FÖRVALTARROLLER PÅ NEWSEC Centrumchef Kontraktsförvaltare Teknisk förvaltare Fastighetsförvaltare - 9

10 EX. PÅ EN FÖRVALTNINGSORGANISATION Kundansvarig Ekonomi Redovisning Fastighetsförvaltning Förvaltningssamordnare Hyresassistent Ekonomiassistent Bostads Förvaltare Kommersiell Förvaltare Uthyrning Inköp/Teknik/Service - 10

11 FOTBOLLSLAGET Backarna System Ekonomi, Hyresadministra.on Rapportering Mi[ältet Bevaka lagar, Miljö, Myndighetsbesiktningar Ramavtal, Serviceavtal, Upphandling, Drihop.mering Anfallare Service, Felanmälan Uthyrning, Förhandling, Kundvård Ledare & Målvakt Ledarskap Utveckling - 11

12 SYSTEM & RAPPORTERING - 12

13 IT- SYSTEM Fas.ghetssystem Ekonomisystem Datalager / Rapportprogram Felanmälan / Drih / Myndighetskrav Säljstöd / Kundvård Mediasta.s.k Ritningar Hemsida Verksamhetsledningssystem - 13

14 VERKSAMHETSLEDNINGSSYSTEMET - 14

15 RAPPORTERING Budget / Ujall / Prognos / Avvikelse / Analys / Åtgärd Månads-, Kvartals- och Årsredovisning Likviditetsprognos, inkomst- och ska_edeklara.on Hyresgästlista, inkasso, vakanser, omförhandlingar, uthyrt Media- och felanmälansta.s.k Myndighetskrav (hissar, SBA, OVK, etc) Etc (flexibla system) Det som inte rapporteras, görs inte? - 15

16 STRUKTUR - 16

17 FASTIGHETSPÄRM - 17

18 TEKNIKPÄRM - 18

19 MAPPSTRUKTUR - 19

20 BEFOGENHETER Vem får: besluta, beställa, granska, a_estera, utanordna, säga upp, underteckna, avskriva, lämna offert, vem och.ll vilken nivå? Fas.ghetsköp och försäljningar Hyresavtal Investeringar Underhållskostnader Drihskostnader Ska_er och myndighetsavgiher Upphandlingar etc - 20

21 BEFOGENHETSMATRIS Befogenhet allt SEK och exklusive moms Styrelse AMC AM Kundansv. Eko.ansv. Regionchef Förvaltare Kundansv. Regionchef FT FS 0. Förvaltnings- eller Driftavtalet 0.1 Beslut om tilläggsarbeten (Ombud) 0.2 Övriga avtalsfrågor 1. Fastighetsköp och försäljningar 1.1 Attest 1.2 Utanordning Kommentarer 2. Hyresavtal 2.1 Underteckna hyresavtal, max längd Alltid i förening med den som upprättat/förhandlat avtalet. 2.2 Underteckna hyresavtal, max hyra per år 2.3 Underteckna bostadshyresavtal samt p-platsavtal I förening med förvaltare. 2.4 Ingå övriga hyresavtal I förening med förvaltare. 2.5 Säga upp hyresavtal Endast i samråd med AM. 2.6 Lämna hyresoffert Alltid med förbehållet att det skall godkännas av ägaren (AM) 2.7 Lämna anstånd 2.7 Avskriva hyresförluster 3. Investeringar 3.1 Beslut om investeringsprojekt 3.2 Beställning av beslutat investeringsprojekt 3.3 Attest av investeringsfakturor 3.4 Utanordning 4. Underhållskostnader 4.1 Beslut om underhållsprojekt, budgeterat 4.2 Attest per faktura underhåll (UH), budgeterat 4.3 Beslut om akut UH, ej budgeterat 4.3 Attest per faktura akut UH, ej budgeterat 4.4 Utanordning 5. Driftskostnader 5.1 Beslut om driftskostnader, budgeterat 5.2 Attest av driftkostnader, budgeterat 5.3 Attest av E-fakturor 5.4 Utanordning 6. Skatter och myndighetsavgifter 6.1 Attest 6.2 Utanordning 7. Upphandling 7.1 Försörjningsmedia Endast i samråd med AM. 7.2 Ramavtal Endast i samråd med AM. 7.3 Serviceavtal Endast efter godkänd budget. 7.4 Övriga fastighetsavtal Endast efter godkänd budget. 8. Manuella bokföringsorder 8.1 Attest 9. Likvidöverföring 9.1 Attest 9.2 Utanordning Beställare Förvaltning Drift - 21

22 MÖTESPLAN Vilka möten behövs? Hur oha? Vem är ordförande? Vilka ska vara med? Protokollförda? Vad är syhe? - 22

23 MÖTES- & RAPPORTTIDPLAN Jan Möten Frekvens Ordf Medlemmar Syfte Strategimöte årsvis Strategisk utveckling av samarbetet Kontraktsmöten halvårsvis Kontraktets innehåll, kvalitet, förutsättningar och förändringar. Förvaltningsmöten kvartalsvis Avstämning av den löpande förvaltningen. Budgetmöte årsvis Budgetstrategier och input från B inför budgetarbetet. Budgetförslagsmöte årsvis Genomgång av budgetförslag från E. Loggmöten månadsvis Genomgång av hur samarbetet och avtalet fortlöper. RAPPORTTIDPLAN Månads- och helårsrapportering (siffror) Jan Månads- och helårsrapportering (kommentarer & Leverans) Kvartalsrapport Halvårsrapport inkl. ny budgetprognos - 23

24 AKTIVITETSLISTA - LOGGBOK Datum Införd Ärende Åtgärd/Beslut/Status Ansv Klart Deadline Ny deadline KP Vad händer med NN kollar NN

25 15 MIN RAST - 25

26 MILJÖ - 26

27 MILJÖ Historik Miljöklassning av fas.ghet Miljöplan för beståndet Fram.den Gröna hyresavtal - 27

28 DEFINITION E- grönt hyresavtal är en överenskommelse mellan hyresvärd och hyresgäst om a- vissa åtgärder ska vidtas för a- bibehålla och förbä-ra den miljömässiga prestandan i den fas=ghet, byggnad eller lokal som avtalet avser. - 28

29 GRÖNA HYRESAVTAL Lite historik Gröna hyresavtal börjar användas som begrepp i Sverige Vasakronan börjar i mars erbjuda hrg de_a (idag >500 st) Fas.ghetsägarna och Niras startar upp e_ projekt (april) 2012 Grön Bilaga, klar a_ användas from 1 juni

30 AVTALSUTFORMNING 4. Handledningar INNEHÅLL 1. Informa.on och utbildning 2. Byggnadens miljöprestanda B.2 Ange om grönt hyresavtals biläggs. 2. Basmall grönt hyresavtal Minimikrav / obligatoriska punkter (fokus ak.viteter och samverkan). 3. Frivilliga punkter för anpassning.ll HV och HG miljöambi.oner samt lokalens och byggnadens förutsä_ningar. Val ur bru_olista. 3. Mängd energi 4. Typ av energi 5. Inomhusmiljö 6. Hyresgästanpassning / Materialval / Avfall 7. Resor.ll och från fas.gheten - 30

31 GRÖN BILAGA - 31

32 PLANER - 32

33 MARKNADSPLAN FÖR LOKALER Beskrivning av lokalens förutsä_ningar Beskrivning av byggnadens förutsä_ningar Vilken typ av hyresgäst Eventuella lokalanpassningar Tidplaner Budget Hyressä_ning Marknadsföringsinsatser - 33

34 UNDERHÅLLS- ELLER DRIFTPLAN Drih- o skötselkort Myndighetskrav Energiop.mering Serviceavtal Ramavtal Upphandlingar Felanmälan Miljö - 34

35 Grupparbete: Vad bör du ha med i en Affärsplan per fas.ghet? - 35

36 VAD BÖR DU HA MED I EN AFFÄRSPLAN? - 36

37 - 37 AFFÄRSPLAN TEGELUDDEN 13 TEGELUDDSVÄGEN 80 STOCKHOLM

38 - 38

39 - 39

40 - 40

41 - 41

42 - 42

43 AFFÄRSPLAN PER FASTIGHET Dialog från Fas.ghetsskötare.ll Kund/Ägare och.llbaka. Fakta om fas.gheten (byggår, m², etc) Strategi (SWOT, etc) Kontraktsuppgiher (nr, namn,.der, kr/m², etc) Hyresgäs.nfo (typ, bransch, ra.ng, etc) Budget och flerårsprognos Investeringar Nyckeltal (media, uh, etc) Foton Underhålls- eller drihplan - 43

44 FÖRVALTARFOKUS Ekonomi (budget/prognos/avvikelse med drihne_o ansvar) Förhandling (omförhandling, uthyrning) Utveckling (proak.v förvaltning, affärsplanering) Kundvård (i varje dialog med hrg) Teknik (upphandling, felanmälan) Teamet (assistent, h, fs) - 44

45 EN KORT SAMMANFATTNING - 45

46 KONTAKTUPPGIFTER Vi utvecklar Dig och Din fastighetsaffär Ove Nordqvist