PRIMES. [3] Hållbar upphandling processen i praktiken. Energikontor Sydost. Co-funded by the Intelligent Energy Europe Programme of the European Union

Transkript

1 PRIMES [3] Hållbar upphandling processen i praktiken Energikontor Sydost Co-funded by the Intelligent Energy Europe Programme of the European Union

2 Översikt 1) Upphandlingsprocessen 2) Anbudskriterier 3) Verifiering/bevis

3 Upphandlingsprocessen

4 Upphandlingsprocessen

5 Upphandlingsprocessen Strategi - hur ni kan förbereda er inför en kommande upphandling Identifiera dokument och beslut mål, policyer, politiska beslut, energi- och klimatstrategi, inköpspolicy osv Resurser, ansvar och befogenheter en kvalificerad och tydlig beställarorganisation professionella upphandlare som arbetar nära beställarna Ska vi genomföra upphandlingen med andra upphandlande myndigheter? Andra frågor och funderingar vi behöver reda ut?

6 Upphandlingsprocessen Faser Förberedelser Ett Två Tre Steg 0: Bedöma behovet Steg 1: Undersök marknaden, leverantörsdialog Upphandlingen Steg 2: Utforma ett förfrågningsunderlag Steg 3:Annonsera Steg 4: Anbudsöppning Steg 5: Kvalificering av leverantören Steg 6: Pröva och utvärdera anbudet Steg 7: Avbryta en upphandling Steg 8: Underrättelse Steg 9: Teckna avtal Steg 10: Avsluta upphandlingsprocessen

7 Upphandlingsprocessen Förberedelser Vad är våra verkliga behov? När? Hur mycket? Kan vi undvika att handla upp en vara genom att tänka nytt? Hur ska vi definiera våra egentliga behov ni hade och hur de kunde lösas? (tex reducera antalet transporter, byta till annat fordonsslag, byta till annat bränsle)

8 Image courtesy jscreationzs of FreeDigitalPhotos.net Upphandlingsprocessen - Undersök marknaden Att tidigt undersöka marknaden är viktigt för att förbereda upphandlingen Genom att prata med leverantörerna får du tillgång till vad man kan ställa krav på och på vilket sätt. Tidigt marknadsengagemang ska inte snedvrida konkurrensen eller bryta mot principerna för ickediskriminering och transparens.

9 6 myter om dialog Man bör inte prata med leverantörer om man står i begrepp att påbörja en upphandling. Man måste bjuda in alla leverantörer i Sverige/Europa om man anordnar ett möte. Man får inte prata i enrum med en leverantör. Man får inte tala om när en upphandling ska annonseras. Man får inte svara på frågor om förfrågningsunderlaget i telefon under annonseringstiden. Man ska inte belasta leverantörer med dialog inför en upphandling de har för mycket att göra för att hinna svara på frågor.

10 Upphandlingsprocessen Anbudskrav Krav på produkter/tjänster Föremål för upphandling Teknisk specifikation Tilldelningskriterier Klausul om kontraktets fullgörande Avvikelser Krav för leverantörer Uteslutningskriterier/ teknisk kapacitet

11 Upphandlingsprocessen - leverantörskrav En upphandlande myndighet får ställa krav på anbudssökandes ekonomiska samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet i enlighet med 11 kap Den upphandlande myndigheten ska, eller kan, utesluta leverantörer beroende på förutsättningarna. STÄLL KRAV PÅ LEVERANTÖREN kvalitet/miljö kvalifikationer/ utbildning erfarenhet ekonomi Utvärdera anbudsgivarens lämplighet

12 Upphandlingsprocessen - Krav på vara eller tjänst Krav på produkten kan främst ställas när det handlar om ett praktiskt behov för den upphandlande myndigheten. Ett exempel på produktkrav är tillgänglighetsanpassning av byggnader. Att ställa etiska krav på produkten kan dock bli problematiskt, då det inte rör sig om en skillnad i slutprodukten, exempelvis vad gäller barnarbete. Sådana etiska krav ställs lämpligen om särskilda kontraktsvillkor. Tekniska specifikationer Prestanda och funktion Sociala märkningar Tillverkningsprocessen STÄLL KRAV PÅ VARA/TJÄNST energi klimat/miljö funktion estetik driftskedet tid/leverans pris Prövning av anbud

13 Upphandlingsprocessen - Ställ hållbarhets krav Genom att ställa hållbarhetskrav i upphandlingen kan offentlig sektor bidra till att miljökvalitetsmålen nås. För att hjälpa offentlig sektor med hållbar upphandling har Konkurrensverket i uppdrag att tillhandahålla hållbarhetskrav i olika nivåer. Dessa är frivilliga att använda.

14 Ex på hållbarhetskrav kopplat till personbilar

15 Översikt 1) Upphandlingsprocessen 2) Anbudskriterier 3) Verifiering/bevis 4) Uppföljning

16 Föremål för upphandling Anbudskriterier Ni kan köpa vad ni vill, upphandlingsreglerna talar bara om hur Respektera de allmänna Upphandlingsprinciperna Arbeta in hållbarhet redan från början av legalitetsskäl, men även för att skicka en stark signal till marknaden

17 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Föremål för upphandling Praktiska exempel, test* Förfrågan på energieffektiva servrar Förfrågan på datorer med Energy Star-märkning Cateringkontrakt med leverans av lokala produkter * svar i anteckningsrutan

18 Tekniska specifikationer (I) Anbudskriterier Definierar tekniska eller funktionsmässiga egenskaper som krävs av materialet, produkten eller leveransen, så att det uppfyller den användning som avses av den avtalande myndigheten, t.ex. : kvalitetsnivå, nivå på miljö- och klimatprestanda design för alla krav inkl. tillgänglighet för funktionshindrade personer, samt bedömning av överensstämmelse prestanda, användning av produkten, säkerhet eller mått, inkl. relevanta krav på produkten vad gäller namnet under vilket den säljs testning och testmetoder, förpackning, märkning och etikettering, användarinstruktioner

19 Tekniska specifikationer (II) Anbudskriterier Använd tekniska specifikationer till förbättrade miljöprestanda användning av vissa specificerade material faktorer som berör produktionsprocess och produktionsmetoder, lager eller handel även om sådan faktorer inte är en del av den fysiska produkten (t.ex. ingen användning av giftiga kemikalier, eller användning av energieffektiva maskiner) det som berör produktionsprocess och produktionsmetod, eller en specifik process för en annan del av livscykeln måste vara kopplat till föremålet för upphandlingen i avtalet samt proportionellt till dess värde och syfte.

20 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Tekniska specifikationer Praktiska exempel, test* Produkten ska produceras/levereras med energieffektiv utrustning Leverantören måste ha en fordonsflotta med låga utsläpp Leverantören måste ha en policy för ekologisk mat (t.ex. energieffektiva matleveransavtal) * svar i anteckningsrutan

21 Urvalsprocess (I) Anbudskriterier Urvalskriterier fokuserar på en ekonomisk aktörs lämplighet och tekniska kompetens att utföra avtalet de lägger anbud på. Frågor: Har företaget tidigare erfarenhet av att utföra gröna avtal? Har företaget personal anställd eller tillgänglig med utbildningsmässiga och professionella kvalifikationer som krävs för att hantera miljöaspekterna i kontraktet? Har företaget egen eller tillgång till nödvändig teknisk utrustning för att klara miljökraven? Har företaget resurser för att säkerställa kvaliteten på kontraktets miljöaspekter (t.ex. tillgång till relevanta tekniska organ eller åtgärder)?

22 Urvalsprocess (II) Anbudskriterier Upphandlare kan be anbudsgivare att vara registrerade i ett av landets officiella yrkes- eller handelsregister att ha en viss auktorisering eller vara medlemmar i en viss organisation för att i sitt land kunna utföra tjänsten det gäller Den lägsta årsomsättning som krävs av ekonomiska aktörer ska inte överstiga två gånger kontraktets uppskattade värde För ett kontrakt som är uppdelat i partier ska detta gälla i relation till varje enskilt parti.

23 Källa: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Urvalskriterier Praktiska exempel, test* Uteslutning vid brott mot Wienkonventionen om skydd av ozonlagret Anbudsgivare måste ha tillräckliga erfarenheter som visas med lämpliga referenser från kontrakt som utförts de senaste 5 åren. I händelse av motstridiga intressen som kan påverka utförandet av kontraktet negativt förutsätter den avtalsskrivande myndigheten, upphandlaren, att den professionella kompetens som krävs inte är säkert visad. Anbudsgivare måste visa vissa miljöledningsåtgärder som de kan tillämpa när kontraktet utförs * svar i anteckningsrutan

24 Miljömärkning (I) Anbudskriterier De nya reglerna tillåter offentliga upphandlare att hänvisa till en specifik märkning eller miljömärkning när de fastställer miljöegenskaper för arbeten, varor och tjänster de vill upphandla. Om ett företag inte har kunnat få en märkning i tid, måste upphandlaren acceptera likvärdiga märkningar eller andra sätt att bevisa. Där vissa krav som ingår i en märkning inte gäller föremålet för upphandlingen ska upphandlande organisation inte kräva märkningen som sådan, men kan ange de tekniska specifikationerna.

25 Miljömärkning (II) Anbudskriterier Avsedd märkning måste vara kopplad till specifika arbeten, varor och tjänster som ska upphandlas, dvs. måste känneteckna dem. Märkningen kan inte gälla företaget i sig eller dess allmänna policy. I det fallet kan man bara hänvisa till de specifika krav i märkningen som är koppade till arbetet, varorna eller tjänsterna som upphandlas. Transparent förfarande Deltagande av oberoende organ måste säkerställas (alla relevanta aktörer,som statliga organ, konsumenter, tillverkare, distributörer och ickestatliga organisationer) Baserade på objektiva och ickediskriminerande kriterier och tillgängliga för alla intresserade parter.

26 Tilldelningskriterier (I) Anbudskriterier Använd tekniska specifikationer för: De nya upphandlingsdirektiven uppmuntrar upphandlare att tilldela kontraktet till det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet i stället för att acceptera det billigaste anbudet Avtalande myndigheter kan utvärdera: kvalitet, pris, tekniska meriter, estetiska och funktionella egenskaper, miljöegenskaper, dirftskostnader, kostnadseffektivitet, after-sales service och tekniskt stöd, leveransdatum och leveransperiod eller period för slutförande.

27 Tilldelningskriterier (II) Anbudskriterier (1) Tilldelningskriterierna måste ha koppling till föremålet för upphandlingen i kontraktet (2) Tilldelningskriterier får inte ge obegränsad valfrihet (verifierbarhet) (3) Tilldelningskriterier får inte vara urvalskriterier (t.ex. tidigare erfarenhet av anbud eller deras tekniska och finansiella förmåga) (4) Tilldelningskriterier måste respektera gemenskapsrätt (t.ex. principen om ickediskriminering)

28 Tilldelningskriterier Praktiska exempel, test* Ekonomiska aktörer som erbjuder en viss märkning föredras Extra poäng ges om leverantören av återvunnet papper själv använder återvunnet kontorspapper, hushållspapper och toalettpapper Extra poäng ges om den energieffektiva utrustning som krävs transporteras med EURO 5-fordon Extra poäng ges till leverantören som erbjuder leverans med lägst utsläpp * svar i anteckningsrutan Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net

29 Klausuler för kontraktets fullgörande Används för att specificera hur ett kontrakt måste utföras. Måste vara kopplade till föremålet för upphandlingen Måste göras tydliga i förfrågan/konkurrensutsättning eller i upphandlingsdokumenten. Villkor kan inkludera ekonomiska, innovationsrelaterade, miljörelaterade, sociala eller sysselsättningsrelaterade överväganden.

30 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Kriterier för kontraktets fullgörande Praktiska exempel, test* Den ekonomiska aktören anmodas uppvisa efterlevnad av kontraktets klausuler under upphandlingsförfarandet. Varor måste levereras utanför rusningstider för att i minsta möjliga mån medverka till trafikstockning Leverantören ska ta tillbaka (och återvinna eller återanvända) alla förpackningar som följer med varan Personal som är utbildad i miljöpåverkan av deras arbete och miljöpolicyn för de offentliga byggnader de ska arbeta i. * svar i anteckningsrutan

31 Översikt 1) Upphandlingsprocessen 2) Anbudskriterier 3) Verifiering/bevismetoder 4) Uppföljning

32 Verifieringsmetoder Bevismedel Märkningar kan krävas som bevis i tekniska specifikationer, tilldelningskriterier eller villkor för kontraktets utförande förutsatt att de är (se även föregående bilder): kopplade till föremålet för upphandlingen lämpliga för att definiera egenskaper för arbetet, varorna eller tjänsterna baserade på objektivt verifierbara och ickediskriminerande kriterier fastställda i ett öppet och transparent förfarande tillgängliga för alla intresserade parter bestämda av en tredje part över vilken den ekonomiska aktören som ansöker om märkningen inte kan utöva något avgörande inflytande.

33 Verifieringsmetoder Bevis för likvärdighet För att bevisa likvärdighet är det möjligt att kräva att anbudsgivarna tillhandahåller bevis som verifierats av tredje part. Däremot kan andra lämpliga bevismedel som en teknisk dokumentsamling från tillverkaren tillåtas där den ekonomiska aktören det gäller inte har tillgång till sådana certifikat eller testrapporter, eller inte har möjlighet att få dem inom tidsgränserna, förutsatt att den ekonomiska aktören det gäller visar att arbetena, varorna eller tjänsterna uppfyller kraven eller kriterierna som bestäms i de tekniska specifikationerna, tilldelningskriterierna eller villkoren för kontraktets utförande.

34 Verifiering Metoder Artikel 60 i upphandlingsdirektivet hänvisar till bevismedel för urvalskriterier och Annex XII ger en lista När vissa miljöledningssystem eller standarder krävs ska upphandlande myndighet hänvisa till EMAS eller likvärdigt

35 Översikt 1) Upphandlingsprocessen 2) Anbudskriterier 3) Verifiering/bevismetoder 4) Uppföljning

36 Uppföljning Upphandlingsprocessen Att bedöma framåtskridandet kräver ett befintligt, effektivt uppföljningssystem, som en handling/register med gröna anbud Uppföljning ska även innehålla information om miljöpåverkan av upphandlingsbesluten. Många medlemsländer i EU arbetar med planer för uppföljning av nationell implementering av grön offentlig upphandling En reguljär kvalitativ granskning av aktiviteter i grön offentlig upphandling är att rekommendera (hinder, korrigeringsåtgärder, förbättringar, framtida mål)

37 Uppföljning Upphandlingsprocessen Att ha miljöklausuler i avtalet är bara effektivt ifall följsamheten med klausulerna följs upp korrekt. Olika former av följsamhet till avtalet kan tillämpas: Leverantören kan anmodas att lämna bevis på följsamhet Den upphandlande myndigheten kan genomföra stickprovskontroller En tredje part kan kontrakteras för att följa upp följsamheten Kontraktet ska innehålla lämpliga straff för ickeföljsamhet eller bonus för bra prestation.