Peter ansvarar för mötets protokoll. 2. Justerare Förslag: Håkan och Karina. Håkan och Karina valdes till att justera protokollet.

Transkript

1 Möte: Styrelsemöte Datum: Tid: Kl. 19:00 Plats: MSN Deltagande: Jens Johansson Peter Hellström Andreas Nilsson Jon Westberg Lizbet Brittsten Catrin Johansson Håkan Lindstam Peter Karlsson Karina Przeradowska Frånvarande: Ann-Marie Svanström Magnus Andersson Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd 1. Sekreterare Förslag: Peter H. Peter H. valdes till mötets sekreterare. Peter ansvarar för mötets protokoll. 2. Justerare Förslag: Håkan och Karina. Håkan och Karina valdes till att justera protokollet. Peter sänder protokoll till Håkan och Karina att justera. 3. Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet Styrelsen beslutade att godkänna Peter påminner Ann-Marie om 29/9 är inte färdigt och kunde därför inte beslutas om. styrelseprotokollet från 4/10. protokollet från styrelsemötet från 29/9. Peter ser till att protokollet från 4/10 läggs upp på hemsidan. 4. Rutiner för styrelsemöten Jens hade inför mötet sänt ut ett förslag på rutiner för styrelsemöten. Styrelsen godkände rutinerna med tillägg om att punkter till dagordningen ska sändas till ordföranden senast sju dagar före mötet. 5. Rutiner för protokoll Jens hade inför mötet sänt ut ett Styrelsen beslutade att godkänna Jens justerar rutinerna i enlighet med beslutet och sänder ut dem till styrelsen (bilaga 1). Organisationsnummer Plusgiro

2 förslag på rutiner för protokoll (Bilaga 2). 6. Ekonomirutiner Jens hade inför mötet sänt ut ett förslag på ekonomirutiner (bilaga 3). 7. Besluts- och Jens hade inför mötet sänt ut ett informationsrutiner förslag på rutiner för beslut och 8. Arbets- och ansvarsfördelning 9. Biljetter till Melodifestivalen 2010 information (bilaga 4). Jens hade inför mötet sänt ut ett förslag på rutiner för arbets- och ansvarsfördelning (bilaga 5). Lizbet informerade styrelsen om att föreningen får 200 biljetter till finalen i Globen samt önskat antal biljetter för deltävlingarna. de föreslagna rutinerna för protokoll. Styrelsen beslutade att godkänna de föreslagna ekonomirutinerna. Styrelsen beslutade att godkänna de föreslagna rutinerna för beslut och information. Styrelsen beslutade att godkänna förslaget om arbets- och ansvarsfördelning med följande tillägg: - Administrationsansvarig stryks från Peter H. - Kassören stämmer av med revisorn inför revisionen Lizbet lägger upp information om biljetterna på hemsidan efter förnyad kontakt med Blixten. Lizbet håller styrelsen informerad via Forumet på hemsidan. Styrelsen tar beslut om eventuell lottning av biljetter i Forumet. 10. Avtackning Jens föreslog att han överlämnar en blomma till Lena som avtackning samt sänder Eva två biobiljetter som tack för hjälpen med fotograferingen under klubbträffen. Styrelsen beslutade att godkänna förslaget om avtackning med tillägg av att Eva även får Melodifestivalboken. 11. Övriga frågor Inga övriga frågor togs upp. 12. Nästa styrelsemöte Förslag: 27/10 kl. 19:30 på MSN. Styrelse beslutade att ha nästa möte 27/10 kl. 19:30 på MSN. Jens sköter inköpen för avtackningarna. Jens skickar kallelse och dagordning till nästa Organisationsnummer Plusgiro

3 13. Mötets avslutande Jens förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justerare Justerare xx xx styrelsemöte Peter Hellström Håkan Lindstam Karina Przeradowska Organisationsnummer Plusgiro

4 Rutiner för styrelsemöten MSN: - MSN-möten hålls ca var tredje vecka med uppehåll vid jul/nyår, under MF-turnén och över sommaren. - Kallelse skickas ut av ordförande omkring fem dagar innan styrelsemötet. - Punkter till dagordningen skickas till ordförande 7 dagar före kallelsen skickas ut. Ordförande fördelar punkterna till kommande styrelsemöte eller nästkommande. - MSN-mötena ska till största del vara beslutande möten. Beslutsunderlag mailas och diskussioner sker i första hand i styrelseforumet. - Informationspunkter tas på styrelseforumet, ej på MSN-möten. - Ordförande leder mötet - Sekreteraren skriver protokoll - Möteslängd: Max 1½ timma. - Antal punkter på dagordningen kan variera. Omkring tio punkter tas normalt upp per möte. - Förslag till övriga frågor mailas till ordförande för mötets början. - Frågor som uppkommer under mötets gång, mailas i första hand till ordföranden för att tas upp på nästa möte. Brådskande frågor kan tas upp under punkten övriga frågor. - Beslut som fattas på styrelseforum tas upp i protokollet av sekreteraren. - Beslut på forumet tas endast kvällstid. IRL: - IRL-möte hålls två gånger per år. (förslagsvis januari och maj/juni) - Plats för IRL-möten bestäms från gång till gång. För att hålla nere resekostnader, lämpligast där flest styrelsemedlemmar bor. - Punkter till IRL-mötena kan mailas till ordförande under årets gång

5 Rutiner för protokoll Dag 1 Dag 2-3 Dag 4 Dag 5 Dag 6-7 Dag 8 Styrelsemöte Dag för sekreteraren att skriva protokoll Justerare justerar Justerare justerar + sekreterare mailar styrelsen Godkännande på forum av styrelsen Webbansvarige lägger ut på webben. Att protokollet godkänts i forumet tas upp i nästa protokoll.

6 Ekonomirutiner för Melodifestivalklubbens styrelse 2009/ 2010 Förskottsutbetalning: Den som efter styrelsens beslut fått i uppdrag att göra ett inköp för klubbens räkning och vill ha förskott, skickar en skriftlig begäran om detta till kassören, helst via mail. Uppge hur stor summa är och vad den ska användas till. Meddela också kassören ditt bank och kontonummer. I samband med att pengar betalas ut till styrelsemedlem, bokförs summan som en fordran på personen. Denna fordran ligger kvar tills kassören erhållit ett kvitto på inköpet. Kvittots summa avräknas denna fordran och inköpet bokförs. Detta innebär att om utbetalningen är t ex kr och inköpet personen gjort är på 800 kr så kommer det efter att kassören erhållit kvitto på inköpet för 800 kr ligga kvar en fordran på personen på 200 kr. Denna skillnad (200 kr i exemplet) behöver inte omedelbart återbetalas, utan kan behållas och senare användas till ytterligare inköp, om det blir aktuellt. För att underlätta avstämning och kontroll av handkassor så skall varje styrelsemedlem, eller annan medlem som fått beviljat en sådan, föra en enkel kassabok. Kassören skall löpande och regelbundet, minst var tredje månad, begära in dessa kassaböcker samt tillhörande kvitton. Senast vid årets slut kommer alla fordringar/skulder till styrelsemedlemmar att regleras och alla är skyldiga att återbetala de skulder de har till klubben, alternativt har rätt att kräva att klubben utbetalar den fordran man har. Ersättning för privata utlägg: Större inköp för klubbens räkning ska beslutas av styrelsen. Löpande, mindre inköp, typ porto och förbrukningsmaterial, kan dock köpas in utan samtycke. Kvitto på inköp är obligatoriskt för att kassören skall betala ut ersättning för utläggen.

7 Beslutsrutiner för styrelseforumet för Melodifestivalklubbens styrelse Alla beslut kan fattas i styrelseforumet. Majoritetsbeslut tillämpas. Beslut i styrelseforumet väger lika tungt som beslut på ordinarie möten. Beslut på styrelseforumet, tas upp i nästa protokoll av sekreteraren. Styrelsemedlemmar ansvarar för att gå in i forumet regelbundet, helst varje dag. Beslut kan fattas 72 timmar efter att punkten lagts upp på forumet. I samband med att brådskande frågor läggs upp på forumet, skickas ett mail eller sms till alla i styrelsen. Informationspolicy för Melodifestivalklubbens styrelse Om en styrelsemedlem får viktigt information som måste diskuteras och tas ställning till med kort varsel, ska den mailas omgående till övriga styrelsemedlemmar. I annat fall informeras styrelsen på nästkommande möte. Alternativt läggs informationen upp i styrelseforumet.

8 Arbets-/ansvarsfördelning för Melodifestivalklubbens styrelse 2009/2010 Jens Johansson Ordförande: Är den som har det yttersta ansvaret i föreningen. Han leder styrelsemötena och fördelar arbetsuppgifterna inom styrelsen. Han ser till att styrelsen tar sitt ansvar och sköter sina arbetsuppgifter. Huvudansvarig för kontakterna med övriga OGAE klubbar och OGAE International Coordinator. Är OGAE Swedens representant i OGAE President s board, som är OGAE s högsta beslutande organ. Peter Hellström Förste vice ordförande: Ansvarar för alla ordförandens åtaganden i de fall denne ej har möjlighet att fullgöra sina uppgifter. Han ska avlasta och hjälpa ordföranden i det operativa arbetet med föreningen och styrelsen, t ex förbereda och driva på styrelsemötena. Sekreterare: Skriver protokoll vid styrelsens möten och upprättar andra formella skrivelser som styrelsen beslutar om. Bevakar att alla i styrelsen har godkänt protokoll på forumet. Ansvarar för uppföljning av beslut. Ansvarig för styrelsens handlingsplan och föreningens stadgar. Ansvarar för att de dokument som ligger på klubbens hemsida är aktuella t ex protokoll och stadgar. Ger webbansvarig/webbredaktion underlag för eventuella uppdateringar. Ann-Marie Svanström Andre vice ordförande: Ansvarar för alla ordförandens åtaganden i de fall denne eller förste vice ordförande ej har möjlighet att fullgöra sina uppgifter. Kassör: Är klubbens ekonomiskt ansvarige. Ansvarar för den löpande bokföringen och betalningar. Upprättar budget tillsammans med ordförande. Håller styrelsen informerad om den ekonomiska ställningen. Upprättar bokslut, årsredovisning och deklaration tillsammans med ordförande. Stämmer av med revisorn i samband med klubbens revision. Har ansvaret för klubbens handkassor och utlägg. Ser till att dessa stäms av löpande i enlighet med fastställda rutiner. Ansvarar för att meddela de som administrerar medlemslistan och webbshopen om inkomna betalningar från medlemmar

9 Lizbet Brittsten MF-Koordinator: Är huvudansvarig för MF-turnén. Har hela ansvaret för klubbens biljettadministration i samband med MF och även ESC. Ansvarar för organisationen av MFmiddagarna. (ej Globenfesten) Ansvarar även för bemanning av desken om denna används, samt att arbetsinstruktioner och liknande kommer de som skall arbeta till handa. Ansvarar för ackrediteringsansökningar för de som ska arbeta i desken. Kommer med förslag till evenemang där desken kan synas i samband med MF-turnén, t ex på köpcentrum. Medlemsserviceansvarig: Tar fram förslag på varor/tjänster som kan medföra mervärde för medlemmarna, t ex inköp av t ex skivor / böcker till rabatterat pris, biljetter till olika schlageranknutna evenemang (utöver MF/ESC och ev övrigt som går via OGAE internationellt) och dyl. Ansvarig för OGAE-arrangemang. Håller sig uppdaterad om vad som händer i övriga OGAE-klubbar. Förmedlar inbjudningar från andra länders galor och träffar. Håkan Lindstam Arrangemangs- och aktivitetsansvarig: Ansvarig för utveckling av och genomförande av klubbens större arrangemang, såsom årsmöte, klubbträff och lokala träffar. Kommer med idéer och förslag till olika arrangemang och aktiviteter klubben kan medverka vid, t ex Pride. Ser till att vi får så mycket och bra reklam som möjligt. Undersöker möjligheter till samarbeten med sponsorer och dyl. Ansvarar för kontakten med klubbens lokala samordnare. Ansvarar för att samordnarna får tillgång till t ex dvd-material till de lokala träffarna. Har också koll på att det lokala arbetet fungerar. Är bollplank för de lokala samordnarna. Ansvarar för att ta fram förslag på lokala samordnare. Har ansvar för Veckans fråga. Magnus Andersson Webbansvarig: Har huvudansvaret för klubbens hemsida och är ansvarig utgivare för hemsidan. Gör löpande uppdateringar, uppläggning av nya funktioner och ansvarar för hemsidans utveckling. Ansvarar för att ta kontakt med ev. samarbetspartners som kan vara aktuellt för att göra sidan så bra som möjligt. Till sin hjälp har webbansvarig en webbredaktion, till vilken arbete delegeras. Webbansvarig är dock alltid ansvarig för att se till att allt jobb som delegerats ut till redaktionen blir gjort.

10 Andreas Nilsson Tävlingsansvarig: Ansvarar för att Melodifestivalklubben är representerad i de OGAEtävlingar som styrelsen tycker att klubben ska medverka i. Bevakar deadlines, ser till att deltagaravgifter betalas i tid och sammanställer röster. Informerar medlemmarna om tävlingarna, röstningstider och resultat i samarbete med webbansvarig/webbredaktion. Huvudansvarig för klubbens produktion av tävlingarna i de fall Sverige vinner och ska stå för värdskap. Tillsätter arbetsgrupp vid behov. Peter Karlsson Pressansvarig: Ansvarar tillsammans med ordförande för klubbens kontakter med press, media och SVT. Upprättande och distribution av pressutskick, samt ansvarig för att hjälpa media att hitta lämpliga medlemmar att intervjua vid efterfrågan. Är ansvarig för det praktiska arbetet med rapportering från olika schlageranknutna arrangemang, t ex intervjuer, bevakning av presskonferenser, konserter mm. Ansvarar för hantering av klubbens ackrediteringsansökningar, ser till att vi har lämplig bemanning för vår rapportering. Har huvudansvar för att nyheter snabbt kommer upp på hemsidan. Delegerar vid behov. Jon Westberg Medlemsansvarig: Har ansvar för medlemskontakterna och medlemsregistret. Svarar på frågor från medlemmar. Ansvarar för intresseanmälningar från nya medlemmar. Ser till att nya medlemmar registreras i databasen. Ansvarig för lösenordsförfrågningar och inloggningsuppgifter till hemsidan mm. Sköter och uppdaterar medlemsdatabasen och håller löpande kontakt med kassören om betalningar mm. Ansvarig för att viktig medlemsinformation kommer våra utländska medlemmar tillhanda. Detta gäller t ex bokningsvillkor för biljettförsäljning, inbjudan till klubbträff och annan viktig löpande information. Tar hjälp av informationsansvarig med t ex översättning. Ansvarar, tillsammans med ordföranden, för hantering och administration av OGAE medlemskorten.

11 Catrin Johansson Informationsansvarig: Ansvarar för att den information som ligger på klubbens hemsida är aktuell. Ger webbansvarig/webbredaktion underlag för eventuella uppdateringar. Huvudansvarig för upprättande och utskick av massmail och veckobrev till alla medlemmar. Tar hjälp av webbredaktion med detta. Ansvarar för att de utskick som görs via posten kommer fram till alla medlemmar. Korrekturläser allt som behövs. Översätter det vi skickar till övriga OGAE-klubbar. Hjälper ESC-koordinator med översättning. Ansvarig för sammanställning av enkäter och undersökningar. Ansvarar för innehållet i webbshopen. Samarbetar med Inger Malmén och Göran Andersson, som behåller det praktiska ansvaret när det gäller mottagande av beställningar, utskick av varor samt att nya årgångar produceras i DVD servicen. Ansvarig för att kalender uppdateras på hemsidan tillsammans med MF och ESCkoordinatorerna. Karina Prezeradowska ESC-Koordinator: Ansvarig för information och alla förberedelser inför och i samband med ESC i Oslo Huvudansvarig för att arbetsgrupp tillsätts och att eventuella aktiviteter under ESC genomförs. Bevakning av nationella finaler. Materialansvarig: Har kontroll över klubbens all utrustning och material, som infodesken, roll-ups, tröjor, böcker, dvd:er, medlemskortstryck-utrustningen och liknande. Upprättar en sammanställning av allt material som finns i föreningen.