Kommundirektör Kjell Johansson Chefsekonom Ove Olsson Kommunplanerare Shula Gladnikoff Kommunsekreterare Anna Lindholm

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott 31 januari 2002 Plats och tid för sammanträdet Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Bällstarummet, Kommunalhuset, Vallentuna torsdagen den 31 januari 2002 kl Sten-Åke Adlivankin (m), ordförande Ove Hahn (m) Lars-Bertil Ohlsson (kd) Hans Strandin (s) Agneta Bergström (s) Kommundirektör Kjell Johansson Chefsekonom Ove Olsson Kommunplanerare Shula Gladnikoff Kommunsekreterare Anna Lindholm Hans Strandin (s) Kommunledningskontoret, Vallentuna, måndagen den 4 februari 2002 Sekreterare Anna Lindholm Paragrafer Ordförande Sten-Åke Adlivankin Justerande Hans Strandin BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 31 januari 2002 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunledningskontoret, Vallentuna Underskrift 1 (28)

2 Innehållsförteckning: Begäran om yttrande av investeringsprojekt i AB Össebyhus...3 Motion. Beträffande ny begravningsplats...5 Oxundaåns avrinningsområde gemensamma riktlinjer för hantering av tätortens dagvatten inom Oxundaåns avrinningsområde (Dagvattenpolicy)...8 Detaljplan för del av Tellusområdet (McDonalds etablering)...10 Yttrande till Länsrätten angående överklagande av kommunfullmäktiges beslut om revidering av samhällsbyggnadsnämndens reglemente Utredning av entreprenad alt. föreningsdrift av idrottsanläggningar...17 Preliminärt bokslut Granskning av internkontroll i Vallentuna kommun...21 Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen...23 Ekonomisk uppföljning Val av revisor...26 Extra kommunstyrelse sammanträde...27 Komplettering av PLU materialet...28 Sid 2 (28)

3 Begäran om yttrande av investeringsprojekt i AB Össebyhus AU 10 Dnr Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen tillstyrker Össebyhus AB framställan. Ärendet Styrelsen i AB Össebyhus har begärt kommunstyrelsens yttrande om ett investeringsprojekt på 1,45 miljoner kronor som innebär att en uthyrningslokal om ca 136 kvm, belägen i souterrängplan i bolagets fastighet vid Tallstigen i Karby, skulle byggas om till tre mindre bostadslägenheter. Den beräknade hyresnivån beräknas uppgå till ca 1 000:-/m2. Samhällsbyggnadsförvaltningen har lämnat följande yttrande Den föreslagna ombyggnaden är inte förenlig med aktuell detaljplan men bedöms kunna betraktas som en mindre avvikelse enligt planoch bygglagen. De föreslagna lägenhetsstorlekarna 54, 44 respektive 38 m2 förefaller väl anpassade till den aktuella efterfrågan på mindre lägenheter i Vallentuna. Den angivna hyresnivån är relativt hög i förhållande till motsvarande äldre hyreslägenheter i Vallentuna men bedöms ändå som acceptabel på marknaden med hänsyn till föreslagna lägenhetsstorlekar och angiven standard. Investeringens påverkan på Össebyhus ekonomi har inte studerats. Vid en eventuell försäljning av fastigheten inom de närmaste åren kan dock lönsamheten i investeringen ifrågasättas Kommunstabens synpunkter Kommunstyrelsen har den 2 oktober 2000 diskuterat kommunens framtida planer för bolaget utifrån att styrelsen för Össebyhus önskade vägledning för det fortsatta arbetet. Kommunstyrelsen beslöt därvid att bolaget skall avyttras. Utifrån kommunstyrelsens beslut anser kommunstaben inte att det är ekonomiskt försvarbart att genomföra en investering i ytterligare lägenheter. Yrkanden Lars-Bertil Ohlsson (kd) yrkar med stöd av Hans Strandin (s) att arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen tillstyrker Össebyhus AB framställan. 3 (28)

4 Forts. 10 Beslutsgång Ordförande Sten-Åke Adlivankin ställer proposition på Lars Bertil Ohlssons (kd) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med det. Handlingar i ärendet 1. Begäran från AB Össebyhus 4 (28)

5 Motion. Beträffande ny begravningsplats AU 11 Dnr: Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen. Kommunstyrelsen poängterar också att Kullen-området inte ingår i det tilltänkta området för begravningsplats i Vallentuna Ärendet Centerpartiet i Vallentuna har den 26 november 87 överlämnat följande motion till kommunfulläktige; Än en gång är ett område i centrala Vallentuna hotat av exploatering. Många medborgare har reagerat, dels på förslaget om ny begravningsplats i centrala Vallentuna, dels på att Vallentunas kommunpolitiker än en gång är beredda att negligera opinionen utan att lyssna och ta till sig argument. Med hänvisning till och med anledning av vad som ovan anförts hemställer Centerpartiet kommunfullmäktiges ledamöter: Att kommunfullmäktige omgående avbryter allt arbete och planläggning för lokalisering av en ny begravningsplats i Vallentuna till Björkby-Kullen-området. Att alternativa områden för lokalisering av en ny begravningsplats tas fram. Samhällsbyggnadsnämndens yttrande Samhällsbyggnadsnämnden har den 18 december 2001 lämnat följande yttrande: Vallentuna m. fl. församlingars kyrkliga samfällighet har begärt att få bygga en ny kyrkogård vid Björkby. En ny kyrkogård måste kunna tas i bruk senast år I förslag till generalplan för Vallentuna tätort 1985 redovisas begravningsplats vid Björkby. Inför detta val av läge diskuterades olika alternativa lägen, bl.a. vid Tallhammarsvägen, varvid man politiskt förordade läget vid Björkby. I Översiktsplan-90 för Vallentuna kommun redovisas en begravningsplats vid Björkby. I texten anges: Vid Björkby finns reserverat ca 11 ha för en kommande begravningsplats, vars utbyggnad kommer att ske i etapper med start omkring år 2000 Även i nu aktuellt förslag till Översiktsplan 2001 redovisas begravningsplats vid Björkby. 5 (28)

6 Forts. 11 Läget för begravningsplats vid Björkby är således sedan länge förankrat i den översiktliga planeringen. Ändå har eventuella alternativa lägen för begravningsplatsen diskuterats underhand med den kyrkliga samfälligheten i tidigt skede av planprocessen. De krav som måste uppfyllas är bl.a. vackert läge, god tillgänglighet med kollektivtrafik, möjlighet att köpa marken, avsaknad av större fornlämningsområden samt lämpliga geologiska förhållanden för en begravningsplats. Inget sådant lämpligt alternativt läge har emellertid stått att finna. Dessutom är samfälligheten angelägen om ett läge relativt nära den befintliga begravningsplatsen med hänsyn till samverkansfördelar. Detaljplanering har påbörjats genom att programskedet genomförts. Vid programsamrådet har bl.a. intrång i naturreservatet ifrågasatts. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade om vissa riktlinjer för det fortsatta planarbetet bl.a. med anledning av inkomna synpunkter under programsamrådet. Nämnden beslutade att samrådsförslag ska tas fram för begravningsplatsen i huvudsak på föreslagen plats dock utan ianspråktagande av någon del av naturreservatet. Vidare beslutade nämnden att till planförslaget hörande miljöbedömning ska utvecklas, att kommunen ska klarlägga eventuellt behov av åtgärder i tippområdet med avseende på tidigare verksamhet samt att läge för infartsväg från Väsbyvägen till begravningsplatsen ska studeras i samverkan med Vägverket. Inriktningen för det fortsatta planarbetet har således preciserats utifrån de synpunkter som framförts under programsamrådet, bl.a. att begravningsplatsen förläggs helt utanför naturreservatet. Mot bakgrund av det ovan anförda föreslår samhällsbyggnadsförvaltningen att motionen avslås. Kommunstabens förslag Kommunstaben har ingenting att erinra mot samhällsbyggnadsnämnden yttrande. Begravningsplats vid Björkby har sedan snart 20 år ingått i översiktsplanerna. Björkby uppfyller väl de krav som kan ställas på läge för en begravningsplats. Inriktningen för den fortsatta detaljplaneringen överensstämmer med synpunkter som framförts under programsamrådet bl.a. att naturreservatet ej till någon del ska tas i anspråk av anläggningen. Med bakgrund av samhällsbyggnadsnämndens yttrande föreslår även kommunstaben att motionen avslås 6 (28)

7 Forts. 11 Yrkanden Ove Hahn (m) yrkar att arbetsutskottet bör komplettera beslut förslaget med att Kullen-området inte ingår i det tilltänkta området för begravningsplats i Vallentuna. Beslutsgång Ordförande Sten-Åke Adlivankin ställer proposition på Ove Hahns tilläggsyrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med det och kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Centerpartiets motion 7 (28)

8 Oxundaåns avrinningsområde gemensamma riktlinjer för hantering av tätortens dagvatten inom Oxundaåns avrinningsområde (Dagvattenpolicy) AU 12 Dnr Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att fastställa förslaget till dagvattenpolicy. Ärendet Oxundaåns vattenvårdsprojekt har föreslagit Vallentuna kommun att anta deras förslag till dagvattenpolicyn. Policy har skickats till samhällsbyggnadsnämnden för yttrande. Samhällsbyggnadsnämndens yttrande Samhällsbyggnadsnämnden har den 20 november 190 lämnat följande yttrande till kommunstyrelsen: Samhällsbyggnadsnämnden anser att det är mycket positivt med gemensamma riktlinjer och att dessa frågor får en politisk förankring. När man synliggör dagvattnet erhålls förutom miljövinster även en bredare förståelse för vattnets roll i samhällsbyggandet. Rätt utformat bör det även kunna berika upplevelsen av miljön. I Översiktsplan 2001 (utställningshandling) står att dagvatten ska i första hand omhändertas lokalt för att minska belastningen på sjöar och vattendrag i form av närsalter och andra föroreningar. (LOD). Föreliggande förslag till gemensam policy innebär ett steg mot konkretisering av ÖP s intentioner. Synpunkter: Riktlinjer för omhändertagande av dagvatten på allmän platsmark De tre punkterna är mycket bra. Man måste dock vara medveten om att öppen avledning tar plats. Dagvattenfrågan måste lösas under planprocessen. Sedan är det ofta för sent för annat än traditionella ledningar. Vi har inte hanterat dagvattnet öppet under en lång tid, varför vi sannolikt måste ägna kraft och resurser åt opinionsbildning. Riktlinjer för omhändertagande av dagvatten på kvartersmark Vi ställer idag krav på LOD i planprocessen. Vi ställer krav på LOD i planbeskrivning/miljöbedömning, men vi har ej haft det som planbestämmelse. Man kan fundera över om detta är bästa sättet. Det viktiga är att den tekniska lösningen finns beskriven och den fysiska platsen för åtgärden finns angiven. Annars kommer åtgärden som en överraskning vid byggandet och då är det för sent. Samrådsskedet är en viktig kontrollstation i processen. Något att fundera över är att ibland krävs det dagvattenledningar i gatan för att avvattna denna. Dagvattnet avleds sedan till t.ex. närbelägen naturmark. 8 (28)

9 Forts. 12 Om fastighetsägaren har LOD på tomtmark, får han då reducerad vaavgift? Även om miljövinsten är stor, måste finansieringen av ledningarna i vägen klarläggas. Kommunstabens synpunkter Staben instämmer i samhällsbyggnadsnämndens synpunkter och anser att riktlinjerna för hantering av dagvatten överensstämmer med målsättningarna i PLU om en långsiktigt hållbar samhällsutveckling. Kommunstabens föreslår därför att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att fastställa dagvattenpolicyn. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Oxundaåns förslag till dagvattenpolicy 9 (28)

10 Detaljplan för del av Tellusområdet (McDonalds etablering) AU 13 Dnr Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner samhällbyggnadsnämndens förslag till yttrande vad gäller fortsatt hantering av ärendet. Arbetsutskottet poängterar också att ärendet skall handläggas skyndsamt. Ärendet Kommunstyrelsen har den 3 december uppdragit åt samhällsbyggnadsnämnden att genom planändring av erforderlig del av fastigheten Vallentuna-Åby 1:99 pröva en ändring av markanvändningen enligt följande: handel ca 1500 m2 BTA restaurang kontor, lokaler för utbildning, lager m.m. i övrigt erforderliga parkeringsytor klarläggande av tillfartsfrågor mot bakgrund av planerad omläggning av Lindholmsvägen Kommunstyrelsen beslutade vidare att samtidigt bör planändring genomföras på fastigheten Vallentuna-Åby 1:94 syftande till att möjliggöra restaurangverksamhet. Kommunstyrelsen uppmanar samhällsbyggnadsnämnden att genom en snabb handläggning av ärendet se till att en etablering snarast kan komma till stånd. Av kommunstabens tjänsteskrivelse framgår att Mcdonalds tagit kontakt med Bo Richter, VaTellus AB för att undersöka möjligheten till etablering på denna fastighet. En förutsättning för att detta ska bli ekonomiskt genomförbart, för fastighetsägaren och för McDonalds, är att en samlokalisering kan genomföras med en s.k. lågprishandel för livsmedel. Samhällsbyggnadsnämndens yttrande Samhällsbyggnadsnämnden arbetsutskott har den 21 januari 2002 föreslagit samhällsbyggnadsnämnden att lämna följande yttrande till kommunstyrelsen. (Samhällsbyggnadsnämnden sammanträder den 31 januari) 10 (28)

11 Forts. 13 Ärendet har delats upp i två delar 1 begäran av ägaren till fastigheten Vallentuna-Åby 1:99 om planändring för att medge handel 2 återrapportering till kommunstyrelsen med redovisning av förslag till planändring / lösning av etablering av handel, restaurang m.m. på fastigheten Vallentuna-Åby 1:99 samt möjliggörande av etablering av restaurang på fastigheten Vallentuna-Åby 1:94 Ärende 1 Ägaren till VaTELLUS AB hänvisar till begäran om planändring Enligt företagets mening kommer det inom överskådlig tid att vara ett överskott på kontorslokaler i Stockholmsregionen vilket gör att det sannolikt är svårt att få lönsamhet vid nybyggnad av kontor under många år framåt. Fastighetsägaren anser att det är mest realistiskt att utveckla handel i Tellusområdet. Det som i särklass skulle kunna få ett ändrat köpbeteende till stånd är om Vallentuna skulle kunna erbjuda en cash&carry livsmedelshandel i stil med vad som nu erbjuds i Arninge. Avslutningsvis anföres att om en livsmedelshall skulle etablera sig skulle den ökade kundströmmen även få handlare inom andra segment intresserade att etablera sig i Vallentuna. Ärende 2 Samhällsbyggnadsnämnden beslutade med anledning av begäran om förhandsbesked om etablering av McDonalds på fastigheten Vallentuna-Åby 1:94 att ställa sig bakom förvaltningens skrivelse. Av skrivelsen framgår bl.a.: Etablering av McDonalds kan lämpligen ske inom eller i anslutning till tillfarter till centrumområdet, men den framtida markanvändningen bör först klarläggas i sina huvuddrag som underlag för beslut om lämpligt läge. Nämnden beslutade vidare att eftersom det är fråga om en företagsetablering som kan anses vara strategisk för centrumområdet översänds förvaltningens skrivelse till kommunstyrelsen för eventuella synpunkter före samhällsbyggnadsnämndens beslut om förhandsbesked. Yttrande över ärende 1 Detaljplaneändring pågår för Tellusområdet. Programsamråd har genomförts. Av programmet framgår att markanvändningen ska ses över med inriktningen kontor, utbildning och till centrum kompletterande handel (skrymmande varor) samt även möjligheten till integrering av bostäder. Kommunstyrelsens beslut i ärende 2 innebär att även livsmedelshandel ska tillåtas på fastigheten Vallentuna-Åby 1:99, varför fastighetsägarens begäran redan tillstyrkts. 11 (28)

12 Forts. 13 Yttrande över ärende 2 Planläggning på fastigheterna Vallentuna-Åby 1:99 och 1:94. Detaljplanearbete har påbörjats för ett större område öster om järnvägen. Programsamråd har genomförts. I detta område ingår berörd del av Tellus. Planarbetet skulle kunna föras vidare enbart för den aktuella delen av fastigheten Vallentuna-Åby 1:99. Uppdraget att planlägga för restaurang på fastigheten Vallentuna- Åby 1:94 innebär att en del av det idag obebyggda kvarteret planläggs för att medge restaurang. Detta betyder att planeringen av kvarteret i sin helhet föregrips genom en detaljplan med genomförandetid för del av kvarteret. Förvaltningen föreslår att den aktuella delen av kvarteret ingår i den detaljplan som nu ska upprättas men att denna del av planen undantas från fastställelse om det vid antagandetidpunkten visar sig att detta läge för etablering av McDonalds ej kommer att bli aktuellt. Vägutredning erfordras. I preliminär arbetsplan för planskild korsning i Vallentuna centrum föreslås att Lindholmsvägen leds om för att via Smidesvägen anslutas till Angarnsvägen. Redan idag har Lindholmsvägen ca 8500 f/åmd. Trafikmängderna beräknas öka till ca f/åmd år Smidesvägen har en låg standard för denna trafikökning framförallt med hänsyn till för små avstånd mellan anslutande vägar. Lokalisering av trafikalstrande verksamhet som handel till Tellusområdet kräver särskild analys och åtgärder i det befintliga vägnätet mot bakgrund av bl.a. Lindholmsvägens omläggning för att inte framkomlighetsproblem ska uppstå. Frågan om reservat för Arningevägens fortsatta sträckning norrut och vägens anslutning till lokalvägnätet i tätortens östra delar utreds för närvarande. Denna utredning bör utökas att omfatta området nordost om korsningen i centrum. Frågor som behöver klarläggas är bl.a. Lindholmsvägens framtida anknytning(ar) till Angarnsvägen, Smidesvägens funktion och standard (med anslutning till Lindholmsvägen under begränsad tid eller permanent ), eventuellt behov av ytterligare komplettering av lokalvägnätet, Tellusområdets vägförbindelser med huvud- och lokalvägnätet samt etapputbyggnad av vägnätet. Denna utredning krävs som underlag för bedömning av hur tillfart ska ske till Tellusfastigheten. Utredningsarbetet förutsätts kunna ske parallellt med den planändring för del av Tellusområdet som nu beslutats av kommunstyrelsen. 12 (28)

13 Forts. 13 Tidplan för att ändra detaljplan för att möjliggöra handel och restaurang. Eftersom programsamråd genomförts för det större planområdet erfordras ej nytt programsamråd för planläggning av en mindre del inom det större området. Detta innebär att följande tidplan skisseras: Jan-feb Mars 11 Mars 21 April-maj Juni 4 Juni 12 Juni-sept Sept 17 Sept 25 Okt Okt-nov upprättande av samrådsförslag SBNAU SBN beslut om samråd Remiss - samrådsredogörelse SBNAU SBN beslut om utställning Utställning, remiss - utlåtande SBNAU SBN godkännande KS godkännande KF antagande Detaljplanen bör således kunna vinna laga kraft innevarande år. Denna tidplan förutsätter att inga oförutsedda problem uppstår under planprocessen. Kommunstabens förslag Kommunstaben har ingen erinran på samhällsbyggnadsnämndens yttrande över hur ärendet skall behandlas och föreslår därför att kommunstyrelsens arbetsutskott antar samhällsbyggnadsnämndens förslag till hantering av ärendet. 13 (28)

14 Forts. 13 Yrkanden Hans Strandin (s) yrkar bifall till McDonalds etablering men avslag till förslaget om att livsmedelhandel skall beviljas i detta område dvs det ursprungliga förslaget om skrymmande handel för området skall kvarstå. Lars-Bertil Ohlsson (kd) yrkar bifall till kommunstabens förslag med tillägg att ärendet skall handläggas skyndsamt. Beslutsgång Ordförande Sten-Åke Adlivankin ställer de två yrkandena mot varandra och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Lars- Bertil Ohlssons (kd) yrkande. Reservationer Hans Strandin (s) reserverar sig till förmån för socialdemokraternas förslag. Handlingar i ärendet 1 Brev från VaTELLUS AB Brev från VaTELLUS AB (28)

15 Yttrande till Länsrätten angående överklagande av kommunfullmäktiges beslut om revidering av samhällsbyggnadsnämndens reglemente. AU 14 Dnr Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen antar kommunstabens förslag till yttrande som sitt eget och lämnar in det till Länsrätten i Stockholm. Ärendet Kommunstyrelsen i Vallentuna kommun har från Länsrätten i Stockholm fått ett föreläggande att yttra sig över ett överklagande av kommunfullmäktiges beslut den 17 december revidering av samhällsbyggnadsnämndens reglemente. Klagande har anfört att samhällsbyggnadsnämndens reglemente innebär att samhällsbyggnadsnämndens uppgifter strider mot 3 kap 5 i Kommunallagen (KL) Paragrafen säger att En nämnd får inte bestämma om rättigheter och skyldigheter för kommunen där nämnden företräder kommunen som part. Vidare anför klagande att reglementet ger kommunen en otillåten särställning och kan därför inte behandla kommunen på samma sätt som andra fastighetsägare. Vilket skulle strida mot Likställighetsprincipen i 2 kap 2 i KL Kommuner skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Kommunstabens förslag till yttrande I det antagna reglementet för samhällsbyggnadsnämnden regleras det från kommunfullmäktige vad nämnden har för befogenheter. I stycke 1, i reglementet, står det att nämnden skall vara planerande och verkställande organ för bla mark och exploateringsverksamhet inklusive förvaltning och förädling av markreserven, köp, byte och försäljning av fastigheter osv. Det innebär att nämnden i dessa och många andra frågor ansvarar för handläggning, samråd, utställning samt i övrigt följer det Plan- och bygglagen (PBL) reglerar. Det innebär inte nödvändigtvis att samhällsbyggnadsnämnden bestämmer om rättigheter och skyldigheter i alla ärenden de handlägger. Samhällsbyggnadsnämnden har, enligt reglementet, inga rättigheter att slutligen anta en detaljplan som är av större beskaffenhet. Det åligger kommunens högsta organ, kommunfullmäktige. Det antagna reglementet ger dock nämnden möjlighet att anta detaljplaner där enkelt planförfarande kan tillämpas enligt PBL 5 kap 28. Nämnden kan också anta detaljplaner som inte är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt under förutsättning att kommunstyrelsen inte har någon erinran mot åtgärden. 15 (28)

16 Forts. 14 När områden där kommunen är fastighetsägare skall planeras får detta anses som att planen kommer ha en principiell beskaffenhet, eftersom samhällsbyggnadsnämnden företräder kommunen som part, varför detaljplanen kommer att antas av kommunfullmäktige. Det skall också tilläggas att kommunstyrelsen som företräder hela kommunen har en god insyn i de planer nämnden arbetar med. Områden där samhällsbyggnadsnämnanden har rättigheter är bla bygglovshanteringen, miljögranskningen och köp och försäljning av fastigheter. Kommunen har för att undvika att nämnden själv skall hantera ärenden där nämnden företräder kommunen som part inrättat en myndighetsnämnd för teknik och miljö. I alla de ärenden där samhällsbyggnadsnämnden skall bestämma om rättigheter för kommunen där nämnden företräder kommunen överlämnas ärendet omedelbart till myndighetsnämnden för teknik och miljö. Kommunstyrelsen anser att möjligheterna för samhällsbyggnadsnämnden att besluta om rättigheter och skyldigheter där nämnden företräder kommunen som part är mycket små dels eftersom nämndens reglemente reglerar vilka detaljplaner samhällsbyggnadsnämnden får anta och dels för att kommunen är organiserade med en myndighetsnämnd för teknik och miljö. Att samhällsbyggnadsnämndens reglemente skulle strida mot likställighetsprincipen anser kommunstyrelsen vara en fråga om hur kommunen är organiserad och bör därför inte ha någonting att göra med hur kommunen behandlar sina medlemmar. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Samhällsbyggnadsnämndens reglemente antaget den 17 december (28)

17 Utredning av entreprenad alt. föreningsdrift av idrottsanläggningar AU 15 Dnr Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen återkallar uppdraget och avslutar ärendet. Ärendet Kommunfullmäktige uppdrog 1997 åt fritidsnämnden att redovisa konsekvenserna av att lägga ut driften av kommunens idrottsanläggningar på föreningsdrift eller entreprenad. Kommunstyrelsen har därefter gett fritidsnämnden flera tilläggsuppdrag. Då kommunstyrelsen behandlade ärendet uppdrogs åt kommunstaben att undersöka och rapportera vilka av kommunens idrottsplatser som kan konkurrensutsättas. Kommunstaben sammanfattar sina synpunkter enligt följande: Det är teoretiskt möjligt att i entreprenadform driva all den verksamhet som fritidsförvaltningens anläggningsavdelning sköter i dag. Det politiska syftet med en eventuell entreprenadupphandling måste klarläggas. Vid en entreprenadupphandling kan det vara lämpligt att i en första fas endast ta med en begränsad del av verksamheten för att få erfarenheter inför en större upphandling. En upphandling är tidskrävande och kostsam. Inför en upphandling bör en policy tas fram över hur personalen skall hanteras vid övergång till entreprenaddrift. Vid upphandling bör samråd ske med föreningarna på de anläggningar där dessa är huvudsakliga nyttjare. Kommunstyrelsen har därefter, den 10 september uppdragit åt fritidsnämnden att komma med förslag på lämplig upphandlingsform för kommunens idrottsanläggningar med inriktning mot entreprenaddrift i största möjliga omfattning. Fritidsnämndens förslag Fritidsnämnden har den 11 december föreslagit kommunstyrelsen att uppdraget återkallas och att ärendet avslutas Fritidskontorets förslag Är den politiska ambitionen att konkurrensupphandla fritidsförvaltningens driftenhet så är detta möjligt. Fritidskontoret har i samband med kommunstabens handläggning av detta ärende redovisat driftenhetens olika verksamheter uppdelade på ett sådant sätt att de var för sig skall kunna fungera såväl drifts- som verksamhetsmässigt. Denna uppdelning ser ut på följande sätt: 17 (28)

18 Forts. 15 Vallentuna IP Vallentuna idrottsplats är kommunens största idrottsanläggning och basen för huvuddelen av förvaltningens driftenhet med personalutrymmen, verkstäder, förråd, garage och maskinpark. Förutom driften av själva idrottsplatsen sköts också närliggande spårområde, friluftsbad, båtplatser, fotbollsplaner (skolor, Vårdbo, flygfältet ), Långhundraleden, Roslagsleden, skridskobana på Vallentunasjön, elljusspår i Lindholmen samt tillsyn av sporthallar från Vallentuna IP. Dessutom servas flera föreningsägda idrottsplatser med viss anläggningsskötsel. Sju idrottsföreningar har Vallentuna IP som sin hemmaarena. Anläggningen nyttjas dessutom av Korpen, allmänheten, gymnasiet och grundskolan samt periodvis också av andra Vallentunaföreningar. Kvarnbadet Kvarnbadet är kommunens tempererade utomhusbad med flera bassänger, omklädnadsrum med dusch och bastur, kiosk och grill. Badet är öppet från mitten av maj till början av september månad och har ca besökare per år. Ungefär 500 barn deltar i simskola varje sommar. Badets kiosk och grill är sedan sommaren 2001 utarrenderad. På badet tjänstgör vaktmästare/badvakter, maskinist och kassapersonal. Össeby IP Össeby idrottsplats består av en gräs- och en grusfotbollsplan, enklare friidrottsanläggning, sporthall samt motions- och skidspår. I anslutning till anläggningen finns också en föreningsdriven tennishall. Från idrottsplatsen underhålls dessutom en naturisbana vid Karbyskolan. Brottby SK och i viss mån Össeby OK har Össeby IP som sin hemmaarena. Anläggningen nyttjas dessutom av Karbyskolan och av olika Vallentunaföreningar. Spår/leder mm Skötseln av friluftsbad, båtplatser samt vissa spår, leder och fotbollsplaner, som redovisas under Vallentuna och Össeby idrottsplatsers driftområden ovan, kan brytas ut till en separat entreprenad förutsatt att det finns någon aktör som är intresserad av att sköta dessa anläggningar. Driftform Enligt gällande regler för entreprenaddrift respektive föreningsdrift är entreprenad den enda tänkbara driftformen för Vallentuna IP och Kvarnbadet. På Össeby IP däremot, med Brottby SK som enda nyttjande förening, kan föreningsdrift vara ett alternativ. 18 (28)

19 Forts. 15 Tidplan Ett eventuellt övertagande av driften på ovannämnda anläggningar bör planeras så att verksamheten inte störs. Lämpligaste tidpunkt för övertagande av idrottsplatserna är halvårsskifte och för Kvarnbadet årsskifte. Övrigt Vid en konkurrensupphandling bör ambitionen vara att sammanföra de anläggningar/verksamheter som omfattas av detta beslut i en och samma upphandling. En uppdelning i flera delentreprenader kan innebära en omfattande och krånglig administration samt gränsdragningsproblem mellan de olika entreprenörernas ansvarsområden. I likhet med kommunstaben understryker fritidskontoret vikten av att en policy tas fram över hur berörd personal (totalt 10,5 tjänst) skall hanteras vid en eventuell övergång till annan driftform. Samråd/information med nyttjarna/kunderna på de aktuella anläggningarna är viktig. På Vallentuna IP finns ett IP-råd som representerar samtliga nyttjande föreningar och på Össeby IP finns en liknande organisation. Den 11 december beslutar fritidsnämnden att föreslå kommunstyrelsen att uppdraget återkallas och att ärendet avslutas Mot beslutet reserverade sig Anders Hård (mp) med hänvisning att ärendet istället bör återremitteras till kommunstyrelsen pga. att all erfarenhet visar att det inte finns någon lämplig upphandlingsform för de aktuella anläggningarna/ verksamheterna. Kommunstabens synpunkter Staben har inga eningar mot fritidsnämndens förslag att kommunstyrelsen återkallar och avslutar ärendet. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. 19 (28)

20 Preliminärt bokslut 2001 AU 16 Dnr Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen noterar det preliminära bokslutet 2001 till protokollet. Ärendet Det preliminära bokslutet för 2001 innebär ett negativt resultat med ca 8 mkr vad avser förändringen av det egna kapitalet. Det är ca 8 mkr sämre än ursprunglig budget, som visade 0-resultat, men 1,5 mkr bättre än resultat efter beslutade ombudgeteringar från Prognoserna vid de tre budgetuppföljningarna under året visade alla negativt resultat med 8, 12 och 12 mkr. Jämfört med prognosen i BUF 3 är resultatförbättringen således 4 mkr och förbättringen beror på ökade skatteintäkter med samma belopp. En viss förbättring gäller också för verksamhetsutfall och finansiellt netto medan avskrivningarna blivit något högre än tidigare beräknat. Förändringen av skatteintäkter är en följd av slutavräkningen efter den definitiva taxeringen Verksamhetsutfallet har totalt sett endast förändrats marginellt jämfört med prognosen i BUF 3. För enskilda nämnder är det dock ganska stora förändringar med förbättrat budgetutfall för kommunstyrelsen, förskolenämnden och socialnämnden men försämringar för samhällsbyggnadsnämnden, grundskolenämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Handlingar i ärendet 1. Preliminärt bokslut (28)

21 Granskning av internkontroll i Vallentuna kommun AU 17 Dnr Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen överlämnar de av kommunledningskontoret redovisade synpunkterna som yttrande över revisorernas skrivelse. Ärendet Revisorerna i kommunen har begärt yttrande över en av Komrev upprättad revisionsrapport Intern kontroll i Vallentuna kommun. Rapporten omfattar granskning av leverantörsfakturor och utbetalningar samt fakturering och betalningsövervakning. I Komrevs granskningsrapport rekommenderas beträffande Leverantörsfakturor och utbetalningar att Samtliga nämnder upprättar fullständiga rutinbeskrivningar för leverantörsfakturor och utbetalningar. Samtliga nämnder ankomstregistrerar alla inkommande fakturor. På samtliga verifikat som avser representation, resor, konferenser och dylikt skall alltid anges syfte samt deltagare/grupp av deltagare. Då någon form av tjänst upphandlas, uppgift om innehav om F- skatt skall framgå. Vad gäller Kundfakturering och betalningsbevakning rekommenderas bl a att Samtliga nämnder upprättar fullständiga rutinbeskrivningar för fakturering. Samtliga nämnder dokumenterar de kontroller som görs vid faktureringen. Kommunstabens synpunkter Kommunstaben har inhämtat synpunkter från Konsult & service, som har de löpande kontakterna med kommunens förvaltningar i de frågor som revisionsrapporten avser, och erhållit följande kommentarer. Rutinbeskrivningar Under november månad 2000 anordnade Konsult & service ekonomikurs för ekonomer och ekonomiassistenter med bl a genomgång av utbetalningsrutiner. Till kursen framtogs dokumentet Utbetalning av fakturor som innehåller punkter som är viktiga i rutinen för betalning av fakturor. Dokumentet skickades också till samtliga förvaltningar och finns numera i Ekonomihandboken som ligger på I-torget. 21 (28)

22 Forts. 17 I samband med en genomgång av attestreglementet för förvaltningarna i oktober 2001 skedde också en genomgång av dokumentet Utbetalning av fakturor. Ankomstregistrering F n sker ankomstregistrering endast på kommunledningskontoret men enligt projektplanen för ankomstregistrering skall samtliga förvaltningar ha möjlighet att kunna införa ankomstregistrering senast under april Brister i verifikat m m Konsult & service har under 2001 varit noga med att uppmärksamma förvaltningarna på vikten av att följa gällande attestreglemente samt återigen påpekat Kommunstabens uppmaning efter revisionens genomgång av intern kontroll år Bl a Så har en tydlig uppmaning i september lagts på I-torgets förstasida där vikten av att följa attestreglementet betonas. Betr. fakturor avseende representation o dyl. samt upphandling av tjänster framgår dessutom av dokumentet Utbetalning av fakturor vad som gäller. Fakturering I Komrevs granskningsrapport konstateras beträffande Fakturering och betalningsbevakning att för de olika försystemen till faktureringssystemet finns användarhandböcker/manualer. Däremot har ingen förvaltning dokumenterat sina egna rutiner, d v s en skriftlig beskrivning av gången vid fakturering och vilka kontroller som görs av respektive förvaltning. Konsult & service kommer snarast upprätta sådan dokumentation när det gäller den fakturering som sker inom kommunledningskontoret. Kommunstaben kan dessutom konstatera att frågan om vikten av en fungerande intern kontroll i kommunens verksamheter har påtalats vid ett flertal tillfällen under 2001 vid de återkommande träffarna med förvaltningschefer och ekonomer. Detta har uppenbarligen inte fått tillräckligt genomslag och fortsatta ansträngningar är nödvändiga för att nå önskvärt resultat inom området intern kontroll. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Komrevs internkontrollplan för kommunstyrelsen. 22 (28)

23 Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen AU 18 Dnr Arbetsutskottets förslag Förslaget till verksamhetsberättelse för 2001 lämnas vidare till kommunstyrelsen utan arbetsutskottets kommentarer. Ärendet Förslag till verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen 2001 Handlingar i ärendet 1. Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen (28)

24 Ekonomisk uppföljning 2002 AU 19 Dnr Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen beslutar att nämnderna under 2002 skall lämna uppföljningsrapporter månadsvis, samt föreslår kommunfullmäktige uttala: att inom förvaltningar/nämnder bör man redan nu: vidta åtgärder för att kunna hålla budget 2002, ta fram förslag till revidering av målsättningar om så krävs. Ärendet Kommunens ekonomiska situation har successivt blivit alltmer ansträngd och under 2001 kan konstateras att flera nämnder fått svårighet att klara sin verksamhet inom tilldelad budgetram. För 2002 behöver åtgärder vidtas omgående inom samtliga nämnder för att hålla tillbaka kostnadsutvecklingen så att budgeten kan hållas och ett negativt bokslutsresultat kan undvikas. Förslag till åtgärder Med hänvisning till gällande reglemente för budgetuppföljning föreslår kommunstaben att nämnderna uppmanas vidta sådana åtgärder att budgeten för 2002 kan hållas. Om de resurser som nämnd tilldelats i budgeten anses otillräckliga för att fullmäktiges målsättning för verksamheten ska kunna uppnås, ska förslag lämnas om vilka ändringar i målsättningen som behöver ske. Tätare uppföljning För att kommunstyrelsen löpande ska kunna följa utvecklingen av ekonomi och verksamhet avser kommunstaben att i fortsättningen under 2002 lämna uppföljningsrapport till varje möte med styrelsen. Kommunstaben avser att dels ta fram ekonomiskt underlag direkt från ekonomisystemet men föreslår också att förvaltningar/nämnder månadsvis redovisar ekonomi och verksamhetsutfall inom ramen för VASARU-rapportens koncept, möjligen i någon förenklad form för månaderna emellan de nuvarande kvartalsvisa uppföljningarna. 24 (28)

25 Forts. 19 Snabbare uppföljning För att rapporter om utvecklingen under året ska komma kommunstyrelse och fullmäktige till handa så snabbt som möjligt kommer 2002 års tidplan att komprimeras vid de ordinarie mera omfattande kvartalsuppföljningarna BUF 1 och 3 så att rapportering kan ske vid kommunfullmäktige i maj respektive november. Den snabbare rapporteringen medför naturligtvis att rapporter vid dessa tillfällen måste lämnas i form av tjänstemannaprodukter och att den politiska behandlingen i nämnderna får ske i senare skede och rapporteras till kommunstyrelsen i efterhand. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. 25 (28)

26 Val av revisor AU 20 Dnr Arbetsutskottets förslag Som en interimistisk lösning för år 2002 föreslår kommunstyrelsen kommunfullmäktige att antalet ordinarie revisorer utökas med en person. Britt-Marie Heidmark föreslås väljas till ordinarie revisor. Ärendet Revisorerna har informerats om att Horst Melzers fr, Roswitha, kommer att föreslås till ledamot av myndighetsnämnden för teknik och miljö. Detta innebär att Horst Meltzer av jävsskäl ej kan revidera denna nämnd, varför den bör undantas från Horst Melzers revisionsuppdrag. Mot bakgrund av att Vallentuna kommun endast har tre ordinarie revisorer, vilket är lagstadgat minimiantalet för granskning av hela kommunen, måste ytterligare en ordinarie revisor väljas för granskning av innevarande år. I revisionsreglementet står det att Vallentuna kommun skall ha tre ordinarie revisorer. Ökningen till fyra ordinarie revisorer bör ses som en interimistisk lösning för år 2002 och därför inte föranleda någon ändring i reglementet. Vallentuna revisorer föreslår att Britt-Marie Heidmark väljes till revisor. Någon komplettering av antalet ersättare föreslås ej. Vallentunas revisorer kommer inför nästa mandatperiod överväga revisionens organisation och antalet revisorer och återkommer med eventuellt förslag senare i år. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med revisorernas förslag. 26 (28)

27 Extra kommunstyrelse sammanträde AU 21 Dnr Beslut Kommunstyrelsen kallas till ett extra sammanträde fredagen den 8 februari 2002 kl Ärendet Närvärme Sverige AB har inkommit med en framställan om aktieöverlåtelse. De önskar att Vallentuna kommun senast den 11 februari fattar beslut om att godkänna överlåtelse av aktierna i Vallentuna Närvärme AB till ett nytt bolag under bildande till fullo finansierat av US Energy System Inc, Electricity Investment Company och Lantbrukskredit AB Kommunstyrelsens ordförande Sten-Åke Adlivankin förelår att ett extra kommunstyrelse sammanträde sätts in för att framställan skall kunna besvaras. Förslag till sammanträdestid är fredagen den 8 februari 2002 kl (28)

28 Komplettering av PLU materialet AU 22 Dnr Beslut Arbetsutskottet noterar informationen till protokollet. Ärendet Kommunplanerare Shula Gladnikoff kompletterar budgetberedningen den 17 januari med en befolknings- och bostadsbyggnadsprognos inför PLU beredningen den 21 februari. 28 (28)