3. Kommersiella villkor tjänster

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Botkyrka kommun Upphandling Upphandling Hemtjänst på Finska Nathalie Montoya 2014:562 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Kommersiella villkor tjänster 3.1 Förutsättningar Allmänt Detta avtal utgör de villkor som gäller generellt för avtalet i sin helhet. De förutsättningar och villkor som regleras i detta avtal tar sikte på de övergripande frågorna. Villkoren i detta avtal skall i oförändrat skick gälla även vid utförandet av tjänsterna. 3.2 Handlingars inbördes rangordning Allmänt Nedanstående handlingar utgör underlag för avtalet. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal. 2. Detta avtal med tillhörande bilagor. 3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag, 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. 5. Anbud inkl. ev. förtydliganden. Uppgifter i anbudet som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse att det skall gälla Definitioner Köparen avser Botkyrka kommun. Leverantören avser xx. (ifylls vid avtalstecknandet). Beställaren avser enskild beställare i samband med avrop. 3.3 Kontaktpersoner Kontaktpersoner Utskrivet: :47 Sida 1 av 10

2 Kontaktpersoner hos Botkyrka kommun under avtalsperioden är: För kommersiella frågor: Ansvariga upphandlare: Nathalie Montoya, Upphandlingsverksamheten. E-post: Tfn: Susanne Pettersson, Upphandlingsverksamheten. E-post: Tfn: För operativa frågor: Kontaktpersonens namn och titel: Verksamhet: E-post: Tfn: Kontaktpersoner hos leverantören: Fylls i, i samband med, avtalstecknandet. Namn: Titel: E-post: Tfn: 3.4 Avtalstid Avtalet Avtalet gäller i två (2) år, avtalsperiod Förlängning av avtalet Det finns möjlighet till avtalsförlängning om ytterligare två (2) år om parterna kommer överens om det skriftligt. Förlängningen sker om ett (1) år i taget och ska initieras, av köparen senast 6 månader före avtalets utgång. Förlängningen ska göras skriftligt och skrivas under av båda parter. För de fall leverantören ej önskar förlänga avtalet ska skriftlig uppsägning ske senast tre (3) månader innan avtalsperiodens utgång. Om någon part väljer att inte förlänga avtalet så sker inga nya beställningar av uppdrag under den återstående avtalstiden. 3.5 Uppdraget Allmänt Uppdraget ska genomföras så att det överensstämmer med det, som angivits i förfrågningsunderlaget och anbudet. Leverantören ansvarar för att uppdraget genomförs fackmannamässigt och enligt god branschsed Utbyte av den person som ansvarar för den dagliga driften Om utföraren under kontraktstiden vill byta ut den som ansvarar för den dagliga driften och ledningen av verksamheten ska detta anmälas skriftligen till kommunen för godkännande senast en månad innan bytet är tänkt att ske. Inget godkännande krävs för tid som är normal semester eller för kortare sjukskrivningar. Utskrivet: :47 Sida 2 av 10

3 Här anges vid avtalstecknande namn på den/de som ansvarar för den dagliga driften Skyldigheter I uppdraget ingår att inhämta eventuella yttranden, godkännanden och tillstånd som krävs för att uppdraget ska kunna genomföras enligt gällande författningar. Leverantören får i övrigt under avtalsperioden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka för i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för köparens verksamhet Kontroll Leverantören ska ansvara för att betala löner, sociala avgifter och andra lagstadgade avgifter för sin personal. Botkyrka kommun har rätt att kontrollera löpande under avtalsperioden och inför eventuell avtalsförlängning att Leverantören fortfarande betalar föreskrivna skatter och sociala avgifter i enlighet med kap LOU. Detta sker bland annat med hjälp av samarbete med Skatteverket där en kontroll av SKV 4820 begärs ut. Köparen kommer löpande att kontrollera certifikat eller andra intyg, som varit förutsättningar för avtalstecknandet Ansvar för utfört uppdrag Köparens granskning och godkännande av Leverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Leverantören från ansvar för fel i handlingar eller i utfört uppdrag Underleverantörer/Underkonsulter Leverantören får inte anlita underleverantör/underkonsulter utan Köparens medgivande såvitt det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. Leverantören är ytterst ansvarig för underleverantörernas prestationer. Här anges den/de underleverantör/er som Leverantören angett i sitt anbud: Statistik Utföraren ska vid förfrågan kunna lämna ut statistik på exempelvis utförda hemtjänsttimmar Uppföljning Utföraren är förpliktigad att lämna ut den information som kommunen efterfrågar i samband med uppföljningar av kvaliteten i de levererade tjänsterna enligt ramavtalet. Leverantören ansvarar för att alla nödvändiga tillstånd och dokument finns tillgängliga på företaget, dessa ska kunna uppvisas vid förfrågan. 3.6 Uppdragets genomförande Beställningsrutiner När brukaren fått ett biståndsbeslut skickar biståndshandläggaren en formell beställning. Beställningar ska verkställas samma dag i verksamhetssystemet Procapita. Utföraren ska Utskrivet: :47 Sida 3 av 10

4 kunna påbörja insatsen inom ett dygn. Om utföraren inte kan åta sig uppdraget ska detta snarast meddelas till biståndshandläggaren, senast samma dag, med angivande av orsak. Utföraren ska även kunna ta emot beställningar via telefax, vid eventuellt driftsstopp i verksamhetssystemet. Telefaxen ska förvaras på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av översänd information. 3.7 Ekonomi Ersättning Ersättning betalas för beställda timmar, minus icke utförd tid, hemtjänst som utförts. Ersättningen inkluderar samtliga kostnader i enlighet med förfrågningsunderlaget Uppsägning Individuella hemtjänstuppdrag kan sägas upp i förtid med en uppsägningstid på 7 dagar. Uppsägningen ska vara skriftlig Priser Priserna är angivna i SEK exklusive mervärdesskatt och inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader. Inga merkostnader accepteras av Botkyrka kommun. Priser Här anges vid avtalstecknande priset per hemtjänsttimme Prisjustering Ersättningen skall vara fast från tidpunkten för avtalets tecknande till Från justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Helårsersättningen år ex 2017 räknas om med det fastställa procenttalet för år 2016 enligt formeln: A (1+p/100 )= B där A är helårsersättningen år 2016, p är det fastställda procenttalet för år 2016 och B är helårsersättningen Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad skall denna användas fram till dess en definitiv omräkningsfaktor publiceras. En retroaktiv avräkning skall göras av skillnaden mellan den preliminära och den definitiva omräkningsfaktorn så snart detta är möjligt. Om avtalet löper ut under året ska omräkningsfaktorn ur särskild tabell för användande under slutåret användas. Om förlängningsoptionen träder i kraft, ska ersättningen under året i sin helhet uppräknas enligt omräkningsfaktorn för helåret. Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas. Kan inte överenskommelse träffas, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med en ömsesidig uppsägningstid av 3 månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla priserna. Begäran om prisjustering ska ske senast 1 månad före fastpris periodens utgång. Därefter kan begäran om prisjustering ske en gång per år. Utskrivet: :47 Sida 4 av 10

5 I det fall angivet index ovan upphör: Om publicering av angivet index upphör skall parterna tillämpa det index som SKL rekommenderar Köparen att användas som ersättningsindex. För den händelse Leverantören under avtalstiden drabbas av oförutsedda utgifter eller kostnader på grund av lagbud, myndighetsbeslut eller motsvarande, äger Leverantören rätt att justera priserna i motsvarande mån. Före prisjusteringen skall Leverantören lämna information och underlag till Köparen som styrker den begärda justeringen. Eventuella prissänkningar skall omedelbart träda i kraft. Retroaktiv prisjustering godkännes inte. Kan inte överenskommelse träffas, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med en ömsesidig uppsägningstid av tre (3) månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla priserna Dröjsmålsränta Vid försenad betalning har Leverantören rätt till dröjsmålsränta med vid varje tid gällande referensränta med som mest + 8 procent Fakturering Leverantörens fakturering skall ske månadsvis i efterskott, relaterad till utförd andel av uppdraget under månaden. Köparen erlägger ersättning inom 30 dagar efter godkänd prestation och mottagen faktura. Order-, expeditions- eller motsvarande avgifter tillkommer ej. Botkyrka kommun anlitar en extern samarbetspartner för skanning av fakturor. Med anledning av detta skall i fakturadressfältet anges BK + referensnummer, max 8 siffror, inga utfyllnadsnollor på slutet. Faktura skall skickas till: Botkyrka kommun Fack R STOCKHOLM Fakturor som saknar BK-referensnr, är ospecificerade eller på annat sätt är felaktiga, kommer att returneras utan åtgärd. Vid felaktigt fakturabelopp skall kreditfaktura omgående ställas ut efter påpekande Kravrutiner Påminnelser och krav sändes av leverantören direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia Räntefaktura Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (från och med/ till och med) då ränta beräknats samt antalet räntedagar. Räntefaktura kan avse flera fakturor på samma förvaltning. Räntefaktura som avser flera förvaltningar returneras utan utgärd. Räntefaktura understigande 100 kronor betalas ej Betalningsmottagare/Factoringbolag Faktura får ej överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från upphandlingsenheten. Information om sådan betalningsmottagare Utskrivet: :47 Sida 5 av 10

6 skall finnas i avtalet eller som ett senare skriftligt tillägg till avtalet. 3.8 Ansvar och Försäkring Ansvar Utföraren ansvarar för samtliga person- och sakskador som han, eller annan för vilken han ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Om kommunen gentemot tredje man görs ansvarig för inträffad skada, skall Utföraren hålla kommunen skadeslös. Detta inkluderar skada genom brott som anställd hos eller annan person anlitad av Utföraren orsakar. Utförarens ansvar för skada begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle. Ovan angivna begränsningar gäller inte om Utföraren har orsakat skada genom grov vårdslöshet eller uppsåt Försäkring Leverantören ansvarar för att hålla sin egendom och sin verksamhet försäkrad på ett erforderligt sätt. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker Leverantörens ansvar enligt detta avtal. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till Kommunen senast två veckor före uppdragets påbörjande. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till Kommunen senast en vecka före det att försäkringen går ut. Ansvarsförsäkringen skall inkludera utökat skydd för nyckelförlust med försäkringsbelopp om minst kronor. 3.9 Fel i prestation och reklamationer Fel i prestationen Leverantören förbinder sig att på egen bekostnad och utan oskäligt dröjsmål avhjälpa fel i uppfyllandet av uppdraget som Leverantören bär ansvar för. Leverantören ansvarar för de fel som skriftligen påtalats av Beställaren inom en månad efter utförandedagen. Se även reklamationer Anvisningar om reklamationer Reklamationer ska lämnas till Leverantören enligt nedan: - Anmärkningar mot faktura ska göras utan dröjsmål efter utförd tjänst. - Anmärkningar mot försening ska göras utan dröjsmål efter det att Beställaren fick kännedom om förseningen. - Anmärkningar mot fel i prestationen, ska göras utan oskäligt dröjsmål efter utförd tjänst. Reklamationen ska vara skriftlig och sändas till Leverantörens kontaktperson och innehålla anledning till reklamationen samt en beskrivning av vad som hänt. Leverantören ska med anledning av reklamationen meddela beställaren hur reklamationen kommer att hanteras. Sådant meddelande ska ha lämnats till beställaren inom 14 dagar Hävning Utskrivet: :47 Sida 6 av 10

7 Köparen har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet, om: Det finns skäl som ska medföra uteslutning enligt lagen om offentlig upphandling. Dessa skäl finner du beskrivna i Förfrågningsunderlaget under punkt Uteslutningskriterier Köparen har rätt att häva avtalet helt eller delvis utan rätt till ersättning för leverantören Köparen har rätt att skriftligen häva avtalet omedelbart eller till den dag Köparen anger, om: - Leverantören gör sig skyldig till grova eller upprepade avtalsbrott genom exempelvis felaktiga leverans(er) av funktionalitet, service och/eller kvalitet; eller - Leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på sådant obestånd att Leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden/åligganden och betryggande säkerhet för rätta fullgörandet av Leverantörens förpliktelser mot köparen inte ofördröjligen ställs efter begäran om detta; eller - Leverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter, eller enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott; eller - Leverantören underlåter att följa avtalade skyddsföreskrifter och arbetsmiljölagar; eller - Leverantören, och/eller person i ledande ställning hos Leverantören, har belagts med näringsförbud; eller - det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med avropsförfrågan och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal; eller - Leverantören, utan beställarens medgivande, helt eller delvis överlåter parternas avtal; eller - Leverantören avlider, god man eller förvaltare har förordnats för honom, eller om Leverantören på grund av sjukdom eller olycksfall blir ur stånd att utföra avtalade förpliktelser; eller - företrädare för Leverantören döms för olaga diskriminering och/eller Leverantören tvingas betala skadestånd enligt vid varje tid gällande diskrimineringslagstiftning; eller - avtalade arbeten och/eller leveranser, på grund av omständighet som har uppkommit utan parternas vållande, måste avbrytas under så lång tid att förutsättningarna för avtalets fullgörande väsentligt rubbas, eller - Leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 1 kap, 10, Lagen om offentlig upphandling, eller - Leverantören inte uppfyller fastställda krav enligt kravspecifikationen Rutiner vid hävning Uppsägningen Uppsägningen ska ske skriftligt för att vara gällande. Efter hävningen Leverantören ska till Köparen: - överlämna allt material som Köparen har äganderätt till; och - överlåta alla beställningar, avtal och andra uppgörelser med andra Leverantörer. Leverantören har rätt att, upp till tre månader efter avtalets upphörande, fakturera Köparen för samtliga tidigare ofakturerade ersättningar, vilka Leverantören är berättigade till enligt avtalet. Utskrivet: :47 Sida 7 av 10

8 Reglering av skada efter hävning Om avtalet hävs är Leverantören skyldig att ersätta Köparen för den kostnadsökning som på grund av hävningen uppkommer för Köparen (färdigställande, leveranser från annan leverantör etc.), samt för den skada hävningen i övrigt förorsakar Köparen. Köparen är efter hävningen berättigad att själv utföra återstående arbeten/leveranser eller låta dessa utföras av någon annan. Efter det att uppkommande kostnadsökning och skada har kunnat fastställas efter hävning, ska parternas samtliga ekonomiska mellanhavanden regleras utan dröjsmål. Varningar: Beställaren äger rätten att häva avtalet i förtid med en (1) månads uppsägningstid om leverantören trots tre (3) skriftliga varningar inte iakttar avtalsvillkoren Konsekvenser av avtalets upphörande Förtida upphörande Vardera parten har rätt att säga upp avtalet till upphörande om andra parten väsentligt bryter mot sina åtaganden enligt detta avtal och inte vidtar åtgärder inom 30 dagar efter skriftlig anmodan; Innan parterna aviseras om uppsägning ska parterna fört förhandling i syfte att gemensamt försöka hitta en lösning på det som brister i avtalet Allmänt Vid avtalets upphörande, helt eller delvis, äger kommunen all information. Avtalade krav med avseende på servicenivåer, säkerhet m.m. ska uppfyllas även under överföringsperioden till Botkyrka kommun och/eller ny leverantör. Leverantören ska vara aktivt behjälplig med att överföra tjänsterna tillbaka till Botkyrka kommun och/eller till en ny utomstående Leverantör. Leverantören ska se till att tillräckliga leverantörsresurser finns tillgängliga för den nya Leverantören så att överföringen kan genomföras på ett smidigt sätt. Leverantören ska även se till att överlämnandet till den nya leverantören sker genom tillgång till kompetent personal, som ingår i Leverantörens ordinarie bemanning. Information ska kunna levereras i dokumenterat format på elektroniskt skyddat medium. Om Leverantören inte medverkar till att överföringen sker, enligt ovan beskrivning, har Köparen rätt att på Leverantörens bekostnad anlita tredje part för genomförandet. Leverantören och Kommunen ska i särskild ordning komma överens om hur avvecklingen ska ske vad gäller åtagande och pris. Om Leverantören inte medverkar i enlighet med det som sägs i ovanstående stycke och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig begäran har Köparen rätt att på Leverantörens bekostnad anlita tredje part för genomförandet. Vid Avtalets upphörande, helt eller delvis, ska vidare allt material och alla data som Botkyrka kommun har tillhandahållit Leverantören eller som Leverantören annars fått tillgång till eller skapat till kommunen återlämnas till Köparen eller, på Köparens begäran, förstöras Överlåtelse av avtal Allmänt Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Köparens skriftliga Utskrivet: :47 Sida 8 av 10

9 medgivande. Sakliga skäl ska finnas för att neka en överlåtelse av avtal i samband med en eventuell försäljning av företaget och/eller andra förändringar i ägandeförhållanden Ändringar och tillägg Allmänt Ändringar och tillägg till detta avtal ska vara skriftligen undertecknad av behörig företrädare för kommunen och Leverantör för att vara bindande Befrielsegrunder (Force Majeure) Allmänt Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Om Leverantören på grund av force majeure inte kan fullgöra sina åtaganden enligt avtalet under minst två (2) månader har Beställaren rätt att säga upp avtalet i enlighet med denna punkt genom skriftligt meddelande. Ersättning till Leverantören utgår inte under den tid som force majeure varar Tvist Allmänt Tvist mellan Botkyrka kommun och Leverantören med anledning av ingånget avtal skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Tvister rörande detta avtal skall avgöras av Södertörns Tingsrätt. Vid eventuell tvist ska parterna först förhandla i syfte att gemensamt försöka lösa densamma. Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta Avtal mellan parterna och därmed sammanhängande rättsförhållanden skall prövas av svensk allmän domstol. Svensk rätt tillämpas på upprättat avtal mellan parterna. Även om tvist föreligger mellan parterna ska parterna fullgöra sina åtagande avtalsenligt Särskilda förbehåll Allmänt Detta avtal träder tidigast i kraft 10 dagar efter meddelande om tilldelningsbeslut under förutsättning att ingen juridisk talan har väckts under denna tid Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om händelser som är av betydelse för avtalat genomförande. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål meddela Kommunen sådana avvikelser som leder till, eller kan komma att leda till, att avtalsvillkoren inte uppfylls Reklam eller marknadsföring Utskrivet: :47 Sida 9 av 10

10 Hänvisning till detta avtal i reklam eller marknadsföring riktad till annan än Kommunen får endast göras efter skriftligt godkännande av Kommunen Avtalsbestämmelse avseende antidiskriminering Leverantören ska följa, vid varje tidpunkt, gällande bestämmelser om antidiskriminering. Med begreppet diskriminering avses i detta avtal detsamma som anges i lagen (2003:307) om förbud mot diskriminering. Tillämpningen av svensk lag ska i detta avtal helt och hållet följa bestämmelserna i 2 kap. brottsbalken. Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av Beställaren skriftligen redovisa de åtgärder, upprättade planer m m som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1 ovan. Uppgifterna ska redovisas till Botkyrka kommun senast tio dagar efter det att skriftlig begäran gjorts, om inte annat överenskommits mellan parterna i det enskilda fallet Särskilda kontraktsvillkor Personalens kompetens Kontroll av att kraven avseende personalens kompetens uppfylls kommer att genomföras ca sex månader efter avtalsstart. Uppföljning och kontroll kommer att ske bland annat genom ett uppföljningsmöte och att utföraren fyller i bifogad bilaga 2 personalens kompetens. Skulle det visa sig att kraven avseende personalens kompetens under punkt Kompetens och bemanning inte uppfylls fullt ut så betraktas det som grund för hävning av avtalet Verksamhetslokal Utföraren ska vid tidpunkten för avtalstecknande disponera över en verksamhetslokal som geografiskt är placerad så att det är möjligt att nå brukare inom trettio minuter, under den tid utföraren är verksam. Utskrivet: :47 Sida 10 av 10