IP400 Office Telefon 2030 & 2050

Transkript

1 IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

2 Sidan 2 Innehåll Innehåll Telefon 2030 & Uppringning... 5 Kortnummer... 7 Klientkoder... 8 Upptaget eller inget svar... 9 Åtgärder under ett samtal Besvara samtal Transferera, parkera & väntkoppla samtal Vidarekoppla samtal DV-knappar Arbeta med ACD Chef/sekreterarläge Ställa in chef/sekreterarläge Kontrollera ringsignalen Övriga funktioner Telefoninställningar Röstbrevlådor Funktioner i IP400 Office Index IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

3 Telefon 2030 & 2050 Introduktion till modell 2030 och 2050 Bilden nedan visar en telefon av modell Telefon 2030 & 2050 Sidan : Telefon med handsfree-funktion, DV-knappar och BLF-statuslampor (se sidan 18). 2030: Liknar 2050 men saknar BLF-statuslampor. Dessa instruktioner avser telefon 2030 och 2050 när de används i telefonsystemet IP400 Office. Instruktionerna täcker de flesta funktioner som modellerna 2030 och 2050 kan hantera. Det kan dock hända att din telefon inte är aktiverad för alla tillgängliga funktioner. Om du är osäker på vilka funktioner du kan använda kan du kontakta systemadministratören. Använda SCROLL-knappen Ibland finns det fler alternativ tillgängliga än telefonen kan visa. När det inträffar visas symbolen intill SCROLL-knappen. Tryck på SCROLL om du vill se de övriga alternativen. På samma sätt ändras telefonens teckenfönster under samtal och efter dina inställningar. Symbolen intill en knapp i teckenfönstret anger ett alternativ som du kan använda genom att trycka på knappen. Instruktionerna i detta dokument anger därför inte alltid när du måste trycka på SCROLL-knappen för att använda en funktion. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

4 Sidan 4 Innehåll Handsfree, högtalare och svar / nedkoppling På alla telefoner med teckenfönster kan du både ringa upp och höra samtalet utan att använda luren. När samtalet besvarats kan du fortsätta samtalet utan att använda luren, s.k. handsfree-användning. Du kan växla mellan handsfree och telefonlur under ett samtal. Att trycka på knappen SVAR/NEDK. har samma effekt som att lyfta eller lägga på telefonluren. Toner och ringsignaler I telefonen används diverse toner och ringsignaler för att indikera händelser. Några exempel visas nedan. Du kan ändra ringsignalens volym och typ, aktivera eller avaktivera den, o.s.v. (se sidan 24). Inkommande samtal: Upprepad enkel ringsignal: Internt samtal. Upprepad dubbel ringsignal: Externt samtal. Enkel tonsignal: Sökningsanrop (se sidan 12). Uppringning: Kopplingston: Slå numret. Avbruten kopplingston: Telefonen vidarekopplad eller Stör ej aktiverat (se sidan 16). Upprepad tonsignal: Upptaget nummer (se sidan 9). Kontinuerlig ton: Anknytningen är inte tillgänglig. Telefonlampan Lampan på telefonen (ovanför knappen HÖGT.) används för att indikera samtal och meddelanden. Snabbt blinkande lampa: Samtal väntar. Se sidan 13. Lysande lampa: Meddelande. Se sidan 12. Upprepad dubbel blinkning: Externt samtal. Upprepad enkel blinkning: Internt samtal. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

5 Uppringning Om uppringning Vid uppringning visas information om samtalet i teckenfönstret. Där visas också meddelanden ifall samtalet inte kan göras. Ringa interna samtal Uppringning Sidan 5 Samtalsspärr: Systemet kan med samtalsspärr hindra dig från att ringa vissa nummer eller typer av nummer (t. ex. rikssamtal eller internationella samtal). Eftersom inställningarna för samtalsspärr varierar från plats till plats kann vi här inte gå närmare in på detaljer. Under samtalet visas information om samtalet i teckenfönstret. Du kan också ringa samtal med katalogfunktionen INDeX (se Ringa samtal från INDeX-katalogen nedan) eller med DV-knapparna (se sidan 18 och sidan 21). Så här ringer du ett internt samtal: 1. Slå anknytningens nummer. En avbruten kopplingston anger att anknytningen är vidarekopplad. 2. Om samtalet inte besvaras kan du med telefonens funktioner välja att vänta eller lämna ett meddelande (se sidan 9). Om samtalet besvaras kan du använda telefonluren eller handsfreefunktionen. Göra ett sökningsanrop Du kan göra sökningsanrop till andra telefoner i 20-serien (2030, 2050, 20AT, 20CC och 20DT) eller till grupper med telefoner i 20-serien. De hör anropet utan att du behöver göra något, även om du inte kan höra dem. Vissa kan också förvandla sökningsanropet till ett normalt samtal (se sidan 12). Om den telefon som anropas är vidarekopplad, vidarekopplas även anropet (utom vid anrop till grupp). Så här gör du ett sökningsanrop till en anknytning eller grupp: 1. Tryck på SÖKN. I teckenfönstret visas SÖKNING. 2. Slå numret eller tryck på en DV-knapp (se sidan 18). Om numret är upptaget eller inte tillgängligt visas alternativ för att vänta eller lämna ett meddelande i teckenfönstret (se sidan 9). 3. Tala och tryck sedan på SVAR/NEDK. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

6 Sidan 6 Innehåll Ringa externa samtal Systemet kan tillämpa samtalsspärr på vissa eller alla externa nummer. Du kan också låsa din telefon eller råka spärra den genom att ange fel passerkod (se sidan 27). Så här ringer du ett externt samtal: 1. Slå det externa numret. Du behöver inte använda något prefix för externa samtal såvida systemadministratören inte har angivit det. Om telefonen visar KLIENT måste du ange en klientkod innan du slår det externa numret. Se sidan Om»NO ACCOUNT CODE» (INGEN KLIENTKOD) visas, gå till sidan När samtalet besvaras kan du använda telefonluren eller handsfreefunktionen. Återuppringning av externa nummer Du kan slå vilket som helst av de 10 senast slagna externa numren. Så här slår du det senast använda externa numret: 1. Tryck på ÅTER-UPPR. tills det önskade numret visas och tryck sedan på ANROPA. Om du vill radera ett nummer från minnet trycker du på RADERA. Ringa samtal från INDeX-katalogen Din telefon kan visa ett index över namn på telefonanknytningar som du kan välja och ringa. Så här ringer du ett samtal med INDeX: 1. Tryck på INDeX för ett internt samtal eller på KORTNUMMER och därefter INDeX för ett externt nummer. 2. Tryck på knappen som motsvarar första bokstaven i önskat namn. Om du till exempel vill visa namn som börjar på L trycker du på knappen JKL tre gånger. Du går från namn till namn under L genom att trycka på -knapparna till höger och vänster om det aktuella namnet. Du hoppar framåt 10 namn genom att trycka på HOPPA. Du väljer en annan bokstav genom att trycka på en bokstavsknapp. 3. Om du vill ringa upp det namn/nummer som visas trycker du på ANROPA. Om du vill avsluta INDeX trycker du på SVAR/NEDK. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

7 Kortnummer Använda kortnummer Systemet kan lagra externa nummer som kortnummer. Kortnummer Sidan 7 Gemensamma kortnummer: Be systemadministratören om en lista. Tänk på att samtalsspärr kan gälla för vissa nummer. Egna kortnummer: Telefonen kan också lagra upp till 10 kortnummer för ditt eget bruk (se nedan). Kortnummer som kortkoder: Det kan finnas ytterligare kortnummer tillgängliga som kortkoder. Be systemadministratören om en lista. Så här slår du ett kortnummer: 1. Tryck på KORTNUMMER. Så här väljer du ett eget kortnummer: Tryck på PRIVATA och slå det egna kortnumret för det lagrade numret (0 till 9) eller tryck på motsvarande DV-knapp (DV-knapparna motsvarar de egna kortnumren 1 till 8 (1 högst upp)). Så här väljer du ett gemensamt kortnummer: Tryck på GEMENS. och slå lagringsnumret (100 till 999). Om»ANGE KLIENTKOD» visas, gå till sidan Fortsätt som med ett vanligt samtal. Lagra egna kortnummer Så här lagrar du ett eget kortnummer: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på KORTNUMMER. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. I teckenfönstret visas 0 9 ELLER DV. Tryck på det nummer (0 till 9) eller den DV-knapp där du vill lagra kortnumret. DV-knapp 1 motsvarar det första egna kortnumret, DV-knapp 2 det andra egna kortnumret, o.s.v. 4. I teckenfönstret visas det aktuella, lagrade numret (om ett sådant har lagrats). Tryck på RADERA och slå numret. 5. När du är klar trycker du på KLAR. 6. Välj ett annat lagringsställe eller avsluta genom att trycka på PROGRAM. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

8 Sidan 8 Innehåll Klientkoder Om ANGE KLIENTKOD eller NO ACCOUNT (INGEN KLIENT) visas Om ANGE KLIENTKOD eller NO ACCOUNT (INGEN KLIENT) visas när du ringer ett samtal måste du ange en klientkod för att kunna fortsätta. Systemet kontrollerar koden mot en lista över koder innan samtalet tillåts. Det måste du också göra innan du ringer ett samtal om telefonen visar KLIENT. Om du vill ange en klientkod under ett pågående samtal, gå till sidan 8. Så här anger du en nödvändig klientkod: 1. Slå klientkoden. Om du gör fel kan du trycka på RADERA för att radera den senast angivna siffran. 2. När du har angett hela koden trycker du på KLAR. 3. Om systemet inte kan identifiera koden visas ANGE KLIENTKOD igen. Slå rätt kod eller avsluta samtalet. 4. Om koden identifieras kan samtalet fortsätta. Lägga till frivilliga klientkoder Du kan valfritt ange en klientkod under ett externt samtal. Systemet registrerar samtalet i samtalsloggen, inklusive klientkoden. Systemet kontrollerar koden mot en lista över giltiga koder (be systemadministratören om en kopia). Så här anger du en frivillig klientkod: 1. Tryck på KLIENT under samtalets gång. 2. Ange en klientkod. Om du gör fel kan du trycka på RADERA för att radera den senast angivna siffran. 3. När du har angett hela koden trycker du på KLAR. 4. Om systemet inte kan identifiera koden visas ANGE KLIENTKOD igen. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

9 Upptaget eller inget svar Upptaget eller inget svar Sidan 9 Alternativ vid Upptaget eller Ej svar Om telefonen visar NUMBER BUSY (UPPTAGET NUMMER) när du ringer en annan anknytning kan du visa flera alternativ genom att trycka på SCROLL. Tänk på att den upptagna anknytningen kan ha inställningar som vidarekopplar ditt samtal till en annan anknytning eller till en röstbrevlåda. Detta sker som standard inom 15 sekunder. ÅTERRING Ställer in återuppringning så att din telefon ringer när den uppringda anknytningen blir ledig eller används nästa gång. RBREV Om röstbrevlådor har installerats i systemet kopplas du till anknytningens röstbrevlåda där du kan lämna ett meddelande. MEDDELANDE: Lampan på den uppringda telefonen börjar lysa. Ditt nummer lagras också som ett meddelande att besvara. INVÄNTA: Trots att detta visas stöds alternativet inte ännu. Återuppringning Om den anknytning du ringer är upptagen eller inte svarar kan du ställa in återuppringning. När anknytningen blir ledig eller används nästa gång ringer din telefon. Om du svarar ringer det på den andra anknytningen. Även när du har ställt in en återuppringning kan du ringa andra samtal. Återuppringningen sker inte så länge din anknytning är upptagen. Du kan ställa in återuppringning när som helst, men bara en åt gången. Ringsignalens svarstid anger hur länge en återuppringning ringer på din anknytning innan den avbryts (se sidan 25). Så här ordnar du en återuppringning: 1. När NUMBER BUSY (UPPTAGET NUMMER) visas trycker du på SCROLL och sedan på ÅTERRING (alternativet visas inte om du redan har ställt in en återuppringning). 2. Systemet avslutar uppringningen och telefonen visar ÅTERRING. Så här avbryter du återuppringningen: 1. Tryck på ÅTERRING. Du kan göra detta även medan återuppringningen pågår och din telefon ringer. Lämna ett meddelande Du kan lämna ditt anknytningsnummer som ett meddelande, så att mottagaren kan ringa upp dig (se sidan 12). Om mottagarens telefon har en meddelandelampa tänds den. Så här lämnar du ett meddelande: 1. När NUMBER BUSY (UPPTAGET NUMMER) visas trycker du på SCROLL och sedan på MEDD. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

10 Sidan 10 Innehåll Åtgärder under ett samtal Ändra samtalsvolymen Du kan ändra samtalsvolymen under samtalet. Telefonen har olika volymnivåer för både högtalaren och telefonluren. Så här ändrar du samtalsvolymen: 1. Tryck på VOLYM under samtalets gång. Om du vill ändra volymen utan att ringa något samtal lyfter du bara luren eller trycker på SVAR/NEDK. först. 2. Ett reglage visas. Justera volymen med -knapparna till vänster (minskad) och till höger (ökad). 3. När du är klar trycker du på KLAR. Växla till handsfree Du kan växla mellan användning av handsfree (högtalare) och telefonlur utan att avbryta pågående samtal. Så här byter du från telefonlur till högtalare: 1. Tryck på HÖGT. Nu kan du lägga på luren utan att samtalet avslutas. Sekretessknappen Genom att använda sekretessknappen kan du se till att de som ringer dig inte kan höra dig medan du fortfarande kan höra dem. Så här aktiverar/avaktiverar du sekretess: 1. Tryck på SEKR. Symbolen visas inte i teckenfönstret när du använder sekretessknappen. Mjukvaruversion Ibland kan du behöva tala med någon för att få hjälp med telefonen eller telefonsystemet. Då är det bra att kunna uppge vilken mjukvaruversion som används i telefonsystemet. Så här visar du mjukvaruversionen: 1. Tryck på PROGRAM under ett samtal, så visas vilken mjukvaruversion som är installerad i systemet. Om du vill göra detta utan att ringa ett samtal trycker du först på SVAR/NEDK. 2. Tryck på SCROLL när du vill återgå till normal visning. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

11 Åtgärder under ett samtal Sidan 11 Skapa ett konferenssamtal Under ett samtal kan du lägga till deltagare och skapa en konferens på upp till 64 deltagare totalt. Den här funktionen stöds inte på alla system. Så här startar du eller lägger till deltagare till en konferens: 1. Tryck på VÄNT om du vill väntkoppla pågående samtal (eller pågående konferens). 2. Ring upp den nya deltagare du vill lägga till i konferensen. 3. När samtalet besvaras frågar du om personen vill delta i konferensen. Om svaret är ja trycker du på KONF., om det är nej på VÄNT. 4. Om ingen svarar trycker du på VÄNT för att återgå till det första samtalet. Så här avslutar du konferensen: 1. Tryck på SVAR/NEDK. eller lägg på luren. Så här parkerar du alla konferensdeltagare: 1. Tryck på PARKERA (se sidan 15). Det här alternativet är inte tillgängligt för den anknytning som skapade konferensen. R-funktionen Ditt telefonsystem kan vara anslutet till ett annat telefonsystem via en fast anslutning. I så fall kan det hända att du ibland behöver använda 'recall' eller R-funktionen (systemadministratören kan upplysa om detta). När det behövs visas i så fall R. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

12 Sidan 12 Innehåll Besvara samtal Besvara vanliga samtal När ett samtal inkommer visas information om samtalet i teckenfönstret innan du svarar. En upprepad dubbel blinkning anger externt samtal och en upprepad enkel blinkning anger internt samtal. Samtalstypen anges också med en upprepad enkel eller dubbel ringsignal när detta är aktiverat (se sidan 24). Så här besvarar du samtalet: 1. Lyft på luren eller tryck på SVAR/NEDK. Besvara ett sökningsanrop När någon gör ett sökningsanrop till din telefon (se sidan 5) eller till en grupp som anknytningen tillhör (din telefon behöver inte tillhöra gruppen), kopplar systemet samtalet efter en tonsignal. Du kan höra uppringaren men denne kan inte höra dig. Telefonen visar SÖKNING och uppringarens nummer. När du besvarar ett sökningsanrop ändras det till ett vanligt samtal. Så här besvarar du ett sökningsanrop: 1. Tryck på SVAR/NEDK. och lyft på luren eller fortsätt samtalet i handsfree-läge. Besvara ett meddelande En annan anknytning kan lämna sitt nummer i din telefon (se sidan 9). Flera meddelanden kan lagras i din telefon. Telefonen visar CALL FOR MESSAGE (RING FÖR MEDDELANDE) och uppringarens nummer och lampan tänds. Följande undantag finns: Om»Message From Voice Mail» (Meddelande från röstbrevlåda) visas har du ett meddelande i röstbrevlådan (se sidan 29). Så här besvarar eller raderar du ett meddelande: 1. Tryck på NÄSTA om du vill se eventuella andra meddelanden. 2. Tryck på ANROPA om du vill ringa upp anknytningen. 3. Tryck på AVBRYT om du vill radera meddelandet. 4. Efter det sista meddelandet kan du trycka på IGEN för att upprepa meddelandena. Besvara en återuppringning Du kan ordna en återuppringning från en upptagen eller ringande anknytning (se sidan 9). När återuppringningen sker visar din telefon information om samtalet,»calling» (RINGER) samt ÅTERRING. Om du inte svarar avbryts återuppringningen efter en viss tid (se sidan 25). Så här besvarar/avbryter du en återuppringning: 1. Om du vill besvara återuppringningen trycker du på SVAR/NEDK. 2. Om du vill avbryta återuppringningen trycker du på ÅTERRING. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

13 Besvara samtal Sidan 13 Besvara samtal på andra anknytningar plocka samtal Din anknytning kan lagra ett samtalsgruppnummer. Om en anknytning i din samtalsgrupp ringer visas alternativet PICKUP. Du kan också plocka samtal med DV-knappar (se sidan 18) eller DV-knappar i teckenfönstret (se sidan 21). Så här plockar du ett samtal från en ringande telefon: 1. Det här alternativet är tillgängligt via en kortkod. Ta kontakt med systemadministratören. Så här plockar du samtal i din samtalsgrupp: 1. Tryck på PICKUP för att se vilket samtal som ringt längst. 2. Plocka det samtal som visas genom att trycka på HÖGT. 3. Avbryt samtalsvisningen genom att trycka på SVAR/NEDK. Så här ställer du in en samtalsgrupp för telefonen: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på SCROLL. Tryck på PICKUP. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. I teckenfönstret visas den aktuella samtalsgruppen (om en sådan lagrats). 4. Tryck på AVBRYT och ange ett nytt samtalsgruppnummer. 5. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Du kan också använda systemets kortkoder för att plocka samtal. De är: *30 för att ta ett samtal som ringer var som helst. *31 för att ta ett samtal som ringer inom din grupp. *32*201# för att ta ett samtal som ringer en särskild anknytning, i detta exempel 201. Besvara ett väntande samtal Om telefonen har Samtal väntar inställt och någon ringer dig under ett pågående samtal, visas omväxlande information om det pågående samtalet och väntande samtal. Telefonens lampa blinkar också och en tonsignal för väntande samtal hörs var sjätte sekund. Besvara missade samtal Du aktiverar Samtal väntar med kod *15 och stänger av det med *16. Så här besvarar du ett väntande samtal: 1. Avsluta det pågående samtalet och tryck på SVAR/NEDK. eller tryck på VÄNT om du vill väntkoppla pågående samtal. 2. Det väntande samtalet ringer upp din telefon. 3. Tryck på VÄNT om du vill växla mellan det pågående och det väntkopplade samtalet. En siffra i teckenfönstret, exempelvis 9, anger antalet obesvarade samtal som har ringt på din telefon. Om du trycker på knappen i teckenfönstret intill siffran kan du se uppringarens nummer och ANROPA eller RADERA posten. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

14 Sidan 14 Innehåll Transferera, parkera & väntkoppla samtal Transferering Du kan transferera ett samtal till en ringande anknytning eller en anknytning med upptagetton. Om det väntande samtalet inte besvaras efter en viss tid kan det åter ringa upp din anknytning. Så här transfererar du ett samtal med väntkoppling: 1. Tryck på VÄNT för att väntkoppla pågående samtal. 2. Slå numret till den anknytning dit du vill transferera samtalet. Övervakad transferering: Vänta tills du får svar. Om transfereringen godtas trycker du på SVAR/NEDK. Om transfereringen inte godtas trycker du på VÄNT. Oövervakad transferering: Tryck på SVAR/NEDK. direkt (även om ringsignal eller upptagetton hörs). Så här transfererar du ett samtal med vidareanrop: 1. Slå den andra anknytningens nummer. 2. Om FREE (LEDIG) visas i teckenfönstret trycker du på SVAR/NEDK. för transferering, annars trycker du på AVBRYT. Så här transfererar du ett externt samtal med parkering: 1. Tryck på PARKERA för att parkera pågående samtal. Det parkerade samtalet visas som ditt anknytningsnummer följt av en nolla, t. ex Om du nu parkerar ytterligare ett samtal visas det som ditt anknytningsnummer följt av en etta, t. ex. 2201, o.s.v. 2. Notera det nummer som visas och gå till en annan anknytning och slå *38*N#, där N är det nummer som visas för det parkerade samtalet på din telefon, till exempel *38*2200#. Väntkoppla samtal Du kan väntkoppla ett samtal. Medan samtalet väntar kan musik spelas, förutsatt att denna funktion är installerad i systemet. Tänk på att ett väntkopplat samtal åter ringer upp din anknytning efter en kort tid (antingen systemets förinställda 15 sekunder eller telefonens inställda svarstid för ringsignalen, se»svarstid för ringsignalen» på sidan 25). Så här väntkopplar du ett samtal: 1. Tryck på VÄNT. Undvik att trycka på SVAR/NEDK. eftersom detta avslutar samtalet. 2. Återta samtalet genom att trycka på VÄNT igen eller ring ett annat samtal och tryck på VÄNT om du vill växla mellan det pågående och det väntkopplade samtalet. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

15 Parkera samtal Transferera, parkera & väntkoppla samtal Sidan 15 Du kan hämta parkerade samtal från valfri anknytning i systemet. På din telefon visas samtal du parkerat med en blinkande -symbol intill linjenumret. Du kan parkera flera samtal samtidigt. Så här parkerar du ett externt samtal: 1. Tryck på PARKERA under samtalets gång. Det parkerade samtalet visas som ditt anknytningsnummer följt av en nolla, t. ex Om du nu parkerar ytterligare ett samtal visas det som ditt anknytningsnummer följt av en etta, t. ex. 2201, o.s.v. Så här tar du ett parkerat samtal på din anknytning: 1. Tryck på knappen i teckenfönstret intill den blinkande -symbolen. Så här tar du ett parkerat samtal på en annan anknytning: 1. Notera det nummer som visas och gå till en annan anknytning och slå *38*N#, där N är det nummer som visas för det parkerade samtalet på din telefon, till exempel *38*2200#. Vidareanrop Vid inkommande samtal kan du visa en annan anknytnings status utan att avbryta samtalet. Så här gör du ett vidareanrop under ett samtal: 1. Slå det nummer du vill kontrollera. 2. Anknytningens status visas till höger i teckenfönstret: FREE (LEDIG), UPPTAGET eller NU (NET) (Number Unobtainable, Nummer Ej Tillgängligt). 3. Tryck på AVBRYT. Om anknytningen är ledig: 1. För att göra en oövervakad transferering trycker du på SVAR/NEDK. 2. För att göra en förfrågan trycker du på VÄNT. Detta väntkopplar pågående samtal och ringer upp vidareanropsanknytningen. 3. Om ingen svarar trycker du på VÄNT för att återgå till det första samtalet. 4. Om samtalet besvaras trycker du på SVAR/NEDK. för att transferera samtalet eller på VÄNT igen för att växla mellan samtalen. Du kan ange att telefonen alltid ska väntkoppla pågående samtal automatiskt och ringa vidareanropsnumret ifall det är ledigt, istället för att visa FREE (LEDIG). Så här väljer du Visa ledig eller Anropa om ledig: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på SCROLL. Tryck på ANR.LED. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Om du vill ändra aktuell inställning trycker du på ÄNDRA. 4. Tryck på KLAR och sedan på PROGRAM för att avsluta. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

16 Sidan 16 Innehåll Vidarekoppla samtal Lagra vidarekopplingsnummer Trots att telefonen verkar tillåta lagring av olika vidarekopplingsnummer för olika situationer är det bara ett nummer som lagras och används för all vidarekoppling. Lagring av olika vidarekopplingsnummer stöds av andra telefonsystem som också använder telefonmodell 2030 och Så här lagrar du ett vidarekopplingsnummer: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på VK. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Välj ALLTID. 4. I teckenfönstret visas det aktuella vidarekopplingsnumret (om ett sådant är lagrat). 5. Tryck på RADERA och slå det nya numret. 6. Tryck på KLAR och välj en annan vidarekoppling om så krävs. 7. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Du kan också använda systemets kortkoder för vidarekoppling för att lagra vidarekopplingsnumret och den åtgärd som ska vidtas. Aktivera Vidarekoppling alltid med *01. Avaktivera med *02. Aktivera Vidarekoppling vid upptaget med *03. Avaktivera med *04. Aktivera Vidarekoppling vid ej svar med *05. Avaktivera med *06. Vidarekoppling vid ej svar fungerar inte om du också har en röstbrevlåda. Ange det nummer som samtalen ska vidarekopplas till genom att slå *07*201#, vilket i detta fall vidarekopplar till 201. Aktivera och avaktivera Vidarekoppla alltid Du aktiverar och avaktiverar Vidarekoppla alltid genom att trycka på VK. När det är aktivt kopplas alla samtal till Vidarekoppla alltid-anknytningen. Den anknytningen kan ringa upp dig och transferera tillbaka samtal. Att aktivera VK avbryter gruppsamtal och funktionen Stör ej. Så här aktiverar/avaktiverar du Vidarekoppla alltid: 1. Tryck på VK. När vidarekoppling är på visas en -symbol ovanför knappen. Du hör också en avbruten kopplingston om du lyfter luren eller trycker på SVAR/NEDK., men du kan ändå ringa samtal. Aktivera och avaktivera Stör ej Du aktiverar och avaktiverar Stör ej genom att trycka på STÖR EJ. När funktionen är aktiverad och du lyfter luren eller trycker på SVAR/NEDK. hörs en avbruten kopplingston, men du kan ändå ringa samtal. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

17 Vidarekoppla samtal Sidan 17 Visa ett textmeddelande Du kan välja ett textmeddelande som sedan visas på din telefon. Textmeddelandet visas också på lämpliga teckenfönstertelefoner som ringer upp dig, även om de vidarekopplas till en annan anknytning eller en röstbrevlåda. Så här väljer du ett textmeddelande: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på TEXT. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på ÄNDRA för att välja ett meddelande (eller på TA BORT för att ta bort ett meddelande). Om du vill skriva egen text väljer du CUSTOM (EGEN). Tryck sedan på KLAR. 4. ANGE EGEN TEXT visas. Om du inte vill ha någon egen text trycker du på INGEN. Om du vill lägga till text trycker du på ÄNDRA. Lägg till egen text genom att trycka på knappen med bokstaven eller siffran du vill lägga till och sedan trycka på ROTERA för att gå igenom de bokstäver och siffror som hör till knappen. Använd knapparna och på var sida om texten för att gå åt höger eller vänster. Tryck på KLAR när du är klar. 5. Tryck på LAGRA när det är klart. Så här tar du bort ett textmeddelande: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på TEXT. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Ta bort meddelandet genom att trycka på TA BORT. Medflyttning Du kan styra om dina samtal till en annan anknytning. I exemplen nedan är N den anknytning som du vill styra om dina samtal till. Om du inte svarar vid den tillfälliga anknytningen, vidarekopplas samtalen till din egen röstbrevlåda eller ditt vidarekopplingsnummer. På en annan anknytning: *12*N# från den anknytning du tillfälligt använder. *13*N# för att styra tillbaka samtal till din egen anknytning innan du går tillbaka dit. På din egen anknytning: *14*N# från din egen anknytning. *14*# för att avaktivera dessa funktioner från din egen anknytning. Vidarekoppling från annan anknytning Med VK Annan kan du vidarekoppla din telefon från en annan anknytning. Så här skapar du vidarekoppling från annan anknytning: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på VK ANNAN. 2. I teckenfönstret visas VK FRÅN?. Ange den telefon som samtalen ska vidarekopplas till och tryck på KLAR. 3. Ange den telefonens passerkod (se sidan 27). 4. I teckenfönstret visas VK TILL? och telefonens aktuella Vidarekoppla alltid-nummer (om ett sådant finns). 5. Om du vill ändra vidarekopplingen trycker du på AVBRYT och anger ett nytt nummer för vidarekoppling av alla samtal. 6. Tryck på KLAR och sedan på PROGRAM för att avsluta. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

18 Sidan 18 Innehåll DV-knappar Lagra en DV-knapp Telefonmodellerna 2030 och 2050 har åtta DV-knappar längs högerkanten. Under varje knapp kan ett anknytningsnummer lagras (eller gruppnummer för sökningsanrop). Dessa nummer kan du sedan slå med en enda knapptryckning. Du kan också använda DV-knapparna till att slå dina egna kortnummer (se sidan 7). Så här lagrar du ett DV/BLF-katalognummer: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på den DV-knapp du vill använda. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. I teckenfönstret visas det aktuella, lagrade numret (om ett sådant har lagrats). 4. Tryck på AVBRYT och slå det nummer som ska lagras. 5. Välj en annan DV-knapp eller avsluta med PROGRAM. Använda DV-knappar När DV-numret lagrats kan du använda DV-knappen för de åtgärder som beskrivs nedan. Du kan också använda DV-knapparna till att slå dina egna kortnummer (se sidan 7). Så här ringer du interna samtal: Tryck på den DV-knapp där anknytningen eller gruppnumret lagrats. Så här plockar du samtal: Tryck på den DV-knapp där det uppringande numret lagrats (snabbt blinkande rött ljus anger anknytning och snabbt blinkande grönt ljus anger grupp). Information om samtalet visas. Tryck på HÖGT. och sedan på SVAR/NEDK. om du vill besvara samtalet eller bara på SVAR/NEDK. Om du inte vill plocka samtalet. Så här gör du ett sökningsanrop: Tryck på SÖKN. och sedan på den DV-knapp där anknytningen eller gruppnumret lagrats. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

19 DV-knappar Sidan 19 BLF-statuslampor DV-knapparna på modell 2050 inkluderar BLF-lampor med tvåfärgat ljus. De visar status för det nummer som lagrats under DV-knappen. Rött ljus från BLF-lampor: Samtal till/från andra anknytningar. Snabb blinkning: Det ringer på anknytningen. Fast ljus: Anknytningen eller linjen är upptagen. Grönt ljus från BLF-lampor: Snabb blinkning: Samtal till en grupp. Etiketter för DV-knappar Intill DV-knapparna finns etiketter. Du kan ta bort etikettskyddet och skriva på kortet under. Du kan också ta bort etikettskyddet under telefonluren på samma sätt (det har ett enda hål i nederkanten). Så här tar du bort etikettskyddet: 1. För in ett tunt men inte vasst föremål (t. ex. spetsen på ett gem) i ett av hålen. Skjut etiketten åt höger. 2. Gör likadant i det andra hålet. 3. Lyft bort etikettskyddet och ta ut kortet. Så här sätter du tillbaka etikettskyddet: 1. Sätt kortet på plats. 2. Skjut in flikarna till höger på etikettskyddet i motsvarande uttag. 3. Böj etikettskyddet så att du kan skjuta in de vänstra flikarna i motsvarande uttag. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

20 Sidan 20 Innehåll Arbeta med ACD ACD med telefon 2050 Systemadministratören kan förse telefonmodell 2050 med vissa ACDfunktioner. ACD står för Automatic Call Distribution (automatisk samtalsdistribution) och är en process som ofta används vid telefonförsäljning, telefonsupport, Helpdesk, o.s.v. När ACD-agenter loggar in på sina telefoner kopplar systemet automatiskt lämpliga inkommande samtal till dem, förutsatt att deras anknytningar är lediga. Börja arbeta med ACD logga in För att ta emot ACD-samtal måste du logga in. Så här loggar du in: 1. Tryck på LOGG IN. 2. Ange ditt agentnummer. Om du gör fel kan du trycka på AVBRYT och ange numret på nytt. 3. Tryck på NÄSTA. 4. Ange anknytningens passerkod. 5. En fast -symbol ovanför GRUPP-knapparna anger när du kan börja ta emot ACD-samtal. Stoppa ACD-samtal tillfälligt upptagen Så här stoppar du tillfälligt ACD-samtal: 1. Ange att du är vid skrivbordet men inte kan ta samtal genom att trycka på GRUPP. 2. Ange att du är borta från skrivbordet genom att trycka på STÖR EJ. Den blinkande -symbolen ovanför knappen STÖR EJ anger din status som 'ej tillgänglig' i ACD-systemet. 3. Ange att du är redo att ta emot ACD-samtal igen genom att trycka på GRUPP-knappen. En fast -symbol ovanför GRUPP-knappen anger din status som 'redo' i ACD-systemet. Avsluta arbetet med ACD logga ut Så här loggar du ut: 1. Tryck på LOGG UT. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

21 Chef/sekreterarläge DV-knappar Chef/sekreterarläge Sidan 21 Systemet stöder en rad funktioner för användare som arbetar tillsammans och t. ex. regelbundet ringer och kopplar samtal till varandra. Detta kallas att arbeta i»chef/sekreterarläge». DV visar namnet på en annan anknytning i teckenfönstret. Med knappen intill kan du ringa samtal till anknytningen och använda ytterligare funktioner. Knappens -symbol fungerar som en upptagetlampa som visar anknytningens status. Det finns två olika typer av DV. I halvrads DV kan du lagra 4 DV-knappar. I helrads DV kan du bara lagra 2 knappar men fler detaljer och funktioner visas. DV-visning I helrads DV ser du också i teckenfönstret om en anknytning är inställd på VK eller STÖR EJ. Observera att visningen inte uppdateras förrän du ringer upp anknytningen. Stör ej, ingen vidarekoppling. Stör ej, vidarekopplad till 204. Vidarekoppla alltid, vidarekopplad till 204. Uppringning Symbolen intill DV-anknytningsnamnet är fast vid upptaget, blinkar när det ringer och visas inte om anknytningen är ledig. Så här ringer du ett samtal med DV: 1. Tryck på knappen i teckenfönstret intill den blinkande -symbolen. DV-funktionsinställningen på din telefon och den uppringda telefonen avgör vilken typ av samtal som äger rum (se sidan 23). 2. Om anknytningen är upptagen visar telefonen samma alternativ som vid vanliga samtal (se sidan 9). Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

22 Sidan 22 Innehåll Ställa in chef/sekreterarläge Planera DV-knappar När du planerar DV-knappar måste du bestämma följande: Hur många DV-knappar vill du ha? Vid halvrads DV kan du ha upp till 4 knappar. Vid helrads DV kan du bara ha upp till 2 knappar, men mer information visas. Vilka DV-funktioner vill du använda? Vid halvrads DV kan du bara ringa samtal. Vid helrads DV kan du ringa samtal, skicka larm, o.s.v. Vilken typ av samtal vill du ringa/ta emot? När du ringer ett samtal med DV-knappar avgörs typen av samtal av funktionsinställningen på din telefon och den uppringda telefonen. Samtalstyperna är: Standardanrop: Detsamma som ett vanligt uppringt samtal. Sökningsanrop: Den uppringda anknytningen hör en enkel tonsignal och de kan sedan höra dig (du kan inte höra dem). Direktanrop: Den uppringda anknytningen hör en enkel tonsignal och ni kan sedan höra varandra. Det finns 4 funktionsinställningar (Normalanrop, Röstsvar, Röstanrop och Intercom). Läs»Ändra DV-funktioner» på sidan 23 om du vill veta hur funktionsinställningarna fungerar tillsammans. Lagra DV-knappar Du kan ta bort lagrade DV-knappar genom att rensa alla lagrade anknytningar (se»ändra DV-anknytningar»). Så här lagrar du DV-knappar: 1. Tryck på PROGRAM, SCROLL och sedan på DV. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Telefonen visar INGA DISPLAY DV. Tryck på ÄNDRA tills det önskade läget visas och tryck sedan på KLAR. 4. Ange det första anknytningsnumret och tryck på NÄSTA. Om den högra delen av teckenfönstret är tom kan du ange ytterligare ett. När du har angett alla nummer trycker du på KLAR. 5. Tryck på FUNKTION. Tryck på ÄNDRA tills önskad inställning visas och tryck sedan på KLAR. 6. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

23 Ändra DV-typ Ställa in chef/sekreterarläge Sidan 23 DV-typen anger hur många DV-knappar du kan ha: 4 för halvrad och 2 för helrad. Tänk på att om du byter från halvrad till helrad förlorar du de två sista anknytningarna du angav. Så här ställer du in DV-typ: 1. Tryck på PROGRAM och SCROLL. Tryck på DV. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på TYP. Den valda typen visas i teckenfönstret. 4. Om du vill ändra typen trycker du på ÄNDRA. 5. Tryck på KLAR. Teckenfönstret ändras till anknytningsläge. 6. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Ändra DV-anknytningar DV-funktionerna fungerar bara med anknytningsnummer. Lagra inte linjer eller grupper som DV-knappar. Så här anger du en DV-anknytning: 1. Tryck på PROGRAM och SCROLL. Tryck på DV. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på ANK. för att visa det första lagrade numret. Om du vill ta bort numret trycker du på AVBRYT. Om du vill se nästa nummer trycker du på NÄSTA. Om du vill ange ett nytt nummer trycker du på NÄSTA tills teckenfönstrets övre högra del töms och anger sedan numret. 4. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Ändra DV-funktioner När du ringer ett samtal med DV-knappar avgörs typen av samtal av de båda telefonernas funktionsinställningar. En telefons funktionsinställning påverkar alla DV-knapparna. Systemet behandlar anknytningar utan DV-knappar som inställda på NORMALANROP. Anknytning A Funktionsinställning Samtalstyp (< B till A/A till B >) Anknytning B Funktionsinställning Normalanrop eller Röstsvar < Standard / Standard > Normalanrop eller Röstsvar Normalanrop < Sökning / Standard > Röstanrop eller Intercom Röstsvar < Direkt / Standard > Röstanrop eller Intercom Röstanrop < Sökning / Sökning > Röstanrop Röstanrop < Direkt / Sökning > Intercom Intercom < Direkt / Direkt > Intercom Så här ställer du in DV-funktionen: 1. Tryck på PROGRAM och SCROLL. Tryck på DV. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på FUNKTION. Den valda inställningen visas i teckenfönstret. 4. Om du vill ändra funktion trycker du på ÄNDRA. 5. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

24 Sidan 24 Innehåll Kontrollera ringsignalen Ändra volym för ringsignalen Telefonen avger ringsignaler när du ändrar volymen. Så här ändrar du volym för ringsignalen: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på RINGSIG. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på VOLYM. I teckenfönstret visas ett reglage. Justera volymen med -knapparna till vänster (minskad) och till höger (ökad). 4. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Ändra typen av ringsignal Ringsignalen innehåller tre toner. Du kan ändra blandningen av dem och skapa en egen distinkt ringsignal. Telefonen avger ringsignaler medan du gör detta. Så här ändrar du typ av ringsignal: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på RINGSIG. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på TYP. I teckenfönstret visas ett reglage. Gör ändringen med -knapparna till vänster och till höger. 4. Om du vill justera en annan del av ljudet trycker du på TON. Reglaget ändras så att du kan ändra en annan ton. 5. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Aktivera och avaktivera ringsignalen Du kan aktivera eller avaktivera ringsignalen för interna och/eller externa samtal. Det påverkar inte den information som visas. För interna samtal kan du också välja RÖSTSVAR för att koppla interna samtal efter bara en ringsignal. Så här aktiverar/avaktiverar du den interna/externa ringsignalen: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på RINGSIG. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på SCROLL och sedan på EXTERN eller INTERN. Den valda inställningen visas i teckenfönstret. 4. Om du vill ändra ringsignalläget trycker du på ÄNDRA och väljer TILL, FRÅN eller RÖSTSVAR (endast internt). 5. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

25 Kontrollera ringsignalen Sidan 25 Ökningssteg för ringsignalen Om ett samtal inte besvaras kan telefonen öka volymen för varje ringsignal tills den når den högsta volymen. Du kan välja olika stora steg för ökningen. Så här ställer du in steg för ringsignalens volymökning: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på RINGSIG. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på STEG. Den valda inställningen visas i teckenfönstret: STORT STEG, LITET STEG eller INGET STEG (ingen ökning). 4. Om du vill välja en annan inställning trycker du på ÄNDRA. 5. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Svarstid för ringsignalen Svarstid för ringsignalen styr flera funktioner i telefonen, men framför allt hur länge en återuppringning ska ringa innan den avbryts. Så här anger du svarstid för ringsignalen: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på RINGSIG. 2. Ange telefonens passerkod (se sidan 27). 3. Tryck på SVARSTID. Den valda inställningen visas i teckenfönstret. 0 anger att systemets inställning används (grundinställningen är 15 sekunder). 4. Tryck på AVBRYT och ange en ny svarstid i sekunder. 5. Tryck på PROGRAM när du vill avsluta. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

26 Sidan 26 Innehåll Övriga funktioner Grupp Din telefon kan ingå i en grupp av telefoner. När du är 'i gruppen' får du ta emot samtal som görs till gruppnumret. Typen av grupp anger i vilken ordning gruppmedlemmarnas telefoner ringer. De olika typerna är: Grupp Alla gruppmedlemmars lediga anknytningar ringer samtidigt. Linjär Samtalet går till den första lediga medlemmen i gruppen, räknat från den första medlemmen. Cirkulär Samtalet går till den första lediga medlemmen i gruppen, i turordning räknat från den medlem som senast tog ett samtal. Ledig Samtalet går till den medlem vars anknytning har varit ledig längst. När du är i en grupp där varje medlems telefon ringer i tur och ordning ringer din telefon med den svarstid som är inställd för ringsignalen (se sidan 25). När gruppläge aktiveras, avaktiveras Vidarekoppla alltid och Stör ej. Så här aktiverar/avaktiverar du gruppläge: 1. När du trycker på knappen GRUPP aktiveras eller avaktiveras gruppläget för telefonen. 2. När du är 'i gruppen' (vilket visas med en -symbol ovanför knappen GRUPP) kan du ta emot samtal som görs till gruppen. 3. Systemadministratören kan stoppa användning av knappen GRUPP. Hot desk I vissa situationer kan flera personer dela på samma telefon, där var och en har ett eget anknytningsnummer. Denna funktion kallas»hot desk». Varning: Telefoner som används för ACD har också kontroller för in- och utloggning och ska inte förväxlas med hot desk-telefoner. Så här loggar du in: 1. Om telefonen visar EJ INLOGGAD trycker du antingen på LOGG IN och anger ditt nummer eller på INDeX och väljer ditt namn. Om telefonen visar LOGG UT trycker du först på den knappen och utför sedan steg 1 ovan. 2. Ange din passerkod. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

27 Telefoninställningar Telefoninställningar Sidan 27 Telefonens passerkod Om telefonen visar ANGE PASSERKOD måste du ange telefonens fyrsiffriga passerkod. Grundinställning för passerkoden är Att ange fel passerkod kan göra att telefonen spärras. På spärrade telefoner går det inte att använda funktioner som kräver passerkod. Det går dock att ringa interna samtal och anropa larmnummer. Så här anger du telefonens passerkod: 1. Slå den fyrsiffriga passerkoden. Om du gör fel kan du trycka på AVBRYT och ange koden på nytt. 2. Om du anger fel kod visar telefonen ANGE IGEN. Ange passerkoden igen eller avsluta genom att trycka på PROGRAM. 3. Om du anger fel passerkod 5 gånger visar telefonen DENNA ANKNYTNING ÄR SPÄRRAD. För att häva detta kan du ställa in en ny passerkod enligt beskrivningen som följer. Så här ändrar du telefonens passerkod: 1. Tryck på PROGRAM och sedan två gånger på SCROLL. Tryck på KOD. 2. Ange den nuvarande passerkoden. 3. I teckenfönstret visas ANGE NY KOD. Ange den nya passerkoden (den måste vara fyrsiffrig). Om du har gjort fel och vill börja om trycker du på AVBRYT. Information om telefonen Du kan visa information om telefonens typ, nummer och katalognamn i teckenfönstret. Så här visar du information om telefonen: 1. Tryck på PROGRAM och sedan på HÖGT. 2. I teckenfönstret visas telefonens typ och nummer och längst ned telefonens katalognamn. 3. Tryck på PROGRAM när du vill återgå till normal användning. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

28 Sidan 28 Innehåll Språk Stör ej I systemet kan du välja ett språk som sedan används i telefonens teckenfönster. Så här ändrar du språk för telefonen: 1. Tryck på PROGRAM och sedan två gånger på SCROLL. 2. Tryck på SPRÅK. 3. Tryck på ÄNDRA och välj önskat språk eller systemets GRUNDINSTÄLLNING för språk. 4. Tryck på KLAR och sedan på PROGRAM för att avsluta. Du kan välja att inte ta några samtal alls eller att bara ta samtal från särskilda personer i undantagslistan. De som ringer till dig (utom de i undantagslistan) hör en upptagetton eller vidarekopplas till din röstbrevlåda. Aktivera Stör ej (med eller utan undantag) med *08. Avaktivera det med *09. Ange *10*N# för att lägga till ett nummer i undantagslistan. Ange *11*N# för att radera ett nummer i undantagslistan. IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

29 Röstbrevlådor Avlyssna meddelanden i röstbrevlådan Röstbrevlådor Sidan 29 Om systemet har en röstbrevlådefunktion kan röstmeddelanden lagras i din egen röstbrevlåda. Detta anges genom att alternativet VMS visas i telefonens teckenfönster. Aktivera din röstbrevlåda med *18 och avaktivera den med *19. Lyssna på meddelanden med koden *17. Din röstbrevlåda kan också ställas in så att den ger dig dina meddelanden genom att ringa dig när du lagt på luren. Denna funktion kallas Uppringning vid röstmeddelande. Aktivera Uppringning vid röstmeddelande med *48 och avaktivera med *49. Så här kontrollerar du din röstbrevlåda: 1. Tryck på VMS och sedan på AVLYSSNA. Du måste eventuellt ange en passerkod till brevlådan innan antal väntande meddelanden visas. 2. I röstbrevlådan anges hur många meddelanden du har. 3. Tryck på 8 och lyssna på de tillgängliga alternativen. Använda andra telefoner Du kan ringa upp din röstbrevlåda och kontrollera meddelandena när du är borta från skrivbordet eller från kontoret. Den telefon du använder måste vara en flervalstelefon med tonval och - och #-knappar. Så här kommer du åt röstbrevlådan: 1. Om du ringer internt ska du slå kortkoden. Kontakta systemadministratören för att få koden. 2. Om du ringer externt ska du slå direktnumret. Kontakta systemadministratören för att få detta. 3. Ange brevlådans ID och därefter lösenordet om ett sådant krävs. 4. I röstbrevlådan anges hur många meddelanden du har. 5. Tryck på 8 och lyssna på de tillgängliga alternativen. Ändra hälsningsmeddelandet Du kan ändra hälsningsmeddelandet i din röstbrevlåda. Så här ändrar du hälsningsmeddelandet: 1. Tryck på VMS och sedan på AVLYSSNA. 2. När du har lyssnat på meddelandena trycker du på Lägg på luren när du är klar. Lämna meddelanden i en röstbrevlåda Så här lämnar du meddelanden i en röstbrevlåda: 1. Tryck på VMS och sedan på MEDD. 2. I teckenfönstret visas ANGE NUMMER. Ange numret på anknytningen som du vill lämna ett meddelande till. 3. Tryck på MEDD. 4. Lyssna på hälsningsmeddelandet, lämna ditt meddelande och avsluta samtalet. Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050

30 Sidan 30 Innehåll Funktioner i IP400 Office Kort- och funktionskoder (grundinställningar) Systemadministratören kan ställa in kortkoder för ofta använda nummer. Det kan vara hela nummer, riktnummer eller prefix som ger anslutning till andra teletjänster. Skriv upp dina egna kortkoder nedan. *01 Vidarekoppling alltid På *15 Samtal väntar På *02 Vidarekoppling alltid Av *16 Samtal väntar Av *03 Vidarekoppling vid upptaget På *17 Hämta röstmeddelande *04 Vidarekoppling vid upptaget Av *18 Röstbrevlåda På *05 Vidarekoppling vid ej svar På *19 Röstbrevlåda Av *06 Vidarekoppling vid ej svar Av *26 Nedkoppling/Besvara Samtal väntar *07*N# Vidarekoppling till specificerat nummer *27*N# Väntkoppla/Besvara Samtal väntar *08 Stör ej På *30 Plocka samtal, alla *09 Stör ej Av *31 Plocka samtal, grupp *10*N# Lägg till undantag för Stör ej *32*N# Plocka samtal, anknytning *11*N# Ta bort undantag för Stör ej *33*N# Köa samtal *12*N# Medflyttning hit *48 Uppringning vid röstmeddelande På *13*N# Avbryt Medflyttning hit *49 Uppringning vid röstmeddelande Av *14*N# Medflyttning till IP400 Office Telefon 2030 & 2050 Version 1 (16/05/2001)

31 Index Sidan 31 Index ACD Ändra Passerkod ANGE KLIENTKOD... 8 ANGE PASSERKOD ANK Anknytningsnummer ANR.LED ANROPA Använda DV Parkera Plocka samtal Ringa internt... 5 Ta parkerade samtal 15 Transferering Väntkoppling Vidarekoppling annan 17 Volym ANROPA OM LEDIG ANROPAT... 6 ÅTERRING... 9 Besvara Ringsignalens svarstid 25 ÅTER-UPPR... 6 AVBRYT Återuppringning Meddelande Avslutar Besvara Återuppringning Meddelanden SAMTAL VÄNTAR Sökningsanrop Vanliga samtal BLF-lampor Bokstavsknappar... 6 CALL FOR MESSAGE (RING FÖR MEDDELANDE) DENNA ANKNYTNING ÄR SPÄRRAD DV Anknytningar Ringa samtal Ställ in funktion Typ Visa DV-knappar BLF-lampor Lagra Egna kortnummer... 7 Ej inloggad Ej tillgänglig Exklusiv väntkoppling EXTERN Ringsignal på/av Frivilliga klientkoder... 8 FUNKTION Gemensamma kortnummer 7 GRUPP Ringsignalens svarstid 25 Sökningsanrop till... 5 Grupper Handsfree HÖGT , 27 Hot desk INDeX... 6 Intercom (DV) INTERN Ringsignal på/av Internt Ringa samtal... 5 INVÄNTA Besvara Katalog... Se INDeX KLIENT... 8 Klientkoder Frivilliga... 8 Nödvändiga... 8 Knappetikett KOD KONF Konferens KORTNUMMER... 7 Lämna meddelande... 9 Röstbrevlåda Lampa... 4 LOGG IN LOGG UT Logga in/ut MEDD Besvara Lämna... 9 Medflyttning Mikrofon På/Av Mjukvaruversion Namn NÄSTA Nödvändigt Klientkod... 8 Normalanrop (DV) PARKERA... 11, 14, 15 Konferens Passerkod Telefon PICKUP Programversion R-funktionen Ringa samtal DV Internt... 5 Ringa tillbaka... 9 RINGSIG... 4 På/av RÖSTSVAR STEG SVARSTID Typ VOLYM Ringsignal med ökande volym Röstanrop (DV) Röstsvar Röstsvar (DV) SAMTAL VÄNTAR Besvara Samtalsgrupp Scroll... 3 SEKR Snabbnummer... 7 SÖKN Besvara Göra ett sökningsanrop 5 Sökningsanrop... 5 Spärrad telefon Spela in Temporärt meddelande 29 Splash-samtal Språk Engelska Franska Nederländska Svenska STEG STÖR EJ Textmeddelanden SVARSTID Ta parkerade samtal Teckenfönster DV-typ Språk Telefonens passerkod Telefonlampa... 4 TEMP MED Temporärt meddelande.. 29 TEXT Toner... 4, 24 Transferera samtal TYP... 23, 24 Upptaget, transferering.. 14 VÄNT... 14, 15 Gemensam väntkoppling Väntkopplat samtal Version Vidareanrop Vidarekoppling från annan anknytning Vidarekoppling, transferering Visa DV i teckenfönstret.. 21 Mjukvaruversion Namn Nummer VISA LEDIG VK Ange från annan anknytning Lagra nummer Svarstid Vidarekoppla alltid På/Av VK ANNAN VOLYM Ringsignal Samtal Stegvis ökning för ringsignal Version 1 (16/05/2001) IP400 Office Telefon 2030 & 2050