Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation

Transkript

1 Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 4/2015 Datum: Tid: :30-23:00, :00-10:45, :30-14:00 49, Plats: Närvarande: Ordförande Scandic Star Sollentuna Christer Lundberg Helén Wallman Ragge Bergståhl Roffa Asplund LET Andersson Ange ev. nedan Ej 51 Ej 51 Anmält förhinder: Dag Brück Från kansliet: - Övriga deltagare: Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: Ragge Bergståhl Christer Lundberg Postadress: Box 4, Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: Fax: Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: Brukshundservice Sverige AB: info@brukshundklubben.se

2 46 Sammanträdets öppnande Helene Wallman hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat : Val av sekreterare Christer Lundberg valdes till mötessekreterare. 48 Val av protokollsjusterare Ragge Bergståhl valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 49 Utskottet vårt uppdrag framtida mål och förväntningar Bordlades till , 09:00. Mötet återupptogs kl 09:07. Utskottet gick igenom utskottets uppdrag, mål och måluppfyllnad. Utskottet beslutade att ge Arbetsgruppen FC Utveckling i uppdrag att ta fram verktyg för presentation av statistik för Föreningscoachernas arbete samt att ta fram en enklare utvärdering för varje uppdrag. 50 Föregående protokoll Föregående mötes protokoll skickades ut precis före mötets början, därefter gicks detta igenom under mötet. 51 Ekonomi Bordlades till Mötet återupptogs kl 12:30. Utskottet gick igenom ekonomisk uppföljning samt budgetplanering för Rapport från utskottsgrupperna Utskottsgrupp Stadgar Utskottsgruppen har hittat ett tillfälle för att träffas fysiskt ( ) i Göteborg för att gå igenom stadgefrågorna som ligger för handen. Träffen kommer att finansieras genom omfördelning i budgeten. Förslag kom upp om att Föreningscoacherna ska vara inkopierade för kännedom när Stadgegruppen lämnar formella svar på stadgefrågor. Utskottsgrupp Etisk policy Ingen rapport fanns tillgänglig. Utskottsgrupp Föreningssupport Nästa generations föreningscoachutbildning startar med ett paket runt målstyrning och föreningsutveckling. En arbetsgrupp FC Utveckling har skapats för att dokumentera arbetsmodellerna för framtidens föreningscoachutbildningar. Gruppen består för närvarande av Ragge Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 6

3 Bergståhl, Roffa Asplund och Christer Lundberg. Ett första möte är inbokat till Utskottsgrupp Ledarutveckling Arbetet med Ledarutvecklingskurs SBK är uppstartat och avstämning av resultatet kommer att ske under hösten. Utskottsgrupp Kärnvärden/Värdegrund Ragge har pratat med Olof Nordqvist om att sprida Kärnvärdena i organisationen. Detta görs i samband med arbetet med 100/100. Utskottet föreslår att FS beslutar att Olof får i uppdrag att sprida Kärnvärdena i samband med arbetet 100/100. Olof ska fungera som en katalysator och organisationen i övrigt har ett delat ansvar för att synliggöra Kärnvärdena. Utskottet efterlyser de anteckningar som John Sjöberg tog upp i samband med arbetet med Kärnvärden under Organisationskonferensen Ur enkätsvaren från organisationen kunde Kärnvärdena identifieras. Kärnvärdena skall åter skickas ut i samband med att övrig policys skickas ut till rasklubbar, distrikt och lokalklubbar. Utskottet föreslår att Kärnvärdena alltid finns med i olika utbildningssammanhang, oavsett vilket område. Dessa bör finnas med i våra presentationsmallar. Utskottsgrupp Målstyrning Omarbetat och uppdaterat presentationsmaterial om både målstyrning och föreningsutveckling är på väg ut för översyn. Föreningscoachutbildningen startar med ett paket om målstyrning. 53 Att göra listan Redaktionell revidering av stadgar (2009) med anledning av fel eller otydligheter är fortfarande inte klar. Gås igenom i Göteborg. FAQ rörande stadgefrågor är inte klar. Gås igenom i Göteborg. Ett nytt paket för ledarskapsutbildning för Brukshundklubben tas fram. Ragge Bergståhl tar kontakt med Krister Lergård. Grundpaketet är klart och Ragge och Krister ska sy samman paketet till årsskiftet. Utskottet och föreningscoacherna har identifierat ett behov av tillgång till medlems- och funktionärsregistret. Vid flera tillfällen har man behövt komma i kontakt med förtroendevald eller funktionär i lokalklubb/rasklubb och inte kunnat hitta kontaktuppgifter. Behovet som finns är en tittabehörighet i registret. Utskottet tar på sig att fråga om vad en sådan behörighet skulle kosta att ta fram. Helene följer upp under november. Det finns ett behov av att komma ut med information om föreningscoacherna på olika sätt. Det är bland annat svårt att veta hur man ska beställa en tjänst. Roffa har tagit fram Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 6

4 formulär för beställning av föreningscoachernas tjänster och utskottet har accepterat det och det är nu i drift. Det efterfrågas checklistor om hur man ska/kan göra i olika situationer. Kanske borde det även tas fram en FAQ för allmänna föreningsfrågor. Frågan följs upp i samband med fysiska träffar med utskottet och föreningscoacherna. Anders Dahlstedt har fått i uppgift från föreningscoacherna att ta fram förslag på ny logg för föreningscoacherna. Denna logg bör kunna utgöra underlag för en FAQ. Grupparbeten kommer att genomföras under föreningscoachutbildningen och frågeställningar här kan även de utgöra grund till FAQ. Presentationsmaterial för Föreningsutveckling, gås igenom presenteras i slutet av augusti. Ragge och Roffa tar fram ett första förslag innan årsskiftet. Förslaget om Policy för medlemskultur är antagen och har kommunicerats ut i organisationen. Utskick av Alkohol och drogpolicy för Svenska Brukshundklubben skall skickas ut till rasklubbar, distrikt och lokalklubbar. En genomgång av namngivningen på olika policys behöver göras och ta fram ett förslag till likriktad namngivning. Dag får i uppdrag att se över namngivningen av befintliga policys och återkomma med förslag till nya namn. 54 Inplanerade möten och aktiviteter Förslag på datum för möten Fysiskt möte i samband med föreningscoachutbildning (alla) Telefonmöte (RA, CL, DB, HW) RB? Fysiskt möte i samband med organisationskonferensen (alla) Övriga bokade aktiviteter Föreningscoachutbildning Målstyrning inkl. årshjul, Föreningsutveckling Föreningskunskap 1: organisationskunskap, förtroendeuppdrag, styrdokument, stadgar, SKKs grundregler i tillämpliga delar, samarbetsavtal med SHU Grundkurs Konflikthantering/Policys Ledarutveckling SBK Arbetsgruppen FC Utveckling sammanträder Föreningskunskap 2, mötesteknik Fördjupning konflikthantering, Avslutning, rep, frågor, utvärdering mm Helene kommer även att skicka ut förslag på ytterligare möten. 55 Kärnvärden Har behandlats under rapporter. 56 Utvecklingsprojektet Fira 100 år med 100 tusen medlemmar Ett separat telefonmöte bokas in för att diskutera frågan. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 6

5 57 Föreningscoacher Bordlades till Utskottet konstaterade att Föreningscoacherna inte skapas utifrån utbildningsmaterialet utan i mötet med varandra varför närvaro vid utbildningstillfällena är mycket viktigt. Utskottet beslutade att för att bli examinerad som Föreningscoach behöver man en närvaro på 80% av det totala antalet utbildningstimmar. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över utformning och rutiner för Föreningscoachernas uppdragslogg. Utskottet konstaterade att det är viktigt att man inte är ensam som Föreningscoach vid konfliktärenden. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över rutiner i samband med konfliktärenden för Föreningscoacherna. Utskottet konstaterade att det inte är helt tydligt vad som kostar eller inte vid beställning av Föreningscoachernas tjänster och hur mycket. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över prislistan och lägga fram ett förslag till tydligare prislista för Föreningscoachernas tjänster. Utskottet konstaterade att det är otydligt vilken typ av sekretess som bör råda för Föreningscoacherna. Utskottet beslutade att Föreningscoacherna har en moralisk sekretess med innebörden att man kan diskutera ärenden inom gruppen av Föreningscoacher och med Förbundsstyrelse om så är lämpligt, men inte med andra. Då det förekommer rena lagbrott kan Föreningscoach naturligtvis prata med polis eller annan berörd myndighet. Vid stadgebrott eller andra brott mot våra styrdokument kan Föreningscoach även prata med Förbundsstyrelsen, men inte övriga organisationen. Utskottet beslutade även att söka stöd hos Förbundsstyrelsen i denna sekretess och lämnar in ett formellt förslag till beslut. Föreningscoachpärmen behöver uppdateras och det kommer att diskuteras under utbildningen oktober. Utskottet beslöt 10:45 att ajournera mötet till kl 12: Etisk policy för agility Utskottet tog del av policyn och tackade för informationen. Utskottet beslöt 23:02 att ajournera mötet till kl 09: Övriga frågor Ragge informerade om problem inom Studiefrämjandet i Västerbotten. Ragge har tillfrågat Studiefrämjandet på riksnivå om bidrag och stöttning till Föreningscoachutbildningen. Som det ser ut just nu kommer vi inte att få något bidrag under 2015 och Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 6

6 60 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat :01. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Helene Wallman Ragge Bergståhl Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 6 av 6