Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation

Transkript

1 Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 3/2015 Datum: Tid: 19:00-20:00 Plats: Telefon Närvarande: Ordförande Christer Lundberg Ragge Bergståhl Roffa Asplund Ange ev. nedan Anmält förhinder: Helén Wallman LET Andersson Dag Brück Från kansliet: - Övriga deltagare: Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: Roffa Asplund Christer Lundberg Postadress: Box 4, Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: Fax: Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: Brukshundservice Sverige AB: info@brukshundklubben.se

2 28 Sammanträdets öppnande Ragnar Bergståhl hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat 19: Val av sekreterare Christer Lundberg valdes till mötessekreterare. 30 Val av protokollsjusterare Rolf-Göran Asplund valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 31 Föregående protokoll Föregående mötes protokoll fanns inte tillgängligt vid mötets start så Christer Lundberg mailade ut detta under mötet. 32 Ekonomi Ekonomiskt utfall gicks igenom. Större delen av budgeten kommer troligen att gå åt under höstens föreningscoachutbildningar med start i oktober. Gruppen för extern och intern kommunikation sorterar numera under VU även om deras budget ligger hos Utskottet för organisation. 33 Rapport från utskottsgrupperna Utskottsgrupp Stadgar Ingen rapport fanns tillgänglig. Utskottsgrupp Etisk policy Ingen rapport fanns tillgänglig. Utskottsgrupp Föreningssupport Rekryteringsarbete till höstens nya utbildningsomgång av föreningscoacher pågår. Intresseanmälan för utbildning skall vara inlämnad senast 31 augusti. Christer och Ragge kommer att intervjua de sökande och föreslå kandidater till utskottet. Ett fåtal ärenden har hanterats sedan föregående möte. Utskottsgrupp Ledarutveckling Arbetet med Ledarutvecklingskurs SBK startas upp under oktober. Utskottsgrupp Kärnvärden/Värdegrund Arbetet står just nu still. Utskottsgrupp Målstyrning Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5

3 Omarbetat och uppdaterat presentationsmaterial om både målstyrning och föreningsutveckling är på väg ut för översyn. 34 Att göra listan Redaktionell revidering av stadgar (2009) med anledning av fel eller otydligheter är fortfarande inte klar. FAQ rörande stadgefrågor är inte klar. Ett nytt paket för ledarskapsutbildning för Brukshundklubben tas fram. Ragge Bergståhl tar kontakt med Krister Lergård. Arbete påbörjas i augusti och förväntas vara klart under hösten. Utskottet och föreningscoacherna har identifierat ett behov av tillgång till medlems- och funktionärsregistret. Vid flera tillfällen har man behövt komma i kontakt med förtroendevald eller funktionär i lokalklubb/rasklubb och inte kunnat hitta kontaktuppgifter. Behovet som finns är en tittabehörighet i registret. Utskottet tar på sig att fråga om vad en sådan behörighet skulle kosta att ta fram. Ragge följer upp under augusti. Det finns ett behov av att komma ut med information om föreningscoacherna på olika sätt. Det är bland annat svårt att veta hur man ska beställa en tjänst. Ett formulär för beställning av föreningscoachernas tjänster bör tas fram. Roffa tar fram ett förslag och presenterar det för utskottet. Ett utkast förevisades vid mötet. Det efterfrågas checklistor om hur man ska/kan göra i olika situationer. Kanske borde det även tas fram en FAQ för allmänna föreningsfrågor. Frågan följs upp i samband med fysiska träffar med utskottet och föreningscoacherna. Anders Dahlstedt har fått i uppgift från föreningscoacherna att ta fram förslag på ny logg för föreningscoacherna. Denna logg bör kunna utgöra underlag för en FAQ. Presentationsmaterial för Föreningsutveckling, gås igenom presenteras i slutet av augusti. Ragge och Roffa tar fram ett första förslag. Förslaget om policy för medlemskultur har återremitterats. Helén och Ragge följer upp. Förslaget gicks igenom under mötet. Kommunikation av antagna kärnvärden och utveckling av de samma behöver följas upp. Helén och Ragge följer upp. 35 Inplanerade möten och aktiviteter Förslag på datum för möten Telefonmöte (RA, CL, DB, RB, HW) Telefonmöte (RA, CL, LA, DB, HW) RB? Fysiskt möte i samband med föreningscoachutbildning (alla) Telefonmöte (RA, CL, DB, HW) RB? Fysiskt möte i samband med organisationskonferensen (alla) Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5

4 Övriga bokade aktiviteter Föreningscoachutbildning Målstyrning inkl. årshjul, Föreningsutveckling Föreningskunskap 1: organisationskunskap, förtroendeuppdrag, styrdokument, stadgar, SKKs grundregler i tillämpliga delar, samarbetsavtal med SHU Grundkurs Konflikthantering/Policys Ledarutveckling SBK Föreningskunskap 2, mötesteknik alt 5-6 mars * Fördjupning konflikthantering, Avslutning, rep, frågor, utvärdering mm 36 Policy för medlemskultur Det liggande förslaget diskuterades av utskottet. Utskottet beslutade att bifalla förslaget med smärre justeringar. 37 Kärnvärden Ragge har bett Olof om hjälp att kommunicera ut kärnvärdena i samband med 100/100. Kärnvärdena har presenterats i Brukshunden. Kärnvärdena tas upp vidare vid nästa möte. 38 Utvecklingsprojektet Fira 100 år med 100 tusen medlemmar Utskickade dokument gicks igenom. Utskottet diskuterade runt ämnet och kom fram till att det behövs mer lekfulla former av aktiviteter för att sänka tröskeln in till våra kärnaktiviteter. Utskottet kom också fram till att vi inte kan jaga medlemmar utan måste bjuda in medlemmar till våra aktiviteter. Skillnaden är liten men väldigt viktig. Utskottet konstaterade också att vi måste bli mer transparenta och öppna och bjuda in både deltagare och publik till våra prov för att öka intresset. 39 SBK Info Den aktuella informationen har redan presenterats i Brukshunden. 40 Föreningscoacher Roffa lade fram förslag till blankett för att beställa föreningscoachernas tjänster och blanketten diskuterades. Utskottet beslutade att fastslå blanketten som den lagts fram. Utskottet beslutade att blanketten skall skickas ut till alla rasklubbar, distrikt och lokalklubbar. Just nu finns 10 intresseanmälningar till nästa omgång av utbildning till föreningscoach. Ett föreningscoachärende har utförts i Skaraborg och ett i Norrland, en utbildning har hållits vid Mjölby Brukshundklubb. Ragge tar upp frågan om sponsring av föreningscoacher med Studiefrämjandet. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5

5 Föreningscoachpärmen behöver uppdateras och det kommer att diskuteras under utbildningen oktober. 41 Policy för droger och alkohol Policy för droger och alkohol är antagen Utskottet diskuterade hur den ska förankras i organisationen. Utskottet beslutade att policyn skall skickas ut till rasklubbar, distrikt och lokalklubbar. 42 Etisk policy för agility Då utskickat dokument ej kunde öppnas bordlades frågan till nästa möte. 43 Utskottet uppdrag och förväntningar Förväntningar på utskottets framtida arbete diskuteras under utbildningshelgen oktober. 44 Övriga frågor Inga övriga frågor. 45 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat 20:31. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Ragnar Bergståhl Rolf-Göran Asplund Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5