Internbanken - En central del av en koncern? En fallstudie om internbankens funktion och dess för och nackdelar

Transkript

1 Internbanken - En central del av en koncern? En fallstudie om internbankens funktion och dess för och nackdelar The In-house bank - A central part of the group? - A case study of the in-house banks functions and its pros and cons- Johanna Andersson Nastaran Soultani Vårterminen 2008 Handledare: Magnus Holmström Ekonomprogrammet Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling

2 Sammanfattning Titel: Internbanken- En central del av koncernen? Författare: Johanna Andersson och Nastaran Soultani Handledare: Magnus Holmström Bakgrund: Multinationella koncerner är inblandade i transaktioner utanför hemlandet genom handel, investeringar och upptagning av lån vilket medför betalningsströmmar mellan länder. Koncerner behöver därför konstant arbeta med att minska kostnaderna och reducera de risker som uppstår genom transaktionerna. Att enskilda dotterbolag arbetar med att täcka dessa risker är varken tids- eller kostnadseffektivt. För att få kontroll över koncernens likviditet, betalningsströmmar och därmed risker är det därför ofta bättre att samordna koncernens alla aktiviteter till en centraliserad internbank. Internbanken ger även upphov till betydande stordriftsfördelar och kostnadsbesparingar. Internbanker är vanligt förekommande i stora koncernen men fenomenet är inte särskilt uppmärksammat i litteraturen. Detta har medfört att argumentationen mellan centraliseringens för- och nackdelar har försvunnit. Utan undersökning om användarnas åsikt om internbankens effektivitet är det därför svårt att veta om för- eller nackdelarna är övervägande. Syfte: Syftet med denna uppsats är att beskriva och förklara hur en internbank fungerar samt att utvärdera hur användarna upplever en centraliserad finansfunktion. Ett viktigt delsyfte är även att precisera internbanksbegreppet. Genomförande: Med hjälp av intervjuer som kompletterats med en enkätundersökning och observationer har en fallstudie utförts för att undersöka hur en internbank fungerar samt för att förstå användarnas åsikter om den. Resultat: Begreppet internbank är diffust och kan ha olika betydelse för företag beroende på vilka funktioner internbanken innehåller samt företagets struktur och behov. En precisering av begreppet är att en centraliserad internbank hanterar koncernens totala kapitalförsörjning, likviditetsflöden samt ansvarar för att minimera de finansiella risker som en koncern utsätts för. Internbanken har därför det övergripande ansvaret för koncernens finansiella poster på resultat och balansräkningen. De funktioner som ofta ingår i internbanken är likviditetsplanering, strategisk planering, cash management, valutariskhantering samt en rådgivande funktion. Internbanken är även ansvarig för att agera som en mellanhand mellan den externa banken och dotterbolagen. Genom att centralisera internbankens uppgifter uppnår koncernen betydande stordriftsfördelar som effektiv hantering av likviditeten, bättre överblick som ger kontroll och stabilitet, minimering av de finansiella riskerna samt bättre villkor som leder till kostnadsbesparingar som hela koncernen kan ta del av. Allt detta tillåter dotterbolagen att fokusera på sin kärnverksamhet. Om internbanken blir för byråkratisk kan centraliseringen dock medföra ineffektivitet, vilket minskar dotterbolagens benägenhet att använda internbanken. Förändringsperioden som uppstår när ett nytt bolag tillkommer koncernen eller när nya rutiner införs kan vara förvirrande. Internbanken behöver därför fokusera på träning och kommunikation för att underlätta övergången för dotterbolagen. Nyckelord: Internbank, treasury, Trelleborg, cash management, cash pool, netting, finansiering, valutarisk, likviditetshantering, centralisering

3 Abstract Title: The in-house bank A central part of the group? Authors: Johanna Andersson and Nastaran Soultani Supervisor: Magnus Holmström Background: Multinational corporations are involved in cross-border transactions through trade, investments and financing which result in payment transfers between countries. Therefore groups constantly need to work with decreasing costs and reducing the risks that emerge during the transactions. It is neither time nor cost efficient to let the subsidiaries handle these risks separately. In order to take control over the groups liquidity, its payment transfers and hence its risks, it is often better to consolidate all of the groups activities to a centralized in-house bank. Inhouse banks are common in multinational groups but the phenomenon has not been given a lot of attention in literature. This has resulted in the discussion between the centralizations pros and cons to disappeared. In order to find out whether the pros or cons are predominant investigations of the user opinion about the in-house bank is necessary. Aim: The aim of this report is to describe and explain how an in-house bank functions and to evaluate how the users experience a centralized finance function. An important aim is also to specify the definition of an in-house bank. Completion: With interviews, questionnaires and observations, a case study has been performed to investigate how an in-house bank functions and to understand the users opinions about it. Result: The definition of an in-house bank is diffuse and can have different meanings depending on which functions that are included in the bank and of the company s structure and needs. A specification of the concept is that a centralized in-house bank handles the group s total funding, liquidity and is responsible for handling the financial risks the group is exposed to. The in-house bank therefore has the overall responsibility for the groups financial posts on the income statement and the balance sheet. The in-house banks functions that usually are included are liquidity planning, strategic planning, cash management, foreign exchange risk management and a service function. The inhouse bank also acts as a middleman between the external bank and the subsidiaries. By centralizing these functions the group can achieve significant large-scale advantages. This could be in terms of a better liquidity management, better overall control and stability, minimal financial risks and better terms contributing to cost savings, which the entire group can gain from. This provides the subsidiaries to focus on their core business. The centralization can however create inefficiency if the in-house bank becomes too bureaucratic. This can decrease the subsidiaries willingness of using the in-house bank. The changing process which arises when new subsidiaries join the group or when new routines are introduced, can be confusing. The focus therefore has to be on training and communication with the subsidiaries to simplify the transition. Keywords: In-house banking, treasury, Trelleborg, cash management, cash pool, netting, financing, foreign exchange risk, liquidity management, centralization

4 Förord Vi vill passa på att tacka alla som hjälpt oss under uppsatsprocessen och som har gjort denna uppsats möjlig. Först och främst vill vi tacka personalen på Trelleborg Treasury som tagit sig tid för intervjuer och frågestunder. Utan er hade denna uppsats inte varit möjlig att genomföra. Er hjälpsamhet och intresse för att skapa en så komplett bild som möjligt har varit ovärderlig. Till er riktar vi vårt varmaste tack! Vi vill även rikta ett tack till de studenter som läst denna uppsats och bidragit med förbättringsförslag. Ett särskilt tack till vår handledare Magnus Holmström som under hela processen har varit ett bollplank för nya idéer och konstruktiv kritik. Den 26 maj 2008 Johanna och Nastaran

5 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Problemdiskussion Syfte Undersökningsmetod Kunskap enligt oss Vetenskapligt förhållningssätt Val av forskningsmetod Tillvägagångssätt Studiens trovärdighet och relevans Fenomenet internbank Hur internbanken underlättar internationell styrning Internbankens utveckling Internbankens roll och dess funktioner Likviditetsplanering Finansiering Placering av likviditet Cash Management Internprissättning Valutariskhantering Kommunikation med dotterbolagen vid förändring Trelleborg Treasury Företagsbeskrivning Trelleborg AB Introduktion av Trelleborg Treasury Vad en centralisering av Treasurys funktioner medför Likviditetsplanering Den centraliserade finansieringen Trelleborg placerar inte sitt likviditetsöverskott Cash pooling Netting Relationen mellan Treasury och dotterbolagen Trelleborg Treasurys allmänna förbättringsmöjligheter och framtid Våra observationer Analys och slutsats Del I Skillnaden mellan begreppet internbank och Treasury är diffus Del II Varför finns en internbank i en global koncern? Del III Vilka funktioner ingår i en internbank och vilka för- och nackdelar upplever användaren.. 78 Del IV Internbankens styrkor och svagheter samt dess förbättringsmöjligheter Del V För vem kan resultaten gälla? Källförteckning Bilaga 1 Dotterbolagsenkät Bilaga 2 Intervjuguide Bilaga 3- Intervjuguide dotterbolagen

6 Figurförteckning Figur 1- Uppsatsens tillvägagångssätt... 6 Figur 2 - Fallstudiens angreppssätt av problemet i dess kontext... 7 Figur 3 Modell av internbankens funktioner Figur 4 - Modell över en zero balance cash pooluppbyggnad Figur 5 - Betalningsflöden utan netting, Figur 6 - Bilateral netting modifiering Figur 7 - Multilateral netting, Figur 8 - Med netting center Figur 9 - Omsättning per affärsområde Figur 10 - Förenklat organisationsschema Figur 11 - Illustration av Trelleborgs cash pooler fördelade per valutaslag Figur 12 - Netting ger förenklad hantering av interna flöden Figur 13 - Trelleborgs förklaring utav nettingprocessen Figur 14 - Om flödena exakt matchar varandra utförs ingen valutaaffär Figur 15 - Om flödena inte exakt matchar varandra utförs en valutaaffär Figur 16 - Vår definition av internbankens roll... 76

7 Inledning 1. Inledning 1.1. Bakgrund Multinationella koncerner är inblandade i transaktioner utanför hemlandet genom handel, investeringar och upptagning av lån vilket medför betalningsströmmar mellan länder. Alla dessa transaktioner gör att koncerner utsätts för olika typer av risker. (Mahoney et al 2001:9) Koncerner behöver därför konstant arbeta med att minska kostnaderna för transaktionerna och reducera de olika riskerna. (Eun& Resnick 2007:4) Att enskilda dotterbolag arbetar med att täcka dessa risker är varken tids- eller kostnadseffektivt. För att få kontroll över koncernens likviditet, betalningsströmmar och därmed risker är det därför ofta bättre att samordna koncernens alla aktiviteter och centralisera finansfunktionen. (Mahoney et al 2001:16,30) För att kunna hantera detta krävs det expertkunskap som oftast placeras i den centrala finansfunktionen. Många företag väljer att centralisera finansfunktionerna i form av en internbank där finansfunktionerna cash management, finansiering, placering samt hantering av valutaexponering ofta ingår. (Thunman& Eriksson 1990:112 ff) En internbank fungerar, precis som ordet antyder, som en intern bank där dotterbolagen är kund och banken hanterar olika finansfunktioner. Banken samarbetar med koncernens olika affärsenheter och tillhandahåller bankliknande tjänster och rådgivning. (Thunman & Eriksson 1990:124, Eiteman et al 2006:677) Detta medför att de olika dotterbolagen kan fokusera på sin kärnverksamhet istället för att lägga dyrbar tid på att till exempel anskaffa kapital och hantera relationen med en extern affärsbank (Czinkota et al 1996:609). De tjänster som internbanken erbjuder minskar dotterbolagens transaktionsexponering, valutaexponering samt likviditetsreserv genom processer som netting och inrättande av cash pooler. En internbank kan dessutom tillhandahålla koncernspecifika tjänster som inte alltid finns tillgängliga hos lokala banker. (Thunman& Eriksson 1990:124, Eiteman et al 2006:677 ff) Dotterbolagen kan även placera sitt likviditetsöverskott hos internbanken istället för hos en extern bank och erbjuds oftast marknadsmässiga villkor (Thunman & Eriksson 1990:119,124). Detta medför att koncernen binder mindre kapital, att dotterbolagen vid behov kan låna internt och att internbankens personal snabbt får en överblick av koncernens likviditet. När kapitalet är samlat och internbanken omförhandlar all belåning gör storleken på affärerna och koncernens finansiella styrka att ett bättre förhandlingsläge gentemot bankerna uppkommer. Kostnader för avgifter, spreads och andra indirekta kostnader kan då förhandlas ner (von Eije & Westerman 2005:67). 1

8 Inledning 1.2. Problemdiskussion Internbanker är vanligt förekommande i stora koncernen men fenomenet är inte särskilt uppmärksammat i litteraturen. Istället diskuteras begrepp som cash management, valutariskhantering och risk management individuellt fast de också ingår i en internbanks uppgifter. Genom att dessa begrepp frekvent används individuellt har internbanken som helhet försvunnit från diskussionen. Detta har också medfört att argumentationen mellan centraliseringens för- och nackdelar har försvunnit. Istället tar koncerner internbankens fördelar för givet vilket har lett till att det finns ytterst lite information kring utvärdering och huruvida de påstådda fördelarna faktiskt uppkommer. De främsta fördelar som internbanken bidrar med är kostnadsbesparingar och bättre kontroll. Genom att en central avdelning sköter alla finansiella frågor kan även dotterbolagen fokusera på sin kärnverksamhet. Genom att centralisera all likviditet får internbanken, förutom bättre likviditet i koncernen, bättre villkor än vad dotterbolagen enskilt någonsin skulle uppnå. Genom att ge en grupp ansvaret för likviditeten och finansiella kostnader förbättras kontrollen över koncernens finansiella ställning och riskexponering vilket även är positivt för aktieägarna. Internbanken kan även erbjuda rådgivning via sina anställda experter. Fördelarna är accepterade och tagna för givet samtidigt som det inte har varit av intresse att undersöka vilka nackdelar som kan uppstå med en centraliserad internbank. Internbanken kan till exempel medföra att dotterbolagen förlorar sin flexibilitet inom de finansiella frågorna vilket kan hämma tillväxten i en värld som snabbt förändras. Om centraliseringen gör internbanken byråkratisk genom att beslutsgången blir längre och att det administrativa arbetet ökar på grund av den större kontrollen kan fördelarna med internbanken bli små i jämförelse med nackdelarna. Utan undersökningar om användarnas åsikter om internbankens effektivitet är det därför svårt att veta om för- eller nackdelarna är övervägande. Centraliseringen av finansfunktionen har inte varit ett hett ämne på länge och därför är de flesta forskningsartiklar och litteratur som finns inom området från och 1990-talet. Glappet fram till idag lyfter därför flera frågor om vilken kunskap som saknas. Dessa frågor rör till exempel hur en internbank är utformad, vilka funktioner den har och vilka fördelar och nackdelar som den medför. För att belysa sådana frågor har vi genomfört en fallstudie av internbanken hos en svensk internationell koncern. Uppsatsens intention är att utifrån fallstudien beskriva en internbanks funktioner samt förklara hur den fungerar. Vidare kommer vi att utvärdera vilka för- och nackdelar som användarna upplever. Detta leder oss till följande undersökningsfrågor; 2

9 Inledning - Varför finns en internbank inom en global koncern och vilken roll har den? - Vilka funktioner ingår i en internbank? - Vilka för- och nackdelar upplever internbankens användare? 1.3. Syfte Syftet med denna uppsats är att beskriva och förklara hur en internbank fungerar samt att utvärdera hur användarna upplever en centraliserad finansfunktion. Ett viktigt delsyfte är även att precisera internbanksbegreppet. 3

10 Undersökningsmetod 2. Undersökningsmetod Detta kapitel presenterar undersökningens tillvägagångssätt och vilka forskningsverktyg vi använt oss av. Först presenterar vi vår syn på kunskap samt vårt vetenskapliga förhållningssätt. Därefter beskrivs fallstudien som metod, vårt val av företag och respondenter. Avslutningsvis redogör vi för vårt agerande för att stärka studiens trovärdighet och relevans. Det är viktigt för oss att presentera detta för att läsaren själv ska kunna bedöma om vår uppsats är trovärdig. Läsaren kan genom att se hur vi har gått tillväga bedöma om resultatet är användbart för sin egen situation Kunskap enligt oss Internbanken som begrepp introducerades i början på 70-talet och fick då stor uppmärksamhet. Det har diskuterats mycket kring vilka funktioner som ett företag bör centralisera samt de fördelar som företag kan uppnå med just en centraliserad internbank. Det som däremot inte diskuterats lika frekvent är vilka nackdelar som koncernen som helhet upplever. Många år har nu gått sedan begreppet introducerades och eftersom samhällsvetenskaplig kunskap är tillfällig har förändringar inom näringslivet gjort att det i vår mening saknas uppföljning som visar hur internbanken och dess funktioner har utvecklats samt upplevs idag. Forskningens främsta syfte är enligt Lundahl & Skärvad (1999:10) att just producera kunskap. Vårt kunskapssökande har legat i att förstå och därefter beskriva hur en internbank fungerar samt att analysera de problem som kan uppstå på grund av centraliseringen av banken. Resultatet av våra undersökningar har generaliserats för att kunna bidra till den litteratur som finns om fenomenet internbanken idag. Detta förhåller sig väl med det som Bell (2000:90) menar är vetenskaplig kunskap, nämligen att det är ett förhållningssätt där man bör vilja pröva de nuvarande sanningarna, uppfattningarna och metoder som finns, för att se huruvida dessa är valida. Detta görs för att testa kunskapens gränser och på så vis utveckla ny kunskap Vetenskapligt förhållningssätt Vi har med denna uppsats haft för avsikt att undersöka internbankens roll hos vårt fallföretag. Under hela uppsatsförfarandet har vi suttit på företaget och har därmed dagligen haft möjlighet att prata med personalen, ställa frågor samt insupa företagskulturen. För att få fram svar på våra undersökningsfrågor har vi talat med människor och försökt förstå deras tankesätt. Vi har därför vid sammanställningen av respondenternas svar försökt förmedla deras verklighet och inte våra tolkningar av den, vilket förklaras mer utförligt under validitetsstycket Vi anser även att det har 4

11 Undersökningsmetod varit av vikt att vi har haft ett objektivt förhållningssätt och därför har vi undvikit ledande frågor och har noggrant kontrollerat den faktabaserade informationen med andra källor innan den presenterats i uppsatsen. Vi har även haft som mål att, vid möjlighet, visa en mångfald i svaren. Vi har som tidigare nämnts haft som förhoppning att utveckla den teori som finns inom området och detta väckte frågan vad som är vetenskaplig teori. Popper (1999:10f)) menar till exempel att vetenskapliga teorier ska kunna falsifieras. Falsifiering innebär att det ska vara möjligt att definiera vad som inte får ske för att teorin ska vara hållbar. Han menar att ingenting helt går att bevisa men att det däremot går att motbevisa. Detta leder till att falsifieringskriteriet är det avgörande då, oavsett antalet verifieringar inte utesluter att en falsifiering kan ske. För att möjliggöra falsifiering är det viktigt att ha en utförlig empirisk beskrivning och fallstudien ger möjlighet till detta. Thomas Kuhn (1997:46ff) diskuterar de förutsättningar han anser krävs för att forskning ska bli accepterad. Han menar att vi oftast arbetar inom ett visst kunskapsideal, som är accepterat och där det inte sker några större förändringar. Denna kunskap benämner han som normal vetenskap som håller sig inom ett paradigm. Kuhn menar att ett paradigmskifte sker när anomalier upptäcks, det vill säga när något bryter mot förväntningarna som har ingått i den normala vetenskapen. Detta fortskrider genom att det nya anomaliområdet undersöks. Undersökningen slutar först när teorin har förändrats så att anomalin är det förväntade och därmed har blivit den nya normala vetenskapen. (Kuhn 1997:52) För att kunna upptäcka anomalier bör man som Popper förespråkar sätta vissa regler kring vad som inte får ske för att teorin ska vara sann. Detta förtydligar när teori gäller samt när forskaren upptäcker något nytt. Vi har ämnat undersöka Trelleborg Treasury för att kartlägga hur deras internbank fungerar samt huruvida denna kunde bidra till några generaliseringar eller till utveckling av teori. Det som vi har kallat den normala vetenskapen för internbanker är den litteratur som redan finns inom området och då främst den vi sammanställt i vår referensram. Vårt mål var att om möjligt upptäcka något som skiljde sig från litteraturens bild av internbanken som kan vara av generellt intresse och som kan användas för att precisera den rådande bilden av internbanken. Eftersom vi var intresserade av hur personalen inom internbanken och dotterbolagen uppfattade internbankens funktion har vi intervjuat personer från båda grupperna. När vi hade undersökt fallföretaget återvände vi till teorin för att hitta lösningar och svar. I nästa steg ville vi använda det vi hade funnit för utveckling av den befintliga teorin. Alvesson & Sköldberg (1994) menar att detta sätt att bedriva forskning är en kombination av induktiv och deduktiv ansats, som de kallar en abduktiv 5

12 Undersökningsmetod ansats. Vi menar däremot att vi som undersökare och våra erfarenheter kommer bort i dessa begrepp. Då vi läste in oss på ämnet innan intervjuerna bearbetades informationen hos oss. En liknande bearbetning skedde när vi sedan återvände till teorin för att analysera problemet. Vi menar därför att vi som författare konstant finns med i denna process, vilket vi även illustrerat i figur 1 nedan. Resultat Teoretisk referensram Empiri Problem Figur 1- Uppsatsens tillvägagångssätt, egen modell 2.3. Val av forskningsmetod När problemområdet hade valts ut var nästa steg i forskningsprocessen att definiera hur problemområdet skulle undersökas, det vill säga val av forskningsmetod för att generera kunskap som kunde uppfylla undersökningens syfte. Vi har tidigare nämnt att vi genom studien önskar ge läsaren en ökad förståelse för fenomenet internbank, då området på senare tid är relativt orört i litteraturen. Vi valde att utföra en fallstudie som bestod utav en kvalitativ studie som kompletterades med en enkätundersökning. Den kvalitativa studien valde vi eftersom vi ville skapa mer klarhet i vad som ligger i begreppet och då lämpar sig en sådan undersökning (Jacobsen 2002:145). Denna typ av studie är mer flexibel än en kvantitativ ansats och ger en nyanserad bild eftersom uppgiftslämnarens svar blir mindre styrda. De data som vi fick in kunde därför vara varierande och undersökningen kunde lättare anpassas till upptäckter och behov som vi stötte på under uppsatsens gång. (Jacobsen 2002:142, Eisenhardt 1989:539). 6

13 Undersökningsmetod Enkätundersökningen 1 valde vi att genomföra för att få en uppfattning om hur dotterbolagen ställde sig till vissa förutbestämda frågor. I denna typ av studie använder forskaren sig av en sluten ansats genom att i förväg bestämma vad som är intressant att fördjupa sig i samt vilka svarsalternativ som är relevanta. (Jacobssen 2002:140) Kombinationen av en kvalitativ studie som ger en beskrivning utav ett fenomen och en kvantitativ studie som talar om hur vanligt förekommande fenomenet är ger en bättre bild utav fenomenet i allmänhet. (Lundahl & Skärvad 1999:202 ff, Eisenhardt 1989:535) Dessa två studier tillsammans med våra observationer har gjort vår forskning mer komplett och minskat risken för att vi har fattat felaktiga slutsatser. (Eisenhardt 1989:540f) Det finns vissa generella riktlinjer för hur en internbank ska utformas men det är viktigt för koncernen att ta hänsyn till den specifika situation som de befinner sig i när utformningen sker. Vi anser därför att en internbank inte kan betraktas as skiljt från dess kontext utan fokus ligger på helheten (Gilje et al 2003:76). Vi har valt att presentera en beskrivning av Trelleborgs internbank där koncernen och dess omgivning utgör kontexten, vilket Yin (1993:5) benämner som en beskrivande fallstudie. Om fenomenet forskaren vill studera är svårt att skilja från dess kontext och forskaren vill definiera ämnet brett är fallstudier enligt Yin (1995:13) och Jacobsen (2006:97) den metod som ska användas. Figur 2 nedan illustrerar på vilket sätt vi tog oss an problemet. Figur 2 - Fallstudiens angreppssätt av problemet i dess kontext, egen modell När vi som forskare undersöker nutida och aktuella skeenden vars relevanta variabler inte går att manipulera skall fallstudier användas. (Yin 1984:19f i Merriam 1994:22) Yin (1995: 9,21) menar även att fallstudier lämpar sig bra till undersökningar som vill l ha svar på frågor som hur och varför i situationer som forskaren har ingen eller lite kontroll över. 1 Beskrivs mer utförligt i kapitel Val av respondenter. 7

14 Undersökningsmetod Jacobsen (2006:97f) utvecklar Yins tankesätt då han anser att det finns tre lämpliga situationerna för fallstudier. Den första uppstår då forskaren vill uppnå en djupare förståelse av en viss händelse, utan att vara ute efter att testa en teori eller för att generalisera. Den andra situationen är då forskaren är ute efter att beskriva vad som är specifikt för en viss plats; till exempel en organisation. Det är det specifika hos själva platsen som forskaren vill ha information om. Den tredje och sista situationen är när forskaren ämnar vidareutveckla en befintlig teori. Genom att gå djupare in på ett enskilt fall kan forskaren hitta saker som vi inte har klart för oss i förväg. På detta sätt kan forskaren skapa hypoteser som sedan går att pröva. I detta håller Foremans (1948) i Merriam (1994:44f) med då han menar att fallstudier är en bra metod om vi vill utveckla en ny riktning inom forskningen och även Eisenhardt (1989:548) argumenterar för att fallstudier är passande när forskaren fokuserar på områden med ofullständig teoribildning. Vi som författare har ämnat undersöka alla dessa situationer, nämligen att först få en djupare förståelse för internbanken, sedan att beskriva internbanken hos just Trelleborg Treasury samt att utveckla befintlig teori. Vi anser därför att fallstudien som forskningsmetod passar vårt syfte väldigt bra Fallstudiens fördelar och nackdelar Det som är positivt med fallstudier är att de fokuserar på insikt, tolkning och upptäckt (Merriam, 1994:25) När undersökningen görs sätts få begränsningar på de frågor som kan ställas. Studien blir på så sätt flexibel och kan få fram många olika nyanser av ett ämne. (Yin 1995:13 & Jacobsen 2002:142) Nyanserna kan lätt visas upp genom citat och liknande som gör att läsaren kan göra egna tolkningar under läsningen av den levande rapporten. (Olsson i Merriam 1994:27) Om forskaren dessutom har en god tillgång till företaget, material och dess personal som vi anser oss ha haft, fås en fördjupad förståelse för fallföretaget och dess processer. (Yin 1995:40) Studiens flexibilitet och den stora accessen gör att förståelse för kontexten runt fallet även blir större. (Eisenhardt 1989:547) Det är även positivt att generalisering går att utföra enbart utifrån ett fall (Yin1995:10). Det negativa med fallstudier är att de ofta är resurskrävande och om de inte begränsas innan undersökningen startar kan de ta lång tid att utföra. Detta gör att rapporteringen av studien kan bli massiv och i det närmaste oläslig. (Jacobsen 2002:143, Merriam 1994:47) Vår studie var begränsad till tjugo veckors studier inklusive rapportskrivande och vårt mål var därför att den inte skulle dra ut mer på tiden. Yin (1995:10) menar också att utfallet inte behöver bli för omfattande om god planering sker i början av projektets gång. Eftersom en fallstudie har få begränsningar i sitt genomförande kan detaljrikedomen göra att forskaren tappar helhetssynen. Man kan förenkla eller överdriva en situation så mycket att helhetsintrycket helt enkelt blir fel. (Eisenhardt 1989:547, Merriam 1994:47) Enligt Jacobsen (2002:144) kan undersökningseffekten även göra att vi undersöker 8

15 Undersökningsmetod något som vi själva i verkligheten har skapat. Vi har tidigare nämnt att om forskaren har en obegränsad tillgång till objektet lämpar sig fallstudien som metod. Dock menar Yin (1994:40) att en alltför stor insyn i företaget kan leda till bristande objektivitet som inte skulle ha uppstått om forskaren enbart var observatörer. I vår studie har vi haft god tillgång till fallföretagets personal och annat material. Vi har dock ofta agerat som observatörer eftersom vi har suttit i ett avskiljt rum hos fallföretaget och inte varit aktiva i det dagliga arbetet, vilket vi ansett varit positivt Möjlighet att generalisera vid fallstudier När fallstudier genomförs uppkommer ofta diskussionen om det är möjligt att generalisera utifrån enbart ett fall. Kan fallstudien verkligen stå för något annat än sig själv? Misstaget kritikerna gör är då ofta att de jämför generalisering från fallstudier med andra undersökningsmetoder som till exempel enkätstudier. Det är viktigt att skilja på analytisk och statistisk generaliserbarhet. (Yin 1995:30) Fallstudiens resultat kan jämföras med ett experiment som enbart kan utföras en enda gång. Generalisering från fallstudier kan därför göras till teori med specificerade förutsättningar men inte till stora populationer. (Yin 1995:10, Merriam 1994:184f) Vårt mål har därför varit att utöka och precisera teorier genom att jämföra befintlig teori med sammanställningen från Trelleborg Treasury för att se vad som skiljde sig snarare än att få statistisk säkerhet genom att räkna upp exempel. Generalisering leder sedan till en teori som innehåller omfattning och djup om fallet som beskrivs (Yin 1993:22f). Resultat som generaliseras anser vi kan jämföras med när ett barn bränner sig på spisen. Det krävs enbart en gång för att barnet ska lära sig att inte göra om det igen. Därför kan en generalisering göras genom att säga att alla barn som sätter sin hand på en varm spis kommer att bränna sig och inte vilja göra om det. På samma sätt kan erfarenheter från vår fallstudie användas i andra situationer. Både Wilson och Kennedy i Merriam (1994:187) anser att det inte främst är forskarens uppgift att undersöka om generalisering är möjlig. Det är istället läsaren som måste fråga sig i vilken utsträckning denne kan använda resultaten i sin egen situation. Resultatet måste därför enligt Pfeffer (1982) vara möjlig att testa och vara logiskt. Glaser och Strauss (1967) menar att det är närheten till den empiriska verkligheten som gör generaliseringen relevant och möjlig att testa. (Eisenhardt 1989:548). Därför har vi strävat efter att ha en omfattande empirisk beskrivning som ger läsaren möjlighet att sätta sig in i fallföretagets verklighet och testa den. Användandet av en internbank är inget unikt för Trelleborg utan en internbank används utav de flesta multinationella koncerner. Därför är problem som Trelleborg stöter på antagligen vanliga även hos andra koncerner, vilket bör göra resultatet generaliserbart för företag i samma situation. Vi håller dock med Wilson och 9

16 Undersökningsmetod Kennedys tankar om att varje läsare själv måste undersöka om resultatet passar i den egna situationen. Att vi har kompletterat vår fallstudie med en enkätundersökning bidrar ytterligare till vår möjlighet att generalisera. Genom att många olika respondenter gett oss samma svar utgår resultatet inte enbart från en enskild respondent utan kan med statistisk säkerhet generaliseras till fler dotterbolag inom fallföretaget Tillvägagångssätt I detta avsnitt presenterar vi hur vår datainsamling har gått till. Vi beskriver val av fallföretag, hur valet av intervjupersoner gått till samt hur intervjuerna har genomförts. Avslutningsvis beskriver vi vilka sekundära källor som vi har använt oss av Val av fallföretag Innan data samlas in anser Yin (1995:29) att det är en stor fördel om en förstudie utförs och att ämnet diskuteras med kollegor, lärare eller andra sakkunniga. Detta var för oss en självklarhet och därför utförde vi i inledningen av uppsatsperioden en förstudie av teori och hade friare samtal med de anställda på fallföretaget samt med vår handledare för uppsatsen. På så sätt skapades en teoretisk inriktning eller som Kuhn kallar ett paradigm som vi sedan utgått ifrån i uppsatsen. Litteraturen om internbanker som vi studerade i förstudien beskrev ofta multinationella företag med stora interna flöden och många dotterbolag. Dessa företag utsätts för och behöver hantera olika risker. (Mahoney et al 2001:16,30,734). Vidare beskrevs hur dessa typer av företag kan få bättre kontroll över företagets likviditet och risker genom att införa en centraliserad internbank. Internbanken ska inte bara effektivisera koncernens processer och minimera riskerna utan även ge stordriftsfördelar som till exempel bättre räntevillkor vid finansiering och placering. För att vi skulle kunna besvara vårt syfte och beskriva en internbank och dess funktioner samt för att vi skulle kunna utveckla den befintliga teorin behövde därför vårt fallföretag uppfylla vissa kriterier: - Vårt fallföretag behövde vara en stor multinationell koncern som hade inrättat en centraliserad internbank. - Koncernen behövde ha många dotterbolag, belägna världen över så att koncernen var utsatt för de risker som litteraturen tagit upp. - Vidare var det positivt om koncernen hade stora interna flöden som uppkom genom att dotterbolagen handlade med varandra. 10

17 Undersökningsmetod För att vi skulle kunna använda fallet för att på bästa sätt belysa fenomenet var det även viktigt att ha access och möjlighet att undersöka företaget. (Yin 1993:32f) Under vår genomgång av Trelleborg fann vi att koncernen både uppfyllde dessa kriterier samt ville agera som fallföretag under vår uppsats och var villiga att ge oss god access. Därför kunde vi konstatera att Trelleborg genom dess Treasuryavdelning väl passade som fallföretag i vår undersökning. Beskrivning av fallföretaget går att finna i kapitel 4 - Trelleborg Treasury Val av respondenter För att vi skulle kunna besvara våra frågeställningar behövde vi få en helhetsbild av Trelleborg Treasurys arbetssätt, de olika funktionerna samt vilka eventuella fördelar och nackdelar som användarna upplever genom centraliseringen. För att uppnå denna helhetsbild valde vi att intervjua personer som arbetar med de olika funktionerna samt utvalda personer på dotterbolagen som dagligen arbetar med Treasury och dess funktioner. På Trelleborg Treasury finns två cash managers anställda. Dessa har ett ansvar för koncernens finansiering, förhandling med banker samt att Treasury har en bra bank- och dotterbolagsrelation. De arbetar ofta på projektbasis och sätter finansiella strukturer på plats i koncernen. Cash managerna har därför ett övergripande ansvar för netting, cash pooler samt för att de funktioner dotterbolagen använder fungera bra. Det är oftast cash managerna som informerar om Treasurys funktioner för nya dotterbolag. Dessa två personer är alltså alltid involverade i Treasury och internbankens funktioner varför vi valde att intervjua båda personerna för att få en fördjupad kunskap. Genom att intervjua de båda fick vi en mer fullständig information och vi kunde även verifiera informationen en av dem gav genom den andra. Vi upptäckte även ifall de såg olika på någonting. Hädanefter benämns de som Cash manager A och Cash manager B. Efter att ha intervjuat de båda cash managerna och ansåg att vi fått en helhetsbild, valde vi att intervjua ytterligare två personer på Treasury för att få mer detaljerad information om de olika funktionerna. Back-officeansvarig ansvarar för den dagliga hanteringen av funktionerna, alltså nettingens och cash poolernas operativa arbete. Hon arbetar även delvis med Treasurys redovisningsfunktion och skall inom snar framtid ta över de administrativa göromålen från cash managerna. Vi valde att intervjua Back-officeansvarig för att mer ingående kunna förstå hur processen vid nettingen samt cash pooling fungerar. Back-office fungerar även som en intern kundtjänst dit dotterbolagen kan vända sig om de har frågor om Treasurys funktioner, vilket gjorde det intressant för oss att höra hur hon uppfattar relationen med dotterbolagen. Vidare intervjuade vi 11

18 Undersökningsmetod även en av Treasurys tre valutahandlare. Han arbetar dagligen med dotterbolagen och hjälper bland annat de med sin valutaexponering och sitt finansieringsbehov. Han har hand om kreditlimiterna samt handlar med valuta och räntor. Vi valde därför att intervjua valutahandlaren för att få mer information om hur valutariskhanteringen går till och hur den upphandlade finansieringen når dotterbolagen. Vi ville även ta del av hans erfarenhet gällande relationerna till dotterbolagen. När dessa fyra personer intervjuats hade vi en bra bild av hur Treasury är uppbyggt, hur de olika funktionerna fungerar, hur nya dotterbolag tillkommer koncernen samt deras syn på relationerna med dotterbolagen. Vi behövde därefter veta hur dotterbolagen uppfattar de olika funktionerna samt relationen med Treasury. Vi ville intervjua ett dotterbolag som Treasury trodde hade en positiv bild samt ett dotterbolag som har varit mer missnöjd med Treasurys funktioner eller arbete. Två dotterbolag valdes därför ut till djupare intervjuer. Vi intervjuade först controllern för ett bolag i USA, som ansvarar för den amerikanska cash poolen och netting inom sitt bolag. Hon hade arbetat på företaget i flera år och var med när bolaget förvärvades av Trelleborg, varför vi även fick information av hur förändringsprocessen hade gått till. Det amerikanska bolaget använde Treasurys funktioner netting- och cash pooling samt Treasurys service i form av rådgivning. Däremot hade de ingen valutaexponering att tala om. Detta bolag var det som ansågs vara mer positivt inställt till Treasury och intervjun med bolagets controller kommer i uppsatsen benämnas Dotterbolag A. Därefter intervjuade vi controllerassistenten på ett tyskt dotterbolag. Även hon hade varit med i processen sedan bolaget förvärvats några år tidigare. Det tyska bolaget använde Treasurys nettingsystem, cash pooler, valutahedgingen samt rådgivning. Detta bolag trodde Treasury hade mer negativa åsikter att tillföra och intervjun kommer i uppsatsen hänvisas till som Dotterbolag B. Vi ansåg att våra intervjuer med två dotterbolag utav koncernens omkring 200 bolag inte gav en fullständig bild utav dotterbolagens åsikter om Treasury. Eftersom det heller inte var vi själva som valde de två bolagen ville vi försäkra oss om att vi inte missade någon viktig del utav dotterbolagens åsikter. Vi kände dock att vi hade uppnått en mättnad på många av våra frågor där det inte tillkom någon ny information vid intervjuerna längre. Detta gällde speciellt processerna kring de olika funktionerna. Vi trodde dock att vi kunde utöka informationen om hur dotterbolagen uppfattar Treasury, de villkor Treasury erbjuder samt vad dotterbolagen tycker kan förbättras. Eftersom det var ett begränsat antal frågor vi ville ställa samt för att få svar från så många som möjligt valde vi att skicka ut enkäter till omkring 35 slumpvalda dotterbolag världen över. Av dessa fick vi 21 svar. De svar vi fick ansåg vi täckte in samtliga delar av Treasurys funktioner samt användarperspektivet som vi ville komma åt. De frågor som skickades ut till dotterbolagen går att finna i bilaga 1. 12

19 Undersökningsmetod Det vi utgick från när vi valde intervjupersoner var att uppnå mättnad på intervjuerna. Detta innebar att vi slutade göra intervjuer först då nya intervjuer gav samma information som redan hade uppgetts i tidigare intervjuer. Att uppnå denna mättnad är ett sätt enligt Eisenhardt (1989:455) för att få en helhetsbild av det man studerar. Genom att få samma svar av fler respondenter ökar även trovärdigheten i svaret. För att inte riskera att vi endast berörde en ytlig nivå fortsatte vi att intervjua till dess att vi både fått oss en helhetsbild samt fått fördjupad kunskap inom varje område, vilket även Eisenhardts (1989:541) förespråkar. Detta underlättades genom att vi kunde specificera intervjufrågorna beroende på vad respondentens specialitet eller position var. Eftersom vi har suttit på Trelleborg Treasury har vi kunnat återkomma med ytterligare frågor till respondenterna ifall något har varit oklart. Den information vi fått från intervjuerna är respondenternas bild av Treasury och relationerna dotterbolagen och Treasury emellan. Utöver dessa intervjuer och enkätstudien har vi, då vi har suttit i samma lokaler som Treasury, kunnat prata med personalen dagligen samt att vi har kunnat observera arbetet men även den allmänna stämningen internt och gentemot dotterbolagen. Detta anser vi ytterligare har bidragit till att ge en komplett helhetsbild. Genom att vi har befunnit oss på plats har vi även kunnat verifiera mycket av den insamlade informationen med andra i personalen än de vi har intervjuat. För att förtydliga vissa saker som inte framkommit under intervjuerna har vi sammanställt våra observationer i ett separat avsnitt under Intervjuernas genomförande Under denna studie har vi valt att genomföra individuella intervjuer för att den enskilde respondentens åsikter och resonemang skulle komma fram. Vi har värnat om kvalité framför kvantitet och därmed fokuserat på att intervjua ett visst antal människor som har kunnat ge oss djup information. För att få en struktur på intervjuerna samt för att försäkra oss om att vi ställde alla de frågor vi avsett att ställa valde vi att använda oss av en semistrukturerad intervjumetod. Denna metod har strukturerade frågor med öppna svarsalternativ vilket vi ansåg var viktigt för att vi varken skulle hämma eller leda in respondenternas svar på något område. (Jacobsen 2002:158) Vi ansåg att denna metod gav en avslappnad miljö samt att det gav oss möjligheten att ställa följdfrågor vid behov. Följdfrågorna gav oss ofta mer information än förväntat samt kunde leda in oss på nya spår. Innan varje intervjutillfälle fick respondenterna ta del av de frågor som vi ämnade ställa. Detta ansåg vi gav dem en bättre möjlighet att förbereda sig inför intervjuerna. Våra intervjufrågor var indelade i olika 13

20 Undersökningsmetod områden 2. Det första området gällde allmänna frågor som till exempel internbankens historia, bakgrund, affärsidé, respondentens arbetsuppgifter och så vidare. Därefter var områdena indelade på de olika funktionerna som ingår i internbanken och inom varje område hade vi mer specifika frågor. Det sista området berörde relationen mellan Treasury och dotterbolagen samt vad respondenten ansåg om framtiden. De flesta intervjuer innehöll inslag av dessa olika delar, men vi valde att utforma intervjuerna beroende på respondentens specialitet eller arbetsuppgifter. Som nämndes ovan ville vi uppnå mättnad på varje intervju. Detta innebar att ju fler respondenter vi intervjuade, desto mindre ny information ansåg vi att intervjuerna tillförde. Följaktligen resulterade detta till att de första intervjuerna var längre än de senare och intervjuerna tog därför mellan en halvtimme till två timmar att genomföra med de olika respondenterna. Våra intervjuer med personalen på Treasury genomfördes genom personliga intervjuer i konferensrummet på respondentens arbetsplats, vilket föll sig naturligt då Trelleborg Treasury även har varit vår arbetsplats under studiens gång. Om så inte hade varit fallet hade vi ändå velat genomföra personliga intervjuer då vi anser att det blir mer avspänt och kan skapa större förtroende hos respondenten. Detta tror vi gav en större grad av öppenhet under intervjuerna. I de två fall där vi intervjuade dotterbolag i Tyskland och USA var ett personligt möte inte möjligt och intervjuerna genomfördes istället per telefon. Genom telefonintervjuer förlorar man ögonkontakt och möjligheten att läsa av kroppsspråket och det blir också svårare att skapa ett förtroende. Däremot kan man fortfarande fånga röstlägen och samtalets atmosfär. Med telefonintervju ökar även anonymitetseffekten vilket minskar risken för att respondenten påverkas av något som intervjuaren gör. Detta kallas även intervjuareffekten och skall enligt Jacobsen (1997:160) försöka minimeras. Vi ansåg emellertid att telefonintervjuerna var avslappnade samt att våra respondenter var öppenhjärtiga. Under intervjutillfällena var vi båda närvarande för att minimera feltolkningar. Detta gällde även vid telefonintervjuerna där vi valde att använda högtalartelefon. En utav oss agerade som den aktive intervjuaren medan den andra tog en mer passiv roll, antecknade samt ställde följdfrågor. Den passiva intervjuaren hade även som uppgift att kontrollera att vi ställde alla de frågor vi tänkt ställa. Ett ytterligare steg vi tog för att inte missa någon information och för att inte misstolka respondenterna valde vi att spela in intervjuerna. Vi kunde därmed fokusera på att vara aktiva under intervjuerna istället för att skriva ner svaren och våra respondenter kunde känna sig bekväma genom att ha ögonkontakt med oss. Efter att varje intervju utförts transkriberade vi samtalet, varpå det 2 Intervjuguiderna återfinns i bilaga 2. 14

21 Undersökningsmetod skickades till respondenterna. De gavs därmed möjlighet att verifiera texten eller se ifall vi hade tolkat något fel. Om det var någon del utav svaren som vi inte förstod eller uppfattade olika, valde även vi att återigen ta kontakt med respondenten för att reda ut eventuella frågetecken. Respondenterna gavs även möjligheten att verifiera det empiriska materialet vi sammanställde. Att respondenterna fick denna möjlighet ansåg vi var väldigt viktigt då vi vill presentera deras åsikter och syn Val av sekundära källor Eftersom vi har avsett att beskriva Trelleborg Treasurys internbank har vi i genomförande av denna studie främst använt oss av primära källor. Vi har dock under sökandet efter litteratur letat efter andra studier som genomförts under senare år kring ämnet internbank. Detta gav dock i liten utsträckning något som vi har använt oss av. Det finns gott om branschartiklar kring ämnen som treasury och cash management men vi har valt att i en sparsam form använda oss av dessa eftersom studien främst är inriktad på fallet. Det vi har valt att använda oss av är bland annat GT-news som är en internetbaserad kunskapsbas som innehåller artiklar, studier, rapporter och guidelines till personer som är intresserade eller arbetar med treasuryfrågor. Vi är medvetna om de negativa effekter som kan följa av att använda sig utav information som inte är framtagen för vår forskning. Vi har dock ansett att dessa effekter borde vara minimal i vårt fall eftersom vi vid använt oss utav olika källor för att säkerställa informationens tillförlitlighet Studiens trovärdighet och relevans I detta metodavsnitt presenteras hur vi har gått tillväga för att stärka tillförlitligheten och relevansen i uppsatsen Reliabilitet Reliabilitet innebär enligt Jacobsen (2002:21) att vår empiriska undersökning måste vara trovärdig och tillförlitlig. Merriam (1994:180) menar att reliabiliteten handlar om i vilken omfattning som det uppnådda resultatet kan upprepas. För att uppfylla reliabilitetskravet bör den metod som vi har använt oss av för att nå vårt resultat vara så tydlig att någon annan kan följa vår metod och komma fram till samma resultat. Detta innebär även att studien inte bör ha påverkats av något slumpmässigt. (Lincoln & Guba 1985 i Merriam 1994:182, Jacobsen 2002:22) För att uppfylla detta har vi valt att detaljerat beskriva hur vi har gått tillväga för att ge läsaren en bild av hur studien har genomförts. Yin (1993:40) påpekar att reliabiliteten kan uppnås genom att använda formella styrdokument för att lättare försäkra sig om att intervjuprocessen kan ske på samma sätt vid ett 15

22 Undersökningsmetod annat intervjutillfälle. Vi har, som tidigare nämnts, valt att upprätta ett intervjuformulär som vi använt vid våra intervjuer Validitet Guba & Lincoln (1981) i Merriam (1994:181) menar att reliabilitet är en förutsättning för att validitet ska uppfyllas. Guba & Lincoln (1985) i Merriam (1994:177) brukar vanligtvis dela upp validitet i intern samt extern validitet men vill helst benämna dessa som sanningsvärde samt överfarbarhet. Undersökningens sanningsvärde eller den inre validiteten visar enligt Merriam (1994:177) hur väl resultatet stämmer överens med verkligheten och huruvida forskaren verkligen mäter det som hon tror sig mäta. Yin (1993:40) betonar att validitet kan uppnås genom att specificera vad som ämnas undersökas samt att efter undersökningen jämföra mot vad som faktiskt har undersökts. Merriam (1994:179f) rekommenderar ett flertal tekniker som en forskare kan använda sig av för att öka den inre validiteten, vilka vi har försökt att använda. Vi har till exempel kontrollerat respondenternas svar mot interna dokument. När det har varit möjligt har vi även ställt identiska frågor till olika respondenter för att verifiera att den faktabaserade information vi har fått vid våra intervjuer faktiskt stämmer. Denna metod att kontrollera lämnade uppgifter med olika respondenter och dokument kallas triangulering och rekommenderas av fler författare. (Merriam 1994:179f, Kvale 1997:220, Jacobssen 2002:120) Närheten till fallföretaget har underlättat trianguleringen för oss. Eftersom vi bland annat har varit ute efter att förstå relationerna mellan dotterbolag och moderbolag har vi även varit tvungna att ta hänsyn till subjektiva uppfattningar. Dessa personliga uppfattningar kan inte verifieras av andra. Vi har kontrollerat att vår uppfattning av respondenternas verklighet stämmer genom att skicka de transkriberade intervjuerna och sammanställningen av det empiriska materialet till respondenterna för verifikation. Detta menar vi höjer tillförlitligheten att vi tolkat respondentens verklighet på ett representativt sätt. Vi har även efter varje intervju gått igenom resultatet för att se att vi verkligen har fått svar på det vi ämnat undersöka. Om vi inte har fått svar på det vi ville, har vi återkommit till respondenterna med uppföljande frågor. Undersökningens överförbarhet eller den externa validiteten innebär i vilken utsträckning resultatet från en undersökning är tillämpligt eller generaliserbart även i andra situationer. (Yin 1995: 35) Som diskuterats tidigare anser vissa författare att det kan tyckas vara svårt att generalisera utifrån ett fall medan flera andra författare däremot menar att frågan om generaliserbarhet ligger hos läsaren och att denne måste avgöra om undersökningen är tillämplig på hans eller hennes situation. (Walker 1984, Wilson 1979, Kennedy 1979 i Merriam 1994:187). Vi har försökt göra detta möjligt genom att presentera vår teoretiska referensram grundligt för att läsaren ska förstå vår utgångspunkt. Vi har 16

23 Undersökningsmetod också varit noggranna med att försöka presentera intervjupersonernas verklighet och inte vår rekonstruktion av denna Källkritik Som vi har nämnt tidigare är forskning om internbanker inte utförlig. Mycket utav den litteratur som finns inom området är från slutet på 70-talet fram till början på 90-talet. Trots fortsatt letande i många olika former; böcker, e-böcker, forskningsartiklar, andra studier etcetera fann vi inte nutida forskningsnära information om internbanken som fenomen. Vi valde därför att förutom internbank, in-house banking och Treasury även att söka på kringliggande ord och annat som kan relateras till internbanken dock även här utan att finna information som var användbar för vår studie. Den litteratur vi har använt oss av har oftast tagit upp internbanken som ett generellt begrepp men har inte gått in på djupet genom att till exempel ta upp nackdelar med internbanken eller användarperspektivet. Om den information vi hittat är baserad på gamla böcker har vi kompletterat vår litteratursammanfattning genom att söka på olika begrepp som böckerna tagit upp för att verifiera informationen. Som vi nämnt tidigare finns det många branschartiklar kring ämnet men dessa har oftast varit så situationsunika att de inte passat att använda i vår studie. Bristen på aktuell forskning kring ämnet internbank eller dess funktioner separat, anser vi gör vår uppsats ytterligare aktuell då vi har möjlighet att besvara frågetecken och bidra till teorin. 17

24 Fenomenet internbank 3. Fenomenet internbank En fallstudie bör grunda sig på ett underliggande teoretiskt ramverk som sedan används för att analysera det empiriska materialet. I detta kapitel presenteras därför ett teoriavsnitt som valts ut för att skapa en djupare förståelse för internbanken som koncept. Först presenteras kort hur företag påverkas av globalisering och vad ett multinationellt företag kan möta för hinder och risker. Därefter fördjupar vi oss hur internbanken hanterar vissa av dessa hinder och risker samt vad internbanken medför för möjligheter. Avslutningsvis presenterar vi hur ett företag bör kommunicera och implementera förändring hos sina dotterbolag Hur internbanken underlättar internationell styrning Globalisering som definition innebär produktion och distribution av homogena produkter och tjänster på världsmarknaden till kunder med liknande smak och preferenser och som blir mer och mer konvergerad. (Mahoney et al 2001:30) Globaliseringen uppstod då företag upptäckte att övriga marknader växte snabbare än hemmarknaden. Både konsumtion från andra länder och produktion i lågkostnadsländer har sedan dess ökat vilket har givit företagen helt nya möjligheter att växa och tjäna pengar. (Mahoney et al 2001:12) När avregleringar skett på marknader har det även blivit vanligt att investera och låna i utlandet vilket naturligtvis sker därför att en högre avkastning eller lägre lånekostnad kan uppnås. (Mahoney et al 2001:119 ff) I den värld som vi lever idag är konsumtion, produktion och investeringar i allra högsta grad globaliserade. Det blir därför oerhört väsentligt för företag att till fullo förstå vikten av de följder som uppkommer vid styrning av ett företag i en internationell verksamhet. (Eun& Resnick 2007:4) En multinationell koncern (MNC) är inblandad i transaktioner utanför hemlandet genom till exempel handel med varor och tjänster, placering av fabriker i lågkostnadsländer eller genom låntagande. Alla dessa typer av transaktioner medför att koncernen utsätts för andra typer av risker än inhemska företag och därför försvåras styrningen av koncernen. De problem som en internationell koncern stöter på är bland annat valutarisk, ränterisk, kreditrisk, politisk risk, handelshinder och kulturella skillnader. Valutarisk uppkommer när ett företag är involverat i handel med länder utan fast växelkurs, vilket gör att valutakursen kan fluktuera och drabba företaget om kursen rör sig i ofördelaktig riktning. (Mahoney et al 2001:9 ff,734) Ränterisk är risken att räntan kommer att ändras under perioden en investering eller ett lån sker och att utfallet därmed kommer att bli något annat än vad företaget räknat med. Denna risk kan dock hanteras genom att till exempel förhandla till sig fasta räntor eller genom att ingå ränteswappar. (Ross et al 2002:721,789) Kreditrisk är risken att motparter inte kommer att kunna eller vilja utföra sina betalningsskyldigheter gentemot företaget. 18

25 Fenomenet internbank (Ross et al 2002:804) Möjligheten att kontrollera alla kunders kreditvärdighet minskar när företaget handlar internationellt, vilket ökar risken för koncernen. (Mahoney et al 2001:717) Politisk risk innebär alla politiska förändringar som kan påverka företagets värde negativt. Det kan till exempel innebära förändring av lagar, konfiskering av tillgångar eller att politikerna inför restriktioner på hur valuta får flöda in och ut från landet. (Mahoney et al 2001:355) Dessutom kan det legala systemet, kulturen och resurser skilja sig mellan länder. (Mahoney et al 2001:734) MNC samordnar ofta aktiviteter som rör hela koncernen till en central avdelning för att hantera de risker som rör hela bolaget och för att utnyttja stordriftsfördelarna. (Mahoney et al 2001:16,30) Företag behöver hålla likviditet för att möjliggöra dagliga betalningar samt för att minska risken att dyra lån behöver tas om oväntade händelser inträffar. Samtidigt vill företag minimera likviditeten eftersom avkastningen är extremt låg. Ett sätt för MNC att minimera koncernens utspridda likviditet är att centralisera hanteringen till en internbank. En internbank koordinerar koncernens kassaflöden och samlar ihop likviditeten i kassareserver. Banken kan även hantera den valutarisk och ränterisk som bolaget utsätts för. Övriga risker som nämnts ovan hanteras främst av andra avdelningar inom koncernen. (Mahoney et al 2001:742) 3.2. Internbankens utveckling Under 1960-talet sköttes finansieringsfrågor på ekonomi- eller bokföringsavdelningen, oftast i samarbete med en extern bank. Företagsmiljön var relativt trygg med låg inflationstakt samt låga konstanta räntor. De pengar som intjänades investerades och eventuell överskottslikviditet placerades på bankräkningar. (Thunman & Eriksson 1990:111) I slutet på 1960-talet tilltog de direkta utlandsinvesteringarna i svenska företag på grund av en ökad globalisering samt internationell konkurrens (Åhlander 1990:3f). När dollarkursen började flyta i början på 70-talet blev valutamarknaden inte längre stabil samtidigt som den växte kraftigt på grund av energikrisen. (Postgirot 1990:20) De finansiella marknaderna samt produktmarknaderna blev därmed alltmer turbulenta och företag upptäckte att valutakurser kunde variera kraftigt under allt kortare tider. (Åhlander 1990:3f & Postgirot 1990:20) Den mer varierande inflationstakten medförde räntesvängningarna samt att valutakursförändringar blev svårare att prognostisera. (Åhlander 1990:3f) Till följd av den föränderliga miljön blev riskhanteringen allt viktigare. Felaktigt fattade finansiella beslut blev alltmer kostsamma för företagen och intresset för cash management (CM) ökade. (Thunman& Eriksson 1990:112) Flera större företag bildade under denna period särskilda finansfunktioner med fokus på cash management uppgifter. Intresset för CM ökade speciellt eftersom effekterna var lätta att mäta, 19

26 Fenomenet internbank speciellt i form av minskade transaktionskostnader samt kortare perioder då kapitalet löper utan ränta. (Thunman & Eriksson 1990:112, Postgirot 1990:20) CM arbetet underlättades av att nya finansiella instrument snabbt växte fram. Denna framväxt möjliggjordes med hjälp av ny teknologi och avregleringar. Utvecklingen medförde dock att företagen behövde mer specialkompetens inom finansområdet och detta var en anledning till varför företag valde att placera sin finansfunktion centralt. (Bennet 1996:12f) Denna centralisering blev ännu vanligare under 1980-talet då penningmarknaden växte kraftigt samtidigt som den svenska kreditmarknaden avreglerades och nya instrument tillkom. Vidare bildades en andrahandsmarknad för dessa instrument. Företag som hade ett stort likviditetsöverskott började placera detta på penningmarknaden. De höga räntenivåerna gjorde och att investeringar avtog. Kraven på bättre förräntning av företagets likvida medel ökade samtidigt som betydelsen av att se över in- och utbetalningar blev viktigare för att minska antalet räntelösa dagar. Konsolidering ökade i många företag på grund av den låga investeringstakten i början av 1980-talet. Detta tillsammans med de ökade finansiella placeringarna som företagen gjorde samt devalveringarna av kronan i början av 1980-talet gav en kraftig tillväxt i koncernernas likviditet. (Thunman& Eriksson 1990:112) Finansavdelningens betydelse som likviditetsförvaltare blev följaktligen starkare då likviditets- och valutahantering centraliserades. Samtidigt decentraliserades ekonomi- och controllerfunktionerna. Denna separering av funktionerna kännetecknade främst stora koncerner då dessa hade omfattande finansieringsbehov som krävde en specialfunktion med eget ansvar. I och med detta började begreppet internbank att användas. (Thunman& Eriksson 1990:112) 3.3. Internbankens roll och dess funktioner Internbanken fungerar som en bank internt gentemot dotterbolagen och tillhandahåller bankliknande tjänster. Internbanken upptar externa lån som sedan dotterbolagen kan ta del av genom att ingå lån med internbanken. (Thunman & Eriksson 1990:124, Eiteman et al 2006:677) Detta medför att dotterbolagen kan fokusera på sin kärnverksamhet istället för att lägga dyrbar tid på att skaffa kapital till rörelsen. (Czinkota et al 1996:609) Dotterbolagen kan placera sitt likviditetsöverskott hos internbanken istället för hos en extern bank och för att koncernen ska slippa riskera att dotterbolagen går utanför företagets centrala funktion erbjuds de marknadsmässiga villkor. Internbanken förvaltar vidare koncernens kassanetto på samma vis som en bank skulle göra. (Thunman & Eriksson 1990:119,124) Internbanken hanterar alltså koncernens penningströmmar och placerar koncernens totala likviditet som genom stordriftsfördelar får en bättre förräntning. De kan 20

27 Fenomenet internbank även erbjuda tjänster som hjälper till att minska transaktionsexponering och de kan tillgodose koncernen med tjänster som inte alltid finns tillgängliga på många av de lokala marknaderna som dotterbolagen verkar på. (Thunman & Eriksson 1990:124, Eiteman et al 2006:677 ff) Internbanken agerar även som ett rådgivande organ och förmedlar finansiell information till dotterbolagen. (Thunman& Eriksson 1990:124) Jämförelser mellan interbanker inom olika koncerner är svårt att göra då de är uppbyggda på olika sätt. Det som däremot oftast är gemensamt för de svenska storföretagen är att de har centraliserat finansfunktionen till internbanken och lagt den antingen som ett eget bolag eller en stabsfunktion. De funktioner som många företag har valt att centralisera är enligt Thunman & Eriksson (1990:116); finansiering som består av kapitalförsörjning samt skuldförvaltning, cash management vars främsta uppgift är att reducera fördröjningar i inbetalningsflöden och debitera utbetalningar vid rätt tillfällen, likviditetsplacering vars uppgift är att säkra en så hög avkastning som möjligt på företagets likviditetsreserv samt valutariskhantering som hanterar denna risk på kort och lång sikt. På samma sätt som Thunman & Eriksson (1990) ovan beskriver internbankens uppgifter har Uggla (1982:85) gjort en egen sammanfattning av internbankens uppgifter. Internbankens uppgifter är att sköta koncernens: 1. Likviditetsplanering och förvaltning av de likvida medlen. 2. Kapitalförsörjning för koncernen i sin helhet samt dotterbolagen enskilt. 3. Rörelsemässig kreditgivning och skuldsättning med fokus på betalningar och fordringar. 4. Hantering av valutafrågor. Thunman & Eriksson (1990) och Ugglas (1982) beskrivningar skiljer sig något åt men de tar ändå upp samma typ av funktioner som ingår i en internbank. För att förenkla detta för läsaren har vi därför valt att presentera en figur som sammanfattar författarnas beskrivningar. Internbankens funktioner utgörs av likviditetsplanering som mynnar ut i finansiering och/eller likviditetsplacering beroende på koncernens behov, cash management som använder sig av verktygen netting och cash pools och ansvarar för bankrelationerna. Valutariskhanering ingår även bland internbankens funktioner och hanterar de överblivna valutariskerna i koncernen. Hur funktioner hänger ihop kan ses i figur 3. 21

28 Fenomenet internbank Bankrelationer Netting Cash management Cash pools Finansiering Likviditetsplanering Placering Valutariskhantering Figur 3 Modell av internbankens funktioner. Källa: Åkesson Dolfe 1996:9 egen modifiering Var internbanken placeras borde grundas på var de flesta dotterbolagen finns belägna. Att finnas nära ett internationellt finanscentrum tycks dock vara av vikt. Det finns flera fördelar med att bolagisera internbanken såsom till exempel att det underlättar mätning av lönsamhet, lönesättningen samt att det skapar oberoende. Att bolagisera internbankerna blir därför allt vanligare. (Thunman& Eriksson 1990:124 ff) Målet med att centralisera finansfunktionerna under en internbank är att genom att utnyttja stordriftsfördelar minska kostnaderna och att förbättra vinstmarginalen. Med tanke på internbankens storlek och finansiella styrka kan lönsamma avtal med den externa marknaden uppnås. Internbanken har oftast inte samma avkastningskrav som vanliga banker och därför kan marginalen på räntor och valutor vara lägre, vilket gör att dotterbolagen tjänar på att använda sig av internbanken samtidigt som koncernen uppnår stordriftsfördelar. (Eiteman 2006:677 ff) Hur varje funktion gör att dessa fördelar uppkommer beskrivs mer ingående nedan Likviditetsplanering För att ha möjlighet att kontrollera koncernens likviditet på ett effektivt sätt är det viktigt att ha en bra uppfattning av koncernens behov av likviditet i framtiden. Detta är grunden till alla cash management system (Eun et al 2007:468). Karlsson (1996: 52) menar att likviditetsplanering är en av de grundläggande förutsättningarna för en effektiv hantering av likviditeten. Planeringen syftar till att förutsäga de fyra olika likviditetsflödena inbetalningar, utbetalningar, placering av likviditet och finansiering av likvida underskott. (Blomstrand& Källström 1991:18) För att likviditeten ska kunna hanteras på ett bra och effektivt sätt är det viktigt att det finns effektiva, genomtänkta rutiner och system. (Karlsson 1996:52) Scherr (1989:72f) menar att ifall en 22

29 Fenomenet internbank likviditetsplanering inte görs kan företaget få oväntat med brist på pengar och måste då dra ner på sina utbetalningar, ta från reserver eller skaffa akut finansiering som då oftast är till sämre villkor. Han menar även att utan en likviditetsplanering kan oväntat likviditetsöverskott uppkomma, som även det kan vara negativt för företaget eftersom de inte har hunnit göra några investeringsplaner som kan maximera deras avkastning. Genom att istället vara medveten om tidshorisonter samt de behov som uppstår kan koncernen genom att planera förhandla till sig bättre villkor (Åkesson Dolfe 1996:46, Thunman & Eriksson 1990:114). I en likviditetsplan bör det, enligt Karlsson (1996:50), tydligt framgå när in- och utbetalningar sker och till vilket belopp dessa uppgår. Vidare bör det innehålla en sammanställning för perioden av in- och utbetalningsflöden där det framgår storleken på antingen likviditetsöverskottet eller underskottet per dag alternativt per vecka för den period som planen avser. Planen måste dock anpassas till varje enskild koncern. Internbanken kan få en bra uppfattning av koncernens likviditetsbehov genom att sammanställa en likviditetsplan över dotterbolagens alla förväntade in- och utbetalningar under en viss period. (Karlsson 1996:49) Vanligt är att internbanken begär in en rapport från dotterbolagen om deras behov närmaste veckan eller månaden. (Mahoney et al 2001:742) Åkesson Dolfe (1996:45) menar att de flesta utbetalningar är förutsägbara medan det däremot är svårare att prognostisera inflödet. Blomstrand & Källström (1991:20) håller med om detta och föreslår man kan prognostisera kundernas inbetalningar genom den budgeterade försäljningen. Ett företag bör enligt flera författare upprätta både en kortsiktig och långsiktig likviditetsplanering. (Åkesson Dolfe 1996:45, Blomstrand & Källström 1991:21) Kortsiktig likviditetsplanering Kortsiktig likviditetsplanering syftar till att ge beslutsunderlag för optimal hantering av kortfristiga likviditetsfluktuationer samt att säkerställa att det alltid finns en likviditetsreserv tillgänglig. Tydliga instruktioner och rutiner bidrar till att företaget har en ökad handlingsberedskap inför olika situationer som kan tänkas dyka upp. (Åkesson Dolfe 1996:44). Planeringen gäller oftast en månatlig likviditetsprognos ett år framåt i tiden samt att det kan finnas en rullande dagsprognos 1-2 månader framåt i tiden. (Blomstrand & Källström 1991:22, Åkesson Dolfe 1996:44) Tanken med den månatliga planeringen är att den ska fånga företagets säsongsfluktuationer som kan uppstå bland annat på grund av branschspecifika säsongsvariationer eller efter semestrar då fakturering har varit lägre än normalt. För att denna planering ska vara genomförbar krävs att rutiner skapas för informationsinsamling av flödena inom företaget. (Åkesson Dolfe 1996:44) Planeringen används sedan för att fatta kortsiktiga investerings- och lånestrategier. (Mahoney et al 2001:742) 23

30 Fenomenet internbank Långfristig likviditetsplanering Den långsiktiga likviditetsplanen omfattar flera år och kan även indelas per kvartal. (Blomstrand & Källström 1991:21, Åkesson Dolfe 1996:49) Den långfristiga planeringen syftar till att ge företagsledningen ett långsiktigt underlag för framtida beslut som att bestämma nödvändig nivå på likviditetsreserven samt för att optimera kapitalstrukturen och bestämma typ av upplåning. Vidare behövs detta underlag för att kunna göra större investeringsbeslut och förvärv. Den nödvändiga nivån på likviditetsreserven är något som företaget bör ha angivit i sin finanspolicy. (Åkesson Dolfe 1996:44, Arnold 2005:652) I den långfristiga likviditetsplaneringen tvingas personalen att ta ställning till många osäkra faktorer såsom till exempel prisökningar från leverantörer, efterfrågan på företagets produkter och tjänster, valutaförändringar, löneökningar, ränteutveckling och inflation. (Åkesson Dolfe 1996:49) Att göra en långfristig planering kräver därför att antaganden om framtiden görs och att koncernen har en simuleringsmodell där olika antagen lätt kan ändras. I den långsiktiga planeringen kan det vara lättast att arbeta med en kassaflödesanalys för att minska osäkerhetsmomenten i analysen samt att kassaflödesanalysen ger ett mer överskådligt material att arbeta med. (Åkesson Dolfe 1996:49) Resultatet av en aktiv likviditetsplanering är att placering eller upplåning av tillfälliga överskott och underskott kan ske till en bättre ränta. Genom att vara medveten om tidshorisonter samt de behov som uppstår kan koncernen genom att planera förhandla till sig bättre villkor. (Åkesson Dolfe 1996:46, Thunman & Eriksson 1990:114, Uggla 1982:87) 3.5. Finansiering Vid de flesta lånetransaktioner inom MNC är det moderbolaget genom en internbank som lånar ut pengar till sina dotterbolag. (OECD 1987:94) En internbank har som uppgift att åstadkomma en optimal kapitalstruktur utifrån dagens och framtida kapitalkostnadsnivåer. (Uggla 1982:87) Internbanken ska även se till att tillgångar som inte kan finansieras med företagets kassaflöde eller räntefria skulder finansieras med externa källor. Därför behöver internbanken integreras med koncernens operativa arbete samt planering för att den ska kunna bidra med synpunkter till ledningen om förbättringar av kapitalförsörjningen. När ledningen godkänt planen för kapitalförsörjningen används den som riktlinje för koncernens framtida kapitalbehov. Genom planen tar internbanken ställning kring vilken typ av kapital som ska tillföras, när det ska tillföras samt hur mycket. (Thunman& Eriksson 1990:114f). 24

31 Fenomenet internbank Det finns flera finansieringskällor och företaget behöver först välja huruvida kapitalet ska tillföras genom eget eller främmande kapital, alternativt en blandning av dessa. (Uggla 1982:87) Eget kapital kan tillföras genom nyemission av aktier eller genom självfinansiering. (Thunman & Eriksson 1990:115) Självfinansiering innebär att företaget kvarhåller vinster i företaget, oftast genom att återinvestera vinsten. (Blomstrand & Källström 1991:71) Det egna kapitalet har dock ett högre avkastningskrav än det lånade kapitalet vilket gör finansiering genom eget kapital kostsamt. (Ross et al 2001:401) Vid finansiering genom främmande kapital kan företaget uppta både kortfristigt och långfristigt kapital. Främmande kapital kan fås från bland annat banker, finansieringsbolag och statliga institut eller på penning- och obligationsmarknaden i Sverige och utomlands. (Thunman& Eriksson 1990:115, Bennet et al 1987:45) Långfristigt kapital har en löptid på över ett år medan den kortfristiga finansieringen är krediter med en löptid upp till ett år. Korta krediter är tillfälliga lån och som fyller finansieringsbehovet då det uppkommer behov i den löpande verksamheten. (Bennet et al 1987:45) Exempel på kortfristig kapital är enligt Blomstrand & Källström (1991:80) certifikatprogram som företagen kan använda för finansiering på penningmarknaden. Dotterbolagens kortsiktiga finansiering kan även säkerställas genom att cash pooler införs, vilket kan tas upp mer utförligt i kapitlen Fördelen med skuldfinansiering är enligt Bennet, Hallvor & Silverdahl (1987:45) att räntan är avdragsgill som gör att den genomsnittliga kapitalkostnaden blir lägre. Det är dock viktigt att koncernen inte blir för beroende av någon enskild långivare, då förhandling för att hålla lånekostnader nere kan bli svårare samt att kapitalet måste vara långsiktigt garanterat. (Uggla 1982:89) När koncernledningen bestämt sig för en viss kapitalstruktur och internbanken förhandlat till sig lån är det viktigt att strukturen är flexibel så att den kan ändras utan större svårigheter om behoven skulle förändras. (Uggla 1982: 89) Arbetet för internbanken är alltså inte över när finansieringen är på plats utan är ett kontinuerligt arbete med skuldförvaltningen. Detta innebär att företagets skulder behöver bevakas mot exponering och risk för förändring i valutakurser och räntor. (Bennet et al1987:43, Thunman & Eriksson 1990:115) Skuldstrukturen samt valuta- och ränteexponeringar behöver anpassas till förändringar inom företaget men även till förväntade förändringar på kapital- och valutamarknaden. Dessa anpassningar kan innebära att korrigera upplåningarna med nya perioder. Det går även att försäkra sig mot ofördelaktiga fluktuationer i räntan genom att använda terminer, swappar eller optioner. (Bennet et al 1987:52, 111 ff; Thunman & Eriksson 1990:115) 25

32 Fenomenet internbank Om ett företag inte behöver finansiera sin verksamhet kan det istället finnas överskott av likviditet som företaget måste placera till en tillfredställande avkastning. (Karlsson 1996:50) Även företag som är låntagare är i behov av att placera sin likviditetsreserv till bästa möjliga avkastning. (Thunman & Eriksson 1990:119) 3.6. Placering av likviditet Företagets möjlighet att förränta de likvida medlen är genom insättning på banker eller investeringar på penning- eller obligationsmarknaden. (Thunman & Eriksson 1990:119, Blomstrand & Källström 1991:77) Företag kan precis som privatpersoner även investera på aktiemarknaden, vilket dock inte är att rekommendera om företaget har en knapp överskottslikviditet att förvalta. Risken är då att behöva sälja aktierna till en förlust om pengar plötsligt behövs. (Blomstrand och Källström 1991:82) Den ränta som företaget får hos banken är dels beroende av storleken på beloppet och beräknad placeringstid men även av relationen företaget har med banken. (Åkesson Dolfe 1996:46, Thunman & Eriksson 1990:119) Karlsson (1996:52) påpekar att bankkonto är den vanligaste formen för placering vid likviditetsöverskott men att utbudet av andra typer av placeringsmöjligheter kraftigt ökat sedan penningmarknadens födelse på 80-talet. Även en kortsiktig placering över natten kan i det långa loppet ge bra avkastning på pengarna eftersom den ger ränta på ränta effekt. (Åkesson Dolfe 1996:46) Genom att centralisera likviditetshanteringen menar Thunman & Eriksson (1990:119) att all kunskap och information om aktuella räntor, valutakurser, aktiekurser och så vidare samlas på en plats. Detta gör att internbankens personal blir experter på området. Dotterbolagen kan i sin tur placera hos internbanken och kommer att göra detta om de erhåller marknadsmässiga villkor. Om alla dotterbolag placerar hos internbanken uppnås stordriftsfördelar som kan användas vid förhandling med banker och andra aktörer. De menar vidare att genom att använda ränteterminer, ränteswap eller ränteoption kan företagen precis som vid lån hantera ränterisken i placeringsportföljen. (Thunman& Eriksson 1990:119) Förutom en aktiv likviditetsplanering som diskuterat ovan kan internbanken hantera likviditeten på ett mer effektivt sätt genom cash management. Cash management tar ett samlat grepp över koncernens totala penningflöde vilket resulterar i mindre kapitalbindning och att det frigjorda kapitalet istället kan användas till att placera eller betala av på skuld. (Thunman&Eriksson 1990:116) 26

33 Fenomenet internbank 3.7. Cash Management En definition av Cash management (CM) är En kontinuerlig process där finansfunktionen utövar uppsikt över företagets betalningsflöden. Koncernen kan göra besparingar genom att använda tillgänglig likviditet i ett land för att göra utbetalningar i ett annat (Uggla, 1982:155 ff) En annan vanlig definition är Att tjäna pengar på pengar eller att tjäna pengar på effektiva processer och administrativa system (Dolfe 1999:1). Alltså handlar CM i en internbank om hantering av flöden och då främst in- och utbetalningar mellan dotterbolag samt hantera den likviditet som uppstår av dotterbolagens rörelse. Tanken är att inte binda onödigt kapital då detta sänker avkastningen till ägarna. Internbanken hanterar penningflödet i det interna banksystemet och har hand om relationen med externa banker. Dock sköts hanteringen av leverantörsskulder och kundfodringar oftast lokalt hos dotterbolagen. (Uggla 1982:156 ff) Genom en effektiv cash management menar Thunman & Eriksson (1990: 116) att kapitalet frigörs eftersom hanteringen av penningflöden centraliseras till internbanken som sedan kan informera dotterbolagen om de effektivaste transfereringsteknikerna. Målsättningen med CM bör enligt Thunman & Eriksson (1990: 116) vara att: - Minska mängden icke räntebärande tillgångar på balansräkningens (BR) debetsida. - Minska behovet av räntebärande skulder på BR:s kreditsida. - De räntebärande tillgångarna ska generera den största möjliga avkastningen möjlig. - De räntebärande skulderna ska ha så låg finansieringskostnad som möjligt. - Administrativa och operativa kostnaderna ska reduceras. Det finns enligt Thunman & Eriksson (1990:116) olika sätt för att få en effektiv CM. De två främsta funktionerna att tillgå är cash pooler och netting som enligt författaren ger en god bild av och förbättrar likviditetsströmmarna Kontouppbyggnad - cash pooler Istället för att hanteringen av likviditet ska vara decentraliserad till dotterbolagen som då håller varsin kassa kan koncernens likviditet koncentreras till cash pooler. Den likviditet som dotterbolagen då håller är enbart en lokal kassa för att sköta närliggande betalningar, som löner och leverantörsskulder. (Buckley 2003:584) Cash pooling innebär alltså i princip att moder- och dotterbolagens transaktionskonton sammanförs per valuta till en gemensam pool. (Thunman & Eriksson 1990:116) Denna typ av uppbyggnad av konton har lett till att många banker erbjuder företag ett centralkonto per valuta. Till centralkontot förs de berörda dotterbolagens transaktionskontosaldon. Dessa medel äger sedan internbanken som kan använda dessa för att till 27

34 Fenomenet internbank exempel utföra andra dotterbolags utbetalningar, vilket gör att inget av bolagen behöver växla valutan externt. Koncernen kan även förhandla till sig en kredit på centralkontot för att kontinuerliga affärer alltid ska gå att utföra. Internbanken kan sedan själv sätta limiter på dotterbolagens underkonton för att begränsa deras handlande. (Uggla 1982:158ff) Varje dag görs en automatisk spegling från transaktionskontona till centralkontot så att koncernens sammanlagda tillgodohavanden hos banken ses. (Åkesson Dolfe, 1996:12f) Det sker inga in- och utbetalningar från centralkontot utan saldot som visas är enbart en spegling av aktiviteten på dotterbolagens underkonton. Hur detta ser ut illustreras i figur 4 nedan. Centralkonto Saldo= Underkonton Kredit från banken Underkonto Underkonto Underkonto Saldo = 0 Kredit = 12 Saldo = 0 Kredit = 15 Saldo = 0 Kredit = 10 Figur 4 - Modell över en zero balance cash pooluppbyggnad. Källa: Åkesson Dolfe 1996:13, egen modifiering I Sverige är koncernkonto pooling den vanligaste typen av cash pool som används. I resten av världen används främst zero balance pooling. (Cooper 2004:300, Åkesson Dolfe 1996:53) Zero balance pooling Zero balance pooling går ut på att varje dotterbolags transaktioner på underkontona sveps upp över natten till centralkontot. Negativa saldon täcks då genom en överföring från centralkontot och positiva saldon förs över till centralkontot. När svepningen är utförd visar dotterbolagens underkonton saldo noll, därav namnet zero balance pooling. Internbanken får på detta sätt daglig information om den totala balansen. Samtliga konton är en juridisk person med den externa banken som motpart. (Cooper 2004:300f, Åkesson Dolfe 1996:53f) Räntan beräknas på koncernens centralkonto, men internränteberäkningar mellan internbanken och dotterbolagen kan i vissa fall utföras av den externa banken. (Åkesson Dolfe 1996:53f) Koncernkonto pooling Koncernkonto pooling fungerar på liknande sätt som zero balancing men med skillnaden att en spegling sker direkt när en transaktion sker. (Åkesson Dolfe 1996:12f) Beloppen förs aldrig fysiskt 28

35 Fenomenet internbank över till centralkontot utan ligger kvar på underkontot. (Cooper 2004:302) Detta är möjligt eftersom den enda juridiska personen gentemot den externa banken är centralkontot och internbanken äger alla underkontons saldon. På detta sätt får internbanken information i realtid om den totala balansen inom poolen. Underkonton visar också ett saldo för att internbankens personal ska veta skuld- eller fordringsförhållandet mellan centralkontot och underkontot. Eftersom saldot på underkontot visas beräknar banken respektive underkontos ränta separat. (Åkesson Dolfe 1996:12f,54f) Beroende på vilken typ av cash poolingtyp som används så tillför banken alltså ränta för saldot på centralkontot eller räntan på respektive underkonto. Koncernen kan även själv beräkna ränta på respektive underkonto som då kan vara marknadsrelaterad eller kopplad till något krav som koncernen ställer på dotterbolagen. (Åkesson Dolfe 1996:17) Fördelar och nackdelar med cash pooling Oavsett vilken typ av pooling som används är den största fördelen att dotterbolagens överskott och underskott kan matchas mot varandra. När det finns överbliven likviditet på centralkontot kan dotterbolagen låna av dessa och genom utjämning blir räntekostnaden lägre än om lån varje gång skulle ingås med en extern part. (Cooper 2004:301, Uggla 1982:158ff, Åkesson Dolfe 1996:19) Inget dotterbolag ligger därför med ett negativt saldo och behöver betala övertrasseringsränta utan cash poolen får en utslätande effekt på koncernens lånebehov, då ett dotterbolags överblivna likviditet används av ett med behov av likviditet. (Mahoney et al 2001:742 & Cooper 2004:300) Om dotterbolagen behöver göra en utbetalning från sitt underkonto förs automatiskt medel från centralkontot för att betalningen ska kunna utföras (Buckley 2003:584). Dock brukar kreditgränsen på underkontot sättas enligt dotterbolagets likviditetsprognos för att på så sätt sätta press på att dotterbolagens prognoser ska stämma. (Åkesson Dolfe 1996:14ff) Cash pools minimerar alltså likviditeten som koncernen som helhet behöver hålla och eftersom ett dotterbolags överskott kan utnyttjas av ett dotterbolag i behov av likviditet kan koncernen finansiera sig själv på kort sikt. Koncernen behöver totalt inte hålla en lika stor likviditetsreserv eftersom risken att alla dotterbolagen är i behov av likviditet samtidigt är minimal. (Buckley 2003:584 & Mahoney et al 2001:742f) En annan fördel är att de anställda på internbanken får en snabb överblick över koncernens likviditet genom saldot på centralkontot. (Thunman & Eriksson 1990:117) Genom denna överblick kan de snabbt ta beslut om hur överskott ska placeras eller hur underskott kan finansieras. Vanligt är att internbanken utför en utjämning mellan plus- och minussaldon hos olika cash pooler. Om poolerna är i olika valutor krävs en valutaväxling.(buckley 2003:584 & Uggla 1982:158ff) Genom att centralisera 29

36 Fenomenet internbank hanteringen av likviditeten till internbanken krävs det färre högutbildade och välbetalda specialister som annars skulle behövas på varje dotterbolag för att hantera likviditeten. (Mahoney et al 2001:742f) Koncernens växlingskostnader och valutarisk minimeras också genom att dotterbolag med regelbunden in- eller utbetalning i utländsk valuta inte växlar om till sin hemvaluta utan placerar istället pengar på valutakonton i en av koncernens cash pooler. Varje dotterbolag kan alltså ha valutakonton i olika cash pooler. Antingen kan pengarna ligga kvar på dessa konton tills dotterbolaget behöver valutan och lånas ut till ett annat dotterbolag eller så kan internbanken gör en intern växling genom att kreditera dotterbolagets valutakonto och debitera deras konto i den egna valutan. Ingen växling behöver då göras på den externa marknaden och pengarna kan flyttas internt inom cash poolen. (Cooper 2004:305f, Thunman &Eriksson 1990:118, Uggla 1982:158) Nackdelen med att använda en cash pool är att dotterbolagen måste vara bundna till samma bank, vilket inte alltid är möjligt. (Cooper 2004:301 & Åkesson Dolfe 1996:17) Dock kan koncernen upprätta cash pooler i olika länder med olika banker. I den mån det är möjligt att ha konton i samma bank underlättar detta när överföringar i en valuta ska ske från ett dotterbolag till ett annat då detta enbart blir en förflyttning av medel mellan olika underkonton, medan saldot på centralkontot kommer vara det samma. Ingen kostnad tas för dessa överföringar. (Åkesson Dolfe 1996:17ff) Avvikelser från den normala inbetalningstakten och andra oförutsebara händelser leder till att koncernen måste ha en given likviditetsreserv för att flexibilitet ska vara möjlig, detta trots att limiter förhandlas för cash poolen. Denna reserv måste placeras på så sätt att avkastningen maximeras samtidigt som reserven inte riskeras. (Uggla 1982:158ff) Centralisering av kontostyrningen leder även till att kompetens hos dotterbolagen försvinner. Detta kan försvåra dotterbolagens möjlighet att upprätta pålitliga likviditetsprognoser, vilket i slutändan påverkar koncernens finansierings- och placeringsbeslut.(åkesson Dolfe, 1996:19f) Sammanfattningsvis ger cash pooling genom stordriftsfördelar, lägre finansiella kostnader och ofta högre intäkter samtidigt som behovet av likviditetsreserv minskar. Stordriftsfördelarna uppstår för att allt kapital samlas på ett konto vilket ger internbanken en starkare förhandlingsposition gentemot banken för såväl inlåning som lån och krediter. Nackdelen för koncernen är att dotterbolagen måste använda sig utav en och samma bank, vilket långsiktigt kan minska den fördelaktiga förhandlingspositionen. Samtidigt försvinner expertis från dotterbolagen när centralisering av likviditetsstyrningen sker. 30

37 Fenomenet internbank Netting - kvittning av betalningsflöden mellan koncernens enheter En koncern har ofta omfattande och komplicerade interna betalningsflöden som utförs i det externa banksystemet. Dotterbolagen kan till exempel köpa och sälja komponenter till varandra och varje faktura leder till en betalning. Koncernen vill minimera dessa betalningar då transaktionerna medför växlings- och administrativa kostnader samt kostnader till följd av betalningsfördröjningar då kapitalet inte bär ränta, så kallad float. (Eun 2007:469, Birks 1998: 86, Hedman 1991:72, Uggla 1982:167) En extern banken kan även ta ut en avgift för att utföra överföringen. Det är inte ovanligt att dessa kostnader i Sverige uppgår till omkring 0,3 procent av det överförda värdet och om valutan är mer ovanlig kan kostnaden vara uppåt fem gånger högre. (Eun 2007:470, Mahoney et al 2001:743). För att effektivisera de interna betalningarna kan dotterbolagen kvitta fodringar och skulder mellan varandra eller med moderbolaget genom en så kallad netting. Om koncernen har regelbundna transaktioner med extern part kan även dessa inkluderas i nettingen. (Thunman & Eriksson 1990:118) På så sätt minimeras de belopp som behöver betalas och växlas på marknaden. Betalningarna avräknas löpande men netting sker vanligtvis en gång i månaden och medför då att de separata betalningarna inte behöver utföras, utan det kvittade beloppet överförs från en part till den andra. Processen brukar vara centraliserad till ett nettingcenter som är en del av internbankens cash managementenhet som stämmer av skulder och fodringar hos de olika koncernenheterna. Koncernens huvudbank brukar kunna hjälpa till att upprätta detta netting center som sedan sköts av internbanken. En kvittningsprocess mellan två koncernenheter kallas bilateral netting och om fler enheter finns med i processen kallas det multilateral netting. (Cooper 2004:310 ff, Eun 2007:469f, Uggla 1982:167ff) Det är dock inte alla länder som godkänner att netting genomförs. Till exempel har Kina, Malaysia och Sydkorea begränsningar som finns för att förstärka den egna bankindustrin. (Mahoney et al 2001:743f) I figur 5 till 8 (egna modifieringar av figurer i Eun et al 2007:469ff) kan minskningen av betalningsflöden lätt ses. USA $20 $30 Sverige USA $10 Sverige $40 $25 $15 $10 $35 $30 $40 $10 $60 $25 $20 $10 Frankrike $20 $30 Australien Frankrike $10 Australien Figur 5 - Betalningsflöden utan netting, egen modifiering Figur 6 - Bilateral netting, egen modifiering 31

38 Fenomenet internbank I figur 5 i vårt exempel finns 12 stycken USD betalningsflöden utan netting. Genom bilateral netting, som visas i figur 6, minskar flödena med hälften. Om koncernen istället inför multilateral netting som i figur 7 minskar flödena ytterligare då ännu fler enheters fodringar och skulder kan kvittas. När multilateral netting införs krävs oftast en centraliserad hantering av processen för att fördelarna ska få sin största verkan. Därför införs ett netting center som i figur 8 så att varje enhet antingen erhåller eller betalar endast ett belopp i sin hemvaluta. (Eun et al 2007:469ff) Multilateral netting Multilateral netting med netting center USA $15 Sverige USA Sverige $55 $15 $40 Netting center $40 Frankrike Australien Frankrike Australien Figur 7 - Multilateral netting, egen modifiering Figur 8 - Med netting center, egen modifiering Nettingförfarandet är enkelt men för att det ska fungera krävs det regler och ett schema för processen så att alla berörda parter är medvetna om detta och förbinder sig att följa det. (Cooper 2004:315, Uggla 1982:167ff) När nettingen är utförd följer nettingcentret upp de utförda betalningarna och stämmer av berörda konton. Om något har gått fel i den automatiska processen eller om något dotterbolag inte har utfört sin betalning kan det snabbt korrigeras. Ifall någon enhet betalar för sent kan en avgift krävas på förseningen. (Buckley 2003:215, Dolfe & Koritz 1999:84ff, Hedman 1991:74) Fördelar och nackdelar med netting Fördelar med att införa netting är att antalet betalningar som måste utföras i det externa banksystemet minskar kraftigt. Detta minskar växlings- och överförings- och floatkostnaderna. Samtidigt leder centraliseringen av processen till att det administrativa arbetet minskar och processen blir säkrare. Detta gör att de sammanlagda kostnaderna för kassahållning och betalningsberedskap reduceras och koncernens manöverförmåga gentemot ränte- och växelkursförändringar ökar. (Cooper 2004:314, Buckley 2003:215, Thunman & Eriksson 1990:118) Om netting inte finns inom koncernen är risken stor att dotterbolagen handlar valuta med en lokal bank vilket allt som oftast ger sämre växelkurser. Genom att centralisera nettingen sköter erfarna och professionella valutahandlare koncernens valutaaffärer som måste göras om bolagens 32

39 Fenomenet internbank betalningar inte helt tar ut varandra i nettingen. Valutahandlarnas erfarenhet och affärernas storlek ger marknadsmässiga växlingskurser. (Cooper 2004:314, Thunman & Eriksson 1990:118) Genom att alla interna affärer räknas om till dotterbolagets hemvaluta i nettingen minskar bolagens behov av att hålla många olika typer av valutakonton, vilket i förlängningen minskar koncernens likviditetsreserv. (Cooper 2004:314) Internbanken får även bättre överblick och kontroll över koncernens totala valutaexponering. (Uggla 1982:170) Koncernen har möjlighet att vidareutveckla nettingen så att även externa parter inkluderas. Detta är dock ofta krångligt att utföra men vissa koncerner har lyckats med det. Dessutom kan internbanken välja att inkludera andra finansiella flöden som dotterbolagens köp och försäljning av valuta, koncerninterna lån och interna placeringar. (Cooper 2004:315) Nackdelen med netting är att ju mer utvecklat och integrerat systemet är med de externa bankernas och koncernens övriga system desto svårare har koncernen att anpassa det till ändrade omvärldsförhållanden. För att kunna anpassa nettingsystemet måste då de andra systemen också anpassas. (Thunman& Eriksson 1990:118, Uggla 1982:170) Sammanfattningsvis används nettingen för att kvittera interna flöden. Detta ger mindre nettoflöden, lägre kostnader i form av växlings- och överföringskostnader och även mindre administrativt arbete. För att koncernen ska kunna sätta lämpliga interna priser kan de använda sig av internprissättningens olika principer Internprissättning Svårigheten med att ha utländska dotterbolag är att koncernledningen ser till den allmänna målsättningen, medan dotterbolaget måste följa de regler och restriktioner som finns i landet. Dotterbolagets behov kan därför komma att sättas i andra hand då de övergripande målen för koncernen måste gå först. (Uggla 1982:96) Detta gör att dotterbolagen ibland anser att de kan placera pengar och förhandla lånevillkor bättre själva. Vissa koncerner låter dotterbolagen använda externa banker om tjänsterna är mer förmånliga än vad internbanken kan erbjuda medan andra koncerner har som policy att dotterbolagen måste vända sig till internbanken. (Eiteman et al 2006:626) 33

40 Fenomenet internbank Prissättning inom en koncern ska som princip vara rättvis och inte skilja sig nämnvärt från marknadspriser, men i vissa fall kan det finnas anledning att avvika från detta. (Uggla 1982:162) Internprissättning eller transfer pricing, som det heter på engelska, kan användas som underlag för att flytta vinster mellan de olika enheterna för att uppnå en bra skatteplanering. (Merchant 2007:278) Generellt sett rekommenderas dock inte avvikelser från marknadspris då risken finns att lagstiftningen lätt kan överträdas. (OECD 1987:94, Merchant 2007:278, Uggla 1982:162) Denna lagstiftning finns i de flesta industrialiserade länder (Uggla 1982:230). Som tidigare nämnts är det lättare att få dotterbolagen att vilja använda sig av internbanken om de betalar marknadsmässiga räntor vid lån samt erhåller marknadsmässiga räntor vid placeringar. (Merchant 2007:277) Enligt skatteverket ska transfer priserna utgå från armslängdsprincipen som kan baseras på olika saker som till exempel marknadspriser, marginalkostnad, totalkostnad och förhandling mellan parterna. (Merchant 2007:278) Här tas de metoder upp som lämpar sig för en internbank att använda Marknadsprismetoden Lån och valutaaffärer ska ske till en ränta eller kurs som skulle ha debiterats under liknande omständigheter mellan oberoende parter på den fria marknaden. (Merchant 2007:278, OECD 1987:15,99) Denna metod fungerar bra att använda om det finns en extern och konkurrensutsatt marknad med samma produkt/tjänst. (Merchant 2007:280) Totalkostnadsmetoden Kostnaden för hela produktionen av produkten eller tjänsten täcks. Det försäkrar den producerande enhetens överlevnad på lång sikt. (Merchant 2007:278)På detta sätt täcker till exempel den interna räntefoten koncernen faktiska kapitalkostnader. (Uggla 1982:94) En utveckling av denna metod är att ta ut totalkostnaden plus ett tillägg för tjänsten. Genom att göra detta kan internbanken uppnå en vinst vid försäljning av en intern tjänst. (Merchant 2007:282) Förhandling mellan parterna Om båda säljande och köpande part har möjlighet att vända sig till en annan motpart kan de förhandla om priset. Parternas förhandlingsförmåga blir därför avgörande för priset. Denna metod lämpar sig inte om affärerna är små eftersom köparen då får svårt att förhandla om priset. Ett annat problem med denna metod är att den tar mycket tid och är därför kostsam. Det kan dessutom uppstå konflikter mellan parterna och priset som förhandlas fram är inte alltid det optimala. (Merchant 2007:282) 34

41 Fenomenet internbank 3.9. Valutariskhantering Verktygen cash pooling och netting minimerar valutarisken men internbanken behöver hantera den valutarisk som kvarstår. (Thunman & Eriksson 1990:118) När valutarisk hanteras måste både kortsiktig och långsiktig exponering behandlas. När ett företag hanterar mer än en valuta uppkommer kostnader för att utföra valutaväxlingar. (Eun et al 2007:468) Dessutom finns risken att penningflödet eller tillgångar och skulder ändrar i värde till följd av valutafluktuationer. (Thunman & Eriksson 1990:120) Internationella företag är exponerade mot tre typer av valutarisker. Dessa är transaktions-, omräknings- samt ekonomisk exponering. (Mahoney et al 2001:734) Transaktionsexponering När betalningar sker över gränserna mellan länder med olika hemvaluta uppstår en valutamässig osäkerhet då affären/lånet är ett fast belopp och valutakursen kan fluktuera.(cooper 2004:30, Uggla 1982:96) Dessa risker går även under namnet transaktionsexponering (Eiterman et al 2006:190ff). Exponeringen kan lämnas som den är eller så kan den hedgas bort helt eller delvis. (Mahoney et al 2001:734) En naturlig säkring mot denna risk är att försöka matcha in- och utflöden i samma valuta, vilket till viss del uppnås via nettingprocessen. Det går även att utföra med upplåning i den främmande valutan eller genom att placera kostnadsdrivare i inkomstlandet. I den mån varken detta eller netting är utförligt kan företaget genom att ingå finansiella transaktioner med terminer, swappar eller optioner låsa in en valutakurs redan idag. När kurssäkring utförs tas dock ofta även kurspotentialen bort. Det går även att spekulera genom att ta positioner i dessa kontrakt. (Cooper 2004:28, Thunman & Eriksson 1990:120, Uggla 1982:96) Genom att positionsberäkningar genomförs kan företagsledningen sätta ut gränser för hur stort belopp som får riskeras genom positioner i olika valutor. (Uggla 1982:104) Omräkningsrisk En annan del av valutarisken som uppstår i en koncern är omräkningsrisk, även kallad redovisningsmässig exponering eller balansexponering. Risken uppstår då rapporter skall konsolideras och därför räknas om från dotterbolagens valuta till koncernens redovisningsvaluta, till exempel när balansräkning och resultaträkning skall redovisas. Dotterbolagens lönsamhet kan då påverkas av hur valutakursen har utvecklats. Dock är detta främst en redovisningsmässig risk som oftast inte kurssäkras eftersom flödena aldrig uppstår i verkligheten. (Eiterman 2006:268ff, Mahoney et al 2001:737) Det som går att utföra är en balansräkningshedge som matchar tillgångar med skulder i en viss valuta, för att omräkningsrisken skall minska. (Cooper 2004:33, Mahoney et al 2001:737) 35

42 Fenomenet internbank Många bolag har svårigheter att hantera både transaktions- och omräkningsrisken. Mahoney med sina medförfattare (2001) menar dock att om företaget har en valmöjlighet skall transaktionsexponeringen prioriteras. Denna risk kan medföra riktiga förluster medan omräkningsrisken enbart medför redovisningsmässiga förluster. Vissa andra experter menar dock att omräkningsrisken kan medföra att skuldsättningsgraden ändras så mycket att förutsättningarna för befintliga lån kan ändras. (Cooper 2004:34, Mahoney et al 2001:737) Ekonomisk exponering Ekonomisk exponering uppstår då förändring i valutakurser påverkar företagets försäljning och därigenom lönsamhet. De strategiska besluten som har tagits kan påverka kostnadsläget och försäljningen på många marknader. Detta gör att beslut om investeringar som medför fasta kostnader blir extremt känsliga att fatta. Ett sätt att hantera denna risk är att diversifiera placeringen där dessa kostnader uppkommer för att valutakurser inte ska få stor inverkan på produktens prisläge. (Cooper 2004: 34f, Mahoney et al 2001:739f) Avslutningsvis är det viktigt att koncernen betänker alla de tre typerna av valutarisk och hur de kommer att påverka bolaget. Ingen kan helt utelämnas. (Cooper 2004:35) Målsättningen måste vara att vidta åtgärder för att minimera valutafluktuationernas inverkan på koncernens resultat, tillväxt och utveckling. (Thunman& Eriksson 1990:120) Genom att risken hanteras av internbanken undviker koncernen suboptimering som annars kan uppstå om ett dotterbolag köper samtidigt som ett annat säljer valuta. Dessutom har personalen på internbanken större kompetens och är specialutbildad för ändamålet. Dock minskar intresset och förståelsen hos dotterbolagen om varför det är viktigt att hantera dessa risker. (Åkesson Dolfe 1996:85ff) Kommunikation med dotterbolagen vid förändring En koncern som växer och förvärvar nya dotterbolag behöver även införa internbankens funktioner hos bolagen, vilket oftast är en stor förändring för bolagen. När förändring sker är kommunikation ett viktigt verktyg för att informera, förklara och förbereda människor på vad som komma skall. Detta inkluderar förberedelse för både negativa och positiva resultat av förändringen. (Kitchen & Daly 2002:50) Kommunikationen bör vara öppen i organisationen eftersom förändringen främst påverkar slutanvändaren och inte endast ledningen som väljer att införa förändringen. (Proctor & Doukakis 2003:275) Att kommunikationen sker genom både neråtgående och uppåtgående information är 36

43 Fenomenet internbank viktigt. Den neråtgående informationen är vanlig i organisationer. Den uppåtgående informationen är däremot mer ovanlig och kräver resurser i form av chefers, överordnares samt de anställdas tid. Det kräver även tid för möten eller andra forum för kommunikationsutbyte, för att kunna höra de anställdas åsikter. (Young& Post 1993:36f) Tvåvägskommunikation är även lättare att uppnå i länder, som till exempel Sverige, som inte är lika hieratiska som länder där kommunikation alltid löper uppifrån och ner. (Mole 2003:89f, Hopper et al 2007:95ff) Uggla (1982:96 ff) poängterar även att dotterbolagen kan användas för information. Han menar att dotterbolagen kan ses som informationsorgan som tillför internbanken information om sitt finansieringsbehov och valutarisker. De kan även informera om makroekonomiska risker i sitt hemland och kostnader för finansiering och valutasäkring inom de lokala bankerna. Dotterbolaget kan även ses som agent i sitt hemland för koncernen som har kontakt med myndigheter och lokala banker. För att få personalen att lättare acceptera och bli involverade i förändringsarbetet behöver de förstå varför förändringen är viktig samt vad företagets mål och syfte är. (Proctor & Doukakis 2003:271f) Företaget behöver förutom att förklara vad som ska göras även förklara varför förändringen är nödvändig. (Haverblad 2006:56) En effektiv kommunikation har uppnåtts först då personalen ser hur den stora helhetsbilden påverkar dem och deras arbete. (Proctor & Doukakis 2003:274ff) Under en förändringsfas behövs förutom kommunikation även träning och utbildning, vilket det oftast läggs mindre resurser på av företagen. Båda dessa former av lärande leder till kompetensutveckling. (Hughey & Mussnug 1997:53) Utbildningen är en form av skolbänkslärande vilket ger information om förändringen och förändringsarbetet. Att lära sig på detta sätt genom att höra hur man ska arbeta på ett nytt sätt är däremot inte det bästa sättet att lära sig. (Hughey & Mussnug 1997:53) Av denna anledning är träning ett bättre sätt att lära sig på. Genom att personalen får öva och därmed lära sig genom learning-by-doing leder detta till bättre förståelse, mer engagemang, mindre motstånd till förändringen samt en högre produktivitet. (Haverblad 2006:153, Hughney & Mussnug 1997:52) Personalen behöver sedan få tid att reflektera och träna på det nya de lärt sig. Träningstillfällena ska inte vara längre än två till tre timmar eftersom det är svårt för personer att ta till sig mer information än så per dag. (Hughey& Mussnug 1997:56) Sammanfattningsvis får ett företag som använder sig av tvåvägskommunikation för att kommunicera ut behovet av förändringen och hur det påverkar dotterbolagen en mer produktiv förändringsprocess. Om dessutom utbildning kombineras med träning blir processen ytterligare effektiv. 37

44 Trelleborg Treasury 4. Trelleborg Treasury I detta kapitel beskrivs fallföretaget Trelleborg samt dess Treasuryverksamhet. Inledningsvis presenteras hur Trelleborgs behov av en internbank växte fram samt de allmänna fördelarna med att centralisera finansavdelningen. Därefter beskrivs varje funktion som Treasury erbjuder koncernen samt relationen med dotterbolagen. Avslutningsvis presenteras Treasurys förbättringsmöjligheter samt våra observationer Företagsbeskrivning Trelleborg AB Trelleborg AB bildades 1905 och blev snabbt Skandinaviens ledande producent utav gummiprodukter. Redan under 1950-talet började den globala verksamheten byggas upp genom att försäljningsagenter placerades runt om i världen. Idag är Trelleborg en global industrikoncern med lång erfarenhet inom polymer teknologi. Koncernen består av omkring 200 operativa enheter som är placerade i 40 länder välden över. Totalt har koncernen omkring anställda. Huvudkontoret är placerat i Trelleborg, Sverige. ( Trelleborg erbjuder tekniska lösningar som möter tre primära kundbehov; att dämpa, täta och skydda både i dagliga miljöer och under extrema villkor. Marknaden är fragmenterad men Trelleborg är en av de aktörer som påskyndar konsolideringen genom uppköp av andra bolag. ( Under 2007 växte koncernen 10 procent organiskt och 13,5 procent totalt och räknas som den tredje största producenten av industrigummiprodukter i världen. (Trelleborgs årsredovisning 2007, Koncernen delas upp i fyra affärsområden; Wheel Systems, Engineered Systems, Sealing Solutions och Automotive. Omsättning fördelad per affärsområde i procent kan ses i figur 9 nedan. Figur 9 - Omsättning per affärsområde. Källa: Trelleborgs årsredovisning