Granskningsrapport - Risker med Malmö stads biltransporter

Transkript

1 Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum Vår referens Carina Hart Controller Tjänsteskrivelse carina.hart@malmo.se Granskningsrapport - Risker med Malmö stads biltransporter SOFV Sammanfattning har genomfört en granskning avseende om användningen av transportmedel, bilar, sker på ett säkert sätt och enligt gällande riktlinjer. Stadsområdesförvaltning Väster är en av tre granskade förvaltningar och granskningen visar att det finns ett behov av att gå igenom förvaltningens rutiner, att tillse att rutiner och regelverk finns för alla enheter som använder fordon och att uppföljning av rutinerna utvecklas och implementeras. Stadsområdesförvaltning Väster har tagit del av revisionens synpunkter och kommer att se över förvaltningens rutiner för de enheter som använder bilar. Vidare kommer förvaltningen att tillse att efterlevnaden av rutinerna följs upp regelbundet. Förvaltningen vill påpeka bristen på sammanhållna centrala riktlinjer när det gäller säkerheten vid användandet av bilfordon. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att yttra sig till stadsrevisionen i enlighet med av förvaltningen framlagt förslag, samt att förklara beslutet omedelbart justerat Beslutsunderlag Rapport - Risker med biltransporter Tjänsteskrivelse stadsrevisionen, Rapport - Risker med biltransporter Yttrande granskningsrapport Risker med Malmö stads biltransporter Yttrande Granskningsrapport - Malmö stads biltransporter Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Väster Ansvariga Mats Carlfalk Gisela Gréen SIGNERAD

2 Stadsområdesnämnd Väster 1 (1) Datum Adress Diarienummer SOFV Yttrande Till Stadsrevisionen Granskningsrapport - Risker med Malmö stads biltransporter SR Stadsområdesnämnd Väster lämnar följande yttrande. Yttrande Stadsområdesförvaltning Väster har tagit del av revisionens synpunkter och kommer att se över förvaltningens rutiner för de enheter som använder bilar. Vidare kommer förvaltningen att tillse att efterlevnaden av rutinerna följs upp regelbundet. Förvaltningen vill påpeka bristen på sammanhållna centrala riktlinjer när det gäller säkerheten vid användandet av bilfordon. Den i granskningen åberopade Resepolicyn med tillhörande riktlinjer har andra fokus än bilkörning. Centrala riktlinjer bör vara av ett gemensamt intresse för staden som helhet utifrån det arbetsmiljöansvar som nämnderna har för sina anställda. Ordförande Jamal El-Haj Sekreterare Monika Laurell [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]

3 SIGNERAD Malmö stad Stadsrevisionen 1 (2) Datum Vår referens Fredrik Edler Revisor Tjänsteskrivelse Fredrik.Edler1@malmo.se Kortgranskning - Risker med biltransporter SR Sammanfattning Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om Malmö stads anställda använder kommunens transportmedel på ett säkert sätt och i enlighet med gällande riktlinjer. Förslag till beslut Revisorskollegiet föreslås besluta att översända granskningsrapporten till sociala resursnämnden, stadsområdesnämnd Väster och servicenämnden för yttrande senast Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur nämnder säkerställer att iakttagna brister blir åtgärdade. Beslutsunderlag Risker med Malmö stads biltransporter G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet Risker med biltransporter Beslutsplanering Revisorskollegiet Ärendet Malmö stad har många bilar som används t.ex. av hemtjänstpersonal men också stora lastbilar för transporter. Denna granskning fokuserar på om användningen av transportmedel sker på ett säkert sätt och enligt gällande riktlinjer. Granskningen berör Sociala resursförvaltningen, Stadsområdesförvaltning Väster och Serviceförvaltningen. Granskningen visar att samtliga förvaltningar har någon form av egna riktlinjer eller regelverk som berör anställdas säkerhet gällande transporter. Vad de täcker in skiljer sig mellan förvaltningarna och i vissa fall inom förvaltningen. Etablerade uppföljningsrutiner saknas på de granskade förvaltningarna. Vad gäller säkerhet har viss utrustning av bilar visat sig vara central. Genom ISA (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) och alkolås får man en viss inbyggd kontroll i vissa säkerhetsaspekter. Ansvariga George Smidlund Direktör

4 2 (2)

5 GRANSKNINGS Risker med Malmö stads biltransporter Revisor Lotta Onsö Projektledare Fredrik Edler Beslutad av revisorskollegiet Faktagranskad av berörda nämnder Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

6 1 SAMMANFATTNING INLEDNING/BAKGRUND SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING Syfte Revisionsfråga Avgränsning REVISIONSKRITERIER GRANSKNINGSANSVARIGA METOD RESULTAT AV GRANSKNINGEN Sociala resursförvaltningen Riktlinjer och rutiner Uppföljning Stadsområdesförvaltning Väster Riktlinjer och rutiner Uppföljning Serviceförvaltningen Riktlinjer och rutiner Uppföljning SLUTSATS KÄLLOR Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 2 (11)

7 1 Sammanfattning I Malmö stads verksamheter används många bilar inom exempelvis hemtjänst och transporter för skötsel och förvaltning av fastigheter och utomhusytor. För att trygga de anställdas säkerhet under dessa transporter finns det säkerhetsrutiner och riktlinjer för såväl personal som för fordon. Denna granskning omfattar riktlinjer inom säkerhetsområdet och uppföljning av dessa för Sociala resursförvaltingen, Serviceförvaltingen och Stadsområdesförvaltning Väster. Centrala styrdokument inom området är Resepolicy för Malmö Stad samt Riktlinjer till resepolicy för Malmö stad. Dessa behandlar i huvudsak hur mötesverksamhet och resande i tjänsten ska ske så energisnålt och klimatvänligt som möjligt. En punkt under rubriken Det här ska Malmö stad är tillämplig på granskningsområdet och lyder Vi ska ställa höga miljö- och säkerhetskrav på leverantörerna när vi upphandlar resor och när vi köper in eller hyr fordon. Samtliga förvaltningar inom de granskade nämnderna har någon form av egna riktlinjer eller regelverk som berör anställdas säkerhet gällande transporter. Vad de täcker in skiljer sig mellan förvaltningarna och i vissa fall inom förvaltningen. Etablerade uppföljningsrutiner saknas på de granskade förvaltningarna. Vad gäller säkerhet har viss utrustning av bilar visat sig vara central. Genom ISA (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) och alkolås får man en viss inbyggd kontroll i vissa säkerhetsaspekter. bedömer att Sociala resursförvaltningens nya riktlinjer förefaller ändamålsenliga och ser fram emot att de införs i förvaltningen. Vad gäller Stadsområdesförvaltning Väster menar revisionskontoret att det finns ett behov av att gå igenom förvaltningens rutiner inom säkerhetsområdet och tillse att regelverk finns för samtliga enheter med fordon. bedömer att det inom Serviceförvaltningen finns ett behov av att samordna regelverk inom förvaltningen samt att utveckla säkerhetsaspekterna i dessa. För samtliga granskade förvaltningar gäller att rutiner för dokumenterad uppföljning av riktlinjerna/regelverken behöver utvecklas och implementeras. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 3 (11)

8 2 Inledning/bakgrund Malmö stad har många bilar som används t.ex. av hemtjänstpersonal men också stora lastbilar för transporter. Denna granskning fokuserar på om användningen av transportmedel sker på ett säkert sätt och enligt gällande riktlinjer. Granskningen berör Sociala resursförvaltningen, Stadsområdesförvaltning Väster och Serviceförvaltningen. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet med granskningen var att undersöka om Malmö stads anställda använder kommunens transportmedel på ett säkert sätt och i enlighet med gällande riktlinjer. 3.2 Revisionsfråga De frågeställningar som granskningen utgick ifrån var följande gällande kommunens egna transportmedel: Vilka riktlinjer finns för användning av transportmedel inom Malmö stad och inom respektive granskad förvaltning? Hur säkerställs att de aktuella riktlinjerna följs och vilka rutiner finns för detta? När och hur ofta sker uppföljning av att de aktuella riktlinjerna efterlevs och hur dokumenteras detta? 3.3 Avgränsning Granskningen är avgränsad till förvaltningarna inom Sociala resursnämnden, Stadsområdesnämnd Väster och Servicenämnden. Granskningen är avgränsad till att gälla säkerhetsaspekter i policys och riktlinjer avseende de transportmedel som ägs eller hyrs av staden. Granskningen har avsett riktlinjer och policys. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 4 (11)

9 4 Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av: - Resepolicy för Malmö stad - Beslutad av Kommunfullmäktige Riktlinjer till resepolicy för Malmö stad - Beslutad av Kommunstyrelsen Riktlinjer för användning av transportmedel inom Malmö stad - både generella och förvaltningsspecifika (kartläggning) 5 Granskningsansvariga Sakkunnig revisor från revisionskontoret: Lotta Onsö Projektledare från revisionskontoret: Fredrik Edler Kvalitetsgranskare från revisionskontoret: George Smidlund Styrgrupp ur revisorskollegiet: Service Sakkunnig revisor och projektledare har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 6 Metod Granskningen grundar sig på en kartläggning och genomgång av policys och riktlinjer som ligger till grund för säkerheten vid användningen av transportmedel inom Malmö stad. Dokument som varit föremål för granskning och analys är dels sådana som är generella för staden och dels sådana som är specifika för respektive förvaltning. Frågor har besvarats skriftligt av granskade förvaltningar. Därutöver har uppföljning av svar och bifogade policydokument skett med ansvariga från berörda förvaltningar genom e-post och/eller samtal. 7 Resultat av granskningen Centrala styrdokument inom området är Resepolicy för Malmö Stad samt Riktlinjer till resepolicy för Malmö stad. Dessa behandlar huvudsak hur mötesverksamhet och resande i tjänsten ska ske så energisnålt och klimatvänligt som möjligt. En punkt under rubriken Det här ska Malmö stad var tillämplig på granskningsområdet och lyder Vi ska ställa höga miljö- och säkerhetskrav på leverantörerna när vi upphandlar resor och när vi köper in eller hyr fordon. Två säkerhetsutrustningar som beskrivs av de granskade förvaltningarna är alkolås och ISA. Alkolås gör att bilen inte går att starta om det finns alkohol i förarens utandningsluft. ISA betyder Intelligent stöd för anpassning av hastighet. ISA-utrustningen varnar föraren vid hastighetsöverträdelse och samlar kördata till en elektronisk körjournal. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 5 (11)

10 7.1 Sociala resursförvaltningen Sociala resursförvaltningen hyr alla sina bilar från Visab. Förvaltningen hyr 84 fordon varav ca % har alkolås. Inga bilar har ISA. Förvaltningen nämner att upphandlingen blev överklagad och att det inte varit möjligt att installera det Riktlinjer och rutiner Vid Malmö stads organisationsförändring 1 juli 2013 övertog Sociala resursförvaltningen LSS-verksamhet från 10 stadsdelar. Stadsdelarna hade olika rutiner och riktlinjer inom olika områden. Förvaltningen har sedan förändringen arbetat med att utveckla enhetliga rutiner och en av dessa är en rutinbeskrivning avseende fordon. Rutinbeskrivningar avseende fordon i Sociala resursförvaltningen fastställdes av förvaltningschefen De har kommunicerats till samtliga förvaltningens chefer och gäller från beslutsdatum. Skriften Rutinbeskrivningar avseende fordon i Sociala resursförvaltningen består av flera olika rutiner varav följande bedöms omfatta delar som är relevanta för säkerheten då anställda använder kommunens transportmedel: Rutin för dig som har i uppdrag att köra bil i tjänsten Reglerar skyldigheter för medarbetare som kör i tjänsten såsom att de ska följa alkoholoch drogpolicy och policy om säkerhetskontroll. De ska även bland annat ha den behörighet och hälsa som krävs för att köra trafiksäkert samt följa trafikregler och hastighetsbegränsningar. Rutin avseende fordonsansvariga Verksamheter som leasar fordon ska ha en fordonsansvarig. Dennes anvarsområden är bland andra att kontrollera att förare har giltigt körkort, att körjournaler finns tillgängliga, används och kontrolleras samt att fordonet servas och besiktigas Rutin avseende information om icke giltiga körkort Medarbetare som kör i tjänsten ska ha giltigt körkort och utan dröjsmål anmäla om körkortet blivit ogiltigt. Rutin avseende säkerhetskontroll Kontroll av indikatorer på instrumentpanelen ska kontrolleras och eventuella åtgärder vidtas innan varje färd. Mer omfattande säkerhetskontroll ska genomföras och dokumenteras kvartalsvis. Rutin avseende böter Den anställde ansvarar själv för böter på grund av brister som rimligen borde upptäckts vid en grundläggande säkerhetskontroll. Rutin avseende alkolås Alkolås ska finnas i alla nyanskaffade fordon. Fordonet går då inte att starta om det finns alkohol i utandningsluften. Nolltolerans gäller för alkohol och körning. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 6 (11)

11 Körkortskontroll Arbetstagare och fordonsansvarig intygar bland annat att arbetstagaren har giltigt körkort och kommer att följa regler och policys Uppföljning Den uppföljning som skett med koppling till Sociala resursförvaltningens fordon har avsett huruvida verksamheterna använder körjournaler. Någon dokumenterad uppföljning av förvaltningens rutinbeskrivning avseende fordon och säkerhet finns inte. Förvaltningen nämner den interna kontrollplanen som ett lämpligt sätt att följa upp rutinerna i framtiden. Om detta införs kommer framtida uppföljning att ske i samband med delårsrapporter och/eller i årsanalys. 7.2 Stadsområdesförvaltning Väster Alla Stadsområdesförvaltning Västers ca 70 bilar hyrs av Visab. Tjänstebilarna används inom vård och omsorg (VoO) i verksamheterna ordinärt boende (hemtjänsten), larmcentralen/vaktmästeri, hemsjukvård/rehab samt inom individ- och familjeomsorg (IoF). Inom VoO har man beslutat att alla bilar ska ha alkolås vilket infrias efterhand som leasingavtal löper ut. Det finns några bilar med äldre leasingavtal som ännu saknar alkolås men förvaltningen uppger att nästan alla bilar är utbytta och har alkolås. Nyare bilar har även ISA, utom inom Hemsjukvård/rehab som saknar bilar med ISA. Inom IoF har två av verksamhetens fem bilar alkolås men ingen har ISA Riktlinjer och rutiner Alla verksamheter inom VoO har en rutin för att kontrollera att anställda som kör i tjänsten har körkort och följer gällande trafikregler och hastighetsbegränsningar. Körkort ska kontrolleras en gång per år för arbetsledare. Anställd och arbetsledare skriver under med datum för kontroll. I verksamheterna VoO-larmcentralen/vaktmästeri, Hemsjukvård/rehab samt inom individ- och familjeomsorg saknas andra dokumenterade riktlinjer avseende säkerhet i kommunens bilar. Ordinärt boende har ett dokument avseende trafiksäkerhet som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är inte uppdaterat efter omorganisationen utan det står olika organisatoriska enheter i olika delar av dokumentet men enligt uppgifter från förvaltningen gäller det för ordinärt boende. Dokumentet innehåller 4 delar: 1. Policy och riktlinjer för trafiksäkerhet Denna innehåller flera olika delar som anger krav på chefer, anställda och bilar. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 7 (11)

12 Chefer ska exempelvis årligen gå igenom verksamheten, inventera och identifiera risker för anställda vid resor samt bedöma allvarlighetsgraden. De ska även årligen utvärdera trafiksäkerhetspolicyn och uppdatera vid behov. Policyn säger även att chefer ska regelbundet följa upp att medarbetarna till alla delar lever upp till den gällande policyn. Anställda ska till exempel följa trafikregler och hastighetsbegränsningar, ha bilbälte, följa alkohol- och drogpolicy, visa körkort för arbetsledare en gång om året samt använda handsfreeutrustning för mobiltelefoni och snarast stanna för att besvara samtal. Fordonen ska bland annat utrustas med bältespåminnare, ha krockkuddar på förar- och passagerarplats samt nackskydd på alla platser. 2. Rutiner Här slås fast att det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar trafiksäkerhet och att riskbedömning, åtgärder och uppföljning av trafiksäkerhetenska ska genomföras regelbundet. Riskbedömning ska dokumenteras. Förebyggande åtgärder som behövs ska genomföras omedelbart eller föras in i en skriftlig handlingsplan med uppgifter om när och av vem åtgärderna ska genomföras. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, där trafiksäkerhet omfattas, ska följas upp varje år. Uppföljningen ska dokumenteras. 3. Checklista för trafiksäkerhet En checklista med frågor angående organisationens trafiksäkerhet. Ifylld checklista per har delgetts revisionskontoret. Här framgår att man ställer stora säkerhetskrav på leasade fordon såsom krocksäkerhetsnivå, bältespåminnare, nackskydd på alla platser, ABS-bromsar och alkolås. 4. Särskild rapportering Beskriver när Arbetsmiljöverket ska underrättas. Förvaltningen har också riktlinjer för tjänstebil. Aktuellt för säkerheten är att respektive avdelning svarar för besiktning och service Uppföljning Någon dokumenterad uppföljning av Stadsområdesförvaltning Västers riktlinjer avseende fordon och säkerhet finns inte. Förvaltningen uppger att VoO-ordinärt boende vanligtvis följer upp riktlinjerna en gång per år men att det inte gjorts efter omorganisationen. Förvaltningen uppger vidare att körkortskontroller genomförs en gång om året av sektionschef med respektive medarbetare som dokumenterar detta på en blankett med datum och underskrift. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 8 (11)

13 7.3 Serviceförvaltningen Serviceförvaltningens bilar finns inom fyra olika organisatoriska enheter och samtliga hyrs av Visab. Kommunteknik har ca 200 bilar varav ca 80 bilar (40 %) har ISA och ca 75 % av bilarna har alkolås. Kommuntjänster har ca 20 bilar och ca 30 små bussar för specialtransporter, som togs över från Räddningstjänsten Syd under våren. Vissa av bilarna har ISA men inga av småbussarna och ca 50 % har alkolås. IT-service, som numer ingår i kommuntjänster, har 20 bilar som används när it-tekniker åker ut till förvaltningar. Inga av dessa har ISA och ca 50 % har alkolås. Kommunikationspoolen har 5 bilar som är avsedda för medarbetare i Serviceförvaltningen och Fritidsförvaltningen som har sin arbetsplats på Henrik Smithsgatan 13. Anställda som har behov av bil i tjänsten kan anmäla sig till poolen. Därefter kan man boka bil via ett bilbokningssystem när man behöver. Alla dessa bilar har ISA och alkolås. Enligt Serviceförvaltningen vill såväl kommunteknik som kommuntjänster och ITservice ha ISA i fler fordon. ISA-moduler kan för tillfället inte levereras på grund av överklagade upphandlingar. Vad gäller alkolås så offereras dessa av ViSAB till alla kunder vid tecknande av leasingavtal. I dagsläget är det endast ett fåtal förvaltningar, exempelvis serviceförvaltningen, som väljer detta till samtliga nya fordon Riktlinjer och rutiner De olika organisatoriska enheterna har olika riktlinjer. Kommunteknik Kommunteknik har tjänstebilsavtal och bruksbilsavtal som tecknas mellan förvaltningen och den anställde. Tjänstebil parkeras på jobbet och hämta där nästa dag. För bruksbil gäller att man kan omdefiniera sitt tjänsteställe till hemmet (gäller enbart vissa yrkeskategorier) och på så vis ha möjlighet att parkera bilen hemma under natten och sedan utgå hemifrån och åka direkt ut på uppdrag. Avtalen reglerar huvudsakligen hur bilen får användas och vem som står för olika kostnader samt krav på körjournal för bruksbil. Den säkerhetsaspekt som nämns är att bilen ska vårdas väl och att servicetillsyn sker enligt bilens servicebok. Kommuntjänster En brukare av tjänstebil skriver under på att den har mottagit information om olika skyldigheter. IT-service, som numer tillhör kommuntjänster men tidigare var ett eget affärsområde, har en policy/instruktion med namnet Tjänstebilar ITS som skrivs under av den anställde som intygar att denne tagit del av och förstått informationen. Innehållet liknar kommuntekniks avtal. Bilansvarig beställer service, enligt tillverkarens rekommendationer, samt sommar- och vinterdäcksbyte. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 9 (11)

14 Kommunikationspoolen För kommunikationspoolen finns Kommunikationspoolens A-Ö. Den innehåller diverse information för att hjälpa dem som utnyttjar poolen. Intressant för personalens säkerhet är information om alkolås och ISA som finns i poolens fem bilar. Här står även att medlemmar i poolen intygar att de har giltigt körkort och att eventuell förändring ska meddelas. Ytterligare ett dokument Alkolås användarrutiner beskriver vad alkolås är, hur det används samt förfarandet om alkoholhalten i utandningsluften överstiger 0,2 promille. Inom Serviceförvaltningen pågår vidare ett arbete med att samordna verksamheternas rutiner och regelverk/riktlinjer inom området kring fordon Uppföljning Serviceförvaltningen gjorde en egen granskning av bilar i tjänsten Den gällde huvudsakligen körjournaler men även de avtal som skrivs mellan förvaltning och medarbetare. Åtgärdsförslag var att göra ett förvaltningsgemensamt avtal som var lika inom hela förvaltningen. Någon dokumenterad uppföljning av Serviceförvaltningens avtal och riktlinjer avseende fordon och säkerhet finns inte. Den uppföljning som sker regelbundet med koppling till förvaltningens fordon avser körjournaler. 8 Slutsats Centrala styrdokument inom området är Resepolicy för Malmö Stad samt Riktlinjer till resepolicy för Malmö stad. Dessa behandlar huvudsakligen hur mötesverksamhet och resande i tjänsten ska ske så energisnålt och klimatvänligt som möjligt. En punkt finns avseende säkerhetskrav på leverantörer vid inköp och hyra av fordon. Sociala resursförvaltningen Sociala resursförvaltningen har en nyligen utformad dokumentsamling med ett antal rutiner, vilka innehåller ett flertal säkerhetsaspekter såsom krav på körkörkortskontrollkort, genomförande av säkerhetskontroll och följsamhet till trafikregler och hastighetsbegränsningar. Av dokumentsamlingen framgår vidare att alla nya bilar ska ha alkolås. Rutiner för uppföljning saknas. Förvaltningen nämner den interna kontrollplanen som ett lämpligt sätt att följa upp rutinerna i framtiden. s bedömning är att de nya riktlinjerna förefaller ändamålsenliga och ser fram emot att de införs i förvaltningen. Dessutom behövs rutiner för dokumenterad uppföljning av riktlinjerna utvecklas och implementeras. Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 10 (11)

15 Stadsområdesförvaltning Väster Stadsområdesförvaltning Väster har ett dokument avseende trafiksäkerhet, gällande VoO-ordinärt boende, som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och en blankett för körkortskontroll avseende hela VoO. Dokumenten innehåller sammantaget säkerhetsaspekter såsom krav på att följa trafikregler och hastighetsbegränsningar, att följa alkohol- och drogpolicy och krav på säkerhetsutrustning i bilarna. Rutiner för uppföljning saknas. Inom VoO har de flesta bilar alkolås och de som inte har kommer att få när avtalen löper ut och nyare bilar har även ISA. IoF har fem bilar varav två har alkolås och ingen har ISA. s bedömning är att det finns ett behov av att gå igenom förvaltningens rutiner inom säkerhetsområdet och tillse att regelverk finns för samtliga enheter med fordon. Även rutiner för dokumenterad uppföljning av riktlinjerna/regelverken behöver utvecklas och implementeras. Serviceförvaltningen Inom Serviceförvaltningen finns olika dokument på de olika affärsområdena och dessutom ett för kommunikationspoolen som finns centralt på förvaltningen. I flera fall är det avtal som skrivs under av den anställde. Dessa reglerar i första hand hur bilen får användas, hur den ska skötas, krav på körjournal och vem som står för olika kostnader och säkerhetsaspekterna är få. De som kan nämnas från en eller flera av de olika enheternas dokument är att bilar ska vårdas väl, krav på service och krav på giltigt körkort. Rutiner för uppföljning saknas. Omfattningen av bilar med alkolås varierar från 50 % till 75 % mellan affärsområdena och andelen bilar med ISA från inga till ca 40 %. Kommunikationspoolens fem bilar har alla både alkolås och ISA. s bedömning är att det finns ett behov av att samordna regelverk inom serviceförvaltningen samt att utveckla säkerhetsaspekterna i dessa. Även rutiner för dokumenterad uppföljning av riktlinjerna/regelverken behöver utvecklas och implementeras. Sammanfattningsvis har samtliga granskade förvaltningar någon form av egna riktlinjer eller regelverk som berör anställdas säkerhet gällande transporter. Vad de täcker in skiljer sig mellan förvaltningarna och i vissa fall inom förvaltningen. Etablerade uppföljningsrutiner saknas på de granskade förvaltningarna. Vad gäller säkerhet har viss utrustning av bilar visat sig vara central. Genom ISA (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) och alkolås får man en viss inbyggd kontroll i vissa säkerhetsaspekter. 9 Källor Marie Viremo, interncontroller, Serviceförvaltningen Jasmina Loukaras, receptionist, Serviceförvaltningen Maria Kellerman, HR-chef, Sociala resursförvaltningen Carina Hart, förvaltningscontroller, Stadsområdesförvaltning Väster Risker med Malmö stads biltransporter(220784)_tmp 11 (11)