Anvisningar för verksamhetsberättelser 2008

Transkript

1 20 januari 2009 Dnr: 08/KF 237 Anvisningar med bilagor och filer finns på Intranätet under Ekonomi/Instruktioner och Checklistor/Bokslut Kyrkoråd, kyrkoherdar och klockare Driftschefer Budgetansvariga kostnadsställe Anvisningar för verksamhetsberättelser 2008 Kyrkonämnden har den 15 december 2008 antagit anvisningarna för 2008 års verksamhetsberättelser. Allmänt Vi kommer för arbetet med 2008 års verksamhetsberättelser att fullt ut använda oss av den webbaserade IT-lösningen för verksamhetsrapportering. IT-lösningen togs fram i samband med arbetet med 2006 års verksamhetsberättelse. Förutom att rapportera in den egna församlingens verksamhetsberättelse, kan verktyget också användas för att skriva ut egna och andra församlingars verksamhetsberättelser. Det är också möjligt att göra sökningar bland alla inrapporterade verksamhetsberättelser, till exempel genom att söka fram information om en viss verksamhet för alla församlingar inom samfälligheten. På sikt kommer verktyget även att kunna användas för att underlätta budgetarbetet genom att upprätta så kallade verksamhetsplaner. Verksamhetsberättelsen för 2008 ska skrivas in direkt i IT-verktyget. Ni kommer åt verktyget genom samfällighetens Intranät. Vi kommer inte att skicka ut några separata Word-filer. En separat manual för användandet av IT-verktyget bifogas, se bilaga 1. X:\Ekonomi\Bokslut\2008\Anvisningar\Anvisningar verksamhetsberättelse 2008.doc Inga ändringar är gjorda inför 2008 års rapportering av verksamhetsberättelser, däremot ändrades själva verksamhetsberättelsen vid 2007 års rapportering på följande punkter, vilka kan vara bra att tänka på: - I tidigare års verksamhetsberättelser har antalet kyrkliga handlingar redovisats per kyrka. På samma sätt ska från och med 2007 under rubriken (Gudstjänstlivet), en redogörelse lämnas över antalet huvudgudstjänster per kyrka i församlingen. Möjligheten att på ett enklare sätt rapportera in statistiken per kyrka finns inbyggd i verktyget för både kyrkliga handlingar och huvudgudstjänster. - Statistiken för konfirmandverksamheten kompletterades. Antal konfirmerade delades upp i rubrikerna (Varav tillhöriga från den egna församlingen) och (Varav från andra församlingar). Dessutom lades en uppgift till om (Antal tillhöriga som har konfirmerats i annan församling än den egna). Nyckeltalet (Andel konfirmerade i procent) tar nu hänsyn till alla i församlingen tillhöriga som har konfirmerats. PLUSGIRO: BANKGIRO: ORGANISATIONSNUMMER:

2 - Avsnittet (Miljömått) arbetades om i enlighet med förslag från samfällighetens miljöråd. Under rubriken (Övriga miljömått) lades en rad om lågenergilampor till. Tre rader om miljöoch/eller rättvisemärkta produkter lades in, kaffe/te, livsmedel och nattvardsvin. - Under rubriken (Gåvomedel) lades en underrubrik om användningen av gåvor under året till. Enligt god redovisningssed ska Svenska kyrkan i Göteborg i årsredovisningen övergripande ange större nya gåvor, samt hur gåvor använts under året. Att församlingarna i verksamhetsberättelsen beskriver användandet av gåvor är i linje med detta och är samtidigt ett sätt att visa både gåvogivare och övriga intressenter hur gåvor har hanterats i församlingen. Observera att uppgift om gåvorna ska hämtas ur gåvoregistret i Aveny oavsett om gåvomedlen förts över till gemensam förvaltning eller fortfarande förvaltas av församlingen. Hämta uppgifterna så här: o Öppna gåvoregistret via Aveny Ekonomi/Rutin/Gåvor o Ställ in period i övre högra hörnet till o Klicka på "Rapporter" och välj "Årssammanställning gåvor" o Rapporten visar samtliga kvarvarande gåvor och de utgående värdena 2008 (= bokfört värde) o Mindre gåvor (bokfört värde under 10 tkr) kan slås samman under Övriga mindre gåvor På samma vis som tidigare år ska de församlingar som har resursanslag rapportera in separata redogörelser för varje enskild resursverksamhet. Även resursanslagen läggs in i Verksamhetsrapporteringen. Inga mallar skickas ut I och med att verksamhetsberättelsen skrivs in direkt i IT-verktyget kommer vi inte att skicka ut några separata Word-mallar. I bilaga 2 redovisas en utskriven verksamhetsrapport ur IT-verktyget för en exempelförsamling. Av bilagan framgår det vilka uppgifter som ska rapporteras in. Observera att jämförelsetal för tidigare år (2007 och 2006) hämtas automatiskt. Endast uppgifter för år 2008 ska rapporteras in. Observera också att under avsnittet Verksamhetsredogörelser finns raden Statistik med som standardrad under varje rubrik. Statistik ska dock endast lämnas för Gudstjänstlivet, Kyrkliga handlingar och Konfirmandverksamheten. Anvisningar och hjälp för hur verksamhetsberättelsen för församlingen och resursverksamheten ska upprättas finns dels i användarmanualen i bilaga 1 och dels i hjälptexter direkt i IT-verktyget. Hjälptexterna visas med hjälp av blå symboler med frågetecken som finns i anslutning till respektive område. Kyrkogårdsdistrikten och övriga kostnadsställen För kyrkogårdsdistrikten och kyrkoförvaltningen finns det ännu inga mallar upplagda i Verksamhetsrapporteringen. Bifogade anvisningar gäller i tillämpliga delar. I övrigt hänvisas till de mallar som användes för föregående års verksamhetsberättelse. PLUSGIRO: BANKGIRO: ORGANISATIONSNUMMER: (5)

3 Manual för användandet av IT-verktyget (Verksamhetsrapportering) En manual för användandet av Verksamhetsrapporteringen har tagits fram, se bilaga 1. Manualen är framtagen utifrån att vara så heltäckande som möjligt. Här beskrivs allt från hur man kommer åt verktyget till beskrivning av dess olika funktioner och behörighetsnivåer. IT-verktyget och alla dokument nås via Intranätet Alla dokument inklusive bilagor finns att hämta på samfällighetens intranät. De finns på ekonomisidan i mappen Bokslut Mappen Bokslut 2008 finns i sin tur under mappen Instruktioner/checklistor. Själva IT-verktyget/Verksamhetsrapporteringen nås också via Intranätet. Välj Verksamhetsrapportering i rullisten/modulen på startsidan/första sidan. För användning av IT-verktyget se vidare manualen i bilaga 1. Observera att verksamhetsrapporten/arbetsytan för 2008 läggs upp centralt av ekonomienheten. Arbetet görs under vecka sex och framåt. Om ni vill ha åtkomst till verksamhetsrapporten/arbetsytan tidigare, går det bra att höra av sig till ekonomienheten. Ta även kontakt med ekonomienheten om ni har problem med att komma åt verktyget eller rapporterna. Var noga med att gå in i verksamhetsrapporten för rätt år. För att undvika misstag kommer tidigare års rapporter att låsas för ändring. Ekonomiskt sammandrag Som underlag för att rapportera in det ekonomiska sammandraget ska en speciell rapport ur ekonomisystemet användas. Rapporten heter Ekonomiskt sammandrag, verksamhetsberättelse och ligger under Övriga rapporter. Separat uppställning över stiftelser Utöver den information om stiftelser som skrivs in i Verksamhetsrapporteringen ska en separat uppställning över stiftelser upprättas, se bilaga 3. Uppställningen är upprättad i Excel. Infoga det antal rader som ni behöver i den upprättade tabellen. Det är antagligen enklast att utgå från föregående års uppställning. I uppställningen ska mer information anges om stiftelserna än vad som framgår av Verksamhetsrapporteringen. Ifyllandet av statistikuppgifter (gäller endast församlingarna) Under rubriken Medlemsstatistik hämtas de uppgifterna om antalet kyrkotillhöriga med mera från kyrkobokföringssystemet. Uppgifterna om antalet invånare får vi däremot från SCB. Vi skickar ut uppgifterna så fort vi får dem. Kommer uppgifterna för sent fyller vi i dem på förvaltningen i efterhand. PLUSGIRO: BANKGIRO: ORGANISATIONSNUMMER: (5)

4 Under rubriken Verksamhetsuppgifter hämtas uppgifterna från det underlag som lämnas in för beräkningen av verksamhetstillägget i budgeten för år 2010 (ska vara inlämnade den 2 mars 2009). Uppgifterna summeras enligt följande: Verksamhetsuppgift Kolumn i underlaget Antal gudstjänstbesök 1. Antal gudstjänstbesök Antal kyrkliga handlingar 2. Antal dopgudstjänster 3. Antal vigslar 4. Antal begravningar Barnverksamhet, antal barn/tillfälle 5. Öppen barnverksamhet, deltagare 6. Fast småbarnsverksamhet, deltagare 7. Förskola, deltagare 8. Söndagsskola, deltagare 9. Miniorer, deltagare 10. Juniorer, deltagare Ungdomsverksamhet, antal 11. Konfirmander, deltagare ungdomar/tillfälle 12. Ungdomsarbete, deltagare Musikverksamhet, antalet inskrivna 13. Barnkör, deltagare på HT 14. Ungdomskör, deltagare 15. Vuxenkör, deltagare 16. Orkestrar, deltagare Vuxenverksamhet, antal 17. Öppen vuxenverksamhet, deltagare vuxna/tillfälle 18. Fasta vuxengrupper, deltagare 19. Enstaka tillfällen, deltagare Miljömått Följande miljömått har tagits fram av samfällighetens miljöråd och ska anges i verksamhetsberättelsen: Elförbrukning; Här ska den totala elförbrukningen för 2008, 2007 och 2006 samt minskningen respektive ökningen från föregående år noteras. Elförbrukningen anges i kwh och ska vara graddagsjusterad om byggnaden har el som värmningskälla. De enheter som har olja eller fjärrvärme som uppvärmningskälla ska elförbrukningen inte vara graddagsjusterad. Elförbrukningen ska också anges i relation till antalet kvadratmeter Oljeförbrukning; Här ska den totala oljeförbrukningen för 2008, 2007 och 2006 samt minskningen respektive ökningen från föregående år noteras. Oljeförbrukningen anges i m3 och ska inte vara graddagsjusterad. Oljeförbrukningen ska också anges i relation till antalet kvadratmeter Fjärrvärmeförbrukning; Här ska den totala fjärrvärmeförbrukningen för 2008, 2007 och 2006 samt minskningen respektive ökningen från föregående år noteras. Fjärrvärmeförbrukningen anges i kwh och ska vara graddagsjusterad. Fjärrvärmeförbrukningen ska också anges i relation till antalet kvadratmeter PLUSGIRO: BANKGIRO: ORGANISATIONSNUMMER: (5)

5 Miljödiplomering; Här ska anges om enheten (församlingen, kyrkogårdarna med mera) är miljödiplomerade eller ej enligt Svenska kyrkans miljövärns diplomeringssystem eller arbetar enligt den enklare metoden som kallas Ljussteget Miljömärkt el; Här ska anges om enheten tecknat avtal för att köpa miljömärkt el Lågenergilampor; Här ska anges om enheten använder lågenergilampor Miljö- och rättvisemärkt kaffe; Här ska anges om enheten köper in miljö- och rättvisemärkt kaffe Miljö- och rättvisemärkt livsmedel; Här ska anges om enheten köper in miljö- och rättvisemärkt livsmedel Miljö- och rättvisemärkt nattvardsvin; Här ska anges om enheten köper in miljö- och rättvisemärkt nattvardsvin Inlämning, måndagen den 9 mars 2009 Själva verksamhetsrapporten/arbetsytan ska vara klarmarkerad i IT-verktyget senast måndagen den 9 mars Inga papperskopior på själva verksamhetsrapporten behöver skickas in. Protokollsutdrag från kyrkoråd/nämnd samt den separata uppställningen över stiftelser ska däremot skickas in till ekonomienheten senast måndagen den 9 mars Skicka in dem som bifogade filer med e-post till kyrkoförvaltningens e-postlåda (gbg.kyrkoforvaltning@svenskakyrkan.se). Kontakta gärna oss på ekonomienheten om ni har några ytterligare frågor. Med vänlig hälsning Ekonomienheten Jörgen Emanuelsson Ekonomichef Bilagor: 1. Användarmanual för verksamhetsrapportering 2. Exempel på utskriven verksamhetsrapport ur IT-verktyget 3. Sammanställning av stiftelser 2008 PLUSGIRO: BANKGIRO: ORGANISATIONSNUMMER: (5)