En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv"

Transkript

1 ERIK BORGLUND En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv Sammanfattning I arbetet med att hantera elektroniskt skapad information har ett antal begrepp fått fotfåste både inom forskning men framförallt i praktiken. Exempel på två sådana begrepp som påverkar arkivvetenskap och arkivpraktik är Electronic Document Management (ED M) och Enterprise Content Management (ECM). Av flera kommersiella aktörer presenteras dessa som lösningen på det problem som vi inom arkivvetenskapen brottats med de senaste 10 åren, dvs långtidsbevarande av elektroniska record. Flera organisationer i Sverige har införtedm-system för att hantera allmänna handlingar. Det är därför befogat att studera huruvida EDM och ECM svarar upp emot de lcrav som arkivvetenskapen ställer. Denna artikel syftar till att teoretiskt beslcriva dessa två begrepp och ur ett arkivvetenskapligt perspektiv analysera huruvida de uppfyller generella arkivvetenskapliga lcrav. Artikeln är baserad på vetenskaplig litteratur inom ämnet. I artikeln tydliggörs att det inom både EDM och ECM finns stora brister för att kunna uppfylla vad som vi inom arkivvetenskapen ser som absoluta lcrav, bl a autenticitet, reliabilitet, bevisvärde, och kontextuell koppling. Lösningen på problemet med bevarande och hantering av elektroniska record står inte att finna med enskilda system utan kan nås genom att använda kunskap inom vår egen disciplin och med metoder, och standarder som vi redan utvecklat. Inledning En av dagens största!t-trender är lagring och det har det senaste året förekommit flera större mässor/ konferenser där lagring varit i blickfånget. På dessa event finns det flera stora!t-företag som i sin reklam framhäver att de har den optimala lagringslösningen för olika typer av organisationer'. I kölvattnet av lagring kommer informationssystem som ordnar och hanterar elektroniskt skapad information så att den sedan går att lagra. I dessa!ttrender följer flera olika begrepp som EDM (Electronic Document Management), ECM (Enterprise Content Management) och ERM (Electronic Record Management). Gemensamt för dessa begrepp, 44 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

2 En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv är att de syftar alla till att hantera, ordna och bevara information på ett strukturerat och säkert sätt, vilket väldigt förenklat är själva kärnan i arkiv och informationsvetenskap. För att slippa en svenskengelsk mix av dessa begrepps namn så kommer enbart deras förkortningar att användas i denna artikel. Till exempel ECM är ytterst svårt att översätta till svenska. I denna artikel kommer begreppet record att användas, det vill säga information som tillkommit i en transaktion och som utgör ett bevis över denna'. Om man arbetar med arkivvetenskap internationellt ställer detta till ett visst problem, då vi i Sverige inte har en språklig och innehållsmässig motsvarighet till record. I Sverige används ofta handling, dokument och ärende som motsvarigheter till record. I boken "Dokumentstyrning i processorienterade organisationer" J används elektronisk dokumenthantering på sådant sätt att man i begreppet elektronisk dokumenthantering även inkluderar hantering av elektroniska record. J ag har de senaste 2 och ett halvt åren konstaterat att det begreppsmässigt råder en stor variation kring huruvida ett record är handling, dokument eller ärende inom den gemenskap av arkivarier och registratorer som finns i Sverige. Jag finner det därför som ytterst befogat att teoretiskt försöka förklara vad EDM och ECM egentligen står för, och hur dessa förhåller sig till ett arkivvetenskapligt synsätt. Det finns en skillnad mellan EDM och ERM. Europeiska kommissionen har utvecklat MoReq4 (Model Requirements for the Management ofelectronic Records). I MoReq görs en klar distinktion mellan ED M och elektranie record management (ERM). Syftet med denna artikel är därför att teoretiskt beskriva EDM och ECM vilket inkluderar en förklaring av de ingående komponenterna som finns inom dessa begrepp.. På grund av begreppsförvirringen kring record är det vidare rimligt att anta att man i Sverige på flera ställen redan infört olika EDM-lösningar för att hantera dokument och handlingar i en organisation, dokument och handlingar som kommer att arkiveras. Därför kommer jag i denna artikel även att diskutera EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv. Om EDM och ECM i Svenska organisationer används för att hantera handlingar, dokument och ärenden kan det vara värdefullt att öka sin kunskap kring hur dessa två begrepp svarar upp emot arkivvetenskapliga krav. Denna artikel bygger på en teoretisk litteraturstudie kring EDM och ECM. Litteraturen som använts har tagits fram via sökningar i vetenskapliga publikationsdatabaser. Databaserna som använts är sådana som katalogiserar vetenskapliga publikationer från IT och informationssystemsforsknings. Urvalet har syftat till, att i denna artikel, teoretiskt kunna beskriva EDM och ECM, inklusive de beståndsdelar dessa två koncept består av. Urvalet har gjorts huvudsakligen på antal citeringar artiklarna haft i andra vetenskapliga publiceringar. Artikeln har följande struktur; i nästföljande avsnitt presenteras författarens syn på begreppet record som sedan följs av två avsnitt där EDM och ECM presenteras. Var och en av dessa avsnitt börjar med en teoretisk genomgång av centrala begrepp och funktionalitet för att avslutas med en analys i relation till arkivteori. Artikeln avslutas med en slutsats och presentation av förslag på behov av forskning inom området. Författarens syn på record och ERM Eftersom denna artikel, trots författarens informationssystemstillhörighet, utgår från ett arkivvetenskapligt perspektiv finns det ett behov av att börja med en kort beskrivning av den arkivvetenskapliga grundsyn som författaren har. Eftersom Inin egen forskning<~ i huvudsak har fokus på elektroniskarecord har jag anammat vad jag definierar som den australiska skolan av recordkeeping. Australisk arkivteori har legat till grund för bl a ISO I 5489 som är en standard avseende records management. Ett record är enligt standarden definierat som; "Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in transaction of business."? ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 200]: I 45

3 Erik Borglund Ett re cord skall enligt ISO I vara reliabelt och autentiskt. Ett record skall hanteras på ett sådant sätt att det kan utgöra ett bevis över dess tillkomst och stödja verksamhetens krav och behov samt kunna användas för ansvarsrelaterade syften. Ett record skall förses med nödvändig metadata för att beskriva dess tillkomst samt att de delar som utgör ett record skall hållas intakta tillsammans med en kontextuell koppling till dess tillkomst. Ur den australiska skolan definierar man också begreppet arkivsystem eller re cords systems som "ett informationssystems som fångar, hanterar och tillgängliggör records över tid" 8 vilket naturligtvis kan innefatta både manuella och datorstödda rutiner. ERMS som förkortning på Electronic Record Management System definieras som ett informationssystem som svarar upp emot de krav som en organisation ställer på hantering av elektroniska record9. I denna artikels inledning tydliggörs att record inte har en svensk motsvarighet. Inom svensk arkivteori är dokument, handling, ärende och akt begrepp som används istället för record. Den vetenskapliga utgångspunkt jag har i min forskning är att ett record inte går att jämställa med dessa begrepp. Alla dokument, och handlingar är inte record om man utgår från ISO I 5489's definition. Ett ärende kan naturligtvis bestå av record men även andra former av information och inom offentliga organisationer naturligtvis handlingar. En akt kan precis som ärende bestå av record men inte nödvändigtvis. En aktkan även i sig självvara ettrecord' 0.]ag ärnaturligtvis medveten om att detta perspektiv inte delas av alla de personer som läser denna artikel, men det representerar min grundsyn och påverkar därmed innehållet i denna artikel. Elektronisk dokumenthantering Förkortningen EDM används mestadels för att representera Electronic Document Management men i vissa fall förekommer även Enterprise Document Management. I denna artikel representerar EDM Electronic Document Management. Den viktigaste komponenten i EDM oavsett vad förkortningen står för, är dokument. För de allra flesta är ett dokument något som vi inte lägger stor kraft på att analysera på djupet, men dokument är tyvärr inte så enkelt att definiera, utan ett relativt komplext begrepp vilket nedan kommer att tydliggöras. Dokument Inom arkivvetenskapen finns det vissa personer som sätter ett likhetstecken mellan record och dokument, det finns andra som menar att skillnaden är att dokumentet ännu inte blivit fångat som ett record''. Shepherd & Yeo" väljer att använda ytterligare en definition på dokument som innebär att pappersdokument skall ses den Ininsta enhet som går att registrera. De kompletterar sin definition med Roberts'3 två karaktäriska beskrivningar för dokument; ett dokument går att särskilja från andra dokument och att det finns logiska relationer mellan olika dokument. Enligt Shepherd & Yeo'4 är denna förståelse för dokument applicerbar i både en analog och elektronisk värld. Dokument ses ofta som en bärare av information oavsett det medium det är lagrat på. Underförstått är denna syn på dokument sådan att dokument skapats för att vara informationsbärare. Ur ett arkivvetenskapligt perspektiv är record också information som är buren på ett medium. Det som skiljer dokument från record är att de senare ur ett definitionsperspektiv har tillkominit i en verksamhet s. Elektroniska dokument är möjliga att se som enheter som lagrar text och som kan användas av flera personer som utnyttjar ett informationssystem eller av delar i ett eller flera informationssystem' 6 Johansson'7 beskriver att dokument som begrepp ofta har förknippats med att vara en kunskapsbärare, en form av artefakt som består av kunskap och som kan flyttas fysiskt mellan olika platser. Detta synsätt på vad dokument är har kritiserats av bl a Brown & Duguid' 8 som menar att dokument och framförallt elektroniska dokument är en viktig komponent i en social kontext och att dokument bland annat utgör ett gränsobjekt mellan olika sociala gemenskaper som kan bidra till erfarenhetsutbyte och kommunikation mellan dessa. Johansson'9 beskriver vidare att dokument som begrepp ofta tillämpas och används väldigt förenk- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:I

4 En introduktion till EDM och ECM tw ett arkivvetenskapligt perspektiv lat trots att det förekommit en stor debatt om vad som egentligen menas med ett dokument. Johansson'0 presenterar tre olika huvudinriktningar som används för att beskriva och förklara dokument; "Dokument som form. Inkluderar såväl materiella som immateriella aspekter av märkning med fokus på specifika märkspråk, strukturer, element, deklarationer och definitioner. Dokumentet ses ur det som benämns som formperspektiv som ett objekt med identifierbara gränser som konstitueras av, och lyder under, regler./......l Dokument som tecken. Knyter an till fenomenologiska aspekter där dokumentet huvudsakligen beskrivs som meningsfullt och intentionellt, oskiljbart från det subjekt som tillskriver dess mening/.../ och som möjligt att beskriva i termer av dess förhållande till andra dokument/......!dokument som medium. Fokuserar på dokumentens status i sociala relationer, med särskild betydelse för kommunikation, identitet, legitimering och maktstrukturer i samhället och i organisationer/... " Buckland" förklarar att dokument historiskt har debatterats mycket och att det går att se dokument som ett objekt som dokumenterar något. Då det gäller vad som vanligen ses som dokument, till exempel text på papper så är det ganska enkelt att se att det fysiska objektet har använts för att dokumentera något med hjälp av text. Men den stora utmaningen är att kunna beskriva vad som ett elektroniskt dokument är, då det i grunden endast är en bitström som tolkas i en dator". Päivärinta' J, en av Skandinaviens främsta forskare inom EDM med ett informationssystemperspektiv, definierar dokument som: "A document is a logical unit of recorded data, w hi ch can be presented me aningfull y for on e or more human beings in at least one socio-organizational con text. If the data are recorded on digital media, we can speak of digital document." Elektroniska dokument skiljer sig från pappersdokument mer än att de är logiska objekt, endast sammansatta och förståeliga med hjälp av ett datorbaserat informationssystem, än fysiska dvs. greppbara i vår fysiska värld. Ett elektroniskt dokument styrs inte på samma sätt som andra fysiska dokument av begränsningar i vad, som mediet där informationen/data är inspelad/upptagen, ger. Ett elektroniskt dokument kan t ex vara ett dokument skrivet med hjälp av ordbehandlare, med rörliga bilder, interaktiva tabeller, som man som användare kan ändra, och inbäddat ljud'4. Detta skulle inte vara möjligt för traditionella fysiska dokumentobjekt, eller åtminstone synnerligen svårt, vilket medför att det är svårt att bibehålla den komplexitet och mångfald i ett sånt elektroniskt dokument om man skulle försöka göra det till ett fysiskt objekt genom att t ex skriva ut det med hjälp av en skrivare. ISO om re cord management definierar dokument som: "Recorded information or object which can be treatedasa unit"'s Vad har då syftet varit med denna synnerligen korta genomgång av begreppet dokument? Som ovan visas så är det inte helt enkelt att beskriva och presentera en standardiserad definition på vad dokument egentligen är. Detta är en kunskap som är viktig att ha med sig då vi i nästa avsnitt kommer att fokusera på EDM. För att förstå EDM måste man också kritiskt förhålla sig till begreppet dokument och vara medveten om den variationen som finns i och omkring begreppet dokument. EDM Vad är det? EDM är en ny företeelse, och begreppet har inte en helt naturlig vetenskaplig tillhörighet. Både arkivvetenskap, informationsvetenskap och informationssystem är tänkbara vetenskapliga hemvister. EDM handlar om hantering av elektroniska dokument i organisationer och företag. Naturligtvis finns det en viss användbarhet för EDM även för privatpersoner, men EDM som begrepp används då man åsyftar dokumenthantering i företag och organisationer. EDM i sig är inte ett informationssystem, men det är väldigt vanligt att man sköter sin ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1 47

5 Erik Borglund hantering av elektroniska dokument genom att använda ett ED M-system. Eftersom jag själv är forskare inom informationssystem, så är det för mig naturligt att jag beskriver EDM ur ett informationssystemperspektiv. Päivärinta 26 beskriver att EDM ur ett informationssystemperspektiv har attraherat två grupper av forskare. Den ena gruppen beskrivs av Päivärinta som en grupp vilka fokuserat på att lösa tekniska problem och utveckla teknik där man med informationsteknik stödjer elektronisk dokumenthantering. Den andra gruppen strävar efter att förstå hur EDM verkar och kan utvecklas, ur ett organisationsperspektiv. EDM involverar mer än bara dokument i en organisation varför detta forskningsperspektiv är synnerligen motiverat. I denna artikel har en avgränsning gjorts mot just denna forskningsinriktning. Enligt Päivärinta>7 har även EDM attraherat praktiker vilket under talet resulterade i flera praktikorienterade läroböcker om EDM, vilka många tar upp praktiska aspekter kring implementering och införande av en strategi kring EDM i organisationer. Päivärinta 28 definierar EDM som; "Electronic dokument management (EDM) invalves the utilization ofit for the functions for creation, storage, organization, transmission, retrieval, manipulation, update, and eventual disposition of digital documents to fulfillan organizational purpose." Den litteratur om EDM som legat till grund för denna artikel har valts då de har ett organisationsperspektiv. Därför är synen och tillämpningen av begreppet dokument så som Päivärintas definition ovan, en definition som har sin grund i de artiklar som Sprague>9 ochmeier & SpragueJo skrivit. EDM medför att organisationer och företag kan hantera dokument på ett mer dynamiskt sätt vilket innebär att värdet som kan återfinnas i elektroniska dokument bättre kan utnyttjas i organisationer l'. Sprague och Meier & SpragueJ> beskriver de positiva funktioner som ett väl fungerande EDM har genom att beskriva funktionalitet hos dokument. De anser att dokument har följande funktionalitet: 1. Dokument utgör en viktig del i organisationers möjlighet till att sprida och kommunicera någon form av budskap. Minnesanteckningar, mötesprotokoll är två exempel på interna dokument som utgör en viktig funktion som budskapsförmedlare. Men för flera organisationer används också dokument som en viktig del i deras affärsverksamhet. Då jag som kund t ex köper en elektronikprodukt följer manualer med, dvs. dokument som förmedlar tillverkarens rekommendationer hur jag skall förfara med produkten. 2. Dokument stöder en organisation eller ett företag i deras processer. Det är inte ovanligt att verksamhetsprocesser följer ett dokumentflöde med, som både kan vara en del av processen eller utgöra kärnan i processenjj. I Sverige är försäkringskassan ett bra exempel på detta, där handläggningen av ett försäkringsärende resulterar i flera dokumentl4, 3 Dokument utgör en ansenlig del av en organisations kollektiva minne. En organisations beslut, underlag till beslut, visioner, ekonomirapporter är bara några få exempel på vad som är och skulle kunna utgöra en organisations minne. Ett dokument som först utgör en viktig del i en organisation eller ett företags kommunikation kan efter en viss tid utgöra en viktig komponent i möjligheten att förstå varför ett visst beslut som tagits i företaget eller organisationen som resulterade i en viss effekt. Ovan tre funktioner för dokument har för traditionella dokument en viss begränsning, som elektroniska dokument kan avhjälpa. En stor begränsning för traditionella dokument är att i normalfallet kan enbart en person åt gången läsa dokumentet. Med elektroniska dokument är detta inte nödvändigtvis fallet. För till exempel brev som används som kommunikationsverktyg transporteras fysiskt från en avsändare till en mottagare, medan man med ett e-brev kan nå flera mottagare samtidigt. För att fler användare skall kunna använda och läsa till exempel ett pappersdokument är det inte ovanligt att man kopierar dokumentet och distribuerar kopiorna vidare, vilket medför risk kring bland annat ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

6 En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv versionshantering. Kan man verkligen veta att det är rätt version man läser? Då det gäller hantering av en organisations eller företag samlade minne är traditionella dokument synnerligen begränsande, just för att få personer har tillgång till dem. Men även för att det krävs manuella rutiner för att eftersöka dokument. Elektroniska dokument förändrar inte detta av sig själv, men med datorbaserade informationssystem kan detta avhjälpas och förenklas. Enligt SpragueJs är en av de kortsiktiga vinsterna med EDM att organisationer förenklar sin hantering av papper. Visionen med det papperslösa kontoret kan kanske inte fullt uppnås, då väldigt många av de dokument som skapas elektroniskt skrivs ut och hanteras vidare fysiskt, istället för att hanteras elektroniskt. Elektroniska dokument har hittills ofta skrivits ut på papper då papper har varit ett medium som man har teknik och kunnande för att bevara under lång tid, vilket inte varit fallet för det elektroniska originalet. I organisationer har man enligt Spraguel 6 sett den data som man lagrat i olika databaser som den största kunskapstillgången i organisationen. Databaser hanterar formaliserad information/data och det är i regel så att denna typ av information/data också går att bearbeta med hjälp av olika datorbaserade informationssystem. Men för oformaliserad data/information, vilket ofta dokument är, finns det mycket kunskap och värdefull information som bör hanteras på ett ordnat sätt. Begreppet informationshantering får med hjälp av EDM en vidare omfattning och innebörd. Teknik inom EDM Utifrån de tre olika användningsområdena för dokument som ovan beskrivit:s går det också att härleda vissa delar eller funktioner som man kan förutsätta att EDM består av. skapandelfångande av elektroniska dokument Dokument kan skapas i flera olika tekniska miljöer, vilket också beror på hur man definierar ett dokument. Det vanligaste sättet är att ett dokument föds elektroniskt, dvs skapas i ett datorbaserat informa- tionssysteml7. Microsofts Officepaket och program för skapande av grafik är sådana informationssystem. Men i organisationer använder man också skanning som ett sätt för att fånga och skapa elektroniska dokument. Man använder skanning för att omvandla ett pappersdokument till ett elektroniskt dokument för att kunna hantera det i samma tekniska miljö som de dokument som är födda digitaltl8. På senare tid har olika former av webbtjänster vuxit fram där man kan skapa dokument via we b ben, utan att ha ett program installerat på den enskilda datorn. Google documents och spreadsheetl9 är två exempel på detta, och under 2007 kommer Microsoft att komma med en liknande lösning. Lagra och organisera elektroniska dokument Dokument som skapas elektroniskt lagras i någon form. Många elektroniska dokument sparas på hårddiskar hos den anställde i företag och organisationer, något som försvårar möjligheten till att andra skall kunna söka och återfinna dokumentet4. Lagring är centralt i EDM, då ett elektroniskt dokument måste lagras på något sätt. En lagring som sker på annat sätt än på enskilda anställdas datorer är en förutsättning för att dokument skall kunna delas och användas av andra. Men även för att man ska kunna utveckla och skapa ett enhetligt sätt att organisera dokumenten. Ett elektroniskt dokument är inte heller bundet till att enbart vara en datafil, ett dokument kan bestå av flera sammansatta elektroniska enheter som nödvändigtvis inte behöver lagras på samma ställe. Man kan göra en jämförelse med begreppet handling i 2 kapitlet TF. Det finns handlingar som definieras som handlingar och då även dokument om de genom en rutinbetonad åtgärd kan skapas av olika elektroniska källor"'. Så"ka, samanställa och återfå dokument Att kunna söka reda på, återfå och sammanställa elektroniska dokument är en viktig funktionalitet. Genom olika indexeringstekniker som t ex sökmotorer kan innehållet i dokument göras sökbart och möjligt att återfå <fl. Metadata är ett annat sätt att öka möjligheten för dokument att bli sökbara och ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1 49

7 Erik Borglund för användare att hitta det specifika dokument de letar eftern. Metadata är även en viktig komponent i hantering av record där flera olika metadatastandarder används för att uppfylla arkivmässiga krav, bland annat ISAD(G)44 och VERS4s. EDMS och ERMS Modet Requirements for the Management ofelectronic Records (MoReq)4 6 gör en klar distinktion mellan vad som är ett Electronic Document Management System (EDMS) och vad som är ett Electronic Record Management System (ERMS). Bland annat så tillåter man i vanliga EDMS förändring av dokument, vilket är totalt otänkbart för ett ERMS. En annan skillnad mellan EDMS och ERMS gäller gallring, vilket regleras strikt i ERMS men kan tillåtas ned till användarnivå i EDMS. Bevarande och äkthetskontroll tillsammans med en strukturerad lagring är viktiga komponenter i ERMS, men kan utgöra valbara komponenter i EDMS. ERMS huvudsakliga syfte är att hantera record som uppstått i en verksamhet och att följa arkivmässiga krav på denna hantering. EDMS har som huvudsakligt syfte att stödja verksamheten genom attunderlätta hantering av dokument. Men som sagts i inledningen av denna artikel, i praktiken i myndigheter och företag i Sverige används EDMS på ett sätt som mer liknar den funktionalltet som ett ERMS har. Analys av EDM I Sverige finns som ovan flera gånger påtalats inte begreppet record, vilket har medfört att elektronisk dokumenthantering används som en synonym med ERM. Ett faktum som går att förklara och argumentera för med stöd i svensk arkivtradition. De allra flesta allmänna handlingar skulle gå att definiera enligt begreppet dokument som ovan redovisats. I det svenska begreppet handling finns inte ett uttalat krav på bevisvärde och transaktionen koppling, även om detta mer eller mindre är underförstått. Just detta medför att en allmän handling inte med automatik blir ett record, även om det i de flesta fall ändå är så. I Sverige ses en allmän handling i praktiken som ett dokument. Inom svensk arkivtradition utarbetar man även dokumentplaner, där organisationers dokument och dess hantering beskrivs47. Bodin4 8 använder dokument som begrepp för att beskriva både vad som på engelska borde definieras som record och för vad som definieras som vanliga dokument. Bodin definierar document som generella dokument och record som specifikt dokument. Jag kan tycka att avsaknaden av en svensk översättning av begreppet record försvårar svensk arkivtraditions möjlighet att påverka området elektronisk dokumenthantering. J ag påstår att inom offentlig verksamhet i Sverige utgör just pappersdokument den absolut största informationsmängden i offentliga arkiv. I den fallstudie som låg till grund för artikeln "What are the characteristics of records"49 var det nästan uteslutande pappersdokument som återfanns i de arkiv som studerades. Väldigt sällan fanns andra typer av handlingar som t ex ritningar, foton och filmer. I EDM finns det en grund att hantera elektroniska dokument enligt en planerad strategi, vilket ovan tydliggjorts. Men är det då möjligt att använda sig av EDM som en del i en övergripande arkivstrategi? Enligt ISO r 5489so framgår att ett record skall bevaras autentiskt dvs. skall vara det som det utger sig för att vara, det skall ha skickats eller skapats av den person som utger sig för att ha skapatrecord samt att det skall ha skapats vid det tillfälle som anges. Vidare skall ett record vara reliabelt vilket innebär att ett record skall vara så beskaffat att man kan lita på dess innehåll och att innehållet är av sådan karaktär att hela den transaktion där ett record skapats går att urskilja. Dessa två krav på record gör att de kan utgöra ett bevis för en viss transaktion. EDM har inte det primära målet att hantera dokument utifrån ovan nämnda krav, vilket framgår av den teoretiska redovisningen av EDM, utan har sitt fokus på en effektiv hantering av elektroniska dokument som i sig skall stödja organisationens arbete. EDM som övergripande strategi kan naturligtvis kompletteras med arkivmässiga krav så att dessa uppfylls, men då förvandlas enligt mig EDM till ERM. En ytterligare brist i EDM är möjligheten att förstå och bevara proveniensen vilket är fundamentalt inom arkivvetenskapen och arkivprak- so ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

8 En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv tiken. I en elektronisk miljö med elektroniska dokument och record, kan proveniensens ses som ett enormt nät av länkar och relationer mellan olika dokument och record, allt i syfte att förstå records sammanhang. Väldigt förenklat kan man se proveniensen som en del avettrecords kontext där relationerna hjälper till att förstå helheten. Som jämförelse skall jag använda knowledge management där kontexten är väldigt viktig, och är basen i förvandlingen av information till vad som kan definieras som kunskaps'. Det finns exempel där man försökt att göra EDM-system till knowledge management system bara genom att lägga till kontextuell data, ett arbete som varit väldigt misslyckatp. Med detta vill jag starkt ifrågasätta huruvida EDM som strategi eller begrepp kan vara ett stöd för arkivvetenskapen i deras strävan att kunna möjliggöra långsiktigt bevarande av elektroniska record. EDM uppfyller inte grundläggande arkivvetenskapliga krav, utan kräver omfattande kompletteringar för att göra detta. Nu höjer naturligtvis den kritiske läsaren sin röst och påtalar det uppenbara att om en organisation vill hantera record så väljer man ju inte ett EDM. Men i artikelns inledning så beskrev jag att det åtminstone i Sverige är så att dokumenthantering likställs i vissa fall med hantering av record. Detta föranleder att kunskap kring de arkivvetenskapliga bristerna som EDM faktiskt har kan vara av nytta för till exempel en organisation som skall inverstera i ett nytt EDM. För allmänna handlingar i formen av elektroniska dokument skall hanteras i enlighet med god arkivvetenskaplig tradition och inte som ett dokument. Utmaningarfor EDM Jag vill påstå att fram till mitten av 1990-talet skapades elektroniska dokument i företag och organisationer av personer som använde olika datorbaserade informationssystem. I takt med att Internet växte blev Internet och Intranät allt viktigare för företag och organisationer. Internet & intranätbaserade programvaror för kommunikation spelar idag en viktig roll för företag. Det är inte ovanligt att man inom ett intranät eller på Internet skapar en plats där t ex deltagare i projekt kan kommunicera med varandra och där de kan dela dokument med varandrasj. Att via Internet och intranät dela dokument mellan sig medför en utmaning för programutvecklare. Dels måste det program som skapar dokumentet skapa dokumentet i ett digitalt format som andra kan läsa, men själva dokumentet måste också hanteras på ett sådant sätt att det också är möjligt att ta del av via Internet och intranät. Det sker successivt en uttunning av gränserna mellan vad som är gränsen för EDM. Användandet av webbteknologi har skapat en möjlighet att tolka begreppet dokument som betydligt vidare. Som ett resultat av dessa svårigheter och gränsdragningsproblematik kan ECM ses som en lösning, vilket beskrivs nedan. ECM Enterprise Content Management, ECM, saknar en riktigt bra svensk översättning. Företagsinnehållförvaltning känns som en mindre lockande översättrung. ECM kan definieras som: "ett integrerat sätt att gripa sig an hanteringen av all information i en organisation: vilket även innefattar strategier, processer, färdigheter och verktyg" 54, ECM är ofta beskrivet som en trend som är på stark framväxt inom organisationer och företag, men som hittills väldigt lite intresserat forskaress, men det finns vissa undantag. Från ett forskningsperspektiv har ECM de senaste åren blivit intressant från ett informationssystemperspektivs6. Smith & McKeens7 frainhäver att det allt större intresset kring ECM bygger på följande; - För det första tillbringar arbetare alltför stor del av sin arbetstid med att leta efter information som de behöver för sitt arbete - För det andra finns mer information än någonsin med värdefullt innehåll i företag och organisationer. Den uppsjö av system som företag och organisationer har idag gör innehållsmängden i informationen enorm. - För det tredje att företag och organisationer inser att de inte utnyttjar sin information och dess innehåll till dess fulla potential. Mycket kunskap och ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

9 E1ik Borglund erfarenhet går förlorad då ingen struktur på information och dess innehåll finns. - För det fjärde så genererar telmikutvecklingen en möjlighet att utnyttja och använda information från olika system. Förut kunde en viss typ av information endast hanteras av en viss sorts system, en begränsning som idag är på väg att försvinna på grund av telmikutveckling. ECM är inte ett koncept eller begrepp som har utvecklats från grunden. När organisationer datoriserade sin administration och sitt vardagliga arbete, uppstod ett behov av att kunna organisera och hantera skapade elektroniska dokument5 8. Elektroniska dokumenthanteringssystem, vilka har redovisats ovan, fyllde detta primära behov i organisationer. EDM-system syftade till att göra verksamheten mer effektiv och att minimera organisationers behov av pappers9, Precis som ovan nämns så tydliggjorde Sprague6o att en av de positiva egenskaper som EDM medför i en organisation är möjligheten att bevara det organisationena minnet. Inom arkivvetenskapen anses ofta att arkivet utgör en organisation samlade kunskap/minne. Denna likhet resulterar implicit att inom ramen för begreppet ECM så ingår även Electronic Record lv[anagement (ERM), och system som sköter detta 6 '. Det finns flera stora skillnader mellan ERM och EDM. En är att i ett ERM-system är avsikten att bibehålla reliabilitet och autenticitet i record 6 ' samt att möjliggöra bevarande under lång tid av record 6 3. skillnaden mellan EDM, ECM och ERM kommer nedan att presenteras mer utförligt. Nästa viktiga steg, som slutligen resulterar i ECM, var utvecklandet av webbtelmik och den explosionsartade utveckling som Internet och även Intranät har fått. För företag och organisationer blev Internet och Intranät en affärskritisk tillgång, som krävde att innehållet förvaltades och hante~ades effektivt. Informationssystem som hanterade webbinnehåll såg dagens ljus. Dessa Content Management system (CM) blevverktyget som kompletterade EDM i företag och organisationer genom att hantera webbsidor och den information som fanns på dessa, både interna och externa 6 4. Nästa steg i utvecklingen var ECM, vilket väldigt enkelt inkluderar både funktionalitet från EDM -system och CMsystem. ECM syftade till att integrera all hantering av ett företags och en organisations informationsinnehåll6s. Päivärinta & Munkvold 66 beskriver att komponenterna som de uppfattar ingår i ECM är komponenter som inom informationssystemsforsirning är välkända och accepterade. De skiljer sig i sin analys av ursprunget till ECM från vad som Smith & McKean 6 7 står för. Päivärinta & Munkvold 68 anser att ursprunget till ECM har skett genom en utveckling från Information Resourse Management (IRM), EDM och Knowledge Management (KM). Eftersom forsirning på vad ECM står för och vad som ingår i detta begrepp är synnerligen begränsat så baseras presentationen av ECM's beståndsdelar på delar av detta begränsade urval. Päivärinta & Munkvold 6 9 beskriver ECM som bestående av olika delar som tillsammans gör helheten. Dessa delar är; Organisationsmodell, Mål och effekt/resultat, Innehållsmodell, Infrastruktur, Administration, Hantering av förändring. Var och en av dessa komponenter utgör en del i en större strategi som kallasecm. Mål och Effekt av implementering av ECM i organisationer I enecm-lösning i ett företag eller i en organisation hanteras i regel olika komponenter och delar i lösningen av olika delsystem7. Päivärinta & Munkvold7' har utifrån s8 olika fallstudier som presenterats på AIIM, the ECM Association7', studerat och analyserats vilka mål och förväntade effekter som olika genomförda implementeringar av ECM har haft. - Förbättra internt och externt samarbete - Nyutveckla tjänster eller produkter alternativt skapa mervärde på befintliga - Kvalitet och reliabilitet på information och dess innehåll ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

10 En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv - Skapa en professionell och modern image av organisationen mot samtliga av organisationens intressenter - Möjliggöra en effektiv, slagkraftig och flexibel miljö för kunskapsförmedling och verksamhetsprocesser - Ett mer effektivt arbete med kunskap - Möjliggöra bevarande av organisationens minne vilket inkluderar dess historia och genomförda transaktioner - Direkta kostnadsbesparingar i olika informationsprocesser - Svara upp emot interna och externa regler och i vissa falllagar och förordningar - Funktioner som möjliggör utveckling av nya CM applikationer snabbt, men även förvaltning av existerande CM applikationer Moduler och Livscykel De stora aktörerna på ECM marknaden som till exempel EMC, Open Text Corporation, Interwoven, Vignette och Microsoft7J bygger alla sina ECMlösningar på olika programmoduler som tillsammans med någon form av lagringslösning skall ge organisationer ett samlat grepp om all information och dess innehåll. Hittills harecm-lösningar varit fristående program som legat utanför de vanligaste programvaror man finner på en kontorsdator. Men Microsoft bryter den trenden då de med sin nya Sharepoint server74 som tillsammans med Office 2007 kommer att erbjuda en funktionalltet som skall kunna stödjarecord management. En funktionalitet som blir inbäddad i program för vanliga kontors och hemmaanvändare. Men vanligast är att kommersiella aktörer erbjuder sina kunder en helhetslösning där kunden köper de moduler som de har behov av. Ovan exemplifierade kommersiella aktörer har en sak gemensamt, de ser alla att information och dess innehåll har en livscykel. Implicit så ser man då att all information har ett skapandeögonblick och ett dödsögonblick. Livscykelbegreppet motiveras på grund av vikten att till exempel ha strategier för hur man hanterar informationsinnehåll i filer som är programberoende och som har en lång livs- tid, men också att det är kostsamt att bevara informationsinnehåll som egentligen skulle kunna förstöras75. Det är viktigt att ha en strategi för hur man tar emot, distribuerar, registrerar, lagrar, återfår, omvandlar, skyddar och förstör informationsinnehåll. Som den observante läsaren säkert ser, finns det stora likheter i vad som man inom arkivvetenskapen utför i olika former av appraisa/7 6, det vill säga strategier som påverkar värdering av record. Metadata och Taxonomi I ECM utgör användandet av metadata en viktig komponent. Metadata har inom EDM använts för att beskriva dokumentet, men också för att beskriva kontext. Detsamma gäller för informationsinnehåll i ECMn. En av de stora utmaningarna vid införande av en ECM lösning är att finna en gemensam metadatastruktur för hela organisationen. Ur ett forskningspel,"spektiv är automatisk metadatagenerering ett prioriterat område7 8 Metadata är en förutsättning för att tillgång och sökning av information kan möjliggöras, för att kunna förstå relationer mellan organisationellaenheter och informationsenheter samt för att stödja bevisvärdet i informationen79. Taxonomi lyfts också fram som en viktig framgångsfaktor för ECM 80 Med taxonomi menas att man klassificerar informationsinnehållet efter en organisations fastställda och överenskmnna struktur, vilket tillsammans med en organisations gemensamma metadatastruktur är en förutsättning för att ECM skall kunna bli en framgångssaga. Analys av ECM Hur relateras då ECM med electronic record management? Eftersom ECM står för en samlad strategi och angreppssätt för att hantera allt informationsinnehåll i företag och i organisationer så ingår implicit begreppet record i detta begrepp. Inom arkivvetenskapen finns det idag två stora teoretiska perspektiv då det gäller hur man ser på tid och existens av record. Vi har dels det traditionella livscykelperspektivet som bygger på att record skapas och är aktivt, för att sedan övergå till en semiaktiv fas, vilken sen övergår till en inaktiv fas för att ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 200J:I 53

11 Erik Borglund sluta med att ett beslut tas huruvida man skall spara eller förstöra recorcfs'. Det andra perspektivet är The Records Continuum Modet utvecklad huvudsakligen vid Monash University av företrädesvis Frank Upward med kollegor. I The Records Continuum Modet så anser man att ett record hela tiden är på väg att bli till, att det existerar i ett continuum 8 '. Det innebär att record kan skifta från aktiv till inaktiv flera gånger. Continuumperspektivet innebär också att man redan då record skapas måste veta om det skall bevaras lång tid, då metadata fångas i skapandeögonblicket. I Sverige, till skillnad från exempelvis Nordamerika, särskiljer vi inte på yrket arkivarie och records manager, då record är en del av arkivet i den stund då de blir till 8 J. Den Nordamerikanska arbetsordningen är att arkivarier sköter det som skall arkiveras, de record som inte förstörs, vilket underförstått medför att de utgår från ett livscykel perspektiv. J ag påstår att Sverige mestadels har en arkivtradition som skulle kunna förklaras i termer av ett livscykelperspektiv. Ett argument är, att då material inkommer till arkivet så är det arkivariens uppgift att metadatamärka dessa i enlighet med gällande arkivredovisning. Utifrån The Records Continuum Modet märks record med de nödvändiga metadata i den stund då de blir till. The Records Continuum Modet har i Australien blivit basen i arbetet med att hantera elektroniska record vilket avspeglas i flertalet vetenskapliga artiklar och böcker från Australien 8 4. Vad har då detta med ECM att göra? J o, eftersom jag ovan beskrivit att de flesta ECM-komponentsleverantörer hanterar informationsinnehållet under dess livstid med hjälp av ett livscykelperspektiv, så anser jag det blir en teoretisk krock mellan ECM och modern arkivpraktik, vilket för mig är att utgå från ett continuum perspektiv. Enligt mig har ett livscykelperspektiv ett berättigande i hantering av pappersdokument och pappersbaserade record, vilka ofta följer en viss administrativ process. En process med en tydlig start och ett tydligt slut förstärker synen på att det också är formen av en livscykel. Man förflyttar, av utrymmesbrist, dokument från ett närarkiv till arkiv allt längre från dem som hanterade dokumentet ursprungligen och slutligen gallras alternativt skickas dokumenten till exempelvis riksarkivet. Då det gäller elektroniska dokument har vi inte problem med avstånd eller att dokument tar plats. Jag kan återfå ett dokument som ligger på en server i en annan kontinent snabbare än det tar för mig att gå till ett närarkiv. Men viktigast kanske är att man då det gäller pappersdokument som anländer till en arkivinstitution vant oss med att arkivarien ordnar och förtecknar inkommet material. I en elektronisk värld måste ordnande och förtecknande grundläggas i samma stund som ett elektroniskt dokument eller record skapas för att inte autenticitet och reliabilitet skall gå förlorad. Enligt The Records Continuum Mode! så är record aldrig färdiga utan är kontinuerligt på väg att bli till, och dess aktivitetsgrad kan skifta från aktiv till inaktiv kontinuerligt. I och med att leverantörer och tillverkare av olika ECM moduler har ett livscykelperspektiv finns det stor risk att man i de system som utgör början av livscykeln som t ex EDMS inte fångar den metadata som är nödvändig för att bevara record eller dokument autentiska och reliabla redan då de skapas. Vilket är en absolut nödvändighet om man önskar uppfylla arkivvetenskapliga krav. Att senare i livscykeln fånga dessa metadata anser jag vara synnerligen orimligt, vilket underförstått innebär att de record och dokument som sedan arkiveras i en ECM lösning troligtvis inte är tillräckligt autentiska eller reliabla. The Records Continuum Modet har utvecklats vidare till att även omfatta information och informationsprocesserss. Utan att fördjupa mig i olika varianter av The Records Continuum Modet kan jag konstatera att den är en rak motsats till livcykelbegreppet. Förutom att stärka och teoretiskt beskriva hur information i olika former används i en dynamisk och föränderlig miljö, så anser jag att The Records Continuum Modet bättre representerar en verklig verklighet kring informationshantering än vad livcykelperspektivet gör. Detta innebär att jag är fast övertygad om att The Records Continuum Modet är en teoretisk bas som skulle kunna utveckla och stärka grunden i ECM. Till exempel genom att möjliggöra samverkan mellan olika programmo- 54 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

12 En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv duler som de kommersiella mjukvaruföretagen tillhandahåller, som idag bygger på att information långsamt förlorar i värde och därmed sjunker kravet på snabb åtkomst. Jag tror attföretag och organisationer är intresserade av snabb tillgång oavsett fysisk ålder på information som lagras. Tar det för lång tid kan nyttan eventuellt försvinna. Att utgå från en världsbild där användning av information i olika former går att beskriva från en aktiv fas till en inaktiv fas, tror jag i det långa loppet kommer att falla på sin egen orimlighet. Avslutande diskussion Hade denna artikel skrivits på engelska hade titeln troligen varit: EDM & ECM Hype or Hope? För det är så jag känner lite inför dessa två begrepp och kanske framförallt inför ECM. ECM har utvecklats ur ett praktikerperspektiv, vilket inte skall förringas, men kanske måste dess existens ses som ett desperat rop på hjälp. Mängden information som skapas elektroniskt har bevisligen vuxit så pass mycket att det behövs nya metoder och tekniker för att hantera denna. Under 1990 talet kom en trend som hette Information Architecture (IA) 86 la lyftes fram som ett av de viktigaste forskningsområdena inom utveckling av informationssystem och förenklat är la tänkt att ses som en ritning över en organisations informationsbehov. Kritiken som ganska snabbt kom mot la, låg bland annat i svårigheten att fånga en organisations samlade informationsbehov och modellera en ritning över detta. la som begrepp har sina värdefulla poänger, men jag upplever att la strävade efter att nå en liknande helhetslösning som ECM strävar efter. Det är naturligtvis så att om en organisation eller företag skapar enorma mängder information i elektronisk form som de sedan lagrar, så är det sannerligen inte särskilt kostnadseffektivt om man inte kan hitta och använda denna elektroniska information. För det är väl inte någon mening med att lagra något som man sedan inte kan hitta? Arkivvetenskapen har erfarenhet av att bevara olika former av information under lång tid, vilket jag inte direkt kan finna ha påverkat utvecklingen av vare sig ECM eller EDM, utifrån den litteratur jag studerat. Både EDM och ECM använder tekniker som metadata, taxonomilklassificering, tekniker för att stödja en fungerande och mogen hantering av dokument och innehåll. Det är dock slående hur mycket som arkivvetenskapen har att bidra med till dessa två begrepp. Låt mig kort utveckla detta. Sprague 8 7 beskrev utmaningen som elektroniska dokument medför, där man i ett elektroniskt dokument kan bädda in ljud, bilder, rörliga bilder och vanlig text, vilket inte kan bevaras och förstås om man skulle skriva ut dokumentet på papper. Det här är ju ett problem som har varit känt inom arkivvetenskapen gällande elektroniskarecord sedan tidigt 1990-tal 88 Visserligen kan man kritisera arkivvetenskapen för att inte bättre nått ut med sitt budskap, men det fråntar oss inte kunskapen vi har i detta äinnesområde kring elektronisk information. Ett annat område där vi också har kunskaper är användande av metadata och taxonomi/klassificeringar. Vi använder metadata, ISAD(G)B9, VERS90, försäkringskassan har sitt egenutvecklade edoc, och det finns flera andra organisationsspecifika metadatastandarder. Vårt svenska arkivschema, diarie- och dossierplaner kan ses som vår svenska arkivtaxonomi. Men vi har dessutom även en unik kunskap som inte är näinnd i vare sig den litteratur jag läst kring EDM eller ECM, och det är vikten av kontextuell koppling och vikten av bevisvärde för records. För det kan väl inte vara så att det bara är arkivvetenskapen som förstår att informations kontextuella koppling spelar en avgörande roll i möjligheten att förstå information i efterhand. Att hantera lagrad information så att den är autentisk och reliabel kan det väl inte finnas organisationer eller företag som inte önskar? Som ovan beskrivits är kontextuell koppling viktigt i knowledge management men försöken att konvertera EDMS till knowledge management systems genom att lägga till enkel kontextuell metadata har varit synnerligen fruktlösa9'. Inom vår egen domän, arkivvetenskapen har vi dessutom en utmärkt standard för metadata för records i ISO I-r9' som är ett bra exempel på att arkivvetenskapen har tagit fram tekniker och metoder som kan underlätta arbetet med metadata. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007=1 55

13 E1 ik Borglund Är då EDM och ECM Hype or hope? Jag vill inte gå så långt att säga att något är enbart en trend, men däremot anser jag att det är dags för arkivvetenskapen som akademisk disciplin att ta mod till sig och visa på den bredd som ämnet står för, och kanske vara mer aktiv till att förvandla ECM till EIM vilket skulle kunna översättas med Electronid Enterprise Information Management, för det är väl det som det egentligen handlar om, information som företag och organisationer skapar i sin verksamhet och som bevaras under kortare eller längre tidsperioder, med andra ord arkivvetenskap. NOTER r. T ex Storage world som gick av stapeln den 25 oktober 2006, l cstjansterr.idg.selseminarsl hotspot_detail.asp?hotspotid= ISO , Information and documentation - Records management- Part 1: General, International Standards Organization, Geneva 2001, s Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Anneli Sundqvist (red.), Folkrörelsernas arkivförbund & Näringslivets arkivråd, Stockholm Model requirements for the management of electronic records, European Commission, Office for Official Publications of the European Communities, Luxembourg Databaser som använts har varit skötta av följande organisationer: ACM,http:llportal.acm.orglportal.cfm; EBSCO, IEEE, ieeexplore.ieee.org/xplorelguesthome.jsp; Science Direct, lwww.sciencedirect.coml. 6. Se t ex Erik Borglund, A first step towards general quality requirements for e-records, Artikel presenterad vid 14th International Conference on Information Systems Development - ISD 2005 Karlstad; Erik Borglund, "Eiectronic record quality, necessary inter alia for trustworthy e-government services" i I K. S. Soliman (Ed.), Information management in modern enterprise: Issues & solutions. Proceedings of the 2005 international business information management conference July 5-7, 2005 Lisbon, Portugal, s , IBIMA 2005; Erik Berglund, "Operational use of electronic records in police work" [Eiectronisk version], Information Research 10(4), llnformationr.net/irl Io-o/papen 36.htrnl, 2005; Erik Borglund, A predictive mode) for attaining quality in recordkeeping, licentiatavhandling Mittuniversitetet, Sundsvall 2006; Erik Borglund, Fulfilling electronic record requirements: Good practice from two swedish organizations, artikel presenterad vid Archiving 2006, May Ottawa; Erik Borglund & Lena-Maria Öberg, What are the characteristics of records, artikel presenterad vid IRIS 28, 6-9 augusti 2005 Kristiansand; Erik Borglund & Lena-Maria Öberg, Operational use of records, artikel presenterad vid IRIS 29, augusti 2006 Helsingör; Lena-Maria Öberg & Erik Borglund, "What are the characteristics of records?", International Journal of Public Information Systems, 2006(1): ISO , s Ibid. och Sue McKemmish, Barbara Reed & Michael Piggott, "The archives", i Sue McKemmish, Michael Piggott, Barbara Reed & Frank Upward (Ed.), Archives: Recordkeeping in society, s , Charles Sturt University, Centre for Information Studies, Wagga Wagga Mode) requirements for the management of electronic records. 10. Se Barbara Reed, "Records", i Archives: Recordkeeping in society, s r. Elisabeth Shepherd, & Geof&ey Yeo, Managing records: a handbook of principles and practice, Facet Publishing, London ibid. 13. David Roberts, "Defining electronic records, documents and data" i Archives and Manuscripts, 22(1):1994: Shepherd & Yeo, a.a. 15. Roberts, a.a. I6. ibid. 17. Veronica Johansson, "Elektroniska dokument i informationspolitisk belysning: En fråga om makt, kontroll och förändringar", i Human IT, 7(2):2004: John Seely Brown & Paul Duguid, "The sociallife of documents" 1996 [Elektronisk Version], First Monday, I ( 1 ), lwww.firstrnonday.orglissueslissue Il documentslindex.htrnl, 20o6-1I-o Johansson, a.a. 20. Ibid s r. Michael Keeble Buckland, "Information as thing" i Journal of The American Society for Information Science, 42(5): 1991: ; Michael Keeble Buckland, "What is a "Document"?" i Journal of American Society for Information Science, 48(9): 1998: Buckland, "Information as thing" 23. Tero Päivärinta, A genre-hased approach to developing electronic document management in the organizations, doktorsavhandling, University of Jyväskylä, Jyväskylä 2ooi, citat från s Ralph H Sprague, "Eiectronic document management: Challenges and apportunities for information systems managers" i MIS Quarterly, I9(I):1995: ISO I5489-I s Päivärinta, a.a. 27. ibid. 28. ibid s Sprague, a.a. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

14 En introduktion till EDM och ECM ur ett arkivvetenskapligt perspektiv 30. Johannes Meier & Ralph Sprague, Trrwards a better unde1'standing of electronic domment management, paper presented at the 29th Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii I I. Sprague, a.a.; Meier & Sprague, a. a. J2. ibid Se Tom Sahlen, "Kaos eller struktur - om modern dokumenthantering" i Dokumentstyrning i processorienterade organisationer s Lars-Erik Hansen & Roger Löfgren, "Den digitala dokumenthanteringsprocessen kräver ett digitalt arkiv" i Dokumentstyrning i processorienterade 01-ganisationer s. 87- I Sprague, a.a. J6. ibid. 37 ibid. 38. Sven Bodin, "Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem" i Dokumentstyrning i processorienterade organisationer s ; Hansen & Löfgren, a.a.; Sprague, a.a. 39 /docs.google.corn/ 40. Öberg & Berglund, a.a.; Sprague, a.a. 4I. Ibland nämns begreppet potentiell handling, men i TF är detta inte ett begrepp. 42. Sprague, a.a. 43 Bodin, a.a.; Hansen & Löfgren, a.a. ; Sahlen, aa; Lisa D Murphy, Digital document metadata in organizations: Roles, analytical approaches, and future research directions, Paper presented at the 31th Annual Hawaii International Conference on System Sciences, Igg8. 44 General International Standard Archival Description (ISAD-G), International Council on Archives, Adopted by the committe on descriptive standards, Stockholm, Sweden, I september I 999, (2. ed.), Subdirecci6n General de Arehivas Estatales, Madrid zooo. 45 Public Records Office Victoria, oj-o Mode! requirements for the management of electronic records. 47 Sahlen, a.a. 48. Bodin, a.a. 49 Öberg & Berglund, a.a. 50. ISO I 5489-I, s. 3; Reed, a.a. 5 I. T ex David C Blair, "Knowledge management: Hype, hope, or help?", Journal of the American Society for Information Science and Technology, 53(12):zoo2: 10I9-1028; llkka Tuomi, "Data is more than knowledge: lmplications of the reversed knowledge hierarchy for knowledge management and organizational memory", Journal of Management Information Systems, I6(J):Iggg:IOJ-I I ibid. 53 Se t ex V Balasubramanian & Alf Bashian, "Document management and web technologies: Alice marries the mad hatter.", Communications of the ACM, 4I(7):Igg8:I07- II5; Gail L Rein, Daniel L McCue & Judith A Slein, "A case for document management functions on the web", Communications of the ACM, 4o(g):I997:8I-8g. 54 Översatt till svenska från Stig Nordheim & Tero Päivärinta, Customization of enterprise content management systems: An expieratory case study, Paper presented at the 37th Hawaii International Conference on System Sciences, Jan s-8, Hawaii zoo4. 55 Nordheim & Päivärinta, a.a.; Tero Päivärinta & Bj121rn Erik Munkvold, Enterprise content management: An integrated perspective on information management, Paper presented at the 38th Hawaii International Conference on System Sciences, Jan 3-6, Hawaii Bj121rn Erik Munkvold, Tero Päivärinta, Anne Kristine. K. Hedne & Elin Stangeland, Contemporary issues of enterprise content management: The case of Statoil, Paper presented at the uth European Conference on Information Systems, June I9-2I, Naples Heather A. Smith & James D. McKeen, "Developments in practice viii: Enterprise content management", Communications of the AIS, u:zoo3: ibid. 59 Sprague, a.a. 6o. ibid. 61. Se t ex David Bearman, "Record-keeping systems, Arehivaria (J6):200J:I6-J6; Charles M. Dollar, Archival theory and information technologies : The impact of information technologies in archival principles and methods, Univ. of Macerata, Macerata I992; Albert Meijer, "Accountability in an information age: Opportunities and risks for records management", Archival Science, I: 200I:J6I-J Reed, a.a. 63. Se t ex Luciana Duranti, "Concepts, principles, and methods for the management of electronic records", The Information Society, I7:20oi :27I -279; Meijer, Accountability in an information age; Albert Meijer, "Eiectronic records management and public accountability: Beyond an instrumental approach", The Information Society, I7:20oi: Smith & McKeen, a.a. 65. ibid. 66. Päivärinta & Munkvold, a.a. 67. Smith & McKeen, a.a. 68. Päivärinta & Munkvold, a.a. 6g. ibid. 70. Stig Nordheim & Tero Päivärinta, "Implementing enterprise content management: From evolution through strategy to contractions out-of-the-box", Accepted for publicarians in European Journal of Information Systems 2006; Päivärinta & Munkvold, a.a. 71. Päivärinta & Munkvold, a.a. 72. The ECM Association EMC, Open Text Corporation, /www.hummingbird.com; lnterwoven, l Vignette, Microsoft, /www.microsoft.com. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 200 7:1 57

15 Erik Borglund 74 FXroo4g2ooro3 3.aspx. 75 Munkvold, Päivärinta, Hodne & Stangeland, a.a. 76. McKemmish, Piggott, Reed & Upward, a.a.; Shepherd & Yeo, a.a. 77 Munkvold, Päivärinta, Hodne & Stangeland. a.a.; Päivärinta & Munkvold, a.a. 78. Päivärinta & Munkvold, a.a. 7g. Murphy, a.a. 8o. Munkvold, Päivärinta, Hodne & Stangeland, a.a.; Päivärinta & Munkvold, a.a. Sr. Se t ex. Anne J. Gilliland- Swetland, Enduring paradigm, new apportunities : The value of the arehivat perspective in the digital environment, Council on Library and Information Resources, Washington D.C. 2000; Shepherd & Yeo, a.a. 82. Väl beskrivet i följande artiklar: Frank Upward, "Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving processes, and beyond - a personal reflection" i Records Management Journal, ro(3):2ooo:rr5-r3g; Frank Upward, "The records continuum and the concept of an end product", i Archives and Manuscripts, J2(r):2004:4o-62; Frank Upward, "Continuum mechanics and memory banks: (r) multipolarity'', i Archives and Manuscripts, 33(r):20o5:84- rog; Frank Upward, ''The records continuum", i Archives: Recordkeeping in society, s Anna Christina Ulfsparre, "Archival science in Sweden", i Kerstin Abukhanfusa (red.) The concept of record: Report from the seeond Stockholm conference on arehivat science and the concept of record, 30-3 r may rgg6, s , Swedish National Archives, Stockholm rgg ISO r; ISO 1548g-2. Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines, International Standards Organization, Geneva 20or; Sue McKemmish, "Placing records continuum theory and practice", i Arehivat Science, r(4):2oor :333-35g; Sue McKemrnish, ''Traces: Document, record, archive, archives" i Archives: Recordkeeping in society, s.r-20; Part r - The dirks methodology: A users guide, National archives of Australia, 20or; Reed, a.a. 85. Don Schauder, Larry Stillman & Grame Johnsson, "Sustaining a community network: The information continuum, e-democracy and the case of vicnet'' i The Journal of Community Informatics, I(2):2005:7g-ro2; Frank Upward & Larry Stillman, Community informatics and the information processing continuum, Paper presenred at the Constructing and Sharing Memory: Community informatics, ldentity and Empoverment, P ra to g- r I October 2oo Roger Evemden & Elaine Evernden, ''Third-generation information architecture", i Communications of the ACM, 46(3):2003:g5-g8; William J Kettinger, James T C Teng, & Subashish Guha, "Information architectural design in business process reengineering", i Journal of Information Technology, rr(i):igg6:27-37; K. Pelly Periasamy & David F. Feeny, "Information architecture practice: Research-hased recommendations for the practitioner", i Journal of Information Technology, I 2(3): rgg7: Ig Sprague, a.a. 88. Se t ex Bearman, a.a.; David Bearman, Electtonic evidence: Strategies for managing records in contemporary organizations, Archives and Museum Informatics, Pittsburgh Igg4 ; Dollar, a.a. Sg. General International Standard Arehivat Description (ISAD-G). go. Public Records Office Victoria 2003, I6. gr. Blair, a.a.; Tuorni, a.a. g2. ISO 2308I-r, Information and documentation Records management processes - Metadata for records - Part r: Principles, International Standards Organization, Geneva ss ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007 : I

16 PEETER MARK Barnhemsbarn i arkiven Peeter Mark beskriver översiktligt konsekvenserna av den uppmärksamhet barnhemsbarns situation får for arkivinstitutioner och arkivfunktioner och diskuterar med exempel från Stockholms stadsarkiv vilket nytänkande det kan fora med sig. Den 2 7 november 2005 sände Sveriges Television programmet Stulen barndom om situationen vid västsvenska barnhem under 1950-, 6o- och 70-talen. I dokumentären, producerad av journalisten Thomas Kanger, granskades förhållandena på barnhemmet Skärsbo i Alingsås, där flera hundra pojkar var placerade under denna tid. I programmet belystes den vanvård och de övergrepp som många pojkar hade upplevt under vistelsen på Skärbo. Intervjuer med flera f d barnhemsbarn vittnade om i huvudsak mycket negativa upplevelser vid vistelserna på barnhemmet. Programmet fick efter att det visades förhållandevis stor massmedial uppmärksamhet. Dessa barnhems- och fosterhemsplaceringar kommenterades och diskuterades i TV och dagspress och äinnet väckte många starka reaktioner. Enskilda personer vilka varit föremål för placering samt intresseföreningarna Samhällets styvbarn och Stulen Barndom påbörjade ett lobbyarbete gentemot politiska beslutsfattare med syfte att kräva en upprättelse från stat och kommun samt även ekonomisk ersättning med anledning av den vanvård de påstod sig varit utsatta för. Den mediala bevakningen fortsatte till och från under hela Socialstyrelsen fick med anledning av detta av regeringen i uppdrag av regeringen att utreda uppgifterna om omfattningen av regelbundna och systematiska kränkningar, övergrepp och vanvård på svenska barnhem åren Utredningen skulle vidare föreslå åtgärder i syfte att stödja de utsatta samt hur deras erfarenheter kunde dokumenteras. Dåvarande folkhälsa- och socialtjänstministern MorganJohansson följde därmed den norska regeringen i spåren. Efter lång opinionsbildning i frågan genomfördes i Norge en landsomfattande utredning av förhållandena vid barnhem De missförhållanden som då uppdagades ledde till att barnhemsbarnen gavs en offentlig ursäkt av staten. Stortinget beslutade därefter att bevilja de drabbade skadestånd med upp till 300 ooo norska kronor vardera. Socialstyrelsens uppdrag redovisades i en rapport våren Där föreslogs en oberoende gransk- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1 59

17 Peete1 Mark ning av den sociala barnavården under perioden o. Ett avsnitt i rapporten berörde även arkivaspekten. Var den skriftliga dokumentationen, dvs i första hand s k barnavårdsakter och barnhemsjournaler, förvarades och hur berörda personer kunde erhålla hjälp och efterfrågad information i kommuner och landstingvar frågor som utredaren sökte svar på. Stockholms stadsarkiv, där efterfrågade handlingar från Stockholms stad förvaras, kontaktades av utredaren i ett tidigt skede och arkivpersonal intervjuades under utredningens gång. Resultatet blev ett eget avsnitt i utredningsrapporten där Stadsarkivet lyftes fram som ett typ- eller åskådningsexempel. Vidare gavs Riksarkivet i uppdrag att färdigställa vägledande information om hur man som privatperson söker efter uppgifter om beslut och vistelse i barnhem och fosterhem. Som en konsekvens av det fick Stadsarkivet uppdraget att framställa en informationsbroschyr. Denna utkom i tryck våren Med hänvisning till Socialstyrelsens rapport tillsatte regeringen sommaren 2006 ytterligare en utredning, Utredningen om vanvård i den sociala barnavården, om dokumentation och stöd till enskilda som utsatts för övergrepp under den aktuella perioden. Även här uppmärksammades arkivfrågan och i kommittedirektivet angavs att dokumenterade intervjuer med de drabbade även skulle kompletteras "med studier av arkivmaterial". I expertgruppen representerades arkivsektorn av en representant från Stockholms stadsarkiv. Uppdraget ska redovisas senast den 1 juni Konsekvenser för arkiven - exemplet Stockholm stadsarkiv Konsekvenserna av sändningen av TV-programmet i november 2005 blev omedelbara framför allt för kommunarkiven, men även landstingsarkiven, i hela landet. Antalet förfrågningar från i första hand f d barnhemsbarn med begäran om kopior av bl a barnavårdsakter och barnhemsjournaler ökade explosionsartat. Ökningen avtog efter en tid men antalet förfrågningar höll sig på en fortsatt hög nivå fram till hösten En begäran om att ta del av sin barnavårdsakt genererade dessutom ofta följdfrågor, t ex avseende kopior av barnhemsjournal ABC-nytt sände den 2 3 :e januari 2006 ett TV-inslag om f d fosterbarn som planerade en gruppstämning mot Stockholms stad p g a barnavårdsnämndens beslut att under och 6o-talen skicka tiotusentals barn till fosterhem i framför allt Småland och Norrland. Gruppstämningar mot Göteborgs och Malmö stad förbereddes också. Efter detta inslag ökade mängden inkomna förfrågningar ytterligare. De ovannämnda intresseföreningarna uppmanade dessutom på sina hemsidor personer som varit utsatta för övergrepp att kontakta kommunarkiven för att få kopior av sina akter. Ett exempel från föreningen Samhällets styvbarns gästbok på we b ben i januari 2006: "Kjell i Umeå o :46 Telefonnumret till Stadsarkivet finns på kommunsidorna i telefonkatalogen. Bara förklara att du önskar få kopior på ALLT de har om dig! Fråga om de tänker ta betalt för kopiorna och i så fall hur mycket och vad totalsumman blir - för att undvika överraskningar. Har du varit på fler ställen så kan det bli det fler kommuner och stadsarkiv du måste kontakta. Papperen kommer efter ett par, tre veckor, de behöver den tiden för att klippa i informationen med hänvisning till sekretessen. Själv fick jag bara strimlor av vissa sidor!" Hur tacklade då Stockholms stadsarkiv den uppkomna situationen? Tidigt konstaterades en fördubbling av antalet inkomna förfrågningar av denna typ. När bokslut gjordes årsskiftet 2006/ 2007 blev resultatet att ca 6oo ärenden hade mottagits under 2006 mot ca 300 ärenden under Av dessa 6oo inkom ca 400 under första halvåret. Handläggningsprocessen vad gäller denna typ av förfrågningar är ofta komplicerad och tidskrävande p g a att innehållet i akter och journaler omfattas av sekretesslagens bestämmelser (SekrL kap 7 4). En barnavårdsakt varierar naturligtvis i omfång men 6o ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

18 Barnhemsbarn i arkiven kan ibland bestå av hundratalet sidor. Om kopior beställs måste hela akten först kopieras. Därefter måste innehållet menprövas. Känsliga uppgifter stryks i kopiorna. Dessutom tar handläggaren ofta en personlig kontakt med förfrågaren; ett intervjuförfarande genomförs för att kunna utröna vilka uppgifter som kan lämnas till vederbörande p g a dennes kännedom om känsliga uppgifter om t ex närstående. Ibland kan fullmakter från i akten förekommande familjemedlemmar upphäva sekretessen. Ett ärende där en komplex fainiljesituation föreligger kan därför ta åtskilliga arbetstimmar, ibland dagar eller i undantagsfall t o m veckor, att handlägga. I och med den stora ärendetillströmningen kunde tidigare överenskomna handläggningstider inte längre hållas. Stadsarkivet gjorde bedömningen att antalet förfrågningar skullligga på en fortsatt hög nivå även en längre tid framöver och att det sannolikt skulle dröja innan det stora intresset för dessa handlingar skulle klinga av. Efter att kontakter tagits både på politiker- och tjänstemannanivå i Stockholm stadshus gavs klartecken att tillfälligt anställa två extra handläggare för att komma tillrätta med balanserna. Delvis förändrade arbetssätt inom arbetsgruppen i kombination med resursförstärkningen medförde att arbetssituationen normaliserades under hösten Även om köriderna till en början var långa och det dröjde innan efterfrågade aktkopior kunde sändas iväg var responsen från de personer vilka kontaktade Stadsarkivet ändå genomgående positiv. Många såg Stadsarkivet som en neutral aktör i motsats till barnavårdsnämnd och socialtjänst, vilka ett flertal uppenbarligen hade en negativ erfarenhet av. Ibland var dock förväntningarna på vad aktmaterialet skulle innehålla för information alltför högt ställd. Några uttryckte därför sin besvikelse över att upplevda missförhållanden vid barn- eller fosterhem inte fanns dokumenterade i handlingarna. Erfarenheter Små och medelstora kommunarkiv hamnade av naturliga skäl inte i fokus på samma sätt som större kommunarkiv när den massmediala bevakningen var som störst under 2oo6. Ändå var kanske möjlig- heten att tackla den uppkomna situationen många gånger lättare i de större kommunerna tack vare lång erfarenhet vid handläggning av denna typ av sekretessprövningsärenden och ibland även större kompetens. Den personliga kontakten mellan handläggare och förfrågare som inte sällan förekommer är dessutom ofta av samma slag som mellan en socialsekreterare och en klient vilket även det kräver en kompetens som tar tid att bygga upp. På många mindre kommunarkiv överlämnades därför dessa ärenden rutinmässigt för handläggning från arkivfunktionen till socialtjänsten, en i sig tveksam lösning eftersom akterna formellt är överlämnade till kommunarkivet för slutförvaring. Arkivfunktionen skall därför också ansvara för utlämnandet av handlingar och inte socialtjänsten. Under de senaste decennierna har vi allt oftare kunnat notera att arkivmaterial av olika slag uppmärksammas av media och hamnar i fokus, naturligtvis även i vår omvärld. I Östeuropa var kanske öppnandet av Stasiarkiven det mestvälkända exemplet på hur arkivmaterial kan bli till sprängstoff och förstasidesnyhet över en natt. Från svensk horisont kan nämnas beslutet i slutet av 1990-talet om ersättningar till kvinnor vilka utsatts för tvångssteriliseringar, vilket ledde till att framför allt landstingsarkiven hamnade i blickpunkten p g a där förvarade journalhandlingar från sjukhusen. I ett kortare tidsperspektiv upplevs nog denna massmediala bevakning och den därefter uppkomna situationen med en påtvingad fokusering på lösning av den praktiska ärendehandläggningen som huvudsakligen negativ från arkivens horisont. Resurser och ibland även kompetens saknas för att kunna lösa de akuta arbetsuppgifterna. Handläggarna upplever en press de är ovana vid och extra resurser är svåra att tillföra för kunna möta den ökade efterfrågan. Men händelser i vår omgivning kan naturligtvis även påverka arkiven positivt, vilket ovanstående beskrivning är ett exempel på. Ett TV-program skapar en reaktion bland allmänheten som i sin tur får konsekvenser för stora delar av arkivsektorn. En plötslig efterfrågan av ett specifikt arkivmaterial som i detta fall dokumentation av barnhems- och ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

19 PeeterMark fosterhemsplaceringar tvingar den förvarande arkivmyndigheten eller -funktionen att se över sina rutiner, att försöka effektivisera och förbättra sina arbetssätt. Många frågor måste besvaras. Finns den kompetens vi behöver inom organisationen? Arbetar vi rationellt och effektivt? Kan vi bättre informera våra brukare om vad vi förvarar och hur den informationen ser ut och är strukturerad? Hur tacklar vi de ofta höga förväntningar som våra ofta ovana användare har på den information vi förvarar? Har vi den beredskap som behövs för att kunna möta denna typ av efterfrågan nästa gång något liknandesker? I ett längre perspektiv borde därför denna fokusering vid arkivens uppgifter kunna vara positiv och ge upphov till nytänkande i organisationen. Arkivmaterialet fyller en viktig funktion för att identifiera, beskriva och förstå verksamheten och villkoren vid t ex ett barnhem vid vilket man varit placerad. När arkiven på detta vis blir uppmärksammade och befinner sig i händelsernas centrum gäller det därför att ta vara på den korta tiden i solen. Arkiven kan då förhoppningsvis på allvar uppmärksammas för vad de är, innehållsrika informationsbanker där medborgarna kan få ta del av allehanda individrelaterad information om sin egen bakgrund. 62 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007:1

20 NINA LINDER Etik och juridik i enskilda arkiv Nina Linder rapporterar från ett seminarium om etik och juridik i enskilda arkiv som arrangerades av Kommitten for Arkiven i Stockholms län. Förre riksarkivarien Erik Norberg agerade moderator under ett endagsseminarium med temat Etik och juridik i enskilda arkiv anordnat av Kommitten för Arkiven i Stockholms län (SKAS) i Riksarkivet den 20 februari Han fungerade som en trygg och kunnig ram kring presentationer och föredrag från skilda håll angående juridiska och etiska spörsmål inom sektorn enskilda arkiv. Det visade sig att det går att plocka fram åtskilliga frågor och problem som vi som arbetar med enskilda eller privata arkiv inte har utforskat eller känner oss obekanta med. Dessutom kändes behovet att få samtala och diskutera frågor som rör olika policy och vår arkivarieroll angeläget. Fler upptäckte säkert att vi har för få tillfällen till detta och det får vi kanske lära oss att ta. Seminariet och ivern att diskutera visadepådet. Verksjuristerna Ulla Ahlqvist från Riksarkivet och Susanna Broms från Kungliga Biblioteket, gav oss var sin ingående föreläsning om de snåriga reglerna för upphovsrätten i arkiven. Ulla Ahlqvist gick genom lagen om upphovsrätten tilllitterära och konstnärliga verk' med fokusering på inskränkningar i upphovsrätten, upphovsmannens rätt till sitt verk och begreppet verkshöj d. Hon berättade om villkor för kopior och upphovsrättsintrång. Susanna Broms talade om upphovsrätt och publicering på Internet. Det blev många juridiska begrepp som förhoppningsvis kommer att ge mer säkerhet i förhållandet upphovsrätt och de enskilda arkiven. - Själva kärnan i upphovsrätten, sa Ulla, är upphovsmannens ensamrätt. Kan avtalen förbättras? Thomas Lundgren, I :e arkivarie på Enskilda avdelningen på Riksarkivet, talade om depositions- och gåvoavtalen med utgångspunkten om de kan göras bättre. Han inledde med en kort bakgrund om de enskilda arkiv som finns på Riksarkivet. Han beskrev hur offentliga sektorn styrs av de tre huvudingredienserna tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS). När det gäller enskilda arkiv styrs de av avtal. Thomas Lundgren ställde frågan om hur vår relation till deponenten och givaren är. Han menade att den är ganska luddig och att det är viktigt att utforma våra ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2007: I

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006 Vad är MoReq1? en informationsmodell som specificerar funktionella krav på ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (specifika, ERMS) kan tillämpas inom såväl offentlig som enskild sektor omfattar i någon

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING Anki Steen RECORDS MANAGEMENT SS-ISO 15489-1: 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt SS-ISO/TR 15489-2:2001: Dokumentation Dokumenthantering(Records

Läs mer

Utvecklingen av Centrum för Digital Informations-förvaltning (CEDIF) Anneli Sundqvist, fil dr, Mittuniversitetet

Utvecklingen av Centrum för Digital Informations-förvaltning (CEDIF) Anneli Sundqvist, fil dr, Mittuniversitetet Utvecklingen av Centrum för Digital Informations-förvaltning (CEDIF) Anneli Sundqvist, fil dr, Mittuniversitetet Projektorganisation Styrgrupp Projektledn. och ek./adm. Följeforskare Referensgrupp Externa

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen Standarder källa till kunskap och utveckling Arkivarien i den digitala kommunikationen Öppna data G-kataloger Big Data Verksamhetssystem Samarbetsytor Sociala media Ärendehanteringssystem e-arkiv e-post

Läs mer

Revidering av ISO 9001. 2013-11-05 Peter Allvén SIS TK-304/PostNord

Revidering av ISO 9001. 2013-11-05 Peter Allvén SIS TK-304/PostNord Revidering av ISO 9001 Förändringar i ny version av ISO 9001 Det är inte bara ISO 9001 (kraven) som är under översyn utan även ISO 9000 som omfattar Concepts and Terminology. Viktigt att notera är att

Läs mer

Begrepp för elektroniska arkiv och digitalt bevarande. Översättning av OAIS & Begrepp för arkivenheter i olika standarder

Begrepp för elektroniska arkiv och digitalt bevarande. Översättning av OAIS & Begrepp för arkivenheter i olika standarder Nordiskt Arkivakademi Boden 0- november 2009 Begrepp för elektroniska arkiv och digitalt bevarande Översättning av OAIS & Begrepp för arkivenheter i olika standarder 2009-- Magnus Geber OAIS på svenska

Läs mer

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 1 METS

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 1 METS Delrapport DP3 FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 1 METS Karin Bredenberg & Mats Berggren IT/SoU 010-476 71 23 2013-01-14 2.0 1(9) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BILAGA 1: METS...3 1.1 INTRODUKTION...3

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

4/2013. PDF/A - det rekommenderade formatet för att information skall kunna läsas och återskapas i en framtid.

4/2013. PDF/A - det rekommenderade formatet för att information skall kunna läsas och återskapas i en framtid. OpenFormat är nyhetsbrevet för alla verksamheter som hanterar information och dokument i digital form där krav finns på att informationen är tillgänglig, sökbar, läsbar och återanvändbar även i framtiden.

Läs mer

Vad är professionell kunskap? Ivor F. Goodson och Studentlitteratur 2005

Vad är professionell kunskap? Ivor F. Goodson och Studentlitteratur 2005 Del 1 Vad är professionell kunskap? Kapitel 1: Introduktion: olika former av professionell kunskap I detta inledande kapitel ges en översikt över synen på professionell kunskap med avseende på undervisning

Läs mer

SVENSKA SOM ANDRASPRÅK

SVENSKA SOM ANDRASPRÅK SVENSKA SOM ANDRASPRÅK Ämnet svenska som andraspråk behandlar olika former av kommunikation mellan människor. Kärnan i ämnet är språket och litteraturen. I ämnet ingår kunskaper om språket, skönlitteratur

Läs mer

360 i Sverige nuläge och framtid. Anders Palm Per Luks Software Innovation

360 i Sverige nuläge och framtid. Anders Palm Per Luks Software Innovation 360 i Sverige nuläge och framtid Anders Palm Per Luks Software Innovation 360 Erfarenheter 2009-2010 Agenda Summering 2009-2010 Proiriteringar 2010 Vår grundtanke/arbetssätt Vad är nästa steg efter första

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

CUSTOMER VALUE PROPOSITION ð

CUSTOMER VALUE PROPOSITION ð CUSTOMER VALUE PROPOSITION ð IN BUSINESS MARKETS JAMES C. ANDERSSON, JAMES A. NARUS, & WOUTER VAN ROSSUMIN PERNILLA KLIPPBERG, REBECCA HELANDER, ELINA ANDERSSON, JASMINE EL-NAWAJHAH Inledning Företag påstår

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Manual HSB Webb brf 2004 03 23

Manual HSB Webb brf 2004 03 23 TERMINOLOGI I Polopoly används ett antal grundläggande begrepp för publicering och hantering av information, eller innehåll som det också benämns. Nedan följer en kort genomgång av denna grundläggande

Läs mer

ENGELSKA. Ämnets syfte. Kurser i ämnet

ENGELSKA. Ämnets syfte. Kurser i ämnet ENGELSKA Det engelska språket omger oss i vardagen och används inom skilda områden som kultur, politik, utbildning och ekonomi. Kunskaper i engelska ökar individens möjligheter att ingå i olika sociala

Läs mer

Ett projektarbete i svenska, teknik och engelska, riktat mot DICE. Thoren Innovation School HT2012.

Ett projektarbete i svenska, teknik och engelska, riktat mot DICE. Thoren Innovation School HT2012. PROJEKT: DICE Ett projektarbete i svenska, teknik och engelska, riktat mot DICE. Thoren Innovation School HT2012. UPPDRAG Uppgiften är att arbeta med den första delen av teknikutvecklingsprocessen d.v.s.

Läs mer

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION. Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT. av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION. Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT. av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA SV EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION Bryssel den K(2002) 99 Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA BESTÄMMELSER FÖR DOKUMENTHANTERING Utkast till KOMMISSIONENS

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Informatik C, VT 2014 Informationssökning och referenshantering. Therese Nilsson therese.nilsson@ub.umu.se 0660-292519

Informatik C, VT 2014 Informationssökning och referenshantering. Therese Nilsson therese.nilsson@ub.umu.se 0660-292519 Informatik C, VT 2014 Informationssökning och referenshantering therese.nilsson@ub.umu.se 0660-292519 Umeå UB Datorer och nät, utskrifter, kopiering Studieplatser Böcker, avhandlingar, uppslagsverk E-resurser

Läs mer

360 emeetings. Papperslösa möten på ipad eller iphone

360 emeetings. Papperslösa möten på ipad eller iphone 360 emeetings Papperslösa möten på ipad eller iphone 360 emeetings ver. 1.0-2014 360 emeetings för Apple ios Papperslösa möten på ipad eller iphone 360 emeetings hjälper dig och din verksamhet att minska

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

SIMPLIFYSCAN. För intelligent scanning

SIMPLIFYSCAN. För intelligent scanning SIMPLIFYSCAN För intelligent scanning SIMPLIFYSCAN: FÖR INTELLIGENT SCANNING Med SimplifyScan kan användarna enkelt scanna in och och distribuera dokument vart som helst i nätverket, direkt från ett Sharp

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Masterprogram i ABM 2015/2016

Masterprogram i ABM 2015/2016 Masterprogram i ABM 2015/2016 120 HP UPPSALA DISTANS 100%, CAMPUS 100% ABM är en förkortning för arkiv, bibliotek och museer. Masterprogrammet i ABM förbereder dig för en karriär inom dessa verksamheter.

Läs mer

Digital dokumenthantering

Digital dokumenthantering Digital dokumenthantering Skanning av inkommande dokument Lösning: En bordskanner med god arkmatning (80 ark/min). En skanner per registrator Mjukvara som hanterar flera moment i samma skanning (inläsning,

Läs mer

Guide för Innehållsleverantörer

Guide för Innehållsleverantörer Library of Labs Content Provider s Guide Guide för Innehållsleverantörer Inom LiLa ramverket är innehållsleverantörer ansvariga för att skapa experiment som "LiLa Learning Objects", att ladda upp dessa

Läs mer

17. DEN OSYNLIGA FRIA WEBBEN EXEMPEL

17. DEN OSYNLIGA FRIA WEBBEN EXEMPEL Del 2 RESURSERNA 13. Kartan, kompassen och verkligheten... 58 14. Den färska webben exempel... 63 15. Den försvunna webben exempel... 69 16. Den fria synliga webben exempel... 72 17. Den osynliga fria

Läs mer

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Avec 2013 e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Capital of Scandinavia Agenda Stockholms stads vision, e-strategi och it-program

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Produktstöd - Vägledning till dokumentationskraven i SS-EN ISO 9001:2000

Produktstöd - Vägledning till dokumentationskraven i SS-EN ISO 9001:2000 Document: STG/PS K 525SV1 Produktstöd - Vägledning till dokumentationskraven i SS-EN ISO 9001:2000 SIS, Projekt Kvalitetsledning 1 1) Introduktion Produktstöd Två av de viktigaste målsättningarna i arbetet

Läs mer

Metoduppgift 4: Metod-PM

Metoduppgift 4: Metod-PM Metoduppgift 4: Metod-PM I dagens samhälle, är det av allt större vikt i vilken familj man föds i? Introduktion: Den 1 januari 2013 infördes en reform som innebar att det numera är tillåtet för vårdnadshavare

Läs mer

URA 39 REDOVISNING AV UTGIFTER FÖR HEMSIDOR

URA 39 REDOVISNING AV UTGIFTER FÖR HEMSIDOR UTTALANDE FRÅN REDOVISNINGSRÅDETS AKUTGRUPP URA 39 REDOVISNING AV UTGIFTER FÖR HEMSIDOR Enligt punkt 9 i RR 22, Utformning av finansiella rapporter får ett företags finansiella rapporter inte beskrivas

Läs mer

Information Management made simple

Information Management made simple Information Management made simple Genom fullständigt stöd för dokument hantering tillsammans med inbyggd ärendehantering och nämndadministration erbjuds ett komplett informationsstöd som påtagligt underlättar

Läs mer

EDLocal EDLocal tillgängliggör digitalt kulturarvsmaterial från lokala och regionala aktörer genom European Digital Library (EDL)

EDLocal EDLocal tillgängliggör digitalt kulturarvsmaterial från lokala och regionala aktörer genom European Digital Library (EDL) EDLocal EDLocal tillgängliggör digitalt kulturarvsmaterial från lokala och regionala aktörer genom European Digital Library (EDL) Kortfattad sammanfattning av EDLocal Under tre års projekttid siktar EDLocal

Läs mer

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion 1 (8) 2014-05-05 Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion För de flesta organisationer idag är information en förutsättning för att skapa affärsvärde eller verksamhetsnytta. Information

Läs mer

Cross Media Publishing

Cross Media Publishing Cross Media Publishing SPIDER-teknologi för elektroniska media Samla information SPIDER är ett fråge- och informationssystem för alla möjliga publiceringsmedia: CD-ROM, Internet/intranät och PostScript/PDF

Läs mer

FM-standarder. IFMA:s frukostmöte 2012 02 23 i Göteborg Bertil Oresten FM Konsulterna AB

FM-standarder. IFMA:s frukostmöte 2012 02 23 i Göteborg Bertil Oresten FM Konsulterna AB FM-standarder IFMA:s frukostmöte 2012 02 23 i Göteborg Bertil Oresten FM Konsulterna AB Global marknad kräver globalt tänkande ISO International Organization for Standardization CEN Europeiska standardiseringskommittén

Läs mer

Råd för kravställande vid upphandlingar

Råd för kravställande vid upphandlingar UTKAST Råd för kravställande vid upphandlingar Nationellt ramverk för öppna data Peter Krantz AB Innehållsförteckning 1. Nationellt ramverk för öppna data... 3 1.1. Råd för kravställande vid upphandlingar...

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Införande av Skolfederation. Erfarenheter i Sundsvalls kommun

Införande av Skolfederation. Erfarenheter i Sundsvalls kommun Införande av Erfarenheter i Sundsvalls kommun Innehåll 1. OM DOKUMENTET... 3 2. OM SKOLFEDERATION... 3 3. INFÖRANDE AV SKOLFEDERATION... 3 3.1 FASTSLÅ VERKSAMHETENS MÅLBILD FÖR SKOLFEDERATION... 3 3.1.1

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

TMP Consulting - tjänster för företag

TMP Consulting - tjänster för företag TMP Consulting - tjänster för företag Adress: http://tmpc.se Kontakta: info@tmpc.se TMP Consulting är ett bolag som utvecklar tekniska lösningar och arbetar med effektivisering och problemslösning i organisationer.

Läs mer

Caesar Marketing. Drivna av en passion att utveckla våra kunder, har SuperOffice blivit en av Europas ledande leverantörer av CRM-lösningar.

Caesar Marketing. Drivna av en passion att utveckla våra kunder, har SuperOffice blivit en av Europas ledande leverantörer av CRM-lösningar. Caesar Marketing När alla drar åt samma håll Drivna av en passion att utveckla våra kunder, har SuperOffice blivit en av Europas ledande leverantörer av CRM-lösningar. Vill du öka er försäljning, kundlojalitet

Läs mer

Sänka kostnader och höja likviditeten genom snabbare processer

Sänka kostnader och höja likviditeten genom snabbare processer Redovisning Solution Info Sänka kostnader och höja likviditeten genom snabbare processer Ekonomiavdelningar är huvudinsatsområdet för DocuWare. På grund av beviskraven finns det starka skäl för att använda

Läs mer

Vad är molnet?... 2. Vad är NAV i molnet?... 3. Vem passar NAV i molnet för?... 4. Fördelar med NAV i molnet... 5. Kom igång snabbt...

Vad är molnet?... 2. Vad är NAV i molnet?... 3. Vem passar NAV i molnet för?... 4. Fördelar med NAV i molnet... 5. Kom igång snabbt... Produktblad för NAV i molnet Innehåll Vad är molnet?... 2 Vad är NAV i molnet?... 3 Vem passar NAV i molnet för?... 4 Fördelar med NAV i molnet... 5 Kom igång snabbt... 5 Bli kostnadseffektiv... 5 Enkelt

Läs mer

DOCUMENT MANAGER FI/ NO/ SE

DOCUMENT MANAGER FI/ NO/ SE SOLUTION DESCRIPTION 1 (7) DOCUMENT MANAGER FI/ NO/ SE SOLUTION DESCRIPTION SOLUTION DESCRIPTION 2 (7) INNEHÅLL 1. DOCUMENT MANAGER... 3 2. BESKRIVNING AV DOCUMENT MANAGER... 3 2.1 Produkter... 4 2.1.1

Läs mer

Allmänhet Myndighet Riksarkivet Sökning via NAD Riksarkivet och SVAR:s webbplats ARKIS Data Management RALF KRAM Myndighetsverktyg för kontroll och SIP-generering Access Dissemination Ingest Digitala Kedjan

Läs mer

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad kan man förbereda inför e-arkivering INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande

Läs mer

Måldriven, informationscentrerad webbdesign

Måldriven, informationscentrerad webbdesign Måldriven, informationscentrerad webbdesign Linus Forsell Digitala Distributionsformer vid Högskolan Väst, Trollhättan, Sverige linus.forsell@student.hv.se 1 Abstrakt I den här essän kommer måldriven och

Läs mer

Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna kommun, Stadsarkivet

Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna kommun, Stadsarkivet Elektroniskt bevarande Caspar Gielissen Eskilstuna kommun, Stadsarkivet Elektroniskt bevarande Hur var det nu igen i WordStar: CTRL-K, D??? i WordPerfect: Skift-F8??? Projekt Elektroniskt bevarande Kravspecifikationen

Läs mer

Visionen om en Tjänstekatalog

Visionen om en Tjänstekatalog Visionen om en Tjänstekatalog Varför ska vi införa tjänster? Copyright BiTA Service Management/Rolf Norrman 1 IT:s värde för verksamheten tydliggörs i verksamhetens egna termer Organisationens kundfokus

Läs mer

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Årtal: 2014 Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Sammanfattning Inom ramen

Läs mer

Varför ska man använda ett CMS? Vilka är fördelarna och är det alltid bra? Kattis Lodén 2010-03-18

Varför ska man använda ett CMS? Vilka är fördelarna och är det alltid bra? Kattis Lodén 2010-03-18 Varför ska man använda ett CMS? Vilka är fördelarna och är det alltid bra? Kattis Lodén 2010-03-18 Innehåll Inledning... 3 Fakta... 4 Innehåll... 4 Texthantering... 4 Granskning och versionshantering...

Läs mer

ORCID medlemskap och implementering vid Chalmers

ORCID medlemskap och implementering vid Chalmers ORCID medlemskap och implementering vid Chalmers Mötesplats Open Access 2014 2014-04-01 Jonas Gilbert Chalmers bibliotek jonas.gilbert@chalmers.se http://orcid.org/0000-0001-6599-1376 Open Researcher &

Läs mer

Kursplan ENGELSKA. Ämnets syfte. Mål. Innehåll. Insikt med utsikt

Kursplan ENGELSKA. Ämnets syfte. Mål. Innehåll. Insikt med utsikt Kursplan ENGELSKA Ämnets syfte Undervisningen i ämnet engelska ska syfta till att deltagarna utvecklar språk- och omvärldskunskaper så att de kan, vill och vågar använda engelska i olika situationer och

Läs mer

Teoretiska överväganden kring långsiktig lagring av elektronisk information

Teoretiska överväganden kring långsiktig lagring av elektronisk information Teoretiska överväganden kring långsiktig lagring av elektronisk information Jonas Palm, Göteborg, november 2014 Riksarkivet Digitally born Digitaliserat PARADIGMSKIFTE INOM BEVARANDE AV INFORMATION Tidigare:

Läs mer

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer!!! Agenda 13:00 Mötets öppnande Riksarkivarie Björn Jordell 13:10 Moderator för dagen Björn Skog 13:15 Bakgrund till projektet

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Processledning mot ett klimatanpassat och kostnadseffektivt resande

Processledning mot ett klimatanpassat och kostnadseffektivt resande Processledning mot ett klimatanpassat och kostnadseffektivt resande Kontaktperson: Markus Robèrt mrobert@kth.se 070-767 12 41 www.cero.nu Processmodellen CERO CERO (Climate and Economic Research in Organisations)

Läs mer

Dokumenthantering med kvalitet

Dokumenthantering med kvalitet FALK - Sundsvall 2006 Dokumenthantering med kvalitet Teori - metod - praktik Dokumenthantering med kvalitet Teori - metod - praktik Kommunernas och landstingens dokumenthantering står inför nya utmaningar.

Läs mer

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter 1 (7) Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter Verksamhetens beslutsunderlag & uppdragskontrakt namn Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter (KLASSA) Ytterst projektbeställare (YPB)

Läs mer

Centralt innehåll. I årskurs 1 3

Centralt innehåll. I årskurs 1 3 75 3.17 Svenska Språk är människans främsta redskap för att tänka, kommunicera och lära. Genom språket utvecklar människor sin identitet, uttrycker känslor och tankar och förstår hur andra känner och tänker.

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Min syn på optimal kommunikation i en PU-process

Min syn på optimal kommunikation i en PU-process Min syn på optimal kommunikation i en PU-process KN3060 Produktutveckling med formgivning Mälardalens högskola Anders Lindin Inledning Denna essä beskriver min syn på optimal kommunikation i en produktutvecklingsprocess.

Läs mer

KEJSARENS NYA KLÄDER 2014-05-21. Maria Kallberg Avdelningen för arkiv- och datavetenskap

KEJSARENS NYA KLÄDER 2014-05-21. Maria Kallberg Avdelningen för arkiv- och datavetenskap KEJSARENS NYA KLÄDER 2014-05-21 Maria Kallberg Avdelningen för arkiv- och datavetenskap MARIA KALLBERG Sedan 1998 Arkivarie inom privat, statlig och kommunal arkivverksamhet 2000-2001 Universitetsadjunkt

Läs mer

IKT i fokus. Kopierat och klistrat från LGR11, Eva-Lotta Persson, eva-lotta.persson@utb.kristianstad.se

IKT i fokus. Kopierat och klistrat från LGR11, Eva-Lotta Persson, eva-lotta.persson@utb.kristianstad.se IKT i fokus Kopierat och klistrat från LGR11, Eva-Lotta Kap 1: Skolans värdegrund och uppdrag Skolans uppdrag: Eleverna ska kunna orientera sig i en komplex verklighet, med ett stort informationsflöde

Läs mer

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner Mina meddelanden säker digital post från myndigheter och kommuner Digital myndighetspost till din säkra e-brevlåda. Traditionell myndighetspost till din folkbokföringsadress. Anslutna myndigheter och kommuner

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Analys av BI-system och utveckling av BIapplikationer

Analys av BI-system och utveckling av BIapplikationer Computer Science Fredrik Nilsson, Jonas Wånggren Daniel Strömberg Analys av BI-system och utveckling av BIapplikationer Opposition Report, C/D-level 2005:xx 1 Sammanfattat omdöme av examensarbetet Vi tycker

Läs mer

Europeana Data Model vad, varför och hur

Europeana Data Model vad, varför och hur Europeana Data Model vad, varför och hur Fagdag om modellering hos Riksantikvaren 2014-03-07 Hannes Ebner hannes@metasolutions.se Innehåll 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Bakgrund / Varför EDM? Nyckelegenskaper

Läs mer

Övergripande granskning av ITverksamheten

Övergripande granskning av ITverksamheten Övergripande granskning av ITverksamheten Februari 2006 (1) 1. Inledning PricewaterhouseCoopers (PwC) har på uppdrag av kommunrevisionen i Borås Stad genomfört en övergripande granskning av Borås Stads

Läs mer

360 Infrastruktur - 360 v.4.1 & SharePoint 2010. Magnus Larsson, Software Innovation

360 Infrastruktur - 360 v.4.1 & SharePoint 2010. Magnus Larsson, Software Innovation 360 Infrastruktur - 360 v.4.1 & SharePoint 2010 Magnus Larsson, Software Innovation Agenda 360 Grundinstallation 360 Avancerad installation 360 & Microsoft OneNote 360 Features installation 360 Grundinstallation

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

KN - Seminarium. (Litteratursökning)

KN - Seminarium. (Litteratursökning) KN - Seminarium (Litteratursökning) Elektroniska medier Åbo Akademis bibliotek http://www.abo.fi/library/dbs Virtuellt bibliotek / länksamling för sökning på internet Referensdatabaser, som innehåller

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Delrapport DP3. FGS för leveranstypen Ärendehantering Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010

Delrapport DP3. FGS för leveranstypen Ärendehantering Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010 Delrapport DP3 FGS för leveranstypen Ärendehantering Introduktion till MoReq2010 Elin Jonsson & Karin Bredenberg IT 010-476 71 23 2013-01-14 1.0 1(13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BILAGA 1 INTRODUKTION TILL

Läs mer

Publicera material i Blackboard

Publicera material i Blackboard Marie Andersson, IKT-centrum E-post: iktcentrum@mdh.se 2012-06-25 (Bb Learn 9.1.8) Publicera material i Blackboard Innehåll Att tänka på... 2 Mappar och Lärmoduler... 2 Skapa en mapp... 2 Skapa en lärmodul...

Läs mer

Drivna av en passion att utveckla våra kunder, har SuperOffice blivit en av Europas ledande leverantörer av CRM-lösningar.

Drivna av en passion att utveckla våra kunder, har SuperOffice blivit en av Europas ledande leverantörer av CRM-lösningar. Caesar CRM CRM på ditt sätt Drivna av en passion att utveckla våra kunder, har SuperOffice blivit en av Europas ledande leverantörer av CRM-lösningar. Vill du öka er försäljning, kundlojalitet och lönsamhet?

Läs mer

Affärssamhällets grund aktiviteter på kundens villkor i kundens värld

Affärssamhällets grund aktiviteter på kundens villkor i kundens värld Affärssamhällets grund aktiviteter på kundens villkor i kundens värld Är finanskrisen ett resultat av bristande kompetens? Det låter spontant som om frågan borde besvaras ja, med tanke på att om det går

Läs mer

Centralt innehåll årskurs 7-9

Centralt innehåll årskurs 7-9 SVENSKA Språk är människans främsta redskap för att tänka, kommunicera och lära. Genom språket utvecklar människor sin identitet, uttrycker känslor och tankar och förstår hur andra känner och tänker. Att

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

NPL i Hälso och sjukvården

NPL i Hälso och sjukvården Nationellt Produktregister för Läkemedel mm i Hälso och sjukvården Tillverkare MAH/Ombud Läkemedels förmånsnämnden Läkemedelsverket Grosshandel Sluten vård Apotek Övriga intressenter Öppen vård och Kommunal

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

Riskhantering för informationssäkerhet med ISO 27005 Lars Söderlund, TK 318 Ag 7 Lüning Consulting AB

Riskhantering för informationssäkerhet med ISO 27005 Lars Söderlund, TK 318 Ag 7 Lüning Consulting AB Riskhantering för informationssäkerhet med ISO 27005 Lars Söderlund, TK 318 Ag 7 Lüning Consulting AB Varför ISO/IEC 27005 Information Security Management?? Riskanalys och riskhantering är centrala aktiviteter

Läs mer

Skriva och skapa med datorn

Skriva och skapa med datorn 2012-12-06 19:11 Sida 1 (av 6) Skriva och skapa med datorn En dator kan man använda i många olika syften. Kanske spelar du mest dataspel och umgås med vänner i communities och på Facebook? Kanske använder

Läs mer

Skriv! Hur du enkelt skriver din uppsats

Skriv! Hur du enkelt skriver din uppsats Skriv! Hur du enkelt skriver din uppsats Josefine Möller och Meta Bergman 2014 Nu på gymnasiet ställs högra krav på dig när du ska skriva en rapport eller uppsats. För att du bättre ska vara förberedd

Läs mer

1.1. Numeriskt ordnade listor Numerically ordered lists 1.1.1. Enheter med F3= 10 efter fallande F Units with 10 by descending F

1.1. Numeriskt ordnade listor Numerically ordered lists 1.1.1. Enheter med F3= 10 efter fallande F Units with 10 by descending F 1.1. Numeriskt ordnade listor Numerically ordered lists 1.1.1. Enheter med F3= 10 efter fallande F Units with 10 by descending F 1 DET ÄR 2652 282 71 HAR EN 350 140 141 KAN INTE 228 59 2 FÖR ATT 2276 369

Läs mer

SVENSKA BÅTUNIONENS INFORMATIONSHANTERING. SBU:s IT-kommitté. Rapport

SVENSKA BÅTUNIONENS INFORMATIONSHANTERING. SBU:s IT-kommitté. Rapport SVENSKA BÅTUNIONENS INFORMATIONSHANTERING SBU:s IT-kommitté Rapport augusti 2000 1 Avsnitt 1 SAMMANFATTNING Vi får allt fler möjligheter att meddela oss med varandra. Tekniken att sprida och hämta information

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

Slutrapport Vertikala Sökmotorer Uppdrag från.se:s Internetfond Våren 2008

Slutrapport Vertikala Sökmotorer Uppdrag från.se:s Internetfond Våren 2008 Slutrapport Vertikala Sökmotorer Uppdrag från.se:s Internetfond Våren 2008 Anders Ardö Elektro- och informationsteknik Lunds Universitet Box 118, 221 00 Lund June 18, 2009 1 Inledning Digitala bibliotek

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer