Tips och råd Informationsflöde via IT Frågor att fundera över och diskutera på organisationsnivå

Transkript

1 Informationsflöde via IT Med informationsteknikens hjälp kan vi få information snabbt och omfångsrikt. Ibland så kvickt och omfattande att vi inte hinner ta den till oss. Ändå anpassar vi ofta omedvetet våra förväntningar på vad vi ska hinna med efter teknikens möjligheter. När förväntningarna inte uppnås kan det leda till stress. Ett sätt att undvika stresspåslag är att medvetandegöra den belastning på individen som kan uppstå och hitta metoder för att själv hantera den. Samtidigt bör riktlinjer och förhållningssätt utarbetas i företaget för hur vi ska förhålla oss till tekniken och göra informationsflödet hanterbart. Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar sitt informationsflöde och vilka strategier som ni vill tillämpa för att göra informationen mer hanterbart. Vad är ett användarvänligt IT-verktyg för oss? Behövs andra tekniska lösningar i förhållande till verksamhetens och användarnas behov? Behöver vi ta fram riktlinjer för hur information förmedlas via våra IT-verktyg? Behöver vi tydliggöra förväntningar att hålla sig informerad/uppdaterad hos oss? Hur kan vi bli bättre på att hitta adekvat information via våra IT-verktyg Hur kan vi säkerställa att information via IT-verktygen inte förorsakar felhandlingar? Om du upplever att informationsflödet ger dig problem bör du diskutera detta med din chef. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta lösningar för informationsflödet och hanteringen av denna. Fundera över hur du kan förbättra din IT-användning. Det kan handla om att: hämta information, behöver du ta del av allt? fråga andra om tips på sökfunktioner och sökvägar som gör det lättare att hitta den information du vill ha, ha en rimlig ambitionsnivå beträffande omfattning och kvalité på den information du söker, att på ett tidigt stadium avgränsa ditt sökande och tydliggör gärna för andra varför du gör det, tillfälligt undvika mottagande av information om det medför ökad risk för felhandlingar i arbetet, t ex vid framförande av fordon. Diskutera detta med din chef eller ditt skyddsombud, använda lugna perioder till att rensa i digitala inkorgar samt bland mappar och dokument, avbeställa e-postprenumeration på nyhetsbrev eller ta bort RSS-flöden som du inte längre behöver ta del av. 1

2 Kommunikationsflöde via IT Människor anpassar sina förväntningar och krav till den allt snabbare informationstekniken, inte minst när det gäller att vara tillgänglig och att svara snabbt på exempelvis inkommande samtal och e-post. Kanske är det inte mängden inkommande information som är problemet utan yttre och inre krav på att svara snabbt som utgör påfrestningen. Vår nyfikenhet gör att vi ofta snabbt vill ta del av innehåll och ge respons. Om vår förmåga att behandla information överskrids blir det en belastning som kan ge upphov till stress. Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar sitt kommunikationsflöde och vilka strategier som ni vill tillämpa för att göra kommunikationen mer hanterbart. Behöver vi skapa riktlinjer för kommunikationen på vår arbetsplats, exempelvis hur snabbt ett e-postmeddelande ska besvaras, vid vilka tider man ska vara tillgäng-lig på telefon, när det är av vikt att ge snabb återkoppling och när man kan vänta? Kanske är egna och andras förväntningar på snabb respons för höga? Behövs bättre tekniska lösningar för att underlätta och förbättra er kommunikation? Har användarna de färdigheter som behövs för att hantera kommunikationsverktygen på ett tillfredsställande sätt? Behövs gemensamma förhållningsregler för användning av sociala medier, t ex Facebook, Twitter eller liknande? Behöver vi förbättra vårt sätt att kommunicera med varandra på arbetsplatsen via ITverktygen? Hur kan vi säkerställa att kommunikationen via IT-verktygen inte förorsakar felhandlingar? T.ex. vid bilkörning. Om du upplever att kommunikationsflödet ger dig problem bör du diskutera detta med din chef. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta lösningar för kommunikationsflödet och hanteringen av denna. Fundera över hur du kan minska din kognitiva belastning. Det kan handla om att: stänga av pling -funktionen/meddelande pop-up funktionen för inkommande meddelanden, tydliggöra för mottagaren vad som är av vikt i ditt meddelande, samt om och när du förväntar dig respons, inte använda funktionen brådskande om det inte är nödvändigt, ta emot tips och råd från arbetskamrater om hur de hanterar kommunikationen via IT, tillfälligt undvika kommunikation om det medför ökad risk i arbetet, t ex när du kör bil. Diskutera detta med din chef eller ditt skyddsombud, 2

3 IT och användbarhet IT-verktyg används för att underlätta, förbättra och effektivisera arbetet. Det är därför viktigt att användarna vet hur dessa ska hanteras, samt att de anpassas till befintlig verksamhet och arbetsuppgifter. Med användarvänliga IT-verktyg kan onödig belastning och uppkomst av stress undvikas. Det är betydelsefullt att användarna är med när nya system ska upphandlas och införas eller när gamla system ändras. Om användarna involveras i ett tidigt skede, kan man enklare styra utvecklingen av IT-verktyg mot en lösning som är anpassad efter användarnas behov och förutsättningar. Verktygen kommer därmed att fungera bättre och effektivare. Hitta en samverkansprocess som passar er organisation. Har arbetsplatsen en skyddskommitté eller liknande samverkansgrupp kan frågan diskuteras där. På mindre arbetsplatser där skyddskommitté saknas kan chef, skyddsombud, användare och inköpare diskutera frågan. Vid behov kan även arbetsrutiner behöva anpassas till befintliga eller kommande ITverktyg. Diskutera med stöd av frågorna nedan hur användarvänliga era IT-verktyg är och vad ni kan göra för att förbättra användbarheten efter verksamhetens och användarnas behov och förutsättningar. Samverkar vi i skyddskommitté eller motsvarande samverkansgrupp inför nya ITinvesteringar. Förs dialog kring vilka erfarenheter som finns och vilka krav man vill ställa? Involveras berörda användare vid inköp av nya IT-verktyg? När nya IT-verktyg köps in tar vi då hänsyn till arbetsmiljöperspektivet, inklusive stress och hälsa? Uppfyller vi arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Arbete vid bildskärm? Behöver vi ta hjälp av företagshälsovården eller motsvarande kompetens vid ITinvesteringar? Behöver vi ta fram särskilda inköps- och upphandlingsrutiner som säkerställer ITverktygens användbarhet? Kan vi hitta goda referenser vid inköp av nya IT-verktyg? Stödjer våra IT-verktyg ett naturligt sätt att tänka samt användarnas behov och förutsättningar? Har vi användare med särskilda behov som behöver en individuell anpassning? Behöver vi kompetensutveckling inom IT-frågor? Behövs planering för utbildning redan i inköpsstadiet? Behöver vi förändra våra arbetsrutiner för bättre anpassning till våra IT-verktyg? Hur ska vi hantera IT-verktyg med programvara som sällan används? 3

4 Om du upplever att du har svårt att hantera dina IT-verktyg och att det ger dig problem bör du diskutera detta med din chef. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta tillfredställande lösningar. Fundera över hur du kan bli bättre på att hantera dina IT-verktyg. Det kan handla om att: avsätt tid till att lära dig och träna på dina IT-verktyg. Gör din egen kom-ihågmanual, gärna med stöd från en befintlig manual, fråga dina arbetskamrater och IT-tekniker om hur de använder sig av IT-verktygen och vilka funktioner de tycker är bra, du behöver kompetensutveckling eller förändrat arbetssätt, prata med chef, skyddsombud och IT-tekniker om just dina behov av anpassning 4

5 Avbrott i arbetet Verksamheten är beroende av att datorer och nätverk fungerar utan tekniska avbrott. Teknikstrul som orsakar avbrott i arbetet är också en välbekant stressfaktor för användaren. Man kan också bli avbruten därför att tekniken pockar på uppmärksamhet genom e-post, direktmeddelandesystem, mobiltelefon ect avbrott som kan leda till ökad frustration och stress. Detsamma gäller för en splittrad arbetssituation när man har fler saker på gång samtidigt, exempelvis att svara på samtal, läsa e-post, söka information, svara på frågor och hoppa mellan arbetsuppgifter. Detta påverkar vår effektivitet, koncentrationsförmåga, kreativitet och ökar vår mentala belastning. Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar avbrott i arbetet och vilka strategier som ni vill tillämpa för att göra arbetssituationen mer hanterbart. Vad är det hos oss som gör att vi blir avbrutna i arbetet? Hur kan vi skapa en arbetsplats med färre avbrott i arbetet? Kan vi säkerställa att det finns tillräckligt med tekniskt stöd att tillgå i organisationen? Går det att hitta lösningar så att arbetsuppgifter kan fullgöras även om IT-verktygen krånglar eller går sönder? Behövs andra tekniska lösningar? Behövs utbildning av personalen? Om du upplever att du ofta blir avbruten i arbete på grund av informationstekniken och att det ger dig problem bör du diskutera detta med din chef. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta tillfredställande lösningar. Fundera över hur du kan minska avbrotten i arbetet. Det kan handla om att: planera och strukturera upp ditt arbete så att risken för en splittrad arbetssituation och avbrott i arbetet minskar, upprätta en att göra prioritetslista där du kan notera status för olika uppgifter som blivit avbrutna på grund av stoppet, exempelvis, om verksamhetens krav tillåter, stänga av pling - funktionen/meddelande pop-up funktionen för inkommande meddelanden, så att du inte lockas till att direkt ta del av nya meddelanden, om du vill minska risken för ovälkomna avbrott kan du, om möjligt, stänga de ITverktyg som inte behövs för själva arbetsuppgiften. omedelbart anmäla tekniska problem till ansvarig IT tekniker eller kontaktperson för felanmälan. Det finns ofta uppgifter som inte är IT-beroende och som behöver utföras, använd väntetiden till dessa uppgifter. 5

6 Lära nytt inom IT Användare behöver få tillräcklig utbildning för att lära sig att hantera IT i arbetet. Alla har olika sätt att ta till sig och lära sig sina IT-verktyg. För vissa går det snabbt att lära nytt medan andra upplever att det är svårt att hålla jämna steg med utvecklingen. Ett vanligt problem är ifall det finns för många funktioner i programvarorna i förhållande till individens behov i arbetet, vilket kan leda till att dennes uppmärksamhet splittras och inlärning försvåras. För att underlätta inlärningen bör IT-verktygen vara utformade med hänsyn till förmågan att uppfatta, förstå och bearbeta information. Ta gärna del av Arbetsmiljöverkets ADI 542 "Se och förstå! om att utforma information på bildskärmar och displayer". Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar att lära nytt inom IT och vilka strategier som ni vill tillämpa för att göra det mer hanterbart. Hur kan vi anpassa våra IT-verktyg efter användarnas kunskaps- och erfarenhetsnivå? Hur kan vi ge användare möjlighet att lära sig IT-verktyg i sin egen takt och med hänsyn till olika förutsättningar? Behöver vi undersöka användarnas IT-kompetens för att ta reda på vilka som behöver mer utbildning/stöd och inom vilka områden? Hur kan vi se till att användarna får tillräcklig utbildning, information och stöd för att kunna hantera sina IT-verktyg? Behöver vi upprätta särskilda rutiner för kontinuerlig fortbildning inom IT? Behövs bättre tekniska lösningar som underlättar inlärning? Behöver vi skapa rutiner för att introducera och utbilda nya användare i de programvaror och IT-verktyg som används på arbetsplatsen? Behöver vår IT-support utvecklas? På individnivå Om du upplever att du behöver förbättra dina IT-kunskaper bör du diskutera detta med din chef. Berätta om dina behov och hur du vill att det ska vara. Det kan handla om att du behöver mer utbildning, vägledning eller anpassning av de IT-verktyg som finns på din arbetsplats. Fundera över hur du kan förbättra din IT- kompetens. Det kan handla om att: få tips från kolleger och IT-tekniker om förslag på utbildningsmöjligheter, undersöka möjligheter till självstudier eller interaktiva programvaror som kan stödja inlärningen i din egen takt, avsätt tid för inlärning - att lägga in tillfällen för att återkommande självstudier eller övning i din kalender, 6

7 inte vänta för länge med att begära kompetensutveckling, ju längre tiden går desto svårare upplevs det att begära stöd och hjälp, att göra din egen kom ihåg- lathund/manual - ta stöd av befintlig manual. 7

8 Rutinarbete med IT Vissa arbeten med IT-verktyg är ensidiga, starkt styrda och ställer höga krav på uppmärksamhet och mental närvaro. Den anställde kan också under den övervägande delen av arbetsdagen vara mer eller mindre bunden till sina IT-verktyg. Enformiga och upprepade arbetsuppgifter som är beroende av att IT används medför ofta hög kognitiv belastning, framförallt på närminnet. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Arbete vid bildskärm får arbete vid bildskärm som är starkt styrt eller bundet i fysiskt eller psykiskt avseende eller är ensidigt upprepat normalt inte förekomma. För mer information se även Arbetsmiljöverkets ADI 524 "Arbeta rätt vid bildskärm" samt ADI 607 "Bra arbetsmiljö på callcenter råd och riktlinjer". Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar rutinarbete med IT och vilka strategier som ni vill tillämpa för att minska kognitiv belastning. Hur kan vi skapa mångsidighet och variation i arbetet? Behöver vi skapa arbetsrotation för att minska bundenheten till våra IT-verktyg? Kan ordningsföljden mellan olika arbetsmoment varieras eller ändras? Kan arbetstakten varieras? Hur kan vi skapa goda ergonomiska förhållanden? Behöver IT-verktygen utvecklas eller förnyas så att rörligheten hos användaren kan öka? Behövs friskvårdsinsatser? Om du upplever att rutinarbetet påverkar dig negativt bör du diskutera detta med din chef. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta tillfredställande lösningar. Fundera över hur du kan förbättra ditt rutinarbete ur hälsosynpunkt. Det kan handla om att: ha en bra synergonomi, belysning och att arbeta ergonomiskt rätt vid bildskärm för att undvika belastning på kroppen, sträcka och röra på kroppen mellan arbetsuppgifter, om möjligt, variera mellan att sitta och att stå, utnyttja lunchen till att äta bra mat och ta en lunchpromenad. 8

9 Gränslöst arbete Genom IT-användning i arbetslivet har möjligheten till arbete på annan tid och plats ökat. Samtidigt har ansvaret för arbetsuppgifternas genomförande i allt större grad lagts på den enskilde arbetstagaren. Många gånger handlar det också om arbetsuppgifter som kan vara svåra att gränssätta när de är illräckligt väl utförda och kan avslutas. Det finns därför en risk för överarbetning. Möjligheten att ständigt vara i kontakt med arbetsplatsens IT ger oss ett ökat handlingsutrymme som många gånger är uppskattat. Samtidigt innebär möjligheten att varva arbete med privata aktiviteter att gränsen mellan arbete och fritid suddas ut. Forskare betonar att denna gränslöshet ökar risken för uppkomsten av stress. Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar det gränslösa arbetet och vilka strategier som ni vill tillämpa för att undvika uppkomsten av stress på grund av detta. Behövs tillgänglighetsriktlinjer och rutiner för arbete utanför arbetsplatsen? Hur kan vi förena ett bra handlingsutrymme och friheten att arbeta utanför arbetsplatsen med god arbetsmiljö och hälsa? Behövs bättre tekniska lösningar för det gränslösa arbetssättet? Hur säkerställer vi att användarna har lagom arbetsbelastning? Behöver vi tydliggöra krav och förväntningar på leveranser? Har vi ett bra socialt stöd på arbetsplatsen och kan alla ta del av det? Behövs utbildning? Om du upplever att det gränslösa arbetet påverkar dig negativt bör du diskutera detta med din chef. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta tillfredställande lösningar. Fundera över hur du kan förbättra ditt arbetssätt. Det kan handla om att: begränsa den tid som du arbetar på distans eftersom den sociala kontakten med arbetskamrater kan vara nyttigt för kreativiteten och ditt välmående, planera din arbetsdag genom att skriva upp vad du ska hinna med: Arbetsuppgifter, pauser, privata ärenden. Uppskatta tidsåtgång för respektive aktivitet. Jämför sedan med den faktiska tidsåtgången, sätta gränser genom att du bestämmer hur din arbetsdag ska se ut och håller dig till den, tydliggöra för dig själv och andra när du är tillgänglig, planera in kontakter med din chef och arbetsplatsen, planera in regelbundna avstämningsmöten, per telefon eller fysiska besök, ta lunch och fikapauser även vid arbete utanför arbetsplatsen, 9

10 Personlig integritet IT möjliggör registrering och kontroll av elektroniska spår. Det kan handla om e-post som har skickats, hemsidor som har besökts, hur mobiltelefoner har använts, passerkortsregistrering, GPS-användning, övervakningskameror eller hur vi rent allmänt har använt våra datorer. Sådan registrering och kontroll ska inte ske utan användarnas vetskap och i vissa fall samtycke. Diskutera med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar registrering och kontroll via IT och hur ni kan arbeta för att upprätthålla och stärka användarnas personliga integritet. Uppfyller vi personuppgiftslagen som reglerar rätten till personlig integritet i arbetslivet? För mer information: Behöver vi en intern policy eller regler för hur IT-verktygen får användas på arbetsplatsen? Vid kontroll av användarna via IT, har vi då ett i förväg uttryckligt bestämt ändamål som är sakligt grundat? Samverkar vi om vad som ska gälla i frågor som rör integritetsskydd? Exempelvis när och hur kontroll- och övervakningsåtgärder får genomföras, hur länge materialet får sparas och vilka som får ha tillgång till det. Informerar vi användare om vilka data som samlas in via IT och syftet med detta? Ifall kontroll utförs för andra syften än det ursprungliga, ser vi då till att informera användarna och få samtycke? Har vi en god hantering av logguppgifter (t ex passeringskontroller, telefonväxlar, butikkassor, diverse datahantering eller GPS) och dess behandlingshistorik? Informerar vi användare ifall behandlingshistorik kontrolleras? När vi lägger upp information om användare på vår webbplats har vi då tagit den personliga integriteten i beaktande? Uppfyller vi lagen om allmän kameraövervakning och informerar vi användare ifall kameraövervakning sker? Om du upplever att din personliga integritet kränks bör du diskutera detta med din chef och ditt skyddsombud. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans tydliggör ni vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försöker hitta tillfredställande lösningar. Fundera över hur du kan stärka din integritet. Det kan handla om att: undersöka om din arbetsplats har någon policy eller regler för kontroller via IT. 10

11 du som användare frågar din chef eller ditt skyddsombud ifall det utförs kontroller i arbete via IT och i vilket syfte det har. Bra att veta för dig som anställd - Arbetsgivaren har normalt sett inte rätt att läsa eller på annat sätt ta del av privata e- poster eller privata filer. Undantag kan gälla vid en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende eller en allvarlig misstanke om att den anställde använder ITutrustningen för till exempel pornografiska eller rasistiska syften. - På en arbetsplats dit allmänheten inte har tillträde får arbetsgivaren sätta upp såväl kamera som utrustning för ljudupptagning utan tillstånd. Som användare ska du informeras om sådan övervakning. - En arbetsplats kan normalt publicera namn, befattning, e-post adress och liknande arbetsrelaterade personuppgifter på arbetsplatsens webbplats utan ditt samtycke. Vill man däremot lägga ut hemadress, foton eller dylikt bör arbetsgivaren fråga först. Invänder du mot att personuppgifter om dig publiceras på internet, ska inte arbetsgivaren publicera uppgifterna. - En behandlingshistorik på logguppgifter av olika slag (tex. passeringskontroller, telefonväxlar, butikkassor, diverse datahantering, GPS) bör inte enligt personuppgiftslagen utformas eller utnyttjas så att den medför risk för intrång i din integritet. Informationen är hämtad från Datainspektionens webbsida om Personuppgiftslagen (PuL) Tips och råd Stress och hälsa (Obs fristående information/ faktaruta. Inte knuten till frågeformulär) Var vaksam på tecken på stress bland användarna, t ex trötthet, koncentrationssvårigheter, minnesproblem, nedstämdhet eller humörväxlingar. Se materialet "Arbetsrelaterad stress handledning för det systematiska arbetsmiljöarbetet" från Prevent. Ge ökat stöd och avlastning vid hög arbetsbelastning. Se till att det finns tid och möjlighet till återhämtning i arbetet genom varierad arbetsbelastning. Ge även tid för återhämtning efter krävande arbetsinsatser och projekt. Återhämtning kräver god sömn och regelbundna möjligheter till motion och att kunna ta igen sig under vaken tid. Skapa forum för samtal och erfarenhetsutbyte. Arrangera och tillgodose ett bra administrativt och tekniskt stöd i organisationen. Ha återkommande medarbetarsamtal. Ta gärna stöd av den här kartläggningen vad gäller stress och IT. Säkerställ goda arbetsmiljökunskaper bland chefer och anställda så att en bra arbetsmiljö kan skapas. 11