Rapport Internkontroll inom kultur- och fritidsnämnden, Oxelösunds kommun

Transkript

1 Rapport Internkontroll inom kultur- och fritidsnämnden, Oxelösunds kommun (16)

2 R Wallin Telefon Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Övergripande revisionsfråga Metod Utgångspunkter/Revisionsbevis Aktuella styrdokument Internkontrollplan Kontrollområden Bedömning Delegationsordning Rapporteras beslut tagna på delegation enligt kraven i delegationsordningen? Iakttagelser Bedömning Riktlinjer kring kommunens sponsring Bedömning Attestordning Attestrutiner Området grundskola/bibliotek Stickprov Bedömning Kontanthantering Bedömning Konst Policy för konstinköp Svar på frågor Slutbedömning (16)

3 1 Sammanfattning EY har haft uppdraget att biträda kommunrevisionen i en granskning av internkontrollarbetet inom kultur-och fritidsnämnden I Oxelösund. Den övergripande revisionsfrågan har varit: Har kultur- och fritidsnämnden en ändamålsenlig och tillfredsställande tillämpning och kontroll av administrativa rutiner, handkassor, delegationsordning, attestordning och riktlinjer för kommunens konstinnehav? I granskningen har bl.a. följande framkommit. Nämnden föreslås fördjupa internkontrollplanen att avse områden som säkerställer att rutiner, avtal, inköp, attesteringar etc. fungerar enligt gällande riktlinjer och anvisningar inom nämndens administration. Ärendehanteringen kring delegationsbeslut vittnar om mycket stor osäkerhet hur formalia skall hanteras i nämnden. Ett antal felaktiga beslut har dessutom tagits. Det allvarligaste är att nämnden inte alls har rätt att ta beslut om delegation utöver fullmäktiges riktlinjer. Sådana beslut om sponsring togs både 2014 och Nämnden och kommunledningsförvaltningen behöver klargöra ansvarsgränser kring innehåll och utformning av protokollen när sekterterarfunktionen är skild från nämnden. Berörd personal inom kultur- och fritidsnämnden uppfattas vara väl insatt i attestrutinerna. Det är tillfredsställande. Det saknas riktlinjer för exponering av konst, t.ex. att kosten skall exponeras i miljöer där många kan ta del av den, oavsett om de är anställda eller är allmänhet på besök i kommunens lokaler. Vid granskningen visade det sig att i många fall var konsten placerad på olika tjänstemäns arbetsrum. Och där hade den i flera fall funnits lång tid. Förvaltningen gör inte någon systematisk och årlig kontroll av konsten, var den finns och dess aktuella skadestatus. Som ett resultat av granskningen lämnas följande rekommendationer. Utöka internkontrollplanen till att avse områden som rör den interna hanteringen av rutiner inom nämndens ansvarsområde Uppdatera delegationsreglementet utifrån beslut Arbeta efter delegationsordningens krav Arbeta efter fullmäktiges riktlinjer om sponsring Förbättra den administrativa strukturen kring sammanträden så att innehållet i protokollen blir tydligare Säkerställa efterlevnaden av centrala styrdokument (sponsring, delegationsordning framförallt) Ta fram riktlinjer för exponering av kommunens konst Göra återkommande uppföljningar av var konsten är, i vilket skick den är och att utarrangera kost som är trasig, skadad etc. 3 (16)

4 2 Inledning EY har haft uppdraget att biträda kommunrevisionen i en granskning av internkontrollarbetet inom kultur-och fritidsnämnden I Oxelösund. Varje nämnd har ansvar att upprätta en internkontrollplan varje år. Internkontrollplanen skall följas upp och redovisas för fullmäktige. Enligt kommunallagen kap 6 7 definieras nämndens ansvar på följande sätt: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Revisionens roll är att granska att nämnden har en tillfredsställande intern kontroll. 2.1 Övergripande revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Har kultur- och fritidsnämnden en ändamålsenlig och tillfredsställande tillämpning och kontroll av administrativa rutiner, handkassor, delegationsordning, attestordning och riktlinjer för kommunens konstinnehav? Frågor som skall besvaras i granskningen är: Har nämnden gjort en väsentlighets- och riskanalys? Är internkontrollplanen förankrad i nämnden? Vilka kontrollmoment omfattar internkontrollplanen? Säkerställs momenten av nämnden i uppföljningen av internkontrollplanen? Tillämpas delegationsordningen, dvs. återapporteras delegerade beslut i nämnden enligt reglerna? Tillämpas attestreglementet? Hantering, kontroll och redovisning av handkassor sker det på ett dokumenterat och kontrollerbart sätt? Vilka riktlinjer finns för dokumentation av kommunens konst? Hur tillämpas riktlinjerna i praktiken? Hur kontrolleras att tillämpningen av riktlinjerna är tillfredsställande? 2.2 Metod Granskningen görs i form av genomgång av gällande styrdokument, protokoll från nämnden under perioden januari 2014 till och med maj Följande dokument har granskats särskilt: Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Protokoll för perioden januari maj 2015 Attestreglemente Delegationsordning Beslutsdokument över attestanter Internkontrollplan 2015 Riktlinjer kring sponsring Rutinbeskrivning för inköp av varor och tjänster etc. Verksamhetspolicy för kultur- och fritidsnämnden Inköpspolicy för konst 4 (16)

5 Stickprovskontroll har gjorts av ett antal attesteringar för att se att tillämpningen är tillfredsställande. Avstämning har gjorts med presidiet för nämnden kring internkontrollplanerbetet i form av gruppintervju. Intervjuer har skett med förvaltningschef, administrativ handläggare, verksamhetsansvarig inom grundskola/bibliotek och avstämningar har gjorts med kanslichef i kommunledningsförvaltningen i frågor rörande tolkning av fullmäktiges beslut om sponsring. 2.3 Utgångspunkter/Revisionsbevis I granskningen utgår vi från vad som sägs i kommunallagen, dvs. att nämnden varje år skall upprätta en väsentlighets- och riskanalys och att den utifrån denna upprättar en internkontrollplan. Internkontrollplanen följs upp och redovisas. I granskningen utgår vi vidare från att delegationsordningen och attestreglemente följs, att det finns riktlinjer för hantering och förvaring av kommunens konst samt att dessa riktlinjer följs upp. Om dessa rutiner tillämpas bedöms nämndens handhavande vara tillfredsställande. Rapporten har sakgranskats av intervjuade och ansvariga i presidiet. Under arbetets gång med rapporten har en del styrdokument uppdaterats. De styrdokument som anges var publicerade på kommunens hemsida vid tidpunkten för att rapporten togs fram. 3 Aktuella styrdokument Det finns ett reglemente för kultur- och fritidsnämnden, antaget (KS 32/06). Där anges nämndens centrala uppgifter. Internkontrollreglementet är antaget av fullmäktige (dnr KS ). I reglementet anges att nämnden bl.a. har ansvar för att upprätta en organisation för intern kontroll inom sitt område. Enligt 6 skall nämnden/styrelsen löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt eget område och två gånger per år rapportera resultaten från uppföljningen till kommunstyrelsen. Nämndens budget för verksamhetsåret 2015 uppgår till sammanlagt 27,6 mkr. Nämnden har ansvar för kultur, fritid och turism och verksamheten omfattar bibliotek, kultur, evenemang, konst, fritidsverksamhet med fritidsanläggningar, fritidsgård, turistverksamhet, konsumentinformation, kulturarvsfrågor och Oxelösundsarkivet. 4 Internkontrollplan 2015 Nämnden gör varje höst en väsentlighets- och riskanalys inför fastställande av kommande års internkontrollplan. Underlagen tas fram av tjänstemannaledningen i förvaltningen. Analysen delas in i två avsnitt: ett avsnitt med varaktiga kontroller och ett avsnitt med utbytbara kontroller. Uppdelningen bygger på en modell fastställd av kommunstyrelsen. De varaktiga kontrollerna bedöms behöva göras över längre tid. De utbytbara kontrollerna innehåller moment som respektive nämnd kan prioritera emellan. 5 (16)

6 Underlaget till väsentlighets- och riskanalysen innehåller en bruttolista på moment som skulle kunna innebära risker och där nämnden i sin diskussion får prioritera utifrån sitt uppdrag. Listan presenteras på nämndens sammanträde och ligger till grund för nämndens ställningstagande. 4.1 Kontrollområden 2015 Förslaget till internkontrollplan för år 2015 utifrån väsentlighets- och riskanalysen utmynnade i fyra varaktiga kontrollområden och fyra utbytbara kontrollmoment. De varaktiga kontrollområdena för år 2015 fastställdes till Uppföljning av verksamhetsplan Avstämning av internbudget mot budgetram Uppföljning av ekonomiska resultat och åtgärdsplan vid avvikelser Uppföljningar av investeringar och åtgärdsplan vid avvikelser De utbytbara kontrollområdena föreslogs omfatta Uppföljning av verksamheten på Ramdalens fritidsanläggningar Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på Koordinaten Hantering av allmänna handlingar inom kultur- och fritidsförvaltningen Uppföljning av verksamheten på Stjärnholms ridanläggning Uppdelningen i varaktiga och utbytbara kontrollområden styrs av det interna regelverket, men är också inspirerat av PwC. Det står varje nämnd fritt att välja vilka moment som skall ingå i de permanenta, dvs. själva kontrollområdena behöver inte vara likartade för alla nämnder och kommunstyrelsen. Nämnden fastställde internkontrollplan för år 2015 på sitt sammanträde i december 2014 (KN 66). Den omfattade de ovan fyra varaktiga konrollområdena plus följande tre utbytbara moment. Uppföljning av verksamhet och säkerhet på Ramdalens IP Säkerhet på Ramdalens bad och sport Uppföljning av verksamhet och säkerhet på Stjärnholms ridanläggning Enligt förvaltningschefen är kontrollområden valda utifrån att nämnden vill känna sig trygg med att den har kontroll över de vitala uppdragen. Presidiet kommenterar urvalet kontrollområden med att den vill ha ordning och reda i verksamheten. 4.2 Bedömning Nämndens ledamöter bedöms ha tillfredsställande inflytande över val av kontrollområden när den årliga väsentlighets- och riskanalysen diskuteras. Den aktuella internkontrollplanen för år 2015 tar upp kontrollmoment som nämnden ändå behöver ha för att säkerställa sin styrning. Det gäller arbetet med att följa upp verksamhetsplanen och upprättande av ev. åtgärdsplaner i händelse av ekonomiska avvikelser. Dessa moment behöver nämnden ändå följa utifrån dels kommunallagen, dels lagen om god ekonomisk hushållning. 6 (16)

7 Nämnden föreslås fördjupa internkontrollplanen att avse områden som säkerställer att rutiner, avtal, inköp, attesteringar etc. fungerar enligt gällande riktlinjer och anvisningar inom nämndens administration. Nästa års Internkontrollplan kan med fördel utformas på så sätt att när kontrollmomentet följs upp redovisas utfallet i relativa termer så att nämnden kan få en underbyggd redogörelse hur väl ett moment fungerar. Det kan tjäna som underlag för diskussioner om nämnden vill byta ut moment mellan åren. 5 Delegationsordning Nämnden har en delegationsordning, antagen 2007 och reviderad I delegationsordningen anges typ av ärenden som delegeras, till vilken funktion som delegationen lämnats och hur delegerade beslut skall återrapporteras till nämnden. Av delegationsordningen framgår också om ärendet är att betrakta som ett delegationsbeslut eller som ett verkställighetsärende. Av delegationsordningen framgår att delegerade beslut skall återrapporteras nästkommande sammanträde i nämnden. I formell mening är det enbart delegationsbeslut som behöver återrapporteras för att bli giltiga. Verkställighetsbeslut sker inom ramen för förvaltningens arbete med att omsätta nämndens uppdrag och där inte några avgörande bedömningar behöver ske. Vid återrapportering av delegationsbeslut skall följande framgå: Beslutsfattare Beslutsdatum Hänvisning till aktuell punkt i delegationsordningen Beslutets innehåll Delegationsordningen innehåller i huvudsak följande områden allmänna ärenden representation brådskande ärenden arkiv, sekretess och överklaganden m m ekonomi personal Ordförande i nämnden och förvaltningschefen bevakar ärenden på delegation, enligt presidiet. 5.1 Rapporteras beslut tagna på delegation enligt kraven i delegationsordningen? I granskningen har vi gått igenom protokoll under perioden januari 2014 till och med maj Nämnden har under den perioden haft nio sammanträden. De krav som gäller är att delegationsbeslut skall anmälas nästkommande sammanträde och innehålla uppgifter om beslutsfattare, beslutsdatum, hänvisning till aktuellt avsnitt i delegationsordningen och beslutets innehåll. 7 (16)

8 Protokoll Rätt anmält, enl. mall Felaktigt anmält, enl. mall Februari 14 April 14 Maj 14 X September 14 November 14 X X December 14 Februari 15 Mars 15 X X April 15 X Inget anmält X X X X X Sammanställningen tar inte hänsyn till fullmäktiges beslut om riktlinjer för sponsring. 5.2 Iakttagelser På sammanträdet i februari 2014 togs beslut på nämnden att delegera till förvaltningschefen rätten att ta beslut om sponsring på upp till Skr och att teckna avtal för dessa samarbeten. Av beslutet framgår att detta skall skrivas in i delegationsordningen. I granskningen har vi inte funnit att det finns någon senare version av delegationsordningen än den som gällde år Det betyder att beslutet om delegation inte finns med i den aktuella delegationsordningen. På sammanträdet i april 2014 under rubriken förvaltningschefens rapporter redovisas att avtal träffats med Stjärnholms ryttarförening. Det framgår inte vad det är för typ av avtal som tecknats med Stjärnholms ryttarförening. På sammanträdet i maj 2014 redovisas att delegationsbeslut tagits. Framgår dock inte hur många och med vilken inriktning. Redovisningen avviker från den mall som finns hur delegationsbeslut skall återrapporteras. Det formella ansvaret för utformning av protokollen åvilar kommunledningsförvaltningen. På sammanträdet i november 2014 redovisas två delegationsbeslut, ett rörande lotteritillstånd, ett annat rörande kulturfond. I detta fall följs upprättad mall. Det framgår dock inte av delegationsordning att delegaten har delegation att ta beslut om lotteritillstånd. Beslutet får därmed anses felaktigt. Beslutet om kulturfond innehåller de uppgifter som krävs för delegerade beslut. Rent formellt behöver dock inte detta återrapportas eftersom det är rubricerat som ett verkställighetsärende. Redovisningen kan därmed anses överflödig i detta fall. På sammanträdet i februari 2015 tas beslut att revidera delegationsordningen. Förvaltningschefen informerar dessutom om sponsringsavtal och formalia kring sponsring utifrån en fråga från en nämndledamot. På sammanträdet i mars 2015 tas beslut om delegation till förvaltningschef om tecknande av sponsringsavtal upp till Skr och att beslutet skall infogas i nämndens delegationsordning. 8 (16)

9 Paragrafen därefter redovisar delegationsbeslut avseende fyra sponsringsavtal och ett rörande beslutsattestanter. Beslutet i mars är i huvudsak korrekt anmält enligt mallen, men två av avtalen skulle ha anmälts på sammanträdet i februari för att vara korrekt anmälda enligt delegationsordningen. Nämnden beslutar på sitt sammanträde i april 2015 att på nytt ta beslut om samma ingångna sponsringsavtal. Det skapar förvirring eftersom det är exakt samma avtal som anmäldes på sammanträdet i mars. I sakgranskningen framhåller förvaltningschefen att nämndens beslut om att höja beloppet för delegationsbeslut om sponsring togs av nämnden våren 2014 efter samtal med kommunledningsförvaltningen. Efter att samma sak gjorts våren 2015 kom båda parter fram till att detta sannolikt var felaktigt och man därefter har försökt hitta en form för en praktisk hantering. 5.3 Bedömning Hela ärendehanteringen kring delegationsbesluten vittnar om mycket stor osäkerhet hur formalia skall hanteras i nämnden. Ett antal felaktiga beslut har dessutom tagits. Det allvarligaste är att nämnden inte alls har rätt att ta beslut om delegation utöver fullmäktiges riktlinjer. Sådana beslut om sponsring togs både 2014 och Nämnden och kommunledningsförvaltningen behöver klargöra ansvarsgränser kring innehåll och utformning av protokollen när sektreterarfunktionen är skild från nämnden. 5.4 Riktlinjer kring kommunens sponsring Kommunfullmäktige antog i oktober 2013 ( 108) riktlinjer kring sponsring. I riktlinjerna sägs att Beslut om sponsring av kommunal verksamhet fattas av berörd nämnd eller styrelse Beslut om sponsorsbelopp upp till Skr får vidaredelegeras till förvaltningschef Enligt kommunens centrala styrdokument avses följande beträffande riktlinjer. Riktlinjer är bestämmelser och regler som avser enskildas och/eller organisationers rättigheter och ansvar i förhållande till kommunen. Riktlinjer kan vara upprättade som lokala komplement till lagstiftning eller centrala myndigheters föreskrifter. De fastställs på den politiska nivå eller den chefsnivå som har det yttersta ansvaret inom det område som riktlinjerna avser. Riktlinjer kan vara externt eller internt riktade. Nämnden har i april/maj 2015 vänt sig till kommunfullmäktige med begäran om att riktlinjerna för sponsring skall medge undantag för kultur-och fritidsnämnden. Frågan bereds av kommunstyrelsen vid granskningstillfället. Enligt uppgift från kanslichefen vill kommunstyrelsen inte biträda en tanke om att medge undantag från gällande riktlinjer för nämnden. Riktlinjerna kan komma att 9 (16)

10 ändras om det är omöjligt för kultur- och fritid att hantera beslut om sponsring över 10 tkr i nämnden istället för på tjänstemannanivå/./ Beslut om ändring av riktlinjer eller att avslå nämndens begäran fattas av kf som antagit riktlinjerna Bedömning De riktlinjer kring sponsring som finns är något otydliga om man enbart ser till själva beslutspunkterna. Då kan de tolkas att nämnden/styrelsen alltid skall ta beslut om inriktning men att man kan uppdra till förvaltningschef att ingå avtal upp till en viss nivå. I efterforskningar visar det sig att det finns stöd i riktlinjerna för tolkningen att delegationen kan avse även inriktning och inte enbart belopp. Men oavsett detta står nämndens beslut om delegation både 2014 och 2015 i strid med gällande riktlinjer från fullmäktige rörande sponsringssamarbete. I formell mening har inte förvaltningschefen haft rätt att ingå avtal över ett belopp av Skr. Det är allvarligt. Under de månader som granskningen omfattat har nämnden genomfört nio sammanträden. Delegationsärenden har anmälts vid några tillfällen. Exakt antal delegationsbeslut framgår inte av protokollen, men det är fler än sju. Tre är korrekt utformade enligt de interna delegationsreglerna, men i strid med riktlinjer om sponsring. Sammantaget bedöms detta inte vara tillfredsställande. När man följer nämndens arbete via protokollen under år 2014 ger det också ett intryck av att förvaltningen arbetat med sponsringsfrågor utan att det formellt återrapporterats vid nästkommande sammanträde. Intrycket är också att nämnden inte har tillräcklig kontroll över sina ärenden. I sak är nämndens hela hantering av frågor kring sponsring felaktigt hanterad utifrån de riktlinjer för sponsring som fullmäktige antagit. Nämndens hantering av dessa ärenden vittnar om mycket stora formella brister. Nämnden behöver omedelbart skärpa kontrollen över ärendehanteringen. 6 Attestordning Fullmäktige har antagit ett attestreglemente ( ). I reglementet anges bl.a. att varje nämnd skall tillse att reglementet iakttas, att tillämpligt attestmoment utförs och att attestarbetet utformas så att den interna kontrollen inom nämnden är tillfredsställande. ( 3) Enligt reglementet skall varje transaktion attesteras med en beslutsattest och en mottagnings/granskningsattest. Undantaget för kravet om två attestanter, som inte får vara en och samma funktion, är lönetransaktioner, externa och interna kundfakturor, bokföringsorder samt orderlösa fakturor i form av EDI-Ifiler. Med beslutsattest kontrolleras 1 Mejl från kanslichefen, 6 maj (16)

11 Att beslut är fattat Att en faktisk beställning har skett Att villkoren stämmer överens med det som överenskommits Att transaktionen ryms inom tilldelad internbudget Att beställningen skett i överensstämmelse med mål och budget eller riktlinjer i verksamheten Beslutsattestanten har också ansvar för konteringen. Mottagningsattestanten intygar att varan eller tjänsten mottagits eller levererats. Varje år hanterar förvaltningen omkring fakturor, dvs. ett tiotal per arbetsdag. Nämnden har utsett attestanter. Det finns sju beslutsattestanter kopplade till verksamhetsområden, förutom förvaltningschefen. De områden som avses är: Fritid/fritidsanläggningar/café Fritidsgård Kultur (vuxna) Bibliotek (vuxna) Kultur/bibliotek (barn/ungdom) Grundskola, bibliotek Turism Förvaltningschefen är beslutsattestant inom tre områden. Varje verksamhetsansvarig är ansvarig för både ekonomi och verksamhet inom sitt verksamhetsområde. Av vad som framkommit i intervju kan också förvaltningschefen attestera fakturor inom alla verksamhetsområden när mottagningsattestanten anser det lämpligt. 6.1 Attestrutiner Alla fakturor är elektroniska. Innan granskningsattestering sker stäms fakturan av mot följesedel/beställning. Dessa samlas fysiskt i en gul pärm. Det är inte alltid det finns en rekvisition i den gula pärmen men situationen är klart mycket bättre nu än för några år sedan, enligt den administrativa handläggaren. På rekvisitionen/följesedeln skall det finnas en referens kopplad till verksamheten. Den som granskningsattesterar gör en avstämning manuellt med hen. Saknas referens och företaget inte kan ange någon betalas som regel inte någon faktura, enligt intervjuuppgift. Det är som regel två mottagningsattestanter. Dessa attesterar fakturan elektroniskt om alla uppgifter stämmer. Efter mottagningsattest går fakturan elektroniskt till beslutsattestant. Attestering sker elektroniskt. Ingen utbetalning kan ske med mindre än att båda attestanterna signerat sin del. Inom verksamheten kan man inte se att det blir fler och falska fakturor under sommaren, när ordinarie personal har semester. 11 (16)

12 6.2 Området grundskola/bibliotek Enligt intervju med en verksamhetsansvarig fungerar attesteringsrutinerna tillfredsställande inom området. Sedan ett år tillbaka har rutinerna inom verksamhetsområdet ändrats något. Den verksamhetsanasvariga har ansvar för ekonomi och bibliotek för barn och unga. Vid inköp av titlar och upphandling av databaser beställer den verksamhetsansvariga via bibliotekstjänst. Mottagningsattestering sker inom kultur- och fritidsnämnden, men beslutsattestering sker ibland inom barn- och utbildningsnämnden eftersom medlen för skolbibliotek finns inom den nämnden. Ibland kan den verksamhetsansvariga inom kultur- och fritidsnämnden besluta, om projektet inom grundskolan om det avser aktiviter som kan ske med stöd av särskilda medel från Statens kulturråd. Då belastas kultur- och fritidsnämndens budget. Den verksamhetsansvariga anser att rutinerna fungerar, men det var bättre förr, när beslutsattesteringen gjordes internt inom kultur- och fritidsnämnden. Nu får den verksamhetsansvariga vända sig till barn- och utbildningskontoret för att få ekonomiska rapporter över beslutade inköp inom grundskolan. 6.3 Stickprov I granskningen har vi gjort ett stickprov inom det område som har flest fakturor, generellt sett - fritid/fritidsanläggningar/café. Urvalet för stickprovet avser en valfri månad, mars månad Under den månaden inkom sammanlagt 29 fakturor. Av dess har fem fakturor granskats närmare avseende attestrutiner. De fakturor som granskats avser olika utrustningsdetaljer till ett lokalt evenemang, inköp av konditoriprodukter och chips till caféverksamheten och inköp från lokal handlare avseende flera verksamheter. I stickprovet har framkommit att attestrutinerna fungerat i fyra av fem granskade fall, enligt beslutad attestordning. I ett fall har förvaltningschefen beslutat. Enligt förvaltningschefen har detta skett i överensstämmelse med ekonomikontoret. Efter intervjuer med flera inom förvaltningen uppfattas kunskapen om attestrutiner och kunskap om vad attestering innebär god. 6.4 Bedömning Den praktiska hanteringen kring dubbla attester ibland (förvaltningschef och ledare i verksamhet med ekonomiskt och verksamhetsansvar) skapar en viss oklarhet. Det kan ge visst utrymme för oönskad påverkan. Nämnden rekommenderas att se till att attestordningen tillämpas strikt. Berörd personal inom kultur- och fritidsnämnden uppfattas vara väl insatt i attestrutinerna. Det är tillfredsställande. 7 Kontanthantering Nämnden hanterar kontanter inom i stort sett alla verksamhetsområden. Besökare köper kaffe, betalar för biljetter, böcker, hyra av lokaler, använder fritidsanläggningar etc. etc. Den verksamhet som hanterar mest inkommande medel är fritid/fritidsanläggningar/café. 12 (16)

13 Betalning sker både kontant och med kort. Inslaget av kontanthantering minskar, men det förekommer alltjämt. Kassorna räknas varje dag. Beloppen varierar. Enligt uppgift saknas sammanställningar på den dagliga kontanthanteringen, men uppskattningsvis hanteras ca kr per dag. På ett år motsvarar det ca en miljon kronor. När kassorna är räknade, växeln avräknad, görs en slutavstämning med remsa. Kontanter samlas i en insättningspåse tillsammans med ett ifyllt insättningskvitto. Kassaredovisningsblankett används för pengar från kassaapparat. För dessa anvisningar finns dokumenterade anvisningar. Varje dag lämnas allt vid bankens servicebox. Inkomna medel skickas sedan via banken elektroniskt till kommunens ekonomiavdelning som fördelar medlen till avsedd verksamhet. Alla verksamhetsansvariga, som gör avstämningar av inkomna medel, har egna login-uppgifter i det elektroniska systemet. Det går med andra ord att i efterskott identifiera vem som tagit emot pengar och hur mycket. Avstämning görs av inkomna medel mot registrerade medel i det elektroniska systemet. Enligt uppgift är det sällan som det är avvikelser mellan vad som kommit in och vad som registrerats. Det har inte gjorts någon inventering av förvaltningen. Därför går det inte att se om det finns något svinn. Nämnden har heller inte efterfrågat inventering. Enligt förvaltningschefen har man god överblick över café, samtidigt som det inte är lätt att inventera bullar och kakor. 7.1 Bedömning Nämnden bör överväga att genomföra inventering då och då, även om det elektroniska system som tillämpas indikerar att det begås få misstag. Det interna systemet läser inte av skillnad mellan försåld vara och tidigare beställd vara, bara att varan är såld till det pris som går att läsa av. Det är viktigt för nämnden att klarlägga omfattning av ev. svinn med tanke på att man ändå omsätter ca en mkr varje år via kassasystemen. 8 Konst Kultur- och fritidsnämnden har enligt reglemente (beslutad 1 april 2015 i fullmäktige) ansvar för kommunens konstsamling och offentliga utsmyckning samt kommunens kulturmiljöarbete. Inom förvaltningen finns en databas upplagd. Den innehåller mellan 700 och 800 konstverk. Databasen kan sortera på objekt, plats där objektet är och vilken person/funktion som har objektet. Varje objekt är märkt med att konstverket hör till kommunen. Inköpspris framgår också i databasen. Objekten är utlånade till tjänstemän och nämnder. Av databasen för de olika objekten framgår när objektet är utlånat och ibland när lånetiden gått ut. Vid 13 (16)

14 granskningstillfället visade det sig att lånetiden i flera fall var utgången sedan länge. Det saknas riktlinjer för exponering av konst, t.ex. att kosten skall exponeras i miljöer där många kan ta del av den, oavsett om de är anställda eller är allmänhet på besök i kommunens lokaler. Vid granskningen visade det sig att i många fall var konsten placerad på olika tjänstemäns arbetsrum. Och där hade den i flera fall funnits lång tid. Den konst som kommunen håller är värderad till ca Skr. Konsten omfattas av den kommunförsäkring som finns. Förvaltningen gör inte någon systematisk och årlig kontroll av konsten, var den finns och dess aktuella skadestatus. 8.1 Policy för konstinköp Det finns en policy för konstinköp beslutad av nämnden ( 41). I policy framgår att nämnden köper in konst i första hand via egna utställningar, av konstnärer med anknytning till orten och via andra nätverk. Den konst som köps in skall motsvara olika krav som att vara utmanande, traditionell, ha estetiska värden, dvs. mångsidig och varierad. I policyn framgår också att nämnden varje år avsätter en summa för konstinköp och att kommunen följer praxis om att en procent av summan för ombyggnationer avsätts för framtida konstutsmyckning. 9 Svar på frågor I granskningen skulle vi besvara ett antal frågor. Fråga: Har nämnden gjort en väsentlighets- och riskanalys? Svar: Ja. Fråga: Är internkontrollplanen förankrad i nämnden? Svar: Ja. Fråga: Vilka kontrollmoment omfattar internkontrollplanen? Svar: I princip uppföljning av verksamhetsplan och budget och säkerheten vid ett antal fritidsanläggningar. Fråga: Säkerställs momenten av nämnden i uppföljningen av internkontrollplanen? Svar: Ja. Fråga: Tillämpas delegationsordningen, dvs. återapporteras delegerade beslut i nämnden enligt reglerna? Svar: Nej. Fråga: Tillämpas attestreglementet? 14 (16)

15 Svar: Ja. Fråga: Hantering, kontroll och redovisning av handkassor sker det på ett dokumenterat och kontrollerbart sätt? Svar: Ja. Fråga: Vilka riktlinjer finns för dokumentation av kommunens konst? Svar: Det finns en databas där kommunens konst är samlad. Föremålen är avbildade, det framgår var konstverket är placerat och som regel också när det skall återlämnas. Det saknas dock riktlinjer för hantering och uppföljning av konsten. Fråga: Hur tillämpas riktlinjerna i praktiken? Svar: I sak finns det inte några riktlinjer. Det sker inget systematiskt uppföljningsarbete av konst och konstföremål. Fråga: Hur kontrolleras att tillämpningen av riktlinjerna är tillfredsställande? Svar: I princip går det inte att besvara frågan eftersom det formellt saknas riktlinjer. 9.1 Slutbedömning I granskningen skulle vi bedöma nämndens ändamålsenlighet utifrån tillämpning och kontroll av administrativa rutiner, hantering av frågor kring intern kontroll, delegationsordning, attestordning, konst, kassor och hantering av sponsringsavtal. Sammanställning av granskningsresultat Fungerar tillämpning av Finns kontroll av Bedömning Administrativa rutiner Nej Nej Otillfredsställande Intern kontroll Ja Ja Tillfredsställande Delegationsordning Nej Nej Otillfredsställande Attestordning Ja Nej Delvis tillfredsställande Riktlinjer om sponsring Nej Nej Otillfredsställande Riktlinjer om konst Nej Nej Otillfredsställande Riktlinjer om kassor Ja Ja Tillfredsställande Utifrån de granskningsresultat som framkommit bedöms ändamålsenligheten vara otillräcklig. Nämnden saknar för närvarande en robust och stringent hantering av sina administrativa rutiner. Nämnden rekommenderas att Utöka internkontrollplanen till att avse områden som rör den interna hanteringen av rutiner inom nämndens ansvarsområde Uppdatera delegationsreglementet utifrån beslut Arbeta efter delegationsordningens krav Arbeta efter fullmäktiges riktlinjer om sponsring 15 (16)

16 Förbättra den administrativa strukturen kring sammanträden så att innehållet i protokollen blir tydligare Säkerställa efterlevnaden av centrala styrdokument (sponsring, delegationsordning framförallt) Ta fram riktlinjer för exponering av kommunens konst Göra återkommande uppföljningar av var konsten är, i vilket skick den är och att utarrangera kost som är trasig, skadad etc. 16 (16)