Arkivhandbok för Malmö stad
|
|
- Susanne Larsson
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: MSA 113/ ,06 Suzanne Sandberg Kulturförvaltningen Malmö stadsarkiv
2 Innehållsförteckning Arkivhandbok för Malmö stad Handbokens syfte och innehåll Vad är styrande och stödjande verksamheter?... 4 Klassificeringsstruktur Hur ska handlingar bevaras? Hur ska arkivhandboken läsas? Dokumenthanteringsplan över styrande och stödjande verksamheter Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Upprätta och följa upp styrdokument (policys, riktlinjer, strategier mm) Verksamhetsledning Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) Ekonomiprocesser HR-processer Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Avtal och upphandling Hantera verksamhetens allmänna handlingar Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Besvara yttranden och remisser Hantera överklaganden Handlingstyper ordnade alfabetiskt Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 2
3 1. Handbokens syfte och innehåll Denna handbok är avsedd att fungera som ett stöd för den dagliga dokumenthanteringen inom de styrande och stödjande verksamheter som förekommer inom hela kommunen. 1 Uppdelningen i verksamhetsområden (processer) är anpassad efter det nya verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv (Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter RA-FS 2008:4). Det innebär att den numrering och indelning som presenteras väljs vid utformning av klassificeringsstruktur. Den översiktliga struktur som redovisas här innebär inte att de kärnverksamheter som är unika för varje förvaltning, ska beskrivas lika översiktligt utan i dessa kan det vara befogat att skapa fördjupningar. Handboken kommer att utvärderas och justeras vid behov. Alla synpunkter på dokumentet uppskattas. Till handboken finns en kommentar i vilken - och gallringsbeslut förklaras djupare. Kommentaren och annan information om arkivvård finns tillgänglig via Malmö stadsarkivs hemsida. Delar av denna arkivhandbok ersätter: Bevarande och gallring av räkenskapsinformation inom Malmö kommun Dnr KS-KOM Bevarande/gallringsplan rörande personaladministrativa handlingar inom Malmö kommun Dnr KS-KOM Med hela kommunen menas alla nämnder med tillhörande verksamheter samt i tillämpliga fall de kommunala bolagen. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 3
4 2. Vad är styrande och stödjande verksamheter? Under de senaste tio åren har svenska myndigheter mer och mer gått mot att beskriva verksamheter utifrån processer. Utgångspunkten i att identifiera processer är brukaren (för ett företag kunden) och att den verksamhet som utförs ger ett mervärde åt brukaren. Malmö stad ger service åt malmöborna och besökarna i kommunen. Exempel på service som är viktig är skola, socialtjänst och vård. Dessa är att betrakta som kärnverksamheter. Styrande verksamheter är de verksamheter som ställer krav på och anger ramar för hur förvaltningarna ska arbeta. Policys, riktlinjer, strategier mm, här kallade styrdokument, anger viljeriktningar för verksamheten inom kommunen. Politiska församlingar styr genom finansiell tilldelning och olika uppdrag delegeras till tjänstemän på verksamhetsledande funktioner. Revisorer med flera tillsynsorgan granskar sedan följsamhet av lagar och kan på så vis påverka styrning. Stödjande verksamheter fokuserar på att allt som behövs runt omkring kärnverksamheten fungerar. Den stödjer verksamheten med resurser, medarbetare, material, kontor, IT-tjänster eller annan service. Stödjande verksamheter kan också vara en kärnverksamhet för förvaltningar, exempelvis inom Serviceförvaltningen, LiMa och Malmö stadsarkiv. Verksamhetsbaserad arkivredovisning innebär att man anlägger ett processsynsätt på informationshanteringen. Allmänna handlingar som upprättas och inkommer förklaras utifrån de verksamheter som de tillhör. 2 Tankarna baserar sig på den internationella standarden ISO som ligger till grund för Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 2008:4. Tanken är att handlingsslag ska kopplas till processer (kan vara ärenden) och redovisas samlat även om de inte nödvändigtvis förvaras samlat. Systemet är tänkt att fungera bättre i dagens samhälle, där ett och samma ärende kan innehålla både elektroniska handlingar, ljud/bildupptagningar och papper, jämfört med det traditionella allmänna arkivschemat som var uttänkt för en pappersbaserad informationshantering. 2 Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) med tillhörande vägledning: Redovisa verksamhetsinformation. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 4
5 Klassificeringsstruktur Nr Namn på verksamheten 1 Styrande verksamheter 1.1 Politisk styrning Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Ta beslut på delegation 1.2 Upprätta och följa upp styrdokument 1.3 Verksamhetsledning Organisation av arbete Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer Dialog mellan enskild medarbetare och chef 1.4 Granskning av kommunens verksamhet Revision Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) 2 Stödjande verksamheter 2.1 Ekonomiprocesser Löpande bokföring och fakturering Sälja vidare investeringsvara Redovisa EU-projekt Hantera ekonomisk statistik 2.2 HR-processer Rekrytering Hantera lön och arbetstid Hantera anställning Hantera pensioner Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar Hantera andra arvoden och ersättningar 2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Hantera lokalförsörjning Kontrollera konst och möbler Administrera säkerhet av lokaler och information Hantera anmälningar rörande skada och stöld på egendom Administrera fordon 2.4 Avtal och upphandling Upphandla enligt Lagen om offentlig upphandling Direktupphandla Förvalta ingångna avtal 2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar Registrera allmänna handlingar Hantera allmänna handlingar som inte bildar ärenden Arkivering av handlingar Hantera begäran av utlämnande av allmänna handlingar 2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Kommunicera Representation och evenemang Föra medborgardialog 2.7 Besvara yttranden och remisser 2.8 Hantera överklaganden Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 5
6 3. Hur ska handlingar bevaras? Utgångspunkten är att alla handlingar ska bevaras på ursprungligt medium. Det innebär att handlingar som skapas elektroniskt (digitalt) i normalfallet ska bevaras elektroniskt. Handlingar som inkommer på papper ska bevaras på papper även om en skannad kopia tillförs ett verksamhetssystem, exempelvis Platina. Handlingar där underteckning har ett betydande bevisvärde ska bevaras på papper. 3 Dessa handlingar ska skrivas ut på åldersbeständigt papper i godkända skrivare. Samtidigt får en elektronisk kopia ligga kvar i ärendehanteringssystemet om det underlättar i arbetet. Protokoll från politiska beslutsprocessen ska skrivas ut på arkivbeständigt papper minst 80 gram. Nämndsprotokoll och protokoll från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska dessutom bindas in. Handlingar som kommer in ska bevaras i det format de inkommit. Undantag kan göras om formatet är så dåligt att en skyddskopiering är befogad för att handlingen ska kunna vara läsbar på lång sikt. 4 För alla verksamhetssystem/databaser som förvarar allmänna handlingar ska en gallringsutredning ske innan handlingar gallras i systemen. 5 Alla handlingar ska skyddas mot brand, fukt, skadlig miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. För pappershandlingar innebär det att handlingar ska förvaras i godkända arkivlokaler eller arkivskåp. 6 För elektroniska handlingar innebär det att Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad följs. 4. Hur ska arkivhandboken läsas? Varje verksamhet beskrivs först översiktligt i text eller i graf. Efter detta redovisas handlingsslag med tillhörande handlingstyper. I fältet handlingstyper anges inte alltid alla handlingstyper utan ibland bara exempel på handlingstyper. Handlingstyperna kan även finnas definierade i kommentarsfältet. Förvaring av handlingar sker oftast elektroniskt i verksamhetssystem. För handlingar som ska diareföras i ärendehanteringssystem anges systemet Platina. Detta då Platina är det övergripande systemet i Malmö stad. Om handlingstyperna förvaras i ett annat verksamhetssystem än Platina, ange då korrekt system i er tillämpning av arkivhandboken. 3 Det som menas här är exempelvis avtal och intyg. 4 Vad som är godkända skrivmedel regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2006:1 till RA-FS 2006:4. 5 Hantering av verksamhetssystem ur arkivsynpunkt regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2. 6 Arkivolkalers utforming och vård regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2013:4. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 6
7 Alla handlingar som inte ska eller får gallras ska bevaras. I tabellen anges gallring och gallringsfrister antingen som att gallring ska ske eller får ske. Om gallring får ske får ett beslut göras. I fältet sekretess anges ordet nej om bedömningen är att det inte ska sekretess i den handlingstypen (ärendetypen). Om ni är osäkra på om detta stämmer kontakta juridiskt kunnig medarbetare och rapportera till Malmö stadsarkiv. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras i enlighet med Kommunstyrelsens beslut KS-KOM Exempel på handlingar som ryms under benämningen tillfällig eller ringa är: Mottagningsbevis, postböcker, följesedlar, ordererkännande Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom (tryck av intresse tillförs lämpligen avdelningens referensbibliotek) Utkast till beslut eller skrivelser Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior Mail med meningslöst eller obegripligt innehåll Felsända handlingar Särskilt om sekretess I tabellerna finns en kolumn som anger huruvida det kan sekretessreglerade uppgifter i handlingstyperna. Kolumnen är med eftersom det är ett grundkrav från Riksarkivet i RA-FS 2008:4. Kommunstyrelsen beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Var uppmärksamma på att det kan sekretess även om fältet i arkivhandboken anger nej meddela då detta till stadsarkivet. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 7
8 5. Dokumenthanteringsplan över styrande och stödjande verksamheter Förslag till punkter inkommer Dagordning förbereds Ledamöter kallas till sammanträde Sammanträde Protokoll skrivs justeras och anslås Den politiska beslutsprocessen Processen kan beskrivas som att underlag till sammanträden inkommer i form av tjänsteskrivelser och förslag till beslut från tjänstemän, politiska förslag, rapportering av delegationsbeslut och förslag och skrivelser, protester mm från allmänheten. De samlade förslagen till dagordning förebereds och ordning på punkter samt eventuell återföring till tjänstemän sker innan dagordning sätts samman och skickas till ledamöter. Sammanträdet hålls och protokoll sammanställs som sedan granskas av ordföranden och ofta av justerare. När protokollet godkänns anslås det på kommunens anslagstavla. Anslagsbevis skrivs som bevis på att protokollen anslagits. Både kallelser och protokoll publiceras på malmo.se. Dessa handlingar ska ses som kopior och får gallras vid. 7 I Ärendehandboken, som är tillgänglig på Komin, återfinns en mer detaljerad beskrivning av processen. Nummer p å handlingsslag, anv ä nds i arkivredovisningen Namn p å handlingsslag ä r ö vergripande ö f r verksamheten Gallringsfrister f ö rekommer b å de ska och f å r Nr 2.7 Namn p å handlingsslag (exempelvis Yttranden och remisser) Handlingstyper F ö rvaring Gallring/ Sekretess reglering Handlingstyper anger enskilda handlingar och ibland grupper av handlingar. Logisk och fysisk ö f rvaring. vara b å de p å papper och elektroniskt. Platina ä r det vanligaste ä rendehanteringssystemet. Ä ndra om ni har ett annat system Om det inte f ö rekommer sekretess st å det nej som markering att kontroll har gjorts. Förklaring av de olika fälten i tabellerna nedan 7 Kallelser och protokoll från socialutskott och liknande med främst sekretessärenden publiceras inte på hemsidan. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 8
9 Nr Handlingsslag tillhörande politiska beslutsprocessen Anslagsbevis/ Papper Får gallras kungörelse av efter 5 år. Se protokoll kommentar. Bilagor som gallras pga. udda format, massprotestlistor, föremål, modeller eller liknande Olika när de inkommer bevaras i Platina Se kommentar, gallras senast efter 2 år Anslagsbevis i original skickas till Stadskontoret. Kopia som finns kvar på nämnd får gallras direkt. Får gallras efter att de har fotograferats av och/eller beskrivits i tjänsteanteckning. Modeller får bevaras om de anses tillföra arkivet mervärde. Kallelser och dagordningar Motioner Protokoll från arbetsutskott och beredningar Ej sekretessbelagda uppgifter Protokoll från i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder Ej sekretessbelagda uppgifter Protokoll som innehåller sekretessbelagda uppgifter Elektroniskt Platina (bildar ärenden) Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram) behöver inte bindas in. Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram), binds in. Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram) Får gallras vid senast efter 2 år Dagordning kan utgöra bra innehållsförteckningar till möten men får gallras efter 2 år. Bevaras Arkiveras med ärendet med protokollsutdrag. Bevaras Lägg en kopia där sekretessbelagda uppgifter har maskats med övriga protokoll för att förklara varför paragrafen saknas. Sekretessbeslut i original förvaras separat. Bevaras Lägg en kopia där sekretessbelagda uppgifter har maskats att bindas in med övriga protokoll. Original till separat volym. Sekretessbeslut i original förvaras separat. Bevaras Ja Lägg sekretessbelagda beslut i separat volym/arkivbox med tydlig markering om sekretess och paragraf i OSL som styr sekretessen. Protokollsanteckningar Reservationer Särskilda yttranden Omröstningslistor (Voteringslistor) Beslutsunderlag till ärenden Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina Bevaras Bevaras Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. bindas in med protokollen men ligger också i ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. bindas in med protokollen. Sekretessparagraf beror på ärendet. Bevaras Åldersbeständigt papper räcker. vara del av protokoll eller fristående bilaga. Följer ärendets gallringsfrist Arkiveras med ärendet med protokollsutdrag. Sekretessparagraf beror på ärendet. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 9
10 1.1.2 Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Verksamhetsplanering, budget och bokslut, är styrande verksamheter inom ekonomiprocesserna. För den stödjande löpande bokföringen och faktureringen se stödverksamheten, ekonomiprocesser. Utifrån ett mycket övergripande perspektiv kan ett räkenskapsår beskrivas på följande sätt: Planeringen inleds redan året före verksamhetsåret genom att en verksamhetsplanering och en budget arbetas fram. I början av året upprättar respektive nämnd en budgetskrivelse. Kommunstyrelsen lämnar därefter ett budgetförslag till kommunfullmäktige som före sommaren fastställer budgeten för det kommande året. Under hösten upprättar nämnden sin internbudget. Nämnden ska ha fastställt budgeten innan årsskiftet. Beslutsunderlagen till respektive nämnd samt till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har olika innehåll och bevaras därför som ärenden på alla tre nivåerna. Under räkenskapsåret följs den ekonomiska utvecklingen upp och i delårsbokslut och prognoser. Bokföringsåret avslutas med ett årsbokslut. Detta granskas av kommunens revisorer Handlingsslag rörande budget och bokslut Budgetskrivelse Platina Bevaras Verksamhetsplan Platina Bevaras Budgetramar Platina Bevaras Detaljbudget på Platina Bevaras kostnadsställe Budget Platina Bevaras Förlagor i Stratsys får gallras när de överförts till Platina. Delårsrapport Platina Bevaras Prognoser Platina Bevaras Årsredovisning Platina Bevaras Delårsbokslut Ekonomisystem Bevaras Årsbokslut Ekonomisystem Bevaras Bokslutspärm Papper Bevaras Innehåll enl. stadskontorets bokslutsanvisningar När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 10
11 1.1.3 Ta beslut på delegation Delegationsbeslut tas inom alla ärendetyper och kan ses som en aktivitet som ingår i många ärenden mer än som en egen process. Målet med verksamheten är att avlasta den politiska beslutsprocessen. Hanteringen finns beskriven i Malmö stads ärendehandbok. En förenklad beskrivning av processflödet är att det inkommer önskemål om beslut och kontroll görs att beslutet kan tas enligt delegationsordning. Den som ska ta beslutet låter pröva förutsättningarna och skriver ett beslut. Efter att beslut tagits meddelas detta den som begärt beslut och en rapportering (ofta lista över tagna beslut per delegation) sker även till den politiska församling som givit delegationsrätt Handlingsslag rörande att ta beslut på delegation Sekretess reglering Delegationsordning Platina Bevaras Delegationsbeslut Platina Följer ärendets Redovisning av delegationsbeslut till politiska beslutsprocessen Papper gallringsfrist Får gallras efter 5 år Sekretessparagraf beror på ärendet. förvaras separat i pärm. Kallas även föranmälan till nämnd. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 11
12 1.2 Upprätta och följa upp styrdokument (policys, riktlinjer, strategier mm) Ett styrdokument i kommunal förvaltning fattas antingen genom politiskt beslut eller genom beslut av behörig tjänsteman i enlighet med någon form av nedskriven och formellt beslutad viljeriktning. Styrdokument kan röra sig om policys, riktlinjer, strategier mm. Styrdokument kan beslutas antingen i enlighet med generell eller i en detalj styrd viljeriktning. Ett styrdokument kan vara framtaget i fullmäktige/nämnd, på ledningsgrupp och/eller i samverkan genom APT. Det innebär att en policy inte per definition är ett styrdokument om den inte i realiteten styr verksamheten. Först när en policy är en del av utformning av, förändring av eller prioritering i en verksamhet, blir en policy ett styrdokument. Själva arbetsprocessen med att ta fram och följa upp styrdokument är svår att beskriva i form av flöden. Arbetet ingår ofta som handläggning och bevakning av en eller ett par personer och följer den generella ärendehanteringen som beskrivs i ärendehandboken. Om styrdokumentet är levande och uppdateras med smärre ändringar flera gånger om året räcker det med att bevara ett arkivexemplar årligen och vid stora förändringar. Exempel på styrdokument som upprättas i Malmö stad: Likabehandlingsplaner Diskrimineringslagen (2008:567). I lagen finns krav på att planer ska upprättas och arbete ska utföras för kontroll av jämställd lönesättning och att likabehandling sker på inom skola och på arbetsplatser. Miljöledningssystem Miljöledningsverksamheten baseras på ISO Inom Malmö stad finns miljöledningsdatabaser och miljöpolicy både centalt och lokalt. Syftet med verksamheten är att arbeta för en bättre miljö och detta sker på olika sätt. Krisplaner Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och under höjd beredskap är kommunen skyldig att förbereda sig på, och ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Därför har krisplaner tagits fram inom kommunens olika verksamheter Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 12
13 Nr 1.2 Styrdokument med bilagor och uppföljning Sekretess- reglering Övergripande styrdokument, exempelvis miljöledning, likabehandlingsplaner och krisplaner Platina Bevaras Alla styrdokument bör också finnas tillgängliga på intranätet och gärna också på Malmö stads externa hemsida. Dessa är att anses som kopior. Redovisning, uppföljning, utvärdering av förvaltningsövergripande styrdokument Lokala anpassningar till förvaltningsövergripande styrdokument med utvärdering och uppföljning Platina Bevaras Platina Bevaras Övergripande styrdokument som har antagits i sin helhet utan justeringar behöver inte dubbelarkiveras lokalt. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 13
14 1.3 Verksamhetsledning Verksamhetsledningen kan utövas av chefer, projektledare eller andra delegerade ledningsfunktioner. Uppgifter och ansvarsfördelning framgår av arbetsordning och delegationsordning. Både ekonomiprocesser och HRprocesser är knutna till verksamhetsledningen Organisation av arbete Oavsett om verksamhet sker som process eller som löpande verksamhet skapas direktiv, slutrapporter och utvärderingar samt mer detaljerade planer över hur arbete läggs upp. Ofta sker verksamheten i form av möten, exempelvis ledningsgruppsmöten och arbetsmöten. För projekt finns direktiv som beskriver själva arbetssättet och utfall av arbetssätt. Ett sätt att styra arbete är genom beställningar. I en beställning anges ett särskilt uppdrag. Det definieras tydligt vad som ska utföras, hur detta ska finansieras och följas upp. Ett exempel är Kommunstyrelsens arbetsmarknads och vuxenutbildningsutskott som via stadskontoret lämnar beställningar till bl.a. Serviceförvaltningen Handlingsslag rörande att organisera arbete Protokoll med bilagor från Platina och Bevaras ledningsgruppsmöten och papper liknande Sekretessparagraf beror på ärendet. Handlingsplaner och internbudget på arbetsplatser, Minnesanteckningar från informella arbetsmöten Handlingar rörande projektledning senast efter 2 år senast efter 2 år Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Projektdirektiv, projektförslag, projektplan, leveransprotokoll, slutrapport. Sekretessparagraf beror på ärendet. Beställningar med uppföljande Platina Bevaras rapporter När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 14
15 1.3.2 Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer De flesta medarbetare är organiserade i fackliga organisationer som för medarbetarnas talan i förhandlingar om arbete, lön och arbetsmiljö. Vid varje arbetsplats ska det hållas arbetsplatsträffar (APT), vilket framgår av samverkansavtalet. Arbetsplatsträffarna är forum för dialog mellan medarbetare och chef som syftar till ett gemensamt arbete med utveckling, planering och uppföljning av verksamheten inom det egna området. Träffarna ska också ge förutsättningar för yrkesmässig utveckling, till ökad delaktighet, inflytande och ansvarstagande för alla medarbetare Handlingsslag rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer Löneöversynsprotokoll Platina Bevaras Förvaltningens förhandlingsfulllmakt Platina Bevaras Förhandlingsprotokoll Platina Bevaras OSL 21, 39 kap Samverkansprotokoll, förvaltningsrådsprotokoll Platina Bevaras OSL 18, 21 och 39 kap Skyddsrondsprotokoll med bilagor Platina Bevaras OSL 18, 21 och 39 kap Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Dokumentation från andra överläggningar Kemikalieförteckning Enkäter Sammanställningar av medarbetarundersökningar/enkäter Uppmaningar till Malmö stads förvaltningar att föreslå prioriteringar i löneöversynen Resultat/statistikuttag ur förvaltningens löneöversyn Platina Bevaras Platina Bevaras OSL 21, 39 kap m.fl.,, Platina Bevaras,, Exempelvis MBLprotokoll Bilagor kan vara riskanalyser, sammanställningar av enkäter och handlingsplaner När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 15
16 1.3.3 Dialog mellan enskild medarbetare och chef Utöver övergripande frågor som hanteras via fackliga organisationer och arbetsplatsträffar sker en enskild dialog mellan medarbetare och chef. I samverkansavtalet definieras särskilt medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalen ska dokumenteras och innehålla en utvecklingsplan. Medarbetarsamtalet fokuserar på framtida utveckling medan lönesamtal fokuserar på arbetsprestationer som har utförts Handlingsslag rörande dialog enskild medarbetare och chef Anteckningar från lönesamtal och Får gallras efter 2 medarbetarsamtal år OSL 21, 39 kap Bevaras så länge det behövs för uppföljningsarbete. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 16
17 1.4 Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) Kommunen kan utföra egenkontroll eller bli utsatt för kontroll från extern tillsynsmyndighet. Processen inleds med att granskningsorgan antingen skickar ut ett aviseringsbrev, beslutar om möte muntligt eller kommer oaviserat. Granskningen pågår och eventuellt får granskningsorganet kopior eller tillgång till allmänna handlingar, resultatet redovisas i rapporter. Om granskningsorganet vill att verksamheten gör förändringar eller på andra sätt svarar på granskningen sker ytterligare återkoppling Revision Revisionen pågår varje år och har särskild fokus på ekonomisk styrning, måluppföljning och intern kontroll. Nr Handlingar rörande revision Sekretess- reglering Revisionsberättelser Platina Bevaras Bevaras med bokslut. Underlag till revision Ska gallras vid senast efter 5 år. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) Tillsyn kan ske för all form av verksamhet och behöver inte ha samma återkommande cykel som revisionen. Exempel på tillsyn är arbetsmiljötillsyn. Tillsynen kan hantera sekretesskyddade uppgifter, exempelvis inom socialtjänst. Nr Handlingar rörande tillsyn Sekretess reglering Aviseringsbrev Platina Bevaras Tillsynsrapport Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Svar på tillsyn Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Svar på enkät Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Statistik för tillsyn Platina Bevaras Uppföljning av tillsyn Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Underlag till tillsyn Ska gallras vid, senast efter 2 år När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 17
18 2.1 Ekonomiprocesser Ekonomiprocesserna beskrivs ingående i ekonomihandboken. Kommunala redovisningslagen (1997:614) styr gallringsfrister för det som ska gallras. 8 Budget, uppföljning, prognoser och bokslut redovisas under styrande verksamheter. Verksamheterna häri utgör den stödjande delen av ekonomihanteringen Löpande bokföring och fakturering Löpande under räkenskapsåret uppstår en rad olika händelser. Som underlag till dessa händelser upprättas verifikationer som ska beskriva innehållet i transaktionerna, t ex. kund- och leverantörsfakturor, in- och utbetalningar, rättelser, uppbokningar etc. Alla transaktioner bokförs i kommunens övergripande ekonomisystem. Det finns också verksamhetssystem som skapar bokföringstransaktioner vilka sedan integreras till det kommunövergripande ekonomisystemet. Stadskontoret ansvarar för kommunövergripande elektroniska system medan respektive nämnd ansvarar för övriga elektroniska system Löpande bokföring och fakturering (sid 1 av 2) Grund- och huvudbokföring, Elektroniskt Bevaras kodplan samt elektroniska attester i verksamhetssystem och ekonomisystem Systemdokumentation och Papper Bevaras behandlingshistorik Leverantörsfakturor Får gallras efter 10 år Sekretessparagraf beror på ärendet. Kundfakturor Betalningspåminnelser och inkassoärenden Lönetransaktioner Får gallras efter 10 år Får gallras 2 år efter betalning eller avskrivning Får gallras efter 10 år/ se kommentar Sekretessparagraf beror på ärendet. Sekretessparagraf beror på ärendet. Sekretessparagraf beror på ärendet. Gallring får endast ske om det på annat vis går att bevisa pensionsgrundad inkomst. Övriga verifikationer Får gallras efter 10 år Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 8 I övrigt gäller arkivlagen (1990:782). En fördjupning rörande ekonomiprocesserna är planerad. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 18
19 2.1.1 Löpande bokföring och fakturering (sid 2 av 2) Leverantörsreskontran Får gallras efter 10 år Kundreskontran Får gallras efter 10 år Attestförteckning Får gallras efter 10 år Leverantörsfakturor som Papper Får gallras efter inkommit på papper 3 år Fakturaunderlag och Får gallras efter granskningsmaterial 2 år se kommentar Sekretessparagraf beror på ärendet. Undantag se not. 9 Sekretessparagraf beror på ärendet. Handlingar som kan behövas för att säkerställa att korrekt hantering har skett men som inte utgör annat räkenskapsmaterial. Om underlagen behövs för att man ska kunna förstå verifikation behöver den bevaras med verifikationen i 10 år. Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Sälja vidare investeringsvara Under förutsättning att kommunen haft rätt till ersättning för ingående mervärdesskatt vid anskaffningstillfället föreligger från och med 1 maj 2008 skyldighet att justera erhållen ersättning när man inom viss tid från inköpet säljer investeringsvara. Detta innebär att underlaget för rätt till ersättning i kommunkontosystemet ska för investeringsvara bevaras under 4 år efter utgången av det kalenderår som korrigeringstiden löpte ut, det vill säga arkiveras i 14 år Handlingsslag rörande investeringsvara som sålts vidare Verifikation från Får gallras efter investeringsvara som 14 år sålts vidare Gäller exempelvis försäljning av fastigheter. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 9 Ingår bland verifikationer åtkomst- (äganderätts-) handlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom eller donationshandlingar bevaras kopia i tillhörande ärende. Om verifikation bevisar garantitid som är längre än 10 år bevaras den vid avtalsärendet. Ingår verifikationer avseende anslutningsavgifter och gatukostnadsersättningar bevaras kopia i tillhörande ärende. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 19
20 2.1.3 Bokföring från EU-projekt Bokföra EU-projekt EU-projekt kan ha längre preskriptionstid än svensk lag ofta 15 år men det kan variera. Förvara bokföring från EU-projekt särskilt och/eller hör er för innan ni lägger upp bokföring av EU-medel för att försäkra er om att kraven tillgodoses. En särskild dokumenthanteringsplan ska skapas. Notera vidare att kraven på räkenskapsinformation kan vara utökat. Se kommentar till arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter i Malmö stad för en längre förklaring. Räkenskaper från Se text ovan EU-projekt (15 år) Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Statistik Ekonomisk statistik Riksbanken, Statistiska centralbyrån m.fl. begär årligen ut statistik från kommunens ekonomisystem. Då skapas sammanställningar som är anpassade till de frågeställningar som mottagaren är intresserad av. Statistikrapporter, Får gallras efter ekonomiska 5 år För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 2.2 HR-processer På Komin finns ingående beskrivningar av HR-processerna i kommunen. De beslutade processerna är: Arbetsmiljö, anställning och lön, arbetstid, löneöversyn, omställning, rehabilitering och rekrytering. Förslaget nedan är inspirerat av processbeskrivningarna men följer den inte rakt av. En fördjupning rörande arkivhantering av HR-handlingar är planerad. HR redovisas även under styrverksamheten förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 20
21 2.2.1 Rekrytering Processen förklaras mer ingående på Komin under HR:s processbeskrivningar. När arbetsledning uppfattat att det behövs resursförstärkning inleds en rekryteringsprocess med målsättning att anställa medarbetare. Processen inleds med att en kravprofil tas fram, en annons skapas och läggs ut på en webb-tjänst. Intresserade skickar in sedan in ansökningshandlingar. Efter en urvalsprocess som ofta inbegriper intervjuer väljs personer ut som erbjuds tjänsten och efter ytterligare löneförhandlingar skrivs anställningsavtal. För korttidsbemanning kan processen vara enklare men följer i stort samma mönster Handlingar rörande rekrytering Kravprofiler Platina Bevaras, se kommentar 10 Arbetsexemplaret i Aditro recuit gallras vid. Original överförs till Platina Om kravprofil framgår av annons räcker det att annonsen bevaras. Utdrag av annons Platina Bevaras Arbetsexemplaret i Aditro recruit gallras vid. Original överförs till Platina Lista över sökande Platina Bevaras Se ovan till tjänst Ansökningshandlingar från personer som ej rekryterats. Ansökningshandlingar från person fått tjänst (Ansökningsbrev och CV) Anställningsavtal Meddelande om lön Spontanansökningar Personalakt Platina och i personalakt Platina och i personalakt Får gallras efter 2 år Bevaras, se kommentar Bevaras OSL 21, 39 kap Behöver inte överföras till Platina om de kan finnas tillgängliga i Aditro recruit i minst 2 år. Ansökningsbrev och CV bevaras alltid. Om tjänsten innebär krav på legitimerande utbildning (exempelvis sjuksköterskor) bevaras kopia på intygen. Övriga betyg/intyg kan gallras. Bevaras Gäller korttidsanställd. OSL 21, 39 kap När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 10 I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 21
22 2.2.2 Hantera lön och arbetstid När en medarbetare anställts inom Malmö stad registreras grunduppgifter i HR-system. Den avtalade lönen noteras. Arbetstid redovisas ofta som flex eller tidsbank. Avvikelser som påverkar lönen, så som sjukdom, föräldraledighet, semester, tjänsteresor och tilläggstid förs in i HR-systemet. Dessutom skickar medarbetare in kvitton på exempelvis friskvård, särskilda hjälpmedel och reseersättningar (egen bil). All indata bearbetas i HR-system och skapar utbetalningar i form av lön och ersättningar som går ut till medarbetarna Handlingar rörande lön och arbetstid Tid och HR-system Bevaras se lönredovisning i HRsystem kommentar Utdrag ur HR-system för arbetsplanering Underlag för utlägg/ ersättningar Medicinskt utlåtande Externa rapporter, Får gallras efter 10 år Får gallras efter 10 år Får gallras efter 5 år 11 OSL 21, 39 kap OSL 21, 39 kap OSL 21, 39 kap med exempel på handlingstyper Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning. gälla semesterplanering, annan schemasättning mm. Underlag som utgör verifikationer, ex bevis på utlägg för resor, friskvård, måltidsersättningar, särskilda hjälpmedel mm. Intyg från längre sjukfrånvaro om arbetsskada bevaras. Se hantera anställning. Rapporter rörande skatt, stadsbidrag, pensionsinbetalningar, statistik och redovisning till Kronofogden. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Hantera anställning Under en anställning sker många olika händelser som sätter avtryck i HRprocesser. Exempelvis betalar arbetsgivare fortbildningskurser och stöttar vid längre sjukdomar, för att kunna rehabilitera medarbetare tillbaka i arbete. Om en medarbetare får problem med att sköta sitt arbete och/eller uppför sig olämpligt kan en disciplinpåföljd ske. Medarbetare kan avstängas och en utredning om misskötsamhet kan genomföras. Om det råder arbetsbrist kan medarbetare bli varslade och uppsagda. Medarbetare vars tjänst upphör eller som säger upp sig har rätt att få ut tjänstgöringsintyg och vid längre tjänstgöring ett tjänstgöringsbetyg I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 22
23 Vissa av dessa processer rör hela medarbetargrupper och hanteras av de fackliga organisationerna (se Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och arbetstagarorganisation). I den mån handlingarna rörande en enskild medarbetare ska bevaras på papper så rekommenderas det att dessa samlas i en personalakt. Denna ska förvaras inlåst i arkivskåp eller i arkivlokal. Sekretessbelagda personalhandlingar förvaras separat. Där det finns HR-system som hanterar processerna får dessa bevaras i systemen med undantag för handlingar som behöver bevaras underskrivna på papper för att säkra bevisvärde Handlingar rörande anställning som inte berörs av sekretess Exempel på handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- som kan i en personalakt reglering 12 Ansökan om arbetshjälpmedel Papper i Bevaras med beslut personalakt 13 Beslut om avstängning eller Se ovan Bevaras annan diciplinär åtgärd Beslut om omplacering Se ovan Bevaras Intyg från kurser/ utbildningar i Se ovan Bevaras tjänsten Kopia på utfärdat tjänstgöringsintyg/-betyg Avgångsanmälan av anställning Se ovan Bevaras Utbetalning till efterlevande Se ovan Bevaras Varsel, anställnings upphörande Se ovan Bevaras Överenskommelse om avgångsvederlag Se ovan Bevaras Original skickas till HRservice se nedan. Se ovan Bevaras Handlingar rörande anställning som berörs av sekretess Exempel på handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- reglering Dokumentation rörande misskötsamhet så kallade personalsociala ärenden eller diciplinärenden Särskilt åtskild akt eller i avsett HR-system finns Bevaras OSL 21, 39 kap Handlingar rörande rehabilitering HR-system Bevaras Se ovan Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning Administrera pensioner Medarbetare i Malmö stad kan ansöka om pension helt eller partiellt några år före 67 års ålder. När pensionen beviljas skickas ett meddelande till KPA som räknar ut tjänstepensionen. Ett brev skickas till HR-service som kontrollerar uppgifterna. Meddelandet från KPA skickas därefter vidare till den pensionssökande I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person. 13 Personalakt kallas även anställningsakt eller personaldossier. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 23
24 Det förekommer också att den anställde kontaktar HR-service för att få ta del av lönebevis för att styrka sin rätt till pension. Det berör inte pensionsakten utan tillhör processen utlämnande av allmän handling som redovisas under punkt Handlingar rörande pension Ansökan om pension Får gallras 5 år partiellt eller helt efter sista Uträkning/brev från KPA om pensionsuppgifter utbetalningen Får gallras 5 år efter sista utbetalningen OSL kap 39 med exempel på handlingstyper Kopia får bevaras i personalakt. Uttag på förvaltningarna ska ses som kopior och kan gallras omedelbart. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar Politiker som har förtroendeuppdrag inom kommunen har rätt till arvoden. Utbetalningar hanteras i samma system som HR-processerna. När en politiker väljs till ett uppdrag registreras de i förtroendemannaregister som administreras på stadskontoret. Närvaro vid sammanträden noteras och arvoden betalas ut. När förtroendevalda avslutar sitt engagemang skapas ett avsägelseärende. Avsägelserna bildar egna ärenden Handlingar rörande förtroendevaldas uppdrag och arvoden med exempel på handlingstyper Förtroendemannaregister Mandat Bevaras Förtroendemannaregistret förs på stadskontoret. Uträkning av arvoden och ersättningar till förtroendevalda HR-system Bevaras Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning. Avsägelser från förtroendemannauppdrag Platina Bevaras Närvarolistor/ sammanträdesblankett Får gallras efter 10 år Utgör underlag för arvodesrapportering När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Hantera andra arvoden och ersättningar Utöver medarbetare och förtroendevalda kan även andra personers arvoden och ersättningar hanteras i HR-system. Exempelvis uppdragstagare som föreläsare eller konsulter. Inom individ och familjeomsorgen och inom sociala resursförvaltningen kan enskilda personer och familjer få ersättning för att det stödjer kommunens verksamhet genom exempelvis familjehem. Hanteringen av informationen som skapas i HR-systemet följer HR-processer och ekonomiprocesser i tillämpliga delar. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 24
25 2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Med lokalförsörjning menas här verksamheter som ser till att det finns fungerande arbetsplatser. Verksamheten är nära kopplad till avtal och upphandling. I begreppet säkerhet ligger säkerhet för människor, egendom och information. Säkerhetsarbetet för medarbetare sker även i arbetsmiljöprocessen. Det övergripande säkerhetsarbetet med riskanalyser och arbetsmiljöarbete är kopplat till styrande verksamheter som samverkan och styrdokument. Nr Hantera lokalförsörjning LiMa-Lokal i Malmö har beskrivit lokalanskaffningsprocessen på Komin vilket ligger till grund för redovisningen nedan. Varje förvaltning ska ha en lokalförsörjningsplan som beskriver förväntade lokalbehov för det kommande decenniet. När behov uppstår för att förändra lokalförhållanden skickas en formell skrivelse från förvaltningen till LiMa med önskemål om funktion på lokal. LiMa kontrollerar om behoven kan lösas genom befintliga avtal och om inte skapas ett anbudsunderlag vid Lima och offerter från fastighetsägare inkommer. Offerterna värderas vid LiMa och rekommenderade förslag på lösningar skickas till nämnden för beslut. Respektive nämnd beslutar i ärendet och vid kostsamma avtal förankras beslutet i KS och KF. Om lokalförändringen kräver om- och nybyggnationer bjuds hyresgästombud in vid byggmöten. När lokalerna står klara sker en besiktning och drifts- och skötselinstruktioner kan överlämnas som stöd för enklare underhåll som kan åligga hyresgästen. Handlingar rörande lokalförsörjning Handlingstyp Förvaring Gallring/ Sekretess reglering 14 Lokalförsörjningsplaner Platina Bevaras Lokalbeställning från förvaltningar till LiMa med önskemål rörande nya arbetsplatser Beslut i hyresärenden/ avtal med bilagor (gäller hyra av arbetsplatser) Dokumentation från byggmöten Underhandskorrespondens med hyresvärd/hantverkare Besiktningsprotokoll vid inflyttning och avflyttning och nollställningsbesiktning Drifts- och Platina Bevaras Lokalprogram, funktionsprogram lokalförteckningsprogram Platina Bevaras Limas yttrande utgör bilaga. Se även administration av avtal Får gallras 5 år efter inflyttning senast efter 2 år Platina Bevaras Korrespondens som reglerar hyresavtalet bevaras skötselinstruktioner När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 14 Flera kapitel i OSL kan vara tillämpbara, frågan ska utredas vidare. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 25
26 2.3.2 Kontrollera konst och möbler Som ett stöd för försäkringsfrågor och kontroll av inventarier kan listor över dyrbara möbler, teknisk utrustning och konst skapas. Malmö konstmuseum för ett register över utlånad konst men listan kompletteras med fördel på arbetsplatserna då konst kan vara både inlånad, donerad, inköpt eller privat. Nr Handlingar rörande kontroll över konst och möbler Handlingstyp Förvaring Gallring/ Sekretess- reglering Register, inventarieförteckning Elektroniskt Bevaras Förvaringen är rekommendation. Dokumentation om dyrbara möbler/ konst/ gåvobrev mm Elektroniskt eller på papper Bevaras Dokumentationen kan med fördel ligga i själva inventarieförteckningen. Om gåvobrev inkommer på papper ska dessa diarieföras och förvaras på papper Administrera säkerhet av lokaler och information I det löpande säkerhetsarbetet ingår att medarbetare har personliga koder och nycklar. Aktivitet i verksamhetssystem loggas. Information klassas och riskoch sårbarhetsanalyser genomförs. Säkerhetsarbetet regleras genom Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet Malmö stad, som finns på Komin. Nr Handlingar rörande säkerhet av lokaler och information Handlingstyp Förvaring Gallring/ Loggar i system Ska gallras vid Loggar i patientjournalsystem Får gallras efter 10 år 15 Inaktualitet ska bedömas efter informationsklassningen. 16 Redovisning i PULregistret Nyckelkvittenser och motsvarande registrering av passerkort/taggar Redovisning av informationsklassificering Elektroniskt ifacts Uppdateras fortlöpande Får gallras 6 månader efter Uppdateras fortlöpande Förvaltas av PUL-ombudet Med menas när nyckeln är återlämnad. Förvaltas av informationssäkerhetssamordnaren Dokumentation från systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Larmsystemsdokumentati on och larmrapporter Ska gallras vid Systemdokumentation från verksamhetssystem som gallras Systemdokumentationen ska bevaras åtminstone fram tills gallringsutredningen är klar. 15 Flera kapitel i OSL kan vara tillämpbara, frågan ska utredas vidare. 16 För system som klassas som kritiska, mycket viktiga och viktiga ska loggarna bevaras längre än för system som klassas som mindre viktiga. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 26
Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 2 från 2014
Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 2 från 2014 Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2014-12-17 2,0 KN 2014 - Suzanne Sandberg Kulturförvaltningen
Läs merArkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 3
Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 3 Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Avdelning: 2018-02-07 KN 2017-3708 Susanne Ullstad Kulturförvaltningen Malmö
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merVerksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30
Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30 Välkomna! suzanne.sandberg@malmo.se olle.nordquist@malmo.se Kursens mål Öka förståelse för nya sättet att redovisa arkiv Ge förutsättningar
Läs merDokumenthanteringsplan för ekologienheten
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dnr KS 2018/0104 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 05. Fastställd av kommunstyrelsen den 5 mars 2018 97. Ersätter
Läs merDokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Läs merInspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Läs merInspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör
Läs merFörutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26
Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Läs merBESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-16296/12 SID 1 (5) 2012-10-09 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs merBESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-15502/12 SID 1 (5) 2012-11-22 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:22 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Stockholms stads bostadsförmedling
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun
RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.2 Kompetensförsörjning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Läs merArkivredovisning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret TN 2015-898
Arkivredovisning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret TN 2015-898 Historisk arkivbeskrivning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret Den 16 december 1954 beslöt stadsfullmäktige att den nämnd som fr
Läs merInspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merBEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006
2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten
Läs merVad är processorienterad arkivredovisning?
Vad är processorienterad arkivredovisning? Software Innovation product summit 5 oktober 2010 Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: Finansinspektionen Naturvårdsverket Stockholms stadshus AB AB
Läs merArkivföreskrifter för Kils kommun
KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merÅstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304
Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning
Läs merDokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad
KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 1.1.4 Verksamhetsledning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde
Läs merDokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad
KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.
Läs merDokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad
KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde
Läs mer1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta?
ERIK PETERSSON RÄTTSAVDELNINGEN Svar på remissfrågor Nedan följer svar och synpunkter per process i förslaget till RA-FS, i enlighet med remissfrågorna. Avseende processen Rekrytera personal har en rubrik
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:
Läs merReglemente för arkiv
Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merKommunens författningssamling
Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr
Läs merNy föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm
Kulturförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: Regionarkivet Handläggare: Johanna Lagerström Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm Ärendebeskrivning Regionfullmäktige
Läs merKlassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /
Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-11-07 Riksarkivet Riksarkivets främsta uppgift är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20110316 Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 62 Diarienummer KS 494/2010 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 16 mars 2011, 11. Enligt
Läs merDnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:
Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20050301 Dokumenthanteringsplan för SBK, gemensam/ledning/verksamhetsservice, Norrköpings stadsarkivs beteckning 111 A Diarienummer SPN 75/2005 004 Fastställd av stadsplaneringsnämnden
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV
Läs merTyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunövergripande dokumenthanteringsplan Handlingstyp Nämndernas, styrelsernas och kommunfullmäktiges protokoll Papper Diarieförs Närarkiv 2 år/5 år Skickas årligen
Läs merInspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,
Läs merInspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping
1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merGranskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB
Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2
Läs merDokument för Intern kontroll av löpande rutiner
Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-03-06 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen...
Läs merRiktlinje för ekonomistyrning
Riktlinje 2015-03-30 Riktlinje för ekonomistyrning KS 2015/0144 Beslutad av kommunfullmäktige den 30 mars 2015. Denna riktlinje ersätter, tillsammans med Riktlinje för intern styrning och kontroll, det
Läs merARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren
ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN 2017-12-06 Sophia Dahlgren Innehåll Tillämpningsområde... 2 Ansvar för arkivbildning och arkivvård...2 Kommunarkivet...
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.3 Övriga nämnder Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 141 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN
Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Internbanken, Norrköpings stadsarkivs beteckning 67 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41. Enligt
Läs merAnvisning om dokumenthantering vid KTH
ANVISNING Gäller från och med 2013-04-03 Anvisning om dokumenthantering vid KTH Gäller fr o m 2008-06-01 Reviderad 2013-04-03 Anvisningen grundar sig på: Syfte Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets-
Läs merDokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad
KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad 1.1.4 Hantera verksamhetsledning Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområ de Beskrivning
Läs merDokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse
Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen 2017-06-15 av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse Allmänt om dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta
Läs merArkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Läs merArkivreglemente för Staffanstorps kommun
FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merInspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg Riksarkivet (RA) inspekterade den 5 november 2014 arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Läs merFörvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras
Personal Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg
Läs merINSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Läs merFöreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt
Läs merDokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08
Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen
Läs merHantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2011/2014 Sida 1 (7) 2014-06-02 SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret:
Läs merReglemente för arkiv
Reglemente för arkiv Reviderat av kommunfullmäktige 2019-04-17, 33 Dnr: LKS 2019-000042 Fastställt av kommunfullmäktige 2015-12-17, 136 (LKS 2015-000398) Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30
Läs merLöpande rutiner. Antagen av styrelsen
Löpande rutiner Antagen av styrelsen 2016-11-18 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID Innehåll 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen... 3 4 Redovisning
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merInspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun
Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns
Läs merAllmänt förekommande handlingar
Bilaga 1. Lokalt gallringsbeslut (RAFS 1991:6) Sida: 1(5) Denna gallringsplan redovisar de handlingstyper som Åklagarmyndigheten enligt RA-FS 1991:6 beslutat om gallring. Planen uppdateras kontinuerligt.
Läs merRiktlinje för arkiv- och informationsförvaltning
Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning
Läs merTillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195
1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 201506 08 Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs merArkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB
Styrelsen 2011-05-17 Arkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB Historik Bolaget S:t Erik Markutveckling AB bildades 2004 i samband med att Stockholms stad beslutade om tre strategiska fastighetsförvärv
Läs merAvdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation ; beslutade den 21 maj
Läs merReviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.
Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år
IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning
Läs merRiksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2011:42 Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Naturvårdsverket; beslutade den 19 september 2011. Riksarkivet
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)
Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.
Läs merUniversitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet
Läs merReglemente för revisorerna i Gävle kommun
1 Reglemente för revisorerna i Gävle kommun Utöver det som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Revisorernas uppgifter Verksamheter 1 Revisorerna skall 2 1. självständigt,
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merDokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Version: 1.4 Dnr: 1-411/2016 Fastställd: 2016-06-15 Giltig fr. o.m 2016-07-01 Detta dokument anger hur
Läs merBeslut om godkännande av klassificeringsstruktur
Stadsarkivet DNR 9.4-14336/14 Sida 1 (5) 24-09-29 Arkivmyndighetens beslut 24:22 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd/Bolag/Stiftelse Rådet till skydd för Stockholms skönhet Beslutets
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX
REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för ekonomi och styrningskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 126 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari
Läs merRiktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Läs merBirgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---
FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-12-09 DNR 9.3-19393/08 SSA 2009:22 Ljusterö-Kulla församling Att: Anna Nedergård INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs mer1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING
Nässjö kommun Örnen i Nässjö AB Dokumenthanteringsplan, version 1.0 Antagen 2015-10-13 Gäller från och med 2016-01-01 Processnr Process Handlingstyp/handlingsslag Registrering Förvaringsplats Gallring
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...
Läs merArkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion
LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde
Läs mer