Arkivhandbok för Malmö stad

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Arkivhandbok för Malmö stad"

Transkript

1 Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: MSA 113/ ,06 Suzanne Sandberg Kulturförvaltningen Malmö stadsarkiv

2 Innehållsförteckning Arkivhandbok för Malmö stad Handbokens syfte och innehåll Vad är styrande och stödjande verksamheter?... 4 Klassificeringsstruktur Hur ska handlingar bevaras? Hur ska arkivhandboken läsas? Dokumenthanteringsplan över styrande och stödjande verksamheter Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Upprätta och följa upp styrdokument (policys, riktlinjer, strategier mm) Verksamhetsledning Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) Ekonomiprocesser HR-processer Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Avtal och upphandling Hantera verksamhetens allmänna handlingar Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Besvara yttranden och remisser Hantera överklaganden Handlingstyper ordnade alfabetiskt Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 2

3 1. Handbokens syfte och innehåll Denna handbok är avsedd att fungera som ett stöd för den dagliga dokumenthanteringen inom de styrande och stödjande verksamheter som förekommer inom hela kommunen. 1 Uppdelningen i verksamhetsområden (processer) är anpassad efter det nya verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv (Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter RA-FS 2008:4). Det innebär att den numrering och indelning som presenteras väljs vid utformning av klassificeringsstruktur. Den översiktliga struktur som redovisas här innebär inte att de kärnverksamheter som är unika för varje förvaltning, ska beskrivas lika översiktligt utan i dessa kan det vara befogat att skapa fördjupningar. Handboken kommer att utvärderas och justeras vid behov. Alla synpunkter på dokumentet uppskattas. Till handboken finns en kommentar i vilken - och gallringsbeslut förklaras djupare. Kommentaren och annan information om arkivvård finns tillgänglig via Malmö stadsarkivs hemsida. Delar av denna arkivhandbok ersätter: Bevarande och gallring av räkenskapsinformation inom Malmö kommun Dnr KS-KOM Bevarande/gallringsplan rörande personaladministrativa handlingar inom Malmö kommun Dnr KS-KOM Med hela kommunen menas alla nämnder med tillhörande verksamheter samt i tillämpliga fall de kommunala bolagen. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 3

4 2. Vad är styrande och stödjande verksamheter? Under de senaste tio åren har svenska myndigheter mer och mer gått mot att beskriva verksamheter utifrån processer. Utgångspunkten i att identifiera processer är brukaren (för ett företag kunden) och att den verksamhet som utförs ger ett mervärde åt brukaren. Malmö stad ger service åt malmöborna och besökarna i kommunen. Exempel på service som är viktig är skola, socialtjänst och vård. Dessa är att betrakta som kärnverksamheter. Styrande verksamheter är de verksamheter som ställer krav på och anger ramar för hur förvaltningarna ska arbeta. Policys, riktlinjer, strategier mm, här kallade styrdokument, anger viljeriktningar för verksamheten inom kommunen. Politiska församlingar styr genom finansiell tilldelning och olika uppdrag delegeras till tjänstemän på verksamhetsledande funktioner. Revisorer med flera tillsynsorgan granskar sedan följsamhet av lagar och kan på så vis påverka styrning. Stödjande verksamheter fokuserar på att allt som behövs runt omkring kärnverksamheten fungerar. Den stödjer verksamheten med resurser, medarbetare, material, kontor, IT-tjänster eller annan service. Stödjande verksamheter kan också vara en kärnverksamhet för förvaltningar, exempelvis inom Serviceförvaltningen, LiMa och Malmö stadsarkiv. Verksamhetsbaserad arkivredovisning innebär att man anlägger ett processsynsätt på informationshanteringen. Allmänna handlingar som upprättas och inkommer förklaras utifrån de verksamheter som de tillhör. 2 Tankarna baserar sig på den internationella standarden ISO som ligger till grund för Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 2008:4. Tanken är att handlingsslag ska kopplas till processer (kan vara ärenden) och redovisas samlat även om de inte nödvändigtvis förvaras samlat. Systemet är tänkt att fungera bättre i dagens samhälle, där ett och samma ärende kan innehålla både elektroniska handlingar, ljud/bildupptagningar och papper, jämfört med det traditionella allmänna arkivschemat som var uttänkt för en pappersbaserad informationshantering. 2 Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) med tillhörande vägledning: Redovisa verksamhetsinformation. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 4

5 Klassificeringsstruktur Nr Namn på verksamheten 1 Styrande verksamheter 1.1 Politisk styrning Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Ta beslut på delegation 1.2 Upprätta och följa upp styrdokument 1.3 Verksamhetsledning Organisation av arbete Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer Dialog mellan enskild medarbetare och chef 1.4 Granskning av kommunens verksamhet Revision Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) 2 Stödjande verksamheter 2.1 Ekonomiprocesser Löpande bokföring och fakturering Sälja vidare investeringsvara Redovisa EU-projekt Hantera ekonomisk statistik 2.2 HR-processer Rekrytering Hantera lön och arbetstid Hantera anställning Hantera pensioner Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar Hantera andra arvoden och ersättningar 2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Hantera lokalförsörjning Kontrollera konst och möbler Administrera säkerhet av lokaler och information Hantera anmälningar rörande skada och stöld på egendom Administrera fordon 2.4 Avtal och upphandling Upphandla enligt Lagen om offentlig upphandling Direktupphandla Förvalta ingångna avtal 2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar Registrera allmänna handlingar Hantera allmänna handlingar som inte bildar ärenden Arkivering av handlingar Hantera begäran av utlämnande av allmänna handlingar 2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Kommunicera Representation och evenemang Föra medborgardialog 2.7 Besvara yttranden och remisser 2.8 Hantera överklaganden Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 5

6 3. Hur ska handlingar bevaras? Utgångspunkten är att alla handlingar ska bevaras på ursprungligt medium. Det innebär att handlingar som skapas elektroniskt (digitalt) i normalfallet ska bevaras elektroniskt. Handlingar som inkommer på papper ska bevaras på papper även om en skannad kopia tillförs ett verksamhetssystem, exempelvis Platina. Handlingar där underteckning har ett betydande bevisvärde ska bevaras på papper. 3 Dessa handlingar ska skrivas ut på åldersbeständigt papper i godkända skrivare. Samtidigt får en elektronisk kopia ligga kvar i ärendehanteringssystemet om det underlättar i arbetet. Protokoll från politiska beslutsprocessen ska skrivas ut på arkivbeständigt papper minst 80 gram. Nämndsprotokoll och protokoll från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska dessutom bindas in. Handlingar som kommer in ska bevaras i det format de inkommit. Undantag kan göras om formatet är så dåligt att en skyddskopiering är befogad för att handlingen ska kunna vara läsbar på lång sikt. 4 För alla verksamhetssystem/databaser som förvarar allmänna handlingar ska en gallringsutredning ske innan handlingar gallras i systemen. 5 Alla handlingar ska skyddas mot brand, fukt, skadlig miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. För pappershandlingar innebär det att handlingar ska förvaras i godkända arkivlokaler eller arkivskåp. 6 För elektroniska handlingar innebär det att Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad följs. 4. Hur ska arkivhandboken läsas? Varje verksamhet beskrivs först översiktligt i text eller i graf. Efter detta redovisas handlingsslag med tillhörande handlingstyper. I fältet handlingstyper anges inte alltid alla handlingstyper utan ibland bara exempel på handlingstyper. Handlingstyperna kan även finnas definierade i kommentarsfältet. Förvaring av handlingar sker oftast elektroniskt i verksamhetssystem. För handlingar som ska diareföras i ärendehanteringssystem anges systemet Platina. Detta då Platina är det övergripande systemet i Malmö stad. Om handlingstyperna förvaras i ett annat verksamhetssystem än Platina, ange då korrekt system i er tillämpning av arkivhandboken. 3 Det som menas här är exempelvis avtal och intyg. 4 Vad som är godkända skrivmedel regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2006:1 till RA-FS 2006:4. 5 Hantering av verksamhetssystem ur arkivsynpunkt regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2. 6 Arkivolkalers utforming och vård regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2013:4. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 6

7 Alla handlingar som inte ska eller får gallras ska bevaras. I tabellen anges gallring och gallringsfrister antingen som att gallring ska ske eller får ske. Om gallring får ske får ett beslut göras. I fältet sekretess anges ordet nej om bedömningen är att det inte ska sekretess i den handlingstypen (ärendetypen). Om ni är osäkra på om detta stämmer kontakta juridiskt kunnig medarbetare och rapportera till Malmö stadsarkiv. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras i enlighet med Kommunstyrelsens beslut KS-KOM Exempel på handlingar som ryms under benämningen tillfällig eller ringa är: Mottagningsbevis, postböcker, följesedlar, ordererkännande Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom (tryck av intresse tillförs lämpligen avdelningens referensbibliotek) Utkast till beslut eller skrivelser Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior Mail med meningslöst eller obegripligt innehåll Felsända handlingar Särskilt om sekretess I tabellerna finns en kolumn som anger huruvida det kan sekretessreglerade uppgifter i handlingstyperna. Kolumnen är med eftersom det är ett grundkrav från Riksarkivet i RA-FS 2008:4. Kommunstyrelsen beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Var uppmärksamma på att det kan sekretess även om fältet i arkivhandboken anger nej meddela då detta till stadsarkivet. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 7

8 5. Dokumenthanteringsplan över styrande och stödjande verksamheter Förslag till punkter inkommer Dagordning förbereds Ledamöter kallas till sammanträde Sammanträde Protokoll skrivs justeras och anslås Den politiska beslutsprocessen Processen kan beskrivas som att underlag till sammanträden inkommer i form av tjänsteskrivelser och förslag till beslut från tjänstemän, politiska förslag, rapportering av delegationsbeslut och förslag och skrivelser, protester mm från allmänheten. De samlade förslagen till dagordning förebereds och ordning på punkter samt eventuell återföring till tjänstemän sker innan dagordning sätts samman och skickas till ledamöter. Sammanträdet hålls och protokoll sammanställs som sedan granskas av ordföranden och ofta av justerare. När protokollet godkänns anslås det på kommunens anslagstavla. Anslagsbevis skrivs som bevis på att protokollen anslagits. Både kallelser och protokoll publiceras på malmo.se. Dessa handlingar ska ses som kopior och får gallras vid. 7 I Ärendehandboken, som är tillgänglig på Komin, återfinns en mer detaljerad beskrivning av processen. Nummer p å handlingsslag, anv ä nds i arkivredovisningen Namn p å handlingsslag ä r ö vergripande ö f r verksamheten Gallringsfrister f ö rekommer b å de ska och f å r Nr 2.7 Namn p å handlingsslag (exempelvis Yttranden och remisser) Handlingstyper F ö rvaring Gallring/ Sekretess reglering Handlingstyper anger enskilda handlingar och ibland grupper av handlingar. Logisk och fysisk ö f rvaring. vara b å de p å papper och elektroniskt. Platina ä r det vanligaste ä rendehanteringssystemet. Ä ndra om ni har ett annat system Om det inte f ö rekommer sekretess st å det nej som markering att kontroll har gjorts. Förklaring av de olika fälten i tabellerna nedan 7 Kallelser och protokoll från socialutskott och liknande med främst sekretessärenden publiceras inte på hemsidan. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 8

9 Nr Handlingsslag tillhörande politiska beslutsprocessen Anslagsbevis/ Papper Får gallras kungörelse av efter 5 år. Se protokoll kommentar. Bilagor som gallras pga. udda format, massprotestlistor, föremål, modeller eller liknande Olika när de inkommer bevaras i Platina Se kommentar, gallras senast efter 2 år Anslagsbevis i original skickas till Stadskontoret. Kopia som finns kvar på nämnd får gallras direkt. Får gallras efter att de har fotograferats av och/eller beskrivits i tjänsteanteckning. Modeller får bevaras om de anses tillföra arkivet mervärde. Kallelser och dagordningar Motioner Protokoll från arbetsutskott och beredningar Ej sekretessbelagda uppgifter Protokoll från i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder Ej sekretessbelagda uppgifter Protokoll som innehåller sekretessbelagda uppgifter Elektroniskt Platina (bildar ärenden) Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram) behöver inte bindas in. Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram), binds in. Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram) Får gallras vid senast efter 2 år Dagordning kan utgöra bra innehållsförteckningar till möten men får gallras efter 2 år. Bevaras Arkiveras med ärendet med protokollsutdrag. Bevaras Lägg en kopia där sekretessbelagda uppgifter har maskats med övriga protokoll för att förklara varför paragrafen saknas. Sekretessbeslut i original förvaras separat. Bevaras Lägg en kopia där sekretessbelagda uppgifter har maskats att bindas in med övriga protokoll. Original till separat volym. Sekretessbeslut i original förvaras separat. Bevaras Ja Lägg sekretessbelagda beslut i separat volym/arkivbox med tydlig markering om sekretess och paragraf i OSL som styr sekretessen. Protokollsanteckningar Reservationer Särskilda yttranden Omröstningslistor (Voteringslistor) Beslutsunderlag till ärenden Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina Bevaras Bevaras Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. bindas in med protokollen men ligger också i ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. bindas in med protokollen. Sekretessparagraf beror på ärendet. Bevaras Åldersbeständigt papper räcker. vara del av protokoll eller fristående bilaga. Följer ärendets gallringsfrist Arkiveras med ärendet med protokollsutdrag. Sekretessparagraf beror på ärendet. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 9

10 1.1.2 Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Verksamhetsplanering, budget och bokslut, är styrande verksamheter inom ekonomiprocesserna. För den stödjande löpande bokföringen och faktureringen se stödverksamheten, ekonomiprocesser. Utifrån ett mycket övergripande perspektiv kan ett räkenskapsår beskrivas på följande sätt: Planeringen inleds redan året före verksamhetsåret genom att en verksamhetsplanering och en budget arbetas fram. I början av året upprättar respektive nämnd en budgetskrivelse. Kommunstyrelsen lämnar därefter ett budgetförslag till kommunfullmäktige som före sommaren fastställer budgeten för det kommande året. Under hösten upprättar nämnden sin internbudget. Nämnden ska ha fastställt budgeten innan årsskiftet. Beslutsunderlagen till respektive nämnd samt till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har olika innehåll och bevaras därför som ärenden på alla tre nivåerna. Under räkenskapsåret följs den ekonomiska utvecklingen upp och i delårsbokslut och prognoser. Bokföringsåret avslutas med ett årsbokslut. Detta granskas av kommunens revisorer Handlingsslag rörande budget och bokslut Budgetskrivelse Platina Bevaras Verksamhetsplan Platina Bevaras Budgetramar Platina Bevaras Detaljbudget på Platina Bevaras kostnadsställe Budget Platina Bevaras Förlagor i Stratsys får gallras när de överförts till Platina. Delårsrapport Platina Bevaras Prognoser Platina Bevaras Årsredovisning Platina Bevaras Delårsbokslut Ekonomisystem Bevaras Årsbokslut Ekonomisystem Bevaras Bokslutspärm Papper Bevaras Innehåll enl. stadskontorets bokslutsanvisningar När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 10

11 1.1.3 Ta beslut på delegation Delegationsbeslut tas inom alla ärendetyper och kan ses som en aktivitet som ingår i många ärenden mer än som en egen process. Målet med verksamheten är att avlasta den politiska beslutsprocessen. Hanteringen finns beskriven i Malmö stads ärendehandbok. En förenklad beskrivning av processflödet är att det inkommer önskemål om beslut och kontroll görs att beslutet kan tas enligt delegationsordning. Den som ska ta beslutet låter pröva förutsättningarna och skriver ett beslut. Efter att beslut tagits meddelas detta den som begärt beslut och en rapportering (ofta lista över tagna beslut per delegation) sker även till den politiska församling som givit delegationsrätt Handlingsslag rörande att ta beslut på delegation Sekretess reglering Delegationsordning Platina Bevaras Delegationsbeslut Platina Följer ärendets Redovisning av delegationsbeslut till politiska beslutsprocessen Papper gallringsfrist Får gallras efter 5 år Sekretessparagraf beror på ärendet. förvaras separat i pärm. Kallas även föranmälan till nämnd. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 11

12 1.2 Upprätta och följa upp styrdokument (policys, riktlinjer, strategier mm) Ett styrdokument i kommunal förvaltning fattas antingen genom politiskt beslut eller genom beslut av behörig tjänsteman i enlighet med någon form av nedskriven och formellt beslutad viljeriktning. Styrdokument kan röra sig om policys, riktlinjer, strategier mm. Styrdokument kan beslutas antingen i enlighet med generell eller i en detalj styrd viljeriktning. Ett styrdokument kan vara framtaget i fullmäktige/nämnd, på ledningsgrupp och/eller i samverkan genom APT. Det innebär att en policy inte per definition är ett styrdokument om den inte i realiteten styr verksamheten. Först när en policy är en del av utformning av, förändring av eller prioritering i en verksamhet, blir en policy ett styrdokument. Själva arbetsprocessen med att ta fram och följa upp styrdokument är svår att beskriva i form av flöden. Arbetet ingår ofta som handläggning och bevakning av en eller ett par personer och följer den generella ärendehanteringen som beskrivs i ärendehandboken. Om styrdokumentet är levande och uppdateras med smärre ändringar flera gånger om året räcker det med att bevara ett arkivexemplar årligen och vid stora förändringar. Exempel på styrdokument som upprättas i Malmö stad: Likabehandlingsplaner Diskrimineringslagen (2008:567). I lagen finns krav på att planer ska upprättas och arbete ska utföras för kontroll av jämställd lönesättning och att likabehandling sker på inom skola och på arbetsplatser. Miljöledningssystem Miljöledningsverksamheten baseras på ISO Inom Malmö stad finns miljöledningsdatabaser och miljöpolicy både centalt och lokalt. Syftet med verksamheten är att arbeta för en bättre miljö och detta sker på olika sätt. Krisplaner Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och under höjd beredskap är kommunen skyldig att förbereda sig på, och ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Därför har krisplaner tagits fram inom kommunens olika verksamheter Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 12

13 Nr 1.2 Styrdokument med bilagor och uppföljning Sekretess- reglering Övergripande styrdokument, exempelvis miljöledning, likabehandlingsplaner och krisplaner Platina Bevaras Alla styrdokument bör också finnas tillgängliga på intranätet och gärna också på Malmö stads externa hemsida. Dessa är att anses som kopior. Redovisning, uppföljning, utvärdering av förvaltningsövergripande styrdokument Lokala anpassningar till förvaltningsövergripande styrdokument med utvärdering och uppföljning Platina Bevaras Platina Bevaras Övergripande styrdokument som har antagits i sin helhet utan justeringar behöver inte dubbelarkiveras lokalt. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 13

14 1.3 Verksamhetsledning Verksamhetsledningen kan utövas av chefer, projektledare eller andra delegerade ledningsfunktioner. Uppgifter och ansvarsfördelning framgår av arbetsordning och delegationsordning. Både ekonomiprocesser och HRprocesser är knutna till verksamhetsledningen Organisation av arbete Oavsett om verksamhet sker som process eller som löpande verksamhet skapas direktiv, slutrapporter och utvärderingar samt mer detaljerade planer över hur arbete läggs upp. Ofta sker verksamheten i form av möten, exempelvis ledningsgruppsmöten och arbetsmöten. För projekt finns direktiv som beskriver själva arbetssättet och utfall av arbetssätt. Ett sätt att styra arbete är genom beställningar. I en beställning anges ett särskilt uppdrag. Det definieras tydligt vad som ska utföras, hur detta ska finansieras och följas upp. Ett exempel är Kommunstyrelsens arbetsmarknads och vuxenutbildningsutskott som via stadskontoret lämnar beställningar till bl.a. Serviceförvaltningen Handlingsslag rörande att organisera arbete Protokoll med bilagor från Platina och Bevaras ledningsgruppsmöten och papper liknande Sekretessparagraf beror på ärendet. Handlingsplaner och internbudget på arbetsplatser, Minnesanteckningar från informella arbetsmöten Handlingar rörande projektledning senast efter 2 år senast efter 2 år Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Projektdirektiv, projektförslag, projektplan, leveransprotokoll, slutrapport. Sekretessparagraf beror på ärendet. Beställningar med uppföljande Platina Bevaras rapporter När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 14

15 1.3.2 Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer De flesta medarbetare är organiserade i fackliga organisationer som för medarbetarnas talan i förhandlingar om arbete, lön och arbetsmiljö. Vid varje arbetsplats ska det hållas arbetsplatsträffar (APT), vilket framgår av samverkansavtalet. Arbetsplatsträffarna är forum för dialog mellan medarbetare och chef som syftar till ett gemensamt arbete med utveckling, planering och uppföljning av verksamheten inom det egna området. Träffarna ska också ge förutsättningar för yrkesmässig utveckling, till ökad delaktighet, inflytande och ansvarstagande för alla medarbetare Handlingsslag rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer Löneöversynsprotokoll Platina Bevaras Förvaltningens förhandlingsfulllmakt Platina Bevaras Förhandlingsprotokoll Platina Bevaras OSL 21, 39 kap Samverkansprotokoll, förvaltningsrådsprotokoll Platina Bevaras OSL 18, 21 och 39 kap Skyddsrondsprotokoll med bilagor Platina Bevaras OSL 18, 21 och 39 kap Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Dokumentation från andra överläggningar Kemikalieförteckning Enkäter Sammanställningar av medarbetarundersökningar/enkäter Uppmaningar till Malmö stads förvaltningar att föreslå prioriteringar i löneöversynen Resultat/statistikuttag ur förvaltningens löneöversyn Platina Bevaras Platina Bevaras OSL 21, 39 kap m.fl.,, Platina Bevaras,, Exempelvis MBLprotokoll Bilagor kan vara riskanalyser, sammanställningar av enkäter och handlingsplaner När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 15

16 1.3.3 Dialog mellan enskild medarbetare och chef Utöver övergripande frågor som hanteras via fackliga organisationer och arbetsplatsträffar sker en enskild dialog mellan medarbetare och chef. I samverkansavtalet definieras särskilt medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalen ska dokumenteras och innehålla en utvecklingsplan. Medarbetarsamtalet fokuserar på framtida utveckling medan lönesamtal fokuserar på arbetsprestationer som har utförts Handlingsslag rörande dialog enskild medarbetare och chef Anteckningar från lönesamtal och Får gallras efter 2 medarbetarsamtal år OSL 21, 39 kap Bevaras så länge det behövs för uppföljningsarbete. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 16

17 1.4 Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) Kommunen kan utföra egenkontroll eller bli utsatt för kontroll från extern tillsynsmyndighet. Processen inleds med att granskningsorgan antingen skickar ut ett aviseringsbrev, beslutar om möte muntligt eller kommer oaviserat. Granskningen pågår och eventuellt får granskningsorganet kopior eller tillgång till allmänna handlingar, resultatet redovisas i rapporter. Om granskningsorganet vill att verksamheten gör förändringar eller på andra sätt svarar på granskningen sker ytterligare återkoppling Revision Revisionen pågår varje år och har särskild fokus på ekonomisk styrning, måluppföljning och intern kontroll. Nr Handlingar rörande revision Sekretess- reglering Revisionsberättelser Platina Bevaras Bevaras med bokslut. Underlag till revision Ska gallras vid senast efter 5 år. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) Tillsyn kan ske för all form av verksamhet och behöver inte ha samma återkommande cykel som revisionen. Exempel på tillsyn är arbetsmiljötillsyn. Tillsynen kan hantera sekretesskyddade uppgifter, exempelvis inom socialtjänst. Nr Handlingar rörande tillsyn Sekretess reglering Aviseringsbrev Platina Bevaras Tillsynsrapport Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Svar på tillsyn Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Svar på enkät Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Statistik för tillsyn Platina Bevaras Uppföljning av tillsyn Platina Bevaras Sekretessparagraf beror på ärendet. Underlag till tillsyn Ska gallras vid, senast efter 2 år När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 17

18 2.1 Ekonomiprocesser Ekonomiprocesserna beskrivs ingående i ekonomihandboken. Kommunala redovisningslagen (1997:614) styr gallringsfrister för det som ska gallras. 8 Budget, uppföljning, prognoser och bokslut redovisas under styrande verksamheter. Verksamheterna häri utgör den stödjande delen av ekonomihanteringen Löpande bokföring och fakturering Löpande under räkenskapsåret uppstår en rad olika händelser. Som underlag till dessa händelser upprättas verifikationer som ska beskriva innehållet i transaktionerna, t ex. kund- och leverantörsfakturor, in- och utbetalningar, rättelser, uppbokningar etc. Alla transaktioner bokförs i kommunens övergripande ekonomisystem. Det finns också verksamhetssystem som skapar bokföringstransaktioner vilka sedan integreras till det kommunövergripande ekonomisystemet. Stadskontoret ansvarar för kommunövergripande elektroniska system medan respektive nämnd ansvarar för övriga elektroniska system Löpande bokföring och fakturering (sid 1 av 2) Grund- och huvudbokföring, Elektroniskt Bevaras kodplan samt elektroniska attester i verksamhetssystem och ekonomisystem Systemdokumentation och Papper Bevaras behandlingshistorik Leverantörsfakturor Får gallras efter 10 år Sekretessparagraf beror på ärendet. Kundfakturor Betalningspåminnelser och inkassoärenden Lönetransaktioner Får gallras efter 10 år Får gallras 2 år efter betalning eller avskrivning Får gallras efter 10 år/ se kommentar Sekretessparagraf beror på ärendet. Sekretessparagraf beror på ärendet. Sekretessparagraf beror på ärendet. Gallring får endast ske om det på annat vis går att bevisa pensionsgrundad inkomst. Övriga verifikationer Får gallras efter 10 år Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 8 I övrigt gäller arkivlagen (1990:782). En fördjupning rörande ekonomiprocesserna är planerad. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 18

19 2.1.1 Löpande bokföring och fakturering (sid 2 av 2) Leverantörsreskontran Får gallras efter 10 år Kundreskontran Får gallras efter 10 år Attestförteckning Får gallras efter 10 år Leverantörsfakturor som Papper Får gallras efter inkommit på papper 3 år Fakturaunderlag och Får gallras efter granskningsmaterial 2 år se kommentar Sekretessparagraf beror på ärendet. Undantag se not. 9 Sekretessparagraf beror på ärendet. Handlingar som kan behövas för att säkerställa att korrekt hantering har skett men som inte utgör annat räkenskapsmaterial. Om underlagen behövs för att man ska kunna förstå verifikation behöver den bevaras med verifikationen i 10 år. Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Sälja vidare investeringsvara Under förutsättning att kommunen haft rätt till ersättning för ingående mervärdesskatt vid anskaffningstillfället föreligger från och med 1 maj 2008 skyldighet att justera erhållen ersättning när man inom viss tid från inköpet säljer investeringsvara. Detta innebär att underlaget för rätt till ersättning i kommunkontosystemet ska för investeringsvara bevaras under 4 år efter utgången av det kalenderår som korrigeringstiden löpte ut, det vill säga arkiveras i 14 år Handlingsslag rörande investeringsvara som sålts vidare Verifikation från Får gallras efter investeringsvara som 14 år sålts vidare Gäller exempelvis försäljning av fastigheter. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 9 Ingår bland verifikationer åtkomst- (äganderätts-) handlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom eller donationshandlingar bevaras kopia i tillhörande ärende. Om verifikation bevisar garantitid som är längre än 10 år bevaras den vid avtalsärendet. Ingår verifikationer avseende anslutningsavgifter och gatukostnadsersättningar bevaras kopia i tillhörande ärende. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 19

20 2.1.3 Bokföring från EU-projekt Bokföra EU-projekt EU-projekt kan ha längre preskriptionstid än svensk lag ofta 15 år men det kan variera. Förvara bokföring från EU-projekt särskilt och/eller hör er för innan ni lägger upp bokföring av EU-medel för att försäkra er om att kraven tillgodoses. En särskild dokumenthanteringsplan ska skapas. Notera vidare att kraven på räkenskapsinformation kan vara utökat. Se kommentar till arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter i Malmö stad för en längre förklaring. Räkenskaper från Se text ovan EU-projekt (15 år) Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Statistik Ekonomisk statistik Riksbanken, Statistiska centralbyrån m.fl. begär årligen ut statistik från kommunens ekonomisystem. Då skapas sammanställningar som är anpassade till de frågeställningar som mottagaren är intresserad av. Statistikrapporter, Får gallras efter ekonomiska 5 år För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 2.2 HR-processer På Komin finns ingående beskrivningar av HR-processerna i kommunen. De beslutade processerna är: Arbetsmiljö, anställning och lön, arbetstid, löneöversyn, omställning, rehabilitering och rekrytering. Förslaget nedan är inspirerat av processbeskrivningarna men följer den inte rakt av. En fördjupning rörande arkivhantering av HR-handlingar är planerad. HR redovisas även under styrverksamheten förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 20

21 2.2.1 Rekrytering Processen förklaras mer ingående på Komin under HR:s processbeskrivningar. När arbetsledning uppfattat att det behövs resursförstärkning inleds en rekryteringsprocess med målsättning att anställa medarbetare. Processen inleds med att en kravprofil tas fram, en annons skapas och läggs ut på en webb-tjänst. Intresserade skickar in sedan in ansökningshandlingar. Efter en urvalsprocess som ofta inbegriper intervjuer väljs personer ut som erbjuds tjänsten och efter ytterligare löneförhandlingar skrivs anställningsavtal. För korttidsbemanning kan processen vara enklare men följer i stort samma mönster Handlingar rörande rekrytering Kravprofiler Platina Bevaras, se kommentar 10 Arbetsexemplaret i Aditro recuit gallras vid. Original överförs till Platina Om kravprofil framgår av annons räcker det att annonsen bevaras. Utdrag av annons Platina Bevaras Arbetsexemplaret i Aditro recruit gallras vid. Original överförs till Platina Lista över sökande Platina Bevaras Se ovan till tjänst Ansökningshandlingar från personer som ej rekryterats. Ansökningshandlingar från person fått tjänst (Ansökningsbrev och CV) Anställningsavtal Meddelande om lön Spontanansökningar Personalakt Platina och i personalakt Platina och i personalakt Får gallras efter 2 år Bevaras, se kommentar Bevaras OSL 21, 39 kap Behöver inte överföras till Platina om de kan finnas tillgängliga i Aditro recruit i minst 2 år. Ansökningsbrev och CV bevaras alltid. Om tjänsten innebär krav på legitimerande utbildning (exempelvis sjuksköterskor) bevaras kopia på intygen. Övriga betyg/intyg kan gallras. Bevaras Gäller korttidsanställd. OSL 21, 39 kap När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 10 I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 21

22 2.2.2 Hantera lön och arbetstid När en medarbetare anställts inom Malmö stad registreras grunduppgifter i HR-system. Den avtalade lönen noteras. Arbetstid redovisas ofta som flex eller tidsbank. Avvikelser som påverkar lönen, så som sjukdom, föräldraledighet, semester, tjänsteresor och tilläggstid förs in i HR-systemet. Dessutom skickar medarbetare in kvitton på exempelvis friskvård, särskilda hjälpmedel och reseersättningar (egen bil). All indata bearbetas i HR-system och skapar utbetalningar i form av lön och ersättningar som går ut till medarbetarna Handlingar rörande lön och arbetstid Tid och HR-system Bevaras se lönredovisning i HRsystem kommentar Utdrag ur HR-system för arbetsplanering Underlag för utlägg/ ersättningar Medicinskt utlåtande Externa rapporter, Får gallras efter 10 år Får gallras efter 10 år Får gallras efter 5 år 11 OSL 21, 39 kap OSL 21, 39 kap OSL 21, 39 kap med exempel på handlingstyper Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning. gälla semesterplanering, annan schemasättning mm. Underlag som utgör verifikationer, ex bevis på utlägg för resor, friskvård, måltidsersättningar, särskilda hjälpmedel mm. Intyg från längre sjukfrånvaro om arbetsskada bevaras. Se hantera anställning. Rapporter rörande skatt, stadsbidrag, pensionsinbetalningar, statistik och redovisning till Kronofogden. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Hantera anställning Under en anställning sker många olika händelser som sätter avtryck i HRprocesser. Exempelvis betalar arbetsgivare fortbildningskurser och stöttar vid längre sjukdomar, för att kunna rehabilitera medarbetare tillbaka i arbete. Om en medarbetare får problem med att sköta sitt arbete och/eller uppför sig olämpligt kan en disciplinpåföljd ske. Medarbetare kan avstängas och en utredning om misskötsamhet kan genomföras. Om det råder arbetsbrist kan medarbetare bli varslade och uppsagda. Medarbetare vars tjänst upphör eller som säger upp sig har rätt att få ut tjänstgöringsintyg och vid längre tjänstgöring ett tjänstgöringsbetyg I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 22

23 Vissa av dessa processer rör hela medarbetargrupper och hanteras av de fackliga organisationerna (se Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och arbetstagarorganisation). I den mån handlingarna rörande en enskild medarbetare ska bevaras på papper så rekommenderas det att dessa samlas i en personalakt. Denna ska förvaras inlåst i arkivskåp eller i arkivlokal. Sekretessbelagda personalhandlingar förvaras separat. Där det finns HR-system som hanterar processerna får dessa bevaras i systemen med undantag för handlingar som behöver bevaras underskrivna på papper för att säkra bevisvärde Handlingar rörande anställning som inte berörs av sekretess Exempel på handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- som kan i en personalakt reglering 12 Ansökan om arbetshjälpmedel Papper i Bevaras med beslut personalakt 13 Beslut om avstängning eller Se ovan Bevaras annan diciplinär åtgärd Beslut om omplacering Se ovan Bevaras Intyg från kurser/ utbildningar i Se ovan Bevaras tjänsten Kopia på utfärdat tjänstgöringsintyg/-betyg Avgångsanmälan av anställning Se ovan Bevaras Utbetalning till efterlevande Se ovan Bevaras Varsel, anställnings upphörande Se ovan Bevaras Överenskommelse om avgångsvederlag Se ovan Bevaras Original skickas till HRservice se nedan. Se ovan Bevaras Handlingar rörande anställning som berörs av sekretess Exempel på handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- reglering Dokumentation rörande misskötsamhet så kallade personalsociala ärenden eller diciplinärenden Särskilt åtskild akt eller i avsett HR-system finns Bevaras OSL 21, 39 kap Handlingar rörande rehabilitering HR-system Bevaras Se ovan Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning Administrera pensioner Medarbetare i Malmö stad kan ansöka om pension helt eller partiellt några år före 67 års ålder. När pensionen beviljas skickas ett meddelande till KPA som räknar ut tjänstepensionen. Ett brev skickas till HR-service som kontrollerar uppgifterna. Meddelandet från KPA skickas därefter vidare till den pensionssökande I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person. 13 Personalakt kallas även anställningsakt eller personaldossier. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 23

24 Det förekommer också att den anställde kontaktar HR-service för att få ta del av lönebevis för att styrka sin rätt till pension. Det berör inte pensionsakten utan tillhör processen utlämnande av allmän handling som redovisas under punkt Handlingar rörande pension Ansökan om pension Får gallras 5 år partiellt eller helt efter sista Uträkning/brev från KPA om pensionsuppgifter utbetalningen Får gallras 5 år efter sista utbetalningen OSL kap 39 med exempel på handlingstyper Kopia får bevaras i personalakt. Uttag på förvaltningarna ska ses som kopior och kan gallras omedelbart. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar Politiker som har förtroendeuppdrag inom kommunen har rätt till arvoden. Utbetalningar hanteras i samma system som HR-processerna. När en politiker väljs till ett uppdrag registreras de i förtroendemannaregister som administreras på stadskontoret. Närvaro vid sammanträden noteras och arvoden betalas ut. När förtroendevalda avslutar sitt engagemang skapas ett avsägelseärende. Avsägelserna bildar egna ärenden Handlingar rörande förtroendevaldas uppdrag och arvoden med exempel på handlingstyper Förtroendemannaregister Mandat Bevaras Förtroendemannaregistret förs på stadskontoret. Uträkning av arvoden och ersättningar till förtroendevalda HR-system Bevaras Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning. Avsägelser från förtroendemannauppdrag Platina Bevaras Närvarolistor/ sammanträdesblankett Får gallras efter 10 år Utgör underlag för arvodesrapportering När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Hantera andra arvoden och ersättningar Utöver medarbetare och förtroendevalda kan även andra personers arvoden och ersättningar hanteras i HR-system. Exempelvis uppdragstagare som föreläsare eller konsulter. Inom individ och familjeomsorgen och inom sociala resursförvaltningen kan enskilda personer och familjer få ersättning för att det stödjer kommunens verksamhet genom exempelvis familjehem. Hanteringen av informationen som skapas i HR-systemet följer HR-processer och ekonomiprocesser i tillämpliga delar. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 24

25 2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Med lokalförsörjning menas här verksamheter som ser till att det finns fungerande arbetsplatser. Verksamheten är nära kopplad till avtal och upphandling. I begreppet säkerhet ligger säkerhet för människor, egendom och information. Säkerhetsarbetet för medarbetare sker även i arbetsmiljöprocessen. Det övergripande säkerhetsarbetet med riskanalyser och arbetsmiljöarbete är kopplat till styrande verksamheter som samverkan och styrdokument. Nr Hantera lokalförsörjning LiMa-Lokal i Malmö har beskrivit lokalanskaffningsprocessen på Komin vilket ligger till grund för redovisningen nedan. Varje förvaltning ska ha en lokalförsörjningsplan som beskriver förväntade lokalbehov för det kommande decenniet. När behov uppstår för att förändra lokalförhållanden skickas en formell skrivelse från förvaltningen till LiMa med önskemål om funktion på lokal. LiMa kontrollerar om behoven kan lösas genom befintliga avtal och om inte skapas ett anbudsunderlag vid Lima och offerter från fastighetsägare inkommer. Offerterna värderas vid LiMa och rekommenderade förslag på lösningar skickas till nämnden för beslut. Respektive nämnd beslutar i ärendet och vid kostsamma avtal förankras beslutet i KS och KF. Om lokalförändringen kräver om- och nybyggnationer bjuds hyresgästombud in vid byggmöten. När lokalerna står klara sker en besiktning och drifts- och skötselinstruktioner kan överlämnas som stöd för enklare underhåll som kan åligga hyresgästen. Handlingar rörande lokalförsörjning Handlingstyp Förvaring Gallring/ Sekretess reglering 14 Lokalförsörjningsplaner Platina Bevaras Lokalbeställning från förvaltningar till LiMa med önskemål rörande nya arbetsplatser Beslut i hyresärenden/ avtal med bilagor (gäller hyra av arbetsplatser) Dokumentation från byggmöten Underhandskorrespondens med hyresvärd/hantverkare Besiktningsprotokoll vid inflyttning och avflyttning och nollställningsbesiktning Drifts- och Platina Bevaras Lokalprogram, funktionsprogram lokalförteckningsprogram Platina Bevaras Limas yttrande utgör bilaga. Se även administration av avtal Får gallras 5 år efter inflyttning senast efter 2 år Platina Bevaras Korrespondens som reglerar hyresavtalet bevaras skötselinstruktioner När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 14 Flera kapitel i OSL kan vara tillämpbara, frågan ska utredas vidare. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 25

26 2.3.2 Kontrollera konst och möbler Som ett stöd för försäkringsfrågor och kontroll av inventarier kan listor över dyrbara möbler, teknisk utrustning och konst skapas. Malmö konstmuseum för ett register över utlånad konst men listan kompletteras med fördel på arbetsplatserna då konst kan vara både inlånad, donerad, inköpt eller privat. Nr Handlingar rörande kontroll över konst och möbler Handlingstyp Förvaring Gallring/ Sekretess- reglering Register, inventarieförteckning Elektroniskt Bevaras Förvaringen är rekommendation. Dokumentation om dyrbara möbler/ konst/ gåvobrev mm Elektroniskt eller på papper Bevaras Dokumentationen kan med fördel ligga i själva inventarieförteckningen. Om gåvobrev inkommer på papper ska dessa diarieföras och förvaras på papper Administrera säkerhet av lokaler och information I det löpande säkerhetsarbetet ingår att medarbetare har personliga koder och nycklar. Aktivitet i verksamhetssystem loggas. Information klassas och riskoch sårbarhetsanalyser genomförs. Säkerhetsarbetet regleras genom Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet Malmö stad, som finns på Komin. Nr Handlingar rörande säkerhet av lokaler och information Handlingstyp Förvaring Gallring/ Loggar i system Ska gallras vid Loggar i patientjournalsystem Får gallras efter 10 år 15 Inaktualitet ska bedömas efter informationsklassningen. 16 Redovisning i PULregistret Nyckelkvittenser och motsvarande registrering av passerkort/taggar Redovisning av informationsklassificering Elektroniskt ifacts Uppdateras fortlöpande Får gallras 6 månader efter Uppdateras fortlöpande Förvaltas av PUL-ombudet Med menas när nyckeln är återlämnad. Förvaltas av informationssäkerhetssamordnaren Dokumentation från systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Larmsystemsdokumentati on och larmrapporter Ska gallras vid Systemdokumentation från verksamhetssystem som gallras Systemdokumentationen ska bevaras åtminstone fram tills gallringsutredningen är klar. 15 Flera kapitel i OSL kan vara tillämpbara, frågan ska utredas vidare. 16 För system som klassas som kritiska, mycket viktiga och viktiga ska loggarna bevaras längre än för system som klassas som mindre viktiga. Styrande och stödjande verksamheter Arkivhandbok för Malmö stad 26

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-16296/12 SID 1 (5) 2012-10-09 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Vad är processorienterad arkivredovisning?

Vad är processorienterad arkivredovisning? Vad är processorienterad arkivredovisning? Software Innovation product summit 5 oktober 2010 Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: Finansinspektionen Naturvårdsverket Stockholms stadshus AB AB

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-03-06 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen...

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Riktlinje för ekonomistyrning

Riktlinje för ekonomistyrning Riktlinje 2015-03-30 Riktlinje för ekonomistyrning KS 2015/0144 Beslutad av kommunfullmäktige den 30 mars 2015. Denna riktlinje ersätter, tillsammans med Riktlinje för intern styrning och kontroll, det

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik Hansson (C)

Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik Hansson (C) Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid sammanträde Kungsbackarummet, stadshuset Klockan 08.30 10.25 Beslutande Ledamöter Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för personaladministration

Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dokumenthanteringsplan för personaladministration Gällande från 2011-12-01, dnr KS 2011/160 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för personaladministration... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet...

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Reglemente för revisorerna i Gävle kommun

Reglemente för revisorerna i Gävle kommun 1 Reglemente för revisorerna i Gävle kommun Utöver det som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Revisorernas uppgifter Verksamheter 1 Revisorerna skall 2 1. självständigt,

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen Elin Adén MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062 Till Landstingsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av ekonomihandlingar Dokumenthanteringsplanen är ett stöd och ger generella riktlinjer

Läs mer

RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT

RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT Kommunstyrelseförvaltning 2011-04-11 Tommy Bengtsson INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SYFTE... 3 2. GRUNDLÄGGANDE DEFINITIONER... 3 3. BESLUTSRÄTT...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(6) Torbjörn Kvist och Helena Zellner KS2008/178 Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Ekonomikontoret Tillväxtkontoret/EU enheten

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten

Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten Fastställd 2013-09-11, dnr KS 2013/108 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för överförmyndarverksamheten...

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Riktlinje 2011-05-30 Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS-584/2010 Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2005.

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

REVISIONENS ARBETSORDNING VERSION 20 FEBRUARI 2015

REVISIONENS ARBETSORDNING VERSION 20 FEBRUARI 2015 REVISIONENS ARBETSORDNING VERSION 20 FEBRUARI 2015 Revisionens formella reglering återfinns i lagstiftningen och i det av landstingsfullmäktige beslutade revisionsreglementet. Enligt god revisionssed i

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet. Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Ägardirektiv för Sollentuna Energi AB Antagna av Sollentuna kommunfullmäktige 2010-06-09, 44 Fastställda av bolagsstämman 2010-06-22 att gälla från och med 2011-01-01 Antagna av Sollentuna kommunfullmäktige

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Antagen av kommunfullmäktige 2014-12-15, 193 Avsnitt A A1. Ansvar och rapporteringsskyldighet 1 Samtliga nämnder ska se till att deras verksamhet bedrivs i enlighet

Läs mer

SAMORDNINGSFÖRBUNDET JÖNKÖPING 1(6) Förbundsstyrelsen

SAMORDNINGSFÖRBUNDET JÖNKÖPING 1(6) Förbundsstyrelsen SAMORDNINGSFÖRBUNDET JÖNKÖPING 1(6) PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDSSTYRELSEMÖTE Tid: måndag 5 november 2007 kl 18.00 20.50 Plats: Sofiahuset, Jönköping Närvarande: Jan-Egon Leo (m), ledamot Jönköpings kommun

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling DNR 9.4-18844/14 Sida 1 (6) 2014-12-18 Arkivmyndighetens beslut 2014:33 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Bolag Koncernen Mässfastigheter

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Bolag AB Familjebostäder

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Bolag AB Familjebostäder STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:01 DNR 9.4-21714/12 SID 1 (6) 2012-01-23 AB Familjebostäder BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Bolag AB Familjebostäder

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden 2010-01-01 2009-11-18 133 2010-06-16 84 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Budget/mål och resursplan Budget, slutprodukt Papper O Kommunkansliet Dnr Bevaras Se kansli Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Budgetunderlag Papper O Budget- Förvaltn.vis, 2 år ---------- ekonom, IT

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) 1 NR 66 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... PA-lön, Servicekontoret GÄLLER

Läs mer

Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson

Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson PM Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson Gallring av EU-revisionsunderlag Riksarkivet får ibland frågor om hur myndigheterna ska hantera handlingar som kan vara

Läs mer

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11 Arbetsrutiner Projektansökan 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idé diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20030429 Dokumenthanteringsplan för konomiadministration, A Norrköpings stadsarkivs beteckning 04 Diarienummer KS 160/2003 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 29 april 2003, 178.

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Reglemente för revisorerna i Regionförbundet Västerbottens län

Reglemente för revisorerna i Regionförbundet Västerbottens län Reglemente för revisorerna i Regionförbundet Västerbottens län Antagen av Förbundsfullmäktige 2012-11-28, 52 Dnr: 12RV0269 Inledning Revisorerna är förbundsfullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska

Läs mer

Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun

Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun 2007-04-16 1(6) Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun Fastställt av Kommunfullmäktige 2007-01-31 18 och gäller från och med 2007-02-01. Ersätter Kommunfullmäktige beslut 2003-03-26 106. Revisionens

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Fastställd 2013-04-26, dnr KS 2013/66 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration...

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

Information. Så fungerar samverkan på olika nivåer. Enköpings kommun

Information. Så fungerar samverkan på olika nivåer. Enköpings kommun Information Så fungerar samverkan på olika nivåer Enköpings kommun Foto IBL Innehåll Inledning 5 Detta är samverkansavtalet 6 CSG central samverkansgrupp 8 FSG förvaltningens samverkansgrupp 10 SG enhetens

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löneoch personaladministrativ verksamhet; beslutade den 16 augusti 2006.

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012. _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund..

Läs mer

EU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se

EU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se EU-projekt i arkiven FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se EU-regler i Sverige EU:s direktiv måste Sverige göra om till svensk lag Förordningar gäller direkt

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.6 Lokalförsöjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde 2.Stödjande

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Reglemente för Kommunfullmäktiges Revisorer

Reglemente för Kommunfullmäktiges Revisorer Reglemente för Kommunfullmäktiges Revisorer 1 REGLEMENTE FÖR KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER Antagen av kommunfullmäktige 28 maj 2007 98. 1 Revisionens formella reglering För revisionsverksamheten gäller

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Beslut i styrelsen 2011-03-18 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 ANSÖKAN OM MEDEL 2 2 AKTIVITET/PROJEKTS GENOMFÖRANDE 2 3 UTBETALNING AV MEDEL BEVILJADE AV STYRELSEN

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m. JO UJLU RIKSDAGENS OMBUDSMÄN Datum St f justitieombudsmannen 2013 "05 - O 6 Hans Ragnemalm Dnr 2265-2012 Sid l ^ Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer

Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer Antaget av kommunfullmäktige, KF 86/06-11-27. 5 reviderad av kommunfullmäktige, KF 15/08-06-16. Revisionens roll 1 Revisorernas uppgift är att varje år granska

Läs mer

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper N wvarck, 6661 Estölis KOMMUN Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret allmän administration AMK=Arbetsmil. ökonmiittai Handling Förvarings- Till Gallringsfrist Anmärkn plats centralarkiv Minnesanteckningar/

Läs mer

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD den 18 september 2014 Ersätter reglemente enligt fullmäktiges beslut den 8 november 2006, 216. Utöver det som föreskrivs i kommunallagen, andra lagar, kommungemensamt

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:42 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten;

Läs mer

del Allmän kommun. i detta inom sitt rapportera om sin

del Allmän kommun. i detta inom sitt rapportera om sin Författningssamling Antagen av kommunfullm mäktige 2014-12-15 32 Reglementee för kommunstyrelsen och kommun, allmän del nämnder i Sävsjö Allmän del Den allmänna delen kompletterar det nämnds- och styrelsespecifika

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunala företag.

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunala företag. Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2008-09-22 87 Ansvarig: Ekonomichef Revideras: Valår Följas upp: REVISIONSREGLEMENTE FÖR SVENLJUNGA KOMMUN Revisionens

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer